LIC. SAMUEL TOLEDO CÓRDOVA TOLEDO.- Secretario de Finanzas, con las facultades que me confieren los artículos 12, 13 y 29 de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Chiapas y;

Considerando Que la Contabilidad es un instrumento necesario en la administración financiera gubernamental, que hace posible la generación de información suficiente, oportuna, veraz y transparente, indispensable para la toma de decisiones y oportuna rendición de cuentas, de los hechos derivados de la gestión pública. Que el Gobierno del Estado de Chiapas, considerando la importancia imprescindible en la administración de los recursos públicos y de rendición de cuentas, ha establecido el Sistema Integral de Contabilidad Gubernamental, bajo un marco normativo con las características propias del sector público. Siendo que la Contabilidad Gubernamental es una disciplina de primer orden para el óptimo funcionamiento del Gobierno del Estado, que norma y define el registro y control financiero de los recursos públicos estatales, así como de los bienes y obligaciones patrimoniales. La práctica de ésta disciplina representa un valioso medio o instrumento efectivo en los procesos de decisión de las acciones públicas, así como en la generación suficiente, confiable y oportuna de información, lo cual permite registrar las operaciones financieras que impactan en el desarrollo económico y social de la Entidad. El Sistema Integral de Contabilidad Gubernamental del Estado de Chiapas, se sustenta bajo sólidos postulados técnicos y consistentes, que capta de manera delimitada y específica, los hechos económicos susceptibles de ser expresados en términos monetarios, debiendo éstos de registrarse sobre criterios homogéneos, tomando en consideración que la información resultante, cumpla con los criterios principales que requieren las Normas Internacionales de Contabilidad Aplicables al Sector Público, Postulados Básicos de Contabilidad Gubernamental, y a las disposiciones legales del Estado de Chiapas, Constituyéndose éstos, en el marco técnico que tienden a asegurar la idoneidad de la Contabilidad Gubernamental. De acuerdo a lo establecido en el Artículo 29 fracción VI, XIII, XXVI y XXVIII de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Chiapas, y los artículos 462, 464 y 466 del Código de la Hacienda Pública para el Estado de Chiapas, le corresponde a la Secretaría de Finanzas la formulación y elaboración de las normas y procedimientos de Contabilidad Gubernamental que deberán regir en el Estado de Chiapas. La Secretaría de Finanzas en apego a las disposiciones legales vigentes, emite la presente Normatividad Contable y Financiera, misma que será de carácter obligatorio y de observancia general para su aplicación en los Organismos Públicos que conforman la Contabilidad Gubernamental en el Estado.

Esta Normatividad Contable y Financiera, proporciona los elementos necesarios para el manejo transparente de los recursos públicos, y el cabal cumplimiento en la rendición de cuentas, asimismo presenta las normas, lineamientos, reglas, metodologías, procedimientos, sistemas, criterios, con base a los Postulados Básicos de Contabilidad Gubernamental que han de aplicar los centros contables en el registro de sus operaciones con la finalidad de regular eventos específicos para la integración homogénea de la información contable y financiera, teniendo como característica consustancial en sus registros, valorización e información resultante, la observancia de las disposiciones legales que aplican a cada transacción realizada por la entidad. El Gobierno Constitucional del Estado de Chiapas a través de la Secretaría de Finanzas, ha implementado el Sistema Integral de Administración Hacendaria Estatal (SIAHE), con el objetivo de modernizar la administración financiera y que a través del cual se realizan las funciones financieras, contables y presupuestarias del Gobierno Estatal, generando información confiable, útil en el diseño y establecimiento de las políticas hacendarias que fortalecen la administración de los ingresos, la orientación del gasto público, así como, el manejo del presupuesto, la contabilidad, el financiamiento y la inversión de recursos. El Sistema Integral de Contabilidad Gubernamental tiene como herramienta esencial para su operación, el Catálogo de Cuentas, el cual se estructura siguiendo las mismas conceptualizaciones y compatibilidad del clasificador presupuestario y otros sistemas que operan en el ámbito institucional así como en el federal, por lo tanto se constituye en cinco grupos: 1.- Activo, 2.- Pasivo, 3.- Hacienda Pública, 4.- Resultados que aumentan o disminuyen la Hacienda Pública y 5.- Orden. Chiapas, ha continuado modernizando y enriqueciendo las técnicas de Contabilidad Gubernamental, su Marco Regulatorio, sus Sistemas Informáticos y la Rendición de Cuentas, Como consecuencia de estas acciones, nuestro estado cuenta con alto grado de homologación a la Directrices del Programa de Modernización de los Sistemas de Contabilidad Gubernamental y Cuenta Pública, ubicándose en el primer lugar en el índice de la información y estructuras de las cuentas públicas estatales. Este reto ha representado para la disciplina contable la oportunidad de aprovechar los avances técnico en la preparación y presentación de información, a fin de contar con un marco conceptual y técnico que ponga a la vanguardia la información financiera del Gobierno del Estado De esta forma, la Secretaría de Finanzas ha orientado su búsqueda en la uniformidad de los sistemas contables para dar cada vez mayor transparencia en el manejo de los recursos públicos, siguiendo los lineamientos de homologación y modernización de sistemas en el país. Por los fundamentos y consideraciones anteriores, tengo a bien emitir el siguiente:

ACUERDO POR EL QUE SE EXPIDE LA “NORMATIVIDAD CONTABLE Y FINANCIERA”:

TÍTULO I

CAPÍTULO I DE LAS NORMAS GENERALES

Artículo 1.- Las disposiciones que establece esta Normatividad Contable son de carácter obligatorio y de observancia general para el registro de las operaciones que realicen los organismos públicos del Poder Ejecutivo, Legislativo y Judicial así como Organismos Autónomos. Estas disposiciones son para facilitar y tener un marco rector, que permita el registro homogéneo de los recursos públicos y la preparación de informes financieros, que den transparencia para la interpretación, evaluación, fiscalización y rendición de cuentas. Artículo 2.- La Contabilidad Gubernamental es la técnica que registra sistemáticamente las operaciones que realizan los poderes Legislativo, Ejecutivo, Judicial y Organismos Autónomos, así como los eventos económicos identificables y cuantificables que le afecten, con el objeto de generar información financiera, presupuestaria, programática y económica que facilite a los usuarios la toma de decisiones y fiscalización. La Contabilidad Gubernamental es ante todo un sistema de registro que procesa eventos económicos, presupuestarios y financieros de los entes públicos, en tal sentido los informes y estados financieros deben elaborarse de acuerdo con las prácticas, métodos, procedimientos, reglas particulares y generales, y las disposiciones legales, con el propósito de generar información que tenga validez y relevancia en los ámbitos de gobierno, que sea confiable y pueda ser comparada, que responda a las necesidades y requisitos de la rendición de cuentas y la fiscalización, y que aporte certeza y transparencia a la gestión financiera de los entes. Para que la información cumpla tales objetivos es indispensable que tenga las siguientes características: I).- Utilidad; Que la información que se presente sea útil, cubriendo los requerimientos para la

rendición de cuentas, fiscalización y toma de decisiones, que cubra los propósitos de los que la utilizan y satisfaga las necesidades de los usuarios en las jerarquías institucionales.

II).- Confiabilidad; Que la información sea aceptable y confiable por parte de los destinatarios y

usuarios, presentando la información con imparciabilidad, libre de errores, representativa y fiel imagen de los eventos y transacciones realmente ocurridos.

III).- Relevancia; La información debe reflejar los aspectos sobresalientes de la situación

financiera del ente, que presente un valor de predicción y ayuda a los usuarios para los eventos futuros y presentes.

IV).- Comprensibilidad; La preparación de la información debe facilitar el entendimiento de los

diversos usuarios sin excluir información alguna que no dificulten su comprensión.

V).- Comparabilidad; La información que se presente debe formularse con criterios afines,

identificación, registro, valuación y presentación con las normas que se presentan, que permitan la posibilidad de comparar la situación financiera de los resultados alcanzados así como el cumplimientos de las disposiciones legales.

Artículo 3.- Característica Consustancial de la Contabilidad Gubernamental; Las operaciones que realizan los órganos públicos por su propia naturaleza están delimitados en su actuar por las disposiciones jurídicas que establecen su creación y las que regulan a la administración pública en su conjunto, no habiendo posibilidad de que su actividad rebase de manera legítima ese ámbito. La Contabilidad Gubernamental en sus registros, valorización e información resultante, y en cualquier aspecto relacionado con el sistema contable y presupuestario, debe ser congruente y mostrar que se han observado las disposiciones legales que le sean aplicables en toda transacción realizada por el ente, exponiendo plenamente el efecto de dichas transacciones o modificaciones internas en su posición financiera y los resultados. Se establece como fundamento que enmarca la Contabilidad Gubernamental, La Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria y su Reglamento, así como las leyes, decretos, reglamentos del Estado de Chiapas, las cuales regulan el desarrollo de las actividades de los centros contables que conforman el Sistema Integral de Contabilidad Gubernamental y son: I.- Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Chiapas. II.- Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Chiapas. III.- Código de la Hacienda Pública para el Estado de Chiapas.

IV.- Ley de Ingresos del Estado de Chiapas para el ejercicio en vigor. V.- Ley Estatal de Derechos. VI.- Decreto del Presupuesto de Egresos del Estado de Chiapas para el ejercicio en vigor. VII.- Ley de Catastro para el Estado de Chiapas. VIII.- Bases coeficientes y plazos para el pago de Participaciones Federales a los Municipios

del Estado de Chiapas para el ejercicio en vigor. IX.- Reglamento del Código de la Hacienda Pública para el Estado de Chiapas. X.- Reglamento de la Ley de Catastro del Estado de Chiapas.

XI.- Ley de Obra Pública del Estado de Chiapas. XII.- Ley de Adquisiciones, Arrendamiento de Bienes y Contratación de Servicios para el

Estado de Chiapas. XIII.- Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Chiapas.

XIV.- Ley de Fiscalización Superior del Estado de Chiapas. XV.- Ley del Seguro Mutuo de Vida de los Funcionarios y Empleados de Gobierno. XVI.- Ley de Entidades Paraestatales del Estado de Chiapas. Si se presenta conflicto entre las disposiciones legales y los Postulados Básicos de Contabilidad Gubernamental, prevalecerán las primeras. Sin embargo, hasta donde sea posible el sistema deberá permitir la presentación de la posición financiera y los resultados de operación en forma razonable. Artículo 4.- Los Postulados Básicos de Contabilidad Gubernamental; representan un marco de referencia para uniformar los métodos, procedimientos y prácticas contables, así como organizar y mantener una efectiva sistematización que permita la obtención de información veraz en forma clara y concisa, en este sentido, se constituyen en el sustento técnico de la Contabilidad. A partir del 1º.de junio de 2006, entra en vigencia La Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria, en el cual establece en forma enunciativa la base que regula la Contabilidad Gubernamental, así como en su Reglamento. El sistema ha sido diseñado con base y apego a los Postulados Básicos de Contabilidad Gubernamental que emanan de las Normas de Información Financieras, Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público NICSP´s, los cuales ha sido adecuadas a la forma de Gobierno del País y puesta a consideración a las Entidades Federativas, por Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes Sobre la Gestión Pública, de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público. La aplicación y observancia de los Postulados en el registro contable, patrimonial y presupuestario de las operaciones, así como en la preparación de informes, hace posible obtener información que por sus características de oportunidad, confiabilidad y comparabilidad, resulta una verdadera base para la toma de decisiones. I.- Ente Público

Se considera ente público a toda dependencia o entidad gubernamental, plenamente identificable, que ha sido creado por mandato Constitucional, Ley o Decreto.

La diversidad de personalidades jurídicas y jerarquías administrativas pueden limitar la observación de las características financieras y patrimoniales públicas, se requiere una delimitación que permita contar con información relevante para los usuarios sin menoscabo de la responsabilidad conferida en el ejercicio de las potestades públicas. II.- Existencia Permanente

El ente tiene existencia permanente, salvo modificación posterior al mandato Constitucional, ley o decreto que lo creó, en la que se especifique lo contrario.

La vigencia de las funciones públicas que satisface el ente, están determinadas en la Constitución leyes y decretos, y sólo pueden modificarse mediante reformas a la misma. III.- Cuantificación en Términos Monetarios

Los derechos, obligaciones y en general las transacciones o transferencias patrimoniales

que realiza el ente público, se registran en moneda nacional.

La contabilidad registra aquellos eventos que pueden ser valuados en unidades monetarias; sin embargo, las operaciones que le dan origen pueden estar expresadas en otros valores o monedas extranjeras. Los registros y la emisión de estados financieros deben ser expresados en valores homogéneos para asegurar su comparabilidad; la medida adecuada es la moneda nacional.

IV.- Período Contable La vida del ente se divide en períodos uniformes, para efectos de rendición de cuentas.

Los presupuestos se configuran con base anual, de la misma forma en que se determina la obligación de rendir cuentas a la Honorable Cámara de Diputados; por lo que el ente deberá emitir informes de los resultados por los mismos ciclos; la Constitución determina períodos anuales para los informes. Adicionalmente, se podrán emitir informes con cortes periódicos.

V.- Costo Histórico Los derechos, obligaciones y transformaciones patrimoniales se deben registrar

reconociendo el importe inicial conforme a la documentación comprobatoria y justificativa que los respalde, identificando claramente los diferentes componentes que los integran.

El reconocimiento del valor histórico es el único demostrable en términos de rendición de cuentas y fiscalización.

VI.- Importancia Relativa Los estados contables, presupuestarios y patrimoniales, deben mostrar todas las partidas y

elementos que son de importancia para tomar decisiones, efectuar evaluaciones y rendir cuentas.

La información contenida en los estados financieros debe mostrar los aspectos importantes del ente, así como los que la ley y la norma demandan manifestar, y que resultan del manejo, utilización, recaudación, ejecución o administración de los recursos públicos y de acuerdo con los requerimientos que para tal efecto se soliciten. VII.- Consistencia Ante la existencia de operaciones similares en un ente público, debe corresponder un

mismo tratamiento contable, el cual debe permanecer a través del tiempo, en tanto no cambie la sustancia económica de las operaciones para conocer su evaluación mediante la comparación de los estados financieros de éste, o su posición en relación con otros entes económicos.

Los órganos competentes requieren de registros homogéneos y comparables, es decir con uniformidad técnica, para estar en posibilidad de realizar con mayor eficacia su actividad. VIII.- Base en Devengado. La contabilización de las transacciones de gasto se reconocerán conforme a la fecha de su

realización, independientemente de su pago; las de ingreso cuando se realicen efectivamente y/o se registrarán en los activos correspondientes cuando exista jurídicamente el derecho de cobro.

Es importante dar claridad sobre los derechos y obligaciones que afectan la posición financiera de los resultados de gobierno; el devengado ofrece la mejor estimación del impacto económico de la política fiscal del gobierno, al reconocer el cambio en la propiedad de los bienes, el suministro real de los servicios, y la obligación incondicional de pago. La base de devengado otorga mayores elementos para administrar los recursos y la planeación financiera. IX.- Revelación Suficiente.

Los Estados Financieros deben incluir información suficiente para mostrar amplia y claramente los resultados y la situación financiera del ente público, sustentada en la contabilización de cada una de las transacciones en términos brutos con base en la documentación contable original que las respalde y cumpliendo con las características cualitativas que se requiere.

Los estados financieros son la expresión para transmitir a los usuarios información relevante, para juzgar los resultados de la ejecución de los presupuestos, la operación y la situación financiera del ente; no obstante para que se cumpla esta relación, su estructura y contenido deben ser capaces de mostrar la información mínima necesaria y ser acompañados por notas que indiquen aquellos hechos no cuantificables, pero necesarios para su adecuada interpretación, y los correspondientes a los componentes detallados que faciliten su evaluación. X.- Integración de la Información. En la preparación de estados financieros para la rendición de cuentas, la información

contable se integra para presentar la situación financiera, patrimonial y presupuestaria del ente de manera objetiva, pudiendo realizarse consolidaciones entre estos con base en términos y criterios uniformes.

La administración descentralizada en organizaciones de diversa escala y personalidad, forma segmentaciones en la información que pueden hacer perder de vista aspectos relevantes para los usuarios, por lo que se requiere presentar información integrada; no obstante, la integración de información de diversos entes cuando éstos tienen una naturaleza económica distinta puede distorsionar los resultados presentados. XI.- Dualidad Económica El ente público debe reconocer en la contabilidad la representación dual de las

transacciones aplicando la teoría del cargo y del abono, conforme a los derechos y obligaciones, ya sean derivados de los presupuestos públicos, así como de aquellos de origen patrimonial y no presupuestario.

En las organizaciones complejas que caracterizan al sector público, el registro contable esta sustentado en la partida doble, independientemente del grado de descentralización administrativa que se haya optado, la adscripción de los centros contable y el tipo de operaciones que estos registren.

XII.- No compensación. La contabilización de las transacciones se realiza en términos brutos, con base en la

documentación contable original que las respalde y no en términos netos.

Es práctica común que en los presupuestos se expresen las cifras en términos netos, esto no es compatible con la contabilidad que requiere expresar los datos en forma detallada, por lo que se hace necesario establecer el lineamiento para determinar esta presentación. XIII.- Control Presupuestario El registro presupuestario de la ejecución del ingreso y el egreso del gasto en entes

públicos se debe reflejar en la contabilidad, considerando sus efectos patrimoniales y su vinculación con los objetivos determinados.

La contabilidad debe registrar el ingreso y gasto público; el efecto financiero de las transacciones está definido en esos dos instrumentos, una interpretación distinta de lo contemplado en ellos, nos llevaría al registro de derechos y obligaciones diferentes a su propia esencia y restaría valor a los resultados, al no ser comparable con los que le dieron origen. Artículo 5.- Los Criterios prudenciales, consideran los elementos de juicios disponibles que nos permite una mejor interpretación de los postulados y normas aplicables, con el objeto de medir o cuantificar contablemente con mayor certeza, y determinar los verdaderos resultados de las operaciones, criterios que a continuación se enuncian: I.- Criterios prudenciales de los Postulados Básicos de la Contabilidad Gubernamental a).- Criterio del postulado Ente Público

1. La información contable, presupuestaria, económica y programática pertenece a entes claramente definidos, constituidos con el fin específico de lograr los objetivos que se establecen en el ordenamiento jurídico que los creó.

2. La personalidad jurídica de las dependencias y entidades que conforman al ente se

establece por el acto legal que le da origen: Ley Orgánica, ley de creación, acta constitutiva o su consignación en el presupuesto de egresos. Están facultados para asumir derechos, y contraer obligaciones derivadas de las atribuciones que les confieren los marcos jurídico y técnico que les apliquen; es decir, que maneje, utilice, recaude, ejecute o administre recursos públicos;

3. Los entes podrán tener en sus dependencias unidades administrativas que lleven a cabo

acciones de registro, sin que esto interprete delegar su responsabilidad directa de observar los lineamientos, reglas, procedimientos y rendir cuentas sobre el total de las cifras resultantes de su gestión pública; y,

4. Las unidades administrativas independientemente de su nivel jerárquico están obligadas a

cumplir en materia contable y de rendición de cuentas, conforme a las disposiciones normativas vigentes.

b).- Criterio del postulado de Existencia Permanente

1. El sistema contable del ente público se establecerá considerando que el período de vida del mismo es indefinido; dicho sistema debe diseñarse de modo que exista una relación cronológica de las transacciones presupuestarias, financieras y patrimoniales, sin que deban preverse mecanismos o procedimientos para una eventual extinción;

2. Se puede considerar por terminado su ciclo de gestión cuando ocurra un evento interno

o externo, con respaldo jurídico, que determine el fin del objetivo para el cual se constituyó, o en su defecto, que sea transformado el ente público.

3. En el supuesto de una dependencia, subdependencia u órgano desconcentrado del

ejecutivo, que utiliza el Registro Federal de Contribuyentes del Gobierno del Estado, se considerará terminado su ciclo de gestión conforme al acuerdo o decreto publicado, no así su personalidad jurídica, procediendo a su cancelación administrativa y funcional en los términos del artículo 37 y 38 de esta Normatividad.

4. La información contable que emitan los entes públicos se podrá presentar clasificada en

corto y largo plazo, entendiéndose que éstos tendrán vigencia suficiente para alcanzar sus objetivos y hacer frente a sus compromisos.

c).- Criterio del postulado Cuantificación en Términos Monetarios

1. Los entes públicos deben registrar en moneda nacional los eventos y operaciones que llevan a cabo, susceptibles de ser cuantificables, así como aquellos realizados en divisas u otro tipo de valor.

2. La moneda nacional es el medio para valorar las transacciones presupuestarias,

financieras y patrimoniales a una expresión homogénea que permita agruparlas, compararlas y presentarlas; así como mostrar la situación financiera del ente.

3. Las operaciones que se generen en una moneda distinta a la nacional, deben

convertirse a moneda de curso legal para su registro correspondiente, de acuerdo al tipo de cambio fijado por el Banco de México vigente al momento de su realización.

4. Para efectos de control e información adicional, podrán manejar en paralelo y por

separado a los registros en los libros principales de contabilidad en moneda nacional, auxiliares que muestren cifras en diferentes monedas u otro tipo de valores.

d).- Criterio del postulado Periodo contable

1. En lo que se refiere a la contabilidad gubernamental, el período relativo es de un año calendario, que comprende a partir del 1 de enero hasta el 31 de diciembre, y está directamente relacionado con la anualidad del ejercicio y ejecución de los presupuestos públicos de gasto e ingreso, autorizados y estimados, respectivamente.

2. La necesidad de conocer los resultados de las operaciones y la situación financiera del

ente público, hace indispensable dividir la vida continua del mismo en períodos uniformes y permite su comparabilidad.

3. En caso de que algún ente inicie sus operaciones en cualquier mes del año distinto de

enero, el primer ejercicio contable abarcará a partir del inicio y hasta el 31 de diciembre; tratándose de entes que terminen su existencia permanente durante el ejercicio, efectuarán un cierre por el término del período de la administración de que se trate, sin que esto sustituya los reportes para efectos de rendición de cuentas correspondientes al cierre contable del año calendario.

4. Para efectos de evaluación y seguimiento de la gestión financiera, así como de la

emisión de estados financieros para fines específicos se podrán presentar estados contables a determinado período, teniendo éstos carácter informativo. Los informes periódicos establecidos por el marco legal correspondiente, tienen necesariamente el sentido de apoyo al seguimiento que realiza la Honorable Cámara de Diputados.

e).- Criterio del postulado Costo Histórico

1. Al reconocer en la contabilidad el valor inicial del costo, gasto, contratación, adquisición, donación, producción o construcción de las transacciones del ente público se deben identificar los elementos que los integran.

2. Las operaciones y transacciones que la contabilidad cuantifica al considerarlas

realizadas se registran según la documentación comprobatoria, justificativa y de soporte que las sustente.

3. Tratándose de derechos derivados de los activos fijos se podrán registrar a su valor de

avalúo o, en su caso, estimado si no se cuenta con el inicial o soporte adquisitivo, cuando sean producto de una donación, expropiación, dación en pago o hallazgo; siempre y cuando se sustenten dichos eventos con la documentación respectiva.

4. Los informes financieros muestran los valores y costos en fechas anteriores y no

actuales según el mercado. Si la información deja de ser representativa, en virtud de los cambios en el poder adquisitivo de la moneda, podrá ser reexpresada mediante registros en cuentas complementarias específicas.

5. El ente público que opte por la reexpresión de acuerdo a su objetivo, y se ajusten las

cifras, se considerará que no se ha violado este postulado, siempre y cuando en las cuentas originales se conserve el valor histórico. Esta situación debe quedar debidamente especificada y aclarada en la información que se produzca.

f).- Criterio del postulado Importancia relativa

1. La información procesada por el sistema de registro contable y especialmente la presentada en los estados contables, presupuestarios y patrimoniales, debe incluir los aspectos importantes o significativos del ente público, tomando en consideración que su omisión o incorrecta presentación susceptible de ser cuantificable en términos monetarios, afecta la toma de decisiones.

2. Es necesario tener en cuenta la relación que guardan entre sí las diversas situaciones

que se presentan en las transacciones, para darles la aplicación debida conforme a su monto y naturaleza. En tales circunstancias, lo fundamental para determinar los límites de las "partidas de poca importancia" será el equilibrio entre la utilidad de la información, el grado de detalle de la misma, la naturaleza de la partida y su monto.

3. La información contable tiene importancia relativa cuando un cambio en ella, en su presentación, en su evaluación, en su descripción o en cualquiera de sus elementos, pudiera modificar los estados financieros.

g).- Criterio del postulado Consistencia

1. Las políticas, métodos de cuantificación y procedimientos contables deben ser los apropiados para reflejar la situación del ente público y en relación con otros similares, debiendo aplicarse de manera uniforme a lo largo de un período y de un período a otro.

2. Los procedimientos de cuantificación, de registro y de presentación, así como las

propias políticas contables, sólo se podrán modificar cuando existan eventos con efecto financiero cuya valoración y consecuencia requiera de un cambio para mantener su comprensibilidad y utilidad y éste debe ser autorizado por la instancia rectora y normativa en materia de Contabilidad Gubernamental y especificados en notas a los estados financieros.

3. Los estados financieros correspondientes a cada ejercicio seguirán los mismos criterios

y métodos de valuación utilizados en ejercicios precedentes, salvo cambios en el modelo contable de aplicación general.

4. Cuando se efectúe una modificación que afecte la comparabilidad de la información,

exige que se revele claramente en los estados financieros: su motivo, justificación y efecto. También obliga al ente público a mostrar su situación financiera y resultados, aplicando bases técnicas y jurídicas, consistentes que permitan la comparación con él mismo sobre la información de otros períodos y conocer su posición relativa con otros entes económicos similares

h).- Criterio del postulado Base en Devengado

1. Debe reconocerse en la contabilidad el total de las transacciones o modificaciones patrimoniales cuantificables que realizan los entes públicos, considerando su base acumulativa.

2. Los gastos y costos se consideran devengados desde el momento que se formalizan las

transacciones, mediante la recepción de los servicios o bienes a satisfacción, independientemente de la fecha de pago.

3. Los ingresos se registrarán a partir de su recaudación y/o de la identificación jurídica del

derecho de cobro relacionada con la documentación comprobatoria que los ampare. 4. Cuando se deba elegir entre una alternativa para medir un hecho económico-financiero,

se elegirá aquélla que no altere la información y no produzca sobrevaluación de los activos ni subvaluación de los pasivos.

i).- Criterio del postulado Revelación Suficiente

1. Los estados contables, presupuestarios y patrimoniales deben mostrar la información necesaria para que ésta sea representativa de la situación del ente público a una fecha

establecida, dichos estados se acompañarán de notas explicativas. 2. Los estados financieros y sus notas forman un todo o unidad inseparable y por tanto,

deben presentarse conjuntamente en todos los casos. j).- Criterio del postulado Integración de la Información

1. Los estados financieros consolidados de gobierno y sus entidades paraestatales se integran con base en la participación patrimonial o accionaria.

2. Los estados presupuestarios de los entes se integran considerando los términos en que

fue autorizado su presupuesto.

3. El ente público asume la responsabilidad patrimonial de la inversión en acciones o derechos patrimoniales en las entidades, y debe reconocer en su información financiera el valor actualizado de esta, conforme a los estados financieros aprobados.

k).- Criterio del postulado Dualidad Económica

1. Los entes públicos deben registrar sus operaciones observando la dualidad transaccional, sin menoscabo de la vinculación que tengan con otro u otros entes económicos; así como, su relación con los presupuestos públicos.

2. Los registros de las operaciones de los hechos económicos deben contener por lo

menos dos movimientos compensatorios para mantener la doble dimensión, suma positiva, negativa o cero.

3. Los registros podrán realizarse en rojo, tanto en cargo como en abono, para no

presentar movimientos alterados, cuando así lo determine la normatividad.

4. Toda operación deberá reflejar los derechos y obligaciones del ente público en cuentas de balance y/o de resultados; así como, en su caso, las obligaciones y derechos contingentes en cuentas de orden, considerando que estas últimas se deben abrir siempre en grupos cuando menos de dos, siendo una correlativa de la otra y debiendo tener forzosamente movimientos y saldos compensados en todo momento.

5. Los entes públicos para el control y seguimiento de los presupuestos públicos deberán

incluir en su contabilidad las cuentas de orden que para tales efectos se determinen. l).- Criterio del postulado No Compensación

1. Todas las transacciones deben registrarse en la contabilidad, conforme a los valores brutos de los documentos originales justificativos, comprobatorios y de soporte.

m).- Control Presupuestario

1. El sistema de Contabilidad Gubernamental debe considerar cuentas de orden a nivel mayor para el registro de la ejecución de la recaudación y el ejercicio del gasto, a fin de proporcionar información presupuestaria oportuna y confiable, y evaluar los resultados

obtenidos respecto de las expectativas y objetivos previstos, respectivamente. 2. El sistema de registro contable del ente público debe incluir procedimientos para la

verificación de la disponibilidad suficiente para cada rubro de gastos, antes de contraer compromisos que afecten al mismo.

3. La contabilización de los presupuestos al igual que la patrimonial, deben seguir la

metodología de registros equilibrados o igualados, representando las transacciones a través de cuentas de orden presupuestarias que reflejen la ejecución de ingreso y el ejercicio del gasto; así como su efecto en la posición financiera y en los resultados.

4. Es necesario que cada ente público cuente con un sistema de registro contable que le

permita identificar de forma individual y agregada el registro de las operaciones en las cuentas presupuestarias; de balance y de resultados correspondientes; así como generar registros a diferentes niveles de agrupación.

5. Las obligaciones presupuestarias afectarán al presupuesto del ejercicio fiscal en que se

realicen, con cargo a los respectivos presupuestos autorizados; los derechos afectarán al presupuesto del ejercicio fiscal en que se liquiden y los ingresos afectan el presupuesto hasta el momento de su cobro.

6. Los ingresos afectan el presupuesto hasta el momento de su cobro. Las clasificaciones

se determinan en razón de las dimensiones o perspectivas que resultan del análisis del gasto público del gobierno; e informan, de manera principal y no exhaustiva ni limitativa.

II.- Criterios Prudenciales de las Guías Contables a).- Mostrarán las operaciones más trascendentales de un ente, y que podrán ser agrupadas

de conformidad a su fin buscado considerando lo siguiente:

1. Guías contables por Subsistemas que integran el Sistema Integral de Contabilidad. 2. Guías contables enunciadas por las entidades paraestatales. 3. Guías contables enunciadas por los fideicomisos.

b).- Si existe alguna operación que no esté contemplada en una guía contable establecida

por la parte normativa, el registro de la operación podrá ser aplicada siguiendo las reglas particulares de valuación, los instructivos de cuentas, sin variar el sentido de la naturaleza de la cuenta.

c).- La entidad normativa podrá establecer los criterios de registros cuando la interpretación

del acto sea dudosa en apego a los Postulados Básicos de la Contabilidad Gubernamental.

CAPÍTULO II DE LA CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL ESTATAL

Artículo 6.- El Sistema Integral de Contabilidad Gubernamental; Es el conjunto de normas y procedimientos contables establecidos para el registro de las operaciones del Gobierno del Estado con el propósito de generar sistemática y estructuralmente información veraz, confiable

y oportuna, que permita apoyar la toma de decisiones. I.- Su estructura se concibe como sigue: El Sistema Integral de Contabilidad Gubernamental comprende cuatro subsistemas: Recaudación, Fondos Estatales, Deuda Pública y Egresos, los cuales según su naturaleza tienen un funcionamiento de relativa autonomía, en tanto que obtienen, procesan y producen información completa de las operaciones que les corresponden, guardando estrecha relación entre sí por medio de mecanismos de conciliación y de consolidación de la información. La Dirección de Contabilidad y Evaluación de la Subsecretaría de Egresos vigilará el óptimo funcionamiento del Sistema Integral de Contabilidad Gubernamental. Las funciones de la operación contable de los subsistemas que conforman el sistema será responsabilidad de: Subsistema de Recaudación:

Dirección de Ingresos de la Subsecretaría de Ingresos.

Subsistema de Fondos Estatales:

Dirección de Control Financiero de la Tesorería.

Subsistema de Deuda Pública:

Dirección de Coordinación Municipal y Financiamiento a Organismos Públicos de la Tesorería.

Subsistema de Egresos:

Dependencias, Órganos Desconcentrados, Entidades y Unidades Responsables de Apoyo de la Administración Pública, así como los Poderes Legislativo y Judicial.

Para efectos de esta Normatividad, se consideran como Entidades, los Organismos descentralizados, Fideicomisos y Empresas de Participación Estatal que reciben recursos estatales a través de ayudas, subsidios y trasferencias. Los Organismos Autónomos Constituidos de acuerdo a Ley, operan técnicamente bajo los criterios de registros del subsistema de egresos, entendiendo que cada centro contable llevará el registro contable de sus ingresos y egresos, así como el ejercicio y evaluación de los presupuestos y sus programas con objetivos, metas y unidades responsables de su ejecución; adoptarán el subsistema que se adapte a la naturaleza de sus operaciones, ya que éstos están provistos de los instrumentos y mecanismos de ordenación, control y coordinación indispensables para que de ellos emane la información periódica que a sus operaciones corresponda, las cuales se convertirán en elementos constitutivos de la información global, cuya consolidación corresponde a la Dirección de Contabilidad y Evaluación. II.- Información generada del Sistema Integral de Contabilidad Gubernamental:

a).- Tipos de Información: 1.- Financiera: Muestra la relación entre los derechos y obligaciones de los centros contables, así como la

composición y variaciones de su patrimonio en un período o fecha determinado. 2.- Presupuestaria: Explica el cumplimiento de las actividades presupuestarias en detalle del ejercicio del

Presupuesto de Egresos Autorizado, la ejecución de la Ley de Ingresos y su comparación con las estimaciones originales y modificadas.

3.- Programática: Facilita el seguimiento del cumplimiento de los programas y metas proyectados en el

Presupuesto de Egresos del Estado. 4.- Económica: Proporciona la información necesaria para medir y evaluar las repercusiones de las

Políticas de Ingreso, Gasto y Deuda Pública en el contexto económico-social. b). Utilidad de la Información: 1.- Institucional: La información relativa a las operaciones realizadas y procesadas en la Administración

Pública, tiene como finalidad principal el de servir de apoyo en la determinación de los objetivos y programas; control y evaluación de los resultados.

2.- Funcional: Es aquella información consolidada que reúne los resultados financieros, presupuestarios y

programáticos por sector administrativo, constituidos por los resultados de las Entidades coordinadas y de la Dependencia coordinadora.

3.- Regional: Es la información que muestra los recursos utilizados en programas por región, lo que

permite determinar los instrumentos de apoyo requeridos por cada región. 4.- Global: La información global o consolidada de las actividades del Gobierno, muestra el

comportamiento de las Políticas de Ingreso y del Gasto Público, el cual se presenta de manera, confiable y objetiva siendo formulados conforme al rigor de la técnica y reglas del sistema contable conteniendo los elementos suficientes para coadyuvar a las predicciones y planeaciones, así como para la rendición de cuentas a través de la Cuenta Pública Anual que el Ejecutivo rinde al Congreso del Estado.

Para la adecuada aplicación y control del Sistema Integral de Contabilidad Gubernamental, cada Subsistema deberá definir sus centros contables, en cuanto a personal, equipo y nivel jerárquico. III.- Objetivo: La Normatividad Contable y Financiera enunciada, tiene como finalidad, establecer el marco técnico para el funcionamiento de los elementos que conforman el Sistema Integral de Contabilidad Gubernamental del Estado, el que tiene los siguientes objetivos:

a) Difundir el diseño del Sistema de Contabilidad Gubernamental para aplicarlo. b) Registrar sistemáticamente todas las transacciones reconocidas técnicamente que

afecten o puedan afectar la posición económica, financiera y presupuestaria de los Organismos Públicos.

c) Establecer los criterios, método de registro, valoración y por los cuales se regirán las

operaciones de las transacciones financieras, presupuestarias y patrimoniales. d) Presentar y expresar información financiera de manera congruente y ordenada, que

facilite la toma de decisiones, el control, la evaluación de desempeño y la fiscalización. e) Producir información financiera que satisfaga las necesidades de los usuarios que

vigilan la gestión pública y de terceros interesados en las mismas. IV.- Características; Siendo la Contabilidad Gubernamental uno de los principales componentes del sistema de información financiera, presenta un proceso sistemático de aplicación general a todo el sector público estatal, con las siguientes características;

a)- Descentralizada.- La Contabilidad Gubernamental del Estado de Chiapas, se estructura sobre la base de una descentralización operativa a nivel institucional. La Descentralización consiste en la obligación que tienen los organismos públicos de llevar los registros contables de sus operaciones financieras y presupuestarias así como las patrimoniales.

b) Centralizada.- La centralización normativa como atribución que el Código de la

Hacienda Pública para el Estado de Chiapas otorga a la Secretaría de Finanzas, implica, dar orientación e integrar desde el punto de vista de políticas, normas y procedimientos, el funcionamiento del sistema contable.

V.- Alcance: El Gobierno del Estado de Chiapas, con la finalidad de seguir encaminando los criterios de registros y presentación de la información financiera, ha realizado y actualizado dentro del marco de la tendencia internacional en contabilidad gubernamental, las normas que son aplicables al sector público, acordes a las instancias normativas y fiscalizadoras en el marco de la Comisión Nacional de Funcionarios Fiscales, para la armonización en contabilidad gubernamental y rendición de cuentas. En este orden, todos los organismos públicos que perciban recursos del erario Estatal para el desarrollo de sus atribuciones, se apegarán a las normas enunciadas, tales como: Dependencias Entidades Organismos Autónomos Organismos auxiliares Fideicomisos Órganos descentralizados Órganos desconcentrados Empresas paraestatales Unidades responsables de apoyo

Las Entidades o fideicomisos que por su naturaleza tenga que cumplir con las disposiciones que emite las Normas de Información Financiera, realizarán las adecuaciones para la presentación de su información que se remita a la Subsecretaría de Entidades Paraestatales. VI.- Estados Financieros Básicos: Los Organismos públicos que apliquen la contabilidad gubernamental en el Estado, para fines de administración interna y control deben presentar los estados financieros básicos siguientes:

a) Estado de Situación Financiera b) Estado de Resultados c) Estado de Cambios en la Situación Financiera d) Estado de Modificación a la Hacienda Pública

Cuando algún estado financiero y/o reporte no sea emitido o se emita incorrectamente por el Sistema Computarizado, deberá elaborarse en forma manual, para presentarlos en las fechas establecidas en la Normas Específicas que corresponda. Los Organismos Públicos, Cuando se justifique deberán hacer las revelaciones o declaraciones necesarias para facilitar la interpretación de la información contenida en los estados financieros mediante notas explicativas que forman parte integral de los mismos, incluyendo aquellos conceptos de aplicación contable o administrativa por la que se elaboró en forma manual. Cuando exista cambio de administración o titulares en los organismos públicos, los funcionarios salientes son responsables de firmar estados financieros y resportes emitidos que informan de operaciones dentro del periodo de su gestión pública, en caso de que la fecha de cambio sea diferente al último día del mes de calendario que se informa, los estados y reportes podrán ser firmados por los funcionarios entrantes, con las limitaciones de responsabilidad a la fecha de la toma del cargo, siendo responsable el funcionario saliente hasta la fecha de entrega. Artículo 7.- Los estados contables deben estar elaborados tomando como base los Postulados Básicos de Contabilidad Gubernamental y la Normatividad que se presenta, con uniformidad para todos los Organismos Públicos y centros contables, para asegurar a los usuarios de la información que los resultados son la expresión razonable de las transacciones económico-financieras realizados durante el ejercicio a que estén referidos y que sean consistentes con relación a períodos anteriores, haciendo necesarios establecerse a través de la siguientes Normas Fundamentales de Registro: I.- Los centros contables, llevarán un Sistema de Contabilidad, que se revisará y evaluará continuamente, actualizando sus procedimientos de acuerdo con las disposiciones dictadas por la Dirección de Contabilidad y Evaluación. No obstante, es necesario dejar constancia que será responsabilidad de la máxima autoridad de cada Organismo Público mantener los elementos que hacen a la integridad del sistema, pudiendo llevar registros auxiliares conforme a sus requerimientos y particularidades, concordantes con las normas establecidas. II.- Los registros contables, sin excepción alguna, se realizarán con base a los documentos fuente, que constituyen la evidencia suficiente, competente y relacionada, con las operaciones o transacciones realizadas y registradas.

Es responsabilidad de cada Organismo Público y centro contable, cuidar que los comprobantes, documentos e informes relacionados con las operaciones financieras efectuadas tengan el debido registro, informe y archivo de la documentación comprobatoria de las operaciones. Los documentos comprobatorios de los gastos deben cumplir con los requisitos que contempla el Código Fiscal de la Federación, Leyes estatales y Normas presupuestarias aplicables. III.- En el registro de las operaciones, el concepto deberá redactarse claramente haciendo referencia del número que identifique a la documentación soporte como: Número de cheque, factura, recibo oficial, oficio, entre otros. IV.- Los ingresos se registrarán conforme en el momento de su recaudación, tomando en cuenta la Ley de Ingresos, y el gasto, el Presupuesto de Egresos, así como al catálogo de cuentas y al clasificador por objeto del gasto, esto es de acuerdo con la secuencia determinada en la estructura del presupuesto. V.- El gasto se considera devengado a la fecha de recibir el bien, el reconocimiento de un gasto, posesión o compromiso, de un bien o servicio, independientemente de la fecha del pago, afectando las cuentas de pasivo en reconocimiento legal del compromiso y las cuentas de control presupuestarias. VI.- Los registros contables deberán efectuarse garantizando el equilibrio contable de las transacciones de todas las unidades que sean involucradas en el evento. Los registros que tengan vinculación entre las unidades responsables de registro, se realizarán afectando las cuentas contables de carácter transaccionales, para que los registros puedan ser trasladados a las cuentas definitivas, previa validación y formalización documental. VII.- Los asientos contables deberán afectar siempre a cuentas del mismo tipo. Entendiendo por asiento contable el cargo y sus abonos respectivos, o un abono con sus diversos cargos, una operación puede generar diversos asientos. En el sistema habrá cuentas financieras, patrimoniales, de resultados y de control. Un asiento contable deberá afectar a cuentas del mismo tipo, por ejemplos un cargo de cuentas de orden, se corresponderá con un abono en cuentas de orden. VIII.- No se permite alterar el contenido de los registros. Una vez que un registro ha sido incorporado al sistema, no será posible borrarlo o modificarlo; en el caso que sea necesario una corrección, ésta deberá efectuarse con otro registro. Esto permitirá que en el sistema quede almacenada la información de todos los hechos registrados. IX.- Registros de las fases presupuestarias. Con la finalidad de proporcionar toda la información requerida para la administración de los recursos públicos, fortalecer la programación financiera y el control del ejercicio presupuestario, se registrarán en el sistema cada una de las etapas del proceso presupuestario, conforme a las líneas de operación que sean emitidas.

Presupuesto Original.- Es aquel que autoriza anualmente el Honorable Congreso del Estado, a los Organismos Públicos, el cual es tomado como base de comparaciones que requieran hacer en la posterioridad. Constituyéndose por lo tanto en el punto de partida. Presupuesto Modificado.- Se define como el que integra los cambios o adecuaciones autorizadas al presupuesto original como son las reducciones y ampliaciones líquidas, así como las compensadas. Tratándose de Entidades con autonomía operacional, éste se incrementará previa autorización de la junta de gobierno o su equivalente para el ejercicio del gasto. Presupuesto Comprometido.- Se refiere aquellas estimaciones de obligaciones pendientes de ejercer con cargo a las partidas de manera formal mediante documentos, contratos, convenios, requisiciones etc. por servicios o adquisiciones que realizará el Organismo Público, para ser ejercidas posteriormente. El registro del gasto comprometido estará a cargo de las áreas responsables ejecutoras del gasto de los Organismos Públicos. Devengado.- Se conceptualiza, como aquellos gastos de los cuales ya existe la obligación de pagarse por haberse recibido el bien, servicio o compromiso legal que estén debidamente documentados por el proveedor o prestador de servicio, el cual ha sido aceptado por las unidades responsables para la ejecución del pago, mediante un contrarecibo o documento base de pago, los cuales pueden estar afectados o no presupuestariamente en el compromiso, erogaciones realizadas respaldados con los documentos comprobatorios como facturas, estimaciones, nóminas, entre otros., autorizados para su pago, con cargo al presupuesto autorizado, reflejándose el pasivo correspondiente. El registro del gasto ejercido, será responsabilidad de las unidades ejecutoras de cada una de los Organismos Públicos. Ejecución del pago: Se refiere a todo gasto debidamente devengado cuyo cobro haya sido gestionado para su pago por el proveedor ó prestador de servicios, por el cual se realizará la afectación financiera, sea este presupuestario o no presupuestario.

X.- Registro de la totalidad de ingresos percibidos. Los ingresos que perciba la Administración Estatal serán susceptibles de registro, cuando estos sean a través de las delegaciones hacendarias o a través de la Tesorería, registros que se harán de acuerdo a su naturaleza o tipo de ingresos, incluyendo aquellas que se den por medio de las entidades con manejo de recursos propios a través de cuentas de control, con la finalidad de conocer la totalidad de ingresos percibidos. XI.- Los Manuales de Contabilidad, contienen un instructivo de cuentas en el que se establece una breve descripción del concepto, movimientos y naturaleza de las cuentas y significado de su saldo, asimismo contempla una guía contable con las principales operaciones que se efectuarán de acuerdo al Catálogo de Cuentas en la que opera el Sistema Contable, los cuales serán referencia y guía para la aplicación de las operaciones realizadas por los Organismos Públicos.

Los Organismos Autónomos que opten por un sistema propio, contarán con un manual, descritos en el párrafo anterior. XII.- La Contabilidad Gubernamental llevará el registro de todas sus operaciones a través de Sistema Integral de Administración Hacendaria Estatal, el cual será instalado por la Secretaría de Finanzas exclusivamente en equipo informático que sea propiedad del Gobierno del Estado, siendo el elemento informático que invariablemente ejecutarán los Organismos Públicos del Poder Ejecutivo, y que podrán adoptar el Poder Legislativo y Judicial así como los Organismos Autónomos. XIII.- Catálogo de Cuentas; el sistema de contabilidad está diseñado para operarse de forma que facilite la fiscalización de los activos, pasivos, ingresos, costos, gastos, avances en la ejecución de programas y en general de manera que permita medir la eficacia y eficiencia del gasto público estatal. La Dirección de Contabilidad y Evaluación presenta un Catálogo de Cuentas que es la base para los registros del Sistema Integral de Contabilidad Gubernamental que será de uso obligatorio para el registro, la clasificación e información de las transacciones financieras efectuadas por los Centros contables de los Organismos Públicos. Este catálogo consiste en un listado lógico y ordenado de los Activos, Pasivos, Patrimonio, Cuentas de Resultados y Cuentas de Orden, cada cuenta es identificada con un código, una denominación y estructura específica. Las Entidades y Organismos autónomos de los cuales no cuenten con el sistema contable (SIAHE-dependencia) y utilicen un sistema diferente, adoptarán la estructura genérica del Catalogo de Cuentas y de existir un catálogo que no se asemejen a las cuentas relacionadas en el anexo, realizarán las adecuaciones para la presentación de su información que presenten a la Subsecretaría de Entidades Paraestatales, apegándose a los formatos que especifica esta normatividad, de tal forma que los informes presentados tengan características homogéneas para su consolidación. XIV.- Observancia e interpretación del ordenamiento normativo. Cuando existan dudas respecto a la contabilización de los hechos económicos o acerca de la interpretación de los Postulados Básicos de Contabilidad Gubernamental, Normas Fundamentales de Registro, Normas Específicas y Procedimientos Técnicos que regulan el funcionamiento del Sistema Integral de Contabilidad Gubernamental, será la Dirección de Contabilidad y Evaluación, quien determine el criterio técnico de aplicación, para cuyo efecto podrá actuar de oficio o a solicitud de los interesados. XV.- Revelación y Evaluación de la información Financiera, Presupuestaria y Patrimonial. Los Organismos Públicos, en el registro y formulación de la información financiera, observarán las características cualitativas como atributos y requisitos indispensables que debe reunir la información financiera en el ámbito gubernamental, que den certeza a los usuarios, la rendición de cuentas, la fiscalización, y transparencia a la gestión financiera de los entes.

