Consejos para organizar eventos de empresa. Fernando Le Monnier Enero 2014

12 Consejos para organizar un evento de empresaTe explicamos todo lo que debes tener en cuenta para que tu evento de empresa sea un éxito.

12 Consejos para organizar un evento de empresa 2

Tabla de contenidos

1. Para qué sirve un evento corporativo y cómo organizarlo satisfactoriamente

2. Las ventajas de los eventos de empresa

3. Cómo definir adecuadamente los objetivos

4. Beneficios y ventajas de un planteamiento óptimo de los objetivos

5. El continente del evento. Las nuevas posibilidades

6. El contenido del evento. Configuración y recursos (I)

7. El contenido del evento. Configuración y recursos (II)

8. Los nuevos formatos de eventos

9. La comunicación previa al evento

10. La comunicación postevento

11. Cinco consejos para administrar los gastos

12. Perspectivas, oportunidades y aspectos de mejora en los eventos corporativos

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1. Para qué sirve un evento de empresa y cómo

organizarlo satisfactoriamente

Con una facturación anual superior a los 5.000 millones de euros y un porcentaje

de penetración en el total del sector turístico de más cercano al 12%, la

organización de eventos en España se ha convertido en un sector económico

potentísimo, con unas perspectivas de crecimiento, a pesar de las crisis, realmente

envidiables. Prácticamente todas las empresas y compañías aspiran a organizar

uno o varios eventos anuales de calidad e impactantes, invirtiendo para ello mucho

esfuerzo y dinero. Pero ¿por qué son tan importantes los eventos?, ¿cuáles son

sus ventajas? ¿cómo hay que organizarlos? A continuación, ofrecemos las

respuestas a estas y otras preguntas.

¿Para qué sirve principalmente un evento?

Independientemente de la forma que adopten: congreso, jornada, meeting, etc., los

eventos o reuniones de empresas son instrumentos de comunicación muy potentes y eficaces. Su principal utilidad es establecer, potenciar e intensificar los

contactos personales, tanto externo como internos. Es lo que se conoce como

networking.

El networking es un elemento clave en cualquier estrategia de crecimiento o desarrollo de

una empresa, puesto que permite, entre otras cosas, obtener reconocimiento y

protagonismo en el sector, aumentar ventas y explorar nuevas líneas de negocio.

Otras ventajas adicionales

Además de para posibilitar y potenciar las relaciones cara a cara (face to face), los

eventos de empresa tienen otra serie de ventajas como:

● Mejorar el ambiente laboral y fomentar las relaciones entre los empleados de una

misma empresa.

● Generar y difundir contenido corporativo.

● Potenciar los negocios y las ventas.

● Premiar logros y reconocer éxitos







Cómo organizar adecuadamente un evento

Aunque a priori pueda parecer sencillo, lo cierto es que organizar eficazmente un evento no es una tarea sencilla. Para considerar un evento como exitoso, este debe

servir para generar contactos de valor y lograr otros objetivos como: aumentar ventas,

generar contenidos con valor añadido y ofrecer una imagen positiva de la empresa

organizadora.

Otra cuestión básica es controlar los gastos y adecuar el presupuesto correctamente con

el objetivo de lograr una retorno positivo de la inversión.

Principales trucos y estrategias

A continuación, citamos los que, a nuestro parecer, son las estrategias y trucos más

adecuados para lograr el éxito en la organización de cualquier tipo de evento.

1. Definir los objetivos adecuadamente

Detallar los objetivos del evento de la forma más pormenorizada posible, de

manera que se puedan medir cualitativa y/o cuantitativamente es fundamental para

que, posteriormente, el desarrollo del acto sea sencillo, fluido y adecuado al

mensaje que se quiere ofrecer.

2. Priorizar el contenido sobre el continente

Por encima del lugar y el escenario donde se realice (lo que se conoce como

continente), lo verdaderamente importante de un evento son los temas que se

traten y la forma de exponerlos, es decir, el contenido.

Un buen contenido nos servirá para lograr y mantener contactos de calidad y

alcanzar una verdadera rentabilidad y eficacia.

3. Utilizar la tecnología

Hoy en día la tecnología aplicada a eventos está muy desarrollada y se pueden

conseguir uno resultados, tanto de creación y difusión de contenidos como

estéticos realmente espectaculares.

Las posibilidades son ilimitadas y en constante evolución: videos

tridimensionales, videoconferencias en alta calidad, clases on line, mapping, etc.

Estas técnicas abre un gran espectro de propuestas originales e imaginativas y







nuevos formatos.

4. Mantener un flujo de comunicación

No solo es importante el evento en sí, sino que hay que generar un flujo de comunicación constantes, que hoy en día es muy fácil gracias a las redes sociales, para alargar al máximo la experiencia y mantener un nexo de unión con clientes y colegas.

5. Administrar adecuadamente los gastos

Ceñirse al presupuesto es, y mucho más en tiempos de crisis y recortes, no solamente una cuestión deseable, sino una auténtica necesidad. Para administrar bien los gastos es clave tener en cuenta todas las cuestiones y factores, utilizar algún software específicos y, en ciertos casos, recurrir a asesoramiento externo.

