Consideraciones técnicas y procedimentales para el proceso ... · los cargos, empleos y/o...

Consideracionestécnicasyprocedimentalesparaelprocesodeempalme

Enelmunicipiocolombiano.2015-2016

FernandoEncisoHerrera

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Consideraciones técnicas y procedimentales para el proceso de

empalme de los alcaldes en Colombia.

Entre periodos 2012-2015 y 2016-2019

GILBERTO TORO GIRALDO Director

FERNANDO ENCISO HERRERA Asesor

Noviembre de 2015




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CONTENIDO

PRESENTACIÓN

CAPITULO PRIMERO: SOBRE EL PROCESO DE EMPALME

CAPITULO SEGUNDO: ASPECTOS FUNDAMENTALES A CONSIDERAR

CAPITULO TERCERO: RECOMENDACIONES PARA LOS PRIMEROS DÍAS EN EL CARGO.

Nota del autor: Los comentarios, las posiciones son responsabilidad del autor y no compromete para nada a la entidad para la cual trabajo: Federación Colombiana de Municipios.




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ANEXOS

• ANEXO UNO: Lista de chequeo para los primeros días del nuevo gobierno

• ANEXO DOS: Formato básico a suscribir en cada actuación dentro del proceso de empalme.

• ANEXO TRES: Instructivo para el proceso de empalme de los mandatarios territoriales 2015 – 2016. Presidencia, DNP, PNUD, Procuraduría General de la Nación y Contraloría General de la República.

• ANEXO CUATRO: Circular conjunta 018 del 03 de septiembre de 2015, emanada por el señor Procurador General de la Nación y el señor Contralor General de la República.

• ANEXO CINCO: Circular externa número 005 del 19 de octubre de 2015, emanada del Ministerio de Hacienda y la Contaduría General de la Nación.

• ANEXO SEIS: Modelo de decreto delegación de funciones.

• ANEXO SIETE: Modelo de decreto delegación de aprobación y seguimiento de

pólizas

• ANEXO OCHO: Lineamientos a una candidata




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PRESENTACIÓN

Y, ¿ahora por dónde empezamos? Este es tal vez el primer interrogante de un alcalde el primer día de su gestión. Pero, ¿que se encuentra un mandatario? Hay quienes dicen:

“…Un edificio cargado de muebles y enseres en buen o mal estado…una cantidad de personas que le sonríen y le dan la bienvenida en su calidad de empleados y/o contratistas (queriéndose quedar)…donde no todas ni todos cuentan con los mismos intereses e intenciones, desafortunadamente. Y una cantidad de documentos en el escritorio para firmar…supuestamente todos urgentes…”1.

Es allí donde se debe hacer un primer respiro para definir prioridades en pro de la defensa del burgomaestre, pues a partir de este momento cualquier decisión, por pequeña que sea, debe tomarse con actos administrativos, ninguna de manera verbal pues esta actuación podría desencadenar procesos y costos legales y financieros para la entidad.

Así por ejemplo, debe inquietarse el alcalde sobre la legalidad, soportes y evidencias de procesos tan simples y sencillos,2 el primer nombramiento.

Que tipo de contrato tiene el señor portero y/o vigilante que le abrió la puerta al entrar a la alcaldía? Esta contratado?, está vinculado? Está terciarizado?. Tendrá contrato o no?. Igual pasa con la señora que le está sirviendo el tinto en la alcaldía.

Surge entonces una primera recomendación: Por favor no firme nada sin que haya sido revisado por el abogado que le va a prestar el apoyo en lo jurídico y si aún no ha contratado el abogado pues debe gestionar su vinculación desde el primer momento.

Estas consideraciones que se presentan en este documento se construyeron basadas más que en las normas vigentes, con base en la experiencia de los hombres y mujeres que ejercieron el cargo de alcalde y alcaldesa municipal y hoy añoran un respaldo de esta naturaleza para al menos los primeros tres días de trabajo. Aunque ninguna persona natural ni jurídica está totalmente actualizada y/o actualizado con los procesos y normas vigentes (en Colombia todos los días se 1 Así lo expreso Francisco Benjumea Zapata, alcalde de Barbosa en el departamento de Antioquia periodo 2008-2011. Al referirse al primer día de trabajo en ese cargo. 2 Temas que debieron ser tenidas en cuenta desde el mismo proceso de empalme




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emiten actos administrativos en las diferentes instancias del gobierno, inclusive el último día), estas consideraciones pueden ser tenidas en cuenta como una guía de obligatoria observancia en aras de la defensa de los intereses de la persona, la institución y la comunidad.




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CAPITULO PRIMERO: SOBRE EL PROCESO DE

EMPALME Si bien la ley 951establece que al hacerse entrega de un cargo, el funcionario saliente debe entregar un informe de su gestión, durante los quince días siguientes a la entrega del mismo, la doctrina que se ha generado a partir de diferentes normas por parte de la Contraloría, la Procuraduría, la Función Pública, la ESAP y demás instancias que apoyan la gestión pública territorial, se hace necesario que se habilite desde el momento mismo de la elección un proceso de empalme que sea diáfano y transparente, enmarcados en las normas y protocolos del respeto. Es por esto que se recomienda en primer lugar, de manera oficial, emitir un comunicado al señor alcalde en ejercicio, solicitando un espacio temporal y físico para iniciar los procesos de empalme, indicando cual es el personal que usted ha designado para ello y solicitando oficialmente que se designe a las personas que oficialmente van a hacer entrega por parte de la administración aliente. De allí, de esa primera reunión se desprende un plan de trabajo o cronograma a ejecutar durante el periodo comprendido entre el día de la elección y el día de la posesión, donde se deben prever los procesos y actuaciones con sus respectivas evidencias en los procesos de verificación, así como la identificación de alertas tempranas que se puedan presentar y que deben resolverse durante ese corto período.

Es bien importante que antes de emitir este comunicado, se realice una reunión con las personas que lideraron los procesos de campaña y con ellas, se identifique el personal más idóneo en cada una de las materias relacionadas con la administración pública y los procesos y elementos a recibir. Pues de ello depende el éxito de dicho empalme. Se debe además dar claridad a estas personas designadas de que no existe ninguna camisa de fuerza que lleve a comprometer los cargos, empleos y/o contratación de la administración entrante pues es necesario evitar falsas expectativas en quienes desarrollaran este proceso de empalme. Además, se envían señales claras a todas las personas, propios y extraños.

El hecho de que se oficialice por escrito la intención, el proceso y el equipo de empalme por parte del alcalde electo, permite abordar de manera respetuosa los procesos y evitar así mismo que personas cargadas de emoción y/o afectos encontrados intervenga de manera indebida el proceso y afecte una buena relación.

Es importante anotar que durante el periodo comprendido entre la elección y la posesión del nuevo alcalde, el proceso de empalme permitirá, entre otras,




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identificar las competencias de las personas que la o lo apoyaron durante su campaña, el grado de responsabilidad, el nivel técnico y de actualización que posee y antes que nada se pueden debelar elementos, sentimientos y/o actuaciones ocultas, inclusive intereses que puedan afectar el normal desarrollo de la nueva administración. Esto es: No se puede asegurar que las personas que participan en el empalme y/o que rodearon al candidato en campaña y que cuentan con altos estándares de formación y experiencia serán las que ocuparan los cargos de dirección y confianza, pues este proceso recomendado para este período específico permitirá al alcalde electo estructurar su equipo de trabajo de la mejor manera.

En el periodo comprendido entre el día de la elección y el día de la posesión, cualquier acercamiento, conversación, reunión, formal o informal, entre los alcaldes saliente y entrante y/o sus respectivos equipos de empalme, deben ser protocolizadas y evidenciadas3, más aun cuando se solicitan y expiden explicaciones específicas sobre algún tema (contrato, falencia, dificultad o procesos a rescatar que requieran continuidad) y/o se entrega información en físico o en medio magnético. Para ello se ha diseñado un modelo de acta que puede ser diligenciada muy rápidamente y que permite evidenciar los procesos (Ver ANEXO DOS del presente documento).

Finalmente considerar de manera prioritaria la estructuración de un MAPA DE RIESGOS (que permita generar alertas tempranas) del empalme y que están relacionados entre otros con procesos administrativos y/o las afectaciones que requieren intervención de manera inmediata por parte de la administración entrante. Por ejemplo:

• La sequía o insuficiencia de las cuencas que surten acueductos o la identificación de riesgos físicos como caídas de piedras, derrumbes, avalanchas, inundaciones, incendios, inminentes.

• Viviendas, puentes u otra obra de infraestructura pública o privada que están en riesgo inminente de colapsar y no alcanzaron a ser intervenidas.

• Contratos de obras públicas que están en ejecución y que han tenido requerimientos de interventoría y/o supervisión por no cumplir con las cláusulas contractuales y/o estándares técnicos de calidad.

• Alarmas en materia de seguridad y orden público como posibles asonadas, paros cívicos, atentados u otros.

• Fallos judiciales que deben ser cumplidos en el muy corto plazo. • De igual manera puede haber recursos que se han gestionado y aprobado en

diferentes instancias públicas y privadas que están en riesgo de perderse si no

3 Son formatos adicionales a los oficios remisorios de información y documentación y/o a las actas suscritas en reuniones oficiales, programadas y concertadas.




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se hace un procedimiento de gestión de manera inmediata por parte de la nueva administración.

CAPITULO SEGUNDO: ASPECTOS FUNDAMENTALES A

CONSIDERAR

“…El ejemplo no es una manera de enseñar… es la única...” Albert Einstein

El Municipio como agente promotor del desarrollo El auténtico bienestar de los habitantes de un territorio se logra mediante una adecuada combinación de esfuerzos propios y recursos externos. La Gestión Municipal y el desarrollo local reúne elementos particulares – políticos, sociales, culturales, y de administración:

• Actividad Política: Partido político que avalo su candidatura.

Uno de los aspectos de los aspectos más repetitivos en los gobernantes es el olvido de quienes apoyaron la candidatura. Es muy recurrente escuchar voces que los “políticos son desagradecidos” o dicho de otra forma se olvidan de quienes le ayudaron a su campaña.

• Otras veces se desea cambiar de rol de “político” a querer ser un técnico; este planteamiento debe reconsiderarse, puede perder lo más importante de su ser de líder el ADN de político.

• Muchas de las veces se corre el riesgo de perder lo más importante del ser humano es “su propia identidad”. Cuando comenzamos a parafrasear palabras técnicas que seguramente desconocemos su significado, estimulando un proceso de separación de quienes lo conocieron como político, hoy alcalde. (frases recurrentes, “la politiquería”.) que grave error!

• La gente que lo conoce comienza a ver a hoy el alcalde, antes el amigo de barrio como aquella persona que cambió. Este es un de los peores errores que pueda cometer un político cuando ejerce un cargo de elección popular porque en su candidatura se impregna esa pasión que los seres humanos




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podamos tener por una actividad. Lo anterior se refleja en la desconfianza de sus conciudadanos, esa pérdida de imagen mañana la va a necesitar para legitimar acciones de gobierno. Perder la imagen es perder la gobernabilidad.

• Otro forma de expresar el inconformismo de quienes votaron, frases como: “cuando era candidato era uno de los nuestros, hoy alcalde, hay que pedir cita con alguien a quien no se conoce”. No se quiere decir que no es importante organizar una agenda, ser ordenado en la atención de sus conciudadanos o de los asuntos de gobierno, no significa perder la confianza que le depositaron, es organizar de forma efectiva la forma de comunicarse con sus electores; hoy que hay tantos medios para hacerlo, buscar ese canal y acercarse a sus electores, es un tema a resolver.

• En este punto, es recomendable no distanciarse ideológicamente de quienes lo apoyaron como partido político, de quienes fueron que dieron la vida jurídica de representar a un partido político en una contienda electoral, y menos de quienes lo acompañaron en la lista al concejo municipal.

