Consultoría para el Estudio de Indicadores de Gobierno Digital · Se presentan los datos de...

Consultoría para el Estudio de

Indicadores de Gobierno Digital

Presentación e inducción al estudio

04-02-2020

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Agenda

1. Objetivo del estudio

2. Plazos y seguimiento

3. Estructura y contenido del cuestionario

4. Presentación de la plataforma

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Agenda





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El objetivo general del estudio es «levantar y analizar información sobre distintas dimensiones

e indicadores de gobierno digital en las instituciones de la administración central del Estado de

los años 2018 y 2019, para así contar con información relevante y oportuna para el seguimiento,

definición de acciones de política e informar a organismos internacionales sobre el estado del

arte y avances de transformación digital en las instituciones públicas».

El estudio entregará información estratégica para la

implementación de la Ley de Transformación Digital

A partir de una encuesta online aplicada a las instituciones de la administración central del Estado y otros

organismos autónomos, se reconocerán los aspectos más débiles de la modernización del gobierno.


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Agenda





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La fecha oficial de inicio del levantamiento será el día martes 4 de febrero del 2020.

La fecha oficial de término del levantamiento será el día lunes 23 de marzo del 2020.

Dentro del plan de seguimiento, se contemplan revisiones semanales de los avances de cada

institución, y contacto con los encargados del cuestionario vía correo electrónico y llamadas

telefónicas.

Como medios de asistencia, se cuenta con un correo electrónico, número telefónico, y livechat

para asistencia directa desde el sitio web.

Una vez enviadas las respuestas del cuestionario, éstas serán revisadas por un equipo de

analistas, tras lo cual se contactará al encargado en caso de existir errores o vacíos de

información necesarios de corregir.

Dada la complejidad y extensión del cuestionario, se

consideran dos meses para el levantamiento

En dicho periodo de tiempo, se hará seguimiento a la interacción con la plataforma, los avances de cada

institución, y las respuestas enviadas. Además, se contará con medios de asistencia al usuario.


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Agenda





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La plataforma está diseñada para poder navegar entre las

diferentes secciones del cuestionario

Cuenta con doce secciones que abordan las diferentes áreas de interés para el proceso de transformación

digital del Estado, con un total de 108 preguntas.


Identificación FuncionariosEquipo de

Transformación Digital

Alineamiento

InfraestructuraSistemas de Información

Firma Electrónica

Gestión Documental

Interoperabilidad Sitios Web Gasto TIC Comentarios

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I. Identificación

Se presentan los datos de identificación tanto de la institución como de quienes serán responsables de la

compleción del cuestionario con los cuales cuenta Segpres, a fin de verificar y completar la información.


Se solicita contar con la siguiente información:

Nombre de la institución

Nombre del Coordinador de Transformación Digital

Correo de contacto del Coordinador de Transformación Digital

Nombre del Jefe de Tecnología o Informática

Correo de contacto del Jefe de Tecnología o Informática

Nombre del informante o persona responsable del cuestionario

Correo de contacto del informante o persona responsable del cuestionario

Teléfono del informante o persona responsable del cuestionario

Estos datos serán utilizados únicamente en el contexto de este estudio.

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II. Empleados o funcionarios de la institución

Busca recabar información general acerca del total de empleados/funcionarios de la institución

(incluyendo planta, contrata y honorario), requerida por organismos internacionales, para el año 2019.


Las preguntas de esta sección abordan:

Número total de empleados/funcionarios

Número de empleados/funcionaros que utilizaron computador de forma habitual

Número de empleados/funcionaros que utilizaron internet de forma habitual

Número de empleados/funcionaros que tuvieron una cuenta activa de correo institucional

Número de oficinas de partes

Número de empleados/funcionarios que trabajan en la(s) oficina(s) de parte(s)

Se consideran empleados/funcionarios activos o como dotación, sin considerar a quienes participan en comisión de servicios o servicios de HP externas.

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III. Equipo Transformación Digital

La información es necesaria para caracterizar al personal de la institución que lidera y ejecuta el proceso

de Transformación Digital de forma interna.



Número y tipo de contrato de empleados/funcionarios del área TIC

Nivel de estudios especializados en el área TIC de los empleados/funcionarios

Perfiles y funciones que se encuentran presentes dentro de la institución, si son personal interno

o externo, y en qué área se desempeñan

Entiéndase como empleado/funcionario TIC a todos aquellos que realizaron funciones dentro del área de Tecnologías de Información y Comunicación o similar. Esto incluye a administrativos,

profesionales y jefaturas

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IV. Alineamiento Estratégico

Aborda el rol del área TI dentro de la institución, y el alineamiento estratégico de la transformación digital

interna.



