Creando una organización orientada hacia los procesos mediante la implementación de un sistema de Costeo Basado en Actividades (ABC)

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Contabilidad gerencial

Un modelo de gestión efectivo en el competitivo mundo de los negocios es uno centrado en la satisfacciónde las necesidades de los clientes. Estos, demandan productos y servicios que agreguen valor, sean de fácilacceso y tengan un precio razonable. Es por eso que el manejo de los costos resulta esencial para la toma dedecisiones estratégicas. La contabilidad financiera tradicional está dando paso a una nueva contabilidadgerencial enfocada en la toma de decisiones, ya que esta no es capaz de proveer la información necesaria aun gerente sobre cuanto realmente cuesta producir un servicio o un bien.

Sin embargo su papel de la contabilidad gerencial no es el de sustituir la contabilidad tradicional basada enprincipios generalmente aceptados. Sino proveer a los gerentes de una herramienta que los ayude aestablecer precios más justos a sus clientes y obtener ventajas en el mercado.

Los nuevos paradigmas de gestión requieren nuevos sistemas de costeo.

Limitaciones de la contabilidad financiera tradicional

Algunas de las limitantes más relevantes de la contabilidad tradicional, que dificultan su utilización por parte de los directivos para la toma decisiones son:

• Poca frecuencia de reportes

• Orientado hacia sucesos ocurridos

• Organizado por funciones

• Asignación de costo por prorrateo

• Énfasis en los costos por periodo

• No suelen relacionar con otras actividades gerenciales no financieras

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El Costeo Basado en Actividades emplea un modelo de uso de recursos, en donde el costo que se mide es aquel utilizado para al momento de llevarse a cabo una determinada actividad. La diferencia entre este valor y el costo registrado en la contabilidad tradicional viene siendo la capacidad ociosa de recursos.

• Medir de manera adecuada los costos mediante su organización en torno a las actividades.

• Identificar mejor los costos mediante su asignación directa a los objetivos de costo (actividad, producto, servicio, cliente).

• Mejorar el desempeño de las actividades mediamente la comprensión del impacto de sus costos.

• Establecer un consumo de recursos más apropiados mediante la eliminación de actividades que no agregan valor.

• Hacer una mejor asignación de los recursos mediante la determinación de su impacto en las actividades.

• Mejorar el desempeño organizacional orientándolos a la eficiencia de las actividades en la cadena de valor.

•¿Cuáles son mis mejores clientes?

•¿Cuáles clientes debo conservar?

• ¿Qué productos o servicios generan utilidades y cuáles no?

•¿Cuál es el modelo de servicio o producción que se debe implementar?

•¿Cuáles inversiones deben hacerse y cuáles evitar?

•¿Qué precios se deben fijar?

•¿Cómo pueden reducirse los costos y al mismo tiempo aumentar la calidad?

•¿Cuán eficiente es la capacidad de producción?

Preguntas calves para el éxito Objetivos de un ABC

Uso real de recursos vs. capacidad ociosa

Capacidad no utilizada

Recursos adquiridos

Recursos consumidos

Centrando las actividades de la empresa hacia la creación de valor

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Administración estratégica de los costos

El ABC hace énfasis en el análisis de losprocesos, con el fin de lograr mejorassignificativas en los mismos, para ello analizacada una de las actividades que forman partede los mismos.

De la misma manera analiza los enlacesinternos y externos de la cadena de valor queinicia con los proveedores, pasando por losprocesos y finalizando con los clientes.

Desarrollo de un modelo de procesos de un negocio

Una organización que implanta un ABC deberá:

• Basarse en el diagrama de procesos del negocio y no en el organigrama.

• Organizarse en torno a los procesos, subprocesos y actividades, y no en torno a funciones.

• Centrarse en la satisfacción a los clientes y no en reportar y controlar funciones.

• Enfocarse en la racionalización de los procesos y la reducción de los tiempos de entrega al cliente.