6. Añadir un plus de originalidad

Con el objeto de llamar la atención, mejorar la experiencia de los asistentes y dejar huella en la memoria de los asistentes, hay que aportar un plus de originalidad y decantarse por opciones que se salgan un poco de los planteamientos estandarizados o demasiado vistos.

7. Recurrir a empresas especializadas.

La complejidad de determinados eventos hace muy conveniente y recomendable recurrir a empresas especializadas en su organización. De esta forma, se gana en calidad, originalidad, control del presupuesto final y optimización de recursos.







Una forma muy efectiva de conectar con la audiencia y llamar su

atención es la contratación de recursos humanos externos: ponentes

de prestigio, presentadores, speakers y hasta humoristas o actores

A lo largo de los diversos capítulos de este eBook se desarrollan estos y otros aspectos relacionados con la organización de eventos, con un enfoque eminentemente práctico y poniendo el acento en las claves y trucos para definir y conseguir objetivos, plantear estrategias, elegir las técnicas adecuadas y lograr rentabilidad.

2. Las ventajas de los eventos de empresa

Se calcula que, únicamente en España, la organización de eventos de empresas

genera un volumen de negocio de aproximadamente 5.000 millones de euros. Esta

considerable cifra se justifica por la gran importancia de estas actividades para

fomentar y fortalecer relaciones interpersonales, fidelizar y, en definitiva, cerrar

ventas y hacer negocios.

Ventajas de los eventos corporativos

El concepto de evento corporativo engloba desde reuniones a cenas de empresa, pasando por meetings, conferencias, congresos, simposiums y hasta actividades lúdicas para los empleados.

Sea cual sea su forma o tipología, este tipo de actos ocupan un lugar muy importante en las estrategias de comunicación de las empresas por las ventajas que enumeramos a continuación:

1) Los eventos, reuniones y otros actos son instrumentos de comunicación muy eficaces tanto a nivel interno como externo.

Esto significa que son muy positivos tanto para dar a conocer los productos o servicios de la empresa a clientes reales y potenciales y a otras compañías del sector, como para poner en marcha campañas de información internas y estrechar lazos entre los propios empleados.







2) Posibilitan y fomentan las relaciones interpersonales

Los eventos de empresa son una gran oportunidad para ampliar nuestra red de contactos o networking, conociendo en persona a clientes, colegas y otros profesionales.

3) Mejoran la motivación y el clima laboral

Pocas actividades pueden ser más efectivas para motivar a los empleados y ayudarles a recuperar fuerzas o a combatir el estrés provocado por la rutina laboral diaria que, por ejemplo, un congreso o meeting donde se combine ocio y trabajo en un destino atractivo.

Otra variante puede ser la organización de una actividad lúdica, como un campeonato de paintball o una jornada gastronómica, donde los empleados de una empresa tienen la oportunidad de estrechar lazos, limar asperezas y conocerse en la esfera personal y no solo en la laboral. Las posibilidades son infinitas.

4) Sirven para premiar logros o reconocer éxitos

La organización de una cena especial o una fiesta puede ser el contexto ideal para reconocer, agradecer y festejar en grupo determinados logros y objetivos alcanzados por un profesional, un equipo de trabajo o el conjunto de la empresa.







5) Potencian los negocios y la venta

Desde un punto de vista cuantitativo, el beneficio principal de los eventos es que permiten, por la intensidad de los contactos que se consiguen y por su efecto promocional, aumentar ventas y hacer negocios.

Pese al auge de las nuevas tecnologías y el entorno virtual, el

face to face continúa siendo uno de los métodos más eficaces para

conseguir nuevos clientes y cerrar acuerdos comerciales

Organizar un evento rentable y eficaz no es una tarea fácil, puesto que hay que considerar e interrelacionar factores muy diversos: cuestiones técnicas y de recursos humanos, adecuación al presupuesto, definición de objetivos, etc. En los próximos capítulos, vamos a exponer una serie de consejos, eminentementes prácticos, a tener muy en cuenta en la organización de este tipo de actos corporativos.

3. Cómo definir adecuadamente los objetivos

Como ocurre con cualquier proyecto, los objetivos son la parte más importante de

un evento. Definirlos clara y detalladamente es fundamental para poder desarrollar

adecuadamente el resto de etapas del evento y tomar las decisiones correctas,

tanto a nivel estratégico como organizativo.

Consejos que pueden ayudar a definir objetivos

A la hora de planificar los objetivos de un evento, reunión, cena de empresa, actividad lúdica o cualquier otro acto de este tipo, conviene tener muy presente los siguientes puntos:

1) Pensar en unos objetivos lo más concretos y detallados posibles

Hay que huir de las generalidades del tipo «con este congreso quiero aumentar ventas y mejorar mi red de contactos». Los objetivos deben ser mucho más claros y concretos. Por ejemplo, «nuestra meta es aumentar un 10-15% las ventas anuales de un producto específico, por ejemplo un software financiero, tras realizar una presentación del mismo» o «vamos a organizar un congreso de tres







días en un hotel de lujo para aumentar nuestra red de proveedores y clientes entre 300 y 400 personas».

2) Plantear su definición bajo un prisma cualitativo y/o cuantitativo

En la medida de lo posible, los objetivos deben poder medirse de una forma cuantitativa: porcentaje de ventas conseguido, número de servicios contratados, profesionales concretos añadidos a nuestra red corporativa, etc.

