1. MODULO CONTABILIDADEste mdulo, le permite identificar, medir, registrar y comunicar la informacin econmica de una organizacin oempresa, con el fin de que los gestores puedan evaluar la situacin de la entidad.Para poder acceder al Mdulo Contabilidad, presione en el siguiente icono:Presenta el siguiente men:Cmo manejar la opcin Libro Diario?Nota: Previamente se debe definir el plan de cuentas.Haga clic en el siguiente icono:Libro Diario. En esta opcin se almacenan todos los asientos contables que pueden provenir de comprobantes deegreso, ingreso, asientos diarios, etc.El sistema le presentar un listado de acuerdo al rango de fecha seleccionadoPresentar la siguiente pantalla:1

2. Cmo utilizar las opciones de bsqueda en el Libro Diario? Utilice la opcin centro de costosiempre y cuando lleve una contabilidad por proyectos; leayuda a filtrar los asientos contables (la informacin independiente de cada proyecto).Para obtener una lista de las transacciones que se encuentran en el Libro Diario, utilice estas opciones:Es el estado de una transaccin incompleta por la tanto todas las transacciones que se encuentren eneste estado no son tomadas en cuenta para los informes financieros.Es el estado de una transaccin completa; por ende todos los asientos que se encuentres en esteestado se presentan en los informes financieros. Muestra todos los asientos contables que han sido Anulados.Muestra todos los asientos contables sin importar el estado en el que se encuentren (Pendientes,Archivadas o Anuladas). La bsqueda tambin se la puede realizar, colocando un rango de fecha y ejecutandocon el Visto Bueno. Utilice este buscador para filtrar la informacin por la descripcin del asiento, para ello: Coloque una descripcin de bsqueda.2 3. As mismo puede hacerlo a travs de este buscador.Otras opciones especiales de bsqueda son:Seleccione la Sucursal (Si a activado esta opcin en Monitor, Configuracin,Sucursales) para integrar informacin de otra base de datoscontablemente.Seleccione del listado para hacer integraciones los asientos realizados por ejemplo de VENTAS.Cmo ingresar y crear una Nuevo Asiento Contable, en el Libro Diario?Para ingresar un nuevo asiento contable: Haga clic en el botn de Nuevo Indica la siguiente pantalla en donde se debe llenar la siguiente informacin: 3 4. La informacin general de pantalla: Secuencia.- esta determinada por dos casilleros que indicaran el ao y el numero de asiento.Referencia.- Dato opcional que hace referencia al asiento. Fecha.- Es la fecha con la que se registra el asiento contable.Documento asociado al asiento contable. Opcin para acceder al Plan de cuentas. Opcin que aparece desactivada, aplicada cuando un asiento a sido bloqueado.Opcin que aparece desactivada, aplicada cuando se aplica control presupuestario.Informacin de las columnas que presenta es la siguiente:Cdigo.- de la Cuenta contable.Descripcin.- Es el nombre de la Cuenta.Tipo.- Procedencia de la cuenta Ej.(FC= Factura)Nro.-. Hace referencia al numero del tipo en el caso que hubiereDbitoCrditoNota.- Es una breve observacin de cada cuenta contable.Para ingresar una nueva cuenta contable al asiento contable:Presione clic en el botn de NuevoSe le activara el primer casillero en el cual usted puede buscar la cuenta contable por nombre o por el cdigo. Muestra la siguiente pantalla: 4 5. Elija la cuenta luego, Presione entero haga clic en el visto bueno.Los datos como: cdigo y descripcin de la cuenta, son colocados automticamente por el sistema. Escriba la informacin: Tipo, No. Doc. Debito, Crdito y Nota.Muestra la siguiente pantalla:Coloque la descripcin del asiento,Aplique guardarCmo modificar un Asiento Contable?Elija la transaccin a modificar. Haga clic en el siguiente botno presione la teclas control + E. Muestra la pantalla del asiento contable. Realice los cambios y presione guardaro presione las teclas control + G. 5 6. Cmo reversar un Asiento Contable? Elija del listado la transaccin que desea modificar haciendo un clic en la columna SEL, Ejecute clic en esta opcin. Muestra el siguiente mensaje:Cmo asignar un nmero de Asiento, a un asiento contable?Cuando se realizan los asientos estos no presentan una numeracin. Para asignar un nmero a un asiento contablesigua los siguientes pasos: Elija la transaccin seleccionando en el casillero SEL Haga clic en el siguiente botn:esta es una secuencia manual del nmero del asiento contable yes fijo. Muestra