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Consejo Nacional de la Persona Adulta Mayor Tel.: (506) 2223-8283 Ext.130. Fax: (506) 2223-9281 / 2221-8191 http://www.conapam.go.cr/auditoria-interna/ - email: [email protected]

DIRECCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA

San José, Costa Rica. Bº González Lahman. Del Ministerio de Ambiente, Energía, 100 metros norte. Apartado: 639-2010 Zapote.

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AUD.I.003-2017

INFORME DE EVALUACIÓN Y VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DEL CONTROL

INTERNO REQUERIDO POR EL CONAPAM EN LA ADMINISTRACIÓN DE PENSIONES

DE LOS REGÍMENES DE PENSIÓN IVM Y RNC.

ASOCIACIÓN ALBERGUE DE REHABILITACIÓN AL ALCOHÓLICO

ADULTO MAYOR INDIGENTE

PERÍODO 2015-2016

1. INTRODUCCION

1.1 Origen del estudio

El estudio al que se refiere el presente informe se efectúa en cumplimiento del Plan Anual de

Trabajo de la Auditoría Interna 2017, específicamente la atención de denuncias; y en atención a

lo dispuesto en el artículo N°22, inciso a) de la Ley General de Control Interno, N°8292.

1.2 Objetivo del estudio

Evaluar y verificar el cumplimiento del control interno requerido en la administración de los

recursos provenientes de los Regímenes de pensión Invalidez-Vejez y Muerte (IVM) y

Régimen No Contributivo (RNC), de la Caja Costarricense de Seguro Social, por la Asociación

Albergue de Rehabilitación al Alcohólico Adulto Mayor Indigente.

1.3 Alcance del Estudio

El estudio abarcó la verificación del cumplimiento del control interno requerido en la

administración de los recursos provenientes los Regímenes de pensión Invalidez-Vejez y

Muerte (IVM) y Régimen No Contributivo (RNC), de la Caja Costarricense de Seguro Social,

por la Asociación Albergue de Rehabilitación al Alcohólico Adulto Mayor Indigente, y la

devolución de los porcentajes correspondientes a los Adultos Mayores; además debido a las

situaciones encontradas se amplió el estudio en lo que se consideró necesario. Se evaluaron los

períodos del 2015 y 2016.




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1.4 Metodología

Dicho estudio se realizó por medio de la evaluación de los procedimientos, trámites y

documentación relacionada con el tema, así mismo se realizaron consultas y entrevistas para

aquellos aspectos sobre los cuales no se tuvo prueba documental, utilizando las técnicas, prácticas

e instrumentos de Auditoría necesarias, así como la normativa técnica aplicable.

1.5 Declaración de cumplimiento

Esta auditoría fue realizada de conformidad con las Normas Generales de Auditoría para el Sector

Público, dictadas por la Contraloría General de la República, considerando además el

cumplimiento de la Ley 7935 que da origen a la función del CONAPAM y por ende a todas sus

unidades organizacionales.

Además se consideró de manera especial el cumplimiento de la Ley 7972, Ley de Creación de

Cargas Tributarias sobre licores, cervezas y cigarrillos y la Ley 9188, Ley de Fortalecimiento del

Consejo Nacional de la Persona Adulta Mayor (CONAPAM).

1.6 Antecedentes

Esta revisión se originó en setiembre del 2016, producto de una denuncia interpuesta a principios

de ese año ante la Auditoría Interna de la Caja Costarricense del Seguro Social quien la trasladó al

Instituto sobre Alcoholismo y Farmacodependencia, y posteriormente, éste la remitió al

CONAPAM a finales del mes de mayo, por la presunta utilización de fondos provenientes de las

pensiones del Régimen No Contributivo a favor de terceras personas.

Para ello se procedió a revisar la documentación recabada por la Dirección de Auditoría Interna

del CONAPAM y se solicitó información adicional a la administración del Albergue con el fin de

verificar situaciones concretas; en este último aspecto se enfrentó un gran retraso en la entrega de

algunos documentos, en especial comprobantes de recibo de dinero.




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2. RESULTADOS

2.1 Recepción de recursos provenientes de los Regímenes de pensión de Invalidez

Vejez y Muerte, y Régimen No Contributivo. Manejo de Planillas.

De conformidad con el artículo n°3, Título II “Derechos y beneficios”, de la Ley 7935, Ley

Integral para la Persona Adulta Mayor:

“Toda persona adulta mayor tendrá derecho a una mejor calidad de vida, mediante

la creación y ejecución de programas que promuevan: (…)g) La pensión concedida

oportunamente, que le ayude a satisfacer sus necesidades fundamentales, haya

contribuido o no a un régimen de pensiones (…).

Procurando el debido cumplimiento de lo anterior, las Organizaciones de Bienestar Social (OBS)

deben mantener un control adecuado para la recepción de las pensiones de las personas adultas

mayores (PAM), sea que las reciban por depósito directo de la Gerencia de Pensiones de la Caja

Costarricense de Seguro Social (CCSS), sea que las reciban por depósito personal de parte de las

PAM o su representante, o bien, sea que las reciban en efectivo por parte de las PAM o su

representante.

