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CONJUNTO RESIDENCIAL TORRES DE LA MACARENA

NIT. 900.294.769-0

Crear una comunidad mejor requiere trabajo en equipo, compañerismo y colaboración. Calle 53 No. 9-D-73 Tel. 3316104 WWW.tmacarena.com

e-mail: [email protected] Barranquilla, Atlántico - Colombia

DICTAMEN DEL REVISOR FISCAL

A los miembros de la Asamblea General de Copropietarios CONJUNTO RESIDENCIAL TORRES DE LA MACARENA

He auditado los estados financieros adjuntos del CONJUNTO RESIDENCIAL TORRES DE LA

MACARENA que comprenden el estado de situación financiera al 31 de diciembre de 2016, el estado de resultados, por el año terminado en esa fecha, y el resumen de las políticas contables significativas y otras notas explicativas. La administración es responsable por la preparación y correcta presentación de los estados financieros de acuerdo con las normas de contabilidad y de información financiera aceptadas en Colombia, según se describe en la nota 2 a los estados financieros adjuntos; de diseñar, implementar y mantener el control interno relevante para la preparación y correcta presentación de los estados financieros libres de errores materiales, bien sea por fraude o error; de seleccionar y aplicar las políticas contables apropiadas, y de establecer estimaciones contables razonables en las circunstancias. Mi responsabilidad es la de expresar una opinión sobre los mencionados estados financieros fundamentada en mi auditoria. Obtuve las informaciones necesarias para cumplir con mis funciones y efectué mi examen de acuerdo con normas de auditoria generalmente aceptadas en Colombia. Las citadas normas requieren que cumpla con los requisitos éticos, planifique y lleve a cabo mi auditoria para obtener una seguridad razonable en cuanto a si los estados financieros están libres de errores materiales. Una auditoria incluye desarrollar procedimientos para obtener la evidencia de auditoria que respalda las cifras y las revelaciones en los estados financieros. Los procedimientos seleccionados dependen del juicio del auditor, incluyendo la evaluación del riesgo de errores materiales. Considero que mi examen me proporciona una base razonable para fundamentar la opinión calificada que expreso más adelante.

BASES PARA CALIFICAR MI OPINIÓN 1. La asamblea general ordinaria de copropietarios celebrada por segunda convocatoria

los días veinte (20) de abril, veintisiete (27) de abril y cuatro (4) de mayo de la vigencia 2016, sometió la aprobación de los estados financieros del año 2015, los cuales no fueron aprobados por unanimidad por las siguientes razones:

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a. El Balance General 2015 no se encuentra firmado por el Administrador. b. Durante los meses de noviembre y diciembre del año 2015 existen unas variaciones

en los honorarios del Administrador y Contador, diferentes a los aprobados por la Asamblea General de Propietarios en marzo del año 2015, es decir, en contradicción al presupuesto aprobado para la fecha en mención.

c. El Señor Contador manifiesta no ser responsable de la información debido a que esta fue entregada por el Señor Javier Conde para su exposición.

2. De conformidad a lo establecido por la Ley 1314 de 2009 por la cual se regulan los principios y normas de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de información aceptados en Colombia, del Decreto 3022 de 2013 por el cual se reglamenta el marco técnico normativo para los preparadores de información financiera que conforman el Grupo 3, dentro de mis pruebas de auditoría examine si la copropiedad está dando cumplimiento con las citadas normas o las que las deroguen, modifiquen o adicionen. PENDIENTE DAR CUMPLIMIENTO TOTAL.

3. EJECUCIÓN PRESUPUESTAL: Al corte diciembre 31/2016 se presenta un déficit en la ejecución presupuestal de ($ 17.496.579,69) en razón a que los gastos fueron la suma de $ 570.947.711,75 y los ingresos la suma de $ 553.451.132,15. Se hace la salvedad que el presupuesto es por el sistema de causación, los ingresos no significan necesariamente entradas de efectivo. Adicionalmente no se incluye como déficit la suma de $ 18.927.050 que se invirtió en la adquisición de activos no aprobados presupuestalmente.

Los rubros que presentan una ejecución presupuestal superior al 100% con respecto al presupuesto aprobado por la Asamblea General de Copropietarios para el año 2016 son los siguientes:

RUBRO PRESUPUESTO

APROBADO PRESUPUESTO

EJECUTADO DIFERENCIA %

ASEO 100.147.846 108.136.385 (7.988.539) 107,98 %

VIGILANCIA 170.138.402 170.925.026 (786.624) 100,46 %

TRIPLE A 27.653.203 34.831.772 (7.178.569) 125,96 %

ELECTRICARIBE 36.422.450 38.433.104 (2.010.654) 105,52 %

SERVICIO TELÉFONO E INTERNET 1.317.581 1.446.025 (128.444) 109,75 %

INSUMOS DE PISCINA Y

ELEMENTOS DE PISCINA 6.600.000 11.848.107 (5.248.107) 179,52 %

MANT. PUERTA Y PORTONES 3.004.043 8.465.573 (5.461.530) 281,81 %

MANT. EQUIPO DE OFICINA 600.000 2.948.000 (2.348.000) 491,33 %

MANT. DE JARDINES 9.300.000 12.343.800 (3.043.800) 132,73 %

ORNAMENTACIÓN Y PAISAJISMO 304.160 2.838.800 (2.534.640) 933,33 %

MANT. ÁREAS COMUNES 608.319 1.053.765 (445.446) 173,23 %

PLOMERÍA Y ALCANTARILLADO 709.702 4.102.675 (3.392.973) 578,08 %

BOMBILLOS Y OTROS

ELEMENTOS ELÉCTRICOS 1.816.592 5.330.159 (3.513.567) (293,42 %)

