CONCEPTOS TÉCNICO CONTABLES 2009 ASPECTOS … Conceptos... · y conceptos emitidos por la...

1

CONCEPTOS

TÉCNICO CONTABLES

2009

ASPECTOS GENERALES

RELACIONADOS

CON LA CONTABILIDAD PÚBLICA

EN EL DISTRITO CAPITAL

TOMO VIII

2

SAMUEL MORENO ROJAS Alcalde Mayor de Bogotá D.C.

JUAN RICARDO ORTEGA LÓPEZ Secretario Distrital de Hacienda

RICARDO SALAS SILVA Subsecretario Distrital de Hacienda

JORGE CASTAÑEDA MONROY Contador General de Bogotá

IVÁN JAVIER GÓMEZ MANCERA Subdirector de Consolidación, Gestión e Investigación

ARISTIDES GÓMEZ SUÁREZ Subdirector de Gestión Contable de Hacienda

PRODUCCIÓN DOCUMENTAL Irma Consuelo Díaz García Luz Marina Riveros Franco

María Elizabeth Salinas Bustos Jairo Antonio Rojas Castiblanco

María Stella Duitama Borda Arnulfo Arévalo González Adriana Pedraza García

3

CONTENIDO

TEMA No. CONCEPTO Y

FECHA No. ORDEN PÁG.

Contratación revisor fiscal en los Fondos de Servicios Educativos

2009EE9465 27-01-09

754 1

Descuentos tributarios en contratos 2009EE10473 29-01-09

755 5

Base y tarifa de retención de ICA a las cooperativas de trabajo asociado

2009EE10603 29-01-09

756 9

Pago de servicios públicos con fondos de caja menor 2009EE10961 30-01-09

757 10

Legalización de bienes adquiridos en ejecución de convenios 2009EE14480 12-02-09

758 11

Liquidación de la retención en la fuente para contratistas independientes

2009EE14863 13-02-09

759 17

Depuración y provisión de cartera de usuarios sin capacidad de pago

2009EE25027 02-03-09

760 20

Saneamiento contable de inmuebles 2009EE27026 05-03-09

761 27

Registro contable del sistema de comunicación inalámbrica como gasto operativo

2009EE29723 10-03-09

762 34

Modificación a los estados contables 2009EEsinNo. 19-03-09

763 38

IVA retenido en operaciones con el régimen simplificado 2009IE9207 27-03-09

764 40

Destrucción de software y de licencias que se encuentran en CD.

2009EE48626 01-04-09

765 49

Traslado de bienes a otras entidades 2009EE50663 03-04-09

766 52

Base para el cálculo de retenciones en la fuente e ICA a los ediles

2009EE67091 07-04-09

767 54

Procedimiento para establecer el precio mínimo de venta de los bienes recibidos en dación en pago

2009IE10864 13-04-09

768 58

Registro contable de mejoras en bienes de beneficio y uso público

2009EE82622 13-04-09

769 60

Entidad que tiene el dominio y titularidad sobre el inmueble donde funcionaba la antigua clínica Fray Bartolomé

2009EE94793 16-04-09

770 63

Publicación de estados contables 2009EE119152 05-05-09

771 65

4

Descuentos por concepto de estampillas en contrato con la Registraduría

2009EE121991 07-05-09

772 68

Aplicación de la Carta Circular 07 sobre descuentos tributarios a contratistas

2009EE121996 07-05-09

773 70

Registro contable de bonificación por entrega anticipada de la obra realizada

2009EE426979 09-06-09

774 72

Registro contable en la clase 0 de los gastos según nueva estructura del plan de cuentas presupuestal para las ESES

2009EE427614 09-06-09

775 76

Registro contable de inmueble adjudicado vía prescripción adquisitiva a un tercero

2009EE430829 16-06-09

776 79

Registro contable de inmuebles 2009EE448584 26-06-09

777 85

Exención del gravamen al movimiento financiero 2009EE450978 01-07-09

778 88

Publicación Estados Contables 2009EE465562 08-07-09

779 91

Manejo contable de los bienes red semafórica 2009EE578425 21-07-09

780 94

Responsabilidad por pérdida de bienes 2009EE586895 21-07-09

781 103

Disminución de la base de retención para independientes 2009EE587424 29-07-09

782 111

Disminución base de retención en la fuente 2009EE587457 30-07-09

783 114

Obligatoriedad presentación Estado Flujos de Efectivo – estados complementarios cualitativos

2009EE596511 11-08-09

784 118

Ingresos diferentes a servicios de salud - Convenio FFDS 2009EE600161 14-08-09

785 121

Aplicabilidad de metodología para reconocimiento pasivo estimado de obligaciones contingentes.

2009EE608834 25-08-09

786 123

Entrega bienes entre dependencias de la Administración Central

2009EE632168 27-08-09

787 126

Certificación de Donación recibida 2009EE650855

31-08-09 788 130

Inclusión valor por concepto de servicio en Convenio Interadministrativo

2009EE660230 04-09-09

789 132

Reclasificación de bienes devolutivos a consumo 2009EE665109

11-09-09 790 134

Castigo Cartera Difícil Cobro 2009EE673426

25-09-09 791 138

5

Convenios de Asociación 2009EE675954

30-09-09 792 148

Reconocimiento caso Tribunal de Arbitramento 2009EE675552

30-09-09 793 153

Factura en Convenio Asociación Fundación Los Libertadores 2009EE680065

06-10-09 794 157

Tratamiento contable convenio 723 de 2008 2009EE683500

13-10-09 795 160

Bienes Muebles, Clínica Fray Bartolomé de las Casas

2009EE836451 21-10-09

796 162

Tratamiento contable diferencia tarifa SOAT y pago fijo global prospectivo 2009EE932378

22-10-09 797 165

Reclasificación cuentas por pagar

Factura como título valor 2009EE932093

22-10-09 798 168

Vida útil de las edificaciones 2009EE940569

04-11-09 799 173

Entrega de bienes a la Policía Nacional 2009EE942426

10-11-09 800 177

Fecha aprobación Estados Financieros 2009EE952975

17-11-09 801 185

Libros de Contabilidad 2009EE1199118

26-11-09 802 188

Contrato de Usufructo 2009EE1204386

01-12-09 803 191

Faltante bienes 2009EE1235360

10-12-09 804 197

Procedimiento para enjugar pérdidas 2009EE1241984

18-12-09 805 201

Entrega de bienes 2009IE40970

18-12-09 806 204

Contratos de administración y mantenimiento de zonas de espacio público

2009EE1246551 28-12-09

807 212

Permuta Tonner 2009EE1246571

28-12-09 808 218

Procedimiento contingentes 2009EE1248819

31-12-09 809 223

1

CONCEPTO No. CTCE 754

27 de enero de 2009

RADICADO No. EE 9465

TEMA: Revisor Fiscal en los Fondos de Servicios Educativos de los Establecimiento

Educativos Estatales En atención a lo conversado telefónicamente y su solicitud de concepto efectuada mediante correo electrónico, relacionada con la continuidad o no de la figura de Revisor Fiscal en los Establecimientos Educativos Distritales al tenor de lo dispuesto en Decreto No. 4791 de diciembre 19 de 2008, con el cual se derogó expresamente, entre otros, el Decreto No. 1857 de 2002, me permito indicar lo siguiente:

CONSULTA:

“Sobre el tema tenemos la duda sobre si los Fondos de Servicios Educativos de los

Establecimiento Educativos Estatales pueden seguir contratando servicio de Revisor

Fiscal cuando el nuevo Decreto No. 4791 de 2008 no lo enuncia y, adicionalmente, el

mismo deroga el Decreto No. 1857 de 1994”.

RESPUESTA: Tal como se nos indica en su requerimiento, el Artículo 21 del Decreto No. 4791 de 2008 expresamente derogó el Decreto No. 1857 de 2002, lo que significa que desapareció la obligación normativa de contratar los servicios de revisoría fiscal por parte de los Establecimientos Educativos Estatales. Al respecto no sobra recordar que la vigilancia sobre la gestión fiscal realizada por ese tipo de Instituciones recae en la Contraloría de Bogotá D.C., independientemente del seguimiento de la gestión administrativa y financiera que, como hasta el momento, debe desarrollar la Secretaría Distrital de Educación, actividad que se desarrollará de conformidad con el Plan Estratégico que para tal efecto adopte esa dependencia. No obstante lo anterior, es importante recordar que el Contador General de la Nación, mediante Resolución 354 de 2007, con la cual expidió formalmente el Régimen de Contabilidad Pública, estableció lo siguiente:

2

“ARTÍCULO 5°. El Régimen de Contabilidad Pública debe ser aplicado por los organismos y entidades que integran las Ramas del Poder Público en sus diferentes niveles y sectores.

También debe ser aplicado por los órganos autónomos e independientes creados para el

cumplimiento de las demás funciones del Estado. En el mismo sentido, el ámbito de

aplicación del Régimen de Contabilidad Pública incluye a los Fondos de origen

presupuestal, además de las Sociedades de Economía Mixta y las que se les asimilen, en las que la participación del sector público, de manera directa o indirecta, sea igual o superior al cincuenta (50%) por ciento del capital social”. (Subrayado y negrillas fuera de texto) En relación con lo dispuesto por la Contaduría General de la Nación, es importante señalar que en atención a lo establecido en el artículo 354 de la Constitución Política Nacional y la Ley 298 de 1996, la Corte Constitucional, mediante sentencia C-487 de 1997, determinó que las normas y conceptos emitidos por la Contaduría General de la Nación son de carácter vinculante y, en consecuencia, de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades sujetas a la aplicación de la Regulación Contable Pública. De otro lado, el Decreto No. 4791 de 2008, objeto de esta consulta, en el Artículo 2., al definir los Fondos de Servicio Educativos, dispuso lo siguiente:

“Artículo 2. DEFINICIÓN. Los fondos de servicios educativos son cuentas contables creadas

por la ley como un mecanismo de gestión presupuestal de ejecución de los recursos de

los establecimientos educativos estatales para la adecuada administración de sus ingresos y para atender sus gastos de funcionamiento e inversión distintos a los de personal.

Parágrafo. Con sujeción a lo establecido en la normatividad vigente, la administración y ejecución de estos recursos por parte de las autoridades del establecimiento educativo, es

autónoma. Los ingresos del Fondo de Servicios Educativos son recursos propios de

carácter público sometidos al control de las autoridades administrativas y fiscales de los

órdenes nacional y territorial”. (Subrayado y negrillas fuera de texto). Igualmente, el Artículo 48, numeral 52, de la Ley 734 de 2002, establece como falta grave “No dar cumplimiento injustificadamente a la exigencia de adoptar el Sistema Nacional de Contabilidad Pública de acuerdo con las disposiciones emitidas por la Contaduría General de la Nación y no observar las políticas, principios y plazos que en materia de contabilidad pública se expidan con el fin de producir información confiable, oportuna y veraz”. De lo anteriormente expuesto se concluye que los Establecimientos Educativos Estatales no tienen obligación legal de contratar servicio de revisoría fiscal y que por tratarse de entidades contables públicas que hacen parte del ámbito de aplicación del Régimen de Contabilidad Pública expedido por el Contador General de la Nación, deben implementar, desarrollar y

3

mantener un sistema de contabilidad para el control de los recursos, derechos, bienes y obligaciones a su cargo.

CONSULTA

“Lo anterior también en razón a que la Orientación Profesional expedida por el Consejo

Técnico de la Junta Central de Contadores señala expresamente qué entidades están

obligadas a tener revisor fiscal y, sobre las que no relaciona, manifiesta que deben tener

una norma que así lo pida”.

RESPUESTA

En relación con la Orientación Profesional para el ejercicio de la Revisoría Fiscal en Colombia, expedida por el Consejo Técnico de la Junta Central de Contadores el pasado 21 de junio de 2008, debe tenerse en cuenta que el ejercicio de la Revisoría fiscal fue figura reglamentado por la Ley 43 de 1990 y por el Código de Comercio en sus artículos 203 a 217. Estas normas expresamente señalan quienes están obligados a tener revisor fiscal. El Código de comercio en su artículo 203 establece quienes deben tener revisor fiscal: “1) Las sociedades por acciones;

2) Las sucursales de compañías extranjeras, y 3) Las sociedades en las que, por ley o por los estatutos, la administración no corresponda

a todos los socios, cuando así lo disponga cualquier número de socios excluidos de la administración que representen no menos del veinte por ciento del capital”.

De otra parte, la ley 43 del 90, en su Art. 13, parágrafo 2 contempla: Será obligatorio tener Revisor fiscal en todas las sociedades comerciales, de cualquier naturaleza, cuyos activos brutos a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior sean o excedan el equivalente de cinco mil salarios mínimos y/o cuyos ingresos brutos durante el año inmediatamente anterior sean o excedan al equivalente a tres mil salarios mínimos. Ninguna entidad que haga parte del sector general de gobierno, incluidos los Establecimientos Educativos Estatales y sus Fondos de servicios Educativos, está obligada a tener Revisor Fiscal, salvo las Corporaciones Autónomas Regionales (CAR) que tienen vigente tal obligación. Los órganos, dependencias y entidades que conforman el sector general de gobierno no están vigilados por Superintendencias como la de Sociedades, Financiera, Economía Solidaria, de Servicios Públicos, entre otras, entidades que por lo general exigen a sus vigiladas disponer de tal figura.

4

En el caso estatal, además de las Corporaciones Autónomas Regionales (CAR), las Empresas Sociales del Estado, por estar vigiladas por la Superintendecia de Salud; las Empresas Industriales y Comerciales por tratarse de entes sujetos de obligaciones tributarias en igualdad de condiciones a las empresas del sector privado; las Sociedades públicas y las Sociedades de Economía Mixta, tienen obligación formal de tener Revisor Fiscal. Los Establecimientos Educativos Estatales y sus Fondos de servicios Educativos no tienen la obligación de nombrar Revisor Fiscal por cuanto no existe fuente legal ni estatutaria que obligue a ello, pues no se trata de sociedad alguna y, si bien es cierto, el Consejo Técnico de la Junta Central de Contadores recomienda disponer de esta figura cuando se considere pertinente, este no es el caso. No obstante lo anterior, tal como se indicó anteriormente, la Secretaría Distrital de Educación debe velar porque dichos Establecimientos y sus respectivos Fondos dispongan de lo necesario para implementar y desarrollar el proceso contable público en los términos previstos por la Contaduría General de la Nación en el Régimen de Contabilidad Pública. Es importante aclarar que los conceptos expedidos por la Dirección Distrital de Contabilidad, de conformidad con el artículo 25 del Decreto Ley 01 de 1984 (C.C.A.), corresponden al criterio de la misma sobre un tema específico objeto de consulta. Se entregan por requerimiento de la entidad en cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 9º del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2. Ello significa que éstos no son de obligatorio cumplimiento.

5


29 de enero de 2009


TEMA: Descuentos tributarios en contratos En atención a su solicitud de concepto relacionado con la contratación del régimen simplificado y retención en la fuente a contratistas, es importante aclarar que la Dirección Distrital de Contabilidad no es autoridad doctrinaria en materia de impuestos nacionales, de conformidad con lo establecido en el artículo 11 del Decreto 1265 de 1999 y el artículo 1° de la Resolución 5467 del 15 de junio de 2001, corresponde a la oficina de la DIAN determinar y mantener la unidad doctrinaria y absolver las consultas que se formulen sobre interpretación y aplicación de las normas tributarias de carácter nacional. Sin embargo, damos respuesta en los siguientes términos: CONSULTA “En informe de la Oficina de Control Interno de la unidad, recomienda en que la contratación que la Unidad, con las personas que pertenecen al Régimen Simplificado del IVA, no se establezca en el contrato el valor correspondiente al contratista y el valor del IVA asumido por la Unidad, sino que sólo se estipule el valor a favor del contratista. Pregunta: Se debe estipular en el contrato el valor que corresponde al contratista, más el valor del IVA asumido?, o solamente lo que se pagará al contratista?” RESPUESTA El 50% del IVA, a título de retención en la fuente, que deben efectuar los del régimen común cuando adquieren bienes o servicios de un régimen simplificado por ningún motivo debe incluirse en el respectivo contrato. El artículo 15 del Decreto 380/96 señala: “ARTÍCULO 15. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS PARA EL REGIMEN SIMPLIFICADO. A los responsables pertenecientes al régimen simplificado no les esta permitido:

6

a) Adicionar al precio de los bienes que vendan o de los servicios que presten, suma alguna por concepto del impuesto sobre las ventas. Si lo hicieren, deberán cumplir íntegramente con las obligaciones de quienes pertenecen al régimen común; (…)”

De otro lado el artículo 1° del Decreto Reglamentario 522 de 2003 establece: “Nuevos responsables de impuestos sobre las Ventas. Son nuevos responsables del impuesto sobre las ventas (IVA) quienes comercialicen los bienes o presten los servicios sujetos a dicho impuesto por la Ley 788 de 2002, debiendo cumplir las obligaciones propias de ésta calidad fiscal, a que hace referencia el Artículo 2 de este decreto. También son responsables del IVA los registrados en el régimen común del impuesto cuando adquieren bienes o servicios gravados a que se refiere la Ley 788 de 2002, de personas naturales no comerciantes que no se hayan inscrito en el Régimen común del Impuesto Sobre las Ventas. En este caso el valor del impuesto causado en la operación deberá ser asumido por el comprador o adquirente del Régimen común aplicando la Retención en la Fuente prevista en el Artículo 437-1 del Estatuto Tributario. El impuesto así retenido deberá ser declarado y consignado en el mes correspondiente a la fecha del pago o abono en cuenta, y podrá se tratado como impuesto descontable en la declaración bimestral respectiva, en la forma prevista en los artículos 485, 485-1, 488 y 490 del Estatuto Tributario. (El subrayado es nuestro). Ahora bien, y dado que la Unidad Administrativa Especial de Catastro-UAEC- no puede deducir el 100%

1 en la declaración bimestral del IVA el 50% del IVA que debe asumir cuando contrata

con un régimen simplificado, se requiere tener un respaldo presupuestal por tales valores, toda vez que tales montos deben ser declarados y pagados a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Por lo anterior, este Despacho recomienda que se expida el CDP por el mismo rubro por el cual se realizó la contratación o por el rubro de impuestos. Sin embargo, es importante aclarar que esta decisión es exclusiva de la Dirección Distrital de Presupuesto. CONSULTA: “En segundo lugar recomienda que se disminuya el valor base para hacer las retenciones, los pagos realizados por salud por parte del Contratista; en este caso hemos respondido que solamente está establecido para los ingresos laborales, y no está autorizado para los contratistas, ya que el pago es por concepto de Honorarios. Pregunta: Se debe descontar de la base para las retenciones el valor que el contratista paga por salud?”. RESPUESTA:

1 Ver Artículo 490 del E.T. Los impuestos descontables en las operaciones gravadas, excluidas y exentas se imputarán proporcionalmente.

7

El artículo 103 del Estatuto Tributario modificado por el artículo 21 de la Ley 633 de 2000 dispone: “Se consideran rentas exclusivas de trabajo, las obtenidas por personas naturales por concepto de salarios, comisiones, prestaciones sociales, viáticos, gastos de representación, honorarios, emolumentos eclesiásticos, compensaciones recibidas por el trabajo asociativo cooperativo, y en general, las compensaciones por servicios personales”. (Subrayado fuera de texto) La DIAN, mediante concepto 066667 del 11 de julio de 2008, indicó lo siguiente: “(…) Fiscalmente los salarios y otros pagos laborales que recibe el trabajador como contraprestación o remuneración por la prestación de servicios personales, constituyen ingresos que de conformidad con el artículo 26 del Estatuto Tributario, son base de la renta líquida, por lo tanto la totalidad de los ingresos recibidos durante el periodo fiscal deben reflejarse en la declaración de renta y complementarios del contribuyente, incluidos aquellos ingresos que corresponden al aporte obligatorio para salud que efectúa el trabajador, así como el monto total del aporte que el trabajador independiente debe realizar al plan obligatorio de salud. El concepto citado señala, que el ingreso que corresponde al aporte obligatorio para salud que efectúa el trabajador, tiene la naturaleza de una típica contribución parafiscal, que se cobra de manera obligatoria y que conlleva una destinación específica como lo es obtener y lograr una mejor cobertura de bienestar en salud, no solo para él como aportante, sino para un grupo mayor al que pertenece. (…) al ser deducible el aporte obligatorio a salud que efectúa el trabajador y el monto obligatorio que el trabajador independiente debe efectuar, éstos ingresos no tienen la naturaleza de no constitutivos de renta ni ganancia ocasional y en consecuencia no se detraen para el cálculo de la renta exenta, al contrario integran la base para calcularla. La doctrina oficial utilizó la expresión genérica “ingresos no gravados” para precisar que no están sometidos a imposición y en consecuencia se detraen de la base de imposición y por ende de la base de retención en la fuente”. (Subrayado fuera de texto) La edición del boletín semanal de actualícese.com publicado el 29 de septiembre de 2008 presenta el siguiente comentario: “En vista de que los aportes obligatorios a salud y pensiones son recursos parafiscales, los dineros que destine un trabajador independiente hacia el pago de tales aportes no deben quedar sujetos a Retención en la Fuente”.

Por lo anterior, interpretamos que los aportes obligatorios a salud y pensión que efectúa el trabajador independiente, se pueden deducir de la base de retención en la fuente.

8

CONCLUSIONES Cuando un régimen común, caso UAEC, compra a un régimen simplificado no debe

adicionar en el contrato el valor del 50% de IVA, que debe efectuar por tal operación, en cumplimiento del artículo 15 del Decreto 380 de 1996.

En el momento de causar la obligación se debe registrar el IVA retenido como un mayor

valor del bien o servicio si no tiene derecho a descontarlo de conformidad con los artículos 485-1, 488 y 490 del ET.

La entidad contratante que deba asumir el 50% del IVA del régimen simplificado debe

apropiar en el presupuesto una partida para cubrir tales erogaciones. Este Despacho recomienda expedir el Certificado de Disponibilidad y Registro Presupuestal

que ampare el 50% del IVA a asumir cuando se contrata con el régimen simplificado por el mismo rubro presupuestal del contrato o por el item de impuestos, sin embargo, esta decisión es potestad de la Dirección Distrital de Presupuesto.

Los valores que aporta obligatoriamente al sistema de pensiones y salud un trabajador

independiente se deben restar de la base de retención en la fuente, toda vez que estos aportes son recursos parafiscales, los cuales no deben quedar sujetos a Retención en la Fuente.

Finalmente, los conceptos de la Dirección Distrital de Contabilidad, se expiden en atención a lo preceptuado por el artículo 25 del Decreto Ley 01 de 1984 (C.C.A.), y son emitidos en virtud de lo dispuesto por el artículo 9º del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2; por tanto, no son de obligatorio cumplimiento.

9


29 de enero de 2009


TEMA: Base y tarifa de retención de ICA a las cooperativas de trabajo asociado De conformidad con los literales b y c del artículo 30 del Decreto Distrital 545 del 2006, compete a este Despacho la interpretación de manera general y abstracta de las normas Tributarias Distritales, manteniendo la unidad doctrinal de la Dirección Distrital de Impuestos.

CONSULTA: Solicita concepto sobre la base y tarifa de retención de ICA a aplicar a las cooperativas de trabajo asociado con las cuales el Hospital tiene contratado los servicios de salud.

RESPUESTA

En la retención por concepto del impuesto de industria y comercio el agente retenedor la aplicará sobre el valor total de la operación en el momento del pago o abono en cuenta, a la tarifa vigente de acuerdo a la actividad desarrollada. Para seguir la regla establecida en el artículo 53 de la Ley 863 de 2003, la Cooperativa de Trabajo Asociado, tomará el porcentaje que representen los pagos o abonos en cuenta que se hagan al trabajador asociado cooperado dentro del pago o abono en cuenta recibido por la Cooperativa de Trabajo Asociado, se multiplicará por el monto de la retención total y este resultado será la retención a favor del cooperando, valor que deberá ser certificado por la Cooperativa de Trabajo Asociado y el remanente constituirá la retención a favor de la Cooperativa de Trabajo Asociado y sustituirá el valor de los certificados de retención que se expidan a favor de la misma. Para mayor ilustración se remite el Concepto 1185 de diciembre 16 de 2008, que trata el tema consultado.

10


30 de enero de 2009


TEMA: Pago de servicios públicos con recursos de caja menor En atención a su solicitud en la cual plantea aspectos derivados de la auditoria realizada por la Contraloría de Bogotá D.C. con relación al pago de servicios públicos con fondos de caja menor, precisamos:

CONSULTA “Teniendo en cuenta la auditoria realizada por la Contraloría Distrital, donde se estableció un hallazgo administrativo con incidencia disciplinaria, por el pago de los servicios públicos a través de la Caja Menor 12, la SDP dentro de su plan de mejoramiento quiere consultar sobre la viabilidad de continuar con esta caja menor, o en su defecto establecer el procedimiento más adecuado para realizar el pago de los servicios públicos de la Entidad, teniendo en cuenta que los servicios públicos tienen el carácter de inaplazables y urgentes”

RESPUESTA Dado que este Despacho no tiene competencia para dilucidar aspectos jurídicos, se solicitó a la Dirección Jurídica de la Secretaría Distrital de Hacienda apoyo para emitir una opinión sobre el particular. Esa dependencia se pronunció mediante Memorando 2009IE1682 del 26 de enero de 2009 del cual anexamos fotocopia. Sobre este particular, es importante tener en cuenta que cada dependencia en razón a lo dispuesto en el Decreto 854

1 del 2 de noviembre de 2001, tiene autonomía suficiente

para establecer sus procedimientos administrativos internos, incluidos los de caja menor.

1 Por el cual se delegan funciones del Alcalde Mayor y se precisan atribuciones propias de algunos empleados de la

Administración Distrital.

11

. CONCEPTO No. CTCE 758

12 de febrero de 2009


TEMA: Legalización de bienes adquiridos en ejecución de convenios En atención a su solicitud radicada en la Secretaría Distrital de Hacienda bajo el número 2009ER363, relacionado con la legalización de bienes adquiridos en ejecución de un convenio, damos respuesta en los siguientes términos: CONSULTA: El Fondo Local celebró un convenio con la Universidad Abierta y a Distancia (UNAD) “dentro de la ejecución del convenio acompaño a organizaciones de la comunidad para el desarrollo de cinco proyectos donde estos contemplaba la adquisición de bienes devolutivos, donde no se describió procedimiento específico posterior a la ejecución del convenio para los insumos y elementos entregados a las organizaciones asesoradas y apoyadas, en ninguno de los documentos legales que hacen parte del convenio, es decir ni en la propuesta presentada por la UNAD, ni en la minuta, ni en los términos de referencia. De lo anteriormente expuesto se deja claro:

Los elementos nunca fueron ingresados al almacén ni consumo ni devolutivos

Nunca se estableció el destino de los bienes al finalizar el convenio. En la actualidad el convenio se encuentra vencido, existe hallazgo de la contraloría porque los bienes no fueron ingresados a almacén y porque no se dejo claro el destino de los bienes al finalizarla ejecución del convenio. Con esta situación actual ¿es procedente exigir documentación soporte a la UNAD sobre la adquisición de los bienes para realizar el ingreso al almacén? RESPUESTA: Es importante aclarar que su requerimiento se refiere a aspectos de tipo jurídico sobre los cuales la Dirección Distrital de Contabilidad no tiene competencia para entregar una opinión profesional. Este despacho solo debe pronunciarse en relación con procedimientos administrativos y técnicos referidos al proceso contable. Consideramos pertinente recomendar que todo convenio o contrato que celebren los entes públicos ya sea con entidades privadas o públicas, deben contener las condiciones, derechos y obligaciones de las partes, así como el tratamiento de los

12

bienes y su dominio, para contar con la claridad suficiente, respecto a los asientos contables pertinentes. Cuando los convenios se realizan con el fin de que alguna entidad ejecute recursos que le entregan en administración, la entidad que administra los recursos deberá preparar un informe detallado con la información necesaria y en los plazos convenidos, el cual será enviado con los documentos que soportan la adquisición de los bienes, a la entidad que entregó los recursos en administración con el fin de que ésta incorpore las transacciones realizadas dentro de su información contable. Como se trata de un convenio mediante el cual el FDL entrega recursos a la UNAD, los dineros entregados para la ejecución del proyecto se deben registrar en la cuenta 1424 Recursos entregados en administración, subcuenta 142402 en administración y amortizará este valor, con base en el informe que debe presentar la entidad que administra los recursos, afectando las cuentas de gastos o activos, según corresponda. Por el contrario, la entidad que administra los recursos los deberá registrar en la cuenta 2453 Recursos recibidos en administración, subcuenta 245301 en administración, teniendo en cuenta que este valor es recíproco y corresponda al mismo registro por la entidad que entrega los recursos. El comprobante de ingreso o salida de almacén, debe ser elaborado y legalizado con base en el informe que presenta la entidad administradora de los recursos y el acta formaliza la entrega y recibo de los bienes, la cual suscriben de acuerdo con lo establecido jurídica y administrativamente los funcionarios responsables de los recursos físicos de la entidad. Por tanto, es procedente que la entidad entregue la documentación que soporte el ingreso de los bienes. CONSULTA ¿La administración local puede definir el destino de los bienes una vez culminado el convenio? RESPUESTA Para definir el destino de los bienes adquiridos en desarrollo del convenio, se hace necesario conocer los términos en que fue suscrito, de tal forma que pueda establecerse con precisión el objeto, así como los derechos y obligaciones que se generen para las partes, sin embargo a la fecha de expedición del presente concepto no recibimos copia del convenio. Si en el convenio no quedó estipulado que los bienes pertenecen a la entidad que entrega los recursos, es necesario tomar una decisión al respecto. Por tanto, la situación planteada en su solicitud, podrá ser resuelta en coordinación con la Universidad Nacional Abierta y a Distancia UNAD, de acuerdo con los términos del convenio, aunque consideramos que por ser bienes que se adquieren en desarrollo de

13

un proyecto de inversión se sustento legal sería el respectivo proyecto de inversión así como el mismo plan de desarrollo de la localidad y bastará la suscripción de un acta entre los funcionarios competentes para entregar y recibir los bienes en donde se relacione el detalle de cada uno de los bienes adquiridos, su ubicación y destino final. CONSULTA En atención a la información suministrada telefónicamente y ratificada por correo electrónico el 8 de enero/2009 relacionada con: “Los bienes objeto del concepto solicitado, la administración local indagó que algunos se encuentran en poder de las personas beneficiarias del convenio ejecutado, y otros fueron recogidos debido a una queja presentada por la comunidad en el momento se encuentran en poder de almacén sin realizar la entrada. El convenio se encuentra vencido en ejecución, sin realizar el último desembolso y sin liquidar.” RESPUESTA Como los bienes no se incorporaron oportunamente, para lo cual debería, con el informe, que periódicamente le presente la entidad que administra los recursos, amortizar la cuenta 1424 Recursos entregados en administración, subcuenta 142402 en administración, afectando las cuentas de gastos o propiedades, planta y equipo. Los bienes sobre los cuales no se ha recibido el acta de entrega o acto administrativo que soporte el traslado de los bienes

1, los debe registrar en las subcuentas bienes

pendientes de legalizar del grupo propiedades planta y equipo, hasta obtener el informe soportado de cada uno de los bienes para su legalización. De conformidad con lo establecido en el Régimen de Contabilidad Pública – Manual de Procedimientos – Procedimientos Contables, los bienes que se encuentren en poder del almacén y que por situaciones de legalidad, no han sido reconocidos, los debe registrar en las subcuentas bienes pendientes de legalizar que integran las cuentas del grupo de propiedades planta y equipo y la contrapartida a la subcuenta de patrimonio público incorporado – bienes pendientes de legalizar y revelar esta situación en las notas a los estados contables. El Título II, capitulo III procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de hechos relacionados con las propiedades, planta y equipo establece: “Bienes pendientes de legalizar. Los bienes pendientes de legalizar corresponden a las propiedades, planta y equipo de la entidad contable pública cuya propiedad no ha sido formalizada. Una vez legalizada la propiedad, se debita la subcuenta que identifique la naturaleza del bien legalizado y se acredita la subcuenta que identifique la naturaleza del bien pendiente de legalizar, de las cuentas del grupo 16-PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO. Adicionalmente, se debita la subcuenta 312530-Bienes pendientes de legalizar, de la cuenta 3125-PATRIMONIO PÚBLICO INCORPORADO o 325530- 1 Régimen de Contabilidad Pública – Doctrina Contable – concepto 105050 de diciembre 20 de 2007

14

Bienes pendientes de legalizar, de la cuenta 3255-PATRIMONIO INSTITUCIONAL INCORPORADO y se acredita la subcuenta 312525 Bienes, de la cuenta 3125-PATRIMONIO PÚBLICO INCORPORADO o 325525-Bienes, de la cuenta 3255PATRIMONIO INSTITUCIONAL INCORPORADO” La entidad administradora de los recursos entregará un informe de la manera como se ejecutaron los recursos, detallando los bienes que se adquirieron, finalizada la ejecución del convenio, se procederá a suscribir la respectiva acta de liquidación la cual constituye el documento idóneo para que el FDL efectúe los registros contables correspondientes. Es pertinente hacer algunas precisiones relativas a las propiedades, planta y equipo establecidas en la Resolución 354

2 de 2007 de la Contaduría General de la Nación, en

el párrafo 174: Los bienes muebles deben reconocerse y revelarse de acuerdo con su naturaleza, destinación y estado normal de funcionamiento o de situaciones especiales para ser involucrados en procesos operativos o administrativos. De acuerdo con lo anterior, es importante verificar que los bienes se encuentren en condiciones de utilización, es decir, que de ellos se puedan recibir beneficios futuros y que cumplen las condiciones mínimas para su reconocimiento como activos, y determinar igualmente si son susceptibles de capitalización o no. Con relación a bienes susceptibles de capitalización recibidos o a recibir, al respecto, la entidad debe determinar el valor por el cual se incorporan a la base de datos correspondiente. Dado que se trata de bienes generalmente usados recomendamos ingresarlos por su valor actual de reposición. Si no ha habido mayor desgaste o deterioro y su compra se realizó recientemente, podrían incorporarse por el valor al cual se le facturó al comprador. En todo caso, de ello deberá ocuparse el Comité de Inventarios de la entidad, al igual que fijar su nueva vida útil probable a efectos de establecer la depreciación o no según el caso. Para el caso de algunos bienes que por su deterioro podrían considerarse como inservibles, este Despacho sugiere no efectuar ningún registro en la contabilidad y considerar la posibilidad de controlarlos de manera extra contable, es decir, de forma meramente administrativa. En este caso no habría ningún registro contable. CONCLUSIONES La suscripción de algún tipo de convenio interadministrativo, debe establecer los compromisos y obligaciones entre las partes. Debe quedar explicito el tipo de entidades que intervienen, las obligaciones de cada una de ellas y tipo de elementos a suministrar. Los términos para la entrega de propiedades, planta y equipo lo mismo que la entrega de bienes de consumo, entre entidades públicas debe quedar estipulado en las cláusulas de los respectivos convenios o contratos, aspecto importante para decidir los registros contables y obviar inconvenientes como los planteados en su consulta. 2 Por la cual se adopta el Régimen de Contabilidad Pública, se establece su conformación y se define el ámbito de aplicación.

15

Los recursos que entregue el Fondo de Desarrollo Local en desarrollo de un convenio los debe registrar en la cuenta 1424 Recursos entregados en administración, subcuenta 142402 en administración, con la información y los documentos que soportan la adquisición de los bienes, que periódicamente y de acuerdo a lo convenido le presente la entidad que administra los recursos, amortizará este valor afectando las cuentas de gastos o activos, según corresponda. La entidad que administra los recursos los registrará en la cuenta 2453 Recursos recibidos en administración, subcuenta 245301 en administración, teniendo en cuenta que este valor es recíproco con lo registrado por la entidad que entrega los recursos en la cuenta 1424 Recursos entregados en administración subcuenta 142402 en administración. El destino final de los bienes podrá ser resuelto en coordinación con la Universidad Nacional Abierta y a Distancia UNAD, de acuerdo con los términos del convenio. La cuenta 1424 Recursos entregados en administración, subcuenta 142402 en administración se amortizará con el informe, que periódicamente le presente la entidad que administra los recursos, detallando los bienes que se adquirieron. La amortización la hará afectando las cuentas de gastos o propiedades planta y equipo. Los bienes sobre los cuales no se ha recibido el acta de entrega o acto administrativo que soporte el traslado y que se encuentran en poder del almacén los debe registrar en las subcuentas bienes pendientes de legalizar que integran las cuentas del grupo 16 propiedades planta y equipo y la contrapartida a la subcuenta de patrimonio público incorporado – bienes pendientes de legalizar código 312530. Una vez legalizada la propiedad, se debita la subcuenta que identifique la naturaleza del bien legalizado y se acredita la subcuenta bienes pendientes de legalizar de las cuentas del grupo 16 propiedades planta y equipo. Adicionalmente, se debita la subcuenta 312530 – bienes pendientes de legalizar, y se acredita la cuenta 312525 patrimonio público incorporado – bienes. En relación con el contenido de esta comunicación, es importante señalar que la Corte Constitucional, mediante sentencia C-487 de 1997, determinó que las normas y conceptos emitidos por la Contaduría General de la Nación son de carácter vinculante y, en consecuencia, de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades sujetas a la aplicación de la Regulación Contable Pública. Ello en atención a lo establecido en el artículo 354 de la Constitución Política y la Ley 298 de 1996, en las que se indica que esa entidad tiene la competencia exclusiva para la expedición de normas contables de carácter técnico y procedimental que deben aplicar las entidades que conforman el sector público. Por tanto, la única autoridad doctrinaria en esa materia es la Contaduría General de la Nación, actividad que cumple mediante la emisión de conceptos que ayudan a la interpretación de dicha regulación, lo que significa que los conceptos expedidos por la Dirección Distrital de Contabilidad, de conformidad con el artículo 25 del Decreto Ley

16

01 de 1984 (C.C.A.), corresponden al criterio de esta Despacho sobre un tema específico objeto de consulta y se entregan por requerimiento de la entidad en cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 9° del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2. Por tanto, éstos no son de obligatorio cumplimiento. Adicionalmente, es necesario tener en cuenta que la Dirección Distrital de Contabilidad no tiene competencia alguna para emitir opinión sobre aspectos legales, razón por la que recomendamos acudir a la dependencia interna de la Alcaldía Local de Tunjuelito encargada del apoyo jurídico.

17


13 de febrero de 2009


TEMA: Liquidación de la retención en la fuente para contratistas

independientes En atención a su solicitud relacionada con la liquidación de la retención en la fuente para contratistas independientes, es importante aclarar que la Dirección Distrital de Contabilidad no es autoridad doctrinaria en materia de impuestos, de conformidad con lo establecido en el artículo 11 del Decreto 1265 de 1999 y el artículo 1° de la Resolución 5467 del 15 de junio de 2001, corresponde a la oficina jurídica de la DIAN determinar y mantener la unidad doctrinaria y absolver las consultas que se formulen sobre interpretación y aplicación de las normas tributarias de carácter nacional y de acuerdo con los literales b y c del artículo 30 del Decreto Distrital 545 del 29 de diciembre de 2006, compete a la Dirección Distrital de Impuestos interpretar de manera general y abstracta la aplicación de las normas tributarias distritales. Sin embargo, damos respuesta en los siguientes términos: CONSULTA “Teniendo en cuenta el artículo 126-1 del Estatuto Tributario, en concordancia con la sentencia C-711 de 2001 y el concepto No. 63290 de 2007 emitido por la DIAN, muy respetuosamente le solicito el favor se sirva asesorarme, para dilucidar el tema concerniente sobre la base gravable que se debe tomar para realizar el cálculo de la retención en la fuente, específicamente con los contratistas independientes.” RESPUESTA: El artículo 126-1 del Estatuto Tributario indica que los aportes obligatorios que hace el trabajador a los fondos de pensiones no hace parte de la base para aplicar la retención en la fuente por salarios. El concepto 63290 de 2007 emitido por la DIAN dispone “si un profesional independiente presta asesoría en virtud de contratos de prestación de servicios, realiza aportes voluntarios a los fondos de pensiones, éstos pueden disminuirse de la base para aplicar la retención en la fuente por concepto de honorarios” El concepto expedido por la DIAN que establece que los aportes obligatorios a salud efectuados por los trabajadores independientes, se deben deducir de la base de retención en la fuente es el No. 066667 del 11 de julio de 2008 que indica lo siguiente:

18

“(…)Fiscalmente los salarios y otros pagos laborales que recibe el trabajador como contraprestación o remuneración por la prestación de servicios personales, constituyen ingresos que de conformidad con el artículo 26 del Estatuto Tributario, son base de la renta líquida, por lo tanto la totalidad de los ingresos recibidos durante el período fiscal deben reflejarse en la declaración de renta y complementarios del contribuyente, incluidos aquellos ingresos que corresponden al aporte obligatorio para salud que efectúa el trabajador, así como el monto total del aporte que el trabajador independiente debe realizar al plan obligatorio de salud. El concepto citado señala, que el ingreso que corresponde al aporte obligatorio para salud que efectúa el trabajador, tiene la naturaleza de una típica contribución parafiscal, que se cobra de manera obligatoria y que conlleva una destinación específica como lo es obtener y lograr una mejor cobertura de bienestar en salud, no solo para él como aportante, sino para un grupo mayor al que pertenece. (…) al ser deducible el aporte obligatorio a salud que efectúa el trabajador y el monto obligatorio que el trabajador independiente debe efectuar, éstos ingresos no tienen la naturaleza de no constitutivos de renta ni ganancia ocasional y en consecuencia no se detraen para el cálculo de la renta exenta, al contrario integran la base para calcularla. La doctrina oficial utilizó la expresión genérica "ingresos no gravados" para precisar que no están sometidos a imposición y en consecuencia se detraen de la base de imposición y por ende de la base de retención en la fuente". (Subrayado fuera de texto) La edición del boletín semanal de actualicese.com publicado el 29 de septiembre de 2008 presenta el siguiente comentario: “En vista de que los aportes obligatorios a salud y pensiones son recursos parafiscales, los dineros que destine un trabajador independiente hacia el pago de tales aportes no deben quedar sujetos a Retención en la Fuente”. Por lo anterior, interpretamos que los aportes obligatorios a salud y pensión que efectúa el trabajador independiente, se pueden deducir de la base de retención en la fuente. CONSULTA: “Igualmente, es necesario determinar si con esta última base que se liquida la retención en la fuente, se puede ajustar para la liquidación de la retención de ICA” Dado que no conocemos pronunciamiento sobre el tema, hemos dado traslado mediante memorando 2009IE3880 a la Subdirección Jurídico Tributaria de la Dirección Distrital de Impuestos, por cuanto la Dirección Distrital de Contabilidad no es autoridad doctrinaria en materia de impuestos distritales. (del cual adjuntamos copia). CONCLUSIONES Los valores que aporta obligatoriamente al sistema de pensiones y salud un

trabajador independiente se deben restar de la base de retención en la fuente,

19

toda vez que estos aportes son recursos parafiscales, los cuales no deben quedar sujetos a Retención en la Fuente.

El cálculo de RETEICA, se debe efectuar sobre el valor bruto, hasta cuando

reciba respuesta de la Subdirección Jurídica Tributaria de la Dirección de Impuestos Distritales.


20


2 de marzo de 2009


TEMA: Depuración y provisión de cartera de usuarios sin capacidad de pago En atención a su solicitud en la cual plantea aspectos relativos al procedimiento propuesto por la entidad para la depuración de la cartera de letras y pagarés por servicios prestados a usuarios sin capacidad de pago, precisamos:

CONSULTA “Provisión y depuración de la cartera prescrita… Se somete a su consideración y concepto la constitución de la provisión en un período de cinco (5) años hasta alcanzar el 100% del valor de esta cartera que se encuentra en mora”.

RESPUESTA En relación con la depuración contable es necesario tener en cuenta lo dispuesto en la Resolución 357 del 23 de julio de 2008 expedida por el Contador General de la Nación, dado que si se trata de saldos contables que no reflejen la realidad financiera y económica, todas las veces que sea necesario, se deben adelantar las gestiones administrativas para depurar las cifras y demás datos contenidos en los estados, informes y reportes contables, de tal forma que éstos cumplan las características cualitativas de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad de que trata el marco conceptual del Plan General de Contabilidad Pública. Concretamente, el numeral 3º (tercero) del Procedimiento para la implementación y evaluación del control interno contable, reglamentado por dicha Resolución, determina que las entidades públicas deben adelantar las acciones administrativas necesarias para evitar que la información contable presente:

a) Valores que afecten la situación patrimonial y no representen derechos, bienes u obligaciones ciertos para la entidad.

b) Derechos u obligaciones que, no obstante su existencia, no es posible

realizarlos mediante la jurisdicción coactiva. c) Derechos u obligaciones respecto de los cuales no es posible ejercer su cobro

o pago, por cuanto opera alguna causal relacionada con su extinción, según sea el caso.

21

d) Derechos u obligaciones que carecen de documentos soporte idóneos, a través de los cuales se puedan adelantar los procedimientos pertinentes para obtener su cobro o pago.

e) Valores respecto de los cuales no haya sido legalmente posible su imputación a

alguna persona por la pérdida de los bienes o derechos que representan. Lo anterior significa que cuando los saldos de cartera a los que hace referencia su comunicación se encuentren afectados por una o varias de las anteriores situaciones, deberán adelantarse las acciones correspondientes para retirarlos de la contabilidad, pues no corresponderían a derechos que sean exigibles actualmente. Si la cartera cumple las condiciones para considerarla como “incobrable”, al efectuar su retiro de la contabilidad, es necesario recordar lo establecido en el numeral 9.1.1.3 del Plan General de Contabilidad Pública-PGCP, el cual hace parte del Régimen de Contabilidad Pública, que en lo relacionado con los deudores expresa: “Los deudores representan los derechos de cobro de la entidad contable pública originados en desarrollo de sus funciones de cometido estatal. (…) Como resultado del grado de incobrabilidad originado en factores tales como antigüedad e incumplimiento, debe provisionarse el valor de los derechos que se estimen incobrables y ajustarse permanentemente de acuerdo con su evolución. El cálculo de la provisión debe corresponder a una evaluación técnica que permita determinar la contingencia de pérdida o riesgo por la eventual insolvencia del deudor, además de los aspectos legales que originan el derecho, y deberá efectuarse por lo menos al cierre del período contable. (Subrayado fuera de texto) (…) El reconocimiento de la provisión de deudores afecta el gasto. Los deudores se revelan de acuerdo con su origen en: derechos derivados de las actividades de comercialización de bienes y de la prestación de servicios, de financiación, de seguridad social, de transferencias y demás ingresos no tributarios, entre otros; y en deudores de difícil recaudo, de acuerdo con el riesgo de insolvencia del deudor.” (Subrayado fuera de texto) En relación con el período en el que debe efectuarse el registro del gasto por provisión, el numeral 9.1.4.2 del Plan General de Contabilidad Pública-PGCP refiere: “El reconocimiento de los gastos debe hacerse con sujeción a los principios de devengo o causación y medición, de modo que refleje sistemáticamente la situación de la entidad contable pública, en el período contable. Tratándose de los gastos estimados, estos deben reconocerse con base en el principio de prudencia y estar soportados en criterios técnicos que permitan su medición confiable.” (Subrayado fuera de texto) Con referencia a los gastos, el principio de prudencia indica que “deben contabilizarse no sólo en los que se incurre durante el período contable sino también los potenciales, desde cuando se tenga conocimiento, es decir, los que supongan riesgos previsibles o pérdidas eventuales, cuyo origen se presente en el período actual o en períodos anteriores. Cuando existan diferentes posibilidades para reconocer y revelar de

22

manera confiable un hecho, se debe optar por la alternativa que tenga menos probabilidades de sobreestimar los activos y los ingresos, o de subestimar los pasivos y los gastos”. (Subrayado fuera de texto)

Así mismo, según lo expresado por la Contaduría General de la Nación en el Concepto 93017 del 29 de junio de 2007, “las entidades públicas, en desarrollo de las actuaciones administrativas para establecer su realidad financiera, económica y social pueden decretar de oficio o a petición de la parte interesada, la prescripción de la acción de cobro, siempre que se trate de valores sobre los cuales no se puede adelantar ninguna gestión de cobro, previo concepto de la oficina o unidad jurídica respecto de la prescripción del derecho (…) En cuanto al tratamiento contable, una vez expedido el acto administrativo que autorice el retiro de estas partidas de la contabilidad, se debe proceder a la cancelación de la cuenta del grupo deudores, afectando directamente el valor de la provisión que debió constituirse hasta el 100% del valor del deudor, por tratarse de derechos incobrables”(Subrayado fuera de texto). En relación con la provisión de la cartera vigente, dado que de acuerdo con el Régimen de Contabilidad Pública, el método individual es un método aceptado para establecer el valor de la provisión, el cual se basa en el análisis de la antigüedad y revisión de las condiciones de cada uno de los deudores, tomando como base la experiencia y las condiciones económicas existentes, es factible que la entidad haga la estimación de los porcentajes y valores que no tienen probabilidad de recuperarse, teniendo en cuenta que a mayor tiempo vencido es mayor esta probabilidad. El cálculo periódico de estos valores generará ajustes con la misma frecuencia en la correspondiente provisión afectando el respectivo gasto. Respecto al castigo de cartera por relación costo beneficio el artículo 47 del Acuerdo 308 de 2008, “Por el cual se adopta el Plan de Desarrollo Económico, Social, Ambiental y de Obras Públicas para Bogotá, D. C., 2008 – 2012 “Bogotá positiva: para vivir mejor”, en su último inciso establece: “en el mismo sentido y en términos de eficiencia institucional, se deberán implementar planes de depuración y saneamiento de cartera de cualquier índole a cargo de las entidades distritales, mediante la provisión y castigo de la misma, en los casos en que se determine su difícil cobro o cuando se compruebe que la relación costo – beneficio sea desfavorable para las finanzas distritales”. En este sentido, para aplicar la depuración contable de cartera sobre la cual se ha comprobado que la relación costo beneficio resulte negativa, previamente es necesario que al interior del Hospital, se adopten de manera formal los criterios para este fin, es decir que se establezcan las políticas, estrategias, lineamientos, responsables y el procedimiento general. Dichos criterios, deben fijar los lineamientos para la determinación de los costos utilizando herramientas técnicas de reconocido valor, -el costeo basado en actividades (ABC), entre otros,- que identifiquen plenamente los centros de costo, las fases o procesos de la gestión de cobro, las actividades que se realizan en cada fase, los

23

costos directos, los costos indirectos asociados y demás aspectos determinantes del costo. Igualmente, permitirán definir los métodos para estimar los posibles beneficios esperados, a partir de información confiable, determinando el valor presente de los mismos. Cuando la comparación del costo de recuperación, frente al beneficio esperado, ambos técnicamente calculados, resulte desfavorable la entidad podrá determinar el retiro de la contabilidad. De conformidad con lo expuesto, una vez la entidad cuente con todos los elementos que identifican la cartera como derechos no exigibles, deberán adelantarse las acciones correspondientes para retirarla de los saldos contables, teniendo en cuenta las siguientes consideraciones: 1. Para fines de castigar el valor de los deudores incobrables, una vez agotadas las

gestiones de cobro y cumplido los requisitos pertinentes, es necesario que la entidad haya constituido la correspondiente provisión afectando el gasto según los principios de devengo o causación y prudencia, acreditando la subcuenta 148014 Servicios de salud de la cuenta 1480 Provisión para deudores. Para tal fin, se debe constituir y registrar la provisión correspondiente afectando el gasto de la vigencia respectiva. Tratándose de un error en la estimación de la provisión de años anteriores, la entidad debe afectar los gastos de vigencias anteriores; en cambio, si corresponde simplemente a un cambio en estimación de la provisión dispuesto en las políticas internas de la entidad, se afectará el gasto de la vigencia en la que se determina el cambio. Cualquiera de estas situaciones debe revelarse en las notas como Efectos y Cambios significativos en la información contable.

2. La cartera que se prevé castigar en el Hospital Occidente de Kennedy III Nivel,

debería figurar contablemente como cartera de difícil cobro en la subcuenta 147511 Servicios de salud de la cuenta 1475 Deudas de difícil cobro. De acuerdo a las políticas definidas, procedimientos y decisiones administrativas de carácter interno relacionadas con la administración de cartera, es la entidad la que decide el castigo de una deuda que considera incobrable. Para registrar la decisión tomada por la administración se afecta la cuenta del activo 1480-PROVISIÓN PARA DEUDORES (CR), y la contrapartida corresponde a la cuenta 1475-DEUDAS DE DIFÍCIL RECAUDO o la cuenta contable en la que el deudor esté reconocido, si aún no se ha reclasificado.

3. Una vez la deuda se castigue, dado que es un procedimiento netamente contable,

por cuanto pretende reflejar en la información del balance la situación razonable de los hechos financieros económicos y sociales, la acción no significa que la entidad renuncie al derecho de cobrar, de acuerdo con los procedimientos jurídicos vigentes para el cobro de las sumas respectivas. Por lo tanto, simultáneamente al registro del castigo de cartera, la entidad decide si como resultado de acuerdos de pago o por la posibilidad de establecer medidas cautelares sobre propiedades muebles o inmuebles de los deudores, va a registrar este derecho en cuentas de orden deudoras, afectando la cuenta 8190-OTROS DERECHOS CONTINGENTES y la contrapartida a la Cuenta 8905-DERECHOS CONTINGENTES POR CONTRA (CR)

1.

1

Concepto 73128 del 14 de febrero de 2007, expedido por la Contaduría General de la Nación

24

4. Así mismo, atendiendo lo establecido en el Régimen de Contabilidad Pública, en

notas a los estados, informes y reportes contables, deben revelarse los métodos y criterios utilizados para la estimación de las provisiones constituidas y el riesgo de incobrabilidad. También deben revelarse las razones y efectos derivados de los ajustes o correcciones realizadas, originadas en reclasificaciones y depuración de cifras y conciliaciones; así como la cuantía, el origen y efecto de los ajustes de ejercicios anteriores, que incidieron significativamente en las cifras presentadas en los estados contables básicos

2.

5. Cuando un derecho se retira de la contabilidad, luego de haberse extinguido legalmente por causas diferentes a cualquier forma de pago, el mismo se convierte en una obligación natural

3 a cargo del deudor. En caso que éste decida pagar, la

entidad debe recibir el dinero y reconocerlo como un ingreso extraordinario afectando la subcuenta 481008-RECUPERACIONES.

CONCLUSIONES 1. En cumplimiento de lo dispuesto por la Resolución 357 de 2008, cuando la cartera

se encuentre afectada por una o varias de las situaciones descritas en el numeral 3º (tercero) del Procedimiento para la implementación y evaluación del control interno contable, reglamentado por dicha Resolución, deben adelantarse las acciones correspondientes para concretar su respectiva depuración.

2. Según la reglamentación establecida por la Contaduría General de la Nación en el

Régimen Contable Público, una entidad que produce bienes o servicios, caso Hospital Occidente de Kennedy, debe provisionar la cartera en el período en el cual determine la contingencia de pérdida o riesgo por la eventual insolvencia del deudor, por lo menos al cierre del período contable correspondiente, de acuerdo con la evaluación técnica y jurídica del derecho.

3. Dado que el reconocimiento de la provisión de deudores afecta el gasto porque

supone un riesgo previsible o la eventual pérdida, si por diferentes razones el Hospital no efectuó el cálculo ni registró la provisión de cartera en su contabilidad en el período correspondiente, debe procederse a reconocer el gasto respectivo para luego efectuar el castigo de la cartera prescrita o aquella cuya relación costo beneficio resulte desfavorable para las finanzas del Hospital. Tratándose de un error en la estimación de la provisión de años anteriores, la entidad debe afectar los gastos de vigencias anteriores; en cambio, si corresponde simplemente a un cambio en estimación de la provisión dispuesto en las políticas internas de la entidad, se afectará el gasto de la vigencia en la que se determina el cambio.

2 Procedimiento para la estructuración y presentación de los estados contables básicos, numerales 21, 22, 23, 24 y

26 3Concepto 2002IE7750 del 2 de mayo de 200, expedido por la Subdirectora Jurídico Tributaria de la Dirección

Distrital de Impuestos

25

Cualquiera de estas situaciones debe revelarse en las notas como Efectos y Cambios significativos en la información contable.

4. Dentro de las normas establecidas por la Contaduría General de la Nación no se

contempla la posibilidad de diferir en vigencias futuras la provisión de cartera prescrita, para el caso propuesto por el Hospital por valor de $ 5.925 millones; por ello, el procedimiento sugerido en su comunicación no sería viable. Vale anotar que, de acuerdo con el concepto 93017 expedido por este organismo en el 2007, la cartera prescrita debería estar provisionada al 100%.

5. En relación con la provisión de la cartera vigente, dado que de acuerdo con el

Régimen de Contabilidad Pública, el método individual es un método aceptado para establecer el valor de la provisión, el cual se basa en el análisis de la antigüedad y revisión de las condiciones de cada uno de los deudores, tomando como base la experiencia y las condiciones económicas existentes.

6. La entidad puede retirar de la contabilidad los derechos que siendo legalmente

exigibles tengan relación costo beneficio desfavorable en cumplimiento de políticas de administración de cartera adoptadas legalmente por la entidad. La entidad, debe evaluar los elementos que conforman la determinación del costo mencionado en la solicitud y establecer si la relación costo beneficio obtenida cumple con todas las condiciones técnicas requeridas.

7. En todo caso, el reconocimiento y revelación de este proceso se hará de

conformidad con el Régimen de Contabilidad Pública emitido por la Contaduría General de la Nación, en las notas a los estados contables.

8. Dado que el principio de devengo o causación impone la obligatoriedad de registrar

contablemente toda transacción u operación que incida en los resultados del período, en lo sucesivo el Hospital Occidente de Kennedy debe disponer los mecanismos necesarios para calcular y registrar oportunamente las estimaciones por concepto de provisiones.

9. Adicionalmente, es necesario tener en cuenta que la Dirección Distrital de

Contabilidad no tiene competencia alguna para emitir opinión sobre aspectos legales, razón por la que recomendamos sustentar las decisiones con apoyo del área jurídica del Hospital.