La Secretaría de Finanzas con la Facultad que le otorga el Código de la Hacienda Pública para el Estado de Chiapas, evalúa, e integra la información financiera, presupuestaria, vigilando el cumplimiento de las disposiciones legales en esta materia y la aplicación de las normas establecidas en el siguiente orden:

a) Medición de eficiencia; Se efectuarán pruebas selectivas para estimar el

funcionamiento de los controles del sistema y obtener en forma cuantitativa y cualitativa una evaluación de los programas en términos de objetivos y metas.

b) Procedimientos para el registro de las operaciones: Los organismos públicos y los

centros contables, se apegarán a los criterios conceptuales especificados en los Manuales de Contabilidad tal para el registro de las operaciones, auxiliándose en las guías contables específicas para cada subsistema.

c) Cuando existan operaciones no especificadas en las guías contables, se procederá en

los criterios genéricos que se conceptualizan en los movimientos de las cuentas delineadas en el manual de contabilidad, sin que por ella se justifique la generación de una guía específica.

d) Presentación de documentación soporte; Los Organismos Públicos serán los

responsables de la guarda y custodia de la documentación soporte, sin embargo en la verificación de movimientos contables de registro dudoso, la Secretaría a través de la Dirección de Contabilidad y Evaluación y el área de Consolidación de la Subsecretaría de Entidades Paraestatales, podrá requerir la documentación que permitan verificar la correcta aplicación de los registros ó en su caso detectar posibles fallas u omisiones para aplicar las correcciones necesarias para contar con información veraz.

e) Revisión de la Información; La información obtenida como producto de la aplicación del

Sistema, será revisada y analizada para determinar oportunamente si satisface las necesidades para la toma de decisiones en los diferentes niveles jerárquicos de la administración o si adolece de fallas o irregularidades que deban corregirse.

f) Revisión del Sistema de Contabilidad; La Secretaría estudiará y analizará en forma

permanente la operación del sistema, para estar en condiciones de establecer los controles adecuados y, en su caso, identificar las deficiencias y ejecutar las acciones correctivas o modificaciones que procedan.

g) Observaciones y Recomendaciones; Cuando en la evaluación de la información se

observen desviaciones, controles inadecuados o cualquier otra deficiencia o irregularidad, se comunicará directamente al responsable de la contabilidad de los centros contables que correspondan, indicándole los pasos correctivos a seguir. De las recomendaciones emitidas se llevará un seguimiento adecuado hasta observar su cumplimiento y la suspensión o eliminación del error o deficiencia que le dio origen.

Artículo 8.- Los libros conservan información financiera, hechos y cifras expresados en unidades monetarias, para facilitar la toma de decisiones.

Los libros principales, son aquellos mediante los cuales se llega a realizar una síntesis, en ellos se realiza el agrupamiento de los datos ya clasificados y relacionados en los documentos contabilizadores; por lo tanto en los libros quedan acumulados los hechos clasificadamente. Los auxiliares, son aquellos mediante los cuales se llega a efectuar un registro detallado. Los datos que nos proporciona el libro mayor, están dados en forma global y no bastan para los fines de información detallada. Se hace necesario, por lo tanto, que cada cuenta de mayor quede manifestada en un registro auxiliar que pormenorice tales datos. Deberá existir un control entre los libros principales y los auxiliares que ofrezcan la seguridad de que la síntesis de los hechos es la consecuencia del análisis de los mismos y que existe coincidencia numérica entre ambos. Libros de contabilidad obligatorios son: a).- Libro Diario; se constituye en la base de la contabilidad patrimonial, con los registros de entrada original de todas las operaciones susceptibles de expresarse contablemente, siendo sustentadas por los documentos de respaldo de dichas operaciones. En cada asiento se revelará tanto el efecto patrimonial como el efecto presupuestario de las operaciones. La información del Libro Diario servirá de fuente para efectuar los registros en el Mayor y Auxiliares. b).- Libro Mayor; en él serán registradas las cuentas del Catálogo de Cuentas, y se asentarán en forma resumida todas las transacciones financieras registradas en el Libro Diario. En el caso de sistemas automatizados, las cuentas de Mayor podrán consistir en resumen de sus débitos y créditos, así como el saldo respectivo, datos que podrán obtenerse por agregación de los movimientos individuales que se reflejen en Auxiliares, cuando esta desagregación esté vigente. Las cuentas de Mayor serán títulos para reunir operaciones de iguales particularidades. Su organización y clasificación facilitará la preparación de los Estados Financieros con base a los saldos de dichas cuentas. Cabe mencionar que actualmente no se requiere que sean autorizados por esta Secretaría, ya que es responsabilidad de los centros contables, llevar dichos libros y efectuar los registros de todas sus operaciones en los mismos. Artículo 9.- El archivo contable, lo constituye el conjunto de la documentación original, consistente en libros de contabilidad, registros contables, documentos contabilizadores, comprobatorios y justificatorios del ingreso y gasto público, y en su caso los autorizados por la Secretaría de Finanzas. Los documentos que conforman el archivo contable deben ser originales justificatorios del ingreso o gasto público. I.- Documentos comprobatorios: Son todos aquellos documentos originales que generan y amparan directamente registros en la contabilidad y demuestran que:

a) Recibió o proporcionó, en su caso, los bienes y servicios que generaron obligaciones o derechos.

b) Recibió o entregó efectivo o títulos de crédito. c) Sufrió transformaciones internas o que eventos económicos, modificaron la estructura

de los recursos o las fuentes de la Administración Pública.

II.- Documentos justificatorios: Documentos legales que determinan las obligaciones y derechos, los cuales demuestran que se cumplió con los ordenamientos jurídicos y/o normativos aplicables a cada operación registrada. III.- Documentos soporte: Son los que sin ser justificatorios o comprobatorios respaldan el registro contable, tales como: los manuales de carácter financiero y normas específicas del mismo, establecidos por autoridades en la materia. Así también, forman parte de este archivo la información generada para o por el sistema contable, los catálogos de cuentas, instructivos de manejo de cuentas, guías de contabilización y cualquier otro instructivo de contabilidad, así como en caso de operar sistemas electrónicos, los diseños, diagramas, manuales u otra información necesaria para su operación. IV.- Documentos generales: Son todos aquellos distintos a los anteriores y que inciden en el sistema y registro contable, tales como acuerdos de actas del Órgano de Gobierno, dictámenes fiscales, demandas judiciales que afectan o puedan afectar el patrimonio público. V.- Control para la guarda de los archivos: Los organismos públicos están obligados a conservar en su poder y a disposición de la Secretaría de Finanzas y de otras autoridades competentes, por los plazos que al respecto se establezcan en los ordenamientos legales aplicables, los libros, registros auxiliares e información correspondiente, así como: documentos justificatorios y comprobatorios de sus operaciones financieras. El centro contable será directamente responsable del archivo contable y mantendrá actualizados los archivos, implementando los controles internos que sean necesarios. VI.- Tiempo Mínimo: Los documentos originales que constituyen el archivo contable se deberán guardar, conservar y custodiar por un tiempo mínimo de cinco años posteriores al término del ejercicio en que se registraron, con excepción de los mencionados en el párrafo siguiente. VII.- Tiempo Indefinido: Deberán guardarse, conservarse y custodiarse por tiempo indefinido la documentación de inversiones en activos fijos y la de obras públicas e inmuebles. Las cuentas por cobrar, deberán estar respaldadas por la documentación que ampare su saldo contable y se conservarán hasta su depuración total. VIII.- Sanciones: La violación a las disposiciones anteriores dará lugar a la aplicación de lo establecido en la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Chiapas. Artículo 10.- El control interno comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada se adoptan para salvaguardar los activos, verificar la razonabilidad y confiabilidad de la información contable; promover la eficiencia operacional y la adherencia a la normatividad vigente, lo que debe contar con los siguientes elementos: I.- Todo control interno establecido deberá cumplir con los siguientes objetivos: a) Prevenir fraudes. b) Descubrir robos y malversaciones. c) Obtener información administrativa, financiera, contable y presupuestaria, confiable y

oportuna.

d) Localizar errores administrativos, contables, financieros y presupuestarios. e) Proteger y salvaguardar los bienes, valores, propiedades y demás activos. f) Promover la eficiencia del personal. g) Detectar desperdicios innecesarios de material, tiempo, entre otros. II.- Deben considerarse instrumentos de control administrativo, los siguientes: a) Sistema contable computarizado. b) Manual de contabilidad. c) Información financiera. d) Sistema presupuestario. e) Manual de funciones. f) Capacitación de personal. g) Sistema de control de inventario III.- Con la finalidad de evaluar la probabilidad y la posibilidad de que un evento adverso puedan impactar negativamente en el logro de los objetivos, metas y programas, es necesario considerar lo siguiente: a) Separar las funciones de operación, custodia y registro, que permitan dar transparencia a

las operaciones, financieras, presupuestarias, patrimoniales y económicas. b) Evitar la dualidad o pluralidad de personas en cada operación, es decir, cuando menos

deben intervenir dos personas. c) Vigilar que exista acceso restringido a los registros contables que controlan su actividad. d) La función de registro de operaciones será exclusiva del área de Contabilidad. e) Reportar la situación que guardan los principales riesgos institucionales, así como la forma

que se está administrando. IV.- Del control de operaciones bancarias: Con el fin reducir riesgos en el manejo de las cuentas bancarias, el control y manejo de cheques o transferencias electrónica, deberá realizarse por una sola área dentro del órgano administrativo o de administración, de tal forma que se pueda tener los elementos necesarios para el seguimiento de los registros contables, así como de las partidas de cargos detectados que sean improcedentes, para su debido seguimiento, con las instituciones bancarias respectivas, realizando las conciliaciones bancarias con periodicidad mensual. Vigilar que los cheques expedidos a proveedores sean nominativos con cargo a las cuentas respectivas, de ser posible, cubrir las obligaciones de pago contraídas con los proveedores de bienes y servicios, mediante transferencias electrónicas, quedando estrictamente prohibido el realizar transferencias a cuentas personales de los servidores públicos, a excepción de los generados por concepto de nómina y aquellos que se otorguen por concepto de viáticos, cuya comprobación se hará conforme a la normatividad aplicable. Artículo 11.- El Catálogo de Cuentas consiste en un listado lógico y ordenado de las cuentas de Activo, Pasivo, Hacienda Pública, de Resultados y de Orden, establece las bases para que los registros se efectúen bajo criterios homogéneos, que permitan la adecuada integración de la información al sistema conservando su estructura desagregada.

El Catálogo de Cuentas establece una clasificación flexible, ordenada y pormenorizada de las cuentas que se utilizan en el registro de las operaciones del Gobierno del Estado. Su estructura permite formar agrupaciones que van de conceptos generales a particulares, el cual será establecido y mantenido en cada uno de los Organismos Públicos, asegurando su uniformidad, agilidad, razonabilidad y consistencia. Cuando las necesidades de funcionamiento hagan necesario realizar planes específicos de cuentas para organismos públicos determinados, éstos serán una desagregación del Catalogo de Cuentas, hasta el nivel de subcuentas y subsubcuentas, de acuerdo a las necesidades del centro contable correspondiente. Dado que los Clasificadores de Ingresos y por Objeto del Gasto Presupuestarios están estrechamente ligados al Catálogo de Cuentas, cualquier modificación a estos clasificadores, hará necesario analizar su efecto en el Catalogo de Cuentas para mantener su coherencia. Existe una flexibilidad de actualización permanente conforme a los requerimientos que la Administración Pública dicte. I.- Características Las cuentas están clasificadas y codificadas atendiendo a criterios previamente determinados que permiten su agrupación conforme a su naturaleza, tipo y características particulares, lo cual facilita su correcta ubicación, agregación e interpretación de resultados. Se caracteriza, entre otros aspectos, por los siguientes:

a) Sistematicidad en el ordenamiento, lo que implica la elección previa de criterios para su organización;

b) Homogeneidad en las agrupaciones, condición necesaria para facilitar la preparación de los informes contables;

c) Claridad en la terminología utilizada, para apoyar las tareas de quienes realizan los

registros contables y la interpretación de resultados, y

d) Flexibilidad, como elemento básico que favorece la incorporación de cuentas adicionales asociadas al registro de nuevas operaciones financieras y presupuestarias.

El Catálogo de Cuentas, integra las cuentas contables necesarias para asentar de manera adecuada y precisa el universo de eventos realizados por los Organismos Públicos. De igual forma permitirá el registro de estas operaciones siguiendo secuencialmente las fases del proceso presupuestario: original, modificado, comprometido, devengado, así como la ejecución del pago. El grupo de las cuentas de Transferencias, será vínculo de interconexión entre las operaciones financieras que afecten dos o más subsistemas, cuando se vea afectado el patrimonio del erario estatal.

II.- Catálogo de Cuentas de Mayor El Catálogo se estructura por tres tipos de cuentas y cinco grupos genéricos, logrando cuatro niveles que permiten clasificar y ordenar el conjunto de cuentas contables específicas que lo integran.

TIPOS GRUPOS

BALANCE 1.-ACTIVO 2.-PASIVO 3.-HACIENDA PÚBLICA

RESULTADOS PATRIMONIALES 4.-RESULTADOS DE LA HACIENDA PÚBLICA

ORDEN 5.-DE ORDEN

a).- Los tipos de cuentas que el Catálogo identifica son:

1. Balance.- Se conforma por las cuentas que representan los derechos y obligaciones del

gobierno, así como el valor de la Hacienda Pública.

2. Resultados Patrimoniales.- Se integran aquellas que muestran el impacto de las modificaciones en la Hacienda Pública durante un ejercicio.

3. Orden.- Fue creado fundamentalmente para establecer toda clase de cuentas de control

que sean necesarias, y que no pueden quedar incorporadas en los tipos anteriores, por la propia naturaleza de las mismas.

b).- Los grupos genéricos que se desagregan de los tipos son:

1. Grupo 1 Activo, integra las cuentas para el registro de los fondos, valores, derechos y

bienes de que dispone el Gobierno Estatal para la prestación de los servicios públicos, o para su custodia.

2. Grupo 2 Pasivo, se conforma por el conjunto de cuentas que permite el registro de las

obligaciones contraídas por el Gobierno Estatal, para el desarrollo de sus funciones y la prestación de los servicios públicos.

3. Grupo 3 Hacienda Pública, se conforma por el valor de la Hacienda Pública Estatal.

4. Grupo 4 Resultados de la Hacienda Pública, se conforma por las cuentas de ingresos y

egresos destinadas a registrar aquellos resultados obtenidos durante el ejercicio, que representan un incremento o disminución al patrimonio estatal.

5. Grupo 5 Cuentas de Orden, integran a todas aquellas cuentas destinadas al registro de

operaciones que no afectan el activo, pasivo o hacienda pública, pero que es necesario registrar debido a que existen operaciones que requieren de un seguimiento especial.

c).- La cuenta de Mayor se clasifica en cuatro niveles:

0 0 0 00 Grupo Disponibilidad Identificación Genérica Identificación Básica

Grupo : Identifica al grupo genérico. Disponibilidad: Desagrega y ordena de acuerdo a su grado de disponibilidad. Identificación Genérica: Tipifica en forma genérica o elemental por conceptos representativos. Identificación Básica: Clasifica las operaciones en cuentas específicas La clasificación de las cuentas presentadas obedece al grado de disponibilidad de los activos y de exigibilidad de los pasivos, al valor de la Hacienda Publica Estatal, y a la agrupación de conceptos genéricos suficientemente representativos. El Catálogo de Cuentas a nivel de cuentas de mayor se encuentra dentro del Sistema Contable Computarizado, así como en el Manual de Contabilidad de cada subsistema. III.- Catálogo de Cuentas General; Los grupos de cuentas que integran el catálogo de cuentas se desagregan en forma de árbol, en tres niveles, los cuales se identifican por un código de trece dígitos, según el esquema siguiente:

00000 0000 0000 Cuenta de Mayor Subcuenta Subsubcuenta

Con esta estructura se podrá obtener 4 niveles de información a partir de la subcuenta, con la flexibilidad de poder desagregarse en 6 formas diferentes según la necesidad de la cuenta. El catálogo forma parte del Sistema Contable Computarizado, a través del cual el usuario le dará mantenimiento. a).- Las cuentas que en el último nivel soliciten el nombre del responsable o beneficiario, deudor o acreedor, este se describirá tomando en consideración lo siguiente:

Personas físicas

1. Anotar el apellido paterno, materno y nombres. 2. No abreviar nombres ni apellidos. 3. No se antepondrá al nombre la abreviatura que indica la profesión de la persona.

Personas morales

1. Anotar la denominación o razón social. 2. No abreviar la denominación o razón social. b).- De acuerdo a las necesidades de información interna, en caso de que se requiera crear, modificar o eliminar alguna cuenta en cualquiera de los niveles restringidos se hará previa autorización de la Dirección de Contabilidad y Evaluación de ésta Secretaría. El procedimiento para crear, modificar o eliminar alguna cuenta en cualquiera de los niveles restringidos, es el siguiente:

1. Solicitud por escrito en la cual expliquen ampliamente el motivo. Dirigida a la Dirección de Contabilidad y Evaluación.

2. Anexo a la solicitud la estructura completa con los niveles que requieran.

3. Anexar documentación soporte de ser necesario.

CAPÍTULO III DE LAS REGLAS PARTICULARES DE VALUACIÓN

Artículo 12.- Las reglas particulares tienen el propósito de acrecentar la uniformidad y la confiabilidad en la información requerida para el proceso de decisiones y son clasificadas de la siguiente manera: De activo, De pasivo, De hacienda Pública, De ingresos, De Egresos, De presupuesto, De orden y De información. I.- Reglas de Activo a) Integración del activo: El activo esta integrado por el conjunto de los recursos

financieros, derechos y bienes inventariables propiedad del Gobierno del Estado. b) Registro del activo: El activo se registra de acuerdo a su valor de adquisición,

donación, producción, construcción, avalúo o precio de mercado. c) Autenticidad del activo: El activo registrado será respaldado por los documentos

comprobatorios o justificatorios que soporten el derecho o propiedad adquirida o de posesión.

d) Registro de operaciones en moneda extranjera: Las operaciones en moneda

extranjera que se realicen durante el año se registrarán al tipo de cambio fijado por el Banco de México, en esa fecha. Tratándose del 31 de diciembre, será mediante

el documento que emita la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, denominado “tipos de cambios de divisas extranjeras para cierres contables al 31 de diciembre”.

e) Moneda extranjera: Los saldos en moneda extranjera se convertirán en moneda

nacional conforme al tipo de cambio que fije el Banco de México a la fecha de presentación de los estados financieros.

f) Control de inventarios de bienes patrimoniales: Los activos fijos registrados

formarán parte del control de inventario de bienes patrimoniales, independientemente de aquellos bienes inventariables menores a 20 veces el salario mínimo general, que estén como parte de su control interno.

g) Registro de activos tangibles: Todo activo fijo tangible con costo de adquisición

mayor a 20 veces al salario mínimo general diario, vigente en el Estado a la fecha de adquisición, será registrado como activo fijo.

h) Costo de construcción: El costo de construcción estará integrado por aquellas

erogaciones que se realicen a partir del proyecto, desarrollo y terminación de la obra y que se identifiquen plenamente con ésta.

i) Obras de infraestructura: Las obras de infraestructura se registrarán durante su

proceso de construcción como obra pública en proceso y una vez terminadas se hará el traspaso correspondiente al Organismo Público que será responsable de su control o en su caso se integrará a inmuebles del Organismo Público ejecutor.

j) Las erogaciones que se realicen con la finalidad de aumentar el rendimiento, la vida

útil o la capacidad de producción del activo fijo propiedad del ente, deberá registrarse como aumento de su valor, observando lo establecido en el clasificador por objeto del gasto.

k) Baja de activo: La baja del activo se registrará a su valor en libros.

II- Reglas de Pasivo a) Integración del pasivo: El pasivo estará integrado por el conjunto de obligaciones

contraídas. b) Registro de pasivo: El pasivo se registrará al momento de recibir el documento del

bien o servicio que le dé origen al valor pactado o contratado. c) Autenticidad de los pasivos: Todo pasivo registrado estará respaldado por los

documentos comprobatorios o justificatorios que soporten la obligación contraída.

d) Obligaciones en moneda extranjera: Las obligaciones en moneda extranjera se registrarán valuadas al tipo de cambio que fije el Banco de México a la fecha de presentación de los estados financieros. Incluyendo notas aclaratorias al pie, sobre las distintas divisas que integran el adeudo y los tipos de cambio utilizados en su conversión. Tratándose del 31 de diciembre, será mediante el documento que emita la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, denominado “tipos de cambios de divisas extranjeras para cierres contables al 31 de diciembre”.

III.- Reglas de la Hacienda Pública.

a) La Hacienda Pública: Es el valor del conjunto de bienes propiedad del Gobierno del Estado para la realización de sus actividades y para la prestación de los servicios públicos. El patrimonio sólo se modificará cada año de acuerdo con los resultados obtenidos, y durante el ejercicio en las cuentas específicas de incrementos o decrementos al patrimonio.

b) Aplicaciones patrimoniales: Todas las erogaciones que disminuyan al patrimonio de los

fideicomisos y se encuentren relacionados directamente con los programas, proyectos o fondos que forman parte de las operaciones del fideicomiso, deberán afectarse a una cuenta patrimonial del mismo nombre, con la finalidad de conocer la disminución del patrimonio.

IV.- Reglas de Ingresos

a) Integración de los ingresos: Los ingresos del Gobierno del Estado serán los que señale la Ley de Ingresos, los recursos que obtengan las entidades por la prestación de un servicio, por la enajenación de bienes y/o rendimientos por intereses, los recibidos a través de subsidios y transferencias del Gobierno Estatal, Federal o de instituciones distintas nacionales o extranjeras, así como los originados por operaciones no estimadas que aumenten su patrimonio.

b) Registro de los ingresos: Los ingresos se registrarán en el momento en que sean

efectivamente percibidos o reconocidos jurídicamente. c) Autenticidad de los ingresos: Todo ingreso registrado estará respaldado por los

documentos comprobatorios o justificatorios que lo soporten.

d) Ingresos por donaciones: Los ingresos por donaciones serán registrados en el momento de su recepción, asignándoles un valor de avalúo en caso de que se desconozca su valor real.

e) Diferencia Cambiaria; La diferencia cambiaria en la conversión de moneda

extranjera al tipo de cambio que emita del periodo que se trate, se considerará un ingreso en cuentas de resultados, cuando la diferencia sea a favor.

V.- Reglas de Egresos a) Integración de los egresos: Los egresos del Gobierno del Estado serán los que

señale el Presupuesto de Egresos Autorizado así como los autorizados por el Órgano de Gobierno y los originados por operaciones ajenas que disminuyan su patrimonio.

b) Registro de los egresos: Los egresos serán registrados en el momento en que se

devenguen. c) Autenticidad de los egresos: Todo egreso registrado estará respaldado por los

documentos comprobatorios y justificatorios que lo soporten.

d) Registro de intereses y/o comisiones: Cuando las operaciones realizadas

provoquen el pago de intereses y/o comisiones bancarias, estos serán registrados como gasto en el ejercicio fiscal en que se devenguen.

e) Gastos de conservación y mantenimiento: Las erogaciones que se realicen con la

finalidad de mantener el activo fijo en condiciones de operación, se registrarán como costo de la inversión.

f) Pérdidas resultantes de siniestros: Las pérdidas por siniestros se registrarán por la

diferencia entre el valor en libros de los bienes destruidos y el monto recuperado. g) Diferencia Cambiaria; La diferencia cambiaria en la conversión de moneda

extranjera al tipo de cambio que emita del periodo que se trate, se considerará un egreso en cuenta de resultados, cuando la diferencia sea en contra o a cargo.

VI.- Reglas de Presupuesto

a) Integración del presupuesto: El presupuesto de la Administración Pública esta compuesto por las asignaciones estimadas en la Ley de Ingresos y en el Presupuesto de Egresos de cada ejercicio, así como las adecuaciones autorizadas por la Secretaría normativa que modifiquen el presupuesto y los que autorice el Órgano de Gobierno respectivo.

b) Registro del presupuesto: Deberá llevar registro contable del presupuesto que le

sea asignado y autorizado de acuerdo a las fases presupuestarias, así como su incidencia en cuentas de resultados.

c) Autenticidad del presupuesto: Toda afectación al presupuesto deberá estar

respaldada por los documentos que justifiquen su ejercicio o asignación.

d) Rectificaciones presupuestarias: Aquellas operaciones que modifiquen los ingresos o egresos presupuestarios de años anteriores, deberán registrarse como rectificaciones al presupuesto correspondiente.

e) Remanentes presupuestarios: Registrar en las cuentas establecidas, el

presupuesto que le sea reasignado, proveniente de economías del ejercicio anterior, mismo que deberán coincidir con lo expresados en cuentas de resultados.

f) Adeudos de ejercicios fiscales anteriores: Los compromisos devengados con

documentación comprobatoria pendientes de liquidar, para los cuales no se afectó el presupuesto, y que son considerados dentro del presupuesto del ejercicio vigente.

VII.- Reglas de Orden

a) Las operaciones derivadas de la Ley de Ingresos, del Presupuesto de Egresos, ingresos propios, autorizadas por la autoridad de su competencia, los recursos ajenos, así como las contingentes y de recordatorio, deben ser registradas en cuentas de orden presupuestarias, de memoranda y de control.

b) Valores contingentes: Deberán registrarse el importe total de los derechos y obligaciones contingentes, tales como; avales, fianzas, seguros, documentos descontados, entre otros.

c) Valores ajenos; Se registrará en cuentas de orden de control el importe total de los

valores o bienes ajenos que se reciban, tales como mercancías en consignación, bienes en contrato de comodato, entre otros, quedando con saldos al cierre del ejercicio.

d) El grupo de cuentas de orden presupuestarias deberá quedar sin saldo al cierre del

ejercicio. VIII.- Reglas de Información a) Presentación de estados e informes: El Ente deberá presentar los estados e

informes financieros, presupuestarios y económicos, conforme a los modelos y términos que establezca para tal efecto la Secretaría de Finanzas.

b) Notas a los estados financieros: Se incluirán notas o anexos explicativos a los

estados, cuando existan restricciones o situaciones especiales que requieran aclaración.

c) Revelación de eventos subsecuentes: Todo acontecimiento o hecho significativo

que ocurra entre la fecha de cierre del período contable y la fecha de emisión de los estados e informes financieros, deberá revelarse cuando afecte directamente al ente que influya en la interpretación de los mismos.

CAPÍTULO IV

DE LA DEPURACIÓN Y CANCELACIÓN DE CUENTAS

Artículo 13.- Se entenderá por depuración y cancelación lo siguiente: Depuración: Proceso mediante el cual el centro contable debe examinar y analizar los saldos de las cuentas de balance, con el propósito de identificar aquellos que no muestren razonablemente un cierto grado de recuperabilidad, exigibilidad o procedencia de los mismos. Cancelación: Es la baja de saldos en cuentas de balance, derivado de registros contables de operaciones, incluidos los adeudos a cargo y/o a favor de terceros o del centro contable, ante la falta de soporte documental de dicho registro, notoria imposibilidad del cobro, o la prescripción de la obligación. Para que los Organismos Públicos y centros contables, presenten estados financieros que muestren razonablemente las cuentas de balance, se debe realizar mensualmente el análisis de las cuentas de activos circulantes y de administración, identificando aquellas con características de incobrabilidad, así como de cuentas de pasivo, instrumentando el siguiente proceso: I.- Las Dependencias: para la depuración y cancelación de los saldos procederá a lo siguiente:

a) Realizar el análisis de las cuentas de activo así como de las cuentas de pasivos, carentes de

soporte documental, con notoria imposibilidad de cobro, o prescripción de la obligación. b) Identificar los saldos que no hayan presentado modificación o movimientos en dos o más

ejercicios. c) Podrán ser depurados y cancelados los registros contables de los rubros del activo, pasivo y

patrimonio de la dependencia, los adeudos que se encuentren en cualquiera de los siguientes casos:

1.- Adeudo pagado.- Que el adeudo haya sido cubierto en su totalidad por el sujeto obligado, constatando dicha circunstancia en los documentos comprobatorios y que por omisiones administrativas del organismo público, no haya sido cancelado. Cuando se trate de pagos parciales ya liquidados para proceder a la depuración y cancelación correspondiente. 2.- Por incosteabilidad.- Cuando las acciones de cobranza representen un gasto al organismo público, mayor al setenta por ciento del monto del adeudo, será considerado incosteabilidad financiera-operativa. 3.- No localización del deudor.- Cuando se hayan realizado cuando menos tres intentos de localización diferentes, con 15 días de espaciamiento entre otros y no se hayan obtenido resultados positivos. 4.- Fallecimiento.- Cuando el deudor haya fallecido. 5.- Por pena de resolución judicial.- Cuando el adeudo sea atribuible a la persona que preste o haya prestado sus servicios para la Entidad, que se haya generado en el ejercicio de sus funciones, o con bienes de la misma, que la conducta que lo origino sea motivo de un presunto hecho delictuoso y el deudor haya comprobado mediante sentencia o documento probatorio, que el hecho no le fue plenamente probado. 6.- Por montos menores.- Cuando las cantidades adeudadas no excedan del equivalente a 10 salarios mínimos generales vigentes en el Estado y cumplan con el inciso b.

d) Elaborar un acta en la cual deberán figurar como mínimo los siguientes datos:

1. Fecha de elaboración. 2. Nombre, denominación o razón social del deudor. 3. Importe de los saldos. 4. Antigüedad de los saldos. 5. Descripción del motivo por el cual se consideran prescritas o de difícil justificación o cobro. 6. Nombres, firmas y cargos del personal que intervino y del órgano de control interno que

validó la información contenida en el acta. e) Con base en el acta, efectuarán en el ejercicio actual, el registro contable correspondiente. Para el caso de la depuración de las cuentas 11314.- Deudores diversos y 13211.- Activos en depuración, los Organismos Públicos deberán apegarse a lo establecido en el acuerdo que crea la Comisión para la Depuración de Deudores Diversos del Gobierno del Estado publicado en el

periódico oficial No. 036 de fecha 24 de mayo de 1995 y a los lineamientos emitidos por la Procuraduría Fiscal de la Secretaría de Finanzas. II.- En el caso de las Entidades Paraestatales, para la depuración y cancelación de los saldos deudores y acreedores deberán cumplir con lo siguiente: a).- Integrar un subcomité Interno de Depuración y Cancelación de saldos y Adeudos que no presenten razonablemente los estados financieros, cuyos integrantes serán nombrados por el Honorable Consejo de Administración. b).- El subcomité, Tendrá la facultad de analizar y evaluar la documentación, así como emitir una opinión técnica resolutiva para la depuración de aquellas cuentas de balance susceptible de ser canceladas en las condiciones que establezcan los lineamientos de facultades y operatividad, previamente autorizado por su órgano de gobierno, clasificado de la siguiente manera:

1.- Saldos de Marcada Antigüedad.- Aquellos rubros que presentan una antigüedad mayor a diez años y que por razón del tiempo transcurrido ya no es procedente realizar gestión legal alguna para lograr su recuperabilidad. 2.- Saldos de adeudos de $ 0.00 a $ 30,000.00.- Son aquellos saldos cuyos montos no rebasan los establecidos en este inciso y que en razón del costo legal puedan ser contraproducente a los intereses económicos de la Entidad o del Patrimonio del Gobierno del Estado. 3.- Saldos que no cuentan con soporte documental.- son aquellas que no se cuenta con la documentación soporte para acreditar la realización o adquisición de las mismas y por ende tampoco se cuenta con el documento base idóneo para el ejercicio de alguna acción legal, encontrándose dentro de este supuesto aquellas obras y adquisiciones que se ejecutaron, supervisaron o adquirieron en administraciones anteriores y que por esa circunstancia o cualquier otra ajena a esta administración, no cuenta con documentación alguna. 4.- Adeudo de empresas que han desaparecido física y/o fiscalmente.- Dentro de esta categoría se encuentran aquellas empresas que aún y cuando han sido demandadas por la Entidad, en razón de que han desaparecido físicamente no es posible emplazarlas a juicio y que carecen de bienes que garanticen el adeudo, es inoficioso el emplazamiento por edictos y el trámite del juicio en rebeldía, simplemente porque estas han dejado de existir física y fiscalmente. 5.- Adeudo de personas físicas.- Adeudos contraídos con la Entidad, de personas que han fallecido y se cuente con el acta de defunción y que por la misma razón no da lugar al nacimiento del ejercicio de una acción legal, o la ya iniciada por esta circunstancia se tiene por concluida. 6.- Saldos que se encuentran dentro de un proceso legal (Estatus Jurídicos en el que se encuentran).- Clasificación en la que se encuentran todos aquellos adeudos que se generaron por incumplimiento a las obligaciones contraídas por las personas físicas o morales que signaron contratos de obra pública o de adquisiciones y/o de prestación o de arrendamiento de servicios por la Entidad Paraestatal, cuyo pago han sido reclamados en la vía legal correspondiente ya sea mediante el requerimiento de afectación de finanzas por

rescisión administrativa del contrato de obra pública o de adquisiciones de bienes y/o prestaciones o arrendamientos y contratación de servicios, por la vía civil o penal tratándose en este último caso de robo de bienes muebles propiedad de la Entidad Paraestatal y cuyo resultado final (Sentencia definitiva) no es necesario esperar para su depuración una vez que se han acreditado que se ejercieron y aprobaron todas las acciones necesarias para lograr su recuperabilidad por la vía legal intentada. 7.- Adeudo pagado.- Que el adeudo haya sido cubierto en su totalidad por el sujeto obligado, constatando dicha circunstancia en los documentos comprobatorios y que por omisiones administrativas de la Entidad, no haya sido cancelado. Cuando se trate de pagos parciales ya liquidados para proceder a la depuración y cancelación correspondiente. 8.- Por incosteabilidad.- Cuando las acciones de cobranza representen un gasto a la Entidad, mayor al setenta por ciento del monto del adeudo se considera incosteabilidad financiera-operativa. 9.- No localización del deudor.- Cuando se hayan realizado cuando menos tres intentos de localización diferentes, con 15 días de espaciamiento entre unos y otros y no se hayan obtenido resultados positivos. 10.- Por pena de resolución judicial.- Cuando el adeudo sea atribuible a la persona que preste o haya prestado sus servicios para la Entidad, que se haya generado en el ejercicio de sus funciones, o con bienes de la misma, que la conducta que lo origino sea motivo de un presunto hecho delictuoso y el deudor haya comprobado mediante sentencia o documento probatorio, que el hecho no le fue plenamente probado. 11.- Por montos menores.- Cuando las cantidades adeudadas no excedan del equivalente a 10 salarios mínimos generales vigentes en el Estado.

c).- Elaborar acta circunstanciada, en la que se haga constar de conformidad al dictamen emitido por el área Jurídica y el dictamen del subcomité, la procedencia de la cancelación de los adeudos o saldos existentes, por encuadrar éste dentro de alguna de las figuras que prevé la clasificación de adeudos y/o saldos susceptibles de depurarse o cancelarse el cual será el soporte del registro contable.

CAPÍTULO V

DE LA CONSOLIDACIÓN FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA Artículo 14.- Los Informes financieros y presupuestarios consolidados presentan los resultados en su conjunto de las operaciones financieras y presupuestarias, derivadas de la información financiera, presupuestaria y funcional que están obligados los organismos públicos a presentar a la Secretaría de Finanzas, establecido en el artículo 469 del Código de la Hacienda Pública para el Estado de Chiapas. Al preparar los estados financieros consolidados, los estados individuales de los organismos públicos y fideicomiso, se integran de cada una de las cuentas de activo, pasivo, patrimonio, ingreso y gasto, de acuerdo a su naturaleza en grupos homogéneos, para conseguir que los estados consolidados presenten información financiera como si fuese de un solo ente, teniendo en cuenta lo siguiente:

I. Para efectos de la consolidación se realizarán las eliminaciones de saldos y las transacciones entre organismos públicos que se consolidan.

II. Cuando dos o más entes realicen actividades u operaciones de similar naturaleza o pertenezcan a un mismo sector del gobierno central, o entidades, las que se defina como central o principal efectuará una consolidación intermedia, integrando a sus entes contables y dependientes, según el caso.

III. El proceso de consolidación de la información financiera y presupuestaria, incluirá la

eliminación de transacciones entre subsistemas, es decir, aquellas otorgadas y/o recibidas por los organismos públicos.

IV. Se elimina el valor de las cuentas que representan transacciones de vinculación de operaciones entre dos o más organismos públicos en la misma naturaleza representada en su estado financiero para no reflejar alteración en el resultado.

V. Cuando los estados financieros usados en la consolidación no tengan las mismas fechas

de referencia, se efectuaran ajustes para recoger los efectos de las transacciones u otros eventos significativos que haya ocurrido entre esas fechas y las del cierre de los estados financieros consolidados.

VI. Las políticas contables para la preparación de los estados financieros consolidados, serán aplicadas con criterios uniformes, cuando surjan transacciones o eventos similares producidos en circunstancias parecidas, se realizaran ajustes al consolidar para mantener la homogeneidad en el resultado.

VII. Los resultados obtenidos por las operaciones de un organismo público se incluirán en los

estados consolidados, desde la fecha de creación a la que se presenta, por su parte cuando exista un ente por lo cual haya sido escindido, fusionado o extinguido, se presentará el resultado hasta la fecha de su terminación, misma que integraran el estado de resultado consolidado, a fin de asegurar la comparabilidad de los estados financieros de un periodo a otro.

VIII. Los informes base para el proceso de consolidación se presentan en los formatos preestablecidos y reglamentados por la Secretaría de Finanzas.

IX. Los estados financieros consolidados deben contener la información necesaria para su análisis e interpretación y ser preparados de acuerdo a los Postulados Básicos de Contabilidad Gubernamental, con los manuales que lo reglamentan y la normatividad que se presenta.

Los principales estados financieros básicos que se presentan son: a) Estado de Situación Financiera. b) Estado de Resultados. c) Estado de Cambio en la Situación Financiera. d) Estado de Modificación a la Hacienda Pública.

X. Cuando existan hechos significativos que lo justifiquen se redactarán notas a los estados financieros consolidados, pudiéndose incluir alguna otra información que se considere necesaria atendiendo a la naturaleza de estos informes.

XI. Los estados consolidados se podrán elaborar y presentar atendiendo los grupos de organismos públicos que se identifique en las disposiciones legales respetando la autonomía que los identifica y a la clasificación administrativa, de acuerdo a los siguiente:

a) Poder Legislativo, Poder Judicial y Poder Ejecutivo que incluye dependencias y

entidades de control presupuestario directo. b) Entidades Paraestatales c) Fideicomisos Estatales d) Organismos Autónomos.

TÍTULO II

DE LAS NORMAS ESPECÍFICAS DEL SUBSISTEMA DE RECAUDACIÓN

CAPÍTULO I DE LAS POLÍTICAS DE REGISTRO

Artículo 15.- El asiento inicial, deberá registrarse en el primer mes del ejercicio que se trate, con base a los saldos que muestra el analítico de saldos del ejercicio inmediato anterior en las últimas dos columnas y hasta el último nivel de información. Para dar mayor facilidad en la captura de saldos iniciales y proporcionar integridad en la información, soportando las transferencias de saldos de un ejercicio a otro; en la captura del mismo, deberán incluir hasta 300 movimientos a nivel auxiliar por póliza. Se registrará con fecha 01 de enero la póliza de saldos iniciales, en la cual podrán elaborarse dos o más pólizas de Activos, Pasivos y Hacienda Pública. Artículo 16.- El registro de las operaciones y la preparación de los informes deben llevarse a cabo con Base Acumulativa, de acuerdo a los Postulados Básicos de Contabilidad Gubernamental, Normas Fundamentales de Registro, Reglas Particulares de Valuación, así como manuales emitidos por la Secretaría de Finanzas. Es necesario identificar en forma detallada el ejercicio al que corresponden las diversas operaciones que se registran en las cuentas colectivas y demás que dentro de su estructura requieran dicho dato, ya que la omisión o inadecuada codificación, genera errores en algunos reportes que forman parte de la información financiera. Las principales cuentas en la operación son:

I. Cuentas Bancarias.- La conciliación de las cuentas bancarias de recaudaciones será realizada por el centro contable del Subsistema de Recaudación. El centro contable del Subsistema de Recaudación será el responsable de efectuar las aclaraciones correspondientes con la institución bancaria, de las partidas en conciliación que resulten por inconsistencias. Al cierre del ejercicio previo análisis para identificar el origen de los cargos y abonos indebidos que refleje el estado de cuenta y con la conciliación bancaria definitiva, se realizará los ajustes contables correspondientes, los depósitos reportados de más por el banco, serán considerados por el centro contable del Subsistema de Recaudación como un Ingreso de Ley. II. Cuentas por Cobrar.- Se registrarán de la siguiente manera: a).- Deudores Diversos: Los recursos de años anteriores no reintegrados en su oportunidad y

que se encuentran reflejados en la cuenta 11314.- Deudores diversos, deberán ser reintegrados directamente por el deudor en forma parcial o total a la Tesorería o en cualquiera de los centros recaudatorios de la Secretaría de Finanzas, y entregará la ficha de depósito al centro contable, para su registro correspondiente. Todos aquellos saldos que provengan de ejercicios anteriores, deberán traspasarse a las cuentas 11315.- Deudores por responsabilidades y/o 11316.- Deudores sujetos a resolución judicial, según sea el proceso con su documentación comprobatoria correspondiente. La Dirección de Ingresos a través de su Departamento de Créditos y Cobranzas será la responsable de la recuperación del saldo de adeudos por cheques devueltos y el centro contable del Subsistema de Recaudación será el responsable de su análisis para la regularización contable y financiera al cierre del ejercicio.

b).- Deudores por Responsabilidades: El centro contable del Subsistema de Recaudación deberá

solicitar a la Secretaría de la Contraloría, le informe de las responsabilidades fincadas sobre actos que hayan afectado el Patrimonio Estatal, así como del avance de las gestiones de cobro o depuración, teniendo como finalidad su registro oportuno.

c).- Deudores Sujetos a Resolución Judicial: Una vez denunciado el hecho ante la autoridad

competente, se le dará seguimiento al avance de las investigaciones, registrando en cada momento los efectos en el patrimonio estatal.

III. Cuentas de Conciliación.- El centro contable del Subsistema de Recaudación, registrará los ingresos captados a través de las cuentas bancarias de la Tesorería, utilizando como soporte los reportes que enviará el centro contable del Subsistema de Fondos Estatales. El centro contable del Subsistema de Recaudación registrará contablemente los pagos por impuestos administrados utilizando como soporte las órdenes de pago y relación de Municipios, así como los traspasos al Fondo de Administración de Catastro, mismos que serán enviados por el centro contable de Municipios, a través de la Dirección de Coordinación Municipal y Financiamiento a Organismos Públicos de la Tesorería de la Secretaría de Finanzas.

CAPÍTULO II DE LA INFORMACIÓN CONTABLE, FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y FUNCIONAL

Artículo 17.- La información que deberá presentarse a la Dirección de Contabilidad y Evaluación es la que a continuación se detalla, en las fechas y términos indicados: I. Saldos Iniciales.- Remitir una vez instalado el Sistema Contable Computarizado la siguiente información:

1. Balanza de comprobación inicial 2. Analítico de saldos

II. Semanal.- El Subsistema de Recaudación, a través del Sistema de Administración Hacendaria Estatal, proporcionará información en línea de una semana anterior, para consulta de movimientos a la Dirección de Contabilidad y Evaluación. III. Mensual.- Mediante oficio, dentro de los primeros cuatro días posteriores al mes que corresponda y engargolada, la siguiente información:

1. Estado de ejecución de la ley de ingresos. 2. Estado de ejecución de la ley de ingresos de años anteriores. 3. Estado de modificación a la hacienda pública. 4. Balanza de comprobación mensual. 5. Balanza de comprobación acumulada. 6. Analítico de saldos de las cuentas utilizadas durante el ejercicio. 7. Desglose de ingresos del estado de ejecución. 8. Reporte de devoluciones en efectivo año en curso. 9. Reporte de devoluciones en efectivo años anteriores. 10. Desglose de los incentivos que otorga la federación al estado. 11. Informe de recaudación de impuestos federales coordinados.

Mediante oficio, a más tardar a los quince días posteriores al mes que corresponda, la siguiente información:

1. Conciliaciones bancarias de las Cuentas de Recaudaciones. La información correspondiente al mes de junio por Informe de Avance de Gestión Financiera, será entregada en forma previa (status precerrado) el primer día hábil del mes de julio del año correspondiente, para ser evaluada por la Dirección de Contabilidad y Evaluación, enviando lo siguiente:

1. Balanza de comprobación mensual. 2. Balanza de comprobación acumulada. 3. Analítico de saldos de las cuentas utilizadas durante el ejercicio.

La Dirección comunicará al centro contable, las irregularidades y omisiones contables una vez revisada la información.

