CONJUNTO RESIDENCIAL LOMBARDÍA PH GESTIÓN 2019 FINAL 2020.pdf · 2020. 2. 20. · y el Reglamento...

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CONJUNTO RESIDENCIAL LOMBARDÍA PH

GESTIÓN 2019

ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA

29 de febrero de 2020

CONJUNTO RESIDENCIAL LOMBARDÍA P.H.

NIT: 900.161.507-7

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TABLA DE CONTENIDO

ÓRGANOS DE DIRECCIÓN Y CONTROL ............................................................................................... 3

CONVOCATORIA ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS 2019¡Error! Marcador no

definido.

PROCEDIMIENTO PARA LAS DELIBERACIONES DE LA ASAMBLEA ..................................................... 4

CONTRATOS VIGENTES CON EL CONJUNTO RESIDENCIAL LOMBARDÍA ......................................... 5

INFORME DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA 2019 ...................................................................................... 6

ASUNTOS LEGALES ................................................................................................................................... 6

CARTERA MOROSA ................................................................................................................................. 6

COBRO JURIDICO.................................................................................................................................... 6

GESTION DE MANTENIMIENTO………………………………………………………................................7-9

APOYO TECNOLOGICO………………………..…………………………………………………………….10

EVENTOS Y MEDIOS MAGNETICOS…………………………………………………………………………11

CONVIVENCIA ....................................................................................................................................... 12

SEGURO ZONAS COMUNES .................................................................................................................. 13

GESTION AMBIENTAL ............................................................................................................................. 14

INFORME REVISOR FISCAL……………………………………………………………………………… 15-18

INFORME CONTABLE ....................................................................................................................... .20-28

PROYECTO PRESUPUESTO 2020……………………………………………………………………………29-30

PODER .................................................................................................................................................... .31

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ÓRGANOS DE DIRECCIÓN Y CONTROL

EQUIPO ADMINISTRATIVO

Representante Legal

Claudia Fernanda Botero

Administradora Delegada

Liliana García

Contadora

Vivian Sánchez

Revisor Fiscal

Efraín Ramírez Tenjo

CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN 2019

Presidente

Carlos Hurtado

Vicepresidente

Juan Ramírez

Vocales

Jeannette Devis

Elba Umbarila

Josefina Porto

Rafael Cortes

Gustavo Mahecha

María Paula Mendoza

Adriana Haya

Carlos Contreras

COMITÉ DE CONVIVENCIA

María Eugenia Carrascal

Fabiola Lasso

Felipe Polania

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PROCEDIMIENTO PARA LAS DELIBERACIONES DE LA ASAMBLEA

Con el objetivo de organizar y agilizar la Asamblea, se propone el siguiente procedimiento:

Uso de la palabra:

1. La persona que desee hacer uso de la palabra debe dirigirse al Presidente de la Asamblea,

quien la concederá o negará y justificará su decisión.

2. Antes de hacer uso de la palabra, el propietario/apoderado deberá identificarse con su nombre

y número de apartamento.

3. Al hacer uso de la palabra, el propietario/apoderado deberá dirigirse a la Asamblea y no a

alguien en particular.

4. El propietario/apoderado deberá hablar respetuosamente en forma breve, clara y concisa y

sobre un tema específico. Evitará controversias, así como el uso de un lenguaje agresivo y

violento.

5. La única persona que puede interrumpir a quien está hablando es el Presidente, cuando ésta se

salga del tema y viole el reglamento de la Asamblea.

6. Favor no llevar niños

Medio para el uso de la palabra: Los asistentes pueden solicitar la palabra al Presidente de la

Asamblea en forma escrita o levantando la mano.

Intervenciones: cada intervención tiene una duración máxima de tres minutos y sólo puede tratar

un tema a la vez y una participación por tema.

Aclaraciones: El Presidente solicitará las aclaraciones del caso a la persona más indicada para

hacerlo. La intervención de esta persona no será mayor de tres minutos.

Moción de orden: El Presidente, por solicitud de la Asamblea o sí mismo, podrá solicitar a los asistentes

las mociones de orden que considere pertinentes.