En relación con el contenido de esta comunicación, es importante señalar que la Corte Constitucional, mediante sentencia C-487 de 1997, determinó que las normas y conceptos emitidos por la Contaduría General de la Nación son de carácter vinculante y, en consecuencia, de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades sujetas a la aplicación de la Regulación Contable Pública. Ello en atención a lo establecido en el artículo 354 de la Constitución Política Nacional y la Ley 298 de 1996, en las que se indica que esa entidad tiene la competencia exclusiva para la expedición de normas contables de carácter técnico y procedimental que deben aplicar las entidades que conforman el sector público.

26

Por tanto, la única autoridad doctrinaria en esa materia es la Contaduría General de la Nación, actividad que cumple mediante la emisión de conceptos que ayudan a la interpretación de dicha regulación, lo que significa que los conceptos expedidos por la Dirección Distrital de Contabilidad, de conformidad con el artículo 25 del Decreto Ley 01 de 1984 (C.C.A.), corresponden al criterio de este Despacho sobre un tema específico objeto de consulta y se entregan por requerimiento de la entidad en cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 9º del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2. Por tanto, éstos no son de obligatorio cumplimiento.

27


5 de marzo de 2009


TEMA: Saneamiento contable de inmuebles En atención a lo conversado en las reuniones realizadas y su solicitud de concepto relacionada con el saneamiento de los bienes, responderemos sus inquietudes de acuerdo con la normatividad vigente sobre el tema.

CONSIDERACIONES El articulo 2º de la Ley 87 de 1993 establece como objetivos del Sistema de control Interno, entre otros, el siguiente: “a) Proteger los recursos de la organización; buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten; (…)” El articulo 4º de la citada ley, relacionado con los elementos para el Sistema de Control Interno, expresa que “Toda entidad bajo la responsabilidad de sus directivos debe por lo menos implementar los siguientes aspectos que deben orientar la aplicación del Control Interno: (…) b) Definición de políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de los procesos; (…) e) Adopción de normas para la protección y utilización racional de los recursos”. En tal sentido, las entidades gozan de autonomía administrativa suficiente para implementar o adoptar sus procedimientos internos como responsables de la administración, control, manejo y custodia de sus bienes. Ahora bien, el Régimen de Contabilidad Pública en el numeral 9.1.1.5 del Plan General de Contabilidad Pública, relacionado con las Propiedades, planta y equipo expresa: 165. Noción. Las propiedades, planta y equipo comprenden los bienes tangibles de propiedad de la entidad contable pública que se utilizan para la producción y comercialización de bienes y la prestación de servicios, la administración de la entidad contable pública, así como los destinados a generar ingresos producto de su arrendamiento, y por tanto no están disponibles para la venta en desarrollo de actividades productivas o comerciales, siempre que su vida útil probable en condiciones normales de utilización, exceda de un año. Tratándose de las entidades contables públicas del gobierno general, incluye los bienes para el uso permanente recibidos sin contraprestación de otras entidades del gobierno general. 166. Deben reconocerse por su costo histórico y actualizarse mediante la comparación del valor en libros con el costo de reposición o el valor de realización. Los costos de

28

endeudamiento asociados a la adquisición de un activo que aún no se encuentre en condiciones de utilización, se reconocen como un mayor valor del mismo. 167. Los bienes recibidos en permuta se reconocen por el precio pactado y los bienes recibidos en donación por el valor convenido entre las partes o, en forma alternativa, el estimado mediante avalúo técnico de conformidad con las disposiciones legales vigentes. Los bienes trasladados de otra entidad contable pública y los bienes de uso permanente recibidos sin contraprestación, se reconocen por el valor convenido que podrá ser el valor en libros, o un valor estimado mediante avalúo técnico. Por su parte, las cuentas que representan las propiedades, planta y equipo relacionadas con los bienes inmuebles incluyen en las subcuentas los terrenos pendientes de legalizar y las edificaciones pendientes de legalizar, respectivamente, en las cuales deben registrarse los bienes que se encuentren en proceso de legalización y sobre los cuales no se presenta discusión alguna sobre su propiedad por parte de la entidad contable pública.

CONSULTA

1. La salida de almacén de bienes entregados a terceros sin contraprestación

alguna, se puede elaborar teniendo como soporte el acta de entrega,

debidamente firmada por quienes intervinieron en ella; 1. Técnico o usuario

final del bien, 2. El contratista, 3. Interventor y/o supervisor, 4. Almacenista, 5.

Inventarios

RESPUESTA Sobre el documento idóneo para el registro contable en lo relacionado con la movilización de bienes entre entidades contables publicas, el Régimen de Contabilidad Publica, Normas técnicas relativas a los soportes, comprobantes y libros de contabilidad Numeral 9.2.1. soportes de Contabilidad establece: “Los documentos soporte comprenden las relaciones, escritos o mensajes de datos que son indispensables para efectuar los registros contables de las transacciones, hechos y operaciones que realicen las entidades contables públicas. Deben adjuntarse a los comprobantes de contabilidad archivarse y conservarse en la forma y el orden en que hayan sido expedidos, bien sea por medios físicos, ópticos o electrónicos. Los documentos soporte pueden ser de origen interno o externo. Son documentos soporte de origen interno los producidos por la entidad contable pública, que explican operaciones o hechos que no afectan directamente a terceros, tales como provisiones, reservas, amortizaciones, depreciaciones y operaciones de cierre. Son de origen externo los documentos que provienen de terceros y que describen transacciones tales como comprobantes de pago, recibos de caja, facturas, contratos o actos administrativos que generen registros en la contabilidad.”

29

Así las cosas, el documento soporte para el reconocimiento contable que se debe dar a los bienes que son entregados para el uso permanente a otras entidades del gobierno general sin contraprestación, corresponde al acto administrativo que acuerden las partes, en el cual se describa claramente la transacción realizada.

1

Por lo anterior, este Despacho considera que el documento soporte idóneo que servirá de respaldo tanto del ingreso como del egreso de los bienes puede ser el Acta que suscriban los funcionarios encargados de la administración de los bienes o el funcionario que le asignen esta función de recibo o entrega de bienes. En el acta se dejará constancia de las consideraciones que dieron lugar a la transacción, como el detalle de los bienes a ser entregados, sus características, causa de la entrega, su valor, entre otros.

CONSULTA

2. El registro contable de los bienes inmuebles entregados a terceros sin

contraprestación alguna, se pueden realizar solamente con el acta de entrega

sin que medie el contrato de comodato.

RESPUESTA Teniendo en cuenta las consideraciones del punto anterior, el registro contable de los bienes inmuebles entregados a terceros sin que medie contraprestación alguna, es decir, sin entregar la propiedad del bien y mientras se formaliza el contrato de comodato se puede realizar con el acta que suscriban como medio de aceptación de la entrega y recibo del bien inmueble, si así se establece de común acuerdo entre las partes.

CONSULTA

3. Si no se tiene la información necesaria en cuanto a la titularidad y costo

histórico de un inmueble, en qué cuenta se registraría y qué elementos

debemos observar para su valoración, ingreso y registro contable.

RESPUESTA El numeral 27 del capitulo III del Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Publica señala que: “Los bienes pendientes de legalizar corresponden a las propiedades, planta y equipo de la entidad contable pública cuya propiedad no ha sido formalizada”. Para el caso de los bienes sobre los cuales no se ha recibido el acta de entrega o el acto administrativo que soporte el traslado de los bienes, deben reconocerse mediante

1 Régimen de Contabilidad Publica, Doctrina Contable, Concepto 92951 de junio 22 de 2007

30

un crédito a la subcuenta 325530 – Bienes pendientes de legalizar, de la cuenta 3255 – Patrimonio Institucional Incorporado, y un débito a la cuenta que corresponda según la clase de bien en la subcuenta pendientes de legalizar.

2

Una vez legalizada la propiedad, se debita la subcuenta que identifique la naturaleza del bien legalizado y se acredita la subcuenta que identifique la naturaleza del bien pendiente de legalizar. Adicionalmente se realiza el mismo procedimiento en las cuentas de patrimonio. Cuando se trate de la entrega de bienes de una entidad pública a otra de la misma naturaleza, se debe verificar y garantizar que la entidad de origen o la que hace la entrega los retire de su contabilidad. De no ser así, al realizar el proceso de consolidación se presentarían sobreestimaciones en la información, por cuanto los bienes quedarían contabilizados doblemente.

3

Por tanto, para el reconocimiento de los bienes que con certeza la entidad sabe que son de su propiedad y de los cuales no posee el documento que acredita la titularidad ni el costo histórico puede registrarlos por el valor estimado mediante un avalúo técnico, avalúo catastral o un valor representativo transitorio establecido internamente por funcionarios que tengan conocimiento usando valores de referencia, cotizaciones o cualquier método racional en las cuentas del activo como pendiente de legalizar, y una vez obtenga los documentos que acrediten la propiedad reclasificarlos a las cuentas del activo correspondiente.

En la determinación del valor del bien la entidad se debe apoyar en el Comité de Inventarios quienes serán los responsables de establecer el avalúo cuando no se disponga de avalúo catastral, avalúo técnico o documento que acredite la propiedad y el valor del bien.

Para incorporar las construcciones y mejoras, el acta de liquidación del contrato de obra es el documento idóneo para demostrar la propiedad, el cual resulta suficiente para incorporar el bien a la contabilidad, pero que no exime a la entidad de adelantar las actuaciones administrativas pertinentes ante Notaria y Oficina de Registro de Instrumentos Públicos para obtener dicho título.

4

CONSULTA

4. En caso de existir el avalúo catastral y el comercial, ¿cuál de ellos se

tomaría?, teniendo en cuenta el valor que cancela la compañía de seguros, en

la eventualidad de un siniestro.

RESPUESTA

2 Régimen de Contabilidad Pública, Doctrina contable, Concepto 105050 de diciembre 20 de 2007

3 Régimen de Contabilidad Pública, Doctrina contable, Concepto 105050 de diciembre 20 de 2007

4 Régimen de Contabilidad Pública, Doctrina contable, Concepto 64224 de junio 16 de 2006

31

En relación con ésta inquietud el Régimen de Contabilidad Publica, en el Marco Conceptual Numeral 9.1.1.5. Propiedades, planta y equipo establece que “deben reconocerse por su costo histórico y actualizarse mediante la comparación del valor en libros con el costo de reposición o el valor de realización.” De igual manera, el Manual de procedimientos Capitulo III Procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de hechos relacionados con las propiedades planta y equipo señala: 18. Actualización. El valor de las propiedades, planta y equipo es objeto de actualización mediante la comparación del valor en libros con el costo de reposición o el valor de realización. El valor en libros corresponde al valor resultante de restarle al costo histórico de un bien, la depreciación o amortización acumulada y la provisión, y sumarle la valorización. Por su parte, el costo de reposición y el valor de realización pueden establecerse mediante avalúo técnico, el cual debe considerar, entre otros criterios, la ubicación, el estado, la capacidad productiva, la situación de mercado, el grado de negociabilidad, la obsolescencia y el deterioro que sufren los bienes. El costo de reposición también puede determinarse mediante precios de referencia publicados por organismos oficiales o especializados. Tratándose de terrenos destinados a adelantar proyectos de construcción podrá aplicarse el método (técnica) residual, como aplicación del valor presente neto que consiste en descontar los costos totales y la utilidad esperada del proyecto, al monto total de las ventas proyectadas. La selección y aplicación de las metodologías para realizar el avalúo técnico debe tener en cuenta la relación costo-beneficio para la entidad contable pública, procurando evitar erogaciones significativas, para lo cual podrán efectuarse avalúos con personal de la entidad, con personas naturales o jurídicas o con el apoyo de otras entidades públicas, siempre que cuenten con la idoneidad y capacidad para su realización. Así mismo, deberá atender la expectativa inmediata de la administración, de acuerdo con la destinación prevista para el bien. Si se actualiza un determinado elemento perteneciente a las propiedades, planta y equipo, también se deben actualizar todos los activos que pertenezcan a la misma clasificación. Por tanto, si la entidad cuenta con el avalúo catastral y el avaluó comercial, y si se parte del supuesto que el avalúo comercial corresponde al valor mediante el cual se espera sea convertido un activo en efectivo o su equivalente, este Despacho recomienda actualizar los bienes utilizando el avalúo comercial que es el que mejor refleja el valor de realización del bien. Los avalúos catastrales podrán ser utilizados para efectos de actualización contable de los bienes, siempre y cuando la entidad considere que reflejan la realidad de los

32

mismos y además cumple con los parámetros establecidos por la Contaduría General de la Nación.

5

CONCLUSIONES - El documento soporte idóneo que servirá de respaldo tanto del ingreso como del

egreso de los bienes corresponderá al acto administrativo que acuerden las partes el cual podrá ser el Acta que suscriban los funcionarios encargados de la administración de los bienes o el funcionario que le asignen esta función de recibo o entrega de bienes. En el acta se dejará constancia de las consideraciones que dieron lugar a la transacción, como el detalle de los bienes a ser entregados, sus características, causa de la entrega, su valor, entre otros.

- El registro contable de los bienes inmuebles entregados a terceros sin que medie

contraprestación alguna, es decir sin entregar la propiedad del bien y mientras se formaliza el contrato de comodato se puede realizar con el acta que suscriban como medio de aceptación de la entrega y recibo del bien inmueble, si así se establece de común acuerdo entre las partes.

- Los bienes que con certeza la entidad sabe que son de su propiedad y de los

cuales no posee el documento que acredita la titularidad ni el costo histórico puede registrarlos por el valor estimado mediante un avalúo técnico, avalúo catastral o un valor representativo transitorio establecido internamente por funcionarios que tengan conocimiento usando valores de referencia, cotizaciones o cualquier método racional en las cuentas del activo como pendiente de legalizar, y una vez obtenga los documentos que acrediten la propiedad reclasificarlos a las cuentas del activo correspondiente.

- Si la entidad cuenta con el avalúo catastral y el avaluó comercial, y si se parte del

supuesto que el avalúo comercial corresponde al valor mediante el cual se espera sea convertido un activo en efectivo o su equivalente, este Despacho recomienda actualizar los bienes utilizando el avalúo comercial que es el que mejor refleja el valor de realización del bien.

En relación con el contenido de esta comunicación, es importante señalar que la Corte Constitucional, mediante sentencia C-487 de 1997, determinó que las normas y conceptos emitidos por la Contaduría General de la Nación son de carácter vinculante y, en consecuencia, de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades sujetas a la aplicación de la Regulación Contable Pública. Ello en atención a lo establecido en el artículo 354 de la Constitución Política Nacional y la Ley 298 de 1996, en las que se indica que esa entidad tiene la competencia exclusiva para la expedición de normas contables de carácter técnico y procedimental que deben aplicar las entidades que conforman el sector público. Por tanto, la única autoridad doctrinaria en esa materia es la Contaduría General de la Nación, actividad que cumple mediante la emisión de conceptos que ayudan a la 5 Régimen de Contabilidad Pública, Doctrina contable, Concepto 67113 de julio 24 de 2006

33

interpretación de dicha regulación, lo que significa que los conceptos expedidos por la Dirección Distrital de Contabilidad, de conformidad con el artículo 25 del Decreto Ley 01 de 1984 (C.C.A.), corresponden al criterio de este Despacho sobre un tema específico objeto de consulta y se entregan por requerimiento de la entidad en cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 9º del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2. Por tanto, éstos no son de obligatorio cumplimiento.

34


10 de marzo de 2009


TEMA: Registro contable del sistema de comunicación inalámbrica como

gasto operativo En respuesta a la solicitud remitida por correo electrónico el pasado 3 de marzo de 2009 referente al registro contable del sistema de comunicación inalámbrica, damos respuesta en los siguientes términos:

Consulta: La Junta Directiva de Transmilenio reunida el martes 3 de marzo solicita evaluar el registro contable (gasto operativo) dado al servicio de comunicación inalámbrica de voz y datos del centro de control recibido de la Unión Temporal Tetramilenio, en razón a que en el Estado de Resultados de la vigencia 2008 aparece clasificado como gasto operativo servicios recibidos que correspondían a la ejecución de las vigencias anteriores al 2008 (2006-2008). No obstante, las facturas que soportan los registros, mencionan en la descripción que corresponden a servicios prestados en 2008.

Antecedentes: De acuerdo con información suministrada por la entidad, el Contrato fue firmado con el objeto de “contratar el servicio de comunicación inalámbrica móvil de voz, datos y video por demanda, para el control y regulación de la flota troncal del sistema Transmilenio en tiempo real, suministrando los equipos y conexiones necesarias que garanticen el cubrimiento total de la red a nivel distrital. (…)” Subrayado fuera de texto. Para la prestación legal del servicio a través de la red satelital del país debió haberse legalizado la licencia de funcionamiento correspondiente, trámite que no se efectuó en su oportunidad originando la suspensión del contrato y, por lo tanto, los servicios esperados no se recibieran ni en la vigencia 2006 ni en una parte de la vigencia 2007. Atendiendo el documento resumen de los pagos realizados a partir de julio de 2007 por parte de Transmilenio, se observa que éstos corresponden al reconocimiento de servicio de comunicación inalámbrica recibida, a la adquisición de terminales fijos, portátiles, terminales fijos, entre otros. Consultada la contadora de la entidad, doctora Alexandra Alvarez, las erogaciones relacionadas con la formación bruta de capital fueron reconocidas contablemente como activos, mientras que el servicio de comunicación inalámbrica fue registrado en

35

los años 2007 y 2008 como gastos operativos soportados en los documentos allegados por la interventoria.

Respuesta: El Régimen de Contabilidad Pública (RCP), emitido por la Contaduría General de la Nación, en el Titulo II, numeral 8º el cual hace referencia a los Principios de Contabilidad Pública, los cuales constituyen macrorreglas que rigen el proceso para la generación de información, señala lo siguiente: 117. “Devengo o Causación. Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales deben reconocerse en el momento en que sucedan, con independencia del instante en que se produzca la corriente de efectivo o del equivalente que se deriva de estos. El reconocimiento se efectuará cuando surjan los derechos y obligaciones, o cuando la transacción u operación originada por el hecho incida en los resultados del período”. (Subrayado fuera de texto) 118. “Asociación. El reconocimiento de ingresos debe estar asociado con los gastos necesarios para la ejecución de las funciones de cometido estatal y con los costos y/o gastos relacionados con el consumo de recursos necesarios para producir tales ingresos. Cuando por circunstancias especiales deban registrarse partidas de períodos anteriores que influyan en los resultados, la información relativa a la cuantía y origen de los mismos se revelará en notas a los estados contables”. 119. “Medición. Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales deben reconocerse en función de los eventos y transacciones que los originan, empleando técnicas cuantitativas o cualitativas. (…). Para los hechos que no sean susceptibles de ser cuantificados monetariamente se aplicará lo reglamentado por las normas técnicas”. 120.” Prudencia. (…) Cuando existan diferentes posibilidades para reconocer y revelar de manera confiable un hecho, se debe optar por la alternativa que tenga menos probabilidades de sobreestimar los activos y los ingresos, o de subestimar los pasivos y los gastos. En notas a los estados, informes y reportes contables, se justificará la decisión tomada y se cuantificarán los procedimientos alternativos, con el posible impacto financiero, económico, social y ambiental en los mismos” 121. “Período Contable. Corresponde al tiempo máximo en que la entidad contable pública debe medir los resultados de sus operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales, y el patrimonio público bajo su control, efectuando las operaciones contables de ajustes y cierre. (…)” 122. “Revelación. (…) la información adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación cuantitativa y cualitativa de la realidad y prospectiva de la entidad contable pública y que no esté contenida en el cuerpo de los estados… debe ser revelada por medio de notas.”

36

En este contexto, el reconocimiento de las transacciones, hechos y operaciones de la entidad contable pública debe atender las características de la información contable pública, en el sentido en que la magnitud de la partida pueda ser medida confiablemente en términos monetarios o expresada de manera clara en términos cualitativos o cuantitativos físicos. Además, atendiendo los principios de devengo, asociación, prudencia, período contable, para reconocer y revelar de manera confiable un hecho, se debe optar por la alternativa que tenga menos probabilidades de sobreestimar los activos y los ingresos. Asimismo, el Régimen de Contabilidad Pública en el numeral 9.1.1 Normas técnicas relativas a los activos, párrafo 141, define los activos como “recursos tangibles e intangibles de la entidad contable pública obtenidos como consecuencia de hechos pasados, y de los cuales se espera que fluyan un potencial de servicios o beneficios económicos futuros, a la entidad contable pública en desarrollo de sus funciones de cometido estatal. (…) Desde el punto de vista económico, los activos surgen como consecuencia de transacciones que implican el incremento de los pasivos, el patrimonio o la realización de ingresos(…)” Igualmente, el RCP en su numeral 9.1.4.2 Gastos, párrafos 282 y 283, los define como “los flujos de salida de recursos de la entidad contable pública, susceptibles de reducir el patrimonio público durante el período contable, bien sea por disminución de activos o por aumento de pasivos, expresados en forma cuantitativa. Los gastos son requeridos para el desarrollo de la actividad ordinaria, e incluye los originados por situaciones de carácter extraordinario. El reconocimiento de los gastos debe hacerse con sujeción a los principios de devengo o causación y medición, de modo que refleje sistemáticamente la situación de la entidad contable pública en el período contable (…)” Con relación al grupo de gastos, el RCP en el párrafo 286 define los gastos de operación como los que “se originan en el desarrollo de la operación básica o principal de la entidad contable pública, siempre que no deban registrar costos de producción y ventas, o gasto público social, de conformidad con las normas respectivas”. Igualmente, el RCP en el capítulo de Descripciones y Dinámicas, define la cuenta 5815 Ajuste de ejercicios anteriores, del grupo 58, Otros gastos, como: “Representa el valor

a registrar como ajuste a los gastos de la vigencia por hechos relacionados y no

reconocidos en vigencias anteriores, por la corrección de valores originados en errores aritméticos en el registro de gastos en vigencia anteriores y en la aplicación de principios, normas técnicas y procedimientos”. Negrilla fuera de texto. De conformidad con lo expuesto anteriormente y teniendo en cuenta los antecedentes del tema de la consulta, este Despacho concluye que el reconocimiento contable de los hechos económicos que se originan de la ejecución del Contrato de comunicación inalámbrica objeto de consulta, debe tener en cuenta: 1. El reconocimiento como Activos de la inversión bruta de capital adquirida, reflejada

en los computadores portátiles, terminales fijos, software, etc.

37

2. El reconocimiento como gasto operativo del periodo por concepto de los servicios

recibidos satisfactoriamente y reconocidos en la vigencia en que efectivamente se prestaron, para el caso 2008.

3. El reconocimiento en el grupo de gastos 58-Otros Gastos, cuenta 5815-Ajuste de

ejercicios anteriores por concepto de los servicios reconocidos en la vigencia 2008, que efectivamente se recibieron a satisfacción en la vigencia 2007.

Finalmente, es importante reiterar que las notas a los estados contables forman parte de los mismos, por lo tanto se sugiere, en el caso de requerirse, dar alcance a la nota por concepto de este contrato de manera que los usuarios puedan tener información cualitativa que permita interpretar los pormenores de la ejecución del contrato y por lo tanto verificar la confiabilidad del reconocimiento contable del mismo. Igualmente, aunque el contrato se suscribió en el año 2006, realmente el servicio se empezó a recibir en el año 2007; por lo tanto, así la información presupuestal esté reflejada desde el año 2006, la afectación y reconocimiento contable se realiza en el periodo en el cual se recibe el bien o servicio, atendiendo las cuentas contables correspondientes establecidas para el efecto en el RCP. La factibilidad de reconocer el servicio recibido en otro rubro contable diferente al gasto no es posible, en razón a que la naturaleza misma del contrato y las características establecidas para el servicio, dentro de las cuales se encuentra

“tiempo real”, dan la pauta para el reconocimiento del hecho económico que se analiza, en el sentido en que forma parte integral del servicio que brinda momento a momento el Sistema de Transporte y que su ausencia o falla podría causar traumatismos significativos. En relación con el contenido de esta comunicación, es importante señalar que la Corte Constitucional, mediante sentencia C-487 de 1997, determinó que las normas y conceptos emitidos por la Contaduría General de la Nación son de carácter vinculante y, en consecuencia, de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades sujetas a la aplicación de la Regulación Contable Pública. Ello en atención a lo establecido en el artículo 354 de la Constitución Política Nacional y la Ley 298 de 1996, en las que se indica que esa entidad tiene la competencia exclusiva para la expedición de normas contables de carácter técnico y procedimental que deben aplicar las entidades que conforman el sector público. Por tanto, la única autoridad doctrinaria en esa materia es la Contaduría General de la Nación, actividad que cumple mediante la emisión de conceptos que ayudan a la interpretación de dicha regulación, lo que significa que los conceptos expedidos por la Dirección Distrital de Contabilidad, de conformidad con el artículo 25 del Decreto Ley 01 de 1984 (C.C.A.), corresponden al criterio de este Despacho sobre un tema específico objeto de consulta y se entregan por requerimiento de la entidad en cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 9º del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2. Por tanto, éstos no son de obligatorio cumplimiento.

38


19 de marzo de 2009

TEMA: Modificación a los Estados Contables En atención a su solicitud enviada por correo electrónico sobre la necesidad de cambiar los estados contables a 31 de diciembre de 2008, damos respuesta en los siguientes términos:

CONSULTA “Como es bien sabido por usted, el Hospital tuvo que rehacer la información contable del año 2008, en consecuencia de la pérdida de la misma, razón por la cual una vez cerrada la vigencia y entregados los informes se ha detectado un error de clasificación en las cuentas de costos y gastos. Por lo anterior, la suma de $2.391 millones fueron registrados en la cuenta de Remuneración Servicios Técnicos fueron dejados en el gasto administrativo, teniendo que ser distribuidos en el costo de producción. Una vez analizada la información acudo a usted con el fin de que conceptúe sobre la relevancia o no de dar alcance a los estados contables para subsanar tal error de clasificación, toda vez que la cifra, sin dejar de ser considerable no cambia el resultado del ejercicio”.

RESPUESTA En principio es importante aclarar de conformidad con el Régimen de Contabilidad Pública que los hechos posteriores al cierre hacen referencia a la información conocida entre la fecha de cierre y la de emisión o presentación de los estados contables, que suministre evidencia adicional sobre condiciones existentes antes de la fecha de cierre, entendiéndose por ésta la que corresponde al último día del periodo con el cual están relacionados los estados contables básicos y corresponde al 31 de diciembre. Así mismo, es importante indicar que la fecha de autorización para la emisión de los Estados Contables Básicos corresponde a la fecha en que los estados contables han recibido aprobación del máximo órgano corporativo de dirección de la empresa.

1

Ahora bien, y para determinar si la información conocida sobre hechos posteriores al cierre debe ser registrada en el periodo objeto de cierre, se debe tener en cuenta lo expresado en el párrafo 405 del Régimen de Contabilidad Pública.

1 Párrafo 401 del Régimen de Contabilidad Pública

39

“405. Los hechos que por su materialidad pueden afectar las decisiones de los usuarios, basados en la información contenida en los estados contables del período objeto de cierre”.

Por lo anterior, y dado el hecho posterior relacionado en la consulta, este Despacho considera que el no realizar la respectiva reclasificación del gasto al costo afecte de manera significativa una decisión que se tenga que tomar al interior del hospital. Sin embargo, quien tiene la potestad de incluir tal evento en los estados contables con corte al 31 de diciembre de 2008 es la Junta Directiva del Hospital como máximo órgano corporativo de dirección.

CONCLUSION La Junta Directiva del Hospital, si lo considera pertinente, una vez se le presenten los estados contables con corte a 31 de diciembre para su evaluación, puede ordenar su modificación, independientemente que éstos se hayan presentado oficialmente a diferentes instancias. Ello teniendo en cuenta el principio de contabilidad pública denominado “hechos posteriores al cierre”, si considera que de no efectuarse el ajuste la información contenida en el Estado de la Actividad Económica, financiera y social induce a una interpretación errada de la gestión realizada y que ello probablemente puede incidir de manera significativa en las decisiones de dicho órgano. Sobre los conceptos emitidos por la Contaduría General de la Nación, la Corte Constitucional, mediante sentencia C-487 de 1997, determinó que las normas y conceptos emitidos por esa entidad son de carácter vinculante y, en consecuencia, de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades sujetas a la aplicación de la Regulación Contable Pública. Ello en atención a lo establecido en el artículo 354 de la Constitución Política Nacional y la Ley 298 de 1996, en las que se indica que esa entidad tiene la competencia exclusiva para la expedición de normas contables de carácter técnico y procedimental que deben aplicar las entidades que conforman el sector público. Es decir, que la única autoridad doctrinaria en esa materia es la Contaduría General de la Nación, actividad que cumple mediante la emisión de conceptos que ayudan a la interpretación de dicha regulación.

40


27 de marzo de 2009

RADICADO No. IE 9207

TEMA: IVA retenido en operaciones con el régimen simplificado En atención al memorando radicado con el número 2009IE4286, relacionado con: “Para dar cumplimiento a la resolución 3847 del 30 de abril de 2008, expedida por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, la Dirección Distrital de Tesorería debe presentar la información exógena correspondiente a la vigencia 2008 y dado que en el renglón 54 se debe reportar el IVA retenido en operaciones del Régimen simplificado, que a la fecha se ha declarado en ceros por no contabilizar dicho concepto, se requiere de la manera más respetuosa definir el tema del IVA régimen simplificado. Es de aclarar que para los conceptos de arrendamientos, venta de fotocopias y pago de delegados se declaran como retenciones de IVA.” RESPUESTA: La resolución No. 003847 expedida el 30 abril de 2008, por la cual se establece para el año gravable 2008, el grupo de personas naturales, personas jurídicas, sociedades y asimiladas, y demás entidades, que deben suministrar la información a que se refieren los literales a), b), c), d), e), f), h), i) y k) del artículo 631 del Estatuto Tributario y el Decreto 1738 de 1998 a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales; señala el contenido y características técnicas para la presentación y fija los plazos para la entrega, en los siguientes términos: ARTICULO 1. Sujetos obligados a presentar información por el año gravable 2008. (…) h) Los entes públicos del nivel nacional y territorial de los órdenes central y descentralizado contemplados en el artículo 22 del Estatuto Tributario, no obligados a presentar Declaración de Ingresos y Patrimonio independientemente del monto de sus ingresos. ARTICULO 2. Información a suministrar por parte de los obligados. (…) h) Los entes públicos del nivel nacional y territorial, de los órdenes central y descentralizado, señalados en el literal h) del artículo 1º de la presente Resolución, están obligados a suministrar la información de que tratan los literales b) y e) del artículo 631 del Estatuto Tributario.” El artículo 631 del Estatuto Tributario establece: “Para estudios y cruces de información. Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 684 y demás normas que regulan las facultades de la Administración de Impuestos, el Director de Impuestos

41

Nacionales podrá solicitar a las personas o entidades, contribuyentes y no contribuyentes, una o varias de las siguientes informaciones, con el fin de efectuar los estudios y cruces de información necesarios para el debido control de los tributos: (…) b) Apellidos y nombres o razón social y NIT de cada una de las personas o entidades a quienes se les practicó retención en la fuente, con indicación del concepto, valor del pago o abono sujeto a retención, y valor retenido; (...) e) Modificado L.223/95, art.133. Apellidos y nombres o razón social y NIT de cada uno de los beneficiarios de pagos o abonos, que constituyan costo, deducción o den derecho a impuesto descontable, incluida la compra de activos fijos o movibles, en los casos en los cuales el valor acumulado del pago o abono en el respectivo año gravable sea superior a diez millones de pesos ($10´000.000 base año gravable de 1995 para el año gravable 2008: igual o superior a $500.000 (resolución 7612 de 2008), o igual o superior a diez millones de pesos ($10.000.000) por pagos o abonos en cuenta por conceptos de salarios y demás remuneraciones laborales, honorarios, comisiones, servicios y otros pagos devengados por el trabajador (resolución 003847 de 2008) con indicación del concepto, retención en la fuente practicada e impuesto descontable.” Por lo anterior si durante el año 2008 no reportó el IVA retenido en operaciones con el régimen simplificado y se declaró en ceros el renglón 54 de la declaración Bimestral del Impuesto sobre las Ventas- IVA no debe reportar el concepto 2319 del formato 1002 versión 7. Para las retenciones de IVA practicadas por los conceptos de arrendamientos, venta de fotocopias y pago de delegados que se declaran como retenciones de IVA en la Declaración Mensual de retenciones en la fuente deben reportarse en el concepto 2318 del formato 1002 versión 7.

IVA CON RÉGIMEN SIMPLIFICADO

Para definir el tema del IVA por operaciones con el régimen simplificado en los años 2007 y 2008 se efectuaron reuniones con la participación de la Dirección Distrital de Tesorería, Dirección Jurídica y Dirección Distrital de Contabilidad, dentro de las cuales se argumentó la posición de los participantes y del asesor tributario contratado por la Dirección Distrital de Contabilidad que expresó lo siguiente: RESPONSABILIDAD DE BOGOTA D. C. RESPECTO DEL IVA (…) “En el caso de ser Bogotá D. C. responsable del impuesto sobre las ventas porque desarrolla alguno de los hechos generadores del impuesto sobre las ventas como por ejemplo prestar servicios gravados, será responsable del impuesto sobre las ventas. Ser responsable del IVA no sería ningún problema de no ser por la responsabilidad que se origina del literal e) del artículo 437 del Estatuto Tributario por las adquisiciones de servicios a responsables del régimen simplificado que inmediatamente lo lleva a ser retenedor del impuesto sobre las ventas por estas adquisiciones.

42

(…) podríamos inferir calidad de Retenedor de IVA para Bogotá D. C. en tres situaciones: Por ser entidad estatal retiene por adquisiciones que haga a responsables del impuesto sobre las ventas que sean del Régimen Común. En el caso de contratar extranjeros sin residencia ni domicilio en el país para la prestación de servicios gravados, y En el caso de ser Responsable del Impuesto sobre las ventas necesariamente en el Régimen Común, será responsable del impuesto sobre las ventas por las compras que haga a los responsables del régimen simplificado. TRATAMIENTO DEL IVA RETENIDO POR COMPRAS AL REGIMEN SIMPLIFICADO (…) El impuesto sobre las ventas retenido por compras a responsables del régimen simplificado, podrá ser descontable en la medida que la adquisición que lo origina reúna los requisitos para ser descontable. (…) para que el IVA sea retenido, la adquisición que lo origina debe reunir los requisitos para que sea legalmente descontable como lo señalan los artículos 483 y 488: ARTÍCULO 483. Determinación del impuesto para los responsables del régimen común. El impuesto se determinará: a. En el caso de venta y prestación de servicios, por la diferencia entre el impuesto generado por las operaciones gravadas, y los impuestos descontables legalmente autorizados, y b. En la importación, aplicando en cada operación la tarifa del impuesto sobre la base gravable correspondiente (…) ARTÍCULO 488. Sólo son descontables los impuestos originados en operaciones que constituyan costo o gasto. Sólo otorga derecho a descuento, el impuesto sobre las ventas por las adquisiciones de bienes corporales muebles y servicios, y por las importaciones que, de acuerdo con las disposiciones del impuesto a la renta, resulten computables como costo o gasto de la empresa y que se destinen a las operaciones gravadas con el impuesto sobre las ventas. Si Bogotá D. C. llega a ser responsable del impuesto sobre las ventas por algunas actividades como prestar servicio de fotocopiadora, arrendar bienes inmuebles para fines diferentes a vivienda o cualquier otro servicio, esta condición de responsable del IVA del régimen común lo convierte en Agente Retenedor por todas las compras que haga a responsables del régimen simplificado y este IVA retenido en su inmensa mayoría será mayor valor de la adquisición, es decir, constituye un mayor gasto de Bogotá D. C.

43

Hacer ese cálculo es muy difícil pero en términos generales se puede decir de la siguiente manera: Todas las compras de bienes gravados o de servicios gravados a responsables del régimen simplificado implican un mayor valor equivalente al 8% (50% de la tarifa del IVA correspondiente) que deberá pagarse en la declaración mensual de retención y llevarse como mayor valor de la adquisición. Si el Distrito no es responsable del impuesto sobre las ventas no tendrá que hacer esta retención y sus gastos en cuanto a compras a responsables del régimen simplificado no se verían aumentados con ese 8%. (subrayado fuera de texto)

ALTERNATIVA PROPUESTA En el caso de quitar la responsabilidad a Bogotá D.C., y pasarla únicamente a la entidad que realiza la operación gravada, este tratamiento de retenedor por compras al régimen simplificado quedaría en cabeza de la entidad inscrita como responsable del impuesto sobre las ventas. OPERACIONES DE BOGOTA D. C. (…) En la generalidad de las operaciones de Bogotá D. C. (Podría uno pensar que el 99%) no es responsable del impuesto sobre las ventas, porque no corresponden a hechos generadores del impuesto sobre las ventas; mas sin embargo, dentro de sus actividades existen algunas que aunque sean mínimas, corresponden a hechos generadores del impuesto sobre las ventas, especialmente el hecho generador indicado en el literal c) del artículo 420 del Estatuto Tributario: “La prestación de servicios gravados en el territorio nacional” y que se señalan a continuación: INGRESO PARA PAGO DE DELEGADOS (…)En resumen, desde la secretaría de gobierno se reciben ingresos para pagar a los delegados que son funcionarios del Distrito que actúan en desarrollo de la función establecida por el Código de Policía para la supervisión de sorteos. Esa función que cumplen los funcionarios es remunerada además del sueldo normal como empleado de Bogotá Distrito Capital con el valor que se cobra a los empresarios de rifas, sorteos y concursos. Eso quiere decir que lo que se cobra gravado con IVA es para entregarle a los funcionarios que desarrollan esa labor de supervisión. Bogotá D. C. le da tratamiento a este valor como un ingreso no tributario como se lo ordena el decreto 883 de 2000 en su artículo segundo. Respecto de este valor que es en su totalidad para atender el gasto ocasionado por hacer el control que le ordena el Código de Policía, está considerado como un servicio gravado con IVA como queda establecido en el Decreto 774 de 1995 con sus modificaciones establecidas por el Decreto 883 de 2000

44

Siendo considerado como servicio gravado con IVA del 16%, no queda duda sobre la responsabilidad del IVA en cabeza de Bogotá D.C.

ALTERNATIVA PROPUESTA

Derogar el parágrafo del artículo 1 del Decreto 774 de diciembre 1 de 1995, expedido por el señor Alcalde de Bogotá D.C. en el cual se señala “Parágrafo: Esta tarifa será gravada con el IVA, el cual deberá ser declarado y consignado por la Secretaría de Hacienda – Tesorería Distrital” De la misma manera debe modificarse el parágrafo segundo del decreto 883 de 2000 que modificó el parágrafo del artículo 6 del Decreto 774 de 1995 en el sentido de no contemplar como ingreso de terceros lo correspondiente al pago de Iva-Delegados por no se cobrará IVA por este concepto ya que el valor cobrado a los operadores de los juegos es una tasa y no un servicio gravado con IVA.

INGRESO POR PAGO DE FOTOCOPIAS En algunas dependencias de Bogotá D. C. encontramos que se presta servicio de fotocopiadora (…) Esta operación descrita solamente como servicio de fotocopias sin duda hace que Bogotá D. C. sea responsable del impuesto sobre las ventas del Régimen Común. En otra dependencia de Bogotá D. C. encontramos cómo el servicio de fotocopiadora se maneja en forma diferente. Es el caso de la Secretará Distrital de Planeación, que contrata con un particular la prestación del servicio de fotocopiadora. De tal forma, es un particular el que presta el servicio de fotocopiadora a la Secretaría Distrital de Planeación, por lo tanto no es Bogotá D. C. la que presta este servicio gravado con impuesto sobre las ventas, sino un particular. Por lo anterior, podemos concluir que Bogotá D. C. si es responsable del IVA por desarrollar esta actividad de prestador de servicios gravados con IVA.


Para que el Distrito no sea responsable del impuesto sobre las ventas debe buscar el mecanismo dado por Planeación Distrital, en el sentido de tener un particular que preste este servicio dentro de las instalaciones del Distrito pero que no se preste este servicio, gravado, a particulares.

INGRESOS POR COSTO DE RECAUDO DE CARTERA (vía libranza a través de

nómina) Proyecta la Secretaría Distrital de Hacienda cobrar un valor por atender el recaudo de cartera y procesamiento de datos. El artículo Noveno del proyecto de decreto establece:

45

“Tratándose de un negocio particular entre un servidor público y una entidad privada, y que para el manejo de libranzas y giro de los créditos a cada entidad, se emplean recursos del erario y talento humano con dedicación exclusiva para tal fin, generando costos de operación, codificación, procesamiento de datos; para tal fin las cooperativas, fondos de empleados, entidades financieras y compañías de seguros, pagarán a la Dirección Distrital de Tesorería lo establecido en el parágrafo único de este artículo. PARAGRAFO._ El valor de los costos de operación, codificación y procesamiento de datos de cooperativas, fondos de empleados, entidades financieras y compañías de seguros, será un porcentaje mensual del total de las operaciones de recaudo de cartera así: Cooperativas: 1,5%; entidades financieras: 1,0%; Asociaciones: 0,5% y compañías de seguros: 1,0%” De llevarse adelante este Decreto, estaría Bogotá D. C. prestando servicio gravado en los términos del artículo 1 del Decreto 1372 de 1992 y eso lo haría responsable del IVA; en este momento se está haciendo lo mismo pero no constituye servicio porque no se genera contraprestación. Al cobrar una comisión por esta actividad inmediatamente desarrollaría el hecho generador que haría que Bogotá D. C. sea responsable del impuesto sobre las ventas.


Seguir sin el cobro de la comisión que pondría a Bogotá D.C. en condición de

responsable del impuesto sobre las ventas con la consecuencia gravosa de ser

retenedor por compras al Régimen simplificado. Sin ninguna duda sería mucho

mayor el efecto en el gasto del presupuesto de Bogotá D.C. por compras al

Régimen simplificado que lo que recaudaría por este servicio gravado.

ACTIVIDADES DEL ARCHIVO DEL DISTRITO IMPRESIÓN DE LIBROS Se plantea como de vital importancia para la Biblioteca hacer la impresión de algunas obras y comercializarlas, sobre lo cual, vemos que también se traería una responsabilidad para Bogotá D. C. de la siguiente manera: Libros y revistas de carácter científico y cultural BIENES EXENTOS Están exentos del IVA los libros de carácter científico y cultural (Art. 478 E. T.) Para el efecto, todos los libros son de carácter científico y cultural excepto los que el artículo 2 de la Ley 98 de 1993 (libros y revistas de horóscopos, fotonovelas, tiras cómicas, historietas gráficas, juegos de azar fotonovelas y pornografía), los cuales quedan gravados al 16%. En consecuencia: los libros que edita el Distrito en principio están exentos.

46

OPERACIONES CON BIENES EXENTOS Cuando se habla de operaciones exentas, la persona que realiza esta operación, (productor de bienes exento y exportador) adquiere la responsabilidad frente al impuesto sobre las ventas para tomar los impuestos descontables y al vender recauda cero y de esta manera hace que el bien exento al consumidor lleve cero impuesto sobre las ventas; por lo tanto, le resulta saldo a favor para pedir devolución, pero, por ser responsable debe retener por compras al régimen simplificado y se descuenta respecto de las adquisiciones para la operación exenta y como mayor valor del costo las retenciones por las demás adquisiciones. (subrayado fuera de texto) PRODUCCIÓN DE LIBROS EXENTOS En la producción de libros pueden existir dos personas que intervienen en el proceso: EL EDITOR: Es la persona responsable de la producción del libro, quien adquiere los derechos para la explotación de la obra. Debe tramitar el ISBN para efectos de los derechos de autor. EL IMPRESOR: Es la persona que hace la reproducción mecánica. Ambos son productores en forma independiente pero ambas actividades pueden estar en cabeza de una sola persona. Tanto el editor como el impresor son responsables del impuesto sobre las ventas, eso implica que deben presentar declaración del IVA y cumplir obligaciones como retener por compras al Régimen Simplificado y facturar, entre otras obligaciones Es importante saber que si una entidad como el Distrito únicamente elabora documentos para conocimiento de sus funcionarios no es responsable del IVA; en cambio si destina producción para vender a terceros adquiere la condición de responsable. No podemos olvidar que para efectos del Impuesto sobre las Ventas, donar o regalar es vender. (subrayado fuera de texto). COMERCIALIZACIÓN DE BIENES EXENTOS Las personas que compran libros exentos para venderlos no son responsables del IVA, por lo tanto, no tienen obligaciones fiscales respecto del IVA. (Art. 439 E. T.)

ALTERNATIVA PROPUESTA:

Comercializar los libros por intermedio del Archivo, pero no debe ser productor del libro ni en condición de editor ni en condición de impresor. OTROS SERVICIOS DEL ARCHIVO DISTRITAL: CAFETERÍA Y PARQUEADEROS

47

De la misma manera, si Bogotá D. C. en alguna de sus dependencias realiza operaciones gravadas como son la prestación de servicios de cafetería o parqueaderos, es responsable del IVA y en consecuencia retenedor por compras al régimen simplificado.

ALTERNATIVA PROPUESTA.

Obtener NIT y RUT para la entidad que realiza esas operaciones gravadas. De esta manera sólo se afectarían las operaciones que adelante la entidad responsable y no todas las operaciones de Bogotá D. C. Lo anterior implicaría que el Archivo del Distrito tendría que presentar declaraciones de IVA por las operaciones que realice en condición de responsable del IVA para lo cual tendría que obtenerse en forma independiente la información para presentar la declaración.

EFECTO DE LA RESPONSABILIDAD DE BOGOTÁ D. C. Teniendo en cuenta que Bogotá D. C. es responsable del impuesto sobre las ventas, además de estar en la obligación de presentar declaraciones de IVA en forma Bimestral, sin ninguna duda, se convierte en retenedor por compras a los responsables del Régimen Simplificado.”

ARRENDAMIENTO DE INMUEBLES De conformidad con el artículo 468-3 del Estatuto Tributario, el arrendamiento de inmuebles para fines diferentes a vivienda, está gravado al 10%. Si Bogotá D. C. presta servicio de arrendamiento de inmuebles destinados a fines diferentes de vivienda, sería responsable del impuesto sobre las ventas. Igualmente el asesor tributario en oficio del 17 de septiembre de 2008 indica: “3. MANEJO DE RESP0NSABILIDADES DEL IVA EN FORMA INDEPENDIENTE EN CADA ENTIDAD O DEPENDENCIA PRESTADORA DE SERVICIOS a. Una propuesta de la viabilidad de solicitar NIT para cada una de las dependencias del nivel central y local de Distrito Capital, que por cuenta de la realización de operaciones gravadas conviertan a Bogotá D.c. en responsable del impuestos sobre las ventas, de manera que cada una de ellas se haga responsable de las obligaciones tributarias, sin afectar el resto del Distrito Capital. De conformidad con el Decreto 854 de noviembre 2 de 2001 sobre Delegaciones comunes y especiales en materia administrativa, el Sr. Alcalde de Bogotá D. C., en el capítulo I del Título II Artículo 13 sobre delegaciones comunes Decreta: “Delegar en los secretarios de Despacho, Directores de Departamento Administrativo y Gerente de la Unidad Ejecutiva de Servicios Públicos, el cumplimiento de las obligaciones sobre impuestos de los cuales sean sujetos pasivos y/o responsables”

48

Más adelante el mismo Decreto en el Capítulo II sobre Delegaciones Especiales en la Secretaría de Hacienda Artículo 13 numeral 3: Delegar en el Secretario de Hacienda las siguientes funciones: “La representación legal y administrativa de Bogotá, Distrito Capital, en los asuntos de carácter tributario que se deban surtir ante cualquiera de las dependencias de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN o la Entidad que haga sus veces. Para tal fin podrá constituir apoderados especiales para las correspondientes actuaciones administrativas y las derivadas de éstas que deban surtirse judicial y extrajudicialmente ante las instancias pertinentes.” Posteriormente, mediante Decreto 545 de 2006 por medio del cual se adopta la estructura interna y funcional de la Secretaría Distrital de Hacienda, en su artículo 54 dentro de las funciones de la Oficina de Pagaduría está la siguiente: Literal e) Dirigir, verificar y responder por la elaboración, declaración y pago de las obligaciones tributarias a cargo del tesoro distrital; al igual que el giro de los descuentos derivados de la nómina en los medios y oportunidad requeridos”

ALTERNATIVA PROPUESTA:

Estando la función de presentar las declaraciones tributarias en cabeza de la oficina de pagaduría, se debe presentar solicitud a la DIAN de asignación de NIT para el Departamento Administrativo del Espacio Público DADEP, (previo acuerdo con esta Entidad) para que mediante el diligenciamiento del RUT se clasifique a ésta entidad como Responsable del IVA. Con posterioridad, cancelar la responsabilidad frente al IVA para Bogotá D. C.” La última reunión se programó para el 4 de noviembre de 2008 en la sala de juntas de la Tesorería con la participación de: la Dirección Distrital de Presupuesto (no asistió), Dirección Distrital de Tesorería, Dirección Jurídica y Dirección Distrital de Contabilidad con el fin de unificar criterios relacionados con el manejo del IVA generado por el arrendamiento de bienes inmuebles y estudiar la propuesta de solicitar NIT para la dependencia que tiene a cargo la administración de la propiedad inmobiliaria de Bogotá D.C. (DADEP) para que se hiciera responsable de las obligaciones tributarias que genera el arrendamiento de inmuebles y no se vea afectado el presupuesto total de Bogotá Distrito Capital, recomendación que la tesorería no consideró viable. Le reiteramos que estamos dispuestos a discutir el tema, sin embargo, no somos competentes de tomar una decisión.

49


01 de abril de 2009


TEMA: Destrucción de software y de licencias que se encuentran en CD En atención a su solicitud según radicado 2008ER13415, recibida vía correo electrónico en el que consulta sobre el procedimiento para la destrucción de software y de licencias, precisamos. CONSULTA “De manera atenta me permito solicitar el procedimiento respectivo a la destrucción de software y de las licencias (CD), preguntas: Quienes son los responsables de realizar este procedimiento? Cuáles son los requisitos para realizarlos? Cómo se destruyen?” RESPUESTA El Régimen de Contabilidad Pública en las Normas Técnicas de Contabilidad Pública relativas a los activos, en relación con el tema de otros activos y en especial con las licencias y software determina lo siguiente: “189. Noción. Comprenden los recursos, tangibles e intangibles, que son complementarios para el cumplimiento de las funciones de cometido estatal de la entidad contable pública o están asociados a su administración, en función de situaciones tales como posesión, titularidad, modalidad especial de adquisición, destinación, o su capacidad para generar beneficios o servicios futuros. 199. El valor de los intangibles adquiridos y los desarrollados se amortizará durante el lapso que corresponda a la recuperación de la inversión en que se incurrió, el período en que se obtendrá el potencial de servicios o los beneficios económicos esperados por efectos de su explotación o la duración del amparo legal o contractual de los derechos otorgados, debiendo reconocerse como gasto, costo o menor valor del patrimonio, según corresponda” De acuerdo con lo antes expuesto, para proceder a destruir dichos bienes, la entidad debe tener reconocido previamente como un activo dentro de las cuentas del balance el valor del software y de las licencias, en las subcuentas 197007 Licencias y 197008

50

Software y por consiguiente la amortización en las subcuentas 197507 Licencias y 197508 Software. El software y las licencias son bienes intangibles, es decir, se trata de elementos inmateriales o sin apariencia física, que pueden identificarse y controlarse. No obstante, dado que la entidad tiene ese software copiado en CDs, manuales impresos u otros medios físicos, que en su oportunidad fueron recibidos de los proveedores y, la decisión es darlos de baja, se deberá proceder a su retiro definitivo tanto física como de los registros contables, almacén e inventarios, por no estar en condiciones de seguir prestando el servicio por diferentes causas y su destino final será la destrucción. Para determinar la baja de esta clase de bienes, consideramos pertinente la intervención de la oficina de sistemas de la entidad como soporte técnico o, a falta de esta, de un perito que certifique o expida concepto o criterio técnico para tomar tal determinación. Con tal concepto, la oficina responsable del control de los bienes en la entidad, el funcionario que haga sus veces, o el almacenista, elaborarán el comprobante de egreso por baja y se indicará el destino final que para el caso debe ser la destrucción. Con el comprobante de egreso, las áreas de almacén y contabilidad efectuarán los correspondientes registros. Paso seguido, se procederá a la destrucción tanto del software como de las licencias en CD, documentos impresos, u otro medio físico, evento que se puede llevar a cabo en acción conjunta entre la oficina responsable del control de los bienes y la oficina de Control Interno, de cuyo proceso, si la entidad lo prefiere, se debe elaborar un acta en la cual conste el proceso realizado. La responsabilidad en relación con el procedimiento de destrucción, consideramos que debe recaer en la oficina que tiene a cargo el control de los bienes en la entidad, o el funcionario que haga sus veces y el almacenista. La oficina de Control Interno, puede participar como veedora del mismo, verificando y evaluando los métodos adoptados para que se realicen de acuerdo con las metas y políticas trazadas por la entidad. En cuanto a su interrogante de cómo se destruyen, consideramos que la entidad debe decidir qué hacer con ellos. Sin embargo, si están en CD, solo bastará con borrar la información que ellos almacenan. En cuanto a los medios impresos y similares, deberán disponer lo pertinente para la destrucción correspondiente, de tal forma que puedan ser reciclados. Ahora bien, si están instalados en máquinas, se deberán eliminar los archivos mediante la desinstalación previendo que no puedan reutilizarse o si fueron suministrados por un proveedor, este deberá determinar si requiere su devolución o indicará qué hacer con ellos. Sobre el tema de las licencias y del software, cada entidad debe generar políticas permanentes de verificación, custodia y destrucción, cuando por avances tecnológicos éstos bienes se vuelven obsoletos. CONCLUSIONES

51

La responsabilidad en relación con el procedimiento de destrucción, consideramos que debe recaer en la oficina que tiene a cargo el control de los bienes en la entidad, o el funcionario que haga sus veces y el almacenista. La oficina de Control Interno, puede participar como veedora del mismo, verificando y evaluando los métodos adoptados para que se realicen de acuerdo con las metas y políticas trazadas por la entidad.

Como requisitos se debe tener presente que la entidad tenga registrado dentro de

las cuentas del balance el valor del software y de las licencias en las subcuentas 197007 Licencias y 197008 Software y por consiguiente la amortización en las subcuentas 197507 Licencias y 197508 Software, y que se autorice la baja en la que quedará determinado el destino final que para el caso tratado deberá ser la destrucción.

En cuanto a su interrogante de cómo se destruyen, consideramos que la entidad

debe decidir qué hacer con ellos. Sin embargo, si están en CD, solo bastará con borrar la información que ellos almacenan. En cuanto a los medios impresos y similares, deberán disponer lo pertinente para la destrucción correspondiente, de tal forma que puedan ser reciclados. Ahora bien, si están instalados en máquinas, se deberán eliminar los archivos mediante la desinstalación previendo que no puedan reutilizarse o si fueron suministrados por un proveedor, este deberá determinar si requiere su devolución o indicará qué hacer con ellos.

La Contaduría General de la Nación es el máximo órgano rector en materia contable pública en Colombia, por consiguiente las normas y conceptos emitidos por esa entidad son de carácter vinculante y, en consecuencia, de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades sujetas a la aplicación de la Regulación Contable Pública. Por lo expuesto se debe tener presente que los conceptos de la Dirección Distrital de Contabilidad, se expiden en atención a lo preceptuado por el artículo 25 del Decreto Ley 01 de 1984 (C.C.A.), y son emitidos en virtud de lo dispuesto por el artículo 9º del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2; por tanto, no son de obligatorio cumplimiento.

52


03 de abril de 2009


TEMA: Traslado de bienes a otras entidades En atención a su solicitud sobre la entrega de propiedades, planta y equipo tanto a entidades del sector público como privado, precisamos: CONSULTA “Solicito nos indique si la entidad que represento puede donar, ceder, traspasar o trasladar bienes servibles no utilizables u obsoletos, o tipificados como inservibles a entidades públicas que no pertenecen al Distrito Capital o a entidades de naturaleza privada como los Cuerpos de Bomberos Voluntarios. En caso afirmativo, ruego nos indique el procedimiento que debe adelantarse para el efecto.

Debo precisar que descartamos la venta de tales bienes por el sistema de martillo, por las implicaciones que puede tener el destino o uso que pueda dárseles a tales bienes por quienes los adquieran” RESPUESTA Es importante tener en cuenta que la Dirección Distrital de Contabilidad no tiene competencia alguna para emitir una opinión jurídica sobre la legalidad o no de entregar bienes a organizaciones sin ánimo de lucro o a entidades jurídicas de carácter privado. Esto de acuerdo con el Decreto 545 de diciembre de 2006 Artículo 56° literal i), tiene competencia sólo para “emitir conceptos y absolver consultas sobre los asuntos relacionados con la contabilidad y los estados contables distritales” Por lo anterior, una opinión profesional en ese sentido debe requerirse a la dependencia interna encargada del área jurídica en esa entidad o a la Dirección Jurídica Distrital – Secretaría General de la Alcaldía Mayor. Sobre este tema, la Dirección Jurídica de la Secretaría de Hacienda emitió el concepto 2009IE6934 del 11 de marzo de 2009, referente a la enajenación de bienes muebles inservibles, obsoletos o no explotados, del cual anexamos fotocopia, por considerar que puede ilustrar al respecto. De otra parte, si la decisión es entregar dichos bienes a otra entidad pública, previamente es indispensable establecer que dichos elementos no son necesarios

53

para el servicio de la entidad por ser obsoletos, inservibles, por decisiones administrativas u otra causa justificable. La forma de hacerlo está establecida en el numeral 24 del Procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de los hechos relacionados con las propiedades, planta y equipo contenido en el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública. Cuando se realiza la entrega de propiedades, planta y equipo entre entidades contables públicas, no se debe entender como una donación sino como un “traslado de bienes”. Dicha operación se legaliza mediante el comprobante de salida e ingreso del almacén o bodega de las entidades involucradas, acompañado del acta suscrita por los funcionarios encargados de la administración de los bienes. CONCLUSIONES Cuando se realiza la entrega de propiedades, planta y equipo entre entidades

contables públicas, no se debe entender como una donación sino como un “traslado de bienes”. Dicha operación se legaliza mediante el comprobante de salida e ingreso del almacén o bodega de las entidades involucradas, acompañado del acta suscrita por los funcionarios encargados de la administración de los bienes.