• Se puede evidenciar esta crisis del ejecutivo con el concejo municipal, cuando estas dos entidades se distancian en lugar de estar buscando los puntos que los une para luego reflexionar sobre aquellos temas que los distancia. Se requiere tener más de aquello que conocemos como “inteligencia emocional”, término tomado del libro “Inteligencia Emocional escrito por Daniel Goleman: habilidades entre las que se destacan, el autocontrol, el entusiasmo, la empatía, la perseverancia y la capacidad de motivarse a uno mismo.

• No de menos importancia es la relación política vertical hacia arriba, como son mantener en armonía o una buena correlación con los actores regionales (Gobernador – Diputados a la Asamblea), será de gran utilidad para cuando se diseñe proyectos regionales de desarrollo, el cabildeo, preparar toda una estrategia que le permita mantener una buena reciprocidad con estas instituciones que de seguro que en cuatro años los va necesitar.

• Siguiendo con esta relación vertical están más arriba los miembros del Congreso, sin excepción todos independiente del partido político que representen, ellos tienen la posibilidad de apoyar la gestión a su agenda de gobierno, es por ello cultive esta relación institucional y personal si conoce alguno de sus miembros.




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• Legitimidad Democrática: Cuide de su imagen, mantenga en contacto con su comunidad, busque alternativa o medios para mantener una buena comunicación con su comunidad.

• No se desgate con asuntos de poca importancia para el logro de sus metas. La construcción de gobernabilidad implica mantener el respaldo activo de los ciudadanos.

• Sinergias, los estudiosos lo llaman mantener una Gobernanza, identifique y busque las instituciones que tienen presencia en su territorio, construya con ellos una relación formal y de mutua colaboración, de seguro que participaran en la construcción de políticas públicas a desarrollar en el gobierno. De algo se afirma que si se mantiene un interés de escuchar y dialogar recibirá aportes de las instituciones y de las personas que lo integran, se generando confianza y para mejorar las condiciones de la gente de su pueblo.

• Empodere a las instituciones que tienen presencia en el territorio, no pregunte ni haga prejuicios de por quién votaron, la obligación de ellos es prestar un buen servicio. La contienda electoral ya termino y es por ello que debemos olvidar los malos momentos de la campaña y empezar el gobierno pensando en sumar.

• No se puede lograr resultados sí la mayoría de los involucrados en la tarea de obtenerlas no están explícitamente de acuerdo con el Plan. Mientras mayor sea la participación de las instituciones y de sus actores relevantes de la comunidad, mayores serán las posibilidades de que su plan se cumpla y que sus logros sean sostenibles en el tiempo.

• Gerentes de bancos, comandante de policía, el párroco de la iglesia, los pastores de iglesias cristianas, miembros de organizaciones no gubernamentales, el director de la cámara de comercio del cual hace parte su municipio, el director del Sena, el director de la CAR de su regional, Director de la Institución Prestadora de Salud ( IPS) de salud más cercano o de las Empresas Sociales del estado (EPS) que tienen presencia en su municipio, no se a quien más, rectores de los colegios, rectores de las Universidades más cercanas. Creo conveniente que invite al director de fiscalías de su jurisdicción y al procurado provincial o regional, defensor del pueblo, no se a quien más pero le aseguro que todos podrán aportar trabajo, compromiso e ideas.




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• Este es un recurso propio del territorio, preparado y que tienen interés comunes que la sinergia le aportara réditos a la institución que representa.

• Capacidades gerenciales, técnicas y de recursos humanos “No crea que se las sabe todas”, es mejor y siempre consultar a las entidades sectoriales para resolver dudas. Ante la duda, absténgase. Todo tiene su ciencia, hacer un diagnóstico, conocer una problemática no solamente se requiera instinto o de sentido común, algunos de ellos se requieren estudios que afiance una decisión de gobierno. Pregúntele a La Escuela de Administración Pública - ESAP, a la Federación Colombiana de Municipios y escuelas o institutos encargados de formar personal administrativo, los cuales estarán actualizados con las nuevas tendencias, técnicas y métodos modernos para administrar el Municipio. Hoy existen contenidos de gerencia moderna que le permite hacer mejor las cosas y ser más efectivos en los resultados. Existen circunstancia de la época que hace que la política pública sea dinámica por decir algo: antes hablábamos de los Objetivos de Desarrollo del Milenio (ODM) hoy denominados Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) que orientarán la política de desarrollo y prioridades de financiación durante los próximos 15 años, comenzando con una promesa histórica de erradicar la pobreza extrema. Otro ejemplo que deja claro que la administración evoluciona es: Prevención de Atención desastres, luego gestión de reducción de riesgos de desastres y hoy se habla de Resilencia ante los desastres. El alcalde hoy Gerente debe conocer las circunstancias propias de su empresa, problemas como la centralización de poder (delegar funciones), el clima laboral, el incumplimiento de las obligaciones a los organismos de control, a su propio organismo de Control Interno, el incumplimiento de las obligaciones trazadas como municipio (servicios públicos, prestaciones de servicios d salud, educación), conocer los estándares promedio y cotejarlos con los propios para saber dónde se encuentra y cuanto desean mejorar porcentualmente, la gestión financiara y todo lo que se deriva en pagos, el efectivo y los compromiso de presupuesto. Los municipios requieren con urgencia “Herramientas Administrativas Gerenciales”, técnicas modernas que les permita tomar decisiones cruciales y oportunas ante los procesos propios de la política y de sus circunstancias.




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Pensar más en resultados que en acciones permite ver el final de sus decisiones y pensar en la región, previendo que su localidad espera de usted sean resueltas sus necesidades, esto permitirá fenómenos muy recurrentes que son adversos y hace que se tomen decisiones sobre presión, sobre asuntos que no fueron previstos. Ejemplo muchos. Estamos en una época que la psicología empresarial o para líderes proporciona herramientas para potencializar sus habilidades de liderazgo o emprendimiento que potencialice todas sus habilidades y las coloque al servicio de la gerencia. Utilizar los medios tecnológicos y recurrir al autoaprendizaje en internet o youtube , es una alternativa de bajo costo y se encuentra de inmediato. Son evidentes los resultados de quienes lo hacen con frecuencia. A continuación mencionare algunas herramientas que se utilizan en la administración para toma de decisiones, pregúntele a las instituciones encargadas de suministrar soporte al municipio.

o El Coaching Gerencial o Cuadro de Mando Integral (Balanced score card) o Justo a Tiempo o Certificación del sistema de gestión de calidad o Alianzas Públicas – Privadas o Gestión por Resultados ( financiación por el BID)

Seguramente habrá otras herramientas que le podrán ayudar a su entidad a ser mejor, pero todo esta mercado, será la voluntad del alcalde de tomar decisiones sí administramos la cosa pública o damos un cambio a la Gerencia

• Buena coordinación (hoy más que nada se requiere de conocer la

dinámica de los líderes de los municipios vecinos, del gobernador de su departamento y seguramente vas a necesitar de gobernadores vecino, todo aquello porque se llama “proyectos locales de impacto regional)

Después de haber cumplido con los pasos previstos en lo referente al proceso de empalme, se debe dar inicio a la preparación a la posesión y toma de juramento del cargo. Artículo 122 de la Constitución Nacional nos advierte lo siguiente “…..Ningún servidor público entrará a ejercer su cargo sin prestar juramento de cumplir y defender la Constitución y desempeñar los deberes que le incumben.




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Antes de tomar posesión del cargo, al retirarse del mismo o cuando autoridad competente se lo solicite deberá declarar, bajo juramento, el monto de sus bienes y rentas…….” Es de aclarar que los actos protocolarios que normalmente se realizan para la toma de posesión son actos de significado político y por lo tanto es necesario que el alcalde o gobernador electo tome posesión ante la autoridad competente. Se debe recordar que antes de la toma de posesión deberán declarar bajo gravedad de juramento y ante autoridad competente el monto de sus bienes y rentas, las de su conyugue e hijos no emancipados. Artículo 94 de la ley 136 de 1994. Los documentos que deba preparar

1. Fotocopia de la Cédula 2. Acreditación de la Elección popular emitida por la Registraduría a General

de la Nación. 3. Declaración de los Bienes Formato, Departamento de la Función Pública 4. Hoja de vida formato – (Departamento Administrativo de la Función Pública) 5. Certificación de la asistencia a los seminarios de inducción de la Escuela de

alto gobierno dictados por la ESAP- Escuela Superior de Administración Pública de acuerdo con el artículo 31 de la ley 489 de 1998. (Circular 722 del 29 de diciembre superintendencia de notariado y registro).

6. Consulta de antecedentes penales (Circular 700 de 21 de diciembre 21 de 2011, Superintendencia de Notariado y Registro).

7. Consulta de antecedentes fiscales (circular 700 de 21 de diciembre de 2011, Superintendencia de Notariado y Registro)

8. Declaración sobre la inexistencia de proceso de alimentos. (circular 700 de 21 de diciembre de 2011, Superintendencia de Notariado y Registro).

9. Afiliación EPS. (circular 700 de 21 de diciembre de 2011, Superintendencia de Notariado y Registro)

El artículo 94 de la ley 136 de 1994, menciona “Los alcaldes tomarán posesión del cargo ante el juez o Notaría Pública, y presentarán juramento en los siguientes términos: “Juro a Dios y prometo al pueblo cumplir fielmente la Constitución, las leyes de Colombia, las ordenanzas y los acuerdos “. Recomendación 1: Consulte con la persona que maneje los asuntos de recursos humanos de la alcaldía o solicite el apoyo o consultar la página web www.sigep.gov.vco.




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CAPITULO TERCERO: RECOMENDACIONES PARA LOS PRIMEROS DIAS EN EL CARGO

GESTIONES PARA RECIBIR UN GOBIERNO LOCAL

Para gobernar el territorio es necesario reconocer que estamos trabajando con la Cosa Pública o dicho de mejor forma con asuntos públicos que se encuentra regulada todas sus acciones y quien acepta el reto se der funcionario público, debe comprender que se está moviendo en ámbito de normatividad que deba cumplir.

La función pública está debidamente concebida, jerarquizada por niveles de autonomía, como también los poderes de los asuntos públicos gozan da total independencia; por ello no podemos equivocarnos, entramos a manejar el tesoro público.

Esta es una oportunidad para trabajar por el bien común y por ello le dan la investidura de autoridad para que represente a la sociedad para administrar el bien el patrimonio de la colectividad; ordene los asuntos públicos “de todos”.

A pesar de todo, esta persona deja de ser del común y se convierte en un servidor de la sociedad, llamado servidor público. Los servidores públicos están expuestos a ser investigado Disciplinariamente, Penalmente, Fiscalmente, Tributos y lo más delicado es que se puede faltar por extralimitación de las funciones, por omisión o retardar un decisión, mejor dicho lo pueden encausar en un proceso por hacer o por no hacer o por retardar su decisión. Artículo 6 de la Constitución Nacional.

Paso No 1: Primer día laboral

Se recomienda que la primera acción de gobierno que deba hacer el señor alcalde o gobernador sea el acto administrativo que delega funciones de confianza que permitirá disminuir los riesgos en las decisiones que se tomen e identificar a los funcionarios públicos que intervienen en cada uno de ellos, por eso es conveniente reconocer a los funcionarios que desde la etapa de idealizar o proyectar, como de aquel que elabora físicamente el documento (digitaliza,




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imprime) y por último la persona que hace la revisión mediante el visto bueno, revisando los aspectos de orden legal (ver anexo 6).

Recordar la función pública reconoce que los actos administrativos son el lenguaje por la cual se pronuncia un gobierno. Las decisiones tomadas se comunican a través de estos administrativos que tiene sus alcances y efectos jurídicos.

