Contabilidad

Sistema de control y registro de los gastos e ingresos y dems operaciones econmicas que realiza una empresa o entidad."he comprado un programa informtico de contabilidad"

Parte de la economa que estudia estos sistemas o las distintas partidas que reflejan los movimientos financieros de una empresa o entidad."curso de contabilidad y finanzas"

Contabilidad es una disciplina que se encarga de estudiar, medir, valorar y analizar en forma terico-cientfica la realidad econmica, financiera, social y ambiental de una empresa u organizacin, con el fin de interpretar las situaciones econmicas que se derivan de transacciones monetarias, facilitando la toma de decisiones encaminadas hacia el mejoramiento de la productividad, gestin de la empresa u organizacin, la responsabilidad con el impacto ambiental y el impacto de bienestar social en la comunidad de la que se beneficia la entidad econmica en la obtencin de utilidad - ganancia, presentando la informacin contable previamente registrada de manera sistemtica segn un modelo contable determinado, esta informacin es til para los distintos grupos de inters que rodean la empresa u organizacin.

La finalidad de la contabilidad es suministrar informacin en un momento dado de los resultados obtenidos durante un perodo de tiempo, que resulta de utilidad a sus usuarios, en la toma de decisiones, tanto para el control de la gestin pasada, como para las estimaciones de los resultados futuros, dotando tales decisiones de racionalidad y eficiencia.

El trmino contabilidad proviene de la unin de los trminos con (que significa globalmente), putare (que siginifica calcular o evaluar), bilis (que puede) y el sufijo dad (cualidad).

Tipos de contabilidad

La contabilidad puede ser clasificada en dos ramas, dependiendo del criterio de divisin utilizado. De acuerdo con el tipo de unidad econmica a la que se refiere la informacin contable generada se puede hacer la siguiente clasificacin:

Macrocontabilidad

La contabilidad nacional ofrece la representacin numrica sistemtica de la actividad econmica de un pas, durante un periodo determinado. Es elaborada por los Estados, suministra informacin til que orienta la poltica econmica del pas.

Microcontabilidad

Es la contabilidad de las pequeas unidades econmicas. Su objetivo es suministrar informacin que se utilizar en la toma de decisiones. Dentro de la microcontabilidad se distingue una contabilidad pblica, ejecutada por las distintas administraciones pblicas y una contabilidad privada, orientada a la empresa.

Dentro de la contabilidad empresarial, los usuarios de la informacin contable pueden ser divididos en usuarios internos y externos. El grupo de usuarios internos comprende a todas aquellas personas u rganos que utilizan la informacin desde dentro de la empresa para la toma de decisiones adecuada en la direccin de la misma. Por otro lado, los usuarios externos utilizan la contabilidad para la gestin de la empresa objeto de la informacin, y comprenden a todos aquellos entes que no participan en la gestin, como accionistas, acreedores, prestamistas, clientes, inversores, empleados y la administracin pblica, especialmente la administracin tributaria, y que necesitan bsicamente de la informacin contable para tomar tambin decisiones y controlar la empresa desde mltiples puntos de vista. En funcin de los usuarios de la contabilidad se distingue entre contabilidad financiera y contabilidad directiva o de gestin:

Contabilidad financiera (externa): proporciona la informacin esencial del funcionamiento y estado financiero de la empresa a todos los agentes econmicos interesados (clientes, inversores, proveedores, administraciones pblicas, etc.). La legislacin de la mayora de los pases regula las normas de la contabilidad financiera para homogeneizar la informacin resultante y darle mayor fiabilidad y comparabilidad. La contabilidad financiera suele tener poco detalle porque contiene una informacin muy agregada.

Contabilidad de gestin o contabilidad directiva (interna): que engloba a la contabilidad de costos. Es la contabilidad elaborada con una finalidad interna o de autoconsumo en la propia empresa y se utiliza para el clculo de los costos, estados econmicos y productivos en el interior de la empresa que servirn para tomar decisiones en cuanto a produccin, organizacin, mercadotecnia, etc. Se caracteriza por ser ms flexible, dado que se basa en la autorregulacin, est sometida nicamente a las normas que se autoimponga la propia empresa y no a normas legales, suele ser ms detallada que la contabilidad financiera y tambin es ms inmediata que esta, porque ha de servir para decisiones muy prximas.