Para la entrega de bienes a organizaciones sin ánimo de lucro o a entidades de

carácter privado, se debe solicitar el concepto a la dependencia interna encargada del área jurídica en esa entidad o a la Dirección Jurídica Distrital – Secretaría General de la Alcaldía Mayor.

Se debe tener presente que los conceptos de la Dirección Distrital de Contabilidad, se expiden en atención a lo preceptuado por el artículo 25 del Decreto Ley 01 de 1984 (C.C.A.), y son emitidos en virtud de lo dispuesto por el artículo 9º del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2; por tanto, no son de obligatorio cumplimiento.

54


07 de abril de 2009


TEMA: Base para el cálculo de retenciones en la fuente e ICA a los ediles En atención a su solicitud relacionada con el tema de la realización de retención en la fuente y del ICA y actualizaciones a realizar a falta de los aportes parafiscales para los pagos a los señores Ediles de la Localidad de Usme, es importante aclarar que la Dirección Distrital de Contabilidad no es autoridad doctrinaria en materia de impuestos, de conformidad con lo establecido en el artículo 11 del Decreto 1265 de 1999 y el artículo 1° de la Resolución 5467 del 15 de junio de 2001, corresponde a la oficina jurídica de la DIAN determinar y mantener la unidad doctrinaria y absolver las consultas que se formulen sobre interpretación y aplicación de las normas tributarias de carácter nacional y de acuerdo con los literales b y c del artículo 30 del Decreto Distrital 545 del 29 de diciembre de 2006, compete a la Dirección Distrital de Impuestos interpretar de manera general y abstracta la aplicación de las normas tributarias distritales. Sin embargo, damos respuesta en los siguientes términos: CONSULTA “(…) he tenido inconvenientes en la liquidación de las retenciones para el correspondiente pago, debido a que algunos de los señores Ediles no aportan a Seguridad y/o Pensión o aportan por debajo del valor del cual están obligados. (…) A la fecha no he obtenido respuesta favorable por la gran mayoría de los señores ediles, reiterando que los aportes parafiscales aportados por ellos, son inferiores al valor real, o no pagan, o no remiten el informe de las liquidaciones” RESPUESTA: La Dirección de Contabilidad no es competente para emitir conceptos sobre los aportes por salud y pensión que efectúan los Ediles al Sistema General de Seguridad Social, En los documentos que usted anexa a la solicitud de concepto, en los folio 15, 16, 17 y 18, la Jefe de la Oficina Asesora Jurídica y de Apoyo Legislativo del Ministerio de la Protección Social en concepto emitido, indica: “(…) Así las cosas se estableció a cargo del Fondo de Desarrollo Local y a favor de los ediles el derecho a un seguro de vida equivalente a 300 salarios mínimos mensuales y a un seguro de salud, el que será contratado con una compañía de seguros debidamente autorizada por la superintendencia Financiera de Colombia.

55

No obstante debe indicarse que en la medida que la ley 100 de 1993 fue norma posterior al Estatuto Orgánico del Distrito Capital, se hace necesario armonizar ambas normas, señalando que si bien es cierto, tanto para los señores concejales de Bogotá como sus ediles, no se previó su afiliación al Régimen Contributivo en Salud, el principio de universalidad plasmado en el ordenamiento superior y que sustenta el Sistema Integral de Seguridad social, establece que el mismo se aplica a todos los habitantes del territorio colombiano y en esa misma medida, la cobertura familiar incluida en el POS debería ser objeto de inclusión en la póliza en salud para tales servidores. (…)en consecuencia los ediles son afiliados obligatorios al Sistema General de Pensiones cotizando como trabajadores independientes y su ingreso base de cotización no podrá ser inferior a un (1) salario mínimo y en todo caso, el mismo deberá guardar correspondencia con los ingresos efectivamente percibidos, correspondiendo el valor resultante de sumar el total de los honorarios anuales que reciben por la asistencia a las sesiones ordinarias dividido por 12”. Igualmente en los folios 23, 24 y 25 anexos, la jefe de la Oficina Asesora Jurídica de la Secretaría de Gobierno mediante memorando dirigido a los alcaldes locales y coordinadores administrativos y financieros resuelve los interrogantes sobre seguridad social de los Ediles Distritales, indicando: “(…) El Decreto Nacional 510 de 2003

1

determina que de conformidad con lo previsto por el artículo 15 de la Ley 100 de 1993 modificada por el artículo 3° de la Ley 797 de 2003, las personas naturales que presten directamente servicios al Estado o a las entidades o empresas del sector privado que adopten, deberán estar afiliadas al Sistema General de Pensiones. (…)Así las cosas tenemos que, de acuerdo a la clasificación de la Ley los Ediles al igual que los Concejales hacen parte del sistema de seguridad social integral como afiliados, mediante el régimen contributivo. El Ministerio de Protección Social a través de concepto escrito ha precisado que la póliza de salud es asimilada al POS siempre y cuando tenga las mismas coberturas de éste. (…)De acuerdo a lo concertado con el Ministerio de Protección Social, actualmente nos encontramos trabajando en conjunto con la Secretaría Distrital de Hacienda y la Secretaría General de la Alcaldía Mayor en el proyecto de reglamentación; a su vez, internamente el Viceministerio está unificando su criterio frente al IBC y generando en la planilla PILA la facilidad de pago.” Concluye: “entretanto los honorarios causados por los señores Ediles por la asistencia a las sesiones según lo establecido en el artículo 72 del Decreto-Ley 1421 de 1993, deben seguir su curso normal de pago.” Por lo anterior, consideramos pertinente seguir la instrucción dada por la Oficina Jurídica de la Secretaría de Gobierno, mientras se establece la reglamentación

1 Por medio del cual se reglamentan parcialmente los artículos 3|°, 5°, 7°, 8°, 9°, 10° y 14 de la Ley 797 de 2003

56

correspondiente. Aclarando que la definición no es competencia de la Dirección Distrital de Contabilidad. CONSULTA: “Igualmente, es importante, se sirva puntualizar si para ellos opera igual como a los contratistas, la disminución de los aportes parafiscales, a la base que se toma para la liquidación de la retención en la fuente.” RESPUESTA: Los conceptos expedidos por la DIAN radican en la interpretación general y abstracta de las normas tributarias de carácter nacional, al tenor de lo previsto en el artículo 11 del Decreto 1265 de 1999, en concordancia con el artículo 10° de la Resolución 1618 del 22 de febrero de 2006. El artículo 264 de la Ley 223/95 establece: “Los contribuyentes que actúen con base en conceptos escritos por la subdirección jurídica de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales podrán sustentar sus actuaciones en la vía gubernativa y en la jurisdicción con base en los mismos. Durante el tiempo en que tales conceptos se encuentren vigentes, las actuaciones tributarias realizadas a su amparo no podrán ser objetadas por las autoridades tributarias”. El concepto No. 066667 precisa el alcance del Concepto No. 043973 del 2 de mayo de 2008, respecto del tratamiento de los aportes obligatorios para salud que hace el trabajador independiente, y la Sentencia C - 711 de 2001 de la H Corte Constitucional, precisó que los aportes a salud y pensión son aportes parafiscales, por tanto se pueden deducir de la base para calcular la retención en la fuente. Teniendo en cuenta el tratamiento especial de los Ediles, quienes se encuentran amparados por una póliza de salud con cargo al presupuesto de la corporación, consideramos que el concepto no aplicaría por cuanto los aportes son asumidos por el Fondo de Desarrollo Local. Para los Ediles que, además de la póliza en salud, efectúan aportes obligatorios al Sistema General de Seguridad Social en Salud, aplica el descuento de la base de retención en la fuente. Igual tratamiento opera para los Ediles que realizan aportes obligatorios a pensión, éstos se deben deducir de la base de retención. CONSULTA: “También, es significativo, establecer si para la retención de ICA, opera la liquidación igual como para la retención en la fuente, o sea, se deben disminuir la contribución para fiscal, a la base que se le debe aplicar la retención, (…)”

57

Con relación al tema de ICA, el 16 de febrero de 2009, el Fondo de Desarrollo Local de Usme recibió copia de nuestro memorando 2009IE3880 (folio 22 de la presente consulta), documento con el que remitimos a la Subdirectora Jurídico Tributaria de la Dirección Distrital de Impuestos su solicitud. El 26 de marzo la Alcaldía Local de Usme, recibió respuesta del Subdirector Jurídico Tributario ( E ), radicado Número 2009EE37333 del 18 de marzo de 2009. CONSULTA: (…)”Agradezco el favor se determine en forma general, el valor que deben aportar los señores ediles y qué actuaciones se deben realizar a falta de los mismos o qué se debe hacer cuando se encuentren inconsistencias”. RESPUESTA: Este Despacho no tiene competencia legal para establecer los valores que deben aportar los Ediles. De conformidad con lo expresado en los conceptos que adjuntan, allí se indica que algunas dependencias distritales que tienen facultad para ello se encuentran estudiando el tema; por tanto, recomendamos esperar el pronunciamiento respectivo. CONCLUSIONES

Los Ediles son servidores públicos, no se encuentran vinculados con el Estado por una relación de carácter laboral, devengan honorarios con cargo al Fondo de Desarrollo Local. La calidad de honorarios a los ingresos obtenidos, permite darles el tratamiento de independientes. El concepto 066667 expedido por la DIAN establece que para determinar la base de retención en la fuente puede descontar los aportes obligatorios efectuados por los trabajadores independientes.

Los Ediles cuentan con un régimen especial en salud y no están obligados a efectuar aportes, por tanto los ediles que además de encontrarse amparados por la póliza de salud, realizan aportes obligatorios para salud y pensión, éstos pueden descontarse de la base de retención en la fuente.

La base para las retenciones del impuesto de industria y comercio en la jurisdicción del Distrito Capital de Bogotá, es la totalidad de los ingresos correspondientes a cada operación.

2


2 Concepto 2009EE37333 140/18-03-09 – Subdirector Jurídico Tributario €

58


13 de abril de 2009


TEMA: Procedimiento para establecer el precio mínimo de venta de los bienes

recibidos en dación en pago

En respuesta a su memorando de radicado 2009IE6950, consideramos pertinente aclarar que este despacho no tiene competencia ni los conocimientos técnicos requeridos que nos permitan establecer razonablemente el precio mínimo de venta de los bienes recibidos en dación de pago. Sin embargo, nos permitimos realizar algunas sugerencias a tener en cuenta cuando se establezca el precio así: Para establecer el valor de realización de un bien, es necesario contar con el apoyo de personal idóneo. El valor de realización representa el importe en efectivo o el equivalente mediante el cual se espera sea convertido un activo o liquidado un pasivo, en condiciones normales.

1 Se tendrá como precio mínimo de venta el resultante del estudio de las

condiciones de mercado con el valor registrado en los libros contables de la entidad2.

El Régimen de Contabilidad Pública define el “Valor razonable” como el precio que se pagaría por un activo o el importe por el que se cancelaría un pasivo en una transacción realizada entre partes interesadas, conocedoras y que actúan en condiciones de independencia mutua. Este valor puede determinarse en un mercado activo o por medio de una metodología que tase dicho valor

3.

Mercado activo es el espacio de transacción en que fluyen y participan múltiples agentes y en donde los precios se forman por interacción de las fuerzas de la oferta y la demanda.

4

De igual forma el citado Régimen de Contabilidad Pública en el Manual de Procedimientos, capítulo III determina que “(…) el costo de reposición y el valor de realización pueden establecerse mediante avalúo técnico, el cual debe considerar, entre otros criterios, la ubicación, el estado, la capacidad productiva, la situación de mercado, el grado de negociabilidad, la obsolescencia y el deterioro que sufren los

1 Normas técnicas de Contabilidad Pública, párrafo 137

2 Decreto No. 4444 de 2008 – artículo 12

3 Normas técnicas de Contabilidad Pública, párrafo 138

4 Normas técnicas de Contabilidad Pública, párrafos 138 y 139

59

bienes. El costo de reposición también puede determinarse mediante precios de referencia publicados por organismos oficiales o especializados (…) La selección y aplicación de las metodologías para realizar el avalúo técnico debe tener en cuenta la relación costo-beneficio para la entidad contable pública, procurando evitar erogaciones significativas, para lo cual podrán efectuarse avalúos con personal de la entidad, con personas naturales o jurídicas o con el apoyo de otras entidades públicas, siempre que cuenten con la idoneidad y capacidad para su realización. Así mismo, deberá atender la expectativa inmediata de la administración, de acuerdo con la destinación prevista para el bien.”

5

5 Procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de hechos relacionados con las propiedades, planta y equipo

60


13 de abril de 2009


TEMA: Registro contable de mejoras en bienes de beneficio y uso público En atención a su solicitud según radicado 2008ER15673, en la que plantea algunos interrogantes relacionados con el registro contable que debe hacer el DADEP por las mejoras por aprovechamiento económico de las organizaciones privadas en el espacio público, precisamos:

CONSULTA “Registro inicial de las mejoras realizadas por el aprovechamiento económico de organizaciones privadas en el espacio público.

CUENTA DESCRIPCIÓN DÉBITO CRÉDITO

1720 Bienes de beneficio y uso público históricos y culturales entregados en administración

17200101 Bienes legalizados XX

3120 Donación

312001 En especie XX

De acuerdo con lo explicado anteriormente, las cuentas aquí mencionadas son las apropiadas para realizar esta contabilización? De no ser así. Existe otro manejo contable para el caso aquí expuesto? Para realizar registro en la contabilidad, que documentos debemos requerir a la organización que administra las zonas, para legalizar la incorporación de la mejora?”

RESPUESTA El numeral 9.1.1.6 del Plan General de Contabilidad Pública, el cual hace parte del Régimen de Contabilidad Pública, en lo relacionado con los Bienes de beneficio y uso público e históricos y culturales indica en el párrafo 179, que: “El mejoramiento y rehabilitación de los bienes de beneficio y uso público se reconoce como mayor valor de los bienes, y en consecuencia afectan el cálculo futuro de la amortización, teniendo en cuenta que aumentan la vida útil del bien, amplían su capacidad, la eficiencia operativa o mejoran la calidad de los servicios. El mantenimiento o conservación se reconoce como gasto”

61

De otra parte, en las descripciones y dinámicas de la cuenta 1720 Bienes de beneficio y uso público e históricos y culturales entregados en administración, indica que “Representa el valor de los bienes entregados a terceros para su administración, los cuales deben restituirse en las condiciones establecidas en los contratos que amparan la entrega de los mismos. La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran las cuentas 1710 – Bienes de beneficio y uso público en servicio y 1715- Bienes históricos y culturales” De acuerdo con lo anterior, si las obras y mejoras realizadas cumplen con las condiciones expuestas en el párrafo 179, se deben registrar como mayor valor de dichos bienes, utilizando para ello las siguientes cuentas.

Código Denominación Débito Crédito

17 Bienes de beneficio y uso público e históricos y culturales

1720 Bienes de beneficio y uso público e históricos y culturales entregados en administración

XX

1720xx Según corresponda

31 Hacienda pública

3125 Patrimonio público incorporado XX

312525 Bienes

De acuerdo con los términos de los contratos de administración, mantenimiento y aprovechamiento económico del espacio público suscritos entre el Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público con organizaciones comunitarias sin ánimo de lucro, cuyo objeto principal es generar proyectos de administración y mantenimiento sostenible de zonas de uso público del Distrito, entregando estas zonas, sin que tal entrega implique transferencia de dominio, ni derecho adquisitivo alguno y, según las obligaciones del contratista, los recursos obtenidos se reinvertirán en los mismos bienes. Ello significa que, al recibir tales bienes, la entidad registrará las mejoras como mayor valor de los bienes de beneficio y uso público entregados en administración. Por lo anterior, no consideramos pertinente reconocer la incorporación de las obras o mejoras en los Bienes de beneficio y uso público producto de tales contratos como los relacionados con su consulta en la cuenta 3120 Superávit por donación, por cuanto estos corresponden a una transacción en la que se exige tal contraprestación por parte del contratista, por tanto no se reciben de un tercero a título gratuito. Tales obras son el resultado de la utilización de recursos que sustancialmente son públicos, pues con ellos se compensa al Distrito Capital por la explotación o usufructo del inmueble principal. Respecto al documento soporte para realizar los registros contables, es necesario tener en cuenta lo indicado por el Contador General de la Nación en la Resolución 357 de 2008, punto 3.7 Soportes documentales:

62

“La totalidad de las operaciones realizadas por la entidad contable pública deben estar respaldadas en documentos idóneos, de tal manera que la información registrada sea susceptible de verificación y comprobación exhaustiva o aleatoria. Por lo cual, no podrán registrarse contablemente los hechos económicos, financieros, sociales y ambientales que no se encuentren debidamente soportados”. En tal sentido, si en el contrato o convenio suscrito con la organización que administra dichos bienes de uso público no quedó estipulada la obligación de presentar reportes que pudiesen servir de respaldo para el reconocimiento contable, recomendamos levantar un “Acta” o documento equivalente, en la que se identifiquen todos los aspectos requeridos para tal efecto, especificando o detallando las obras o mejoras realizadas y su correspondiente valor, a la que podrá anexarse copia del convenio o contrato suscrito y, si existe y la entidad lo considera pertinente, copia del informe de gestión que el contratista presente periódicamente.

CONCLUSIONES No consideramos pertinente reconocer la incorporación de las obras o mejoras en

los Bienes de beneficio y uso público producto de tales contratos como los relacionados con su consulta en la cuenta 3120 Superávit por donación, por cuanto estos corresponden a una transacción en la que se exige tal contraprestación por parte del contratista, por tanto no se reciben de un tercero a título gratuito. Tales obras son el resultado de la utilización de recursos que sustancialmente son públicos, pues con ellos se compensa al Distrito Capital por la explotación o usufructo del inmueble principal.

En relación con el documento soporte idóneo para efectuar el registro contable, si

en el contrato o convenio suscrito con la organización que administra dichos bienes de uso público no quedó estipulada la obligación de presentar reportes que pudiesen servir de respaldo para el reconocimiento contable, recomendamos levantar un “Acta” o documento equivalente, en la que se identifiquen todos los aspectos requeridos para tal efecto, especificando o detallando las obras o mejoras realizadas y su correspondiente valor, a la que podrá anexarse copia del convenio o contrato suscrito y, si existe y la entidad lo considera pertinente, copia del informe de gestión que el contratista presente periódicamente.

Es conveniente tener en cuenta que la Contaduría General de la Nación es el máximo órgano rector en materia contable pública en Colombia. En tal sentido se pronunció la Corte Constitucional mediante sentencia C-487 de 1997, determinando que las normas y conceptos emitidos por esa entidad son de carácter vinculante y, en consecuencia, de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades sujetas a la aplicación de la Regulación Contable Pública. Por lo expuesto anteriormente, los conceptos de la Dirección Distrital de Contabilidad, se expiden en atención a lo preceptuado por el artículo 25 del Decreto Ley 01 de 1984 (C.C.A.), emitidos en virtud de lo dispuesto por el artículo 9º del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2; lo que significa que no son de obligatorio cumplimiento.

63


16 de abril de 2009


TEMA: Entidad que tiene el dominio y titularidad sobre el inmueble donde

funcionaba la antigua clínica Fray Bartolomé En atención a su consulta relacionada con la identificación de la entidad distrital que tiene el dominio y titularidad sobre el inmueble donde funcionaba la antigua CLINICA FRAY BARTOLOME DE LAS CASAS, me permito informarle lo siguiente: 1. Que el Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público

(DADEP) certificó que la propiedad del inmueble ubicado en la calle 104 No. 47-51, fue transferida al Distrito Capital el día 28 de diciembre de 1999, una vez se protocolizó la Escritura Pública N° 3152 en la Notaría 32, registrada en el en folio de Matrícula Inmobiliaria 50N-186698 ante la Superintendencia de Notariado y Registro.

2. Que el Distrito Capital recibió dicho inmueble como respaldo económico para

atender las obligaciones a cargo de la extinta CAJA DE PREVISIÓN SOCIAL DEL DISTRITO CAPITAL (CPSD) vigentes en la fecha en que se oficializó el inicio del proceso de liquidación de la misma en desarrollo de la implementación de la Ley 100 de 1993, asumidas por la Secretaría Distrital de Hacienda a través del denominado FONDO DE PASIVOS DE LA CPSD.

3. Que este Despacho pudo establecer que el citado inmueble se encuentra

incorporado en el “Registro Único del Patrimonio Inmobiliario Distrital” ( RUPI), identificado con el N° 2-567, Código F/009127/CR65-103-66 (TR44B-102-80)(CL104-47-51) CLINICA FRAY BARTOLOME DE LAS CASAS, cuya actualización y administración se encuentra a cargo del DADEP.

4. Que como consecuencia de lo anterior, tal inmueble se encuentra incorporado en

el sistema de información contable del Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público (DADEP) en las Cuentas Sub-auxiliares 16050133-Terrenos Urbanos ($3.025’014.357) y 16401007-Edificaciones-Clínicas ($6.658’048.671) del grupo 16 Propiedades, Planta y Equipo, tal como fue constatado por esta Dirección.

5. Que de conformidad con lo antes expuesto, el inmueble en cuestión hace parte de los denominados bienes de uso fiscal, que de conformidad con lo expresado por el Consejo de Estado en el Fallo No. 6167 de 2000, al diferenciarlos de los

bienes de beneficio y uso público, indicó que “la propiedad estatal está

compuesta por bienes de uso público y bienes fiscales, los primeros están

64

destinados al uso general de los habitantes de un territorio, pertenecen al Estado como potestad económica y jurídica, pero él no los utiliza en su provecho, sino

que están a disposición de los gobernados y los segundos pertenecen al

Estado pero no están al servicio libre de la comunidad, sino destinados al

uso privativo de la administración, para sus fines propios, que en ocasiones pueden aparecer incompatibles con la utilización innominada”, (Subrayado y negrillas fuera de texto).

6. Que con el propósito de establecer si tal inmueble hace parte de la masa patrimonial que sirve de respaldo económico para el cumplimiento de las obligaciones pensionales a cargo del Distrito Capital a través del Fondo de Cesantías y Prestaciones Económicas (FONCEP), esta Dirección revisó la información contable del Fondo Público de Pensiones en cabeza de dicha entidad, encontrando que en los libros auxiliares y oficiales del grupo 16-Propiedades Planta y Equipo no se encuentra registro alguno relacionado con el inmueble en cuestión.

Por lo expuesto anteriormente, podemos concluir que el inmueble donde funcionaba la antigua CLINICA FRAY BARTOLOME DE LAS CASAS se trata de un bien de uso fiscal en cabeza del DADEP que no respalda obligaciones pensionales a cargo del Distrito Capital y que, por tanto, en consideración de este Despacho, no existe restricción alguna que impida el cumplimiento de lo dispuesto en el Decreto N° 404 de 2007.

65


05 de mayo de 2009


TEMA: Publicación de los estados contables En atención a su solicitud según radicado 2009EE16478 y 2009ER28082 sobre la publicación de los estados contables nos permitimos hacer los siguientes comentarios. CONSULTA ¿Cuáles serían los estados contables a publicar mensualmente y cuál sería la fecha de publicación si se tiene en cuenta que se adelanten conciliaciones mensuales hacia el diez (10) de cada mes y se envían a la Secretaría de Hacienda? A efectos de dar cumplimiento a dicha disposición ¿Cuáles publica la Secretaría Distrital de Hacienda y mediante que medio? RESPUESTA La Contaduría General de la Nación CGN en el Régimen de Contabilidad Pública y el Procedimiento para la estructuración y presentación de los estados contables básicos, determina: “El representante legal debe garantizar la publicación de los estados contables básicos certificados, junto con la declaración de la certificación, en las dependencias de la respectiva entidad, en un lugar visible y público. Cuando sean dictaminados, deben ir acompañados del respectivo dictamen del revisor fiscal. Lo anterior, sin perjuicio de que las entidades contables públicas, de acuerdo con las disposiciones legales, deban publicar mensualmente estados contables intermedios, que para este efecto se trata del Balance General y el Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental” Igualmente el Régimen de Contabilidad Pública en el párrafo 121, determina: “Período Contable. Corresponde al tiempo máximo en que la entidad contable pública debe medir los resultados de sus operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales, y el patrimonio público bajo su control, efectuando las operaciones contables de ajustes y cierre. El período contable es el lapso transcurrido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre. No obstante, se podrán solicitar estados contables intermedios e informes y reportes contables, de acuerdo con las necesidades o

66

requerimientos de las autoridades competentes, sin que esto signifique necesariamente la ejecución de un cierre” De otra parte, la Resolución 375 del 17 de septiembre de 2007 determina en el “ARTÍCULO 10°. PLAZOS PARA EL REPORTE DE LA INFORMACIÓN A LA CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN. Las entidades contables públicas incluidas en el ámbito de aplicación del Régimen de Contabilidad Pública, reportarán la información financiera, económica, social y ambiental de manera trimestral de acuerdo con las siguientes fechas de corte y presentación”: (Subrayado es nuestro) FECHA DE CORTE: FECHA LIMITE DE PRESENTACIÓN: 31 DE MARZO 30 DE ABRIL 30 DE JUNIO 31 DE JULIO 30 DE SEPTIEMBRE 31 DE OCTUBRE 31 DE DICIEMBRE 15 DE FEBRERO DEL AÑO SIGUIENTE AL DEL

PERÍODO CONTABLE De acuerdo con el análisis a la anterior normatividad, las entidades contables públicas deben reportar trimestralmente sus estados contables de manera oficial. Por consiguiente, la publicación se efectuará de conformidad, es decir, trimestralmente, según lo establecido por la Contaduría General de la Nación en las Resoluciones 356 de 2007 en el Procedimiento para la Estructuración y Presentación de los Estados Contables Básicos y Resolución 375 de 2007 que trata sobre los plazos para el reporte. Dicha publicación se debe hacer en un lugar público en la sede de la entidad que bien puede ser las carteleras dispuestas para el público en general y por consiguiente en la página Web Igualmente, es importante indicar que de acuerdo con lo establecido en el numeral 36, artículo 34 de la Ley 734 de 2002, las entidades deben “Publicar mensualmente en las dependencias de la respectiva entidad, en lugar visible y público, los informes de gestión, resultados, financieros y contables que se determinen por autoridad competente, para efectos del control social de que trata la Ley 489 de 1998 y demás normas vigentes” Por consiguiente, según lo establecido en la Ley 734, la entidad debe generar estados contables básicos (Balance General y Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental a nivel de cuenta) y publicarlos mensualmente. La fecha para realizar tal publicación debe ser una vez sean refrenados o certificados por el Contador y Representante Legal. Respecto a la segunda parte de su consulta, la Secretaría Distrital de Hacienda a través de la Dirección Distrital de Contabilidad, prepara y publica mensualmente los estados contables de la Secretaría Distrital de Hacienda en las carteleras de la entidad, y trimestralmente en la página Web www.haciendabogota.gov.co Igualmente, consolida la información contable de Bogotá Distrito Capital que se publica trimestralmente y, consolida la información del Sector Público Distrital que es publicada semestralmente en la página Web antes indicada.

http://www.haciendabogota.gov.co/

67

CONCLUSIONES 1. Las entidades contables públicas deben reportar trimestralmente sus estados

contables. Por consiguiente, deben publicarlos de manera trimestral, según lo establecido por la Contaduría General de la Nación en las Resoluciones 356 de 2007 en el Procedimiento para la Estructuración y Presentación de los Estados Contables Básicos y Resolución 375 de 2007 que trata sobre los plazos para el reporte. Dicha publicación se debe hacer en un lugar público en la sede de la entidad que bien puede ser las carteleras dispuestas para el público en general y por consiguiente en la página Web.

2. De acuerdo con lo establecido en el numeral 36, artículo 34 de la Ley 734 de 2002,

las entidades deben “Publicar mensualmente en las dependencias de la respectiva entidad, en lugar visible y público, los informes de gestión, resultados, financieros y contables que se determinen por autoridad competente, para efectos del control social de que trata la Ley 489 de 1998 y demás normas vigentes” (Subrayado fuera de texto)

3. La entidad debe publicar mensualmente sus estados contables básicos (Balance

General y Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental a nivel de cuenta). La fecha para realizar tal publicación debe ser una vez sean refrendados o certificados por el Contador y Representante Legal.

4. La Secretaría Distrital de Hacienda a través de la Dirección Distrital de

Contabilidad, prepara y publica mensualmente los estados contables de la Secretaría Distrital de Hacienda en las carteleras de la entidad, y trimestralmente en la página Web www.haciendabogota.gov.co Igualmente, consolida la información contable de Bogotá Distrito Capital que se publica trimestralmente y, consolida la información del Sector Público Distrital que es publicada semestralmente en la página Web antes indicada.

Es conveniente tener en cuenta que la Contaduría General de la Nación es el máximo órgano rector en materia contable pública en Colombia. En tal sentido se pronunció la Corte Constitucional mediante sentencia C-487 de 1997, determinando que las normas y conceptos emitidos por esa entidad son de carácter vinculante y, en consecuencia, de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades sujetas a la aplicación de la Regulación Contable Pública. Por lo expuesto anteriormente, se debe tener presente que los conceptos de la Dirección Distrital de Contabilidad, se expiden en atención a lo preceptuado por el artículo 25 del Decreto Ley 01 de 1984 (C.C.A.), y son emitidos en virtud de lo dispuesto por el artículo 9º del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2; por tanto, no son de obligatorio cumplimiento.

http://www.haciendabogota.gov.co/

68


07 de mayo de 2009


TEMA: Descuentos por concepto de estampillas en contrato con la

Registraduría En atención a su solicitud de concepto enviada por correo electrónico, relacionada con los descuentos de estampillas, en un contrato con la Registraduría Nacional, preciso lo siguiente:

CONSULTA: “FONCEP se encuentra en proceso de legalización de un Contrato Interadministrativo de Prestación de servicios con la Registraduría Nacional cuyo objeto es el servicio de cruce mensual de información de cédulas, que remita FONCEP con la base de datos del Archivo Nacional de Identificación, con el fin de identificar pensionados fallecidos. “(…) la Registraduría nos devuelve la minuta excluyendo la posibilidad de realizar estos descuentos, con la siguiente observación: 1. Que la tarifa fijada en la resolución 161 de 2008 corresponde a una tasa, y en consecuencia no se encuentra sometida al impuesto de valor agregado (IVA) de conformidad con el artículo 10 del Decreto 1372 de 1992, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 6 de 1992 y el estatuto tributario. De igual forma las tarifas no serán sujetas de descuento. De acuerdo a lo anterior, le agradezco informarnos si para este tipo de contratación con la Registraduría donde el valor a cancelar por cada consulta de cédula está tasado como una tarifa según Resolución 161 de Agosto 1 de 2008 de dicha Registraduría, es viable abstenernos de realizar los descuentos por Estampilla de Universidad Nacional, Pro Personas Mayores y Pro-cultura , tal como lo está solicitando la Registraduría”.

RESPUESTA:

Es importante aclarar que la Dirección Distrital de Contabilidad no es autoridad doctrinaria en materia de impuestos, de conformidad con lo establecido en el artículo 11 del Decreto 1265 de 1999 y el artículo 1° de la Resolución 5467 del 15 de junio de 2001, corresponde a la oficina jurídica de la DIAN determinar y mantener la unidad doctrinaria y absolver las consultas que se formulen sobre interpretación y aplicación de las normas tributarias de carácter nacional y de acuerdo con los literales b y c del artículo 30 del Decreto Distrital 545 del 29 de diciembre de 2006, compete a la Dirección Distrital de Impuestos interpretar de manera general y abstracta la aplicación

69

de las normas tributarias distritales. Sin embargo damos respuesta en los siguientes términos:

El artículo 10 del Decreto 1372 de 1992 establece: “Las tasas y contribuciones están excluidas del impuesto sobre las ventas. Las tasas peajes y contribuciones, que se perciben por el Estado o por las entidades de derecho público, directamente o a través de concesiones, no están sometidas al impuesto sobre las ventas.” Este artículo no hace mención a las tarifas.

Hemos dado traslado mediante memorando a la Subdirección Jurídico Tributaria de la Dirección Distrital de Impuestos, por cuanto la Dirección Distrital de Contabilidad no es autoridad doctrinaria en materia de impuestos distritales. (del cual adjuntamos copia).

CONCLUSIONES:

Los bienes o servicios excluidos o exentos de Iva están expresamente señalados en las normas, el artículo 10 del decreto 1372 de 1992 indica que las tasas contribuciones y peajes no están sometidas al impuesto sobre las ventas, no hace mención a las tarifas. Para los descuentos por estampillas Universidad Distrital, pro-adulto mayor y pro-cultura, trasladamos su consulta a la Subdirectora Jurídico tributaria, quien es competente para emitir esta clase de conceptos Finalmente, los conceptos de la Dirección Distrital de Contabilidad, se expiden en atención a lo preceptuado por el artículo 25 del Decreto Ley 01 de 1984 (C.C.A.), y son emitidos en virtud de lo dispuesto por el artículo 9º del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2; por tanto, no son de obligatorio cumplimiento.

70


07 de mayo de 2009


TEMA: Aplicación de la Carta Circular 07 sobre descuentos tributarios a

contratistas En atención a su solicitud relacionada con la aplicación de la carta circular 07 sobre la determinación de la base de retención en la fuente para trabajadores independientes, me permito indicarle lo siguiente:

CONSULTA:

“a- Esta directriz es aplicable a los contratistas con contrato de prestación de servicio en las entidades distritales: Secretaria del Hábitat, Secretaria de Movilidad, Secretaria de Integración Social, entre otras? b- Esta información se divulgó a todas las oficinas financieras de las entidades y por que medio? c- Desde cuando se debe aplicar y si es retroactivo, en la medida que fue expedido en febrero y en abril no se ha aplicado?

RESPUESTA:

La Dirección Distrital de Contabilidad no es autoridad doctrinaria en materia de impuestos nacionales, de conformidad con lo establecido en el artículo 11 del Decreto 1265 de 1999 y el artículo 1° de la Resolución 5467 del 15 de junio de 2001, corresponde a la oficina jurídica de la DIAN determinar y mantener la unidad doctrinaria y absolver las consultas que se formulen sobre interpretación y aplicación de las normas tributarias de carácter nacional, actividad que cumple mediante la emisión de conceptos. La carta circular 07 interpreta lo establecido en el concepto 066667 expedido por la Jefe de la Oficina Jurídica de la DIAN el 11 de julio de 2008, publicado en el Diario Oficial No.47.064 del 28 de julio de 2008, precisa el alcance del Concepto No. 043973 del 2 de mayo de 2008, respecto del tratamiento de los aportes obligatorios para salud hechos por el trabajador independiente, y la Sentencia C - 711 de 2001 de la H Corte Constitucional que examinó la exequibilidad del artículo 126-1 del E.T. y las sentencias T-569 de 1999 C-828 de 2001 y C-655 de 2003 de la Honorable Corte Constitucional afirman: “las contribuciones al sistema general de la seguridad social colombiana son aportes parafiscales, y por lo tanto recursos con la destinación específica de usarse en la prestación de servicios o entrega de bienes de los aportantes”. En este sentido precisamos, que en ningún momento la emisión de la Carta Circular 07 pretende convertirse en el único documento para exigir el cumplimiento por parte de

71

quien corresponda de las diferentes obligaciones y derechos que en materia tributaria sean establecidos por los organismos competentes. Es decir que los trabajadores independientes pueden solicitar la revisión de la liquidación de sus cuentas basados en las normas, jurisprudencia (sentencia C- 711 de 2001) y doctrina (concepto 066667) vigentes sobre el tema. Según lo expuesto, a continuación damos respuesta a sus inquietudes en el mismo orden en que fueron planteadas: a) La Carta Circular 07 de 2009 fue expedida para los organismos y Dependencias de

la Administración Central, Fondos de Desarrollo Local, Concejo, Personería, Veeduría, Contraloría, Empresas Sociales del Estado, Establecimientos Públicos, Ente Universitario y aplica para los trabajadores independientes.

b) Fue enviada por correo electrónico a las entidades enunciadas en el literal anterior y

de acuerdo con las políticas internas todos los documentos emitidos por este Despacho son publicados en la página WEB donde usted podrá consultar el documento objeto de su consulta.

c) La Carta Circular se expidió el 25 de febrero de 2009, no obstante cada entidad

debe establecer los procedimientos internos para efectuar las devoluciones de los mayores valores retenidos de acuerdo con la norma emitida por la DIAN.

Es importante aclarar que los conceptos expedidos por la Dirección Distrital de Contabilidad se entregan de conformidad con lo preceptuado en el artículo 25 del Decreto Ley 01 de 1984 (C.C.A.) y son emitidos en virtud de lo dispuesto por el artículo 9º del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2; por tanto, no son de obligatorio cumplimiento.

72


09 de junio de 2009


TEMA: Registro contable de bonificación por entrega anticipada de la obra

realizada En atención a su consulta relacionada con el registro contable del pago de bonificación por terminación anticipada de un contrato de obra, precisamos:

CONSULTA La Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá DC; celebró un contrato de obra con la firma Prabyc Ingenieros Limitada donde quedó estipulado que se les pagaría una Bonificación por entrega anticipada de la obra. En el mes de febrero se envió comunicación al Departamento Administrativo Defensoría del Espacio Público haciendo entrega de este inmueble y se le descontó la bonificación que nosotros registramos en el año 2008 al gasto. El día martes 5 de Mayo se hizo la consulta telefónica a la Dirección Distrital de Contabilidad donde nos informaron que este valor hace parte del inmueble a entregar. Agradezco su colaboración para que nos envíen el concepto por escrito, para poder hacer el ajuste de los $20.721.708.72 en nuestra contabilidad y en Defensoria del Espacio Público.

RESPUESTA El numeral 9.1 de las normas técnicas relativas a las etapas de reconocimiento y revelación de los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales del Plan General de Contabilidad Publica - PGCP, señala que el costo histórico “Representa la asignación de valor a los derechos, bienes, servicios, obligaciones y demás transacciones, hechos y operaciones en el momento en que éstas suceden. Para

efectos de reconocimiento contable se aplicará, como regla general, el costo

histórico, el cual está constituido por el precio de adquisición o importe original,

adicionado con todos los costos y gastos en que ha incurrido la entidad

contable publica para la prestación de servicios, en la formación y colocación de

los bienes en condiciones de utilización o enajenación. Además, las adiciones y mejoras efectuadas a los bienes, conforme a normas técnicas aplicables a cada caso, harán parte del costo histórico. En operaciones en que el precio se ha pactado entre agentes, el costo histórico será en monto convenido; cuando no exista ninguno de los anteriores, se podrá estimar empleando métodos de reconocido valor técnico”. (Subrayado fuera de texto).

73

Así mismo, el párrafo 168 en relación con las adiciones y mejoras establece que “el valor de las adiciones y mejoras se reconoce como mayor valor del activo, y en consecuencia afectan el cálculo futuro de la depreciación, teniendo en cuenta que aumentan la vida útil del bien, amplían su capacidad, la eficiencia operativa, mejoran la calidad de los productos y servicios o permiten una reducción significativa de los costos de operación. Las reparaciones y mantenimiento se reconocen como gasto o costo según corresponda. De otra parte, el Procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de hechos relacionados con las propiedades, planta y equipo expresa que “las adiciones y mejoras a las propiedades, planta y equipo son erogaciones en que incurre la entidad contable pública para aumentar su vida útil, ampliar su capacidad productiva y eficiencia operativa, mejorar la calidad de los productos y servicios, o permitir una reducción significativa de los costo. El valor de las adiciones y mejoras se reconoce como mayor valor del activo.” En atención a la normatividad contable antes citada, este Despacho considera que todas las erogaciones asociadas a la adquisición o construcción de la obra ejecutadas hasta que el bien se encuentre en condiciones de utilización, deben formar parte del costo histórico. Igual debe suceder cuando se trate de las adiciones, mejoras o reconstrucción de un inmueble, es decir, todas las erogaciones realizadas e incorporadas en la liquidación del contrato de obra, incluida la bonificación establecida en las obligaciones contractuales, hacen parte de dicho valor. Ahora bien, teniendo en cuenta el manejo administrativo y contable de los bienes inmuebles, de conformidad con lo dispuesto en el Acuerdo 18 de 1999, le corresponde al Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público (DADEP), dependencia encargada del control y reconocimiento contable de la propiedad inmobiliaria del Distrito Capital, se le debe reportar, debidamente soportadas, tal como lo establece el Instructivo 29 del 29 de noviembre de 2002 expedido por este Despacho, las adiciones y mejoras a inmuebles cuya propiedad pertenece al Distrito Capital, como en el caso objeto de consulta. De acuerdo con su información, la Secretaria General, al realizar la afectación contable, registró el valor de la bonificación como un gasto en el periodo anterior (2008), por tal razón, es necesario que realice el ajuste del gasto en la presente vigencia y de traslado del valor al Departamento Administrativo de la Defensoria del Espacio Público, como mayor valor del inmueble. Registro a realizar por la Secretaria General:

CÓDIGO DENOMINACION DÉBITO CRÉDITO

31 HACIENDA PUBLICA

3105 Capital Fiscal

310503 Distrito xxx

Auxiliar

58 OTROS GASATOS

74

5815 Ajuste de ejercicios anteriores

5815xx Subcuenta correspondiente xxx

Auxiliar

Registro a realizar por el DADEP

CÓDIGO DENOMINACION DÉBITO CRÉDITO

16 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO

1640 Edificaciones

1640xx Subcuenta correspondiente xxx

Auxiliar

31 HACIENDA PUBLICA

3105 Capital Fiscal

310503 Distrito xxx

Auxiliar

CONCLUSIONES Todas las erogaciones asociadas a la adquisición o construcción de una obra hasta que el bien se encuentre en condiciones de utilización, deben formar parte del costo histórico. Igual debe suceder cuando se trate de las adiciones, mejoras o reconstrucción de un inmueble, es decir, todas las erogaciones realizadas incorporadas en la liquidación del contrato de obra, incluida la bonificación establecida en las obligaciones contractuales, hacen parte de dicho valor. La Secretaria General, al realizar la afectación contable, registró el valor de la bonificación como un gasto en el periodo anterior (2008), por tal razón, es necesario que realice el ajuste del gasto en la presente vigencia y de traslado del valor al Departamento Administrativo de la Defensoria del Espacio Público, como mayor valor del inmueble. En relación con el contenido de esta comunicación, es importante señalar que la Corte Constitucional, mediante sentencia C-487 de 1997, determinó que las normas y conceptos emitidos por la Contaduría General de la Nación son de carácter vinculante y, en consecuencia, de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades sujetas a la aplicación de la Regulación Contable Pública. Ello en atención a lo establecido en el artículo 354 de la Constitución Política Nacional y la Ley 298 de 1996, en las que se indica que esa entidad tiene la competencia exclusiva para la expedición de normas contables de carácter técnico y procedimental que deben aplicar las entidades que conforman el sector público. Por tanto, la única autoridad doctrinaria en esa materia es la Contaduría General de la Nación, actividad que cumple mediante la emisión de conceptos que ayudan a la interpretación de dicha regulación, lo que significa que los conceptos expedidos por la Dirección Distrital de Contabilidad, de conformidad con el artículo 25 del Decreto Ley 01 de 1984 (C.C.A.), corresponden al criterio de este Despacho sobre un tema específico objeto de consulta y se entregan por requerimiento de la entidad en

75

cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 9º del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2. Por tanto, éstos no son de obligatorio cumplimiento.

76


09 de junio de 2009


TEMA: Registro contable de la nueva estructura presupuestal En atención a su consulta relacionada con el registro contable en cuentas cero (0) de los gastos establecidos para la entidad de acuerdo con la nueva estructura del plan de cuentas presupuestales para las ESES, precisamos:

CONSULTA

Los Hospitales del Distrito, en cumplimiento con las directrices de la Secretaria

de Hacienda y de Salud, han adecuado su programación y ejecución

presupuestal al nuevo plan de cuentas.

En esta nueva estructura se presentan de manera separada los gastos de a)

funcionamiento, b) operación y c) Inversión, mientras que en el plan de cuentas,

aun después de la resolución 669/2008, solo aparecen funcionamiento e

inversión. Los gastos que en años anteriores se habían registrado como parte de

la inversión ahora se presentan como operación, pero el plan de cuentas incluye

este concepto como funcionamiento (restringido para comerciales e

industriales).

RESPUESTA En efecto, el catálogo de cuentas adoptado recientemente por el Distrito Capital para las Empresas Sociales del Estado (ESE) Distritales ha dispuesto que los gastos, desde el punto de vista presupuestal, se clasifiquen en tres grandes grupos que son: 3-1-0 Gastos de Funcionamiento 3-2-0 Gastos de Operación 3-4-0 Inversión. De conformidad con lo anterior, las erogaciones correspondientes a gastos de operación serán aquellos que tienen relación directa con las funciones de cometido estatal que cumplen ese tipo de entidades públicas, es decir, a la prestación del servicio de salud. Con tal determinación se acogen criterios presupuestales de general aceptación en Colombia para efectos de la clasificación del gasto público, razón por la cual este Despacho considera pertinente realizar el registro contable en las Cuentas de Clase cero tal como lo establece la normatividad vigente prevista en el Régimen de Contabilidad Pública.

77

La Contaduría General de la Nación ha previsto, en el Catálogo General de Cuentas, la clasificación presupuestal de los gastos, de tal forma que se constituye en el instrumento para el reconocimiento y revelación de los hechos, transacciones y operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales. Para atender lo dispuesto por la Contaduría General de la Nación, en el grupo 03 (Gastos de Funcionamiento) de la clase 0 (Cuentas de Presupuesto y Tesorería), deben registrarse las erogaciones que hayan afectado las asignaciones (apropiaciones) presupuestales correspondientes a gastos de funcionamiento y gastos de operación. Es decir, el grupo presupuestal definido como 3-2-0 Gastos de operación debe reflejarse contablemente en cuentas contables de la clase 0 (cero), en el grupo 03 Gastos de funcionamiento, cuenta 0325 Gastos de comercialización y producción aprobados (CR). Para mayor claridad presentamos la siguiente tabla de homologación de las cuentas presupuestales y contables:

PLAN DE CUENTAS PRESUPUESTAL CATALOGO GENERAL DE CUENTAS

CODIGO DENOMINACION CODIGO DENOMINACION

3 Gastos

3-1-0 Gastos de funcionamiento 03 Presupuesto de gastos de funcionamiento

3-1-1 Servicios personales 0320 Gastos de personal aprobados (CR)

3-1-2 Gastos generales 0321 Gastos generales aprobados (CR)

3-1-2 Adquisición de bienes y servicios

3-1-3 Transferencias corrientes 0323 Transferencias corrientes aprobadas (CR)

3-1-4 Cuentas por pagar

3-2-0 Gastos de operación 0325 Gastos de comercialización y producción aprobados (CR)

3-2-1 Gastos de comercialización 032501 Comercial – Compra de bienes y servicios

Comercialización

032502 Comercial otros gastos

Comercialización

3-2-2 Gastos de producción 032501 Comercial – Compra de bienes y servicios

Producción

032502 Comercial otros gastos

Producción

3-2-3 Cuentas por pagar producción

3-4-0 Inversión 05 Presupuesto de gastos de

78

PLAN DE CUENTAS PRESUPUESTAL CATALOGO GENERAL DE CUENTAS

CODIGO DENOMINACION CODIGO DENOMINACION

inversión aprobados

Contablemente en las cuentas cero (0) a nivel auxiliar se podrán registrar los diferentes gastos por cada uno de los rubros de comercialización y producción. Del mismo modo, si se desea comparar la información de la vigencia anterior con la de la vigencia actual, es necesario proceder a homologar las cifras registradas con el anterior plan de cuentas, al plan de cuentas de la vigencia 2009.

CONCLUSION Éste Despacho considera pertinente realizar el registro contable en las Cuentas de

Clase cero (0) tal como lo establece la normatividad vigente prevista en el Régimen de Contabilidad Pública, por cuanto la nueva clasificación adoptada por el distrito Capital para la estructura presupuestal de los gastos en las Empresas Sociales del Estado solo acoge criterios presupuestales de general aceptación en Colombia para efectos de la clasificación del gasto público.

Así las cosas, el registro contable en cuentas de la clase cero (0) correspondiente a los gastos de funcionamiento, operación e inversión, debe efectuarse según clasificación del plan de cuentas de presupuesto, según la estructura del Catalogo General de Cuentas expedido por la Contaduría General de la Nación; es decir, que los gastos de funcionamiento y operación serán registrados en el grupo de Funcionamiento (03) y los que corresponden a inversión en el grupo de Inversión (05).

En relación con el contenido de esta comunicación, es importante señalar que la Corte Constitucional, mediante sentencia C-487 de 1997, determinó que las normas y conceptos emitidos por la Contaduría General de la Nación son de carácter vinculante y, en consecuencia, de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades sujetas a la aplicación de la Regulación Contable Pública. Ello en atención a lo establecido en el artículo 354 de la Constitución Política Nacional y la Ley 298 de 1996, en las que se indica que esa entidad tiene la competencia exclusiva para la expedición de normas contables de carácter técnico y procedimental que deben aplicar las entidades que conforman el sector público. La única autoridad doctrinaria en esa materia es la Contaduría General de la Nación. Tal actividad que cumple mediante la emisión de conceptos que ayudan a la interpretación de dicha regulación, lo que significa que los conceptos expedidos por la Dirección Distrital de Contabilidad, de conformidad con el artículo 25 del Decreto Ley 01 de 1984 (C.C.A.), corresponden al criterio de este Despacho sobre un tema específico objeto de consulta y se entregan por requerimiento de la entidad en cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 9º del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2. Por tanto, éstos no son de obligatorio cumplimiento.

79


16 de junio de 2009


TEMA: Registro contable de inmueble adjudicado vía prescripción adquisitiva

a un tercero En atención a su solicitud, en la que plantea la situación jurídica de un lote de terreno y las acciones contables sobre el mismo, precisamos:

CONSULTA “Mediante Escritura No. 2986 de octubre de 1995, el Fondo de Desarrollo Local de Kennedy adquirió por compra realizada al señor Horacio Florez Romero, un lote de terreno ubicado en la K 88D 41 18 del Barrio Patio Bonito de la Ciudad de Bogotá, el cual se registró hasta el 06 de enero de 2005. Mediante sentencia de fecha 29 de noviembre de 2006, el Juzgado 12 Civil del Circuito de Descongestión de Bogotá, le adjudicó el predio de la referencia al señor Jaime Florez Romero por ser poseedor del derecho litigioso y le concedió el dominio por prescripción extraordinaria adquisitiva, la cual se protocolizó por escritura pública No. 2386 de fecha octubre 04 de 2007. Pongo en su conocimiento el caso descrito anteriormente, a efectos de realizar las acciones contables pertinentes. De otra parte, solicito se emita concepto ¿Cuál es el procedimiento que se debe aplicar?, teniendo en cuenta que el Fondo de Desarrollo Local de Kennedy no tiene la propiedad”

RESPUESTA En primer lugar es necesario precisar que la Dirección Distrital de Contabilidad solo tiene competencia para pronunciarse oficialmente sobre aspectos administrativos y contables relacionados con el reconocimiento, actualización y revelación de los hechos económicos, financieros y sociales que suceden en los diferentes órganos y entidades que conforman el Distrito Capital. Por tanto, una opinión de tipo legal en relación con el asunto objeto de consulta debe requerirse a la oficina jurídica de esa localidad o, en su defecto, al área legal de la Secretaría Distrital de Gobierno y, en última instancia, ante la Dirección Jurídica Distrital- Secretaría General de la Alcaldía Mayor. En segundo lugar, este Despacho considera pertinente que la Alcaldía Local adelante las acciones pertinentes para recuperar el bien perdido, lo anterior teniendo en cuenta la definición y las características de los bienes fiscales estipulados en el Código Civil y

80

en la jurisprudencia relacionada con el tema, como en la que se hace referencia en el siguiente texto: “Bienes Fiscales El artículo 674 del Código Civil define los Bienes fiscales como los bienes de la Unión cuyo uso no pertenece generalmente a los habitantes, se llaman también bienes fiscales, denominados también bienes patrimoniales del Estado o de las entidades territoriales sobre los cuales se tiene una propiedad ordinaria sometida a las normas generales del derecho común

1.

Los bienes fiscales o patrimoniales se encuentran destinados a la prestación de servicios públicos que la administración utiliza de forma inmediata, como por ejemplo los edificios en que funcionan las oficinas públicas. Dentro de esta clase de bienes, también se encuentran los que se denominan bienes fiscales adjudicables, que son aquellos que la Nación puede traspasar a los particulares que cumplan con las exigencias establecidas en la ley, como es el caso de los bienes baldíos. Los bienes fiscales se rigen en principio por la legislación común, con las excepciones legales, así son susceptibles de ser gravados, enajenados

2, arrendados, embargados

(a diferencia de los bienes de uso público) etc., y al igual que aquellos son imprescriptibles

3 4”

En relación con el procedimiento contable a seguir respecto a la inquietud planteada en su consulta, es necesario remitirnos a lo establecido por la Contaduría General de la Nación CGN en el Procedimiento para la Implementación del Control Interno Contable, en el sentido que las entidades deben adelantar las acciones pertinentes a efectos de depurar la información contable, así como implementar los controles que sean necesarios para mejorar la calidad de la información. Igualmente, consideramos importante mencionar lo indicado por la CGN en el Régimen de Contabilidad Pública en las Normas técnicas relativas a los activos, en las que indica en el párrafo 141 lo siguiente: “141. Noción. Los activos son recursos tangibles e intangibles de la entidad contable pública obtenidos como consecuencia de hechos pasados, y de los cuales se espera que fluyan un potencial de servicios o beneficios económicos futuros, a la entidad contable pública en desarrollo de sus funciones de cometido estatal. Estos recursos, tangibles e intangibles, se originan en las disposiciones legales, en los negocios jurídicos y en los actos o hechos financieros, económicos, sociales y ambientales de la entidad contable pública. Desde el punto de vista económico, los activos surgen como consecuencia de transacciones que implican el incremento de los pasivos, el

1 Sentencia C-183/03, Corte Constitucional

2 Respecto a la enajenación de los bienes fiscales ésta se encuentra permitida y regulada por la Ley 80 de 1993 y

sus decretos reglamentarios y complementarios. 3 De conformidad con lo previsto por el numeral 4º del artículo 407 del Código de Procedimiento Civil. 4 Imprescriptibles pues sobre ellos no puede existir posesión y mucho menos pueden ser adquiridos por los

particulares por virtud del modo de la usucapión. C.P. artículo 63.

81

patrimonio o la realización de ingresos. También constituyen activos los bienes públicos que están bajo la responsabilidad de las entidades contables públicas pertenecientes al gobierno general” Lo anterior por cuanto el Fondo está presentando el inmueble en mención en sus libros contables a pesar que este no es de su propiedad, no lo está utilizando para el desarrollo de sus funciones, ni para generar beneficio alguno, situación que va en contravía de lo manifestado en el Régimen de Contabilidad Pública en el párrafo anterior al igual que en los siguientes: El párrafo 104 del Plan General de Contabilidad Pública-PGCP, en lo relacionado con la razonabilidad de la información contable establece que “La información contable pública es razonable cuando refleja la situación y actividad de la entidad contable pública, de manera ajustada a la realidad” Párrafo 165. “Noción. Las propiedades, planta y equipo comprenden los bienes tangibles de propiedad de la entidad contable pública que se utilizan para la producción y comercialización de bienes y la prestación de servicios, la administración de la entidad contable pública, así como los destinados a generar ingresos producto de su arrendamiento, y por tanto no están disponibles para la venta en desarrollo de actividades productivas o comerciales, siempre que su vida útil probable en condiciones normales de utilización, exceda de un año. Tratándose de las entidades contables públicas del gobierno general, incluye los bienes para el uso permanente recibidos sin contraprestación de otras entidades del gobierno general” De acuerdo con lo expuesto en los párrafos anteriores, para que la información contable de la entidad sea razonable se requiere que se ajuste a la realidad, esto implica que los hechos económicos deben reflejarse atendiendo las situaciones y el instante en que se suceden. Por tanto, para el caso del bien inmueble adquirido, una vez cumplidos todos los trámites legales para la compra, debió quedar registrado contablemente en la Cuenta 1605 Terrenos, subcuenta 160501 Urbanos por el valor de adquisición, utilizando como soportes contables la escritura pública y el respectivo certificado de libertad documento este que determina quien es el propietario del inmueble. Una vez la autoridad competente decreta la prescripción extraordinaria adquisitiva del inmueble y se obtengan los documentos que evidencien tal situación, con base en lo establecido en el párrafo 165, antes citado, el Fondo debió retirar el valor del terreno junto con los demás valores conexos de los registros contables dándolo de baja por pérdida de bienes, efectuando los siguientes registros:

CÓDIGO CUENTA DÉBITO CRÉDITO


3115 Superávit por valorización (si hay) xx

311552 Terrenos

58 Otros gastos

5810 Extraordinarios xx

581006 Pérdida en siniestros

82


16 Propiedades, planta y equipo

1605 Terrenos xx

160501 Urbanos

19 Otros activos

1999 Valorizaciones (si hay) xx

199952 Terrenos

La entidad, de acuerdo con el desarrollo de los acontecimientos que causaron el detrimento patrimonial debe iniciar un proceso de investigación disciplinaria contra el presunto responsable al igual que comunicar a la Contraloría de Bogotá D.C., a efectos de realizar las investigaciones de su competencia. En tal evento se debe realizar el siguiente registro contable en cuentas de orden:


83 Deudoras de control

8361 Responsabilidades en proceso xx

836101 Internas

89 Deudoras por contra

8915 Deudoras de control por contra. xx

891521 Responsabilidades en proceso

Con el inicio del proceso de la responsabilidad fiscal o la investigación disciplinaria, obtenidos los soportes que evidencian tal situación, contablemente se procede a realizar la reclasificación de las cuentas de orden de control.




836102 Ante autoridad competente









836101 Internas

Si en el desarrollo del proceso se produce un fallo sin responsabilidad, con el acto administrativo correspondiente contablemente se cancelan los registros en cuentas de orden.