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INSTALACIONES ELÉCTRICAS 628.278 14.102.940 (13.474.662) 2.244,70 %

REPARACIONES LOCATIVAS 1.200.000 19.208.948 (18.008.948) 1.600,75 %

PAPELERÍA-FOTOCOPIAS-IMPRESIONES

2.068.285 4.428.599 (2.360.314) 214,12 %

ELEMENTOS DE ASEO Y

CAFETERÍA 4.866.553 6.755.164 (1.888.611) 138,81 %

GUARDIA DE PISCINA 4.258.234 7.195.000 (2.936.766) 168,97 %

TRANSPORTE 360.000 2.992.991 (2.632.991) 831,39 %

BIENESTAR

SOCIAL/CONVIVENCIA 900.000 2.743.494 (1.843.494) 304,83 %

ARREGLOS NAVIDEÑOS 400.000 458.500 (58.500) 114,63 %

GASTOS NO PRESUPUESTADOS 600.000 16.204.055 (15.604.055) 2.700,68 %

GASTOS ILUMINARIAS DE

EMERGENCIA 3.600.000 7.090.000 (3.490.000) 196,94 %

GASTOS FINANCIEROS 5.750.520 9.224.870 (3.474.350) 160,42 %

GASTOS DE SEGUROS 7.324.776 10.481.410 (3.156.634) 143,10 %

El rubro de gastos no presupuestados ejecutado por valor de $ 16.204.055 está integrado por las siguientes partidas de gastos:

DETALLE BENEFICIARIO DEL PAGO VALOR DEL GASTO

VALORACIÓN ÁREAS COMUNES SOCIEDAD COLOMBIANA DE AVALUADORES SECCIONAL

COSTA ATLÁNTICA 1.160.000

HONORARIOS ASESORÍA JURÍDICA GUSTAVO MARTÍNEZ PACHECO 900.000

ALQUILER DE IMPRESORA AMINSON OTÁLORA MORENO 500.000

ASISTENTE OPERATIVA CELINA LUZ SÁNCHEZ PALMET 1.119.982

ASISTENTE OPERATIVA KATHERINE PUERTA MARTÍNEZ 933.000

AFILIACIÓN REVISTA DE PROPIEDAD

HORIZONTAL REVISTA DE PROPIEDAD HORIZONTAL 30.000

SUSCRIPCIÓN AGOSTO-SEPTIEMBRE/2016 PABLO ORLANDO PION TARAZONA 60.000

REGISTRO DOMINIO MARCA COLOMBIA LATINOAMERICANA HOSTING 29.500

CREACIÓN PÁGINA WEB DIGIDATA S.A.S. 550.000

APLICACIÓN ADMINISTRACIÓN VIRTUAL COLOMBIA LATINOAMERICANA HOSTING 300.000

DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE

SUBPÁGINAS EN WORDPRESS DIGIDATA S.A.S. 200.000

SEMINARIOS Y CAPACITACIONES PABLO ORLANDO PION TARAZONA 130.000

SEMINARIO PISCINA SEGURA APH S.A.S. 70.000

SOPORTE REVISIÓN REGISTROS EN WORDL

OFFICE ELKIS OMAR PALLARES ARMENTA 150.000

DIGITACIÓN CENSO VEHÍCULOS DIETER HERNÁNDEZ JARABA 245.000

DIGITACIÓN CENSO VEHÍCULOS MAYRA VICTORIA RODRÍGUEZ SÁNCHEZ 245.000

CENSO DE ACTUALIZACIÓN VEHICULOS DIETER HERNÁNDEZ JARABA 805.000

COLOCACIÓN DE CHIPS VEHICULAR ÁNGELA VALDÉS SANDOVAL 1.436.800

APOYO ADMINISTRATIVO CHIPS VEHICULAR KATHERINE PUERTA MARTÍNEZ 570.000

FACTURA DE COMPRA HERNEY VELÁSQUEZ BELTRÁN 480.000

REALIZACIÓN DE ENCUESTAS PAOLA MARIOTIZ 50.000

REALIZACIÓN DE ENCUESTAS TANIA ALEMÁN 40.000

REALIZACIÓN DE ENCUESTAS MARÍA JOSÉ ALTAMAR 40.000

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IMPLEMENTACIÓN SISTEMA

BIOMÉTRICO/FACTURA DE COMPRA HERNEY VELÁSQUEZ BELTRÁN 1.480.000

FUMIGACIONES GUNTHER ORELLANO SOLANO 450.000

COPIA REGLAMENTO DE PROPIEDAD HORIZONTAL NOTARIA SEXTA DE BARRANQUILLA 100.000

AUTENTICACIÓN DE PODERES NOTARIA SEXTA DE BARRANQUILLA 92.800

CÁMARA DE COMERCIO DE COOSOCIAL CÁMARA DE COMERCIO DE BARRANQUILLA 4.800

GASTOS TRAMITES INSCRIPCIÓN Y

REPRESENTACIÓN ANTE IDUC PABLO ORLANDO PION TARAZONA 160.000

OFICINA DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS CERTIFICADO DE LIBERTAD Y TRADICIÓN 14.800

GASTOS DE DEPRECIACIÓN CONJUNTO RESIDENCIAL TORRES MACARENA 2.833.173

GASTOS DE COMBUSTIBLE RONDA POLICIVA 50.000

CHIP VEHICULAR V.P.G. TECNOLOGÍA S.A.S. 573.600

CURSO DE ZUMBA LEIDY MARIAM CAMARGO COLLAZOS 240.000

RIFA DE 2 MESES DE ADMINISTRACIÓN CONJUNTO RESIDENCIAL TORRES MACARENA 160.600

TOTAL GASTOS NO PRESUPUESTADOS 16.204.054

Los rubros que presentan una ejecución presupuestal y que no fueron aprobados por la

