CONSTRUCCIÓN DEL CUADRO DE MANDO Y DEL MAPA ESTRATÉGICO DE LA SNR INTEGRAL ETAPA NUEVE

CONSTRUCCIÓN DEL CUADRO DE MANDO Y DEL MAPA ESTRATÉGICO DE LA SNR

INTEGRAL ETAPA NUEVE

CONSTRUCCIÓN DEL CUADRO DE MANDO INTEGRAL

Abril 30 de 2007.

Procesos internos:Procesos predecibles yMejorados. La capacidad del P.Intangible

Clientes: Clientes fieles y satisfechosIntangible

Finanzas: Indicadores financieros para resumirhechos económicosRealizados. Tangible.

Formación y crecimientoTrabajadores expertos, hábiles yMotivados. Los datos y sistemas. Intangible

Ingresos. Rendimientos de Inversionesliquidez.Valor añadido.Satisfacción de C.

Retención de C.Nuevos clientesRentabilidad clienteCuota de mercado

Procesos Críticos:Impacto frente al cliente.Financieros, de diseño ydesarrollo de producto,Marketing y servicio.

Calidad, tiempo de Respuesta, costo e Introducción de nuevosProductos.

Tres fuentes:•Las Personas: Satisfacción de empleados•Los Sistemas: Disponibilidadde sistemas de información.•Los procedimientos de la O.

VisiónEstrategiaIndicadoresgenérico


Cuadro de mando integral:Cuadro de mando integral:

Es una herramienta para el sistema estratégico de gestión.Es un sistema estratégico de medida y no una medida de la estrategia.Es el eje central de la estrategia y de su operativización para la generación de resultados.Con la construcción del cuadro de mando integral se lleva la estrategia a un sistema de medición.

Sistema de indicadores de gestión:Sistema de indicadores de gestión:

Hace que las relaciones (hipótesis) entre los Objetivos Estratégicos (Indicadores) en las perspectivas del CMI sean explícitas a fin de que puedan ser gestionadas y convalidadas.



EL CUADRO DE MANDO INTEGRAL A MANERA DE REPASO

FINANCIERA

Rendimiento de la empresa para los accionistas:

Rentabilidad, crecimiento y valor para el accionista

Flujo de caja, incremento en ventas, incremento de cuota de mercado y rentabilidad de fondos propios.

Estrategias de crecimiento de la empresa:

Crecimiento y diversificación de los ingresos: Oferta de nuevos productos.

Reducción de costos. Mejora de la productividad

Utilización de los activos propios. Inversión, reducción de riesgos.

Perspectiva Base para los indicadores

CLIENTES

Medidas de factores que interesan a los clientes: Tiempo, calidad, rendimiento, servicio, costos, precio, funcionalidad, imagen, prestigio, relaciones.

Medidas de factores que interesan a la empresa:

Cuota de mercado, incremento y adquisición de nuevos clientes, rentabilidad por cliente, satisfacción, fidelidad, retención de clientes,


EL CUADRO DE MANDO INTEGRAL A MANERA DE REPASO

PROCESOS INTERNOS

Medir procesos que tienen mayor impacto frente al cliente:

Tiempo de ciclo, calidad, capacitación empleado, productividad y tecnología. Recepción de pedido, tiempo de espera y entrega, facturación, cobro, garantía, defectos, devoluciones, pagos, servicio mantenimiento postventa

Medir procesos con mayor impacto para la organización:

Fabricación, diseño, producción, introducción nuevos productos, costos en la cadena de valor, rendimiento y sistemas de información, mejora para la competitividad, tecnología, tiempo para el desarrollo de nuevos productos. Eficiencia de mano de obra y de máquinas, precio de compra de insumos, % ocupación mano de obra y máquinas, tasa de defectos, desperdicios, reprocesos, costos de proceso (ABC)

Perspectiva Base para los indicadores

Formación y

Crecimiento

Medidas de factores que interesan a la empresa:

Capacidad de la empresa para innovar, mejorar y aprender. Mejora de procesos: tiempo de ciclo, defectos y entrega. Capacidades:

Empleados: Productividad por trabajador: Resultados de cada uno.

