Consultoría para el Estudio de Indicadores de Gobierno Digital · Se presentan los datos de...
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Consultoría para el Estudio de
Indicadores de Gobierno Digital
Presentación e inducción al estudio
04-02-2020
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Agenda
1. Objetivo del estudio
2. Plazos y seguimiento
3. Estructura y contenido del cuestionario
4. Presentación de la plataforma
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Agenda
1. Objetivo del estudio
2. Plazos y seguimiento
3. Estructura y contenido del cuestionario
4. Presentación de la plataforma
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El objetivo general del estudio es «levantar y analizar información sobre distintas dimensiones
e indicadores de gobierno digital en las instituciones de la administración central del Estado de
los años 2018 y 2019, para así contar con información relevante y oportuna para el seguimiento,
definición de acciones de política e informar a organismos internacionales sobre el estado del
arte y avances de transformación digital en las instituciones públicas».
El estudio entregará información estratégica para la
implementación de la Ley de Transformación Digital
A partir de una encuesta online aplicada a las instituciones de la administración central del Estado y otros
organismos autónomos, se reconocerán los aspectos más débiles de la modernización del gobierno.
1. Objetivo del estudio
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Agenda
1. Objetivo del estudio
2. Plazos y seguimiento
3. Estructura y contenido del cuestionario
4. Presentación de la plataforma
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La fecha oficial de inicio del levantamiento será el día martes 4 de febrero del 2020.
La fecha oficial de término del levantamiento será el día lunes 23 de marzo del 2020.
Dentro del plan de seguimiento, se contemplan revisiones semanales de los avances de cada
institución, y contacto con los encargados del cuestionario vía correo electrónico y llamadas
telefónicas.
Como medios de asistencia, se cuenta con un correo electrónico, número telefónico, y livechat
para asistencia directa desde el sitio web.
Una vez enviadas las respuestas del cuestionario, éstas serán revisadas por un equipo de
analistas, tras lo cual se contactará al encargado en caso de existir errores o vacíos de
información necesarios de corregir.
Dada la complejidad y extensión del cuestionario, se
consideran dos meses para el levantamiento
En dicho periodo de tiempo, se hará seguimiento a la interacción con la plataforma, los avances de cada
institución, y las respuestas enviadas. Además, se contará con medios de asistencia al usuario.
2. Plazos y seguimiento
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Agenda
1. Objetivo del estudio
2. Plazos y seguimiento
3. Estructura y contenido del cuestionario
4. Presentación de la plataforma
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La plataforma está diseñada para poder navegar entre las
diferentes secciones del cuestionario
Cuenta con doce secciones que abordan las diferentes áreas de interés para el proceso de transformación
digital del Estado, con un total de 108 preguntas.
3. Estructura y contenido del cuestionario
Identificación FuncionariosEquipo de
Transformación Digital
Alineamiento
InfraestructuraSistemas de Información
Firma Electrónica
Gestión Documental
Interoperabilidad Sitios Web Gasto TIC Comentarios
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I. Identificación
Se presentan los datos de identificación tanto de la institución como de quienes serán responsables de la
compleción del cuestionario con los cuales cuenta Segpres, a fin de verificar y completar la información.
3. Estructura y contenido del cuestionario
Se solicita contar con la siguiente información:
Nombre de la institución
Nombre del Coordinador de Transformación Digital
Correo de contacto del Coordinador de Transformación Digital
Nombre del Jefe de Tecnología o Informática
Correo de contacto del Jefe de Tecnología o Informática
Nombre del informante o persona responsable del cuestionario
Correo de contacto del informante o persona responsable del cuestionario
Teléfono del informante o persona responsable del cuestionario
Estos datos serán utilizados únicamente en el contexto de este estudio.
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II. Empleados o funcionarios de la institución
Busca recabar información general acerca del total de empleados/funcionarios de la institución
(incluyendo planta, contrata y honorario), requerida por organismos internacionales, para el año 2019.
