Consideraciones Relevantes Sobre la Versión Actualizada (Octubre 2015) del Manual de Normas y...

Elaborado por: Lic. Marilú Salazar M. 2015

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CONSIDERACIONES RELEVANTES SOBRE LA VERSIÓN ACTUALIZADA DEL

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS EN MATERIA DE AUDITORÍA DE ESTADO

APROBADO POR EL CONTRALOR GENERAL, DR. MANUEL GALINDO BALLESTEROS, MEDIANTE PUNTO DE CUENTA N° 084 DE FECHA 05 DE OCTUBRE DE 2015

Se utiliza el término “SEGUIMIENTO AL PLAN DE ACCIONES CORRECTIVAS” (p ágina 43) para hacer referencia a la cuarta (4ta) fase de la Auditoría de Estado “seguimiento”. Fases que están descritas en el artículo cinco (5) de las Normas Generales de

Auditoría de Estado (NGAE).

En la página 43, se hace referencia al término “Actuación de Seguimiento”, la cual ha de ser incorporada como una acción específica (producto) en el Plan Operativo Anual. Es decir, el órgano de control fiscal tendrá dos (2) producto s; el producto uno (1) estará representado por el Informe Definitivo de la Auditoría realizada y el producto dos (2) será el Informe Único (término incorporado en

este Manual) generado por la Actuación de Seguimiento.

La “Actuación de Seguimiento”, contempla las fases de planificación, ejecución y presentación de resultados. Con respecto a la fase de planificación, en la página 43 del MNYPEMAE, se evidencia que los numerales tres (3) y cuatro (4) hacen referencia expresa a

la “designación del equipo de trabajo” y al programa de trabajo; es decir, contempla lo señalado en los artículos 24 (equipo de trabajo), 28 (programa de trabajo) y 29 (acreditación) de las NGAE.

Se considera importante destacar, que la actualización del manual eliminó el numeral uno (1) que indicaba: “(omissis) el equipo de trabajo (omissis) designado para realizar el seguimiento, desarrollará el programa de trabajo de conformidad con lo establecido en

la norma N° 3, Asunto: “Planificación de la Auditoría, Programa de Trabajo”, tomando en considerando las recomendaciones formuladas en el informe definitivo”. A tal efecto (opinión de la autora de este texto), las recomendaciones del informe definitivo se

constituían en los objetivos específicos del programa de trabajo del entonces denominado “seguimiento”. Ahora bien, la actualización del Manual orienta a elaborar dicho programa en función del Plan de Acciones Correctivas remitido por

el evaluado, en virtud de lo expuesto en el numeral cuatro (4) página 43: “El equipo de trabajo con base en la información presentada en el Plan de Acciones Correctivas, deberá elaborar el respectivo Programa de Trabajo, con los métodos, procedimientos

y técnicas necesarias para verificar el cumplimiento del referido Plan”. Por lo citado, el objetivo de la Actuación de Seguimiento va enfocado directamente a verificar el cumplimiento de las acciones correctivas y así lo indica taxativamente la norma en la pá gina 44: Objetivo: propósito de la Actuación de Seguimiento, el cual consiste en verificar el estado de implementación de las acciones

correctivas presentadas por la máxima autoridad del órgano o ente evaluado. En concordancia con lo establecido en los artículos 43 (Evaluación del plan de acciones correctivas) y 44 (seguimiento de las acciones correctivas) de las NGAE.


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En el mismo orden de ideas, el numeral 5 contempla las acciones a realizar en la etapa de ejecución haciendo referencia expresa de las “evidencias”, lo cual podría estar en concordancia con el artículo 34 (de las evidencias) de las NGAE.

Con respecto a la fase de presentación de resultados, la página 44 del MNYPEMAE presenta el numeral seis (6) con el cual se incorpora el término “Informe Único” y la estructura del referido informe. Por lo tanto, el producto de la “Actuación de Seguimiento”

no contempla la elaboración del Informe del Auditor, ni el Informe Preliminar y menos aun el Informe Definitivo (sección: NORMAS, Asunto: “3. PRESENTACION DE RESULTADOS” Informe del auditor, Informe Preliminar e Informe Definitivo que están descritos en las páginas 37, 38, 39, 40 y 41 del MNYPEMAE; así como también los artículos 37, 40 y 41 de las NGAE).

Igualmente, la estructura del “Informe ‘Único”, difiere de la señalada en el mismo Manual para los Informes Preliminar y Definitivo, tal como se ilustra en la TABLA N° 1.