La Cuenta Corriente número 100-01-102-001162-8 del Banco Nacional de Costa Rica, a nombre

de la Asociación Albergue de Rehabilitación al Alcohólico Adulto Mayor Indigente, es la cuenta

que recibe fondos provenientes de las pensiones de los adultos mayores residentes en el Albergue,

principalmente; además percibe fondos provenientes de donaciones externas.

Dado que esta cuenta corriente es considerada por la Institución como su Caja Chica, resulta

necesario aclarar este concepto como referencia, según algunos artículos del Reglamento General

del Fondo de Cajas Chicas, DECRETO 32874-H que indican lo siguiente:

Artículo 2º—Definición del Fondo Fijo-Caja Chica. Para los efectos del presente

reglamento, los Fondos de Cajas Chica en las instituciones autorizadas del Estado,

(…) lo constituyen los anticipos de recursos que concede la Tesorería Nacional para

realizar gastos menores, atendiendo a situaciones no previsibles oportunamente y

para adquirir bienes y servicios de carácter indispensable y urgente, según las

partidas, grupos y subpartidas presupuestarias autorizadas por la misma. Dichos

fondos operarán mediante el esquema de fondo fijo.

Artículo 5º—Gastos Menores indispensables y urgentes. Se considerarán Gastos

Menores aquellos que no excedan el monto máximo fijado (…) Además, entre los

denominados Gastos Menores se consideran los Viáticos, tanto al interior como al

exterior del país y los Gastos de Representación (…)




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Por lo anterior, en adelante, se hará referencia a esta cuenta corriente como cuenta “Caja Chica”.

a) Ingresos provenientes de la CCSS

Cuando los recursos de las pensiones ingresan a la cuenta de la Asociación provenientes de la

Gerencia de Pensiones de la CCSS, la División de Pensiones envía por correo electrónico de

forma mensual una planilla con el reporte de pensiones del programa Régimen No Contributivo

(RNC) y del programa Invalidez Vejez y Muerte (IVM).

Basada en esta información, la OBS debería implementar un control que le permita determinar de

forma actualizada cada mes, el monto correspondiente al “costo de estancia” de las PAM (hasta un

90% de la pensión) y la correspondiente devolución para ellos (no menos del 10% de la pensión),

para que al finalizar el año pueda determinar también lo correspondiente, en ambos rubros, sobre

el aguinaldo de cada beneficiario.

En una consulta a la Gerencia de Pensiones de la Caja Costarricense de Seguro Social, manifestó

el señor Gustavo Cuadra de la Unidad de Control y Pago, que mensualmente se “corren las

planillas”, para lo cual existe un Manual de Procedimientos en el que se establece un Cronograma

de envíos a todas las Sucursales Administrativas de la CCSS en todo el país, esto sucede en un

mismo día, pero una vez que cada Sucursal recibe la información, son éstas quienes disponen el

momento y forma de envío a sus clientes, por lo cual probablemente esto es lo que ha generado

ese desfase en las fechas de envío mensual respecto a los depósitos en la cuenta corriente.

b) Ingresos provenientes de depósitos a la Cuenta Corriente “Caja Chica”

Si los recursos de las pensiones ingresan a la cuenta de la Asociación provenientes de un depósito

por parte de la PAM o su representante, debe quedar claro si éste corresponde al 100% de la

pensión o si únicamente se está depositando el monto por concepto de “costo de estancia” de la

PAM, porque de ser así, no correspondería ninguna devolución.

Al respecto se determinó que en estos casos el Albergue no siempre ha emitido los recibos por

dinero correspondientes, los cuales deberían dar soporte a la transacción junto con el estado de

cuenta bancario.

c) Ingresos provenientes de dinero en efectivo

Cuando el monto de la pensión sea recibido por la OBS en efectivo de parte de la PAM o su

representante, ésta debe emitir el correspondiente recibo por dinero indicando el mes al que

corresponde el aporte, y detallando que se refiere al monto correspondiente al “costo de estancia”

de la PAM. También debe estar actualizado el monto de la pensión en cada caso.




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En este estudio, se determinó que los recibos por dinero no siempre se emitieron oportunamente

durante los períodos evaluados; incluso se observó que algunos depósitos de estos recursos se

efectuaron en fechas posteriores a la recepción física del dinero; por ejemplo los recibos que se

muestran en el Cuadro n° 1A, fueron depositados el día 26 de enero del 2017; los recibos que se

muestran en el Cuadro n° 1B, fueron depositados el día 13 de marzo del 2017; y los recibos que se

muestran en el Cuadro n° 1C, fueron depositados el día 6 de febrero del 2017.

Cuadro n° 1

Detalle de recibos por dinero efectuados durante el año 2016 y

que fueron depositados durante el año 2017.