el siguiente mensaje:Cmo copiar un Asiento contable?Para copiar un asiento contable:Elija la transaccin seleccionando el casillero SELElija la opcinDigite su Nro. De usuario y la clave para duplicar el asiento.6 7. Muestra el asiento duplicado asi:Cmo anular un Asiento contable?Para Anular una Transaccin: Elija la transaccin: Haga clic en Puede revisar en la opcin AnuladosCmo anular un Asiento contable?Para Des-anular un asiento contable que esta anulado: Elija la transaccin del listado de asientos anulados. Presione el siguiente botnCmo bloquear un Asiento contable?Para Bloquear una Transaccin: Elija la transaccin. Presione el siguiente botn 7 8. NOTA: Al bloquear una transaccin el sistema no dejara realizar ningn tipo de cambio ni modificacin.Cmo desbloquear un Asiento contable?Para Desbloquear: Elija la transaccin. Presione el siguiente botnAplique esta opcin para que la impresin del libro diario aparezca detallada.Cmo realizar integraciones contables?Las integraciones contables, se realizan de la informacin ingresada a travs de:Resumen de ventas desde Mdulo de Ventas (La integracin se resume las ventas del da).Resumen de compras desde Mdulo de compras. (La integracin se efecta por cada compra ingresada).Resumen de costo de ventas. En cada asiento contable presenta este botn donde puede revisar el costo de venta de los productos vendidos, del asiento elegido.Recaudaciones del Mdulo de Cuentas por Cobrar (La integracin se resume las recaudaciones del da).Para realizar integraciones contables, realice los siguientes pasos: Seleccione el rango de fecha Seleccione de este men la opcin que desea integrar. Luego presione el botnel sistema le pedir una clave de autorizacin para confirmar la transaccin Puede utilizar al activarlo y hacer la integracin detallara la informacin que se esta integrando (opcional).8 9. oEjemplo; Del men de integracin seleccione VENTAS, y aplique el botn de integracin.Cmo utilizar el libro presupuestario?El libro Presupuestario le sirve para controlar las cuentas a las cuales les ha asignado un determinado rubro de dinero.Haga clic en el siguiente icono:Muestra la siguiente pantalla:Es importante definir las cuentas presupuestarias en el plan de cuentas de la siguiente manera:Acceda al Plan de cuentasPara definir las partidas presupuestariasHaga clic en NuevoIngrese los datos como muestra el dibujo 9 10. Este control se la hace mediante un asiento dentro del libro presupuestario en el cual se harn constar las cuentas consu respectivo rubro presupuestado.Este control presupuestario se lo puede aplicar por centro de costos si el caso lo requiera.Cmo obtener informes financieros?Haga clic en el siguiente botn:Elija esta opcin para obtener los informes financieros en el perodo que usted determine. En este men usted puedeobtener informes de balances, estados de resultados e ndices financieros.Al presionar le indica la siguiente pantalla: 10 11. Para revisar un informe financiero realice los siguientes pasos. Elija el tipo de informe que desea ejecutar haciendo un clic en uno de los siguientes aplicaciones: Elija el rango de fecha desde cuando quiere el informe y luego presione el siguiente botn . Presenta la siguiente pantalla:Balance de Comprobacin; Presenta el resumen del movimiento de todas las cuentas (ACTIVO, PASIVO,PATRIMONIO, INGRESOS Y GASTOS) del perodo contable.Presenta la siguiente pantalla: 11 12. Es el estado de situacin financiera de a empresa los rubros del balance general seclasifican en:- Activos: suma de bienes, recursos y derechos que posee la empresa.- Pasivos: obligaciones o compromisos que ha adquirido la empresa hacia terceros.- Capital o Patrimonio: diferencia del activo y el pasivo, representa la inversin o el aporte de socios yempresarios sobre los cuales puedan tener derecho.Presenta un informe de los ingresos y gastos que tiene la empresa durante unejercicio econmico; la diferencia de estos le dar la utilidad o prdida.12 13. Son indicadores que denotaran la situacin financiera de la empresa. La interpretacinde los resultados que arrojan los indicadores econmicos y financieros est en funcin directa a las actividades,organizacin y controles internos de las Empresas como tambin a los perodos cambiantes causados por losdiversos agentes internos y externos que las afectan.Opciones especiales para buscar informacin: Elija cualquiera de las siguientes opciones para obtener sus informes