LEIDY ROCÍO AGUILAR MARCIA BERMÚDEZ

ALEXANDER CASTILLO DIANA PATRICIA RÍOS

GLORIA ESTELLA TORO   

ARCHIVOS DIGITALES G1IX SEMESTRE

Presentado al Docente:JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANO

  UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

FACULTAD CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTESPROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN, DOCUMENTACIÓN,

BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICAARMENIA

2011

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

INTRODUCCIÓN

Aunque la tecnología ha tenido grandes avances en la conservación de los documentos y estos a su vez en los diferentes soportes de almancenamiento, se ha logrado minimizar espacio y en algunos casos costos. No obstante la manera de asegurar la conservación a largo plazo de los documentos electrónicos o digitales, ha sido tan rápida y onerosa que los gobiernos e instituciones no han podido elaborar estrategias de conservación oportunas y bien fundamentadas.

La dificultad surge por dos vías. Por una parte, los soportes electrónicos son muy sensibles a factores como temperatura y polvo y por otra, la tecnología avanza tan rápido que nadie podría asegurar que dentro de 10 años haya equipos para acceder a la información contenida en los soportes actuales.

A esas dificultades, se agrega la desorganización que caracteriza a muchas entidades. Muchas instituciones han sido indiferentes a la responsabilidad de organizar sus documentos y archivos en papel, sin embargo los últimos tips son producto de las nuevas tecnologías, no hay ninguna seguridad de que soporten tanto tiempo como los documentos en papel.

1ESTRATEGIAS DE CONSERVACIÓN DE

DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

3ESTRATEGIAS PARA LA CONSERVACIÓN

DIGITAL

4PROBLEMAS EN LA CONSERVACIÓN

DIGITAL

2OBJETIVO DE LA

CONSERVACIÓN DIGITAL

DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

1 ESTRATEGIAS DE CONSERVACIÓN DE

DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Cuando hablamos de conservación de los documentos electrónicos es importante entender que es difícil establecer un  periodo de tiempo fijo en el que se tenga la absoluta certeza de que el documento pueda ser leído o recuperado para leerse.  En el proceso de conservación de los documentos es necesario tener en cuenta aspectos como :

• La obsolescencia tecnológica: Hay que tomar las medidas necesarias para mantener actualizado tanto el software como el hardware

• La selección de los formatos para la conservación, algunos de los formatos recomendados son:

Tipos de Archivo

Criterios de elección Formatos

Archivos texto Formatos estándar XML, HTML, TXT

Archivos imagen Estándar o propietarios abiertos. Sistema de compresión que evite la pérdida de calidad

TIFF, PNG, JPEG

Archivos mixtos Estándar o propietarios abiertos. POSTCRIPT, PDF

ESTRATEGIAS DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Las estrategias empleadas para asegurar la conservación y accesibilidad a los documentos electrónicos esencialmente son:

• Actualización y Migración de los datos a soportes diversificados y confiables• La emulación que consiste en imitar el funcionamiento de un ordenador o de un determinado

software por otros más modernos y potentes de una generación actual. De esta forma, los documentos electrónicos conservan su aspecto, su originalidad y por supuesto su contenido.

Aunque la durabilidad física de los soportes en los que se almacena la información electrónica es un aspecto importante, también lo es la tecnología: la conservación física de la documentación electrónica no sirve si los equipos y aplicaciones no pueden leer los datos para transformarlos en información útil. Siendo que soporte y formato son diferentes en la documentación electrónica, es importante conocerlos.

Microfilms: se encuentran muy extendidos en los archivos, pero no permiten fácilmente ni modificaciones ni la consulta de la documentación. Existen algunos estándares, y su duración es muy buena.

Soportes magnéticos: tecnológicamente, son algo antiguos. Se basan en la polarización de partículas magnéticas en un sentido u otro para almacenar cada bit. Se utilizan por lo general en cintas de acceso secuencial a los datos.

Soportes ópticos: son los soportes más recientes. Utilizan la desviación (o no) de un rayo luminoso en diminutas muescas realizadas en el soporte para indicar la presencia o no de un bit. Se trata en general de discos que permiten un acceso directo (acceso más rápido a la información que con una cinta) y altas capacidades de almacenamiento.

SOPORTES DE ALMACENAMIENTO

Disquete: el disquete 3 ½ se encuentra muy estandarizado y se utiliza en diferentes plataformas (PC, pero también Mac y Unix). Su poca capacidad -por lo general no permite conservar más de 1,44 Mb- y escasa longevidad, limitan su utilidad a la conservación a muy corto plazo y al intercambio de archivos.