89 Deudoras por el contrario


83




836102 Ante autoridad competente

Igualmente, si en el desarrollo del proceso se produce un fallo con responsabilidad, con el acto administrativo correspondiente contablemente se cancelan los registros en cuentas de orden (ver registro anterior) y simultáneamente se registra un deudor y un ingreso extraordinario


14 Deudores

1470 Otros deudores xx

147084 Responsabilidades fiscales

48 Otros ingresos

4810 Extraordinarios xx


CONCLUSIONES Para que la información contable de la entidad sea razonable se requiere que se

ajuste a la realidad, esto implica que los hechos económicos deben reflejarse atendiendo las situaciones y el instante en que se originan. Por tanto, para el caso del bien inmueble adquirido, una vez cumplidos todos los trámites legales para la compra, debió quedar registrado contablemente en la Cuenta 1605 Terrenos, subcuenta 160501 Urbanos por el valor de adquisición.

Una vez la autoridad competente decreta la prescripción extraordinaria adquisitiva

del inmueble y se obtengan los documentos que evidencien tal situación, el Fondo debió retirar el valor del terreno y los demás valores conexos de los registros contables dándolos de baja por pérdida de bienes.

La entidad debe iniciar un proceso de investigación disciplinaria contra el presunto

responsable y comunicar a la Contraloría de Bogotá D.C., a efectos de realizar las investigaciones de su competencia. En tal evento se debe realizar el registro contable en cuentas de orden.

La Contaduría General de la Nación es el máximo órgano rector en materia contable pública en Colombia. En tal sentido se pronunció la Corte Constitucional mediante sentencia C-487 de 1997, determinando que las normas y conceptos emitidos por esa entidad son de carácter vinculante y, en consecuencia, de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades sujetas a la aplicación de la Regulación Contable Pública. Por lo expuesto anteriormente, se debe tener presente que los conceptos de la Dirección Distrital de Contabilidad, se expiden en atención a lo preceptuado por el artículo 25 del Decreto Ley 01 de 1984 (C.C.A.), y son emitidos en virtud de lo dispuesto por el artículo 9º del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2; por tanto, no son de obligatorio cumplimiento.

85


26 de junio de 2009


TEMA: Registro contable de inmuebles En atención a su solicitud recibida vía correo electrónico del 09 de junio de 2009 referente al registro contable de un inmueble, precisamos:

CONSULTA “…con el fin de dar respuesta a la funcionaria de la Contraloría Distrital, le realizo consulta sobre el registro del inmueble denominado Casa de Control Social, adquirido por la entidad a nombre del DADEP en el periodo fiscal 2007. La auditoria observa el registro de la Casa del Control Social en los Estados Financieros; que no dimos cumplimiento a la Circular 72 de diciembre 13 de 2006 de la Contaduría General de presentarlo en propiedades, planta y equipo…”

RESPUESTA Suponemos que la Contraloría de Bogotá D.C. hace referencia es a la Carta Circular 72 del 13 de diciembre de 2006 la cual trata sobre el Procedimiento para el proceso de homologación de las cuentas del balance general a 31 de diciembre de 2006, al balance inicial del 1 de enero de 2007 por la entrada en vigencia del Régimen de Contabilidad Pública adoptado mediante la Resolución 222 de 2006 y del Catálogo General de Cuentas adoptado mediante la Resolución 555 de 2006. Como se puede deducir, la Carta Circular en mención aplica a los saldos presentados en el Balance General con corte a 31 de diciembre de 2006, fecha en la cual según su consulta, el inmueble no se había adquirido. Respecto a las propiedades, planta y equipo la norma técnica definida en el Régimen de Contabilidad Pública vigente a partir del 1 de enero de 2007 en el párrafo 165, establece: “165. Noción. Las propiedades, planta y equipo comprenden los bienes tangibles de propiedad de la entidad contable pública que se utilizan para la producción y comercialización de bienes y la prestación de servicios, la administración de la entidad contable pública, así como los destinados a generar ingresos producto de su arrendamiento, y por tanto no están disponibles para la venta en desarrollo de actividades productivas o comerciales, siempre que su vida útil probable en

86

condiciones normales de utilización, exceda de un año. Tratándose de las entidades contables públicas del gobierno general, incluye los bienes para el uso permanente recibidos sin contraprestación de otras entidades del gobierno general” (Subrayado es nuestro) De otra parte, para responder a su consulta consideramos importante recordar la estructura administrativa de Bogotá Distrito Capital la cual se encuentra en el artículo 54 del Decreto Ley 1421 de 1993, el cual dispone: "ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA. La estructura administrativa del Distrito Capital comprende el sector central, el sector descentralizado y el de las localidades. El sector central está compuesto por el despacho del alcalde mayor, las secretarias y los departamentos administrativos. El sector descentralizado, por los establecimientos públicos, las empresas industriales o comerciales, las sociedades de economía mixta y los entes universitarios autónomos. Y el sector de las localidades, por las juntas administradoras y los alcaldes locales" La estructura del sector central descrita en la normatividad anterior, unida a los organismos de control como son la Veeduría, la Personería, el Concejo de Bogotá hacen parte de una misma persona jurídica denominada Bogotá Distrito Capital, representada legalmente por el señor Alcalde Mayor; por consiguiente, si la entrega de los bienes se da entre las dependencias u organismos que forman parte de la misma persona jurídica, podemos concluir que el patrimonio de ésta no se ve afectado por la realización de operaciones como la consultada. En este sentido, aunque la Veeduría haya comprado el inmueble a nombre del Distrito Capital con recursos de su presupuesto, de conformidad con lo dispuesto en el Acuerdo 18 de 1999, corresponde al Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público (DADEP), el control y reconocimiento contable de la propiedad inmobiliaria de Bogotá Distrito Capital, atendiendo para el efecto los lineamientos establecidos en el Instructivo 29 de 2002 de la DDC para el registro y control contable de la propiedad inmobiliaria del Distrito Capital y de las inversiones que en ellas se efectúen y la normatividad emitida por la Contaduría General de la Nación. Por lo anterior, el registro contable del inmueble dentro del grupo 16 Propiedades, planta y equipo se encuentra en la información financiera del Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público. Por su parte, la Veeduría como organismo que hace uso y administra el inmueble, solamente debe llevar un control administrativo de los bienes que el Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio público le haya entregado con este fin.

CONCLUSIONES

De conformidad con lo dispuesto en el Acuerdo 18 de 1999, le corresponde al

Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público (DADEP), el

87

control y reconocimiento contable de la propiedad inmobiliaria de Bogotá Distrito Capital, siguiendo los lineamientos que para el registro y control contable de la propiedad inmobiliaria del Distrito Capital y de las inversiones que en ellas se efectúen contempla el Instructivo 29 del 2002 de la Dirección Distrital de Contabilidad y la normatividad emitida por la Contaduría General de la Nación.

El registro contable del inmueble dentro del grupo 16 Propiedades, planta y equipo

se encuentra en la información financiera del Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público.

La Veeduría solamente debe llevar un control administrativo de los bienes que el

Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio público le haya entregado para su uso y administración.

Finalmente, es conveniente tener en cuenta que la Contaduría General de la Nación es el máximo órgano rector en materia contable pública en Colombia. En tal sentido se pronunció la Corte Constitucional mediante sentencia C-487 de 1997, determinando que las normas y conceptos emitidos por esa entidad son de carácter vinculante y, en consecuencia, de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades sujetas a la aplicación de la Regulación Contable Pública. Por lo expuesto anteriormente, se debe tener presente que los conceptos de la Dirección Distrital de Contabilidad, se expiden en atención a lo preceptuado por el artículo 25 del Decreto Ley 01 de 1984 (C.C.A.), y son emitidos en virtud de lo dispuesto por el artículo 9º del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2; por tanto, no son de obligatorio cumplimiento.

88


01 de julio de 2009


TEMA: Exención del gravamen al movimiento financiero En atención a la solicitud relacionada con la exención del Gravamen al Movimiento Financiero, es importante aclarar que la Dirección Distrital de Contabilidad no es autoridad doctrinaria en materia de impuestos, de conformidad con lo establecido artículo 20 del Decreto 4048 del 22 de octubre de 2008, corresponde a la Subdirección de Gestión Normativa y Doctrina de la DIAN determinar y mantener la unidad doctrinaria y absolver las consultas que se formulen sobre interpretación y aplicación de las normas tributarias nacionales; la posición de la Dirección Distrital de Contabilidad obedece a la operatividad y experiencia observada a nivel de la Dirección Distrital de Tesorería y de otras entidades. En este sentido damos respuesta en los siguientes términos: CONSULTA: “(..) expedir un concepto con respecto a la exención del Gravamen al Movimiento Financiero, para entidades que manejamos dineros públicos, teniendo en cuenta el amplio conocimiento que tiene con respecto al tema u orientarnos que se debe hacer a quien debemos dirigirnos, ya que en varias ocasiones el Hospital de Usaquén le ha solicitado al Banco BBVA con quien tenemos una cuenta corriente para que la misma sea marcada como exenta del GMF y no ha sido posible. Lo anterior teniendo en cuenta la última respuesta del Banco BBVA, en donde nos solicita una certificación emitida por la Secretaría de Hacienda Distrital para hacer efectiva nuestra solicitud, (…)” RESPUESTA: El artículo 879 del Estatuto Tributario, adicionado por el artículo 1 de la Ley 633 de 2000 establece las exenciones del GMF al indicar: “Se encuentran exentos del Gravamen a los Movimientos Financieros: (…) 10. Numeral modificado por el artículo 48 de la Ley 788 de 2002. Las operaciones financieras realizadas con recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud, de las EPS y ARS del Sistema General de Pensiones a que se refiere la Ley 100 de 1993, de los Fondos de Pensiones de que trata el Decreto 2513 de 1987 y del Sistema General de Riesgos Profesionales, hasta el pago a las Instituciones Prestadoras de Salud (IPS), o al pensionado, afiliado o beneficiario, según el caso.”

89

(…) PARÁGRAFO 2o. Parágrafo adicionado por el artículo 48 de la Ley 788 de 2002. Para efectos de control de las exenciones consagradas en el presente artículo las entidades respectivas deberán identificar las cuentas en las cuales se manejen de manera exclusiva dichas operaciones, conforme lo disponga el reglamento que se expida para el efecto. En ningún caso procede la exención de las operaciones señaladas en el presente artículo cuando se incumpla con la obligación de identificar las respectivas cuentas, o cuando aparezca más de una cuenta identificada para el mismo cliente”. El Decreto 405 de 2001 establece: Artículo 9o. identificación de las cuentas por parte de las Tesorerías de las entidades territoriales. “Para efectos del numeral 9o. del artículo 879 del Estatuto Tributario se entenderá como "manejo de recursos públicos" aquellas operaciones mediante las cuales se efectúa la ejecución del Presupuesto General Territorial en forma directa o a través de sus órganos ejecutores respectivos, salvo que se trate de recursos propios de los establecimientos públicos del orden territorial los cuales no están exentos de gravamen a los movimientos financieros y como "tesorerías de las entidades territoriales" aquellas instancias administrativas del orden territorial asimilables en cuanto a sus funciones legales a la Dirección General del Tesoro Nacional. Igualmente se considera manejo de recursos públicos, el traslado de impuestos de las entidades recaudadoras a las tesorerías de los entes territoriales o a las entidades que se designen para tal fin. La identificación, ante los establecimientos de crédito respectivos, de las cuentas corrientes o de ahorro donde se manejen de manera exclusiva recursos públicos del Presupuesto General Territorial corresponderá a los tesoreros departamentales, municipales o distritales”. El artículo 11 del Decreto 449 de 2003 establece: “identificación de cuentas. Para hacer efectivas las exenciones al gravamen a los movimientos financieros (GMF) de que trata el artículo 879 del estatuto tributario, los responsables de la operación están obligados a identificar las cuentas corrientes o de ahorros, en las cuales se manejan de manera exclusiva los recursos objeto de la exención, salvo cuando se trate de la cuenta de ahorro para financiación de vivienda y la de los pensionados, en cuyo caso solamente se deberá abrir una única cuenta. Cuando no se cumpla con la anterior obligación se causará el gravamen a los movimientos financieros, el cual no será objeto de devolución y/o compensación.”

CONCLUSIONES:

Las operaciones financieras realizadas con recursos del sistema general de seguridad social en salud, de las EPS y ARS se encuentran exentas del gravamen a los movimientos financieros.

90

Para que proceda las exención, las entidades respectivas deberán identificar las cuentas a través de las cuales se van a manejar de manera exclusiva las operaciones financieras con recursos del sistema de seguridad social en salud.

La certificación que exige el BBVA la expide el Tesorero Distrital, por lo anterior el representante legal debe solicitarla por escrito, indicando que son recursos de transferencias que se utilizan para el Sistema General de Salud, adjuntando original de certificación del Banco que indique NIT, número, nombre, y fecha de apertura de la cuenta.


91


08 de julio de 2009


TEMA: Publicación Estados Contables En atención a su solicitud según radicado 2009EE24930 y nuestro radicado 2009ER46432, sobre la publicación de los estados contables, hacemos los siguientes comentarios con el fin de aclarar lo indicado en nuestro oficio 2009EE119152 del presente año: La Contaduría General de la Nación CGN en el Régimen de Contabilidad Pública, Capitulo II Procedimiento para la estructuración y presentación de los estados contables básicos, en el numeral 7 determina: “Publicación de los Estados contables básicos. El representante legal debe garantizar la publicación de los estados contables básicos certificados, junto con la declaración de la certificación, en las dependencias de la respectiva entidad, en un lugar visible y público. Cuando sean dictaminados, deben ir acompañados del respectivo dictamen del revisor fiscal. Lo anterior, sin perjuicio de que las entidades contables públicas, de acuerdo con las disposiciones legales, deban publicar mensualmente estados contables intermedios, que para este efecto se trata del Balance General y el Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental” (El subrayado es nuestro) De igual manera, la norma citada determina que: los estados contables básicos son el Balance General; el Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental; el Estado de Cambios en el Patrimonio y el Estado de Flujos de Efectivo. Las notas a los estados contables forman parte integral de los mismos. Los estados contables básicos se preparan al finalizar el periodo contable, efectuando los ajustes y cierre de las operaciones en los libros de contabilidad. Los estados contables de los periodos intermedios corresponden a los que se preparan durante el transcurso del periodo contable, sin que esto signifique el cierre de las operaciones. En este sentido, los estados contables básicos se deben publicar una vez preparados al finalizar el periodo contable, y de acuerdo con las disposiciones legales, mensualmente se deben publicar los estados contables de periodos intermedios que corresponden al Balance General y el Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental.

92

Igualmente, es importante indicar que de acuerdo con lo establecido en el numeral 36, artículo 34 de la Ley 734 de 2002, las entidades deben “Publicar mensualmente en las dependencias de la respectiva entidad, en lugar visible y público, los informes de gestión, resultados, financieros y contables que se determinen por autoridad competente, para efectos del control social de que trata la Ley 489 de 1998 y demás normas vigentes” (El subrayado es nuestro). Por tanto, la publicación de la información contable debe realizarse de manera mensual en las dependencias de la entidad, en lugar visible y al público, en cumplimiento de lo establecido en la Ley 734 de 2002 y en el procedimiento para la estructuración y presentación de los estados contables básicos del manual de procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública.

1

Ahora bien, los informes, reportes y estados contables que su entidad reporta a la Secretaría Distrital de Hacienda – Dirección Distrital de Contabilidad con una periodicidad mensual, trimestral, semestral o anual, se solicitan con el fin de conciliar operaciones o como insumos para la elaboración y presentación trimestral ante la Contaduría General de la Nación de los Reportes Contables de Bogotá Distrito Capital, como ente contable público. CONCLUSIONES:

La normatividad existente sobre el tema de su consulta, hace referencia a la publicación de los Estados Contables Básicos Certificados, es decir al finalizar el periodo contable, y de los Estados Contables de periodos Intermedios en forma mensual de acuerdo con las disposiciones legales.

Para el efecto los Estados Contables de periodos intermedios corresponden al Balance General y el Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental.

Las entidades deben publicar mensualmente, en un sitio visible y al público, la información contable, en cumplimiento de lo establecido en el numeral 36 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002 y en el numeral 7 del procedimiento para la estructuración y presentación de los estados contables básicos del manual de procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública.

Es conveniente tener en cuenta que la Contaduría General de la Nación es el máximo órgano rector en materia contable pública en Colombia. En tal sentido se pronunció la Corte Constitucional mediante sentencia C-487 de 1997, determinando que las normas y conceptos emitidos por esa entidad son de carácter vinculante y, en consecuencia, de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades sujetas a la aplicación de la Regulación Contable Pública. Por lo expuesto anteriormente, se debe tener presente que los conceptos de la Dirección Distrital de Contabilidad, se expiden en atención a lo preceptuado por el

1 Contaduría General de la Nación. Concepto 200811-120865

93

artículo 25 del Decreto Ley 01 de 1984 (C.C.A.), y son emitidos en virtud de lo dispuesto por el artículo 9º del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2; por tanto, no son de obligatorio cumplimiento.

94


21 de julio de 2009


TEMA: Manejo contable de los bienes red semafórica En atención a su solicitud de la referencia en la que plantea algunos interrogantes relacionados con el tratamiento contable y determinación de la clase de bienes de la red semafórica, precisamos:

CONSULTA “…La Secretaría Distrital de Movilidad adelanta un proceso de inventario de la red semafórica que incluye entre otros centros de control, módulos, semáforos, etc. Por lo anterior, se requiere determinar si dichos bienes son catalogados como “bienes fiscales o bienes de beneficio y uso público”, así como establecer el manejo contable para cada caso. De igual manera, si dichos bienes son entregados mediante contrato de concesión el cual incluye la adquisición por parte del concesionario de cámaras de video, comparenderas electrónicas y señalización electrónica entre otros, cuál debe ser el manejo contable en este caso”

RESPUESTA En principio es necesario reconocer que la Dirección Distrital de Contabilidad no tiene competencia legal para emitir opinión profesional sobre la naturaleza jurídica los bienes que conforman el denominado Sistema de Semaforización, razón por la que se requiere obtener el pronunciamiento oficial en tal sentido por parte de la dependencia encargada del asesoramiento jurídico en la Secretaría de Movilidad, en el que se defina, principalmente, si los bienes ubicados en el espacio público destinados a prestar el servicio de control del tráfico vehicular pueden ser objeto de transacción económica, embargo o si sobre ellos opera la denominada prescripción extintiva. No obstante lo anterior, desde la perspectiva contable indicamos algunos aspectos que permiten dar elementos sobre la mejor clasificación de tales bienes, para la correcta revelación en la información contable de esa entidad, utilizando para ello conceptos emitidos por autoridades competentes en la materia, lo mismo que conceptos emitidos anteriormente por este Despacho sobre el tema.

95

1. Tipo de bienes que conforman el denominado “Sistema de Semaforización Electrónica”.

2. La naturaleza jurídica de los bienes ubicados o adheridos al espacio público 3. La naturaleza de los bienes inmuebles, hardware y software ubicados en las

centrales destinadas al control electrónico del sistema. 4. Control administrativo de los bienes que hacen parte del “Sistema de

Semaforización Electrónica”. 5. Contabilización, actualización y revelación de los bienes que conforman el

“Sistema de Semaforización Electrónica.

1. Tipo de bienes que conforman el denominado “Sistema de Semaforización

Electrónica”.

Dado que un importante número de elementos que hacen parte del sistema de semaforización electrónica, además de estar ubicados en zonas de uso público también se encuentren adheridos a ese tipo de bienes; por tanto, contablemente es necesario separarlos de aquellos de carácter económico, esto es, que puedan ser objeto de transacción con otros agentes, tales como inmuebles de tipo fiscal, el software y el hardware con el que opera el sistema, sobre los cuales la Secretaría de Movilidad tiene la titularidad de dominio similar a otros equipos de la misma naturaleza adquiridos con propósitos diferentes. Por lo anterior, para efectos contables, una vez levantado el inventario de la totalidad de los bienes que hacen parte del sistema se debe confirmar la naturaleza legal de los bienes que conforman el sistema de semaforización ubicados en espacio público, que desde nuestra perspectiva, gozan de privilegios jurídicos especiales y se caracterizan por su afectación a una finalidad pública, porque su uso y goce pertenecen a la comunidad, por motivos de interés general.

2. Naturaleza jurídica de los bienes ubicados o adheridos al espacio público.

Apoyados en sentencias y escritos proferidos por el Consejo de Estado con respecto a bienes de uso fiscal y bienes de uso público para expresar nuestra opinión al respecto, encontramos lo expresado por la Sala de lo Contencioso Administrativo –Sección Tercera – que al referirse a los bienes de propiedad estatal precisó lo siguiente

1:

“En la Carta Política de 1991, en concordancia con la legislación civil, se pueden distinguir genéricamente dos clases de bienes sujetos a regímenes jurídicos diferentes: Por una parte, los bienes de dominio privado garantizados por el Art. 58 Superior y que por regla general están regulados por las leyes civiles que tratan sobre las relaciones entre particulares. El dominio sobre los bienes de propiedad privada puede ser individual o colectivo (propiedad asociativa o solidaria). Por otra parte, existen también los bienes de dominio público, que constituyen el conjunto de bienes destinados al desarrollo o cumplimiento de las funciones públicas del Estado o están afectados al uso común, tal como se desprende de los arts. 63, 82,

1 Consejo de Estado. Sección Tercera, exp.: 16596 de febrero 16 de 2001. C.P: Alier Hernández

96

102 y 332 del estatuto superior. De conformidad con el Art. 674 del Código Civil estos bienes denominados “bienes de la Unión” se clasifican, a su vez, en bienes patrimoniales o fiscales y en bienes de uso público. Los bienes patrimoniales o fiscales o bienes propiamente estatales, son aquellos que pertenecen a una persona jurídica de derecho público de cualquier naturaleza y que, por lo general, están destinados a la prestación de las funciones públicas o de los servicios públicos; también pueden constituir una reserva patrimonial para fines de utilidad común. La disposición del estatuto civil antes citada los define como aquellos cuyo dominio corresponde a la República, pero “cuyo uso no pertenece generalmente a los habitantes”. El Estado los posee y los administra de manera similar a como lo hacen los particulares con los bienes de su propiedad. Los bienes de uso público universal o bienes públicos del territorio son aquellos que, si bien su dominio es igualmente de la República, su uso pertenece a todos los habitantes del territorio y están a su servicio permanente (como el de calles, plazas, parques, puentes, caminos, ejidos, etc.) Es decir, que por su propia naturaleza, en general, respecto a estos bienes ninguna entidad estatal tiene la titularidad de dominio similar a la de un particular, puesto que están destinados al servicio de todos los habitantes. De allí que se ha afirmado que sobre ellos el Estado ejerce fundamentalmente derechos de administración y de policía, en orden a garantizar y proteger precisamente su uso y goce común, por motivos de interés general (Art. 1º de la Carta Política)”.

Lo anterior constituye una guía para intentar aclarar la clasificación dentro de los activos de la entidad, en el sentido de que algunos de los bienes que conforman el sistema están dispuestos para el uso y goce de los habitantes sin restricción de ningún tipo. Sobre este mismo tópico, también debemos analizar lo expresado por el Consejo de Estado al resaltar las características de los bienes de uso público

2:

“Estas consideraciones preliminares permiten deducir las características de un bien de uso público así:

1. Son bienes de dominio público que se caracterizan por su afectación a una finalidad pública, porque su uso y goce pertenecen a la comunidad, por motivos de interés general (Art. 1º Superior).

2. El titular del derecho de dominio es la Nación y, en general, las

entidades estatales correspondientes ejercen facultades especiales de administración, protección, control y de policía.

3. Se encuentran determinados por la Constitución o por la ley (Art. 63

Superior).

4. Están sujetos a un régimen jurídico por virtud del cual gozan de privilegios tales como la inalienabilidad, inembargabilidad e imprescriptibilidad, que los colocan por fuera del comercio”.

2 Consejo de Estado. Sección Tercera, exp.: 18.503 de febrero 22 de 2001. C.P: Alier Hernández

97

Dado que gran parte de los elementos que componen la red de semaforización dispuesta para la información visual de conductores y peatones consideramos que se trata de bienes de uso público. No se trata de los denominados bienes fiscales debido a que tal sistema o red, además de disponerse para un servicio gratuito o libre, este no es de carácter individualizable, es decir, que no prestan servicios de manera impersonal, así los propietarios de vehículos matriculados en la ciudad deban pagar por ese derecho, pero los peatones no tienen tal obligación. En tal sentido, es necesario recordar lo expresado por el consejo de Estado3 al referirse a los bienes de beneficio y uso público:

“Bienes afectados al Uso Público. Se encuentran en cabeza del Estado u otros entes estatales y se caracterizan por ser bienes usados por la comunidad, la cual

los puede aprovechar en forma directa, libre, gratuita, impersonal, individual o colectivamente, generalmente tienen que ver con los intereses vitales de la comunidad”. (Negrillas y subrayas no son del texto original).

En este punto en particular, consideramos necesario obtener concepto de la dependencia encargada del asesoramiento jurídico en la Secretaría de Movilidad, en el que se aclare si los bienes ubicados en el espacio público para prestar servicio de control del tráfico vehicular son transables, embargables, o si sobre ellos opera la denominada prescripción extintiva. Este Despacho considera que, en el caso que nos ocupa, tales bienes gozan de privilegios tales como la inalienabilidad, inembargabilidad e imprescriptibilidad, que los colocan por fuera del comercio o de posibles transacciones económicas, razón para darles tratamiento contable de Bines de Beneficio y Uso Público.

3. Naturaleza de los bienes inmuebles, hardware y software destinados al

control electrónico del sistema.

Los bienes inmuebles, hardware y software ubicados en las centrales destinadas al control electrónico del sistema, en nuestro concepto, son bienes de carácter económico pues podrían ser objeto de transacción o negociación, razón por la que deberían clasificarse como bienes fiscales, si tenemos en cuenta el concepto que sobre el particular el mismo Consejo de Estado determinó

4:

“son bienes fiscales, los bienes de propiedad pública que están dentro del comercio y que la administración generalmente utiliza para el giro de sus actividades”. “Los bienes patrimoniales o fiscales o bienes propiamente estatales, son aquellos que pertenecen a una persona jurídica de derecho público de cualquier naturaleza y que, por lo general, están destinados a la prestación de las funciones públicas o

3Consejo de Estado. Sección Tercera, exp.: 16596 de febrero 16 de 2001. C.P: Alier Hernández

4 Ibidem

98

de los servicios públicos; también pueden constituir una reserva patrimonial para fines de utilidad común. La disposición del estatuto civil antes citada los define como aquellos cuyo dominio corresponde a la República, pero “cuyo uso no pertenece generalmente a los habitantes”. El Estado los posee y los administra de manera similar a como lo hacen los particulares con los bienes de su propiedad”.

Para efectos contables, consideramos que a diferencia de aquellos bienes ubicados en espacio público, los bienes que se encuentran formando parte de las centrales, probablemente no gozan de privilegios jurídicos especiales, y a pesar que de ellos depende un servicio público, su uso y goce no pertenecen a la comunidad y que, en determinado caso, podrían usarse para propósitos diferentes sin restricción legal de ningún tipo. El Régimen de Contabilidad Pública en las normas técnicas relativas a los activos define como Propiedades, planta y equipo:

“165. Noción. Las propiedades, planta y equipo comprenden los bienes tangibles de propiedad de la entidad contable pública que se utilizan para la producción y comercialización de bienes y la prestación de servicios, la administración de la entidad contable pública, así como los destinados a generar ingresos producto de su arrendamiento, y por tanto no están disponibles para la venta en desarrollo de actividades productivas o comerciales, siempre que su vida útil probable en condiciones normales de utilización, exceda de un año. Tratándose de las entidades contables públicas del gobierno general, incluye los bienes para el uso permanente recibidos sin contraprestación de otras entidades del gobierno general. 166. Deben reconocerse por su costo histórico y actualizarse mediante la comparación del valor en libros con el costo de reposición o el valor de realización. Los costos de endeudamiento asociados a la adquisición de un activo que aún no se encuentre en condiciones de utilización, se reconocen como un mayor valor del mismo”. Por lo antes expuesto, consideramos que los bienes inmuebles, hardware y software destinados al control electrónico del sistema no son bienes de beneficio y uso público, que por tanto deberían clasificarse como bienes de uso fiscal, clasificándolos en la contabilidad dentro del grupo 16 “Propiedades Planta y Equipo”.

4. Control administrativo de los bienes que hacen parte del Sistema de

Semaforización Electrónica. Dado que la gran mayoría de los bienes que conforman el Sistema de Semaforización Electrónica están puestos en espacio público, consideramos que para este tipo de bienes en particular no es necesario fijar la custodia de los mismos a funcionario alguno. Este despacho considera que los elementos que conforman la red de semaforización se clasifican como bienes de uso público, que por encontrarse ubicados en zonas de uso público no se encuentran bajo la protección directa de funcionario público alguno,

99

por lo cual, deben formar parte del inventario general de activos en sección diferente de aquellos cuya custodia deba asignarse específicamente al servidor público que hace uso directo de los mismos o que tiene la responsabilidad para ello. No obstante lo anterior y teniendo en cuenta las características de los bienes objeto de la consulta, especialmente en lo que hace referencia a su ubicación en el espacio público de la red vial de Bogotá D.C., consideramos que debe existir dentro de la estructura organizacional de la Secretaría de Movilidad el área responsable del mantenimiento y control de la red de semaforización. Por lo tanto, es procedente verificar en el manual de funciones y procedimientos el funcionario responsable de dicha competencia, para así determinar quién figurará como administrador del Inventario de la totalidad de los elementos que la conforman. Ahora bien, para los eventos donde se origina la pérdida o daño de alguno de los componentes de la red de semaforización, no se efectuaran procesos de responsabilidad en cabeza del responsable del área en razón de que este tipo de situaciones en general son tratadas como accidentes de tránsito y por lo tanto el procedimiento se surte civilmente ante las inspecciones de tránsito correspondientes. Por lo tanto, la Entidad debe proceder al mantenimiento y/o reparación de dichos elementos, asumiendo el gasto a que hubiere lugar.

5. Contabilización, actualización y revelación de los bienes que conforman

Sistema de Semaforización Electrónica

Los bienes se registran en la contabilidad financiera a nivel de los grupos que para tal fin están definidos en el Plan General de Contabilidad Pública, bien sea en la cuenta de Propiedades, planta y equipo o en la de Bienes de beneficio y uso público e históricos y culturales, de acuerdo con la clasificación determinada por la entidad. La identificación individual de cada bien con sus características técnicas debe realizarse en la aplicación o software que tenga la entidad y este será el soporte válido para los estados contables. De igual manera estos bienes deben ser objeto de depreciación o amortización durante los años de vida útil asignados. Dichos valores serán objeto de actualización, usando para ello criterios técnicos acordes a cada circunstancia, cuando la entidad a bien lo determine según lo dispuesto por la Contaduría General de la Nación en la Resolución No. 356 del 05 de septiembre de 2007, en el procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de hechos relacionados con las propiedades, planta y equipo. “18. ACTUALIZACIÓN: El valor de las propiedades, planta y equipo es objeto de actualización mediante la comparación del valor en libros con el costo de reposición o el valor de realización. El valor en libros corresponde al valor resultante de restarle al costo histórico de un bien, la depreciación o amortización acumulada y la provisión, y sumarle la valorización. Por su parte, el costo de reposición y el valor de realización pueden establecerse mediante avalúo técnico, el cual debe considerar, entre otros criterios, la ubicación, el estado, la capacidad productiva, la situación de mercado, el

100

grado de negociabilidad, la obsolescencia y el deterioro que sufren los bienes. El costo de reposición también puede determinarse mediante precios de referencia publicados por organismos oficiales o especializados. Tratándose de terrenos destinados a adelantar proyectos de construcción podrá aplicarse el método (técnica) residual, como aplicación del valor presente neto que consiste en descontar los costos totales y la utilidad esperada del proyecto, al monto total de las ventas proyectadas. La selección y aplicación de las metodologías para realizar el avalúo técnico debe tener en cuenta la relación costo-beneficio para la entidad contable pública, procurando evitar erogaciones significativas, para lo cual podrán efectuarse avalúos con personal de la entidad, con personas naturales o jurídicas o con el apoyo de otras entidades públicas, siempre que cuenten con la idoneidad y capacidad para su realización. Así mismo, deberá atender la expectativa inmediata de la administración, de acuerdo con la destinación prevista para el bien. Si se actualiza un determinado elemento perteneciente a las propiedades, planta y equipo, también se deben actualizar todos los activos que pertenezcan a la misma clasificación”

En cuanto, a los Bienes registrados en el grupo 17 Bienes de Beneficio y uso público e históricos y culturales, no son objeto de actualización. Por lo anterior, en lo referente al sistema de control interno que debe existir en las entidades públicas, en cumplimiento a lo establecido en la Ley 87 y el Decreto ley 1421 de 1993, corresponde a esa Secretaría, diseñar, elaborar y adoptar los métodos y procedimientos administrativos que autónomamente considere pertinentes para el manejo y control de sus bienes, los cuales deben consultar los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, de tal forma que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas legales vigentes. De otra parte, si la decisión es entregar dichos bienes mediante contratos de concesión, este Despacho considera de vital importancia que en el contrato se estipule el tiempo de duración y si los bienes adquiridos en desarrollo de este son de propiedad del contratista o de la Secretaría de Movilidad. Lo anterior por cuanto la duración del contrato determina la amortización o depreciación de los bienes a entregar y si los que se adquieren de acuerdo a la propiedad tiene tratamiento contable diferente. Si las condiciones del contrato de concesión determinan que los bienes adquiridos serán de propiedad de la Secretaría, con el informe que presente el contratista se incorporaran en los estados contables de la entidad, afectando las cuentas del activo correspondiente con un crédito al grupo de Patrimonio en las cuentas de Patrimonio público incorporado. Contablemente y de acuerdo a lo establecido en el contrato de concesión, al realizar la entrega de los bienes al concesionario, se deben reclasificar de los grupos donde se encuentren registrados como son: el grupo de Propiedades, planta y equipo, grupo

101

Bienes de beneficio y uso público y grupo Otros activos (intangibles), al grupo de otros activos cuenta bienes entregados a terceros en concesión. Si los bienes adquiridos dentro del desarrollo del contrato son de propiedad del contratista, la Secretaría de Movilidad no debe realizar ningún registro contable por este concepto.

CONCLUSIONES

Para determinar la naturaleza jurídica de los bienes que conforman la red de

semaforización ubicada en espacio público y que es objeto de esta consulta, se hace necesario obtener la opinión profesional del área administrativa encargada de tal función en esa Secretaría.

La Secretaría Distrital de Movilidad tiene la competencia requerida para diseñar sus

propios procedimientos administrativos para el manejo y control de sus bienes de acuerdo a disposiciones legales vigentes.

Los bienes que conforman el Sistema de Semaforización Electrónica ubicados en

espacio público no deben considerarse como Propiedades, Planta y Equipo, pues se trata de Bienes destinados al uso y goce de la comunidad, sin restricción alguna.

El hardware y el software que hace parte del sistema, que puedan ser objeto de

embargo, transacción, prescripción, deben clasificarse como bienes de uso fiscal. Los bienes que conforman el Sistema de Semaforización Electrónica ubicados en

espacio público deben conformar el inventario general de activos pero en sección diferente de aquellos cuya custodia deba asignarse específicamente a un servidor público que hace uso directo de los mismos o a quien se le haya asignado la custodia de éstos.

Los bienes entregados mediante contratos de concesión deben reclasificarse de

los grupos donde se encuentren registrados como son: el grupo de Propiedades, planta y equipo, grupo Bienes de beneficio y uso público y grupo Otros activos (intangibles), al grupo de otros activos cuenta bienes entregados a terceros en concesión.

Si las condiciones del contrato de concesión determinan que los bienes adquiridos

serán de propiedad de la Secretaría, con el informe que presente el contratista se incorporaran en los estados contables de la entidad, afectando las cuentas del activo correspondiente con un crédito al grupo de Patrimonio en las cuentas de Patrimonio público incorporado.

Es conveniente tener en cuenta que la Contaduría General de la Nación es el máximo órgano rector en materia contable pública en Colombia. En tal sentido se pronunció la Corte Constitucional mediante sentencia C-487 de 1997, determinando que las normas

102

y conceptos emitidos por esa entidad son de carácter vinculante y, en consecuencia, de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades sujetas a la aplicación de la Regulación Contable Pública. Por lo expuesto anteriormente, se debe tener presente que los conceptos de la Dirección Distrital de Contabilidad, se expiden en atención a lo preceptuado por el artículo 25 del Decreto Ley 01 de 1984 (C.C.A.), y son emitidos en virtud de lo dispuesto por el artículo 9º del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2; por tanto, no son de obligatorio cumplimiento.

103


21 de julio de 2009


TEMA: Responsabilidad por pérdida de bienes En atención a su solicitud con radicado 2009ER67550 en la que plantea interrogantes relacionados con el proceso de responsabilidad fiscal por hurto o pérdida de elementos, a continuación emitimos nuestras consideraciones sobre el tema:

CONSULTA “…Se solicita concepto sobre la responsabilidad que poseen los diferentes funcionarios que tienen a cargo elementos de tipo devolutivos, en cuanto al pago de los deducibles ocasionados por la pérdida o hurto de estos elementos, esto en relación con el instructivo 31 del 20 de agosto de 2003. De igual manera, sobre la responsabilidad que poseen los diferentes funcionarios que tienen a cargo vehículos, en cuanto al pago de los deducibles ocasionados por el daño a los mismos en atención a emergencias. (…)

RESPUESTA El Instructivo 31 del 20 de agosto de 2003 establece el procedimiento para el registro y control de responsabilidades en los entes públicos con base en la Resolución 356 del 05 de septiembre de 2007

1, de la Contaduría General de la Nación. Tal norma fue

derogada por la Resolución 354 de 20072; por tanto, nuestro instructivo quedó

desactualizado normativamente pues no refleja el procedimiento contable vigente expedido por la CGN. Respecto del hecho económico originado por la pérdida o faltante de fondos, bienes o derechos, del mismo pueden surgir derechos contingentes o reales a favor de la entidad a cargo de funcionarios, servidores públicos o personas de derecho privado que son “gestores fiscales” o de personas que no cumplen esa condición. En relación con los primeros se tratará de una “Responsabilidad Fiscal”, mientras que se puede reconocer o una Responsabilidad interna cuando el evento sea atribuible a funcionarios los servidores públicos y las personas de derecho privado que no ejerzan funciones relacionadas con la gestión fiscal, considerados como “no gestores fiscales”

1 Por la cual se adopta el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública.

2 Se adoptó el Régimen de Contabilidad Pública

104

Se originará una “responsabilidad fiscal” cuando el hecho pueda ser imputado a servidores públicos o personas de derecho privado ejercen funciones relacionadas con la gestión fiscal

3 en la entidad, esto es, que desarrollen o ejecuten un conjunto de

actividades económicas, jurídicas y tecnológicas, que manejen o administren recursos o fondos públicos, tendientes a la adecuada y correcta adquisición, planeación, conservación, administración, custodia, explotación, enajenación, consumo, adjudicación, gasto, inversión de sus rentas en orden de cumplir los fines esenciales del Estado con sujeción a los principios de legalidad, eficiencia, economía, eficacia, equidad, imparcialidad, moralidad, transparencia, publicidad y valoración de los costos ambientales. La determinación de la presunta responsabilidad por detrimento patrimonial a cargo de un funcionario, ex funcionario o un particular que realicen gestión fiscal es competencia exclusiva del ente de control fiscal, conforme lo dispuesto en el artículo 8 de la Ley 610 de 2000: “El proceso de responsabilidad fiscal podrá iniciarse de oficio, como consecuencia del ejercicio de los sistemas de control fiscal por parte de las propias contralorías, de la solicitud que en tal sentido formulen las entidades vigiladas o de las denuncias o quejas presentadas por cualquier persona u organización ciudadana, en especial por las veedurías ciudadanas de que trata la Ley 563 de 2000

4.

Para determinar si un servidor público o particular desempeña funciones públicas que lo convierten en “gestor fiscal”, se deberán revisar las funciones que tiene asignadas por ley o el acto que lo invistió de tales funciones públicas y relacionarlas con lo establecido en el artículo 3° de la Ley 610 de 2000 para establecer si las mismas comportan el manejo de fondos y bienes del Estado, es decir, si implican la titularidad administrativa o dispositiva de los mismos, materializada mediante planes de acción, programas, actos de recaudo, inversión y gasto, entre otros, o comprenden actividades de ordenación, control, dirección y coordinación del gasto, se puede afirmar que se configura gestión fiscal

5.

En conclusión, consideramos que la responsabilidad fiscal sólo podría calificarse como tal, si se deriva de un proceso adelantado por la Contraloría respectiva, en principio imputable solo a los gestores fiscales; en consecuencia, los demás servidores públicos distintos de aquellos que realizan gestión fiscal, se harán acreedores a otra clase de responsabilidad, pero no quiere ello significar que el daño patrimonial causado por éstos pueda quedar sin resarcir. Ello significa que la entidad estatal afectada a motu propio debe adelantar la gestión pertinente en procura de recuperar el valor del daño patrimonial causado por los servidores públicos que no desarrollan gestión fiscal, bien sea a cargo de éstos o haciendo exigible el pago del siniestro ante la Compañía Aseguradora o Bancaria que garantice las mismas

6.

De otro lado, cuando se determine que la pérdida, extravío o daño de bienes públicos atribuible a un no gestor fiscal, corresponderá a la administración (funcionario que tenga a su cargo la coordinación y control del manejo de dichos bienes) iniciar la respectiva actuación administrativa y adelantar directamente las gestiones necesarias 3 Artículo 3º de la Ley 610 de 2000

4 Concepto Dirección Jurídica Distrital 9 de septiembre de 2006.

5 Concepto 80112 – 2007EE46877 del 4 de octubre de 2007 Contraloría General de la Nación

6 Concepto 80112- 2007EE13401 del 27 de marzo de 2007

105

para procurar su restitución, reparación o devolución, o solicitar a la dependencia o funcionario correspondiente que se desarrollen las acciones (civil, incidente reparación integral, jurisdicción coactiva) sin perjuicio del traslado del respectivo informe al ente de control fiscal, para lo de su competencia

7.

Ahora bien, y con respecto al deducible es importante en principio indicar el procedimiento contable a partir de la pérdida del bien así:

Retiro de fondos, bienes o derechos de la contabilidad por la pérdida En el momento que la entidad contable pública conozca de la pérdida o faltante de fondos o bienes o derechos, adicional a las gestiones administrativas relacionadas con la reclamación ante la compañía aseguradora y la puesta en conocimiento de los organismos o instancias competentes, y con independencia de si se inicia o no un proceso de responsabilidad fiscal, contablemente se procederá a retirar de los saldos contables, el valor de los faltantes o pérdida de fondos, bienes o derechos

8.

Con base en el acta o documento idóneo donde se evidencia el faltante se registra:

CÓDIGO DESCRIPCIÓN DEBE HEBER

58 OTROS GASTOS

5810 Extraordinarios

581006 Pérdida en siniestros XX

1 GRUPO RESPECTIVO XX

1XX Cuenta que represente los fondos, bienes o derechos de la entidad

Paralelamente y con fundamento en la queja, información recibida o la indagación preliminar que se realice a nivel interno o por parte de la Contraloría de Bogotá se realiza el siguiente registro, teniendo en cuenta que la cuantía de la responsabilidad

9

corresponde al valor en libros o el costo de reposición, valor que no será objeto de actualización.

CODIG

O

DESCRIPCION DEBE HABER

83 DEUDORAS DE CONTROL


836101 Internas XX

89 DEUDORAS

7 Concepto Dirección Jurídica Distrital 9 de septiembre de 2006.

8 Procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de las responsabilidades fiscales- Régimen de

Contabilidad Pública 9 Régimen de Contabilidad Pública párrafo 308

106

8915 Deudoras de control por contra (CR)

891521 Responsabilidades en proceso XX

Reclamación ante la compañía aseguradora o bancaria - Si a través de las gestiones administrativas adelantadas ante la compañía aseguradora o bancaria ésta reconoce el pago de la indemnización se procede a realizar el siguiente registro con base en el documento idóneo que la compañía expida:

CODIG

O


14 DEUDORES

1470 Otros deudores

147079 Indemnizaciones

Tercero XX

48 OTROS INGRESOS


481049 Indemnizaciones XX

Simultáneamente se reversa la cuenta de orden donde se reconoció la contingencia.

CODIG

O


89 DEUDORAS


891521 Responsabilidades XX



836101 Internas XX

Pago de la indemnización por parte de la compañía aseguradora o bancaria Una vez se produzca el correspondiente recaudo se registra:

CODIG

O


11 EFECTIVO

1110 Depósitos en instituciones XX

107

financieras

14 DEUDORES

1470 Otros deudores


Tercero XX

Diferencia entre el valor que la compañía aseguradora reconoce y el valor de

la pérdida o faltante

Responsable reconoce el pago de la diferencia

Con base en el documento idóneo en el cual el funcionario reconoce el pago de la diferencia presentada se registra:

CODIG

O


14 DEUDORES

1470 Otros deudores


Tercero XX

48 OTROS INGRESOS


481049 Indemnizaciones XX

Simultáneamente se reversa la cuenta de orden donde se reconoció la contingencia.

CODIG

O


89 DEUDORAS


891521 Responsabilidades XX



836101 Internas XX

Responsable Gestor Fiscal no reconoce pago de la diferencia

108

En el caso de que el funcionario no repare el daño, es decir, no reconozca el pago de la diferencia y si el hecho se tipifica como gestión fiscal y una vez el organismo de control inicie el proceso de responsabilidad fiscal se reclasifica el saldo de la cuenta de orden.

CODIG

O




836102 Autoridad competente XX



836101 Internas XX

Fallo sin responsabilidad

Con el acto administrativo que soporta el fallo se cancela los registros contables que se encuentran en cuentas de orden.

CODIG

O

DESCRIPCION DEBE

89 DEUDORAS






Fallo con responsabilidad

La entidad pública con base en el acto administrativo que soporta el fallo debe cancelar los registros de las cuentas de orden y adicionalmente registrar un débito a la cuenta 1470- Otros deudores y un crédito a la cuenta 481050- Responsabilidades fiscales.

CODIG

O


89 DEUDORAS


109





CODIG

O


14 DEUDORES

1470 Otros deudores


Tercero XX

48 OTROS INGRESOS


481050 Responsabilidades fiscales XX

Responsable no Gestor Fiscal no reconoce pago de la diferencia Si la pérdida o faltante es atribuible a un funcionario que no ejerce gestión fiscal y éste no reconoce el pago por la diferencia, y una vez se inicie el proceso de responsabilidad interna, es importante aclarar que dicho valor ya se encuentra registrado en cuentas de orden. Así mismo, la Administración debe adelantar directamente las gestiones necesarias para procurar su restitución, reparación o devolución, o solicitar a la dependencia o funcionario correspondiente que se desarrollen las acciones (civil, incidente reparación integral, jurisdicción coactiva) sin perjuicio del traslado del respectivo informe al ente de control fiscal, para lo de su competencia

10.

CONCLUSIONES

Los derechos potenciales derivados de eventos relacionados con el detrimento patrimonial del Estado deben reconocerse en Cuentas de Orden Deudoras y solo se trasladarán al grupo 14 Deudores cuando correspondan a derechos ciertos, es decir, que sean expresos, claros y actualmente exigibles, acompañados de soporte documental idóneo

11.

No le compete a este Despacho conceptuar sobre responsabilidad fiscal respecto a deducibles. Todo depende de si el presunto responsable ostenta la calidad de gestor fiscal, y en consecuencia será la Contraloría de Bogotá quien determinará si el presunto responsable debe asumir tal diferencia.

10

Concepto Dirección Jurídica Distrital 9 de septiembre de 2006. 11

La Resolución 356 del 05 de septiembre de 2007Por la cual se adopta el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública.

110

Si el presunto responsable no es gestor fiscal, compete a la Oficina de Control Interno Disciplinario determinar su responsabilidad disciplinaria y por ende aplicar las sanciones del caso. Si es responsable, será la administración quien debe adelantar la acción civil o penal para obtener el resarcimiento del daño.


112


29 de julio de 2009


TEMA: Disminución de la base de retención para independientes En atención a la solicitud relacionada con el tema de disminución de la retención para independientes, recibida por correo electrónico, es importante aclarar que la Dirección Distrital de Contabilidad no es autoridad doctrinaria en materia de impuestos, de conformidad con lo establecido artículo 20 del Decreto 4048 del 22 de octubre de 2008, corresponde a la Subdirección de Gestión Normativa y Doctrina de la DIAN determinar y mantener la unidad doctrinaria y absolver las consultas que se formulen sobre interpretación y aplicación de las normas tributarias nacionales. En este sentido damos respuesta en los siguientes términos:

CONSULTA: “(..) el pasado 18 de junio el Ministerio de Hacienda y Crédito Público emitió el decreto 2271 (anexo archivo) el cual en su artículo 4 determina que la base para el pago de

independientes se debe disminuir con los pagos a Seguridad Social EN SALUD, de acuerdo a la circular 07 del 25 de febrero de 2009 del Dr. Jorge Castañeda, interpreta que "El valor a retener es el que resulte de aplicar los porcentajes de retención al

monto mensual estipulado en el contrato, menos lo aportes obligatorios a SALUD Y

PENSION que corresponden a dicho ingreso”. Le agradezco si es posible aclarar este tema para evitar conflictos con las personas que perciben honorarios por contrato de prestación de servicios”.

RESPUESTA:

El fundamento legal para reducir la base de retención con los aportes a pensión es el artículo 126-1 del Estatuto Tributario, los concepto 063290 16 de agosto de 2007 y 093364 del 28 de septiembre de 2008 expedidos por la DIAN.

Los conceptos se encuentran publicados en la página de la DIAN, y el artículo 264 de la Ley 223/95 dispone: “los contribuyentes que actúen con base en conceptos escritos de la subdirección jurídica de la Dirección de Impuestos podrán sustentar sus actuaciones en la vía gubernativa y en la jurisdiccional con base en los mismos, durante el tiempo en que tales conceptos se encuentren vigentes. Las actuaciones tributarias realizadas a su amparo no podrán ser objetadas por las autoridades tributarias. Cuando la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales cambie la posición asumida en un concepto previamente emitido por ella deberá publicarlo.”

113

Igualmente, el parágrafo del artículo 13 del Decreto 1725 de 1997, señala: “(…) los conceptos emitidos por esta oficina sobre la interpretación y aplicación de las leyes tributarias o de la legislación aduanera o en materia cambiaria en asuntos de competencia de la entidad, que sean publicados, constituyen interpretación oficial para los funcionarios de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, y su desconocimiento podrá acarrear sanción disciplinaria.” (subrayado fuera de texto)

El artículo 13 del Decreto 841 del 5 de mayo de 1998 establece: “Aportes obligatorios del trabajador. El monto de los aportes obligatorios de que trata la Ley 100 de 1993 que haga el trabajador o el partícipe independiente a los fondos de pensiones de que trata la Ley 100 de 1993, será considerado como ingreso no constitutivo de renta ni ganancia ocasional y no hará parte de la base para aplicar la retención en la fuente por salarios o por ingresos tributarios, según se trate. (subrayado fuera de texto.)

El artículo 126 -1 fue demandado por cuanto solamente contempla como deducibles los aportes a pensiones impidiendo que se haga la retención en la fuente sobre el aporte parafiscal a la seguridad social; frente al sistema de seguridad social el demandante sostiene que a pesar de que la contribución al sistema de salud tiene un carácter más solidario que los aportes al sistema de pensiones, la misma no es deducible para efectos de la retención en la fuente. La Sentencia C - 711 de 2001 de la Honorable Corte Constitucional examinó la exequibilidad del artículo 126-1 del E.T.; así mismo las sentencias T-569 de 1999 C-828 de 2001 y C-655 de 2003 de la Honorable Corte Constitucional afirman que las contribuciones al sistema general de la seguridad social colombiana son aportes parafiscales y por lo tanto recursos con la destinación específica de usarse en la prestación de servicios o entrega de bienes de los aportantes.

El oficio 093364 de la DIAN expedido el 23 de septiembre de 2008 indica: “(…)En lo que dice relación con los aportes obligatorios al sistema de pensiones, conforme con el artículo 13 del decreto 841 de 1998, el monto de estos aportes obligatorios que hagan el trabajador o el partícipe independiente a los fondos de pensiones de que trata la Ley 100 de 1993, será considerado como ingreso no constitutivo de renta ni ganancia ocasional y no hará parte de la base para aplicar la retención en la fuente por salarios o por ingresos tributarios, según se trate (…).” Y concluye “Así las cosas y teniendo claro el derecho que les asiste a los profesionales independientes para disminuir la base de retención en la fuente con los aportes a la seguridad social es necesario establecer el procedimiento y demás aspectos requeridos para que la misma se concrete; por ello, se ha recomendado al Ministerio de Hacienda y Crédito Público el trámite de un decreto reglamentario, el cual según información verbal que se nos ha suministrado se encuentra surtiendo el trámite para su expedición y le será remitido oportunamente.” (subrayado fuera de texto).

114

Por lo anterior enviamos un correo electrónico al Ministerio de Hacienda y Crédito Público y a la DIAN preguntando si van a expedir otro decreto para reglamentar la disminución de la base de retención en la fuente con los aportes obligatorios a pensión, efectuados por los trabajadores independientes.

CONCLUSIONES:

La carta circular 07, fue expedida para orientar a las entidades distritales en la interpretación de la jurisprudencia, doctrina y conceptos de la DIAN, que se encuentran vigentes, sobre el tratamiento tributario que deben recibir los aportes a seguridad social para efectos de determinar la base para el cálculo de retención en la fuente de los trabajadores independientes. La sentencia C-711 de 2001, examinó la exequibilidad del artículo 126-1 del E.T., afirma que las contribuciones al sistema general de la seguridad social son aportes parafiscales no sujetos a gravamen. Los conceptos 063290 16 de agosto de 2007 y 093364 del 28 de septiembre de 2008 se encuentran vigentes. El artículo 13 del decreto 841 de 1998 reglamenta parcialmente el estatuto Tributario y la Ley 100 de 1993 en los aspectos tributarios relacionados con el sistema General de Seguridad Social, no ha sido derogado, sin embargo por lo indicado en el oficio 093364 de septiembre de 2008 en cuanto a la reglamentación de los aportes a seguridad social de los trabajadores independientes, enviamos por correo electrónico al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, consulta radicada bajo el número 1-2009-046401. Una vez obtengamos respuesta informaremos a las entidades distritales. Finalmente, los conceptos de la Dirección Distrital de Contabilidad, se expiden en atención a lo preceptuado por el artículo 25 del Decreto Ley 01 de 1984 (C.C.A.), y son emitidos en virtud de lo dispuesto por el artículo 9º del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2; por tanto, no son de obligatorio cumplimiento.

115


30 de julio de 2009


TEMA: Base para descuento de retención en la fuente

En atención a su solicitud de concepto relacionado con la contratación del régimen simplificado y retención en la fuente a contratistas, es importante aclarar que la Dirección Distrital de Contabilidad no es autoridad doctrinaria en materia de impuestos nacionales, de conformidad con lo establecido en el artículo 11 del Decreto 1265 de 1999 y el artículo 1° de la Resolución 5467 del 15 de junio de 2001, corresponde a la oficina jurídica de la DIAN determinar y mantener la unidad doctrinaria y absolver las consultas que se formulen sobre interpretación y aplicación de las normas tributarias de carácter nacional. Sin embargo, damos respuesta en los siguientes términos:

CONSULTA

“En informe de la Oficina de Control Interno de la unidad, recomienda en que la contratación que realiza la Unidad, con las personas que pertenecen la Régimen Simplificado del IVA, no se establezca en el contrato el valor correspondiente al contratista y el valor del IVA asumido por la Unidad, sino que sólo se estipule el valor a favor del contratista.

Pregunta: Se debe estipular en el contrato el valor que corresponde al contratista, más el valor del IVA asumido?, o solamente lo que se pagará al contratista?

RESPUESTA

El 50% del IVA, a título de retención en la fuente, que deben efectuar los del régimen común cuando adquieren bienes o servicios de un régimen simplificado por ningún motivo debe incluirse en el respectivo contrato. E l artículo 15 del Decreto 380/96 señala: “ARTICULO 15. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS PARA EL REGIMEN SIMPLIFICADO. A los responsables pertenecientes al régimen simplificado no les esta permitido:

a) Adicionar al precio de los bienes que vendan o de los servicios que presten, suma alguna por concepto del impuesto sobre las ventas. Si lo hicieren, deberán cumplir íntegramente con las obligaciones de quienes pertenecen al régimen común; (…)”

116

De otro lado, el artículo 1º del Decreto Reglamentario 522 de 2003 establece: “Nuevos responsables de impuestos sobre las Ventas. Son nuevos responsables del impuesto sobre las ventas (IVA) quienes comercialicen los bienes o presten los servicios sujetos a dicho impuesto por la Ley 788 de 2002, debiendo cumplir las obligaciones propias de ésta calidad fiscal, a que hace referencia el Artículo 2 de este decreto. También son responsables del IVA los registrados en el régimen común del impuesto cuando adquieren bienes o servicios gravados a que se refiere la Ley 788 de 2002, de personas naturales no comerciantes que no se hayan inscrito en el Régimen común del Impuesto Sobre las Ventas. En este caso el valor del impuesto causado en la operación deberá ser asumido por el comprador o adquiriente del Régimen común aplicando la Retención en la Fuente prevista en el Artículo 437-1 del Estatuto Tributario. El impuesto así retenido deberá ser declarado y consignado en el mes correspondiente a la fecha del pago o abono en cuenta, y podrá ser tratado como impuesto descontable en la declaración bimestral respectiva, en la forma prevista en

los artículos 485, 485-1, 488 y 490 del Estatuto Tributario. ( El subrayado es nuestro). Ahora bien, y dado que la Unidad Administrativa Especial de Catastro-UAEC- no puede deducir el 100%

1 en la declaración bimestral del IVA el 50% del IVA que debe asumir

cuando contrata con un régimen simplificado, se requiere tener un respaldo presupuestal por tales valores, toda vez que tales montos deben ser declarados y pagados a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Por lo anterior, este Despacho recomienda que se expida el CDP por el mismo rubro por el cual se realizó la contratación o por el rubro de impuestos. Sin embargo, es importante aclarar que esta decisión es exclusiva de la Dirección Distrital de Presupuesto. CONSULTA: En segundo lugar recomienda que se disminuya el valor base para hacer las retenciones, los pagos realizados por salud por parte del Contratista; en este caso hemos respondido que solamente está establecido para los ingresos laborales, y no está autorizado para los contratistas, ya que el pago es por concepto de Honorarios.