Paso No 2: Primer día laboral

Conformación de equipo:

Es la primera actividad a realizar en su primer día de trabajo. Usted es el nominador y sus buenos o malos resultados dependen de la responsabilidad con la que asuma esta tarea. Elegir a dedo, presionado por el pago de favores políticos no es la mejor alternativa. Por eso es necesario pre seleccionar candidatos idóneos, desde la campaña.

Después de un juicio proceso de análisis, seleccione en cada caso, aquella persona que resulte más idónea desde lo personal y lo profesional, que le garantice los resultados de la labor que el asigne.

Inicialmente, puede hacer uso del listado de personas que colaboraron en su campaña sin perder de rumbo que tengan la idoneidad técnica. Y con una alta solvencia moral, ética, social y de responsabilidad por su pueblo.

Un error frecuente es acomodar una persona en un cargo para el cual no cumple requisitos, situación que obliga a modificar el manual de funciones y requisitos4, no es una actuación transparente, tampoco responsable y da inicio a los malos ejemplos. Por ejemplo. Se observa con frecuencia un arquitecto o ingeniero nombrado como secretario de gobierno, que requiere para desempeñase adecuadamente conocimientos derecho y gerencia política. O un abogado nombrado en el cargo de secretario de obras pública, ¡GRAVE ERROR!5

Otro desacierto es nombrar una persona sobre la cual existen dudas sobre de su condición profesional o personal, incluso con antecedentes penales disciplinarios, que pueda estar inhabilitada.

El proceso de selección indicado, previamente, le permite sin presiones solicitar y analizar con cuidado, los soportes de la hoja de vida de los candidatos. Verifique 4decreto 785 del año 2001, artículo 13 5 En relación con el tema se puede consultar, el decreto 2539 del año 2005 en el artículo 2 se define la competencia.




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siempre la autenticidad de los datos consignados en la hoja de vida. Evítese sorpresas desagradables, como investigaciones disciplinarias que lo desgastarán innecesariamente.

Los dineros que invertiría en defenderse, podrán ser utilizados en obras que requiera la comunidad. Muchas de las veces condenan a un municipio por actos administrativos de esta naturaleza. Es muy frecuente y recurrente observar estos episodios cuando se da inicio a un gobierno. Cuide sus propios intereses, podrá a futuro estar incurso de acciones de repetición.

Por otro lado, no importa que los servidores públicos de despacho sean de libre nombramiento y remoción. Si comete errores en su designación, su cambio entorpece el proceso de gestión y aún más, sí, la situación se repite el desgate de gobierno es inminente. Por eso escoja bien, la persona adecuada para el cargo y que esta llene todos los requisitos al momento de la posesión.

Por eso, no tema hacer entrevistas, aplicar psicometrías y pedir asesoría especializada, esas estrategias le garantizan que los integrantes de su equipo de trabajo sean aquellas personas que deben ser. Esa es, la función del área de “gestión Humana” de la alcaldía. Es un buen punto de apoyo.

Algo similar ocurre con los contratos. Los contratistas, también pueden ser seleccionados técnicamente. Desafortunadamente los procesos de contratación alguna de las veces están ligados a prácticas electorales corruptas, evite de entrada dejar duda sobre sus actuaciones. Escoja siempre el mejor y para ellos organice un listado de candidatos que cumplan con sus expectativas políticas y que le ayuden a avanzar en sus metas y planes.

Como las escalas salariales de los municipios colombianos de categorías 5 y 6 son muy bajas, esa situación es aprovechada por contratistas corruptos para financiar una campaña y luego exigir “una ayudita”, es decir una serie de contratos como retorno de su “inversión”.

La respuesta clara es “NO”, no se comprometa con nadie; no se condene desde el inicio del gobierno al fracaso y al chantaje, esas “buenas intenciones “nunca son gratuitas, tampoco se deje nombrar funcionarios afines a los contratistas en cargos claves. La lealtad de estos nunca estará de su lado.

Se debe como primera medida conocer de parte del funcionario competente del manejo del Talento Humano o de la persona que maneje las hojas de vida y novedades de nómina. Es necesario conocer la estructura de la planta de personal, manual de funciones, requisitos; por ello pregunte al funcionario encargado por lo siguiente:




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• Vacantes: Libre nombramiento y remoción y de carrera administrativa • Renuncias en curso ( Ojo no motivadas) • Manual de Funciones y procedimientos • Nombramientos provisionales ( Consulte con comisión del servicio

civil) • Procedimiento para nombramientos y posesión de funcionarios

públicos. • Consultar el programa de inducción, entrenamiento. • Escala salarial • Observe los requisitos

El paso siguiente está dado por la revisión documental que permite tener un conocimiento más profundo de la organización, como organigramas, cuadros, estadísticas, lo cual, le permitirá identificar la configuración y estructura de la administración municipal, las divisiones, departamentos o secciones y número de trabajadores en cada cargo. Superadas las etapas anteriores, proceda a nombrar a las personas seleccionadas para ocupar los cargos disponibles, proceda a nombrar y garantice de quienes van acompañarlo en esta primera etapa tenga disponibilidad de trabajar sea de inmediato. “Todos queremos que nuestro trabajo tenga sentido y no existe un motivador más poderoso que el saber que está influyendo en la construcción de un nuevo gobierno comprometido a jugársela todo por esa comunidad que eligió al nuevo mandatario”.

Conformar el equipo de gobierno es requisito para iniciar la tarea encomendada. Por ello escoja y manifieste su interés (retos y desafíos) de cada una de los sectores. Impregne de motivación a quienes sean designados y que al aceptar el cargo asumen el compromiso de desarrollar sus propuestas de gobierno. • Requerimientos: El desarrollo de determinadas tareas requiere de un mínimo

de competencias y atributos, tanto físicos como intelectuales, entre éstos cabe señalarse:

o Experiencia o Educación o Habilidad o Esfuerzo físico y mental o Responsabilidad o Capacitación requerida

• Conocimientos especiales necesarios




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Recomendación 2: Verifique los datos expresados en las hojas de vida, estén soportados. Consulte las tarjetas profesionales vigencia, que los títulos universitarios estén debidamente acreditado. Consulte los antecedentes.

• Estándares de desempeño: Es importante advertir sobre los alcances de la responsabilidad de ejercer un cargo público, también recordar que los cargos deberán incluir factores de medición del trabajo, en lo que respecta a su calidad, eficiencia y eficacia en el uso de los recursos, productividad, de esta manera se establecerán indicadores de desempeño.

• Comentarios del jefe de Talento Humano: Deberá producir un análisis

que permitan la comprensión de la estructura del puesto de trabajo, igualmente, la inclusión del perfil de la persona a desempeñar el cargo; es decir, adicionar algunos atributos físicos deseables y las características psicológicas requeridas.

• Condiciones de trabajo: Los factores que rodean el medio ambiente en que se ejecutan las tareas. Esta información se puede clasificar según varios aspectos como: iluminación, calor, frío, ventilación, ruidos, contaminación, etc., además se califican dentro cuatro grados: excelente, buena, mala y pésima. Respecto de la seguridad industrial se debe clasificar el tipo de riesgo al que está sometida la persona que desempeñe el cargo, en lo que se refiere a: accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.

Deberán producir un documento que registre el nombre del cargo, su clasificación, dependencia, estado actual de quien ocupa el cargo (en comisión, en encargo, nombre de funcionario público, antigüedad con el fin de evaluar la confiabilidad de la información; el formulario debe ser revisado por el respectivo jefe inmediato con el fin de validar la información registrada e incluyendo las modificaciones sugeridas, así como su aprobación definitiva y la fecha de la misma).

La descripción y análisis de cargo recaen sobre el nominador, el funcionario encargado de revisar requisitos, condiciones de la persona a posesionarse, debe ser cuidadoso en examinar la información suministrada por la hoja de vida. Consulte utilizando los medios tecnológicos de consulta o simplemente llamar a las respectivas entidades que acreditan.

Recomendación 3: Verifique la información consignada en las hojas de vida.




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Paso Número tres: Primer día laboral.

Diagnóstico, establezca líneas de acciones urgentes e importantes.

Solicite al Jefe de Control interno un informe sobre el proceso de empalme, las dificultades que deban ser atendidas de forma inmediata y un análisis de la gestión administrativa y de la gestión del desarrollo. Finalmente la ley 1474 del año 2011, estableció como medida que los funcionarios que ocupen el cargo de Jefe de Control Interno traspasara los periodos6 y así prevenir rompimientos de procesos que el gobierno adelante o de aquellos que requieran atención inmediata.

El cargo de jefe de control interno es de naturaleza de libre nombramiento y remoción de periodo fijo, que se da inicio a mitad del periodo de gobierno del alcalde o gobernador, de ello, es prioritario se reúna con este funcionario para escuchar y tomar las primera medidas de protección.

Estableceremos medidas urgentes y medidas importantes7, con el objeto de asegurar tomar las medidas acertadas y oportunas: Algo urgente es revisar las medidas a tomar frente al seguro de vida obligatorio que se deban tomar a los concejales y al señor alcalde, recién posesionado, otro tema urgentes son los contratos de vigilancia que muchos de ellos tienen vigencia hasta el 31 de diciembre del año 20168 y seguramente el suministro de combustible, podrán 6Artículo 8 ley 1474 del año 2011 7Se clasifica para entender que hay medidas que tomar de forma inmediata y que estas decisiones son urgente y para ello requiere un tratamiento diferencial de otras decisiones que deban cumplir con el principio de la planeación. Lo importante hace referencia a esos asuntos que se requieran para dar cumplimiento a un marco normativo o esencial en el proceso de orden administrativo.

8Los numerales 21 y 22 del artículo 34 de la ley 734 de 2002, señalan como deberes de los servidores públicos los siguientes: 21. Vigilar y salvaguardar los bienes y valores que le han sido encomendados y cuidar que sean utilizados debida y racionalmente, de conformidad con los fines que han sido destinados. 22. Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización.




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haber muchos más escuche y evalué la conveniencia de tomar una medida urgente o que esta ingrese a un proceso de planeación. No menos importante los contratos que se encuentren en curso y que algunas de la veces se requieren ampliar el tiempo de amparo de la póliza que asegura un bien, anticipo o cualquier otra actividad. (Ver anexo 7)

Asegúrese sobre el seguro de vida de los Honorables Concejales, alcalde, personero, identifique el tomador y los beneficiarios y de inicio al proceso administrativo que permita hacer la respectiva compra. No sobra advertir que algunos Concejos Municipales tienen incorporado estos recursos en su propio presupuesto y será responsable de la corporación atender este requerimiento de orden legal.

Recomendación número 4: No se quede solo con os problemas, escriba a entidades de gobierno para que dispongan de personal que le apoye: Defensoría del pueblo, Secretaria de gobierno del departamento, invite a expertos en el tema de aseguramiento o personal de la previsora, no sé qué mas pero haga cosas que demuestre su interés por resolver.

Paso número cuatro: primer día laboral.

Presupuesto, Tesorería, Contabilidad.

Se debe dar inicio al proceso de contratación o a la modificación de la póliza de seguros que amparen a los tomadores el buen manejo de los recursos públicos; el alcalde como ordenador del gasto, el tesorero o quien haga sus veces y la persona que administra los bienes inmuebles o quien haga las veces de almacenista.

Centrar la atención en los movimientos de tesorería, pagos y cobros es una oportunidad de conocer:

• Inventariar cuentas de pago debidamente soportadas con la disposición de recursos en Bancos.

• Clasificar y agrupar cada cuenta según concepto de gasto • Identificar las cuentas por pagar • Inventariar cuentas de cobro debidamente soportadas • Inventariar procesos coactivos – acuerdos de pago que esté debidamente

soportado para evitar




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Solicite a tesorería se informe sobre las dificultades presentadas en el proceso de empalme y haga un inventario de los cheques girados, los pagos que se realizaron en el mes de diciembre del año 2015.