3. Estructura y contenido del cuestionario
Las preguntas de esta sección abordan:
Número total de empleados/funcionarios
Número de empleados/funcionaros que utilizaron computador de forma habitual
Número de empleados/funcionaros que utilizaron internet de forma habitual
Número de empleados/funcionaros que tuvieron una cuenta activa de correo institucional
Número de oficinas de partes
Número de empleados/funcionarios que trabajan en la(s) oficina(s) de parte(s)
Se consideran empleados/funcionarios activos o como dotación, sin considerar a quienes participan en comisión de servicios o servicios de HP externas.
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III. Equipo Transformación Digital
La información es necesaria para caracterizar al personal de la institución que lidera y ejecuta el proceso
de Transformación Digital de forma interna.
3. Estructura y contenido del cuestionario
Las preguntas de esta sección abordan:
Número y tipo de contrato de empleados/funcionarios del área TIC
Nivel de estudios especializados en el área TIC de los empleados/funcionarios
Perfiles y funciones que se encuentran presentes dentro de la institución, si son personal interno
o externo, y en qué área se desempeñan
Entiéndase como empleado/funcionario TIC a todos aquellos que realizaron funciones dentro del área de Tecnologías de Información y Comunicación o similar. Esto incluye a administrativos,
profesionales y jefaturas
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IV. Alineamiento Estratégico
Aborda el rol del área TI dentro de la institución, y el alineamiento estratégico de la transformación digital
interna.
3. Estructura y contenido del cuestionario
Las preguntas de esta sección abordan:
Existencia de un plan estratégico del área TI y su verificación
Focos principales del plan estratégico del área TI
Existencia de una estrategia de transformación digital y/o modernización institucional y su
verificación
Responsable de la implementación de la estrategia de transformación digital y/o modernización
institucional
Líneas de acción de la estrategia de transformación digital y/o modernización institucional
Área, unidad o división a la que pertenece el Coordinador de Transformación Digital
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V. Infraestructura
Busca caracterizar la infraestructura que sostiene los procesos digitales de la institución, tanto en temas
de redes, servicios ciudadanos, autenticación y Data Centers.
3. Estructura y contenido del cuestionario
Las preguntas de esta sección abordan:
Tipos de redes y de conexión a internet con los que cuenta la institución
Número de módulos de autoatención (Tótem) con los que cuenta la institución, y servicios que
prestan
Tipos de mecanismos de autenticación que utiliza la institución para entrega de servicios a los
ciudadanos
Número, características y uso de los Data Center con los que cuenta la institución
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VI. Sistemas de Información
Información necesaria para conocer y caracterizar los software especializados que utilizan las diferentes
áreas de trabajo de la institución, para el apoyo de sus funciones.
3. Estructura y contenido del cuestionario
Las preguntas de esta sección abordan:
Áreas de trabajo de la institución que disponen de software especializados
Forma de distribución de los software utilizados en cada área de trabajo
Uso de software licenciados de desarrollo propio y/o externo
Costos asociados a sistemas de información
Uso de modelador de procesos SIMPLE
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VII. Firma Electrónica
Busca indagar en el nivel de uso de firma electrónica en los procedimientos administrativos internos y
externos que corresponden a la institución.
3. Estructura y contenido del cuestionario
Las preguntas de esta sección abordan:
Uso de firma electrónica avanzada en los procedimientos y procesos de la institución
Dispositivos de almacenamiento de los certificados por tipo de uso de la firma electrónica
avanzada
Entidades emisoras de los certificados para cada tipo de uso de la firma electrónica
Número de firmantes autorizados por la institución (para uso de firma electrónica)
Volumen de firmas electrónicas aplicadas al año 2019
Número de documentos enviados y recibidos en la institución en una semana
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VIII. Gestión Documental
Busca recabar información acerca de los procedimientos de la Gestión Documental dentro de la
institución, así como también del nivel de digitalización en la materia.
3. Estructura y contenido del cuestionario
Las preguntas de esta sección abordan:
Existencia de una política de Gestión Documental dentro de la institución y su verificación
Nivel de implementación de la política de Gestión Documental
Área responsable de la Gestión Documental
Estructura y conceptualización de expedientes
Formatos utilizados para los expedientes dentro de la Gestión Documental
Existencia de repositorio documental dentro de la institución
Cantidad de documentos almacenados en el repositorio y volumen de almacenamiento
Procedimientos y equipamiento para la digitalización de documentos en formato papel
La gestión documental involucra todos los procesos asociados a la gestión del ciclo de vida de la documentación, desde su creación o captura hasta su disposición final (archivo o eliminación).