Existencia de un plan estratégico del área TI y su verificación

Focos principales del plan estratégico del área TI

Existencia de una estrategia de transformación digital y/o modernización institucional y su

verificación

Responsable de la implementación de la estrategia de transformación digital y/o modernización

institucional

Líneas de acción de la estrategia de transformación digital y/o modernización institucional

Área, unidad o división a la que pertenece el Coordinador de Transformación Digital

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V. Infraestructura

Busca caracterizar la infraestructura que sostiene los procesos digitales de la institución, tanto en temas

de redes, servicios ciudadanos, autenticación y Data Centers.



Tipos de redes y de conexión a internet con los que cuenta la institución

Número de módulos de autoatención (Tótem) con los que cuenta la institución, y servicios que

prestan

Tipos de mecanismos de autenticación que utiliza la institución para entrega de servicios a los

ciudadanos

Número, características y uso de los Data Center con los que cuenta la institución

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VI. Sistemas de Información

Información necesaria para conocer y caracterizar los software especializados que utilizan las diferentes

áreas de trabajo de la institución, para el apoyo de sus funciones.



Áreas de trabajo de la institución que disponen de software especializados

Forma de distribución de los software utilizados en cada área de trabajo

Uso de software licenciados de desarrollo propio y/o externo

Costos asociados a sistemas de información

Uso de modelador de procesos SIMPLE

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VII. Firma Electrónica

Busca indagar en el nivel de uso de firma electrónica en los procedimientos administrativos internos y

externos que corresponden a la institución.



Uso de firma electrónica avanzada en los procedimientos y procesos de la institución

Dispositivos de almacenamiento de los certificados por tipo de uso de la firma electrónica

avanzada

Entidades emisoras de los certificados para cada tipo de uso de la firma electrónica

Número de firmantes autorizados por la institución (para uso de firma electrónica)

Volumen de firmas electrónicas aplicadas al año 2019

Número de documentos enviados y recibidos en la institución en una semana

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VIII. Gestión Documental

Busca recabar información acerca de los procedimientos de la Gestión Documental dentro de la

institución, así como también del nivel de digitalización en la materia.



Existencia de una política de Gestión Documental dentro de la institución y su verificación

Nivel de implementación de la política de Gestión Documental

Área responsable de la Gestión Documental

Estructura y conceptualización de expedientes

Formatos utilizados para los expedientes dentro de la Gestión Documental

Existencia de repositorio documental dentro de la institución

Cantidad de documentos almacenados en el repositorio y volumen de almacenamiento

Procedimientos y equipamiento para la digitalización de documentos en formato papel

La gestión documental involucra todos los procesos asociados a la gestión del ciclo de vida de la documentación, desde su creación o captura hasta su disposición final (archivo o eliminación).

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IX. Interoperabilidad

Es necesaria para caracterizar los medios actuales de interoperabilidad entre las instituciones del estado,

y el estado de la digitalización en el intercambio de información.



Porcentaje de documentos que la institución intercambia como consumidor o proveedor con

instituciones del Estado y con organizaciones privadas

Mecanismos utilizados por la institución para intercambiar datos y documentos electrónicos con

otras instituciones del Estado.

Formatos de datos intercambiados electrónicamente a otras instituciones

Uso de repositorio de esquemas y metadatos PISEE

Mecanismos de acceso a los datos entregados por la institución

Mecanismos de verificación de integridad de datos y documentos recibidos

Disponibilidad horaria de la institución para la entrega de servicios interoperables

Estrategias de control de exceso de transacciones

Componentes de interoperabilidad existentes en la institución

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X. Sitios Web y Plataformas 1/2

Orientada a recolectar información sobre las especificaciones de los sitios web de la institución, adopción

digital, mecanismos de seguridad de la información, y uso y publicación de datos abiertos.



Número de sitios web (total, con infraestructura propia, y con infraestructura externa)

Características del diseño y desarrollo del sitio web

Cumplimiento de lineamientos de guía técnica para implementación de sitios web accesibles

Existencia de aplicaciones móviles

Consideración de usuarios en desarrollo de proyectos web

Comunicación con usuarios y mediciones de satisfacción

Mecanismos de difusión de la adopción digital

Existencia de una política general de seguridad de la información y su verificación

Personal dentro del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información

Activos de información, análisis de riesgos y nivel de criticidad

Políticas de respaldo de información y aplicaciones críticas

Existencia y aspectos de continuidad de plan de continuidad del negocio (BCP) o plan de

recuperación ante desastres (DRP) para procesos y productos estratégicos

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X. Sitios Web y Plataformas 2/2

Orientada a recolectar información sobre las especificaciones de los sitios web de la institución, adopción

digital, mecanismos de seguridad de la información, y uso y publicación de datos abiertos.



Publicación de Datos Abiertos por parte de la institución

Personal dedicado a la gestión de datos e información de la institución

Objetivos de la institución por los cuales gestiona y publica datos en formatos abiertos

Promoción de la reutilización de datos publicados

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XI. Gasto TIC

Se enfoca en el detalle de los gastos que realizó la institución en el año 2019 que contribuyen al desarrollo

de las TIC dentro de la institución.