Satisfacción del trabajador: Participación en decisiones, reconocimiento por el trabajo, se les ánima a ser creativos, son apoyados por los directivos, están contentos en la empresa, acceden a la información para hacer bien el trabajo. Retención del empleado: Retener lo bueno, recuperar lo bueno (4R).

Sistemas de información: Exigencia para que los trabajadores mejoren su proceso

Motivación, delegación de poder (empowerment) y coherencia de objetivos: Número de sugerencias por trabajador, Sistemas de reconocimiento y recompensa, actuación basada en los equipos, participación sobre ganancias, planes de negocio desarrollados por los equipos. Formación de trabajadores: recualificación y nuevos roles.


MAPAS ESTRATÉGICOS DE LA SNR

El mapa estratégico añade detalles, ilustra y da claridad a las estrategias y mejora el foco.

El mapa estratégico proporciona el eslabón que faltaba entre la formulación de la estrategia y la ejecución.

El mapa estratégico se base en varios principios:1. La estrategia equilibra fuerzas contradictorias: La inversión en activos

intangibles normalmente es contradictoria con la reducción de costos2. La estrategia se base en propuesta de valor diferenciada para el cliente:

Satisfacer a los clientes es fuente de la creación sustentable de valor.3. El valor se crea mediante procesos internos de negocio: La perspectiva

financiera y de clientes en los mapas estratégicos describen los resultados, lo que la organización quiere lograr: aumento de valor para los accionistas mediante el crecimiento de los ingresos y mejoras de la productividad. Unido a la adquisición, satisfacción, retención, fidelidad y crecimiento de esos clientes.

4. La alineación estratégica determina el valor de los activos intangibles. Capital humanoCapital humano: Habilidades, competencias, conocimiento. Capital de Capital de informacióninformación: base de datos sistemas de información, redes e infraestructura tecnológica. Capital organizacionalCapital organizacional: Cultura, liderazgo, alineación de los empleados, trabajo en equipo, gestión del conocimiento.


APLICACIÓN PRACTICA PARA LA CONSTRUCCIÓN DEL CUADRO DE MANDO

INTEGRALY DEL MAPA ESTRATÉGICO DE LA SNER

ETAPA NUEVE.

CONSTRUCCIÓN DEL CUADRO DE MANDO INTEGRALPaso 1. Con base en la visión, la misión, los escenarios futuros, los FCE/FCN, los focos estrategicos, los objetivos estrategicos y las estrategias, se identifican los objetivos

estrategicos por perspectiva (se amplían). Formato 1.

Visión Misión

Escenarios futuros FCE/FCN Focos estratégicos Objetivos estratégicos

Estrategias:

FINANZAS

CLIENTE

PROCESOSINTERNOS

FORMACIÓNY

CRECIMIENTO

Liquidez, distribución, ubicación y asignación equitativa de recursos, rentabilidad de los activos (activos improductivos

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS:

Información, accesibilidad, confibialidad, la oportunidad, Servicio, precio, calidad, confort, oficinas adecuadas. Imagen institucional, respeto


Procesos estandarizados, dinámicos, simplificados, entendibles, flexible; estructura de cargos actualizadas, gestión de calidad,


Capacitación, inducción y reinducción, liderazgo, trabajo de equipo, entrenamiento, coaching, Empoderamiento y facultación. Motivación, estímulos, Administración del desempeño,


CONSTRUCCIÓN DEL CUADRO DE MANDO INTEGRALPaso 2. Vinculación de las estrategias a la medición. Con base en la Visión, ubicar las

estrategias en las perspectivas para identificar los indicadores y las mediciones. Formato 2.

La visión: ¿Cuál es la visión?

Financiera: Rentabilidad financiera y social

Clientes: Satisfacción del cliente. Cobertura

Procesos internos: racionalización trámites y seguridad de la información

Aprendizaje: DITH, Tecnología

Si la visión y la misión tienen éxito ¿En qué debo diferenciarme frente a la competencia?

