Contabilidad en la gestión Pyme · Consiste en registrar todas los movimientos – operaciones de...
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Lic. Jorge Morales Serrano Contabilidad en la gestión Pyme
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Lic. Jorge Morales Serrano
Contabilidad en la gestión
Pyme
Consiste en registrar todas los movimientos –
operaciones de compras y ventas- utilizando una
estructura para analizar su empresa.
Contabilidad
Importancia de la contabilidad
Conocer la situación de la empresa y sus
negocios.
Saber en dónde hay pérdidas y ganancias
Brinda información clara, concisa y oportuna.
Es información requerida para impuestos y
créditos bancarios.
Proyecta información para estar preparado al
momento en que ocurre.
En la contabilidad, los datos por sí solos no
son indicativos hasta que procese, agrupe,
estructure y brinde resultados.
- Para emprendedores -
Importancia de la contabilidad
Determina todos los costos que se requieran
en la empresa y facilita establecer un margen
de utilidad apropiado.
Permite conocer el punto de equilibrio.
Estar seguro del régimen tributario en que se
encuentra.
Interpretar –básicamente- los estados
financieros.
Contabilidad para emprendedores
Principios de contabilidad
Entidad económica.
Bienes económicos.
Moneda común denominador.
Empresa en marcha.
Periodo.
Principios dados por el medio
socioeconómico
Objetividad.
Prudencia.
Uniformidad.
Exposición.
Materialidad.
Orden.
Principios que hacen a las
cualidades de la información
Valuación al costo.
Devengado.
Realización.
Autocritica.
Otros
Valor histórico original.
Dualidad económica.
Principios de fondo o
valuación
Base de registro contable
Aunque una empresa tenga un ingreso o un
gasto que no haya sido aún pagado o cobrado
se tiene que contabilizar (apuntar el asiento
contable) en el momento que nace y no cuando
haya movimiento de dinero, es decir, no cuando
se cobre o pague.
Devengado
Ejemplo:
Usted compró una computadora el 10 de agosto y
el vendedor le dice que le cobrará el 10 de
noviembre.
La transacción de compra se registra el 10 de
agosto, cuando se efectúa.
El 10 de noviembre registra el pago.
Importancia de la contabilidad
En todo asiento se registran una o más partidas
deudoras y acreedoras. Es decir, en todo
asiento existe un doble registro de partidas: una
o más deudoras y otra u otras acreedoras.
Dualidad económica
– Partida Doble
Es la separación de las operaciones
económicas de cada una de las personas, sean
físicas o jurídicas, siendo cada uno responsable
de sus propias obligaciones y de sus beneficios.
Es decir, usted tiene una empresa a través
de persona física o jurídica, pero usted es
independiente de su empresa.
Entidad económica
Dinero del
negocio y
personal
Vida
personal Negocio
Entidad económica
Dinero
del
negocio
Dinero
personal
Conjunto
Entidad económica
Dicta que la información se debe analizar con el
fin de que la empresa siga operando. Todo lo
que se haga debe hacerse para garantizar la
continuidad de las operaciones.
Empresa en marcha
Los principios generales y las normas de
valuación de las operaciones deben aplicarse de
forma uniforme de un periodo contable a otro.
Esto con el fin de tener una uniformidad en el
análisis de la información y no existan
variaciones importantes no relacionadas con la
operación misma de la compañía.
Uniformidad
ACTIVOS
PASIVOS
PATRIMONIO
Activos = Pasivos + Patrimonio
Ecuación contable
Activos
Son todas los
bienes que tiene
la empresa.
Efectivo,
maquinaria,
inventario, cuentas
por cobrar.
Pasivo
Son todas las
obligaciones que
la empresa posee.
Cuentas por pagar,
préstamos,
hipotecas
Patrimonio
Proporción de
dominio real sobre
los activos
Aportes de capital,
utilidades retenidas
Ecuación contable
Suponga que usted compra ¢100.000 en
inventario a crédito.
Inventario Un bien ACTIVO
Cuenta por pagar Deuda PASIVO
12-08-15 Inventario 100.000
Cuentas por pagar 100.000
--- x ---
Ejemplo I
Se compra ¢1.000.000 en maquinaria, pero su
empresa no paga con sus recursos, sino que el
socio aporta de su dinero.
Maquinaria Un bien ACTIVO
Aporte Deuda Patrimonio
12-08-15 Maquinaria 1.000.000
Aporte de capital 1.000.000
--- x ---
Ejemplo II
Libros contables
Son documentos donde se asientan los registros
de las operaciones contables.
Son un requisito legal, tanto en el código de
comercio como el código tributario.
Debe comenzar a utilizarlo en el momento en
que se comienzan operaciones.