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IX. Interoperabilidad
Es necesaria para caracterizar los medios actuales de interoperabilidad entre las instituciones del estado,
y el estado de la digitalización en el intercambio de información.
3. Estructura y contenido del cuestionario
Las preguntas de esta sección abordan:
Porcentaje de documentos que la institución intercambia como consumidor o proveedor con
instituciones del Estado y con organizaciones privadas
Mecanismos utilizados por la institución para intercambiar datos y documentos electrónicos con
otras instituciones del Estado.
Formatos de datos intercambiados electrónicamente a otras instituciones
Uso de repositorio de esquemas y metadatos PISEE
Mecanismos de acceso a los datos entregados por la institución
Mecanismos de verificación de integridad de datos y documentos recibidos
Disponibilidad horaria de la institución para la entrega de servicios interoperables
Estrategias de control de exceso de transacciones
Componentes de interoperabilidad existentes en la institución
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X. Sitios Web y Plataformas 1/2
Orientada a recolectar información sobre las especificaciones de los sitios web de la institución, adopción
digital, mecanismos de seguridad de la información, y uso y publicación de datos abiertos.
3. Estructura y contenido del cuestionario
Las preguntas de esta sección abordan:
Número de sitios web (total, con infraestructura propia, y con infraestructura externa)
Características del diseño y desarrollo del sitio web
Cumplimiento de lineamientos de guía técnica para implementación de sitios web accesibles
Existencia de aplicaciones móviles
Consideración de usuarios en desarrollo de proyectos web
Comunicación con usuarios y mediciones de satisfacción
Mecanismos de difusión de la adopción digital
Existencia de una política general de seguridad de la información y su verificación
Personal dentro del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información
Activos de información, análisis de riesgos y nivel de criticidad
Políticas de respaldo de información y aplicaciones críticas
Existencia y aspectos de continuidad de plan de continuidad del negocio (BCP) o plan de
recuperación ante desastres (DRP) para procesos y productos estratégicos
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X. Sitios Web y Plataformas 2/2
Orientada a recolectar información sobre las especificaciones de los sitios web de la institución, adopción
digital, mecanismos de seguridad de la información, y uso y publicación de datos abiertos.
3. Estructura y contenido del cuestionario
Las preguntas de esta sección abordan:
Publicación de Datos Abiertos por parte de la institución
Personal dedicado a la gestión de datos e información de la institución
Objetivos de la institución por los cuales gestiona y publica datos en formatos abiertos
Promoción de la reutilización de datos publicados
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XI. Gasto TIC
Se enfoca en el detalle de los gastos que realizó la institución en el año 2019 que contribuyen al desarrollo
de las TIC dentro de la institución.
3. Estructura y contenido del cuestionario
Las preguntas de esta sección abordan:
Gasto ejecutado por la institución en 2019 (montos correspondientes al área TI contenidos en
otros ítems de gastos)
Distribución del gasto ejecutado por la institución en 2019 en tecnología (operación y proyectos=
Proporción del presupuesto del área de informática ejecutada con recursos propios o servicios
externalizados
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Agenda
1. Objetivo del estudio
2. Plazos y seguimiento
3. Estructura y contenido del cuestionario
4. Presentación de la plataforma
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Para facilitar el levantamiento, se dispondrá de apoyo y
asistencia para el acompañamiento del usuario.
Para la consulta individual, la plataforma provee de la descarga de material de apoyo, además de entregar
al usuario un teléfono de contacto, correo electrónico y un livechat para asistencia técnica directa.
4. Presentación de la plataforma
Material de apoyoMedios de asistencia y
acompañamiento
• Cuestionario en formato PDF: Soporte donde
recabar la información, la cual debe ser
posteriormente ingresada al cuestionario en
línea.
• Glosario: Define los conceptos más técnicos
empleados en las preguntas del cuestionario.
• Manual del usuario: Instrucciones de cómo
utilizar la plataforma del cuestionario en línea.
• Presentación del estudio: Presentación e
introducción al estudio realizada por la Unidad
de Modernización y Gobierno Digital.
