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COSTOS Y PRESUPUESTOS UAP - EPIC

MARCO TEÓRICO.GASTOS GENERALES.- Se denominan gastos o costes generales, en inglés

overhead (abreviado de overhead cost o overhead expense), al gasto por el mero

hecho de tener una actividad en funcionamiento. Ejemplos de ello son los costos de

gas, electricidad, limpieza, alquiler o el sueldo de los trabajadores. El término se

suele utilizar para englobar los gastos necesarios para no cesar la actividad, pero

que no están directamente relacionados con los productos o servicios que se

ofrecen; es decir, no aumentan los beneficios de la empresa.

Los gastos generales son costos sobre el estado de resultados, con excepción del

trabajo directo, materiales directos y gastos directos. Los gastos generales incluyen

gastos de contabilidad, depreciación, seguros, intereses, tarifas legales,

reparaciones, alquiler, materiales adquiridos, impuestos, facturas de teléfono,

gastos utilitarios y viajes.

Los Gastos Generales son aquellos costos indirectos relacionados a la ejecución

de la obra, que no intervienen directamente en el proceso constructivo pero que

sirven de apoyo o complemento para el logro de la meta u objetivos y pueden ser

ejecutados en el lugar de la obra o desde otras instalaciones ajenas a ella, y son

derivados de la propia actividad empresarial o de administración, por lo que no

pueden ser incluidos dentro de las partidas de las obras o de los costos directos.

Los gastos generales pueden ser gastos fijos y gastos variables. El presupuesto de

gastos generales que se considera en el Expediente Técnico no puede ser usado

para gastos de materiales deconstrucción y otros gastos faltantes para la ejecución

de la obra como es el caso dela supervisión y/o liquidación. Cabe agregar que

cuando se elabora un expediente técnico se debe considerar los costos directos

(insumos o servicios que intervienen en el proceso constructivo de la obra y se

clasifican en mano de obra, materiales, equipos y herramientas) y los gastos

generales; adicionalmente al monto total de la obra, deben considerarse los gastos

de supervisión y de liquidación, los cuales no forman parte de la partida de gastos

generales. Los gastos generales para una obra por administración directa están

referidas a todos los costos indirectos cualquiera que sea su denominación, no

previstos y que posibiliten la continuidad de la obra (son aquellos relacionados a la

ejecución de la obra, que no intervienen directamente en el proceso de

construcción, pero que sirven de apoyo o complemento para el logro de la meta del

proyecto y pueden ser ejecutados en el lugar de la obra o desde otras instalaciones

GASTOS GENERALES E ÍNDICES UNIFICADOS


ajenas a ella). En cuanto a financiar los materiales de construcción que se requiere

para la culminación de la obra, esto tendría que ver con la sustentación que se

realice explicando los motivos de la necesidad de una mayor cantidad, no

programada. Lo que podría dar lugar a un reajuste del presupuesto, si existieran

saldos o de lo contrario la solicitud de un presupuesto adicional para resolver dicho

problema. Por lo general los Gastos Generales se consideran como un porcentaje

de los costos directos, que varían entre el 5% al 10%. Las municipalidades deberán

instituir buenas prácticas para evitar problemas en la ejecución y control

presupuestal y financiero de la obra. Como punto de partida, se debe proceder a

una correcta definición de las partidas degasto del proyecto en el Expediente

Técnico, el cual debe contemplar, entre otros, los siguientes aspectos:1) Los

cálculos de la estructura del presupuesto del proyecto debe cumplir el siguiente

esquema: + Costo Directo:(Materiales, equipos, herramientas y Mano de Obra

calificada y no calificada). + Gastos Generales Variables (Administrativos:

Administrador de Obra, Almacenero, Guardián y Asistencia técnica: Residente de

Obra y/o Maestro de Obra vinculados al plazo de ejecución). + Gastos Generales

Fijos (Financieros no vinculados al plazo de ejecución). = Costo de Obra (Para el

caso de ejecución por administración directa) Si la obra es ejecutada por contrata

se debe añadir: + Utilidad + IGV = Costo de Obra (Presupuesto Base para el caso

de ejecución por contrata) + Costo de Supervisión +Costo de Liquidación = Costo

Total del Proyecto de Inversión. El Expediente Técnico es el documento que

permite una adecuada ejecución de un proyecto.

GASTOS INDIRECTOS FIJOS, VARIABLES Y SEMIVARIABLES

Los gastos indirectos pueden ser fijos o variables, dependiendo del gasto en

particular. Los gastos fijos incluyen aquellos que no varían dentro del calendario del

año fiscal, tales como alquiler, seguros y salario del gerente. Los gastos variables

cambian dependiendo de la producción y pueden incluir gastos tales como

reparaciones, servicios públicos y los gastos de envío. Algunos gastos indirectos

pueden considerarse mixtos, o semivariables. Estos normalmente tienen dos

componentes: un gasto fijo, como una tarifa de conexión de servicios públicos y un

costo variable, como la tarifa por el uso de la electricidad, misma que podría

cambiar dependiendo de la tasa de producción.