Naturaleza de la contabilidad. Tcnica y Sistema de informacin.

Tcnica: Toda tcnica depende de una Ciencia y en ese sentido trabaja con base en un conjunto de procedimientos o sistemas para acumular, procesar e informar datos tiles referentes al patrimonio. Es una serie de pasos para realizar una tarea y en contabilidad la tarea es el registro, la tenedura de libros.

Sistema de informacin: De acuerdo con las opiniones y enfoques profesionales que intentan dejar de lado el debate acerca de la naturaleza de lo contable, al definir la contabilidad recurren a un trmino que no implica asumir un carcter cientfico, tcnico o tecnolgico. Dicen, por lo tanto, que se trata de "un subsistema dentro del sistema de informacin del ente" (dado que no solamente se refiere a empresas), toma toda la informacin del ente referente a los elementos que definen el patrimonio, el proceso y el resumen de tal forma que cumpla con los criterios bsicos que uniforman la interpretacin de la informacin financiera (contable), de esta manera analistas financieros y no financieros usan la informacin contable, de ah se concluye que independientemente de las definiciones anteriores, la contabilidad es en s un sistema de informacin.

Estas definiciones de la contabilidad, con altos grados de componentes cientficos y tecnolgicos, la han caracterizado especialmente en los ltimos cien aos, llegando a conformarse incluso "escuelas" o tendencias en su comprensin. As, por ejemplo, se habla de las escuelas latina y anglosajona de la contabilidad. La escuela latina se caracteriza, fundamentalmente, por su orientacin forense y la construccin de evidencias del proceso de la informacin, facilitando as los procesos de control organizacional. La escuela anglosajona, por su parte, se orienta ms a los procesos de exposicin de estados contables dirigidos a los mercados de valores y otros decisores estratgicos de las organizaciones. La escuela latina se ha desarrollado con ms fuerza en los pases continentales europeos y sus colonias respectivas. De igual modo la anglosajona ha tenido mayor presencia en Inglaterra, Estados Unidos y sus respectivas zonas de influencia.

Conceptos bsicos de contabilidad y elementos de los estados contables

Son cada uno de los bienes, derechos y obligaciones que forman parte del patrimonio de las empresas. El marco conceptual del Comit Internacional de Normas Contables (International Accounting Standards Board, IASB) define cinco elementos bsicos que componen la contabilidad: activo, pasivo, patrimonio, gastos e ingresos. Todos ellos deben seguir un itinerario lgico para su adecuada contabilizacin, cuyos pasos son: definicin, reconocimiento y medicin; los cuales quedan reflejados en los estados financieros.

Masas patrimoniales

El patrimonio de un empresa es el conjunto de bienes, derechos y obligaciones relativos a una empresa que constituyen los medios econmicos y financieros a travs de los cuales puede cumplir sus objetivos.

El patrimonio est formado por multitud de elementos de carcter muy dispar. Se denomina elemento patrimonial a cada uno de los bienes, derechos y obligaciones que conforman el patrimonio de la empresa.

A efectos de su valoracin, el patrimonio est formado por una parte positiva (activo), constituida por los bienes (elementos materiales) y derechos (elementos intangibles), derivados de relaciones jurdicas de la empresa y una parte negativa (pasivo), formada por las obligaciones. La suma algebraica del valor positivo de los bienes y derechos y del valor negativo de las obligaciones dara como resultado el valor del patrimonio neto.

La ecuacin fundamental del patrimonio expone que se cumple cuando la suma del valor de los activos -bienes y derechos- es igual a la suma del valor de los pasivos y del patrimonio neto.

Activo

El activo es el conjunto de bienes (elementos materiales) y derechos (elementos intangibles) controlados econmicamente por la empresa, derivados de relaciones jurdicas de propiedad, posesin, uso, crdito, etc. Se divide en circulante, fijo y diferido.