• Presentación capacitación: Presentación
utilizada durante la capacitación para el uso de
la plataforma web y cuestionario en línea.
• Teléfono fijo de contacto para asistencia directa
de lunes a viernes de 9:00 a 17:00hrs. horario
continuado +56 (41) 2 795 939
• Livechat para consulta directa de lunes a
viernes de 9:00 a 17:00hrs. horario continuado
• Correo electrónico para consultas fuera del
horario de atención
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La plataforma presenta una estructura sencilla donde el
usuario dispone de lo esencial en todo momento
Las preguntas se organizan por secciones y subsecciones, y se presentan según la estructura lógica del
cuestionario, por lo que algunas de las preguntas estarán condicionadas a la respuesta anterior.
4. Presentación de la plataforma
Encabezado
Índice
Cuerpo del
cuestionario
Chat en línea
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Para el ingreso al cuestionario, se solicita los datos de
autenticación asociados a cada institución
El usuario y la contraseña serán enviados vía correo electrónico al Coordinador de Transformación
Digital, pudiendo ser compartidos a otras personas que colaborarán en dar respuesta al cuestionario.
4. Presentación de la plataforma
Por favor ingrese su usuario y
contraseña
Usuario
Contraseña
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El usuario puede navegar libremente por el cuestionario
utilizando el índice o los botones “Avanzar” y “Siguiente”
Las respuestas se mantienen registradas mientras el usuario navega por el cuestionario. El botón
“Guardar” permite guardar la información ingresada antes de abandonar el sitio web
4. Presentación de la plataforma
Retroceder de
página
Avanzar de
página
Guardar
respuestas
Al regresar al formulario, el usuario ingresará directamente a la página donde clicó por última vez el botón “Guardar”.
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26
Una vez completado el cuestionario, se finaliza el proceso
a través del botón “Enviar”
Una vez enviadas sus respuestas, el usuario puede volver a editar su cuestionario hasta el cierre formal
del levantamiento de información. El ingreso es a través del sitio utilizando sus datos de autenticación.
4. Presentación de la plataforma
Finalizar
cuestionario
Las respuestas enviadas serán revisadas por un equipo de analistas, quienes identificarán errores o vacíos de información en los cuestionarios contestados. De ser necesario, se contactará a la
persona encargada para su corrección o compleción.
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En la página “Material de apoyo” se encuentran los
documentos de acompañamiento al informante
El material de apoyo contempla el cuestionario en PDF; el glosario, el manual del usuario, y las
presentaciones empleadas en la jornada de inducción.
4. Presentación de la plataforma
Además aquí se encuentran los datos de contacto para asistencia directa.
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En caso que un informante no cuente con sus datos de
autenticación, puede dirigirse a “Solicitud de usuario”
La entrega de los datos de autenticación no es de forma automática, ya que requiere la autorización previa
del Coordinador de Transformación Digital o de la persona encargada del cuestionario.
4. Presentación de la plataforma
Los datos de autenticación permiten el ingreso simultáneo de dos o más personas; no obstante, el cuestionario es único para cada institución, al igual que el usuario y contraseña. Por ello, los
informantes deben coordinarse para no modificar respuestas de forma errónea.
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En cualquier momento, el usuario puede solicitar un
estado de avance de las respuestas entregadas
A través de la sección “Mi avance”, el usuario podrá solicitar al equipo de analistas un documento PDF
que contiene las respuestas del cuestionario ingresadas al momento de la solicitud.
4. Presentación de la plataforma
Este reporte también puede ser solicitado una vez enviado el cuestionario finalizado, de manera que la institución cuente con el registro de las respuestas entregadas. Al finalizar el estudio, los datos
serán publicados en formato abierto.
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30
El sitio web donde se encuentra alojado el cuestionario
online es seguro y responsive
Se adapta a diferentes tamaños de pantalla, permitiendo el ingreso y respuesta desde computadores
portátiles, teléfonos celulares y tablets.
5. Presentación de la plataforma
www.estudiosgobdigital.cl
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Contactos
Pablo Celis Schneider
+56 41 279 5939
Dr.-Ing. Mario Cameron
+49 621 380 8727