COSTOS DIRECTOS, GASTOS GENERALES Y UTILIDAD.

El penúltimo párrafo del artículo 175 del Reglamento de la Ley de Contrataciones

del Estado, aprobado mediante Decreto Supremo 184-2008-EF, estipula que “las

ampliaciones de plazo en contratos de bienes o para la prestación de servicios

darán lugar al pago de los gastos generales debidamente acreditados.” Marca de

esta manera una diferencia con el penúltimo párrafo del artículo 232 del antiguo

Reglamento, aprobado mediante Decreto Supremo 084-2004-PCM, para el que “las

ampliaciones de plazo en prestación de servicios darán lugar al pago de los costos

directos y gastos generales, además de la utilidad.”

En realidad hay un par de modificaciones entre uno y otro texto, al margen de

aquella elemental que en un caso alude tanto a bienes y servicios y en el otro sólo

a servicios, error en el que incurrió el Reglamento derogado pese a ubicar el

artículo, como es lógico, en el capítulo destinado a fijar las normas especiales

aplicables a bienes y servicios.

Un primer cambio, que es el resultado de reproducir en bienes y servicios las

equivocadas normas aplicables a obras que se establecen en el artículo 202 del

Reglamento, con lo que el dislate se duplica, es la de restringir el reconocimiento

de los gastos generales únicamente a los que sean “debidamente acreditados”, lo

que presupone que estos pueden ser demostrados como si se fuesen gastos

reembolsables y eso no es así y pone en evidencia, más bien, el desconocimiento

en el que con frecuencia se incurre en esta materia.

Los gastos generales, según la definición que el propio Reglamento recoge, son

“aquellos costos indirectos que el contratista debe efectuar para la ejecución de la

prestación a su cargo, derivados de su propia actividad empresarial, por lo que no

pueden ser incluidos dentro de las partidas de las obras o de los costos directos del

servicio.” La norma no explica cuáles son esos costos indirectos ni en obras ni en

servicios y esa, sin duda, es una tarea pendiente que deberá acometer el

Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado (OSCE) porque se suele

confundir unos y otros y como consecuencia de ello es frecuente querer aplicar los

gastos generales de obras a los servicios y eso no es posible. En uno y otro caso,

empero, los gastos generales están representados por un porcentaje que se aplica



sobre el costo directo o sobre una parte de él. En obras se aplica sobre el íntegro.

En servicios sobre los honorarios y sus costos laborales. En las bases de los

procesos de selección que se convocan tanto para la ejecución de obras como

para la prestación de servicios, específicamente de consultoría de obras, eso por

fortuna está claro. Falta precisar conceptos y fijar porcentajes.

El Reglamento incluye las definiciones de gastos generales fijos y variables. Pero

se limita a señalar que los primeros “son aquellos que no están relacionados con el

tiempo de ejecución de la prestación a cargo del contratista”, en tanto que los

segundos “son aquellos que están directamente relacionados con el tiempo de

ejecución de la obra y por lo tanto pueden incurrirse a lo largo de todo el plazo de

ejecución de la prestación a cargo del contratista.” De ambos conceptos se puede

colegir que estos últimos, o sea los gastos generales variables, sólo se aplican en

la ejecución de obras en tanto que los otros, o sea los gastos generales fijos, se

aplican en todos los casos. Ello, no obstante, ni estas definiciones ni ninguna otra

disposición identifican los gastos generales ni permiten descubrir la forma de

acreditarlos con lo que el reconocimiento de aquellos en la ampliación del plazo

contractual se torna aún más complicado.

La solución, naturalmente, es, en primer término, regresar a la redacción del

anterior Reglamento que no los restringía, al menos para bienes y servicios, y que

abría la posibilidad al reconocimiento de todos los gastos generales comprendidos

en la extensión, en forma proporcional a su respectiva duración. En segundo

término, determinar cuáles son y establecer un porcentaje aplicable a todos los

casos, o establecer cómo se calculan y con qué porcentajes tanto en obras como

en los demás contratos para cuyo efecto será de mucha utilidad el estudio que el

Colegio de Ingenieros del Perú ha difundido este año sobre el particular y del que

nos hemos ocupado ampliamente. En ese documento se demuestra que el

contratista reparte sus gastos generales entre todas sus operaciones de forma tal

que, según su volumen, tiene un porcentaje fijo que habitualmente carga en cada

uno de sus presupuestos y aplica a sus clientes. ¿Cómo probarlo? Es virtualmente

imposible hacerlo, salvo que presente toda su contabilidad y todas las operaciones

matemáticas que conducen a ese porcentaje y eso no es lo que pretende la norma



porque tal obligación constitucionalmente sólo cabe en materia tributaria y laboral y

en circunstancias perfectamente establecidas en la ley.