Recibo

# Fecha

1779 09/02/2016

1780 09/02/2016

1781 15/02/2016

1782 16/02/2016

1783 01/03/2016

1784 03/03/2016

1785 03/03/2016

1786 03/03/2016

1790 04/03/2016

1791 04/03/2016

1795 31/03/2016

1796 02/04/2016

1797 02/04/2016

1798 02/04/2016

1801 05/04/2016

1807 07/04/2016

1808 19/04/2016

Total 1.155.000,00

Fecha del depósito: 26/01/2017

Recibo

# Fecha

1809 30/04/2016

1810 02/05/2016

1811 02/05/2016

1812 02/05/2016

1813 02/05/2016

1814 02/05/2016

1815 03/05/2016

1818 16/05/2016

1819 01/06/2016

1820 01/06/2016

1821 02/06/2016

1822 03/06/2016

1823 03/06/2016

1824 03/06/2016

1825 06/06/2016

1827 14/06/2016

Total 1.080.000,00


Recibo

# Fecha

1829 01/07/2016

1830 01/07/2016

1831 04/07/2016

1832 04/07/2016

1833 04/07/2016

1834 04/07/2016

1835 06/07/2016

1836 01/08/2016

1837 12/07/2016

Total 546.000,00


Nótese no solo la fecha tardía de estos tres depósitos en el año 2017, sino también el hecho de que

estos recibos fueron localizados producto de la revisión solicitada por esta auditoría, a raíz del

faltante de recibos que se determinó durante el examen de los consecutivos.

A) B) C)

Fuente: Consecutivo de recibos por dinero, Cuenta Corriente Caja Chica, Año 2016.




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Finalmente, se observó un importante faltante en el consecutivo de recibos, 21 recibos durante el

año 2015, y 36 recibos durante el año 2016; aparentemente por extravío, por lo cual no se pudo

determinar si el ingreso de dinero por concepto de pensiones u otra fuente, se efectuó o no, o si

alguno de esos recibos se consideró nulo; y por tanto se desconoce también el destino de esos

recursos.

Según el administrador del Albergue, cuando el dinero no fue depositado oportunamente se utilizó

como “fondo de caja chica en efectivo” para realizar pagos menores como: el pago de transporte a

adultos mayores del Albergue o visitas de la trabajadora social, para el pago de mano de obra en

tareas de mantenimiento de las instalaciones del Albergue, entre otros.

Por ejemplo, se determinó que por el ingreso de ¢300.000 colones según recibos del #1706 al

#1708, el #1710, el #1719 y el #1721, en su mayoría de agosto 2015, no se evidenció el respectivo

depósito en la cuenta corriente a nombre del Albergue puesto que, según manifestó el señor

Gerardo Zeledón Romero, estos recursos se utilizaron para el pago de mano de obra por la corta de

árboles en las instalaciones del Albergue.

Por lo anterior, es evidente que la recepción de dinero en efectivo ha sido un aspecto vulnerable en

el manejo de los recursos provenientes de las pensiones, así como el manejo y control de las

respectivas planillas según información enviada por la Gerencia de Pensiones de la CCSS.

2.2 Devolución de recursos provenientes de los Regímenes de pensión de Invalidez

Vejez y Muerte, y Régimen No Contributivo.

De conformidad con el artículo n°5, inciso g), Título II “Derechos y beneficios”, de la Ley

7935, Ley Integral para la Persona Adulta Mayor:

“(…) toda persona adulta mayor que resida permanente o transitoriamente en un

hogar, centro diurno, albergue u otra modalidad de atención, tiene los siguientes

derechos: …g) Administrar sus propias finanzas o elegir a una persona para que se

las administre y recibir informes trimestrales del responsable de manejarlas.

Cuando resida en forma permanente en un hogar o albergue, deberá contribuir con

el costo de su estancia hasta con un máximo del noventa por ciento (90%) de su

ingreso por concepto de pensión mensual.”

Por esta razón, de conformidad con los deberes legales de las organizaciones destinatarias,

estipulados en los convenios de transferencia de recursos públicos firmados con el CONAPAM, se

debe mantener un expediente administrativo que contemple el control mensual de entrega del 10%




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(diez por ciento) de la pensión recibida de cada persona adulta mayor, el control de entrega de

aguinaldo y la constancia vigente del monto de la pensión que recibe la persona adulta mayor.

Al evaluar a la Asociación Albergue de Rehabilitación al Alcohólico Adulto Mayor Indigente, se

determinó que la confección de planillas de devolución de pensiones se ha realizado de forma

manual, basados en la información que envía la Gerencia de Pensiones de la CCSS, y que a

opinión del Administrador del Albergue, Gerardo Zeledón Romero, “en muchas ocasiones se

retrasa”.

Se pudo observar que a lo largo del año 2015, la información utilizada como base para la

devolución del porcentaje de las pensiones a las PAM residentes del Albergue y que a la fecha se

encontraban en el RNC, se realizó utilizando los reportes de la CCSS correspondientes a dos

meses anteriores a la fecha; es decir, se devolvía el dinero basados en la planilla del mes tras

anterior; por ejemplo, en el mes de abril 2015 se utilizó la planilla del mes de enero 2015 y en el

mes de setiembre se utilizó la planilla de mayo 2015.