Tarifas Oportunidad, seguridad, servicio,,Confort, conectividadAmabilidad. Horarios extendidos

Talento humano competente ySuficiente. TH. capacitado

Estandarización, Flexibilidad,Simplificación del trámite.

¿Cuáles son los FCE esenciales para el cumplimiento de la visión y la misión?

¿Cuáles son los objetivos estratégicos para el cumplimiento de la visión y la misión?

¿Cuáles son las mediciones críticas para el éxito de la visón y la misión ?

¿Cuáles son los recursos esenciales para el cumplimiento de la visión y la misión?

¿Cuáles son los resultados esperados?

Incrementar ingresos Optimizar costos

Cultura de servicio. Mejoramiento continuoGestión documental.

Capacitación continuaSistema integrado de información. Actualizacióntecnológica

ProductividadLiquidez

Oportunidad en la prestación del Servicio.Accesibilidad a la información

Mejoramiento continuo de procesosCapacitación permanente

Racionalizar u optimizar costos Índice de satisfacción Tiempo de respuesta al clienteCompetenciasconocimiento

Tecnológicos (SIIF)Estructura de costos

Conocimiento y capacitaciónTecnologíaInfraestructura física

TecnologíaEstandarizar procesos

Capacitación y actualizaciónRecursos financierosInfraestructura tecnológica

Rentabilidad financiera y social

Satisfacción del cliente y

cobertura

Racionalización de tramitesSeguridad de la información

DITH y Tecnología


Paso 3. La visión, la estrategia ( 7 estrategias) y los indicadores por perspectiva en la

medición. ESTRATEGIA: Rentabilidad financiera y social

FINANCIERA

OBJETIVOS INDICADOR META ACCIONES ESENCIALES

Optimizar costos Relación costo/B

07: 3%

11: 10%

Política de gasto

Sistema de costos

Incrementar tarifas

Maximizar ingresos

08: 30% Estudiar normas de tarifas. Certificados

Ofrecer nuevos servicios

Crear nuevas fuentes de ingresos

08: 5%

11: 50%

Ofrecer mínimo dos servicios más.

Productividad Vender más o gastar menos

07: 3%

11: 10%

Política de gasto

Sistema de costos


Satisfacción del cliente

Índice de satisfacción

08: 20%

11: 90%

Índice de satisfacción por ORIP

Nuevos puntos de atención

Número de puntos creados

08: 10%

11: 100%

Conectividad

Nuevos servicios

Crear nuevos servicios

08: 10%

11: 50%

Estudios de mercado.


Racionalización de trámites y estandarización

Número de tramites mejorados

08: 100%

Diseño y rediseño de todos los procesos.

Cultura de costos

Optimizar costos 08: 3%

11. 10%

Política de gastos y centros de costos

Costos por actividades

Direccionar costos por centro de costos

08: 30%

11: 100%

Elaborar y ejecutar proyecto costos por actividades


Sistema integrado de información

Conectividad de todas las ORIPS

11: 100%

Conectividad y la dotación de oficinas

Capacitación Capacitar a todos los funcionarios

08: 50%

11: 100%

Programa de capacitación por competencias

Motivar e incentivar a los servidores

% de servidores motivados

08: 50%

11: 100%

Programa de bienestar y estímulos. Plan de capacitación.

CLIENTES

PROCESOS INTERNOS APRENDIZAJE Y CRECIMIEMTO.VISIÓN

Formato 3.



medición. ESTRATEGIA: Satisfacción del cliente

FINANCIERA


Impacto social % Costo social 08: 50%

11: 60%

Definir políticas de costos social y sostenibilidad.