Pregunta: Se debe descontar de la base para las retenciones el valor que el contratista paga por salud?”.

RESPUESTA:

El artículo 103 del Estatuto Tributario modificado por la el artículo 21 de la ley 633 de 2000 dispone:

“Se consideran rentas exclusivas de trabajo, las obtenidas por personas naturales por concepto de salarios, comisiones, prestaciones sociales, viáticos, gastos de

1 Ver Artículo 490 del E.T. Los impuestos descontables en las operaciones gravadas, excluidas y exentas

se imputarán proporcionalmente.

117

representación, honorarios, emolumentos eclesiásticos, compensaciones recibidas por el trabajo asociativo cooperativo, y en general, las compensaciones por servicios personales”. (Subrayado fuera de texto) La DIAN, mediante concepto 066667 del 11 de julio de 2008, indicó lo siguiente: “(…)Fiscalmente los salarios y otros pagos laborales que recibe el trabajador como contraprestación o remuneración por la prestación de servicios personales, constituyen ingresos que de conformidad con el artículo 26 del Estatuto Tributario, son base de la renta líquida, por lo tanto la totalidad de los ingresos recibidos durante el periodo fiscal deben reflejarse en la declaración de renta y complementarios del contribuyente, incluidos aquellos ingresos que corresponden al aporte obligatorio para salud que efectúa el trabajador, así como el monto total del aporte que el trabajador independiente debe realizar al plan obligatorio de salud. El concepto citado señala, que el ingreso que corresponde al aporte obligatorio para salud que efectúa el trabajador, tiene la naturaleza de una típica contribución parafiscal, que se cobra de manera obligatoria y que conlleva una destinación específica como lo es obtener y lograr una mejor cobertura de bienestar en salud, no solo para él como aportante, sino para un grupo mayor al que pertenece. (…) al ser deducible el aporte obligatorio a salud que efectúa el trabajador y el monto obligatorio que el trabajador independiente debe efectuar, éstos ingresos no tienen la naturaleza de no constitutivos de renta ni ganancia ocasional y en consecuencia no se detraen para el cálculo de la renta exenta, al contrario integran la base para calcularla. La doctrina oficial utilizó la expresión genérica "ingresos no gravados" para precisar que no están sometidos a imposición y en consecuencia se detraen de la base de imposición y por ende de la base de retención en la fuente". (Subrayado fuera de texto) La edición del boletín semanal de actualicese.com publicado el 29 de septiembre de 2008 presenta el siguiente comentario: “En vista de que los aportes obligatorios a salud y pensiones son recursos parafiscales, los dineros que destine un trabajador independiente hacia el pago de tales aportes no deben quedar sujetos a Retención en la Fuente”. Por lo anterior, interpretamos que los aportes obligatorios a salud y pensión que efectúa el trabajador independiente, se pueden deducir de la base de retención en la fuente.

CONCLUSIONES

Cuando un régimen común, caso UAEC, compra a un régimen simplificado no debe adicionar en el contrato el valor del 50% de IVA, que debe efectuar por tal operación, en cumplimiento del artículo 15 del Decreto 380 de 1996.

118

En el momento de causar la obligación se debe registrar el IVA retenido como un mayor valor del bien o servicio si no tiene derecho a descontarlo de conformidad con los artículos 485-1, 488 y 490 del ET.

La entidad contratante que deba asumir el 50% del IVA del régimen simplificado debe apropiar en el presupuesto una partida para cubrir tales erogaciones.

Este Despacho recomienda expedir el Certificado de Disponibilidad y Registro Presupuestal que ampare el 50% del IVA a asumiur cuando se contrata con el régimen simplificado por el mismo rubro presupuestal del contrato o por el item de impuestos, sin embargo, esta decisión es potestad de la Dirección Distrital de Presupuesto.

Los valores que aporta obligatoriamente al sistema de pensiones y salud un trabajador independiente se deben restar de la base de retención en la fuente, toda vez que estos aportes son recursos parafiscales, los cuales no deben quedar sujetos a Retención en la Fuente.


119


11 de agosto de 2009


TEMA: Obligatoriedad presentación Estado Flujos de Efectivo – estados

complementarios cualitativos En atención a la inquietud relacionada con la obligatoriedad en la presentación de información complementaria cualitativa y el Estado de Flujos de Efectivo damos respuesta en los siguientes términos:

CONSULTA:

“Se está requiriendo a la Secretaría Distrital de Salud-Fondo Financiero Distrital de Salud, la presentación de la siguiente información: Estado de Objetivos, Cuadro Integral de mando o tablero de control, Estado de Flujos de Efectivo, Informe por Segmentos”

RESPUESTA En principio es necesario tener en cuenta que la normatividad contable que deben atender todas las entidades contables públicas, incluido el Fondo Financiero Distrital de Salud (FFDS) o la Secretaría Distrital de Salud, es la que emita la Contaduría General de la Nación (CGN). Así lo determinó la Corte Constitucional, mediante Sentencia C-487 de 1997, en la que indicó que las normas y conceptos emitidos por la Contaduría General de la Nación son de carácter vinculante y, en consecuencia, de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades sujetas a la aplicación de la Regulación Contable Pública. Lo anterior en atención a lo establecido en el artículo 354 de la Constitución Política Nacional y la Ley 298 de 1996, en donde se indica que esa entidad tiene la competencia exclusiva para la expedición de normas contables de carácter técnico y procedimental que deben aplicar las entidades que conforman el sector público. Por tanto, la única autoridad doctrinaria en relación con la información que deben presentar las entidades contables del sector público es la Contaduría General de la Nación, organismo que emite dicha normatividad en el denominado “Régimen de Contabilidad Pública”(RCP) vigente, el cual fue adoptado mediante Resolución 354 del 5 de septiembre de 2007. En el Marco Conceptual del citado RCP, numeral 9.3., que hace referencia a las Normas Técnicas Relativas a los Estados, Informes y Reportes Contables no relaciona estado o informe contable alguno denominado “Estado de Objetivos”, “Informe por Segmentos”, ni “Cuadro Integral de Mando o Tablero de Control”, ello significa que

120

ninguna entidad del estado tiene la obligación de preparar y presentar información contable que se refiera a ese tipo de estados. Si bien es cierto que el anterior Plan General de Contabilidad Pública (PGCP) emitido por la Contaduría General de la Nación, el cual estuvo vigente hasta el 31 de diciembre de 2006, contemplaba dentro del Marco Conceptual, Normas técnicas relativas a los Estados Contables y económicos e Informes complementarios de los entes públicos, entre otros, los Estados Complementarios cualitativos en donde definía: El Estado de objetivos y el Cuadro Integral de Mando o Tablero de Control; los mismos nunca fueron reglamentados y, por lo tanto, tampoco se tenía la obligatoriedad de presentarlos. Con la emisión del Régimen de Contabilidad Pública (RCP) vigente hoy día, dicho organismo derogó el Plan General de Contabilidad Pública y en ningún momento retoma la presentación de los Estados Complementarios de naturaleza cualitativa. Ahora bien, el Régimen de Contabilidad Pública (RCP) vigente contempla en el numeral 9.3.1. Los Estados Contables Básicos, párrafo 366, como Estados Contables Básicos, “el Balance General, el Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental, el Estado de Cambios en el Patrimonio y el Estado de Flujos de Efectivo. Las notas a los estados contables básicos forman parte integral de los mismos”. Con relación al Estado de Flujos de Efectivo, definido en el numeral 9.3.1.4, párrafo 374, el Régimen de Contabilidad Pública en el Manual de Procedimientos, adoptado mediante Resolución 356 del 5 de septiembre de 2007, Capitulo II. “Procedimiento para la estructuración y presentación de los Estados Contables Básicos”, en el numeral

13. “Estado de Flujos de Efectivo”, establece que “Este estado debe ser elaborado

por las Empresas Públicas y revela en forma comparativa en el periodo contable inmediatamente anterior, a nivel de cuenta, los fondos provistos y utilizados, clasificados en actividades de operación, inversión y financiación”. Subrayado y negrilla nuestros. En este sentido, la Secretaría Distrital de Salud, como dependencia de la Administración Central, y el Fondo Distrital de Salud, como Establecimiento Público, son entes públicos distritales que forman parte del denominado Sector Gobierno General, por tal razón no tienen la obligación de presentar el Estado de Flujos de Efectivo y solamente presentan los Estados Financieros Básicos mencionados anteriormente. No obstante lo anterior, dado que la entidad ha establecido una plataforma de planeación estratégica en la que definen, entre otros aspectos, la visión, misión, objetivos estratégicos y metas a cargo de la Secretaría Distrital de Salud, la misma debe servir para reportar la información cualitativa a la que se refieren el “Estado de Objetivos” y “Cuadro Integral de Mando o Tablero de Control”. Igualmente, el Fondo Financiero Distrital de Salud, Resolución 375 del 17-09-07 y 6054 del 7-07-09, debió presentar a la CGN y a la Contraloría General de la República (CGR) a través del denominado CHIP la información de tipo presupuestal sobre los

121

recaudos y pagos correspondientes a la vigencia 2008, en nuestra opinión, dichos reportes informan sobre el flujo de fondos a cargo de esa entidad. De otro lado, es claro que la Secretaría Distrital de Salud y el FFDS no poseen seccionales, regionales o negocios identificables de forma separada que le obligue a presentar información por segmentos, aspecto que tampoco ha sido reglamentado por la Contaduría General de la Nación. Finalmente, se debe tener presente que los conceptos de la Dirección Distrital de Contabilidad, se expiden en atención a lo preceptuado por el artículo 25 del Decreto Ley 01 de 1984 (C.C.A.), y son emitidos en virtud de lo dispuesto por el artículo 9º del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2; por tanto, no son de obligatorio cumplimiento.

122


14 de agosto de 2009


TEMA: Ingresos diferentes a servicios de salud - Convenio FFDS En atención a su solicitud con número de radicado 2009ER62660 en la que plantea interrogantes relacionados con los registros contables a efectuar en la celebración de convenios:

CONSULTA “…Solicito concepto sobre el registro contable a efectuar cuando entre el Hospital y el Fondo Financiero Distrital de Salud o los Fondos de Desarrollo Local se celebren convenios para proyectos de inversión en infraestructura y dotación, o como apoyo al desempeño de la gestión del Hospital para adelantar programas especiales como Acreditación o calidad, así como de financiación a la operación en caso de déficit presupuestal. Adicionalmente, concepto sobre el momento de su registro, es decir cuando se recauda o cuando se suscribe.”

RESPUESTA La Contaduría General de la Nación emitió el concepto 20095-129418 de 2009, en el cual indica entre otros aspectos que el reconocimiento contable de las transacciones originadas en la ejecución de convenios interadministrativos cuyo objeto es la entrega de dineros por parte del Fondo Financiero Distrital de Salud (FFDS) a una ESE para la construcción y dotación del hospital, debe reflejarse por parte de quien entrega los recursos, es decir, el FFDS en la cuenta 580809 Aportes en entidades no societarias correspondiente a la cuenta 5808 Otros gastos ordinarios con contrapartida a la cuenta 1110 Depósitos en Instituciones Financieras. El hospital, quien recibe los recursos, aumentará la cuentas 320801, Capital Fiscal y 1110 Depósitos en Instituciones Financieras. Sin embargo, y dado que tales recursos están sometidos a una condición, la cual es la construcción de la sede del Hospital, este Despacho ha consultado nuevamente a la Contaduría General de la Nación en este sentido, razón por la cual una vez sea emitido el alcance al concepto en mención se remitirá a su entidad.

CONCLUSIÓN Hasta tanto se produzca el nuevo pronunciamiento por parte de la Contaduría General de la Nación, debe darse aplicación al procedimiento expresado en el concepto 20095-129418 de 2009.

123


124


25 agosto de 2009


TEMA: Aplicabilidad de metodología para reconocimiento pasivo estimado de

obligaciones contingentes. En atención a la inquietud recibida por correo electrónico y radicado con el No. 2009ER83944 del 11 de agosto de 2009 damos respuesta en los siguientes términos:

CONSULTA: “La SHD emitió las resoluciones 866 de 2004 y 303 de 2007 por medio de la cual indican el procedimiento para registrar las contingencias (numerales 4-3-4-1 y 4.3.4.3), el cual señala que los registros contables en las cuentas de balance se deben realizar cuando se produzca fallo desfavorable por la autoridad competente en primera instancia. ETB S.A.- ESP registra las contingencias en el balance cuando la calificación del riesgo es probable y en cuentas de orden cuando la calificación es eventual o remota, lo anterior, independiente si existe o no fallo desfavorable. Por lo anterior, le agradecemos indicarnos si el procedimiento que estamos aplicando es el adecuado o si teniendo una alta probabilidad de pérdida aunque no tenga aún fallo en primera instancia se debe registrar en cuentas de orden”.

RESPUESTA:

La Contaduría General de la Nación, en el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública adoptado mediante Resolución 356 de septiembre de 2007, Capítulo V. incorpora el “Procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de los procesos judiciales, laudos arbitrales, conciliaciones extrajudiciales, y embargos decretados y ejecutados sobre las cuentas bancarias.” En el inciso segundo del numeral 3° Reconocimiento de Obligaciones, el procedimiento determina: “Si como resultado de la evaluación del riego por la aplicación de

metodologías de reconocido valor técnico o el estado del proceso se determina que la contingencia es probable, reconoce el pasivo estimado …” (Negrilla fuera del texto). Teniendo en cuenta que el procedimiento para el reconocimiento del pasivo estimado adoptado al interior del Distrito Capital está en función de la existencia de un fallo en primera instancia en contra de la entidad, este Despacho solicitó aprobación a la Contaduría General de la Nación mediante radicado No. 2007EE378488 del 23-10-

125

2007, al cual tal entidad dio respuesta en el concepto No. 200710-103527 del 4-12-2007, del cual nos permitimos extractar:

… b. Valor inicial del contingente … “la norma técnica y la dinámica débito y crédito permiten actualizar el valor de la cuenta de orden acreedora contingente, de acuerdo

con la evaluación del riesgo por la aplicación de metodologías de reconocido valor

técnico o el estado del proceso” Negrilla fuera del texto.

… d. Fallo en primera instancia emitido por autoridad competente: luego de citar textualmente el procedimiento en la parte respectiva se concluye: ,.. “Se infiere

que el criterio definido en el procedimiento es que la contingencia sea probable, por

la evaluación del riesgo o por el fallo emitido por la autoridad competente. Por tanto, se encuentra procedente el procedimiento definido por el Distrito”. Negrilla y subrayado fuera de texto. Dentro de las Conclusiones el concepto establece: “El reconocimiento inicial de las demandas, laudos o conciliaciones en cuentas de orden acreedoras, contingentes es susceptible de actualizarse periódicamente, mediante metodologías de reconocido valor técnico o el estado del proceso. Si la contingencia es probable se reconoce el pasivo estimado, previa cancelación de las cuentas de orden acreedoras contingentes” En este orden de ideas, la ETB por tratarse de una Sociedad de Economía Mixta, que goza de total autonomía administrativa y financiera, al interior de la misma puede adoptar políticas propias para el cálculo y reconocimiento del pasivo contingente, siempre y cuando éstas sean de reconocido valor técnico, situación que deberá justificarse en el procedimiento interno mediante el cual se formalice tal política y revelarse en las notas a los estados financieros al referirse a las “políticas contables”. Aunque la Resolución emitida por la SDH en relación con el registro de las contingencias judiciales debe ser adoptada por las entidades que conforman el Distrito Capital, debido a que la gran mayoría no ha establecido criterio formal alguno al respecto; pero si alguna entidad distrital, por la naturaleza y particularidades propias de la misma, debe adoptar un criterio específico y dispone de una metodología de reconocido valor técnico, puede acogerlo siempre y cuando tenga en cuenta los criterios generales establecidos por la Contaduría General de la Nación en el Procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de los procesos judiciales, laudos arbitrales, conciliaciones extrajudiciales, y embargos decretados y ejecutados sobre las cuentas bancarias” del Manual de Procedimientos del Régimen de contabilidad Pública. Es necesario mencionar que además de las Resoluciones citadas en su solicitud, el 31 de diciembre de 2008 fue emitida la Resolución No. SHD-000397, por la cual se modifica la Resolución 866 de 2004, la cual contempla además del procedimiento contable para el reconocimiento de las obligaciones contingentes una sección para el tratamiento de los embargos judiciales. Esta resolución fue circularizada en medio magnético a los entes públicos distritales y entregada en cartilla impresa

126

posteriormente; para el caso de la ETB mediante oficio con radicado No. 2009EE98068 del 22-04-2009 radicado en la Empresa el 24 de abril de 2009.

CONCLUSIONES:

El procedimiento emitido por la Contaduría General de la Nación establece que “Si como resultado de la evaluación del riego por la aplicación de metodologías de reconocido valor técnico o el estado del proceso se determina que la contingencia

es probable, se reconoce el pasivo estimado”

El registro de las contingencias con base en una metodología de reconocido valor técnico que permita la adecuada calificación del riesgo probable, tal como lo efectuó la ETB S.A. E.S.P., es una política contable válida, pues está considerado por la Contaduría General de la Nación dentro del procedimiento en mención.

La ETB por tratarse de una Sociedad de Economía Mixta, que goza de total autonomía administrativa y financiera, al interior de la misma puede adoptar políticas propias para el cálculo y reconocimiento del pasivo contingente, siempre y cuando éstas sean de reconocido valor técnico, situación que deberá justificarse en el procedimiento interno mediante el cual se formalice tal política y revelarse en las notas a los estados financieros al referirse a las “políticas contables”.

Aunque la Resolución emitida por la SDH en relación con el registro de las contingencias judiciales debe ser adoptada por las entidades que conforman el Distrito Capital debido a que la gran mayoría no ha establecido criterio formal alguno al respecto; pero si alguna entidad distrital, por la naturaleza y particularidades propias de la misma, debe adoptar un criterio específico y dispone de una metodología de reconocido valor técnico, puede acogerlo siempre y cuando tenga en cuenta los criterios generales establecidos por la Contaduría General de la Nación en el Procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de los procesos judiciales, laudos arbitrales, conciliaciones extrajudiciales, y embargos decretados y ejecutados sobre las cuentas bancarias” del Manual de Procedimientos del Régimen de contabilidad Pública.


127


27 agosto de 2009


TEMA: Entrega bienes entre dependencias de la Administración Central En atención a la solicitud con radicado número 2009ER75171, sobre el registro contable de inmuebles, precisamos:

CONSULTA Determinar el registro contable correspondiente a los bienes inmuebles entregados en comodato por el Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público (DADEP) a las dependencias de la Administración Central – Secretaría de Cultura, Recreación y Deporte.

RESPUESTA Para atender su solicitud, consideramos necesario tener en cuenta los siguientes aspectos:

En principio, es importante precisar que tanto el Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público como la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte hacen parte de la misma entidad jurídica, en este caso, del Distrito Capital. Ello significa que las dos son dependencias internas de una estructura organizacional en que se ha dividido tal ente jurídico.

Por lo anterior, consideramos que legalmente no puede existir con contrato de comodato entre las dos dependencias pues se estaría frente al fenómeno jurídico de la “confusión”, dado que el mismo ente (Distrito Capital) se estaría entregando en comodato un inmueble a sí mismo. Eso no puede ser posible. Sin embargo, esta Dirección no tiene competencia alguna para emitir una opinión legal en tal sentido, razón por la que recomendamos consultar al área jurídica de su dependencia.

Es importante tener en cuenta que el Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público es la dependencia responsable del registro y control de los bienes de propiedad del Distrito Capital según lo estableció el Acuerdo No. 18 de 1999 “Por el cual se crea la Defensoría del Espacio Público”, capítulo segundo, artículo tercero: “Funciones”, el cual dispone:

“Son funciones de la Defensoría del Espacio Público, sin perjuicio de las atribuciones de otras autoridades, la defensa, inspección, vigilancia, regulación y control del espacio público del Distrito Capital; la administración de los bienes

128

inmuebles, y la conformación del inventario general del patrimonio inmobiliario distrital”.

Igualmente el Artículo sexto del mismo Acuerdo con relación a la entrega de bienes inmuebles entre dependencias del distrito capital expresa:

a) Ejercer la administración, directa o indirectamente, de todos los bienes inmuebles del nivel central del Distrito Capital. No obstante lo anterior los inmuebles en donde funcionen las entidades del nivel central del Distrito serán administrados directamente por las mismas, previa firma del acta respectiva.(subrayado fuera de texto)

b) Recibir, custodiar y administrar los bienes inmuebles que transfieran otras entidades distritales.

c) Promover en nombre del Distrito Capital las acciones judiciales y administrativas que fueren requeridas para la defensa de los bienes inmuebles de su propiedad.

d) Adelantar las acciones requeridas para lograr el saneamiento de los bienes inmuebles del Distrito Capital.”

El Instructivo 29 del 29 de noviembre de 2002, expedido por el Contador General del Distrito, es el instrumento que sirve de guía para el registro contable de los bienes inmuebles en el Distrito Capital, el cual contiene entre otros los mecanismos o procedimientos para el registro de las transacciones como las planteadas en su solicitud.

La entrega en administración de bienes inmuebles de propiedad del Distrito Capital a las dependencias u organismos de la Administración Central por parte del Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público, no origina cambios en la estructura patrimonial de las dependencias involucradas, por cuanto se trata de una operación al interior del mismo ente jurídico (Distrito Capital), dado que la titularidad de los mismos y el dominio continúa en cabeza del Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público (DADEP) quien deberá mantener un control extracontable o administrativo que permita, a través de su sistema de información, identificar la dependencia que hace uso del bien objeto de la entrega

2.

En este hecho económico, para el caso del DADEP, tampoco será necesario efectuar la reclasificación contable del grupo 16 al grupo 19. De igual manera, la Secretaría de Cultura, Turismo y Recreación no necesita realizar ningún registro contable, por cuanto el DADEP continúa mostrando los bienes en su contabilidad, es decir, no los retira de su información contable; por tanto, la Secretaría solo requiere llevar un control administrativo o extracontable de los bienes que recibe de la Defensoría.

Consideramos pertinente aclarar que en la reunión efectuada en nuestras oficinas, se trató el tema de los bienes entregados por el DADEP a la Secretaría, donde se

2 Instructivo No. 29 del 29 de noviembre de 2002, numeral 4.1.6

129

acordaron los registros y controles tanto administrativos como contables que se debían realizar por cada una de las Dependencias, de acuerdo con lo determinado en el Instructivo 29, independiente de la actualización que este Despacho viene realizando a dicho instructivo. Igualmente, para los aspectos específicamente jurídicos y relacionados con las formalidades administrativas y legales, se sugirió a la Secretaría de Cultura coordinar una mesa de trabajo con la Subdirección competente en estos asuntos en el DADEP, en coordinación con el área contable de dicho Departamento.

CONCLUSIONES

El Instructivo 29 del 29 de noviembre de 2002, expedido por el Contador General

del Distrito es el instrumento que sirve de guía para el registro contable de los bienes inmuebles en el Distrito Capital, el cual contiene entre otros los mecanismos o procedimientos para el registro de las transacciones como las planteadas en su solicitud.

La entrega en administración de bienes inmuebles de propiedad del Distrito Capital

a las dependencias u organismos de la Administración Central por parte del Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público, no origina cambios en la estructura patrimonial.

El documento que soporta esta transacción tal como lo establece el acuerdo de

creación será un acta que acredite la entrega y recibo de los bienes inmuebles para su administración y uso.

Teniendo en cuenta que la naturaleza jurídica de los entes públicos no cambia, con

relación a la entrega de bienes inmuebles en administración entre el Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público a organismos o dependencias de la administración central, no es necesario efectuar la reclasificación contable del grupo 16 al grupo 19.

La Secretaría de Cultura, no debe efectuar ningún registro contable, solamente

llevara un control administrativo de los bienes inmuebles que recibe del Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público.

Finalmente, es conveniente tener en cuenta que la Contaduría General de la Nación es el máximo órgano rector en materia contable pública en Colombia. En tal sentido se pronunció la Corte Constitucional mediante sentencia C-487 de 1997, determinando que las normas y conceptos emitidos por esa entidad son de carácter vinculante y, en consecuencia, de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades sujetas a la aplicación de la Regulación Contable Pública. Por lo expuesto anteriormente, se debe tener presente que los conceptos de la Dirección Distrital de Contabilidad, se expiden en atención a lo preceptuado por el

130

artículo 25 del Decreto Ley 01 de 1984 (C.C.A.), y son emitidos en virtud de lo dispuesto por el artículo 9º del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2; por tanto, no son de obligatorio cumplimiento.

131


31 agosto de 2009


TEMA: Central Certificación de Donación recibida En atención a la solicitud sobre certificación de donación, es importante aclarar que la Dirección Distrital de Contabilidad no es autoridad doctrinaria en materia de impuestos, de conformidad con lo establecido artículo 20 del Decreto 4048 del 22 de octubre de 2008, corresponde a la Subdirección de Gestión Normativa y Doctrina de la DIAN determinar y mantener la unidad doctrinaria y absolver las consultas que se formulen sobre interpretación y aplicación de las normas tributarias nacionales. Sin embargo damos respuesta en los siguientes términos:

CONSULTA: “La Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá a través del Archivo de Bogotá está próxima a recibir una donación consistente en planos y bosquejos arquitectónicos de sectores y edificaciones de Bogotá con un valor histórico, una vez surtido el trámite relacionado con la incorporación a los inventarios y por ende al patrimonio de la entidad. La persona que nos hace la donación solicita la expedición del certificado de devoluciones conforme al artículo 125 del E:T:, por lo anterior solicito su concepto sobre quien es el competente para expedir dicha constancia”

RESPUESTA: El artículo 125 del Estatuto Tributario, indica: “Deducción por donaciones. Los contribuyentes del impuesto de renta que estén obligados a presentar declaración de renta y complementarios dentro del país, tienen derecho a deducir de la renta el valor de las donaciones efectuadas, durante el año o período gravable, a:

1. Las entidades señaladas en el artículo 221 y

2. Las asociaciones, corporaciones y fundaciones, sin ánimo de lucro, cuyo objeto

social y actividad correspondan al desarrollo de la salud, la educación, la cultura, la religión, el deporte, la investigación científica y tecnológica , la ecología y protección ambiental, la defensa, protección y promoción de los

1 Entidades que no son contribuyentes. No son contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, los

departamentos y sus asociaciones, los distritos, los territorios indígenas, los municipios y las demás entidades

territoriales (…)

132

derechos humanos y el acceso a la justicia o de programas de desarrollo social, siempre y cuando las mismas sean de interés general.

El valor a deducir por este concepto, en ningún caso podrá ser superior al treinta por ciento (30%) de la renta líquida del contribuyente, determinada antes de restar el valor de la donación. (…)

ART. 125-3. Para que proceda el reconocimiento de la deducción por concepto de donaciones, se requiere una certificación de la entidad donataria, firmada por revisor fiscal o contador, en donde conste la forma, el monto y la destinación de la donación, así como el cumplimiento de las condiciones señaladas en los artículos anteriores. Por lo establecido en el artículo 125-3 del Estatuto Tributario la certificación la debe expedir el revisor fiscal o contador de la entidad donataria. Si la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá recibe la donación a través del archivo de Bogotá, la certificación la expide el contador de la Secretaría General.


133


04 septiembre de 2009


TEMA: Inclusión valor por concepto de servicio en Convenio

Interadministrativo En atención a su solicitud, en la que plantea interrogantes relacionados con el procedimiento contable de un Convenio precisamos:

CONSULTA “…Se suscribe un contrato, cuyo objeto es el de dotar de material bibliográfico para biblioteca pública y bibliotecas comunitarias de la localidad de suba, En este caso específico se adquiere material bibliográfico con destino a la biblioteca Francisco José de Caldas por valor de $2.521.215. Posteriormente, se contrata el procesamiento técnico del citado material bibliográfico cuyo servicio tiene un costo por la suma de $338.888. Como se puede observar el costo del mencionado material bibliográfico, incluido su respectivo procesamiento técnico que asciende a la suma de $2.860.103, valor este por el cual se ha intentado reiterativamente suscribir el convenio Interadministrativo con la Secretaría de Educación, y no ha sido posible por cuanto esta considera que el procesamiento técnico no hace parte del costo del mencionado material bibliográfico.

RESPUESTA El Régimen de Contabilidad Pública expedido mediante la Resolución 354 de 2007 por la Contaduría General de la Nación establece en el párrafo 132 lo siguiente:

132. Costo histórico. Representa la asignación de valor a los derechos, bienes, servicios, obligaciones y demás transacciones, hechos y operaciones en el momento en que éstas suceden. Para efectos de reconocimiento contable se aplicará, como regla general, el costo histórico, el cual está constituido por el precio de adquisición o importe original, adicionado con todos los costos y gastos en que ha incurrido la entidad contable pública para la prestación de servicios, en la formación y colocación de los bienes en condiciones de utilización o enajenación. Además, las adiciones y mejoras efectuadas a los bienes, conforme a normas técnicas aplicables a cada caso, harán parte del costo histórico. En operaciones en que el precio se ha pactado entre agentes, el costo histórico será el monto convenido; cuando no exista ninguno de los anteriores, se podrá estimar empleando métodos de reconocido valor técnico. (Subrayado fuera de texto).

134

Bajo el supuesto que el material bibliográfico no pueda ser utilizado si no se adelanta el procesamiento técnico al que hace referencia su consulta, de conformidad con la normatividad antes citada, se debe reconocer tal actividad como un mayor valor del activo.

Ahora bien, si el material bibliográfico, antes de tal procesamiento técnico, se considera un producto final que puede enajenarse o se encuentra en condiciones de utilización, el costo histórico del mismo sería $2.521.215, y dicho procesamiento se reconocerá como un gasto. De otro lado, y dado que el valor del procesamiento electrónico no es representativo, $338.888, este Despacho no ve objeción en que éste se lleve como un mayor valor del costo del material bibliográfico. Es conveniente tener en cuenta que la Contaduría General de la Nación es el máximo órgano rector en materia contable pública en Colombia. En tal sentido se pronunció la Corte Constitucional mediante sentencia C-487 de 1997, determinando que las normas y conceptos emitidos por esa entidad son de carácter vinculante y, en consecuencia, de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades sujetas a la aplicación de la Regulación Contable Pública. Por lo expuesto anteriormente, se debe tener presente que los conceptos de la Dirección Distrital de Contabilidad, se expiden en atención a lo preceptuado por el artículo 25 del Decreto Ley 01 de 1984 (C.C.A.), y son emitidos en virtud de lo dispuesto por el artículo 9º del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2; por tanto, no son de obligatorio cumplimiento.

135




TEMA: Reclasificación de bienes devolutivos a consumo En atención a la solicitud sobre la reclasificación de bienes devolutivos a consumo, precisamos:

CONSULTA “Cual debe ser el tratamiento que se debe dar a los bienes que son reclasificados de devolutivos a bienes de consumo. Si bien es cierto que en dicho proceso de reclasificación previamente se pudo establecer que dichos bienes están depreciados en el cien (100) por ciento y su valor es menor a medio salario mínimo legal vigente. Vale la pena resaltar que muchos de estos bienes reclasificados se encuentran en servicio y entregados en comodato.”

RESPUESTA Para atender su solicitud, consideramos necesario tener en cuenta los siguientes aspectos: El artículo 209 de la Constitución Política señala que: “(…) Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley”. Por su parte, la Ley 87 de 1993

1 en su artículo 2º establece que:

“Atendiendo los principios constitucionales que debe caracterizar la administración publica, el diseño y el desarrollo del Sistema de Control Interno se orientará al logro de los siguientes objetivos fundamentales: a) Proteger los recursos de la organización; buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten; (…) c) Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la entidad; (…) f) Definir y aplicar medidas para prevenir riesgos; detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que afectan el logro de sus objetivos; (…)”

1 Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del

estado y se dictan otras disposiciones.

136

Igualmente, el artículo 4º de la Ley en mención señala que “Toda entidad bajo la responsabilidad de sus directivos debe por lo menos implementar los siguientes aspectos que deben orientar la aplicación del Control Interno: (…) e) Adopción de normas para la protección y utilización racional de los recursos;” En el mismo sentido, y en cumplimiento de la norma la Contaduría General de la Nación expidió la Resolución No. 357 del 23 de julio de 2008, “por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación a la CGN”. El capitulo III del Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Publica, adoptado mediante Resolución 356 de 2007, define el procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de hechos relacionados con las propiedades, planta y equipo, el cual entre otros aspectos trata los siguientes temas: Referente a los bienes cuyo costo es igual o inferior a medio (0.5) salario mínimo mensual legal vigente, el numeral 17 de este procedimiento establece: “Los bienes adquiridos por un valor inferior o igual a medio (0.5) salario mínimo mensual legal vigente pueden registrarse como activo o como gasto. Cuando la entidad contable pública registre estos bienes como activo, aplica el procedimiento de depreciación para los activos de menor cuantía.”

De otro lado, el numeral 14 del mencionado procedimiento, hace referencia a los bienes que se deben llevar al activo, pero que deben depreciarse totalmente en la vigencia en que fueron adquiridos y los define como “bienes de menor cuantía así: “los activos de menor cuantía son los que, con base en su valor de adquisición o incorporación, pueden depreciarse en el mismo año en que se adquieren o incorporan, teniendo en cuenta los montos que anualmente defina la Contaduría General de la Nación. La depreciación puede registrarse en el momento de la adquisición o incorporación del activo o durante los meses que resten para la terminación del periodo contable.”

De lo anterior se deduce que la entidad, en desarrollo del sistema de control interno, es responsable y autónoma en lo que se refiere a la administración y control de sus bienes, por lo que debe establecer internamente los criterios de clasificación de los mismos, a fin de garantizar su adecuada utilización y protección, evitando posibles riesgos que los puedan afectar. Es así como la entidad podrá establecer criterios para clasificar administrativamente los bienes como devolutivos, de consumo, o consumo controlado. Teniendo en cuenta las directrices de la Contaduría General de la Nación, los bienes se pueden registrar como Propiedades, planta y equipo cuando se trata de bienes tangibles de propiedad de la entidad contable pública que se utilizan para la producción y comercialización de bienes y la prestación de servicios, la administración de la entidad contable publica, así como los destinados a generar ingresos producto de su arrendamiento, y por tanto no están disponibles para la venta en desarrollo de actividades productivas o comerciales, siempre que su vida útil probable en

137

condiciones normales de utilización, exceda de un año. Tratándose de las entidades contables públicas del gobierno general, incluye los bienes para el uso permanente recibidos sin contraprestación de otras entidades del gobierno general.

2

Igualmente, establece que los bienes adquiridos por un valor inferior o igual a medio (0.5) salario mínimo mensual legal vigente pueden registrarse como gasto,

3 es decir,

su registro se hará directamente en la cuenta contable de gastos o podrá registrarse como un Cargo diferido y se amortizará en los periodos estimados de consumo de los bienes. En cuanto al registro contable de los bienes reclasificados de devolutivos a consumo, los cuales se encuentran totalmente depreciados, recomendamos retirarlos del balance cancelando la cuenta del activo contra la cuenta de depreciación acumulada. En caso de haberse reconocido valorizaciones, se debita la subcuenta que corresponda de la cuenta del patrimonio - superávit por valorización y se acredita la subcuenta respectiva de la cuenta valorizaciones. En ese caso, dado que su valor en libros es cero, no tendrán afectación en las cuentas del estado de actividad financiera, económica, social y ambiental o de resultados. Cuando la entidad determine que los bienes reclasificados a consumo deben seguirse controlando, tal acción será únicamente de carácter administrativo, pues en la contabilidad financiera ya no aparecerán registrados. Si se trata de bienes entregados en comodato se deberá determinar cuáles de estos bienes fueron reclasificados a consumo, replantear el contrato firmado tomando en cuenta solo los bienes catalogados como devolutivos que todavía se encuentran en servicio y retirar del contrato o convenio los bienes de consumo entregando estos últimos de manera definitiva no sin antes establecer si jurídicamente es viable esta entrega. Esto teniendo en cuenta, entre otros aspectos legales, que no es dable entregar bienes de consumo a los entes particulares así sea sin ánimo de lucro sin que medie un proyecto de inversión o se demuestre que esa entidad está contribuyendo a cumplir con el objeto social o cometido estatal de quien los entrega. El registro contable del retiro de los bienes reclasificados de devolutivos a consumo y que presentan saldos en la contabilidad financiera al comparar el valor histórico con el valor de la depreciación acumulada, se realizará cancelando el valor registrado en las cuentas del activo, el valor de la depreciación, y la diferencia se llevará al gasto que corresponda. Es necesario precisar que la Dirección Distrital de Contabilidad solo tiene competencia para pronunciarse oficialmente sobre aspectos administrativos y contables relacionados con el reconocimiento, actualización y revelación de los hechos económicos, financieros y sociales que suceden en los diferentes órganos y entidades que conforman el Distrito Capital. Por tanto, una opinión de tipo legal en relación con el asunto objeto de consulta debe requerirse a la oficina jurídica de esa Entidad.

2 Régimen de Contabilidad Pública, Marco conceptual, numeral 9.1.1.5 Propiedades, planta y equipo

3 Régimen de Contabilidad Pública, Procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de hechos

relacionados con las propiedades, planta y equipo.

138

CONCLUSIONES

La clasificación de los elementos en bienes devolutivos o de consumo debe ser autonomía de cada entidad, de acuerdo con lo que establezca el manual de administración de bienes que se establezca a su interior. Además, en desarrollo del Sistema de Control Interno se debe garantizar una adecuada gestión de los mismos, evitando riesgos que puedan llegar a afectarlos.

Los bienes depreciados totalmente y reclasificados como consumo deben retirarse del balance cancelando la cuenta del activo que corresponda contra la depreciación acumulada y los valores conexos como las valorizaciones; para este caso, como el valor en libros es igual a cero no tendrá afectación en la cuenta de gastos. El registro contable del retiro de los bienes reclasificados de devolutivos a consumo y que presentan saldos en la contabilidad financiera al comparar el valor histórico con el valor de la depreciación acumulada, se realizará cancelando el valor registrado en las cuentas del activo, el valor de la depreciación, y la diferencia se llevará al gasto que corresponda. Los bienes adquiridos por un valor inferior o igual a medio (0.5) salario mínimo mensual legal vigente pueden registrarse como gasto, es decir, su registro se hará en la cuenta Cargos diferidos y se amortizarán en los periodos estimados de consumo de los bienes. Para los bienes entregados en comodato la entidad deberá determinar cuáles de estos bienes fueron reclasificados a consumo, replantear el contrato firmado tomando en cuenta solo los bienes clasificados como devolutivos, retirar los bienes reclasificados como de consumo de la información contable, y entregarlos en forma definitiva no sin antes establecer si jurídicamente es viable esta entrega. Es conveniente tener en cuenta que la Contaduría General de la Nación es el máximo órgano rector en materia contable pública en Colombia. En tal sentido se pronunció la Corte Constitucional mediante sentencia C-487 de 1997, determinando que las normas y conceptos emitidos por esa entidad son de carácter vinculante y, en consecuencia, de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades sujetas a la aplicación de la Regulación Contable Pública. Por lo expuesto anteriormente, se debe tener presente que los conceptos de la Dirección Distrital de Contabilidad, se expiden en atención a lo preceptuado por el artículo 25 del Decreto Ley 01 de 1984 (C.C.A.), y son emitidos en virtud de lo dispuesto por el artículo 9º del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2; por tanto, no son de obligatorio cumplimiento.

139




TEMA: Castigo Cartera Difícil Cobro En atención a su solicitud de concepto relacionado con el castigo de cartera de difícil cobro, damos respuesta en los siguientes términos:

CONSULTA “…competencia que tienen las Juntas Directivas de los Hospitales de la Red Pública Distrital, a efectos de autorizar el registro contable de castigo de la cartera de difícil cobro, así como los montos (encaso de que existan), hasta los cuales estarían facultados los representantes legales de dichas entidades, del mismo modo los casos en los cuales únicamente se encuentren facultadas las mencionadas Juntas Directivas. Lo anterior en razón a que a nuestro juicio el Decreto 1282 de 2002, que establecía los lineamientos para el proceso de saneamiento contable público, perdió vigencia…”

RESPUESTA La Corte Constitucional mediante sentencia C-457/08 de 2006, declaró INEXEQUIBLE el artículo 79 de la Ley 998 de 2005 que prorrogaba hasta el 31 de diciembre de 2006 el proceso de saneamiento contable ordenado por el congreso de la República mediante Ley 716 de 2001. Por tanto, tal como se afirma en la solicitud de concepto, el Decreto 1282 de 2002, por el cual se reglamentó el saneamiento contable en el sector público, perdió vigencia a partir del 7 de junio de 2006. Ahora bien, en relación con las competencias de las Juntas Directivas de los Hospitales públicos distritales y la adopción de políticas y estrategias para la gestión, control y depuración de la cartera, existen una serie de disposiciones normativas que determinan o permiten la intervención de dicho órgano colegiado de dirección en casos como los referidos a su consulta. En principio recomendamos verificar si en los estatutos del Hospital el Tunal E.S.E., se contemplo la facultad para que la Junta Directiva adopte decisiones en cuanto a políticas y estrategias administrativas para el funcionamiento de la institución. Si ello no se dio, en atención a lo dispuesto en el artículo 12 del Acuerdo 17 de 1997, corresponde a las Juntas Directivas de las Empresas Sociales del Estado distritales, entre otras funciones:

“2. Discutir y aprobar los planes de desarrollo de la Empresa Social del Estado. 3. Aprobar los planes operativos anuales”.

140

En este sentido cuando la Junta Directiva discuta y apruebe la plataforma estratégica de la institución, puede exigir la incorporación de aspectos relacionados con las políticas y estrategias para de administración y depuración de cartera. Ahora bien, si ello se dio, será necesario recordar lo dispuesto en normativas diferentes, como por ejemplo la gestión de cartera prevista en la Ley 1066 de 2006, la cual determinó que corresponde a la máxima autoridad de las entidades públicas, que en el caso de una Empresa Social del Estado (ESE) es la Junta Directiva, lo siguiente:

Artículo 2°. Obligaciones de las entidades públicas que tengan cartera a

su favor. Cada una de las entidades públicas que de manera permanente tengan a su cargo el ejercicio de las actividades y funciones administrativas o la prestación de servicios del Estado y que dentro de estas tengan que recaudar rentas o caudales públicos del nivel nacional o territorial deberán:

1. Establecer mediante normatividad de carácter general, por parte de la

máxima autoridad o representante legal de la entidad pública, el Reglamento Interno del Recaudo de Cartera, con sujeción a lo dispuesto en la presente ley, el cual deberá incluir las condiciones relativas a la celebración de acuerdos de pago. (Subrayado y negrilla fuera de texto).

Dado que la máxima autoridad administrativa de una Empresa Social del Estado es la Junta Directiva, debemos suponer que corresponde a esta emitir tal reglamentación, en donde igualmente se pueden definir aspectos como los referidos a la depuración de la cartera.

Dicha reglamentación, en el caso de las entidades que conforman el sector central de la administración distrital, fue expedida por el Alcalde Mayor de la ciudad, mediante Decreto 066 de 2007, "Por el cual se establece el Reglamento Interno del Recaudo de Cartera en el Distrito Capital y se dictan otras disposiciones". Ese decreto, previendo la necesidad de una regulación en tal sentido para las demás entidades que conforman el sector público distrital, incluidas las ESE, determinó lo siguiente:

ARTÍCULO 1°.- ÁMBITO DE APLICACIÓN. Están obligados a aplicar el presente Reglamento Interno de Recaudo de Cartera las entidades y organismos de la Administración Central del Distrito Capital y el Sector de las Localidades.

Parágrafo: El presente Reglamento Interno de Recaudo de Cartera, será

igualmente aplicable a las Entidades y Organismos del nivel

descentralizado, en aquellos eventos que no hayan sido regulados por

dichas Entidades u Organismos. (Subrayado y negrillas fuera de texto)

Las dependencias que conforman la Administración Central y las localidades, en virtud de lo dispuesto en el Artículo 16 del citado Decreto, tienen la obligación adelantar la gestión necesaria para que cuenten con un “Manual de Administración y Cobro de la Cartera”:

ARTÍCULO 16°. Manual de procedimiento. Cada una de las entidades y organismos del sector central del Distrito Capital deberá, dentro de los tres (3)

141

meses siguientes a la expedición de este Decreto, adoptar un Manual de

Administración y Cobro de Cartera que deberá contener los parámetros fijados en este Decreto conforme a su estructura y competencia funcional así como a la legislación y naturaleza de la renta o caudal público de la que sea responsable. (Subrayado y negrillas fuera de texto).

Adicional a lo expuesto anteriormente, de conformidad con lo establecido en el artículo 47 del Acuerdo 308 de 2008, “Por el cual se adopta el Plan de Desarrollo Económico, Social, Ambiental y de Obras Públicas para Bogotá, D. C., 2008 – 2012 “Bogotá positiva: para vivir mejor”, en su último inciso establece con relación a la depuración de

cartera que “En el mismo sentido y en términos de eficiencia institucional, se deberán

implementar planes de depuración y saneamiento de cartera de cualquier índole

a cargo de las entidades distritales, mediante la provisión y castigo de la misma, en los casos en que se determine su difícil cobro o cuando se compruebe que la relación costo – beneficio sea desfavorable para las finanzas distritales”. (Subrayado y negrillas fuera de texto). Lo anterior significa que las entidades públicas distritales, incluidos los Hospitales, deben implementar planes de depuración y saneamiento de la cartera de su propiedad. En tal sentido, este Despacho considera que corresponde a la Junta Directiva de las Empresas Sociales del Estado, además de emitir la reglamentación de los aspectos exigidos por Ley 1066 de 2006, en particular lo pertinente a la adopción del “Reglamento Interno del Recaudo de Cartera” y la expedición del “Manual de Administración y Cobro de Cartera”, establecer las políticas y estrategias que permitan atender lo dispuesto por el Artículo 47 del Plan de Desarrollo “Bogotá Positiva” actualmente en ejecución. Actualmente la Dirección Distrital de Contabilidad tramita la formulación y emisión de una Circular Externa referida al proceso de saneamiento de la cartera en atención a lo ordenado por el Concejo de la Ciudad en el Artículo 47 del Plan de Desarrollo vigente, la cual se encuentra en revisión final por parte de la Dirección Jurídica de la Secretaría Distrital de Hacienda. En el mismo sentido, consideramos pertinente que cuando se expida el Manual de administración y cobro de cartera la entidad contemple diversas acciones con el fin de establecer saldos contables de cartera que reflejen derechos ciertos de cobro. Si dicho Manual ya existe y ello no se tuvo en cuenta, la Junta Directiva, mediante un Acuerdo adicional podría reglamentar lo exigido por la ley 1066 de 2006 y lo ordenado por el artículo 47 del actual Plan de Desarrollo, incluyendo, entre otros aspectos, lo siguiente:

a) Informar al área responsable del control de la cartera e incorporarse al sistema

dispuesto para tal fin, todos los hechos económicos y financieros que afecten saldos de cartera realizados en cualquier dependencia de la entidad. Cuando no existan sistemas integrados de información financiera, deberán informarse debida y oportunamente al área de contabilidad a través de los documentos fuente o soporte de las operaciones, para que sean incorporados al proceso contable.

b) Definir los mecanismos que permitan clasificar e identificar la cartera incobrable,

entre los cuales pueden estar: la naturaleza, el origen, la condición jurídica, la

142

situación económica del deudor, la antigüedad y demás que la entidad determine según las condiciones propias de dicha cartera

4. Así mismo, se debe establecer la

periodicidad, medios, soportes y estrategias para informar al área contable con el fin de efectuar la correspondiente reclasificación contable como cartera de difícil cobro.

c) Adelantar en forma permanente las acciones administrativas y contables

relacionadas con procesos de depuración de la cartera, de tal forma que permitan establecer los saldos reales y una adecuada clasificación contable. Para tal efecto, las áreas contable y de gestión elaborarán, documentarán y registrarán los ajustes que sean necesarios para revelar razonablemente la información contable respectiva.

d) Adelantar actividades de comunicación y capacitación para que los funcionarios de

la entidad conozcan las políticas y procedimientos relacionados con la determinación, administración, seguimiento, evaluación, recaudo y control de los derechos por concepto de cartera.

e) Efectuar revisiones y conciliaciones periódicas sobre la consistencia de los saldos

reportados por el sistema de información contable frente a la información contenida en el sistema de gestión encargado de la administración y control de la cartera, con el propósito de garantizar su confiabilidad y adecuada clasificación contable.

f) Establecer los lineamientos, métodos y criterios para el cálculo y registro oportunos

de la provisión de cartera, de acuerdo con los procedimientos definidos en el Régimen de Contabilidad Pública.

g) Adelantar toda la gestión requerida para recaudar o recuperar los derechos a favor

de la entidad contable pública, en atención a los principios constitucionales que rigen la administración pública.

h) Determinar las condiciones para adelantar el proceso de depuración contable de la

cartera cuando la relación costo beneficio resulte negativa para la entidad.

Lo anterior, teniendo en cuenta que la Contaduría General de la Nación, mediante Resolución 357 de 2008

5, ordena que se deben adelantar todas las veces que sea

necesario las gestiones administrativas para depurar las cifras y demás datos contenidos en los estados, informes y reportes contables, de tal forma que estos cumplan las características cualitativas de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad de que trata el marco conceptual del Plan de Contabilidad Pública, de conformidad con el numeral 3.1 “Depuración contable permanente y sostenibilidad” de la Resolución antes citada.

4 Decreto 066 del 15 de febrero de 2007 artículos 5º y 8º, expedido por el Señor Alcalde Mayor de Bogotá

D.C. 5 “Por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de

evaluación a la Contaduría General de la Nación.”

143

Dicha resolución, en el numeral 3.2 “Manuales de políticas contables; procedimientos y funciones”, ordena a todas las entidades públicas, incluidas las empresas Sociales del Estado, documentar, adoptar e implementar el “Manual de Políticas y Prácticas Contables”. Las políticas y prácticas contables se refieren a la aplicación del Régimen de Contabilidad Pública, así como los métodos y procedimientos de carácter específico adoptados por el Hospital para el reconocimiento de las transacciones, hechos y operaciones contables. Respecto de lo ordenado por la Contaduría General de la Nación en la resolución antes citada, es importante señalar que la Corte Constitucional, mediante sentencia C-

487 de 1997, determinó que las normas y conceptos emitidos por esa entidad son de

carácter vinculante y, en consecuencia, de obligatorio cumplimiento por parte de

las entidades sujetas a la aplicación de la Regulación Contable Pública, que es el

caso del Hospital el Tunal. Ello en atención a lo establecido en el artículo 354 de la Constitución Política Nacional y la Ley 298 de 1996, en las que se indica que esa entidad tiene la competencia exclusiva para la expedición de normas contables de carácter técnico y procedimental que deben aplicar las entidades que conforman el sector público. Es así como, entre otras aspectos, incluido el tema de consulta, deben documentarse, adoptarse e implementarse la “Política de Depuración Contable Permanente” por ejemplo, la creación del Comité de Sostenibilidad Contable, Reglamento del Comité de Sostenibilidad, Reglamento Interno del Recaudo de Cartera, Manual de Administración y Cobro de Cartera y Procedimiento administrativo para depurar la información contable.

CONSULTA “…teniendo en cuenta que dentro del proceso de evaluación y gestión de cobro el área de Cartera de la empresa, presentó al Comité de Sostenibilidad Contable del Hospital, cartera de difícil cobro de Administradoras del Régimen Subsidiado que entraron en procesos liquidatarios, y de que a pesar del reconocimiento de los derechos, hubiesen girado en forma parcial sus acreencias para con la entidad, dentro del respectivo proceso liquidatario por insuficiencia en sus activos, quedando saldos a favor del Hospital pendientes de giro, imposibles de recuperar y por ende recomendados para castigo contable por concepto de incobrabilidad.”

RESPUESTA En relación con el tema de consulta, este Despacho emitió concepto al Hospital Santa Clara ESE, en los siguientes términos: En desarrollo de procesos jurídicos de liquidación y/o reestructuración de empresas deudoras pueden surgir diversas situaciones, las cuales pueden traer como consecuencia la pérdida definitiva de los derechos reconocidos por las entidades públicas. Es por ello que, para establecer un procedimiento contable adecuado con relación a los saldos de cartera relacionados con deudores que se encuentran en

144

procesos de liquidación y/o reestructuración empresarial, es importante tener en cuenta lo siguiente: La probabilidad de pérdida de derechos correspondientes a cartera por la prestación de servicios, cuya realización o concreción será un evento derivado de un proceso jurídico de reestructuración y/o liquidación empresarial, cuyos efectos deben reconocerse de conformidad con lo establecido en el Marco Conceptual Régimen de Contabilidad Pública, punto 2.8 “Principios de Contabilidad pública”, pues las probables pérdidas eventuales, como en el caso de esa cartera, será necesario reconocer tal contingencia en atención al principio denominado “prudencia”, el cual se define así:

“120. Prudencia. En relación con los ingresos, deben contabilizarse únicamente los realizados durante el período contable y no los potenciales o sometidos a condición alguna. Con referencia a los gastos deben contabilizarse no sólo en los que se incurre durante el período contable, sino también los potenciales, desde cuando se tenga conocimiento, es decir, los que supongan riesgos previsibles o pérdidas eventuales, cuyo origen se presente en el período actual o en períodos anteriores. Cuando existan diferentes posibilidades para reconocer y revelar de manera confiable un hecho, se debe optar por la alternativa que tenga menos probabilidades de sobreestimar los activos y los ingresos, o de subestimar los pasivos y los gastos. En notas a los estados, informes y reportes contables, se justificará la decisión tomada y se cuantificarán los procedimientos alternativos, con el posible impacto financiero, económico, social y ambiental en los mismos”. (Subrayado fuera de texto).

Una vez se tengan evidencias claras o contundentes sobre el riesgo de pérdida de la cartera, se deberá reconocer dicha contingencia como un gasto bajo el concepto de “provisiones” que, en relación con este caso, el Régimen de contabilidad Pública se ocupa en el punto 2.9.1.1.3 “Normas técnicas relativas a deudores”, al hacer referencia a la contingencia de incobrabilidad de la cartera:

“154. Como resultado del grado de incobrabilidad originado en factores tales como antigüedad e incumplimiento, debe provisionarse el valor de los derechos que se estimen incobrables y ajustarse permanentemente de acuerdo con su evolución. El cálculo de la provisión debe corresponder a una evaluación técnica que permita determinar la contingencia de pérdida o riesgo por la eventual insolvencia del deudor, además de los aspectos legales que originan el derecho, y deberá efectuarse por lo menos al cierre del período contable”.

Es necesario precisar que las ESEs deben reconocer provisiones como un gasto debido a que, por lo general, sus derechos tienen relación con la prestación de servicios individualizables, tal como lo plantea el Régimen de Contabilidad Pública en el punto antes citado.

“156. El reconocimiento de la provisión de deudores afecta el gasto. Los deudores de las entidades de gobierno general que no estén asociados a la producción de bienes o prestación de servicios individualizables no son objeto de provisión. En

145

este caso, cuando el derecho se extinga por causas diferentes a cualquier forma de pago se afectará directamente el patrimonio.” (Subrayado fuera de texto).

Ello significa que solo cuando se hayan agotado todas las gestiones de cobro y se cumplan con los requisitos que demuestren que el saldo contable de la cartera no corresponde a un “derecho cierto” o se tengan los fundamentos jurídicos necesarios para demostrar que el derecho se ha extinguido por causas distintas al pago, procederá el castigo del activo correspondiente contra la provisión reconocida previamente, tal como se indica en el punto 2.1.2 “Descripciones y Dinámicas” del Régimen de Contabilidad Pública en relación con la cuenta 1480 “Provisión para Deudores”, donde se establece lo siguiente:

“DESCRIPCIÓN

Representa el valor estimado de las contingencias de pérdida generadas

como resultado del riesgo de incobrabilidad, de acuerdo con el análisis general o individual de las cuentas que integran el grupo de deudores. La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran la cuenta 5304-Provisión para Deudores.

DINÁMICA

SE DEBITA CON:

1- El valor de los deudores que se castiguen por incobrables una vez

agotadas las gestiones de cobro y cumplido los requisitos pertinentes. 2- El valor de los ajustes por provisiones en exceso. 3- El valor de la disminución de la provisión al desaparecer la causa que la

originó.

SE ACREDITA CON:

1- El valor de la provisión constituida para cubrir el riesgo de incobrabilidad”.

Ello quiere decir, que en desarrollo de los procesos de liquidación de empresas que tienen deudas con las ESEs, se debe disponer de documento idóneo, que permita establecer la extinción o pérdida definitiva de los derechos y, solo en ese momento y con el documento que sirva de soporte para reconocer tal situación, se deberá proceder al retiro definitivo de la cartera por cuanto se tratará de saldos que cumplen con las siguientes condiciones:

a) Valores que afecten la situación patrimonial y no representen derechos ciertos para la entidad.

b) Derechos que, no obstante su existencia, no es posible realizarlos mediante la

jurisdicción coactiva.

146

c) Derechos respecto de los cuales no es posible ejercer su cobro o pago, por

cuanto opera alguna causal relacionada con su extinción, según sea el caso. Es importante anotar que, en relación con los procesos de liquidación de empresas, el Código de Comercio establece la obligación de informar a los acreedores sobre el estado en que se encuentra los procesos de liquidación, lo que debe permitir a éstos tener claridad sobre la extinción o no de sus derechos:

“Artículo 232: Las personas que entren a actuar como liquidadores deberán informar a los acreedores sociales del estado de liquidación en que se encuentra la sociedad, una vez disuelta, mediante aviso que se publicará en un periódico que circule regularmente en el lugar del domicilio social y que se fijará en lugar visible de las oficinas y establecimientos de comercio de la sociedad”.