Esta práctica continuó durante el año 2016; por ejemplo, en el mes de enero se utilizó la planilla

del mes de mayo 2015. Para el resto del año se utilizó la planilla del mes anterior y en otros la del

mes tras anterior.

Ha existido un desfase entre la fecha de transferencia de fondos y la fecha de envío de la planilla

de pensiones, ambos provenientes de la CCSS; la primera, hacia finales del mes y la segunda, en

los primeros días del mes siguiente, según se observó.

Como estas planillas han tardado en llegar, la devolución del 10% mínimo de la pensión a los

beneficiarios del Albergue se ha realizado con planillas de meses anteriores, lo cual ha aumentado

el nivel de riesgo de que existan diferencias entre el monto transferido por la CCSS y el monto

total estimado de la planilla, y no se hayan detectado a tiempo, por lo que podrían haberse

realizado pagos sin ajustarse a la realidad.

Durante la revisión de los comprobantes de gasto de la cuenta corriente “Caja Chica”, se

observaron listados de adultos mayores albergados, detallando el monto de pensión y la

correspondiente devolución; sin embargo, no consta el recibido conforme de cada uno de ellos.

Según señaló el señor Gerardo Zeledón, Administrador del Albergue, “antes se llevaba el control

de entregas y recibido del dinero correspondiente a las PAM, pero no se volvió a llevar por evitar

trámites engorrosos para los adultos mayores”; además enfatizó que “todo se maneja con

confianza”.




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El señor Gerardo Zeledón Romero indicó que, si bien no tenían ninguna constancia de recibido

de las pensiones por parte de las PAM, con cualquiera de ellos podría confirmarse que el dinero

les había sido entregado mes a mes.

Dado lo anterior, se efectuaron 29 entrevistas a adultos mayores residentes del Albergue, de los

cuales 27 aseguraron haber recibido puntualmente su pensión y aguinaldo; los dos adultos

mayores restantes no contaban con pensión. Además de lo consultado respecto a las pensiones,

todos los adultos mayores se mostraron satisfechos con la alimentación del Albergue; 27 de los

entrevistados indicó recibir un excelente trato de parte de todo el personal del Albergue; sin

embargo los 2 restantes coincidieron en un mal trato por parte del jefe de enfermería.

Finalmente, 19 de los adultos mayores entrevistados indicaron tener algún padecimiento de

salud pero que reciben puntualmente sus medicamentos.

Durante el desarrollo de este estudio, a partir de noviembre 2016 la administración del

Albergue optó por retomar el control de entregas de la pensión a los adultos mayores

residentes, mediante una hoja de Excel que no solo le permite estimar de manera automática los

porcentajes de devolución y del Albergue sobre el monto de las pensiones de las PAM, sino

que también permite evidenciar el recibido de los recursos por parte de los beneficiarios.

Por otro lado, el señor Gerardo Zeledón Romero manifestó que “a los residentes no se les

cobraba por su estancia en el Albergue”; sin embargo, revisando la devolución del dinero

correspondiente a las PAM por concepto de pensiones se determinó que se les ha devuelto más

del 10% mínimo que establece la Ley, tal y como se puede observar en el cuadro n°2 y en el

cuadro n°3 que a continuación se presentan:

Cuadro n° 2

Comparativo de la cantidad de PAM mensuales

según el porcentaje de devolución de su pensión, año 2015.

% dev. ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC

100% 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 0 0

65% 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 5

63% 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 21

47% 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

40% 0 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 0

33% 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 0

31% 4 4 4 0 5 5 5 5 5 5 5 0

30% 0 0 0 4 0 0 0 0 0 0 0 0

27% 19 19 19 19 19 18 18 18 18 18 19 0

PAM 26 26 26 26 27 26 26 26 26 26 26 26

Fuente: Planillas del Albergue 2015.




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Cuadro n° 3

Comparativo de la cantidad de PAM mensuales

según el porcentaje de devolución de su pensión, año 2016.

% dev. ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC

100% 0 0 1 2 2 2 2 1 3 2 2 2

42% 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

40% 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

36% 0 1 1 2 1 1 1 1 1 1 1 1

33% 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

32% 0 0 0 0 0 1 1 1 1 1 1 1

31% 5 6 5 5 5 4 4 4 4 4 4 0

30% 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 4

29% 0 19 19 20 20 18 18 18 17 17 17 17

27% 19 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

19% 0 0 0 0 1 1 1 1 1 1 1 6

18% 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1

16% 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 1 0

15% 0 0 1 1 4 3 3 3 4 4 7 8

13% 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1

10% 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0

PAM 26 27 27 30 33 30 30 29 32 31 36 41

Fuente: Planillas del Albergue 2015.