Existen determinados objetivos, como por ejemplo la mejora del ambiente laboral o la intensificación del compañerismo tras una actividad de recreo o lúdica, que son muy difíciles de computar con cifras y datos numéricos concretos. No obstante, siempre se pueden valorar de manera cualitativa con encuestas, observación de la actitud de los empleados, etc.

3) Buscar objetivos que sirvan para influir en un colectivo

Los eventos son actos de comunicación en vivo que, fundamentalmente, sirven para lograr que un determinado colectivo pase a la acción.

Teniendo en cuenta esta máxima, se trata de definir objetivos que concreten el tipo de acción: comprar un producto, fortalecer relaciones de fidelidad, activar contactos, adquirir conocimientos, cambiar actitudes, potenciar competencias, mejorar la cohesión de un equipo de trabajo, etc.

4) Priorizar los contenidos sobre los aspectos formales







Para que los objetivos deseados sean realmente realizables, estos tienen que estar más enfocados y centrados en los contenidos del evento que en las cuestiones puramente formales.

Este planteamiento supone un cambio muy notable respecto a lo que se hacía hasta hace poco, que era otorgarle mayor importancia al lugar o espacio, el catering, la decoración o la animación, que a los temas a tratar en el evento y la manera de exponerlos.

En los últimos años se ha puesto de moda el concepto de

“Meeting Architecture”, el cual potencia y prioriza los contenidos de

los eventos para lograr los objetivos, por encima de los aspectos

meramente formales o continente

La definición concreta, detallada, medible cuantitativa y cualitativamente y con un enfoque hacia los contenidos de los objetivos de un evento conlleva unas serie de beneficios y ventajas que vamos a explicar en el próximo capítulo.

4. Beneficios y ventajas de un planteamiento óptimo de

los objetivos

La definición adecuada de los

objetivos de un evento, para cuya

consecución es muy recomendable

el seguimiento de los consejos

explicados en el capítulo anterior,

supone una serie de ventajas y

beneficios tanto en la esfera

organizativa, como en la

consecución de las metas marcadas

y el ahorro de costes.

Ventajas de un buen planteamiento de los objetivos

Los ventajas y beneficios de una definición óptima de los contenidos se pueden







dividir en estos cuatro grupos:

1) Desarrollo mucho más sencillo del propio evento

Si los objetivos son coherentes, realistas y con un buen planteamiento formarán un base muy sólida sobre la que desarrollar y organizar fácilmente todo el evento. Cuando se tiene muy claro para qué se quiere organizar un determinado evento y qué se pretende conseguir es sencillo elegir el tipo de actividad corporativa más adecuada, el lugar adecuado, a quién invitar, el contenido a tratar y cómo presentarlo.

2) Consecución efectiva de las metas

La única forma de conseguir una meta, en este caso corporativa o empresarial, es tener muy claro los objetivos a alcanzar. Si además estos objetivos se rigen por el concepto y el marco teórico del Meeting Architecture, las opciones de, finalmente, lograr dichas metas se multiplican.

El Meeting Architecture viene a potenciar por encima de todo los objetivos y el contenido de cualquier evento: concepto creativo, flujo de comunicación, ponentes, formatos de exposición, formas de interactuación con los asistentes, etc.

3) Lograr un Retorno de la Inversión (ROI) adecuado

La organización de cualquier evento lleva aparejado un gasto, que puede ser muy variable pero que, en cualquier caso, siempre supone un esfuerzo económico para las empresas.

Obviamente, todas las empresas y compañìas quieren recuperar esa inversión, lo que se conoce como ROI, y esto solo es posible si se alcanzan esos objetivos previamente definidos y luego se cuantifican a través de una serie de indicadores.

Como consecuencia de la crisis económica y los ajustes

presupuestarios, hoy en día las empresas suelen calcular y medir con

mucho rigor y tendencia a la austeridad qué tipos de eventos se

hacen, por qué se hacen, cuánto cuestan y, sobre todo, qué retorno

o rentabilidad se espera conseguir







4) Evitar consecuencias no deseadas

Los eventos se organizan con la esperanza de obtener beneficios pero, aunque parezca paradójico, a veces tienen un efecto totalmente contrario y acaban proyectando una imagen negativa de la empresa, ya sea en los propios empleados, clientes, proveedores u otros profesionales.

Por ejemplo, una actividad mal planteada puede dar la sensación de derroche de recursos o de mala gestión (algo totalmente desaconsejable en tiempos de ajustes de presupuesto o plantilla) u ofrecer una imagen de caos y descontrol si la organización es deficiente. De ahí la importancia mayúscula de definir al máximo los objetivos para evitar los desajustes y errores de planteamiento y ejecución.

Como hemos visto, la concreción de unos buenos objetivos es una etapa previa totalmente fundamental para la posterior organización de un evento o reunión corporativa de manera fluida, eficaz y rentable.

5. El continente del evento. Las nuevas posibilidades

Hasta hace muy poco, la inmensa mayoría de eventos se celebraban en hoteles,

pero hoy en día existen multitud de espacios alternativos que pueden aportar un

plus añadido de originalidad y capacidad de impactar. Esto significa que, a través

de la elección de un espacio o continente diferente, se ha abierto una puerta más de creatividad que ayude a crear una experiencia distinta y más gratificante del acto.