El centro contable corregirá invariablemente en la información definitiva (status cerrado) que será entregada oficialmente dentro de los primeros 10 días del mes de julio a la Dirección de Contabilidad y Evaluación. La información correspondiente al mes de diciembre será entregada en forma previa (status precerrado) dentro de los primeros 5 días hábiles del mes de enero del año posterior al ejercicio que se cierra, para ser evaluada por la Dirección de Contabilidad y Evaluación, enviando lo siguiente:

1. Balanza de comprobación mensual 2. Balanza de comprobación acumulada 3. Analítico de saldos de las cuentas utilizadas durante el ejercicio

La Dirección comunicará al centro contable las irregularidades y omisiones contables una vez revisada la información recepcionada. El centro contable registrará las correcciones con fecha 31 de diciembre, para efectuar el cierre definitivo de dicho mes; información que será entregada oficialmente a la Dirección de Contabilidad y Evaluación el último día hábil del mes de enero del ejercicio siguiente al que se cierra. IV. Trimestral.- Mediante oficio, dentro de los primeros 5 días posteriores al trimestre que corresponda, en forma impresa y engargolado distinto al de la información mensual respectiva, original y copia de la siguiente información: a).- Financiera

1. Estado de situación financiera 2. Estado de resultados del ejercicio 3. Estado de rectificaciones a resultados 4. Variaciones en las cuentas de balance; con sus respectivas justificaciones 5. Hoja de trabajo 6. Integración de cuentas de transferencias 7. Análisis de las cuentas patrimoniales 8. Integración de cuentas de resultados 9. Análisis por antigüedad de saldos.

b).- Presupuestaria

1. Estado analítico de ingresos año en curso 2. Regionalización de los ingresos 3. Regionalización de los ingresos con devoluciones 4. Rectificaciones a las leyes de ingresos de ejercicios anteriores.

c).- Funcional

1. Documento de política de ingresos; en archivo Word. V. Cierre.- El cierre contable definitivo deberá efectuarse a más tardar el 31 de enero del ejercicio próximo siguiente al cierre y únicamente deberán incluir movimientos contables para regularizar operaciones, derivadas de las observaciones detectadas en la información previa del

último mes del ejercicio de cierre, y los ajustes de orden y presupuestarios serán registrados al último día del mes del ejercicio que se cierra. La información contable correspondiente al cierre del ejercicio fiscal procesada por el Sistema Contable Computarizado, deberá enviarse en forma impresa debidamente engargolada o empastada a la Dirección de Contabilidad y Evaluación a más tardar dentro de los primeros 14 días del mes de febrero del ejercicio próximo al que se cierra:

1. Estado de ejecución de la ley de ingresos 2. Estado de ejecución de la ley de ingresos de años anteriores 3. Estado de modificación a la hacienda pública 4. Desglose de ingresos del estado de ejecución 5. Reporte de devoluciones en efectivo 6. Desglose de los incentivos que otorga la Federación al Estado 7. Informe de recaudación de impuestos federales coordinados 8. Conciliaciones bancarias de las cuentas de recaudaciones

Al cierre del ejercicio deberán quedar canceladas las siguientes cuentas: 30000 Hacienda Pública 40000 Resultados que aumentan o disminuyen la Hacienda Pública Los registros contables por concepto de ajustes de orden y de resultados generados al cierre del ejercicio, deberán efectuarse posteriormente a la emisión de los reportes. Artículo 18.- La información solicitada para la integración de la Cuenta Pública Anual e Informe de Avance de Gestión Financiera, se encuentra relacionada en el artículo 17 fracción IV de esta Normatividad, y deberá apegarse a las indicaciones del Catálogo de Formatos e Instructivos emitido por la Secretaría de Finanzas a través de la Dirección de Contabilidad y Evaluación, en la fecha y términos siguientes: I. Cuenta Pública Anual.- Se deberá enviar en los primeros 14 días del mes de febrero del presente ejercicio, la información correspondiente al ejercicio inmediato anterior. II Avance de Gestión Financiera.- Se deberá enviar a más tardar dentro de los primeros 10 días del mes de julio del ejercicio en curso en que se presenta.

La información deberá enviarse en forma impresa, engargolada o empastada. Artículo 19.- Los estados financieros y reportes que mensualmente se presentan a la Dirección de Contabilidad y Evaluación serán firmados por el Subsecretario de Ingresos y el Director de Ingresos. De la misma forma para los presentados trimestralmente excepto los entregados para el Informe de avance de Gestión financiera y cierre del ejercicio los cuales deberán ser rubricados por el C. Secretario de Finanzas y Subsecretario de Ingresos. Artículo 20.- Los usuarios del sistema contable deberán alimentar los niveles que se requieran dentro del Catálogo de Cuentas. El catálogo de cuentas normalmente está libre de uso para incrementar, eliminar o modificar en los dos últimos niveles que por lo regular solicitan el ejercicio y una descripción determinada,

como son: número y nombre de las Delegaciones, nombre del responsable, concepto, entre otros. Las cuentas que no necesitan clasificarse por ejercicio son las siguientes: 31111 Patrimonio 31211 Resultados del ejercicio 31311 Rectificaciones a resultados 31411 Decrementos al patrimonio 31412 Incrementos al patrimonio 31415 Transferencias de saldos otorgados 31416 Transferencias de saldos recibidos 31511 Transferencias de ingresos por aplicar 31513 Transferencias por recuperaciones o venta de activos 31516 Transferencias de operaciones compensadas 31520 Liquidadora de transferencias año en curso 31611 Transferencias de devoluciones de ingresos años anteriores 31613 Transferencias extemporáneas de ingresos 31617 Liquidadora de transferencias años anteriores 41111 Ingresos de ley 41211 Rectificaciones del ingreso de ley 51111 Ley de ingresos estimados 51112 Ley de ingresos por ejecutar 51113 Ley de ingresos ejecutada 51211 Rectificaciones a la ley de ingresos por ejecutar 51212 Rectificaciones a la ley de ingresos ejecutada 55112 Certificados de compensación de impuestos emitidos 55115 Emisión de certificados de compensación de impuestos 55119 Contribuciones descontadas 55120 Descuentos en contribuciones Con la finalidad de homologar la estructura contable del catálogo de cuentas al Programa Integral Tak’in, en el segundo nivel, particularmente en los dos últimos dígitos se identificará la Coordinación Regional y el Centro de Recaudación respectivamente, de acuerdo a lo establecido en el Código de la Hacienda Pública para el Estado de Chiapas. Las siguientes cuentas tienen todos los niveles definidos incluyendo la descripción, por lo que no pueden ser manejadas por el usuario para incrementar, eliminar o modificar: 31111 Patrimonio 31211 Resultados del ejercicio 31311 Rectificaciones a resultados 31520 Liquidadora de transferencias año en curso 31617 Liquidadora de transferencias años anteriores 41114 Beneficios diversos. También, existen casos muy particulares como las cuentas 31511.- Transferencias de ingresos por aplicar y 42114.- Pérdidas diversas que parcialmente no podrán ser incrementadas, eliminadas o modificadas.

TÍTULO III DE LAS NORMAS ESPECÍFICAS DEL SUBSISTEMA DE FONDOS ESTATALES

CAPÍTULO I DE LAS POLÍTICAS DE REGISTRO

Artículo 21.- El asiento inicial, deberá registrarse en el primer mes del ejercicio que se trate, con base a los saldos del cierre del ejercicio anterior, correspondiendo la fecha 01 de enero del ejercicio que inicia únicamente para las pólizas de dichos registros. En la captura de saldos iniciales podrán elaborarse dos o más pólizas de Activos, Pasivos y Hacienda Pública. Artículo 22.- El registro de las operaciones y la preparación de los informes deben llevarse a cabo con Base Acumulativa, de acuerdo a los Postulados Básicos de Contabilidad Gubernamental, Normas Fundamentales de Registro, Reglas Particulares de Valuación, así como manuales emitidos por la Secretaría de Finanzas. Es necesario identificar en forma detallada el ejercicio al que corresponden las diversas operaciones que se registran en las cuentas colectivas y demás que dentro de su estructura requieran dicho dato, ya que la omisión o inadecuada codificación, genera errores en algunos reportes que forman parte de la información financiera. Los principales eventos operacionales son:

I. Durante el primer mes del ejercicio, se deberán registrar los traspasos del saldo del ejercicio anterior de las cuentas que modifican a la Hacienda Pública, tales como Resultados, incrementos y decrementos al patrimonio.

II. Los ingresos se contabilizarán de acuerdo a la clasificación que se enuncia en la Ley de

Ingreso, sin embargo de existir depósitos no identificados en las cuentas bancarias de recaudación o Tesorería estas deberán registrarse en cuenta de pasivo en tanto se realiza la aclaración pertinente, una vez transcurridos 30 días, serán considerados como ingreso de ley.

III. A partir del 1º. de marzo del ejercicio actual, el centro contable del Subsistema de Fondos

Estatales, registrará los recibos oficiales que emita por concepto de cancelación de cuentas bancarias del ejercicio anterior.

IV. Los deudores se clasifican en:

a) Responsabilidades: El centro contable del Subsistema de Fondos deberá solicitar a la Secretaría de la Contraloría, le informe de las responsabilidades fincadas sobre actos que hayan afectado al Patrimonio Estatal, así como del avance de las gestiones de cobro o depuración, teniendo como finalidad su registro oportuno.

b) Créditos Sujetos a Resolución Judicial: Una vez denunciado el hecho ante la autoridad competente, el centro contable dará seguimiento al avance de las investigaciones, registrando en cada momento los efectos en el Patrimonio Estatal.

Artículo 23.- El centro contable del Subsistema de Tesorería enviará a la Subsecretaría de Ingresos los siguientes reportes, mismos que servirán para la conciliación de cuentas:

I. Reporte de los rendimientos generados. Quincenalmente, a más tardar los días 17 del mes y 05 del mes inmediato posterior al que se informa.

II. Ingresos de ley concentrados vía caja general.

III. Concentraciones de ley, así como los virtuales. Quincenalmente, a más tardar los días 17

del mes y 03 del mes inmediato posterior al que se informa.

IV. Ingresos ajenos concentrados vía caja general.

V. Concentraciones de ley, así como los virtuales. Quincenalmente, a más tardar los días 17 del mes y 03 del mes inmediato posterior al que se informa.

VI. Cédula de registros de reclasificaciones efectuadas que enlazan con el Subsistema de Recaudación. Mensualmente el día 05 o al siguiente día hábil del mes inmediato posterior al que se informa.

VII. Reporte de los traspasos efectuados de las cuentas de recaudaciones a las

concentradoras, semanalmente, los primeros dos días hábiles de la siguiente semana a la que informan.

Artículo 24.- El registro del acta de cheques cancelados emitida por la Tesorería de la Secretaría de Finanzas por concepto de reintegros, deberá efectuarse haciendo la cancelación en rojo de cada una de las cuentas que se hayan afectado originalmente. En el caso de los cheques cancelados por robo, extravío o deterioro, se registrarán en las cuentas de orden 55317.- Reconocimiento de cheques extraviados o robados y 55318.- Cheques reconocidos extraviados o robados, creadas para su control, el cual se cancela conjuntamente con el cheque en circulación al reexpedir el cheque para su pago. Por las actas de cheques cancelados por concepto de cheques en custodia deberán cancelar en rojo cada una de las cuentas que se hayan afectado originalmente. Artículo 25.- El pago de pasivos será de la forma siguiente: I. De servicios personales.- La Tesorería de la Secretaría de Finanzas emitirá las nóminas y cheques para el pago de pasivos por servicios personales centralizados del ejercicio anterior, a más tardar el último día hábil del mes de febrero del presente ejercicio, con cargo al presupuesto del ejercicio anterior de los Organismos Públicos del Ejecutivo al que correspondan los pasivos, que deben estar registrados en la contabilidad de los organismos a más tardar el último día del ejercicio anterior, de lo contrario, el Organismo tramitará su pago con recursos del presente ejercicio como ADEFAS.

La Tesorería de la Secretaría de Finanzas cancelará definitivamente las cuentas bancarias pagadoras de sueldos de la Burocracia y Magisterio Estatal de un ejercicio, después de haber transcurrido los seis meses de la última emisión de nóminas y cheques; expedirá los Recibos Oficiales por las economías que resulten. Determinará los cheques en circulación, y los recursos por este concepto quedarán disponibles en la cuenta bancaria destinada para este fin. II. De pasivos recibidos.- El centro contable del Subsistema de Fondos, únicamente recibirá pasivos que se cubran con recursos del Programa Normal de Gobierno del Estado de los organismos públicos del ejecutivo, a través de la solicitud de pago para el beneficiario que se ha presentado a cobro en la Dependencia o Entidad, con anexo de la Cédula de Pasivos Trasladados a la Tesorería, copia del Recibo Oficial, copia de la última conciliación bancaria si se trata de cheques en circulación y Carta de autorización. Quedan exceptuados de estos, aquellos que se cubran con recursos del Programa de Apoyo para el Fortalecimiento de las Entidades Federativas y del Fideicomisos para la Infraestructura en los Estados. Artículo 26.- El organismo público que se fusiona, deja en desuso su clave administrativa, porque sus bienes, derechos y obligaciones pasan a formar parte total o parcial de otro organismo existente o de nueva creación, quien los asume y tiene clave administrativa distinta del fusionado. El organismo público que se escinde, se desintegra total o parcialmente para formar otro nuevo, incorporarse a uno ya existente o para dejar de existir. En la escisión total, el escindente deja en desuso su clave administrativa, porque sus bienes, derechos y obligaciones pasan a formar parte total o parcial del escindido, quien los asume y tiene clave administrativa distinta del escindente. El centro contable del Subsistema de Fondos Estatales, efectuará en su contabilidad los registros de ajustes de cierre de las cuentas de Transferencias pendientes de aplicación y Orden financieras, así como los traspasos de cuentas de resultados y modificaciones patrimoniales a la cuenta de Patrimonio, de los organismos públicos fusionados o escindentes, previa conciliación con el Subsistema de Egresos.

CAPÍTULO II

DE LA INFORMACIÓN CONTABLE Y FINANCIERA Artículo 27.- La información que deberá presentarse a la Dirección de Contabilidad y Evaluación es la que a continuación se detalla, en las fechas y términos indicados: I. Una vez instalado el Sistema Contable Computarizado del ejercicio que inicia y determinadas las cifras del cierre del ejercicio anterior, registrarán la póliza de saldos iniciales, para enviar mediante oficio la siguiente información:

1. Balanza de comprobación. 2. Analítico de saldos.

II. Semanalmente el Sistema de Administración Hacendaria Estatal de Tesorería deberá reflejar las pólizas los movimientos efectuados de las operaciones semanales, los días lunes y el último día hábil del mes. III. Mensual.- Mediante oficio dentro de los primeros 4 días posteriores al mes que corresponda y engargolada la siguiente información:

1. Estado de cambios en la situación financiera. 2. Estado de modificación a la Hacienda Pública. 3. Balanza de comprobación mensual. 4. Balanza de comprobación acumulada. 5. Analítico de saldos de las cuentas utilizadas durante el ejercicio. 6. Reporte de ingresos de ley concentrados vía caja general. 7. Reporte de ingresos ajenos concentrados vía caja general. 8. Resumen de percepciones y deducciones del costo de nóminas. 9. Copia de los resúmenes del acta de cheques cancelados. 10. Reporte de traspasos efectuados de las cuentas de recaudaciones a las cuentas

concentradoras. 11. Relación de cheques expedidos. 12. Auxiliares de las cuentas que enlazan con otros subsistemas.

Mediante oficio dentro de los primeros 15 días posteriores al mes que corresponda las conciliaciones bancarias Para efectos del Informe de Avance de Gestión Financiera, la información correspondiente al mes de junio será entregada en forma previa en status precerrado el primer día hábil de julio para ser evaluada por la Dirección de Contabilidad y Evaluación, enviando lo siguiente:

1. Estado de cambios en la situación financiera. 2. Estado de modificación a la Hacienda Pública. 3. Balanza de comprobación mensual. 4. Balanza de comprobación acumulada. 5. Analítico de saldos de las cuentas utilizadas durante el ejercicio. 6. Auxiliares de las cuentas que enlazan con otros subsistemas.

La Dirección comunicará al centro contable las irregularidades y omisiones contables una vez revisada la información recepcionada. El centro contable corregirá para emitir la información definitiva en status cerrado, que será entregada oficialmente a más tardar el 10 de julio del ejercicio en el que se presenta. La información correspondiente al mes de diciembre será entregada en forma previa en status precerrado los primeros 5 días hábiles de enero del ejercicio próximo siguiente al del cierre para ser evaluada por la Dirección de Contabilidad y Evaluación, enviando lo siguiente:

1. Estado de cambios en la situación financiera. 2. Estado de modificación a la hacienda pública. 3. Balanza de comprobación mensual.

4. Balanza de comprobación acumulada. 5. Analítico de saldos de las cuentas utilizadas durante el ejercicio. 6. Auxiliares de las cuentas que enlazan con otros subsistemas.

La Dirección comunicará al centro contable las irregularidades y omisiones contables una vez revisada la información recepcionada. El centro contable registrará las correcciones con fecha 31 de diciembre, para efectuar el cierre definitivo de dicho mes; información que será entregada oficialmente a la Dirección de Contabilidad el último día hábil del mes de enero del ejercicio siguiente al que se cierra. IV. Trimestral.- Mediante oficio, dentro de los primeros 5 días posteriores al trimestre que corresponda, en engargolado distinto al de la información mensual respectiva, original y copia de la siguiente información: a) Financiera

1. Estado de situación financiera. 2. Estado de resultado del ejercicio. 3. Estado de rectificaciones a resultados. 4. Variaciones en las cuentas de balance, con sus respectivas justificaciones. 5. Hoja de trabajo. 6. Integración de cuentas de transferencias. 7. Análisis de las cuentas patrimoniales. 8. Análisis de antigüedad de saldos. 9. Integración de las cuentas de resultados.

V. El cierre contable definitivo de diciembre deberá efectuarse a más tardar el último día hábil del mes de enero del ejercicio próximo siguiente al que se cierra y los movimientos contables para regularizar operaciones es decir los ajustes previos derivados de las observaciones detectadas en la información previa del mes de diciembre, así como los ajustes de orden y de resultados, serán registrados con fecha del último día del ejercicio que se cierra. Al cierre del ejercicio deberán quedar canceladas las siguientes cuentas: 11111 Ingresos por depositar. 11411 Concentraciones en tránsito. 11513 Anticipo de ministraciones. 23111 Pasivos trasladados. 21116 Impuestos municipales administrados. 31415 Transferencias de saldos otorgados. 31416 Transferencias de saldos recibidos. 31500 Transferencias pendientes de aplicación del ejercicio. 31600 Transferencias pendientes de aplicar años anteriores. 40000 Resultados. 54000 De orden Financieras.

Las cuentas 11111.- Ingresos por depositar, 11411.- Concentraciones en tránsito, 11513.- Anticipo de ministraciones, 23111.- Pasivos trasladados, podrán salvo causa debidamente justificada presentar saldo al cierre del ejercicio. Los registros contables por concepto de ajustes de orden y de resultados generados al cierre del ejercicio, deben efectuarse posteriormente a la emisión de reportes. De la información contable correspondiente al cierre definitivo de un ejercicio fiscal y que es procesada por el Sistema Contable Computarizado, deberá enviarse a la Dirección de Contabilidad y Evaluación en forma impresa dentro de los primeros 14 días del mes de febrero del ejercicio próximo siguiente al del cierre, en status cerrado, la siguiente información: Auxiliares de las cuentas que enlazan con otros subsistemas, generados antes de efectuar los ajustes de resultados y Conciliaciones bancarias. Adjunto a la información impresa, el respaldo en un CD-R, con portada que identifique el Subsistema al que corresponde. Artículo 28.- La información solicitada para la integración de la Cuenta Pública Anual e Informe de Avance de Gestión Financiera, se encuentra relacionada en el artículo 27 fracción IV de esta Normatividad y deberá apegarse a las indicaciones del Catálogo de Formatos e Instructivos emitido por la Secretaría de Finanzas a través de la Dirección de Contabilidad y Evaluación. I. Cuenta Pública Anual.- Se deberá enviar en forma impresa en original y copia, así como en CD-R en los primeros 14 días del mes de febrero, del ejercicio próximo siguiente al del cierre. II. El Informe de Avance de Gestión Financiera.- Se deberá enviar dentro de los primeros 10 días del mes de julio del ejercicio en el que se presenta la información. Artículo 29.- Las firmas son parte importante de un estado financiero, ya que avalan la situación financiera o resultados que estos presentan, por lo tanto se determina lo siguiente: Los estados financieros enviados del Subsistema de Fondos Estatales a esta Dirección mensualmente, así como los de saldos iniciales presentarán rúbricas originales del Tesorero y el Director de Control Financiero, del mismo modo para los estados financieros enviados trimestralmente, excepto los definitivos del mes de junio y diciembre por cierre, los cuales presentarán las firmas originales del Secretario de Finanzas y del Tesorero. Los demás documentos y reportes contables que emite el Sistema serán presentados con las firmas originales del Tesorero y Director de Control financiero, independientemente de la fecha en que sean entregados. Los formatos localizados en anexo del presente título, llevarán las firmas que en los instructivos se indique. Artículo 30.- El mantenimiento del catálogo de cuentas estará a cargo de los usuarios del Sistema contable, quienes alimentarán los niveles que requieran y que el sistema permita. El Catálogo de Cuentas normalmente está libre de uso para incrementar, eliminar o modificar en los dos últimos niveles que por lo regular solicitan el ejercicio y una descripción determinada, como son: clave y nombre de la Dependencia o Entidad, nombre del responsable, concepto, entre otros.

I.- Las cuentas que no necesitan clasificarse por ejercicio son las siguientes: 31111 Patrimonio 31211 Resultados del ejercicio 31311 Rectificaciones a resultados 31411 Decrementos al patrimonio 31412 Incrementos al patrimonio 31415 Transferencias de saldos otorgados 31416 Transferencias de saldos recibidos 31511 Transferencias de Ingresos por Aplicar 31512 Transferencias por reintegros año en curso 31513 Transferencias por recuperaciones o ventas de activos 31514 Transferencias de recursos ministrables centralizados 31515 Transferencias de recursos ministrables descentralizados 31517 Transferencias de Recursos y Aportaciones a Organismos 31520 Liquidadora de Transferencias año en curso 31611 Transferencias por devoluciones de ingresos años anteriores 31612 Transferencias por reintegros años anteriores 31613 Transferencias extemporáneas de ingresos 31616 Transferencias extemporáneas de egresos 31617 Liquidadora de transferencias años anteriores 41113 Diferencia por tipo de cambio a favor 42113 Diferencia por tipo de cambio a cargo 54116 Disponibilidad en fondos específicos 54117 Disponibilidad ministrable solicitada 54216 Disponibilidad en fondos específicos años anteriores 54217 Disponibilidad ministrable solicitada años anteriores II.- Las cuentas que soliciten en algún nivel las claves y nombres de las deducciones por servicios personales, estas se describirán de acuerdo a la relación de deducciones vigentes que emite la Secretaría de Administración. III.- Las siguientes cuentas tienen todos los niveles definidos incluyendo la descripción, por lo que el usuario no puede incrementar, eliminar o modificar: 31111 Patrimonio 31211 Resultados del ejercicio 31311 Rectificaciones a resultados 31512 Transferencias por reintegros año en curso 31520 Liquidadora de Transferencias año en curso 31611 Transferencias por devoluciones de ingresos años anteriores 31612 Transferencias por reintegros años anteriores 31617 Liquidadora de transferencias años anteriores

TÍTULO IV DE LAS NORMAS ESPECÍFICAS DEL SUBSISTEMA DE EGRESOS

CAPÍTULO I

DE LAS POLÍTICAS DE REGISTRO

Artículo 31.- El Sistema operará de una manera integral, donde las unidades responsables de la ejecución del ingreso y gasto público, así como del registro de control de la deuda pública, de los bienes patrimoniales, de los fondos financieros y otros derechos y obligaciones gubernamentales, tendrán la atribución de incorporar al sistema el registro de sus operaciones. Para garantizar el uso del sistema por las unidades ejecutoras del gasto, se requiere el uso de dicho sistema para efectuar cualquier pago con fondos presupuestarios, así como no presupuestario. Artículo 32.- El asiento inicial, deberá registrarse en el primer mes del ejercicio que se trate, con base a los saldos que muestra el analítico de saldo del ejercicio inmediato. Para dar mayor facilidad en la captura de saldos iniciales y proporcionar integridad en la información, soportando las transferencias de saldos de un ejercicio a otro, en la captura del mismo, deberán incluir hasta 300 movimientos a nivel auxiliar por póliza. Podrán elaborar dos o más pólizas de Activos, Pasivos y Hacienda Pública y se registrarán con fecha 01 de enero. Los Organismos Públicos que cambien de clave presupuestaria en la clasificación administrativa durante el ejercicio, registrarán saldos iniciales con la nueva clave presupuestaria en el mes que indique. Los Organismos Públicos de nueva creación durante el ejercicio, registrarán saldos iniciales, en el mes que indique el decreto de creación siempre y cuando se le otorgue un patrimonio en el mismo. En el primer mes del ejercicio deberán efectuarse los asientos de traspasos de las cuentas patrimoniales; así como las cuentas de pasivos. Artículo 33.- El registro de las operaciones y la preparación de los informes deben llevarse a cabo con Base Acumulativa, de acuerdo a los Postulados Básicos de Contabilidad Gubernamental, Normas Fundamentales de Registro, Reglas Particulares de Valuación, así como manuales emitidos por la Secretaría de Finanzas. Los registros contables se harán en la concepción de seguir los procesos administrativos que se realicen en la ejecución del gasto. Por lo que la Contabilidad Gubernamental del Estado considerará un sistema presupuestario mixto, en el cual se registrará los ingresos en el momento en que se realiza su recaudación efectiva y los gastos cuando se genera la obligación de pagarlos. I.- Forma de ejecución del ejercicio del gasto: Los registros del ejercicio del gasto pueden variar en virtud que en ocasiones las fases pueden darse en forma simultánea. A continuación se mencionan las formas:

a) Registro del proceso normal del ejercicio del gasto: Para la realización de la ejecución del gasto es necesario que se cumpla el proceso del compromiso, ya que no se podrá realizar ninguna ejecución de pago sin antes estar reflejado en cada una de estas fases como son; compromiso, devengado, ejecución del pago, consumido o usado cuando este se trate de bienes inventariables.

b) Registro del pago y el ejercido simultáneo: Esta situación generalmente ocurre en los casos en los que no existe una separación temporal entre la decisión que origina el compromiso y la liquidación del gasto, o en aquellos casos en que el monto de la transacción se conoce al momento en que se realiza la liquidación, cumpliéndose entonces un solo procedimiento administrativo y serán; devengado o ejercido y ejecución del pago.

Las áreas contables de los Organismos Públicos, serán los responsables de emitir los reportes que correspondan, verificar y validar los soportes de las pólizas y los documentos presupuestarios. Este tipo de operación se dará en aquellos casos en que los pagos sean centralizados y aunque se dan dos fases existe un solo proceso administrativo. Estos eventos aunque en primera instancia los realiza la Tesorería, la documentación soporte de estos movimientos y los documentos que amparan las pólizas y la documentación presupuestaria, será responsabilidad de cada una de las áreas contables de los Organismos Públicos. Los centros contables correrán los registros correspondientes según sea el procedimiento administrativo, para que el evento sea contemplado en la contabilidad. II.- De las pólizas: Dentro del Sistema de Administración Hacendaria Estatal, contabilidad se podrán efectuar los registros contables en los siguientes tipos de pólizas.

a) Pólizas de Saldos Iniciales; Se registrarán movimientos por los saldos finales del ejercicio anterior.

b) Pólizas de Ingresos; Se registraran todos los movimientos que afecten a cuentas contables que aumente la hacienda pública en el activo circulante.

c) Póliza de Diario; Registrará los movimientos de operaciones que no afecten el ingreso y egreso.

d) Póliza de Transferencia; Registra los movimientos bancarios en banca electrónica. e) Póliza de Cheque; Registra el movimiento de las operaciones de transacciones

financieras en modalidad de cheques nominativos. f) Contra Póliza; Genera los registros contrarios por corrección o cancelación de una

póliza. g) Póliza de Ajuste; Registra los movimientos que se realizan al final del ejercicio de

cuentas de orden y de resultados. Los registros de las pólizas automatizadas que se generan del presupuesto tendrán como soporte las afectaciones de los oficios de autorización presupuestaria, ministraciones y documentos múltiples. Dichas pólizas las publica periódicamente la Secretaría de Finanzas en la Página de Internet, para que los organismos públicos ejecuten los registros en el sistema. Es necesario identificar en forma detallada el ejercicio al que corresponden las diversas operaciones que se registran en las cuentas colectivas y demás que dentro de su estructura

requieran dicho dato, ya que la omisión o inadecuada codificación, genera errores en algunos reportes que forman parte de la información financiera. III.- Integración del Fondo Revolvente. El fondo revolvente se registrará contablemente en la cuenta 11113.- Fondo revolvente y se constituirá con recursos de las ministraciones reales de los Organismos Públicos del ejecutivo, y será exclusivamente para cubrir gastos menores, emergentes, gastos a comprobar y viáticos que sean estrictamente indispensables para el buen funcionamiento y desempeño de sus actividades, siendo responsabilidad de los titulares de los organismos públicos, autorizar el monto y vigilar el correcto uso de los recursos económicos del fondo, observando las Medidas de Austeridad, Disciplina y Racionalidad del Gasto. Cuando los Organismos Públicos del Ejecutivo necesiten utilizar la cuenta contable del fondo revolvente, la cual está restringida en todos los niveles del catálogo de cuentas, se apegarán a las disposiciones que dicta el Reglamento del Código de la Hacienda Pública para el Estado de Chiapas, solicitando por escrito a la Dirección de Contabilidad y Evaluación de la Secretaría, la liberación, de la cuenta para ser utilizada en el Sistema contable, mediante formato T IV-13, anexando la autorización de su titular. Los organismos procurarán asignar los montos del Fondo Revolvente conforme a la siguiente tabla:

NIVELES GASTOS MENORES GASTOS A COMPROBAR

TITULARES $ 10,000.00 $ 50,000.00 JEFES DE UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVO $ 10,000.00 $ 50,000.00 DIRECTORES $ 10,000.00 $ 50,000.00 JEFES DE DEPARTAMENTO $ 10,000.00

El fondo revolvente, deberá ser autorizado una vez al año, y se modificarán en caso de cambios de funcionarios públicos, que deberán ser notificados oportunamente por escrito mediante formato T IV-13, especificando la fecha de los mismos, anexando copia de la póliza emitida por el Sistema, de los reintegros o comprobación de gasto de la persona que se dio de baja. Las entidades anexarán copia del acuerdo modificatorio donde autoriza el Órgano de Gobierno. Los montos que por necesidad extraordinaria rebasen las cantidades establecidas en la tabla, deberán estar plenamente justificados y respaldados con la firma del titular del organismo, quien será el único responsable de la autorización de los montos para el manejo del fondo revolvente. En cuanto a gastos emergentes se considerará hasta el monto total autorizado en el fondo revolvente de los Organismos Públicos, siempre que se justifique documentalmente la circunstancia que ocasionó la emergencia del gasto. El monto de gasto por viáticos será determinado conforme a las Normas y Tarifas para la Aplicación de Viáticos y Pasajes, emitidos en forma conjunta por la Secretaría de Administración y la Secretaría de Finanzas. El Titular de los Organismos Públicos o en su caso las personas que este designe, serán los responsables de controlar los recursos asignados por concepto de fondo revolvente, y no se

liberarán las cuentas contables en el último trimestre del ejercicio, salvo que sea un organismo de nueva creación o de cambios de funcionarios públicos. Los Organismos Públicos para el manejo del fondo revolvente, aplicarán el siguiente procedimiento:

a) Solicitarán a la Tesorería de la Secretaría de Finanzas, la apertura de una cuenta bancaria, para controlar los fondos mayores de $10,000.00 (Diez mil pesos 00/100 M.N.)

El responsable del fondo revolvente implementará su propio control interno en la asignación

de los recursos y emitirá conciliación bancaria y el estado de ingresos y egresos. b) Podrán constituir cajas chicas igual o menor de $ 10,000.00 (Diez mil pesos 00/100 M.N.),

que se manejarán en efectivo para pagos menores a $ 2,500.00 (Dos mil quinientos pesos 00/100 M.N), de acuerdo a sus necesidades.

La fecha para la comprobación de gastos por comisión será invariablemente y a más tardar dentro de los siguientes cinco días hábiles después de haber concluido la diligencia o comisión, con base a las Normas y Tarifas para la Aplicación de Viáticos y Pasajes. Los recursos otorgados por comisiones se considerarán devengados hasta que sean comprobados. Quedará excluido el registro de estas erogaciones en la cuenta 13114.- Operaciones en proceso de regularización presupuestal. El responsable del fondo revolvente tendrá como máximo cinco días hábiles para la comprobación del fondo al área administrativa, contados a partir de la fecha en que reciban las comprobaciones. El sistema computarizado permitirá los movimientos durante el ejercicio por las comprobaciones del fondo revolvente, hasta el monto solicitado para su alta en el sistema, soportando con la documentación comprobatoria correspondiente. IV. Cuentas Bancarias a).- El registro de las Operaciones Financieras, tratándose de expedición de cheques, estos estarán sujetos a la suficiencia que reflejen los libros contables a una fecha determinada, cuidando que en cada cierre mensual no existan sobregiros en los auxiliares de cada banco, de existir compromisos devengados, estos deberán realizarse a través de un reconocimiento formal de pasivos a favor de terceros. Si al cierre del ejercicio existe suficiencia presupuestaria y los recursos a depositar estuvieren en tránsito, no deberá expedirse cheque de las cuentas bancarias, sino que se procederá a la creación del pasivo correspondiente. b).- Los Organismos Públicos del ejecutivo serán las responsables de realizar las recuperaciones y aclaraciones de inconsistencias de las cuentas bancarias de ejercicios anteriores. c).- Será responsabilidad de los Organismos Públicos elaborar la conciliación de las cuentas bancarias que maneje, debiendo acudir oportunamente ante la Institución Bancaria

correspondiente para la recepción del estado de cuenta o consultando saldos y movimientos a través de la banca electrónica, de encontrarse diferencias deberán realizar las aclaraciones respectivas con las instituciones bancarias, antes del cierre del ejercicio y de la cancelación de la cuenta bancaria. d).- Los intereses que generen las cuentas maestras existentes, serán contabilizados en la cuenta 21113.- Acreedores, excepto las referentes a ingresos propios y recursos ajenos. En el momento que la Institución Bancaria transfiera los intereses a la cuenta de la Tesorería se deberá realizar el registro contrario. e).- Es responsabilidad de los Organismos Públicos que los recursos que disponga de la Tesorería de la Secretaría de Finanzas a través de sus cuentas, sean usados para los fines previstos, así como los recursos por reintegro de gastos no ejercidos de ejercicios anteriores y recuperaciones sean depositados en la cuenta bancaria señalada en las Políticas de Tesorería. Los Organismos Públicos de manera excepcional, utilizarán los formatos de cheques en forma continua, de acuerdo a las especificaciones que establezca la Dirección de Contabilidad y Evaluación de la Secretaría de Finanzas, previa autorización de la Tesorería. Dichas especificaciones, tendrán vigencia durante el ejercicio fiscal. Los Organismos Públicos del Ejecutivo podrán expedir cheques de sus cuentas bancarias maestra o balance cero, definiendo las fechas de pago de los mismos conforme la disponibilidad financiera que mantengan en sus cuentas bancarias, en virtud de que serán alimentadas con los recursos de la cuenta bancaria concentradora de la Tesorería de la Secretaría de Finanzas. V.- Ingresos Propios a).- Dependencias: Todos los ingresos que se recauden por cualquier concepto por las Dependencias y sus Órganos Administrativos, no podrán destinarse a fines específicos, debiéndose concentrarse a la Tesorería de la Secretaría de Finanzas y registrarse contablemente en cuentas de orden. Los Organismos Públicos del ejecutivo comunicarán mensualmente a la Secretaría de Finanzas, a través de la Dirección de Ingresos los reintegros que efectúen por este concepto. b).- Las entidades Los ingresos obtenidos por las entidades que emitan bases para concurso de licitaciones en obra pública, y los especificados en la Ley de Ingresos, deberán ser concentrados a la Tesorería de la Secretaría de Finanzas. Los ingresos distintos a lo especificado en el párrafo anterior, deberán registrarlos contablemente, para que se reflejen en la cuenta de resultados denominada Ingresos Propios. La aplicación de los ingresos propios que perciban las entidades, se regirá de acuerdo a las reglas y políticas que emita el propio ente, considerando en ellas a lo menos lo siguiente:

1. Esta considerado dentro del presupuesto de ingresos y egresos propios autorizados por el órgano de gobierno, junta directiva o máxima autoridad representativo del organismo.

2. Que cumplan con la finalidad de las funciones sustantivas del organismo. 3. Que los documentos comprobatorios cumplan con las disposiciones legales. 4. Reflejarse en los libros contables.

VI.- Recursos Ajenos Son aquellos recursos que recibe el organismo publico del ejecutivo para la realización de Programas, a través de instituciones distintas del Gobierno del Estado, ya sean Nacionales o Extranjeras y/o aquellos convenidos directamente por la Federación. Su registro contable se efectuará además en cuentas de balance, cuentas de orden, las cuales deben quedar canceladas al cierre del ejercicio. El control de los recursos, se apegará a lo dispuesto en el artículo 10 de esta normatividad debiéndose reflejar en los libros contables. VII.- Deudores La vigencia del presupuesto es de un año, para atender las actividades, obras y servicios públicos a cargo de los Organismos Públicos; por lo tanto los recursos no ejercidos al cierre de cada ejercicio deben reintegrarse a la cuenta bancaria de la Tesorería de la Secretaría de Finanzas. a).- Deudores por Cargos Bancarios: Los recursos de años anteriores no reintegrados en su oportunidad y que se encuentran reflejados en la cuenta 11313.- Deudores por cargos bancarios, deberán ser reintegrados directamente por el deudor en forma parcial o total mediante depósito a la cuenta bancaria establecida para tal fin por la Tesorería de la Secretaría de Finanzas, y entregará la ficha de depósito a los Organismos Públicos.

Los Organismos Públicos, proporcionarán los datos necesarios a la Tesorería de la Secretaría de Finanzas mediante oficio, anexando la ficha de depósito, para efectos de la elaboración del recibo oficial. Esta cuenta se encuentra restringida para efectuar movimientos deudores, únicamente recibe movimientos acreedores.

b).- Deudores Diversos: Los recursos de años anteriores no reintegrados en su oportunidad y que se encuentran reflejados en la cuenta 11314.- Deudores diversos, deberán ser reintegrados directamente por el deudor en forma parcial o total mediante depósito a la cuenta bancaria establecida para tal fin por la Tesorería de la Secretaría de Finanzas, y entregará la ficha de depósito a los Organismos Públicos. Los Organismos Públicos, proporcionará los datos necesarios a la Tesorería de la Secretaría de Finanzas mediante oficio, anexando la ficha de depósito, para efectos de la elaboración del recibo oficial. Esta cuenta se encuentra restringida para efectuar movimientos deudores, únicamente recibe movimientos acreedores. c).- Deudores por Responsabilidades:

Los Organismos Públicos deberán solicitar a la Secretaría de la Contraloría, le informe la situación que guardan las responsabilidades fincadas sobre actos que hayan afectado al Patrimonio Estatal, así como del avance de las gestiones de cobro o depuración, teniendo como finalidad su registro oportuno. Todas las recuperaciones deben ser depositadas en cuenta bancaria de la Tesorería de la Secretaría de Finanzas, aun tratándose de adeudos que ya no se reflejan en las cuentas de activo e independientemente del ejercicio en el que fueron determinadas. d).- Deudores Sujetos a Resolución Judicial: Una vez denunciado el hecho ante autoridad competente, el organismo público dará seguimiento al avance de las investigaciones, registrando en cada momento los efectos en el Patrimonio Estatal. Todas las recuperaciones que se logran por intervención del Ministerio Público deberán ser depositadas en cuenta bancaria de la Tesorería de la Secretaría de Finanzas, aun tratándose de adeudos que ya no se reflejan en las cuentas de activo e independientemente del ejercicio en el que fueron determinadas. VIII.- Inventario. Los organismos públicos que cuenten con almacenes, deberán establecer un mecanismo de control, los cuales formarán parte de sus controles internos de acuerdo a las políticas que cada organismo dicte. Para efecto del registro contable, la existencia física de consumibles que se tengan en los almacenes y registrados como inventarios, serán contabilizados al costo de operación, costo de inversión, de acuerdo a los capítulos del gasto, costo de operación con ingresos propios o decrementos al patrimonio cuando se trate de recursos ajenos o no presupuestales. Los consumibles que se adquieran posteriormente, serán registrados al costo de operación o de inversión de acuerdo a los capítulos del gasto. IX.- Registro y Control del Activo Fijo Respecto al control de los activos fijos, se deberán efectuar los registros contables agrupando por tipo de bien que sean del mismo costo y descripción, con la finalidad de que al dividir el importe reflejado en libros entre la cantidad de bienes de ese tipo, se determine su costo unitario, siendo el objetivo principal, coincidir el inventario físico con los registros contables, sin embargo de ser posible los analíticos de saldos reflejaran el costo de los activos en forma individual, de tal forma que pueda identificar las características propias del bien. Los activos fijos adquiridos a partir del año 2000 y que cuenten con soporte documental, formarán parte del Patrimonio del Gobierno Estatal, actualizándose sucesivamente, de acuerdo a las altas y bajas de los mismos. Los activos fijos, adquiridos con fechas anteriores a la especificada en el párrafo que precede y que tenga vida útil podrán incorporarse de acuerdo a los criterios establecidos en el artículo 34 de ésta normatividad. Los Organismos Públicos descentralizados de la federación, tales como Secretaría de Educación, Instituto de Salud, Instituto de Educación para los Adultos, entre otros, de los cuales se

transfirieron activos de la federación, estos podrán ser incorporados al patrimonio estatal, una vez que se cuente con la documentación soporte respectiva. Los activos que no estén en el supuesto que indica el Artículo 12 fracción I, inciso g); de la presente Normatividad, se reclasificarán al costo de operación, costo de inversión, costo de operación con ingresos propios o decrementos al patrimonio si proviene de recursos ajenos, por considerarse menor a 20 salarios mínimos del área geográfica del Estado, debiendo llevar el control en el que pueda identificarse. El registro y control de los activos fijos inventariables, debe realizarse tomando en cuenta las siguientes consideraciones específicas para cada tipo: a).- En las siguientes cuentas: 12111.- Mobiliario y Equipo de Administración 12112.- Maquinaria y Equipo Agropecuario, Industrial, de Comunicaciones y de Uso Informático 12113.- Vehículos y Equipo de Transportes 12114.- Equipo e Instrumental Médico y de Laboratorio 12115.- Herramientas y Refacciones 12116.- Maquinaria y Equipo de Defensa y Seguridad Pública

1. Asentar en sus registros contables el año en que se adquirieron los bienes. 2. Los registros contables, deben estar debidamente soportados con la documentación que

ampare la propiedad del mismo.

3. Existan físicamente, actualizando el inventario correspondiente.

4. El inventario físico deberá mostrar el detalle de cada uno de los bienes con su número de inventario, en caso de que el activo se integre por varios artículos ensamblados podrán tener el mismo número de inventario o bien por separado.

b).- En las siguientes cuentas: 12211.- Edificios 12212.- Terrenos:

1. Asentar en sus registros contables el año en que se adquirieron los edificios y terrenos, así como de los gastos por adjudicaciones, expropiación e indemnización por daños de los mismos.

2. Verificar que los registros en estos rubros estén debidamente soportados. 3. Realizar la baja de los edificios y terrenos por transferencias a otras Dependencias y/o

Entidades, por donaciones otorgadas, caso fortuito o de fuerza mayor mediante acta.

4. Tratándose de transferencia de bienes otorgados, se vigilará que las actas de entrega contengan entre otros datos los siguientes; año de adquisición, descripción del bien, situación de su estado de uso, valor en libros. Vigilando asimismo que el organismo público que recibe realice los movimientos de registros relacionados a su incorporación.

5. Reclasificar contablemente los edificios y terrenos otorgados en contrato de comodato. X.- Obra Pública Cuando se realicen registros de operaciones en los que se incrementen o modifican a la hacienda pública deberán considerar lo siguiente; a).- Obras en Proceso

1. Asentar en sus registros contables el año en que se realiza todo tipo de adquisiciones necesarias para la construcción, instalación, ampliación, rehabilitación, servicios relacionados con la obra pública, etc., así como las asignaciones para realizar estudios de preinversión.

2. Verificar que los registros en estos rubros estén debidamente soportados. 3. Verificar que cada uno de los importes constituidos como saldos al cierre del ejercicio,

especifiquen el nombre de la obra.

4. Especificar en el analítico de saldos, las obras que pertenecen a la Educación Estatal y Federalizada, así como las que correspondan a los Organismos Públicos descentralizados.

b).- Obras Terminadas:

Las Dependencias y Entidades deberán realizar el registro contable de las obras terminadas por transferir en un plazo máximo de 15 días hábiles posteriores a la firma del acta de terminación de obra. Por los gastos de obra destinados a mantenimiento, conservación y adiciones de bienes inmuebles tales, como: cancelerías, entrepaños, impermeabilizantes, pinturas y remodelaciones internas, así como los indirectos, fletes aplicados en el proceso de ejecución de la obra, en términos contables se aplicará su reclasificación al costo de operación o inversión de año en curso o de años anteriores, según corresponda. Las obras de beneficio y uso público, como parques, caminos, carreteras, así como las adiciones, o mejoras a los mismos; gastos de mantenimiento y conservación de éstos, se aplicarán contablemente su reclasificación al costo de inversión de año en curso o de años anteriores, según corresponda. En caso de obras terminadas por transferir, particularmente, las relacionadas con el sector educativo será necesario especificar en el analítico de saldos, las que pertenecen a la Educación Estatal y Federalizada, así como las que correspondan a los Organismos Públicos descentralizados. El área administrativa deberá solicitar las actas de entrega de las obras, a efecto de contar con la documentación soporte que le permita correr de manera inmediata los asientos contables respectivos, vigilando se plasme en los documentos la descripción analítica de las obras.

c).- Transferencia de obra y costo de obra.

Tratándose de una obra ejecutada por una dependencia, una vez que se haya concluido la ejecución y efectuado la recepción proveniente del contratista de acuerdo a lo dispuesto en los Artículos 97, 98 y 99 de la Ley de Obra Pública, el Organismo Público ejecutor, lo remitirá a la Dependencia encargada de su administración, indicando los datos siguientes de la obra transferida: Descripción de la obra, Ubicación, Costo, de acuerdo al formato No. T IV-02. Si el organismo ejecutor es una Entidad y la obra se construye en un bien inmueble patrimonio del Estado, informará oficialmente mediante la Cédula de Movimiento Patrimonial a la dependencia el valor de la obra, para efectos de actualizar el valor patrimonial en los estados financieros a través del formato No. T IV-03, sin que por esta acción el ejecutor se libere de la responsabilidad adquirida en el proceso de la obra. Tratándose del sector educativo es necesario especificar adicionalmente la clave de la escuela en el formato de referencia. Las obras que se reciban en el siguiente ejercicio al de su conclusión, el organismo encargado de su administración, deberá registrarlo de acuerdo con el ejercicio que haga referencia su terminación. Tratándose de la recepción de obras públicas terminadas para su administración, estas deberán ser registradas en un plazo máximo de 30 días hábiles posteriores a la fecha de entrega de las mismas en el activo fijo de la Dependencia o entidad que le corresponde.