Se adquieren en librerías y se tramitan los
permisos en el Ministerio de Hacienda
Deben estar en colones, limpio, ordenado y sin
tachones
Características de los libros
contables
Libros de la empresa
Régimen Tradicional
Diario, Mayor, Inventario y
balances
Régimen Simplificado
Compras
Resumen
Diario
Se hace el registro diario de
TODAS las transacciones
Se hace un resumen por cuenta
mensual de las transacciones Mayor
Inventarios
y Balances
Se registran los estados financieros
correspondientes.
Régimen Tradicional
Es el libro donde se anotan todas
las compras que hace la empresa.
Libro de
compras
- Puede verificar si su empresa califica para Régimen
Simplificado en los Documentos de www.teraconsultingcr.com -
Régimen Simplificado
Toda la información registrada debe tener
documentos legales de respaldo. Deben
archivarse durante 4 años.
Si la Administración la solicita y no está,
obtiene una sanción.
1. Inscripción ante el Ministerio de Hacienda.
2. Personería jurídica en caso de aplicar.
3. Libros contables completos y al día.
4. Documentación de respaldo de 4 años.
Requisitos fundamentales
Flujo de caja
Instrumento de seguimiento del movimiento del
efectivo del negocio.
No es un estado financiero propiamente dicho.
Se debe llevar diariamente e incluir la totalidad
de las transacciones del mes.
Elementos importantes
Ejemplo para pequeña empresa:
El resultado del mes de junio fue ¢40.000. El 1 de
agosto vendió ¢100.000. El 2 de agosto compró
combustible y pagó ¢30.000. El 5 de agosto compró
suministros en ¢25.000. El 7 de agosto pagó el
préstamo por ¢1.000.000. El 8 de agosto se retiró un
socio y se cancelaron ¢200.000.
Flujos de Caja
Empresa ABC, S.A
Flujo de caja
Agosto del 2015
Saldo inicial 40.000
Fecha Concepto Ingreso (+) Salida (-) Saldo
01/08/15 Cobro de ventas 100.000 140.000
02/08/15 Compra de
combustibles
30.000 110.000
05/08/15 Compra de
suministros de
oficina
25.000 85.000
07/08/15 Préstamo bancario 1.000.000 1.085.000
08/08/15 Retiro de socio 200.000 885.000
Estados Financieros
Es el registro formal de las actividades
económicas de un ente, presentadas de una
manera estructurada para su fácil comprensión
y utilización.
Balance de Comprobación: Compuesto por
la suma de los saldos de las cuentas que
componen la contabilidad.
Estado de Resultados: es el que muestra las
pérdidas y ganancias del periodo.
Estados Financieros
Balance General: muestra la situación de
activos, pasivos y patrimonio del periodo
Estado de Flujos de Efectivo: es el que
muestra las entradas y salidas de efectivo del
periodo.
Estados Financieros
DESCRIPCION
BALANCE
ANTERIOR
DEBITOS CREDITOS BALANCE
ACTUAL DESCRIPCION
BALANCE
ANTERIOR
DEBITOS CREDITOS BALANCE
ACTUAL
Banco Cuenta colones 0.00 14,086,274.13 10,581,125.00 3,505,149.13 Servicio Eléctrico 0.00 356,984.00 0.00 356,984.00
Mobiliario y Equipo de Oficina 0.00 8,891,712.40 0.00 8,891,712.40 Servicio Telefónico 0.00 123,650.00 0.00 123,650.00
Mobiliario y Equipo de Medico 0.00 50,715,975.00 0.00 50,715,975.00 Cable e internet 0.00 25,000.00 0.00 25,000.00
Mejoras a la propiedad arrendada 0.00 50,841,403.33 0.00 50,841,403.33 Papeleria y Utiles de Oficina 0.00 53,681.00 0.00 53,681.00
Gastos preoperativos 0.00 11,628,727.11 0.00 11,628,727.11 Mant. y Rep. Mobiliario y Equipo 0.00 563,521.00 0.00 563,521.00
Prestamo Bancario 0.00 0.00 122,476,692.84 122,476,692.84 Mant. y Reparación Edificios 0.00 365,140.00 0.00 365,140.00
Ventas Gravadas 0.00 0.00 15,624,114.00 15,624,114.00 Depreciacion 0.00 422,633.13 0.00 422,633.13
Sueldos 0.00 5,612,414.00 0.00 5,612,414.00 Combustibles y Lubricantes 0.00 236,541.00 0.00 236,541.00
Cargas Sociales 0.00 1,468,768.74 0.00 1,468,768.74 Alquileres 0.00 1,850,000.00 0.00 1,850,000.00
Servicios Profesionales 0.00 1,354,010.00 0.00 1,354,010.00 TOTALES 148,681,931.84 148,681,931.84
Servicio de Agua 0.00 85,497.00 0.00 85,497.00
COMPAÑÍA ABC S.A.
Balance de Comprobación Detallado
DEL 01/02/2015 AL 28/02/2015
Balance de Comprobación
Determina la utilidad contable o tributaria del
negocio.
Establece una relación entre los ingresos y los
gastos del negocio y así determinar que tan
rentable es cada una de las actividades.