Es recurrente observar que algunas de la vez hay giros sin contar con los soportes que requiera la administración pública para legalizar.

La tesorería o el presupuesto se relacionan con el manejo de los recaudos de los ingresos y los pagos de las obligaciones que la administración de los excedentes de tesorería o inversiones.

Avances y Anticipos

Los avances son adelantos en dinero entregado al funcionaros para.

• Viáticos • Gastos de viaje

La legalización debe efectuarse dentro de los 5 días siguientes a la realización del gasto.

Es correcto evaluar y preguntar por este aspecto y dar inicio a legalizar o aclarar dichos eventos que son normales de la gestión de un municipio.

Legalizar lo viáticos del mes de diciembre es una tarea de los primeros momentos del gobierno.

Cuentas de cobro y órdenes de pago

Las cuentas de cobro y las de pago son los documentos soporte que respaldan las cuentas que por esta operación el municipio deba ejecutar.

Es importante resaltar que sin estos soportes no se debe efectuar ningún desembolso tanto por cuentas de cobre como cuentas para pagos.

Inventariar las cuentas que se quedaron con cheques girados y no cobrados. Hacer una relación y analizar el proceso de las cuentas de pago, si del caso fueran solicitar explicaciones.

Portafolio de inversiones:

Preguntar por el portafolio de inversiones: Bonos, CDT, u operaciones de fiducia que la entidad territorial hayan constituidos a 31 de diciembre del año 2016.




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Contratos por legalizar

Debemos tener presente, que los contratos estatales son solemnes, y esto significa que para su existencia deben cumplir unas formalidades y requisitos expresamente establecidos por las normas que regulan la contratación.

Sistema Presupuestal: El objetivo es el equilibrio entre ingresos y los gastos de una entidad territorial, que permita la sostenibilidad de las finanzas públicas, en mediano plazo; la asignación de los recursos de acuerdo con las disponibilidades de ingresos y las prioridades del gasto. Los componentes del sistema presupuestal son: plan financiero, marco fiscal de mediano plazo, presupuesto anual y el plan operativo de inversiones.

Los gastos son los autorizados en el marco del presupuesto de la entidad según lo indica el artículo 18 de la ley 179 de 1994. Los compromisos adquiridos con cargo a vigencias futuras, los gastos del servicio de la deuda pública y los nuevos gastos que se pretendan ejecutar se identificaran los ingresos, las fuentes de ahorro o la financiación requerida para su implementación.

Ciclo Presupuestal

-Programación del proyecto de presupuesto

-Presentación del proyecto al concejo municipal

-Estudio del proyecto y aprobación

-Ejecución

Seguimiento y Evaluación

Recomendación número 5: No se escandalice si observa alguna dificultad, tampoco haga juicios tempranos, recopile información y pregunte al alcalde que entrego el cargo o a funcionarios que esclarezcan. Antes de hacer una denuncia, estudie todas las acciones gubernativas que deba tomar.

Paso Número 5 del primer día:

Cite a reunión a los miembros del consejo de seguridad y convivencia

Conozca los acontecimiento de última hora de eventos que haya perturbado la convivencia, evalué y tome las medidas en el consejo de seguridad y de orden




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público9. Recordemos que las fiestas de año nuevo traen consigo el aumento de acontecimientos de afectación ciudadana por problemas de convivencia, intolerancia y no por la ocurrencia de un delito, sino por el comportamiento social, es prioritario tomar medidas que prevengan hechos a lamentar. Lea el articulo líneas para una candidata (ver anexo No 8).

• Clasificar los ítems que afecte a la ciudadanía y colóquelos en orden de importancia para que en un próximo consejo de seguridad se dé inicio a la construcción del plan de convivencia y seguridad, se mencionan algunos que podrían ser la base para establecer normas de convivencia en un “código de policía” que se regule y se dicten sanciones a las contravenciones con el objeto de disminuirlas y asegurar que se castiga y no se quedan como simple amonestaciones.

• Arrojar desechos en sitio no permitidos

• Consumo de sustancia prohibida

• Alarmas comunitarias

• Disparos con armas de fuego

• Arrendamientos (meses sin pagar el canon de arrendamiento)

• Contra el ruido: es uno de aspectos que más problema de convivencia generan en una ciudad. No solo viviendas, sino también el que producen establecimientos públicos.

• Ausencia de iluminación o robos de las luminarias o de las alarmas comunitarias.

• Matoneo escolar

• Accidentes de tránsito. 9 Que con la expedición de la ley 1551 de 2012, modifico el artículo 91 de la Ley 136 de 1994, asignando con ello nuevas funciones a los alcaldes, entre ellas las relacionadas con el orden público, siendo función de este conservar el orden público en el municipio, de conformidad con la ley y las instrucciones del Presidente de la República y del respectivo gobernador, donde la Policía Nacional cumplirá con prontitud y diligencia las órdenes que le imparta el alcalde por conducto del respectivo comandante.




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Recomendación número 6: Lidere todo el proceso de seguridad y convivencia y revise sus actuaciones, pregunte y evalúe. Hable con su comandante de policía y busque apoyo (gasolina) a entidades privadas o la comunidad para superar las dificultades.

Recomendaciones número 7: pregunte por los miembros del concejo municipal para conocer los preparativos a las primeras sesiones y posesión de los mismos.

Paso número 6 del Segundo día:

No menos importante son las acciones que el gobierno deba tomar frente a la operación de servicio público como:

• Prestación de los servicios de urgencia y atención de salud del municipio, pregunte por las acciones de prevención que se tomaron para atender las demandas de las festividades de diciembre y de año nuevo. Revise y tome las medidas que sean necesaria, Es un deber del municipio gestionar y supervisar el acceso a la prestación de los servicios de salud para la población de su jurisdicción10

• Prestación de los servicios púbicos de agua, aseo, alcantarillado, limpieza y recolección de basuras. Medidas de contingencia que las empresas o si el municipio la administra, que plan sea a establecido por motivo a las fiestas decembrinas y de año nuevo. Asegurarse que se tomen las medidas correctas y que sirvan para enfrentar posibles dificultades que se puedan presentar.

• Servicio de energía y alumbrado público es un servicio que de no prestarlo correctamente podría ser un detonante para alterar el orden público. Tome las medidas necesarias, advierta y escriba.

• La recolección de las basuras es de gran importancia, más cuando se ha advertido que estamos en plenas fiestas de año nuevo y el municipio tiene copada toda su capacidad de habitación.

Recordar que usted es la primera autoridad administrativa y le corresponde asegurar la prestación de todos los servicios públicos, no lo dude eso dice la Constitución Nacional, será responsabilidad del municipio.

Paso número 7 del segundo día:

10 Ley 715 del año 2001.




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Inicie su primer consejo de gobierno para dar las primeras líneas de acción del gobierno frente a los resultados de las averiguaciones de los pasos anteriores, evalúen cada una de las acciones mencionadas anteriormente, consulte con entidades del sector y pregunte al funcionario encargado por el departamento. Elabore un directorio de funcionarios públicos para llamar en caso de consultas o para resolver dudas.

En segunda medida inicie con enterar el programa de gobierno presentado a la registraduría y enfóquese en sus aspiraciones como candidato. Es muy importante que los funcionarios vivan y se compenetren con el espíritu de la campaña o el avivamiento, que dan la energía suficiente para empezar a dar las primeras líneas de lo que será el plan de desarrollo.

Paso número 8 del segundo día:

Identifique los miembros del consejo municipal de planeación, pregunte por su composición y establera una línea de conversación con la oficina de planeación del departamento para identificar los pasos a tener en cuenta para la preparación del plan de desarrollo 2016-2019.

Seguramente faltan muchas cosas, pero estas sugerencia están acompañadas de más de 20 de años de experiencia de haber prestado mis servicios como Concejal por tres periodos consecutivo, alcalde, subgerente administrativos de hospitales de primer y tercer nivel de atención, auditor de la Contraloría General de Cundinamarca y asesor en temas de gestión en la Federación Colombia de Municipios.




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Paso Número 6 del día segundo:

CUIDE SUS ESPALDAS Y REVISES LOS MECANISMOS PARA DIRECCIONAR ACCIONES DE PREVENCIÓN Y ASEGURAMIENTO.

LA SEGURIDAD DE UN MUNICIPIO VA MÁS ALLÁ DE UN OPERATIVO DE VIGILANCIA: IMPLICA ANALIZAR, EVALUAR Y TRATAR RIESGOS. Disminuir los riesgos en las decisiones; es más que un buen plan de control interno. La seguridad en las decisiones debe ser más que un simple acto administrativo de delegación de funciones o mejor dicho debe, traspasar la retórica de un manual de procedimiento de manual de funciones, este debe ser un actividad que llegue a lo más profundo de las organizaciones o más bien debe ser el ADN de los modelos gerenciales de una entidad pública territorial, todo ello por las implicaciones de confianza que una comunidad ha depositado en un gobernante. Las decisiones en el sector público son “Sagradas” porque cada una de ellas responde a un momento (espacio) a un lugar (territorio) y aun público (Comunidad); todo lo anterior enmarcado en procedimientos regulados por normas que lo hacen obligatorio. Dicho de otra forma que cuando a uno le encargan algún objeto debe cuidarlo, más como si fuera propio. Seguramente estamos lejos de lograrlo, pero en fin, este artículo reconoce que debe ser mucho más cuidadoso y ser delicado con las cosas que nos encargan y que debemos cuidarlas más, que fueran propias. Esto se refleja la forma de como rendimos cuentas. Las decisiones en lo público no pueden obedecer a capricho del gobernante o a la toma de decisiones cargadas de emoción. Toda decisión debe obedecer a un plan trazado con anterioridad, debe contener características de un proyecto, programa o actividad ya establecida u ordenada por un acto administrativo que lo faculta para ordenar una acción. Aquí resalto: las decisiones no son aleatorias o circunstanciales, este es uno de los riesgos que se observa con mayor frecuencia, decisiones no fundamentadas. Toda entidad territorial debe adoptar un esquema de seguridad con una política preventiva y proactiva en la administración de riesgos, políticos, administrativos, fiscales, penales y tributarios. Cuando enfocamos esfuerzos en revisar los planes de seguridad, estos deben ser consultado con el plan de desarrollo y es por ello que las normas de contratación enfatiza que las instituciones de gobierno deben elaborar una matriz de riesgo que




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les permita evaluarlos y proponer alternativas que disminuyan los riesgos a no terminar la ejecución del contrato o que finalmente hayan actos de corrupción. La construcción del mapa de riesgos hace parte de todo el proceso de administración del riesgo. Entendido éste como todo aspecto o suceso que afecte el buen cumplimiento de la misión de los procesos o procedimientos de la institución. El objetivo es elevar la capacidad y la calidad en el funcionamiento de la institución, garantizando la eficiencia y la eficacia de los procesos. Es vital la Identificación y Definición de lo que es un riesgo, cuál es su probabilidad de ocurrencia y el impacto que puede generar en el caso de materializarse o cual es la consecuencia de la ocurrencia de un riesgo, qué es probabilidad de ocurrencia de un riesgo, impacto, análisis cuantitativo, análisis cualitativo y de todos aquellos conceptos fundamentales en el manejo de los riesgos a fin de unificar criterios En este sentido la ley 1474 de 2011 o Estatuto Anticorrupción para llevar a buen término los procesos que se contratan y evitar que los contratiempos que generalmente ocurren en las instituciones de gobierno y hoy conocidas por todos en general, comunidad, entidades de gobierno entidades de control, pero no hacemos nada, solo somos reactivos cuando el hecho ha ocurrido y que finalmente así se castigue al funcionario, la comunidad deja de ser receptora de los beneficios y por ello la desconfianza de todos frente al erario público. Es por ello que desde la Federación Colombiana de Municipios se ha trabajado por más de 8 años en obtener una herramienta que permite a los funcionarios tener unas alertas o tips que les reconoce disminuir el riesgo de ser investigados y lo más importante hacer creíble el proceso de democrático hoy muy cuestionado por la comunidad en general. En este sentido, la Federación Colombiana de Municipios cree firmemente que el mejor mecanismo de acercar el Estado hacia las comunidades es a través de la institución de los Municipios, son ellos los más cercanos a sus comunidades y es por ello que hombre y mujeres son elegidos alcaldes que en últimas representan la confianza y la voluntad expresada en una propuesta de gobierno para realizar obras a favor de una sociedad que nace desde el territorio. Hacerle frente al problema de la Corrupción no es un tema de normas o de instituciones de control, se cree que es un asunto de desconocimiento y otro aspecto de forma que terminan en cuestionamientos, por eso la importancia de empoderar las acciones de gobierno para que todos participen en los actos administrativos. Para mayor información consulte los contenidos de la página web: colombiacompraeficiente.gov.co. Es importante que todos lean sobre el tema, para que puedan sugerir acciones que disminuyan el riesgo de corrupción en una entidad, construya su propio mapa