de forma independiente o consolidados.Contable para filtrar la informacin contable de la empresa, esta se relaciona con la presupuestaria en casode ingresar partidas; comparativo para realizar un anlisis entre los dos anteriores.13 14. Puede realizar la bsqueda de manera General o por Centro de Costo. Permite filtrar la informacin cuando semaneja una contabilidad por centros de costo de forma independiente por cada uno de ellos, o general.. Seleccione esta opcin para obtener en los informes de impresin los resultados de las cuentascon signo positivo o negativo. De acuerdo a la naturaleza de la cuenta. Active esta opcin para que los saldos que se muestren sea los saldos acumulados. En este botn se configuran las cuentas para la presentacin de informes Ej.:Las cuentas que se colocan son:1. La cuenta de Utilidad del presente ejercicio.2. La cuenta de utilidades Acumuladas de ejercicios anteriores.3. La cuenta creada como formula de Activo + Pasivo.Para constatar que el resultado de los informes sea confiable se puede revisar el mayor.El Libro Mayor representa un informe que muestra los movimientos que ha tenido una cuentacontable dependiendo del rango del periodo seleccionado. Presenta la siguiente pantalla: 14 15. Para revisar la informacin de una cuenta realice los siguientes pasos: Busca la cuenta a revisar en la siguiente opcin:Puede realizar la bsqueda por nombre o por el cdigo contable. El mayor se convierte en un reporte mltiple sise indica una cuenta posterior. Ejemplo:Al buscar las cuentas contables aparecen en orden alfabtico, en la primera columna y elcdigo contable en la segunda columna. Para cambiar el orden en la primera columna elcdigo y en la segunda el nombre de la cuenta, haga clic derecho en el filtro de la cuenta. Elija el rango de fecha a revisary presione le presenta la siguiente pantalla endonde encuentra la siguiente informacin.Opciones que ayudan a revisar la informacin de un mayor contable:Le permite ordenar el informe de acuerdo al orden que elija.15 16. Le permite filtrar los asientos segn su procedencia.Le permite visualizar al asiento contable Ej.: , Seleccione una transaccin y presione este botn y le permitir ver el comprobante de egreso Ej.:Opciones de presentacin para la impresin de los reportes Puede elegir ampliar o disminuir el numero de caracteres que utiliza ladescripcin de las cuentas. 16 17. Puede elegir ampliar o disminuir el tabulador para la presentacin deinformes aplicando esta opcin. Elija el nivel que desea aplicar en la presentacin del informe. Sirve para que en la presentacin del informe no aparezcan los cdigoscontables. Sirve para que la impresin del informe se presente en formatos diferentes.de la empresa. Utilice esta opcin para obtener informes del costo de venta de los productos.Presenta la siguiente pantalla:Para buscar la informacin utilice los siguientes filtros: Elija esta opcin para obtener informacin de acuerdo a la ubicacin de los productos.Elija esta opcin para obtener informacin de acuerdo a la marca de los productos.17 18. Elija esta opcin para obtener informacin de acuerdo al grupode los productos.Elija esta opcin para obtener informacin de acuerdo alproveedor.Elija esta opcin para obtener informacin de acuerdo a labodega asignada del producto.Elija el rango de fecha para obtener el informe. Aplique estas opciones para actualizar el costo de venta. Elija el tipo de costo que desea obtener en el in forme. Filtre a travs de estas opciones el informe de utilidad.Seleccin esta opcin para obtener un informe del 20% de todos los que tienen mayor rotacin omovimientos.Seleccin esta opcin para obtener un informe del 20% de todos los que tienen menor rotacin omovimientos.Seleccione esta opcin para obtener un informe de los productos que mayor gananciarepresentan para la empresa.Seleccione esta opcin para obtener un informe de los productos que representan perdida para laempresa.Utilice esta opcin para ver el kardex de un producto seleccionado.Cmo definir el plan de cuentas?Esta opcin permite crear las cuentas contables con las que cuenta su empresa, Debe crear su plan de cuentas enforma sistemtica de acuerdo a los nombres y nmeros que en un momento determinado son los requeridos para elcontrol de operaciones de una entidad quedando sujeto, por ende, a una permanente actualizacin.18 19. Muestra la siguiente pantalla: El cdigo de las cuentas de grupo o subgrupo terminan en punto ejemplo; ACTIVO 1. Las cuentas de movimiento, (que son las que se van a utilizar en los asientos contables), terminan as; CAJACHICA 1.1.1.02Cmo crear una Nueva Cuenta? Haga clic en nuevooPresenta la siguiente pantalla: Digite el Cdigo. El nivel es importante para la presentacin de los reportes, el sistema le dar automticamente en base al cdigoingresado. Digite la descripcin. Elija a que definicin pertenece la cuentaCuenta.