Activo circulante, o corriente, es aquel activo lquido a la fecha de cierre del ejercicio, o convertible en dinero dentro de los doce meses siguientes. Adems, se consideran corrientes a aquellos activos aplicados para la cancelacin de un pasivo corriente, o que evitan erogaciones durante el ejercicio. Con una mayor precisin terminolgica, podramos decir que el "activo corriente" o "activo circulante" se refiere a aquellos recursos del ente que poseen una alta rotacin o movilidad. Los componentes bsicos del activo circulante son las existencias, deudores, inversiones financieras a corto plazo y la tesorera.

Activo fijo, o no corriente, son aquellos bienes que no varan durante el ciclo de explotacin de la empresa (o el ao fiscal). Por ejemplo, el edificio donde una fbrica elabora sus productos es un activo fijo porque permanece en la empresa durante todo el proceso de fabricacin y venta de los productos. Un mismo bien puede tener distinta naturaleza segn la empresa de la que se trate, por ejemplo, un ordenador para un banco es un elemento de su activo fijo porque permanece durante varios ejercicios en la empresa a lo largo del proceso de fabricacin; por el contrario un ordenador, para una empresa dedicada a la venta de equipos informticos, es un producto encuadrado dentro de las mercancas y no dentro de su activo fijo. Sin embargo los ordenadores que usa esta empresa para por ejemplo llevar su sistema contable, si tienen la naturaleza de activos fijos.

Activo diferido: El saldo de las cuentas del activo diferido est constituido por gastos pagados por anticipado, sobre los cuales se tiene el derecho de recibir un servicio aprovechable, tanto en el mismo ejercicio como en posteriores.

Pasivo y neto patrimonial

El pasivo est formado por las obligaciones hacia terceros, originadas por la asuncin de responsabilidades jurdicas de dar, hacer o consentir. Puede dividirse en pasivo corriente y no corriente.

Los fondos propios, tambin llamados capital o neto patrimonial, por ser la diferencia entre el activo y el pasivo exigible, son por tanto el valor contable neto de la empresa, ya que representa el valor de los bienes y derechos que la empresa no debe a nadie, constituye la agrupacin de elementos patrimoniales que representan las aportaciones de los propietarios a la empresa y que constituye el conjunto de las fuentes de financiacin propias.

Se puede calcular esta partida como la diferencia entre el activo y el pasivo. Se cumple as la ecuacin contable: Activo total = Pasivo total + Patrimonio neto; o lo que es lo mismo, Activo total Pasivo total = Patrimonio neto, siendo entonces Activo total Pasivo corriente Pasivo no corriente = Patrimonio neto contable. Tambin puede ser calculada por la agrupacin o suma directa de los elementos que la componen bsicamente capital ms reservas ms resultados del ejercicio.

Pasivo Circulante

En contabilidad, el pasivo circulante (o pasivo exigible a corto plazo) es la parte del pasivo que contiene las obligaciones a corto plazo de la empresa.

En este contexto se entiende por corto plazo un periodo de vencimiento inferior a un ao.

El carcter de circulante hace referencia a que se trata de recursos financieros que no tienen afn de permanencia dentro de la empresa y se contrapone a los recursos permanentes.

Componentes del pasivo circulante

Los componentes ms habituales del pasivo circulante son:

Crditos comerciales otorgados por proveedores y acreedores: es el crdito que surge por el tiempo que transcurre entre el momento de la adquisicin de los bienes o servicios y el momento del pago. Crditos bancarios: obtenidos de entidades financieras en forma de prstamos, lneas de crdito o descuento de efectos. Pagars de empresa. Financiacin a corto plazo obtenida directamente de ahorradores y empresas o tambin de intermediarios financieros. Factoring: la venta a otras empresas de los dbitos de clientes.

Pasivo Exigible

El pasivo exigible es el conjunto de partidas contables que recogen la financiacin obtenida por la empresa mediante entidades ajenas.

Puede ser de dos tipos:

Pasivo exigible a corto plazo: Es la financiacin obtenida gracias a entidades ajenas que tiene un vencimiento menor o igual a un perodo. Pasivo exigible a largo plazo: Comprende las deudas contradas por la empresa con vencimiento superior a un perodo. Normalmente los perodos son de un ao.

El pasivo exigible forma parte de la estructura financiera de la empresa, en el sentido de que constituye la manera en que dicha empresa obtiene financiacin. Forma parte de la estructura financiera tambin el neto patrimonial o fondos propios.