Intervención de directivos: el Presidente dará la palabra al Administrador, a los miembros del

Consejo de Administración o al Revisor Fiscal cuando lo solicite la Asamblea o cuando lo considere

necesario para aclarar un tema específico.

Esperamos que las recomendaciones anteriores sean aceptadas por los asistentes para un rápido y

armonioso desarrollo de la Asamblea.

CONTRATOS VIGENTES CON EL CONJUNTO RESIDENCIAL LOMBARDÍA

SERVICIO EMPRESA

VIGILANCIA SEGURIDAD APOLO LTDA.

SERVICIOS GENERALES SOINSER LTDA

MANTENIMIENTO ASCENSORES OTIS ELEVATOR COMPANY COLOMBIA SAS

MANTENIMIENTO DE MOTOBOMBAS WÁTER PROOF SAS

MANTENIMIENTO DE PLANTA ELÉCTRICA PLANTAS ELÉCTRICAS HERNANDO INFANTE

MANTENIMIENTO DE JARDINES FPV JARDINERÍA

INSTRUCTOR GIMNASIO MARLON OLIVEROS

MANTENIMIENTO EQUIPOS GIMNASIO MAURICIO RAMÍREZ

ADMINISTRACIÓN NATIONAL HOLDING SERVICE EAT

CONTABILIDAD VIVIAN SANCHEZ

REVISORÍA FISCAL EFRAÍN RAMÍREZ

PÓLIZA DE SEGUROS ÁREAS COMUNES AXA COLPATRIA AGENTE MARTHA MEDINA

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INFORME DE GESTION 2019

La Administración y el Consejo de administración presenta a los copropietarios las actividades

realizadas en el año 2019, se dividen para su análisis en:

➢ GESTION ADMINISTRATIVA

➢ GESTION DE MANTENIMIENTOS

➢ GESTION FINANCIERA

El presente reporte se encuentra avalado por el Consejo de Administración quien estuvo al tanto de

todas las gestiones

GESTIÓN ADMINISTRATIVA

ASUNTOS LEGALES

❖ Actualización de los documentos legales de la personería jurídica en cabeza de la

Representante Legal la señora Claudia Fernanda Botero en la Alcaldía de Usaquén.

❖ Actualización de la firma digital (DIAN) y del RUT.

❖ Presentación y pago mensual de retenciones en la fuente

❖ De acuerdo al mandato de la Asamblea extraordinaria del día 07 de agosto de 2019, se

realizó el cambio de Banco Av. Villas a Banco Davivienda.

❖ Los recursos del fondo de imprevistos se han administrado según los lineamientos de la ley 675

y el Reglamento de Propiedad horizontal.

❖ El Conjunto Lombardía cuenta con el software contable SISCO, con el módulo de NIIF

incluido, debidamente licenciado y actualizado.

❖ La póliza de zonas comunes se renovó con la aseguradora AXA COLPATRIA a través de Casa

Lima Seguros, asesora Martha Claudia Medina obteniendo un valor agregado para el

conjunto de $1´000.000 y/o la implementación de la ley 1266 del 2018 (habeas data)

CARTERA MOROSA

A cierre del año 2019 se presentó una cartera total de $ 33.838.129

Se realizó acercamientos con los deudores y se implementaron estrategias para el logro de acuerdos

de pago como las siguientes:

✓ Sello Rojo de advertencia cobro Jurídico

✓ Envío de comunicados con el estado de cuenta y aviso de cobro jurídico.

Acuerdos de Pago

A continuación se relacionan los acuerdos firmados durante el 2019

Apartamento valor

111 $ 2.676.400

515 $ 1.500.000

414 $ 2.493.900

$ 6.670.300

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Cobro Jurídico

Los siguientes son los apartamentos que se encuentran en cobro jurídico:

GESTION DE MANTENIMIENTOS

Apartamento Deuda al 31 Diciembre

714 $ 4.743.390

1007 $ 6.339.513

402 $ 4.784.900

$ 15.867.803

Equipo Empresa

Motobombas

Wáter Proff: Mensualmente se realiza el mantenimiento preventivo de las

motobombas: En el mes de octubre, se presentó la ruptura de unas de las

motobombas, lo cual causo que el cuarto se inundara lo cual causo que las

tres motobombas se quemaran. Debido a la magnitud de la emergencia fue

necesario comprar dos motobombas y se reparó la tercera. En este momento

tenemos la reclamación ante la aseguradora para el pago del siniestro.