XI.- Fideicomisos Públicos e Inversiones. a).- Cuando se afecten a las cuentas de fideicomisos, deberán vigilar que se cumplan lo

siguiente en las cuentas: 12311.- Fideicomisos para financiamiento de obras 12312.- Fideicomisos para el fomento y financiamiento agropecuario 12313.- Fideicomisos para el fomento y financiamientos industriales 12314.- Fideicomisos para el fomento y financiamiento al comercio y otros servicios 12315.- Fideicomisos para el fomento y financiamiento de la educación 12316.- Fideicomisos para prestaciones sociales 12317.- Fideicomisos para adquisición de títulos de crédito

1. Anotar el año en que se dio la autorización de la inversión, así como de sus respectivas ampliaciones.

2. Verificar que sus registros contables estén debidamente soportados con los contratos

establecidos. 3. Realizar la baja de las inversiones de acuerdo a los términos que se especifiquen en los

Convenios o al practicarse la liquidación del mismo. 4. Soportar los registros con los Convenios de Extinción del contrato del Fideicomiso, así

como con el Recibo Oficial por el reintegro que efectúen.

5. Cumplir debidamente con los acuerdos establecidos en los Contratos y Convenios, así como las obligaciones y derechos para dichos Fideicomisos.

6. Verificar que el monto establecido en el Fideicomiso como aportación estatal, coincida

con el registro contable del organismo público del ejecutivo al que se haya sectorizado, si no lo estuviera investigar dicha diferencia para efectuar los ajustes correspondientes debidamente soportados con las actas del comité.

b).- 12412.- Inversiones en Empresas Paraestatales:

1. Asentar en sus registros contables el año en que se le otorgó la inversión, así como de la recepción de saldos a esta cuenta con motivo de transferencias entre organismos público.

2. Verificar que sus registros contables estén debidamente soportados con sus respectivos

contratos. 3. Al registrar alguna inversión se deberá cumplir debidamente con los acuerdos

establecidos en los contratos, así como sus obligaciones y derechos. 4. Realizar la baja de la inversión por las ventas de acciones que hayan efectuado o por las

transferencias del saldo de esta cuenta a otro organismo público.

5. Verificar que el monto establecido de la inversión, coincida con el registrado contable; si no lo estuviera investigar dicha diferencia para registrar los ajustes correspondientes.

c).- 12413.- Otras Inversiones:

1. Asentar en sus registros contables el año en que se adquirieron los bonos, obligaciones y otros valores, así como de otros apoyos temporales con enfoque social en empresas, que permitan la reactivación económica del estado.

2. Verificar que los registros contables estén debidamente soportados con el oficio

presupuestario. 3. Vigilar el cumplimiento de los acuerdos establecidos por la adquisición de bonos,

obligaciones y de los apoyos temporales con enfoque social efectuando las gestiones correspondientes.

4. Realizar las modificaciones a la cuenta, incremento o decremento al patrimonio, de

acuerdo a las notificaciones u otro documento que soporte los ajustes. XII.- Semovientes: a).- Los semovientes se constituyen parte del patrimonio del erario, por lo que deberán cuidar lo siguientes en las cuentas: 12511.- Semovientes de Trabajo y de Reproducción

12512.- Especies Menores, Piscícolas y de Zoológico

1. Asentar en sus registros contables el año en que se adquiere toda clase de especies animales, así como de la recepción de saldos a esta cuenta con motivo de transferencias entre Organismos Públicos.

2. De las crías obtenidas por reproducción de semovientes, serán registrados como

incrementos al patrimonio.

3. Los semovientes que se hayan otorgados mediante aparcerías, serán dados de baja con el acta de entrega a los beneficiarios o comunidades, llevando un control de las crías recibidas y entregadas a otros beneficiarios.

4. Si existe el bien y no se encuentra registrado se deberá investigar su procedencia y

soportar con documento su valor. 5. En caso de no contar con el valor del bien, se le dará valor conforme a los Lineamientos

para el registro y control de los bienes muebles e inmuebles adscritos al Poder Ejecutivo, que emite la Secretaría de Administración y al artículo 34 de esta normatividad.

6. Realizar la baja del bien por transferencias a otro organismo público, por donaciones

otorgadas, por muerte, caso fortuito o de fuerza mayor mediante acta. XIII.- Activos en Contrato de Comodato: a).- La cuenta 12611.- Activos en Contrato de Comodato, deberá cuidarse que contenga lo siguiente:

1. Asentar en sus registros contables el año en que se otorgaron los bienes muebles e inmuebles con sus respectivos contratos de comodato.

2. Contar con relaciones analíticas de los bienes muebles e inmuebles con su número de inventario.

3. Tener en cuenta la terminación del Contrato de Comodato, para efectuar el registro contable de cancelación.

XIV.- Otros Activos a).- Adeudos de Dependencias y Entidades:

Los recursos de ejercicios anteriores que no se depositaron en su oportunidad a la cuenta bancaria correspondiente, cuyo importe se refleja en el saldo de la cuenta 13111.- Adeudos de Dependencias y Entidades, deben ser reclasificados a la cuenta que corresponda en los primeros meses del presente ejercicio. Esta cuenta queda restringida para efectuar movimientos deudores en las subcuentas 01.- Ministraciones pendientes de depósito, para las dependencias que manejen cuentas maestras; 02.- Entregas en efectivo y 03.- Entregas en especie, únicamente recibirán movimientos acreedores para reclasificar las operaciones mencionadas en el párrafo que antecede.

b).- Unidades Administrativas Deudoras:

Los Organismos Públicos utilizarán esta cuenta para registrar los recursos que otorguen a sus distintos órganos administrativos dependientes locales o foráneos, para cubrir gastos de operación y/o de programas específicos y que sean estrictamente indispensables para el buen funcionamiento y desempeño de sus actividades, siendo responsabilidad del titular del organismo público, autorizar el monto y vigilar el correcto uso de los recursos observando las Medidas de Austeridad, Disciplina y Racionalidad del Gasto. Quedan excluidos de este tratamiento los recursos para pago de servicios personales de los órganos administrativos dependientes, los cuales deberán ser ejercidos de acuerdo al reporte de nóminas. La cuenta 13113.- Unidades administrativas deudoras, se encuentra restringida en todos los niveles del catálogo de cuentas. Los Organismos Públicos solicitarán por escrito a la Dirección de Contabilidad y Evaluación de la Secretaría, la liberación de la cuenta 13113.- Unidades administrativas deudoras para ser utilizada en el Sistema contable, mediante formato T IV-14, anexando la autorización de su titular. El monto asignado, será el importe fijo hasta por el cual podrán otorgarle recursos mensualmente al órgano administrativo dependiente, no será acumulativo. La comprobación de los gastos será mensual, el responsable del recurso en el órgano administrativo dependiente, tendrá 5 días hábiles posteriores al mes que comprueba para entregar las comprobaciones al área administrativa del organismo público para que se pueda radicar el recurso del siguiente mes. El control y administración de los recursos otorgados en esta modalidad será responsabilidad de la persona encargada que recibe el recurso en el órgano administrativo dependiente.

c).- Operaciones en Proceso de Regularización Presupuestal:

Esta cuenta queda restringida parcialmente para los organismos públicos del ejecutivo, únicamente recibirá movimientos acreedores para regularizar saldos de ejercicios anteriores, su uso para movimientos deudores será liberado previa solicitud por escrito para el acceso al sistema computarizado, a la Dirección de Contabilidad y Evaluación, indicando las justificaciones del trámite respectivo de regularización que se encuentra en proceso, debiendo quedar totalmente regularizada en un periodo no mayor de 60 días. La finalidad de la contabilidad gubernamental, es la de reflejar los gastos previamente autorizados por esta Secretaría, por lo que es responsabilidad del organismo público registrar el ejercicio del gasto y en caso de reflejar saldo al cierre del ejercicio en esta cuenta, presentar las justificaciones suficientes. Queda excluido el registro de gastos a comprobar en esta cuenta.

XV.- Activos en depuración

Los recursos de años anteriores no reintegrados en su oportunidad y que se encuentran reflejados en la cuenta 13211.- Activos en depuración, deberán ser reintegrados directamente por el deudor en forma parcial o total mediante depósito a la cuenta bancaria establecida para tal fin por la Tesorería de la Secretaría de Finanzas y entregará la ficha de depósito al organismo público. Los Organismos Públicos, proporcionará los datos necesarios a la Tesorería de la Secretaría de Finanzas mediante oficio, anexando la ficha de depósito, para efectos de la elaboración del recibo oficial. La recuperación o depuración del saldo de esta cuenta será con base al procedimiento en Deudores Diversos. XVI.- Costo de Inversión Representar las operaciones derivadas de los eventos económicos que muestren una capitalización e inversión en la entidad, en un rubro específico del resultado, reconociendo en la Contabilidad Gubernamental el valor del activo en su presunción de recuperación y aquel que fue incrementado por alguna disposición legal que se absorbe como costo de la inversión, por lo tanto se considerará en esta cuenta lo siguiente: a) Los activos inventariables que sean menor a 20 Salario Mínimo General del área geográfica

del Estado, se reflejarán en cuenta de resultado del ejercicio que indique la inversión realizada.

b) La Obra pública ejecutada que no sea considerado un bien susceptible de incrementar el

patrimonio estatal y que no pueda enajenarse. c) La Obra pública ejecutada que tenga como fin el beneficio colectivo, que sea de uso público,

no enajenable. d) Los registros por el ejercicio del gasto correspondiente a obra pública enunciados en los dos

incisos anteriores, deberán ser registrados inicialmente como obra en proceso. Artículo 34.- Procedimiento de altas y bajas de activos; Los Organismos Públicos que cuenten con activos fijos no regularizados, estos podrán incorporarse o desincorporarse en los estados financieros, de acuerdo a los siguientes criterios: I.- Altas: En caso de los activos que existen físicamente y son anteriores al ejercicio 2000, la dependencia o entidad procederá a efectuar su alta contable, tomando en cuenta lo siguiente: a) Si cuenta con documentación soporte, especificada en el artículo 12 fracción I de esta

normatividad, se le dará de alta de acuerdo al valor que refleje el documento que de lugar a la propiedad del bien.

b) Si no se cuenta con la documentación soporte, la dependencia o entidad podrá determinar

su valor de acuerdo a los criterios especificados en el inciso d) de esta fracción y elaborar acta circunstanciada interna con anexo, según formatos T IV-04 y T IV-05. siguiendo los

Lineamientos para el Registro y Control de los Bienes Muebles e Inmuebles del Poder Ejecutivo del Estado de Chiapas, emitido por la Secretaría de Administración.

c) En caso de contar con la documentación soporte de los activos existentes y estos no

reflejen un valor, se registrará considerando el criterio especificado en el inciso d) de esta fracción.

d) Realizar por lo menos una cotización de un bien igual o de similar característica, aplicando

un porcentaje deterioro de acuerdo al estado físico en que se encuentren así como de vida útil, conforme a la siguiente tabla:

ESTADO FÍSICO DEL BIEN DETERIORO Bueno 25 % Regular 50 % Con vida útil limitada 75 %

A los bienes de estado físico malo, no se le otorgará valor alguno, por lo que podrán optar no contabilizarse en cumplimiento del Postulado Básico de Contabilidad Gubernamental Cuantificación en términos monetarios y en caso necesario considerarse dentro del control interno. A los bienes propiedad del Estado, que por su naturaleza no deben ser enajenables o transferidos, y que sea imposible obtener la documentación soporte de su valor histórico, se les asignará el valor simbólico de $1.00 para su control Los organismos públicos cuyo soporte del bien inmueble no contenga valor, podrán registrarse a su valor catastral o avalúo. En caso de no contar con las escrituras públicas o documento equivalente que ampare la propiedad de los edificios y/o terrenos, se incorporarán a los registros contables una vez que se realice la regularización de acuerdo al programa de actualización y regularización de activos que se establezca. La valuación de los Semovientes de trabajo y de reproducción será al costo de mercado de venta en pie, determinando el precio del mercado por kilogramo. El registro contable de alta, será el que se especifique en las guías contables que forman parte del manual de contabilidad gubernamental. II.- Baja: Para el caso de los bienes que están contabilizados, pero son inservibles o no existe físicamente se transfirieron o se donaron, la dependencia o entidad procederá a efectuar su baja contable, tomando en cuenta lo siguiente:

1. En caso de inservibles, robados o siniestrados, deberá elaborarse acta circunstanciada interna de baja con anexo según formatos T IV-06 y T IV-07, mencionando en el acta la situación que tuvo el bien, siguiendo los Lineamientos para el Registro y Control de los Bienes Muebles e Inmuebles del Poder Ejecutivo del Estado de Chiapas, emitido por la Secretaría de Administración, Efectuar el movimiento contable de registro de baja.

2. En caso de baja por donación, se apegarán a lo especificado en el artículo 39 de esta normatividad contable y financiera.

3. En caso de baja por transferencia se hará de acuerdo a los Lineamientos para el

Registro y Control de los Bienes Muebles e Inmuebles del Poder Ejecutivo del Estado de Chiapas, emitido por la Secretaría de Administración, y tratándose de obra pública, a lo establecido en el artículo 33 fracción X de esta normatividad contable y financiera.

El registro contable de baja, será el que se especifique en las guías contables que forman parte del manual de contabilidad gubernamental. Artículo 35.- Los pagos que realicen los Organismos Públicos se clasificaran como sigue: I.- Pagos Centralizados a).- Servicios Personales: La Secretaría de Administración, emitirá las nóminas normales respectivas, siendo la Tesorería la responsable, de la dispersión y pago a los servidores públicos y emitir el costo de nómina, para que las dependencias realicen la afectación contable y presupuestal correspondientes. El organismo público a través de su Departamento de Recursos Humanos calculará la provisión de pasivo correspondiente a gratificación de fin de año, que se devengue quincenalmente en los meses de enero a diciembre del ejercicio en curso, de acuerdo a la plantilla de personal actualizada, por el cuál no se generará Cédula de Compromiso. La Secretaría de Administración comunicará al Organismo Público los importes que corresponde al rubro de carrera magisterial, para que sean registrados dentro de la cuenta 42111.- Costo de Operación, en la subsubcuenta Carrera Magisterial, teniendo como soporte el oficio respectivo. Los organismo de la administración centralizada, vigilaran que los costos de nómina, cuenten con la suficiencia presupuestal respectiva, en caso contrario, deberá realizarse su regularización oportunamente. b).- Cancelación de cheques por servicios personales: El organismo público realizará el registro contable correspondiente de los cheques cancelados por reintegro derivados de baja o licencia sin goce de sueldo. c).- Cuotas al Instituto Mexicano del Seguro Social: Las dependencias y entidades serán responsables de tramitar la baja de empleados en cumplimiento a los Lineamientos para Trámites de Afiliación y Notas de Crédito ante el Instituto Mexicano del Seguro Social en su lineamiento general 1.3 y su Procedimiento para la modificación de salarios y baja de trabajadores ante el Instituto Mexicano del Seguro Social. Si hubiese algún monto que la Tesorería haya cubierto en demasía por el lapso de tiempo de plazo establecido entre la baja y la notificación, este será responsabilidad de la dependencia misma que deberá reintegrar a la Tesorería el importe que resulte. II.- Pagos Descentralizados

a).- Publicaciones Oficiales: Todos los servicios de publicaciones que el organismo público requiera, deberán ser solicitados a la Coordinación de Comunicación Social, misma que autorizará únicamente lo relativo a actividades institucionales. b).- Proveedores y Contratistas: Es responsabilidad de cada organismo público efectuar oportunamente los pagos de los compromisos contraídos, independientemente del monto y capítulo de que se trate el gasto y apegándose a los lineamientos establecidos por la Tesorería de la Secretaría de Finanzas, a excepción de servicios personales y publicaciones oficiales. c).- Servicios Personales: El Organismo Público registrará en los libros contables, el costo de la nómina en la cuenta 42111.- costo de operación, dentro de la subsubcuenta de sueldos, realizando la separación del total de la nómina lo correspondiente al rubro de carrera magisterial en la subsubcuenta del mismo nombre, teniendo como soporte el costo de la nómina. Las Entidades, con excepción a las de gastos federalizados, solicitarán a la Tesorería de la Secretaría de Finanzas el depósito del costo de la nómina total, a la cuenta bancaria de la entidad, siendo responsables de efectuar los enteros correspondientes de cuota de seguridad social y los impuestos que causen. Artículo 36.- El Organismo Público, deberá concentrar sus reportes de pasivos circulantes ante la Dirección de Contabilidad y Evaluación, a más tardar el 15 de enero del siguiente ejercicio, en el formato T IV-01, por cada una de las cuentas contables, así como por las retenciones, asimismo enviarán copia de los reportes a la Tesorería de la Secretaría de Finanzas, clasificados por fuente de financiamiento. I.- Cheques Expedidos no Cobrados Cuando existan cheques en circulación a la fecha de la cancelación de las cuentas bancarias, los Organismos Públicos y delegaciones que de estas dependan, deberán tramitar ante la Tesorería de la Secretaría de Finanzas lo siguiente:

a) Mediante oficio solicitarán el pago del pasivo, hasta que el beneficiario se presente a cobro, con copia a la Dirección de Contabilidad y Evaluación de la Secretaría de Finanzas.

b) Al oficio de solicitud de pago anexarán, por el mismo importe, la Cédula de Pasivos

Trasladados a la Tesorería de la Secretaría de Finanzas de cheques expedidos no cobrados y copia del recibo oficial.

c) Carta de autorización según formato No. T IV-15 (SF-TE-CA-0020).

d) También adjuntarán copia de la conciliación bancaria al último mes en que tuvo

movimientos la cuenta bancaria relativa y en donde se refleje el cheque en circulación, reportando las mismas cifras que fueron remitidas a la Dirección de Contabilidad y Evaluación.

II.- Pasivos no Pagados De los pasivos que los Organismos Públicos del Ejecutivo y Delegaciones que de estas dependan, hayan creado al último día de un ejercicio y que por causas ajenas a su operatividad, no hayan expedido cheques para su pago en el periodo establecido por la Tesorería de la Secretaría de Finanzas, deberán tramitar ante la misma lo siguiente:

a. Mediante oficio solicitarán el pago del pasivo, anexando la Cédula de Pasivos Trasladados a la Tesorería de la Secretaría de Finanzas de pasivos no pagados y

b. Por cada solicitud y traspaso efectuado de pasivos por cheques en circulación o pasivos no

pagados, el Organismo Público deberá correr en sus registros contables el traspaso de dicho pasivo, con abono a la cuenta 31415.- Transferencias de saldos otorgados.

III.- Publicaciones Oficiales La Coordinación de Comunicación Social, a más tardar el 24 de diciembre, deberá informar a los Organismos Públicos del ejecutivo, a través del Reporte de pasivos de publicaciones oficiales, los servicios pendientes de pago para que estas efectúen el movimiento contable de creación del pasivo correspondiente. En caso de existir erogaciones por publicaciones oficiales realizados por los Organismos Públicos deberán tramitar su regularización presupuestaria y financiera a más tardar el 15 de diciembre.

CAPÍTULO II DEL PROCESO DE FUSIÓN, ESCISIÓN Y DONACIÓN

Artículo 37.- Al traspaso de bienes, derechos y obligaciones de uno o varios Organismos Públicos a otro que asume tales bienes, derechos y obligaciones, desapareciendo las primeras para dar lugar al nacimiento o fortalecimiento de otro, se le denomina Fusión. I.- Procedimiento de fusión por incorporación. a) El sustento para el proceso será la publicación oficial de dicho acto, mediante decreto o

acuerdo de fusión. b) El valor de la incorporación-desincorporación de activos será el que se encuentre registrado

a la fecha de la fusión. c) La incorporación-desincorporación de saldos, se efectuará en asientos de ajustes previos,

con el fin de reflejar los movimientos independientemente. d) Para incorporar los activos fijos en la contabilidad, será necesario tener cuando menos la

copia certificada de adquisición del bien.

II.- Organismo Público fusionado: a) Solicitará reducción presupuestaria por traspaso de saldos de todas las partidas en las que

existan saldos a la fecha de fusión. b) Realizará sus asientos contables respectivos para cancelar las cuentas de resultados y

presupuestarias, aplicando el mismo procedimiento del cierre de ejercicio. c) Elaborará estados financieros que muestren los saldos a la fecha de la fusión. d) Traspasar las cuentas patrimoniales como son: 31211.- Resultados del ejercicio, 31311.-

Rectificaciones a resultados, 31411.- Decrementos al patrimonio y 31412.- Incrementos al patrimonio después de determinar los ajustes de resultados, a la cuenta 31111.- Patrimonio.

e) Realizará asientos de cancelación de saldos, cargando o abonando a la cuenta 31415.-

Transferencias de saldos otorgados, según sea el caso. f) Elaborará hoja de trabajo para reflejar los movimientos de la fusión. g) Elaborará la Cuenta Publica, por el periodo que haya realizado operaciones, para entregar

en los primeros quince días posteriores a la fecha de su cierre definitivo. III.- Organismo Público fusionante: a) Registrará el incremento presupuestario por la transferencia de saldos del organismo

público fusionado. b) Elaborará estados financieros antes y después de la incorporación de saldos; en caso de

ser un organismo público fortalecido con la fusión. c) Registrará la incorporación de saldos de las cuentas cuya relación le envíe el organismo

público fusionado. Los activos fijos, deberán registrarse con el ejercicio en que los registró el fusionado con el fin de que se refleje la antigüedad del bien.

d) Los asientos contables, deberán realizarse por cada uno de los saldos de las cuentas

cargando o abonando a la cuenta 31415.- Transferencias de saldos recibidos, según sea el caso.

e) En caso que el organismo público cuente con registro de contribuyentes propio, presentará

ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público dentro de un plazo no mayor de 30 días, la cancelación de éste.

f) Será el responsable de presentar la Cuenta Publica Anual, por el periodo restante del

ejercicio. g) Será responsable de las situaciones fiscales contraídas con posterioridad a la fecha de la

fusión. h) Será responsable del seguimiento de depuración de las cuentas que corresponda.

IV.- Plazo de cierre contable: a) Las dependencias que tomarán la figura de fusionadas, es decir las que desaparecen para

dar lugar a un organismo nuevo o fortalecer a otro y que utilizan el Registro Federal de Contribuyentes de Gobierno del Estado, tendrán a lo más 30 días a partir de la publicación del decreto que comunica dicha transformación, para efectuar los ajustes contables y presupuestario correspondientes y determinar los saldos finales que servirán para realizar la incorporación al otro organismo, prorrogándose en caso no coincida con el cierre del mes.

b) Las entidades que mediante decreto determine que serán fusionadas a otro organismo,

tendrán a lo más 30 días a partir de la publicación oficial de dicho cambio, para efectuar los ajustes contables y presupuestarios correspondientes y determinar los saldos finales que servirán para realizar la incorporación al organismo que recibe, prorrogándose en caso no coincida con el cierre del mes, así mismo presentar el aviso de baja de Registro Federal de Contribuyentes ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

Artículo 38.- A la desintegración total o parcial de un organismo público para formar otro u otros independientes se le llama escisión. I.- Procedimiento de escisión: a) El sustento del proceso será la publicación oficial de escisión mediante decreto o acuerdo. b) El valor de la desincorporación de activos será el que se encuentre registrado a la fecha de

la escisión. c) La desincorporación de saldos, se efectuará en asientos de ajustes previos, con el fin de

reflejar los movimientos independientemente. d) Para incorporar los activos fijos en la contabilidad, será necesario tener cuando menos la

copia certificada de adquisición del bien. II.- Organismo Público escindente: a) Solicitará reducción presupuestaria por traspaso de saldos de todas las partidas en la que

existan saldos a la fecha de la escisión. b) Realizará sus asientos contables respectivos para cancelar las cuentas de resultados y

presupuestarias, aplicando el mismo procedimiento del cierre de ejercicio. c) Elaborará estados financieros que muestren los saldos a la fecha de la escisión. d) Traspasar las cuentas patrimoniales como son: 31211.- Resultados del ejercicio, 31311.-

Rectificaciones a resultados, 31411.- Decrementos al patrimonio y 31412.- Incrementos al patrimonio después de determinar los ajustes de resultados, a la cuenta 31111.- Patrimonio.

e) Realizará asientos de cancelación de saldos, cargando o abonando a la cuenta 31415.-

Transferencias de saldos otorgados, según sea el caso.

f) Elaborará hoja de trabajo para reflejar los movimientos de la escisión. g) Elaborará la Cuenta Publica, por el periodo que haya realizado operaciones, para entregar

en los primeros quince días posteriores a la fecha de su cierre definitivo. III.- Organismo público escindido: a) Registrará el incremento presupuestario por la transferencia de saldos del organismo

público escindente. b) Elaborará estados financieros después de la incorporación de saldos. c) Registrará la incorporación de saldos de las cuentas cuya relación le envíe el organismo

público escindente. Los activos fijos, deberán registrarse con el ejercicio en que los registró la escindente con el fin de que se refleje la antigüedad del bien.

d) Los asientos contables, deberán realizarse por cada uno de los saldos de las cuentas

cargando o abonando a la cuenta 31415.- Transferencias de saldos recibidos, según sea el caso.

e) En caso que la Dependencia o Entidad cuente con registro de contribuyentes propio,

presentará ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público dentro de un plazo no mayor de 30 días, la cancelación de éste.

f) Será la responsable de presentar la Cuenta Publica, por el periodo restante del ejercicio. g) Será responsable de las situaciones fiscales contraídas con posterioridad a la fecha de la

escisión. h) Será responsable del seguimiento de depuración de las cuentas que corresponda. IV.- Plazo de cierre contable: a) Las dependencias que tomarán la figura de escindentes, es decir las que desaparecen para

dar lugar a un organismo nuevo o escinden de forma permanente y que utilizan el Registro Federal de Contribuyentes de Gobierno del Estado, tendrán a lo más 30 días a partir de la publicación del decreto que comunica dicha transformación, para efectuar los ajustes contables y presupuestarios correspondientes, y determinar los saldos finales definitivos que servirán para realizar la creación del otro organismo, prorrogándose en caso no coincida con el cierre del mes.

b) Las entidades que mediante decreto determine que serán a escindentes, tendrán a lo más

30 días a partir de la publicación oficial de dicho cambio, para efectuar los ajustes correspondientes y determinar los saldos finales definitivos que servirán para crear al organismo nuevo, prorrogándose en caso no coincida con el cierre del mes, asimismo presentar el aviso de baja de Registro Federal de Contribuyentes ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

Artículo 39.- Se definen como donación a la acción mediante la cual una persona u organización transfiere a otra gratuitamente, una parte o la totalidad de sus bienes presentes,

que pueden ser instituciones sin fines de lucro, organismos descentralizados, organizaciones de beneficio social y fideicomisos que proporcionan servicios sociales y comunales para estimular actividades educativas, hospitalarias, científicas y culturales de interés general. I.- Tipos de donaciones. Las donaciones pueden ser de dos tipos, en dinero y en especie. Entendiéndose por especie los bienes muebles, inmuebles y animales. II.- Proceso de donación. El donador debe expresar textualmente en documento la decisión de donar, indicando el nombre del beneficiario, lugar, fecha, la descripción a detalle del objeto de la donación, así como su valor en moneda nacional, y entregar copia del documento al beneficiario conjuntamente con aquellos que soporten la propiedad y el valor del mismo: factura, escritura, título de propiedad, entre otros. Tratándose de una donación entre dependencias y entidades, se hará en apego a los Lineamientos establecidos por la Secretaría de Administración, además de las siguientes:

1. La dependencia o entidad que disponga donar un bien que haya tenido en uso y no esté registrado en su contabilidad, primero aplicará el procedimiento de incorporación explicado en el artículo 34 de esta Normatividad, después efectuará el registro contable de donación.

2. La donante entregará a la beneficiaria el documento que soporte la propiedad del bien y

el valor del mismo así como la autorización de la Secretaría de Administración. La donante entregará a la beneficiaria el No. de inventario, folio y valor en libros, así como copia del Analítico de Saldos de la cuenta donde se refleja el registro contable del bien. La dependencia o entidad beneficiada deberá contabilizar el ingreso de los bienes en la cuenta de activo que le corresponda usando la subcuenta: bienes recibidos y alimentando el ejercicio con la fecha de donación, anexando a la póliza, copia de los documentos recibidos de la donante. Al igual que las facturas de los bienes que adquiere la dependencia, la documentación que recibe por los bienes que le son entregados por donación debe permanecer como archivo vivo. Tratándose de bienes nuevos que la dependencia o entidad adquirirá para entregarlos a la sociedad, es decir, que solo participa como mediadora para beneficiar a otros, deberán solicitar los recursos para la compra de ellos en la partida 4211.- Subsidios para adquisición de bienes muebles e inmuebles y registrar al Costo de inversión la adquisición del bien. De no solicitar los recursos en la partida indicada en el párrafo anterior, los bienes que se entreguen a la sociedad deberán ser dados de baja de la contabilidad mediante la elaboración de un acta circunstanciada con anexo según formatos T IV-08 y T IV-09. El registro contable será con cargo a la cuenta 31411.- Decrementos al patrimonio y abono a la cuenta de activo donde esté registrado el bien, notificando a la Secretaría de Administración.

CAPÍTULO III DE LA INFORMACIÓN CONTABLE, FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y FUNCIONAL

Artículo 40.- Los Organismos Públicos al presentar su información contable y financiera mensual, deberán contar por lo menos con el 95 por ciento de confiabilidad, con las salvedades únicas de transacciones en tránsito que puedan emanar entre subsistemas, debiendo por lo tanto vigilar que se realicen las siguientes consideraciones previas a la entrega de la información contable:

I. Los recursos presupuestarios ministrados en los capítulos 4000.- Ayuda, subsidios y transferencias y 7000.- Inversión financiera y otras erogaciones queden debidamente ejercidos, así como los correspondientes al concepto del gasto 9600.- ADEFAS.

II. Las cuentas contables como son presupuesto modificado, ministrado, comprometido y

ejercido deberán coincidir con cifras de los cortes mensuales presupuestarios, debiendo este ser el último día hábil de cada mes.

III. La efectividad de la gestión administrativa se realizará de acuerdo al porcentaje de lo

programado y lo alcanzado, por lo que deberá presentar como mínimo el 80% del ejercicio del gasto.

IV. Vigilar que en los registros por recursos ajenos, se afecten simultáneamente las

cuentas de balance y las correspondientes cuentas de orden.

V. Cuando se realicen transferencias de bienes inventariables o de transferencia por activos en contrato de comodato así como de plazas, se cerciorará que la dependencia o entidad de origen y de destino realicen los registros contables correspondientes, siendo necesario notificar al Organismo Público que recibe la transferencia.

VI. Los saldos de las disponibilidades presupuestarias del ejercicio anterior 2006, se darán

de alta en las cuentas 52213.- Disponibilidad presupuestal de años anteriores y 52214.- Ministraciones de años anteriores.

VII. Los saldos de las cuentas de orden de memoranda que reflejaron saldos al cierre de

un ejercicio, se aperturarán en el siguiente ejercicio.

VIII. Los registros contables por concepto de ajustes de orden y de resultados generados al cierre del ejercicio, deberán efectuarse posteriormente a la emisión de los reportes de acuerdo a lo especificado en el Artículo 41 fracción V, inciso b) de esta Normatividad.

IX. Al efectuar la cancelación de los fondos de servicios personales, publicaciones oficiales, y

proveedores y contratistas, deberán estar debidamente conciliados con la Tesorería de la Secretaría de Finanzas.

X. Verificar que los movimientos de Balanza de Comprobación reflejen las operaciones de

las cuentas de acuerdo a su naturaleza, de lo contrario efectuar las correcciones antes de su presentación.

XI. Verificar que las afectaciones contables al capítulo 5000.- Bienes Muebles e Inmuebles, estén correspondidas con las partidas presupuestarias correspondientes.

XII. Verificar que la cuenta 42211.- Costo de operación de años anteriores, refleje cifras

iguales a los considerados en el ejercido presupuestario en el concepto del gasto 9600.-Adeudos de ejercicios fiscales anteriores.

Artículo 41.- La información que deberá presentarse a la Dirección de Contabilidad y Evaluación es la que a continuación se detalla, en las fechas y términos indicados: I. Saldos Iniciales Una vez instalado el Sistema Contable Computarizado del ejercicio que inicia, y determinadas las cifras de cierre del ejercicio anterior, deberán enviar en forma impresa mediante oficio la siguiente información:

1. Balanza de comprobación inicial. 2. Analítico de saldos.

II.- Semanal Mediante oficio, en días hábiles, el acuse de recibo y volantes de cédulas y documentos múltiples procesados de la Dirección de Presupuesto. Enviar el archivo de las pólizas procesadas que contengan los movimientos efectuados de las operaciones semanales, indicando el rango de pólizas registradas, los días lunes y el último día hábil del mes. III.- Mensual Mediante oficio, dentro de los primeros 4 días posteriores al mes que corresponda, en forma impresa la siguiente información, misma que deberá emitirse del sistema asegurándose que el mes a entregar esté en estatus cerrado:

1. Balanza de comprobación mensual. 2. Balanza de comprobación acumulada. 3. Libro diario. 4. Analítico de saldos de las cuentas utilizadas durante el ejercicio. 5. Estado de resultados del ejercicio. 6. Estado de rectificaciones a resultados. 7. Estado de situación financiera. 8. Estado de aplicación y disponibilidad del presupuesto de egresos. 9. Estado de cambios en la situación financiera. 10. Estado de modificación a la hacienda pública. 11. Integración del presupuesto ejercido y comprometido. 12. Estado del ejercicio presupuestario por capítulo. 13. Estado del ejercicio presupuestario por partidas con totales por capítulo. 14. Conciliaciones bancarias. 15. Estado de ingresos y egresos del fondo revolvente.

16. Ampliaciones y reducciones del presupuesto. 17. Auxiliares de cuentas que sean requeridas en caso necesario.

La información correspondiente al mes de junio por Informe de Avance de Gestión Financiera, será entregada en forma previa e impresa el primer día hábil de julio para ser evaluada por la Dirección de Contabilidad y Evaluación, enviando lo siguiente:

1. Balanza de comprobación mensual. 2. Balanza de comprobación acumulada. 3. Libro diario. 4. Analítico de saldos de las cuentas utilizadas durante el ejercicio. 5. Estado de resultados del ejercicio. 6. Estado de rectificaciones a resultados. 7. Estado de situación financiera. 8. Estado de aplicación y disponibilidad del presupuesto de egresos. 9. Integración del presupuesto ejercido y comprometido. 10. Conciliaciones bancarias. 11. Estado de ingresos y egresos del fondo revolvente. 12. Auxiliares de cuentas que sean requeridas en caso necesario.

La Dirección comunicará al centro contable las irregularidades y omisiones una vez revisada la información recepcionada. El centro contable corregirá para emitir la información definitiva en status cerrado, que será entregada oficialmente a más tardar 10 de julio del año que se presenta la información. IV.- Trimestral Mediante oficio, en forma impresa y engargolado distinto al de la información mensual respectiva, original y copia de la siguiente información:

a). Financiera

Dentro de los primeros 5 días posteriores al trimestre que corresponda.

1. Estado de situación financiera. 2. Estado de resultados del ejercicio. 3. Estado de rectificaciones a resultados. 4. Variaciones en las cuentas de balance, con sus respectivas justificaciones. 5. Hoja de trabajo. 6. Justificación de saldos en cuentas de balance. 7. Análisis de antigüedad de saldos. 8. Análisis de antigüedad de saldos de obras en proceso. 9. Análisis de antigüedad de saldos de obras terminadas por transferir. 10. Análisis de antigüedad de saldos de los bienes inmuebles. 11. Análisis de bienes inmuebles no registrados contablemente. 12. Análisis de adquisiciones de activos fijos. 13. Análisis de recuperaciones de activos. 14. Integraciones de cuentas de transferencias. 15. Análisis de las cuentas patrimoniales, con sus respectivas referencias.

16. Integración de cuentas de resultados. b). Presupuestaria

Dentro de los primeros 5 días posteriores al trimestre que corresponda.

1. Cierre presupuestario, para cierre de ejercicio emitido por el SIAHE. 2. Clasificación administrativa por capítulos y tipo de gasto, con número EP-03. 3. Clasificación administrativa por partidas y tipo de gasto, con número EP-08. 4. Formato presupuestario, de Ajustes. 5. Evolución del gasto presupuestario y anexo de referencias. 6. Evolución del gasto presupuestario para el Informe de Avance de Gestión Financiera y

anexo de referencias. 7. Referencia de las variaciones de la evolución del gasto presupuestario 8. Empleo y remuneraciones. 9. Recursos ejercidos en carrera magisterial. 10. Estado Analítico del Capítulo 4000.- Ayudas, Subsidios y Transferencias. 11. Estado Analítico del Capítulo 5000.- Bienes Muebles e Inmuebles. 12. Estado Analítico del Capítulo 7000.- Inversión Financiera y Otras Erogaciones. 13. Estado Analítico del Capítulo 9000.- Deuda Pública, ADEFAS. 14. Clasificación del gasto por funciones y subfunciones. 15. Recursos transferidos a Organismos Subsidiados. Entidades de control indirecto. 16. Recursos a municipios por fuente de financiamiento. Participaciones fiscales federales. 17. Recursos a municipios por fuente de financiamiento. Ramo 33 Aportaciones Federales

para Entidades Federativas y Municipios. 18. Recursos a municipios por fuente de financiamiento. Transferencias de recursos a

municipios.

Para los organismos que obtienen recursos para Obras Públicas: 1. Gasto de obra pública e inversión en Proyectos Productivos y Desarrollo por proyectos

estratégicos. 2. Gasto de obra pública por fuentes de financiamiento por proyectos estratégicos. 3. Refrendo de obra pública por proyectos estratégicos del capítulo 6000 al cierre del

ejercicio.

Para los organismos que obtienen recursos federales descentralizados del Ramo 33.- Aportaciones Federales para Entidades Federativas y Municipios: 1. Clasificación administrativa. 2. Clasificación función / subfunción. 3. Clasificación regional. 4. Fondo de Aportaciones para la Educación Básica y Normal, por proyectos estratégicos. 5. Fondo de Aportaciones para los Servicios de Salud, por proyectos estratégicos. 6. Fondo de Aportaciones para la Infraestructura Social, por proyectos estratégicos. 7. Fondo de Aportaciones para el Fortalecimiento de los Municipios, por proyectos

estratégicos. 8. Fondo de Aportaciones para el Fortalecimiento de los Municipios por proyectos

estratégicos.

9. Fondo de Aportaciones Múltiples, por proyectos estratégicos. 10. Fondo de Aportaciones para la seguridad pública, por proyectos estratégicos. 11. Fondo de Aportaciones para el Fortalecimiento de las Entidades Federativas, por proyectos

estratégicos.

Para los organismos que obtienen recursos de aportaciones federales PEMEX: 1. Aportaciones federales PEMEX por proyectos estratégicos.

Para los organismos que obtienen recursos por otras aportaciones y subsidios federales: 1. Otras Aportaciones y Subsidios Federales por proyectos estratégicos.

Para los organismos que obtienen recursos del Fideicomiso para la Infraestructura de los Estados: 1. Recursos provenientes del Fideicomiso para la Infraestructura en los Estados, por

proyectos estratégicos.

Para los organismos que obtienen recursos del Fondo de Estabilización de los Ingresos de las Entidades Federativas: 1. Recursos provenientes del Fondo de Estabilización de los Ingresos de las Entidades

Federativas por proyectos estratégicos.

Para los organismos que obtienen recursos por Ingresos derivados de la Bursatilización de Ingresos: 1. Recursos de ingresos derivados de la Bursatilización de los ingresos, por proyectos

estratégicos.

Información de los recursos ejercidos por fuentes de financiamiento en Clasificación funcional 1. Recursos ejercidos por fuentes de financiamiento en clasificación funcional.

c). Funcional Dentro de los primeros 5 días posteriores al trimestre que corresponda.

1. Guía para la elaboración del documento Análisis funcional en archivo para Word. 2. Formato de Análisis Funcional. 3. Instructivo de Análisis Funcional. 4. Indicadores Estratégicos. Reporte que emite el Sistema Presupuestario ER-01. 5. Avance de Desempeño. Reporte que emite el Sistema Presupuestario ER-02. 6. Avance de actividades Físicas. Reporte que emite el Sistema Presupuestario ER-09. 7. Avance de beneficiarios. Reporte que emite el Sistema Presupuestario ER-07. 8. Formato de obras públicas. 9. Formato de Gasto Regionalizado en Clasificación Funcional. 10. Instructivo de Gasto Regionalizado.

d). Social

Esta información será presentada en el “Formato de Cuenta Pública Social”, dentro de los primeros 15 días posteriores al trimestre que corresponda. Contendrá los proyectos más relevantes de impacto social y deberá presentarse en lenguaje cotidiano, de manera visual con fotografías en formato JPG sin pegar en un archivo de texto,

indicándose el nombre del programa, obra o acción, así como gráficos que puedan transmitirse a la sociedad. V.- Cierre. El cierre contable definitivo de un ejercicio deberá efectuarse a más tardar el último día hábil del mes de enero del ejercicio próximo siguiente al que se cierra, y los movimientos contables para regularizar operaciones del cierre de ejercicio, derivados de las observaciones detectadas en la información previa del mes de diciembre, así como los ajustes de orden y de resultados, serán registrados con fecha del último día del ejercicio que se cierra. a) La información previa deberán enviarla en estatus precerrado, a más tardar en los primeros 5

días hábiles de enero del ejercicio próximo siguiente al del cierre, sin firmas y antes de efectuar los ajustes de cuentas de resultados y cuentas de orden:

1. Estado de situación financiera. 2. Estado de Resultados del ejercicio. 3. Estado de Rectificaciones a resultados. 4. Estado de aplicación y disponibilidad del presupuesto de egresos. 5. Balanza de comprobación mensual. 6. Balanza de comprobación acumulada. 7. Libro diario. 8. Analítico de saldos de las cuentas utilizadas durante el ejercicio. 9. Conciliaciones bancarias. 10. Integración del presupuesto ejercido y comprometido. 11. Cierre presupuestario del ejercicio.

La Dirección comunicará en la misma forma al centro contable las irregularidades y omisiones contables para que el organismo público efectué las correcciones o complementos. b) La información contable correspondiente al cierre definitivo de un ejercicio fiscal y que son

procesados en el Sistema Contable Computarizado, deberá enviarse en forma impresa con portada que identifique al Organismo Público, dentro de los primeros 14 días del mes de febrero del ejercicio próximo siguiente al del cierre, en status cerrado:

Generar antes de registrar ajustes de resultados y de orden

1. Balanza de comprobación mensual. 2. Estado de resultados del ejercicio. 3. Estado de rectificaciones a resultados. 4. Estado de cambios en la situación financiera. 5. Estado de modificaciones a la hacienda pública 6. Estado de aplicación y disponibilidad del presupuesto de egresos. 7. Hoja de trabajo. 8. Integración del presupuesto ejercido y comprometido.

Generar después de registrar ajustes de resultados y de orden 1. Estado de situación financiera. 2. Balanza de comprobación mensual. 3. Balanza de comprobación acumulada.

4. Libro diario. 5. Analítico de saldos de las cuentas utilizadas durante el ejercicio. 6. Conciliaciones bancarias. 7. Estado del ejercicio presupuestario por capítulo. 8. Reporte general por cuenta bancaria. 9. Conciliaciones bancarias del fondo revolvente.* 10. Estado de ingresos y egresos del fondo revolvente.*

* Información que se envía si el Fondo Revolvente se maneja a través de cuentas bancarias.

Adjunto enviar CD-R con archivos de respaldo de información del sistema contable en status cerrado.

Al cierre del ejercicio deberán quedar canceladas las siguientes cuentas: 11111 Ingresos por depositar 11113 Fondo revolvente 11511 Anticipos a proveedores 11512 Anticipos a contratistas.

Salvo cuando en la ley de Obra Pública para el Estado de Chiapas, considere sean amortizables en años subsecuentes

11614 Mercancías en tránsito 11615 Mercancías en tránsito con ingresos propios 11616 Mercancías en tránsito con recursos ajenos 13113 Unidades administrativas deudoras 13114 Operaciones en proceso de regularización presupuestal 13115 Depósitos otorgados en garantía. Salvo que el contrato señale que el uso o goce del

servicio sean por más de un ejercicio. 31413 Transferencias de bienes inventariables otorgados 31414 Transferencias de bienes inventariables recibidos 31415 Transferencias de saldos otorgados 31416 Transferencias de saldos recibidos 31500 Transferencias pendientes de aplicación 31600 Transferencias pendientes de aplicar de años anteriores 40000 Resultados que aumentan o disminuyen la Hacienda Pública 52000 Ejercicio del presupuesto 54000 Financieras 55500 Control Los recursos registrados en las cuentas anteriormente mencionadas que no hayan sido ejercidos, deberán regularizarse a más tardar el último día hábil del ejercicio en el que fueron otorgados. Artículo 42.- Para la integración de la Cuenta Pública Anual, el Informe de Avance de Gestión Financiera y la Cuenta Pública Social, los Organismos Públicos, deberán enviar a la Dirección de Contabilidad y Evaluación de la Secretaría de Finanzas lo siguiente: I.- Cuenta Pública Anual. La información solicitada para la integración de la Cuenta Pública Anual se encuentra relacionada en el Artículo 41 fracción IV de la presente Normatividad y deberá apegarse a las indicaciones del Catálogo de Formatos e Instructivos, emitido por la Secretaría de Finanzas a través de la

Dirección de Contabilidad y Evaluación, que publicará en la página oficial de la Secretaría de Finanzas. Esta información se deberá enviar en forma impresa en original y copia con portada que identifique el Organismo Público, dentro de los primeros 14 días del mes de febrero del ejercicio próximo siguiente al del cierre. Adjunto enviar CD-R con archivos que respaldan la información de la Cuenta Pública Anual. II.- Informe de Avance de Gestión Financiera. Los Organismos Públicos deberán enviar dentro de los primeros 10 días del mes de julio a la Dirección de Contabilidad y Evaluación de la Secretaría de Finanzas, para la integración, del Informe de Avance y Gestión Financiera, la información relacionada en el Artículo 41 fracción IV de la presente Normatividad. La información deberá enviarse en forma impresa, engargolada o empastada. Adjunto enviar CD-R con archivos que respaldan la información. III.- Cuenta Pública Social. Esta información contendrá los proyectos más relevantes de impacto social y deberá presentarse en lenguaje cotidiano, de manera visual y gráficos que pueda trasmitirse a la sociedad y deberá enviarse en los primeros 15 días del mes de octubre. Artículo 43.- Las firmas son parte importante de un estado financiero, ya que avalan la situación financiera o resultados que estos presentan, por lo tanto se determina lo siguiente: I.- El Estado de Situación Financiera, Estado de Resultados del Ejercicio, Estado de

Rectificaciones, Estado de Cambios en la Situación Financiera, Estado de Modificación a la Hacienda Pública y Estado de Aplicación y Disponibilidad del Presupuesto de Egresos deberán presentar las firmas originales del Titular del Organismo Público y Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo o puesto equivalente.