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de riesgos de corrupción, consulte con:http://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/normativas/mapa_de_riesgos_de_corrupcion.pdf Aprobación de pólizas

http://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/manuales/20140708_guia_para_el_manejo_de_garantias_en_procesos_de_contratacion.pdf




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ANEXOS ANEXO UNO:

PROPUESTA DE LISTA DE CHEQUEO PARA LOS PRIMEROS DIAS DE GOBIERNO

1 Contratos, vigencias, pólizas, pagos parciales, pagos pendientes de: Servicios Públicos Domiciliarios

de los edificios públicos, alarmas, portería, bomberos, vigilancia, alimentación para el centro de reclusión y combustible para la fuerza pública (policía principalmente). Pagos y vigencias de la seguridad social y los riesgos profesionales de estas personas.

2 Claves y accesos a los computadores, alarmas, servidores, chips electrónicos para el manejo de información de seguridad (tesorería y tránsito por ejemplo) y cajas fuertes (con su conciliación).

3 Autorizaciones vigentes para pagos electrónicos por parte de los funcionarios de hacienda y/o tesorería 4 Cheques que quedaron firmados y aun no se han entregado. 5 Notificación a las entidades bancarias sobre las nuevas firmas autorizadas. 6 Vigencia de las pólizas de manejo de recursos 7 Conciliaciones bancarias, esto es verificación de los recursos disponibles en cada una de las cuentas

aperturadas. 8 Estado técnico mecánico de los aparatos y vehículos del municipio: ascensores, vehículos, motos,

tractores, volquetas, retroexcavadoras. Así como el control de donde (en que proyectos están trabajando) y en manos de quien están. Verificando igualmente para estas personas el tipo de vinculación, la vigencia de sus contratos así como su seguridad social y riesgos profesionales.

9 Verificación del cumplimiento de las exigencias de Contraloría, procuraduría y fiscalía y el cumplimiento de los mismos.

10 Verificación directa con las universidades y centros de estudio donde se verifique la validez de los diplomas y certificados presentados por los nuevos funcionarios que va a posesionar.

11 Acto administrativo vigente de Planta de cargos donde quede absolutamente claro cuántos empleos son de carrera administrativa, cuales están proveídos y cuales en provisionalidad. Cuales contratos de prestación de servicios están vigentes y cuáles no. Revisar cuales funcionarios de libre nombramiento y revisión no han renunciado y/o a cuales aún no se les ha aceptado la renuncia.

12 Delegar las interventorías y/o supervisiones de los contratos en las personas de la nueva planta de cargos que cuenten con la idoneidad

13 Reglamentar cada uno de los pagos que se hacen desde el primer dia donde consten las fotos de las obras y procesos realizados, previa certificación del respectivo interventor y/o supervisor del contrato.

14 Realizar reunión con el funcionario responsable de control interno (quien estará dos años más: art 8 de la ley 1474).

15 Atención a los actos administrativos relacionados con establecimientos abiertos al publico 16 Emitir los actos administrativos y “posesionar” debida y legalmente a su equipo de trabajo.




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• ANEXO DOS: Formato básico a suscribir en cada actuación dentro del proceso de empalme.

REPUBLICADECOLOMBIADEPARTAMENTODE___________MUNICIPIODE_______________

ALCALDESALIENTE

ALCALDEENTRANTE

FECHA:HORA:LUGAR:OBJETODELAREUNIÓN:

ASISTENTES:

TEMASTRATADOS:

COMPROMISOS:

INFORMACIÓNENTREGADA

OBSERVACIONES(y/oanexosadjuntos)

NOMBRE NOMBRECEDULADECIUDADANIA CEDULADECIUDADANIA

FIRMA FIRMA

(Favor describir: quien entrega,tipo de documento, contenidosy medio en el cual fueentregado ejemplo: fisico omagnetico)

RESPONSABLEDELAALCALDIAENTRANTE RESPONSABLEDELAALCALDIAENTRANTE

PROCESODEEMPALME2015-2016




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• ANEXO TRES: Instructivo para el proceso de empalme de los mandatarios territoriales 2015 – 2016. Presidencia, DNP, PNUD, Procuraduría General de la Nación y Contraloría General de la República. En: https://colaboracion.dnp.gov.co/CDT/Desarrollo%20Territorial/INSTRUCTIVO%20EMPALME.pdf

• ANEXO CUATRO: Circular conjunta 018 del 03 de septiembre de 2015, emanada por el señor Procurador General de la Nación y el señor Contralor General de la República. En: http://elijosaber.esap.edu.co/documentos/Circular%20018-2015%20Marco.pdf

• ANEXO CINCO: Circular externa número 005 del 19 de octubre de 2015, emanada del Ministerio de Hacienda y la Contaduría General de la Nación. En https://www.sirvoamipais.gov.co/documents/10179/1137782/Circular+Externa+005+de+2015+emitida+por+la++Contadur%C3%ADa+General+de+la+Naci%C3%B3n/0df98f5b-b0b5-4762-880c-5a46dabc8e3e

Aracataca – magdalena, noviembre 5 de 2015

Doctor XXXXXXXXXXXXX Alcalde Municipio de Aracataca – Magdalena Respetado Doctor: Como resultado de las elecciones del pasado 25 de octubre, fui elegido alcalde del municipio de Aracataca – Magdalena para el periodo comprendido 2016-2019, según consta credencial de la Registraduría Nacional del Estado Civil. La ley 1151 del año 2011, en su artículo 112 establece que “antes del 15 de diciembre del último año de su respectivo periodo de Gobierno, entregarán a los nuevos mandatarios la información necesaria para efectos…” Por último la circular conjunta no de 18 de la Procuraduría General de la Nación y la Contraloría General de la República, hace mención de las consideraciones a tener en cuenta para el proceso de empalme y el acta de informe de gestión.

Para efecto del empalme, en el informe de gestión debe consignarse información como la siguiente: (tomado del portal de la Contraloría General de la República)

• “Organización clara y detallada de toda la información contractual de la gobernación, alcaldía distrital, metropolitana o municipal, respectivamente, incluyendo vigencias futuras,

• Informar clara y detalladamente qué contratos finalizan en el período de transición anotando los servicios que afectan.

• Relación clara y detallada de las obligaciones (pasivos) y estado de la deuda de la gobernación o municipio.

• Relación de procesos vigentes de responsabilidad fiscal, disciplinaria y de aquellos procesos judiciales y/o administrativos en los que la Gobernación o municipio sea parte.

• Relación de proyectos financiados directa o conjuntamente con entidades nacionales, departamentos u otros municipios, detallando su estado actual.

• Información en capítulo especial sobre la gestión de la entidad territorial en materia de prevención, protección, atención y asistencia y reparación integral a las víctimas del conflicto armado”.

Dando cumplimiento a la circular en mención sería indispensable conocer:

• Acto administrativo que designo la comisión de empalme. • Cronograma de actividades • Metodología a utilizar. • Funcionario autorizado para coordinar el proceso de empalme.

De lo anterior me permito presentar las personas designadas para conocer los asuntos de gobierno en el proceso de empalme.

Coordinador: Nombre y apellidos

Equipo: Nombre y apellidos

Nombre y Apellidos

Nombre y apellidos.

Solicito se sirva fijar para presentación de las comisiones de empalme y la hora para dar inicio al proceso:

Favor remitir respuesta al correo: [email protected]

Sin otro particular,

PEDRO J. SANCHEZ R. Alcalde electo 2016-2019 Aracataca- Magdalena

HERRAMIENTA DEL QUE HACER DEL ALCALDE FRENTE A LA GESTION PUBLICA

1. Propuestas y gestión de la innovación, la visión regional, el impacto regional (dinámicas, acuerdos, cabildeo)

2. Gobernanza regional. 3. Identificación y promoción de la identidad cultural

REFLEXIÓN PARA UNA CANDIDATA:

El primer espacio de reflexión busca entender que los candidatos a los cargos de elección popular son personas que les van encargar un mandato que un pueblo desea refrendar con el voto en las urnas. No son los salvadores o no son aquellos que tienen debajo de la manga la solución. Son las aspiraciones de una comunidad que buscan en las próximas elecciones un Gerente que desarrolle un programa de gobierno.

La voluntad política de una sociedad será el centro del debate y de avivamiento de una elección que espera escuchar propuestas innovadoras, creativas y que conjugue todas las luchas posibles para que la sociedad que lo elija se sienta representada. Es por ello que se menciona que la voluntad política de un pueblo está representada en su Alcalde o Gobernador.

Despertar en los asistente (seguidores) un potencial de ideas, motivos para que su Municipio o territorio descubra sus potencialidades (que ofrecemos al Departamento-Nación y al Mundo) o preguntarse para que somos buenos y estas condiciones las coloque al servicio de la humanidad generando roles de identidad propia, como también ingresos que respondan a su actividad, con valores agregados y actividad propia que le aventaja de otros territorios. (Trabajar local pensando en un mercado globalizado), alianzas.

Promover el desarrollo local endógeno y Sostenible haciendo énfasis en las potencialidades. La creación de una nueva actividad económica basada en la innovación y el conocimiento responde a un modelo abierto que requiere de una diversidad de actores, instituciones que observen el territorio como una oportunidad y no como un modelo asistencialista que todo nos llega a la región porque somos “POBRES”. Romper estos paradigmas que permita florecer las oportunidades ya establecidas por sus costumbres o por el territorio nos permitirá rescatar la identidad de la población para que ellos aporten al crecimiento económico del país.

Es importante buscar información contenida en planes de desarrollo nacional de anteriores periodos y el actual, la agenda “2019” y planes sectoriales que haya visto al departamento del Caquetá y a sus municipios como un potencial, esto le permitiría enriquecer el discurso con cosas ciertas.

Las agencias internacionales que están impulsando temas que enlazan con las necesidades del municipio y que estas agencias (ONU, OEA, EIRD, CAN, UNION EUROPEA, BID) de cooperación que renuevan programas que son de actualidad y que por su puesto, obedecen a mandatos superiores que los territorios deben articular en sus políticas públicas locales. Ejemplos Objetivos de desarrollo del milenio sostenible 2015-2030, Cambio Climático, Reducción de riesgos y la resiliencia Sendai-Japón 2015-2030, venta de servicios Eco sistémicos

En el segundo espacio de reflexión se debe busca debatir la importancia que los ciudadanos, seguidores y agitadores establezcan una relación de su territorio con la región. Lo importante es identificar problemas que deben solucionar de manera regional (Relleno Sanitarios- Conectividad de las ciudades, transporte) que deban resolverse de forma conjunta y que sus líderes busquen consensos que permitan unirse para producir efectos cadena que por su cantidad genere expectativa de sostenibilidad. Este es un tema primordial hoy y sobre todo en este gobierno que ha dividido el país en regiones.