Tanques de Agua

Potable

WATER PROOF: Dando cumplimiento a la normatividad vigente, el tanque de

Agua potable se lava dos veces al año, se lavó en el mes de enero de 2020

Cajas de agua

Negras

R.R Impermeabilizaciones. Proveedor Rodrigo Ramos: En el mes de agosto

se realizó lavado y sondeo de las cajas de aguas negras y se realizó la

limpieza a la caja principal.

Cajas de Aguas

Lluvias

Water Proff. : realizo el mantenimiento a las cajas de aguas lluvias y se revisó

el buen funcionamiento de las bombas.

Fumigación

Fumigaciones y Servicios, en el mes de abril se colocó trampas para los

roedores en los sótanos, Se realizó dos fumigaciones en áreas comunes, en

los meses de junio, diciembre y enero de 2020 se realizó el respectivo

refuerzo.

Extintores F.A. Extintores América del sur. Anualmente se hace el mantenimiento y

recarga de los extintores, se realiza recarga en el mes de febrero de 2020

Aseo

Soinser S.A. Presta el servicio de aseo y todero. Desde el mes de junio de

2019, con contrato a un año, se ha realizado brigadas de aseo en los

parqueaderos, plazoletas, se realizo la pintura del parque de los niños,

primeros pisos de las torres , la recepcion se esta pintando cada dos meses.

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Seguridad

Electrónica

ADS: proveedor Edwin Amaya: Se realizó la instalación completa del sistema

IP en una nueva central de monitoreo, contamos con conectividad análoga

de 24 cámaras y 55 cámaras IP de 3 MP, se instaló cámara en el cuarto de

bombas, administración y bunker, en el puesto de entrada vehicular se instaló

sistema espejo de cámaras, se instaló el control de acceso peatonal, donde

se entregó pines de proximidad a los residentes, se arregló la cerca eléctrica

perimetral.

Zonas Verdes

FPV Jardinería: Mensualmente se hace el mantenimiento de los jardines, se

abona la tierra, se quita la maleza, se poda los prados y jardines, se compró

dos volquetas de tierra abonadas las cuales se regaron en el jardín de la

entrada y parte posterior del conjunto.

Sistema de Gestión

en Salud y seguridad

en el trabajo.

Durante el año 2019 se ha trabajado con los proveedores exigiendo los

requisitos del cuidado de los trabajadores, para el ingreso se solicita eps, arl

, Si se requiere trabajos en alturas se solicita el correspondiente certificado,

se llena el ATS, el personal de administración cuenta con las 50 horas

exigidas por el SGSST

Ascensores

OTTIS Elevador Company Colombia: Se realizó mensualmente el

mantenimiento de los equipos, se ha realizado reuniones con los directivos

para corregir fallas, donde han acatado nuestras peticiones para el

mejoramiento en el servicio. En este momento los cinco ascensores se

encuentran certificados.

Vigilancia

Apolo: La empresa de vigilancia Apolo ha cumplido con las diferentes labores

que se le ha solicitado, en épocas de vacaciones, navideñas paros y eventos

ha enviado personal de apoyo.

Puertas de Acceso Proveedor ADS: Efectúa el mantenimiento preventivo de las puertas cada seis meses,

se cambió un circuito anti remanente y se cambió la bisagra de la puerta principal

Gimnasio

• Proveedor, Mauricio Ramírez: Trimestralmente se hace el

mantenimiento de los equipos del gimnasio, se lubrican y colocan

soldaduras a los equipos que lo requieran.

• Se compró lazos, barra de mancuerna individual, una bolsa de

poder, un rack para discos, rodillo de espuma, soporte abdominal,

set de bandas resistencia, una barra sencilla para pared

• Se realizó pintura general del gimnasio.