Optimización costos

Índices: Logísticos y Gastos de funcionamiento

08: 3%

11: 10%

Implementar sistemas costos y políticas por centros de costos


Satisfacer al cliente

Impacto del servicio en Orips

07: 20%

11: 90%

Estudio mercado. Encuestas

Accesibilidad al servicio


08: 10%

11: 30%

Estudios de creación, reubicación de ORIPS

Oportunidad Índice de satisfacción

08: 20%

11: 90%



Mejoramiento continuo de procesos

Mejoramiento de todos los procesos de la SNR

08: 100%

Diseño y rediseño de procesos en todas las orips

Racionalización de trámites

Número de Trámites racionalizados

08: 60%

11: 100%

Ventanilla única con DNP.

Cultura de servicio

Impactar cultura de servicio a todos los servidores

08: 100%

Proyecto cultura de servicio

Capacitación en cultura de servicio.


Capacitación Todos los servidores capacitados

08: 100%

Proyecto cultura de servicio.

Capacitación en cultura de servicio



08: 50%

11: 100%




11: 100%


CLIENTES

PROCESOS INTERNOSVISIÓN

Formato 3.

APRENDIZAJE Y CRECIMIEMTO.



medición. ESTRATEGIA: Cobertura

FINANCIERA


Costo social Costo beneficio 08: 10%

11: 30%

Apertura de puntos de atención al ciudadano

Incremento de ingresos

% de incremento de ingresos

08: 20%

11: 30%

Estudio de mercado y de normas para nuevos servicios


Satisfacción del ciudadano

Índice de satisfacción por Orips

08: 50%

11: 90%

Encuestas de satisfacción. Cultura de servicio

Accesibilidad al servicio


08: 10%

11: 30%

Estudios de creación, reubicación de ORIPS y conectividad




08: 100%




08: 60%

11: 100%


Estudios técnicos de creación y reubicación de círculos

Estudios realizados y factibilidad

08: 100%

Levantamiento de información , estudio de normas y elaboración de estudio técnico.



08: 100%





08: 50%

11: 100%




11: 100%


CLIENTES


Formato 3.




medición. ESTRATEGIA: Racionalización de tramites

FINANCIERA


Optimizar costos Relación costo/B

07: 3%

11: 10%

Política de gasto

Sistema de costos

Invertir en Mejoramiento continuo de procesos


08: 100%


Invertir en racionalización de trámites


08: 60%

11: 100%





08: 20%

11: 90%


Confianza Índice de satisfacción

08: 20%

11: 90%


Oportunidad Índice de satisfacción

08: 20%

11: 90%





08: 100%




08: 60%

11: 100%

Ventanilla única con DNP. Página WEB DAFP

Desarrollar cultura de servicio

# ORIPS y servidores impactados con cultura de servicio

07: 30%

08: 100%

20 ORIPS y 80% de folios, ingresos y servidores



08: 100%





08: 50%

11: 100%




11: 100%


CLIENTES


Formato 3.




medición. ESTRATEGIA: Seguridad en la información

FINANCIERA


Inversión en seguridad informática

% de recursos invertidos.

07: 80%

11: 100%

Proyecto de modernización, inversión en seguridad.

Invertir en gestión documental

% de recursos invertidos

07:

11: 100%

Elaborar y ejecutar proyecto de gestión documental.




08: 20%

11: 90%

Índice de satisfacción por ORP


08: 20%

11: 90%

Índice de satisfacción por ORP




08: 100%




08: 60%

11: 100%

Ventanilla única con DNP. Página WEB DAFP

Control y seguimiento a la información

Herramientas y protocolos de seguridad

08: 100%

Implementar herramientas y sistemas de seguridad



08: 100%





08: 50%

11: 100%


Crear sistemas de seguridad

Herramientas y protocolos de seguridad

08: 100%

Implementar herramientas y sistemas de seguridad

CLIENTES


Formato 3.