Gasto ejecutado por la institución en 2019 (montos correspondientes al área TI contenidos en

otros ítems de gastos)

Distribución del gasto ejecutado por la institución en 2019 en tecnología (operación y proyectos=

Proporción del presupuesto del área de informática ejecutada con recursos propios o servicios

externalizados

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Agenda





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Para facilitar el levantamiento, se dispondrá de apoyo y

asistencia para el acompañamiento del usuario.

Para la consulta individual, la plataforma provee de la descarga de material de apoyo, además de entregar

al usuario un teléfono de contacto, correo electrónico y un livechat para asistencia técnica directa.


Material de apoyoMedios de asistencia y

acompañamiento

• Cuestionario en formato PDF: Soporte donde

recabar la información, la cual debe ser

posteriormente ingresada al cuestionario en

línea.

• Glosario: Define los conceptos más técnicos

empleados en las preguntas del cuestionario.

• Manual del usuario: Instrucciones de cómo

utilizar la plataforma del cuestionario en línea.

• Presentación del estudio: Presentación e

introducción al estudio realizada por la Unidad

de Modernización y Gobierno Digital.

• Presentación capacitación: Presentación

utilizada durante la capacitación para el uso de

la plataforma web y cuestionario en línea.

• Teléfono fijo de contacto para asistencia directa

de lunes a viernes de 9:00 a 17:00hrs. horario

continuado +56 (41) 2 795 939

• Livechat para consulta directa de lunes a

viernes de 9:00 a 17:00hrs. horario continuado

• Correo electrónico para consultas fuera del

horario de atención

[email protected]

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La plataforma presenta una estructura sencilla donde el

usuario dispone de lo esencial en todo momento

Las preguntas se organizan por secciones y subsecciones, y se presentan según la estructura lógica del

cuestionario, por lo que algunas de las preguntas estarán condicionadas a la respuesta anterior.


Encabezado

Índice

Cuerpo del

cuestionario

Chat en línea

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Para el ingreso al cuestionario, se solicita los datos de

autenticación asociados a cada institución

El usuario y la contraseña serán enviados vía correo electrónico al Coordinador de Transformación

Digital, pudiendo ser compartidos a otras personas que colaborarán en dar respuesta al cuestionario.


Por favor ingrese su usuario y

contraseña

Usuario

Contraseña

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El usuario puede navegar libremente por el cuestionario

utilizando el índice o los botones “Avanzar” y “Siguiente”

Las respuestas se mantienen registradas mientras el usuario navega por el cuestionario. El botón

“Guardar” permite guardar la información ingresada antes de abandonar el sitio web


Retroceder de

página

Avanzar de

página

Guardar

respuestas

Al regresar al formulario, el usuario ingresará directamente a la página donde clicó por última vez el botón “Guardar”.

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Una vez completado el cuestionario, se finaliza el proceso

a través del botón “Enviar”

Una vez enviadas sus respuestas, el usuario puede volver a editar su cuestionario hasta el cierre formal

del levantamiento de información. El ingreso es a través del sitio utilizando sus datos de autenticación.


Finalizar

cuestionario

Las respuestas enviadas serán revisadas por un equipo de analistas, quienes identificarán errores o vacíos de información en los cuestionarios contestados. De ser necesario, se contactará a la

persona encargada para su corrección o compleción.

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En la página “Material de apoyo” se encuentran los

documentos de acompañamiento al informante

El material de apoyo contempla el cuestionario en PDF; el glosario, el manual del usuario, y las

presentaciones empleadas en la jornada de inducción.


Además aquí se encuentran los datos de contacto para asistencia directa.

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En caso que un informante no cuente con sus datos de

autenticación, puede dirigirse a “Solicitud de usuario”

La entrega de los datos de autenticación no es de forma automática, ya que requiere la autorización previa

del Coordinador de Transformación Digital o de la persona encargada del cuestionario.


Los datos de autenticación permiten el ingreso simultáneo de dos o más personas; no obstante, el cuestionario es único para cada institución, al igual que el usuario y contraseña. Por ello, los

informantes deben coordinarse para no modificar respuestas de forma errónea.

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En cualquier momento, el usuario puede solicitar un

estado de avance de las respuestas entregadas

A través de la sección “Mi avance”, el usuario podrá solicitar al equipo de analistas un documento PDF

que contiene las respuestas del cuestionario ingresadas al momento de la solicitud.


Este reporte también puede ser solicitado una vez enviado el cuestionario finalizado, de manera que la institución cuente con el registro de las respuestas entregadas. Al finalizar el estudio, los datos

serán publicados en formato abierto.

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El sitio web donde se encuentra alojado el cuestionario

online es seguro y responsive

Se adapta a diferentes tamaños de pantalla, permitiendo el ingreso y respuesta desde computadores

portátiles, teléfonos celulares y tablets.


www.estudiosgobdigital.cl

Contactos

Pablo Celis Schneider

+56 41 279 5939

[email protected]

Dr.-Ing. Mario Cameron

+49 621 380 8727

[email protected]

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