Se continúa el contrato con el instructor MARLON OLIVEROS profesional en

cultura física

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SGSST(sistema de

gestión de salud y

seguridad trabajo)

Para el mes de marzo del año 2020 se realizará la auditoria anual, exigida por

la norma según Decreto 1443 de 2014

Otros Se realizaron los siguientes trabajos:

• Se pintó las bancas de las áreas comunes

• Se pintó los salones comunales

• Se pintó el parque de los niños

• Se pintó los salones comunales

• Se cambiaron las cortinas del salón por sand blasting

• Se lavó el tanque de agua potable

• Se cambiaron las cortinas de los salones y se remplazaron por sand

blasting

• Se colocaron bandejas en los parqueaderos que presentaban

humedades.

• Se ha realizado pintura en los apartamentos que presentaban

humedades a nivel de tuberías rotas.

• Se instaló cámaras en el cuarto de bombas y la administración.

• Se realizaron las cubiertas de las torres 1,2 y 5 Se compró

implementos para el gimnasio, el botiquín de primeros auxilios portátil.

• Se están implementando clases de zumba

• Se realizó la instalación de bandejas y cubiertas en los parqueaderos.

• Se realizó el cambio de banco AV Villas A banco Davivienda

• Se realizaron dos fumigaciones

Recursos humanos/

capacitaciones.

• La empresa de aseo Soinser: realizo 6 capacitaciones al personal de aseo

sobre seguridad en el trabajo, manejo de insumos de aseo, señalización,

riesgos y prevenciones.

• También capacito a los toderos en curso de alturas, instalaciones hidro

- sanitaria y eléctricas.

• La empresa de Vigilancia Apolo realizo 6 capacitaciones al personal de

vigilancia y líderes sobre, medidas de seguridad, convivencia,

comportamiento, atención al público.

• Por otra parte, se situó en carteleras información como:

• Folletos informativos con relación a la seguridad en época de vacaciones

• Folletos informativos para evitar la llamada millonaria

• Folletos informativos de la utilización de los pines

• Folletos informativos de reciclaje

Folletos informativos de eventos como la feria empresarial, perros,

basuras, cigarrillo y ruido.

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APOYO TECNOLOGICO

INFORME FINANCIERO DEL PROYECTO DE MEDIOS TECNOLOGICOS.

A continuación detallamos el valor aportado por cada una de las partes para el proyecto de CCTV y el saldo con el que

se cuenta a la fecha.

CONJUNTO RESIDENCIAL LOMBARDÍA P. H. Personería Jurídica 2998 del 4 de julio de 2007 – Nit: 900.161.507-7.

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Eventos.

MEDIOS MAGNETICOS.

Los medios magneticos son presentados ante la

Dian y la Super intendencia de Industria y

comercio.

CELEBRACIÓN DIA DE LA

MADRE

Como reconocimiento y homenaje a las madres del conjunto se ofreció un pequeño obsequio a cada una de ellas.

HALLOWEEN

Se realizó una fiesta para los niños del conjunto el día 26 de octubre Se ofreció refrigerios y sorpresas. Contamos con variedad de inflables. Sea la oportunidad para agradecer a todo el personal de mantenimiento, seguridad, administración, y al Consejo de administración por la valiosa colaboración en la organización del evento.

NAVIDAD

Se procedió a realizar la decoración del Conjunto, se realizó en la plazoleta del conjunto, un evento donde se observó que hubo una gran acogida por parte de los residentes, se invitó a un grupo musical de son cubano, se entregaron velas y se colocó bolsas con arena, se ofreció canelazo, lechona, buñuelos y natilla.

BONOS NAVIDEÑOS.

Se presupuestó un aporte de $ $ 70.000 pesos para cada uno de los colaboradores del conjunto, se realizó un desayuno de trabajo a todo el personal. Se colocó una urna en la recepción. Agradecemos a todas las personas que tan amablemente hicieron su aporte voluntario, para el bono navideño de los colaboradores de Lombardía.


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CONVIVENCIA.

Normas de Convivencia.