Asamblea general de Copropietarios para el año 2016 son los siguientes:

RUBRO PRESUPUESTO

APROBADO PRESUPUESTO

EJECUTADO DIFERENCIA %

COMPUTADOR, UPS 0 645.000 (645.000) n/a

AIRE ACONDICIONADO 0 5.800.000 (5.800.000) n/a

CÁMARAS Y EQUIPO DE COMUNICACIÓN 0 2.988.550 (2.988.550) n/a

MUEBLES Y ENSERES 0 1.590.000 (1.590.000) n/a

VIDEO BEAM 0 1.824.500 (1.824.500) n/a

COMPRA DE BRAZOS HIDRÁULICOS 0 4.500.000 (4.500.000) n/a

CAJA FUERTE 0 149.000 (149.000) n/a

DISCO DURO 0 1.430.000 (1.430.000) n/a

4. La asamblea general ordinaria de copropietarios celebrada por segunda convocatoria

los días veinte (20) de abril, veintisiete (27) de abril y cuatro (4) de mayo de la vigencia 2016, en desarrollo del numeral 8 del orden del día aprueba en su mayoría el proyecto de presupuesto dejando claro el Presidente del Consejo: que la cuota de administración solo se incrementara según el IPC.

CLASE INMUEBLE COEFICIENTE CANTIDAD CUOTA 2015 CUOTA 2016 INCREMENTO VARIACIÓN APARTAMENTO 0,2343 70 66.000 70.500 4.500 6,81 %

APARTAMENTO 0,2752 290 77.600 83.000 5.400 6,95 %

APARTAMENTO 0,2403 160 70.300 75.000 4.700 6,68 %

LOCAL COMERCIAL 0,2752 1 77.600 83.000 5.400 6,95 %

El Índice de Precios al Consumidor - IPC para el año 2015 publicado por el DANE fue del 6,77 %.

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De conformidad con el RPH en su artículo 38 se establece que para efectos del artículo 25 de la Ley 675 de 2001 se ha asignado a la totalidad del inmueble un valor convencional equivalente al cien por ciento (100%). Este coeficiente de copropiedad será el calculado con base en el área privada construida de cada bien de dominio particular, con respecto al área total privada del CONJUNTO. Estos coeficientes serán el índice o medida del derecho que establecen la proporción de los derechos de cada uno de los propietarios de los bienes privados sobre los bienes comunes del CONJUNTO, definen además el porcentaje de participación en la asamblea de propietarios y el índice de participación con que cada uno de los propietarios de bienes privados, ha de contribuir a las expensas comunes generales del CONJUNTO, mediante el pago de cuotas ordinarias y extraordinarias de administración (…)

CLASE INMUEBLE

ÁREA CONSTRUIDA

COEFICIENTE

LOCAL COMERCIAL 41,43 0,1147

APARTAMENTO 49,48 0,1369











En virtud de lo anterior el cálculo de la cuota de administración de la vigencia 2017 se debe efectuar teniendo en cuenta los coeficientes del cuadro anterior. Así como también se debe realizar la revisión las cuotas de administración cobradas anteriormente según el coeficiente vigente en su momento de conformidad con el RPH.

5. AUDITORIA DE EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO: los dineros que se muestran en caja y bancos (Cuenta Renta AVillas No. 819-01071-1, Cuenta Corriente AV Villas No. 819-00243-7, Cuenta de Ahorros No. 767-807195-47 de Bancolombia) están para su inmediata utilización sin ninguna restricción, a excepción de la cuenta del fondo de imprevistos y todas las cifras consignadas en los estados financieros se verificaron mediante arqueos al rubro de caja y el banco se encuentran conciliados.

6. Al corte del 31 diciembre de 2016, la Copropiedad presentaba un saldo de deudores de $ 166.756.750 presentándose una disminución con relación al año 2015 del 12,73 % cuyo saldo era de $ 191.090.098, una vez descontadas las consignaciones pendientes de identificar al saldo en libros.

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La cartera está concentrada a DICIEMBRE/2016 de la siguiente forma:

CARTERA EXPENSAS COMUNES DICEMBRE-2016 NUMERO

APTOS PARTICIPACIÓN

DEUDA PARTICIPACIÓN

APTOS Sin deuda 0 186 0,00 % 34,13 %

Deudas de $ 1 a $ 500.000 39.302.738 283 23,06 % 51,93 5

Deudas de $ 500.0001 a $ 1.000.000 22.294.484 33 13,08 % 06,06 %

Deudas de $ 1.000.001 a $ 2.000.000 29.127.442 20 17,09 % 03,67 %

Deudas de $ 2.000.001 a $ 4.000.000 52.705.585 20 30,92 % 03,67 %

Superiores a $ 4.000.000 27.013.670 03 15,85 % 00,55 %

TOTAL DEUDORES COPROPIETARIOS 170.443.919 545 100,00 % 100,00 %

De la cartera a 31 de DICIEMBRE/2016 la suma de $ 108.846.698 cuyo monto representa el 65,27 % del total de las cuentas por cobrar por expensas comunes, está concentrada en cuarenta y tres (43) copropietarios de inmuebles con saldos superiores a $ 1.000.000 incluido lo adeudado por la CONSTRUCTORA MARVAL $ 18.226.600.

7. Se evidencia que el 10 de marzo de 2016 la administración radico en URBANIZADORA

MARÍN VALENCIA S.A una cuenta de cobro por valor de CUARENTA Y CINCO MILLONES OCHENTA Y CINCO MIL SEISCIENTOS PESOS M/CTE ($ 45.085.600) por concepto de cuotas de administración correspondientes a los meses de Julio, Agosto, septiembre, Octubre, Noviembre y Diciembre de 2015. La cual no fue causada en la vigencia 2015 sino en el año 2016.