El hotel o “viejo continente”

Desde siempre, el hotel ha sido el espacio clásico para la organización de eventos tanto internos (reuniones, congresos, cenas y fiestas de empresa, etc.) como externos (presentaciones de productos, demostraciones, etc).

De hecho, hoy en día sigue siendo profusamente utilizado por sus muchas ventajas:

● Es una apuesta clásica y segura.● Se cuenta con todos los servicios y comodidades: salas espaciosas y

habilitadas, recursos tecnológicos, posibilidad de preparar y servir almuerzos,







aperitivos y pernoctaciones, etc.● Precio cerrado, ya que se suele ofertar un pack de reunión por personas

asistentes que incluye todo lo necesario: alquiler de la sala, proyectores audiovisuales y otros recursos tecnológicos, servicio de comidas, etc.

Las alternativas

En los últimos tiempos han surgido un sinfín de nuevas posibilidades, tanto de hostelería como en organización de eventos, que han conseguido romper el “monopolio” de los hoteles. Nos referimos a:

● Espacios singulares: castillos, conventos, antiguas fábricas, museos…● Fincas, masías.● Pisos particulares tipo lofts.● Etcétera.

Las posibilidades son múltiples y la lista crece sin cesar, puesto que a los propietarios de estos lugares les interesa acondicionarlos y alquilarlos para pernoctaciones y/o eventos con el fin de sacarles un rendimiento económico que ayuden a su mantenimiento.

Aunque estos nuevos espacios suelen resultar más caros que el

clásico hotel, a veces suponen un ahorro en decoración adicional, del

tipo flores y otros ornamentos, porque ya la llevan incluida o bien la

espectacularidad del lugar lo hace innecesario







Ventajas de los lugares singulares

Celebrar un evento en una finca rústica, un museo o hasta un faro tiene las siguientes ventajas:

● Supone un plus de originalidad y creatividad, por lo que se consigue mucho más impacto que en los espacios tradicionales, como hoteles o restaurantes.

● La experiencia del evento es mucho más gratificante y se mantiene por más en la memoria de los asistentes. Además, estos tenderán a comentarlo con otros colegas de profesión y amigos, logrando una repercusión adicional del acto.

● Se pueden conseguir efectos decorativos diferentes y muy interesantes sin necesidad de un gran desembolso económico.

El concepto de continente abarca no solo el espacio, sino también la decoración: iluminación, ornamentación adicional, audiovisuales, etc. Para lograr los mejores efectos conviene buscar la originalidad de la mano de profesionales especializados y, en el caso de elegir espacios alternativos, trata de aprovechar las características arquitectónicas de cada lugar y la singularidad de espacio. Es importante usar elementos decorativos personalizados y adaptados al medio, como por ejemplo una tenue iluminación con velas.

6. El contenido del evento: configuración y recursos (I)

Como hemos comentado, tanto las empresas que encargan eventos como las que

los organizan han ido desplazando del continente al contenido los recursos

utilizados, el interés y la importancia otorgada, entendiendo que lo que se trate en

un acto es prioritario para la consecución de las metas y objetivos.

A medida que el contenido ha ido ascendiendo en la escala de importancia y consideración por parte de las empresas, este ha ido creciendo en calidad, sofisticación y variedad de formatos y recursos utilizados.

Los cuatro vectores de los contenidos

En la actualidad, el contenido de un evento, reunión o cualquier otra actividad corporativa puede representarse como una figura geométrica con cuatro vectores, cuya correcto tratamiento y potenciación adecuada y equilibrada dará como resultado un cuadrado







perfecto. Es decir, un evento bien planteado y organizado y alienado con los objetivos y pretensiones.

Estas cuatro líneas maestras de configuración de los contenidos de un evento son: la idea, los recursos multimedia, las actividades colectivas y los recursos humanos externos.

1) La idea

El contenido de cualquier evento debe basarse en una idea que sea clara, potente, fácil de recordar para lo asistentes y que esté presente en todo el proyecto.

Las empresas quieren comunicar muchas cosas, pero la

experiencia nos demuestra que la mente humana es bastante limitada

y no suele retener demasiadas ideas ni prestar atención durante

mucho tiempo

Otras características de esta idea central dels evento es que se trate de un concepto creativo y que se mantenga durante la totalidad del flujo comunicativo. Dicho flujo no tiene lugar solamente durante el tiempo que dure el acto, sino también antes y después del mismo.

Por último, también es importante crear un slogan o claim fácil de recordar que sirva para sintetizar, en una sola frase, la clave principal y la filosofía del evento, así como un logo atractivo.

2) Recursos multimedia

Actualmente, los impresionantes avances tecnológicos permiten la creación de contenidos altamente impactantes y eficaces muy valorados por la audiencia y de una espectacularidad y belleza estética extraordinaria.

De entre las muchas posibilidades destacaríamos, por su impacto en los asistentes, las siguientes :

1. Proyección de videos más o menos sofisticados en 2D y, últimamente, también en 3D.

2. Realidad aumentada, que constituye un versión aún más realista y







espectacular de la imagen tridimensional.3. Hologramas. Imágenes de gran impacto que dan la falsa sensación de que

las personas se encuentran levitando.4. Mapping. Es el último grito y consiste en la proyección de imágenes en 3D

sobre cualquier tipo de superficie.