TABLA N° 1

ESTRUCTURA DEL INFORME UNICO, DEL AUDITOR, PRELIMINAR Y DEFINITIVO

INFORME

ÚNICO

INFORME DEL

AUDITOR

INFORME

PRELIMINAR

INFORME

DEFINITIVO

a. Aspectos preliminares.

Origen de la actuación. Objetivo.

Alcance.

Métodos, procedimientos y técnicas.

b. Estado de implementación de las acciones correctivas: en este aparte se describirá la situación encontrada.

Recomendaciones Ejecutadas.

Recomendaciones Parcialmente Ejecutadas. Recomendaciones No Ejecutadas.

c. Consideraciones finales.

Conclusiones Incumplimiento justificado. Incumplimiento injustificado

a. Observaciones derivadas del análisis y se incorporará sin modificaciones en los papeles de trabajo.


Origen de la actuación. Alcance.

Objetivos generales y específicos.

Enfoque.

Marco regulatorio.

Métodos, procedimientos y técnicas

b. Características generales. Características generales

del objeto evaluado.

c. Observaciones derivadas del análisis.


Origen de la actuación. Alcance.

Objetivos generales y específicos.

Enfoque.

Marco regulatorio.

Métodos, procedimientos y técnicas

b. Características generales.

Características generales del objeto evaluado.

c. Observaciones derivadas del

análisis.

d. Consideraciones Finales.

Conclusiones.

Recomendaciones.


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No se incorpora en el GLOSARIO, el término “Informe Único”, el cual aparece en la Sección: NORMAS, Asunto: “4.

SEGUIMIENTO AL PLAN DE ACCIONES CORRECTIVAS” numeral seis (6) (página 44). Es importante destacar que el referido término tampoco forma parte de las NGAE.

No se incorpora en el GLOSARIO, el término “Actuación de Seguimiento” el cual aparece en la Sección: NORMAS, Asunto: “5.

PAPELES DE TRABAJO” Referenciación de los Papeles de Trabajo, específicamente en el numeral uno (1) donde se ilustra un modelo contentivo de los documentos que forman los papeles de trabajo. En una de las secciones de este modelo se observa “A. Tipo

de auditoría”, en la cual se sustituyó el término “Seguimiento” por el término “Actuación de Seguimiento”; igualmente se sustituyó el código “S” por “AS” (página 53). Es importante destacar que el referido término tampoco forma parte de las NGAE.

No se incorpora en el GLOSARIO, el término “Informe de Seguimiento”, el cual aparece en la Sección: FLUJOGRAMA, Asunto: “4. SEGUIMIENTO AL PLAN DE ACCIONES CORRECTIVAS” (página 77). Es importante destacar que el referido término

tampoco forma parte de las NGAE.

A continuación se presenta en la TABLA N° 2, las actualizaciones realizadas al Manual de Normas y Procedimientos en Materia de Auditoría de Estado (MNYPEMAE).

TABLA N° 2

CONSIDERACIONES RELEVANTES SOBRE EL

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS EN MATERIA DE AUDITORÍA DE ESTADO

PUNTO DE CUENTA N° 084 DE FECHA 05/10/2015

RESOLUCIÓN Nº 01-00-000-264 DE

FECHA 22/12/2011, PUBLICADO EN

GACETA OFICIAL DE LA REPÚBLICA

BOLIVARIANA DE VENEZUELA Nº 39.827

DE FECHA 23/12/2011.

Página 3. El manual hace referencia a nueve (9) sesiones, al comparar con el Manual

del 2011, se observa la incorporación las siguientes sesiones:

Sección V: Contiene la representación gráfica de los procedimientos desarrollados

en el presente manual (FLUJOGRAMAS).

Sección VIII: Contempla información adicional que se considera de relevancia en

materia de auditoría (ANEXOS).

Página 3. El Manual hacía referencia a seis (6)

secciones.


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DE FECHA 23/12/2011.

Página 5. Base Normativa, se incorpora/actualiza:

Código de Ética de las Servidoras y los Servidores Públicos 40.314 12/12/2013.

Normas Generales de Auditoría de Estado 40.172 22/05/2013.

Reglamento Interno de la Contraloría General de la República 39.840 11/01/2012.

Resolución Organizativa N° 4 38.178 03/05/2005.

Página 5. Base Legal. (página 3).

Página 6. Sección: NORMAS, Asunto: “1. PLANIFICACION DE LA AUDITORÍA”

Selección del Objeto a Evaluar. Se modifica la redacción del objeto a evaluar de la siguiente manera: “(omissis) órgano, ente, dependencia, proyecto, proceso, actividad u

operación.” Se incorpora un texto relacionado con el riesgo de auditoría, en los siguientes términos: “(omissis) entre otros aspectos, referidos al riesgo de la auditoría y sus elementos a

desarrollar con detalle en la Sección Normas del Asunto “Evaluación del Riesgo”

Página 6. “(omissis) órgano, ente, programa,

proyecto o actividad”.