0

2.000.000

4.000.000

6.000.000

8.000.000

10.000.000

12.000.000

14.000.000

16.000.000

18.000.000

20.000.000

COMPORTAMIENTO SALDO CARTERA POR TORRE

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8. Se evidencia que en la cuenta de AV Villas se hacen descuentos por concepto de RETEFUENTE e RETEICA por las transacciones efectuadas con tarjetas. Razón por la cual se debe solicitar a la entidad financiera que los cobros por concepto de RETEICA y RETEFUENTE realizados por los recaudos con tarjetas débito y crédito, sean reversados a nuestra cuenta corriente y así mismo esta sea marcada como cuenta exenta de dichos impuestos, debido a que el CONJUNTO RESIDENCIAL TORRES DE LA MACARENA, es una entidad de naturaleza civil, sin ánimo de lucro, no contribuyente de impuestos nacionales, así como de industria y comercio. Lo anterior se sustenta en el artículo 33 de la Ley 675 de 2001, y en el certificado de representación legal adjunto.

9. Se observa que existen consignaciones no identificadas a diciembre/2016 por valor de $ 5.262.168. Generando imposibilidad para determinar con exactitud depósitos recibidos, antigüedad y saldos. Dificulta la verificación y soporte de la información presentada en los estados financieros y el cruce de información con la cartera.

10. Al corte del 31 diciembre de 2016, la Copropiedad presentaba un saldo de pasivos equivalente a $ 87.019.136 presentándose una disminución con relación al año 2015 del 9,39 % cuyo saldo era de $ 96.037.960.

Sin embargo, la mayor ejecución presupuestal de algunos rubros y la ejecución de rubros no presupuestados, arrojando un déficit presupuestal expresado en el numeral 3 de este informe, no permiten una mayor disminución de las obligaciones con proveedores. Las obligaciones más representativas con corte a diciembre/2016 según libros son las siguientes:

PROVEEDOR SERVICIO SALDO PARTICIPACIÓN DEUDA

AXIS SECURITY CONSULTING SERVICES LTDA SERVICIO DE

VIGILANCIA 31.720.106 36,45 %

PROYECTAMOS SEGURIDAD LTDA SERVICIO DE

VIGILANCIA 1.216.899 1,39 %

COOPERATIVA DE TRABAJO ASOCIADO COOSOCIAL CTA SERVICIO DE ASEO 15.329.422 17,61 %

INTEGRASEO S.A.S. SERVICIO DE ASEO 22.793.378 26,19 %

AXA COLPATRIA SEGUROS SEGUROS 6.162.313 07,08 %

GESTIÓN DE TALENTO HUMANO CARIBE S.A.S. SERVICIO SECRETARIA 1.450.209 1,66 %

La administración solicito el 06 de junio/2016 al representante legal de la compañía de vigilancia Proyectamos Seguridad Ltda, la documentación exigida por la Revisoría Fiscal requeridos por los procedimientos contables y administrativos del conjunto, para gestionar el pago de la última factura del contrato finalizado correspondiente al mes de

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mayo/2016, sin que a la fecha se haya obtenido respuesta positiva a la solicitud en comento.

11. La facturación de los intereses de mora se está haciendo desde el mes de julio/2016 a la tasa del 1,96 % a partir del día primero del mes siguiente sobre sobre el saldo de capital por concepto de cuotas de administración, a una tasa inferior al máximo permitido por la Superintendencia Financiera.

Presentándose un incumplimiento de la Ley 675/2001 y del Reglamento de Propiedad Horizontal en la siguiente normatividad. “ART 30 LEY 675/2001 INUMPLIMIENTO EN EL PAGO DE EXPENSAS El retardo en el cumplimiento del pago de expensas causara intereses de mora equivalentes a una y media veces el interés bancario corriente, certificado por la Superintendencia Bancaria, sin perjuicio de que la asamblea general, con quorum que señale el reglamento de propiedad horizontal, establezca un interés inferior” “ART 40° RPH PARTICIPACION: Cada propietario deberá contribuir con los gastos de administración, prestación de servicios comunes esenciales, funcionamiento, sostenimiento, reparación, reconstrucción, vigilancia y reposición de los bienes comunes y al pago de la prima de los seguros de incendio y terremoto para los mismos, en proporción al coeficiente de copropiedad establecido en este reglamento. (…) PARAGRAFO 4: Las expensa comunes ordinarias, extraordinarias y sanciones pecuniarias se causarían así: 3.) Los intereses de mora se causarán a partir de las fechas límites exigibles para el pago de las expensas comunes ordinarias o extraordinarias”

“ART 44° EXIGIBILIDAD E INTERESES: La mora en el pago de las cuotas mensuales ordinarias o extraordinarias establecidas en legal forma, dará derecho al CONJUNTO, para cobrar intereses moratorios a partir del día de su exigibilidad, esto es, el día primero del mes respectivo tratándose de expensas comunes ordinarias o al vencimiento del límite impuesto para su pago tratándose de expensas comunes extraordinarias. El retardo en el cumplimiento del pago de expensas causara intereses de mora equivalentes a una y media veces el interés bancario corriente certificado por la Superintendencia Financiera.”

12. Se evidencia un incumplimiento en lo dispuesto en el numeral 9 del art 51 de la Ley 675 de 2001 al no solicitar la inscripción de algunos representantes legales del Conjunto Residencial Torres de la Macarena.

“ART 51° FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR: La administración inmediata del edificio o conjunto estará a cargo del administrador, quien tiene facultades de ejecución,

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conservación, representación y recaudo. Sus funciones básicas son las siguientes: (…) 9) Elevar a escritura pública y registrar las reformas al reglamento de propiedad horizontal aprobadas por la asamblea general de propietarios, e inscribir ante la entidad competente todos los actos relacionados con la existencia y representación legal de la persona jurídica.