Para lograr el máximo impacto e intensificar el interés de los asistentes de un evento es recomendable combinar el uso del mayor número de recursos tecnológicos posibles, aunque, obviamente, todo depende de las posibilidades económicas de la empresa organizadora.

En el próximo capítulo desarrollamos los otros dos puntos básicos del contenido: las actividades colectivas y los recursos humanos externos.

7. El contenido del evento: configuración y recursos (II)

En el capítulo anterior hablamos de dos aspectos relativos a los contenidos de los

eventos corporativos: la idea y los recursos multimedia. A continuación, vamos a

tratar las actividades colectivas y los recursos humanos externos, que son las dos

líneas o vectores que cierran el proceso.







3) Las actividades colectivas

Los asistentes a un evento, especialmente cuando se trata de un acto de carácter interno, no pueden convertirse en meros espectadores pasivos. Tienen que implicarse y participar de manera protagonista para romper el hielo, fomentar relaciones y ayudar a completar el conjunto de contenidos de la acción comunicativa. Si no es así, el acto habrá resultado fallido e incompleto y no se habrán conseguido las metas y objetivos en todo su nivel y potencial.

Este tipo de actividades dinámicas y grupales, conocidas también como team building, pueden configurar por sí mismas el acto en su totalidad, como una ginkama o un taller de cocina o de botánica o ser solo una parte del evento, por ejemplo una interactuación inducida con los ponentes, una votación o el envío de comentarios a través de algún medio digital.

La formación experiencial

En ocasiones, en determinados actos la frontera entre lo lúdico y lo formativo se diluye, teniendo lugar lo que se conoce como actividades de formación experiencial, que son herramientas muy eficaces para mejorar competencias y habilidades.

La formación experiencial se utiliza en actos internos dirigidos a los empleados de la empresa. Normalmente se organizan cuando se ha detectado un problema, por ejemplo de comunicación o de ausencia de un líder destacado, en el conjunto de los empleados de una empresa o en un equipo o departamento concreto. Consiste en poner en marcha algún tipo de taller o construcción de un proyecto conjunto y observar el comportamiento de las personas. Esto permite sacar conclusiones a posteriori, discutirlas en grupo y detectar carencias o posibilidades de mejora para luego implantarlas realmente en la empresa.

4) Los recursos humanos externos

Se trata de contratar a profesionales para dinamizar el acto, entretener, aportar valor añadido, capta la atención y sorprender. Estos recursos humanos adicionales ayudan enormemente a transmitir eficazmente el mensaje deseado por la compañía, por lo que cada vez son más utilizados en los eventos externos dirigidos al cliente final.

Para este tipo de esfuerzos se pueden contratar personas expertas, conocidas o con gran experiencia en una determinado sector o conocimiento con el objetivo de que







realicen intervenciones de carácter «formal». Dentro de este grupo se encontrarían: gurús o teóricos de una determinada materia y también, profesionales o exprofesionales de prestigio en una actividad laboral o deportiva.

En una línea de actuación totalmente distinta, y con distintos objetivos, muchas veces se recurre a speakers, presentadores o conductores, humoristas o artistas que sirven para dar una visión del evento mucho más desenfadada y cercana al show.

Los organizadores más atrevidos se atreven a ir un paso más allá y llegan incluso a organizar gags con actores especializados en comunicación corporativa para explicar ideas y conceptos de manera teatralizada y humorística.

Aunque algunas empresas comienzan a estar más abiertas a

las propuestas originales y la innovación, todavía hay mucho temor a

organizar actividades diferentes y tomar decisiones arriesgadas, por

lo que lo más habitual sigue siendo el contenido estándar y los

eventos tradicionales

Un contenido de un evento acorde a los objetivos y filosofía de la empresa y que sepa utilizar, en su justa medida, los recursos y herramientas existentes (profesionales de la animación, alta tecnología y actividades colectivas) es una garantía de éxito para los organizadores de cualquier evento. Si además se le añade, siempre en su justa y equilibrada medida, alguna idea innovadora e incluso transgresora, conseguiremos aumentar el impacto y elevar la satisfacción de los asistentes.







8. Los nuevos formatos de eventos

Las conferencias tradicionales, donde una serie de ponentes daban largos

discursos, de forma unidireccional y prácticamente sin apoyos visuales (o como

mucho con algunas diapositivas) han pasado la historia. De las manos de los

nuevos avances tecnológicos, actualmente priman nuevos formatos basados en la

interactividad y el feedback con la audiencia, el dinamismo, la brevedad y el uso de

contenidos audiovisuales.

Los nuevos formatos de evento

Hoy en día, la mayoría de eventos o reuniones corporativas se caracterizan por el uso de los nuevas tecnologías: aplicaciones para tablets y smartphones, contenidos audiovisuales, videoconferencias en tiempo real, etc., el ritmo cada vez más rápido y la combinación de técnicas.

En esta línea de protagonismo de las nuevas tecnologías y del uso de la imagen por encima de los textos y los discursos tradicionales se están imponiendo una serie de nuevos formatos, entre los que destacan:

Presentaciones Pecha Kucha

Formato de presentación en el cual se expone un contenido de manera sencilla e informal y de una forma muy rápida y dinámica, puesto que se limita el número de diapositivas a 20 y la duración a 10 minutos.