Se puede determinar el peso de cada uno de
las partidas incluidas dentro de la operación.
Estado de Resultados
COMPAÑÍA ABC S.A.
Estado de Resultados Consolidado
AL 28/02/2015
D E S C R I P C I O N ACUMULADO
INGRESOS
INGRESOS 15,624,114.00 100.00% 74,995,747.20 100.00%
>INGRESOS TOTAL.................................... 15,624,114.00 74,995,747.20
GASTOS
Sueldos 5,612,414.00 35.92% 24,133,380.20 32.18%
Cargas Sociales 1,468,768.74 9.40% 6,315,705.60 8.42%
Servicios Profesionales 1,354,010.00 8.67% 5,822,243.00 7.76%
Servicio de Agua 85,497.00 0.55% 367,637.10 0.49%
Servicio Eléctrico 356,984.00 2.28% 1,535,031.20 2.05%
Servicio Telefónico 123,650.00 0.79% 531,695.00 0.71%
Cable e internet 25,000.00 0.16% 107,500.00 0.14%
Papeleria y Utiles de Oficina 53,681.00 0.34% 230,828.30 0.31%
Mant. y Rep. Mobiliario y Equipo 563,521.00 3.61% 2,423,140.30 3.23%
Mant. y Reparación Edificios 365,140.00 2.34% 1,570,102.00 2.09%
Depreciacion 422,633.13 2.71% 1,817,322.44 2.42%
Combustibles y Lubricantes 236,541.00 1.51% 1,017,126.30 1.36%
Alquileres 1,850,000.00 11.84% 14,800,000.00 19.73%
>GASTOS TOTAL....................................... 12,517,839.87 80% 60,671,711.44 81%
>RESULTADO DE OPERACION................. 3,106,274.13 20% 14,324,035.76 19%
Se pueden analizar diferentes actividades en
un solo estado de resultados.
Permite realizar proyecciones de utilidades
para fines financieros y/o tributarios.
Estado de Resultados
Es un estado financiero que detalla la
composición de activos, pasivos y patrimonio de
la empresa.
ACTIVOS
PASIVOS
PATRIMONIO
Activos = Pasivo + Patrimonio
La composición es lo que
varía. Aquí se da cuenta del
nivel de endeudamiento y la
cantidad de activos de la
empresa.
Balance General
Balance General
Este estado muestra cómo se comporta el dinero.
Es importante para evitar falta de liquidez –
efectivo-.
Da una explicación detallada del por qué el saldo
del dinero de la empresa es diferente a la utilidad
del mismo periodo.
Estado de Flujos de Efectivo
Para hacer el estado de Flujos de Efectivo, es
importante que tome en cuenta todas las
erogaciones e ingresos de efectivo del negocio.
Es importante que lo haga así para conocer si está
generando solvencia o insolvencia y actuar para
evitar una descapitalización del negocio.
Estado de Flujos de Efectivo
No todas las salidas de efectivo son gastos ni
todos los gastos son salidas de efectivo.
Ej. Pago de cuota bancaria:
Pago = Capital + Intereses
100.000 = 40.000 + 60.000
Salida de
efectivo =
Disminución
de pasivo + Gasto
Estado de Flujos de Efectivo
Resumen de los Estados Financieros
Estado Lo que refleja
Balance
general
Muestra la composición de la empresa en
activos, pasivos y patrimonio. ¿Cuánto
tiene y cuánto debe la empresa?
¿Cuánto es mío?
Estado de
resultados
Muestra las pérdidas o ganancias que
generó la empresa durante un periodo. -
¿La empresa ganó o perdió? ¿Cuánto?
Estado de flujos
de efectivo
Muestra el comportamiento del dinero en
el periodo. -¿Qué se hizo el dinero?
¿Dónde se metió?
Resumen
Aspectos para revisar en una contabilidad
Ingresos Gastos
Cierres de caja. Consecutivo de cheques.
Consecutivo de facturas y
recibos de dinero.
Custodia de chequeras y
de cheques firmados.
Consecutivo de boletas de
depósitos.
Documentación de
respaldo de los pagos.
Conciliaciones bancarias. Conciliación Bancaria.
Elementos a revisar en la
contabilidad
Elementos a revisar en la
contabilidad EMPRESAS ABC S.A.
Hoja resumen de xxxxx
Mes de xxx año xxx
Fecha Numero Beneficiario Concepto Monto
Total xxxx
EMPRESAS ABC S.A.
Cierre de caja
10/08/2015
Documentos
Ventas de contado 100,000.00
+ Cobro de créditos 50,000.00
= Dinero esperado 150,000.00
Efectivo y valores
Depósitos a cuenta 80,000.00
+ Efectivo en caja 70,000.00
= Efectivo total 150,000.00
Cierre de caja
Lic. Jorge Morales Serrano
Contabilidad en la gestión
Pyme
Tel: 2259-8541 Whatsapp: 8822-6390
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