Cartucho magnético: es muy utilizado para el almacenamiento de datos en sistemas de medio tamaño. Existen cartuchos de cuarto de pulgada y de media pulgada fabricados por IBM.

Cinta magnética: la cinta de 1600 bpi es legible prácticamente en cualquier unidad de cinta, y ha sido reconocida por X/Open como formato de intercambio. La cinta 6250, con una capacidad de 112,5 Mb, es muy utilizada en archivos antiguos. Las cintas deben de ser rebobinadas cada dos años y reescritas cada diez o quince en un nuevo soporte (del mismo tipo o diferente).

Posibilidad: Los diversos soportes magnéticos, bastante estandarizados, tienen una variada esperanza de vida. Los principales soportes son:

SOPORTES DE ALMACENAMIENTO

Casete de vídeo de 8 mm.: aunque normalizado, no existe más que un suministrador principal. La capacidad típica actual es de 2,3 Gigas. El casete debe reescribirse cada dos años.

Casete DAT: normalizado, el casete DAT (Digital Audio Tape) es utilizado principalmente para grabación audio, aunque también se usa en las tecnologías de la información. El casete DAT debe de ser reescrito cada dos años. Por el momento, existen varios formatos completamente propietarios, sobre todo en el caso de disquetes de alta densidad y de discos duros fijos. La memoria de las tarjetas de crédito, aunque de limitada capacidad, puede convertirse también en un importante soporte de conservación en el futuro.

SOPORTES DE ALMACENAMIENTO

ESTRATEGIAS DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Normalmente las instituciones suelen realizar copias de seguridad en todo tipo de soportes: Soportes magnéticos (discos, cintas) y soportes ópticos (CD y DVD).

Los soportes magnéticos sufren un doble deterioro: por un lado el agotamiento progresivo del campo magnético que necesita una actualización periódica, y por otro, las condiciones ambientales que contribuyen a su destrucción (humedad, temperatura, polución, etc..). Los soportes magnéticos, aunque mas duraderos, también están sujetos al deterioro causado por factores ambientales y a  la durabilidad de los materiales utilizados en su construcción.

Los lugares destinados al almacenaje de estos materiales deben de tener una serie de características: Deben ser espacios bien protegidos exentos de luz y polvo y con un campo magnético tan débil como sea posible, evitando la proximidad de motores o transformadores eléctricos. Los controles de temperatura y de humedad deben de mantenerse a unos 20ºC y un 40% de humedad. Los materiales deben de estar almacenados en cajas para evitar cualquier tipo de daño físico.

OBJETIVO DE LA CONSERVACIÓN DIGITAL

Desde los primeros tiempos de la evolución informática los documentos digitales han surgido como una solución económica donde almacenar gran cantidad de información en pequeños espacios, así como un soporte que permita la difusión masiva de la información con independencia del espacio y el tiempo.

2

Así, desde su mismo inicio, la documentación digital ha encontrado también dificultades para solucionar sus problemas de soporte (tiene menos esperanza de vida y requiere de la existencia de unas tecnologías para acceder a los mismos que cambian a una velocidad incluso mayor que los propios formatos, además de que se deteriora más fácilmente); (la información digital es intrínsicamente más fácil de alterar que las tecnologías tradicionales de papel o microfilm).

RECOPILACIÓN Y CONSERVACIÓN DEL PATRIMONIO DIGITAL:

Partiendo de esta base, la UNESCO, en su Carta sobre la preservación del patrimonio digital, entiende que el patrimonio digital es un bien que debe estar al alcance de todos, ya que contribuye al enriquecimiento cultural. Además de ello, reconoce que el uso de soportes electrónicos es cada vez más común hoy en día, y que por esa razón también el patrimonio digital tiene mayor importancia. Con todo ello, la UNESCO hace un llamamiento a la recopilación y conservación de dicho patrimonio digital.

Objetivo general:• El principal objetivo de la conservación digital es

garantizar la transmisión de la información.

Objetivos específicos: • Las organizaciones deben participar activamente en

el desarrollo de gestión y conservación del patrimonio digital que producen.

• Preservar el contenido intelectual de un documento porque este hace parte del acervo histórico de una institución.

• Se debe mantener bien organizada y asegurada la información, conservando y asegurando la legibilidad e integridad de cada documento

ESTRATEGIAS PARA LA CONSERVACIÓN DIGITAL

3 En pocos años, la experiencia no es mucha para poder afirmar qué estrategias son las más apropiadas y efectivas para la preservación a largo plazo, no obstante, estos años sí han sido suficientes para poder asegurar que mientras antes se tomen las medidas, mejor. Sabemos que ningún soporte de almacenamiento puede durar para siempre, por lo que hay que ir constantemente buscando las mejores opciones para mantener la legibilidad de los archivos.