Del total de adultos mayores albergados que reciben pensión, se le ha devuelto al menos a 18

adultos mayores el 27% de su pensión en el año 2015, y al menos a 17 adultos mayores el 29%

en el año 2016; por lo tanto, por concepto de aportes de pensiones de las PAM, el Albergue ha

recibido no menos del 73% y 71% de la pensión de las PAM en el 2015 y 2016,

respectivamente, como “costo de estancia”; aunque esto representó apenas la cobertura del 17%

del “costo de estancia total” de cada adulto mayor que percibía pensión del RNC y el 29% del

“costo de estancia total” para cada adulto mayor que percibía pensión del IVM, para el año

2015; igualmente, representó apenas la cobertura del 17% del “costo de estancia total” de cada

adulto mayor que percibía pensión del RNC en el 2016, pero representó el 28% del “costo de

estancia total” para cada adulto mayor que percibía pensión del IVM en el mismo año.

Cabe recalcar entonces, que la totalidad de los fondos que mantiene la Cuenta de Caja Chica,

provenientes de las pensiones, han de utilizarse en beneficio de las PAM.

2.3 Análisis de gastos de la Cuenta Corriente que recibe pensiones de IVM y RNC.

Año 2015

Llama la atención que los cheques emitidos durante el año 2015, fueron respaldados por la

combinación de facturas autorizadas por la DGTD y por facturas manuales no autorizadas.




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De un total de ¢38.902.400,00 de gastos según los estados de cuenta del año 2015, se han

respaldado ¢19.539.542,02 mediante facturas autorizadas por la DGTD, lo que representa el

50.2% del gasto. El resto del gasto, ¢19.362.857,98 ha sido respaldado con facturas no oficiales

realizadas por el administrador de la Asociación, y representa el 49.8% del gasto.

De un total de ¢38.996.431,60 de ingresos en esta cuenta, el 53.6% proviene de las pensiones

del programa RNC y el 21% proviene del programa IVM; ambos rubros se depositan en esa

cuenta por medio de la Gerencia de Pensiones de la CCSS, de aquí debe salir el 10% mínimo

que se devolverá a los adultos mayores beneficiarios en el Albergue.

De conformidad con la Cláusula Segunda, inciso g) las organizaciones tienen el deber de:

g) Presentar dentro del término de ley, en forma precisa, clara y confiable,

cualquier documentación o información que sobre el destino de los recursos

se le requiera por parte de la Contraloría General de la República, la

DESAF, el CONAPAM o su Auditoría Interna.

Si bien esto se refiere a los recursos públicos transferidos por el CONAPAM a la OBS,

igualmente resulta necesario conocer el fin dado a los recursos que provienen de las pensiones

de las personas adultas mayores en protección de sus derechos, según el artículo 5° de la Ley

7935, Ley Integral para la Persona Adulta Mayor.

Según manifestó el señor Gerardo Zeledón Romero, administrador del Albergue, esta cuenta es

utilizada como Caja Chica, y según revisión de los gastos del 2015, se observaron pagos de

algunos rubros como alimentos y bebidas, alquiler de nicho, capacitaciones, combustibles,

energía eléctrica, útiles y materiales de librería-oficina, mantenimiento de vehículos-edificios y

mobiliario, productos farmacéuticos , servicios médicos, telecomunicaciones, transporte dentro

del país y viáticos dentro del país, entre otros (ver Anexo 1). Los dos principales gastos fueron

el pago de jornales, representando un 28.5% del gasto y el pago de servicios de transporte

terrestre, representando un 20.4%, ya que aunque las devoluciones del porcentaje

correspondiente de las pensiones a las PAM representó el 29.3%, este no se considera un gasto.

Al analizar los estados de cuenta del año 2015, se observó que en esta cuenta corriente en los

meses de abril a agosto la relación de créditos y débitos, es decir, entradas y salidas de dinero,

respectivamente, hubo un comportamiento muy estable y similar; es decir los ingresos y

egresos de cada mes fueron muy similares entre sí; prácticamente lo que ingresó se ejecutó; sin

embargo, en el mes de noviembre se observó un mayor ingreso de dinero respecto a los egresos

debido a la entrada de recursos para el respectivo pago de aguinaldos 2015, que se ve reflejado

en el mes de diciembre como una mayor salida de efectivo respecto a los ingresos.

El año cerró con un saldo en la cuenta corriente de ¢5.942.604,58 a diciembre 2015.




11

Por lo tanto se considera que durante el ejercicio económico del 2015, la ejecución de los

recursos se dio satisfactoriamente.

Año 2016

Durante el año 2016, el comportamiento de los ingresos y egresos fue muy diferente al del año

2015, ya que de un mes a otro los créditos a la cuenta corriente fueron aumentando respecto a

las salidas de efectivo del mismo mes, excepto en los meses de abril, junio y noviembre, en los

cuales el ingreso y egreso fueron muy similares. También se observó un incremento de los

créditos en los meses de agosto, setiembre y octubre. Cabe mencionar que en esta cuenta se

recibieron fondos por el Programa de Agredidos y Abandonados a partir del mes de febrero

2016; sin embargo, llama mucho la atención que la ejecución en estos meses fue mucho menor

respecto a los ingresos, manteniendo un saldo a diciembre 2016 de ¢32.399.702,68; no

obstante, este programa no es objeto de investigación en este estudio, sin perjuicio de una

fiscalización posterior.