Mediante Resolución No. 0871 de 19/05/2014, se registró a GUSTAVO ÁNGEL MARTÍNEZ

PACHECo, identificado con cedula de ciudadanía No. 8.732.891, como administrador y representante legal del CONJUNTO RESIDENCIAL TORRES DE LA MACARENA.

DIEGO ARMANDO CONTRERAS FERNÁNDEZ contratado como administrador periodo contratado 01 de enero de 2015 hasta 31 de diciembre de 2015. OBSERVACIÓN: No aparece registrado como administrador y representante legal en la Secretaria Distrital de Control Urbano y Espacio Público de la Alcaldía de Barranquilla. MARLA LUZ MIRANDA CEPEDA contratada como administradora periodo contratado 19 de abril de 2015 hasta 18 de abril de 2016. OBSERVACIÓN: No aparece registrada como administradora y representante legal en la Secretaria Distrital de Control Urbano y Espacio Público de la Alcaldía de Barranquilla. NATIONAL HOLDING SERVICES EAT contratado como administrador periodo contratado OBSERVACIÓN: No reposa contrato del administrador y No aparece registrado como administrador y representante legal en la Secretaria Distrital de Control Urbano y Espacio Público de la Alcaldía de Barranquilla. Mediante Resolución No. 0794 de 29/06/2014, se registró a PABLO ORLANDO PION

TARAZONA, identificado con cedula de ciudadanía No. 72.170.511 como administrador y representante legal del CONJUNTO RESIDENCIAL TORRES DE LA MACARENA.

13. Se presenta un incumplimiento en lo dispuesto en el Reglamento de Propiedad Horizontal al no incrementar la cuota de administración a partir del primero de enero/2016 sino hasta el mes de mayo/2016 en un valor igual al último índice de precios al consumidor. generándose un detrimento de los recursos patrimoniales de la Copropiedad.

“ART 99° PRESUPUESTO PROVISIONAL: Cada año a partir del Primero de Enero, las expensas necesarias mensuales se incrementarán en un valor igual al último índice de Precios al Consumidor certificado por el Gobierno Nacional, hasta que la Asamblea de Copropietarios, se reúna y decida lo pertinente. Por lo tanto, todos los copropietarios estarán obligados a efectuar el pago de sus cuotas de administración, conforme a la liquidación que con base en tal incremento haga el Administrador, previa aprobación del Consejo de Administración.”

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14. Se presentó un incumplimiento en lo dispuesto en el art 45 Reglamento de Propiedad Horizontal al no publicar la lista de morosos en la sede de la administración.

“Art 45 RPH PUBLICACION DE LISTA DE DEUDORES MOROSOS. Mientras subsista el incumplimiento, el Administrador deberá publicar la relación de los deudores moroso en la oficina de administración, y deberá garantizar el debido conocimiento de la misma aun con circular pertinente, a todos los copropietarios del CONJUNTO. Parágrafo: Se considera la calidad de deudor moroso a partir de la cesación en el pago de una (1) expensa común vigente, ordinaria o extraordinaria.”

15. OBSERVACIONES A LOS COMPROBANTES DE EGRESO: De la auditoria a los comprobantes de egresos correspondientes al periodo comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre de 2016, observaciones consignadas en los respectivos informes mensuales de revisoría fiscal se encontró entro otros lo siguiente: a. Los comprobantes de egreso son elaborados en forma manual, posteriormente se

graban en el programa contable.

b. Los servicios de energía, agua y alcantarillado de las zonas comunes y teléfono de la administración de la Copropiedad se han cancelado ocasionalmente en forma extemporánea.

c. Se observan algunos comprobantes de egreso en donde se realizan pagos a

terceros sin adjuntar copia de la planilla única de aportes debidamente cancelada.

d. Se evidencian algunos pagos realizados sin haberse practicado la retención en la fuente o sin el lleno de requisitos del documento soporte de la transacción.

e. Se observan algunos comprobantes de egreso en donde se realizan pagos a terceros sin adjuntar copia del RUT.

f. Se evidencian algunos comprobantes de egreso en donde se realizan pagos por la prestación de servicios y/o suministro de bienes no aprobados presupuestalmente para la vigencia 2016, o por un monto superior al valor aprobado en presupuesto.

16. Se evidencio que se estaban solicitando reembolsos de caja menor cuando se habían realizado gastos cuya sumatoria superaba el 90% del fondo, lo que tiene como consecuencia dejar sin recursos para gastos menores a la copropiedad, mientras se surte el trámite del giro del cheque para cancelar el reembolso solicitado.

Así como también, se evidencio que se hacían varios reembolsos de caja menor en el mes, lo que generaba mayores costos en la elaboración de cheques.

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17. Se evidencia en el portal Web de la DIAN que las declaraciones de retenciones en la

fuente de los siguientes periodos no han sido presentadas, configurándose la sanción por no declarar contemplada en el artículo 643 del Estatuto Tributario: Año 2011: febrero, marzo, abril, mayo, junio, julio, agosto, septiembre, octubre y noviembre. Año 2012: enero, febrero, marzo, abril, mayo, junio, julio, agosto, septiembre, octubre y noviembre. Año 2013: febrero, marzo, abril, junio, julio, septiembre. Año 2014: enero, febrero, marzo, abril, mayo, junio, julio, agosto, septiembre, octubre y noviembre. Año 2015: enero, febrero, marzo, abril, mayo, junio, julio, agosto, septiembre y octubre. Año 2016: enero, febrero, marzo, diciembre. La declaración correspondiente al periodo 12/2016 se refleja con excedente la suma de $ 176.000.