En todo caso es imprescindible tener en cuenta los fundamentos previstos por el Contador General de la Nación, establecidos en la Resolución 357 de 2008., a fin de garantizar razonablemente la producción de información contable confiable, relevante y comprensible. En este mismo sentido, la Resolución No. DDC-000002

6 del 29 de septiembre de 2006,

emitida por este Despacho, al referirse a la posibilidad de ordenar la depuración o castigo de saldos contables establece lo siguiente:

ARTÍCULO 3º.- “Depuración ordinaria de saldos contables. La depuración normal de los saldos se fundamentará en el cumplimiento de las normas legales aplicables en cada caso en particular y en los procedimientos administrativos específicos establecidos por la entidad.”

ARTÍCULO 4º.- “Depuración extraordinaria de saldos contables. Sólo si una vez agotada la gestión administrativa e investigativa tendiente a la aclaración, identificación y soporte de saldos contables, se demuestra que no es posible establecer su procedencia u origen, el representante legal, mediante acto administrativo, previa recomendación del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable, aprobará la depuración correspondiente”.

Con base en las anteriores disposiciones, las entidades públicas distritales pueden optar por un procedimiento adecuado que conduzca a la depuración de sus saldos. Cuando se disponga del soporte documental que demuestre que la cartera se ha extinguido definitivamente, como en el caso objeto de esta consulta, se debe proceder a su retiro teniendo en cuenta lo dispuesto en el Artículo 3º antes citado. Ahora bien, si la cartera que aparece revelada en la información contable es inexistente y tampoco se posee documento a pesar de la gestión realizada por la entidad en procura de establecer la realidad financiera de tales derechos, se debe retirar de manera definitiva tal saldo en los términos descritos por el Artículo 4º antes citado. 6 Mediante la cual se establecen lineamientos para garantizar la Sostenibilidad del Sistema Contable Público Distrital

147

CONCLUSIONES 1. El Decreto 1282 de 2002, por el cual se reglamentó el saneamiento contable en el

sector público, perdió vigencia a partir del 7 de junio de 2006. 2. En relación con las competencias de las Juntas Directivas de los Hospitales

públicos distritales y la adopción de políticas y estrategias para la gestión, control y depuración de la cartera, existen una serie de disposiciones normativas que determinan o permiten la intervención de dicho órgano colegiado de dirección; entre otras enumeramos las siguientes:

Artículo 12, Acuerdo 17 de 1997.

Artículo 2, numeral 1°, Ley 1066 de 2006.

Artículo 47 del Acuerdo 308 de 2008. 3. La depuración contable debe entenderse como un procedimiento regular y

permanente, el cual debe ser documentado, adoptado e implementado al interior de la entidad; en este sentido se debe elaborar el “Manual de Políticas Contables” en el cual se incluya “Política de Depuración Contable Permanente” (Creación del Comité de Sostenibilidad Contable, Reglamento del Comité de Sostenibilidad, Reglamento Interno del Recaudo de Cartera, Manual de Administración y Cobro de Cartera y Procedimiento administrativo para depurar la información contable), con el fin de garantizar razonablemente la producción de información contable confiable, relevante y comprensible, definiendo cuáles serán las instancias administrativas responsables de autorizar la incorporación o eliminación de bienes, derechos u obligaciones, al igual que los documentos soportes idóneos que permitan sustanciar los respectivos registros contables de hechos financieros, económicos sociales y ambientales.

4. En desarrollo de procesos jurídicos de liquidación y/o reestructuración de empresas

deudoras pueden surgir diversas situaciones, las cuales pueden traer como consecuencia la pérdida definitiva de los derechos reconocidos por las entidades públicas.

La probabilidad de pérdida de estos derechos correspondientes a cartera por la prestación de servicios, cuya realización o concreción será un evento derivado de un proceso jurídico de reestructuración y/o liquidación empresarial, debe reconocerse de conformidad con lo establecido en el Marco Conceptual Régimen de Contabilidad Pública, punto 2.8 “Principios de Contabilidad pública”.

5. Cuando se tengan evidencias claras o contundentes sobre el riesgo de pérdida de

la cartera, se deberá reconocer dicha contingencia como un gasto bajo el concepto de “provisiones”

Para el caso de las ESEs, deben reconocer provisiones como un gasto debido a que, por lo general, sus derechos tienen relación con la prestación de servicios individualizables, tal como lo plantea el Régimen de Contabilidad Pública.

148

6. Finalmente cuando se hayan agotado todas las gestiones de cobro y se cumplan

con los requisitos que demuestren que el saldo contable de la cartera no corresponde a un “derecho cierto”, es decir, que se trata de derechos claros, expresos y actualmente exigibles o se tengan los fundamentos jurídicos necesarios para demostrar que el derecho se ha extinguido por causas distintas al pago, procederá el castigo del activo correspondiente contra la provisión reconocida previamente.

7. No obstante, teniendo en cuenta que la información contable es el reflejo de la

gestión de la entidad, y por ser de su competencia, sugerimos solicitar concepto sobre el tema al área jurídica de la E.S.E.

Los conceptos de la Dirección Distrital de Contabilidad, se expiden en atención a lo preceptuado por el artículo 25 del Decreto Ley 01 de 1984 (C.C.A.), y son emitidos en virtud de lo dispuesto por el artículo 9º del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2; por tanto, no son de obligatorio cumplimiento.

149




TEMA: Convenios de Asociación En atención a su solicitud en la que plantea interrogantes relacionados con el procedimiento contable de convenios de asociación precisamos:

CONSULTA “(…) un concepto sobre manejo de Convenios de asociación con entes privados como Compensar, Colsubsidio, Telefónica Telecom, donde el Distrito aporta recursos y el ente privado también, pero es el ente privado quien administra los recursos y los ejecuta a través de una cuenta bancaria o una fiducia; queremos soportarnos en materia de concepto de la Dirección Distrital de Contabilidad al respecto de estos recursos administrados y que además generan rendimientos financieros que deben consignar en la Tesorería.”

RESPUESTA Al respecto del tema objeto de consulta, es necesario tener en cuenta que existen diversas modalidades de contratos a los que genéricamente se les denomina como “convenios”. Por tanto, no existe un único procedimiento de tipo contable para reconocer los hechos económicos que puedan surgir en relación con la suscripción, ejecución y liquidación de un convenio, razón por la que resultará trascendental conocer con precisión el objeto pactado en los mismos, los mecanismos de interventoría para el control de su ejecución y la forma de pago o entrega de dineros establecida en el mismo. Igualmente, la Contaduría General de la Nación (CGN), se encuentra elaborando un procedimiento que busca establecer los criterios contables a tener en cuenta cuando se trata de los llamados “Convenios”. No obstante lo anterior, y de acuerdo con lo expuesto por esa entidad y las investigaciones que sobre el tema hemos realizado al interior de la Dirección Distrital de Contabilidad, se deberán tener en cuenta los siguientes aspectos, antes de determinar la manera adecuada para registrar los eventos que surgen de una relación contractual suscrita mediante un Convenio:

150

A. En relación con el registro de los dineros entregados de manera anticipada a

la ejecución del convenio.

a) Se debitará la subcuenta 142402-En administración, de la cuenta 1424-

RECURSOS ENTREGADOS EN ADMINISTRACIÓN, siempre y cuando se cumplan, entre otras, las siguientes condiciones:

Si la entidad pública que entrega los dineros no pierde el control de los

recursos. Es decir, que la misma es quien dispone o decide sobre la utilización de los mismos.

Si la entidad privada o pública que recibe los dineros solo se encarga de la

gestión que específicamente le indique la entidad que hace entrega los mismos. Esto es, de conformidad con su conveniencia o disposición.

Si la entidad receptora o encargada de la ejecución del objeto pactado en

el convenio debe mantener informada a la entidad de origen de los mismos a través de informes que le permiten conocer, entre otros aspectos, la contratación realizada, obligaciones adquiridas y los pagos realizados a favor de terceros.

Cuando de manera asociada se unen esfuerzos conjuntos para adelantar

determinado tipo de actividades, en principio a cargo de la entidad pública involucrada en el convenio, en el que las dos partes colocan recursos financieros, humanos y tecnológicos que les permiten alcanzar los objetivos propuestos en el mismo.

Cuando la entidad receptora, si no ejecuta o utiliza los dineros de conformidad con lo pactado en el respectivo convenio, debe reintegrar la suma recibida o el saldo pendiente de ejecutar a la entidad de origen.

b) Se registrarán en la Subcuenta 142003-Anticipos sobre convenios y acuerdos

de la cuenta 1420-AVANCES Y ANTICIPOS ENTREGADOS, siempre y cuando se cumplan, entre otras, las siguientes condiciones:

Si la entidad pública que entrega los dineros lo hace bajo el concepto de

“Anticipos”, lo cual debe quedar plasmado en el Convenio correspondiente. Si la entidad con la cual se suscribe el convenio tiene la calidad de

contratista o proveedor ordinario de bienes tangibles o intangibles. Cuando al efectuar la entrega de los dineros no proceden descuentos

tributarios por concepto de retención en la fuente, por cuanto el anticipo no tiene naturaleza de pago o abono en cuenta y con él sólo se crea un pasivo para el beneficiario y como contrapartida una cuenta por cobrar para quien lo realiza. Esto significa que tampoco constituyen costo o gasto para quien los realiza. En este caso, tampoco sería necesario elaborar factura

151

de venta para el cobro del mencionado anticipo, bastaría para ello una cuenta de cobro.

1

c) Independientemente de la denominación de “Convenio” que se da al contrato suscrito entre las partes, la entrega de dinero antes de la ejecución del mismo se registrará en la Cuenta 1905-“Bienes y servicios pagados por anticipado” del grupo 19.”Otros Activos”, siempre y cuando se cumplan, entre otras, las siguientes condiciones:

Si la entidad pública que entrega los dineros lo hace bajo el concepto de

“pago anticipado” en cumplimiento de normas específicas de contratación que autorizan ese tipo de desembolsos y bajo esa denominación se acuerda en el convenio respectivo.

Si la entidad con la cual se suscribe el convenio solo tiene la calidad de

contratista o proveedor ordinario de bienes tangibles o intangibles (servicios).

La entrega de los dineros se considera un pago o abono en cuenta del

beneficiario, existiendo la obligación para quien efectúa el pago de realizar las retenciones en la fuente correspondientes.

Se tiene claro que se trata de un pago que tiene como propósito la

obtención de un bien o servicio requerido por la entidad o que su prestación a terceros está a su cargo.

De conformidad con lo anteriormente expuesto, podemos concluir que si la entidad que entrega dineros de manera anticipada, de acuerdo con lo pactado en un Convenio, si de tal relación contractual solo se espera recibir bienes o servicios en las mismas condiciones que cuando se trata de un proveedor ordinario, no debe afectarse la Subcuenta “Recursos entregados en administración” y se deberá definir si el pago realizado corresponde a un “Anticipo” o si se trata de “bienes o servicios pagados por anticipado”. Para el caso específico objeto de su consulta, consideramos que el registro contable en el momento de la entrega de los recursos antes de su ejecución, debe ser reconociendo un derecho por concepto de “Recursos entregados en administración- 142402”, bajo el supuesto que la Secretaría Distrital de Educación entrega dineros a entidades de carácter privado para que, con el aporte de recursos físicos, financieros y humanos por parte de la entidad receptora, se lleven a cabo proyectos conjuntos o en asociación para adelantar actividades que legalmente corresponden al objeto o cometido estatal a cargo de dicha Secretaría, cuya ordenación de gastos requiere la aprobación por parte la SED y que las entidades asociadas se encuentran bajo la tutela, el control o vigilancia de esta.

1 Concepto DIAN unificado 1, junio 19 de 2003, Título VII, Num. 1.3.3

152

B. Afectación o amortización del saldo correspondiente a los “Recursos

entregados en administración” La amortización de los Recursos entregados en administración se realizará teniendo en cuenta, alguna de las siguientes condiciones: Con base en las actas de recibo o entrega a satisfacción de los bienes o servicios

convenidos en el respectivo acuerdo. Con base en las actas de recibo de obra aprobadas por la entidad, cuando se trata

de construcciones u obras públicas. En los demás casos, con la utilización de los dineros por parte de la entidad

receptora de conformidad con las autorizaciones otorgadas por la entidad pública que entregó los dineros, tomando como documento fuente el informe respectivo.

C. Rendimientos financieros generados por los recursos entregados por la

entidad pública. En relación con los rendimientos financieros que se puedan generar de la entrega de recursos se debe dar cumplimiento a lo estipulado por la Dirección Distrital de Presupuesto en el concepto 2006IE9160 del 9 de marzo de 2006, el cual entre otros aspectos indica:

“(…) El Artículo 85 del Decreto 714 de 1996 establece que “Pertenecen al Distrito Capital Los rendimientos financieros obtenidos por el sistema de cuenta Única Distrital, así como los de las Entidades Públicas o Privadas con los recursos del Distrito Capital con excepción de los que obtengan las Entidades de Previsión Social”.

El Artículo 84 del Decreto 714 de 1996, indica: “Los rendimientos de inversiones financieras obtenidos con recursos del Distrito, si se causan, pertenecen a éste y en consecuencia deberán consignarse dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de su liquidación, en la Tesorería Distrital”. Respecto de los rendimientos financieros obtenidos en la ejecución de un Convenio debe darse cumplimiento al artículo 84 antes citado, no siendo posible en ningún caso reinvertir tales recursos para atender gastos del mismo convenio (…)”.

Así mismo el artículo 11 del Decreto 466 de 2008,2 señala:

ARTÍCULO 11. RENDIMIENTOS. Los rendimientos financieros originados con recursos del Distrito Capital por parte de las entidades que conforman el Presupuesto Anual del Distrito Capital, a través de cualquier modalidad de contratación, son del Distrito y deben ser consignados en la Dirección Distrital de

2 Por el cual se liquida el Presupuesto Anual de Rentas e Ingresos y de Gastos e Inversiones de Bogotá

Distrito Capital, para la vigencia fiscal comprendida entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2009 y se

dictan otras disposiciones en cumplimiento del Acuerdo 340 de 2008, expedido por el Concejo de Bogotá.

153

Tesorería dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de su liquidación, por lo tanto dichos rendimientos no se podrán pactar para adquirir compromisos diferentes.”

Por lo anterior, los Recursos Entregados en Administración se aumentarán cuando tales puedan reinvertirse en el proyecto que se está ejecutando a través del convenio, de lo contrario se consignarán en la Dirección Distrital de Tesorería.

CONCLUSIONES

Se debe afectar Recursos entregados en administración cuando la entidad pública que entrega recursos no pierde el control de los dineros, control que se realiza a través de la solicitud de informes a la entidad que recibe los dineros.

No debe afectarse la Subcuenta “Recursos entregados en administración” si la entidad que entrega los dineros no tiene competencia o la potestad formal para exigir aspectos relacionados con el uso del dinero y tampoco ejerce seguimiento a esos recursos.

Analizar cuidadosamente y de manera individual cada Convenio, a fin de conocer el alcance, modalidad, obligaciones de las partes, objeto pactado y forma de entrega de los dineros para determinar la cuenta contable que se debe afectar, de conformidad con el Régimen de Contabilidad Pública.

Es conveniente tener en cuenta que La Contaduría General de la Nación es el máximo órgano rector en materia contable pública en Colombia. En tal sentido se pronunció la Corte Constitucional mediante sentencia C-487 de 1997, determinando que las normas y conceptos emitidos por esa entidad son de carácter vinculante y, en consecuencia, de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades sujetas a la aplicación de la Regulación Contable Pública. Por lo expuesto anteriormente, se debe tener presente que los conceptos de la Dirección Distrital de Contabilidad, se expiden en atención a lo preceptuado por el artículo 25 del Decreto Ley 01 de 1984 (C.C.A.), y son emitidos en virtud de lo dispuesto por el artículo 9º del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2; por tanto, no son de obligatorio cumplimiento.

154




TEMA: Reconocimiento caso Tribunal de Arbitramento En atención a la solicitud de concepto sobre Tratamiento Tribunal de Arbitramento, con radicado interno en la Secretaría Distrital de Hacienda No. 2009ER89628 y correos electrónicos del 31 de agosto y 11 de septiembre, damos respuesta en los siguientes términos:

CONSULTA: “(…)en consideración al contenido de los documentos aportados, comedidamente solicito opinión o concepto en relación con el tratamiento contable dado a la facturación presentada por los miembros del tribunal de arbitraje convocada por Aguas de Bogotá S.A. contra Constructora Némesis y Otros. (…) establecí contacto telefónico con el secretario del tribunal, quien me manifestó que las facturas las habían generado en la forma como aparece, en consideración a que en la práctica Aguas de Bogotá, al haber efectuado el pago del tribunal tanto por la parte que fue decretada a su cargo como convocante, como también la decretada a cargo de la parte convocada, había asumido la totalidad del costo del tribunal, afirmación que en intervención del artículo 144 del decreto 1818 de 1998 no se ajustó a la realidad.”

RESPUESTA: Con relación al cambio de las facturas consideramos que se trata de una situación de carácter legal que debería ser aclarada por el área jurídica de esa entidad o, en su defecto, por la Dirección Jurídica Distrital, dependencia de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., por cuanto la Dirección Distrital de Contabilidad no tiene competencia para emitir conceptos sobre temas jurídicos. Recomendamos, eso sí, solicitar nuevamente el cambio de las facturas, argumentando que en cumplimiento del numeral segundo del auto del Centro de Arbitraje y conciliación – Cámara de Comercio de Bogotá, de fecha 4 de noviembre “solo se causa el 50% de los honorarios de los árbitros y del secretario y, por lo tanto las facturas que han de expedirse, su pago con los dineros consignados a órdenes del Presidente del Tribunal, las certificaciones de pago de honorarios, las retenciones de impuestos y sus consignaciones a la autoridad tributaria competente, deben aplicarse única y exclusivamente sobre esta parte y no sobre la totalidad. El cincuenta por

155

ciento restante debe contabilizarse como un anticipo en depósito y sólo se causará en los términos y condiciones legales.” y del artículo 144 del decreto 1818 de 1998 que establece: ” “(…)Si una de las partes consigna lo que le corresponde y la otra no, aquella podrá hacerlo por esta dentro de los cinco días siguientes, pudiendo solicitar su reembolso inmediato. Si este no se produce podrá el acreedor obtener el recaudo por la vía ejecutiva ante las autoridades jurisdiccionales comunes, en trámite independiente al del arbitramento. Para tal efecto bastará presentar la correspondiente certificación expedida por el presidente del Tribunal, con la firma del secretario, y en la ejecución no se podrá alegar excepción diferente a la de pago” (subrayado fuera de texto). Aguas de Bogotá consignó la suma de trescientos cincuenta millones de pesos ($350.000.000) equivalente al 50%, por tanto entendemos que atendió por su cuenta el pago que le correspondía a la parte convocada, las facturas del primer pago se deben expedir a cada una de las partes por ciento setenta y cinco millones ($175.000.000). Si lo anterior definitivamente no es posible, este Despacho considera que la causación del 50% de los honorarios se podrá realizar con el auto de fecha 4 de noviembre de 2008 como lo indica el artículo segundo “(…) sólo se causa el cincuenta por ciento (50%) de los honorarios de los árbitros y del secretario (…)”, y para el cobro a los convocados, solicitar al presidente y secretario del Tribunal, la certificación indicada en el artículo 144 del decreto 1818 transcrito en el párrafo precedente. Recordemos que el Régimen de Contabilidad Pública expedido por la Contaduría General de la Nación, en el numeral 2.8, párrafo 117 hace referencia a los Principios de Contabilidad Pública, señala lo siguiente: “Devengo o Causación. Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales deben reconocerse en el momento en que sucedan, con independencia del instante en que se produzca la corriente de efectivo o del equivalente que se deriva de estos. El reconocimiento se efectuará cuando surjan los derechos y obligaciones, o cuando la transacción u operación originada por el hecho incida en los resultados del período”. Igualmente, en el numeral 2.9.1.4.2 párrafo 283, indica: “El reconocimiento de los gastos debe hacerse con sujeción a los principios de devengo o causación y medición, de modo que refleje sistemáticamente la situación de la entidad contable pública en el período contable (…)” Los documentos aportados no evidencian el registro contable alguno por parte de Aguas de Bogotá, en lo que se refiere a las facturas allegadas. No obstante, para el reconocimiento contable puede tomarse el auto del Centro de Arbitraje y Conciliación. A continuación indicamos el registro contable para la causación de los honorarios y las deducciones.

CÓDIGO DENOMINACIÓN DÉBITO CRÉDITO

5111 GENERALES

511111 Comisiones, Honorarios y Servicios XXXXX

2436 RETENCION EN LA FUENTE E IMPUESTO DE TIMBRE

156

CÓDIGO DENOMINACIÓN DÉBITO CRÉDITO

243603 Honorarios XXX

243625 Impuesto a las ventas retenido por consignar

XXX

243627 Retención de impuesto de industria y comercio por compras

XXX

243690 Otras retenciones XXX

1425 DEPOSITOS ENTREGADOS EN GARANTIA

142590 Otros depósitos XXXX

La información suministrada por usted a través de correo electrónico el día 24 de septiembre, en el que nos aclara el registro de pagos realizados por cuenta de

terceros, indica: “Aguas de Bogotá, como parte Convocante y atendiendo lo decretado y sugerido por el tribunal de arbitraje, en el año 2008 efectuó los registros contables que a continuación se relacionan:

El desembolso efectuado por Aguas de Bogotá en el año 2008, por cuenta de lo decretado en el tribunal se registro en cabeza del presidente del tribunal Dr. Esguerra Portocarrero, así:

Cuenta 1425901 -Otros Depósitos Entregados $350.000.000 Db. Cuenta 111005 -Bancos $350.000.000 Cr.

Igualmente en el año 2009, ante la negativa de modificación o cambio de facturas por parte de los miembros del Tribunal, se causó provisión, así.

Cuenta 530490 -Otros Deudores $175.000.000 Db. Cuenta 148090 -Otros Deudores $175.000.000 Cr.”

Debe tenerse en cuenta lo expresado en el párrafo 154 del Marco Conceptual del Régimen de Contabilidad, en lo relacionado con la provisión de deudores, en donde se indica que “Como resultado del grado de incobrabilidad originado en factores tales como antigüedad e incumplimiento, debe provisionarse el valor de los derechos que se estimen incobrables y ajustarse permanentemente de acuerdo con su evolución. El cálculo de la provisión debe corresponder a una evaluación técnica que permita determinar la contingencia de pérdida o riesgo por la eventual insolvencia del deudor, además de los aspectos legales que originan el derecho, y deberá efectuarse por lo menos al cierre del período contable”. El registro realizado a la cuenta 530490 provisión para deudores- Otros deudores, por ciento setenta y cinco millones de pesos ($175.000.000), en nuestra opinión aún no aplica, por cuanto consideramos que la estimación de los porcentajes de provisión debe obedecer a un estudio técnico que determine el grado de incobrabilidad. Se observa que el valor provisionado es superior al valor registrado en la cuenta otros deudores. Adicionalmente no se ha agotado la gestión de cobro a que se refiere el artículo 144 del decreto 1818/98.

157

Por la aclaración verbal efectuada por usted, en el sentido de que la provisión se hizo sobre el depósito, consideramos que no es procedente, por cuanto el Régimen de Contabilidad Pública no contempla provisión sobre depósitos.

CONCLUSIONES:

Solicitar nuevamente el cambio de las facturas. Si definitivamente no es posible, la causación del 50% de los honorarios se podrá realizar como lo indica el artículo segundo del auto de fecha 4 de noviembre de 2008.

Revaluar la provisión constituida por el depósito efectuado por Aguas de Bogotá.

En lo relacionado al tema tributario y la oportunidad de la causación y pago de las deducciones, es importante aclarar que la Dirección Distrital de Contabilidad no es autoridad doctrinaria en materia de impuestos; tal como lo establece el artículo 20 del Decreto 4048 del 22 de octubre de 2008, el cual indica que corresponde a la Subdirección de Gestión Normativa y Doctrina de la DIAN determinar y mantener la unidad doctrinaria y absolver las consultas que se formulen sobre interpretación y aplicación de las normas tributarias nacionales y de acuerdo con los literales b y c del artículo 30 del Decreto Distrital 545 del 29 de diciembre de 2006, compete a la Dirección Distrital de Impuestos interpretar de manera general y abstracta la aplicación de las normas tributarias distritales.

Es importante señalar que la Corte Constitucional, mediante sentencia C-487 de 1997, determinó que las normas y conceptos emitidos por la Contaduría General de la Nación son de carácter vinculante y, en consecuencia, de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades sujetas a la aplicación de la Regulación Contable Pública. Ello en atención a lo establecido en el artículo 354 de la Constitución Política Nacional y la Ley 298 de 1996, en las que se indica que esa entidad tiene la competencia exclusiva para la expedición de normas contables de carácter técnico y procedimental que deben aplicar las entidades que conforman el sector público.

Lo anteriormente expresado es de vital importancia, pues deberá tener en cuenta que los conceptos de la Dirección Distrital de Contabilidad, se expiden en atención a lo preceptuado por el artículo 25 del Decreto Ley 01 de 1984 (C.C.A.), y son emitidos en virtud de lo dispuesto por el artículo 9º del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2; por tanto, no son de obligatorio cumplimiento.

158


06 octubre de 2009


TEMA: Factura en Convenio Asociación Fundación Los Libertadores

En atención a la solicitud relacionada con la emisión de factura según convenio de asociación, con radicado interno en la Secretaría Distrital de Hacienda No. 2009ER92563, es importante aclarar que la Dirección Distrital de Contabilidad no es autoridad doctrinaria en materia de impuestos; de conformidad con lo establecido en el artículo 20 del Decreto 4048 del 22 de octubre de 2008, corresponde a la Subdirección de Gestión Normativa y Doctrina de la DIAN determinar y mantener la unidad doctrinaria y absolver las consultas que se formulen sobre interpretación y aplicación de las normas tributarias nacionales. Sin embargo, damos respuesta en los siguientes términos:

CONSULTA: “Solicito el siguiente concepto sobre el convenio de asociación con la fundación los libertados, cuyo objeto es: Aunar esfuerzos técnicos, administrativos, logísticos y financieros, tendientes a incrementar la productividad y calidad de los servicios en hospedaje a los pequeños y medianos hoteles y apartahoteles de la localidad de chapinero en la ciudad de Bogotá a través de la implementación de las normas de calidad, aplicables al sector hotelero con el fin de contribuir al turismo sostenible del Distrito Capital. Lo anterior debido a que esta fundación durante los pagos que el Instituto, le ha cancelado, el soporte de pago es una cuenta de cobro y según lo emitido por la DIAN en el oficio No. 24924 de 7-03/2008, las fundaciones sin ánimo de lucro y fundaciones de enseñanza reconocidas por la entidad competente, esta obligadas a expedir factura con todos los requisitos según el artículo 615 del E.T. La fundación dice que si nos facturan nos cobran el IVA, (…). RESPUESTA: Una vez analizada la normatividad vigente sobre el tema objeto de su consulta, efectivamente la afirmación presentada en el texto de su solicitud está contemplada en el artículo 615 del Estatuto Tributario el cual determina que todas las personas comerciantes que presten servicios como es el caso de la Fundación deben expedir factura o documento equivalente, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes.

159

El artículo 3° del Decreto 522 de 2003, expedido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, establece el documento equivalente como aquel que se origina en las adquisiciones efectuadas por responsables del régimen común a personas naturales no comerciantes o inscritas en el régimen simplificado y será expedido por quien adquiera el bien y sea responsable del régimen común a su proveedor, para lo cual, debe cumplir con los requisitos establecidos en este artículo. En el Artículo 2° del Decreto Reglamentario 1001 de 1997 se enumera a quienes no están obligados a facturar y en ninguno de los literales o en los parágrafos contentivos del mismo, se enuncia a las fundaciones o instituciones educativas. Igualmente, en el Concepto Unificado de Impuesto sobre las Ventas No. 00001 de junio 19 de 2003, expedido por la Dirección de impuestos y Aduanas Nacionales- DIAN, se determina que los responsables del impuesto a las ventas son quienes prestan, así sea ocasionalmente, servicios en el territorio nacional, a no ser que se trate de servicios catalogados por la ley como excluidos del gravamen. Ahora bien, con relación a la racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos, la Ley 963 de 2005 suprimió la presentación de cuentas de cobro por parte del contratista para el pago de las obligaciones contractuales contraídas con dichos organismos, pero aclara que esta disposición se emite sin perjuicio de la obligación de la expedición de la factura o cualquier otro documento equivalente. Finalmente con referencia al Convenio de Asociación suscrito con la Fundación, no fue posible evaluar las situaciones tributarias analizadas anteriormente en razón a que no recibimos en forma oportuna respuesta positiva a nuestras solicitudes del 16 y 21 de septiembre relacionadas con la totalidad de las cláusulas concertadas para la ejecución del Convenio, como tampoco fue factible realizar la mesa de trabajo para discutir el tema, programada para los días 23 y 25 de septiembre.

CONCLUSIONES: Dadas las consideraciones anteriores, podemos concluir: 1. La obligación de expedir factura se deriva de la norma legal que obliga a

determinadas personas a expedir factura, independientemente de la calidad de entidad (con o sin ánimo de lucro).

2. Las personas que presten servicios deben expedir factura o documento equivalente;

el documento equivalente se utiliza en adquisición de bienes y servicios a personas del régimen simplificado y debe ser elaborado por quien adquiere los bienes o servicios siguiendo los requisitos establecidos en la ley.

3. Los únicos excluidos de la obligación de facturar son los relacionados en el artículo

2° del DR 1001 de 1997, y las fundaciones o instituciones educativas no se encuentran incorporadas en dicho listado ni en los parágrafos de la norma.

160

4. Es necesario analizar la aplicabilidad de las normas mencionadas en el tema objeto

de su consulta. Por lo tanto ante la imposibilidad de obtener la totalidad del contenido del Convenio de Asociación firmado y no haber podido realizar la mesa de trabajo programada, consideramos no tener los elementos necesarios para atender la consulta.

Por último, es importante mencionar que este despacho tiene conocimiento que la Contaduría General de la Nación está haciendo una investigación y análisis para emitir el procedimiento sobre el tema de convenios, por lo tanto, estamos pendiente de la posición de dicho organismo. Es importante señalar que la Corte Constitucional, mediante sentencia C-487 de 1997, determinó que las normas y conceptos emitidos por la Contaduría General de la Nación son de carácter vinculante y, en consecuencia, de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades sujetas a la aplicación de la Regulación Contable Pública. Ello en atención a lo establecido en el artículo 354 de la Constitución Política Nacional y la Ley 298 de 1996, en las que se indica que esa entidad tiene la competencia exclusiva para la expedición de normas contables de carácter técnico y procedimental que deben aplicar las entidades que conforman el sector público. Finalmente, los conceptos de la Dirección Distrital de Contabilidad, se expiden en atención a lo preceptuado por el artículo 25 del Decreto Ley 01 de 1984 (C.C.A.), y son emitidos en virtud de lo dispuesto por el artículo 9º del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2; por tanto, no son de obligatorio cumplimiento.

161


13 octubre de 2009


TEMA: Tratamiento contable convenio 723 de 2008 En atención a su solicitud en la que plantea interrogantes relacionados con el procedimiento contable del convenio de la referencia precisamos:

CONSULTA “ (…) El Hospital Vista Hermosa tiene suscrito un convenio con la Secretaría Distrital de Salud, denominado convenio de libre elección, cuyo objeto es la afiliación de personas al régimen subsidiado en el Distrito Capital, para lo cual el Hospital presta apoyo logístico e incurre en una serie de gastos tales como contratistas, papelería, gastos de computador, publicidad y propaganda, entre otros. La SDS ha girado a la fecha unos recursos por valor de $1.500 millones de los cuales se encuentran registrados en la cuenta 2450 Avances y anticipos recibidos sobre convenios y acuerdos. La consulta es en qué momento se amortiza esos avances y anticipos. Se debe amortizar contra un ingreso a qué cuenta del ingreso. Si por el contrario no es un ingreso cual sería el tratamiento contable y su justificación de acuerdo al nuevo régimen de contabilidad pública. .”

RESPUESTA Es importante aclarar que la Contaduría General de la Nación (CGN) se encuentra elaborando un procedimiento que busca establecer los criterios contables a tener en cuenta cuando se trata de los llamados “Convenios”. No obstante lo anterior, y de acuerdo con lo expuesto por esa entidad y las investigaciones que sobre el tema hemos realizado al interior de la Dirección Distrital de Contabilidad, damos respuesta a su consulta así: 1. Dado que el hospital, tal como lo define el objeto del convenio, realizará una

serie de actividades con el fin de adelantar el proceso de aseguramiento de la población vinculada al Régimen Subsidiado en el Distrito Capital, actividad que ordinariamente corresponde a la Secretaría Distrital de Salud, los dineros recibidos por la ESE por parte del Fondo Distrital de Salud, deben registrarse en la subcuenta 245301 en administración, de la cuenta 2453 RECURSOS RECIBIDOS EN ADMINISTRACIÓN.

2. La amortización de estos recursos se realizará cada vez que el hospital causa

la obligación, es decir, la cuenta por pagar por los bienes y/o servicios recibidos de contratistas o proveedores en cumplimiento del convenio. Así mismo, es

162

importante aclarar que la subcuenta 245301 en administración, es correlativa con la 142402 en administración, por tal razón, la ESE deberá remitir mensualmente al Fondo Financiero Distrital de Salud, un informe o reporte de pagos para que éste realice la correspondiente disminución del recurso entregado en administración.

CONCLUSIONES

Los dineros recibidos en virtud el convenio objeto de la consulta deberán registrarse en la subcuenta 245301 en administración, de la cuenta 2453 RECURSOS RECIBIDOS EN ADMINISTRACIÓN, amortizándose en la medida que el hospital causa la obligación de los bienes y servicios en virtud del convenio.

El hospital deberá remitir mensualmente al FFDS informe de pagos con el fin de que éste disminuya la subcuenta 142402 en administración, de la cuenta 1424 RECURSOS ENTREGADOS EN ADMINISTRACIÓN.


163


21 octubre de 2009


TEMA: Bienes Muebles, Clínica Fray Bartolomé de las Casas En atención a su solicitud relacionada con la cesión de la propiedad de los bienes muebles, enseres, instrumental y equipos, de la Clínica Fray Bartolomé de las Casas, entregados por la Secretaría Distrital de Salud al Hospital Simón Bolívar III Nivel E.S.P., mediante contrato de comodato No. 0622 de 2006, se conceptúa en los siguientes términos:

SOLICITUD

“…le solicitamos sea otorgada la propiedad de dichos bienes al Hospital Simón Bolívar de modo que podamos disponer de ellos en su funcionamiento o para darlos de baja según sea el caso…”

RESPUESTA Es importante tener en cuenta que la Dirección Distrital de Contabilidad no tiene competencia legal para emitir una opinión de tipo jurídico en relación con la transacción objeto de consulta. La misma debe sustentarse jurídicamente por las instancias competentes en las entidades involucradas. No obstante, debemos indicar nuestras consideraciones al respecto, las cuales se consignan a continuación: De conformidad con lo dispuesto en el artículo 236 de la Ley 100 de 1993 y en concordancia con el Decreto Reglamentario 1890 de 1995, la Caja de Previsión Social del Distrito Capital entró en proceso de liquidación y todos los recursos, derechos, bienes y obligaciones que conformaban dicha Caja debieron separarse en los originados por aportes pensionales y los que hicieran referencia a salud. Con los primeros se constituyó el denominado Fondo Público de Pensiones de Bogotá D.C. y los demás fueron recibidos por diferentes dependencias del Distrito Capital, para los que se creó el Fondo Cuenta de Pasivos de la CPSD a cargo de la Secretaría Distrital de Hacienda. El inmueble donde funcionaba la Clínica Fray Bartolomé de las Casas, junto con todos los bienes muebles y equipos que se encontraban en el mismo, fue entregado al Distrito Capital para atender las obligaciones que tenía a su cargo la mencionada Caja de Previsión. En razón del proceso de liquidación antes citado, la Secretaría Distrital de Salud fue delegada por el Alcalde mayor para adelantar el recibo definitivo del inmueble de la Clínica Fray Bartolomé, al igual que los bienes muebles que se encontraban en la

164

misma, concluyendo que era la entidad competente para recibir en forma definitiva tales bienes en nombre y representación del Distrito Capital, teniendo en cuenta las características y especificaciones técnicas de los bienes y equipos objeto de entrega. Fue por lo anterior que los bienes muebles y el equipo médico quirúrgico inventariado en la Clínica Fray Bartolomé de las Casas - Santa Fe de Bogotá D.C., se recibieron e incorporaron en la información contable de la Secretaría Distrital de Salud. En relación con el inmueble, el mismo se registró en los estados contables del Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público (DADEP), entidad encargada del manejo, control y registro de la propiedad inmobiliaria del Distrito Capital. En tal sentido, la cesión de la propiedad del inmueble y del terreno al Hospital Simón Bolívar III Nivel E.S.E., le correspondió al Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público (DADEP), hecho que fue protocolizado mediante escritura pública No. 2019, del 12 de agosto de 2009, Notaria 73 del Círculo de Bogotá D.C. Así mismo, este Despacho considera que la Secretaría Distrital de Salud dispone de la autonomía y competencia requerida para ordenar el traslado o la cesión de los bienes muebles (enseres, instrumental y equipos médicos quirúrgicos) inventariados en la Clínica Fray Bartolomé de las Casas a la entidad que considere necesario, a título gratuito y sin contraprestación. En caso que la Secretaría Distrital de Salud ordene tal transacción, de ello no se produce ningún tipo de detrimento al patrimonio público distrital, pues los bienes seguirán siendo propiedad de la red distrital de salud, solo que en cabeza de una de sus instituciones prestadoras de salud. Dicho traslado debe realizarse de conformidad con el procedimiento administrativo acordado entre las partes, del cual debe dejarse constancia mediante el documento que para tal efecto utilicen las dos entidades, es decir, entre la Secretaría Distrital de Salud y el Hospital. De no existir un procedimiento específico, recomendamos que la cesión quede consignada en un Acta suscrita entre las partes, en la cual se establezca la decisión de liquidación del contrato de comodato vigente y la cesión definitiva a título gratuito y sin contraprestación de los bienes muebles (enseres instrumental y equipo médico científico) al Hospital Simón Bolívar III Nivel E.S.P. Es importante tener en cuenta que se supone que, al liquidar el contrato de comodato, se devuelven y reciben los bienes en las condiciones en que inicialmente fueron entregados, pero como tales bienes continuarán en poder del hospital, será éste quien decida sobre el destino final de aquellos que se consideren obsoletos, inservibles o recuperables. Finalmente, es preciso anotar que la Secretaría Distrital de Hacienda no puede autorizar o aprobar la cesión o traslado de los bienes muebles (enseres instrumental y equipo médico científico) al Hospital Simón Bolívar III Nivel E.S.P, en primer lugar, porque la decisión legal fue que los mismos hicieran parte de los bienes a cargo de la Secretaría Distrital de Salud por tratarse de bienes relacionados con el cometido estatal a cargo de esta y, en segundo lugar, porque los mismos no hacen parte del

165

inventario de bienes de la Secretaría Distrital de Hacienda y, por tanto, ésta no posee registro alguno en sus estados contables respecto de tales bienes.

CONCLUSIONES La Dirección Distrital de Contabilidad no tiene competencia legal para emitir una opinión de tipo jurídico en relación con la transacción objeto de consulta. La misma debe sustentarse jurídicamente por las instancias competentes en las entidades involucradas. Este despacho considera que la Secretaría Distrital de Salud dispone de la autonomía y competencia requerida para ordenar el traslado o la cesión de los bienes muebles (enseres, instrumental y equipos médicos quirúrgicos) inventariados en la Clínica Fray Bartolomé de las Casas a la entidad dentro del sector salud que considere necesario, a título gratuito y sin contraprestación. De ello no se produce ningún tipo de detrimento al patrimonio público distrital, pues los bienes seguirán siendo propiedad de la red distrital de salud, solo que en cabeza de una de sus instituciones prestadoras de salud. Dicho traslado debe realizarse de conformidad con el procedimiento administrativo acordado entre las partes y mediante el documento que para tal efecto utilicen las dos entidades. De no existir un procedimiento específico, recomendamos que de la cesión se deje constancia en un Acta suscrita entre las partes, en la cual se establezca la decisión de liquidación del contrato de comodato vigente y la cesión definitiva a título gratuito y sin contraprestación de los bienes (muebles, enseres instrumental y equipo médico científico) al Hospital Simón Bolívar III Nivel E.S.P. La Secretaría Distrital de Hacienda, no puede autorizar o aprobar la cesión o traslado de los bienes muebles al Hospital Simón Bolívar III Nivel E.S.P., por cuanto estos no aparecen en sus inventarios de bienes a su cargo ni posee el registro de tales bienes en sus estados contables. No sobra recordar que los conceptos emitidos por la Dirección Distrital de Contabilidad se expiden en atención a lo preceptuado por el artículo 25 del Decreto Ley 01 de 1984 (C.C.A.), y se entregan atendiendo lo dispuesto por el artículo 9º del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2; por tanto, no son de obligatorio cumplimiento.

166


22 octubre de 2009


TEMA: Tratamiento contable diferencia tarifa SOAT y pago fijo global

prospectivo

Reclasificación cuentas por pagar En atención a su solicitud con radicación SDH No. 2009ER98458 en la que plantea varios interrogantes precisamos:

CONSULTA “1. El Hospital Santa Clara registra mensualmente la facturación generada con cargo a la SDS en la cuenta 4312 Servicios de Salud. El valor registrado como ingreso corresponde a lo facturado en nuestro sistema de información a tarifa SOAT, sin embargo y de acuerdo a lo establecido por la SDS en los contratos de prestación de servicios las tarifas a reconocer por ellos son inferiores a las SOAT. Actualmente la diferencia entre la tarifa SOAT y el Pago Fijo Global prospectivo se ajusta contablemente disminuyendo el valor de los ingresos. De acuerdo con lo anterior y teniendo en cuenta que las tarifas de contratación con la SDS son básicamente establecidas por ellos, cordialmente me permito solicitar su concepto sobre la viabilidad de registrar la diferencia presentada entre la tarifa SOAT y el PFGP en la cuenta 58 Margen de contratación y no disminuir los ingresos del Hospital como se viene realizando.”

RESPUESTA La Contaduría General de la Nación mediante Resolución 354 del 5 de septiembre de 2007 adoptó el Régimen de Contabilidad Pública, el cual está integrado por el Manual de Procedimientos. Así mismo, el Manual de Procedimientos está integrado por el Catálogo General de Cuentas, los Procedimientos Contables y los Instructivos Contables.

Es así como la Contaduría General de la Nación expidió el Procedimiento Contable para el reconocimiento y revelación de las operaciones realizadas por las instituciones prestadoras de servicios de salud-ips, en el cual se establece claramente que la subcuenta 580814-Margen en la contratación de servicios de salud, de la cuenta 5808-OTROS GASTOS ORDINARIOS, puede debitarse solamente cuando al finalizar el mes el valor de la facturación supera el valor del contrato de capitación y de atención a vinculados, situación que no se ajusta a la decisión que se quiere tomar en el Hospital para corregir un mayor valor facturado a la SDS con ocasión de que el software solo

167

permite facturar con tarifa SOAT. Por lo tanto, esta cuenta o la 480822 se utilizan cuando el Hospital preste mayores o menores servicios que los contratados.

De otro lado, el Régimen de Contabilidad Pública, Numeral 9.1.4.1, Párrafo 264 establece que los Ingresos son los flujos de entrada de recursos generados por la entidad contable pública, susceptibles de incrementar el patrimonio público durante el periodo contable, bien sea por aumento de activos o por disminución de pasivos. (subrayado fuera de texto).

Por lo anterior, y dado que lo que está ocurriendo al momento de liquidar los servicios o facturación a la SDS es la aplicación de tarifas superiores a las contratadas con este pagador, la contabilidad no puede reflejar ingresos no ciertos o sobreestimados que en ningún momento incrementan el patrimonio de la ESE, por lo tanto para corregir el “error” se debe disminuir el ingreso con los mayores valores facturados y no realizando una afectación al gasto.

CONSULTA

2. “El Hospital Santa Clara tiene registradas facturas por pagar a la empresa Escanografía Santa Clara ESE, en la cuenta 240101 Adquisición de bienes y servicios nacionales en cuantía de $470 millones. Sin embargo, estas facturas son objeto de un proceso jurídico que entabló la empresa en contra del Hospital Santa Clara ESE.

De acuerdo con concepto de la Oficina Jurídica la resolución de este proceso tomará mucho más de un año, teniendo en cuenta estas consideraciones, el Hospital ha reportado esta cifra como una partida no corriente de la cuenta 240101, sin embargo el validador de la CGN no permite porción no corriente para dicha cuenta por lo cual y con el fin de poder transmitir la información se reclasifica al corriente solo para efectos de transmisión. Esto genera una diferencia entre los valores de corriente y no corriente reportado a la CGN y a la DDC que ya ha sido observada.

Por lo anterior solicito concepto sobre la viabilidad de reclasificar la cifra relacionada con el fin de no reflejar diferencias en la información presentada a las diferentes entidades”.

RESPUESTA

El Régimen de Contabilidad Pública adoptado por la Contaduría General de la Nación mediante Resolución 354 de 2007 en el Numeral 9.3.1.1, Párrafo 370 define que el Pasivo Corriente agrupa las obligaciones derivadas de las actividades de la entidad contable pública, exigibles en un período no mayor a un año, contado a partir de la fecha del balance general.

Por lo anterior, y de conformidad con la consulta significa que el Hospital generó una cuenta por pagar por valor de $470 millones por el recibo de un bien o servicio a satisfacción, así mismo, el pago al proveedor o contratista debió realizarse en un corto plazo. Sin embargo, tal situación no se dio toda vez que la empresa Escanografía Santa Clara ESE objetó y entabló una demanda contra el Hospital, lo cual no significa que la exigibilidad de pago a corto plazo ha cambiado, el Hospital debe tener en

168

cuenta que en cualquier momento debe pagar tal obligación, y por tal razón se debe mantener clasificada en el pasivo corriente.

CONCLUSIONES

La cuenta 580814-Margen en la contratación de servicios de salud, de la cuenta 5808-OTROS GASTOS ORDINARIOS no puede ser utilizada para registrar la diferencia entre la tarifa SOAT y el PFGP. Para corregir el mayor valor facturado al FFDS, el Hospital debe disminuir el ingreso por servicios de salud.

La cuenta por pagar a la empresa Escanografía Santa Clara ESE debe mantenerse clasificada dentro del pasivo corriente, dado que en cualquier momento debe cumplir con el pago de la obligación.

Es conveniente tener en cuenta que la Contaduría General de la Nación es el máximo órgano rector en materia contable pública en Colombia. En tal sentido se pronunció la Corte Constitucional mediante sentencia C-487 de 1997, determinando que las normas y conceptos emitidos por esa entidad son de carácter vinculante y, en consecuencia, de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades sujetas a la aplicación de la Regulación Contable Pública.

Por lo expuesto anteriormente, se debe tener presente que los conceptos de la Dirección Distrital de Contabilidad, se expiden en atención a lo preceptuado por el artículo 25 del Decreto Ley 01 de 1984 (C.C.A.), y son emitidos en virtud de lo dispuesto por el artículo 9º del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2; por tanto, no son de obligatorio cumplimiento.

169


22 octubre de 2009


TEMA: Factura como título valor En atención a la solicitud relacionada con el tema del asunto con radicado interno en la Secretaría Distrital de Hacienda No. 2009ER107495, de fecha 22 de octubre de 2009, es importante aclarar que, de conformidad con lo establecido en el artículo 20 del Decreto 4048 del 22 de octubre de 2008, la Dirección Distrital de Contabilidad no es autoridad doctrinaria en materia de impuestos, ello corresponde a la Subdirección de Gestión Normativa y Doctrina de la DIAN quien es la dependencia responsable de determinar y mantener la unidad doctrinaria y absolver las consultas que se formulen sobre interpretación y aplicación de las normas tributarias nacionales. No obstante lo anterior, damos respuesta en los siguientes términos:

CONSULTA: “Se requiere saber el tratamiento contable y administrativo, y la aplicabilidad de la mencionada Ley, sobre la factura como título valor, teniendo en cuenta lo siguiente: Impacto en materia contable, al sustituir la factura original por una copia, se tendría la misma validez en los soportes y registros contables? (teniendo en cuenta que uno de los principales soportes contables son las facturas de compraventa). De otra parte desde el punto de vista administrativo, teniendo en cuenta la Resolución No. 001 de 2001, cual sería el procedimiento a seguir, dado que se deben manejar facturas originales al momento de un ingreso al almacén?

RESPUESTA: Consideramos importante tener en cuenta la siguiente normatividad:

El decreto 3327 del 3 de septiembre de 2009, expedido por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, reglamentario de la ley 1231 de 2008 establece:

“Artículo 3°. El emisor vendedor del bien o prestador del servicio deberá anotar en cada copia de la factura, de manera preimpresa o por cualquier medio mecánico aceptable, la leyenda "copia" o una equivalente. Las copias de la factura, son idóneas para todos los efectos tributarios y contables contemplados en las leyes pertinentes. (subrayado fuera de texto)

(…) Artículo 7° (…) Parágrafo. En los términos del artículo 624 del Código de Comercio, el ejercicio del derecho crediticio consignado en la factura requiere la exhibición de la misma. Si la factura es pagada en su integridad, el original

170

deberá ser entregado a quien lo pague. Si el pago es parcial, el tenedor anotará el pago parcial en la factura y extenderá por separado el recibo correspondiente. En caso de pago parcial la factura conservará su eficacia por la parte no pagada.

(…) Artículo 9°. Las facturas de venta de bienes o de prestación de servicios pagados de contado no tendrán el carácter de título valor.

La resolución 357 de 2008 expedida por la Contaduría General de la Nación, “Por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte

del informe anual de evaluación indica: “3.7. Soportes documentales.-La totalidad de las operaciones realizadas por la entidad contable pública deben estar respaldadas en documentos idóneos, de tal manera que la información registrada sea susceptible de verificación y comprobación exhaustiva o aleatoria. Por lo cual, no podrán registrarse contablemente los hechos económicos, financieros, sociales y ambientales que no se encuentren debidamente soportados.

Son documentos soporte las relaciones, escritos, contratos, escrituras, matrículas inmobiliarias, facturas de compra, facturas de venta, títulos valores, comprobantes de pago o egresos, comprobantes de caja o ingreso, extractos bancarios y conciliaciones bancarias, entre otros, los cuales respaldan las diferentes operaciones que realiza la entidad contable pública.

En cada caso, el documento soporte idóneo deberá cumplir los requisitos que señalen las disposiciones legales que le apliquen, así como las políticas y demás criterios definidos por la entidad contable pública. (Subrayado fuera de texto)

De conformidad con el desarrollo de la gestión contable por procesos y los manuales de procedimientos implementados en las entidades, se deberá hacer un análisis y evaluación de los diferentes tipos de documentos que sirven de soporte a las operaciones llevadas a cabo, así como la forma y eficiencia de su circulación entre las dependencias, y entre la entidad y los usuarios externos, con el propósito de tomar las medidas que sean necesarias para garantizar un eficiente flujo de documentos. (Subrayado fuera de texto).

Como resultado de la investigación realizada para emitir la respuesta a su solicitud encontramos en la página web de la Alcaldía Mayor de Bogotá el manual para la elaboración de comprobantes contables código 2211400-MA-009 versión 01. En el proceso contable de almacén e inventarios indica que el profesional de la subdirección financiera “(…) Verifica que las entradas de Almacén e Inventarios traigan los documentos soportes correspondientes como son: (copia de la factura y/o orden de compra, la certificación de pago, copia del registro presupuestal etc.), (…)”

171

Resolución 0001 del 20 de septiembre de 2001 por la cual se expide el Manual de Procedimientos administrativos y contables para el manejo de los bienes en los entes Públicos del Distrito capital establece: “3. INGRESO O ALTAS DE ALMACÉN (…) El ingreso material y real de los bienes al Almacén y Bodega se considera perfeccionado cuando el almacenista o jefe de Almacén recibe los bienes y firma el comprobante de entrada, documento oficial válido como soporte para valorizar y legalizar los registros en el Almacén y efectuar los registros en contabilidad.

Comprobante de Entrada al Almacén o Bodega. El comprobante de ingreso o entrada al Almacén o Bodega, es el documento oficial que acredita el ingreso material y real de un bien o elemento al Almacén o Bodega de la entidad, constituyéndose así en el soporte para legalizar los registros en Almacén y efectuar los asientos en Contabilidad.

Debe ser preparado y legalizado por el responsable del Almacén, con base en el contrato o acto administrativo y demás soportes pactados en la negociación, en original y número de copias requeridas de conformidad con lo establecido en los procedimientos internos diseñados por la entidad, y debe contener como información básica, la siguiente:

o Nombre de la entidad;

o Lugar y fecha;

o Número consecutivo;

o Identificación de la bodega a la cual ingresan los bienes;

o Concepto del ingreso que origina la novedad o transacción;

o Nit o Documento de Identidad, nombre del Proveedor y lugar de procedencia;

o Número y fecha de emisión de la factura, o documento equivalente, o el correspondiente documento que soporta la transacción;

o Número del contrato, orden de compra o prestación de servicios y fecha;

o Tipo de bien. Código de clasificación interna, número o placa asignada y descripción del bien o elemento (Modelo, Marca, Serie, si a ello hubiere lugar);

o Unidad de medida;

o Cantidad;

o Valor o costo de adquisición unitario y total; o Nombre y firma del responsable del Almacén y Bodega;

o Observaciones si a ello hubiere lugar.”

Por lo anteriormente expuesto, este Despacho considera que las copias de la factura son un documento idóneo para efectos contables y fiscales como lo indica el decreto 3327 del 3 de septiembre de 2009, expedido por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo. En tal sentido, recordemos que el proceso contable de almacén e inventarios de la subdirección financiera de la Alcaldía Mayor incluye la copia de la factura como documento soporte de las entradas de almacén.

172

La entidad en desarrollo del sistema de control interno deberá hacer un análisis y evaluación de los documentos que sirven de soporte a las operaciones. El manejo administrativo de los bienes lo debe resolver cada entidad en desarrollo de la autonomía o delegación que tenga para tal efecto, de acuerdo con lo que determine el manual de administración de bienes que se establezca a su interior, en caso de no existir se debe tener en cuenta lo indicado en la Resolución DDC-001 de 2001.

Dicha Resolución no hace referencia a “manejar facturas originales al momento de un ingreso al almacén”. Se refiere al original y número de copias requeridas del comprobante de ingreso o entrada al almacén, preparado y legalizado por el responsable del almacén, de conformidad con los procedimientos internos diseñados y es el soporte para legalizar los registros del almacén y los asientos contables.

Es conveniente tener en cuenta que la Resolución DDC-0001 de 2001 es objeto de revisión por parte de este Despacho, por cuanto fue emitida en 2001 mucho antes de que la Contaduría General de la Nación, como máximo órgano rector en materia contable pública en Colombia, expidiese la Resolución 354 del 5 de septiembre de 2007 por la cual adopta el Régimen de Contabilidad Pública,(R.C.P.) el cual incorpora procedimientos que deben ser atendidos por las entidades obligadas a su aplicación y que difieren de lo expresado en nuestra Resolución. Por ser el R.C.P. una norma superior, los aspectos contenidos en la Resolución DDC-001 de 2001 que le son contrarios quedaron derogados tácitamente.

CONCLUSIONES:

La copia de la factura es idónea para efectos contables y fiscales como lo establece el decreto 3327 del 3 de septiembre de 2009, expedido por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.

El manejo administrativo de los bienes debe ser autonomía de cada entidad de acuerdo con lo que establezca el manual de administración de bienes.

La resolución 0001 de 20001 emitida por este Despacho, es objeto de revisión por cuanto fue expedida antes de que la Contaduría General de la Nación adoptara el Régimen de Contaduría Pública .

Reiteramos que la Dirección Distrital de Contabilidad no es autoridad doctrinaria en materia de impuestos, ello corresponde a la Subdirección de Gestión Normativa y Doctrina de la DIAN quien es la dependencia responsable de determinar y mantener la unidad doctrinaria y absolver las consultas que se formulen sobre interpretación y aplicación de las normas tributarias nacionales, los cuales son de carácter vinculante y, en consecuencia, de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades públicas cuando a ellas se refiera directa o indirectamente. Igualmente, es importante señalar que la Corte Constitucional, mediante sentencia C-487 de 1997, determinó que las normas y conceptos emitidos por la Contaduría General de la Nación también son de carácter vinculante y, por tanto, de obligatorio

173

cumplimiento por parte de las entidades sujetas a la aplicación de la Regulación Contable Pública. Ello en atención a lo establecido en el artículo 354 de la Constitución Política Nacional y la Ley 298 de 1996, en las que se indica que esa entidad tiene la competencia exclusiva para la expedición de normas contables de carácter técnico y procedimental que deben aplicar las entidades que conforman el sector público. Finalmente, los conceptos de la Dirección Distrital de Contabilidad, se expiden en atención a lo preceptuado por el artículo 25 del Decreto Ley 01 de 1984 (C.C.A.), y son emitidos en virtud de lo dispuesto por el artículo 9º del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2; por tanto, no son de obligatorio cumplimiento.

174


04 noviembre de 2009


TEMA: Vida útil de las edificaciones En atención a su solicitud No. 07123, según radicado SDH No. 2009ER103643 en la que plantea inquietudes relacionadas con la vida útil de las edificaciones precisamos:

CONSULTA “ (…) En el mes de diciembre de 2008, el predio conocido como El Vichada, el cual se encuentra en zona de alto riesgo, fue sometido a actos de vandalismo, saqueando y destruyendo las edificaciones allí construidas casi en su totalidad. Se realizó la denuncia y se encuentra en proceso los trámites legales correspondientes. Teniendo en cuenta lo anterior, y que los valores reflejados en los Estados Contables no son reales, (Edificación $ 43.138.992.558.96 y la depreciación $ 1.055.443.110) comedidamente solicito su asesoría en lo siguiente: Cuál es el mínimo de los años en que puedo depreciar el predio del Vichada. Al realizar el cambio puede ser aprobado por el Comité de sostenibilidad.”