Se trata de un término de origen japonés que imita el sonido de una conversación y en un principio se utilizaba para presentaciones artísticas y creativas, aunque en los últimos tiempos se ha trasladado, con gran éxito y aceptación, al mundo de los negocios.

Conferencias TED

Se trata de exposiciones muy cortas y visuales caracterizadas por ser directas, espontáneas y bidireccionales, así como por el uso de elementos visuales simples y eficaces.







Videoconferencias

En un principio se utilizaban simplemente para poder seguir el discurso de ponentes que no podían acudir presencialmente evento. Actualmente, debido al desarrollo de softwares específicos para conferencias web, como Webex o Gotomeeting, es posible combinar el uso de video y audio en alta definición, con la posibilidad de compartir todo tipo de archivos e interactuar en directo con los asistentes mediante voz, audio o chats.

Aplicaciones para smartphones y tablets (Apps)

Desde sus propios dispositivos móviles, los usuarios pueden implicarse al máximo e interactuar en el evento con comentarios, votaciones, descargarse información, etc. Existen incluso aplicaciones que permiten que los asistentes a una determinada actividad participen en ginkamas y otros juegos interactivos con opciones, incluso, de geolocalización.

Webinars

Actividades formativas on line donde se utiliza el escritorio del ordenador a modo de pantalla interactiva.

Formatos híbridos

La tendencia actual de muchos eventos es ser híbridos, mezclando actividades y exposiciones presenciales con videoconferencias y otros formatos virtuales.

Aunque las videoconferencias y otros formatos no presenciales tienen gran aceptación, son muy cómodos y permiten ahorrar costes al evitar desplazamientos y pernoctaciones, en ningún caso van a sustituir las reuniones presenciales, puesto que siguen siendo la







mejor forma de: fidelizar clientes, conseguir contactos y hacer negocios face to face. Esto significa que que los formatos virtuales tienen un función complementaria.

9. La comunicación previa al evento

Con anterioridad a la organización del propio evento, es muy importante llevar a

cabo un trabajo de comunicación previo con el objeto de generar interés sobre el

mismo, captar ponentes y asistentes y facilitar la consecución de contactos y el

intercambio de información.

La importancia de la etapa previa

Un evento no se circunscribe únicamente a las tres o cuatro horas que dura un meeting o reunión o a los pocos días en que tiene lugar un congreso. Todo el proceso previo de comunicación, promoción y publicidad es absolutamente básico para lograr el éxito, y estas etapas de trabajo están al mismo nivel de importancia que el evento en sí mismo.

Mediante un adecuado trabajo y tratamiento de la fase de comunicación previa es posible conseguir los siguientes objetivos:

● Un conocimiento adecuado del evento entre las personas potencialmente interesadas.

● La captación de los asistentes y ponentes que nos interese.● Saber qué tipos de eventos, formatos o temas suscitan más interés para,

posteriormente, organizar el acto de acuerdo a estas líneas.● Facilitar la creación de contactos y el intercambio de información.

Herramientas de comunicación

Actualmente, existen una serie de herramientas al alcance de todos, fáciles de usar y la mayoría de ellas gratuitas con las que poder llevar a cabo eficaces y potentes estrategias de comunicación.

● Webs o blogs

Se trata de un formato ya veterano, profusamente utilizado desde el mismo nacimiento de Internet, pero no por ello menos efectivo. A través de la web o blog del evento se pueden hacer muchas cosas: colgar información, interactuar con los







usuarios interesados en el evento, preguntarles cuestiones y recoger comentarios o sugerencias para luego incorporarlos al acto.

● Redes sociales

El Social Media o utilización de las redes sociales con fines promocionales o publicitarios ha cambiado radicalmente las formas de organizar un evento. Hoy en día, es muy sencillo y útil crear un perfil específico en Facebook y Twitter para informar sobre un evento y captar asistentes. A partir de este punto, lo ideal es tratar de viralizar la información, para lo que también se puede abrir un canal de video, en YouTube por ejemplo, con el fin de que llegue al máximo de gente posible.

● Teasers

Otra estrategia publicitaria es la creación de un teaser (normalmente un video) donde se ofrece información parcial del evento, en un tono de intriga, misterio o humor, para crear expectativas y curiosidad entre los potenciales asistentes, que pueden ser reales o virtuales.

● Sistemas de gestión de citas previas

Uno de los objetivos y motivaciones más importantes de muchos de los profesionales que acuden a un evento es ampliar su red de contactos o networking. A través de webs, redes sociales y aplicaciones específicas para dispositivos móviles se puede potenciar y facilitar la consecución de contactos mediante sistemas de gestión de citas previas, aproximación de intereses e intercambio de mensajes e información.

Los sistemas de gestión de citas previas están todavía en una

fase muy incipiente, por lo que sería muy interesante su desarrollo

para que los asistentes a un determinado evento o reunión se

pudiesen asegurar las entrevistas o contactos con los profesionales

por los que están verdaderamente interesados







Un adecuado trabajo de comunicación preevento actúa como un potente imán con el que captar o atraer: asistentes, ponentes, contactos de interés profesional (networking) interés, expectativas y también sugerencias y comentarios de utilidad.