Durante el año 2019, se tuvo una convivencia enmarcada dentro de los parámetros normales de una

población de más de 800 habitantes, la copropiedad siempre se ha caracterizado por ser una

comunidad tranquila, sin embargo se han presentado varias quejas por ruido a altas horas de la

noche, el arrojo de colillas de cigarrillo y cenizas en las áreas comunes, la falta de conciencia de los

residentes en el reciclaje de basuras y el tema más difícil es la falta de cuidado de algunos residentes

propietarios de animales domésticos, quienes permiten que deambulen sueltos por toda a

copropiedad, haciendo sus necesidades por todo lado, incluso en los ascensores, sótanos, escaleras,

sin nadie que se responsabilice en recoger los excrementos, no hay conciencia de respeto hacia los

otros, recordemos que vivimos en una comunidad, pilar más importante de respeto hacia los demás.

Según la ley 1801 de 2016, por el cual se expide el nuevo Código Nacional de

Policía y convivencia son conductas objeto de medida correctiva:

Artículo 124.Numeral 3 al 9

Omitir la recogida de los excrementos de los animales por parte de sus tenedores

o propietarios, o dejarlos abandonados después de recogidos, cuando ello ocurra

en el espacio público o en áreas comunes.

Multa General Tipo 1

4SMLDV 100.000 pesos aproximadamente


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CONTABILIDAD

Los estados financieros se entregaron mes a mes, para su revisión, análisis por parte de revisoría

fiscal y aprobación por el consejo de Administración.

REVISOR FISCAL

De acuerdo a lo aprobado en la Asamblea General Ordinaria de 2019 se reeligió al señor

Efraín Ramírez, quien realizo la respectiva auditoria del año 2019 presentando los informes

mensuales y recomendaciones, de acuerdo con lo establecido en las normas contables,

financieras y de propiedad horizontal.

SEGURO ZONAS COMUNES Y RECLAMACIONES

En lo referente al seguro de la Copropiedad se renovó la póliza para el periodo del 30 de septiembre de

2019 al 05 de septiembre de 2019 con la aseguradora CHUBB SEGUROS COLOMBIA S.A.S con la

siguiente cobertura.

VALORES

AREA COMUN 36.400.637.974

CIMIENTOS 5.065.452.286

MUEBLES Y ENSERES 59.505.282

EQUIPO ELECTRICO Y ELECTRONICO 81.756.192

MAQUINARIA, HERRAMIENTAS Y EQUIPOS 1.025.366.406

DINEROS 5.000.000

RESPONSABILIDAD CIVIL

EXTRACONTRACTUAL

500.000.000

DIRECTORES Y ADMINISTRADORES 300.000.000

VALOR ASEGURADO 42.632.718

COSTO DE LA POLIZA 46.426.153

Se hace reclamación a la aseguradora por pérdida de cheque por un valor de $17.850.000 sale favorable

así:

Total,

recuperado

$ 17.021.884

Deducible $ 828.116

✓ Deducible Asumido por la empresa Outsourcing


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GESTION AMBIENTAL

Recuerde que los colores en el reciclaje son fundamentales a la hora de ayudarnos a diferenciar los

tipos de residuos que podemos colocar en ellos.


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INFORME CONTABLE


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PODER

Bogotá D. C., 29 de febrero de 2019

Señores

ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS

CONJUNTO RESIDENCIAL LOMBARDÍA P.H.

Ciudad.

Respetados señores:

El (los) suscrito (s) ________________________________________________ con c.c.

___________________________________de _________________________. En mi (nuestra) calidad de

propietario (s) del inmueble _______________, concedo (concedemos) poder especial amplio

y suficiente al señor (a) __________________________________ identificado con la c.

c.___________________________ para que asista con voz y voto en mi (nuestro) nombre a la

Asamblea General Ordinaria a celebrarse el día 29 de febrero de 2020 a las 8:00 am. En el

salón social del Conjunto o en su segunda convocatoria. Mi (nuestro) apoderado (a)

participará con voz y voto en las decisiones de la Asamblea Ordinaria en la proporción que

corresponde al índice de copropiedad de mi (nuestra) unidad privada. Para constancia se

firma en __________________ a los _______ del mes de ________________del 2020.

Propietario(s)

Firma: ___________________________ Firma: ___________________________

Nombre: _________________________ Nombre: _________________________

Teléfono: ________________________ Teléfono: ________________________

Apoderado

Acepto: __________________________

Nombre: _________________________

Teléfono: ________________________

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