De un total de ¢ 82.273.528,00 de gastos según los estados de cuenta del año 2016, se han

respaldado ¢ 58.203.712,38 mediante facturas autorizadas por la DGTD, lo que representa el

70.7% del gasto. El resto, ¢ 24.069.815,62 ha sido respaldado con facturas no oficiales

realizadas por el administrador de la Asociación, y representa el 29.3% del gasto.

Se observaron pagos de algunos rubros como alimentos y bebidas, capacitaciones,

combustibles, gastos de aniversario, energía eléctrica, útiles y materiales de librería-oficina,

mantenimiento de vehículos-edificios y mobiliario, productos farmacéuticos, servicios médicos

y profesionales, transporte dentro del país y viáticos dentro del país, entre otros (ver Anexo 2).

Los dos principales gastos fueron el pago de jornales, representando un 22.9% del gasto y el

pago de servicios de transporte terrestre, representando un 11.4%.

De un total de ¢ 113.437.566,10 de ingresos en esta cuenta, entre los principales ingresos

destaca que el 20,9% proviene del régimen de pensiones del RNC y el 14,7% proviene del

régimen de pensiones del IVM; el 48,6% de los ingresos totales a esta cuenta corriente durante

el año 2016 corresponde a los recursos provenientes del Programa de Agredidos y

Abandonados.

Analizado lo anterior, se considera que durante el ejercicio económico del 2016, la ejecución de

los recursos se dio satisfactoriamente, sin tomar en cuenta lo correspondiente al Programa de

Agredidos y Abandonados.




12

Observaciones generales durante el 2015 y 2016

Algunos gastos fueron pagados con el efectivo que mantuviera el Administrador en custodia en

ese momento, dinero que provenía en su mayoría de pensiones recibidas y algunas donaciones;

muchos de estos gastos no contaban con la factura respectiva, por ejemplo los gastos de

transporte, por lo cual el administrador realizaba una factura genérica, es decir no oficial o

autorizada por la DGTD, por varios de estos gastos.

Tal y como lo observó esta Auditoría, el señor Gerardo Zeledón Romero, registra mediante

notas informales en algún papel, el gasto que ha sido cancelado con efectivo. Nótese no

solamente la debilidad general de control interno en estas transacciones, sino también que se

está omitiendo el depósito de los recursos recibidos, cuyo “recibo por dinero” no siempre fue

localizado, además, como ya fue señalado, el gasto no siempre cuenta con el respaldo

documental.

Pese a que no se ha comprobado el quebranto de los derechos de las personas adultas mayores

residentes del Albergue y que reciben pensión, ni hay evidencia de una mala atención para

ellas, no queda claro el respaldo del gasto de algunos fondos que ha mantenido la cuenta

corriente o que la administración del Albergue ha mantenido en efectivo.

2.3.1 Relación del gasto y el “costo de estancia” de las PAM en el Albergue

Cabe recalcar que para el año 2015, el denominado “costo de estancia” para cada adulto mayor

residente en un Hogar o Albergue era de ¢448.381,67, para el año 2016, este monto se actualizó

a ¢ 466.316,94 por cada adulto mayor beneficiario, y para el año 2017 el monto se estimó en

¢484.969,62 por PAM; sin embargo, de este “costo de estancia”, el Albergue cubrió apenas un

49% durante los años 2015 y 2016, con los recursos provenientes de las Leyes concedentes y

que son administrados por el CONAPAM; y cubriría un 52% de ese costo durante el 2017.

De lo anterior se destaca que el Albergue no solo ha luchado por mantener a sus residentes en

buenas condiciones, sino también que ha procurado mantenerles su independencia económica,

reteniendo menos dinero de su pensión según lo estipulado, pues según señaló el señor Gerardo

Zeledón Romero, esta población que atiende la Institución, en su mayoría mantienen

compromisos económicos con algún familiar, como hijos y nietos.




13

3. CONCLUSIONES

3.1 Como se mencionó al inicio de este Informe, la investigación se realizó en atención a

una denuncia interpuesta ante la Auditoría Interna de la Caja Costarricense del Seguro Social y

el Instituto sobre Alcoholismo y Farmacodependencia, y posteriormente remitida al

CONAPAM, por la presunta utilización de fondos provenientes de las pensiones del Régimen

No Contributivo a favor de terceras personas; sin embargo, una vez realizadas las indagaciones

del caso y revisada la documentación correspondiente a los periodos 2015 y 2016, con relación

a los hechos denunciados, se concluye que si bien hay varias debilidades de control interno en

la administración de estos recursos, no se encontró evidencia que demuestre que los hechos

denunciados ocurrieron en tiempo y lugar, tal y como lo indica el documento enviado al

CONAPAM.