- Elija esta opcin para todas las cuentas contables19 20. Etiqueta: Es para aquellas cuentas que no tienen ningn debito o crdito, pero sirven para obtener algnresultado Formula.- Utilice esta opcin para aquellas cuentas que en las cuales vaya a insertar una formula: Determine el que grupo pertenece una cuenta contable, de esta clasificacin depende la presentacin de informes., Active esta opcin en una cuenta siempre y cuando sea de movimiento y el cdigo contable no termine en punto.Utilice este icono para organizar los niveles en el Plan de cuentas, por ejemplo: si crea una nueva cuentacon cdigo 1.1. el nivel correspondiente es 2 si por error digita 5,clic en para organizar la informacin.Cmo y para que sirve configurar las cuentas contables?Configuraciones de las CuentasEste proceso es necesario para la integracin contable de compras y ventas. Sirve para asociar las cuentas aplicadas alos productos, clientes, proveedores, retenciones etc.Al ingresar al botn de configurar cuentas le presenta la siguiente ventana. 20 21. Por ejemplo: Del listado Seleccione la cuenta INVENTARIO_IVA Presione el botn de modificarLe presenta la siguiente pantalla: En el casillero de Cdigo de cuenta. Seleccione la cuenta relacionada y presione el botn de grabar.Cmo utilizar el Centro de costo?Haga clic en el siguiente icono:Los centros de costo sirven para trabajar con proyectos simultneos, esta creacin de proyectos permite obtenerinformacin independiente del proyecto o una informacin general de todos los proyectos. El centro de costo aparece entodas las aplicaciones contables, por ejemplo; en la pantalla de comprobantes de egreso etc. 21 22. Muestra la siguiente pantalla:La informacin presentada en las columnas es la siguiente:-Nombres del Centro de Costo.-Id. del Centro de Costo.Cmo crear un nuevo Centro de Costo? Haga clic en el siguiente icono : Presenta la siguiente pantalla: Ingrese Nombre de Proyecto y presione guardarCmo Modificar y Eliminar un Centro de Costo? Para Modificar: 1. Elija el Centro de Costo a Modificar, 2. Presione o Control + E. 3. Realice los cambios necesarios. 4. Haga clic en guardar. Para Eliminar, 1. Seleccione el Centro de Costo, 22 23. 2. Presioneo Control + B. 3. El centro de Costo ser eliminado. Le permite regresar a la pantalla anterior., para imprimir un listado de Centros de Costos.Cmo realizar un comprobante de egreso?Ocupe esta opcin para tener constancia de los pagos que esta realizando la empresa. Un comprobante de egreso estil e importante porque: Al generar un comprobante de pago usted esta alimentando la informacin contable, porque genera el asiento contable; Esta alimentando la informacin del modulo de bancos porque el sistema genera el cheque en el libro bancos Y alimenta la informacin del modulo de cuentas por pagar porque cancela las cuentas de los proveedores.Haga clic en el siguiente botn: Le muestra todos los Comprobantes de Pago o Egreso que se han realizado en el rango de fecha seleccionado.El listado de los comprobantes de egreso es el siguiente:Muestra la siguiente pantalla:23 24. En esta pantalla puede ver un listado de todos los comprobantes de egreso realizados.Para obtener un reporte de los comprobantes de egreso, utilice las siguientes opciones: Seale el rango de fecha. Seleccione el estado de los comprobantes En caso de que la empresa trabaje con Centro de Costo(Contabilidad que maneja varios proyectos con estadosfinancieros independientes, e integra en un solo informe general), utilice esta opcinparaseleccionar el centro de costo al cual pertenece el comprobante de egreso.Para obtener un reporte de Comprobantes de egreso, por nombre del proveedor, elija las siguientes opciones: Elija la inicial del Nombre del Deudor haciendo clic en la letra: O colocando una parte del nombreCmo crear un Nuevo Comprobante de Egreso?Para realizar un nuevo comprobante de egreso, siga los siguientes pasos: Haga clic en Muestra la siguiente pantalla: 24 25. Seleccione el Proveedor del que