Página 25. Sección: NORMAS, Asunto: “2. EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA” Evaluación de los Mecanismos de Control Interno. Se incorporan el literal “f” en la evaluación del cumplimiento de las disposiciones legal y sublega l, indicando los

siguiente: f. Deuda pública: determinar si las operaciones de crédito público y las actuaciones

administrativas relacionadas con el empleo de los recursos provenientes de las mismas, cumplen con las disposiciones legales y sublegales que regulan la materia.

Página 26.

Página 29. Sección: NORMAS, Asunto: “2. EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA” El Acta Fiscal. Se corrige un error de correlación en la numeración que existían en las

Normas del 2011 y se deja flexibilidad en cuanto al número de ejemplares del acta fiscal a generar, en el siguiente sentido:

Página 31.

7. El acta fiscal se levantará en dos (2)

ejemplares de un mismo tenor y al mismo efecto, uno de los cuales se entregará a los funcionarios o particulares que la suscriben.


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6. El acta fiscal se levantará en tantos ejemplares como partes intervienen, uno de los

cuales se entregará a los funcionarios o particulares que la suscriben.

Página 30. Sección: NORMAS, Asunto: “2. EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA” De las Certificaciones de Documentos. Se modificó la redacción del numeral 4 en los

siguientes términos: “4. La nota de certificación debe constar al reverso de cada copia y no en

instrumentos separados, ni en forma global, inutilizándose el espacio libre en cada página; deberá indicar específicamente que el documento es copia fiel y exacta de su original o de copia certificada del mismo; conforme al modelo

“Certificación de Documentos”.

Página 33.

“4. La nota de certificación debe constar al

reverso de cada copia y no en instrumentos separados, inutilizándose el espacio libre en

cada página, e indicar que el documento es copia fiel y exacta de su original, de copia

certificada o de copia simple del mismo.”

(destacado de la autora)

Página 31. Sección: NORMAS, Asunto: “2. EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA” De las Certificaciones de Cargos. Se incorporó el siguiente párrafo: “Igualmente, deberá anexarse a dicha certificación, copia certificada del documento

administrativo donde conste la designación correspondiente.”

Página 34.

Página 35. Sección: NORMAS, Asunto: “3. PRESENTACIÓN DE RESULTADOS”

Estructura del Informe de Auditoría. Se eliminó el texto relacionado con el “Marco Regulatorio”.

Página 38.

Marco Regulatorio. Contendrá las normas legales, sublegales y técnicas vigentes para el

período evaluado, que guarde relación con el objeto evaluado.

Página 38. Sección: NORMAS, Asunto: “3. PRESENTACIÓN DE RESULTADOS” Informe Preliminar. Se incorporó un numeral cinco (5) que indica:

“5. De no recibir respuesta a las observaciones y/o hallazgos comunicados en el plazo antes mencionado, los resultados serán considerados como definitivos.”

Página 41.

Página 40. Sección: NORMAS, Asunto: “3. PRESENTACIÓN DE RESULTADOS” Página 43.


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Informe Definitivo. Se incorporó un párrafo al numeral tres (3). Numeral éste que hace referencia al oficio de remisión del Informe Definitivo: “Asimismo, deberá anexarse a dicho oficio el formulario “Plan de Acciones

Correctivas” (Forcont 889), a los fines de su presentación por parte del órgano o ente en un lapso que no excederá de treinta (30) días hábiles, contados a partir de su

recepción.” Por otra parte, se incorpora un cuarto (4) numeral que indica:

“4. Para los casos de reconsideración de las recomendaciones contenidas en el referido informe, el lapso para la presentación del plan de acciones correctivas se contará a

partir de la fecha en que la Contraloría ratifique la recomendación inicialmente formulada o dé su conformidad a la propuesta de sustitución.”

Páginas 43-45. Sección: NORMAS, Asunto: “4. SEGUIMIENTO AL PLAN DE ACCIONES CORRECTIVAS”. Se eliminaron los numerales uno (1) y dos (2) del Manual del año 2011 y se ha profundizado en este aspecto iniciando por el título del

Asunto que ya no indica: “SEGUIMIENTO”, y quedó redactado de la siguiente forma: 1. Las recomendaciones serán de obligatoria implementación determinada su

concordancia con el plan de acciones correctivas presentado por la máxima autoridad del órgano o ente evaluado.

