Manual de Pedidos y Despacho de Combustibles

CONCESIONARIOS

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Al poder ordenar la demanda de los despachos de combustible, es posible dar un mejor servicio a nuestros clientesy contar además con los recursos necesarios para poder atender la totalidad de sus requerimientos, ya sea en despachos normales como cuando se requieren emergencias.

Además, con este servicio es posible asegurar el stock de combustible necesario en las instalaciones que nos permitan poder atender a los clientes de las Estaciones de Servicio de la mejor manera posible, contando siempre con la cantidad adecuada de cada solicitud y poder de esta forma entregar un servicio de calidad como es la visión de Copec.

¿PORQUÉ ES IMPORTANTE TENER SERVICIOS DE DESPACHO?

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SEGUIMIENTO

INGRESOAPROBACIÓN COMERCIAL

DEFINICIONES

TIPOS DE PEDIDO

PROGRAMACIÓN

DESPACHO

EN ESTE MANUAL

ENCONTRÁS

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Definiciones

• Es el beneficio asociado al correcto uso de los Pedidos preprogramados.

• Cada pedido de Pre Programa paga su bonificación según el horario en que está acordado.

Diurno Horario: 08:00 – 20:00Valor: 0,012 UF/m3

Nocturno Horario: 21:00 – 07:00Valor: 0,027 UF/m3

• Se bonifican aquellas Estaciones de Servicios que usen al menos el 80 % de los pedidos preprogramados en el mes. El monto bonificado será la tarifa por el volumen de Pre Programas despachados (no se incluirán los pedidos adicionales).

• Cobro por devolución de compartimientos o camión de las Estaciones de Servicios por falta de capacidad de recepción.

• Corresponde al valor del flete por m3 por localidad del volumen devuelto a la planta.

AMPMNocheMadrugadaCualquieraHábil

08:00 a 14:00 hrs.14:00 a 20:00 hrs.20:00 a 23:59 hrs.00:00 a 08:00 hrs.00:00 a 23:59 hrs.08:00 a 18:00 hrs.

Ventanas horarias

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Bonificación: Costo por devolución (Falso Flete):

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• Es el volumen que le corresponde a la Estación de Servicios según sus ventas y su capacidad de almacenamiento. Sirve para dimensionar qué camión asignar a esta estación.

• Es un acuerdo de Logística y Oficina con cada cliente.

• Permite calcular los recursos necesarios (flota) que requiere cada Planta para poder cumplir con las demandas.

• Cobro por solicitudes fuera de camión tipo, sólo en pedidos estándar de 2UF por evento.

Volumen Camión Tipo:

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• Tiempo que demora un camión desde Planta de despacho, hasta llegar al cliente que solicita.

• Por seguridad se debe incluir en este tiempo las restricciones en ruta, como velocidad y descansos.

Tiempo de viaje:

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Tipos de Pedido

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Pedido pre acordado, con volumen, días y horas, en que el compromiso de entrega es más/menos 1 hora de la hora acordada.

PRE PROGRAMA

• Se debe definir el volumen requerido y la periodicidad del Horario y frecuencia necesaria para satisfacer la demanda semanal: día y hora acordada.

• Se puede ajustar de acuerdo a estacionalidad (invierno-verano).

• Se bonifican aquellas Estaciones de Servicio que usen al menos el 80 % de los pedidos preprogramados en el mes. El monto bonificado será la tarifa por el volumen de Pre Programas despachados (no se incluirán los pedidos adicionales).

• Compromiso de cumplimiento es llegada más/menos 1 hora de la hora acordada.

• Si se solicita cambiar el horario comprometido (adelantar o atrasar Pre Programa), pierde su condición de Pre Programa (en horario y bonificación), y se transforma en un Pedido Estándar o Emergencia (si solicita el cambio el mismo día).

• Si se solicita un pedido adicional, puede ser Estándar o Emergencia, (no se bonifican estos pedidos).

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• Sólo se entregan pedidos validados comercialmente.

Se bonifican aquellas Estaciones de Servicio que usen al

menos el 80% de los pedidos preprogramados en el mes. El monto bonificado será la tarifa

por el volumen de Pre Programas despachados (no se incluirán los

pedidos adicionales).

El Pedido Pre Programa está definido de la siguiente manera:

VOLUMEN DE DESPACHO

BONIFICACIÓN

COBROS

RESTRICCIONES

De acuerdo al camión tipo calculado (15, 24, 32 m3).

HORARIO Fecha y hora acordada.

0,027 UF/m3 nocturno y 0,012 UF/m3 Diurno al total del volumen del volumen preprogramado si se utiliza al menos el 80% del volumen acordado como Pre Programa.

Cuando pide fuera de Camión Tipo, Falso Flete si devuelve el camión y Emergencias si corresponde.

CUMPLIMIENTOS • Se mide si la hora de llegada al cliente es más/menos 1 hora a la acordada.

• Si el Pre Programa no es confirmado 4 hrs. antes de la salida de Planta, se anula el pedido, para así disponer el camión para otras solicitudes.

• Si el Pre Programa está anulado (por cualquier razón) no se puede reactivar. Si hay una nueva solicitud, pasará a ser un pedido Estándar o Emergencia, según corresponda.

• Cualquier cambio (excepto bajar un estanque dentro de su estándar) implica que se pierda la condición de hora de Pre Programa y el compromiso de entrega se transforma en “Ventana Horaria”, según corresponda.

• Al tercer mes de no usar el 80% del volumen preprogramado, pierde su espacio (día/hora) de Pre Programa.