se va a realizar el pago. Para poder habilitar, la opcin de proveedor, haga clic en la palabra Seleccione.Los datos: RUC, Telf, Nombre y Domicilio: son colocados automticamente por el sistema ( ya que se integrandesde el Mdulo de Directorio). Elija el documento a cancelar:Docs: Le muestra la lista de todos los documentos o facturas de compra, que se encuentran pendientes de Pago,del Proveedor seleccionado.La Nota, se coloca al momento de seleccionar el documento a cancelar. (Sirve para colocar datos de la cancelacino abono que se est realizado).La pantalla del comprobante de egreso, se divide en dos partes::1. En la primera parte se colocan los datos como son: Tipo, Nota, Importe (valor a cancelar o pago parcial) y la Cuenta (deudora). Puede agregar, modificar o eliminar filas con los siguientes botones Escriba la nota correspondiente, esta nota se integrara con el asiento contable. Tome en cuenta que las filas que seleccione tendrn su respectivo cdigo contable las mismas que irn como cuentas deudoras (Al Debe).2. En la segunda parte la cuenta que cancela (acreedora) El pago se lo puede realizar por partes y puede ser en efectivo, con cheque o nota de crdito. 25 26. Los datos son: Tipo (EF, DOC, NC), Cuenta Bancaria a la que pertenece el Cheque, Nota, No. de Cheque, Vencimiento, Importe (valor) y Cuenta. Para detallar el o los documentos con los que se van hacer los pagos en la parte inferior del comprobante presioney le presentara la siguiente informacin. Elija el Tipoo EF; cuando cancele la cuenta con efectivo;o DOC: cuando cancela la cuenta con cheques;o NCND: cuando cancele la cuenta con Notas de Crdito o Notas de Debito. Cuenta Bancaria: En el caso que vaya a cancelar con cheque elija la cuenta bancaria. Es importante elegir la cuenta bancaria porque el sistema creara en el libro bancos losdocumentos (Cheques) con los que se cancelo la cuenta. Nota: Es una observacin que se vinculara con el libro bancos. Escriba el nmero de documento Fecha es la fecha con la que se genero el documento. Vencimiento, Es la fecha para cuando se gire un cheque. Importe, Es el valor del cheque o del efectivo. Cuenta, Es el cdigo contable de los documentos que cancelan la cuenta por ende tendrn saldo acreedor(Al Haber) Para guardar todos los procesos realizados presione guardary automticamente el Nuevo Comprobante se coloca en la Pantalla Comprobante de Egreso. En el Mdulo Cuentas por Pagar, opcin Cuentas Canceladas, puede verificar si la cuenta ha sido cancelada.26 27. Opciones especiales en el comprobante de egreso:Adems de cancelar en el comprobante de egreso tambin puede abonar a una cuenta por pagar, para ello sigua lossiguientes pasos:Despliegue hacia la derecha la barra de la primera parte del comprobante de egresoAplique Nuevo y en la columna de abono coloque el valor, digite el nmero de documento y seleccione la cuenta contable. Aplique esta opcin para anular un comprobante de egreso.Aplique esta opcin para clasificar los comprobantes de egreso como un gasto.Aplique esta opcin para clasificar un comprobante de egreso a un centro de costo. Esta opcin debe estar activada para que el comprobante de egreso se integre con el libro bancos.Utilice esta opcin para organizar la presentacin del plan de cuentas por nombre o por cdigo. Permite Modificar el Comprobante de Egreso. Para Eliminar Comprobante de Egreso.Cmo Generar un comprobante de pago por anticipo a proveedores?Utilice esta opcin para que desde el comprobante de egreso se genere como un anticipo al proveedor seleccionado.(Puede revisar el reporte en el Mdulo de Contabilidad). Presione nuevo Seleccione el proveedor al cual se le va a dar el anticipo. 27 28. Active en la parte central la siguiente opcinMuestra la siguiente pantallaIngrese la Nota correspondiente el importe y cambie la cuenta contable de ser necesario.Detalle en la parte inferior con que documento va hacer el pago y grabe.Cmo realizar comprobantes de ingreso?Utilice los comprobantes de ingreso para tener la constancia del dinero en efectivo o cheque que ingresa a la empresa.Al igual que el comprobante de egreso el comprobante de ingreso alimenta los mdulos de contabilidad, banco ycuentas por cobrar (de ser necesario).Para ingresar a crear un Nuevo Comprobante de Ingreso, presione clic en el siguiente botn:Muestra la siguiente pantalla: Donde le indica todos los comprobantes de Ingresos realizados dependiendo del