2. El Director Sectorial y el supervisor incorporarán la Actuación de Seguimiento en el

Plan Operativo Anual, tomando en consideración el tiempo estimado para la ejecución de las actividades, remitido por el órgano o ente evaluado.

3. El Director Sectorial y el supervisor designarán el equipo de trabajo que realizará la Actuación de Seguimiento, de acuerdo con lo establecido en las Normas 1 y 2, “De la Planificación de la Auditoría”, Asunto: “Designación del equipo de trabajo”.

4. El equipo de trabajo con base en la información presentada en el Plan de Acciones

Página 46.

1. Analizado el plan de acciones correctivas o transcurrido el lapso de sesenta (60) días

hábiles, sin haberlo recibido, el equipo de trabajo o el órgano de control fiscal designado

para realizar el seguimiento, desarrollará e l programa de trabajo de conformidad con lo establecido en la norma N° 3, Asunto :

“Planificación de la Auditoría, Programa de Trabajo”, tomando en considerando las

recomendaciones formuladas en el informe definitivo.

2. La presentación de resultados se efectuará de


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Correctivas, deberá elaborar el respectivo Programa de Trabajo, con los métodos, procedimientos y técnicas necesarias para verificar el cumplimiento del referido Plan.

5. El equipo de trabajo deberá constatar que la acción correctiva se encuentra satisfactoriamente comprobada; en caso contrario deberá reunir las evidencias

relevantes, suficientes y pertinentes, con el fin de fundamentar, razonablemente, las opiniones que se formulen.

6. Al término de la Actuación de Seguimiento, se presentarán los resultados en un

Informe Único, que tendrá la estructura siguiente:

a. Aspectos Preliminares:

Origen de la actuación: se deriva del cronograma de ejecución del Plan de Acciones Correctivas.

Objetivo: propósito de la Actuación de Seguimiento, el cual consiste en verificar el estado de implementación de las acciones correctivas presentadas por la

máxima autoridad del órgano o ente evaluado.

Alcance : se circunscribe a las actividades y cronograma de ejecución descritas

en el Plan de Acciones Correctivas.

Métodos, procedimientos y técnicas : Aspectos metodológicos y operativos del

trabajo realizado, procedimientos de auditoría utilizados para el logro del objetivo propuesto.

b. Estado de implementación de las acciones correctivas: en este aparte se describirá la situación encontrada.

Recomendaciones Ejecutadas: cuando se hubiere obtenido el medio de

conformidad con el procedimiento establecido para tal fin, con excepción del informe preliminar.


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verificación que evidencia que el órgano o ente evaluado ejecutó la acción correctiva.

Recomendaciones Parcialmente Ejecutadas : cuando no se hubiere

implementado totalmente la acción correctiva, por deficiencia del mecanismo utilizado o por negligencia.

Recomendaciones No Ejecutadas: cuando no se hubiere obtenido evidencia alguna que demuestre la implementación parcial o total de la acción correctiva.

c. Consideraciones finales:

Conclusiones: Deberá contener el análisis global del grado de cumplimiento de las

medidas adoptadas e indicar en el caso de: 1. Incumplimiento justificado: las acciones pendientes por concluir; así como

expresar los motivos de esa situación; igualmente, se podrá proponer acciones de control que sirvan para medir la continuidad de implementación de las referidas acciones.

2. Incumplimiento injustificado: las causas por las cuales no se hayan ejecutado las acciones correctivas; así como la aplicación de las acciones a que hubiere

lugar.

Página 46. Sección: NORMAS, Asunto: “5. PAPELES DE TRABAJO”. En cuanto a

los papeles de trabajo, se modificó el numeral cuatro (4) en los siguientes términos: 4. En caso que se requiera utilizar documentos de los papeles de trabajo a los fines de

conformar el expediente de investigación o para el procedimiento administrativo para la determinación de responsabilidades, se dejará constancia de ello en un “Auto de Extracción de Documentos”, en el cual se detallen los soportes documentales que se

extraen con indicación de los números de folios; de conformidad con el Modelo de “Auto de Extracción de Documentos”.

Página 48.

“4. En caso que se requiera extraer documentos de los papeles de trabajo a los fines de

conformar expediente de investigación o para el procedimiento administrativo para la determinación de responsabilidades, se solicitará

en el respectivo archivo dejando constancia de ello.”


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Página 53. Sección: NORMAS, Asunto: “5. PAPELES DE TRABAJO” Referenciación de los Papeles de Trabajo. En el numeral uno (1) se ilustra un modelo contentivo de los documentos que forman los papeles de trabajo. En una de las secciones de este modelo

se observa “A. Tipo de auditoría”, en la cual se sustituyó el término “Seguimiento” por el término “Actuación de Seguimiento”; igualmente se sustituyó el código “S” por

“AS”.