II.- Los demás reportes se presentarán, con las firmas originales del Jefe de la Unidad de

Apoyo Administrativo o puesto equivalente y Jefe del Departamento de Recursos Financieros.

Artículo 44.- El mantenimiento del catálogo de cuentas estará a cargo de los Organismos Públicos, mismos que alimentarán los niveles que se requieran en el Sistema contable. El catálogo de cuentas normalmente está libre de uso para incrementar, eliminar o modificar en los dos últimos niveles que por lo regular solicitan el ejercicio y una descripción determinada, como son: clave y nombre del organismo público, nombre del responsable, número y nombre de cuentas bancarias, concepto, entre otros. Las cuentas que no necesitan clasificarse por ejercicios son las siguientes: 31111 Patrimonio. 31211 Resultados del ejercicio.

31311 Rectificaciones a resultados. 31400 Modificaciones patrimoniales. 31512 Transferencias por reintegros de año en curso 31514 Transferencias de recursos ministrables centralizados 31515 Transferencias de recursos ministrables descentralizados 31517 Transferencias de recursos y a aportaciones a organismos 31520 Liquidadora de transferencias de año en curso. 31600 Transferencias pendientes de aplicar de años anteriores. 41112 Ingresos propios 41113 Diferencias por tipo de cambio a favor 41115 Recuperaciones de capital 41212 Rectificaciones de ingresos propios 42111 Costo de operación 42112 Costo de operación con ingresos propios 42113 Diferencia por tipo de cambio a cargo 42211 Costo de operación de años anteriores 42212 Costo de operación con ingresos propios de años anteriores. 54000 Financieras 55111 Observaciones por falta de justificación ó comprobación. 55114 Operaciones observadas por falta de justificación o comprobación. 55413 Bienes bajo contrato de comodato. 55416 Contrato de Comodato por Bienes. 55511 Ingresos obtenidos por dependencias. 55514 Obtención de ingresos por dependencias. Las siguientes cuentas tienen todos los niveles definidos incluyendo la descripción, por lo que no pueden ser manejadas por el usuario para incrementar, eliminar o modificar: 31111 Patrimonio 31211 Resultados del ejercicio 31311 Rectificaciones a resultados 31520 Liquidadora de transferencias de año en curso 31617 Liquidadora de transferencias de años anteriores 42111 Costo de operación 42112 Costo de operación con ingresos propios 42211 Costo de operación de años anteriores 42212 Costo de operación de años anteriores con ingresos propios 52212 Rectificaciones al presupuesto de años anteriores 52213 Disponibilidad presupuestal de años anteriores 52214 Ministraciones de años anteriores

CAPÍTULO IV DE LAS POLÍTICAS DE TESORERÍA

Artículo 45.- La Tesorería es la única área facultada de la Secretaría de Finanzas para designar a las instituciones bancarias donde manejarán los recursos presupuestarios asignados a los Organismos Públicos del Ejecutivo. I.- La Tesorería establecerá oportunamente la apertura de cuentas bancarias de Balance Cero, para cada Organismo Público del Ejecutivo Estatal.

II.- La Tesorería, informará a los Organismos Públicos del Ejecutivo, los números de cuentas bancarias para operar los recursos presupuestarios de un ejercicio fiscal, a más tardar el último día hábil del mes de diciembre del ejercicio inmediato anterior. III.- Los Organismos Públicos deberán cumplir lo siguiente:

a) Enviar a la Tesorería el nombre de las personas autorizadas para el manejo de las cuentas bancarias y para operar la Banca Electrónica, a más tardar, el último día hábil del mes de enero, informando oportunamente los cambios que se realicen durante el ejercicio fiscal.

b) Es facultad del Titular de los Organismos Públicos del Ejecutivo, el registro y

designación de firmas facultadas y mancomunadas, para operar la Banca Electrónica y librar cheques de las cuentas bancarias respectivas.

c) Autorizar a la Institución Bancaria correspondiente la ALTA, de la cuenta Balance Cero

en el módulo de Consulta de la Banca Electrónica del Departamento de Caja de la Tesorería, para integrar oportunamente las disponibilidades financieras de las mismas.

d) Informar por escrito a la institución bancaria correspondiente, dentro de los primeros

cinco días hábiles del mes de enero, el nombre y firma de las personas designadas para recibir los comprobantes de movimientos bancarios generados en la cuenta respectiva.

e) Los cheques bancarios emitidos por los Organismos Públicos del Ejecutivo, tendrán

vigencia de 6 meses a partir de la fecha de expedición.

f) Solicitar a las Instituciones Bancarias la capacitación a los operadores de la Banca Electrónica.

g) Cuando los Organismos Públicos del Ejecutivo, requieran la apertura de cuentas

bancarias para el manejo de recursos financieros, de Programas Especiales, Recursos Federales o para el manejo en Delegaciones, deberán solicitarlo por escrito a la Tesorería, indicando con precisión el nombre de la cuenta bancaria que solicitan.

h) Queda estrictamente prohibido la apertura directa de cualquier tipo de cuenta bancaria

para el manejo de recursos Estatales y Federales.

i) La Tesorería no realizará depósito alguno en las cuentas bancarias que hayan sido aperturadas de manera directa por los Organismos Públicos del Ejecutivo.

j) Solicitar oportunamente a la Tesorería la apertura de cuentas bancarias para

recepcionar recursos derivados de convenios con la Federación, anexando para tal fin el acuerdo correspondiente.

k) Es responsabilidad de los Organismos Públicos del Ejecutivo, efectuar las conciliaciones

bancarias, así como el seguimiento de las inconsistencias detectadas, debiendo realizar oportunamente las aclaraciones correspondientes con la Institución Bancaria respectiva, asimismo deberá turnar copia de dichas gestiones a la Dirección de Coordinación

Municipal y Financiamiento a Organismos Públicos de la Tesorería y; a la Dirección de Contabilidad y Evaluación de esta Secretaría.

l) Efectuar en los primeros 15 días posteriores al cierre del mes correspondiente, los

trámites ante las Instituciones Bancarias para la bonificación de comisiones y/o aclaraciones por inconsistencias detectadas en las cuentas bancarias, con la finalidad de que dichas instituciones las bonifiquen y/o aclaren.

m) Queda estrictamente prohibido que los Organismos Públicos del Ejecutivo, realicen

depósitos a las cuentas bancarias de Balance Cero, aperturadas para el manejo de los Recursos Financieros del ejercicio fiscal, quedando bajo la responsabilidad de los mismos efectuar dichas operaciones.

n) Podrán solicitar a la Tesorería la apertura de cuentas maestras, siempre y cuando sean

debidamente justificadas o que por operatividad no se pueda utilizar cuentas Balance Cero.

o) De los depósitos que realice la Tesorería a cuentas maestras y/o productivas de los

Organismos Públicos del Ejecutivo, deberán acudir al Departamento de Caja de la Tesorería a recoger las fichas de depósito correspondientes los días lunes y viernes de 9:00 a 14:00 Horas.

p) Gestionar ante las Instituciones Bancarias, a través de la banca electrónica la protección

de cheques. Artículo 46.- En la cancelación de cuentas bancarias, los Organismos Públicos del Ejecutivo, enviarán a las instituciones bancarias correspondientes, los talonarios de sus chequeras y los cheques no utilizados con la leyenda de: CANCELADO, de un ejercicio a más tardar el día 29 de febrero del ejercicio inmediato posterior y remitir a la Dirección de Control Financiero de la Tesorería y, a la Dirección de Contabilidad y Evaluación copia del acuse de recibo. El día 29 de febrero, la Tesorería cancelará en forma definitiva las cuentas de los Organismos Públicos del Ejecutivo, correspondientes a Balance Cero del ejercicio inmediato anterior, incluyendo los Fondos de Gasto Corriente e Inversión; con excepción de las cuentas bancarias de Delegaciones que permanecerán vigentes hasta que los Organismos Públicos del Ejecutivo lo soliciten. En el caso de las cuentas bancarias donde se manejan los recursos federales tales como: Ramo 33, 39 y recursos federales extraordinarios, dichas cuentas permanecerán vigentes hasta que los Organismos Públicos del Ejecutivo, liquiden única y exclusivamente los pasivos que hayan quedado debidamente registrados en la información contable y presupuestaria al cierre del ejercicio. I.- Los Organismos Públicos del Ejecutivo para la cancelación de las cuentas bancarias observaran lo siguiente:

a) Notificar a la Tesorería, a partir del 01 de febrero, que cuentas bancarias se van a cancelar, que hayan manejado recursos estatales y federales, derivados de convenios suscritos con Dependencias Federales como Ramo XX, CONADEPI, etc., así como las cuentas bancarias de Delegaciones.

b) Manejaran en sus cuentas bancarias de recursos federales, única y exclusivamente saldos que correspondan al pago de pasivos que quedaron debidamente registrados en la información contable y presupuestal al cierre del ejercicio.

c) Solicitarán las cancelaciones de las cuentas bancarias donde se manejan recursos

federales, una vez que cumplan con lo siguiente:

1. Liquidar la totalidad de sus pasivos registrados en la información contable y presupuestaria. 2. En el caso de que cuentas del Ramo 33 hayan generado rendimientos financieros, deberán ser reintegrados a la Tesorería, con excepción de FIES Y AFEF, observando el Artículo 54 fracción III de la presente Normatividad. 3. Dejar con saldo cero las cuentas bancarias a cancelar.

Artículo 47.- Los Organismos Públicos del Ejecutivo, durante el período del 1o. al 31 de enero, enviarán solicitud de recursos exclusivamente para cubrir pasivos con recursos de los fondos de gasto corriente e inversión, que hayan quedado debidamente registrados en la información contable y presupuestaria al cierre del ejercicio fiscal inmediato anterior. Los organismos Públicos del Ejecutivo, enviarán solicitud oficial de recursos para cubrir pasivos con recursos de los fondos comprometidos, que hayan quedado debidamente registrados en la información contable y presupuestaria al cierre del ejercicio fiscal vigente y del inmediato anterior. Durante el período del 1o. de enero al 25 de febrero, los Organismos Públicos del Ejecutivo, expedirán cheques con cargo a las cuentas bancarias del ejercicio inmediato anterior, exclusivamente para pago de pasivos que hayan quedado debidamente registrados en la información contable y presupuestaria al cierre del ejercicio fiscal inmediato anterior. A partir del 16 de marzo, los Organismos Públicos del Ejecutivo, podrán solicitar a la Tesorería mediante oficio, el pago de los cheques no cobrados a la fecha de la cancelación de las cuentas bancarias correspondientes al ejercicio inmediato anterior, así como de los pasivos no pagados única y exclusivamente con fuente de financiamiento estatal; la solicitud de pago de pasivos ante la Tesorería, se efectuará en el momento que el beneficiario se presente a cobro en los Organismos Públicos del Ejecutivo, anexando la siguiente documentación: I.- Cheques no Cobrados, a la fecha de Cancelación de la Cuenta Bancaria.

a) Cédula de traslado de pasivos, por cheques expedidos no cobrados, recursos estatales según No. T IV-26 (SF-TE-CF-RCEC-0130).

b) Carta de autorización, para abono a cuenta del beneficiario según formato No. T IV-15 (SF-TE-CF-CA-0020).

c) Copia de la última conciliación bancaria, correspondiente al último mes que presenta movimiento la cuenta.

d) Copia del cheque no cobrado con la leyenda: Cancelado. e) Copia del Recibo Oficial correspondiente.

II.- Pasivos no Pagados

a) Cédula de traslado de pasivos no pagados, recursos estatales según formato No. T IV-25 (SF-TE-DCF-CPTT-0120).

b) Carta de autorización, para abono a cuenta del beneficiario según formato No. T IV-15 (SF-TE-CF-CA-0020).

c) Copia del Recibo Oficial correspondiente. En la solicitud del trámite, es obligación del Organismo Público del Ejecutivo efectuar la verificación de la Cédula de pasivos no pagados y la Carta de Autorización con las áreas internas de la Tesorería. La Tesorería no efectuará pagos de cheques no cobrados o Pasivos no Pagados cuando los Organismos Públicos del Ejecutivo, no reúnan los requisitos señalados en el presente Artículo. Artículo 48.- Los Organismos Públicos del Ejecutivo, deberán realizar las conciliaciones correspondientes con el Departamento de Control de Fondos y Departamento de Caja de la Tesorería para determinar los saldos disponibles en los fondos centralizados y en las cuentas balance cero. Los Organismos Públicos del Ejecutivo, deberán solicitar a la Tesorería la elaboración de recibos oficiales virtuales por los recursos disponibles en la cuenta balance cero y fondos centralizados de un ejercicio a partir del 3 de marzo del ejercicio inmediato posterior al cierre, observando lo siguiente:

a. Por el monto total de Pasivos no pagados al 29 de febrero, los cuales se encuentran considerados en sus registros contables y reportados a la Dirección de Contabilidad y Evaluación con fuente de financiamiento estatal, con la excepción de subsidios, mismos que solventarán financieramente los trámites de pago de pasivos que se solicitarán a la Tesorería a partir del 03 de marzo, previa conciliación.

b. Por el monto total de cheques en circulación no pagados al 29 de febrero, derivado de la

cancelación de la cuenta balance cero, dicho recibo oficial solventará financieramente los trámites de pago de pasivos solicitados a la Tesorería a partir del 17 de marzo.

c. Por el monto de los refrendos de los recursos estatales, que serán ejercidos por los

Organismos Públicos del Ejecutivo en el Presupuesto de Egresos vigente, observando lo dispuesto en el Código de la Hacienda Pública para el Estado de Chiapas.

d. Por el monto de las economías de los fondos centralizados de gasto corriente e

Inversión, correspondiente al ejercicio fiscal inmediato anterior. e. Por el monto total de los fondos comprometidos, los cuales se encuentran considerados

en sus registros contables y reportados a la Dirección de Contabilidad y Evaluación con fuente de financiamiento estatal, mismos que solventarán financieramente los trámites de pago de pasivos que se solicitarán oficialmente a la Tesorería.

La Tesorería emitirá recibos oficiales virtuales por cada uno de los Organismos Públicos del Ejecutivo, por los recursos disponibles del fondo de remuneraciones y gratificaciones, seis

meses después de la última emisión de nómina correspondiente al presupuesto del ejercicio inmediato anterior. En caso de que los Organismos públicos del Ejecutivo soliciten a la Tesorería la expedición de recibos oficiales virtuales por este concepto antes del tiempo establecido en la párrafo anterior, deberán presentar el saldo conciliado previamente con la Dirección de Contabilidad y Evaluación. La Tesorería por ningún motivo elaborará recibos oficiales por los saldos de los Fondos centralizados y Cuentas Balance Cero si los Organismos Públicos del Ejecutivo, no realizan las conciliaciones correspondientes. Es importante señalar que en las conciliaciones deberán incluir los movimientos presupuestales que contablemente afectaron la disponibilidad, a fin de evitar sobregiros contables al emitir el recibo oficial correspondiente. Artículo 49.- La Tesorería emitirá recibo oficial por el concepto que corresponda, cuando los Organismos Públicos del Ejecutivo, y Servidores Públicos de estos, ingresen recursos a través de la cuenta bancaria No. 002100017901174052, de la Institución Bancaria Banamex, S.A., una vez que el recurso quede disponible en la cuenta antes mencionada, indicando el número de referencia que les corresponda, misma que se le dará a conocer a los Organismos Públicos del Ejecutivo, mediante oficio a más tardar el último día hábil del mes de diciembre del ejercicio fiscal inmediato anterior. Los Organismos Públicos del Ejecutivo, observarán lo siguiente al realizar los depósitos: I.- Realizarán depósitos por diversos conceptos a la cuenta bancaria indicando el número de referencia que le corresponda. II.- Informarán a su personal que los reintegros por concepto de Servicios Personales deberán realizarse mediante el depósito directo a la cuenta bancaria antes mencionada, proporcionándoles el número de referencia que le corresponda. Servidor Público. III.- Los Organismos Públicos del Ejecutivo y Servidores Públicos al Servicio del Gobierno del Estado, enviarán a la Tesorería, original y copia del formato de reintegro según formato No. T IV-24 (SF-TE-CF-FR-060), copia al carbón y copia fotostática de las fichas de depósito por los abonos que se hayan efectuado en la Institución Bancaria. IV.- Cuando se trate de Reintegros de Servidores Públicos al Servicio del Gobierno del Estado, anexarán copia al carbón y copia fotostática de la ficha de depósito, original y copia de la hoja de cálculo, emitida por la Secretaría de Administración. V.- Efectuarán los depósitos por concepto de devoluciones de gastos no ejercidos, correspondientes a recursos presupuestarios estatales del ejercicio vigente. VI.- Los Organismos Públicos del Ejecutivo y sus Órganos Administrativos que generen ingresos propios por cualquier concepto y las Entidades que emitan bases para concurso de licitaciones en obra pública, deberán depositarlo en Banamex, S.A. cuenta No. 002100017901174052, indicando el número de referencia que le corresponda. VII.- Los formatos de reintegro según formato No. T IV-24 (SF-TE-CF-FR-060), deberán contener los siguientes datos según sea el caso:

a) Amortización total o parcial de préstamos, préstamos puente y anticipos de ministración otorgados: especificarán la fecha, el importe y número de orden de pago que se afectará, anexando copia fotostática de la orden de pago correspondiente.

b) Retenciones efectuadas a terceros: especificarán el importe y concepto del entero, como

I.S.S.S., I.S.R, etc., dentro de los primeros cinco días hábiles del siguiente mes que corresponda, a excepción del último mes del ejercicio fiscal, en el cual deberán enterarse a más tardar en los primeros 10 días naturales del mes de diciembre. Lo anterior, tratándose de los Organismos Publicos que no tengan la obligación directa de realizarlo ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, apegándose a los requisitos de los formatos No. T IV-16 (SF-TE-CF-ISSS-0070) y T IV-17 (SF-TE-CF-ISR-0080), para que la Tesorería cumpla en tiempo y forma con las obligaciones fiscales.

c) Recuperación de cuentas por cobrar: especificarán el concepto de la recuperación y el

ejercicio al que corresponde la cuenta por cobrar.

d) Reintegros del año en curso y de años anteriores: especificarán el importe, número de ministración concepto, ramo y fondo, anexando copia fotostática de la ministración correspondiente.

e) Cancelación parcial o total de las ministraciones, del año en curso: especificarán el

importe, número de ministración e indicar si es cancelación parcial o total, anexando copia fotostática de la ministración y/o orden de pago correspondiente.

f) Reintegros por recuperación de activos fijos: indicarán en el formato de reintegro No. T

IV-24 (SF-TE-CF-FR-060), el valor del bien reflejado en libros, anexando copia de la factura e indicar mediante oficio de aclaración que dicho activo se encuentra considerado en los registros contables del Organismo Público.

g) Reintegros por concepto de sueldos: si es depositado a la cuenta de Banamex, S.A., el

empleado deberá entregar copia al carbón y copia fotostática de la ficha de depósito y hoja de cálculo emitida por la Secretaría de Administración en original y copia y si es recibo oficial virtual, enviarán formato de reintegro No. T IV-24 (SF-TE-CF-FR-060), signado por el Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo y/o Director de Administración. Indicando el nombre del empleado, importe y la quincena que corresponde el reintegro. En el caso de la Solicitud de Recibos oficiales por éste concepto, será responsabilidad del Organismo Público, verificar previamente con el Departamento de Nóminas de la Tesorería, si fue considerado o incluido en el acta de cheques cancelados, a fin de no duplicar los registros contables correspondientes.

h) Cuando se trate de Reintegros por concepto del Programa Como Veo Pago, los

Organismos Públicos del Ejecutivo, deberán indicar el número de cuenta bancaria y nombre de la institución bancaria a la que corresponde el vencimiento.

i) Reintegros por concepto de retenciones 5 al millar por inspección y vigilancia, deberán

especificar el ramo, fondo y ejercicio. VIII.- Los Organismos Públicos del Ejecutivo, son los responsables de indicar con claridad el concepto de los reintegros realizados a la Tesorería. El cual debe ser únicamente los que se

señalan en el formato de reintegro No. T IV-24 (SF-TE-CF-FR-0060), de lo contrario deberán utilizar la opción de otros. IX.- Los Organismos Públicos del Ejecutivo deberán enviar de forma oficial a la Tesorería, las aclaraciones posteriores cuando ésta se lo solicite, cuando dichos reintegros no correspondan al concepto descrito en el formato No. T IV-24 (SF-TE-CF-FR-0060) o no se tenga con la suficiente claridad para su registro contable. Toda aclaración generará la obligación de pagar el derecho de 6.5 Salarios Mínimos por el trámite de Cancelación de Recibos Oficiales. X.- Los Organismos Públicos del Ejecutivo, que soliciten traspasos de recursos por depósitos indebidos, cancelaciones y/o reexpediciones de los recibos oficiales, deberán pagar una cantidad equivalente a 6.5 salarios mínimos diarios vigentes en el Estado; en la Coordinación Regional de Recaudaciones de la Secretaría de Finanzas de acuerdo al Artículo 49 de la Ley Estatal de Derechos. XI.- Los Organismos Públicos del Ejecutivo, que realicen depósitos indebidos a la cuenta balance cero y que soliciten la elaboración de recibos oficiales, deberán pagar una cantidad equivalente a 6.5 salarios mínimos diarios vigentes en el Estado; en la Coordinación Regional de Recaudaciones de la Secretaría de Finanzas de acuerdo al Artículo 49 de la Ley Estatal de Derechos. Con excepción de los recibos por concepto de comisiones bancarias. XII.- Los Organismos Públicos del Ejecutivo, que realicen depósitos, deberán solicitar la elaboración de los recibos oficiales correspondientes a más tardar 30 días naturales después del depósito, en caso que el último día sea inhábil, se recibirá al siguiente día hábil. XIII.- En caso contrario, los Organismos Públicos del Ejecutivo, deberán pagar 6.5 salarios mínimos diarios vigentes en el Estado en la Coordinación Regional de Recaudación de la Secretaría de Finanzas de acuerdo al Artículo 49 de la Ley de Estatal de Derechos. En caso que los Organismos Públicos del Ejecutivo, no observen las fracciones XII; la Tesorería registrará dichos recursos como Ingreso de Ley. XIV.- Los Organismos Públicos del Ejecutivo, que soliciten devolución de recursos por depósitos que hicieran indebidamente a las cuentas de Tesorería, deberán pagar una cantidad equivalente a 6.5 salarios mínimos diarios vigentes en el Estado, en la Coordinación Regional de Recaudaciones de la Secretaría de Finanzas de acuerdo al Artículo 49 de la Ley de Derechos del Estado de Chiapas, para el Ejercicio Fiscal vigente. XV- La Tesorería será la única facultada para determinar la devolución de recursos de los depósitos indebidos que realicen los Organismos Públicos del Ejecutivo en las cuentas de Tesorería. XVI.- La Tesorería por ningún motivo expedirá recibo oficial con fichas bancarias con la leyenda de: DUPLICADO. XVII.- La Tesorería será la única facultada para determinar la emisión del recibo oficial, por los depósitos indebidos que realicen los Organismos Públicos del Ejecutivo en las cuentas Balance cero, quedando bajo la responsabilidad de las mismas cualquier depósito.

XVIII.- La Tesorería tendrá la facultad de aplicar o no las fracciones IX, X, XI, XIII y XIV Cuando la Institución Bancaria entregue a los Organismos Públicos del Ejecutivo fichas con la leyenda de: DUPLICADO, estos deberán solicitar la certificación de las mismas, indicando la siguiente leyenda: “Certificamos que este documento es un duplicado del original, mismo que fue destruido por imprimirse en forma incorrecta” XIX.- Los Organismos Públicos del Ejecutivo tendrán las siguientes obligaciones:

a). Enviar a la Tesorería dentro de los primero 5 días hábiles del mes de enero, el Registro de Firmas del Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo.

b).-En caso de cambios de Funcionarios de los Organismos Públicos del Ejecutivo, deberán

informar oportunamente a la Tesorería, el cambio de registro de Firmas. c).- En casos extraordinarios y previa autorización de la Tesorería, el Jefe de la Unidad de

Apoyo Administrativo, podrá delegar facultad para firmar el formato de reintegro en su representación.

d).- Es responsabilidad de las Organismos Públicos del Ejecutivo, la autenticidad de las

firmas en los formatos de reintegros. e).- Notificar por escrito a la Tesorería, en los primeros diez días del mes de enero, el

nombre de las personas facultadas para recibir los comprobantes de las fichas de depósito y recibos oficiales, anexando copia fotostática de una identificación oficial.

f).- Los recibos oficiales, serán entregados en el Departamento de Caja de la Tesorería, 72

horas después de haber efectuado el depósito; en el horario de 9:00 a 14:00 horas. g).- Los Organismos Públicos del Ejecutivo, serán los responsables de guardar la

confiabilidad del número de cuenta bancaria y número de referencia que le corresponda.

Artículo 50.- De acuerdo a la Ley del Impuesto sobre la Renta, en el capítulo VIII de las Obligaciones de las Personas Morales, Fracción IV, que establece presentar a más tardar el día 15 de febrero de cada año ante las autoridades fiscales, la información de las personas a las que les hubieran efectuado retenciones en el año de calendario anterior, se establece que, será responsabilidad aplicable a las Dependencias del Ejecutivo Estatal los enteros federales efectuados a la Tesorería, en los siguientes casos: I. En el supuesto de que los Organismos Públicos del Ejecutivo, efectúen el entero de

retenciones federales a la Tesorería, fuera de los plazos establecidos en el artículo 53 fracción VII inciso b.

II. Por la información de retenciones de terceros notificada por la dependencia según

formatos Nos. T IV-16 (SF-TE-CF-ISSS-0070), T IV-17 (SF-TE-CF-ISR-0080) o a través del sistema informático de enteros federales, que derive en errores o inconsistencias de la declaración informativa múltiple del Gobierno del Estado.

Cuando la Autoridad Fiscal determine multas, recargos y actualizaciones, derivado de las fracciones I y II del presente artículo, los Organismos Públicos del Ejecutivo Estatal, serán responsables de asumir el costo de los conceptos descritos y a su vez de enterarlos a la Tesorería de la Secretaría de Finanzas. Artículo 51.- Los Reintegros se sujetarán a lo siguiente:

I. Los reintegros correspondientes a recursos federales que realicen los Organismos Públicos del Ejecutivo deberán elaborar cheques a favor de la Secretaría de Finanzas y remitirlo a la Tesorería, mediante oficio indicando en el mismo lo siguiente:

a) Importe y concepto del reintegro b) Indicar con claridad el fondo y ramo que corresponde c) Indicar la elaboración del recibo oficial

II. Reintegros a la Tesorería de la Federación, derivados de Convenios establecidos

entre Organismos Públicos del Ejecutivo y Federales. Los Organismos Públicos del Ejecutivo que por convenio, tengan que reintegrar recursos por diversos conceptos a la Tesorería de la Federación; deberán realizarlo directamente, siempre y cuando los recursos hayan sido ministrados a las cuentas bancarias que manejan las mismas e informar mediante oficio a la Tesorería de la Secretaría de Finanzas, anexando copia de la ficha de depósito y/o formato SAT 16; caso contrario deberá solicitar el reintegro a la Tesorería de la Secretaría de Finanzas.

III. Reintegros correspondientes a Recursos Federales por Refrendos y Economías al cierre del Ejercicio Fiscal de ramo 33, 39 y recursos federales extraordinarios.

Los Organismos Públicos del Ejecutivo deberán elaborar cheques de caja y/o certificados a favor de la Secretaría de Finanzas por los refrendos y economías que se determinen al cierre del ejercicio fiscal inmediato anterior y remitirlo a la Tesorería, mediante oficio indicando en el mismo lo siguiente:

a) Importe y concepto del reintegro. Refrendos y/o economía. b) Indicar con claridad el fondo y ramo que corresponde c) Indicar la elaboración del recibo oficial

Queda estrictamente prohibido depositar recursos federales y de convenios en la cuenta bancaria de Banamex, S.A. cuenta No. 002100017901174052; con excepción de las retenciones a contratistas correspondientes al 1% beneficio social, 2% sobre nóminas, 5 al millar, cuotas de recuperación, sanciones y observaciones por auditorias, siempre y cuando dichas auditorías, correspondan a recursos Estatales. Queda bajo la responsabilidad de los Organismos Públicos del Ejecutivo realizar depósitos de recursos federales a la cuenta No. 002100017901174052 de Banamex, S.A.; mismos que serán considerados como Ingresos de Ley.

IV. Reintegros de Rendimientos generados en las cuentas de las Dependencias y Entidades del Ramo 33.

De los reintegros que realicen los Organismos Públicos del Ejecutivo deberán elaborar cheques a favor de la Secretaría de Finanzas y remitirlo a la Tesorería, mediante oficio indicando en el mismo lo siguiente:

a) Importe y concepto del reintegro b) Indicar con claridad el fondo y ramo que corresponde c) Indicar la elaboración del recibo oficial

Artículo 52.- Las ministraciones de los recursos se sujetarán a lo siguiente:

I. La Tesorería otorgará la disponibilidad de los recursos ministrados a través de las cuentas bancarias de Balance Cero y maestras, de acuerdo a las órdenes de ministraciones que mensualmente se les asigna a los Organismos Públicos del Ejecutivo por concepto de gasto corriente e inversión.

II. Los Organismos Públicos del Ejecutivo, enviarán a la Tesorería la Solicitud de Recursos

en No. T IV-18 (SF-TE-CF-SR-0010) en original y copias firmadas por el Titular y el Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo y/o Director Administrativo o su equivalente los días jueves en el horario: de 9:00 a 15:00 horas, cuando se trate de solicitudes de recursos federales, deberán anexar copia de la ministración correspondiente.

III. Los Organismos Públicos del Ejecutivo, deberán enviar a la Tesorería dentro de los

primeros 5 días hábiles del mes de enero, el Registro de Firmas del Titular y el Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo.

IV. En caso de cambios de Funcionarios de los Organismos Públicos del Ejecutivo, deberán

informar oportunamente a la Tesorería, el cambio de registro de Firmas.

V. En casos extraordinarios y previa autorización de la Tesorería, el Titular de los Organismos Públicos del Ejecutivo, podrá delegar facultad para firmar la Solicitud de Recursos en su representación.

VI. A falta de Titular en los Organismos Públicos del Ejecutivo podrá firmar el encargado

del Despacho o Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo y/o Director Administrativo o su equivalente.

VII. Es responsabilidad de las Organismos Públicos del Ejecutivo, la autenticidad de las

firmas de las solicitudes de recursos.

VIII. La Tesorería, tendrá disponible en la cuenta bancaria correspondiente, los recursos financieros por el monto que solicite en forma semanal, de acuerdo a las ministraciones autorizadas a los Organismos Públicos del Ejecutivo.

IX. La Tesorería dejará disponible los Recursos Financieros solicitados por los Organismos

Públicos del Ejecutivo, el día lunes a las 11:00 horas.

X. Los Organismos Públicos del Ejecutivo, serán los responsables de llevar el control de los saldos disponibles de las cuentas bancarias de Balance Cero con relación a las solicitudes de recursos enviadas a la Tesorería y los pagos realizados.

XI. Los Organismos Públicos del Ejecutivo, deberán conciliar con la Tesorería en los

primeros diez días de cada mes, los saldos de las cuentas Balance Cero, Fondos Centralizados y Registros Contables; de acuerdo al calendario de conciliaciones que se les enviará a más tardar el último día hábil del mes de enero. Asimismo, será responsabilidad de los Organismos Públicos incluir los movimientos presupuestales, que contablemente afecten la disponibilidad para evitar sobregiros contables por la emisión de recibos oficiales.

XII. Los Organismos Públicos del Ejecutivo, podrán enviar en casos extraordinarios, las

solicitudes de recursos cualquier día de la semana, máximo una vez al mes, previa autorización de la Tesorería.

XIII. Los Organismos Públicos del Ejecutivo, dispondrán de estos recursos, para la emisión

de cheques o transferencias a través de la Banca Electrónica, con cargo a la cuenta aperturada para tal fin.

XIV. La Tesorería, realizará la radicación de recursos a los Organismos Subsidiados,

Autónomos, Entidades, Poder Legislativo y Judicial, de acuerdo a la disponibilidad y liquidez financiera.

Artículo 53.- Para el otorgamiento de préstamos, préstamos puente y/o anticipos de ministración, los Organismos Públicos del Ejecutivo, deberán apegarse a lo siguiente: I. Préstamos:

a) Los Organismos Públicos del Ejecutivo deberán enviar su trámite de solicitud con cinco días hábiles de anticipación a la fecha de requerimiento del recurso.

b) Los Titulares de los Organismos Públicos del Ejecutivo y/o en su caso quienes ellos

designen, y a falta de ello el encargado del despacho, el Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo y/o Director Administrativo o su equivalente; son los únicos facultados para firmar las órdenes de pago y los contratos de créditos que se deriven.

c) Los Organismos Públicos del Ejecutivo deberán enviar solicitud de recursos a la

Secretaría de Finanzas con atención a la Tesorería, Signada por los funcionarios que se mencionan en el inciso anterior, anexando para ello el formato No. SF-TE-APF-AMOP-0080), debidamente requisitado.

d) Para efectos de liquidar el préstamo, los Organismos Públicos del Ejecutivo, deberán

presentar a la Tesorería cheque de caja y/o certificado a favor de la Secretaría de Finanzas, anexando el formato No. T IV-24 (SF-TE-CF-FR-060).

II. Préstamos puente:

a) Los préstamos puente, se otorgarán únicamente cuando exista la ministración de recursos y el área correspondiente de la Federación no los haya radicado al Estado.

b) Los Organismos públicos deberán enviar su trámite, con cinco días hábiles de anticipación a la fecha de requerimiento del recurso.

c) Los Titulares de los Organismos Públicos del Ejecutivo y/o en su caso quienes ellos

designen, y a falta de ello el encargado del despacho, el Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo y/o Director Administrativo o su equivalente; son los únicos facultados para firmar la solicitud y las órdenes de pago que se deriven.

d) Los organismos Públicos del Ejecutivo al requerir Préstamo Puente, deberán solicitar a

la Tesorería la apertura de la cuenta bancaria en la que se depositarán los recursos, indicando en la denominación de la misma “Préstamo Puente”.

e) Los Organismos Públicos deberán enviar solicitud de recursos a la Secretaría de

Finanzas con atención a la Tesorería, signada por los funcionarios que se mencionan en el inciso c), anexando para ello el formato No. T IV-27 (SF-TE-APF-AMOP-0080), debidamente requisitado.

Para efectos de liquidar el préstamo, los Organismos Públicos del Ejecutivo, deberán presentar a la Tesorería cheque de caja y/o certificado a favor de la Secretaría de Finanzas, anexando el formato No. T IV-24 (SF-TE-CF-FR-060). III. Anticipos de Ministración

a) Se otorgarán anticipos de ministración cuando los recursos se encuentren previstos presupuestalmente.

b) Los Organismos Públicos del Ejecutivo deberán enviar su trámite, con cinco días hábiles

de anticipación a la fecha de requerimiento del recurso.

c) Los Titulares de los Organismos Públicos del Ejecutivo y/o en su caso quienes ellos designen, y a falta de ello el encargado del despacho, el Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo y/o Director Administrativo o su equivalente; son los únicos facultados para firmar los anticipos de ministración que se deriven.

Los Organismos Públicos deberán enviar solicitud de recursos a la Secretaría de Finanzas con atención a la Tesorería, signada por los funcionarios que se mencionan en el inciso c), anexando para ello el formato No. T IV-27 (SF-TE-APF-AMOP-0080), debidamente requisitado. Artículo 54.- Los Organismos Públicos del Ejecutivo, realizarán los pagos descentralizados de Prestadores de Servicios en función de la disponibilidad financiera determinada por su solicitud semanal de recursos en formato No. T IV-18 (SF-TE-CF-SR-0010) y de acuerdo a sus compromisos de pago. Considerando lo siguiente:

I. Todos los compromisos de pagos que hayan adquirido los Organismos Públicos del Ejecutivo deberán realizarse a través de la Banca Electrónica.

II. Los pagos que por su naturaleza no se puedan realizar a través de la Banca Electrónica,

deberán realizarlo mediante cheque, justificando a la Tesorería plenamente el motivo por el cuál no se realizaron a través de transferencias electrónicas.

III. Los Organismos Públicos del Ejecutivo, deberán apegarse al Artículo 63 Lineamientos Operativos de la Banca Electrónica, solicitándole su debida observancia.

IV. Los Organismos Públicos del Ejecutivo, dentro del sistema contable tendrán las

opciones de consulta, altas, cambios y bajas de las Cartas de Autorización en formato No. T IV-15 (SF-TE-CF-CA-0020) o Aviso de Cambio en No. T IV-20 (SF-TE-CF-MDPC-0030) del catálogo de proveedores.

V. Los Organismos Públicos del Ejecutivo, deberán verificar que el R.F.C. de los

Prestadores de Servicio sea correcto, completo y que coincida con lo registrado en la base de datos, debido a que este dato es indispensable para realizar el abono a la cuenta bancaria correspondiente.

VI. Las instituciones bancarias expedirán fichas de depósitos a cada Prestador de Servicios,

como comprobante del pago efectuado mediante abono a su cuenta bancaria y serán entregadas a los Organismos Públicos del Ejecutivo para su distribución correspondiente.

VII. Es responsabilidad de los Organismos Públicos del Ejecutivo, el pago oportuno de los

Prestadores de Servicios.

VIII. Los Organismos Públicos del Ejecutivo, solicitarán a los Prestadores de Servicios les informen oportunamente los cambios que realicen en sus cuentas bancarias.

IX. Los Organismos Públicos del Ejecutivo, serán los responsables de los pagos efectuados

a los Prestadores de Servicios, así como la custodia de la documentación comprobatoria del gasto.

X. Los Organismos Públicos del Ejecutivo, serán responsables del control del ejercicio del

gasto de su presupuesto autorizado para el ejercicio vigente.

Artículo 55.- Los Organismos Públicos del Ejecutivo, deberán gestionar ante la Tesorería los Pagos de Sueldos del personal de base y confianza, bajo su adscripción a través del sistema de Nómina Electrónica, para el trámite correspondiente ante la Institución Bancaria. Para el personal de nuevo ingreso, de los Organismos Públicos del Ejecutivo, deberán incorporarlos de manera inmediata al sistema de Nómina Electrónica. Los Organismos Públicos del Ejecutivo, que cuenten con personal docente, deberán realizar las gestiones necesarias para su incorporación al Sistema de Nomina Electrónica, con base a los lineamientos que emita la Secretaría de Administración. Artículo 56.- El procedimiento del pago de sueldos del personal al servicio del Gobierno del Estado, se efectuará a través del sistema de Nómina Electrónica.

I. La Tesorería deberá observar lo siguiente:

a) Designar el Banco y Firmar el convenio de prestación de servicios para el PAGO DE SUELDOS VÍA NÓMINA ELECTRÓNICA del personal al servicio del Gobierno del Estado.

b) Actualizar periódicamente el Software de Nómina Electrónica, asesorando al personal

designado por los Organismos Públicos del Ejecutivo, para el manejo y control del mismo.

c) Remitir al banco la información del padrón de empleados de cada Organismo Público

del Ejecutivo, para la elaboración de contratos individuales, tarjetas de débito y NIP; por cada empleado.

d) Solicitar a la institución bancaria correspondiente la apertura de cuentas y solicitudes

de contratos del personal de nuevo ingreso, a solicitud de los Organismos Públicos del Ejecutivo.

e) Enviar los contratos individuales a los Organismos Públicos del Ejecutivo para ser

entregados y requisitados correctamente por el personal.

f) Cancelar los comprobantes de pago de Nómina Electrónica, retenidos por baja y temporales, de acuerdo al calendario establecido, siempre y cuando no se haya efectuado reclamo alguno por parte del beneficiario o por los Organismos Públicos del Ejecutivo.

g) Efectuar el abono a las cuentas individuales del personal de los Organismos Públicos

del Ejecutivo.

II. Los Organismos Públicos del Ejecutivo deberán observar lo siguiente:

a. Enviar a la a Tesorería, el padrón de empleados de nuevo ingreso, por medios magnéticos de acuerdo al programa y por cada Institución Bancaria que corresponda; anexando al mismo la siguiente documentación soporte:

1. Copia de la credencial de elector.

2. Comprobante de domicilio legible y actualizado, como máximo un mes de

emisión.

b. Remitir los contratos debidamente requisitados, a la Tesorería en un lapso no mayor de quince días a la fecha de su recepción; y ésta a su vez, los enviará a la institución bancaria para el registro de firmas, evitando con ello la cancelación de las cuentas personales de los empleados.

c. Enviar a la Tesorería las retenciones de depósito, temporales o por baja, a través de

los reportes de altas y bajas establecidos en el programa de Nómina Electrónica en la fecha indicada en el calendario, el cual será enviado a los Organismos Públicos del Ejecutivo para su conocimiento en los 10 primeros días del mes de enero, el incumplimiento de este punto será responsabilidad de los mismos.

Para el caso del personal que cause baja antes de haber recibido la tarjeta de débito y NIP, deberá indicar en el reporte de bajas del sistema de Nómina Electrónica, que la alta del personal se encuentra en trámite.

d. Enviar a la Tesorería, mediante oficio en original y copia, la liberación del abono a la

cuenta personal del trabajador, por las retenciones temporales solicitadas con antelación, especificando la quincena o quincenas a liberar.

e. Las retenciones temporales de nómina electrónica no deberán excederse por más de

tres quincenas, para que las cuentas del personal no pierdan los beneficios establecidos en los convenios celebrados con las instituciones bancarias y evitar rechazos de depósitos por desvinculación de cuentas.

f. Firmar la nómina y/o recibo de pago, recepcionando el talón como comprobante de

pago para el trabajador. g. Los Organismos Públicos del Ejecutivo, serán los responsables de realizar las

gestiones necesarias ante la institución bancaria correspondiente, por la problemática que se presente en el manejo de las tarjetas de débito de su personal como: extravío, daños de la tarjeta, reposiciones, cargos indebidos, entre otros.

h. Al personal que haya causado baja y le corresponda parte proporcional de su sueldo,

los Organismos Públicos del Ejecutivo gestionarán a la brevedad posible, la solicitud de la hoja de cálculo ante la Secretaría de Administración y a la Tesorería el recibo oficial virtual e indicará mediante oficio al Departamento de Nóminas el importe a depositar a la cuenta personal, mediante oficio al Departamento de Nóminas, para estar en posibilidades de realizar la liberación y abono en el tiempo establecido, dicha gestión no deberá de exceder de cuarenta y dos días a la fecha de la emisión; caso contrario deberán cancelar todos los trámites administrativos hechos con anterioridad.

i. Los Organismos Públicos del Ejecutivo que hayan solicitado la liberación del pago del

personal con retención temporal o de baja y no se presentaron a recibir sus comprobantes de pago de Nómina Electrónica, dentro de la fecha establecida para su custodia de cuarenta y dos días a la fecha de la emisión, se le devolverá los comprobantes de pago a los Organismos Públicos del Ejecutivo, para la entrega al personal para su requisitación respectiva, procediendo automáticamente al abono correspondiente en la cuenta del beneficiario.

En caso del personal que cause baja, se reservará el derecho de continuar con la tarjeta de débito, mediante el status de cliente normal del banco.

Artículo 57.- Los Organismos Públicos del Ejecutivo, deberán cancelar el comprobante de pago y el espacio de firma de la Nómina Electrónica, cuando el personal haya causado baja y se haya efectuado previamente la solicitud del traspaso de la cuenta personal a la cuenta de sueldos del Gobierno del Estado; así mismo, deberá enviar a la Tesorería mediante formato de devolución No. T IV-21 (SF-TE-CF-DCPC-0150), debidamente requisitado y con el sello oficial del centro de trabajo, de acuerdo a las fechas establecidas en el calendario.

Los Organismos Públicos del Ejecutivo cuando no cumplan con la devolución de los comprobantes de Nómina Electrónica cancelados en las fechas establecidas en el calendario, estos deberán enviar oficio de justificación por la demora del trámite. La Tesorería, elaborará acta administrativa de cancelación de comprobantes de pago y emitirá listados analíticos y enviara la documentación a los Organismos Públicos del Ejecutivo, para su registro contable y presupuestal. Artículo 58.- En la emisión y Distribución de Nóminas y Cheques de sueldos, la Tesorería observará lo siguiente:

I. Realizará quincenalmente la emisión de nóminas, cheques y comprobantes de pago, para cubrir los sueldos del Personal al Servicio del Gobierno del Estado.

II. Radicará, los cheques y comprobantes de pago, solicitados por la Secretaría de Administración.

III. Retendrá los cheques y comprobantes de pago, solicitados por la Secretaría de

Administración, mismos que tendrán una vigencia de 45 días para efectuar su liberación, posterior a este término se procederá a su cancelación para su incorporación en acta.

IV. Cancelará, los cheques y comprobantes de pago, solicitados por la Secretaría de

Administración, mismos que serán incorporados en acta.

V. Atenderá las solicitudes de la Secretaría de Administración, respecto de la devolución de cheques, misma que se realizará de forma oficial a las Delegaciones de la Secretaría de Finanzas, observando el status de la solicitud.

VI. Entregará quincenalmente a los Organismos Públicos y Delegaciones de la Secretaría

de Finanzas, las nóminas, cheques y comprobantes de pago, así como circular en la cual se señalan instrucciones especiales y las fechas de pago y devolución de las nóminas pagadas, cheques y comprobantes de pago debidamente cancelados y relacionados.

VII. Recibirá de las Delegaciones de la Secretaría de Finanzas, cuarenta y cinco días

posteriores a la fecha de emisión, nóminas firmadas, selladas y requisitadas, los cheques no cobrados debidamente cancelados y relacionados; los comprobantes de nomina electrónica sin cancelar para ser entregados a los Organismos Públicos de áreas centrales según corresponda, con base a las instrucciones indicadas en las circulares de pago.

VIII. Recibirá de los Organismos Públicos, cuarenta y cinco días posteriores a la fecha de

emisión, mediante oficio y debidamente relacionados, los cheques cancelados devueltos; en el caso de los comprobantes de pago, deberán anexar el soporte correspondiente, con base a las instrucciones indicadas en las circulares de pago.

IX. Para su control y resguardo correspondiente, entregará a los Organismos Públicos, el

original de: las nóminas pagadas de sus delegaciones foráneas, recibos de cheques por radicaciones físicas, copia de la relación de cheques devueltos cancelados y originales de comprobantes de pago que no fueron recibidos por los beneficiarios.

X. La Tesorería entregará por escrito dentro de los primeros cinco días hábiles del mes de

enero, a los Organismos Públicos del Ejecutivo y Delegaciones de la Secretaría de Finanzas, el calendario de fechas de recepción de nóminas, pago, devolución de cheques no cobrados, cancelados y retenciones de Nómina Electrónica; para su aplicación correspondiente.

Artículo 59.- En la distribución de Nóminas y Cheques de sueldos los Organismos Públicos del Ejecutivo observarán lo siguiente:

I. A través de la Unidad de Apoyo Administrativo, informarán por escrito a la Tesorería, dentro de los primeros 5 días hábiles del mes de enero, los nombres y firmas autógrafas, anexando copia fotostática de la identificación de las personas habilitadas para recibir las nóminas, cheques y comprobantes de pago.