18. Pendiente dar cumplimiento al art 35 de la Ley 675/20011 respecto de constituir un fondo para atender obligaciones o expensas imprevistas, formado con un porcentaje de recargo no inferior al 1% sobre el presupuesto anual de gastos comunes y con los demás ingresos que la asamblea general considere pertinentes.

19. Pendiente dar cumplimiento a lo establecido en el Decreto Ley 1443 del 31 de Julio de 2014 del Ministerio del Trabajo, por medio del cual se dictan disposiciones para la implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), en donde se establece que independientemente de la forma de contratación, es responsabilidad del empleador cumplir con el proceso de implementar su SG-SST, así mismo realizar las respectivas Matrices de Riesgo por cada puesto o centro de trabajo para la identificación de los peligros y la valoración de los riesgos en seguridad y salud ocupacional, así como la capacitación, promoción, prevención, preparación y respuesta ante emergencias. En el proyecto de presupuesto de la vigencia 2016 no se evidencia que se haya contemplado recurso alguno para su implementación.

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20. Se dio cumplimiento al artículo 15, parágrafo 1 de la ley 675/2001 con respecto a la obligación de la constitución de las pólizas de seguros que cubran los riesgos de

incendio y terremoto los bienes comunes, al contratar la póliza con AXA COLPATRIA

SEGUROS SA vigente desde el 15/09/2016 hasta el 27/06/2017 con un Valor asegurado total $ 15.610.542.644.

Se acogió la recomendación de la Revisoría Fiscal de actualizar el valor asegurado de las áreas y bienes comunes mediante la contratación de un avaluó técnico, en virtud de que el monto total asegurado establecía un infra seguro en caso de un siniestro.

21. AUDITORIA ACTIVIDAD FIESTA DE DISFRACES

El 29 de octubre/2016 se celebró una Fiesta de Disfraces en la cancha múltiple y salón social victoria cuyo valor de donación era la suma de Veinte Mil Pesos $ 20.000, cuyo fin era arreglar el parque infantil. OBSERVACIONES:.1) En reunión de consejo del 25 de noviembre se informó a la Revisoría fiscal que el monto recaudado fue la suma de QUINIENTOS OCHENTA Y OCHO MIL PESOS ($ 588.000) por concepto de boletas y ventas de productos en esa fecha, valor que no pudo ser corroborado por este ente de fiscalización ante la falta de documentos soportes 2) El dinero recaudado por concepto de las donaciones no se consignó en ninguna de las cuentas de la copropiedad. 3) De las 1000 boletas elaboradas seiscientas sesenta y siete (667) boletas numeradas sin diligenciar fueron entregadas en la sede de la administración y se procedió anularlas por la Revisoría Fiscal 4) En reuniones de consejo celebradas los días 15 y 25 de noviembre la Revisoría Fiscal solicitó un informe de los recaudos, ingresos y gastos de la fiesta en comento, sin embargo a la fecha no ha recibido el informe solicitado.

22. CONTRATO DE LA ADMINISTRACIÓN

Se presentó un incumplimiento en lo dispuesto en el parágrafo 1 del art 90 Reglamento de Propiedad Horizontal al no suscribir el contrato de la administración por un año.

“ART 90° NATURALEZA DEL ADMINISTRADOR. La administración inmediata de todos los bienes comunes, así como la vigilancia y control de los mismos estará a cargo del Administrador del CONJUNTO. (…) PARAGRAFO 1. El Administrador será elegido por el Consejo de Administración para un periodo presupuestal de un año. Podrá ser elegido sucesivamente. El procedimiento de elección se realizará previo examen de las hojas de vida que se sometan a consideración para el cargo dentro del plazo establecido por el Consejo de Administración.” (Negrilla y subrayado fuera de texto).

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Inicialmente el contrato de prestación de servicio de administración suscrito con Pablo Orlando Pion Tarazona fue para el periodo comprendido desde el 13 de abril de 2016 hasta el 31 de mayo de 2016. Posteriormente se suscribió un contrato desde el 20 de mayo de 2016 hasta el 20 de mayo de 2017. Según se evidencia en el desarrollo del numeral 8 del acta de asamblea ordinaria de copropietarios en segunda convocatoria se informó a la copropiedad que EL CONTRATO DEL ADMINISTRADOR SEÑOR PABLO PION fue elaborado por un periodo de dos meses, hasta cuando se aprobara el nuevo presupuesto y le correspondía al nuevo consejo suscribir el contrato. Se evidencia que las condiciones contractuales cambiaron así:

VIGENCIA CLAUSULA CONTENIDO 13/04/2016 AL 31/05/2016 TERCERA FORMA DE PAGO: El contratante, pagara al contratista o a quien lo

represente la suma de un millón quinientos mil pesos m/cte ($ 1.500.000) mensuales (…)

20/05/2016 AL 20/05/2017 TERCERA FORMA DE PAGO: El contratante, pagara al contratista o a quien lo

represente la suma de tres millones de pesos m/cte ($ 3.500.000) mensuales (…)

13/04/2016 AL 31/05/2016 QUINTA OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA. Para dar cumplimiento al objeto

del presente contrato de prestación de servicios EL CONTRATISTA se obliga a atender el servicio de administración cumpliendo especialmente con las siguiente funciones: (..) o) EL

CONTRATISTA ejercerá las funciones de Administración del CONJUNTO RESIDENCIAL TORRES DE LA MACARENA, de acuerdo con lo estipulado en su oferta mercantil, mediante la asignación de asistentes administrativos idóneos, en todos los casos el consejo será quien apruebe los asistentes administrativos que se vayan a colocar en las instalaciones del CONJUNTO RESIDENCIAL TORRES DE LA MACARENA; se compromete, para cumplir sus objetivos dedicar 24 horas semanales (4 horas diarias) descritas así: estar 18 horas semanales distribuidas en 3 horas diarias como mínimo de lunes a sábado en las instalaciones físicas del conjunto y dedicara una hora diaria en el mismo periodo a trabajo administrativo de planeación, dirección, control y diligencias propias a sus responsabilidad. Cuando existan reuniones especiales con la Constructora, Asambleas, Consejo y afines que requieran más de una hora, estas reemplazaran proporcionalmente a las horas de servicio en las instalaciones físicas.