rango defecha ingresado.Esta pantalla muestra la lista de Comprobantes de Ingreso que hay en la Empresa.Para iniciar la bsqueda del reporte, debe colocar un rango de tiempo: 28 29. Para obtener el reporte de los comprobantes de ingresos, puede filtrar de acuerdo a las siguientes opciones:Para obtener un reporte de Comprobantes de Ingreso, por nombre de Cliente elija las siguientes opciones:-Elija la inicial del Nombre del Deudor haciendo clic en la letra:-O colocando una parte del nombre .Para filtrar la informacin de un cliente, que tiene registrados comprobantes de ingresos, utilice la siguiente opcin:-En el casillero en blanco coloque el nombre del cliente.-Realice enterPresenta la siguiente pantalla:Para crear un nuevo comprobante de ingreso:Realice las mismas acciones que el comprobante de egreso ya que tienen los mismos procedimientos.Cmo crear un Nuevo Comprobante de Ingreso?29 30. -Presione nuevo :-Muestra la siguiente pantalla: Seleccione el clienteque realiza la cancelacin. Para poder habilitar, la opcin de cliente, haga clic en la palabra Seleccione.Los datos: RUC, Telf, Nombre y Domicilio: son colocados automticamente por el sistema (ya que se integrandesde el Mdulo de Directorio). Elija el documento a cancelar :Docs: Le muestra la lista de todos los documentos o facturas de venta, que se encuentran pendientes de Pago.La Nota, se coloca al momento de seleccionar el documento a cancelar. (Sirve para colocar datos de la cancelacino abono que se est realizado).La pantalla del comprobante de ingreso, se divide en dos partes:3. En la primera parte se colocan los datos como son: Tipo, Nota, Importe (valor a cancelar o pago parcial) y la Cuenta (deudora). 30 31. 4. En la segunda parte la cuenta que cancela (acreedora) El pago se lo puede realizar por partes y puede ser en efectivo, con cheque o nota de crdito. Los datos son: Tipo (EF, DOC, NC), Cuenta Bancaria a la que pertenece el Cheque, Nota, No. de Cheque, Vencimiento, Importe (valor) y Cuenta. Para guardar todos los procesos realizados presione guardar y automticamente el Nuevo Comprobante se coloca en la Pantalla Comprobante de Ingreso. En el Mdulo Cuentas por Cobrar, opcin Cuentas Canceladas, puede verificar si la cuenta ha sido cancelada. Si es un abono el abono se registra y la cuenta sigue en la opcin cuentas vigentes. Para realizar cancelacin a instituciones y enlazar contablemente. Utilice esta opcin para cancelar el total por cobro de instituciones y enlazar contablemente. Sigua los siguientes pasos: Active la opcin al ingresar a un nuevo comprobante de ingreso, para quefiltre solo las instituciones. Seleccione la institucin, por ejemplo Seleccione el documento con saldo pendiente. (Este saldo pendiente, puede revisarlo en elMdulo de Cuentas por Cobrar, Reportes, Reporte Institucional. Al realizar la cancelacin a travsdel comprobante de ingreso este saldo pendiente desaparece). Registre la cancelacin utilizando las cuentas contables correspondientes. Opciones especiales en el comprobante de ingreso: Aplique esta opcin para anular un comprobante. Aplique esta opcin para clasificar los comprobantes de egreso como un gasto. Aplique esta opcin para clasificar un comprobante de egreso a un centro de costo. 31 32. Utilice esta opcin para que desde el comprobante de egreso se genere un anticipo al proveedor seleccionado. (Reporte en el Mdulo de Caja). Esta opcin debe estar activada para que el comprobante de egreso se integre con el libro bancos. Utilice esta opcin para que automticamente se agregan los valores en efectivo y retenciones de recaudaciones que se hayan realizado en un periodo (Esta opcin se la recomienda utilizar cuando al comprobante de ingreso aplica las cuentas a donde el dinero se va a registrar contablemente) Utilice esta opcin para que se filtren los comprobantes que se encuentren archivados con errores (es decir, cuando no existe ningn registro en una de las partes de la pantalla del comprobante).Para dar solucin a ello sigua los siguientes pasos: Seleccionepara filtrar las transacciones con error. Desplieguela barra para aplicar la cuenta bancaria Aplique para que la cuenta seleccionada se aplique a las transacciones filtradas. Digite su clave Permite Modificar el Comprobante de Egreso. Para Eliminar Comprobante de Egreso.Actualmente, recomendamos utilizar estos comprobantes para organizar las cuentas, resultado de los cierres de cajarealizados. (Esto se detalla en el Mdulo de Contabilidad).Cmo utilizar y para que sirve la opcin Procesos?Haga clic en el siguiente icono:Utilice esta opcin para ejecutar chequear asientos contables, configurar por grupo los tems creados, revisar losmontos de costo de venta, abrir periodos contables y realizar cierres de ejercicios contables. 