II. A través de sus delegaciones y/o Escuelas, informarán por escrito a las Delegaciones de

la Secretaría de Finanzas, los nombres de los habilitados para la recepción de las nóminas, cheques y comprobantes de pago de su adscripción, dentro de los primeros 5 días hábiles del mes de enero, siendo esto requisito indispensable para la entrega de la documentación.

III. Para el caso de las nóminas y cheques de pensión alimenticia, jubilados y pensionados

del sector burocracia y magisterio, así como de los cheques radicados, serán pagados en las Delegaciones de la Secretaría de Finanzas, previa identificación.

IV. Para las Delegaciones de la Secretaría de Finanzas, deberán enviar a la Tesorería, las

nóminas debidamente firmadas, certificadas y selladas por cada centro de trabajo; de lo contrario, se les notificará la devolución por escrito.

V. Quedará bajo la responsabilidad de los Organismos Públicos del Ejecutivo,

Delegaciones de la Secretaría de Finanzas y Escuelas; el mal uso o extravío de nóminas, cheques y comprobantes de pago, en poder de los habilitados de su adscripción.

VI. Queda estrictamente prohibido realizar los pagos anticipados a las fechas que indican

las circulares que se les envía de manera quincenal a los Organismos Públicos del Ejecutivo, caso contrario las comisiones que cobren las Instituciones Bancarias serán absorbidas por las áreas responsables.

VII. Los Organismos Públicos del Ejecutivo, Delegaciones de la Secretaría Finanzas y

Escuelas, deberán solicitar identificación a su personal para la entrega del cheque y comprobante de pago correspondiente.

VIII. Las Delegaciones de la Secretaría de Finanzas y Escuelas, que reciban Carta Poder

para el pago de cheques, deberán observar que estas se encuentren debidamente certificadas y con el sello oficial de cada centro de trabajo, mismas que deberán ser certificadas, por el Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo y/o su similar y si se trata del personal docente, podrá ser a través de los Supervisores, Directores de Escuela y/o Sindicato de la sección 40, debidamente documentadas.

IX. Acudir a la Tesorería a recepcionar las nóminas originales de quincenas anteriores, debidamente requisitadas y soportes de pago de sus Delegaciones foráneas, conforme a las fechas que indica el calendario establecido, para su integración a la documentación comprobatoria de su erogación presupuestal.

X. Será responsabilidad de los Organismos Públicos del Ejecutivo, proporcionar al personal

bajo su adscripción, todo tipo de información que le sea requerida, así como la custodia, el manejo y archivo de las nóminas originales.

XI. La Tesorería entregará por escrito dentro de los primeros cinco días hábiles del mes de

enero, a los Organismos Públicos del Ejecutivo y Delegaciones de la Secretaria de Finanzas, el calendario de fechas de recepción de nóminas, pago, devolución de cheques no cobrados, cancelados y retenciones de Nómina Electrónica; para su aplicación correspondiente.

Artículo 60.- En el Procedimiento de Cheques Cancelados, los Organismos Públicos del Ejecutivo y Delegaciones foráneas enviarán a la Tesorería, mediante formato de devolución No. T IV-22 (SF-TE-CF-DCC-0140), debidamente requisitado y de acuerdo a las fechas establecidas en el calendario, todos los cheques previamente cancelados a reintegro por baja, fallecimiento o custodia por falta de cobro oportuno o por corresponderle la parte proporcional, estampando el sello de cancelación por Custodia o Reintegro, así como el sello común del centro de trabajo, en el horario de 8:30 a 15:00 horas. En caso de incumplimiento de este rubro en las fechas establecidas, deberán enviar oficio de justificación por la demora del trámite. La Tesorería, elaborará acta administrativa de cancelación de cheques, emitirá listados analíticos y remitirá la documentación a los Organismos Públicos del Ejecutivo, para su registro contable y presupuestal; y esta a su vez será la responsable de proporcionar al personal bajo su adscripción, todo tipo de información referente a los cheques cancelados. Artículo 61.- En el procedimiento de Bloqueo y Reexpedición de Cheques; los Organismos Públicos del Ejecutivo y Delegaciones foráneas comunicarán en forma oportuna, al personal bajo su adscripción sobre el procedimiento de bloqueo y reexpedición de cheques de sueldos, en los siguientes casos: I. Extravío y robo de cheques El beneficiario, en forma preventiva comunicará a la Tesorería de la Secretaría de Finanzas, por escrito el extravío o robo de cheques, debiendo informar inmediatamente a su Dependencia, a fin de realizar dicha solicitud de manera oficial, a través de la Unidad de Apoyo Administrativo o su similar, teniendo como vigencia para tal efecto, hasta seis meses de la fecha de expedición del cheque. La Tesorería, procederá al bloqueo de los cheques extraviados según el banco que se trate a través del sistema de protección de cheques. Los Organismos Públicos del Ejecutivo, solicitarán a la Tesorería, en el caso que proceda la solicitud de bloqueo, a través de la Unidad de Apoyo Administrativo ó su similar, se efectué la reexpedición correspondiente y en caso contrario solicitarán por la misma vía, se les proporcione mediante oficio, copia del anverso y reverso del cheque pagado, con base a los tiempos establecidos por las Instituciones Bancarias, para los fines legales que procedan.

II. Deterioro de cheques El beneficiario entregará a su Dependencia, el cheque deteriorado anexando el talón de percepciones con los datos de referencia legibles y ésta procederá a su cancelación y lo enviará a la Tesorería; solicitando a la vez el reproceso del cheque ante la Secretaría de Administración, cuando éstos correspondan al ejercicio en vigor. Cuando los cheques deteriorados correspondan a ejercicios anteriores, los Organismos Públicos del Ejecutivo, procederán a la cancelación y lo enviarán a la Tesorería, debiendo realizar los trámites ante la Secretaría de Administración, para solicitar su reproceso a través de ADEFAS. III. Cheques cancelados por falta de cobro oportuno Los Organismos Públicos del Ejecutivo, cancelarán los cheques y los enviarán mediante oficio a la Tesorería y a su vez solicitarán el reproceso de los cheques ante la Secretaría de Administración, cuando estos correspondan al ejercicio en vigor. Cuando los cheques correspondan al ejercicio inmediato anterior, siempre y cuando las cuentas bancarias no se encuentren canceladas, los Organismos Públicos del Ejecutivo, procederán a la cancelación y lo enviarán mediante oficio a la Tesorería, debiendo realizar los trámites ante la Secretaría de Administración, para solicitar su reproceso a través de ADEFAS. Los Organismos Públicos del Ejecutivo, Delegaciones foráneas y Escuelas, deberán apegarse a los tiempos que marca el calendario establecido sobre la custodia de los cheques, para que el personal bajo su adscripción pueda cobrar oportunamente su cheque; quedando bajo su responsabilidad el incumplimiento del tiempo establecido. En el pago de cheques del personal al servicio del Gobierno del Estado, es importante considerar lo señalado en el Art. 360 del Código de la Hacienda Pública para el Estado de Chiapas. Artículo 62.- En la inversión en mesa de dinero, los Organismos Públicos del Ejecutivo, enviarán a la Tesorería la información de los saldos disponibles Estatales y Federalizados de las cuentas bancarias que manejan, para que estos se inviertan en los diferentes instrumentos de inversión que ofrece el sistema financiero mexicano. considerando lo siguiente

I. Los Organismos Públicos del Ejecutivo, determinarán el saldo disponible real de cada cuenta maestra de recursos estatales y federalizados, de acuerdo a los registros contables y notificarán en la periodicidad que establece la Tesorería.

II. De los saldos disponibles, deben considerar un monto mínimo necesario para efecto de

gastos imprevistos o extraordinarios, entendiéndose como gasto imprevisto aquellos que deban ser pagados el mismo día en que se generen y que no puedan ser previstos.

III. El saldo que determine cada Organismo Público del Ejecutivo después de restarle el

monto mínimo, será invertido en mercado de dinero, por el plazo existente desde el día de la inversión hasta el primer día hábil siguiente.

IV. Los Organismos Públicos del Ejecutivo, deben enviar el informe de saldos bancarios en cuentas maestras estatales y federalizadas a invertir en mesa de dinero según formato No. T IV-23 (SF-TE-GFI-ISBC-0020), a la Tesorería, firmado por el Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo y/o equivalente, los días Lunes, Miércoles y Viernes a más tardar a las 14:00 horas o el día hábil siguiente a las 09:00 a.m. DETALLE DE INVERSIÓN

INFORME DEL DÍA PARA INVERTIR LOS DÍAS

Lunes Martes y Miércoles Miércoles Jueves y Viernes Viernes Lunes

V. Los Organismos Públicos del Ejecutivo, deberán establecer políticas internas para la

entrega de cheques a los beneficiarios, preferentemente los días martes y viernes, siendo responsabilidad de éstas, librar cheques que no hayan considerado en el reporte enviado al Área de Gestión de Finanzas e Inversiones de la Tesorería.

VI. Los Organismos Públicos del Ejecutivo, deberán autorizar y notificar al ejecutivo de

cuenta de cada Institución Bancaria, que los comprobantes de los montos invertidos en mesa de dinero sean entregados al Área de Gestión de Finanzas e Inversiones de la Tesorería a más tardar el día siguiente hábil después de realizar la inversión. Lo anterior, constituirá el soporte de los registros contables y las conciliaciones bancarias.

VII. Los rendimientos que generen sus cuentas de inversión en mesa de dinero de los

Organismos Públicos del Ejecutivo, serán traspasados diariamente por la Institución Bancaria a la cuenta denominada CONCENTRADORA o a la cuenta bancaria que corresponda.

VIII. Los saldos disponibles estatales y federalizados que envíen los Organismos Públicos del

Ejecutivo para su inversión, serán colocados en los instrumentos de inversión que decida la Tesorería de acuerdo a las perspectivas y condiciones de los mercados financieros.

IX. Las aperturas, cancelaciones y vigencias de cuentas maestras de recursos estatales y

federalizados, se regirán de acuerdo a las políticas establecidas para tal caso. Artículo 63.- Para efectos de operar la Banca Electrónica, los Organismos Públicos del Ejecutivo a través de sus titulares, se apegarán a lo siguiente:

I. Celebrar contratos con las Instituciones Bancarias para la instalación de la Banca Electrónica, para efectuar sus operaciones financieras.

II. Autorizar a las Instituciones Bancarias para incorporar a la Banca Electrónica de la

Tesorería, el status de CONSULTA de las cuentas bancarias que manejen.

III. Tendrán la facultad para realizar las siguientes operaciones: Consultas, Traspasos y Pagos.

IV. Tendrán la facultad para delegar a los funcionarios el manejo y uso de la Banca

Electrónica.

V. Deberán notificar por escrito los nombres de los servidores públicos facultados para el manejo y uso de la Banca Electrónica, indicando en el mismo los niveles de autorización a la Dirección de Coordinación Municipal y Financiamiento a Organismos Públicos de la Tesorería, a más tardar el último día hábil del mes de enero.

VI. Deberán notificar por escrito a la Dirección de Coordinación Municipal y Financiamiento

a Organismos Públicos de la Tesorería, las altas en el sistema de Banca Electrónica de las cuentas bancarias que se aperturen durante el ejercicio fiscal.

VII. El Jefe de la Unidad de Apoyo y/o equivalente, será el responsable de la revisión y

validación de la Información que contengan las operaciones, una vez que se encuentren capturadas, previo a su transmisión.

VIII. El Jefe de la Unidad de Apoyo y/o equivalente deberá imprimir los formatos de las

operaciones diarias realizadas en Banca Electrónica, para los registros contables correspondientes, los cuales deberán contener: la cuenta de origen y la cuenta destino, con los siguientes datos:

a) Fecha b) Hora c) Número de cuenta y/o CLABE d) Nombre de la cuenta e) Institución bancaria f) Importe g) Plaza h) Sucursal i) Número de referencia del movimiento o número de folio

IX. Registrarán diariamente, dentro del Sistema de Contabilidad Gubernamental, los

movimientos financieros correspondientes a las transferencias electrónicas.

X. Deberán enviar mensualmente a la Dirección de Coordinación Municipal y Financiamiento a Organismos Públicos de la Tesorería, la información financiera de las operaciones efectuadas a través de la Banca Electrónica en medios magnéticos, a más tardar dentro de los 10 días posteriores al mes que corresponda.

XI. Deberán imprimir mensualmente los Estados de Cuenta a través de la Banca

Electrónica, con la finalidad de agilizar la elaboración de las conciliaciones bancarias.

XII. Deberán realizar sus Transferencias de fondos a cuentas propias y de terceros a través de la Banca Electrónica de las diferentes instituciones bancarias.

XIII. Serán los responsables de solicitar a la Institución Bancaria correspondiente el número

de rastreo del SPEI, para confirmar la recepción de los recursos al Banco Destino.

XIV. Solicitar a través de oficio a las instituciones bancarias, la instalación, capacitación y cancelación del servicio del manejo de la Banca Electrónica, debiendo turnar copia a la Dirección de Coordinación Municipal y Financiamiento a Organismos Públicos de la Tesorería.

Artículo 64.- Para el manejo y uso de la banca electrónica los Organismos Públicos del Ejecutivo, deberán apegarse a los manuales de usuario de la Institución Bancaria correspondiente La Banca Electrónica, ofrece los siguientes servicios: I. Consulta de Saldos: Se puede consultar saldos a la fecha en que se requiera, así como respaldar dicha información en medios magnéticos. II. Consulta de Movimientos: Se puede consultar movimientos de las operaciones realizadas de dos meses anteriores a la fecha en que se efectúe, así como respaldar dicha información en medios magnéticos. III. Impresión de Estados de Cuenta: Permite la impresión de Estados de Cuenta, así como respaldar dicha información en medios magnéticos. IV. Traspasos a terceros de una misma Institución Bancaria: De una cuenta propia a una de terceros. El abono se aplica el mismo día de su operación. V. Transferencias de terceros en diferentes Instituciones Bancarias. Consiste en realizar el abono a la cuenta bancaria que se encuentra en una institución bancaria distinta de la cuenta bancaria origen. Dependiendo del monto de la transacción, deberán sujetarse a las siguientes modalidades:

a) Sistema de pago electrónico interbancario.- Cuando el importe de la transacción es igual o mayor a $50,000.00. el mismo día.

b) Sistema de orden de pago, Cuando el importe de la transacción sea menor de

$50,000.00, el mismo día.

c) Para los pagos que se realicen entre las mismas instituciones bancarias, la operación financiera se hará de manera inmediata.

El horario para el envío de los SPEI, lo determinarán las Instituciones Bancarias. VI. Protección de Cheques: La Banca Electrónica protege de alteraciones fraudulentas los cheques que las instituciones bancarias pueden operar en ventanilla, protegiendo la cuenta de origen, número de cheque, fecha, beneficiario e importe. VII. Conciliaciones Automáticas:

La Banca Electrónica cuenta con un programa que permite realizar las conciliaciones bancarias diarias en forma automática. VIII. Bitácora de Operaciones: Permite conocer las operaciones realizadas dentro de la Banca Electrónica, así como la hora, fecha y nombre del usuario. IX. Información Financiera: Se pueden consultar: las tasas de mercado de dinero y de capitales, así como los diferentes tipos de cambio, entre otros. Con fundamento en los Artículos 1205 y 1298 –A del Código de Comercio y el Artículo 52 de la Ley de Instituciones de Crédito; para efectos de comprobación y soportes, todos los reportes que genera la banca electrónica tendrán validez oficial y legal. Artículo 65.- Para el manejo del programa de pagos a proveedores y contratistas por descuento financiero electrónico “Como Veo Pago” los Intermediarios financieros serán los siguientes: I. Intermediarios financieros

a) BANORTE, S. A. b) SANTANDER, S. A. c) HSBC, S. A. d) BANAMEX, S.A.

En caso de incorporarse otro intermediario financiero, la Tesorería lo notificará oportunamente a los Organismos Públicos del Ejecutivo.

II.- Las cuentas bancarias que operarán el programa serán:

BANCO No. DE CUENTA CLABE NOMBRE DE LA CUENTA

BANORTE, S. A. 161106224 072580001611062243 FACTOR BANORTE

SANTANDER, S. A. 65501407909 014100655014079096 SECRETARÍA DE FINANZAS, CADENAS PRODUCTIVAS

HSBC, S. A. 4024788200 021100040247882001 SECRETARÍA. DE FINANZAS, CADENAS PRODUCTIVAS

BANAMEX, S.A. 01790202615 002100017902026154 SECRETARÍA DE FINANZAS, CADENAS PRODUCTIVAS

En caso de incorporarse otra cuenta bancaria, la Tesorería lo notificará oportunamente a los Organismos Públicos del Ejecutivo.

Artículo 66.- Son facultades y obligaciones de los Organismos Públicos del Ejecutivo:

I. Utilizar el programa “Como Veo Pago”, para efectuar el pago a sus proveedores y contratistas, tanto en gasto corriente como de inversión.

II. Enviar a la Dirección de Coordinación Municipal y Financiamiento Público de la

Tesorería, la documentación de sus prestadores de servicios para que sean afiliados al programa.

III. Recibir de manera mensual por parte de la Tesorería, la relación actualizada de los

prestadores de servicios afiliados.

IV. Verificar que todos los recursos sean autorizados y ministrados, para que se canalicen al Programa.

V. Consultar en el sistema los límites de las líneas de crédito, en caso de un sobregiro los

costos financieros que se generen se aplicarán con cargo al personal encargado del manejo del Programa.

VI. Incorporar al programa, los contra recibos de los proveedores y contratistas.

VII. Publicar la información relativa a los descuentos financieros de lunes a viernes de 8:00 a

18:00 horas. Así mismo informarán a los proveedores y contratistas, el horario de operación para aplicar los contra recibos el cual será de las 8:00 a 12:00 horas de lunes a viernes.

VIII. Fijar los plazos de vencimiento que tendrán los proveedores y contratistas, para utilizar

el descuento financiero, los cuales serán como mínimo 15 días y como máximo 120 días.

IX. Informarán oportunamente a los proveedores y contratistas, cuáles son las instituciones

financieras participantes en el Programa.

X. Enviar a la Tesorería con 72 horas hábiles de anticipación a la fecha de vencimiento, a la TESORERÍA la Solicitud de Recursos de acuerdo al formato No. T IV-19 (SF-TE-CF-SR-0010 A), indicando en el mismo el fondo de origen de los recursos y la fecha de vencimiento de los contra recibos.

XI. Realizar el pago oportuno de los vencimientos de los contra recibos aplicados por los

proveedores y contratistas en el Programa, en caso de que no se realice en tiempo y forma el pago de los vencimientos por causas imputables a los Organismos Públicos del Ejecutivo, los costos financieros que se generen se aplicarán con cargo al personal encargado del manejo del Programa.

XII. Establecer los mecanismos de control interno, necesarios con la finalidad de que la

Tesorería realice con base a las solicitudes de recursos, los pagos a las cuentas bancarias del Programa, por los vencimientos de los contra recibos aplicados por los proveedores y contratistas, cuidando en todo momento el origen de los mismos, con el

objeto de transparentar el manejo de los recursos Estatales y Federales por futuras revisiones de los Órganos de Control y Fiscalización.

XIII. La Tesorería coordinará que Nacional Financiera otorgue con oportunidad las claves de

usuarios y contraseñas (administrado y consulta) a los funcionarios de los Organismos Públicos del Ejecutivo para poder realizar operaciones a través del Programa; mismas que quedarán bajo su custodia, control y cuidado por lo que será de su exclusiva responsabilidad de cualquier quebranto que se pudiera sufrir como consecuencia del uso indebido de dichas claves.

XIV. En caso de que sustituyan o remuevan a las personas facultadas para el manejo y uso

del Programa, realizarán los trámites necesarios ante la Dirección de Coordinación Municipal y Financiamiento Público de la Tesorería, para que dichas personas dejen de tener acceso al Programa, siendo los Organismos Públicos del Ejecutivo, los responsables de las operaciones que estas llegaran a realizar o hayan realizado hasta que sean dadas de baja.

XV. Seleccionar adecuadamente a los proveedores y contratistas, susceptibles de utilizar el

financiamiento a través del Programa.

XVI. Dar de alta en el Programa los contra recibos de los proveedores y contratistas susceptibles de descuento financiero.

XVII. Los documentos dados de alta en el Programa, en caso de ser operados por los

Prestadores de Servicios, son adeudos reconocidos por los Organismos Públicos del Ejecutivo, por lo que no serán impugnados, en virtud de que los mismos le dieron de alta.

XVIII. Deberán revisar diariamente en el sistema el módulo AVISO DE NOTIFICACIÓN, la

relación de proveedores y contratistas que utilizaron el descuento financiero, con la finalidad de elaborar el calendario de vencimientos de los adeudos contraídos con las instituciones financieras.

XIX. Serán los responsables de solicitar a la Tesorería el pago de los adeudos contraídos con

las instituciones financieras en las fechas de vencimiento que en éstos se consigne, siempre y cuando la institución financiera notifique la realización de descuento financiero, en términos del Artículo 45 K de la Ley General de Organizaciones y Actividades Auxiliares del Crédito y el Artículo 2038 del Código Civil Federal por lo que con fundamento en el Artículo 2041 del Código Civil Federal y el penúltimo párrafo del Artículo 45 K de la Ley General de Organizaciones y Actividades Auxiliares del Crédito, los Organismos Públicos del Ejecutivo se liberarán de la obligación, en el momento que la Tesorería realice el pago a la institución financiera.

XX. No podrán utilizar el Programa para el pago de pasivos de recursos estatales y

federalizados de ejercicios fiscales anteriores.

XXI. Los Organismos Públicos del Ejecutivo, serán los responsables del manejo y aplicación del Programa, de acuerdo a lo establecido en estas políticas.

XXII. Serán los responsables de publicar en el Programa la información correspondiente a los

documentos susceptibles de descuento financiero. XXIII. Los proveedores y contratistas, revisarán a través del Programa, los documentos dados

de alta por los Organismos Públicos del Ejecutivo, y seleccionarán los que deseen operar a través del descuento financiero. Los proveedores y contratistas al momento de solicitar el descuento financiero, a través del Programa transmitirán a la institución financiera, los derechos de crédito de los documentos, para los efectos legales.

XXIV. La institución financiera recibirá de los proveedores y contratistas, a través del Programa

el mensaje de datos de los documentos sobre los cuales requieran el descuento financiero.

XXV. De acuerdo con lo dispuesto por el Artículo 45 K de la Ley General de Organizaciones y

Actividades Auxiliares del Crédito y el Artículo 2038 del Código Civil Federal, la institución financiera notificará a la Tesorería, a través de un mensaje de datos con su correspondiente acuse de recibo y a los Organismos Públicos del Ejecutivo, que realizarán el descuento financiero de los documentos solicitados por los proveedores y contratistas.

XXVI. La institución financiera depositará el importe correspondiente del descuento financiero a

la cuenta que los proveedores y contratistas le indiquen.

XXVII. NAFIN a través del centro de atención electrónica, verificará y registrará la operación y en su caso, autorizará la entrega de los recursos a la institución financiera.

XXVIII. Los Organismos Públicos del Ejecutivo, aceptan expresamente las notificaciones que la

institución financiera les otorgue, conforme al Artículo 45 K de Ley General de Organizaciones y Actividades Auxiliares del Crédito y el Artículo 2041 del Código Civil Federal.

XXIX. Serán recibidas las notificaciones a través del módulo del sistema, denominado AVISO

DE NOTIFICACIÓN. XXX. Con fundamento en lo dispuesto por los Artículos 1205 y 1298 A del Código de

Comercio, los mensajes de datos que los Organismos Públicos del Ejecutivo, transmitan o comuniquen, a través del programa, tendrán pleno valor probatorio y fuerza legal para acreditar la operación realizada, el importe de la misma, su naturaleza, así como las características y alcances de sus instrucciones. En los términos del Artículo 52 de la Ley de Instituciones de Crédito, el uso de los medios de identificación previstos en este convenio, para realizar operaciones a través del programa, sustituirá la firma autógrafa y producirán los mismos efectos que las leyes otorgan a los documentos correspondientes y en consecuencia, tendrán el mismo valor probatorio.

XXXI. Nacional Financiera, no prestará los servicios del Programa en los siguientes casos:

a) Cuando la información dada de alta por los Organismos Públicos del Ejecutivo, en el Programa sea insuficiente, inexacta o errónea, a juicio de Nacional Financiera.

b) Cuando los documentos no se encuentren dados de alta en el Programa, o bien se encuentren cancelados, aún cuando no hubieren sido dados de baja del Programa.

c) Por caso fortuito o fuerza mayor o por cualquier causa ajena al control de Nacional

Financiera.

d) Cuando se den de alta en el Programa, documentos vencidos, pagados o negociados previamente.

e) Cuando los Organismos Públicos del Ejecutivo, notifiquen oportunamente por cualquier

medio, con acuse de recibo, que algún documento no debe ser descontado o redescontado.

f) Cuando no tenga recursos disponibles para las instituciones financieras.

XXXII.- La Dirección de Coordinación Municipal y Financiamiento Público coordinará la elaboración de un reporte ejecutivo, que evalúe el desempeño de los Organismos Públicos, Instituciones Financieras y de Nacional Financiera. Artículo 67.- La documentación oficial y formatos que los Organismos Públicos del Ejecutivo presenten a la Tesorería, deberán observar lo siguiente:

I. Será responsabilidad de los Titulares, Jefes de Unidad y/o Directores de los Organismos Públicos del Ejecutivo, el registro y autenticidad de las firmas de solicitud, validación y autorización plasmadas en documentos oficiales.

II. Los formatos o documentos oficiales de Tesorería deberán ser presentados como lo

establece la Normatividad y los instructivos de elaboración para el ejercicio fiscal vigente.

III. Los formatos o documentos oficiales que sean presentados a las áreas respectivas de

la Tesorería, no serán recibidos si presentan: tachaduras, enmendaduras con líquidos correctores o de naturaleza similar, cambios manuales a procedimientos documentados y errores tipográficos.

De no cumplir con lo anterior, la Tesorería rechazará los documentos que no observen dichos requisitos de presentación, quedando bajo responsabilidad del Titular, Jefe de Unidad y/o Director de los Organismos Públicos del Ejecutivo las repercusiones a que haya lugar.

TÍTULO V DE LAS NORMAS ESPECÍFICAS DEL SUBSISTEMA DE DEUDA PÚBLICA

CAPÍTULO I

DE LAS POLÍTICAS DE REGISTRO Artículo 68.- El asiento inicial, deberá registrarse en el primer mes del ejercicio que se trate, con base a los saldos del cierre del ejercicio anterior, correspondiendo la fecha 01 de enero del ejercicio que inicia únicamente para las pólizas de dichos registros.

Para dar mayor facilidad en la captura de saldos iniciales y proporcionar integridad en la información, soportando las transferencias de saldos de un ejercicio a otro; en la captura del mismo, deberán incluir hasta 300 movimientos a nivel auxiliar por póliza. Se registrará con fecha 01 de enero la póliza de saldos iniciales, en la cual podrán elaborarse dos o más pólizas de Activos, Pasivos y Hacienda Pública. Artículo 69.- El registro de las operaciones y la preparación de los informes debe llevarse a cabo con base acumulativa de acuerdo a los Postulados Básicos de Contabilidad Gubernamental, Normas Fundamentales, Reglas Particulares de Valuación, así como Manuales emitidos por la Secretaría de Finanzas. La Contabilidad Gubernamental registra los ingresos y las erogaciones conforme se realizan, tomando en cuenta la Ley de Ingresos, el Presupuesto de Egresos así como también el catálogo de cuentas y el clasificador por objeto del gasto, esto es de acuerdo con la secuencia determinada en la estructura del presupuesto. Al cierre de cada período se incluirán todos los gastos que sean aplicables al mismo y los ingresos que se hayan recibido efectivamente. Es necesario identificar en forma detallada el ejercicio al que corresponden las diversas operaciones que se registran en las cuentas colectivas y demás que dentro de su estructura requieran dicho dato, ya que la omisión o inadecuada codificación, genera errores en algunos reportes que forman parte de la información financiera.

CAPÍTULO II DE LA INFORMACIÓN CONTABLE, FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y FUNCIONAL

Artículo 70.- La información que deberá presentarse a la Dirección de Contabilidad y Evaluación es la que a continuación se detalla, en las fechas y términos indicados: I. Saldos Iniciales.- Remitir una vez instalado el Sistema Contable Computarizado la siguiente información:

1. Balanza de comprobación inicial 2. Analítico de saldos

II. Semanal.- El Sistema de Administración Hacendaria Estatal, El Subsistema de Deuda Pública proporcionará información de una semana anterior, para ser evaluada por la Dirección de Contabilidad y Evaluación. III. Mensual.- Mediante oficio, dentro de los primeros 4 días posteriores al mes que corresponda en forma impresa la siguiente información:

1. Estado de Modificación a la Hacienda Pública 2. Balanza de comprobación mensual 3. Balanza de comprobación acumulada 4. Analítico de saldos de las cuentas utilizadas durante el ejercicio 5. Integración de cuentas de resultados

La información correspondiente al mes de junio por el Informe de Avance de Gestión Financiera, será entregada en forma previa con status precerrado, el primer día hábil del mes de julio del año correspondiente, para ser evaluada por la Dirección de Contabilidad y Evaluación. La Dirección comunicará en la misma forma al centro contable las irregularidades y omisiones una vez revisada la información recepcionada. El centro contable corregirá invariablemente en la información definitiva con status cerrado, que será entregada oficialmente dentro de los primeros 10 días del mes de julio a la Dirección de Contabilidad y Evaluación. La información correspondiente al mes de diciembre será entregada en forma previa con status precerrado, dentro de los primeros 4 días hábiles del mes de enero del año posterior al ejercicio que se cierra, para ser evaluada por la Dirección de Contabilidad y Evaluación, enviando lo siguiente:

1. Estado de Modificación a la Hacienda Pública 2. Balanza de comprobación mensual 3. Balanza de comprobación acumulada 4. Analítico de saldos de las cuentas utilizadas durante el ejercicio 5. Integración de cuentas de resultados

La Dirección comunicará al centro contable las irregularidades y omisiones una vez recepcionada la información correspondiente. El centro contable registrará las correcciones con fecha 31 de diciembre, para efectuar el cierre definitivo de dicho mes; información que será entregada oficialmente a la Dirección de Contabilidad y Evaluación el último día hábil del mes de enero del ejercicio siguiente al que se cierra. IV. Trimestral.- Mediante oficio, dentro de los primeros 5 días posteriores al trimestre que corresponda, en forma impresa y engargolado distinto al de la información mensual respectiva, original y copia de la siguiente información: a) Financiera

1. Estado de situación financiera. 2. Estado de resultados del ejercicio 3. Variaciones de las cuentas de balance. 4. Hoja de trabajo. 5. Análisis de la Deuda Pública Estatal a Corto y a Largo Plazo 6. Integración de cuentas de Transferencias. 7. Análisis de cuentas patrimoniales.

b) Presupuestaria

1. Estado analítico de ingresos por financiamiento 2. Cierre presupuestal 3. Cierre presupuestal por capítulos 4. Cierre Presupuestal; ajustes 5. Evolución del Gasto Presupuestal 6. Costo financiero de la deuda 7. Endeudamiento neto flujo de efectivo 8. Destino de los créditos contratados 9. Calendarización de los Pagos de la Deuda 10. Pagos de la Deuda 11. Evolución de la Deuda

c) Funcional

1. Análisis de la Política de Deuda Pública Estatal V. Cierre.- El cierre contable definitivo deberá efectuarse a más tardar el 31 de enero del ejercicio próximo siguiente al cierre y únicamente deberán incluir movimientos contables para regularizar operaciones, derivadas de las observaciones detectadas en la información previa del último mes del ejercicio de cierre, y los ajustes de orden y presupuestarios serán registrados al último día del mes del ejercicio de cierre. La información contable correspondiente al cierre del ejercicio fiscal correspondiente, procesada por el Sistema Contable Computarizado, deberá enviarse en forma impresa a la Dirección de Contabilidad y Evaluación a más tardar dentro de los primeros 14 días del mes de febrero del ejercicio próximo al que se cierra y será la siguiente:

1. Estado de situación financiera 2. Estado de resultados del ejercicio * 3. Estado de Modificaciones a la Hacienda Pública * 4. Balanza de comprobación mensual 5. Balanza de comprobación acumulada 6. Libro diario 7. Analítico de saldos de las cuentas utilizadas durante el ejercicio 8. Hoja de Trabajo

* Esta información deberá generarse antes de registrar los ajustes de resultados. Al cierre del ejercicio deberán quedar canceladas las siguientes cuentas: 11412 Concentraciones por Regularizar 31415 Transferencias de saldos otorgados 31416 Transferencias de saldos recibidos 31500 Transferencias pendientes de aplicación del ejercicio 31600 Transferencias pendientes de aplicar de años anteriores 40000 Resultados que aumentan o disminuyen la Hacienda Pública 52000 Ejercicio del presupuesto 54000 Financieras 55000 Memoranda

Los registros contables por concepto de ajustes de orden y de resultados generados al cierre del ejercicio deberán efectuarse posteriormente a la emisión de reportes. Artículo 71.- La información solicitada para la integración de la Cuenta Pública Anual e Informe de Avance de Gestión Financiera, se encuentra relacionada en el artículo 70 fracción IV de esta Normatividad, y deberá apegarse a las indicaciones del Catálogo de Formatos e Instructivos emitido por la Secretaría de Finanzas a través de la Dirección de Contabilidad y Evaluación, en la fecha y términos siguientes: I. Cuenta Pública Anual.- Se deberá enviar dentro de los primeros 14 días del mes de febrero, del ejercicio próximo siguiente al de cierre. II. Informe de Avance de Gestión Financiera.- Se deberá enviar a más tardar dentro de los primeros 10 días del mes de julio del ejercicio en el que corresponda. La información deberá enviarse en forma impresa, engargolada o empastada. Artículo 72.- Los estados financieros enviados por el Subsistema de Deuda Pública a la Dirección de Contabilidad y Evaluación, mensualmente, así como los de saldos iniciales presentarán rúbricas originales del Tesorero y el Director responsable. Del mismo modo para los estados financieros enviados trimestralmente, excepto los definitivos del mes de junio por el Informe de Avance de Gestión Financiera y diciembre por cierre del ejercicio, los cuales presentarán las firmas originales del Secretario de Finanzas y del Tesorero. Los demás documentos y reportes contables que emite el Sistema serán presentados con las firmas originales del Tesorero y Director responsable del subsistema de Deuda pública, independientemente de la fecha en que sean entregados. Artículo 73.- El centro contable deberá alimentar los niveles que se requieran dentro del Catálogo de Cuentas. El catálogo de cuentas normalmente está libre de uso para incrementar, eliminar o modificar en los dos últimos niveles que por lo regular solicitan el ejercicio y una descripción determinada, como son: clave y nombre del Organismo Público del ejecutivo, nombre del responsable, concepto, entre otros. Las cuentas que no necesitan clasificarse por ejercicio son los siguientes: 31111 31211 31411 31412 31415 31416 42111

Patrimonio Resultados del ejercicio Decrementos al patrimonio Incrementos al patrimonio Transferencias de saldos otorgados Transferencias de saldos recibidos Costo de operación

Las cuentas tienen todos los niveles definidos incluyendo la descripción, por lo que no pueden ser manejadas por el usuario para incrementar, eliminar o modificar:

31111 Patrimonio 31211 Resultados del ejercicio 31311 Rectificaciones a resultados 31520 Liquidadora de transferencias de año en curso 41114 Beneficios diversos

TÍTULO VI

DE LAS NORMAS ESPECÍFICAS DE ENTIDADES PARAESTATALES

CAPÍTULO I DE LAS POLÍTICAS DE REGISTRO

Artículo 74.- El registro de las operaciones y la preparación de los informes debe llevarse a cabo con Base Acumulativa, de acuerdo a los Postulados Básicos de Contabilidad Gubernamental, Normas Fundamentales de Registro, Reglas Particulares de Valuación, así como manuales emitidos por la Secretaría de Finanzas. El asiento inicial, deberá registrarse en el mes de enero, con base a los saldos finales que muestra el analítico ó auxiliares del ejercicio inmediato anterior y durante el ejercicio vigilará el cumplimiento de lo siguiente: I.- Integración del Fondo Revolvente El fondo revolvente se registrará contablemente en la cuenta 11113.- Fondo revolvente. El fondo revolvente se constituirá con recursos de la Entidad y será exclusivamente para cubrir gastos menores, emergentes, gastos a comprobar y viáticos que sean estrictamente indispensables para el buen funcionamiento y desempeño de sus actividades. El monto del fondo revolvente, deberá ser autorizado por el Órgano de Gobierno, o quien represente la máxima autoridad de la Entidad El Titular de la Entidad deberán comunicar por escrito, a la Subsecretaría de Entidades Paraestatales de la Secretaría de Finanzas, al inicio del ejercicio fiscal, el monto y nombre de la(s) persona(s) designada como responsable del fondo revolvente, el cargo que ocupa y el área a la que está adscrito, así como el importe que se le asignará incluyendo el porcentaje que le corresponde, anexando copia del acuerdo del Órgano de Gobierno donde se autoriza dicho fondo, debidamente suscrito, a más tardar dentro de los primeros cinco días hábiles posteriores a la fecha de autorización. De la misma forma éstas notificarán oportunamente los cambios presentados, especificando la fecha de los mismos, anexando copia de la póliza por los reintegros o comprobación de gasto de la persona que se dio de baja, así como los incrementos a la cantidad original, debiendo comunicar la justificación correspondiente, misma que deberá sujetarse a los principios de austeridad, honestidad e íntegra conducta, por lo que los funcionarios públicos deberán conducirse en todos sus actos con tales principios.

Asimismo, las Entidades anexarán copia del acuerdo del Órgano de Gobierno, a más tardar dentro de los primeros cinco días hábiles posteriores a la fecha de autorización. Para el manejo del fondo revolvente, las Entidades constituirán fondos revolventes que se manejarán en efectivo de acuerdo a sus necesidades. En cuanto a gastos emergentes se considerará hasta el monto total autorizado en el fondo revolvente de la Entidad, siempre que se justifique documentalmente la circunstancia que ocasionó la emergencia del gasto, con el visto bueno del Titular. Los gastos mayores a $ 2,500.00 deberán ser a través de cheques nominativos, para solventar gastos o necesidades emergentes No se aceptarán como comprobantes de gastos, comandas de consumo, vouchers de pago con tarjetas de crédito, tickets, notas de venta o mostrador, salvo aquellos que se deriven de la relación con contribuyentes que por facilidades administrativas o por la naturaleza del régimen fiscal en que se encuentren inscritos, les permitan quedar exentos o relevados de expedir facturas o comprobantes con los requisitos normativos. El Titular de la Entidad o en su caso las personas que este designe, serán los responsables de controlar los recursos asignados por concepto de fondo revolvente. Con base a las Normas y Tarifas para la Aplicación de Viáticos y Pasajes, vigente, emitidos en forma conjunta por las Secretarías de Administración y de Finanzas, la fecha para la comprobación de gastos por comisión será invariablemente y a más tardar dentro de los siguientes cinco días hábiles después de haber concluido la diligencia o comisión. El responsable del fondo revolvente tendrá como máximo cinco días hábiles para la comprobación del fondo al área administrativa, contados a partir de la fecha límite de comprobación. II.- Bancos Las cuentas bancarias se deberán agrupar de acuerdo al tipo de recurso, mismos que podrán ser federales, estatales, propios y ajenos. Asimismo, en caso de existir remanentes de estos recursos deberán aperturar una subcuenta que los identifique. Será responsabilidad de las Entidades elaborar la conciliación de las cuentas bancarias que maneje, debiendo acudir oportunamente ante la institución bancaria correspondiente para la recepción del estado de cuenta o consultando saldos y movimientos a través de la banca electrónica; de encontrarse diferencias deberán realizar las aclaraciones respectivas con las instituciones bancarias, antes del cierre del ejercicio o de la cancelación de la cuenta bancaria. En el caso de que existan depósitos no identificados, no deberán estar como partidas de conciliación, dado que tendrán que ser registrados en una subcuenta del mismo nombre cuya contracuenta será acreedores, con la finalidad de que los saldos en libros de las cuentas bancarias no reflejen saldos en rojo, los cuales al cierre del ejercicio deberán quedar cancelados.

El registro de las Operaciones Financieras, tratándose de expedición de cheques, estos estarán sujetos a la suficiencia que reflejen los libros contables a una fecha determinada, cuidando que en cada cierre mensual no existan sobregiros en los auxiliares de cada banco, de existir compromisos devengados, estos deberán realizarse a través de un reconocimiento formal de pasivos a favor de terceros. III.- Cuentas por Cobrar, se clasifican como sigue: a). Deudores por Responsabilidades. Todas aquellas situaciones que afecten los estados financieros de la Entidad, derivados del fincamiento de responsabilidades, tales como: robo, fraude, lesión de activos, malversación de fondos, duplicidad de pagos, entre otros, se deberán identificar y registrar en una cuenta especial. La Entidad deberá solicitar a la Secretaría de la Contraloría, le informe la situación que guardan las responsabilidades fincadas, así como el avance de las gestiones de cobro o depuración, teniendo como finalidad su registro oportuno. b). Deudores Sujetos a Resolución Judicial. Una vez denunciado el hecho ante la autoridad competente, la Entidad dará seguimiento al avance de las investigaciones, hasta el final, cuyo resultado dará pauta para la depuración y registro de los efectos en su Patrimonio. IV.- Otras Inversiones

a) Asentar en sus registros contables el año en que se adquirieron los bonos, obligaciones y otros valores.

b) Verificar que los registros contables estén debidamente soportados. c) Cumplir debidamente con los acuerdos establecidos por la adquisición de bonos,

obligaciones y otros valores efectuando las gestiones correspondientes. d) Realizar la baja por las ventas de los bonos, obligaciones y otros valores. e) Verificar que el monto establecido de la inversión, coincida con el registro contable; en

caso contrario, si no lo estuviera, investigar dicha diferencia para registrar los ajustes correspondientes.

V.- Inventario Las Entidades que cuenten con almacenes, deberán establecer un mecanismo de control, los cuales formarán parte de sus controles internos de acuerdo a las políticas que cada organismo dicte. Para efecto del registro contable, la existencia física de consumibles que se tengan en los almacenes y registrados como inventarios, serán contabilizados al costo de operación, costo de inversión, de acuerdo a los capítulos del gasto, costo de ingresos propios o decrementos al patrimonio cuando se trate de recursos ajenos o no presupuestales. Los consumibles que se adquieran posteriormente, serán registrados al costo de operación o de inversión de acuerdo a los capítulos del gasto.

VI.- Activo Fijo Respecto al control de los activos fijos, se deberán efectuar los registros contables agrupando por tipo de bien que sean del mismo costo y descripción, con la finalidad de que al dividir el importe reflejado en libros entre la cantidad de bienes de ese tipo, se determine su costo unitario, siendo el objetivo principal, coincidir el inventario físico con los registros contables, sin embargo de ser posible los analíticos de saldos reflejaran el costo de los activos en forma individual, de tal forma que pueda identificar las características propias del bien. El inventario físico de los activos fijos de las Entidades deberá efectuarse al cierre del ejercicio, teniendo en cuenta lo siguiente: a).- Registro y Control del activo fijo en bienes muebles Para la alta y baja, el registro y control de los activos fijos deberá realizarse conforme a los Lineamientos para el Registro y Control de los Bienes Muebles e inmuebles adscrito al Poder Ejecutivo, previa aprobación de su Órgano de Gobierno y las siguientes consideraciones específicas: Mobiliario y Equipo de Administración Maquinaria y Equipo Agropecuario, Industrial, de Comunicaciones y de Uso Informático Vehículos y Equipo de Transportes Equipo e Instrumental Médico y de Laboratorio Herramienta y Refacciones Maquinaria y Equipo de Defensa y Seguridad Pública Semovientes de Trabajo y Reproducción

1. Asentar en sus registros contables el año en que se adquirieron los bienes, ya sea por

compra o donaciones.

2. Los registros contables deberán estar soportados con la documentación correspondiente, como facturas, actas de transferencia o donación, entre otros.

3. Verificar la existencia física de los bienes con los que se encuentran registrados en

libros, mediante un inventario.

4. De existir algún bien que no se encuentre registrado, se deberá investigar su procedencia y soportar su valor con la documentación correspondiente.

5. De tener registrado bienes inexistentes, deberán realizar las gestiones correspondientes

para su cancelación contable, debiendo estar soportado con la documentación correspondiente.

6. Contar con relaciones analíticas de Mobiliario y Equipo de Administración; Maquinaria y

Equipo Agropecuario, Industrial, de Comunicaciones y de Uso Informático; Vehículos y Equipo de Transporte; Equipo e Instrumental Médico y de Laboratorio; Herramientas y

Refacciones; Maquinaria y Equipo de Defensa y Seguridad Pública, mostrando a detalle cada uno de los bienes con su número de inventario.

b).- Registro y Control del activo fijo en bienes inmuebles Edificios Terrenos

1. Asentar en sus registros contables el año en que se adquirieron los edificios y terrenos,

así como de los gastos por adjudicación, expropiación e indemnización por daños. 2. Verificar que los registros en estos rubros estén debidamente soportados

documentalmente. 3. Realizar la baja de los edificios y terrenos por transferencia a Organismos Públicos del

Ejecutivo, por donación, dación en pago, caso fortuito o de fuerza mayor, mediante el instrumento legal correspondiente.

4. Tratándose de transferencia de bienes, se verificará que el acta de entrega recepción

contenga las requisitaciones pertinentes: año de adquisición; descripción del bien; situación del estado de uso; valor en libros; además de que el Organismo Público del Ejecutivo que recibe, efectúe los movimientos de registro relacionados a la incorporación.

5. Reclasificar contablemente los edificios y terrenos otorgados en contrato de comodato o

servidumbre. c).- Las Entidades que cuenten con activos fijos no regularizados, estos podrán incorporarse o desincorporarse en los estados financieros, de acuerdo a los siguientes criterios:

1).- Altas: En caso de los activos que existen físicamente y son anteriores al ejercicio 2000, la dependencia o entidad procederá a efectuar su alta contable, tomando en cuenta lo siguiente:

1.1) Si cuenta con documentación soporte, especificada en el artículo 12 fracción I de esta normatividad, se le dará de alta de acuerdo al valor que refleje el documento que de lugar a la propiedad del bien.

1.2) Si no se cuenta con la documentación soporte, la dependencia o entidad podrá

determinar su valor de acuerdo a los criterios especificados en el inciso d) de esta fracción y elaborar acta circunstanciada interna con anexo, según formatos T IV-04 y T IV-05 siguiendo los Lineamientos para el Registro y Control de los Bienes Muebles e Inmuebles del Poder Ejecutivo del Estado de Chiapas, emitido por la Secretaría de Administración.