RESPUESTA En principio debemos aclarar que el profesional responsable del proceso contable no es precisamente la persona indicada para determinar la vida útil y el potencial de beneficios económicos de un activo para efectos de establecer el periodo en el que se debe reconocer la depreciación o el consumo del capital que representa el bien objeto de análisis, en particular, la de un inmueble ubicado en una zona en la que no es posible realizar comparaciones. Esa actividad debe ser practicada por un experto independiente, que tenga una capacidad profesional reconocida y una experiencia reciente en la ubicación y en el tipo de propiedad que está siendo valorada. Para la selección y aplicación de la metodología en la realización del avalúo técnico la entidad debe tener en cuenta la relación costo-beneficio, procurando evitar erogaciones significativas, para lo cual podrán efectuarse avalúos con personal de la entidad, con personas naturales o jurídicas o con el apoyo de otras entidades públicas, siempre que cuenten con la idoneidad y capacidad para su realización. En relación con la depreciación de las propiedades, planta y equipo, el párrafo 169 del numeral 9.1.1.5 del Plan General de Contabilidad Pública –PGCP del Régimen de Contabilidad Pública, establece que: “La depreciación debe reconocerse mediante la distribución racional y sistemática del costo de los bienes, durante su vida útil estimada, con el fin de asociar la contribución de estos activos al desarrollo de sus funciones de cometido estatal. La determinación de la depreciación debe efectuarse

175

con base en métodos de reconocido valor técnico, aplicando el que mejor refleje el equilibrio entre los beneficios recibidos, la vida útil y la distribución del costo del activo correspondiente (…)” No obstante lo anterior, a partir de la información recibida entendemos que se trata de una situación de carácter extraordinario y que la pérdida de valor del inmueble no se deriva de la distribución racional y sistemática de su costo de los bienes asociada a la contribución del mismo al desarrollo de las funciones de cometido estatal del IDIPRON, sino que ello proviene de una situación diferente a las ordinarias de la entidad. Por tanto, es necesario tener en cuenta lo expresado por la CGN en el R.C.P., párrafo 173, el cual precisa que: “Deben reconocerse provisiones o valorizaciones cuando el valor en libros de los bienes difiera del costo de reposición o del valor de realización. Por regla general, las provisiones se reconocen como gasto. Tratándose de las entidades contables públicas del gobierno general la provisión afecta directamente el patrimonio, excepto para los activos asociados a las actividades de producción de bienes y la prestación de servicios individualizables, que debe reconocerse como gasto”. El Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública, en el inciso 2º, numeral 4, Capítulo III del Título II, establece: “La vida útil corresponde al periodo durante el cual se espera que un activo pueda ser usado por la entidad contable pública, en desarrollo de sus funciones de cometido estatal”. Por su parte, el numeral 10, del procedimiento anterior señala que: “La vida útil de un activo depreciable o amortizable debe definirse por parte de la entidad contable pública, considerando los beneficios económicos futuros o el potencial de servicio del activo. (…)” Subrayado fuera de texto. Así mismo, el numeral 11, ordena que “La vida útil de las propiedades, planta y equipo debe revisarse anualmente y, si las expectativas difieren significativamente de las estimaciones previas, por razones tales como adiciones o mejoras, avances tecnológicos, políticas de mantenimiento y reparaciones, obsolescencia u otros factores, podrá fijarse una vida útil diferente, registrando el efecto a partir del periodo contable en el cual se efectúa el cambio.” En razón a la afirmación de su consulta relacionada con que el predio del Vichada ubicado a orillas del rio Orinoco, fue sometido a actos de vandalismo, saqueado y destruidas las edificaciones allí construidas casi en su totalidad, este despacho considera que a través del Comité de Inventarios se deberá evaluar lo concerniente a: (i) en qué porcentaje se afectó la edificación; (ii) si ésta posee las condiciones requeridas para seguir brindando servicios, (iii) si es procedente y existen recursos para efectuar reparaciones locativas y/o (iv) si es necesaria su demolición. Para el efecto, la entidad podrá reunir el comité de inventarios, el cual indicará las decisiones que se tomen analizando cada uno de las posibilidades que se puedan presentar y expresará las conclusiones en un acta que suscribirán sus miembros, la

176

que se constituye en la base y el soporte fundamental de todos los trámites para dejar evidencia de la problemática enfrentada, las circunstancias, alternativas, recomendaciones y conclusiones adjuntando las pruebas pertinentes que se consideren necesarias. Si después de analizada la estructura se determina que aún está en condiciones de prestar el servicio, solo que es necesario ajustar su valor real, consideramos que se debe determinar el valor actual (mediante avalúo) y reconocer este hecho, afectando la cuenta de provisiones para protección de propiedades, planta y equipo, en el entendido que a la fecha el bien inmueble no refleja revaluación alguna en la información contable. Si el análisis determina que con la realización de acciones de recuperación el inmueble podría brindar servicios, el cálculo de la depreciación se suspendería por el tiempo durante el cual se ejecuten dichas reparaciones, y para disponer del inmueble nuevamente consideramos procedente realizar el avalúo para determinar una nueva vida útil, decisión que es potestativa del Instituto. Ahora bien, si por el estado del inmueble, por la zona en donde está ubicado, por los potenciales beneficios que pueda brindar, porque no se poseen los recursos necesarios para su recuperación, entre otros aspectos, la entidad determina que no amerita su reparación y recuperación, este Despacho sugiere la baja del activo del patrimonio institucional, por medio de la venta, permuta, entre otras; es decir que el efecto contable se reflejaría en el retiro de la edificación de las cuentas en donde se encuentre registrada, junto con sus valores conexos (depreciación, valorización, etc.) reconociendo la disminución de los resultados como perdida en siniestros. Adicional a lo anterior, es importante tener en cuenta las políticas de aseguramiento de la entidad, las posibles investigaciones que sobre lo sucedido en el Vichada se pudieran requerir, u otro tipo de indemnizaciones como por ejemplo los auxilios que el gobierno nacional entrega a quienes sean afectados por actos de vandalismo en zonas de conflicto armando.

CONCLUSIONES

El cambio de vida útil de las propiedades, planta y equipo es una decisión que cada ente público debe tomar a su interior previo análisis de las situaciones específicas para cada tipo de bien objeto d estudio.

Para dar solución a la situación presentada en el inmueble ubicada en El Vichada, el IDIPRON deberá evaluar entre otros aspectos: El porcentaje de daño de la edificación; si el inmueble está en condiciones para continuar brindando servicios; si es procedente y existen recursos para efectuar reparaciones locativas; o si es necesaria su demolición.

La evaluación de la problemática, circunstancias, alternativas y conclusiones deberán quedar consignadas en un acta que se levantaría para dejar evidencia de las decisiones tomadas por el Comité de Inventarios.

177

De acuerdo con la situación establecida, el reconocimiento contable podrá reflejar, la suspensión del cálculo de la depreciación, la realización de obras de recuperación o reparación, la disposición de las instalaciones del inmueble si están en condiciones de brindar un servicio o definitivamente la baja del inmueble.

Adicional al análisis anterior es procedente verificar el estado de las pólizas de seguros, las investigaciones que se puedan derivar del hecho del vandalismo, las posibles indemnizaciones que se puedan gestionar ante la autoridad competente de la zona por el hecho de estar ubicado en zona de conflicto armado.


178




TEMA: Entrega de bienes a la Policía Nacional En atención a su solicitud en la que plantea como realizar la entrega de bienes en cumplimiento del convenio No. 815 suscrito entre el Distrito Capital – Secretaria de Gobierno y la Policía Nacional Metropolitana de Bogotá, precisamos:

CONSULTA “ ¿Qué procedimiento o documento debía suscribir la Secretaría de Gobierno con la Policía Nacional para la entrega de bienes, si el convenio se ejecutó exclusivamente para la adquisición de bienes y servicios con destino a la Policía Nacional – Metropolitana de Bogotá, Programa de Bachilleres, teniendo en cuenta los requerimientos de la policía sin que mediara contraprestación alguna?

RESPUESTA Si bien es cierto la Resolución 001 de 2001 emitida por este Despacho, trataba aspectos relacionados con el documento soporte para la entrega de bienes entre entidades públicas, a partir de 2007 con la expedición del nuevo Régimen de Contabilidad Pública, la Contaduría General de la Nación ha dispuesto de mecanismos formales más sencillos para efectos de la entrega de bienes entre entidades que conforman el sector Gobierno General y el sector de las Empresas, a los que ha denominado “Traslado de bienes” o “Bienes entregados o recibidos de uso permanente sin contraprestación”. Para el efecto, ese organismo adoptó mediante la Resolución 356 de 2007 el Manual de Procedimientos, que en el Capítulo III trata el tema para el Reconocimiento y revelación de hechos relacionados con las propiedades, planta y equipo, del cual nos permitimos extractar lo siguiente: Traslado de bienes entre entidades contables públicas: “El traslado de bienes es el proceso mediante el cual se entregan y reciben bienes entre entidades contables públicas, que implica la transferencia de la propiedad de tales bienes”

La entidad contable pública que traslada propiedades, planta y equipo debita las subcuentas que correspondan, de las cuentas 1685-Depreciación Acumulada (Cr) Y 1695-Provisiones para Protección de Propiedades, Planta Y Equipo (CR) y acredita la

179

subcuenta de la cuenta que identifique la naturaleza del bien trasladado, del grupo 16-Propiedades, planta y equipo. La diferencia que surja se registra debitando las subcuentas que correspondan, de la cuenta 3105 Capital Fiscal O 3208-Capital Fiscal, si se trata de entidades del gobierno general, o la subcuenta 580808 Bienes y derechos trasladados por las empresas a otras entidades contables públicas, de la cuenta 5808-Otros Gastos Ordinarios, si se trata de empresas públicas. En caso de haberse registrado valorizaciones, se debita la subcuenta que corresponda, de la cuenta 3115 Superávit Por Valorización O 3240-Superávit Por Valorización y se acredita la subcuenta respectiva, de la cuenta 1999-Valorizaciones. La entidad contable pública que recibe los bienes debita la subcuenta de la cuenta que identifique la naturaleza del bien, del grupo 16-Propiedades, Planta Y Equipo, por el valor convenido, el cual puede ser el valor en libros o uno estimado mediante avalúo técnico y acredita la subcuenta 312525-Bienes, de la cuenta 3125 Patrimonio Público Incorporado o la subcuenta 325525-Bienes, de la cuenta 3255-Patrimonio Institucional Incorporado. (El subrayado es nuestro) Bienes de uso permanente sin contraprestación Los bienes de uso permanente sin contraprestación son los recibidos por la entidad contable pública sin que medie el traslado de la propiedad ni el reconocimiento de contraprestación alguna, para ser utilizados de manera permanente en desarrollo de sus funciones de cometido estatal, con independencia del plazo pactado para la restitución. Estos bienes se reconocen como propiedades, planta y equipo cuando la operación se realiza entre entidades del gobierno general.

La entidad del gobierno general que entrega a otra entidad del gobierno general, bienes para el uso permanente y sin contraprestación, debita las subcuentas que correspondan de las cuentas 1685 Depreciación Acumulada (Cr) Y 1695-Provisiones para Protección de Propiedades, Planta y Equipo (CR) y acredita la subcuenta de la cuenta que identifique la naturaleza del bien trasladado, del grupo 16-Propiedades, Planta y Equipo. La diferencia se registra debitando la subcuenta que corresponda de la cuenta 3105-Capital Fiscal O 3208-Capital Fiscal. En caso de haberse registrado valorizaciones, se debita la subcuenta que corresponda, de la cuenta 3115 Superávit por Valorización ó 3240-Superávit por Valorización y se acredita la subcuenta respectiva, de la cuenta 1999-Valorizaciones. Adicionalmente, la entidad debe controlar estos bienes en cuentas de orden deudoras, para lo cual debita la subcuenta 834704-Propiedades, planta y equipo, de la cuenta 8347-Bienes Entregados a Terceros y acredita la subcuenta 891518-Bienes entregados a terceros, de la cuenta 8915-Deudoras de Control por Contra (CR).

Por su parte, la entidad del gobierno general que recibe los bienes los registra por el valor convenido, que puede ser el valor en libros o uno estimado mediante avalúo técnico, debitando la subcuenta que identifique, en cada cuenta, los bienes de uso permanente sin contraprestación y acreditando la subcuenta 312531-Bienes de uso permanente sin contraprestación, de la cuenta 3125 Patrimonio Público Incorporado o 325531-Bienes de uso permanente sin contraprestación, de la cuenta 3255-Patrimonio Institucional Incorporado.

180

La entidad del gobierno general, o la empresa, que entrega a una empresa pública bienes para el uso permanente y sin contraprestación, debita las subcuentas que correspondan, de las cuentas 1685 Depreciación Acumulada (Cr) y 1695-Provisiones para Protección de Propiedades, Planta Y Equipo (CR) y acredita la subcuenta de la cuenta que identifique la naturaleza del bien trasladado, del grupo 16-Propiedades, Planta Y Equipo. La diferencia se registra debitando la subcuenta que corresponda, de la cuenta 1920-Bienes Entregados A Terceros. De haberse reconocido valorizaciones, se debita la subcuenta 199977-Otros activos y se acredita la subcuenta que identifique la naturaleza del bien reclasificado, de la cuenta 1999-Valorizaciones. También se debita la subcuenta que identifique la naturaleza del bien entregado y se acredita la subcuenta 311576-Otros activos o 324077-Otros activos, de la cuenta 3115 Superávit por Valorización o 3240-Superávit por Valorización, según corresponda.

La empresa que recibe de otra empresa, o de una entidad del gobierno general, bienes para el uso permanente y sin contraprestación, los registra acreditando la subcuenta 934619-Propiedades, planta y equipo, de la cuenta 9346-Bienes Recibidos de Terceros y debitando la subcuenta 991506-Bienes recibidos de terceros, de la cuenta 9915-Acreedoras De Control Por Contra (Db)”.

Con base en lo anterior, para dar respuesta a su consulta consideramos la importancia de sintetizar cuáles serían las condiciones que se deben establecer y los aspectos a tener en cuenta en la movilización de bienes entre entidades públicas, así: Clasificación de las entidades que intervienen: La Contaduría General de la Nación

agrupó según la función económica de las entidades del Sector Público, en Gobierno General y Empresas Públicas. En el párrafo 22 del Régimen de Contabilidad Pública define estos sectores como:

“Las entidades que comprenden el Gobierno General desarrollan actividades orientadas hacia la producción y provisión gratuita o a precios económicamente no significativos, de bienes o servicios, con fines de redistribución de la renta y la riqueza. Estas entidades se caracterizan por la ausencia de lucro, sus recursos provienen de la capacidad del Estado para imponer tributos u otras exacciones obligatorias, o por provenir de donaciones privadas o de organismos internacionales…” “Las Empresas Públicas comprenden entidades que actúan en condiciones de mercado y tiene vínculos económicos con el gobierno, como participación en su propiedad o en su control. Por estar dedicadas a la producción de bienes o de servicios para los fines del estado, estas entidades son un instrumento de política economía y se caracterizan por la ausencia de lucro ya que sus excedentes se revierten a la comunidad mediante la distribución de la renta y la riqueza”.

Calidad en que se realiza la entrega y recibo de los bienes: Es necesario que las

partes establezcan si la entrega y recibo se realiza mediante el mecanismo de “Traslado de bienes” que como se mencionó en la primera sección implica la transferencia de la propiedad, o por el contrario el mecanismo utilizado es el denominado “Entrega de Bienes de uso permanente sin contraprestación”,

181

mediante la cual no media el traslado de la propiedad ni el reconocimiento de contraprestación alguna, la entidad los utiliza de manera permanente en desarrollo de sus funciones de cometido estatal, con independencia del plazo pactado para la restitución.

Valor de los bienes: La entidad que entrega deberá retirar el bien con todos los

valores registrados inherentes al mismo y la entidad que recibe los registra por el valor convenido, el cual puede ser el valor en libros o uno estimado mediante avalúo técnico.

Documento que soporta la transferencia de los bienes: Contablemente el

documento soporte es indispensable para efectos de realizar los registros contables de las diferentes operaciones realizadas por las entidades, razón por la cual, las partes son las que deben establecer el documento soporte idóneo para efectos de realizar la entrega y recibo de los bienes, como puede ser la expedición del respectivo acto administrativo, celebración de convenios o acuerdos y demás documentos que consideren pertinentes.1. Para el caso de inmuebles y vehículos deberá, además, cumplir con los procesos legales que acreditan la propiedad de estos bienes.

Es decir, cuando se trata de la entrega o traslado de bienes, se requiere dejar constancia de la salida e ingreso en los registros contables y administrativos de la entidad que entrega y de la receptora, respectivamente. Para ello deberá elaborar un comprobante de almacén acompañado del acto administrativo que determinen las partes el cual puede ser un Acta que suscriban los funcionarios encargados de la administración de los bienes en cada una de ellas, un convenio o acuerdo interadministrativo, u otro tipo de documento, en los que se dejará constancia de las consideraciones que dieron lugar a la transacción, como el detalle de los bienes a ser entregados, sus características, causa de la entrega, su valor, entre otros.

En este aspecto, consideramos importante aclarar o enfatizar que cuando se realiza la entrega de bienes a título gratuito y sin contraprestación alguna de propiedades, planta y equipo entre entidades contables públicas del Distrito Capital, que implique la transferencia de la propiedad, se debe entender como un “traslado” y no como una donación.

En este orden de ideas, y en aplicación al Régimen de Contabilidad Pública vigente a partir del 1º de enero de 2007, la Secretaría de Gobierno pertenece al denominado Sector Gobierno General del nivel territorial, así como, la Policía Nacional Metropolitana pertenece al mismo sector solo que en el nivel nacional. Contablemente la entrega de bienes con o sin transferencia de propiedad, atendiendo lo establecido en el procedimiento emitido por la Contaduría General de la Nación, se registrará así:

1. Entrega de bienes con transferencia de la propiedad de una entidad del Gobierno

General a otra entidad del Gobierno General:

1 Régimen de Contabilidad Pública, Doctrina contable 2008, concepto No. 121569 del 18 de diciembre de

2008

182

Entidad que entrega los bienes

Código Cuentas Débito Crédito

1685 Depreciación acumulada

1685xx Según la clase de bienes xx


3105 Capital fiscal

310503 Distrito xx


16xx Según corresponda xx

Entidad que recibe de los bienes





3125 Patrimonio público incorporado

312525 Bienes xx

2. Entrega de bienes sin transferencia de la propiedad, es decir entrega Bienes de

uso permanente sin contraprestación de una entidad del Gobierno General a otra entidad del Gobierno General.

Entidad que entrega los bienes El reconocimiento contable de este hecho económico refleja la salida del bien, afectando las mismas cuentas y subcuentas del primer caso, pero en razón a que la entrega se efectúo con el propósito que estos bienes entregados fueran restituidos en un futuro, simultáneamente se afectan las cuentas de orden para tener un control sobre los mismos:

gCódigo Cuentas Débito Crédito

1685 Depreciación acumulada

1685xx Según la clase de bienes xx


3105 Capital fiscal

310503 Distrito xx





8347 Bienes entregados a terceros

183

834704 Propiedades, planta y equipo xx

89 Deudoras por contra.

8915 Deudoras de control por contra.

891518 Bienes entregados a terceros xx

Entidad que recibe de los bienes




16xxxx Bienes de uso permanente sin contraprestación


3125 Patrimonio público incorporado

312531 Bienes de uso permanente sin contraprestación

xx

En esta alternativa cuando se vuelvan a recibir los bienes, éstos se incorporan a los activos reconociendo un aumento patrimonial en la cuenta 3125 Patrimonio público incorporado, reconociendo una reversión en las cuentas de orden deudoras de control. Nota: Se aclara que si las propiedades, planta y equipo objeto de la entrega reflejan contablemente cálculos de provisiones o valorizaciones, en todos los casos anteriores se deben efectuar los registros correspondientes. En el procedimiento mencionado en las secciones anteriores, la Contaduría General de la Nación se manifiesta únicamente en lo que haga referencia a la técnica contable; es decir, que las formalidades que deban cumplir los entes públicos en los diferentes procesos que los caracteriza, deben estar descritos en los procedimientos internos de cada uno, previo análisis y decisión de las áreas jurídicas y administrativas correspondientes. Basados en los planteamientos anteriores, y teniendo en cuenta lo establecido en el convenio suscrito entre el Distrito Capital – Secretaria Distrital de Gobierno y la Policía Nacional Metropolitana, los bienes adquiridos quedaran a favor de esta segunda entidad. Por tal motivo, estaríamos frente a un traslado de bienes (entrega de la propiedad) entre entidades del gobierno general soportado con el documento idóneo que las partes establezcan como puede ser un acta o cualquier acto administrativo. Consideramos que el contrato de comodato no sería el soporte para esta transacción, en razón a que los bienes no serán restituidos.

CONCLUSIONES

A partir de 2007 con la expedición del nuevo Régimen de Contabilidad Pública, la Contaduría General de la Nación ha dispuesto de mecanismos formales más sencillos para efectos de la entrega de bienes entre entidades, denominados: “Traslado de bienes”, cuando implique la transferencia de la propiedad o “bienes para uso permanente sin contraprestación” para el caso en el que no medie el

184

traslado de la propiedad ni el reconocimiento de contraprestación alguna, para ser utilizados de manera permanente con independencia del plazo pactado para la restitución.

La Contaduría General de la Nación denomina “traslado” a los eventos de entrega de propiedades, planta y equipo que lleven implícita la transferencia de la propiedad, bien sea a entidades del gobierno general o a las empresas. Para este caso el reconocimiento contable es el mismo, es decir se retiran los valores inherentes al bien y si existe diferencia, ésta se reconoce en el Patrimonio como Capital Fiscal.

Para los casos en donde no medie el traslado de la propiedad, la Contaduría General de la Nación ha denominado este hecho económico como “Bienes de uso permanente sin contraprestación”, bien sea que la entidad receptora corresponda al gobierno general o sea una empresa. La diferencia está en su reconocimiento contable, en el primer caso además de retirar el activo y afectar el Capital Fiscal, se debe controlar la entrega en Cuentas de Orden Deudoras. Para el segundo, se deberá efectuar únicamente la reclasificación del activo del grupo 16 al grupo 19 Bienes entregados a Terceros.

Para esta alternativa, cuando la entidad del gobierno general devuelva el bien, cancelo el registro de las cuentas de orden deudoras e incorporo el activo afectando el Patrimonio Público Incorporado. Por el contrario, cuando la empresa devuelva el bien, nuevamente reclasifico del grupo 19 al grupo 16.

Dado que la Resolución 001 de 2001 fue expedida con anterioridad al Régimen de Contabilidad Pública vigente a partir del 1º de enero de 2007, la Secretaría de Gobierno por pertenecer al denominado Sector Gobierno General, reconocerá contablemente la entrega de bienes con o sin transferencia de propiedad, atendiendo el procedimiento establecido en el Capítulo III del Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad adoptado mediante Resolución 356 de 2007.

Aunque en la Resolución 001 de 2001 se sugirieron los documentos mediante los cuales se podía legalizar la entrega de bienes a otras entidades, la Contaduría General de la Nación solamente se manifiesta en lo que haga referencia a la técnica contable. Es decir, que las formalidades que deban cumplir los entes públicos en los diferentes procesos que los caracteriza, deben estar descritos en los procedimientos internos de cada uno previo análisis y decisión de las áreas jurídicas y administrativas correspondientes.

Teniendo en cuenta lo establecido en el convenio suscrito entre el Distrito Capital – Secretaria Distrital de Gobierno y la Policía Nacional Metropolitana, los bienes adquiridos quedaran a favor de esta segunda entidad. Por tal motivo estaríamos frente a un traslado de bienes (entrega de la propiedad) entre entidades del gobierno general soportado con el documento idóneo que las partes establezcan como puede ser un acta o cualquier acto administrativo. El contrato de comodato

185

no es el soporte idóneo para esta transacción en razón a que los bienes no serán restituidos.


186




TEMA: Fecha aprobación Estados Financieros

CONSULTA “Teniendo en cuenta que a la fecha no se han presentado los Estados Financieros con corte al mes de Diciembre de 2008 a la Junta Directiva para su respectiva aprobación, me permito solicitar su concepto referente a la fecha límite para su presentación. Lo anterior por cuanto en el Régimen de Contabilidad Pública no se encuentra información al respecto.

RESPUESTA En primer lugar, es importante precisar que la Contaduría General de la Nación no se ha manifestado expresamente en normatividad alguna sobre los términos de presentación ante las juntas directivas de los estados contables para su aprobación. Al respecto las normas técnicas de contabilidad pública definidas en el numeral 9 del Plan General de Contabilidad Pública, determinan:

400. La fecha de cierre se refiere al último día del período con el cual están relacionados los estados contables básicos y corresponde al 31 de diciembre, de conformidad con el principio de Período contable. 401. La fecha de autorización para la emisión de los Estados Contables Básicos corresponde a la fecha en que los estados contables han recibido la aprobación del máximo órgano corporativo de dirección de la empresa. En relación con esta fecha deben hacerse las siguientes revelaciones: fecha de autorización y responsable de la autorización. 402. La fecha de presentación de los estados contables corresponde a la fecha en que los estados contables han sido aprobados por el representante legal para darla a conocer de los diferentes usuarios de acuerdo con los objetivos de gestión pública, control público y divulgación y cultura, sin perjuicio de los ajustes derivados del análisis y gestión, necesarios para la consolidación de la información contable pública. (Subrayado fuera de texto).

187

A su vez, el artículo 1º de la Resolución 375 de 2007, el cual modifica el artículo 10º de la Resolución 248 de 2007

1, establece:

PARÁGRAFO 2º, (del artículo 10º) Las entidades contables públicas sujetas al ámbito de aplicación del Régimen de Contabilidad Pública, deberán remitir la información financiera, económica, social y ambiental con fecha de corte 31 de diciembre independiente de que requiera ser aprobada por el órgano corporativo que corresponda, sin perjuicio de presentar nuevamente la información dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la aprobación, en caso de que sea modificada.

En segundo lugar, y de acuerdo con el contenido de su consulta dentro de las funciones de la Junta Directiva del Fondo de Prestaciones Económicas, Cesantías y Pensiones – FONCEP, se encuentran entre otras:

d. Evaluar la gestión con base en los informes que le presente la Directiva o Director General.

En este orden de ideas, la Junta Directiva del Fondo, al estudiar el contenido de los estados contables al cierre de determinado periodo fiscal puede objetar u ordenar la modificación de los estados contables ya presentados oficialmente ante las diferentes instancias, teniendo en cuenta que la costumbre mercantil establece que la aprobación de los estados contables por parte de las Asambleas de Accionistas o Juntas Directivas, según el caso, se produce durante el primer trimestre del año. En el caso de las entidades que tienen Junta Directiva, como FONCEP, el plazo vence hasta tanto sean aprobados los estados contables por dicho órgano colegiado de dirección, de acuerdo a las funciones establecidas. Ahora bien, partiendo del presupuesto que las Juntas Directivas se convocan y reúnen de forma ordinaria y extraordinaria y que las reuniones ordinarias se efectuarán por lo menos una vez al mes en las fechas señaladas en los estatutos, idealmente, los estados financieros deberán presentarse a la Junta en la sesión siguiente a la fecha en la cual, éstos sean, aprobados por el Representante Legal. No obstante lo anterior, recomendamos verificar si en los estatutos del Fondo se contempla como función de la Junta Directiva la aprobación de los Estados Financieros, pues si ello no se establece de manera expresa puede ocurrir que tal disposición se encuentre formalizada de manera implícita en las funciones establecidas para la Junta. Ahora bien, en relación con las competencias de las Juntas Directivas de las entidades distritales y la adopción de políticas y estrategias para la gestión y control de los procesos de las entidades existen una serie de disposiciones normativas que obligan o establecen la intervención de dicho órgano colegiado de dirección en casos como los referidos a su consulta.

1 Por la cual se establece la información a reportar, los requisitos y los plazos de envío a la Contaduría General de la

Nación. Modificada parcialmente por la Resolución 375 de 2007

188

CONCLUSION Los estados contables deben ser presentados a la Contaduría General de la Nación y demás usuarios una vez aprobados por el Representante Legal de la entidad. De igual forma, a la Junta Directiva para lo que le compete. En los estatutos del Fondo estará la competencia de la Junta Directiva de la aprobación de los Estados Financieros. Si ello no se establece de manera expresa puede ocurrir que tal disposición se encuentre formalizada de manera implícita en las funciones establecidas para la Junta. Las Juntas Directivas se convocan y reúnen de forma ordinaria y extraordinaria y las reuniones ordinarias se efectuarán por lo menos una vez al mes en las fechas señaladas en los estatutos, y los estados financieros deberán presentarse a la Junta una vez aprobados por el Representante Legal. Finalmente, es conveniente tener en cuenta que la Contaduría General de la Nación es el máximo órgano rector en materia contable pública en Colombia. En tal sentido se pronunció la Corte Constitucional mediante sentencia C-487 de 1997, determinando que las normas y conceptos emitidos por esa entidad son de carácter vinculante y, en consecuencia, de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades sujetas a la aplicación de la Regulación Contable Pública. Por lo expuesto anteriormente, se debe tener presente que los conceptos de la Dirección Distrital de Contabilidad, se expiden en atención a lo preceptuado por el artículo 25 del Decreto Ley 01 de 1984 (C.C.A.), y son emitidos en virtud de lo dispuesto por el artículo 9º del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2; por tanto, no son de obligatorio cumplimiento.

189




TEMA: Libros de Contabilidad En atención a su solicitud realizada por correo electrónico, radicación SDH No. 2009ER115252, en la que plantea interrogantes relacionados con los libros de contabilidad precisamos:

CONSULTA “Cuál es la doctrina donde hablan sobre la no obligatoriedad de impresión de libros contables.”

RESPUESTA Al respecto debemos recordar que de conformidad con la regulación contable aplicable al sector público existen dos tipos de libros: los principales y auxiliares. El Régimen de Contabilidad Pública (RCP), Numeral 9.2.3, Párrafo 343 establece que los libros principales son el Diario y el Mayor, los cuales presentan en forma resumida los registros de transacciones, hechos y operaciones. Tratándose de las entidades societarias, el libro de socios o accionistas es un libro principal, y contiene el registro de las acciones, cuotas o partes de interés social de cada uno de los socios y los movimientos de las mismas. El Párrafo 344 del Régimen de Contabilidad Pública indica que los libros de contabilidad auxiliares contienen los registros contables indispensables para el control detallado de las transacciones y operaciones de la entidad contable pública, con base en los comprobantes de contabilidad y los documentos soporte. El Numeral 9.2.4, Párrafo 351 del Régimen de Contabilidad Pública establece:

“Cuando las entidades contables públicas preparen la contabilidad por medios electrónicos, debe preverse que tanto los libros de contabilidad principales como los auxiliares y los estados contables puedan consultarse e imprimirse. La conservación de los soportes, comprobantes y libros de contabilidad puede efectuarse, a elección del representante legal, en papel o cualquier otro medio técnico, magnético o electrónico, que garantice su reproducción exacta.” (Subrayado fuera de texto).

Para ayudar a la interpretación de lo expuesto, la Contaduría General de la Nación expidió el concepto 111844 de fecha 23 de abril de 2008, en el que, entre otros aspectos, indica “que las entidades que preparen la información contable por medios electrónicos no están obligadas a imprimir los libros de contabilidad. Por tanto, cuando se requiera su exhibición, se realizará directamente en el sistema, garantizando su

190

reproducción exacta y su disposición a los usuarios de la información, en especial, para efectos de inspección, vigilancia y control por parte de las instancias respectivas”. Lo anterior significa que no necesariamente se requiere de la impresión de todos los libros, la entidad puede optar por hacerlo pero ello no es estrictamente obligatorio. Ahora bien, existen casos en que para efectos de adelantar actividades de gestión, de control y/o de verificación se requiera contar con el libro impreso, pero ello es excepcional.

CONSULTA “Cuál es la norma donde se habla sobre la custodia de libros contables.”

RESPUESTA En el Régimen de Contabilidad Pública Numeral 9.2.4, Párrafos 350 a 353 indica los aspectos sobre tenencia, conservación y custodia de los soportes, comprobantes y libros de contabilidad así:

“350. La tenencia, conservación y custodia de los soportes,

comprobantes y libros de contabilidad es de la responsabilidad del

representante legal o quien haga sus veces, el cual podrá designar

mediante acto administrativo, esta responsabilidad. ( Subrayado y negrilla fuera de texto). 351. Cuando las entidades contables públicas preparen la contabilidad por medios electrónicos, debe preverse que tanto los libros de contabilidad principales como los auxiliares y los estados contables puedan consultarse e imprimirse. La conservación de los soportes, comprobantes y libros de contabilidad puede efectuarse, a elección del representante legal, en papel o cualquier otro medio técnico, magnético o electrónico, que garantice su reproducción exacta. 352. El representante legal o quien haga sus veces, o el servidor público responsable de la tenencia, conservación y custodia, denunciarán ante las autoridades competentes la pérdida o destrucción de los soportes, comprobantes y libros de contabilidad. En este caso deberá ordenarse de inmediato, por parte del representante legal, la reconstrucción de la información, en un período que no podrá exceder de seis (6) meses. Para la reconstrucción se tomarán como base los comprobantes de contabilidad, los documentos soporte, los estados contables, los informes de terceros, las copias grabadas en medios magnéticos, microfilmes, microfichas y demás instrumentos que se consideren pertinentes. 353. El término de conservación de los soportes, comprobantes y libros de contabilidad es de diez (10) años, contados a partir del 31 de diciembre del período contable al cual corresponda el soporte, comprobante y libro de

191

contabilidad, sin perjuicio de las normas específicas de conservación documental que señalen las autoridades competentes.”

CONCLUSIÓN

De conformidad con lo establecido en el Numeral 9.2.4, Párrafo 351 del Régimen de Contabilidad Pública y ratificado en el concepto 111844 de fecha 23 de abril de 2008, expedido por la CGN, no es obligatorio imprimir los libros de contabilidad cuando la información contable se elabore en un medio magnético, sin embargo, la entidad si debe garantizar que éstos estén a disposición de los usuarios de la información, en especial, para efectos de inspección, vigilancia y control por parte de las autoridades que los requieran. Es conveniente tener en cuenta que la Contaduría General de la Nación es el máximo órgano rector en materia contable pública en Colombia. En tal sentido se pronunció la Corte Constitucional mediante sentencia C-487 de 1997, determinando que las normas y conceptos emitidos por esa entidad son de carácter vinculante y, en consecuencia, de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades sujetas a la aplicación de la Regulación Contable Pública. Por lo expuesto anteriormente, se debe tener presente que los conceptos de la Dirección Distrital de Contabilidad, se expiden en atención a lo preceptuado por el artículo 25 del Decreto Ley 01 de 1984 (C.C.A.), y son emitidos en virtud de lo dispuesto por el artículo 9º del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2; por tanto, no son de obligatorio cumplimiento.

192


01 diciembre de 2009


TEMA: Contrato de Usufructo

En atención a la solicitud relacionada con el tema del asunto con radicado interno en la Secretaría Distrital de Hacienda No. 2009ER115590, de fecha 21 de octubre de 2009, es importante aclarar que la Dirección Distrital de Contabilidad no es autoridad doctrinaria en materia de impuestos; de conformidad con lo establecido en el artículo 20 del Decreto 4048 del 22 de octubre de 2008, corresponde a la Subdirección de Gestión Normativa y Doctrina de la DIAN determinar y mantener la unidad doctrinaria y absolver las consultas que se formulen sobre interpretación y aplicación de las normas tributarias nacionales. Sin embargo, damos respuesta en los siguientes términos:

CONSULTA: “(…) Sobre la viabilidad sobre la implementación de las figuras de cesión o usufructo, para la construcción del SuperCADE en las instalaciones de la Terminal del Norte, me permito solicitarle, de manera urgente, lo siguiente: Concepto escrito donde se indiquen los efectos de carácter Tributario (I.V.A.) que se podrían generar con la suscripción de un contrato de usufructo entre la Terminal de Transporte y la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.; donde se describa igualmente, cuál sería el manejo contable que se daría para este caso en particular, y se determine si el bien inmueble quedaría en cabeza del Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público, DADEP o de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.”

RESPUESTA:

1. En relación con los efectos de carácter tributario El concepto 37150 expedido el 14 de abril de 2008, por la jefe de la División Normativa y Doctrina Tributaria de la DIAN establece: “La doctrina de este despacho expuesta en el oficio 088181 del 28 de noviembre de 2005, al estudiar la procedencia del impuesto sobre las ventas en el usufructo, señaló lo siguiente: “Consulta usted acerca de la tarifa del impuesto sobre las ventas aplicable a los contratos de usufructo sobre un bien inmueble. El artículo 823 del Código Civil define el usufructo en los siguientes términos: “El derecho de usufructo es un derecho real que consiste en la facultad de gozar de una cosa con cargo de conservar su forma y sustancia, y de restituirla a su dueño, si la

193

cosa no es fungible; o con cargo de devolver igual cantidad y calidad del mismo género, o de pagar su valor, si la cosa es fungible”. El usufructo es el derecho real en virtud del cual una persona, el usufructuario puede gozar temporalmente de la cosa que pertenece a otro, sin alterar su esencia. La propiedad representa un señorío pleno sobre una cosa, y en virtud de ese señorío, el propietario puede gozar de la cosa y disponer libremente de ella. La cesión, a cualquier título, del derecho de usufructo implica que la propiedad se desmembra, pues el usufructuario adquiere la facultad de gozar la cosa, mientras el nudo propietario conserva el derecho de propiedad disminuido en la facultad de gozarla. La propiedad separada del goce de la cosa se llama mera o nuda propiedad. El usufructo supone la coexistencia de dos derechos reales en una misma cosa, esto es, el derecho del nudo propietario y el del usufructuario. Igualmente supone la coexistencia de dos clases de relaciones posesorias: la posesión mediata del nudo propietario y la inmediata del usufructuario; la primera es posesión en nombre propio y la segunda en nombre ajeno. /…/” (Conc. 070314/2005). El mismo código en el artículo 824, señala que el usufructo supone necesariamente dos derechos coexistentes: el del Nudo propietario y el del usufructuario. Ahora bien, según dictados del artículo 420 del E.T., el impuesto al valor agregado se aplica sobre la venta e importación de bienes corporales muebles que no hayan sido excluidos expresamente así como sobre la prestación de servicios en el territorio nacional. De lo anterior se concluye que mediante la figura del usufructo, el propietario dispone del derecho que le asiste a permitir el uso y goce del bien, derecho que en términos de las normas fiscales en materia de ventas no constituye hecho generador del gravamen y por lo mismo no causa impuesto sobre las ventas”. Por lo anteriormente expuesto, el contrato de usufructo no causa IVA, como lo indica el concepto 37150 expedido el 14 de abril de 2008, por la jefe de la División Normativa y Doctrina Tributaria de la DIAN.

2. Manejo contable relacionado con el contrato de usufructo objeto de consulta

El numeral 1.2.7.1.1. del Plan General de Contabilidad Pública, en relación con las Propiedades, planta y equipo, establece que “comprende los bienes tangibles adquiridos, construidos, o que se encuentran en tránsito, en construcción, en mantenimiento, o en montaje y que se utilizan para atender necesidades sociales, mediante la producción de bienes, la prestación de servicios, o para la utilización en la administración o usufructo del ente público, y por tanto no estar destinados para la venta en desarrollo de actividades comerciales, siempre que su vida útil probable, en condiciones normales, exceda de un año, entendiendo éste, como el tiempo o los factores necesarios para estimar la operatividad del bien”.

194

Por otra parte, el anexo a su solicitud establece que en las mesas de trabajo llevadas a cabo para tratar el tema: i) la Terminal de Transporte propone el usufructo como la alternativa más favorable para las dos entidades. ii) el registro contable de la obra construida por la Secretaría General será reconocida por el Distrito. iii) el DADEP considera que la propiedad horizontal debe quedar indicada en el plan de implantación.

Dado lo anterior, los registros contables serán los siguientes

Registros de la Construcción por parte de la Secretaría General

CODIGO CUENTA DEBE HABER


1615 Construcciones en curso XXX

161501 Edificaciones

161501XX Identificación del bien

24 CUENTAS POR PAGAR

2401 Adquisición de Bienes y Servicios Nacionales XXX

240101 Bienes y servicios

240101XX Identificación del tercero

2436 Retención en la fuente e impuesto de timbre XXX

243626 Contratos de Obra

Registro que realiza la Dirección Distrital de Tesorería con el giro al contratista y contabilización de la retención


31 HACIENDA PUBLICA

3105 Capital fiscal XXX

310503 Distrito

310503XX Auxiliar Correspondiente

11 EFECTIVO

1110 Depósitos en Instituciones financieras XXX

111005 Cuenta corriente




Registro que realiza Secretaría General cuando conoce que la Dirección Distrital de Tesorería efectuó el pago.



2401 Adquisición de Bienes y Servicios Nacionales XXX

240101 Bienes y servicios

240101XX Identificación del tercero


195


31 HACIENDA PUBLICA


310503 Distrito


Cuando la construcción esté en condiciones de ser utilizada la Secretaría General realiza la reclasificación a la cuenta Edificaciones



1640 Edificaciones XXX

1640XX Subcuenta correspondiente

1640XXXX Identificación del bien


1615 Construcciones en curso XXX

161501 Edificaciones

161501XX Identificación del bien

Secretaría General registra la entrega del bien al DADEP


31 HACIENDA PUBLICA


310503 Distrito






Registro que realiza el DADEP






31 HACIENDA PUBLICA


310503 Distrito


3. Propiedad del inmueble relacionado con el contrato de usufructo objeto de

consulta

196

El Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público es la dependencia responsable del registro y control de los bienes de propiedad del Distrito Capital según lo estableció el Acuerdo No. 18 de 1999 “Por el cual se crea la Defensoría del Espacio Público”, capítulo segundo, artículo tercero: “Funciones”, el cual dispone: “Son funciones de la Defensoría del Espacio Público, sin perjuicio de las atribuciones de otras autoridades, la defensa, inspección, vigilancia, regulación y control del espacio público del Distrito Capital; la administración de los bienes inmuebles, y la conformación del inventario general del patrimonio inmobiliario distrital”. El Artículo sexto del mismo Acuerdo con relación a la entrega de bienes inmuebles entre dependencias del distrito capital expresa:

a) Ejercer la administración, directa o indirectamente, de todos los bienes inmuebles del nivel central del Distrito Capital. No obstante lo anterior los inmuebles en donde funcionen las entidades del nivel central del Distrito serán administrados directamente por las mismas, previa firma del acta respectiva. b) Recibir, custodiar y administrar los bienes inmuebles que transfieran otras entidades distritales. (…)

CONCLUSIONES:

La figura del usufructo no constituye hecho generador del gravamen y no causa impuesto sobre las ventas.

La dependencia responsable del registro y control de los bienes de propiedad del Distrito Capital es el Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público y es el encargado de la administración de los bienes inmuebles, y la conformación del inventario general del patrimonio inmobiliario Distrital.

El registro contable de la construcción lo efectúa la entidad que asume el costo de la construcción. Si la Secretaría General realiza la construcción con el acta de entrega lo reclasifica a la cuenta Edificaciones y la debe trasladar al Dadep.

197




TEMA: Faltante bienes En atención a su solicitud relacionada con la viabilidad de descontar de la liquidación del contrato de vigilancia los elementos encontrados como faltantes y el método que se debe utilizar para establecer el valor a descontar, se conceptúa en los siguientes términos:

CONSULTA

“¿Es viable dentro del proceso de liquidación del contrato de vigilancia suscrito

con la firma AMERICAN VIG LTDA, descontar el valor de los elementos

encontrados como faltantes?”

RESPUESTA En primer lugar es necesario aclarar que la Dirección Distrital de Contabilidad no tiene competencia legal para emitir una opinión de tipo jurídico relacionada con asuntos referidos a los términos pactados en el contrato, tal como ocurre con el objeto de su consulta. Los aspectos de tipo legal deben ser aclarados, en principio, por el área jurídica de la Secretaría Distrital de Salud o, en su defecto, por la Dirección Jurídica Distrital, dependencia de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor. No obstante lo anterior, este Despacho considera que cuando se pacta en el contrato la posibilidad de descontar de los pagos a favor de la entidad contratista emolumentos preestablecidos o que potencialmente pudiesen surgir en desarrollo del mismo, tal operación es legalmente factible. Ahora bien, si una situación como la que se nos plantea no se pactó en el contrato, pero existe la manifestación clara y expresa de la empresa de vigilancia en donde se acepta que del saldo a su favor producto de la liquidación del contrato de vigilancia se descuente el valor de los elementos faltantes a cargo de la misma, tal evento lo consideramos viable. Para tal efecto, se debe proceder a realizar la liquidación formal del contrato reconociendo el valor adeudado en los términos pactados en el mismo y del saldo a favor del contratista se descontar el valor acordado por concepto del faltante de bienes. Dicho valor a descontar procederá una vez se hayan liquidado la totalidad de los conceptos adeudados en cumplimiento del contrato y descontadas las obligaciones tributarias a que hubiere lugar. Del saldo así obtenido, podría descontarse el valor acordado, que desde la perspectiva contable debe entenderse como un “cruce de cuentas”.

198

De conformidad con el Régimen de Contabilidad Pública, emitido por la Contaduría General de la Nación, Libro II Manual de procedimientos, Titulo II Procedimientos relativos a las etapas de reconocimiento y revelación de los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales, Capitulo X Procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de las responsabilidades, el procedimiento contable a seguir en estos casos es el siguiente:

1. Retiro de los bienes de la contabilidad. Al conocimiento de la pérdida o faltante de bienes adicional a la reclamación ante la compañía aseguradora o de vigilancia y la puesta en conocimiento de los Órganos de Control o instancias competentes (Oficina de Asuntos Disciplinarios) e independientemente de si se inicia o no un proceso de responsabilidad fiscal, contablemente se procederá a retirar de los saldos contables, el valor de los faltantes o pérdida de bienes, debitando la subcuenta 581006 Perdida en siniestros y acreditando la subcuenta respectiva del grupo Propiedades, Planta y Equipo.

De manera simultánea, se debe reconocer la contingencia en cuentas de orden.

2. Reconocimiento por parte de la compañía a seguradora o de vigilancia. Al reconocimiento de la indemnización por parte de la compañía de vigilancia, se causa el derecho correspondiente mediante un débito a la subcuenta 147079 Indemnizaciones de la cuenta 1470 Otros Deudores y un crédito a la subcuenta 481049 Indemnizaciones de la cuenta 4810 Otros Ingresos Extraordinarios por el valor que reconocerá la compañía de vigilancia y de forma simultánea se cancelara la cuenta de orden donde se reconoció la contingencia.

3. Pago de la Indemnización. Si se realiza mediante cruce de cuentas, se procederá a realizar un débito a la Cuenta por Pagar respectiva y un crédito a la subcuenta 147079 Indemnizaciones cancelando el deudor respectivo.

CONSULTA

“¿…Que método se debe utilizar para establecer el valor a descontar?”

RESPUESTA El valor a descontar debe corresponder al valor razonable de los bienes objeto del acuerdo con la entidad de vigilancia, que debe corresponder al valor de reposición de los mismos. De conformidad con el Régimen de Contabilidad Pública, el valor de reposición o “Costo de Reposición” representa el precio que debería pagarse para adquirir un activo similar al que se perdió o desapareció, o el costo actual estimado de reemplazo de los bienes en condiciones semejantes a los existentes. Por tratarse del valor razonable de tales bienes, el mismo debe establecerse por personas que actúan de forma objetiva, imparcial y autónomamente, que disponen de información amplia y suficiente para determinar ese dato con base en un método de reconocido valor, por ejemplo mediante avalúo técnico elaborado por personas dentro

199

o fuera de la entidad de reconocida idoneidad o mediante precios de referencia, entre otros métodos. En principio se debe procurar resarcir el daño patrimonial producido a la entidad por la pérdida de los bienes. El valor en libros de contabilidad solo muestra el valor económico de un bien cuando se ha establecido adecuadamente la vida útil de los mismos y se ha reconocido la depreciación de forma sistemática para registrar el deterioro por el uso normal del bien o la pérdida de valor por la obsolescencia. Si ello fue así, ese dato puede considerarse para efectos de la negociación. La selección y aplicación de metodologías para obtener el costo de reposición debe tener en cuenta la relación costo–beneficio para la entidad, procurando evitar erogaciones significativas, por tanto, puede ser estimado por el Comité de Inventarios a través de personal de la entidad que conozcan de ese tipo de bienes. Para tal efecto, se deberá tener presente la expectativa inmediata de la administración en relación con la destinación prevista para el bien.

CONCLUSIONES Los aspectos de tipo legal deben ser aclarados, en principio, por el área jurídica de

la Secretaría Distrital de Salud o, en su defecto, por la Dirección Jurídica Distrital, dependencia de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor.

La Dirección Distrital de Contabilidad no tiene competencia legal para emitir una

opinión de tipo jurídico en relación con los términos pactados en el contrato con la compañía de vigilancia AMERICAN VIG LTDA. La misma debe sustentarse jurídicamente en las entidades involucradas.

La Dirección Distrital de Contabilidad considera que cuando se pacta en el

contrato la posibilidad de descontar de los pagos a favor de la entidad contratista emolumentos preestablecidos o que potencialmente pudiesen surgir en desarrollo del mismo, tal operación es legalmente factible.

Igualmente, considera este Despacho que frente a una situación como la que se

plantea en la consulta no se pactó en el contrato, pero existe la manifestación clara y expresa de la empresa de vigilancia en donde se acepta que del saldo a su favor producto de la liquidación del contrato de vigilancia se descuente el valor de los elementos faltantes a cargo de la misma, tal evento puede ser viable.

El valor a descontar debe corresponder al valor razonable de los bienes objeto del

acuerdo con la entidad de vigilancia, que debe corresponder al valor de reposición de los mismos.

De conformidad con el Régimen de Contabilidad Pública, el valor de reposición o

“Costo de Reposición” representa el precio que debería pagarse para adquirir un activo similar al que se perdió o desapareció, o el costo actual estimado de reemplazo de los bienes en condiciones semejantes a los existentes.

200

Por tratarse del valor razonable de tales bienes, el mismo debe establecerse por

personas que actúan de forma objetiva, imparcial y autónomamente, que dispone de información amplia y suficiente para determinar ese dato con base en un método de reconocido valor, por ejemplo mediante avalúo técnico elaborado por personas dentro o fuera de la entidad de reconocida idoneidad o mediante precios de referencia, entre otros métodos

La entidad debe procurar resarcir el daño patrimonial producido a la entidad por la

pérdida de los bienes.

El valor en libros de contabilidad solo muestra el valor económico de un bien cuando se ha establecido adecuadamente la vida útil de los mismos y se ha reconocido la depreciación de forma sistemática para registrar el deterioro por el uso normal del bien o la pérdida de valor por la obsolescencia. Si ello fue así, ese dato puede considerarse para efectos de la negociación.

La selección y aplicación de metodologías para obtener el costo de reposición

debe tener en cuenta la relación costo–beneficio para la entidad, procurando evitar erogaciones significativas, por tanto, puede ser estimado por el Comité de Inventarios a través de personal de la entidad que conozcan de ese tipo de bienes. Para tal efecto, se deberá tener presente la expectativa inmediata de la administración en relación con la destinación prevista para el bien.

En relación con el contenido de esta comunicación, es importante señalar que la Corte Constitucional, mediante sentencia C-487 de 1997, determinó que las normas y conceptos emitidos por la Contaduría General de la Nación son de carácter vinculante y, en consecuencia, de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades sujetas a la aplicación de la Regulación Contable Pública. Ello en atención a lo establecido en el artículo 354 de la Constitución Política Nacional y la Ley 298 de 1996, en las que se indica que esa entidad tiene la competencia exclusiva para la expedición de normas contables de carácter técnico y procedimental que deben aplicar las entidades que conforman el sector público. Por tanto, la única autoridad doctrinaria en esa materia es la Contaduría General de la Nación, actividad que cumple mediante la emisión de conceptos que ayudan a la interpretación de dicha regulación, lo que significa que los conceptos expedidos por la Dirección Distrital de Contabilidad, de conformidad con el artículo 25 del Decreto Ley 01 de 1984 (C.C.A.), corresponden al criterio de este Despacho sobre un tema específico objeto de consulta y se entregan por requerimiento de la entidad en cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 9º del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2. Por tanto, éstos no son de obligatorio cumplimiento.

201




TEMA: Procedimiento para enjugar pérdidas De acuerdo con comunicación recibida por correo electrónico el día 16 de diciembre de 2009, en donde se nos indica que la EAAB presenta en sus Estados Financieros una pérdida de periodos anteriores por valor de $154.738 millones que se pretende enjugar con las reservas acumuladas, y se nos consulta lo siguiente:

CONSULTA: ¿Existe un procedimiento específico para ordenar enjugar pérdidas con las reservas acumuladas?, ¿De quién es la competencia para tomar tal decisión? ¿Es de la Gerencia Financiera? o de la Junta Directiva?

RESPUESTA: Las entidades públicas que hacen parte del ámbito de aplicación del Régimen de Contabilidad Pública, en desarrollo de su cometido estatal, están sujetas a un entorno jurídico el cual delimita la toma de decisiones sobre los recursos económicos de las mismas. El párrafo 21 del PGCP establece que “Las entidades que integran el Sector Público están obligadas a rendir cuentas y a controlar el uso de los recursos públicos destinados para el desarrollo de sus funciones de cometido estatal, observando los principios de la función administrativa, como son: igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad. Tales funciones, instituidas en el marco jurídico, condicionan al SNCP, implicando su permanencia y consistencia en el tiempo y caracterizando la producción, contenido y estructura de los estados, informes y reportes contables que provee el Sistema”. (Subrayado fuera de texto) Tal es el caso de la EAAB que debe atender regulaciones contables establecidas por la Superintendencia de Servicios públicos y la Contaduría General de la Nación, entre otros entes que emiten disposiciones de tal naturaleza. Sin embargo, este Despacho no tiene conocimiento sobre pronunciamientos de esas entidades en relación a la absorción de pérdidas acumuladas con reservas contables cuando se trata de empresas no societarias. Para buscar una solución a la necesidad de enjugar las pérdidas acumuladas de ejercicios anteriores, así la EAAB sea una empresa de servicios públicos domiciliarios no societaria, recomendamos utilizar un procedimiento similar al que siguen para tal

202

efecto los entes jurídicos que se rigen por las normas contenidas en el código de comercio, que son de obligatorio cumplimiento por parte de las empresas societarias en las que el estado posee intereses mayoritarios. Así las cosas, es necesario recordar que la ley mercantil, en el Artículo 151 del código de Comercio, se ocupa de la absorción de pérdidas en procura de evitar la distribución de utilidades hasta tanto no se hayan enjugado las pérdidas acumuladas en los ejercicios fiscales anteriores. No obstante, este no es el caso de la EAAB, pues las empresas Industriales y Comerciales no societarias no distribuyen utilidades, éstas distribuyen excedentes financieros, tal como lo dispone el Decreto Distrital 714 de 1996 o estatuto de Presupuesto Distrital, que en el Artículo 75 indica que los “Los Excedentes Financieros de las Empresas Industriales y Comerciales del Orden Distrital No Societarias, son de Propiedad del Distrito” y este concepto, tal como se le conoce en el Distrito Capital, no necesariamente va ligado a los resultados operacionales producto de la actividad económica, financiera y social, sino que se determinan a partir de la comparación de las disponibilidades en tesorería frente a los compromisos y obligaciones legalmente adquiridos pendientes en la misma fecha de corte. Igualmente, en el Artículo 456, la ley mercantil establece que las pérdidas se enjugarán con las reservas que hayan sido destinadas especialmente para este propósito y, en su defecto, con la reserva legal. En el caso de la EAAB no existen reservas para tal propósito ni reserva legal, por lo que se debe verificar si las causas que originaron las reservas patrimoniales que se revelan actualmente en la información contable de la misma ya desaparecieron, lo que permitiría liberarlas para enjugar las pérdidas acumuladas de ejercicios anteriores. En tal sentido, por ejemplo, será necesario consultar si desde el 2002 hasta la fecha se ordenaron las inversiones en rehabilitación, mantenimiento y reposición de infraestructura que dieron origen a la constitución de la reserva patrimonial para tal efecto, lo que posibilitaría su liberación para enjugar las pérdidas a las que hace referencia su solicitud. En relación con la instancia competente para aprobar la absorción de pérdidas con las reservas patrimoniales vigentes, teniendo en cuenta que el Acuerdo No.1 de 2002, mediante el cual se reforman los Estatutos de la EAAB, en el Capítulo II, artículo noveno, literal j. determina como una de las funciones de la Junta Directiva: “j- Aprobar o improbar, previo concepto de la auditoría externa, los estados financieros; determinar el superávit del ejercicio y decretar las reservas necesarias para atender las obligaciones legales, futuras y contingentes y aquellas destinadas a la buena marcha de la Empresa”, corresponde a este órgano colegiado de dirección tomar esta decisión.

CONCLUSIONES

En materia de normatividad contable, la EAAB que debe atender regulaciones

emitidas por la Superintendencia de Servicios públicos y la Contaduría General de la Nación, entre otros entes que emiten disposiciones de tal naturaleza.

203

La Dirección Distrital de Contabilidad no tiene conocimiento sobre pronunciamientos de la Superintendencia de Servicios públicos o la Contaduría General de la Nación en relación con la absorción de pérdidas acumuladas con reservas contables.

Para buscar una solución a la necesidad de enjugar las pérdidas acumuladas de

ejercicios anteriores, así la EAAB sea una empresa de servicios públicos domiciliarios no societaria, la Dirección Distrital de Contabilidad recomienda utilizar un procedimiento similar al que siguen para los entes jurídicos que se rigen por las normas contenidas en el código de comercio.

En tal sentido, en el artículo 456, la ley mercantil establece que las pérdidas se enjugarán con las reservas que hayan sido destinadas especialmente para este propósito y, en su defecto, con la reserva legal.

Dado que en el caso de la EAAB no existen reservas patrimoniales para enjugar pérdidas ni reserva legal, la Dirección Distrital de Contabilidad recomienda verificar si las causas que originaron la constitución de las reservas patrimoniales que se revelan actualmente en la información contable ya desaparecieron, lo que permitiría su liberación para absorber las pérdidas acumuladas de ejercicios anteriores.