Metodologa contable

La contabilidad, como ciencia, utiliza un mtodo denominado contable, que se compone de cuatro pasos:

Captacin de los hechos de contenido econmico susceptibles de ser contabilizados. Cuantificacin de los hechos contables. Representacin mediante registro de los hechos en cuentas contables (instrumentos conceptuales) anotados en libros de contabilidad (instrumentos materiales). Agregacin de la informacin registrada que se presenta de forma sintetizada en los estados financieros (cuentas anuales).

Las cuentas

Las cuentas son los instrumentos de representacin y medida de cada elemento patrimonial. Cada una consta de una denominacin y un cdigo numrico, que la identifican de manera nica. Estos elementos identificativos son la representacin de la realidad de los elementos del patrimonio, escritos en un papel o en un registro electrnico. Por tanto, hay tantas cuentas como elementos patrimoniales tenga la empresa. La regulacin contable suele establecer libertad para que cada entidad disponga las cuentas que va a utilizar en su proceso contable y el grado de detalle de su informacin, aunque hay legislaciones (como por ejemplo Francia, Mxico, Espaa o Per) que establecen planes o manuales de cuentas orientativos para que sean utilizados por las empresas y aunque la legislacin contable en materia de nmero y nombre de cuentas no suele ser obligatoria, si es utilizado habitualmente de forma homognea por las empresas de un mismo pas. El plan contable de una empresa es la codificacin del conjunto de cuentas que utiliza una empresa, incluye todas las cuentas y las agrupaciones de las mismas. De acuerdo con esto, por ejemplo es habitual, que existan cuentas para los inmuebles, el mobiliario y el conjunto de inmovilizado de una empresa, las mercancas, las materias primas, las deudas de clientes y los crditos con proveedores, las cuentas y prstamos bancarios, as como cuentas para los distintos gastos e ingresos existentes como pueden ser gastos de personal, financieros, de servicios recibidos. Cada empresa tambin dispone del grado de desarrollo que quiere utilizar en su sistema contable Las cuentas suelen agruparse en distintas partidas o grupos que reflejan los mismos conceptos de bienes o gastos.

Grficamente se dibujan como una "T", donde a la parte izquierda se llama "dbito" o "debe" y a la parte derecha "crdito"o "haber", sin que estos trminos tengan ningn otro significado ms que el indicar una mera situacin fsica dentro de la cuenta (el debe es la parte izquierda de la cuenta y el haber es la parte derecha de la cuenta, y no representan otra cosa como lo pueden indicar las diferentes acepciones de estas palabras). Hay dos tipos de cuenta: de patrimonio y de gestin o de resultados. Las cuentas de patrimonio aparecern en el balance y pueden formar parte del activo o del pasivo (y dentro de este, del pasivo exigible o del capital, tambin llamado fondos propios o patrimonio neto). Las cuentas de gestin o de resultados son las que reflejan ingresos o gastos y aparecern en la cuenta de Prdidas y Ganancias.

Independientemente de si las cuentas son de patrimonio o de resultados, tambin se dice que por su naturaleza son deudoras o acreedoras. Las cuentas son deudoras cuando, siendo de patrimonio, se refieren a un activo o, siendo de gestin, se refieren a un gasto; y son acreedoras cuando, siendo de patrimonio, se refieren a un pasivo o a una cuenta de capital, o cuando, siendo de gestin, se refieren a un ingreso.

Convenio de cargo y abono y sistema de partida doble

Cargar o debitar una cuenta es hacer una anotacin en el debe. Abonar o acreditar una cuenta es hacer una anotacin en el haber. En las cuentas de activo, cuando este aumenta, se cargan, y cuando disminuye, se abonan. En las cuentas de pasivo y de capital, cuando este aumenta, se abonan, y cuando disminuye, se cargan.

Se refiere al efecto que tienen las transacciones comerciales sin alterar la ecuacin patrimonial. Cada transaccin afecta el balance, cambia los valores en el patrimonio, pero sin alterar la igualdad de la ecuacin. En cada una de esas transacciones, actan por lo menos dos cuentas. Existen siete tipos de transacciones que siguen la teora del cargo y del abono.