• Se despachan sólo pedidos validados por la oficina.

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Pedido solicitado con 24 hrs. de anticipación y con compromiso de cumplimiento de entrega en ventanas horarias.

PEDIDO ESTÁNDAR

• Solicitud de volumen con mínimo 24 horas de anticipación en ventanas desde el momento en que se solicita.

• Sólo se entregan pedidos validados comercialmente.

• Las solicitudes se deben realizar en ventanas horarias, no con hora específica.

• Si solicita pedido después de las 14 hrs. la primera ventana posible de solicitud es PM del día siguiente.

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AMPMNocheMadrugadaCualquieraHábil

08:00 a 14:00 hrs.14:00 a 20:00 hrs.20:00 a 23:59 hrs.00:00 a 08:00 hrs.00:00 a 23:59 hrs.08:00 a 18:00 hrs.

Ventanas horarias

El Pedido Estándar está definido de la siguiente manera:

VOLUMEN DE DESPACHO

BONIFICACIÓN

COBROS

Mínimo 15 m3.

HORARIO Ventanas horarias.

No hay.

Cuando pide fuera de Camión Tipo, Falso Flete si devuelve el camión y Emergencias si corresponde.

CUMPLIMIENTO Se mide si la hora de llegada al cliente pertenece a la ventana horaria comprometida.

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RESTRICCIONES Se despachan sólo pedidos validados por la oficina.

(*) Si se ingresa un pedido posterior a las 14:00 horas la ventana de despacho disponible será sólo PM y noche.

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Pedido solicitado del día para el día

DESPACHO DE EMERGENCIA

• Cliente Concesionario pide el volumen requerido con urgencia (pedido del día para el día o para la siguiente ventana según la hora de solicitud).

• Emergencia tiene un costo de 3 UF/camión.

• El compromiso es salir de Planta en máximo 4 horas.

• Sólo se entregan pedidos validados comercialmente.

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Emergencia tiene un costo de 3 UF/camión

El Pedido de Emergencia está definido de la siguiente manera

VOLUMEN DE DESPACHO

BONIFICACIÓN

COBROS

Mínimo 15 m3.

HORARIO Ventanas horarias.

No hay.

3 UF/camión.

CUMPLIMIENTO Salir de planta en un máximo de 4 hrs.

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RESTRICCIONES Se despachan sólo pedidos validados por la oficina.

ETAPAS PARA LA SOLICITUD DE UN PEDIDO

Los Pedidos de combustible se pueden realizar a través de 3 canales:

La web entrega al final del proceso un número de pedido para realizar seguimiento y envía mail con dichos datos.

¿Cómo puedo hacer un pedido?

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800 200 220copecenlinea@copec.clwww.copec.cl

@

Fácil

Rápida

Amigable

Control del despacho vía GPS

Claves

PEDIDOS EN www.copec.cl@

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A TRAVÉS DE UN CORREO ELECTRÓNICO EN COPECENLINEA@COPEC.CL

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Al realizar un pedido de combustibles por correo electrónico usted debe enviar la siguiente información:

• Código de la Estación de Servicios• Tipo de Pedido (Pre Programa - Estándar - Emergencia)• Fecha requerida para el despacho• Cantidad de litros de Combustibles detallado por Producto (Gasolinas - P. Diesel - Kerosene)• Ventana Horaria que se acomoda a sus necesidades (*)

(*) Nota : Si solicita pedido después de las 14 hrs., la primera ventana posible de solicitud es PM del día siguiente.

De vuelta por mail recibe un nº de solicitud para realizar seguimiento.

copecenlinea@copec.cl

Solicitud de pedidos

Contamos con un Call Center especializado donde una ejecutiva lo atenderá de manera directa las 24 horas del día los 7 días de la semana, para que usted pueda realizar las siguientes acciones:

• Cambiar el Mix de su Preprograma. • Ingresar su pedido Estándar o Emergencia

donde una ejecutiva lo guiará por volúmenes, ventanas y productos requeridos.

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• Al final del llamado la ejecutiva le entregará el número de pedido realizado.

• Recuerde guardar el número de pedido, que le permitirá efectuar seguimiento a su solicitud de combustible de acuerdo a los estados de este y de la información GPS de nuestra flota.

LLAMANDO A NUESTRO CALL CENTER 800 200 220

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Preguntas frecuentes

Una vez realizado el pedido a través de cualquiera de los 3 canales, las Oficinas Zonales a lo largo de Chile, deben autorizar comercialmente el despacho para que éste se haga efectivo.

¿Cómo se realiza la aprobación de un pedido?

• Cuando el pedido haya sido aprobado por la Oficina correspondiente, se realizará la programación del pedido.

• A través de un proceso de programación su pedido es asignado a un camión tipo que permita cumplir con sus requerimientos.

• Al tener programado el pedido con el cliente, y aprobado por la Oficina, la Planta correspondiente a la zona del pedido realiza el despacho.

• El despacho de cada camión se realiza bajo estrictos controles de seguridad de cada Planta de Almacenamiento de Combustibles.

¿De qué forma se realiza la programación de un pedido?

¿Cómo se despacha un pedido desde la planta?

A través del número de solicitud entregado por la ejecutiva usted podrá hacer seguimiento de su pedido a través de la web www.copec.cl, email copecenlinea@copec.cl o bien llamando a nuestro Call Center al 800 200220 que estará disponible las 24 horas, los 7 días de la semana.

¿Es posible realizar el seguimiento de un pedido?

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