CARIBE: próspero y sin pobreza EJE CAFETERO Y ANTIOQUIA: capital humano innovador en territorios incluyentes CENTRO ORIENTE: conectividad para integración y desarrollo productivo sostenible de la región PACÍFICO: equidad, integración y aprovechamiento sostenible de mercados LLANOS ORIENTALES: ambiente, agroindustria y desarrollo humano EL SUR DE COLOMBIA. Desarrollo del campo y conversación ambiental Colombia es país con sus regiones heterogéneas por sus costumbres, ubicación geográfica (andina, costa pacífica…) e identidad cultural que las hace diferentes a otras. Pero, paso seguido el País goza de un democracia que permite que los habitantes de sus territorio elijan sus propias autoridades locales convirtiéndolos en territorio autónomos dentro de un malla de niveles de gobierno que deben obedecer a una estructura de gobierno por ser una República unitaria.

En este aspecto se aporta para que la mente de la candidata lleve en su discurso y en sus acciones el ADN de que la única oportunidad de aprovechar el mercado internacional y nacional es trabajando fuerte localmente pero con una visión de trabajar mirando lo que pasa en el mundo. Necesitamos alcaldes y ciudadanos del mundo. Esta es una oportunidad para reclamar a su población se tenga una visión

regional que permita autorizar a la señora alcaldesa hacer alianzas para la cooperación nacional e internacional.

Sería una fortuna conocer líderes de los municipios vecinos y del departamento del cauca y del Huila para empezar a hacia afuera un lobby que inicie trenzando entre los alcaldes de sus regiones, siguiendo con los alcaldes de otros departamento y del mundo para ir más allá de los Estados con soluciones globales. Una salida a las dificultades actuales es adaptarnos a las nuevas realidades que son del mundo y no locales como se han estigmatizado las ciudades no son los problemas ellos, son la solución. Lo que esta revolucionando el mundo es que las ciudades son las unidades de la competitividad, los lugares de la cohesión social, los puntos de mayor actividad económica y de la población.

Las Regiones Administrativas de Planificación Especial, es una institución de Planificación que les permitirá consolidar espacios políticos que puedan hacer en conjunto trabajos que beneficien a su población. Esta es una tarea que debe emprender desde ahora buscando el mandato de su comunidad y acercándose a las autoridades de los departamentos del Huila, Cauca, Putumayo y Caquetá. Ley 1454 de 2011, art. 30, Parágrafo 3).

Dar la importancia al trabajo de liderar un municipio es hora de dignificar la política honrar esta profesión es un compromiso de quienes nos conocen y a ello desea llamar la atención, porque el mundo podrá resolver los problemas si se inician desde el territorio es allí donde el alcalde o alcaldesa recobra importancia para el gobierno nacional.

Seguridad y Convivencia.

Más que tener un Plan de Seguridad y Convivencia creo que el municipio debe hacer acciones de gobierno que motive a conocer el origen de la agresividad de la población, dicho de otro modo a Gestionar las Emociones de quienes causan entornos de conflictos menores (contravenciones) delitos menores (hurto casas, raponeros, delincuencia criminal, grupos subversivos o narcotráfico).

Primera Estrategia: Acciones de Gobierno: Conflicto Armado

Generar espacios de perdón, olvido y no repetición, para ello la alcaldesa deberá proponer un no de participar en ningún bando “vamos a decirle a los grupos armados al margen de la ley (de derecha o izquierda) que no queremos participar del conflicto:

1. Hacer un marcha de pañuelos blancos, banderas blancas, camisetas blancas, no se quemas pero es importante dar un mensaje claro, preciso de que este nuevo gobierno va a estar jugada con la institucionalidad y que en el territorio

no habrá espacio para ningún miembro irregular. 2. Al mismo tiempo hacer programas con los niños de la escuela con mensajes de reconciliación de perdón y olvido, mesas de juveniles, mesas de reconciliación para apoyar a disminuir los mal entendidos de los vecinos, pero siempre pensando en el perdón, olvido. Hacer eventos con los jóvenes conciertos de bienvenida de año educativo, terminación de periodo de estudios un canelazo donde participen autoridades civiles, de policía, líderes, religiosos (párroco, obispo, pastores de iglesias cristianas) y personas externas que lleven seguimiento a estos eventos, jugársela por la paz. Hay un ejemplo aplicado en el proceso de Paz en Ruanda “Gacaca”, justicia comunitaria tradicional.3. Estas acciones deben estar contempladas desde ahora y planificar en el tiempo (4 años), en que fechas, quienes serán sus aliados locales, departamento, nacionales y organizaciones como ARNUC, Parlamento Europeo, la OEA, no se quine más pero hay muchas organizaciones internacionales que desean aplicar proceso de paz (uno que recuerdo Irlanda- Inglaterra), ellos de seguro que le apuestan a generar espacios de convivencia.

Segunda Estrategia: Uso del Tiempo libre:

Los jóvenes deben estar ocupados una apuesta del gobierno local es arrebatarle a los grupos armados organizado, a la delincuencia, al vicio y a todo mal que anda buscado adictos, bueno hoy con la utilización de medios de comunicación será más fácil (hacer aplicaciones para monitorear el tiempo libre de los jóvenes). Promover, reconocer y facilitar la acción voluntaria ( Ley 720 del 2001 y ley 1502 del año 2012), buscando mecanismo para incentivar a las persona a hacer parte del gobierno local, (Defensa Civil, Cruz Roja, Bomberos), no se cual más pero haciendo rondas para escuchar a los jóvenes vamos a trazar más programas. Crear escuelas Deportivas (Natación, Futbol, Voleibol, Basquetbol), Grupos musicales, Danzas, crear una escuela para uso del tiempo libre, que entraría los adultos, personas de la edad adulta, lo cierto es que utilicemos el tiempo libre que genere bienestar a la población.

Tercera Estrategia: Establecer el Código de Policía

Este es un mecanismo que hace que los lideres políticos entren hacer parte de esta estrategia de paz, ellos deberán aprobar un acuerdo donde se defina las contravenciones y las amonestaciones que deberán hacer frente a esta con el objeto de hacer de Docnello más cívico.

Cuarta Estrategia: Justicia Transicional

Esta es un estrategia que esta regula por el gobierno nacional, es simple, busca llegar a Ministerio de Justicia para que capaciten a funcionarios de la

rama jurisdiccional y a funcionarios locales, personero y miembros del comité de convivencia y seguridad.

Quinta estrategia: Jugar con la institucionalidad

El gobierno municipal apoyará a las entidades del Estado (CTI- Fiscalía; Juzgado Penales, Policía, Ejercito y miembros de inteligencia de seguridad del estado). Seguramente se requeriría de un apoyo extra para hacer de esta estrategia una realidad.

Consulte el plan d desarrollo 2014-2018 “Todos por un nuevo país”, paz, equidad y educación.

Anexo 4: Delegación para revisión

Decreto No XXXX Fecha

“Por medio del cual se delega una función de revisión y seguimiento a todas los actos administrativos que en desarrollo de

las funciones del señor (a) Alcalde (sa) deba divulgar.” El Alcalde del Municipio del XXXXXX – Departamento XXXXXX, en uso de sus facultades Constitucionales y Legales y especial las conferidas por los artículos 209, 211, 315 de la Constitución Política de Colombia y las Leyes 136 de 1994 y 489 de 1998 y,

C O N S I D E R A N D O

a) Que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.

b) Que las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá mecanismo de control que permitan asegurar la buena prestación de sus servicios, y sus agentes podrán determinar los alcances de su responsabilidad, que se ejercerá en los términos que señale la ley y los reglamentos que para ello se expidan.

c) Que todos los servidores públicos o personas que se les contrata sus servicios para cumplir con un acto que lleve a cumplir la finalidad del Estado y que se encuentre prestando sus servicios al Municipio del XXX – Departamento XXXXX, son responsables del cumplimiento de sus funciones y responsabilidades, para la cual deberán identificar sus acciones y responsabilidades.

d) La transparencia, responsabilidad, la honestidad, la humildad y la solidaridad son principios y referentes éticos y morales que orientan la gestión pública de la Administración Municipal.

e) Que es necesario para garantizar el buen funcionamiento de la administración pública, se identifique el funcionario o contratista responsable en cada uno de los procesos y llevar el registro de su autenticidad.

En consideración de la promulgación del respeto por las normas y la transparencia de los actos administrativos que promulgue el despacho de la alcaldía del municipio del XXXXX – XXXXXX.

D E C R E T A

ARTICULO PRIMERO: A partir de la fecha todos los actos administrativos que requieran la intervención del despacho del alcalde del Municipio de XXXXX –De Departamento XXXXXX, deberá llevar en píe de página la Inicial de la palabra Proyectado (Proy.): que corresponde al funcionario que materializa el acto administrativo; las iniciales de Elaboró (Elab): Que corresponde al funcionario que físicamente elabora el documento, imprime, etc.; y las iniciales de la palabra Reviso (Rev.): Que corresponde al asesor jurídico , quien verifica los contenidos que se ajusten a las normas vigentes. También se llevará el registro que corresponda a la documentación definida por el modelo estándar de control interno MECI. Parágrafo: Es importante que para el cumplimiento del presente decreto, es necesario que los funcionarios o contratista (independiente de su vinculación) que tenga a su cargo una delegación de funciones del Estado, y que intervengan en ello lo firmen con sus iniciales, que verifique su aprobación. ARTICULO SEGUNDO: A partir de la fecha, se autoriza al Secretario de Gobierno o quien haga sus veces, se lleve un libro donde se registre las firmas de todos los funcionarios de planta, provisionales o de contrato, con sus respectivas iniciales. ARTICULO TERCERO: Comuníquese a la oficina de control interno para su respectivo control y registro que requiera el cumplimiento del presente decreto. Comuníquese, publíquese y Cúmplase, Dado, en la ciudad del XXXXX – XXXXXX, a los XXXXXXXX XXXXXXXXX Alcalde

Circular No

(Enero 2 de 2016)

De: Despacho alcalde

Para: Jefe de Control Interno, Secretarios de Despacho, Jefes de Departamento, Supervisores e interventores de contratos y todo el personal del nivel central y empresas descentralizadas.

Asunto: Nombramiento y posesión de funcionarios públicos.

La ley 1551 del año 2012, en su artículo 91, establece las funciones del alcalde y hace referencia a la parte administrativa de: “Nombrar y remover los funcionarios bajo su dependencia y a los gerentes y directores de los establecimientos públicos y las empresas industriales comerciales de carácter local, de acuerdo con las disposiciones pertinentes,”

RENUNICAS

En lo relacionado con la renuncia de funcionarios, es procedente tener en cuenta circunstancias.

• Cuando el funcionario en forma libre y espontánea presente renuncia al cargo que desempeña. Esta deberá dirigirse al alcalde o en su defecto al funcionario que lo haya nombrado, en caso de municipios donde los secretarios de despacho son nominadores. Debe presentarse en forma escrita y expresar la voluntad de separarse del cargo, consignando la fecha precisa en la cual se hará efectivo el retiro.

• La carta de renuncia deberá ser remitida al despacho del alcalde o su nominador. • Se deberá entregar copia de la renuncia al jefe de talento humano o quien haga

sus veces, para que prepare las acciones para su liquidación y recepción del cargo.

• Deberá enterar al funcionario que tenga a su cargo los recursos físicos, con el fin de hacer entrega del inventario a su cargo.

• De gestión contractual, para aquellos funcionarios que ejercen supervisión de contrato y/o convenios.