1.3) En caso de contar con la documentación soporte de los activos existentes y estos

no reflejen un valor, se registrará considerando el criterio especificado en el inciso d) de esta fracción.

1.4) Realizar por lo menos una cotización de un bien igual o de similar característica, aplicando un porcentaje deterioro de acuerdo al estado físico en que se encuentren así como de vida útil, conforme a la siguiente tabla:

ESTADO FÍSICO DEL BIEN DETERIORO Bueno 25 % Regular 50 % Con vida útil limitada 75 %

1.5) Bienes de estado físico inservible, no se le otorgará valor alguno, por lo que no

podrán ser contabilizados en cumplimiento de las Normas de Información Financiera Gubernamental “Cuantificación en términos monetarios”.

1.6) Bienes que por su naturaleza no puedan ser enajenados o transferidos

considerándose propiedad de la Nación o el Estado, se le asignará el valor simbólico de $1.00.

1.7) Las Entidades cuyo soporte del bien inmueble no contenga valor, podrán

registrarse a su valor catastral o avalúo. En caso de no contar con las escrituras públicas o documento equivalente que ampare la propiedad de los edificios y/o terrenos, se incorporaran a los registros contables una vez se realice la regularización de acuerdo al programa de actualización y regularización de activos que se establezca.

1.8) Con la documentación soporte: factura, escrituras, acta, entre otros, procederá a

efectuar el registro contable con cargo a la cuenta de activo correspondiente y abono a la cuenta 31412 Incrementos al Patrimonio, notificando en su caso, a la Secretaría de Administración el movimiento efectuado en la contabilidad anexando el soporte documenta

2).- Baja:

Para el caso de los bienes que están contabilizados, pero son inservibles o no existe físicamente se transfirieron o se donaron, la dependencia o entidad procederá a efectuar su baja contable, tomando en cuenta lo siguiente:

2.1) En caso de inservibles, robados o siniestrados, deberá elaborarse acta circunstanciada interna de baja con anexo según formatos T IV-06 y T IV-07, mencionando en el acta la situación que tuvo el bien, siguiendo los Lineamientos para el Registro y Control de los Bienes Muebles e Inmuebles del Poder Ejecutivo del Estado de Chiapas.

2.2) En caso de baja por donación, se apegarán a lo especificado en el artículo 39 de

esta normatividad contable y financiera.

2.3) Efectuar los registros contables a valor en libros, con la documentación soporte reunida, que será a cargo a la cuenta de 31411 Decrementos al Patrimonio y abono a la cuenta de activo donde esté registrado el bien, notificando en su

caso, a la Secretaría de Administración el movimiento efectuado en la contabilidad anexando el soporte documental.

VII.- Obras Públicas a).- Obras Terminadas por Transferir

1. Asentar en sus registros contables el año en que se realiza todo tipo de adquisiciones necesarias para la construcción, instalación, ampliación, rehabilitación, servicios relacionados con la obra pública, entre otros., así como las asignaciones para realizar estudios de preinversión.

2. Verificar que cada uno de los importes constituidos como saldos al cierre del ejercicio,

especifiquen el nombre de la obra o estudio de preinversión.

3. Verificar que los registros en estos rubros estén debidamente soportados. Documentalmente.

4. Dar trámite de entrega-recepción a las obras por transferir.

5. Las Entidades deberán realizar el registro contable de las obras terminadas por transferir

en un plazo máximo de 15 días hábiles posteriores a la firma del acta de terminación de obra. En el caso de estas obras, el costo total se deberá considerar un gasto de inversión.

VIII.- Activos en Contrato de comodato, donación y dación en pago. a) Asentar en sus registros contables el año en que se otorgaron o recibieron los bienes

muebles e inmuebles conforme al respectivo contrato de comodato, donación o convenio de dación en pago.

b) Contar con relaciones analíticas de los bienes muebles e inmuebles con número de

inventario. c) Tener en cuenta la terminación del Contrato de Comodato, para efectuar el registro contable

de cancelación. d) Tratándose de donación entre Entidad y Dependencias, se hará en apego a los

Lineamientos para el Registro y Control de los Bienes Muebles e Inmuebles adscritos al Poder Ejecutivo, emitido por la Secretaría de Administración, además de lo siguiente:

1. La Entidad que disponga donar un bien que haya tenido en uso y no esté registrado

en su contabilidad, primero aplicará el procedimiento de incorporación de esta Normatividad, después efectuará el registro contable.

2. La donante entregará a la beneficiaria el documento que soporte la propiedad del

bien y el valor del mismo así como la autorización del Órgano de Gobierno.

3. La donante entregará a la beneficiaria el número de inventario, folio y valor en libros,

así como copia del Analítico de Saldos de la cuenta donde se refleja el registro contable del bien.

4. La Entidad beneficiada deberá contabilizar el ingreso de los bienes en la cuenta de

activo que le corresponda usando la subcuenta Bienes Recibidos y el ejercicio con la fecha de donación, anexando a la póliza, copia de los documentos recibidos de la donante.

5. Tratándose de bienes nuevos que la Entidad adquirirá para entregarlos a la

sociedad, es decir, que solo participa como mediadora para beneficiar a otros, deberán solicitar los recursos para la compra de ellos en la partida 4211 Subsidio para Adquisición de Bienes Muebles e Inmuebles y registrar al gasto la adquisición del bien.

6. De no solicitar los recursos en la partida indicada en el párrafo anterior, los bienes

que se entreguen a la sociedad deberán ser dados de baja de la contabilidad mediante la elaboración de un acta con anexo según formatos T IV-08 y T IV-09. El registro contable será cargo a la cuenta 31411 Decrementos al patrimonio y abono a la cuenta de activo donde esté registrado el bien, notificando a la Secretaría de Administración.

e) Para el caso de dación en pago, suscribirá el convenio respectivo y las afectaciones

contables correspondientes. IX.- Otros Activos a).- Operaciones en Proceso de Regularización Presupuestal: En esta cuenta se deberán contabilizar aquellos gastos que no fueron previstos en el presupuesto de egresos autorizado, y cuyo recurso proviene de otra partida presupuestal. Para tener un adecuado control dichos gastos deberán separarse por capítulos de acuerdo al Clasificador por Objeto del Gasto, con la finalidad de que sean presentados el Órgano de Gobierno, para su regularización mediante traspaso interno y cuando se requiera de ampliación de recursos ante la Secretaría de Finanzas, siempre y cuando no se contraponga con la normatividad en la materia. Esta cuenta deberá quedar totalmente regularizada en un periodo no mayor de 60 días b).- Adeudos de Dependencias y Entidades: Los recursos de ejercicios anteriores por concepto de ministraciones que no se depositaron en su oportunidad a la cuenta bancaria correspondiente, cuyo importe se refleja en el saldo de la cuenta 13111.- Adeudos de Dependencias y Entidades, deben ser reclasificados a la cuenta que corresponda en los primeros meses del presente ejercicio. X.- Ingresos Propios

Son los recursos que obtienen las entidades que conforman el sector paraestatal y tienen su origen principal en la venta de bienes y servicios conforme a los fines de creación; ingresos por erogaciones recuperables; ingresos por la venta de activo fijo; así como financiamientos internos y externos. La Entidad administrará los ingresos propios previa autorización de su Órgano de Gobierno conforme lo dispone la Ley de Entidades Paraestatales del Estado de Chiapas, excepto los que se recauden por concepto de licitaciones en obra pública, ya que no podrán destinarse a fines específicos y deberán concentrarse a la Tesorería de la Secretaría de Finanzas. Las Entidades comunicarán mensualmente a la Secretaría de Finanzas, a través de la Dirección de Ingresos los reintegros que efectúen por el concepto de Obra Pública. La captación de estos recursos se deberá registrar contablemente en cuentas de orden, las cuales deben quedar canceladas al cierre del ejercicio. La aplicación de los ingresos propios que perciban las entidades, se regirá de acuerdo a las reglas y políticas que emita el propio ente, considerando en ellas a lo menos lo siguiente:

1. Estar considerado dentro del presupuesto de ingresos y egresos propios autorizados por el órgano de gobierno, junta directiva o máxima autoridad representativo del organismo.

2. Que cumplan con la finalidad de las funciones sustantivas del organismo. 3. Que los documentos comprobatorios cumplan con las disposiciones legales. 4. Reflejarse en los libros contables.

XI.- Ayudas, Subsidios y Transferencias, Ayudas.- Asignaciones que el Gobierno Estatal otorga a los diversos sectores de la población, personas, instituciones sin fines de lucro y al sector educativo público, ya sea en forma directa o a través de los Organismos Públicos del Ejecutivo. Subsidios.-. Asignaciones que el Gobierno Estatal otorga para actividades prioritarias, generales y de carácter temporal, a los diferentes sectores de la sociedad, en forma directa o a través de Organismos Públicos del Ejecutivo. Transferencias.- Son las asignaciones previstas por el Gobierno Estatal, en el presupuesto de las Dependencias como un proyecto, destinadas a las Entidades sectorizadas a éstas, para sufragar gastos de operación y de capital. Las Entidades deberán registrar en la contabilidad las Ayudas, Subsidios y Transferencias, de tal manera que disminuyan sus pérdidas anuales de operación hasta por el monto de sus erogaciones totales no cubiertos con sus ingresos propios y, los excedentes deberán reintegrarse a ésta Secretaría dentro de los primeros 5 días del mes de enero, conforme a lo establecido en el Código de la Hacienda Pública para el Estado de Chiapas y Normas Presupuestarias para la Administración Pública del Estado de Chiapas. En el Estado de Resultados se presentará el rubro de Ayudas, Subsidios y Transferencias, según sea el caso de los recursos, antes del resultado del ejercicio, separando los recursos obtenidos del Gobierno Federal y los del Gobierno Estatal. XII.- Recursos Ajenos

Son aquellos recursos que recibe la Entidad para la realización de programas y proyectos Institucionales, a través de Instituciones distintas del Gobierno del Estado, ya sean Nacionales o Extranjeras. Se deberá registrar contablemente en cuentas de orden, además de su afectación de las cuentas de balance las cuales deben quedar canceladas al cierre del ejercicio, con apego a la legislación y normatividad presupuestaria. XIII.- Cuentas de Orden Presupuestarias Con el propósito de que la Entidad cuente con las herramientas de control que le permitan identificar los registros por ingresos y egresos de la Entidad, y llevar simultáneamente el control del ejercicio presupuestario y sus efectos en la contabilidad, la Entidad deberá aplicar las siguientes cuentas presupuestarias: a) De Ingresos 1.-Presupuesto de Ingresos Autorizado 2.-Presupuesto de Ingresos por estimados o por recibir 3.-Presupuesto de Ingresos cobrados o ejecutados b) De Egresos 1.-Presupuesto de Egresos Autorizado 2.-Presupuesto de Egresos por Ejercer 3.-Presupuesto de Egresos Ejercido Se deberá registrar en las Cuentas de orden el presupuesto de egresos autorizado por el Honorable Congreso del Estado y el presupuesto de ingresos autorizado por el Órgano de Gobierno. De igual forma, se deberán registrar los recursos provenientes de Ayudas, Subsidios y Transferencias de ejercicios anteriores que no hayan sido ejercidos durante los mismos; y que en el ejercicio actual se utilicen para sufragar gastos o adquirir activos fijos. La utilización de dichos recursos deberán ser autorizados por el Órgano de Gobierno, y registrarse en las Cuentas del inciso b. Se contabilizará durante el ejercicio en forma simultánea los movimientos en las cuentas de Activo, Pasivo y Hacienda Pública, así como las presupuestarias que correspondan. Estos movimientos deberán quedar reflejados en la misma póliza. Artículo 75.- La depreciación y amortización son procedimientos que tienen como finalidad, distribuir el costo de los activos de manera sistemática, permitiendo de esta forma reducir las utilidades y como resultado se obtiene un beneficio fiscal, y se define como sigue: Depreciación: Es el procedimiento de contabilidad que tiene como fin distribuir de manera sistemática y razonable el costo de los activos fijos tangibles, entre la vida útil estimada de la unidad.

Amortización: Extinción gradual de cualquier deuda durante un período de tiempo, por ejemplo: la disminución periódica en libros de una prima de seguros. Para las Entidades, estos procedimientos no reportan ninguna ventaja de orden práctico y financiero, ya que el monto que éstos pudieran representar, no proporciona ningún beneficio fiscal y financieramente tienen muy poca o nula utilidad, puesto que la situación financiera de las Entidades se muestra tomando en cuenta otros elementos, pudiendo ser entre otros, su capacidad de pago, la cual se puede determinar mediante el análisis a sus fondos disponibles en efectivo, el importe de su presupuesto de ingresos no comprometidos y el importe de sus obligaciones exigibles. Por lo anterior, las Entidades deberán apegarse a lo establecido en el Postulado Básico de Contabilidad Gubernamental denominado Costo Histórico y podrán realizar el cálculo de la depreciación a los activos fijos, así como la amortización a los activos intangibles, cuando sus objetivos y sus necesidades de información lo requieran. Artículo 76- En las Entidades no lucrativas, la evaluación de mantenimiento financiero de capital y el ajuste de utilidades, es irrelevante en relación con sus objetivos, considerando que:

I. Las Entidades están constituidas de acuerdo al Decreto de Creación y a la Ley de Entidades Paraestatales del Estado de Chiapas, cuyo objeto es el de proporcionar servicios públicos de carácter asistencial, educativo, cultural, deportivo y agrícola, que cumplen con una clara función social, sin perseguir fines de lucro.

II. Su eficiencia y productividad no pueden ser medibles en términos de rentabilidad

financiera. Esto es, que proporcionan servicios sin dar lugar a una relación de intercambio entre los recursos que se reciben y los servicios prestados; en caso de que en esta relación de intercambio existiera un rendimiento, éste se destina a un propósito social.

III. Sus recursos de operación y de inversión provienen preponderantemente de ayudas,

subsidio y transferencias que les otorga el Gobierno Estatal.

CAPÍTULO II DE LA DISOLUCIÓN, LIQUIDACIÓN, EXTINCIÓN Y FUSIÓN

Artículo 77.- La Secretaría de Finanzas, a propuesta o previa opinión de la Coordinadora de Sector, someterá a la consideración del Ejecutivo del Estado la constitución o desincorporación de una Entidad Paraestatal. Salvo que por los fines o características particulares de una entidad no se requiera que se constituya por Ley o Decreto del Congreso, el Ejecutivo Estatal autorizará la constitución de una Entidad Paraestatal por conducto de la Secretaría de Finanzas con la opinión de las demás dependencias normativas. Artículo 78.- Para la desincorporación de una Entidad Paraestatal creada por Ley o Decreto del Congreso del Estado o por Decreto del Ejecutivo del Estado o estatutos, se deberán observar las mismas formalidades seguidas para su constitución. Atendiendo a las diferencias que existen en cuanto a las características y estructura legal que corresponde a cada Entidad Paraestatal, el proceso de desincorporación se llevará a cabo

mediante la disolución y liquidación, extinción, la enajenación de su participación accionaria o bienes patrimoniales, o la fusión de ser necesaria con otra Entidad Paraestatal. Artículo 79.- La autorización del Congreso del Estado o del Ejecutivo Estatal se formalizará en los términos del párrafo anterior, entendiéndose por:

I. Desincorporación.- Al acto administrativo en virtud del cual el Poder Ejecutivo Estatal a través de una dependencia delega facultades para separar los bienes de dominio público, pasándolo al dominio del derecho privado del Estado o del Derecho Común o civil, mediante todos los actos jurídicos necesarios.

II. Disolución.- A la circunstancia en que según la ley son capaces de poner fin al acto

constitutivo de una Entidad Paraestatal, es decir, la situación en que la entidad pierde su capacidad jurídica para el cumplimiento del fin para el que se creó y sólo subsiste para la resolución de vínculos establecidos con terceros.

No supone la extinción inmediata de la Entidad Paraestatal creada, sino que continúa conservando su personalidad jurídica para efectos de la liquidación.

III.- Liquidación y Extinción.- Disuelta la Entidad Paraestatal, se pondrá en liquidación. Es

una fase en la vida de la entidad que antecede a su extinción definitiva.

A diferencia de la disolución, la liquidación no es un acto, sino un procedimiento, una serie de operaciones sucesivas dirigidas a hacer posible el reparto del patrimonio social, previa satisfacción de los acreedores sociales. La liquidación podrá estar a cargo de uno o más liquidadores, quienes serán representantes legales del ente y responderán por los actos que ejecuten excediéndose de los límites de su cargo o puede ser a través de las dependencias normativas.

IV. Extinción.- Es la abrogación de la Ley o Decreto de creación sin entrar en proceso de disolución o hasta la cancelación definitiva de su registro ante las instancias estatales y federales como consecuencia de la liquidación definitiva.

V. Enajenación.- Venta o donación de la participación accionaria a terceros o de los activos de una Entidad Paraestatal que se desincorpora de la Administración Pública.

VI. Fusión.- Se produce cuando una dependencia de la Administración Pública Centralizada o Entidad Paraestatal adquiere todo el activo de otra y lo funde en su propia organización ya existente. El proceso de lo anterior, conlleva a realizar todas las operaciones necesarias para concluir los negocios pendientes a cargo de la Entidad Paraestatal, para cobrar lo que a la misma le deban y para pagar lo que adeude.

Artículo 80.- Cuando una Entidad Paraestatal creada como empresa de participación estatal, sea desincorporada, ésta se realizará en los términos a que se refiere el artículo 35 de la Ley de Entidades Paraestatales del Estado de Chiapas, conforme a sus estatutos y la legislación aplicable, de manera enunciativa más no limitativa en la forma siguiente:

I. El Liquidador designado informará mensualmente a la Coordinadora de Sector, así como

a la Secretaría de Finanzas, Secretaría de Administración y a la Secretaría de la Contraloría, sobre el avance y estado que guarde el proceso.

II. El Liquidador someterá a dictamen del auditor externo designado por la Secretaría de la

Contraloría, los estados financieros generados durante el periodo de liquidación.

La Coordinadora de Sector al que corresponda la empresa, intervendrá en el proceso en los términos de sus atribuciones. En el caso de una Entidad Paraestatal creada como organismo público descentralizado u organismo auxiliar del Ejecutivo del Estado con funciones de Servicio Institucional, se podrá extinguir con la abrogación de la Ley o decreto respectivo; sujeto al cumplimiento de los trámites administrativos correspondientes a que haya lugar. Artículo 81.- Para la liquidación y extinción de una Entidad Paraestatal creada como organismo público descentralizado con funciones de Empresa Pública, la Secretaría de Finanzas o la Coordinadora de Sector, según se determine en la Ley o decreto respectivo, señalará las bases para el desarrollo del proceso en tiempo y forma de lo siguiente:

I. Inicia proceso de desincorporación:

a) La Coordinadora de Sector a través de la Secretaría de Finanzas somete a consideración del Ejecutivo del Estado la disolución y liquidación, extinción, enajenación o fusión.

II. Decreto del H. Congreso Estatal, Decreto o Acuerdo del Ejecutivo que autorizan el proceso

de disolución:

a) El organismo público descentralizado elabora proyecto de Acuerdo o Decreto de disolución, observando las mismas formalidades seguidas en su creación y lo somete a consideración de la Secretaría de Finanzas, Consejería Jurídica, Secretaría de Administración, Secretaría de Gobierno y Secretaría de la Contraloría.

b) Satisfechos los requisitos correspondientes, remite a la Secretaría de Gobierno para

que el H. Congreso Estatal o Ejecutivo expida el Acuerdo o Decreto respectivo, mediante la Publicación en el Periódico Oficial del Estado.

III. Observancia de las disposiciones legales y normativas de actuación para el proceso de

disolución:

a) La Secretaría de Finanzas emite opinión técnica respecto al marco jurídico que norma y sustenta a la Entidad Paraestatal, para que la disolución se lleve a cabo en estricto apego al mismo.

IV. Sesión del Órgano de Gobierno para tratar los asuntos relativos al proceso de liquidación:

a) El organismo público descentralizado convoca a sesión del Órgano de Gobierno.

b) Asuntos del orden del día a tratar para acuerdo que se someten a consideración del Órgano de Gobierno:

1. Autorización y trámites conducentes a la disolución.

2. Nombramiento del Liquidador o Comisión Liquidadora para que asuma las

funciones inherentes al cargo.

3. Destino de los activos.

4. Liquidación de la plantilla de personal según la relación laboral: Contrato Colectivo de Trabajo, personal de confianza y base.

5. Asuntos generales.

V. El liquidador o Comisión Liquidadora de manera enunciativa más no limitativa realizará las

siguientes funciones y actividades:

a) Levanta inventario físico de los bienes muebles e inmuebles.

b) Delimita bienes y recursos propiedad del Gobierno del Estado.

c) Delimita bienes propiedad del organismo público descentralizado.

d) Integra la documentación correspondiente a la propiedad de los bienes muebles e inmuebles (facturas, escrituras públicas, contratos de arrendamiento, pedimentos de importación, entre otros)

e) Levanta acta de entrega - recepción relativa a los bienes muebles e inmuebles y

recursos del organismo público descentralizado sustentados en sus estados financieros, formulados conforme a los formatos establecidos por la Secretaría de la Contraloría.

f) Relaciona asuntos pendientes, documentos valorables, entre otros, del organismo

público descentralizado.

g) Levanta relación de archivo en trámite, concentración e histórico en términos de los Lineamientos normativos correspondientes.

h) Determina plantilla de personal liquidado o fusionado por conducto de la Secretaría

de Administración.

i) Concluye operaciones sociales que hubieren quedado pendientes al tiempo de la disolución.

j) Actualiza la contabilidad y libros.

k) Cobra lo que deban al organismo público descentralizado paga pasivos; registra asientos correspondientes, así como los gastos en que se incurrirán durante el proceso de liquidación.

l) Solicita autorización al Órgano de Gobierno para cancelar cuentas por cobrar

irrecuperables.

m) Cancela cuentas y firmas autorizadas ante las instituciones bancarias.

n) Cancela contratos de prestación de servicios ante proveedores.

o) Somete a consideración al Órgano de Gobierno el dictamen fiscal por despacho contable externo, por el período de la liquidación.

p) Tramita cancelación de clave programática presupuestaria ante la Secretaría de

Finanzas.

q) Presentación del Informe de Liquidación y Balance Final ante el Órgano de Gobierno.

r) Realiza trámites y obligaciones fiscales ante las autoridades estatales y federales.

s) Formula balances (inicial, mensual y final) y levanta inventarios.

t) Rinde informe mensual y final al Órgano de Gobierno sobre el avance y estado que

guarda el proceso de liquidación.

u) Para efectos de garantizar el marco de transparencia y legalidad relativos al procedimiento de liquidación, integra en archivo magnético un expediente de memoria de gestión denominado “Libro Blanco” que contenga todas las constancias documentales.

v) Resguarda, conserva y custodia el archivo contable y documentación comprobatoria

del gasto de la Entidad Paraestatal, por un tiempo mínimo de diez años conforme a la legislación o normatividad correspondiente.

VI. Control, vigilancia, seguimiento y evaluación del proceso de liquidación:

a) La Coordinadora de Sector, Secretaría de la Contraloría, Secretaría de Finanzas y Secretaría de Administración, ejercerán las acciones que corresponda en el ámbito de sus respectivas competencias en el proceso de liquidación.

Artículo 82.- Los compromisos que haya adquirido hasta la fecha de la liquidación y extinción del organismo público descentralizado, deben ser asumidos de inmediato por la Coordinadora de Sector y en el caso de la fusión será la Entidad Paraestatal o dependencia a la que se incorpora.

Artículo 83.- A falta de disposición de la Ley o Decreto del Congreso del Estado o por Decreto del Ejecutivo del Estado o estatutos, el nombramiento del liquidador o Comisión Liquidadora se

hará por acuerdo del Órgano de Gobierno en la forma que la Ley General de Sociedades Mercantiles señale, según la naturaleza del organismo público descentralizado. En caso necesario, el Ejecutivo Estatal podrá emitir Acuerdo en que autoriza la creación de una Comisión Liquidadora integrada por: Coordinadora de Sector, Secretaría de Finanzas, Secretaría de Administración y Secretaría de la Contraloría, quienes determinarán el nombramiento de un responsable que estará a cargo del proceso.

La figura del Liquidador en el proceso de liquidación de un organismo público descentralizado y sus atribuciones será análoga a los términos de lo establecido en el artículo 235 y 242 de la Ley General de Sociedades Mercantiles.

CAPÍTULO III

DE LA INFORMACIÓN CONTABLE, FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y FUNCIONAL Artículo 84.- La información que deberá presentarse a la Subsecretaría de Entidades Paraestatales de la Secretaría de Finanzas es la que a continuación se detalla, en las fechas y términos indicados y deberá estar respaldada con las firmas del Director General y el Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo o su equivalente: La entrega de información será como sigue: I.- Mensual Mediante oficio, dentro de los primeros 10 días posteriores al mes que corresponda impresa y engargolado, la siguiente información:

a) Estado de Situación Financiera b) Estado de Resultados c) Estado de Costo de Producción en su caso. d) Balanza de Comprobación Mensual e) Balanza de Comprobación Acumulada f) Libro Diario g) Libro Mayor h) Analítico de Saldos i) Conciliaciones Bancarias, anexando fotocopia del estado de cuenta.

La Subsecretaría de Entidades Paraestatales, a través de sus áreas dará a conocer al centro contable de la Entidad las observaciones detectadas a su información financiera.. II.- Trimestral Mediante oficio dentro de los primeros 12 días posteriores al trimestre que corresponda, de acuerdo a los formatos incluidos en el apartado de anexos, en forma impresa, engargolado y en disquete la siguiente información: a) Información Financiera:

IF-01 Estado de Situación Financiera IF-02 Variación en las Cuentas de Balance, con sus comentarios IF-03 Estado de Resultados IF-04 Hoja de Trabajo IF-05 Análisis por Antigüedad de Saldos, de las Cuentas por Cobrar y por Pagar. IF-06 Informe sobre el Estado de Variación del Activo Fijo

b) Información Presupuestaria: IP-01 Análisis de los Ingresos IP-02 Análisis de los Egresos por Fuente de Financiamiento IP-02-01 Empleo y remuneraciones IP-02-02 Egresos estatal por partida presupuestaria IP-03 Comparativo de Ingresos y Egresos IP-04 Informe de Avance Financiero de Programas y Proyectos IP-05 Informe de Avance Físico de Programas y Proyectos

c).- Información Funcional:

Análisis Funcional d).- Social Esta información será presentada en el “Formato de Cuenta Pública Social”, dentro de los primeros 15 días posteriores al trimestre que corresponda. Contendrá los proyectos más relevantes de impacto social y deberá presentarse en lenguaje cotidiano, de manera visual con fotografías en formato JPG sin pegar en un archivo de texto, indicándose el nombre del programa, obra o acción, así como gráficos que puedan transmitirse a la sociedad. La Secretaría de Finanzas podrá solicitar información complementaria que considere necesaria, en la forma y plazos que ésta determine. Artículo 85.- La información solicitada para la integración de la Cuenta Pública Anual, Informe de Avance de Gestión Financiera y Cuenta Pública Social, se encuentra relacionada en el artículo 84 fracción II, debiéndose apegar a las indicaciones del Catálogo de Formatos e Instructivos emitido por la Secretaría de Finanzas a través de la Dirección de Contabilidad y Evaluación, en el siguiente periodo: I.- Cuenta Pública Anual. La información solicitada para la integración de la Cuenta Pública Anual deberá apegarse a las condiciones del Catálogo de Formatos e instructivos emitidos por la Secretaría de Finanzas. Se aplicarán los formatos contenidos en la fracción II del artículo 84 de esta Normatividad. Se deberá enviar a la Subsecretaría de Entidades Paraestatales de la Secretaría de Finanzas, en forma impresa y Cd, ó electrónica a más tardar dentro de los primeros 14 días del mes de febrero del año posterior al ejercicio que se cierra.

La información que se presente debe referirse al período de un año natural es decir del 1o. de enero al 31 de diciembre. En el caso de Entidades que inicien operaciones en el transcurso del año, éstas deberán reportar su información a partir de esa fecha y hasta el último día del mes de diciembre. II.- Informe de Avance de Gestión Financiera. Las Entidades deberán enviar la información señalada en la fracción II del artículo 84 de ésta normatividad, con corte al mes de junio a más tardar dentro de los primeros 10 días del mes de julio a la Subsecretaría de Entidades Paraestatales de la Secretaría de Finanzas, para la integración del Informe de Avance de Gestión Financiera. La información deberá enviarse en forma impresa, engargolada o empastada. Al cierre del ejercicio deberán quedar canceladas las siguientes cuentas: 11113 Fondo revolvente 11511 Anticipos a proveedores 11614 Mercancías en tránsito 13114 Operaciones en proceso de regularización presupuestal 21118 Adeudos de años anteriores Los recursos registrados en las cuentas arriba mencionadas que no hayan sido ejercidos, deberán regularizarse a más tardar el último día hábil del mes de diciembre del ejercicio que se informa. III.- Cuenta Pública Social. Esta información contendrá los proyectos más relevantes de impacto social y deberá presentarse en lenguaje cotidiano, de manera visual y gráficos que pueda trasmitirse a la sociedad y deberá enviarse en los primeros 15 días del mes de octubre. Artículo 86.- Las Entidades, deberán concentrar sus reportes de pasivos a corto plazo ante la Subsecretaría de Entidades Paraestatales de esta Secretaría, a más tardar dentro los primeros 15 días del mes enero del ejercicio siguiente. Estos pasivos deberán ser pagados o cancelados a más tardar, dentro de los primeros tres meses del ejercicio siguiente, previo análisis. Artículo 87.- Las Entidades enviarán a la Subsecretaría de Entidades Paraestatales de la Secretaría de Finanzas sus Estados Financieros Dictaminados, de acuerdo a lo establecido en el artículo 32-A Fracción IV del Código Fiscal de la Federación, siempre y cuando las Entidades se encuentren en este supuesto legal, en caso contrario deberán comunicarlo a esta Secretaría. Independientemente de dictaminarse de acuerdo al artículo 32-A Fracción IV del Código Fiscal de la Federación, deberán informar el resultado de las auditorías determinadas por la Secretaría de la Contraloría.

Las Entidades remitirán a la Subsecretaría de Entidades Paraestatales de la Secretaría de Finanzas, sus Estados Financieros Dictaminados al cierre del ejercicio, a más tardar en la primera quincena del mes de abril del año siguiente al que se dictamina. Los Estados financieros y presupuestarios que se presenten, deberán estar respaldados con las firmas del Director General y Director de administración o su equivalente. Artículo 88.- El sistema de contabilidad está diseñado para operarse de forma que facilite la fiscalización de los activos, pasivos, ingresos, costos, gastos, avances en la ejecución de metas y programas, de manera que permita medir la eficacia y eficiencia del gasto público estatal. La Dirección de Contabilidad y Evaluación presenta un Catálogo de Cuentas que es la base para los registros del Sistema Integral de Contabilidad Gubernamental; su uso es obligatorio para el registro y la clasificación de la información generada por las transacciones financieras efectuadas en el centro contable de la Entidad, debiendo cumplir lo siguiente: I.- Autorización del Catálogo de Cuentas Los Catálogos de Cuentas de las Entidades, serán autorizados por la Secretaría de Finanzas a través de la Dirección de Contabilidad y Evaluación, previa revisión de la Subsecretaría de Entidades Paraestatales. El catálogo se integrará con la lista de Cuentas que podrá ver en el Anexo No. T VI-02, instructivo de manejo y guía contabilizadora, de acuerdo a las necesidades de funcionamiento de cada Entidad Las entidades, deberán enviar a la Secretaría de Finanzas dentro de los primeros 10 días hábiles del mes de noviembre de cada ejercicio un ejemplar completo del catálogo, para su análisis y autorización de su uso en el ejercicio siguiente, el cual deberá contener el nombre de las cuentas, los niveles de su estructura y descripción, así mismo anexarán al catálogo la explicación de los cambios más significativos efectuados al mismo, en relación al catálogo que actualmente utilizan, tal como: la creación de cuentas, cambio de estructura, eliminación de cuentas, cambio de nombre de las Cuentas, entre otras. Las Entidades de nueva creación, deberán enviar sus catálogos para la autorización correspondiente, dentro de los quince días hábiles posteriores al inicio de sus operaciones. II.- Mantenimiento del catálogo de cuentas diseñado por la Secretaría de Finanzas. Las Entidades que utilicen el sistema computarizado diseñado por esta Secretaría, deberán alimentar los niveles que requieran dentro del Catálogo de Cuentas. El Catálogo de Cuentas normalmente esta libre de uso para incrementar, eliminar o modificar en los dos últimos niveles que por lo regular solicitan el ejercicio y una descripción determinada, como son: clave y nombre de la Entidad Paraestatal, nombre del responsable, concepto, entre otros. Las cuentas que no necesitan clasificarse por ejercicio son los siguientes: 31111 Patrimonio 31211 Resultado del ejercicio 31311 Rectificaciones a resultados

31411 Decrementos al patrimonio 31412 Incrementos al patrimonio 41112 Ingresos propios 41114 Beneficios diversos 41119 Otros Ingresos 41120 Productos financieros 42111 Costos 42114 Pérdidas diversas 42115 Gastos de operación con ingresos propios 42116 Gastos de operación con recursos federales 42117 Gastos de operación con recursos estatales 42119 Gastos de inversión con ingresos propios 42120 Gastos de inversión con recursos federales 42121 Gastos de inversión con recursos estatales 42123 Gastos financieros

CAPÍTULO IV DE LAS POLÍTICAS DE TESORERÍA

Artículo 89.- Las Entidades informarán por escrito a la Tesorería, dentro de los primeros cinco (5) días hábiles del mes de enero del 2008, el número y nombre de las cuentas bancarias donde se depositarán los recursos presupuestarios correspondientes al ejercicio 2008. Artículo 90.- La Tesorería, emitirá recibo oficial por el concepto que corresponda, cuando las Entidades, ingresen recursos a través de la cuenta bancaria No. 002100017901174052, de la Institución Bancaria Banamex, S.A., una vez que el recurso quede disponible en la cuenta antes mencionada. Apegándose a lo siguiente: I. Las Entidades, realizarán depósitos por diversos conceptos a la cuenta bancaria de la

Tesorería de la Secretaría de Finanzas en Banamex, S.A. No. 002100017901174052, indicando el número de referencia que le corresponda, misma que se les dará a conocer, mediante oficio a más tardar el último día hábil del mes del ejercicio inmediato anterior.

II. Las Entidades, enviarán a la Tesorería, original y copia del formato de reintegro No. T IV-24

(SF-TE-CF-FR-0060 ), copia al carbón y copia fotostática de la (s) ficha (s) de depósito (s) por los abonos que se hayan efectuado en la Institución Bancaria, debiendo contener los siguientes datos según sea el caso:

a) Amortización parcial o total de préstamos, préstamos puente y anticipos de ministración

otorgados: especificarán la fecha, el importe y número de orden de pago que se afectará, anexando copia fotostática de la orden de pago correspondiente.

b) Cancelación parcial o total de las ministraciones del año en curso: especificarán el importe,

número de orden de ministración e indicar si es cancelación parcial o total, anexando copia fotostática de la orden de ministración correspondiente.

c) Reintegros por concepto de retenciones 5 al millar por inspección y vigilancia, deberán

especificar el ramo, fondo y ejercicio.

III. Las Entidades que realicen depósitos, deberán solicitar la elaboración de los recibos oficiales

correspondientes mediante formato de reintegro. A más tardar 30 días naturales después del depósito, en caso que el último día sea inhábil se recibirá el siguiente día hábil.

En caso contrario, las Entidades, deberán pagar 6.5 salarios mínimos diarios vigentes en el Estado en la Coordinación Regional de Recaudación de la Secretaría de Finanzas de acuerdo al artículo 49 de la Ley Estatal de Derechos, para el Ejercicio Fiscal 2008.

En caso que las Entidades, no observen los dos párrafos anteriores; la Tesorería registrará dichos recursos como Ingreso de Ley.

IV. Las Entidades, que soliciten devolución o traspaso de recursos por depósitos que hicieran

indebidamente a las cuentas de Tesorería, deberán pagar una cantidad equivalente a 6.5 salarios mínimos diarios vigentes en el Estado, en la Coordinación Regional de Recaudaciones de la Secretaría de Finanzas de acuerdo al artículo 49 de la Ley Estatal de Derechos, para el Ejercicio Fiscal 2008.

La Tesorería tendrá la facultad de aplicar o no las disposiciones de los párrafos anteriores.

La Tesorería será la única facultada para determinar la devolución de recursos de los depósitos indebidos que realicen las Entidades en las cuentas de Tesorería.

V. Las Entidades que generen ingresos por la emisión de bases para concurso de licitación en

obra pública, deberán depositarlos en Banamex, S.A. No. 002100017901174052, indicando el número de referencia que le corresponda, de conformidad a lo establecido en el artículo 333 del Código de la Hacienda pública para el Estado de Chiapas vigente.

La Tesorería únicamente expedirá recibo oficial con fichas bancarias con la leyenda de “DUPLICADO”, cuando la Institución Bancaria entregue a las Entidades fichas con la certificación de las mismas, indicando la siguiente leyenda: Certificamos que este documento es un duplicado del original, mismo que fue destruido por imprimirse en forma incorrecta.

VI. Las Entidades notificarán por escrito a la Tesorería, en los primeros diez días del mes de

enero del 2008, el nombre de las personas facultadas para recibir los comprobantes de las fichas de depósito y recibos oficiales, anexando copia fotostática de una identificación oficial.

Los recibos oficiales, serán entregados en el Departamento de Caja de la Tesorería, 72 horas después de haber recibido el depósito; en el horario de 9:00 a 14:00 horas. VII. Las Entidades, serán las responsables de guardar la confiabilidad del número de cuenta

bancaria y número de referencia que le corresponda. Cuando se trate de reintegros de recursos federales las Entidades, por refrendos, economías o cancelación de ministraciones deberán elaborar cheques de caja y/o certificados a favor de la Secretaría de Finanzas y remitirlo a la Tesorería, mediante oficio e indicando en el mismo lo siguiente:

a) Importe y concepto del reintegro

b) Indicar con claridad el fondo y ramo que corresponde c) Indicar la elaboración del recibo oficial

Queda estrictamente prohibido depositar recursos federales y de convenios a la cuenta bancaria de Banamex, S.A. cuenta No. 002100017901174052; con excepción de las retenciones a contratistas correspondientes al 1% beneficio social, 1.5% sobre nóminas, 5 al millar, cuotas de recuperación, sanciones y observaciones por auditorias, siempre y cuando dichas auditorias, correspondan a recursos Estatales y Ramo 33. Queda bajo la responsabilidad de las Entidades realizar depósitos de recursos federales a la cuenta en mención; mismos que serán considerados como Ingreso de Ley. Artículo 91.- Las Entidades que por convenio, tengan que reintegrar recursos por diversos conceptos a la Tesorería de la Federación; deberán realizarlo directamente, siempre y cuando los recursos hayan sido ministrados a las cuentas bancarias que manejan las mismas e informar mediante oficio a la Tesorería de la Secretaría de Finanzas, anexando copia de la ficha de depósito y/o formato SAT 16; caso contrario deberá solicitar el reintegro a la Tesorería de la Secretaría de Finanzas. Artículo 92.- Las ministraciones de los recursos se sujetarán a lo siguiente:

I. La Tesorería otorgará la disponibilidad de los recursos ministrados a través de las cuentas bancarias de Balance Cero y maestras, de acuerdo a las órdenes de ministraciones que mensualmente se les asigna a las Entidades, Organismos Subsidiados y Autónomos por concepto de gasto corriente e inversión.

II. Cuando se trate de ministraciones por concepto de servicios personales, las Entidades

enviarán a la Tesorería la Solicitud de Recursos en No. T IV-16 (SF-TE-CF-SR-0010) en original y copias firmadas por el Titular y el Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo y/o Director Administrativo o su equivalente los días jueves en el horario: de 9:00 a 15:00 horas, anexando el costo bruto de la nómina. Asimismo cuando se trate de solicitudes de recursos federales, deberán anexar copia de la ministración correspondiente.

III. Las Entidades, deberán enviar a la Tesorería dentro de los primeros 5 días hábiles del

mes de enero, el Registro de Firmas del Titular y el Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo.

IV. En caso de cambios de Funcionarios de las Entidades, deberán informar oportunamente

a la Tesorería, el cambio de registro de Firmas.

V. En casos extraordinarios y previa autorización de la Tesorería, el Titular de las entidades podrá delegar facultad para firmar la Solicitud de Recursos en su representación.

VI. A falta de Titular en las Entidades podrá firmar el encargado del Despacho o Jefe de la

Unidad de Apoyo Administrativo y/o Director Administrativo o su equivalente.

VII. Es responsabilidad de las Entidades, la autenticidad de las firmas de las solicitudes de recursos.

VIII. La Tesorería, tendrá disponible en la cuenta bancaria correspondiente, los recursos financieros por el monto que solicite en forma semanal, de acuerdo a las ministraciones autorizadas a las Entidades.

IX. La Tesorería dejará disponible los Recursos Financieros solicitados por los Organismos

Públicos del Ejecutivo, el día lunes a las 11:00 horas.

X. Las Entidades, serán los responsables de llevar el control de los saldos disponibles de las cuentas bancarias de Balance Cero con relación a las solicitudes de recursos enviadas a la Tesorería y los pagos realizados.

XI. Los Entidades, deberán conciliar con la Tesorería en los primeros diez días de cada

mes, los saldos de las cuentas Balance Cero, Fondos Centralizados y Registros Contables; de acuerdo al calendario de conciliaciones que se les enviará a más tardar el último día hábil del mes de enero. Asimismo, será responsabilidad de las entidades incluir los movimientos presupuestales, que contablemente afecten la disponibilidad para evitar sobregiros contables por la emisión de recibos oficiales.

XII. Las Entidades, podrán enviar en casos extraordinarios, las solicitudes de recursos

cualquier día de la semana, máximo una vez al mes, previa autorización de la Tesorería.

XIII. Las Entidades, dispondrán de estos recursos, para la emisión de cheques o transferencias a través de la Banca Electrónica, con cargo a la cuenta aperturada para tal fin.

XIV. La Tesorería, realizará la radicación de recursos a los Organismos Subsidiados,

Autónomos, Entidades, Poder Legislativo y Judicial, de acuerdo a la disponibilidad y liquidez financiera.

Artículo 93.- Para el otorgamiento de préstamos, préstamos puente y/o anticipos de ministración, los Organismos Públicos del Ejecutivo, deberán apegarse a lo siguiente: I. Préstamos:

a) Los Organismos Públicos del Ejecutivo deberán enviar su trámite de solicitud con cinco días hábiles de anticipación a la fecha de requerimiento del recurso.

b) Los Titulares de los Organismos Públicos del Ejecutivo y/o en su caso quienes ellos

designen, y a falta de ello el encargado del despacho, el Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo y/o Director Administrativo o su equivalente; son los únicos facultados para firmar las órdenes de pago y los contratos de créditos que se deriven.

c) Los Organismos Públicos del Ejecutivo deberán enviar solicitud de recursos a la

Secretaría de Finanzas con atención a la Tesorería, Signada por los funcionarios que se mencionan en el inciso anterior, anexando para ello el formato No. T IV-27 (SF-TE-APF-AMOP-0080), debidamente requisitado.

d) Para efectos de liquidar el préstamo, los Organismos Públicos del Ejecutivo, deberán

presentar a la Tesorería cheque de caja y/o certificado a favor de la Secretaría de Finanzas, anexando el formato No. T IV-24 (SF-TE-CF-FR-060).

II. Préstamos Puente:

a) Los préstamos puente, se otorgarán únicamente cuando exista la ministración de recursos y el área correspondiente de la Federación no los haya radicado al Estado.

b) Los Organismos públicos deberán enviar su trámite, con cinco días hábiles de

anticipación a la fecha de requerimiento del recurso.

c) Los Titulares de los Organismos Públicos del Ejecutivo y/o en su caso quienes ellos designen, y a falta de ello el encargado del despacho, el Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo y/o Director Administrativo o su equivalente; son los únicos facultados para firmar la solicitud y las órdenes de pago que se deriven.

d) Los organismos Públicos del Ejecutivo al requerir Préstamo Puente, deberán solicitar a

la Tesorería la apertura de la cuenta bancaria en la que se depositarán los recursos, indicando en la denominación de la misma “Préstamo Puente”.

e) Los Organismos Públicos deberán enviar solicitud de recursos a la Secretaría de

Finanzas con atención a la Tesorería, signada por los funcionarios que se mencionan en el inciso c), anexando para ello el formato No. T IV-27 (SF-TE-APF-AMOP-0080), debidamente requisitado.

f) Para efectos de liquidar el préstamo, los Organismos Públicos del Ejecutivo, deberán

presentar a la Tesorería cheque de caja y/o certificado a favor de la Secretaría de Finanzas, anexando el formato No. T IV-24 (SF-TE-CF-FR-060).

III Anticipo de Ministración

a) Se otorgarán anticipos de ministración cuando los recursos se encuentren previstos presupuestalmente.

b) Los Organismos Públicos del Ejecutivo deberán enviar su trámite, con cinco días hábiles

de anticipación a la fecha de requerimiento del recurso.

c) Los Titulares de los Organismos Públicos del Ejecutivo y/o en su caso quienes ellos designen, y a falta de ello el encargado del despacho, el Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo y/o Director Administrativo o su equivalente; son los únicos facultados para firmar los anticipos de ministración que se deriven.

d) Los Organismos Públicos deberán enviar solicitud de recursos a la Secretaría de

Finanzas con atención a la Tesorería, signada por los funcionarios que se mencionan en el inciso c), anexando para ello el formato No T IV-27 (SF-TE-APF-AMOP-0080), debidamente requisitado.