10. La comunicación postevento

La organización de un evento supone un esfuerzo, tanto de horas de trabajo como

económico, que puede llegar a ser muy elevado. Por este motivo, se debe intentar

alargar al máximo la experiencia del mismo mediante la comunicación postevento.

El contenido es el rey

Como ocurre con Internet, el rey de los eventos también es el contenido. Obviamente, durante cualquier acto de empresa, ya sea un meeting, un congreso, un seminario o unas jornadas se crea contenido de mayor o menor calidad.

Para que este contenido sea útil, es fundamental darle, en primer lugar, el tratamiento y formato o formatos adecuados y luego difundirlo, en la medida y cadencia justa, para que actúe como recordatorio a través de los siguientes canales.

● Redes sociales

Una excelente estrategia post-evento es mantener viva las redes sociales que se han creado en el proceso de comunicación previa, o bien poner en marcha







nuevas, donde mantener en contacto a los asistentes sin límites temporales.

A través de esta red se puede ir enviando, periódicamente y con carácter recordatorio si lo consideramos apropiado, todo tipo de información relacionada con este evento y, si procede, con nuevas ediciones: documentos en pdf, vídeos, presentaciones en streaming, etc.

● Utilización de contenidos como recordatorio: making of, fotos, etc.

Crear un making off en forma de video o montaje fotográfico que resuma el acto y utilizarlo como excusa para seguir manteniendo contacto con el cliente es fundamental. También se pueden utilizar otros formatos de contenido, como newsletters, eBooks, etc. Lo importante es darle pequeños estímulos al clientes que actúen como nexo de unión entre empresa y usuario clientes y aporten algún valor añadido.

Utilización del evento como marketing de contenidos

El contenido generado en un evento puede utilizarse dentro de una estrategia de marketing de contenidos, que consiste en detectar las necesidades de información de los clientes u otros profesionales y entregársela de manera relevante y en el formato adecuado para así generar contactos, ventas, negocios o mejorar las relaciones internas.

11. Cinco consejos para administrar los gastos

El coste de un evento puede oscilar desde una cantidad mínima para una simple

cena de empresa, a una partida muy importante si, por ejemplo, se trata de un

congreso de una semana en un hotel de lujo en un paraje exótico. Aunque el coste

de un evento es relativo, ya que todo depende de los beneficios que se consigan,

siempre hay que tratar, y más en épocas de crisis, de ahorrar costes.

Cinco consejos para controlar el presupuesto

A continuación desvelamos una serie de consejos o trucos o claves para ahorrar y optimizar gastos en la organización de un evento.







1) Incluir el Retorno de la Inversión (ROI) como un objetivo básico

Cuando deciden organizar un evento, todas las empresas intentan conseguir un beneficio con el mismo, es decir, lograr un ROI positivo. Dicho retorno no siempre es fácil de calcular, ya que a veces se trata de beneficios intangibles, como por ejemplo la mejora del ambiente laboral o una mejora en la percepción de la marca.

De cualquier modo, siempre es primordial plantear el ROI como un objetivo básico del evento y tratar de medirlo de una manera cuantitativa o cualitativa utilizando diversas herramientas, como tests o encuestas. De esta manera, es posible saber, aunque sea de forma aproximada, qué porcentaje de los objetivos se han conseguido realmente, lo que servirá para hacer ajustes o mejoras de cada a otros actos.

Una dificultad añadida para calcular el ROI, es que el evento

normalmente forma parte de una estrategia de marketing global que

incluye otras canales y medios, por lo que es muy complicado

determinar qué porcentaje de logros corresponde realmente al propio

acto

2) Invertir más en el contenido y no tanto en el continente

Aunque últimamente esta mentalidad está cambiando, aún hoy existe una tendencia en centrar la atención y lo recursos en el espacio o lugar donde tiene lugar el evento y en los aspectos puramente formales, como la decoración. Esto es un error, puesto que, como hemo visto a lo largo del eBook, la verdadera importancia está en los contenidos y es ahí donde conviene enfocar los esfuerzos humanos y económicos.

3) Tratar de potenciar las relaciones personales tanto en el propio evento como en las etapas pre y post

Por encima incluso de los contenidos generados, lo más importante de los eventos lo constituyen las relaciones personales o networking. Por ello, es importante potenciarlas mediante un buen servicio de relaciones públicas y con las nuevas tecnologías: redes sociales, webs, apps. Este cuestión tienen la gran ventaja añadida de no ser necesario disponer de un gran presupuesto.







4) Potenciar los recursos humanos externos para conectar con la audiencia

La contratación de un buen presentador o moderador o un speaker que tenga empatía y sepa conectar y crear impacto en los asistentes es la mejor inversión que podemos hacer. Es más, si contamos con suficiente presupuesto se puede traer a un grupo de actores, animadores o humoristas, buscando siempre la originalidad y llamar la atención dentro de unos cánones de calidad y buen gusto.

Es más conveniente realizar una esfuerzo económico en la contratación de los servicios de estos profesionales que en la puesta en escena: iluminación, decorados, etc., ya que con estos efectos es mucho más difícil conseguir impactar en la audiencia y dejar huella en su memoria.

5) Valorar la totalidad de gastos del proyecto

En la organización de un evento, sobre todo cuando se trata de un acto de una cierta complejidad, entran en juego muchos factores, todos ellos generadores de gastos: organización, alquiler del espacio, decoración, audiovisuales, estrategias de comunicación de antes y después del evento, logística etc.