3.2 Se determinaron debilidades respecto a la estimación de las planillas que definen el

monto de devolución de las pensiones a las personas adultas mayores y lo retenido por el

Albergue como “costo de estancia”, cuya base es la información enviada por la Gerencia de

Pensiones de la CCSS, tanto para el IVM y RNC; sin embargo, esta debilidad se ha ido

subsanando a partir del mes de noviembre 2016 con el manejo digital de la información a través

de hojas de Excel.

3.3 La recepción de dinero en efectivo ha sido un aspecto vulnerable en el manejo de los

recursos provenientes de las pensiones puesto que no en todos los casos ha existido el recibo

por dinero correspondiente, tanto para el año 2015 como para el 2016.

3.4 Los depósitos en la cuenta corriente “Caja Chica”, de los recursos provenientes de las

pensiones de las PAM o bien, de otras fuentes, no siempre se han realizado en la fecha

correspondiente en que se recibió, y muchos de estos recursos han sido utilizados para cubrir

gastos menores, por lo cual nunca fueron registrados; en ambos períodos evaluados.

3.5 Se determinó que el Albergue entrega más del 10% de la pensión, porcentaje

establecido como mínimo en la Ley 7935 Ley Integral para la Persona Adulta Mayor; los

montos de devolución oscilaron entre el 27 y 100% para el año 2015, y entre el 10 y el 100%

para el año 2016.

3.6 Tanto durante el año 2015 como el año 2016, los gastos fueron respaldados por la

combinación de facturas autorizadas por la DGTD y por facturas manuales no autorizadas,

realizadas en su mayoría por el administrador del Albergue. Se observó además que en muchas




14

de estas facturas “genéricas”, el administrador del Albergue ha incluido montos de facturas que

ya existen y están respaldadas en el mismo período de evaluación, por lo cual al analizar la

información de gastos hay duplicidad de la información.

3.7 No queda claro el respaldo del gasto de algunos fondos administrados como efectivo y

que por su origen, les correspondería custodiarse en la cuenta corriente a nombre del Albergue,

la cual ha sido utilizada como Caja Chica.

4. RECOMENDACIONES

A LA JUNTA RECTORA DEL CONAPAM

4.1 Girar las instrucciones que correspondan y disponer las medidas que estime pertinentes,

con el propósito de que las recomendaciones que se detallan a continuación sean debidamente

implementadas, estableciendo el plazo de cumplimiento de conformidad con lo que establece

el artículo No.37 de la Ley General de Control Interno, Ley 8292, que a continuación se

transcribe, con el propósito de fortalecer los sistemas de control interno y atender de manera

apropiada las responsabilidades establecidas en esta Ley.

“Artículo 37.- Informes dirigidos al jerarca. Cuando el informe de auditoría esté

dirigido al jerarca, este deberá ordenar al titular subordinado que corresponda,

en un plazo improrrogable de treinta días hábiles contados a partir de la fecha de

recibido el informe, la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de tales

recomendaciones, dentro del plazo indicado deberá ordenar las soluciones

alternas que motivadamente disponga; todo ello tendrá que comunicarlo

debidamente a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente”.

A LA DIRECCION EJECUTIVA

4.2 Comunicar a la Asociación Albergue de Rehabilitación al Alcohólico Adulto Mayor

Indigente el resultado y recomendaciones del presente informe, sin perjuicio de una

fiscalización posterior.




15

A LA JUNTA DIRECTIVA DE LA ASOCIACIÓN

4.3 Suscribir un acuerdo de Junta Directiva en el cual la Asociación defina claramente los

parámetros bajo los cuales se regirá el cálculo de devoluciones y retenciones de los

recursos provenientes de las pensiones de las personas adultas mayores, según la

información que remite la Gerencia de Pensiones de la CCSS, de los programas IVM y

RNC.

4.4 Definir e implementar el procedimiento correspondiente para la recepción de dinero en

efectivo, de manera que se contemple como mínimo, la confección inmediata de recibos

por dinero, la custodia del dinero recibido, además del archivo y resguardo de los

recibos por dinero.

4.5 Efectuar el correspondiente depósito de efectivo a la Cuenta Corriente “Caja Chica” en

la misma fecha en que los recursos sean recibidos, adjuntando los respectivos

documentos de respaldo.

4.6 Considerar la implementación de una tabla que defina menos rangos de porcentajes de

devolución de pensiones a los adultos mayores, de manera que exista más control y

menos variaciones porcentuales, según se observó en los cuadros 1 y 2; para ello deberá

existir el acuerdo de Junta Directiva respectivo que justifique cada uno de estos rangos.

4.7 Establecer un control adecuado de los documentos de respaldo para cada gasto

realizado, los cuales deben ser facilitados por cada proveedor del bien o servicio

pagado, de manera que se evite la emisión de facturas genéricas para justificar el gasto.