Por otra parte, se agregó un párrafo al numeral dos (2) el cual quedó redactado en los siguientes términos: 2. Para facilitar su estructuración los papeles de trabajo deben referenciarse en el

margen superior derecho, con el fin de identificar cada una de las cédulas de trabajo, cuestionarios, actas fiscales y demás documentos.

En caso de no contar con el espacio que permita efectuar la referenciación como se

indica en la precitada norma, la misma podrá realizarse en el margen lateral derecho del documento.

Páginas 55-56.

2. Para facilitar su estructuración los papeles de

trabajo deben referenciarse en el margen superior derecho, con el fin de identificar cada

una de las cédulas de trabajo, cuestionarios, actas fiscales y demás documentos.

Página 56. Sección: PROCEDIMIENTOS, Asunto: “1. Planificación de la Auditoría”. Se modificó la redacción del numeral tres (3) en los siguientes términos:

3 Recibe del Director Sectorial la acreditación para realizar la auditoría debidamente firmada por el nivel jerárquico correspondiente, analizan el

objetivo general de conformidad con lo establecido en la Norma “Planificación de la Auditoría”, Asunto: “Selección del Objeto a Evaluar”, del presente Manual; definen los objetivos específicos y el alcance de la auditoría.

Página 56. 3 Analizan el objetivo general establecido en el

POA y definen los objetivos específicos y el alcance de la auditoría.

Páginas 57-62. Sección: PROCEDIMIENTOS, Asunto: “2. Ejecución de la Auditoría”. Se adecuó la numeración de los diferentes formularios que posteriormente están

incorporados en las páginas 78 a 91 y se ajustaron algunos detalle de redacción:

Páginas 60-63. En la página 60, el numeral cuatro (4) de esta

norma indica:


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Por otra parte en la página 58, se adecuó la redacción del numeral cuatro (4) de la siguiente forma: 4 Recibe la información solicitada en el paso N° 1, literal “c” de éste procedimiento,

analiza la documentación y lleva a cabo las acciones siguientes: En las páginas 61-62, se adecuó la redacción de los numerales siete (7), ocho (8) y

nueve (9) relacionado con la solicitud de prórroga solicitada, por el supervisor del equipo de auditoría, en la ejecución del trabajo de campo quedando redactados de la siguiente forma:

7 Revisa el formulario “Solicitud de Prórroga” (Forcont 890) y procede de la manera siguiente:

7.1 No aprueba: gira instrucciones 7.2 Aprueba: entrega el formulario al Director para su aprobación e informa sobre la

situación encontrada.

8 Evalúa la situación planteada junto con el formulario “Solicitud de Prórroga” (Forcont 890) y procede de la manera siguiente:

8.1 No aprueba la prórroga: ordena al supervisor que entregue el espacio físico. 8.2 Aprueba la prórroga: ordena al supervisor que continúe con las actividades de

auditoría.

4. Analiza la documentación suministrada y lleva a cabo las acciones siguientes:

En las página 63, la redacción de los numerales siete (7), ocho (8) y nueve (9) es la siguiente:

7 Informa al Director Sectorial la situación

encontrada. 8 Analiza la situación y gira las instrucciones

correspondientes.

9. Entrega al funcionario responsable del objeto evaluado, el espacio físico y recursos

requeridos en el literal d) del paso Nº 1 de este procedimiento

Páginas 62-68. Sección: PROCEDIMIENTOS, Asunto: “3. Presentación de Resultados”. Se adecuó la redacción, sin cambio aparente.

Páginas 64-69.

Páginas 69-77. Sección: FLUJOGRAMA. Se presentan los flujogramas de las fases de

la auditoría de estado (planificación, ejecución, presentación de resultados y seguimiento al plan de acciones correctivas).

La sesión de FLUJOGRAMA no existía en este

manual.

Página 78. Sección: FORMULARIOS. Se incorporan formularios de “Solicitud de Prórroga Forcont 890” y de “Plan de Acciones Correctivas, Forcont 889”

Página 70.


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Página 92. Sección: MODELOS. Se incorporan los modelos denominados “Certificación de Documentos” y “Extracción de Documentos de los Papeles de Trabajo”.

Página 79.

Páginas 106-125. Sección de ANEXOS. Se ejemplifica la redacción lo relacionado con el “criterio”, se elimina el párrafo relacionado con “evidencia física”

Páginas 91-113.

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