En los estudios que se han publicado, podemos ver que las estrategias cambian de nombre o se agrupan de distinta manera. Algunas estrategias son más desarrolladas que otras debido a su mayor envergadura, como es el caso de los metadatos, la migración o la emulación, entre otras.

ESTRATEGIAS PARA LA CONSERVACIÓN DIGITAL

estrategias de conservación

Una estrategia es un conjunto de acciones planificadas sistemáticamente en el tiempo que se llevan a cabo para lograr un determinado fin. Proviene del griego ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΗΣ Stratos = Ejército y Agein = conductor, guía. Se aplica en distintos contextos.

ESTRATEGIAS PARA LA CONSERVACIÓN DIGITAL

ESTRATEGIAS PARA LA CONSERVACIÓN DIGITALVENTAJAS Y DEVENTAJAS

ESTRATEGIA DESVENTAJAS

HARDWARE

a) Conservación del entorno tecnológico b) Mantener en funcionamiento los antiguos equipos

con los que han sido creados, para poder acceder a los sistemas de hardware o software originales.

A medida que pase el tiempo va a ser cada vez más difícil de encontrar repuestos

SOFTWARE Emulación: Permite que el software original se pueda usar sin que el sistema original siga existiendo. Es el proceso mediante el cual se diseña un nuevo sistema informático que permite usar un software que ya ha quedado obsoleto.

Se tiene que preservar una gran cantidad de información (el emulador, el sistema operativo, la aplicación y los datos) y la pérdida de un solo componente puede hacer inaccesible la información.

FORMATO a) Formatos abiertos : Usar formatos abiertos de dominio público, excluyendo los formatos de propiedad. (p.e Html, XML, Pdf)

b) Migración: Consiste en convertir la información a nuevos formatos.

Pasando la información a otro formato puede ser que los datos se modifiquen o pierdan y se pueden producir efectos acumulativos tras múltiples migraciones.

SOPORTE a) Replicado o renovación de soporte: Todos los tipos de almacenamiento digital son efímeros. Se tiene que rejuvenecer periódicamente el soporte y/o los datos deben transferirse a nuevos medios de almacenamiento.

b) La preservación en línea: Conservar la información en servidores en formato html o xml.

El servidor deja de funcionar y pierdes la información.

Impresión en soportes analógicas

PROBLEMAS EN LA CONSERVACIÓN DIGITAL 4

Los principales programas de digitalización han comenzado: se calcula que 10 millones de horas se han digitalizado en la última década. Si bien las colecciones de AV se han ocupado en traspasar sus cintas y discos a archivos digitales - como solución a la preservación - el resto del mundo se ha vuelto consciente de que los archivos digitales presenta sus propios problemas de conservación.

PROBLEMAS EN LA CONSERVACIÓN DIGITAL

Las grandes colecciones de archivos son un problema de gestión técnica, la solución es la tecnología de biblioteca digital. Los archivos necesitan mantenimiento: deben ser nombrados, se trasladan a nuevas instalaciones de almacenamiento (con frecuencia), muchas veces copiado, codificado para cambiar necesidades de acceso, control de validez. Estos archivos necesitan metadatos y acciones que van, desde la catalogación automatizada a la recopilación (y normalización para el acceso mundial).

Los archivos se enfrentan a una serie de cuestiones de obsolescencia, dirigidos a la preservación digital de la tecnología - los métodos para garantizar que los archivos obsoletos pueden migrar a las nuevas normas y formatos, métodos de emulación de viejos entornos de TI para extender la vida útil de los formatos obsoletos, criterios para la evaluación de la fiabilidad de un repositorio digital, y, por último, una metodología general: OAIS. Las colecciones de AV tienen dificultades para encontrar entre el personal de IT alguien que haya oído hablar de OAIS, que no limita las ayudas a la financiación y su ejecución.

El segundo obstáculo es el reconocimiento de que la biblioteca digital ofrece herramientas de gestión (para poder acceder a los y no se pierdan), pero estas no cubren la preservación.

• Problemas singulares de audiovisuales digitales y archivos de datos Debido al problema de los "dos mundos”, los formatos de difusión profesional (MXF en particular) no están soportados por muchas bibliotecas digitales y herramientas de conservación. Otros "estándar" son formatos más de apoyo, pero muchos (por ejemplo, AVI, WMV) son propietarios, que es en sí mismo un problema de conservación. El resto de problemas se relacionan con el contenido real de los archivos.