medición. ESTRATEGIA: Desarrollo integral del talento humano

FINANCIERA


Inversión en capacitación

Número de servidores capacitados

08: 100%

Proyecto cultura de servicio. Plan de capacitación por competencias

Inversión de bienestar y estímulos

Número de servidores impactados por bienestar y estímulos

08: 80% Ejecución y evaluación de plan de bienestar y estímulos




08: 20%

11: 90%


Compromiso con el cliente


O8: 20

09: 100%


Seguimiento a clientes


O8: 20

09: 100%



Plan de capacitación

# servidores capacitados

08: 100%

Ejecución y evaluación plan del capacitación

Plan de bienestar y estímulos

# de servidores motivados

08: 100%

Ejecución y evaluación plan del bienestar y estímulos

Plan estratégico de personal

Plan de manejo del personal

08: 100%

Ejecución y evaluación plan estratégico de personal



08: 100%





08: 50%

11: 100%


Desarrollo de competencias

# de servidores en plan de desarrollo de competencias

08: 50%

11. 100%

Elaborar, ejecutar y evaluar plan de desarrollo de competencias

CLIENTES

PROCESOS INTERNOS VISIÓN

Formato 3.




medición. ESTRATEGIA: Tecnología

FINANCIERA


Inversión en tecnología, infraestructura física

# de ORIPS con inversión

07: 25%

11: 100%

Invertir en todas las ORIPS. Hoy 33 de 190.

Invertir en desarrollo organizacional

Procesos mejorados

08: 100%

Mejorar procesos del nivel central y de las ORIPS.

Invertir en capacitación tecnológica

# servidores capacitados

08: 25%

11: 100%

Integrar inversión en tecnología y capacitación




08: 20%

11: 90%



08: 20%

11: 90%





08: 100%




08: 60%

11: 100%




08: 100%





08: 50%

11: 100%




11: 100%


CLIENTES

PROCESOS INTERNOS

VISIÓN

Formato 3.


MAPAS ESTRATÉGICOS DE LA SNR

Paso 4. Definir estrategias de valor por perspectiva, con base en la visión, la misión, los focos estratégicos, las estrategias corporativas, el despliegue de objetivos en el cuadro de mando integral. Formato 4

MAPAS ESTRATÉGICOS DE LA SNRPaso 4. Formato 4.

Perspectivafinanciera

Perspectivadel cliente

Perspectivade los procesos internos

Perspectivade aprendizaje y crecimiento

Implementar estructura de costos

Incrementar la Rentabilidad financiera

Incrementar ingresos

Vender nuevosservicios

Estrategia de productividad Estrategia de crecimiento

Rentabilidad financiera y social

Propuesta de valor agregado para el ciudadano

Oportunidad

Calidad

Cobertura

Culturade servicio

Confianza

Satisfacción

Gestión Registral

Presta el servicio registral

Expide el certificado de libertad y tradición. Registra la propiedad inmobiliaria. Da información al

Ciudadano.

Orientación, inspección, vigilancia y control notarial

Orienta y vigila el servicio notarial

Hace visitas generales para el mejoramiento de la prestación del Servicio. Hace visitas especiales para verificar cumplimiento en la prestación Servicio. Gestión organizacional del notariado. Hace orientación notarial

Servicio al ciudadano

Lidera la cultura de servicio.

Genera cultura de servicio. Mide índices de satisfacción. Genera estrategias y compromisos de servicio. Orienta e informa al ciudadano. Divulga servicios y trámites. Generar relaciones con el ciudadano. Hace alianzas estratégicas

Imageninstitucional

Capital humano: Motivación, conocimiento, compromiso, habilidades, experiencia, actitud, felicidad, capacitación

Capital de información: Redes, sistema información integrado, infraestructura tecnológica. Conectividad, seguridad informática

Capital organizacional: Gestión de calidad, MECI, gestión del cambio, proactividad, prospectiva, Clima laboral, Liderazgo, trabajo en equipo, cultura de servicio, mejoramiento de procesos. Gestión de conocimiento, Empoderamiento, competitividad

Estrategia social

IncrementarTransferencias

Ley 55/85. Aportes notariales

Ventanillaúnica Conectividad

Compromisodel estado garantizar

Titularidad de laPropiedad I.

SeguridadCustodia y

Conservación de la información

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