• De tesorería, con el fin de informar lo relativo a los descuentos que se autorizaron. • Una vez presentada y radicada la renuncia, de conformidad con lo previsto en los

artículos 111y s.s. del decreto 1950 de 1973, la administración cuenta con un

plazo de treinta (30) días hábiles para su aceptación. El funcionario no podrá retirarse hasta tanto no se le comunique el acto administrativo de aceptación.

•

Administración de Personal, deberá utilizarse el mismo mecanismo descrito para el caso de nombramientos y posesiones de nuevos funcionarios, es decir remitir la carta de renuncia vía correo electrónico antes del día diez . • Una vez presentada y radicada la renuncia, de conformidad con lo previsto en los artículos 111 y s.s. del Decreto 1950 de 1973, la administración cuenta con un plazo de treinta (30) días hábiles para su aceptación. El funcionario no puede retirarse del servicio hasta tanto no le sea comunicada la resolución a través de la cual se le acepta renuncia. • En caso de renuncia de un funcionario al cual se le ha concedido la pensión de vejez por parte de la Entidad de Previsión u otro Fondo de Pensiones, deberá anexar copia de la resolución de reconocimiento respectiva. Carrera 14 No. 99 - 33 PBX: 489 3900 — 489 3100 Bogotá -

gación de los funcionarios públicos velar por proteger el patrimonio público por incumplimiento por parte de contratista de las obligaciones que surgen del contrato por estos celebrado.

Con el objeto de evitar el vencimiento de garantías que aseguran los procesos contractuales y post contractuales es necesario que se tomen medidas que permitan disminuir los riesgos que por vencimiento se puedan presentar.

Procesos

Empalme

Es necesario indagar por el proceso de empalme con referente al proceso contractual enfocado a observar el vencimiento de los amparos derivados de las obligaciones de los contratistas.

Inicio periodo de Gobierno 2016-2019

La presente circular deberá dar alcance a todos los contratistas, interventores y supervisores para que informen a la oficina de control interno y al despacho del municipio sobre los amparos que protege a la entidad por incumplimiento de las obligaciones que integran la prestación principal del contrato, sino que también cubre los perjuicios ocasionados por la inejecución de prestaciones conexas, como son las relacionadas con los pagos de las acreencias de orden laboral de los trabajadores del contratista que puedan ser exigidas al Municipio, o las de buen manejo del anticipo y pago anticipado.

Revisar las observaciones que los interventores hayan presentado donde hayan manifestado la advertencia por vencimiento de pólizas de anticipo y cumplimientos.

Recomendaciones:

A partir de la fecha se deba establecer un tablero de control que permita llevar un monitoreo del vencimiento de pólizas, autenticidad de las misma y asegurar que los amparos den alcances a las obligaciones del contratista con el municipio.

Se dará un término no mayor de tres meses para que la oficina de control interno establezca el procedimiento, la herramienta y los actos administrativos que deban ser ajustadas para dar cumplimento a las exigencias expuestas en esta circular.

Sírvase divulgar y publicar la presente circular por todos los medios de comunicación interna y externos que permita enterar a contratista, interventores y supervisores de contratos.

Comuníquese

Cordialmente,

NombreyapellidosAlcaldeMunicipiode

Proyectó:Elaboro:Revisó:Meci:Secretaria/Despacho/Jurídica

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Superintendencia de Notariado y RegistroMinisterio del Interior y de JusticiaRepública de Colombia

libertad y Orden

CIRCULAR No. 722. .,

Bogotá D.C., 29 DIC. 2011

PARA:

DE:

NOTARIOS DEL PAIS

SUPERINTENDENTE DE NOTARIADO Y REGISTRO

ASUNTO: POSESiÓN DE ALCALDES

Señores Notarios:

Con toda atención y para dar alcance a la circular No. 700 dediciembre 21 de 2011, donde se imparte orientación respecto a laposesión de los Alcaldes, les informo que no debe solicitarse elcertificado expedido por el Personero del municipio, donde conste lainexistencia de antecedentes en los últimos cinco (5) años.

De otra parte, les comunico que para realizar la citada posesión debenpresentarse además, los siguientes documentos:

• La credencial que lo acredita como Alcalde electo de (l..conformidad con el artículo 265 de la Constitución Política y elDecreto 2241 de 1986.

• La certificación de la asistencia a los seminarios de inducciónde la escuela de alto gobierno dictados por la ESAP- Escuela de

Calle 26 No 13.49 Interior 201. Nit. 899.999.007.0 PBX: 3282121


Libertad y Orden

Administración Pública, de acuerdo a lo previsto por el artículo31 de la Ley 489 de 1998.

Cordialmente,

,JORGE ENRIQUE VELEZ GARCIASuperintendente para el Notariado y Registro~

Revisó: María Victoria Álvarez Suiles - Asesora fJJ


.....•

- - - - -- _.-",

libertad y Orden

Ministerio de Justicia y del DerechoSuperintendencia de Notariado y RegistroRepública de Colombia

v

CIRCULAR No. 7O O

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Bogotá, D.C., 21 de diciembre de 2011

Para: Señores Notarios

De: Superintendente de Notariado y Registro

Asunto: Posesión de Alcaldes

Respetados Señores Notarios:

Con la finalidad de orientar la prestación del servIcIo, en relación con laposesión de los Señores Alcaldes del país, se hace necesario impartir lassiguientes directrices en aras de facilitar la participación y colaboracióninstitucional.

Como es de su conocimiento por disposición legal los Señores Alcaldesdeben tomar posesión ante Juez o Notario. Además de prestar juramentodeben entregar los siguientes documentos:

1. Certificado de antecedentes disciplinarios expedido por laProcuraduría General de la Nación.

2. Certificado expedido por el Personero del municipio, donde conste lainexístencia de antecedentes en los últimos cinco (5) años.

3. Certificado expedido por la Contraloría General de la República,donde hace constar que no figura reportado.

51 años.-Garantizando la guarda de fa fe pública enColombia

Superintendencia de Notariado y RegistroCalle 26 No. 1349 Int 201 - PBX (1 )328.21. 21

Bogo1tl D.C .. Colombiahttp:/twww.supemotariado.goy,oo

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Libertod y Onlcn


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4. Declaración bajo juramento relacionada con el monto de sus bienesy rentas, las de su cónyuge y el de los hijos no emancipados.

5. Formato de hoja de vida.6. Afiliación a la EPS.7. Declaración sobre la inexistencia de proceso de alimentos.8. Certificado judicial vigente y fotocopia de la cédula de ciudadanía.

También les informo que los Señores Alcaldes pueden posesionarse conanterioridad a la fecha señalada en la ley, pero en el acta que se levantedurante la diligencia debe dejarse constancia que dicha posesión surteefectos fiscales a partir del 1 de enero de 2012.

Cordialmente,

)

JORGE ENRIQUE VÉLEZ GARCÍA 'MiSuperintendente de Notariado y Registro

51 años •••Garanfizando la guarda de la le pública enColombia

Superintendencia de Notariado y RegistroCalle 26 No 13-491nl. 201- PBX (1)328-21- 21

Bogotá O,C - Colombiahttp://www.supe!D9tariado.gov.ro

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libertad y Orden

CIRCULAR No. 722. .,

Bogotá D.C., 29 DIC. 2011

PARA:

DE:

NOTARIOS DEL PAIS

SUPERINTENDENTE DE NOTARIADO Y REGISTRO

ASUNTO: POSESiÓN DE ALCALDES

Señores Notarios:

Con toda atención y para dar alcance a la circular No. 700 dediciembre 21 de 2011, donde se imparte orientación respecto a laposesión de los Alcaldes, les informo que no debe solicitarse elcertificado expedido por el Personero del municipio, donde conste lainexistencia de antecedentes en los últimos cinco (5) años.

De otra parte, les comunico que para realizar la citada posesión debenpresentarse además, los siguientes documentos:

• La credencial que lo acredita como Alcalde electo de (l..conformidad con el artículo 265 de la Constitución Política y elDecreto 2241 de 1986.

• La certificación de la asistencia a los seminarios de inducciónde la escuela de alto gobierno dictados por la ESAP- Escuela de



Libertad y Orden

Administración Pública, de acuerdo a lo previsto por el artículo31 de la Ley 489 de 1998.

Cordialmente,

,JORGE ENRIQUE VELEZ GARCIASuperintendente para el Notariado y Registro~

Revisó: María Victoria Álvarez Suiles - Asesora fJJ


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CIRCULAR No. 7O O

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Bogotá, D.C., 21 de diciembre de 2011

Para: Señores Notarios

De: Superintendente de Notariado y Registro

Asunto: Posesión de Alcaldes

Respetados Señores Notarios:

Con la finalidad de orientar la prestación del servIcIo, en relación con laposesión de los Señores Alcaldes del país, se hace necesario impartir lassiguientes directrices en aras de facilitar la participación y colaboracióninstitucional.

Como es de su conocimiento por disposición legal los Señores Alcaldesdeben tomar posesión ante Juez o Notario. Además de prestar juramentodeben entregar los siguientes documentos:

1. Certificado de antecedentes disciplinarios expedido por laProcuraduría General de la Nación.

2. Certificado expedido por el Personero del municipio, donde conste lainexístencia de antecedentes en los últimos cinco (5) años.

3. Certificado expedido por la Contraloría General de la República,donde hace constar que no figura reportado.

51 años.-Garantizando la guarda de fa fe pública enColombia

Superintendencia de Notariado y RegistroCalle 26 No. 1349 Int 201 - PBX (1 )328.21. 21

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4. Declaración bajo juramento relacionada con el monto de sus bienesy rentas, las de su cónyuge y el de los hijos no emancipados.

5. Formato de hoja de vida.6. Afiliación a la EPS.7. Declaración sobre la inexistencia de proceso de alimentos.8. Certificado judicial vigente y fotocopia de la cédula de ciudadanía.

También les informo que los Señores Alcaldes pueden posesionarse conanterioridad a la fecha señalada en la ley, pero en el acta que se levantedurante la diligencia debe dejarse constancia que dicha posesión surteefectos fiscales a partir del 1 de enero de 2012.

Cordialmente,

)

JORGE ENRIQUE VÉLEZ GARCÍA 'MiSuperintendente de Notariado y Registro

51 años •••Garanfizando la guarda de la le pública enColombia

Superintendencia de Notariado y RegistroCalle 26 No 13-491nl. 201- PBX (1)328-21- 21

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“Por el cual se delega la aprobación de las pólizas de garantías en el municipio de XXXXXXXXXXXX – XXXXXXXXX”

El señor alcalde del municipio de xxxx – xxxxxxxxx, es uso de sus

atribuciones Constitucionales y Legales, principalmente las establecidas por el artículo 209 de la Constitución nacional, la ley 80

de 1993, artículo 12 y la ley 1150 de 2007.

CONSIDERANDO:

• Que el artículo 209 de la Constitución Política Colombiana, señala que la función administrativa esta al servicio del interés general y se desarrolla con fundamentos a los principios de: igualdad, moralidad, eficacia, economía, claridad, imparcialidad y publicidad, mediante mecanismos de descentralización, delegación y desconcentración de funciones.

• Que el artículo 12 de la ley 80 de 1993, en concordancia con el artículo 21 de la ley 1150 de 2007, faculta a los representantes legales de la entidades estatales, para delegar total o parcialmente la competencia para tramitar procesos pre – contractuales y celebrar contratos en los servidores públicos que desempeñen cargos del nivel directivo.

• Que el a artículo 110 del decreto 111 de 1996, estatuto orgánico de Presupuesto, consagra que los órganos que son una sección en el presupuesto, tendrán una persona jurídica de la cual hagan parte, ordenar el gasto en desarrollo de las apropiaciones incorporadas en la respectiva sección, lo que constituye la autonomía presupuestal que se requieren la Constitución Política y la ley. Esta facultades estarán en cabeza de cada jefe de cada órgano quien podrá delegarlas en funcionarios del nivel directivo o quien haga sus veces, y serán ejercidas teniendo en cuenta las normas consagradas en ele estatuto general de contratación de la administración pública y las disposiciones legales vigentes.