4.8 Evaluar la necesidad de mantener un fondo fijo de dinero en efectivo, para justificar

gastos menores, y definir un procedimiento para mantener un control adecuado de los

gastos que se cubren con dichos recursos administrados por el Albergue. El

procedimiento deberá contener como mínimo lo siguiente:

1- Monto máximo del fondo

2- Uso del fondo

3- Responsable y custodio del fondo

4- Documentación de respaldo requerida

5- Adelantos de efectivo y su liquidación

6- Reintegros del fondo fijo




16

A LA UNIDAD DE FISCALIZACION OPERATIVA DEL CONAPAM

4.9 Realizar la revisión de la liquidación de gastos de la Asociación Albergue de

Rehabilitación al Alcohólico Adulto Mayor Indigente para los períodos 2015 y 2016 y

presentar oportunamente los resultados a esta Auditoría.

Lic. Adrián Montoya Arias

Colaborador Auditoría

Licda. Kattia Alfaro Espinoza

Auditora General

AUDITORIA INTERNA

Junio, 2017.

Versión 19/06/2017

Original

Firmado Lic. Adrián Montoya Arias Original

Firmado Licda. Kattia Alfaro Espinoza




17

Anexo 1

Detalle de gastos incurridos por la

Asociación Albergue de Rehabilitación al Alcohólico Adulto Mayor Indigente

Cuenta 100-01-102-001162-8 Caja Chica - Fondos Propios

Año 2015

Rótulos de fila Suma de Monto Libros

Actividades PAM 118.000,00

Aguinaldo 100.000,00

Alimentos y bebidas 1.256.079,00

Alquiler de Nicho 100.000,00

Año 2014 34.100,00

Capacitaciones PAM 45.000,00

Combustibles y lubricantes 857.800,00

Cuotas de afiliación 70.000,00

Donaciones a terceros 116.300,00

Energía eléctrica 54.250,00

Gastos y Comisiones Bancarias 24.673,00

Jornales 11.078.000,00

Librería, útiles materiales 581.341,00

Mantenimiento de vehículos 73.850,00

Mantenimiento edificio 1.670.692,00

Mantenimiento Mobiliario 197.550,00

Materiales Terapia Ocupacional 17.000,00

Oficina, útiles y materiales 638.110,00

Otros útiles y materiales 1.546.835,00

Pensiones PAM 11.395.000,00

Productos farmacéuticos 141.945,00

Renovación Permiso de Salud 27.000,00

Servicios de ingeniería 43.000,00

Servicios Médicos 176.500,00

Servicios Municipales 3.000,00

Servicios Profesionales Jurídicos 110.000,00

Sueldos 9.000,00

Telecomunicaciones 26.200,00

Textiles y vestuario 71.691,00

Transporte dentro del país 7.924.230,00

Traslado Cuenta IAFA 8.000,00

Traslado Cuenta Municipalidad 6.000,00

Traslado Cuenta Red de Cuido 6.000,00

Traslado Cuenta Reubicados 6.000,00

Útiles y materiales de construcción 274.614,00

Viáticos dentro del país 94.640,00

Total general 38.902.400,00

Fuente: Estados de cuenta y detalle de gastos según contabilidad.




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Anexo 2

Detalle de gastos incurridos por la

Asociación Albergue de Rehabilitación al Alcohólico Adulto Mayor Indigente

Cuenta 100-01-102-001162-8 Caja Chica - Fondos Propios

Año 2016

Rótulos de fila Suma de Monto Libros

Actividades PAM 428.196,00

Alimentos y bebidas 4.520.158,00

Capacitaciones PAM 20.000,00

Cheques a liquidar 5.813.000,00

Combustibles y lubricantes 940.000,00

Derechos de circulación 381.644,00

Donaciones a terceros 164.000,00

Energía eléctrica 23.810,00

Gastos Aniversario e inauguración 598.800,00

Gastos varios períodos anteriores 4.988.000,00

Gastos y Comisiones Bancarias 43.842,00

Jornales 18.837.515,00

Librería, útiles materiales 686.325,00

Mantenimiento de vehículos 813.274,00

Mantenimiento edificio 8.213.715,00

Mantenimiento Mobiliario 1.050.165,00

Materiales Terapia Ocupacional 263.320,00

NULO 0,00

Oficina, útiles y materiales 607.825,00

Otros 248.500,00

Otros útiles y materiales 3.462.308,00

Pensiones PAM 15.630.390,00

Préstamo Gerardo Zeledón Romero 1.000.000,00

Productos farmacéuticos 369.810,00

Servicio de acueductos y alcantarillados 86.236,00

Servicios Centros Médicos 255.290,00

Servicios Contables 390.000,00

Servicios médicos 932.209,00

Servicios Profesionales Jurídicos 590.000,00

Textiles y vestuario 611.270,00

Transporte dentro del país 9.403.852,00

Traslado de fondos Cuenta a Cuenta 112.000,00

Traslado otras cuentas 288.297,00

Útiles y materiales de cocina 157.375,00

Viáticos dentro del país 342.402,00

Total general 82.273.528,00

Fuente: Estados de cuenta y detalle de gastos según contabilidad.

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