20/05/2016 AL 20/05/2017 QUINTA OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA. Para dar cumplimiento al objeto

del presente contrato de prestación de servicios EL CONTRATISTA se obliga a atender el servicio de administración cumpliendo especialmente con las siguiente funciones: (..) o) EL

CONTRATISTA ejercerá las funciones de Administración del CONJUNTO RESIDENCIAL TORRES DE LA MACARENA, de

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acuerdo con lo estipulado en su oferta mercantil, mediante la asignación de asistentes administrativos idóneos, ellos prestaran sus servicios en las instalaciones del CONJUNTO RESIDENCIAL TORRES DE LA MACARENA.

El consejo de administración en reunión de fecha 25 de noviembre, según consta en el acta No. 21 se le pasa una carta al señor administrador en donde se le manifiesta que no será renovado el contrato para el mes de mayo/2017 cumpliendo con un preaviso mayor a los 90 días como lo dice el contrato.

23. CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

La asamblea general ordinaria de copropietarios celebrada por segunda convocatoria los días veinte (20) de abril, veintisiete (27) de abril y cuatro (4) de mayo de la vigencia 2016, en el desarrollo del numeral 9 del orden del día Fueron elegidos como miembros del Consejo de Administración:

MARÍA ALTAMAR (Propietaria) Apto 1109 Torre 31, representada por el Señor Cristo Guerra quien anexo poder para representar a la propietaria. Anexa poder.

JUAN CARLOS ANDRADE (Propietario) Apto 4117 Torre 33.

MAURICIO ZAMORA URREGO (Propietario) Apto 5116 Torre 32.

YADIRA NAVARRO (Propietaria) Apto 2071 Torre 20.

MARÍA DE LA AGUAS (Propietaria) Apto 1057 Torre 17.

AURORA JANY BARBOSA (Propietaria) Apto 5008 Torre 3, representada por la Señora Yuly Martínez quien actúa por poder, el cual fue presentado mediante una fotocopia simple sin nota de aceptación.

MAIRA BARRIOS PERTUZ (Propietaria del apto 2122 Torre 34). Su nombre fue puesto a consideración por parte del señor Edgardo Acuña, quien en el momento de la elección manifestó representarla para que fuera elegida consejera, no obstante el poder por escrito de representación, no fue entregado.

De conformidad con el art 53 de la Ley 675/2001 “Los edificios o conjuntos de uso comercial o mixto, integrados por más de treinta (30) bienes privados excluyendo parqueaderos o depósitos, tendrán un consejo de administración, integrado por un número impar de tres (39 o más propietarios de las unidades privadas respectivas, o sus delegados (…)”

Como se evidencia en la Resolución 0794 de fecha 29/06/2016 expedida por la Secretaria Distrital de Control Urbano y Espacio Público se acreditaron siete (7) miembros de consejo de administración, los cuales según la entidad cumplían con los requisitos exigidos por la Ley y el reglamento de propiedad horizontal. Sin embargo, en comunicación de fecha 11 de agosto/2016 el señor Mauricio Zamora Urrego manifestó que por motivos personales no estaba interesado en seguir formando

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parte del Consejo de Administración, por tal razón paso su renuncia irrevocable al cargo de vicepresidente del mismo. De la cartera a 31 de DICIEMBRE/2016 la suma de $ 483.315 corresponde a miembros del Consejo de Administración, así:

TORRE APTO COPROPIETARIO DICIEMBRE

3 5008 AURORA JANNY BARBOSA 320.985

17 1057 MARIA DE LAS AGUAS 0

20 2071 YADIRA NAVARRO 8.220

31 1109 MARIA ALTAMAR 154.110

32 5116 MAURICIO ZAMORA URREGO 0

33 4117 JUAN CARLOS ANDRADE 0

34 2122 MAIRA BARROS PERTUZ 0

TOTAL 483.315

(*) La discriminación de los saldos en cartera de los miembros de consejo se puede consultar en el informe detallado de cartera el cual forma parte integral a los Estados Financieros de periodos intermedios con corte a DICIEMBRE/2016. El art 84 del RPH establece “la persona que hubiere resultado elegida para alguno de los cargos que corresponde proveer a la asamblea, quedara inhabilitado en forma automática para ejercer el respectivo cargo en el evento en que incurriere en mora en el cumplimiento de sus obligaciones pecuniarias para con la persona jurídica. Igualmente quedara inhabilitado para ejercer representación de derechos diferentes a los suyos en las reuniones de la asamblea general. La inhabilitación cesara una vez el propietario se encuentre a paz y salvo por todo concepto frente a esta”. No se ha dado estricto cumplimiento a los artículos 88 y 91 del RPH al no reposar en la sede de la administración la totalidad de las actas de las reuniones del consejo de administración. “ART 88° ACTAS DEL CONSEJO. De todas las reuniones del consejo se dejará constancia en actas que se extenderán en orden cronológico en un libro de actas. En ellas deberá dejarse constancia de todos los asuntos tratados y de los acuerdos a que se llegue en las reuniones, además de la indicación de la forma de la convocatoria, orden del día, lugar, fecha, hora de iniciación y terminación de la reunión, personas designadas como presidente y secretario y la lista de los asistentes. Dichas actas para ser validas deberán firmarse por el presidente y Secretario del consejo. El secretario de la reunión deberá presentar el acta antes de la próxima sesión.” “ART 91° FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR. Sin perjuicio de lo previsto en las leyes y otras partes del presente reglamento, el Administrador tendrá las siguientes funciones: (…)