Hay, sin embargo, otra diferencia entre el penúltimo párrafo del artículo 175 del

Reglamento vigente y el penúltimo párrafo del artículo 232 del que lo precedió. Este

señalaba, como queda dicho, que las ampliaciones acarreaban el pago de costos

directos, gastos generales y utilidad. En la norma actual sólo se hace referencia a

los gastos generales y no a todos, como se acaba de revisar, sino sólo a los

debidamente acreditados. Pero sólo a los gastos generales. ¿Y los costos directos

y la utilidad? ¿Ya no se reconocen? Si fuese así se trataría de una modificación

sustancial que habría cambiado toda la manera de abordar el asunto de las

ampliaciones de plazo. No es así, felizmente.

Y no lo es por varias razones. De un lado, porque si la ampliación se genera por un

adicional que afecta el plazo, por atrasos o paralizaciones no atribuibles al

contratista o expresamente atribuibles a la entidad o por caso fortuito o fuerza

mayor que son las cuatro causales que considera el artículo 175, es obvio que no

es posible obligar al contratista a continuar prestando el servicio, ejecutando la

obra, suministrando los bienes o lo que fuese, durante la prórroga, sin pago alguno.

Por si hubiera alguna duda basta recordar que el artículo 23 de la Constitución

preceptúa que nadie está obligado a trabajar sin retribución o sin su libre

consentimiento.

El principio rige aún en la eventualidad de que el contrato haya sido suscrito a

suma alzada, sistema que se aplica cuando las cantidades, magnitudes y calidades

de la prestación están totalmente definidas en las especificaciones técnicas, en los

términos de referencia o en los planos y en el que el postor formula su propuesta

por un monto fijo y por un determinado plazo, según lo dispuesto en el inciso 1 del

artículo 40 del Reglamento. En la suma alzada si el objeto o el plazo se modifica,

por causas ajenas a la responsabilidad del contratista, necesariamente tiene que

cambiar también el monto que sólo es fijo en tanto se mantengan inalterables, y por

tanto también fijos, esos otros dos componentes o esas otras dos de las tres patas

de la mesa que dan forma a la suma alzada, tal como lo graficamos en su

momento.



En el caso de que el contrato haya sido suscrito a precios unitarios, tarifas o

porcentajes, el principio rige más claramente porque, como se sabe, este sistema

se aplica cuando la naturaleza de la prestación no permite conocer con exactitud o

precisión las cantidades o magnitudes requeridas y en el que el postor formula su

propuesta ofertando, como su nombre lo indica, precios unitarios, tarifas o

porcentajes en función de las partidas o cantidades referenciales contenidas en las

bases y que se valorizan en relación a su ejecución real y por un determinado plazo

de ejecución, según lo dispuesto en el inciso 2 del ya citado artículo 40. En este

sistema no interesa mucho si ese plazo de ejecución se extiende porque se paga

de acuerdo a lo avanzado, previa aprobación del inspector o supervisor

naturalmente. Por consiguiente, si hay prórrogas, no atribuibles al contratista, sólo

se le retribuye más de lo originalmente pactado en la hipótesis de que haya mayor

trabajo.

¿Y la utilidad? La utilidad sigue la misma suerte del costo directo. Los artículos 13 y

14 del Reglamento la ubican dentro del valor referencial de cada proceso. Forma,

por tanto, parte del precio. De lo que corresponde pagar. Resulta improcedente

pensar que en el caso de la ampliación del plazo contractual, por causas no

atribuibles al contratista, se le pretenda resarcir sólo con el costo directo y no con la

utilidad. Si la ampliación se produce por razones por completo ajenas a él y tiene

que quedarse más tiempo que el previsto en el trabajo es perfectamente lógico que

se le reconozca la parte proporcional de la utilidad por esa extensión. En el fondo,

el contratista debería estar en libertad de quedarse o de irse. A él se le contrata por

un plazo determinado, que puede ser fijo o referencial. Si hay prórrogas que no son

de su responsabilidad no se lo puede obligar a seguir. Es muy posible que tenga

otros compromisos y que no pueda quedarse. En la eventualidad de que continúe,

¿cuál es su beneficio? ¿Lo tiene que hacer gratis? ¿Sólo se le van a pagar los

costos directos? Si es así, ¿para qué se queda? Sólo pensarlo, es absurdo.

La interpretación más generalizada es que en adición a los costos directos y la

utilidad, se le reconocerán al contratista sólo los gastos generales debidamente

acreditados. No está demás, sin embargo, retornar a la redacción del antiguo

Reglamento y precisar que se le reconocerán en todos los casos los costos



directos, los gastos generales y la utilidad correspondientes, sin mayores

restricciones que generan otras complicaciones.


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