32 33. Muestra la siguiente pantalla:Cmo chequear asientos?Utilice esta opcin, para revisar los asientos, en estado pendiente o que se encuentran mal archivados. Haga clic en el siguiente botn:-Presenta la siguiente pantalla:-Coloque un rango de fecha, para realizar la bsqueda.-Presione el visto bueno .Muestra: Asientos descuadrados Mal aplicados en cdigo contable Asientos que ocupen la cuenta resultados del presente ejercicio-Presenta las transacciones que se encuentrande archivar.33 34. -Para archivar, presione guardarCmo revisar el costo de venta?Utilice esta opcin para ver la lista completa, de todos los tem (Productos), con su respectivo Costo de Venta. Estaopcin es necesaria para la integracin de los asientos de costos. Antes de generar el asiento de costo se debeactualizar desde esta opcin los costos de venta.Haga clic en el siguiente botn:-Presenta la siguiente pantalla:-Digite un rango de fecha-Ejecute con este iconola bsqueda.-Presenta la siguiente pantalla:34 35. Las columnas presentan la siguiente informacin: o Id,. del Producto. o Cdigo, del Producto. o tem, del Producto. o Fecha, de la transaccin. o Existencia, del producto. o Costo de IVA, del producto, o Ultimo Costo, del producto. o Costo Promedio, del producto. o Costo histrico, del producto.Utilice esta opcin para buscar informacin de un solo producto en general.Ejemplo:-Coloque el nombre del producto-Realice enter-Muestra la pantalla con la informacin de ese producto. Genera un historial cronolgico de cada tem donde almacena los costos y variaciones en eltiempo. Esta informacin luego se utiliza para actualizar el costo de venta de la factura.Muestra la siguiente pantalla:-Ingrese el cdigo de usuario. 35 36. -Realice enter-La reconstruccin, del costo del producto se realizar vaciando el costo histrico de los productos. . Utilice esta opcin para que el costo de venta de cada tem se calcule en base a laopcin seleccionada costo promedio o costo ltimo.Nota: Es importante realizar la reconstruccin del costo de ventas y la actualizacin del costo de ventas para obtener uncosto real de los productos en los reportes y en las integraciones del costo de ventas.Para que utilizamos la opcin Grupo?Sirve para configurar los grupos de inventario con los respectivos cdigos contables que servirn para la integracin decuentas de inventario. Esta opcin sirve cuando tenemos clasificado nuestro inventario con ms de una cuenta contabley esta se relaciona a su vez con la clasificacin de grupos de inventarios que posea la empresa.Haga clic en el siguiente botn-Muestra la siguiente pantalla, con todos los grupos de inventarios. o Seleccione un grupo y presione modificar o Presenta la siguiente pantalla: 36 37. Presenta el cdigo del grupo, y el nombre. En los siguientes casilleros por ejemplo, elija de su pan de cuentas los siguientes cdigos contables. o Cuentas Principal Gravada.- Ubique la cuenta de INVENTARIOS IVA 12% o Cuenta Principal no Grabada.- Ubique la cuenta de INVENTARIOS IVA 0%. o Ventas Grabadas de Impuestos.- Elija la cuenta de VENTAS 12% o Ventas no Grabadas de Impuestos.- Escoja la cuenta de VENTAS 0%. o Costos Grabado de Impuestos.- Elija la cuenta de COSTOS 12%. o Costos no Grabados de impuestos.- Elija la cuentas de COSTOS 0% o Cdigo de venta exentas de IVA.- Elija la cuenta perteneciente a instituciones pblicas. o Ventas con tarifa 0% exenta de IVA.- Elija la cuenta perteneciente a instituciones pblicasNOTA: Ubique las cuentas segn su clasificacin contable. o Presioneo Control + G para grabarPara facilitar la ejecucin de este proceso, si una cuenta se aplica a todos los grupos de inventarios.Sigua los siguientes pasos: Seleccione el grupo Elija la cuenta a aplicar, de acuerdo a la columna. 37 38. Seleccione la cuenta general a aplicar Aplique visto bueno . Este proceso aplica a todos los grupos automticamente lacuenta seleccionada.Cmo utilizar la opcin Centro de Costo? Haga clic en el siguiente botnUtilice esta opcin para crear los centros de costos o proyectos cuando se lleve contabilidad por proyectos. Estaopcin permite de acuerdo a un plan de cuentas standardizado obtener reportes individuales por cada proyecto y ungeneral, consolidando la informacin.