TÍTULO VII DE LAS NORMAS ESPECÍFICAS DE FIDEICOMISOS PÚBLICOS ESTATALES

CAPÍTULO I DE LAS POLÍTICAS DE REGISTRO

Artículo 94.- El asiento inicial, deberá registrarse en el mes de enero, con base a los saldos finales que muestra el estado de situación financiera del ejercicio inmediato anterior. Los Fideicomiso Estatales de nueva creación durante el ejercicio, registrarán saldos iniciales en el mes que se aporte su patrimonio inicial en base al Contrato. Artículo 95.- Los lineamientos necesarios para el adecuado registro de sus operaciones, son los siguientes: I. Integración del Fondo Revolvente. El fondo revolvente se afectará contablemente en la cuenta 11113.- Fondo revolvente. El monto del fondo revolvente, deberá ser autorizado por el H. Comité Técnico al inicio del ejercicio. Los Fideicomisos deberán comunicar por escrito, al área de consolidación de la Subsecretaría de Entidades Paraestatales de la Secretaría de Finanzas, al inicio del ejercicio, el monto y nombre de la persona que se hará responsable del fondo revolvente y el cargo que ocupa, anexando copia del acuerdo del H. Comité Técnico debidamente suscrito. Los Fideicomisos deberán comunicar por escrito, a la Subsecretaría de Entidades Paraestatales de la Secretaría de Finanzas, al inicio del ejercicio, el nombre de las personas que se hará responsable del fondo revolvente, el cargo que ocupa y el área a la que está adscrito, así como el importe que se le asignará incluyendo el porcentaje que le corresponde a cada uno, anexando copia del acuerdo del Comité Técnico debidamente suscrito. De la misma forma éstas notificarán oportunamente los cambios presentados, especificando la fecha de los mismos, anexando copia de la póliza por los reintegros o comprobación de gasto de la persona que se dio de baja, así como los incrementos a la cantidad original, debiendo comunicar la justificación correspondiente, misma que deberá sujetarse a los principios de austeridad, honestidad e íntegra conducta, por lo que los funcionarios públicos deberán conducirse en todos sus actos con tales principios. Asimismo, los Fideicomisos, anexarán copia del acuerdo del Honorable Comité Técnico, a más tardar dentro de los primeros cinco días hábiles posteriores a la fecha de autorización. En cuanto a gastos emergentes se considerará hasta el monto total autorizado en el fondo revolvente del Fideicomiso, siempre que se justifique documentalmente la circunstancia que ocasionó la emergencia del gasto, con el visto bueno del Titular. El Titular del Fideicomiso o en su caso las personas que este designe, serán los responsables de controlar los recursos asignados por concepto de fondo revolvente. Para el manejo del fondo revolvente, los Fideicomisos constituirán fondos revolventes que se manejarán en efectivo de acuerdo a sus necesidades, el cual no será mayor de $ 10,000.00

(diez mil pesos M/N). La comprobación de gastos por comisión, viáticos y pasajes, se harán conforme a lo establecido en las Normas y Tarifas para la Aplicación de Viáticos y Pasajes, a más tardar dentro de los siguientes cinco días hábiles después de haber concluido la diligencia o comisión. El responsable del fondo revolvente tendrá como máximo cinco días hábiles para la comprobación del fondo al área administrativa, contados a partir de la fecha en que reciban las comprobaciones. II.- Bancos. Las cuentas bancarias se deberán agrupar de acuerdo al tipo de recurso, mismos que podrán ser federales, estatales, ingresos propios y ajenos. Será responsabilidad de los Fideicomisos elaborar la conciliación de las cuentas bancarias que manejen, debiendo acudir oportunamente ante la institución bancaria correspondiente para la recepción del estado de cuenta o consultando saldos y movimientos a través de la banca electrónica; de encontrarse diferencias deberá realizar las aclaraciones respectivas con las instituciones bancarias, antes del cierre del ejercicio o la cancelación de la cuenta bancaria. En el caso de que existan depósitos no identificados, al cierre del ejercicio, no deberán estar como partidas en conciliación dado que tendrán que ser registrados en una subcuenta del mismo nombre cuya contracuenta será Acreedores, con la finalidad de que los saldos en libros de las cuentas bancarias no reflejen saldos en rojo. III.- Deudores, tales como: a).- Deudores por Responsabilidades. Todas aquellas situaciones que afecten los estados financieros del Fideicomiso derivados del fincamiento de responsabilidades tales como: robo, fraude, malversación de fondos, lesión de activos, duplicidad de pago, entre otros; se deberá identificar y registrar en una cuenta especial. Deberá solicitar a la Secretaría de la Contraloría, le informe la situación que guardan las responsabilidades fincadas, así como del avance de las gestiones de cobro o depuración, teniendo como finalidad su registro oportuno. b).- Deudores Sujetos a Resolución Judicial. Una vez denunciado el hecho ante la autoridad competente, el Fideicomiso dará seguimiento al avance de las investigaciones, registrando en cada momento los efectos en su patrimonio. IV- Inventario Los organismos públicos que cuenten con almacenes, deberán establecer un mecanismo de control, los cuales formarán parte de sus controles internos de acuerdo a las políticas que cada organismo dicte. Para efecto del registro contable, la existencia física de consumibles que se tengan en los

almacenes y registrados como inventarios, serán contabilizados al costo de operación, costo de inversión, de acuerdo a los capítulos del gasto, costo de ingresos propios o decrementos al patrimonio cuando se trate de recursos ajenos o no presupuestales. Los consumibles que se adquieran posteriormente, serán registrados al costo de operación o de inversión de acuerdo a los capítulos del gasto. V.- Activo Fijo. Respecto al control de los activos fijos tangibles, se deberán efectuar los registros contables agrupando por tipo de bien que sean del mismo costo y descripción, con la finalidad de que hasta donde sea posible al dividir el importe reflejado en libros entre la cantidad de bienes de ese tipo, se determine su costo unitario, siendo el objetivo principal, coincidir en lo posible el inventario físico con los registros contables. El inventario físico de los activos fijos tangibles de los Fideicomisos, deberá efectuarse al cierre del ejercicio. El registro y control de los activos fijos tangibles, deberá realizarse tomando en cuenta las siguientes consideraciones específicas para cada tipo de cuenta: a).- Muebles Mobiliario y equipo administración Maquinaria y equipo agropecuario, industrial, de comunicaciones y de uso informático Vehículos y equipo de transporte Equipo e Instrumental médico y de laboratorio Herramientas y refacciones Maquinaria y equipo de defensa y seguridad pública Edificios Terrenos Semovientes

1. Asentar en sus registros contables la fecha en que se adquirieron los bienes, ya sea por compra, donaciones y dación de pago.

2. Los registros contables deberán estar soportados con la documentación correspondiente, como facturas, actas de trasferencia o donación, entre otros.

3. Verificar la existencia física de los bienes que se encuentran registrados en libros, mediante la realización de un inventario físico.

4. De existir algún bien que no se encuentre registrado, se deberá investigar su procedencia y soportar su valor con la documentación correspondiente.

5. De tener registrado bienes inexistentes, deberá realizar las gestiones correspondientes para su cancelación contable, debiendo estar soportado con dicha documentación.

6. Las bajas de los bienes muebles, por traspaso, donación o por otra causa, deberá ser sometidos al H. Comité Técnico para su aprobación y conocimiento del mismo.

7. Contar con control interno analítico de Mobiliario y Equipo de Administración; Maquinaria y Equipo Agropecuario, Industrial; de Comunicaciones y de Uso Informático; Vehículos y Equipo de Transporte; Equipo e Instrumental Médico y de Laboratorio; Herramienta y Refacciones; Maquinaria y Equipo de Defensa y Seguridad Pública, mostrando a detalle cada uno de los bienes con su número de inventario.

b).- Inmuebles.

1. Asentar en sus registros contables el año en que se adquirieron los bienes inmuebles.

2. Tratándose de la recepción de obras públicas terminadas para su administración, estas deberán ser registradas en el Activo Fijo en un plazo máximo de 30 días hábiles posteriores a la fecha de entregada al Fideicomiso.

3. Verificar que los registros contables en estos rubros estén documentalmente soportados.

4. Realizar la baja del inmueble por donaciones otorgadas, caso fortuito o de fuerza mayor mediante documentación según corresponda, previo acuerdo del H. Comité Técnico.

Artículo 96.- Se entenderá como depreciación y amortización lo siguiente: I.- Depreciación: Es el procedimiento de contabilidad que tiene como fin distribuir de

manera sistemática y razonable el costo de los activos fijos tangibles entre la vida útil estimada de la unidad.

II.- Amortización: Extinción gradual de cualquier deuda durante un periodo de tiempo, por ejemplo: la disminución periódica en libros de una prima de seguros.

La depreciación y amortización son procedimientos que tiene como finalidad, distribuir el costo de los activos de manera sistemática, permitiendo de esta forma reducir las utilidades y como resultado se obtiene un beneficio fiscal.

Para los Fideicomisos, estos procedimientos no reportan una ventaja de orden práctico y financiero, ya que el monto que éstos pudieran representar, no proporcionan ningún beneficio fiscal y financieramente tienen muy poca o nula utilidad, puesto que la situación financiera de los Fideicomisos se muestra tomando en cuenta otros elementos, pudiendo ser entre otros, su capacidad de pago, la cual se puede determinar mediante el análisis a sus fondos disponibles en efectivo, el importe de su presupuesto de ingresos no comprometidos y el importe de sus obligaciones exigibles.

Por lo anterior, los Fideicomisos deberán apegarse a lo establecido en el Postulado Básico de Contabilidad Gubernamental denominado Costo Histórico y sólo deberán realizar el cálculo de la depreciación a los activos fijos, así como la amortización a los activos intangibles, cuando sus objetivos y sus necesidades de información lo requieran.

Artículo 97.- Criterios a seguir en el reconocimiento de los efectos de la inflación en la información financiera. En los Fideicomisos, la evaluación de mantenimiento financiero de capital y el ajuste de utilidades, es irrelevante en relación con sus objetivos, considerando que:

I. Están constituidos de acuerdo a la Ley de Entidades Paraestatales y al Código de la Hacienda Pública para el Estado de Chiapas, cuyo objeto es el de proporcionar servicios

públicos de carácter asistencial, educativo, cultural, deportivo y agrícola, que cumplen con una clara función social, sin perseguir fines de lucro.

II. Su eficiencia y productividad no pueden ser medibles en términos de rentabilidad

financiera. Esto es, que proporcionan servicios sin dar lugar a una relación de intercambio entre los recursos que se reciben y los servicios prestados; en caso de que en esta relación de intercambio existiera un rendimiento, éste se destina a un propósito social.

III. Que sus recursos de operación y de inversión provienen preponderantemente del

Gobierno Estatal.

Artículo 98.- El Patrimonio y los Ingresos del Fideicomiso se integran por las aportaciones descritas en el contrato del Fideicomiso, así como del valor del conjunto de bienes propiedad del mismo, necesarios para la realización de sus actividades y para la prestación de los servicios públicos. Se entiende como ingresos aquellos que tienen su origen principal en la venta de bienes y servicios que se ofrecen a la colectividad, así como los intereses distintos a los bancarios. Se deberán entender como aportaciones, los recursos que recibe el Fideicomiso del Gobierno Federal, Estatal, particulares y/o instituciones nacionales o extranjeras, comprendidas en el contrato, para la realización de sus actividades o para la prestación de los servicios públicos, a efecto de fomentar el desarrollo económico y social en actividades estratégicas, así como para la adquisición de bienes muebles e inmuebles. Asimismo, se consideran como ingresos los que se recauden por cualquier concepto distinto de las aportaciones y podrán destinarse a fines específicos, siempre y cuando sean autorizados por el Honorable Comité Técnico. El Fideicomiso deberá registrar las aportaciones, en la cuenta de Patrimonio dentro del Estado de Situación Financiera y los ingresos dentro de las Cuentas de Ingresos Propios y/o Beneficios Diversos en el Estado de Resultados. En caso de que las aportaciones sean para sufragar los costos de operación deberán presentarse en el estado de resultados como parte de los ingresos con la finalidad de que disminuyan los gastos. Asimismo, registrará en la cuenta de Aplicaciones Patrimoniales, las erogaciones relacionadas directamente con los programas, proyectos o fondos que disminuyan el Patrimonio, mientras que en la cuenta de Costo de Operación, se registrarán las erogaciones necesarias para la administración del mismo, con cargo a los ingresos obtenidos en el periodo. Artículo 99.- Con el propósito de contar con herramientas de control que permitan identificar los registros por egresos, y llevar simultáneamente el control del ejercicio presupuestal y sus efectos en la contabilidad, los Fideicomisos deberán utilizar en su caso las cuentas de orden presupuestarias de egresos, presentadas en el catálogo de cuentas dentro del grupo de orden: I. Presupuesto Autorizado II. Presupuesto por Ejercer

III. Presupuesto Ejercido Las cuentas anteriores reflejan el presupuesto de egresos autorizado. Se contabilizará durante el ejercicio en forma simultánea los movimientos en las cuentas de activo, pasivo y de hacienda pública así como las presupuestarias que correspondan. Estos movimientos deberán quedar reflejados en la misma póliza.

CAPÍTULO II DE LA DISOLUCIÓN, LIQUIDACIÓN Y EXTINCIÓN

Artículo 100.- En la extinción de un fideicomiso público estatal que en términos de la Ley reúna las características de Entidad Paraestatal o los normados por el Código de la Hacienda Pública para el Estado de Chiapas, la Secretaría de Finanzas indicará lo conducente al H. Comité Técnico del Fideicomiso, para que emita los lineamientos conforme a los cuales se llevará a cabo el proceso de extinción.

Cuando en el proceso a que se refiere el párrafo anterior deba resolverse sobre adeudos en que sea notoria la imposibilidad práctica de su cobro, el Comité Técnico como Órgano Máximo de Gobierno del Fideicomiso Público estatal, emitirá los criterios para su cancelación, e informará de ello a la Secretaría de Finanzas en su calidad de Fideicomitente Único de la Administración Pública Centralizada.

Artículo 101.- La extinción de los fideicomisos se formalizará mediante la firma del convenio de extinción correspondiente, mismo que será elaborado por la institución fiduciaria y sometido a consideración de la Secretaría de Finanzas.

En el caso de que el Comité Técnico no hubiere sesionado durante el año anterior a la fecha en que se autorice la extinción del fideicomiso público estatal, la Coordinadora de Sector, con base en las propuestas que haya formulado la institución fiduciaria, la Secretaría de Finanzas como Fideicomitente determinará las acciones que se deban adoptar con respecto a la extinción del fideicomiso.

Los remanentes que se mencionen en el convenio de extinción suscrito, deberán entregarse a la Tesorería de la Secretaría de Finanzas, para la expedición del recibo oficial correspondiente.

En correlación con el artículo 42 de la Ley de Entidades Paraestatales, interpretado en sentido contrario del artículo 394 del Código de la Hacienda Pública para el Estado de Chiapas, la constitución y extinción de los fideicomisos públicos estatales no considerados como Entidad Paraestatal, no requerirán de la autorización expresa del Congreso del Estado.

CAPÍTULO III DE LA INFORMACIÓN CONTABLE, FINANCIERA, PRESUPUESTARIA, FUNCIONAL Y

SOCIAL Artículo 102.- La información que deberá presentarse al área de la Subsecretaría de Entidades Paraestatales, de la Secretaría de Finanzas, es la que a continuación se detalla, en las fechas y términos indicados y deberá estar respaldada con las firmas del Director General y el Jefe de la

Unidad de Apoyo Administrativo o su equivalente: I. Saldos Iniciales.- Enviar la siguiente información:

a) Balanza de Comprobación Inicial b) Analítico de saldos

II. Mensual.- Mediante oficio, dentro de los primeros 10 días posteriores al mes que corresponda, un tanto impreso en original y engargolado, la siguiente información:

a) Estado de Situación Financiera b) Estado de Resultados c) Balanza de Comprobación Mensual d) Balanza de Comprobación Acumulada e) Libro Diario f) Libro Mayor g) Analítico de Saldos h) Conciliaciones Bancarias anexar fotocopia del Estado de Cuenta

El área de la Subsecretaría de Entidades Paraestatales dará a conocer al centro contable del Fideicomiso, las observaciones detectadas a su información financiera.

La información financiera correspondiente al mes de junio por el Informe de Avance de Gestión Financiera, deberá ser revisada previamente por la Subsecretaría de Entidades Paraestatales antes de entregarse en forma definitiva.

III. Trimestral.-

Mediante oficio, dentro de los primeros 12 días posteriores al trimestre que corresponda, de acuerdo a los formatos incluidos en el apartado de anexos. En un tanto y en forma impresa y en CD-R, la siguiente información:

a).- Información Financiera

IF-01 Estado de Situación Financiera IF-02 Variación en las Cuentas de Balance, con sus comentarios IF-03 Estado de Resultados IF-04 Hoja de Trabajo IF-05 Análisis por Antigüedad de Saldos de Cuentas por Cobrar y por Pagar IF-06 Informe sobre el Estado de Variación del Activo Fijo

b).- Información Presupuestaria

IP-01 Análisis de los Ingresos IP-01-01 Clasificación Administrativa de Ingresos

IP-02 Análisis de los Egresos IP-02-01 Empleos y Remuneraciones IP-02-02 Egresos en Clasificación Funcional IP-02-03 Clasificación Administrativa por Capítulo del Gasto

IP-03 Comparativo de Ingresos y Egresos IP-04 Flujo de Ingresos y Egresos IP-05 Informe de Avance Financiero de Programas y Proyectos IP-06 Informe de Avance Físico de Programas y Proyectos

c).- Información Funcional

Análisis Funcional

d).- Social Esta información será presentada en el “Formato de Cuenta Pública Social”, dentro de los primeros 15 días posteriores al trimestre que corresponda. Contendrá los proyectos más relevantes de impacto social y deberá presentarse en lenguaje cotidiano, de manera visual con fotografías en formato JPG sin pegar en un archivo de texto, indicándose el nombre del programa, obra o acción, así como gráficos que puedan transmitirse a la sociedad.

La Secretaría de Finanzas podrá solicitar información complementaria que considere necesaria, en la forma y plazo que esta Secretaría determine. Artículo 103.- La información solicitada para la integración de la Cuenta Pública Anual, Informe de Avance de Gestión Financiera y Cuenta Pública Social, se encuentra relacionada en artículo 102 fracción III, debiéndose apegar a las indicaciones del Catálogo de Formatos e Instructivos emitido por la Secretaría de Finanzas a través de la Dirección de Contabilidad y Evaluación, en el siguiente periodo:

I. Cuenta Pública Anual.- La información que se presente debe referirse al periodo de un año natural del 1º. de enero al 31 de diciembre. En el caso de Fideicomisos que iniciaron operaciones en el transcurso del año, éstos deberán reportar su información a partir de esa fecha y hasta el último día del mes de diciembre, de acuerdo a la documentación de la fracción III del artículo 102 de esta Normatividad, a más tardar dentro de los primeros 14 días del mes de febrero del año posterior al ejercicio que se cierra.

Cuando algún estado financiero o reporte de los que genera el Sistema Contable Computarizado, no sea emitido correctamente por el mismo, deberá elaborarse en forma manual para presentarse en las fechas establecidas, así mismo de los formatos que no sean generados por el Sistema de Contabilidad, deberán ser enviados en forma impresa y en CD.

Al cierre del ejercicio deberán quedar canceladas las siguientes Cuentas:

11113 Fondo Revolvente 11511 Anticipo a Proveedores 21118 Adeudo de Años Anteriores II. Informe de Avance de Gestión Financiera.- Enviar la información al mes de junio a más tardar dentro de los primeros 10 días del mes de julio, a la Subsecretaría de Entidades Paraestatales de la Secretaría de Finanzas, de acuerdo a la documentación de la fracción III del artículo 102 de esta normatividad.

III. Cuenta Pública Social.- Esta información contendrá los proyectos más relevantes de impacto social y deberá presentarse en lenguaje cotidiano, de manera visual y gráficos que pueda trasmitirse a la sociedad y deberá enviarse en los primeros 15 días del mes de octubre. La información deberá enviarse en forma impresa, engargolada o empastada. Artículo 104.- Los Fideicomisos Estatales enviarán a la Subsecretaría de Entidades Paraestatales de la Secretaría de Finanzas, sus Estados Financieros dictaminados; de acuerdo a lo establecido en el artículo 32-A, fracción IV de Código Fiscal de La Federación, siempre y cuando los Fideicomisos se encuentren en este supuesto legal, en caso contrario deberán comunicarlo por escrito a esta Subsecretaría Independientemente de dictaminarse de acuerdo al artículo 32-A, fracción IV de Código Fiscal de la Federación, deberán informar el resultado de las auditorias determinadas por los órganos de fiscalización. Los Fideicomisos Estatales remitirán a la Subsecretaría de Entidades Paraestatales de la Secretaría de Finanzas, sus Estados Financieros dictaminados al cierre del ejercicio, a más tardar en la 1ª. Quincena del mes de abril del año siguiente al que se dictamine. Artículo 105.- La información presentada, deberá estar respaldada con las firmas del Director General y el Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo, o su equivalente, del Fideicomiso. Artículo 106.- El sistema de contabilidad está diseñado para operarse de forma que facilite la fiscalización de los activos, pasivos, ingresos, costos, gastos, avances en la ejecución de programas y en general, de manera que permita medir la eficacia y eficiencia del gasto público estatal.

La Dirección de Contabilidad y Evaluación presenta un Catálogo de Cuentas que es la base para los registros del Sistema de Contabilidad Gubernamental; su uso es obligatorio para el registro y la clasificación de la información generada por las transacciones financieras efectuadas por los centros contables de los Fideicomisos Estatales.

Cada cuenta es identificada con un código, una denominación y estructura específica, según anexo T VII-01. De acuerdo a las necesidades de funcionamiento de cada fideicomiso, estos podrán realizar una desagregación del catálogo de cuentas hasta el cuarto nivel.

Deberá alimentar los niveles que se requieran dentro del Catálogo de Cuentas. El catálogo de cuentas normalmente está libre de uso para incrementar, eliminar o modificar en los dos últimos niveles que por lo regular solicitan el ejercicio y una descripción determinada, como son: número y nombre del responsable o beneficiario, deudor o acreedor, concepto, entre otros. Las cuentas que no necesitan clasificarse por ejercicio son las siguientes:

31211 Resultados del ejercicio 31311 Resultado de ejercicios anteriores 31411 Decrementos al patrimonio 31412 Incrementos al patrimonio 41112 Ingresos

41114 Beneficios Diversos 41115 Productos Financieros 42111 Costo de Operación 42114 Pérdidas diversas 42115 Gastos Financieros

El Fideicomiso estatal que genere información en un sistema distinto al proporcionado por la Secretaría de Finanzas, deberá realizar las adecuaciones en el mismo y enviar un ejemplar del Catálogo de Cuentas que utilizará durante el ejercicio, así como su guía contable, para ser autorizados por la Secretaría de Finanzas a través de la Dirección de Contabilidad y Evaluación, previa revisión de la Subsecretaría de Entidades Paraestatales.

En caso de que el Fideicomiso Estatal no le sea posible adecuar su sistema informático al catálogo de cuentas general, éste deberá elaborar un catálogo de reclasificación para efectos de presentación de información de tal forma que los informes sean homogéneos y susceptibles de ser consolidados.

TÍTULO VIII

DE LAS NORMAS ESPECÍFICAS DE ORGANISMOS AUTÓNOMOS

CAPÍTULO I DE LAS POLÍTICAS DE REGISTRO

Artículo 107.- Los Organismos Autónomos que opten hacer uso del Sistema Integral de Administración Hacendaria Estatal, en respeto de su autonomía, consideraran, el asiento inicial, en el mes de enero, con base a los saldos finales que muestra el estado de situación financiera del ejercicio inmediato anterior. Artículo 108.- El registro de las operaciones y la preparación de los informes deberán llevarse a cabo de acuerdo a los Postulados Básicos de Contabilidad Gubernamental, Normas Fundamentales, Reglas Particulares de Valuación, emitidos por la Secretaría de Finanzas, así como manuales para los que ejecutan el Sistema de Administración Hacendaria Estatal. Las Operaciones Financieras Presupuestarias y no Presupuestarias serán consideradas dentro del Sistema Integral de Contabilidad Gubernamental, tomando en consideración que la información resultante cumple con los requisitos de información que requieren las Normas Internacionales de Contabilidad Aplicables al Sector Público, y que son de ordenanzas obligatoria para todo ente del sector público. La Dirección de Contabilidad y Evaluación de la Secretaría de Finanzas, formuló el proceso de registro de operaciones para el Sistema Integral de Administración Hacendaría Estatal, basado en las directrices para el desarrollo de sistemas contables y la contabilidad analítica; por consiguiente, los cambios relevantes se encuentran en función de: una contabilidad analítica, integración del universo de operaciones, registros de procesos administrativos susceptibles de ser cuantificables, inalterabilidad de los registros y sustancialmente, la estructura del catálogo de cuentas y guías contables contenidas en el Manual de Contabilidad.

Se registrará en la cuenta de costo de operación, las erogaciones relacionadas directamente con los programas, proyectos o fondos que disminuyan, así como para la administración del mismo, con cargo a los ingresos obtenidos en el periodo. Se observará lo siguiente: I. Integración del Fondo revolvente El fondo revolvente se registrará contablemente en la cuenta 11113.- Fondo revolvente. El fondo revolvente se constituirá con recursos del Organismo Autónomo y será exclusivamente para cubrir gastos menores, emergentes, gastos a comprobar y viáticos que sean estrictamente indispensables para el buen funcionamiento y desempeño de sus actividades. El monto del fondo revolvente, deberá ser autorizado por el Órgano de Gobierno o quien represente la máxima autoridad del Organismo Autónomo. El Titular del Organismo Autónomo deberá comunicar por escrito, a la Subsecretaría de Entidades Paraestatales de la Secretaría de Finanzas, al inicio del ejercicio fiscal, el monto y nombre de la persona designada como responsable del fondo revolvente, el cargo que ocupa y el área a la que está adscrito, así como el importe que se le asignará incluyendo el porcentaje que le corresponde, a más tardar dentro de los primeros cinco días hábiles posteriores a la fecha de autorización. De la misma forma éstas notificarán oportunamente los cambios presentados, especificando la fecha de los mismos, anexando copia de la póliza por los reintegros o comprobación de gasto de la persona que se dio de baja, así como los incrementos a la cantidad original, debiendo comunicar la justificación correspondiente, misma que deberá sujetarse a los principios de austeridad, honestidad e íntegra conducta, por lo que los funcionarios públicos deberán conducirse en todos sus actos con tales principios. Los gastos mayores a $ 2,500.00 deberán ser a través de cheques nominativos, para solventar gastos o necesidades emergentes No se aceptarán como comprobantes de gastos, comandas de consumo, vouchers de pago con tarjetas de crédito, tickets, notas de venta o mostrador, salvo aquellos que se deriven de la relación con contribuyentes que por facilidades administrativas o por la naturaleza del régimen fiscal en que se encuentren inscritos, les permitan quedar exentos o relevados de expedir facturas o comprobantes con los requisitos normativos.

En cuanto a gastos emergentes se considerará hasta el monto total autorizado en el fondo revolvente del Organismo Autónomo, siempre que se justifique documentalmente la circunstancia que ocasionó la emergencia del gasto, con el visto bueno del Titular. El Titular del Organismo Autónomo o en su caso las personas que éste designe, serán los responsables de controlar los recursos asignados por concepto de fondo revolvente. Para el manejo del fondo revolvente, los Organismos Autónomos constituirán fondos revolventes que se manejarán en efectivo de acuerdo a sus necesidades.

II. Bancos Las cuentas bancarias se deberán agrupar de acuerdo al tipo de recurso, mismos que podrán ser federales, estatales, propios ó ajenos., asimismo, en caso de existir remanentes de estos recursos deberán aperturar una subcuenta contable que los identifique. Será responsabilidad de los Organismos Autónomos elaborar la conciliación de las cuentas bancarias que maneje, debiendo acudir oportunamente ante la Institución Bancaria correspondiente para la recepción del estado de cuenta o consultando saldos y movimientos a través de la banca electrónica; de encontrarse diferencias deberán realizar las aclaraciones respectivas con las instituciones bancarias, antes del cierre del ejercicio o de la cancelación de la cuenta bancaria. En el caso de que existan depósitos no identificados, no deberán estar como partidas de conciliación, dado que tendrán que ser registrados en una subcuenta del mismo nombre cuya contracuenta será acreedores, con la finalidad de que los saldos en libros de las cuentas bancarias no reflejen saldos en rojo, los cuales al cierre del ejercicio deberán quedar canceladas.

III. Cuentas por Cobrar Todas aquellas situaciones que afecten los estados financieros del Organismo Autónomo, derivados del fincamiento de responsabilidades, tales como: robo, fraude, lesión de activos, malversación de fondos, duplicidad de pagos, entre otros, se deberán identificar y registrar en una cuenta especial. El Organismo Autónomo vigilará la situación que guardan las responsabilidades fincadas, así como el avance de las gestiones de cobro o depuración, teniendo como finalidad su registro oportuno. Una vez denunciado el hecho ante la autoridad competente, el Organismo Autónomo dará seguimiento al avance de las investigaciones, registrando en cada momento los efectos en su Patrimonio.

IV. Otras Inversiones

a) Asentar en sus registros contables el año en que se adquirieron los bonos, obligaciones y otros valores.

b) Verificar que los registros contables estén debidamente soportados. c) Cumplir debidamente con los acuerdos establecidos por la adquisición de bonos,

obligaciones y otros valores efectuando las gestiones correspondientes. d) Realizar la baja por las ventas de los bonos, obligaciones y otros valores. e) Verificar que el monto establecido de la inversión, coincida con el registro contable;

en caso contrario si no lo estuviera, investigar dicha diferencia para registrar los ajustes correspondientes.

V. Almacén e Inventario físico Los organismos públicos que cuenten con almacenes, deberán establecer un mecanismo de control, los cuales formarán parte de sus controles internos de acuerdo a las políticas que cada organismo dicte.

Para efecto del registro contable, la existencia física de consumibles que se tengan en los almacenes y registrados como inventarios, serán contabilizados al costo de operación, costo de inversión, de acuerdo a los capítulos del gasto, costo de ingresos propios o decrementos al patrimonio cuando se trate de recursos ajenos o no presupuestales. Los consumibles que se adquieran posteriormente, serán registrados al costo de operación o de inversión de acuerdo a los capítulos del gasto. Para efectos del contar con un control adecuado de los materiales en existencia en los almacenes de cada Organismo Autónomo, el área de Recursos Materiales, deberá realizar un inventario físico al cierre del ejercicio por las existencias reflejadas en sus almacenes desglosando por concepto los materiales de administración, materias primas, materiales y artículos de producción y construcción o cualquier otro material y artículo diverso, considerando en control interno aquellos que sean consumibles, y de activos que sean menor a 20 salarios mínimos general del área geográfica del Estado. VI. Activo Fijo Respecto al control de los activos fijos inventariables, se deberán efectuar los registros contables agrupando por tipo de bien que sean del mismo costo y descripción, con la finalidad de que al dividir el importe reflejado en libros entre la cantidad de bienes de ese tipo, se determine su costo unitario, siendo el objetivo principal, coincidir el inventario físico con los registros contables, sin embargo de ser posible los analíticos de saldos reflejaran el costo de los activos en forma individual, de tal forma que pueda identificar las características propias del bien. El inventario físico de los activos fijos de los Organismos Autónomos deberá efectuarse al cierre del ejercicio. El registro y control de los activos fijos inventariables, debe realizarse tomando en cuenta las siguientes consideraciones específicas para cada tipo: a).- Muebles: Mobiliario y Equipo de Administración Maquinaria y Equipo Agropecuario, Industrial, de Comunicaciones y de Uso Informático Vehículos y Equipo de Transportes Equipo e Instrumental Médico y de Laboratorio Herramienta y Refacciones Maquinaria y Equipo de Defensa y Seguridad Pública Edificios Terrenos Animales

1. Asentar en sus registros contables el año en que se adquirieron los bienes, ya sea por compra o donaciones.

2. Los registros contables deberán estar soportados con la documentación correspondiente, como facturas, actas de transferencia o donación, entre otros.

3. Verificar la existencia física de los bienes que se encuentran registrados en libros, mediante un inventario.

4. De existir algún bien que no se encuentre registrado, se deberá investigar su procedencia y soportar su valor con la documentación correspondiente.

5. De tener registrado bienes inexistentes, deberán realizar las gestiones correspondientes para su cancelación contable, debiendo estar soportado con la documentación correspondiente.

6. Contar con relaciones analíticas de cada cuenta de activo, mostrando a detalle cada uno de los bienes con su número de inventario.

b).- Inmuebles:

1. Asentar en sus registros contables el año en que se adquirieron los bienes inmuebles. 2. Tratándose de la recepción de obras públicas terminadas para su administración, estas

deberán ser registradas en el activo fijo en un plazo máximo de 30 días hábiles posteriores a la fecha de entregada al Organismo Autónomo.

3. Verificar que los registros en estos rubros estén documentalmente soportados. 4. Realizar la baja del inmueble por donaciones otorgadas, caso fortuito o de fuerza

mayor mediante documentación según corresponda. VII.- Costo de Inversión Representar las operaciones derivadas de los eventos económicos que muestren una capitalización e inversión en la entidad, en un rubro específico del resultado, reconociendo en la Contabilidad Gubernamental el valor del activo en su presunción de recuperación y aquel que fue incrementado por alguna disposición legal que se absorbe como costo de la inversión, por lo tanto se considerará en esta cuenta lo siguiente: a) Los activos fijos inventariables que con un costo menor a 20 Salarios Mínimos Generales del

área geográfica del Estado, se reflejarán en cuenta de resultado del ejercicio que indique la inversión realizada.

b) La Obra pública ejecutada que no sea considerado un bien susceptible de incrementar el

patrimonio estatal y que no pueda enajenarse. c) La Obra pública ejecutada que tenga como fin el beneficio colectivo, que sea de uso público,

no enajenable. d) Los registros por el ejercicio del gasto correspondiente a obra pública enunciados en los dos

incisos anteriores, deberán ser registrados inicialmente como obra en proceso. VIII.- Otros Activos: a).- Operaciones en Proceso de Regularización Presupuestal: En esta cuenta se deberán contabilizar aquellos gastos que no fueron previstos en el presupuesto de egresos autorizado, y cuyo recurso proviene de otra partida presupuestal. Para tener un adecuado control dichos gastos deberán separarse por capítulos de acuerdo al Clasificador por Objeto del Gasto, con la finalidad de que sean presentados el Órgano de Gobierno, para su regularización mediante traspaso interno y cuando se requiera de ampliación de recursos ante la Secretaría de Finanzas, siempre y cuando no se contraponga con la

normatividad en la materia. Esta cuenta deberá quedar totalmente regularizada en un periodo no mayor de 60 días. b).- Adeudos de Dependencias y Entidades: Los recursos de ejercicios anteriores por concepto de ministraciones que no se depositaron en su oportunidad a la cuenta bancaria correspondiente, cuyo importe se refleja en el saldo de la cuenta 13111.- Adeudos de Dependencias y Entidades, deben ser reclasificados a la cuenta que corresponda en los primeros meses del presente ejercicio. Artículo 109.- La depreciación y amortización son procedimientos que tienen como finalidad, distribuir el costo de los activos de manera sistemática, permitiendo de esta forma reducir las utilidades y como resultado se obtiene un beneficio fiscal.

I. Depreciación: Es el procedimiento de contabilidad que tiene como fin distribuir de manera sistemática y razonable el costo de los activos fijos tangibles, entre la vida útil estimada de la unidad.

II. Amortización: Extinción gradual de cualquier deuda durante un periodo de tiempo, por ejemplo: la disminución periódica en libros de una prima de seguros.

Para los Organismos Autónomos, estos procedimientos no reportan ninguna ventaja de orden práctico y financiero, ya que el monto que éstos pudieran representar, no proporciona ningún beneficio fiscal y financieramente tienen muy poca o nula utilidad, puesto que la situación financiera de los Organismo Autónomos se muestra tomando en cuenta otros elementos, pudiendo ser entre otros, su capacidad de pago, la cual se puede determinar mediante el análisis a sus fondos disponibles en efectivo, el importe de su presupuesto de ingresos no comprometidos y el importe de sus obligaciones exigibles. Por lo anterior, los Organismos Autónomos deberán apegarse a lo establecido en el Postulado Básico de Contabilidad Gubernamental denominado Costo Histórico y sólo deberán realizar el cálculo de la depreciación a los activos fijos, así como la amortización a los activos intangibles, cuando sus objetivos y sus necesidades de información lo requieran. Artículo 110.- En los Organismos Autónomos, la evaluación de mantenimiento financiero de capital y el ajuste de utilidades, es irrelevante en relación con sus objetivos, considerando que: Están constituidos de acuerdo a decreto, cuyo objeto es el de proporcionar servicios públicos de carácter asistencial, educativo, cultural, deportivo y agrícola, que cumplen con una clara función social, sin perseguir fines de lucro.

I. Su eficiencia y productividad no pueden ser medibles en términos de rentabilidad financiera. Esto es, que proporcionan servicios sin dar lugar a una relación de intercambio entre los recursos que se reciben y los servicios prestados; en caso de que en esta relación de intercambio existiera un rendimiento, éste se destina a un propósito social.

II. Sus recursos de operación y de inversión provienen preponderantemente del Gobierno

Estatal y Federal.

Artículo 111.- Los ingresos se constituirán por las aportaciones estatales, aportaciones federales, así como de aquellos que se generen por la prestación de los servicios públicos que estos otorguen. Se consideraran otros ingresos aquellos recursos recibidos de particulares y/o instituciones nacionales o extranjeras, para la realización de sus actividades o para la prestación de los servicios públicos. Artículo 112.- Con el propósito de contar con herramientas de control que permitan identificar los registros por egresos y llevar simultáneamente el control del ejercicio presupuestario y sus efectos en la contabilidad, los Organismos Autónomos deberán utilizar las cuentas presupuestarias de egresos, presentadas en el Catálogo de Cuentas, el cual lo encontramos en el anexo T VIII-01. Se contabilizará durante el ejercicio en forma simultánea los movimientos en las cuentas de activo, pasivo y de hacienda pública, así como las presupuestarias que correspondan; estos movimientos deberán quedar reflejados en la misma póliza.

CAPÍTULO II DE LA INFORMACIÓN CONTABLE, FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y FUNCIONAL

Artículo 113.- La información que presenten a la Subsecretaría de Entidades Paraestatales deberá estar debidamente firmada por el Titular y Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo o equivalente del Organismo Autónomo. I.- Saldos Iniciales. El asiento inicial, deberá registrarse en el mes de enero, con base a los saldos que muestra el analítico de saldos del ejercicio inmediato anterior. Los Órganos Autónomos que utilicen el Sistema de Administración Hacendaria Estatal, para dar mayor facilidad en la captura de saldos iniciales y proporcionar integridad en la información, soportando las transferencias de saldos de un ejercicio a otro, podrán incluir hasta 900 movimientos a nivel auxiliar por póliza; elaborando en su caso, dos o más pólizas de Activos, Pasivos y Hacienda Pública y se registrarán con fecha 1° de enero. Los Órganos autónomos de nueva creación durante el ejercicio, registrarán saldos iniciales, en el mes que indique el decreto de creación II.- Mensual Mediante oficio, dentro de los primeros 10 días posteriores al mes que corresponda, entregarán la siguiente información:

a) Estado de Situación Financiera b) Estado de Resultados c) Balanza de Comprobación Mensual d) Balanza de Comprobación Acumulada

e) Analítico de Saldos La Subsecretaría de Entidades Paraestatales, a través de su área responsable dará a conocer al centro contable del Organismo Autónomo las observaciones detectadas a su información financiera. III.- Trimestral Mediante oficio, dentro de los primeros 12 días posteriores al trimestre que corresponda, de acuerdo a los formatos incluidos en el apartado de anexos, en forma impresa, engargolado y en CD-R, entregarán la siguiente información. a) Información Financiera

IF-01 Estado de Situación Financiera IF-02 Variación en las Cuentas de Balance IF-03 Estado de Resultados IF-04 Hoja de Trabajo IF-05 Análisis por Antigüedad de Saldos; de Cuentas por Cobrar y por Pagar IF-06 Informe sobre el Estado de Variación del Activo Fijo

b) Información Presupuestaria

IP-01 Análisis de los Ingresos IP-02 Análisis de los Egresos por Fuente de Financiamiento

IP-02-01 Empleos y remuneraciones IP-03 Comparativo de Ingresos y Egresos IP-04 Informe de Avance Financiero de Programas y Proyectos IP-05 Informe de Avance Físico de Programas y Proyectos ER-02 Avance de desempeño por proyectos e indicadores institucional

c) Información Funcional

Análisis Funcional

d) Social Esta información será presentada en el “Formato de Cuenta Pública Social”, dentro de los primeros 15 días posteriores al trimestre que corresponda. Contendrá los proyectos más relevantes de impacto social y deberá presentarse en lenguaje cotidiano, de manera visual con fotografías en formato JPG sin pegar en un archivo de texto, indicándose el nombre del programa, obra o acción, así como gráficos que puedan transmitirse a la sociedad. La Secretaría de Finanzas podrá solicitar información complementaria que considere necesaria, en la forma y plazos que ésta determine.

Artículo 114.- La información solicitada para la integración de la Cuenta Pública Anual, Informe de Avance de Gestión financiera y Cuenta Pública Social, se encuentra relacionada en el artículo 113 fracción III de esta Normatividad, debiéndose apegar las indicaciones del Catálogo de Formatos e Instructivos emitido por la Secretaría de Finanzas a través de la Dirección de Contabilidad y Evaluación, en el siguiente periodo:

I.- Cuenta Pública Anual La información solicitada para la integración de la Cuenta Pública Anual deberá apegarse a las condiciones del Catálogo de Formatos e instructivos emitidos por la Secretaría de Finanzas. Se aplicarán los formatos contenidos en la fracción III del artículo 113 de esta Normatividad. Se deberá enviar a la Subsecretaría de Entidades Paraestatales de la Secretaría de Finanzas, en forma impresa y en CD-R, a más tardar dentro de los primeros 14 días del mes de febrero del año posterior al ejercicio que se cierra, los ajustes de orden y de resultados, serán registrados con fecha del último día del ejercicio. La información que se presente debe referirse al período de un año natural es decir del 1o. de enero al 31 de diciembre. En el caso de que los Organismos Autónomos inicien operaciones en el transcurso del año, deberán reportar su información a partir de esa fecha y hasta el último día del mes de diciembre. Al cierre del ejercicio deberán quedar canceladas las siguientes cuentas: 11113 Fondo revolvente 11511 Anticipos a proveedores 11614 Mercancías en tránsito 13114 Operaciones en proceso de regularización presupuestal 21118 Adeudos de años anteriores Los recursos registrados en las Cuentas arriba mencionadas que no hayan sido ejercidos, deberán regularizarse a más tardar el último día hábil del mes de diciembre del ejercicio que se informe II.- Informe de Avance de Gestión Financiera. Los Órganos Autónomos deberán enviar la información señalada en el artículo 113 fracción III de esta Normatividad, con corte al mes de junio a más tardar dentro de los primeros 10 días del mes de julio a la Subsecretaría de Entidades Paraestatales de la Secretaría de Finanzas, para su integración del Informe de Avance de Gestión Financiera. III.- Cuenta Pública Social. Esta información contendrá los proyectos más relevantes de impacto social y deberá presentarse en lenguaje cotidiano, de manera visual y gráficos que pueda trasmitirse a la sociedad y deberá enviarse en los primeros 15 días del mes de octubre. Artículo 115.- La información presentada, deberá estar respaldada con las firmas del Titular y Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo o su equivalente.

Artículo 116.- El sistema de contabilidad está diseñado para operarse de forma que facilite la fiscalización de los activos, pasivos, ingresos, costos y avances en la ejecución de programas, proyectos, objetivos y metas, de manera que permita medir la eficacia y eficiencia del gasto público estatal. I.- Catálogo General La Dirección de Contabilidad y Evaluación presenta un Catálogo de Cuentas que es la base para los registros del Sistema de Contabilidad Gubernamental; su uso es obligatorio para el registro y la clasificación de la información por las transacciones financieras efectuadas en el centro contables del Organismo Autónomo, que les sea proporcionado el sistema contable del Sistema de Administración Hacendaria Estatal.

Cada cuenta es identificada con un código, una denominación y estructura específica, misma que se incluye como anexo T VIII-01. De acuerdo a las necesidades de funcionamiento de cada Organismo Autónomo, éstos podrán realizar una desagregación del Catálogo de Cuentas, hasta el cuarto nivel. Cualquier modificación al Clasificador por Objeto del Gasto Presupuestario, deberá considerarse en el catálogo de cuentas para mantener su coherencia, dado que está estrechamente ligado. Los Organismos autónomos que cuenten con un catálogo que no se asemejen a las cuentas relacionadas en el anexo T VIII-01, deberán realizar las adecuaciones para la presentación de su información a la Subsecretaría de Entidades Paraestatales. II.- Catálogo de reclasificaciones: Los organismos autónomos que opten por llevar los registros del Sistema de Contabilidad Gubernamental en medios distintos al Sistema de Administración Hacendaria Estatal, para efectos de presentar la información financiera mensual y trimestral, podrán hacer un catálogo de reclasificación, de tal forma que la información que se presente a la Subsecretaría de Entidades Paraestatales sea homogénea y consolidable. III.- Mantenimiento de Catálogo. Deberán alimentar los niveles que requieran dentro del Catálogo de Cuentas. El Catálogo de Cuentas normalmente esta libre de uso para incrementar, eliminar o modificar en los dos últimos niveles que por lo regular solicitan el ejercicio y una descripción determinada, como son: clave y nombre del Organismo, nombre del responsable, concepto, entre otros. a).- Las cuentas que no necesitan clasificarse por ejercicio son los siguientes: 31111 Patrimonio. 31211 Resultados del ejercicio. 31311 Rectificaciones a resultados. 31411 Decrementos al patrimonio. 31412 Incrementos al patrimonio. 31413 Transferencias de bienes inventariables otorgados 31414 Transferencias de bienes inventariables recibidos

31415 Transferencias de saldos otorgados 31416 Transferencias de saldos recibidos 31520 Liquidadora de transferencias de año en curso. 31612 Transferencias por reintegros de años anteriores. 31616 Transferencias extemporáneas de egresos. 31617 Liquidadora de transferencias de años anteriores. 41112 Ingresos propios. 41212 Rectificaciones de ingresos propios. 42111 Costo de operación. 42112 Costo de operación con ingresos propios. 42211 Costo de operación de años anteriores. 42212 Costo de operación con ingresos propios de años anteriores. 55111 Observaciones por falta de justificación ó comprobación. 55114 Operaciones Observadas por falta de Justificación o Comprobación. 55413 Bienes Bajo Contrato de Comodato. 55416 Contrato de Comodato por Bienes.

b).- Las siguientes cuentas tienen todos los niveles definidos incluyendo la descripción, por lo que no pueden ser manejadas por el usuario para incrementar, eliminar o modificar: 31111 Patrimonio 31211 Resultados del ejercicio 31311 Rectificaciones a resultados 31516 Transferencias de operaciones compensadas 31520 Liquidadora de transferencias de año en curso 31617 Liquidadora de transferencias de años anteriores 52212 Rectificaciones al presupuesto de años anteriores

Artículo 117.- Las Organismos Subsidiados y Autónomos informarán por escrito a la Tesorería, dentro de los primeros cinco (5) días hábiles del mes de enero del 2008, el número y nombre de las cuentas bancarias donde se depositarán los recursos presupuestarios correspondientes al ejercicio 2008.

TRANSITORIOS: PRIMERO.-. El presente acuerdo entrará en vigor a partir del 1º de enero del 2008. SEGUNDO.- Se deroga todas las disposiciones que se opongan al presente acuerdo. TERCERO.- El presente acuerdo podrá ser modificado por la Secretaría de Finanzas, cuando

ésta lo considere necesario.

Dado en la ciudad de Tuxtla Gutiérrez, Chiapas, a los 26 días del mes de diciembre del 2007.

LIC. SAMUEL TOLEDO CÓRDOVA TOLEDO SECRETARIO DE FINANZAS

La presente firma forma parte del Acuerdo por el que se expide la “Normatividad Contable y Financiera”.