• La mayoría de archivos de AV están comprimidos. Cualquiera que sea “su calidad original” se perdió en la compresión y así seguirá. La preservación debe maximizar la retención de la calidad, una capacidad que es necesario definir y añadir a la tecnología actual.

Afortunadamente, el proyecto de la CE MEMORIES está desarrollando OAIS y los procedimientos específicos de audio y vídeo para las colecciones. El tercer obstáculo es que las necesidades específicas de los archivos de AV no están plenamente soportadas tanto por la biblioteca digital como por la tecnología de preservación digital, tal como se describe a continuación.

PROBLEMAS EN LA CONSERVACIÓN DIGITAL

• El contenido basado en tiempo tiene unas necesidades de herramientas que dispongan de una dimensión de tiempo (catalogación, navegación, edición).

• Los archivos son complejos. De hecho, el concepto de un envoltorio fue desarrollado para reconocer la complejidad de un archivo típico AV: múltiples señales, múltiples tipos de metadatos - incluyendo el tiempo-dominio (subtítulos) y numéricos (código de tiempo).

• La preservación de AV implica a muchos archivos relacionados con: pérdida y pérdida de codificaciones, múltiples proxies (favoreciendo el acceso en múltiples formatos, por ejemplo, Real, Windows Media, MPEG, AVI, Quicktime, Flash), las distintas etapas de edición y recombinación, y una gama de información sobre derechos: múltiples partes interesadas, varias agencias de cobro, no la uniformidad de un país a otro. La información compleja en representación de la señal, los metadatos y los derechos deben ser conservados. Acceso Las bibliotecas tienen la tradición de acceso unificada: la unión basada en los catálogos normalizados de metadatos, para proporcionar el servicio de «cualquier libro, en cualquier lugar”. Muchas colecciones audiovisuales tienen la tradición de ser cerradas, abiertas o sólo para profesionales o comerciales.

PROBLEMAS EN LA CONSERVACIÓN DIGITAL

• Las bibliotecas digitales continúan la tradición de la expansión y el acceso unificado, a menudo en una escala nacional o multinacional, como ocurre con la Biblioteca Digital Europea. Las colecciones de AV necesitan de la tecnología de las bibliotecas digitales para ser accesibles a través de grandes proyectos como EDL. A su vez, estas bibliotecas digitales necesitan añadir más esfuerzo en la comprensión de los problemas de los audiovisuales digitales y archivos de datos, ya comentados. En particular, las bibliotecas digitales necesitan herramientas para el acceso basado en tiempo a ambos: la señal de AV y de los metadatos (derechos, por ejemplo, pueden variar de un momento a otro para un único archivo de AV). Mucho contenido de AV está en manos de instituciones sin antecedentes de trabajo con bibliotecas y los que pueden preferir limitar el acceso a “su” contenido. Marketing, marcas y las cuestiones de derechos impiden un “Portal Europeo del Sector Audiovisual”. EDL nunca incluye contenido de la BBC.

PROBLEMAS EN LA CONSERVACIÓN DIGITAL

CONCLUSIONES

En las organizaciones se deben desarrollar proyectos que involucren la interdisciplinaridad de las ciencias de la información, los estándares internacionales y el uso de las tecnologías, como apoyo al almacenamiento, búsqueda, consulta, recuperación y conservación de información electrónica que servirá para la toma de decisiones empresariales.

Las empresas deben propender por la definición de políticas y la implementación de actividades que permitan obtener una real gestión de la información electrónica a través del control y administración de sus sistemas.

El disponer de una determinada tecnología no es indicio suficiente de desarrollo o de beneficios para una organización, si no se encuentra adecuada al medio, posibilidades y objetivos de la misma, con lo que la cultura organizacional será un factor determinante en la obtención de dichos beneficios.

» http://www.pktweb.com/drnn1076/objeto_digitalV4.pdf

» http://gontzalkb.wordpress.com/2009/11/15/principales-hitos-y-retos-de-la-recopilacion-y-conservacion-del-patrimonio-digital/

» http://www.ugr.es/~aangel/BellasArtes/Estrategiasconservacion.ppt/

» http://www.tecnociencia.es/e-revistas/especiales/revistas/revistas3.htm

» http://es.scribd.com/doc/46874415/Diptico-Conservacion-Digital

» http://www.tecnociencia.es/e-revistas/especiales/revistas/revistas3.htm

» http://rincondelbibliotecario.blogspot.com/2009/03/conservacion-de-documentos-electronicos.html

» http://eprints.rclis.org/bitstream/10760/12989/1/Serie_N%C2%B043_Preservacion_digital.pdf

BIBLIOGRAFÍA

MUCHAS GRACIAS