Teniendo en cuenta lo establecido en el literal j. del artículo noveno del Acuerdo 001 de 2002, la Junta Directiva de la EAAB es la instancia competente de autorizar la absorción de pérdidas con la reservas patrimoniales vigentes.

En relación con el contenido de esta comunicación, es importante señalar que la Corte Constitucional, mediante sentencia C-487 de 1997, determinó que las normas y conceptos emitidos por la Contaduría General de la Nación son de carácter vinculante y, en consecuencia, de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades sujetas a la aplicación de la Regulación Contable Pública. Ello en atención a lo establecido en el artículo 354 de la Constitución Política Nacional y la Ley 298 de 1996, en las que se indica que esa entidad tiene la competencia exclusiva para la expedición de normas contables de carácter técnico y procedimental que deben aplicar las entidades que conforman el sector público. Por tanto, la única autoridad doctrinaria en esa materia es la Contaduría General de la Nación, actividad que cumple mediante la emisión de conceptos que ayudan a la interpretación de dicha regulación, lo que significa que los conceptos expedidos por la Dirección Distrital de Contabilidad, de conformidad con el artículo 25 del Decreto Ley 01 de 1984 (C.C.A.), corresponden al criterio de este Despacho sobre un tema específico objeto de consulta y se entregan por requerimiento de la entidad en cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 9º del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2. Por tanto, éstos no son de obligatorio cumplimiento.

204




TEMA: Entrega de bienes En atención a la solicitud recibida por correo electrónico, relacionada con las bajas y traslado de bienes entre entidades del sector central como descentralizado y el documento que soporta la operación, damos respuesta en los siguientes términos:

CONSULTA “La Secretaría Distrital de Hacienda ha venido efectuando bajas y traslados de inventarios tanto con entidades del sector central como descentralizado teniendo en cuenta el concepto emitido por la Dirección Distrital de Contabilidad en el cual se especifica o aclara lo que se ha definido como gobierno general sea nacional, departamental, distrital o municipal solo será necesario reconocer el respectivo traslado dejando mediante acta el recibo y entrega de los bienes suscrita como mínimo por los funcionarios responsables de administración y control que es como lo venimos manejando previa autorización del Comité de Inventarios. Teniendo en cuenta lo anterior, solicitamos de manera atenta se nos remita o se expida un concepto en donde se aclare el significado del sector gobierno general y del tipo de operaciones que pueden realizar entre órganos, dependencias y entidades que lo conforman, independientemente del nivel de gobierno al cual pertenezca, y como operan los movimientos de elementos entre las diferentes entidades del sector central y descentralizado.”

RESPUESTA Si bien es cierto la Resolución 001 de 2001 emitida por este Despacho, trataba aspectos relacionados con el documento soporte para la entrega de bienes entre entidades públicas, a partir de 2007 con la expedición del nuevo Régimen de Contabilidad Pública, la Contaduría General de la Nación ha dispuesto de mecanismos formales más sencillos para efectos de la entrega de bienes entre entidades que conforman el sector Gobierno General y el sector de las Empresas, a los que ha denominado “Traslado de bienes” o “Bienes entregados o recibidos de uso permanente sin contraprestación”.

205

Para el efecto, ese organismo adoptó mediante la Resolución 356 de 2007 el Manual de Procedimientos, que en el Capítulo III trata el tema para el Reconocimiento y revelación de hechos relacionados con las propiedades, planta y equipo, del cual nos permitimos extractar lo siguiente: Traslado de bienes entre entidades contables públicas: “El traslado de bienes es el proceso mediante el cual se entregan y reciben bienes entre entidades contables públicas, que implica la transferencia de la propiedad de tales bienes”

La entidad contable pública que traslada propiedades, planta y equipo debita las subcuentas que correspondan, de las cuentas 1685-Depreciación Acumulada (Cr) Y 1695-Provisiones para Protección de Propiedades, Planta Y Equipo (CR) y acredita la subcuenta de la cuenta que identifique la naturaleza del bien trasladado, del grupo 16-Propiedades, planta y equipo. La diferencia que surja se registra debitando las subcuentas que correspondan, de la cuenta 3105 Capital Fiscal O 3208-Capital Fiscal, si se trata de entidades del gobierno general, o la subcuenta 580808 Bienes y derechos trasladados por las empresas a otras entidades contables públicas, de la cuenta 5808-Otros Gastos Ordinarios, si se trata de empresas públicas. En caso de haberse registrado valorizaciones, se debita la subcuenta que corresponda, de la cuenta 3115 Superávit Por Valorización O 3240-Superávit Por Valorización y se acredita la subcuenta respectiva, de la cuenta 1999-Valorizaciones. La entidad contable pública que recibe los bienes debita la subcuenta de la cuenta que identifique la naturaleza del bien, del grupo 16-Propiedades, Planta Y Equipo, por el valor convenido, el cual puede ser el valor en libros o uno estimado mediante avalúo técnico y acredita la subcuenta 312525-Bienes, de la cuenta 3125 Patrimonio Público Incorporado o la subcuenta 325525-Bienes, de la cuenta 3255-Patrimonio Institucional Incorporado. (El subrayado es nuestro). Bienes de uso permanente sin contraprestación Los bienes de uso permanente sin contraprestación son los recibidos por la entidad contable pública sin que medie el traslado de la propiedad ni el reconocimiento de contraprestación alguna, para ser utilizados de manera permanente en desarrollo de sus funciones de cometido estatal, con independencia del plazo pactado para la restitución. Estos bienes se reconocen como propiedades, planta y equipo cuando la operación se realiza entre entidades del gobierno general.

La entidad del gobierno general que entrega a otra entidad del gobierno general, bienes para el uso permanente y sin contraprestación, debita las subcuentas que correspondan de las cuentas 1685 Depreciación Acumulada (Cr) Y 1695-Provisiones para Protección de Propiedades, Planta y Equipo (CR) y acredita la subcuenta de la cuenta que identifique la naturaleza del bien trasladado, del grupo 16-Propiedades, Planta y Equipo. La diferencia se registra debitando la

206

subcuenta que corresponda de la cuenta 3105-Capital Fiscal O 3208-Capital Fiscal. En caso de haberse registrado valorizaciones, se debita la subcuenta que corresponda, de la cuenta 3115 Superávit por Valorización ó 3240-Superávit por Valorización y se acredita la subcuenta respectiva, de la cuenta 1999-Valorizaciones. Adicionalmente, la entidad debe controlar estos bienes en cuentas de orden deudoras, para lo cual debita la subcuenta 834704-Propiedades, planta y equipo, de la cuenta 8347-Bienes Entregados a Terceros y acredita la subcuenta 891518-Bienes entregados a terceros, de la cuenta 8915-Deudoras de Control por Contra (CR).

Por su parte, la entidad del gobierno general que recibe los bienes los registra por el valor convenido, que puede ser el valor en libros o uno estimado mediante avalúo técnico, debitando la subcuenta que identifique, en cada cuenta, los bienes de uso permanente sin contraprestación y acreditando la subcuenta 312531-Bienes de uso permanente sin contraprestación, de la cuenta 3125 Patrimonio Público Incorporado o 325531-Bienes de uso permanente sin contraprestación, de la cuenta 3255-Patrimonio Institucional Incorporado.

La entidad del gobierno general, o la empresa, que entrega a una empresa pública bienes para el uso permanente y sin contraprestación, debita las subcuentas que correspondan, de las cuentas 1685 Depreciación Acumulada (Cr) y 1695-Provisiones para Protección de Propiedades, Planta Y Equipo (CR) y acredita la subcuenta de la cuenta que identifique la naturaleza del bien trasladado, del grupo 16-Propiedades, Planta Y Equipo. La diferencia se registra debitando la subcuenta que corresponda, de la cuenta 1920-Bienes Entregados A Terceros. De haberse reconocido valorizaciones, se debita la subcuenta 199977-Otros activos y se acredita la subcuenta que identifique la naturaleza del bien reclasificado, de la cuenta 1999-Valorizaciones. También se debita la subcuenta que identifique la naturaleza del bien entregado y se acredita la subcuenta 311576-Otros activos o 324077-Otros activos, de la cuenta 3115 Superávit por Valorización o 3240-Superávit por Valorización, según corresponda.

La empresa que recibe de otra empresa, o de una entidad del gobierno general, bienes para el uso permanente y sin contraprestación, los registra acreditando la subcuenta 934619-Propiedades, planta y equipo, de la cuenta 9346-Bienes Recibidos de Terceros y debitando la subcuenta 991506-Bienes recibidos de terceros, de la cuenta 9915-Acreedoras De Control Por Contra (Db)”.

Con base en lo anterior, para dar respuesta a su consulta consideramos la importancia de sintetizar cuáles serían las condiciones que se deben establecer y los aspectos a tener en cuenta en la movilización de bienes entre entidades públicas, así: Clasificación de las entidades que intervienen: La Contaduría General de la Nación agrupó

según la función económica de las entidades del Sector Público, en Gobierno General y Empresas Públicas. En el párrafo 22 del Régimen de Contabilidad Pública define estos sectores como:

207

“Las entidades que comprenden el Gobierno General desarrollan actividades orientadas hacia la producción y provisión gratuita o a precios económicamente no significativos, de bienes o servicios, con fines de redistribución de la renta y la riqueza. Estas entidades se caracterizan por la ausencia de lucro, sus recursos provienen de la capacidad del Estado para imponer tributos u otras exacciones obligatorias, o por provenir de donaciones privadas o de organismos internacionales…” “Las Empresas Públicas comprenden entidades que actúan en condiciones de mercado y tiene vínculos económicos con el gobierno, como participación en su propiedad o en su control. Por estar dedicadas a la producción de bienes o de servicios para los fines del estado, estas entidades son un instrumento de política economía y se caracterizan por la ausencia de lucro ya que sus excedentes se revierten a la comunidad mediante la distribución de la renta y la riqueza”. Así las cosas, el sector gobierno general es un universo del cual hacen parte todos los órganos, dependencias y entidades del nivel central y descentralizado de cualquier nivel de gobierno, sea nacional, departamental, distrital o municipal, a los que el Congreso, las Asambleas Departamentales y los Concejos distritales y Municipales les aprueban su presupuesto anual. Existen casos especiales como ocurre con los Hospitales Públicos (ESE), entes que conforman el grupo de las empresas que son 10% propiedad del estado, que desarrollan funciones de cometido estatal ejecutando políticas específicas que le corresponden al sector gobierno general, razón por la que se les excluye, entre otras disposiciones, del cumplimiento de obligaciones tributarias. Lo que significa que no se produce detrimento patrimonial alguno para el estado si se les entregan bienes a título gratuito.

Calidad en que se realiza la entrega y recibo de los bienes: Es necesario que las partes

establezcan si la entrega y recibo se realiza mediante el mecanismo de “Traslado de bienes” que como se mencionó en la primera sección implica la transferencia de la propiedad, o por el contrario el mecanismo utilizado es el denominado “Entrega de Bienes de uso permanente sin contraprestación”, mediante la cual no media el traslado de la propiedad ni el reconocimiento de contraprestación alguna, la entidad los utiliza de manera permanente en desarrollo de sus funciones de cometido estatal, con independencia del plazo pactado para la restitución.

Valor de los bienes: La entidad que entrega deberá retirar el bien con todos los valores

registrados inherentes al mismo y la entidad que recibe los registra por el valor convenido, el cual puede ser el valor en libros o uno estimado mediante avalúo técnico.

Documento que soporta la transferencia de los bienes: Contablemente el documento

soporte es indispensable para efectos de realizar los registros contables de las diferentes

208

operaciones realizadas por las entidades, razón por la cual, las partes son las que deben establecer el documento soporte idóneo para efectos de realizar la entrega y recibo de los bienes, como puede ser la expedición del respectivo acto administrativo, celebración de convenios o acuerdos y demás documentos que consideren pertinentes.54. Para el caso de inmuebles y vehículos deberá, además, cumplir con los procesos legales que acreditan la propiedad de estos bienes.

Es decir, cuando se trata de la entrega o traslado de bienes, se requiere dejar constancia de la salida e ingreso en los registros contables y administrativos de la entidad que entrega y de la receptora, respectivamente. Para ello deberá elaborar un comprobante de almacén acompañado del acto administrativo que determinen las partes el cual puede ser un Acta que suscriban los funcionarios encargados de la administración de los bienes en cada una de ellas, un convenio o acuerdo interadministrativo, u otro tipo de documento, en los que se dejará constancia de las consideraciones que dieron lugar a la transacción, como el detalle de los bienes a ser entregados, sus características, causa de la entrega, su valor, entre otros.

En este aspecto, consideramos importante aclarar o enfatizar que cuando se realiza la entrega de bienes a título gratuito y sin contraprestación alguna de propiedades, planta y equipo entre entidades contables públicas del Distrito Capital o de diferente nivel (Nacional) que implique la transferencia de la propiedad, se debe entender como un “traslado” y no como una donación.

En este orden de ideas, y en aplicación al Régimen de Contabilidad Pública vigente a partir del 1º de enero de 2007, la Secretaría Distrital de Hacienda pertenece al denominado Sector Gobierno General del nivel territorial.

En el procedimiento mencionado en las secciones anteriores, la Contaduría General de la Nación se manifiesta únicamente en lo que haga referencia a la técnica contable; es decir, que las formalidades que deban cumplir los entes públicos en los diferentes procesos que los caracteriza, deben estar descritos en los procedimientos internos de cada uno, previo análisis y decisión de las áreas jurídicas y administrativas correspondientes.

CONSULTA “También requerimos precisión en relación con lo que significa traslado, traspaso de inventarios y que se entiende como enajenación de bienes, esto por cuanto se presenta la inquietud por parte la Dirección de Gestión Corporativa en el sentido que el Decreto 444 de 2008 “Por medio del cual se reglamenta parcialmente el literal e) del numeral 2 del artículo 2o de la Ley 1150 de

54

Régimen de Contabilidad Pública, Doctrina contable 2008, concepto No. 121569 del 18 de diciembre de 2008

209

2007” en su artículo 21, en el sentido que para poder entregarle los bienes a la Secretaría Distrital de Planeación, Hospital de Nazareth y Hospital de Bosa se debió publicar en la página web tal como lo menciona el artículo mencionado y no como se viene efectuando en la entidad y en el Distrito. ARTÍCULO 21. ENAJENACIÓN DE BIENES MUEBLES A TÍTULO GRATUITO ENTRE ENTIDADES PÚBLICAS. Para efectos de la enajenación de bienes muebles, las entidades públicas realizarán un inventario de los bienes que ya no estén utilizando o necesitando, los cuales podrán ser ofrecidos inicialmente a título gratuito, a todas las entidades públicas de cualquier orden, mediante publicación en su página web del acto administrativo motivado que contenga el inventario. La entidad interesada en la adquisición de estos bienes por enajenación a título gratuito, deberá manifestarlo por escrito dentro de los treinta (30) días calendario contados a partir de la fecha de publicación del inventario. En dicha manifestación la entidad señalará la necesidad del bien para el cumplimiento de sus funciones y las razones que justifican la solicitud. En el evento de existir dos o más manifestaciones de interés de diferentes entidades, por uno o varios bienes muebles, se entregará a aquella que hubiere manifestado primero su interés. Designada la entidad a la cual se entregarán los bienes, se procederá a realizar un acta de entrega que suscribirán los representantes legales de las entidades involucradas y se entregarán materialmente los bienes muebles en un término no mayor a treinta (30) días calendario, contados a partir de la suscripción del acta de entrega. Respecto de los bienes muebles sujetos a registro, se aplicarán las reglas contenidas en el presente decreto respecto de los bienes inmuebles.”

RESPUESTA La salida o baja de los bienes debe ser autonomía de cada entidad, de acuerdo con el procedimiento establecido a su interior. Además, en desarrollo del Sistema de Control Interno se debe garantizar una adecuada gestión de los mismos, evitando riesgos que puedan llegar a afectar el patrimonio de la entidad.

La enajenación se define como “Acto jurídico mediante el cual una persona o entidad le confiere el uso o derecho de un bien a otra. Es un acto común para pagar grandes deudas: se traspasan los bienes o se retienen las utilidades ocasionadas por su utilización. Es similar al embargo.

55

En relación con lo establecido en el Decreto 444 de 2008, la Secretaría debe incorporar la norma en el procedimiento de salida de bienes de la entidad. Para el caso objeto de su consulta en lo referente al artículo 21 Enajenación de bienes muebles a título gratuito entre entidades públicas, la norma cita el procedimiento a seguir el cual es potestativo de aplicar, ya que textualmente dice que: “(…) las entidades públicas realizarán un inventario de los bienes que ya

55

Términos Financieros – Diccionario de la Economía

210

no estén utilizando o necesitando, los cuales podrán ser ofrecidos inicialmente a título gratuito, a todas las entidades públicas de cualquier orden (…)” Subrayado fuera de texto. En este orden de ideas, la Secretaría podrá adoptar, modificar e incorporar lo establecido en el Decreto 444 de 2008 en el procedimiento interno sobre salida de bienes que actualmente tenga documentado y esté llevando a cabo.

CONCLUSIONES

A partir de 2007 con la expedición del nuevo Régimen de Contabilidad Pública, la Contaduría General de la Nación ha dispuesto de mecanismos formales más sencillos para efectos de la entrega de bienes entre entidades, denominados: “Traslado de bienes”, cuando implique la transferencia de la propiedad o “bienes para uso permanente sin contraprestación” para el caso en el que no medie el traslado de la propiedad ni el reconocimiento de contraprestación alguna, para ser utilizados de manera permanente con independencia del plazo pactado para la restitución.

La Contaduría General de la Nación denomina “traslado” a los eventos de entrega de propiedades, planta y equipo que lleven implícita la transferencia de la propiedad, bien sea a entidades del gobierno general o a las empresas. Para este caso el reconocimiento contable es el mismo, es decir se retiran los valores inherentes al bien y si existe diferencia, ésta se reconoce en el Patrimonio como Capital Fiscal.

Para los casos en donde no medie el traslado de la propiedad, la Contaduría General de la Nación ha denominado este hecho económico como “Bienes de uso permanente sin contraprestación”, bien sea que la entidad receptora corresponda al gobierno general o sea una empresa. La diferencia está en su reconocimiento contable, en el primer caso además de retirar el activo y afectar el Capital Fiscal, se debe controlar la entrega en Cuentas de Orden Deudoras. Para el segundo, se deberá efectuar únicamente la reclasificación del activo del grupo 16 al grupo 19 Bienes entregados a Terceros.

Para esta alternativa, cuando la entidad del gobierno general devuelva el bien, cancelo el registro de las cuentas de orden deudoras e incorporo el activo afectando el Patrimonio Público Incorporado. Por el contrario, cuando la empresa devuelva el bien, nuevamente reclasifico del grupo 19 al grupo 16.

Dado que la Resolución 001 de 2001 fue expedida con anterioridad al Régimen de Contabilidad Pública vigente a partir del 1º de enero de 2007, la Secretaría Distrital de Hacienda por pertenecer al denominado Sector Gobierno General, reconocerá contablemente la entrega de bienes con o sin transferencia de propiedad, atendiendo el

211

procedimiento establecido en el Capítulo III del Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad adoptado mediante Resolución 356 de 2007.

Aunque en la Resolución 001 de 2001 se sugirieron los documentos mediante los cuales se podía legalizar la entrega de bienes a otras entidades, la Contaduría General de la Nación solamente se manifiesta en lo que haga referencia a la técnica contable. Es decir, que las formalidades que deban cumplir los entes públicos en los diferentes procesos que los caracteriza, deben estar descritos en los procedimientos internos de cada uno previo análisis y decisión de las áreas jurídicas y administrativas correspondientes.

Teniendo en cuenta la inquietud presentada estamos frente a un traslado de bienes (entrega de la propiedad) entre entidades de diferente nivel y sector soportado con el documento idóneo que las partes establezcan como puede ser un acta o cualquier acto administrativo.

La Secretaría podrá adoptar, modificar e incorporar lo establecido en el Decreto 444 de 2008 en el procedimiento interno sobre salida de bienes que actualmente tenga documentado y esté llevando a cabo.


212




TEMA: Contratos de administración y mantenimiento de zonas de espacio

público En atención a su solicitud relacionada con los contratos de Administración y Mantenimiento de zonas de espacio público, firmados por el DADEP con organizaciones comunitarias, precisamos:

CONSULTA 1- “¿Es viable que las entidades sin ánimo de lucro que suscriben con este Departamento

Administrativo los contratos ya mencionados, registren en la cuenta 2815 – ingresos recibidos para terceros, las operaciones financieras producto de la administración y mantenimiento de zonas de espacio público, teniendo en cuenta que los recursos generados en esas operaciones son públicos, y no deberían formar parte del movimiento contable de las cuentas de ingresos y gastos de la entidad privada sin ánimo de lucro?”

2- “Dada la dinámica de la cuenta especificada en el decreto 2650 de 1993 es contablemente

viable que estas organizaciones registren los ingresos percibidos en virtud de la administración de espacio público como un crédito a la cuenta 2815 y a su vez, los gastos generados por el mantenimiento de las zonas como un débito a la misma cuenta”

RESPUESTA Es importante aclarar que la Dirección Distrital de Contabilidad no tiene la competencia para establecer lineamientos para el reconocimiento contable que deban realizar los organismos o entidades catalogadas dentro del ámbito privado como “sin ánimo de lucro”. No obstante lo anterior, teniendo en cuenta que en el hecho económico objeto de la consulta además de la entidad sin ánimo de lucro, participa una entidad distrital que recibe el apoyo de ésta para el cumplimiento de sus funciones de cometido estatal, este Despacho considera pertinente indicar lo siguiente:

213

1. En la Ley 190 de 199556

, Capítulo IV. Sistemas de Control, Literal A. Control sobre entidades sin Animo de Lucro, artículo 45 se expresa: "De conformidad con la reglamentación que al efecto expida el Gobierno Nacional, todas las personas jurídicas y personas naturales que cumplan con los requisitos señalados en el reglamento deberán llevar contabilidad de acuerdo con los principios generalmente aceptados...".

El artículo 2° del Decreto 2649 de 1993

57 expresa "El presente decreto debe ser aplicado

por todas las personas que de acuerdo con la ley estén obligadas a llevar contabilidad. Su aplicación es necesaria también para quienes sin estar obligados a llevar libros de contabilidad, pretendan hacerla valer como prueba". Asimismo, la Subdirección de Personas Jurídicas de la Dirección Jurídica Distrital de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., es la autoridad competente en Bogotá, D.C., para ejercer, por delegación del Alcalde Mayor de Bogotá, D.C., la inspección, control y vigilancia de las personas jurídicas sin ánimo de lucro en la jurisdicción del Distrito Capital. Con base en esta competencia, en 2006 la Alcaldía Mayor organizó el Taller a entidades sin ánimo de lucro el cual trató el tema de “Derechos, obligaciones y responsabilidades de las entidades sin ánimo de lucro" y en un documento de Memorias estableció entre otros aspectos, en el título “RESPONSABILIDADES DE LAS ENTIDADES SIN ANIMO DE LUCRO ANTE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA” con relación a la información financiera lo siguiente: “…4. Entrega de estados financieros Debe efectuarse por lo menos una vez al año dentro de los tres primeros meses del año y deben ser de propósito general. Los estados financieros que deben entregarse son:

Balance general..

Estado de Resultados.

Estado de cambios en la situación patrimonial.

Estado de cambios en el capital de trabajo.

Estado flujo de efectivo. Con los estados financieros deben presentarse además:

Informe de Gestión.

Ejecución del presupuesto en el año inmediatamente anterior.

56

Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administración Pública y se fijan disposiciones con el

fin de erradicar la corrupción administrativa. 57 Por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente

aceptados en Colombia

214

Ejecución del presupuesto para el año que inicia.

Los estados financieros deben presentarse certificados (firma representante legal y contador)”.

Por lo anterior, la entidad sin ánimo de lucro debe llevar libros de contabilidad y cumplir con las normas técnicas establecidas para este tipo de empresa en Colombia, por lo tanto deberá presentar los informes financieros que reflejen los resultados de la gestión tanto administrativa y operativa dentro de la cual se encuentra lo correspondiente a la ejecución del Convenio firmado con el DADEP. Adicional al hecho que una de las obligaciones ante la Administración Distrital es la de presentar los Estados o informes contables y financieros requeridos para efectuar el seguimiento del convenio.

2. De conformidad con el numeral séptimo del considerando del Contrato remitido como

modelo, las organizaciones comunitarias certifican la expedición de la Personería Jurídica, adjuntan el proyecto de administración, mantenimiento y aprovechamiento económico debidamente formulado y aprobado por la comunidad del barrio que representan mediante Asamblea General y que además tienen el Reglamento de uso, administración, mantenimiento y aprovechamiento económico respectivo, por lo tanto jurídicamente tienen la competencia para ejecutar el objeto del contrato objeto de la consulta.

Por tanto corresponde exclusivamente a estas entidades velar por su financiamiento, para el logro de su objeto social, por ésto deben contar con recursos propios para adelantar las actividades que se han propuesto, establecer reglas o mecanismos para el manejo de los dineros. Con la suscripción de los Contratos de Administración, Mantenimiento y Aprovechamiento Económico de Espacio Público se pretende brindar una alternativa a las asociaciones y organizaciones de carácter cívico, comunitario, benéfico y de utilidad común que han administrado espacios públicos barriales, con el fin de “legalizar” esta actividad. En este sentido, es necesario tener en cuenta que la esencia de los citados contratos es la sostenibilidad física, económica y social de los espacios públicos barriales, a través de la administración y usufructo económico que permita la consecución de recursos destinados al mantenimiento preventivo y correctivo de los mismos

58. Subrayado fuera de texto.

Con base en lo expuesto, este Despacho considera que las entidades sin ánimo de lucro que hayan firmado los convenios con el Departamento Administrativo para la Defensoría del Espacio Público deben reflejar en su información contable tanto los ingresos recibidos en virtud del cumplimiento del Proyecto pactado con la comunidad y presentado para su viabilidad con el objeto de dar en uso y goce de la comunidad las zonas del espacio

58 Concepto No. 2005IE797445 del 2 de diciembre de 2005, Subdirección de Administración Inmobiliaria y del Espacio Público.

215

público, como también reconocer como gastos aquellas erogaciones en que incurra la entidad sin ánimo de lucro para la administración y mantenimiento de dicho espacio.

3. Por otra parte, el Plan Único de Cuentas para comerciantes establece en la dinámica de

la cuenta 2815 INGRESOS RECIBIDOS PARA TERCEROS lo siguiente:

“Registra los dineros recibidos por el ente económico a nombre de terceros y que en consecuencia serán reintegrados o transferidos a sus dueños en los plazos y condiciones convenidos.

Se acredita por los valores recibidos a nombre de terceros y se debita por i) los valores entregados a los respectivos terceros y por ii) Por el valor de la comisión que pudiere pactarse sobre los recaudos realizados a nombre del tercero”. En este caso el tercero correspondería al DADEP, dependencia de la Administración Central que en ningún momento está recibiendo estos ingresos sino que se constituye en la parte del Estado que proporciona a la organización comunitaria las herramientas necesarias para el cumplimiento del objeto del contrato para beneficio de la comunidad.

4. Con relación al grupo 41 Ingresos el Plan Único de Cuentas determina en la dinámica

que “Comprende los valores recibidos y/o causados como resultado de las actividades desarrolladas en cumplimiento de su objeto social mediante la entrega de bienes o servicios, así como los dividendos, participaciones y demás ingresos por concepto de intermediación financiera, siempre y cuando se identifique con el objeto social principal del ente económico”.

Por su parte con referencia al grupo cinco (5) de gastos, la dinámica establece para la clase 51 y 52 lo siguiente:

51 Gastos Operacionales de Administración: “Los gastos operacionales de administración son los ocasionados en el desarrollo del objeto social principal del ente económico y registra, sobre la base de causación, las sumas o valores en que se incurre durante el ejercicio, directamente relacionados con la gestión administrativa encaminada a la dirección, planeación, organización de las políticas establecidas para el desarrollo de la actividad operativa del ente económico incluyendo básicamente las incurridas en las áreas ejecutiva, financiera, comercial, legal y administrativa. Se clasifican bajo el grupo de gastos operacionales de administración, por conceptos tales como honorarios, impuestos, arrendamientos y alquileres, contribuciones y afiliaciones, seguros, servicios y provisiones”.

216

Para el grupo 52 Gastos Operacionales establece que: “Comprende los gastos ocasionados en el desarrollo principal del objeto social del ente económico y se registran, sobre la base de causación, las sumas o valores en que se incurre durante el ejercicio, directamente relacionados con la gestión de ventas encaminada a la dirección, planeación, organización de las políticas establecidas para el desarrollo de la actividad de ventas del ente económico incluyendo básicamente la incurridas en las áreas ejecutiva, de distribución, mercadeo, comercialización, promoción, publicidad y ventas. Se clasifican bajo los conceptos de gastos de personal, honorarios, impuestos, arrendamientos, contribuciones y afiliaciones, seguros, servicios, mantenimiento y reparaciones, provisiones entre otros”

Este despacho considera que el reconocimiento contable de la gestión realizada en la cuenta 2815, no reflejaría la realidad de la operación pues en ningún momento la entidad sin ánimo de lucro está recaudando recursos para entregárselos al DADEP, sino que son producto de su operación en cumplimiento del objeto social del convenio firmado y que es característico de este tipo de asociaciones en el Distrito. Así mismo, éstos se reinvierten en la administración y mantenimiento del espacio público, brindando así beneficio a la comunidad y conservando el espacio público para su utilización, sin generar lucro económico para la asociación.

CONCLUSIONES

La Dirección Distrital de Contabilidad no es autoridad competente para determinar el reconocimiento contable en las entidades sin ánimo de lucro, esto corresponde a la Subdirección de Personas Jurídicas de la Dirección Jurídica Distrital de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

La entidad sin ánimo de lucro debe llevar libros de contabilidad y cumplir con las normas técnicas establecidas para este tipo de empresa en Colombia, por lo tanto deberá presentar los informes financieros que reflejen los resultados de la gestión tanto administrativa y operativa dentro de la cual se encuentra lo correspondiente a la ejecución del Convenio firmado con el DADEP. Adicional al hecho que una de las obligaciones ante la Administración Distrital es la de presentar los Estados o informes contables y financieros requeridos para efectuar el seguimiento del convenio.

Las entidades sin ánimo de lucro que hayan firmado los convenios con el Departamento Administrativo para la Defensoría del Espacio Público deben reflejar en su información contable tanto los ingresos recibidos en virtud del cumplimiento del Proyecto pactado con la comunidad y presentado para su viabilidad con el objeto de dar en uso y goce de la comunidad las zonas del espacio público, como también reconocer como gastos aquellas

217

erogaciones en que incurra la entidad sin ánimo de lucro para la administración y mantenimiento de dicho espacio.

El reconocimiento contable de la gestión realizada en la cuenta 2815, no reflejaría la realidad de la operación pues en ningún momento la entidad sin ánimo de lucro está recaudando recursos para entregárselos al DADEP, que en este caso correspondería al tercero al que hace referencia la cuenta. Sino que, son producto de su operación en cumplimiento del objeto social del convenio firmado y que es característico de este tipo de asociaciones en el Distrito. Así mismo, éstos se reinvierten en la administración y mantenimiento del espacio público, brindando así beneficio a la comunidad y conservando el espacio público para su utilización, sin generar lucro económico para la organización comunitaria.

El Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público tendrá la responsabilidad de hacer seguimiento a la gestión de los entes sin ánimo de lucro en virtud de los contratos para la administración de los espacio públicos de Bogotá Distrito Capital, gestión que dentro de otras fuentes de información se ve reflejada en la información contable que tienen la obligatoriedad de presentar de acuerdo con lo expresado en las Memorias del Taller realizado en 2006 bajo el gobierno de Luis Eduardo Garzón y que según lo determina una de las cláusulas del contrato, la asistencia al mismo es uno de los requisitos para su firma.


218




TEMA: Permuta Tonner En atención a su solicitud relacionada con el manejo y control de bienes devolutivos y consumo de almacén, se emite respuesta en los siguientes términos:

CONSULTA

“En kardex figura tóner y tinta para impresora de diferentes referencias por los avances

tecnológicos de las impresoras estos tóner y tintas han quedado allí sin tener salida al

servicio más o menos son unas 200, quiero solicitarles el favor de cuál sería el

mecanismo adecuado ya hay empresas interesadas en realizar el intercambio.”

RESPUESTA En primer lugar es necesario aclarar que la Dirección Distrital de Contabilidad no tiene competencia legal para emitir una opinión de tipo jurídico relacionada con asuntos referidos a la contratación pública. Los aspectos de carácter legal deben ser aclarados por el área jurídica de la Personería de Bogotá. No obstante lo anterior, este Despacho considera importante tener en cuenta que el intercambio de bienes se define comercialmente como permuta, entendido como el contrato en que cada parte se obliga a transferir la propiedad de un objeto determinado por la de otro. El contrato de permuta ha sido definido por el artículo 1955 del Código Civil en los siguientes términos: “La permutación o cambio es un contrato en que las partes se obligan mutuamente a dar una especie o cuerpo cierto por otro”. El contrato de permuta es consensual. En consecuencia, basta para su perfeccionamiento el acuerdo de voluntades de los contratantes sobre los elementos esenciales. Empero, cuando uno o varios de los bienes permutados exigen el cumplimiento de determinada solemnidad para la validez de la enajenación, ésta debe cumplirse respecto de dicha cosa. Este es el caso de las permutas en las cuales uno de los bienes es inmueble. El artículo 1956 del Código Civil establece: “El cambio se reputa perfecto por el mero consentimiento, excepto que una de las

219

cosas que se cambian o ambas sean bienes raíces o derechos de sucesión hereditaria, en cuyo caso, para la perfección del contrato ante la ley, será necesaria escritura pública”. A pesar de ser un contrato consensual, como ya quedó dicho, resulta conveniente sentar en un documento los términos establecidos para el acto jurídico. Así se facilita la prueba de las obligaciones; se posibilita, con mayor fundamento, la prueba de desequilibrio económico indispensable para alegar una eventual lesión enorme, y; en fin, se dota de mayor seguridad jurídica esta forma de negociación. Finalmente, el artículo 1958, del mencionado Código establece: “Las disposiciones relativas a la compraventa se aplicarán a la permutación en todo lo que no se oponga a la naturaleza de este contrato; cada permutante será considerado como vendedor de la cosa que da, y el justo precio de ella a la fecha del contrato se mirará como el precio que paga por lo que recibe en cambio”. Así las cosas, el cambio o intercambio de bienes tendrá la connotación de permuta, entendiéndose que el valor de los bienes entregados se constituye en una forma de pago de los bienes que se adquieren; En tal sentido, a dicho contrato comercial, le es aplicable las reglas y principios que rigen los contratos de las entidades estatales. (Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y Decretos Reglamentarios). Dado que con el contrato de permuta lleva consigo la enajenación implícita de bienes de propiedad de ese órgano de control, este Despacho recomienda establecer el valor razonable de los bienes a entregar (valor de realización), el cual debe determinarse establecerse por personas que actúen de manera objetiva, imparcial y autónomamente, que dispongan de información amplia y suficiente para obtener ese dato mediante un método de reconocido valor técnico. Por ejemplo, será válido el avalúo elaborado por personas de reconocida idoneidad dentro o fuera de la entidad, o mediante precios de referencia, entre otros métodos. La selección y aplicación de metodologías para obtener el costo de realización se recomienda tener en cuenta la relación costo–beneficio para la entidad, procurando evitar erogaciones significativas, por tanto, el mismo puede ser estimado por el Comité de Inventarios a través de personal de la entidad que conozca de ese tipo de bienes. Para tal efecto, se deberá tener presente la expectativa inmediata de la administración en relación con la destinación prevista para el bien. Así las cosas, el “Comité de Inventarios”, previo concepto jurídico relacionado con el contrato de (Permuta), debe evaluar los términos en los que se efectuará el intercambio de los bienes (Tóner y tinta), cantidades y valor de los elementos a entregar; así como el tipo características, cantidades y valor de los bienes o elementos a recibir.

CONSULTA

220

“…En cuanto a los bienes devolutivos tenemos unos chalecos antibalas de los años

1999 como son elementos para ser destruidos, le solicito que entidades harían este

proceso.”

RESPUESTA La destrucción de bienes es la última opción que tiene la entidad, para la disposición final de los bienes no utilizables, obsoletos o inservibles. Antes de decidirse por la destrucción de los bienes, la entidad debe contemplar alternativas como las de ofrecer los bienes a otras entidades públicas que lo requieran para las cuales dichos elementos puedan ser de utilidad. En este sentido, el Decreto 4444 de noviembre 28 de 2008 “Por medio del cual se reglamenta parcialmente el literal e) del numeral 2° del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007”, en el título VI, artículo 21 “Reglas especiales para la enajenación de bienes muebles” establece: “Para efectos de la enajenación de bienes muebles, las entidades públicas realizarán un inventario de los bienes que ya no estén utilizando o necesitando, los cuales podrán ser ofrecidos inicialmente a título gratuito, a todas las entidades públicas de cualquier orden, mediante publicación en su página web del acto administrativo motivado que contenga el inventario. La entidad interesada en la adquisición de estos bienes por enajenación a título gratuito, deberá manifestarlo por escrito dentro de los treinta (30) días calendario contados a partir de la fecha de publicación del inventario. En dicha manifestación la entidad señalará la necesidad del bien para el cumplimiento de sus funciones y las razones que justifican la solicitud. En el evento de existir dos o más manifestaciones de interés de diferentes entidades, por uno o varios bienes muebles, se entregará a aquella que hubiere manifestado primero su interés. Designada la entidad a la cual se entregarán los bienes, se procederá a realizar un acta de entrega que suscribirán los representantes legales de las entidades involucradas y se entregarán materialmente los bienes muebles en un término no mayor a treinta (30) días calendario, contados a partir de la suscripción del acta de entrega. Respecto de los bienes muebles sujetos a registro, se aplicarán las reglas contenidas en el presente decreto respecto de los bienes inmuebles”. De acuerdo a las indagaciones realizadas por este Despacho, si la decisión final es la destrucción de los bienes, en principio se debe solicitar una revisión o inspección de los mismos para establecer su estado actual, por lo cual recomendamos contactar al Coronel (R) Alfonso

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=25678#2

221

Rueda, teléfono 2200460 Ext. 221-237 Fondo Rotatorio de la Policía Nacional, quién les indicara el procedimiento a seguir en estos casos. Cualquiera que fuese la decisión, la misma debe tomarse al interior del Comité de Inventarios, previo análisis de las alternativas existentes.

CONCLUSIONES La Dirección Distrital de Contabilidad no tiene competencia legal para emitir una opinión de

tipo jurídico relacionada con asuntos referidos a la contratación pública. Los aspectos de carácter legal deben ser aclarados por el área jurídica de la Personería de Bogotá.

El “Comité de Inventarios” previo concepto jurídico relacionado con el contrato de

(Permuta), debe analizar, y evaluar los términos y condiciones en los cuales se efectuará el cambio o intercambio de los bienes (Tóner y tinta), cantidades y valor de los elementos a entregar; así como el tipo características, cantidades y valor de los bienes o elementos a recibir.

El valor de los bienes a entregar (Permutar) debe corresponder al valor razonable, el

mismo debe establecerse por personas que actúan de forma objetiva, imparcial y autónomamente, que disponen de información amplia y suficiente para determinar ese dato con base en un método de reconocido valor, por ejemplo mediante avalúo técnico elaborado por personas dentro o fuera de la entidad de reconocida idoneidad o mediante precios de referencia, entre otros métodos.

El intercambio de bienes se define comercialmente como permuta, El mismo ha sido

definido por el artículo 1955 del Código Civil en los siguientes términos: “La permutación o cambio es un contrato en que las partes se obligan mutuamente a dar una especie o cuerpo cierto por otro”.

El cambio o intercambio de bienes tendrá la connotación de permuta, entendiéndose que el

valor de los bienes entregados se constituye en una forma de pago de los bienes que se adquieren; En tal sentido, a dicho contrato comercial, le es aplicable las reglas y principios que rigen los contratos de las entidades estatales. (Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y Decretos Reglamentarios)

La destrucción de bienes es la última opción que tiene la entidad, para la disposición final

de los bienes no utilizables, obsoletos o inservibles. Antes de decidirse por la destrucción de los bienes, la entidad debe contemplar alternativas como las de ofrecer los bienes a otras entidades públicas que lo requieran para las cuales dichos elementos puedan ser de utilidad.

222

Si la decisión final es la destrucción de los bienes, en principio se debe solicitar una

revisión o inspección de los mismos para establecer su estado actual, por lo cual recomendamos contactar al Coronel (R) Alfonso Rueda, teléfono 2200460 Ext. 221-237 Fondo Rotatorio de la Policía Nacional, quién les indicara el procedimiento a seguir en estos casos.

Los conceptos expedidos por la Dirección Distrital de Contabilidad, de conformidad con el artículo 25 del Decreto Ley 01 de 1984 (C.C.A.), corresponden al criterio de este Despacho sobre un tema específico objeto de consulta y se entregan por requerimiento de la entidad en cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 9º del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2. Por tanto, éstos no son de obligatorio cumplimiento.

223




TEMA: Procedimiento contingentes En atención a su solicitud relacionada con el procedimiento para la valoración de las obligaciones contingentes judiciales asumidas por el IDRD, precisamos:

CONSULTA “Procedimiento que debe seguir el IDRD para la valoración de las obligaciones contingentes judiciales, y de esta manera poder presentarle a la Contraloría Distrital la respuesta pertinente, sobre el tema en cuestión”. El hallazgo administrativo de la Contraloría determina que:

“En cuanto al proceso contable, con la ayuda del sistema SIPROJ, una vez se establece la cuantía de la demanda es registrada contablemente al rubro de cuentas de orden, valor que debe ser ajustado periódicamente conforme al avance de calificación de riesgo que cada tres meses hace el apoderado del caso en un nivel bajo, medio o alto, lo que permite contablemente realizar los ajustes a la cuenta de contingencias. Para el caso concreto por las demandas por reconocimiento de la pensión de jubilación estas fueron provisionadas inicialmente por $10.000.000 y no se observó modificaciones por ajustes al valor inicial pese a que los fallos fueron adversos en todas las instancias. 2.4.3. Sin embargo se estableció que el IDRD en la cuenta de orden 912004 el monto asciende a $(5.493.839.315.35), mientras que la provisión en pasivos estimados es de $(2.874.767.031). Aun cuando las dos cuentas presentan una provisión razonable teniendo en cuenta los litigios, se evidencia error en la interpretación relacionada con el SIPROJ en el sentido de que una vez se conozca el grado de riesgo a cada proceso debe realizarse el ajuste correspondiente, situación que de no realizarse puede afectar el resultado del ejercicio en el año en que se cause el pago. Por lo anterior se configura un hallazgo administrativo. Evaluada la respuesta no se acepta en razón a que los registros contables deben reflejar las cifras de la última valoración que refiere el sistema de procesos judiciales SIPROJ WEB, sin

224

presentar diferencias, conforme a lo dispuesto en la resolución 169 de 2005 de Secretaría de Hacienda capítulo 4.3.4.1”

RESPUESTA En principio consideramos importante recordar la normatividad que ha emitido la Secretaría Distrital de Hacienda con relación a la Gestión de Obligaciones Contingentes, la cual se lista a continuación: La Resolución No. 866 de 2004 adopta el manual de Procedimientos para la Gestión de las

Obligaciones Contingentes en Bogotá D.C., se constituyó en el primer lineamiento formal establecido sobre el tema.

La Resolución No. DSH-000169 de 2005, mediante la cual se modifica el numeral 4.3.,

Procedimiento de Registro Contable de las Obligaciones Contingentes, del “Manual de Procedimientos para la Gestión de las Obligaciones Contingentes en Bogotá D.C.”

La Circular Conjunta No. 070 de 2007 en la cual se establecen lineamientos para el registro

de las pretensiones de las acciones populares y de grupo. La Resolución No. SDH-000303 de diciembre de 2007, mediante la cual se modifica el

Manual de Procedimientos para la Gestión de las Obligaciones Contingentes en Bogotá D.C., en el capítulo 4 referido al Proceso Básico de la Gestión de Obligaciones Contingentes.

La Resolución No. SDH-00397 de diciembre de 2008, mediante la cual se modifica la el

numeral 4.3. “Procedimiento de Registro Contable de las Obligaciones Contingentes” del Manual de Procedimientos para la Gestión de las Obligaciones contingentes en Bogotá D.C. y deroga la Resolución No. DSH-000169 de 2005.

Igualmente, el proceso básico sobre el cual se estructura la gestión para las Obligaciones Contingentes

59 se soporta en cinco (5) procedimientos a saber: Identificación, Valoración,

Registro Contable, Mitigación y Seguimiento.

1. Identificación de las Obligaciones Contingentes que pueden tener un impacto adverso representativo sobre las finanzas de las entidades distritales.

59 Resolución No. SDH-000303 de diciembre de 2007

225

2. Valoración de las obligaciones contingentes previamente identificadas por medio del Procedimiento de Identificación dentro del Proceso de Gestión de las Obligaciones Contingentes.

3. Registro Contable de las obligaciones contingentes previamente valoradas por medio del Procedimiento de Valoración definido dentro del Proceso de Gestión de las Obligaciones Contingentes.

4. Mitigación de las Obligaciones Contingentes que posee la entidad y que han sido previamente registradas, a través del diseño e implementación de mecanismos, estrategias y/o apropiaciones de recursos.

5. Seguimiento constante de las Obligaciones Contingentes a cargo de la entidad, con el fin de mantener actualizado el registro de estas obligaciones como herramienta de control fiscal para la entidad y para la Secretaría Distrital de Hacienda.

De acuerdo con su comunicación el hallazgo del organismo de control se centra en el procedimiento de valoración

60, razón por la cual nos permitimos extractar lo siguiente.

En el marco de la Ley 819 de 2003, las entidades deberán valorar sus Obligaciones Contingentes con base en los siguientes parámetros: a) Emplear las metodologías de valoración elaboradas por el Departamento Nacional de Planeación y el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, con base en el siguiente criterio: La valoración de las Obligaciones Contingentes perfeccionadas con anterioridad a la vigencia de la Ley 448 de 1998, será realizada por el Departamento Nacional de Planeación con base en los procedimientos establecidos por esta entidad. La valoración de las Obligaciones Contingentes que resulten de la celebración de operaciones de crédito público, otros contratos administrativos y sentencias y conciliaciones cuyo perfeccionamiento se lleve a cabo con posterioridad a la entrada en vigencia de la Ley 448 de 1998, será aprobada por la Dirección General de Crédito Público del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y se manejará de acuerdo con lo establecido en dicha ley. b) Si no existen metodologías de valoración desarrolladas por el Departamento Nacional de Planeación o el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, se deberán emplear las metodologías de valoración elaboradas por la Secretaría Distrital de Hacienda.

60

Resolución No. SDH-000303 DE 2007, numeral 4.2. Procedimiento de Valoración.

226

c) Finalmente, en caso de no contar con metodologías de valoración de Obligaciones Contingentes desarrolladas por la Secretaría Distrital de Hacienda, la entidad deberá diseñar sus propias metodologías y someterlas a la aprobación de dicha Secretaría, la cual prestará la asesoría necesaria en el desarrollo de las mismas, si así las entidades lo estiman conveniente. La Secretaría Distrital de Hacienda desarrolló la metodología para la valoración de las Obligaciones Contingentes Judiciales, la cual adicionalmente se sistematizó a través del Módulo de Valoración de estas obligaciones en el SIPROJ-WEB, metodología que podrá tener modificaciones según los nuevos requerimientos y avances desarrollados por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor en su calidad de administrador del sistema, la Secretaría Distrital de Hacienda y/o reglamentación que expida el orden nacional sobre la materia. Para que las entidades distritales den cumplimiento al Procedimiento de Valoración de las Obligaciones Contingentes Judiciales, en el proceso de calificación, valoración cuantitativa de riesgo y el reporte contable de las obligaciones contingentes, los abogados deben efectuar la calificación trimestral en las siguientes fechas:

Consecuente con lo anterior, el módulo de calificación de los procesos del aplicativo SIPROJ WEB estará habilitado en estas fechas, para realizar las cuatro (4) calificaciones anuales de los procesos judiciales. En cuanto a la metodología de valoración la Resolución 866 de 2004, trata el tema en el Capítulo V, del cual nos permitimos extractar lo siguiente: “

61(…) La metodología, utiliza la información de los procesos reportados por cada una de las

entidades, a través del Sistema de Información de Procesos Judiciales SIPROJWEB, así como la información de los parámetros de ajuste generados semestralmente por la Secretaría de Hacienda de Bogotá D.C. Los parámetros de ajuste, son específicamente: la probabilidad histórica de fallo en contra por tipo de proceso e instancia, el nivel de éxito del abogado a cargo de los procesos en contra, los

61

Capítulo V, numeral 5.1. Supuestos Generales

227

márgenes de costos asociados a cada tipo de proceso, la vida promedio histórica asociada al tipo de proceso, las tasas de descuento y el nivel de error. Para obtener los parámetros que resumen la historia de los fallos, se tomó la base de procesos fallados desde el año 2001 que existe actualmente en el Sistema de Información de Procesos Judiciales SIPROJ-WEB, siendo ésta la base más completa. El concepto del abogado a cargo de cada proceso, es el punto de partida para la valoración de la Obligación Contingente Judicial asociada. Para estandarizar este concepto, se ha desarrollado una lista de verificación con seis (6) criterios que en conjunto señalan la probabilidad de fallo en contra del Distrito Capital o alguna de sus entidades. La participación de cada criterio se definió con base en el concepto jurídico emitido por la Dirección Jurídica de la Secretaría de Hacienda de Bogotá D.C. Se definen tres (3) instancias, como las etapas posibles en la vida de cada uno de los procesos: primera (1ª), segunda (2ª) y tercera (3ª) instancia.”

Igualmente, la metodología de valoración de las Obligaciones Contingentes Judiciales contempla dos (2) etapas: la etapa de valoración cualitativa del proceso, que se fundamenta en el criterio y juicio del abogado a cargo de cada proceso y en el nivel de jurisprudencia, y la etapa de valoración cuantitativa del contingente. Cada una de estas etapas, se encuentra detallada en los numerales 5.2.1. y 5.2.2 del Capítulo V., no obstante, se podrían resumir en: Criterios de Calificación Cualitativa de Procesos

Fuente Número Peso Criterios de Calificación

Concepto del

Abogado

1 10% Fortaleza de los planteamientos de la demanda, su presentación y desarrollo.

2 15% Debilidad de las excepciones propuestas al contestar la Demanda.

3 10% Presencia de riesgos procesales

4 15% Suficiencia del material probatorio en contra de la entidad

5 10% Debilidad de las pruebas con las que se pueda considerar la prosperidad de las excepciones propuestas por la entidad demandada.

Nivel de

Jurisprudenci

a

6 40% Nivel de jurisprudencia relacionada o antecedentes similares

Fuente: Oficina Asesora de Análisis y Control de Riesgo

228

Para cada uno de los criterios mencionados en el cuadro anterior se estableció una escala de calificación en Alta, Media o Baja, y se definieron las diferentes situaciones que dan origen a cada una de estas calificaciones para cada uno de ellos. La segunda etapa de la metodología de valoración

62 consiste en la cuantificación del

contingente asociado al proceso. Esta etapa se conforma de dos partes: el cálculo de la probabilidad de fallo en contra y el cálculo del valor de la Obligación Contingente. Teniendo en cuenta que esta etapa es eminentemente estadística nos abstenemos de extractar algún aparte del documento, por lo cual sugerimos su consulta a través de la página web de la Secretaría

Distrital de Hacienda, así: http/www.sdh.gov.co, al extremo izquierdo del portal se encuentra el menú de Información económica y financiera, el cual continua con la secuencia: Gestión de Riesgos Financieros, Gestión de las Obligaciones Contingentes, Obligaciones contingentes, Manual de Procedimientos para la Gestión de las Obligaciones Contingentes en Bogotá D.C. En este sentido, el valor resultante de la aplicación de la metodología de valoración incorporada al aplicativo SIPROJ se origina del desarrollo del proceso en dicho aplicativo, que contempla las diferentes variables establecidas en esa metodología, por lo tanto, únicamente el administrador del sistema es quien puede autorizar la realización de estos cálculos, para los cuales como se ha descrito anteriormente se requiere el cumplimiento de la etapa cualitativa, es decir la calificación por parte de los abogados responsables de los procesos de manera trimestral. La periodicidad de cálculo de la valoración también es trimestral y para el caso de diciembre se realiza durante el periodo del 20 al 31 de diciembre, de manera que los entes públicos tengan los datos actualizados de la valorización en enero de la vigencia siguiente. Para los otros trimestres del año, a partir del 25 antes de terminar cada trimestre la metodología es corrida con el objeto de obtener la actualización de las valoraciones de la información contenida en el aplicativo SIPROJ-WEB. En este orden de ideas el aplicativo Siproj-web es la fuente de información idónea para el reconocimiento contable de los procesos judiciales. Para acceder a dicho aplicativo, cada una de las entidades ha solicitado la asignación de claves a las cuales el administrador del sistema le determina diferentes roles. Así mismo, el acceso al aplicativo Siproj-web, está explicado en el Manual del Usuario elaborado y divulgado por la Secretaría General, el cual puede consultarse en la página web de la Alcaldía Mayor.

62

Capitulo V., numeral 5.2.2.

http://www.shd.gov.co/portal/page/portal/portal_internet/economica/gestion_eco

http://www.shd.gov.co/portal/page/portal/portal_internet/economica/gestion_eco

http://www.shd.gov.co/portal/page/portal/6CD58E5E81859170E0430AB40E0C9170

http://www.shd.gov.co/portal/page/portal/6CD58E5E81889170E0430AB40E0C9170

http://www.shd.gov.co/portal/page/portal/portal_internet/economica/gestion_eco/Obligaciones%20contingentes/Obligaciones%20contingentes/Manual_de_Procedimientos_Contingentes.pdf

229

En el proceso de reconocimiento contable, es imprescindible realizar el análisis a dicha información y, en el caso de observar debilidades o inconsistencias en la misma, es necesario efectuar la conciliación y las indagaciones pertinentes con las áreas jurídicas de la entidad, quienes son responsables directos de la información contentiva del aplicativo. Para el reconocimiento contable debe tenerse en cuenta, entre otros aspectos: El porcentaje de participación de la entidad cuando el proceso judicial está a cargo de una

o más entidades. El valor de la valorización corresponde a la columna denominada “Total última valoración”. El tipo del proceso (laboral, fuero sindical, administrativo, etc.) Si está activo o terminado Si tiene fallos, cuál fue su resultado Si el fallo en última instancia fue en contra de la entidad, el control del pago

correspondiente bien sea en efectivo o mediante título ejecutivo. Si el proceso no tiene valor (verificar la situación y si no es posible establecerlo se debe

revelar en notas a los estados contables y controlar esta situación contablemente) El consecutivo que determina el número de procesos por entidad

CONCLUSIONES Con base en lo anterior podemos concluir:

A partir de la Resolución No. 866 de 2004 mediante la cual se adoptó el Manual de Procedimientos para la Gestión de las Obligaciones Contingentes en Bogotá D.C., se han emitido las Resoluciones No. DSH-000169 de 2005, la Circular Conjunta No. 070 de 2007 en la cual se establecen lineamientos para el registro de las pretensiones de las acciones populares y de grupo, la Resolución No. SDH-000303 de diciembre de 2007, y la Resolución No. SDH-00397 de diciembre de 2008.

El Proceso Básico sobre el cual se estructura la gestión para las Obligaciones Contingentes

63 se soporta en cinco (5) procedimientos a saber: Identificación; Valoración;

Registro Contable; Mitigación; y Seguimiento

Para que las entidades distritales den cumplimiento al Procedimiento de Valoración de las Obligaciones Contingentes Judiciales, en el proceso de calificación, valoración cuantitativa de riesgo y el reporte contable de las obligaciones contingentes, los abogados deben efectuar la calificación trimestral en las fechas señaladas en la Resolución No. SDH-000303 de diciembre de 2007, para lo cual el módulo de calificación de los procesos del

63 Resolución No. SDH-000303 de diciembre de 2007

230

aplicativo SIPROJ WEB estará habilitado en estas fechas, para realizar las cuatro (4) calificaciones anuales de los procesos judiciales.

La metodología de valoración de las Obligaciones Contingentes Judiciales contempla dos (2) etapas: la etapa de valoración cualitativa del proceso, que se fundamenta en el criterio y juicio del abogado a cargo de cada proceso y en el nivel de jurisprudencia, y la etapa de valoración cuantitativa del contingente. Cada una de estas etapas, se encuentra detallada en los numerales 5.2.1. y 5.2.2 del Capítulo V. de la Resolución 866 de 2004.

El valor resultante de la aplicación de la metodología de valoración incorporada al aplicativo SIPROJ se origina de la corrida de un proceso en dicho aplicativo que contempla las diferentes variables establecidas en esa metodología, por lo tanto es únicamente el administrador del sistema quien puede autorizar la realización de estos cálculos, para los cuales como se ha descrito anteriormente se requiere el cumplimiento de la etapa cualitativa, es decir la calificación por parte de los abogados responsables de los procesos de manera trimestral.

La periodicidad de cálculo de la valoración también es trimestral y para el caso de diciembre se realiza durante el periodo del 20 al 31 de diciembre, de manera que los entes públicos tengan los datos actualizados de la valorización en enero de la vigencia siguiente. Para los otros trimestres del año, a partir del 25 antes de terminar cada trimestre la metodología es corrida con el objeto de obtener la actualización de las valoraciones de la información contenida en el aplicativo SIPROJ-WEB.

En el proceso de reconocimiento contable, es imprescindible realizar el análisis a la información consultada en el aplicativo SIJPROJ-WEB y en el caso de observar debilidades o inconsistencias en la misma, es necesario efectuar la conciliación y las indagaciones pertinentes con las áreas jurídicas de la entidad, quienes son responsables directos de la información contentiva del aplicativo


CONCEPTOS TÉCNICO CONTABLES 2009 ASPECTOS … Conceptos... · y conceptos emitidos por la...

Documents

Transcript of CONCEPTOS TÉCNICO CONTABLES 2009 ASPECTOS … Conceptos... · y conceptos emitidos por la...