Sistema de partida doble

El sistema de partida doble consiste en que, en cada hecho contable, se ha de producir al menos un cargo en una cuenta y un abono en otra, y la suma de los cargos debe ser igual a la suma de los abonos efectuados; en otras palabras, todos los recursos que existen en una empresa son el resultado de la aplicacin de recursos que tuvieron una fuente definida.

La "partida doble" como tcnica contable obedece a los siguientes criterios:

Correspondencia: quien recibe es deudor, quien entrega es acreedor; Reciprocidad: no hay deudor sin acreedor y viceversa; Equivalencia: todo valor que ingresa debe ser igual al valor que sale; Consistencia: todo valor que ingresa por una cuenta debe salir por la misma cuenta; Confrontabilidad: las prdidas se debitan, las ganancias se acreditan.

Saldo

Se llama saldo de una cuenta a la diferencia entre los dbitos (anotaciones realizadas en el debe de una cuenta) y crditos (anotaciones realizadas en el haber de una cuenta). Cuando los dbitos sean mayores que los crditos ser saldo deudor, sin embargo cuando los crditos sean mayores que los dbitos ser saldo acreedor. Cuando los dbitos sean iguales a los crditos, se entender que la cuenta est saldada, balanceada o sin saldo.

Elaboracin del balance y de la cuenta de resultados

Cuando se han realizado todas las anotaciones contables en el libro diario se calcula el saldo de cada una de las cuentas y se elabora un estado transitorio denominado balance de comprobacin o de saldos, que es un listado de todas las cuentas abiertas con su saldo. La suma de los saldos acreedores debe ser igual a la suma de los saldos deudores, debido al sistema mencionado de partida doble.

Partiendo del balance de sumas y saldos se realiza el denominado asiento de regularizacin en el que se regularizan todas las cuentas de ingresos y gastos y aparece la cuenta de prdidas y ganancias. El balance de situacin se obtiene as despus de regularizar el balance de comprobacin.

Los libros contables

Hojas del libro mayor de un comerciante de Leipzig, 1876-1885.Los libros de contabilidad son los documentos que soportan y reflejan los hechos con trascendencia en la realidad econmica de la empresa a lo largo de un perodo de tiempo. La legislacin mercantil establece cules son los libros contables obligatorios para las empresas. Los libros de contabilidad principales son:

Clases de libros

Libro Diario

El libro diario (en ingls journal) es el principal libro contable, donde se recogen, por orden cronolgico, todas las operaciones de la actividad econmico empresarial, segn se van produciendo en el tiempo. La anotacin de un hecho econmico en el libro diario se denomina "asiento". Cada asiento debe reflejar la informacin referida a un hecho econmico completo y debe estar compuesto al menos por dos apuntes o anotaciones en dos cuentas diferentes. Los asientos por definicin deben estar cuadrados, lo que significa que la suma de las cantidades anotadas en un asiento en el debe han de ser iguales a las cantidades anotadas en el haber de ese mismo asiento. El que un asiento est cuadrado manifiesta que se han tenido en cuenta todas las consecuencias del hecho econmico.

Libro Mayor

Este libro (en ingls ledger) recoge la informacin ya incluida en el diario, pero reordenada por cuentas, en l se recogen para cada cuenta, de acuerdo con el principio de partida doble, todos los cargos y abonos realizados en las mismas y es ms fcil de llevar.

Libro inventario o de Balances

Los libros de balances (en ingls balance sheet) reflejan la situacin del patrimonio de la empresa en una fecha determinada. Los balances se crean cuando hemos pasado las cantidades de las cuentas de los asientos a su libro mayor.

Conservacin

Desde el punto de vista legal, la ley suele marcar el plazo durante el cual los empresarios deben conservar sus libros obligatorios (diario, inventarios y cuentas anuales) como los no obligatorios (mayor, registros de impuesto sobre el valor aadido, auxiliares, etc), as como la documentacin y justificantes que sirven de soporte a las anotaciones registradas en los libros. En Espaa, este plazo de conservacin est fijado en seis aos. Los libros obligatorios, deben conservarse en soporte material de papel y adecuada encuadernacin.