El ABC centra su atención en la coordinación entre los diferentes departamentos y su relación con clientes y proveedores.

INFO

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Desgloses de subprocesos en actividaedesProcesos y subprocesos típicos

Mapa de relaciones de los procesos

Desarrollo de

nuevos negocios

Promoción y

publicidad

Capacitación de

vendedores

Preparación de

propuestas

Cotización de

precios

Aceptación de

pedidos

Procesos Subprocesos

Diseño de

productos o

servicios

Investigación de

mercados

Planeación de

productos

Diseño de

productos

Desarrollo de

productos

Pruebas de

mercado

Operaciones

Pronóstico de

productos

Compra de materia

prima

Programación e

Producción

Planeación e

instalaciones

Producción

Mantenimiento

Apoyo a entregas

Almacenamiento

Empaque

Logística de salida

Cumplimiento de

pedidos

Procesos Subprocesos

Procesos ejecutivos

Alineación

estratégica

Asignación de

capital

Presupuesto

Apoyo interno

Recursos humanos

Capacitación del

personal

Apoyo

administrativo

Sistemas de

información

Administración de

efectivo

Apoyo postventa

Servicio al cliente

Entrenamiento a

clientes

Reparaciones y

refacciones

La reducción de los costos como parte de la estrategia de creación de valor

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Enfoque de la administración estratégica de los costos

Desde hace ya varias décadas una de las maneras de identificar lo que necesitamejoramiento en cualquier organización es dar una mirada a sus costos, pues mediante ellospodemos medir como está operando la empresa.

Estrategias para reducción de costos

•Ingeniería de valor, la cual se enfoca al diseño delproducto, con la finalidad de lograr un desempeñosuperior del mismo a un costo menor y satisfaciendo lasnecesidades del cliente.

•Reducción de los tiempos de entrega o Justo a Tiempo(JIT)

•Mejora de los productos o servicios, así como en lamejora de los procesos para su elaboración o prestación:

oEliminar actividades que no agreguen valor

oMejorar la calidad de las actividades

oReducir los tiempos de las actividades

oAumentar la eficiencia de las actividades

•Mejor la asignación de los recursos.

Acompañamiento para implementar un Sistema de Costeo Basado en las Actividades dentro de su organización

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Enfoque de la administración estratégica de los costos

Dentro de los objetivos del análisis de actividades está el proveer un entendimientodetallado de la manera como se llevan a cabo las mismas, además de hacer palpables lasrelaciones funcionales entre los diferentes departamentos, de modo que las actividadespuedan simplificarse o eliminarse. También brinda las bases para mejorar las actividadesactuales y evaluar las actividades alternas que puedan ser mejoradas.

Base para lo mejora de las actividades

•Definir qué actividades se efectúan dentro de undepartamento dado.

•Cuantificar el número de personas de efectuaran lasactividades.

•Medir el tiempo invertido en cada actividad.

•Cuantificar el costo de ese tiempo.

•Definir cuáles y cuántos recursos se requieren parallevar a cabo una actividad.

•Definir los inductores de costo.

•Establecer qué datos operativos reflejan mejor eldesempeño de las actividades.

•Preguntarse qué valor tienen las actividades para laempresa (¿Qué pasaría si se eliminan?)

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Queremos acompañarlo

Nos complacería poder ayudar a que su organización emprenda el cambio necesario hacia un Sistema de Costeo Basado en las Actividades que sirva

para la toma de decisiones de su organización en su propuesta de crear valor para clientes y accionistas.

Fases para implementar un ABC

Freddy CharrisManagemet ConsultantAIR TRANSPORT MANAGEMENT Grupo Consultor58 414 2993773Caracas, Venezuelahttp://www.atmcg.comhttp://elmanagementairtranspot.blogspot.comhttp://ideasmanagementgoy.blogspot.comhttp://twitter.com/ATmCossulting