• El artículo 17 del decreto 1510 de 2013, dispone que la entidad Entidad Estatal debe evaluar el riesgo que el proceso de contratación representa para el cumplimiento de sus metas y objetivos

• Los oferentes o contratista para asegurar el cumplimiento de sus obligaciones frente a Entidad Estatal en procesos de contratación pueden otorgar: 1. Contrato de seguros, 2- fiducia mercantil de garantía y 3- garantías bancarias o carta de crédito.

• Que el proceso de contratación es complejo en cada una de las etapas y requiere de funcionarios que colaboren con revisión del cumplimiento de los requisitos exigidos, en la verificación de la documentación, fechas y todo lo relacionado a la aplicación de las normas y la autenticidad de los documentos que se adjunten al mismo.

Decreta

ARTÍCULO PRIMERO: Delegase al señor XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX, quien se desempeña el cargo de XXXXXXXX, la competencia de aprobación de los amparos a favor del municipio, que se desprenda del proceso contractual o convenios que requieran de Póliza de seguro que ampare. Parágrafo: Se entiende por la actividad de aprobación de amparos, todas aquellas que conduzcan a garantizar la protección de los recursos económicos entregados en anticipos, como también que se cumpla con lo requerido en el contrato, calidad de los bienes y estabilidad de construcción en caso de las obras públicas, revisando lo concerniente a montos asegurados y los plazos establecidos. ARTICULO SEGUNDO: En cumplimiento del presente decreto la aprobación de la garantía deberá ser previa al inicio de la ejecución de los contratos que se expidan. Parágrafo Primero: El delegatario deberá constatar que el contratista acredite el pago de los aportes parafiscales al sistema de seguridad social integral y los demás exigidos. ARTICULO TERCERO: Una vez iniciada la ejecución del contrato, en caso de incumplimiento del contratista de la obligación de obtener la ampliación de la garantía o de la obligación de obtener su renovación o del a obligación de restablecer su valor o de aquella de otorgar una nueva garantía que ampare el cumplimiento de las obligaciones que surjan por razón de la celebración, ejecución, y liquidación del contrato, el delegatario deberá comunicar al señor alcalde y a la oficina de control interno y al asesor jurídico o quien haga sus, para que se inicie el proceso de declarar la caducidad del mismo, sometiéndose al régimen de sanciones reguladas en la ley 80 de 1993 y ley 1150 del año 2007. ARTÍCULO CUARTO: Las garantías que se podrán exigir son las establecidas en la convocatoria o en los pliegos de condiciones que para efecto del contrato se exigieron y de ellas podrán ser: Buen manejo y correcta inversión del anticipo, pago de salarios y prestaciones sociales, cumplimiento, estabilidad de la obra, responsabilidad extracontractual, calidad de los elementos o servicios, calidad de los elementos o servicios, calidad y correcto funcionamiento de los equipos, provisión de repuestos y accesorios. Parágrafo Primero: Si resultaren otros riesgos producto de los estudios previos, el municipio podrá solicitar otras garantías que cubran dichos riesgos.

Nombre y Apellidos

Alcalde

LA SEGURIDAD DE UN MUNICIPIO VA MÁS ALLÁ DE UN OPERATIVO DE VIGILANCIA: IMPLICA ANALIZAR, EVALUAR Y TRATAR RIESGOS. Disminuir los riesgos en las decisiones; es más que un buen plan de control interno. La seguridad en las decisiones debe ser más que un simple acto administrativo de delegación de funciones o mejor dicho debe, traspasar la retórica de un manual de procedimiento o la de manual de funciones, este debe ser una actividad que llegue a lo más profundo de las organizaciones o más bien debe ser el ADN de los modelos gerenciales de una entidad pública territorial, todo ello por las implicaciones de confianza que una comunidad ha depositado en un gobernante. Las decisiones en el sector público son “Sagradas” porque cada una de ellas responde a un momento (espacio) a un lugar (territorio) y aun público (Comunidad); todo lo anterior enmarcado en procedimientos regulados por normas que lo hacen obligatorio. Dicho de otra forma que cuando a uno le encargan algún objeto debe cuidarlo, más como si fuera propio. Seguramente estamos lejos de lograrlo, pero en fin, este artículo reconoce que debe ser mucho más cuidadoso y ser delicado con las cosas que nos encargan y que debemos cuidarlas más, que fueran propias. Esto se refleja la forma de como rendimos cuentas. Las decisiones en lo público no pueden obedecer a capricho del gobernante o a la toma de decisiones cargadas de emoción. Toda decisión debe obedecer a un plan trazado con anterioridad, debe contener características de un proyecto, programa o actividad ya establecida u ordenada por un acto administrativo que lo faculta para ordenar una acción. Aquí resalto: las decisiones no son aleatorias o circunstanciales, este es uno de los riegos que se observa con mayor frecuencia, decisiones no fundamentadas. Toda entidad territorial debe adoptar un esquema de seguridad con una política preventiva y proactiva en la administración de riesgos, políticos, administrativos, fiscales, penales y tributarios. Cuando enfocamos esfuerzos en revisar los planes de seguridad, estos deben ser consultado con el plan de desarrollo y es por ello que las normas de contratación enfatiza que las instituciones de gobierno deben elaborar una matriz de riesgo que les permita evaluarlos y proponer alternativas que disminuyan los riesgos a no terminar la ejecución del contrato o que finalmente hayan actos de corrupción. La construcción del mapa de riesgos hace parte de todo el proceso de administración del riesgo. Entendido éste como todo aspecto o suceso que afecte el buen cumplimiento de la misión de los procesos o procedimientos de la institución. El objetivo es elevar la capacidad y la calidad en el funcionamiento de la institución, garantizando la eficiencia y la eficacia de los procesos.

Es vital la identificación y Definición de lo que es un riesgo, cual es su probabilidad de ocurrencia y el impacto que puede generar en el caso de materializarse o cual es la consecuencia de la ocurrencia de un riesgo, qué es probabilidad de ocurrencia de un riesgo, impacto, análisis cuantitativo, análisis cualitativo y de todos aquellos conceptos fundamentales en el manejo de los riesgos a fin de unificar criterios En este sentido la ley 1474 de 2011 o Estatuto Anticorrupción para llevar a buen término los procesos que se contratan y evitar que los contratiempos que generalmente ocurren en las instituciones de gobierno y hoy conocidas por todos en general, comunidad, entidades de gobierno entidades de control, pero no hacemos nada, solo somos reactivos cuando el hecho ha ocurrido y que finalmente así se castigue al funcionario, la comunidad deja de ser receptora de los beneficios y por ello la desconfianza de todos frente al erario público. Es por ello que desde la Federación Colombiana de Municipios se ha trabajado por más de 8 años en obtener una herramienta que permite a los funcionarios tener unas alertas o tips que les reconoce disminuir el riesgo de ser investigados y lo más importante hacer creíble el proceso de democrático hoy muy cuestionado por la comunidad en general. En este sentido, la Federación Colombiana de Municipios cree firmemente que el mejor mecanismo de acercar el Estado hacia las comunidades es a través de la institución de los Municipios, son ellos los más cercanos a sus comunidades y es por ello que hombre y mujeres son elegidos alcaldes que en últimas representan la confianza y la voluntad expresada en una propuesta de gobierno para realizar obras a favor de una sociedad que nace desde el territorio. Hacerle frente al problema de la Corrupción no es un tema de normas o de instituciones de control, creemos que debemos fortalecer el mecanismo por las cuales hoy se resuelven conflictos del día a día de una entidad territorial, situación entendida y estudiada por la entidad que agremia a los municipios colombianos. http://www.gestiopolis.com/innovacion-emprendimiento-2/gestion-del-tiempo-y-creatividad.htm

FORMULARIO ÚNICO ENTIDAD RECEPTORADECLARACIÓN JURAMENTADA DE BIENES YRENTAS Y ACTIVIDAD ECONÓMICA PRIVADA

PERSONA NATURAL(LEY 190 DE 1995)

I. D E C L A R A C I Ó N J U R A M E N T A D A1.1 D E B I E N E S Y R E N T A S

YO,

IDENTIFICADO CON : C.C. 1 C.E. 2 OTRO 3 No. CON DOMICILIO PRINCIPAL EN :

DIRECCIÓN TELÉFONOS MUNICIPIO DEPARTAMENTO PAÍS

Y TENIENDO COMO PARIENTES EN PRIMER GRADO DE CONSANGUINIDAD (PADRES E HIJOS) A :NOMBRES Y APELLIDOS DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN PARENTESCO

DECLARO, EN CUMPLIMIENTO DE LO DISPUESTO EN EL ARTÍCULO 122, INCISO 3o, DE LA CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA Y ENLOS ARTÍCULOS 13 Y 14 DE LA LEY 190 DE 1995, PARA TOMARO POSESIÓN , PARA RETIRARME , PARA ACTUALIZACIÓNPARA MODIFICAR LOS DATOS CONSIGNADOS PREVIAMENTE , QUE LOS ÚNICOS BIENES Y RENTAS QUE POSEO A LA FECHA, ENFORMA PEROSNAL O POR INTERPUESTA PERSONA, SON LO QUE RELACIONO A CONTINUACIÓN:

a) Los ingresos y rentas que obtuve en el "último" año gravable fueron :CONCEPTO VALOR

SALARIOS Y DEMÁS INGRESOS LABORALESCESANTÍAS E INTERESES DE CESANTÍASGASTOS DE REPRESENTACIÓNARRIENDOSHONORARIOSOTROS INGRESOS Y RENTAS

TOTAL b) Las cuentas corrientes y de ahorro que poseo en Colombia y en el exterior son:

ENTIDAD FINANCIERA TIPO DE CUENTA NÚMERO DE LA CUENTA SALDO DE LA CUENTA

c) Mis bienes patrimoniales son los siguientes :TIPO DE BIEN IDENTIFICACIÓN DEL BIEN VALOR

SEDE DE LA CUENTA

- EMPLEADOR - FORMA FUDBR001

d) Las acreencias y obligaciones vigentes a la fecha son :

a) En la actualidad participo como miembro de las siguientes juntas y consejos directivos :

b) A la fecha soy socio de las siguientes corporaciones, sociedades y/o asociaciones :

c) En la actualidad :SI NO X tengo sociedad conyugal o de hecho vigente, con :

NOMBRES Y APELLIDOS DEL CÒNYUGE C.C. C.E. OTRO

Las actividades económicas de carácter privado, adicionales a las declaradas anteriormente, que he venido desarrollando de forma ocasional opermanente son las siguientes :

FIRMA DEL SERVIDOR PÚBLICO CIUDAD Y FECHA

ENTIDAD O INSTITUCIÓN CALIDAD DE MIEMBRO

DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN

1.1 D E B I E N E S Y R E N T A S (CONTINUACIÓN)

CORPORACIÓN, SOCIEDAD O ASOCIACIÓN CALIDAD DE SOCIO

DETALLE DE LAS ACTIVIDADES FORMA DE PARTICIPACIÓN

3. F I R M A

2. A C T I V I D A D E C O N Ó M I C A P R I V A D A

1.2 DE PARTICIPACIÓN EN JUNTAS, CONSEJOS, CORPORACIONES, SOCIEDADES Y ASOCIACIONES

ENTIDAD O PERSONA CONCEPTO VALOR

-DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA--LÍNEA GRATUITA DE ATENCIÓN AL CLIENTE No. 9800-17770- FORMA FUDBR001

Consideraciones técnicas y procedimentales para el proceso ... · los cargos, empleos y/o...

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