- Al ingresar a este botn le muestra la siguiente pantalla:- Para crear un Nuevo Centro de Costo.- Presionele presenta la siguiente pantalla, en la que debe ingresar el nombre del proyecto.38 39. - Presione o Control + G para grabar.Cmo y para que sirve abrir periodo?Haga clic en el siguiente iconoUtilice esta opcin para abrir nuevos periodos, o ubicarse en periodos anteriores. Cuando requiera ingresar un nuevodocumento con fechas anteriores, debe aplicar esta opcin.Muestra la siguiente pantalla: Digite el ao y mes. 200801Nota.- Es importante abrir los periodos cuando se quiera ingresar informacin de meses anteriores.Cmo realizar un cierre de ejercicio contable?Utilice esta opcin al final de un ejercicio contable para que el sistema realice los asientos de cierre y apertura inicial.Cuando se generan el ASIENTO DE CIERRE, las cuentas de ingresos y gastos se quedan con valor cero. (Antes de generar este asiento es necesario imprimir el los INFORMES CONTABLES.Cuando se genera el ASIENTO DE APERTURA, las cuentas de ACTIVO, PASIVO Y PATRIMONIO pasan al nuevo ejercicio contable con su saldo correspondiente.NOTA: Si existen asientos de regulacin pendientes en el ejercicio anterior, se recomienda (si realizo el cierre delejercicio contable), eliminar el cierre y volver a generar.Muestra la siguiente pantalla: 39 40. Nombre.- Descripcin del cierre del ejercicio Contable.Fecha de Cierre.- Fecha del cierre del ejercicio contable.Cierre.- Numero interno del asiento de cierre.Apertura.- Numero interno del asiento de aperturaId.- Numero interno del cierre.Para realizar un cierre de ejercicio: Presione el botn de nuevo Para ingresar la descripcin del cierre y la fecha del cierre.Presenta la siguiente pantalla: Presione grabar y luego Presione este botn el sistema generar automticamente el numero asiento de cierre de lascuentas de ingreso y gasto. 40 41. Presione este botn para ver el asiento de cierre o para editarlo Presione este botnel sistema generar automticamente el asiento de apertura para elsiguiente ejercicio contable con los saldos de las cuentas de Activo, Pasivo y Capital. Presione este botn para ver el asiento de apertura o para editarlo Describa la fecha en la genera el cierre de ejercicio contableUtilice este botn para eliminar los asientos de cierre generados. Puede eliminar y volver a generar losasientos de cierre.Cmo y para sirve renumerar los asientos contables?Esta opcin enumera todos los asientos contables correspondientes a un periodo.Haga clic en el siguiente iconoMuestra la siguiente pantalla: Es la forma como se va a asignar el nmero a los asientos, lo puede hacer por mes o por ao. Ingrese la fecha inicial y la fecha final41 42. Digite el numero con el que quiere que inicie el sistema Active esta opcinpara que el sistema tome en cuenta los asientos que seencuentran en pendientes. Presione grabarpara que el sistema inicie el proceso. El sistema le pedir que confirme el proceso.Para qu se utiliza el tipo de cuenta?Esta opcin se utiliza para configurar a todas las formas de pago que se ocupan en las recaudaciones a travs de uncdigo contable.Muestra la siguiente pantalla:Para realizarlo individualmente: Seleccione un cdigo y presione modificar42 43. En el casillero de Cdigo Debe elija el cdigo contable al que hace referencia el nombre. En el casillero de Cdigo Haber elija el cdigo contable al que hace referencia el nombre. Utilice para definir otras formas de pago en el Mdulo de Punto de Venta. Utilice para enviar este tipo de cuenta al Modulo de Cuentas por Cobrar, icono Reportede cheques en custodio. Presione grabarpara aceptar la informacin.Cmo utilizar la opcin de anticipo de proveedores?Utilice esta opcin para ver el listado de anticipos generados a los proveedores. Estos anticipos se devengan elmomento de ingresar la factura de compra.Muestra la siguiente pantalla: 43 44. Esta pantalla le presenta:En la primera parte de la pantalla: Aparece el nombre del proveedor al cual se le ha dado el anticipo.En la segunda parte de la pantalla: Presenta como fue dado el anticipo (las Fechas, El importe, y los casilleros si se utilizo el anticipo o se devolvi). Puede anular los anticipos, de la siguiente manera:Seleccione en la pantalla inferior el valor del anticipoDigite su numero de usuario y clave 44