Para calcular costes y administrar el presupuesto de forma completa, exacta y realista es indispensable valorar todos y cada uno de los aspectos. Mediante la utilización de algún software específico (programa o aplicación) se consigue simplificar y optimizar este tipo de cálculos.







Uno de estos softwares es Captio www.captio.net, una aplicación para dispositivos móviles que permite gestionar de forma automatizada los pequeños gastos relacionados con los eventos: taxis, restaurantes aparcamiento, etc., de una forma totalmente automatizada y sin necesidad de guardar los justificantes o tiques. Con Captio, los empleados solo tienen que fotografiar los tiques con su propio smartphone y el sistema se encarga de extraer automáticamente la información, almacenarla en la nube, generar la nota de gasto con un solo click y validarla. Además, esta información digital está homologada y es totalmente válida a efectos legales y de la Agencia Tributaria.

El seguimiento de estas recomendaciones es la mejor estrategia para controlar los gastos y aumentar las posibilidades de conseguir un beneficio o retorno que se ajuste lo más posible los objetivos previamente definidos.

12. Perspectivas, oportunidades y aspectos de mejora

en los eventos corporativos

Los datos hablan por sí solos de la extraordinaria importancia empresarial y

económica de los eventos. Según datos de la IBTA (Asociación Ibérica de Gestores

de Viajes de Negocio) las empresas españolas invierten en reuniones y

convenciones más de 5.000 millones al año sin contar PYMES y multinacionales,

por lo que la cifra final es mucho mayor. Por otra parte, se calcula que un 12% de la

recaudación turística en España está relacionada con los actos corporativos. Otro

dato, en este caso de fuera de nuestras fronteras, es que el sector de los eventos

ocupa el tercer puesto de generación de PIB en los EEUU.

Perspectivas de futuro

La magnitud de estos datos hacen que, pese a la crisis, el futuro de los eventos, especialmente en España por su potencial turístico y magníficas infraestructuras, solo puede ser visto de forma positiva y halagüeña.

La captación de clientes potenciales y la necesidad de aumentar los contactos personales cara a cara (face to face) con otros profesionales, en definitiva lo que se


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conoce como networking, sigue siendo, pese al desarrollo de los canales virtuales, el objeto de deseo de las empresas.

Y como está demostrado que la mejor forma de hacer networking son los eventos y reuniones, su crecimiento está plenamente garantizado.

Oportunidades

El contexto para desarrollar el negocio del sector de los eventos presenta retos pero también grandes oportunidades, sobre todo por los grandes avances tecnológicos en distintas esferas y niveles.

Hoy en día es posible conseguir espectaculares decorados con impactantes efectos audiovisuales, intercambiar información de toda clase en las redes sociales, celebrar videoconferencias, impartir clases on line con la máxima calidad y un largo etcétera. Y todo ello, además, sin necesidad de disponer de un gran presupuesto.

Interactuar con los asistentes, impactarles, llamar su atención, dejar huella en su memoria y generar contenido de calidad y valor añadido se encuentra más al alcance que nunca. No existen otros límites que la propia imaginación y el deseo de romper moldes y salirse un poco de lo estándar y seguro.

Las posibilidades en cuanto a ubicaciones, escenarios, técnicas y estrategias y tecnología a utilizar son hoy en día innumerables y en constante crecimiento y evolución. Esta variedad es, sin duda, positiva porque abre un amplio abanico a la creatividad y a la consecución de actos originales y de calidad. Pero por otra parte, las incontables opciones a escoger y estrategias a implantar, así como los innumerables aspectos a considerar han aumentado mucho la complejidad del proceso de organización de cualquier evento.

Ante esta nuevas situaciones y formas mucho más estimulantes, pero a la vez complicadas, de enfrentarse a la puesta en marcha de un acto corporativo, lo más recomendables es contratar los servicios de empresas especializadas en la organización de eventos. Es la mejor vía para asegurarse el éxito, la adecuación a los objetivos y el control del presupuesto.







Aspectos de mejora

Aunque se trate de un sector en constante desarrollo, existen una serie de aspectos que todavía necesitan de un buen empuje y mucho trabajo para alcanzar el nivel deseable:

● Actividades lúdicas. Se recurre demasiado a las opciones estándar como: un mago, una persona que haga malabares o un grupo de mariachis. En este aspecto, hay que ser mucho más innovador y tomar decisiones un poco más arriesgadas.

● Contenidos. No se están aprovechando en todo su potencial las posibilidades actuales de generación, difusión y creación de nuevos formatos.

● Networking previo. Aunque ya se están dando algunos pasos en este sentido, aún hay mucha labor pendiente en lo que respecta al desarrollo de aplicaciones informáticas que potencien los contactos, la concertación de reuniones y el intercambio de información antes del evento, para que cuando se celebre sea mucho más fácil y efectivo

tener los encuentros y entrevistas personales que de verdad nos interesa.







Agradecimientos:

Fernando Le Monnier

Business Development Manager en Eventoprix.es.Eventoprix es una plataforma integral de organización y gestión on line de eventos.







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Consejos para organizar eventos de empresa. Fernando Le Monnier Enero 2014

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