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8) Llevar los libros de actas de la Asamblea de Propietarios, del Consejo de Administración, los de contabilidad y de Propietarios y Residentes.” 24. DERECHO DE PETICIÓN A URBANIZADORA MARÍN VALENCIA S.A.S. La administración radico el 18 de junio de 2016 un derecho de petición a la Urbanizadora Marín Valencia S.A.S., del cual a la fecha está aún pendiente según manifiesta la administración:

a. No han sido entregados los planos ni memorias de cálculo aprobados por la curaduría urbana del Conjunto Residencial Torres de la Macarena.

b. No han sido recibidas las áreas comunes ni existen actas de entrega del Conjunto Residencial Torres de la Macarena

25. RECLAMACIÓN A URBANIZADORA MARÍN VALENCIA S.A.S. POR PLANTA ELÉCTRICA La administración otorgo poder al abogado Oscar de Alba para iniciar el proceso de reclamación a la Urbanizadora Marín Valencia S.A.S. por la no entrega de la planta eléctrica a la copropiedad que se encuentra incluida en el Reglamento de Propiedad Horizontal.

26. DISPOSICIÓN DEL ART 96 CONTRARIA A LA LEY 675/2001 El CONJUNTO RESIDENCIAL TORRES DE LA MACARENA de conformidad con la Ley 675/2001 y con su proyecto arquitectónico es de carácter mixto al tener un (1) local comercial y unidades residenciales. Ver art 3 Ley 675/2001. De conformidad con el art 56 de la Ley 675 de 2001 se estable en su segundo párrafo que “El Revisor Fiscal no podrá ser propietario o tenedor de bienes privados en el edificio o conjunto respecto del cual cumple sus funciones, ni tener parentesco hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, ni vínculos comerciales o cualquier circunstancia que pueda restarle independencia u objetividad a sus conceptos o actuaciones, con el administrador y/o los miembros del consejo de administración, cuando exista”. Sin embargo, el Reglamento de Propiedad Horizontal del Conjunto Residencial Torres de la Macarena contempla que el Revisor Fiscal pueda ser propietario o tenedor de bienes privados del CONJUNTO contraviniendo la normatividad en mención. ART 96° DEL REVISOR FISCAL: (..) El Revisor Fiscal podrá ser propietario o tenedor de bienes privados del CONJUNTO, pero no podrá tener parentesco hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, ni vínculos comerciales, o cualquiera

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otra circunstancia que pueda restarle independencia u objetividad a sus conceptos o actuaciones, con el administrador o los miembros del Consejo de Administración.

Razón por la cual en cumplimiento a la disposición del parágrafo primero del art 5 de la Ley 675 que establece “En ningún caso las disipaciones contenidas en los reglamentos de propiedad horizontal podrán vulnerar las normas imperativas contenidas en esta ley y, en tal caso se entenderán no escritas.

OPINIÓN CALIFICADA En mi opinión, excepto por los posibles efectos de los asuntos descritos en Bases para Calificar mi Opinión, los estados financieros mencionados, tomados fielmente de los libros y adjuntos a este informe, presentan razonablemente en todos los aspectos de importancia material la situación financiera del CONJUNTO RESIDENCIAL TORRES DE LA MACARENA al 31 de diciembre de 2016, los resultados de sus operaciones por el periodo terminado en esa fecha, de acuerdo con Normas de Contabilidad y de Información Financiera aceptadas en Colombia aplicadas uniformemente. Con base en el resultado de mis pruebas, en mi concepto al 31 de diciembre de 2016: a) La contabilidad del CONJUNTO RESIDENCIAL TORRES DE LA MACARENA ha sido llevada

conforme a las normas legales y a la técnica contable. A EXCEPCIÓN DE LO DESCRITO EN

BASES PARA CALIFICAR MI OPINIÓN.

b) Existen medidas adecuadas de control interno, que incluyen los sistemas de administración de riesgos implementados, de conservación y custodia de los bienes del CONJUNTO RESIDENCIAL TORRES DE LA MACARENA y los terceros que están en su poder. Mediante informes separados a la Administración se han comunicado recomendaciones para el mejoramiento del control interno, las cuales, en mi criterio, no tienen efecto material sobre los estados financieros. A la fecha de este informe se han implementado de manera satisfactoriamente. A EXCEPCIÓN DE LO DESCRITO EN BASES PARA CALIFICAR

MI OPINIÓN. c) Existe concordancia entre los estados financieros que se acompañan y el informe de

gestión preparado por la administración, el cual incluye la constancia por parte de la administración sobre la libre circulación de las facturas emitidas por los vendedores o proveedores. A EXCEPCIÓN DE LO DESCRITO EN BASES PARA CALIFICAR MI OPINIÓN.

d) De acuerdo con el Decreto 1670 de 2007, informo que la Copropiedad no está obligada

a presentar y cancelar autoliquidaciones al Sistema de Seguridad Social Integral.

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e) El software utilizado por la Administración se encuentra debidamente licenciado y por lo tanto la entidad cumple con las normas relacionadas con los derechos de autor, previstos en el artículo 1° ley 603 de 2000.

Efectué seguimiento a las respuestas sobre las recomendaciones dirigidas a la administración del CONJUNTO RESIDENCIAL TORRES DE LA MACARENA y no hay asuntos de importancia material pendientes que puedan afectar mi opinión.

Barranquilla, 20 de febrero de 2017

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