Contenido del Capítulo 9 - El Contable Curioso · alerta en la columna M (anticipos) para que...
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Contenido del Capítulo 9
ORDENACIÓN DE UNA FILA EN ORDEN ASCENDENTE O DESCENDENTE EN FUNCIÓN DEL CONTENIDO .............. 4
OTROS CRITERIOS DE ORDENACIÓN .................................................................................................. 7
CREACIÓN DE AUTOFILTROS .......................................................................................................... 11
AUTOFILTROS PERSONALIZADOS .................................................................................................... 13
LOS MEJORES Y PEORES RESULTADOS ............................................................................................. 14
LA FUNCIÓN SUBTOTALES ............................................................................................................ 16
CREAR SUBTOTALES ANIDADOS ..................................................................................................... 22
FÓRMULAS DE BASES DE DATOS ................................................................................................... 26
CREAR TABLAS DINÁMICAS .......................................................................................................... 29
FORMATO DE LA TABLA DINÁMICA ................................................................................................ 34
ACTUALIZAR LOS DATOS ............................................................................................................... 40
CALCULAR PORCENTAJES .............................................................................................................. 41
MOSTRAR DESGLOSE ................................................................................................................... 43
DAR FORMATO A LA TABLA DINÁMICA ............................................................................................ 45
ESTILOS PERSONALIZADOS ............................................................................................................ 46
CAMBIAR ETIQUETAS ................................................................................................................... 52
APLICAR UN FORMATO CONDICIONAL ............................................................................................ 54
OPCIONES AVANZADAS DE TABLAS DINÁMICAS ................................................................................ 57
INSERTAR UN CAMPO CALCULADO ................................................................................................. 69
ELIMINAR UN CAMPO CALCULADO ................................................................................................. 72
MODIFICAR UN CAMPO CALCULADO .............................................................................................. 72
SEGMENTACIÓN DE DATOS ........................................................................................................... 74
EL CONTA
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– CURSO
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S APLICACIONES DE EXCEL COMO BASE DE DATOS
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icrosoft Excel tiene tres aplicaciones típicas: hojas de cálculo (en las que
se calculan unos valores a partir de otros), gráficos y bases de datos. En
este módulo vamos a hablar de la tercera.
La hoja de cálculo la figura siguiente es una base de datos, es decir, una tabla
organizada en filas y columnas, que cumple con ciertas condiciones:
Excel permite trabajar con hojas de cálculo como si se tratara de bases de datos.
Para ello utiliza el concepto de lista. Una lista es una serie de filas de una hoja de
cálculo organizada de forma compacta. Para ello se evita la colocación de filas y
columnas en blanco dentro de la lista para que Excel pueda detectar y seleccionar
con mayor facilidad la lista. Por otra parte es adecuado diseñar la lista de forma
que las filas tengan elementos similares en las mismas columnas, además de crear
rótulos de columna en la primera fila de la lista, ya que Excel utiliza los rótulos
para generar informes, así como para buscar y organizar los datos.
Para crear los rótulos debemos utilizar una fuente, una alineación, un formato una
trama, un borde o un estilo de letras mayúsculas que sea diferente al formato que
se asigne al resto de los datos de la lista, no olvidando de dar a las celdas que
contiene los rótulos el formato de texto antes de escribir los rótulos de la
columna. También es conveniente no insertar espacios adicionales al principio o al
final de una celda de una lista, ya que influyen en las clasificaciones y en las
búsquedas. Debemos evitar que haya más de una lista en una hoja de cálculo.
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En Excel puede utilizarse fácilmente una lista como una base de datos. Cuando
se ejecutan tareas en la base de datos, como búsquedas, clasificaciones o datos
subtotales, Excel reconoce automáticamente la lista como una base de datos y
utiliza los siguientes elementos de la lista para organizar los datos:
Las columnas de la lista son los campos de la base de datos.
Los rótulos de las columnas de la lista son los nombres de los campos en
la base de datos.
~ORDENACIÓN DE UNA FILA EN ORDEN ASCENDENTE O
DESCENDENTE EN FUNCIÓN DEL CONTENIDO~
Para ordenar filas en orden ascendente en función del contenido de una columna,
debemos tener en cuenta los siguientes pasos:
Hacer clic en cualquier celda de la columna que deseamos ordenar.
Hacemos clic en el icono que se encuentra en el
desplegable del botón “Ordenar y filtrar” en la pestaña “Inicio” dentro del
grupo de iconos “Modificar”. El mismo botón se encuentra también en la
pestaña “Datos” dentro del grupo “Ordenar y filtrar”.
Si lo que queremos es ordenar filas en orden descendente en función del
contenido de una columna, debemos hacer lo siguiente:
Hacer clic en la celda de la columna que deseamos ordenar.
Hacemos clic en el icono que se encuentra en
la misma ubicación anterior. Veamos un ejemplo: Supongamos que tenemos la
siguiente tabla:
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En ella se muestra el nombre del cliente junto con su fecha de nacimiento y
volumen de compra del último mes. Estos datos se muestran conforme se fueron
registrando por lo que puede que este no sea el orden más indicado por el que deban
mostrarse.
Vamos a ordenar los clientes por edad, mostrando los más jóvenes primero. Por
ello, procedemos a hacer lo siguiente:
Hacemos clic sobre cualquier celda de la tabla.
Nos dirigimos a la pestaña “Datos” para posteriormente hacer clic sobre el
botón “Ordenar” del grupo “Ordenar y filtrar”. Este botón ofrece un mayor
potencial que los botones adyacentes de ordenar de menor a mayor y de
mayor a menor.
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Le decimos que ordene por la columna B, como Excel ha reconocido
automáticamente que la primera fila contiene los encabezados de título, nos
indica el valor de este en B1 (Fecha).
Por último establecemos que los valores se ordenen de menor a mayor
antigüedad y pulsamos “Aceptar”.
Manteniendo el orden principal por fecha de nacimiento, podríamos establecer un
segundo criterio para aquellos registros que atendiendo al anterior criterio de
ordenación tuviesen la misma valoración. Es decir, si en nuestro ejemplo tuviésemos
dos o más individuos con la misma fecha de nacimiento podríamos establecer un o
más subcriterios para que éstos se ordenaran.
Como último ejemplo vamos a realizar una pequeña modificación en nuestra tabla
original: Supongamos que hemos traspuesto los datos de modo que lo que antes
aparecía en columnas ahora aparece en filas y viceversa.
Ahora los registros están en columnas, por lo que tendremos especial cuidado en
marcar en Excel la opción de “Ordenar de izquierda a derecha” desde el botón de
“Opciones” de la ventana de “Ordenar”. En la figura siguiente se muestran los pasos a
proceder:
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~ OTROS CRITERIOS DE ORDENACIÓN ~
Excel permite también ordenar por color de celdas, color de la fuente utilizada o
icono de celda. Estas opciones de ordenación se utilizan habitualmente cuando
tenemos creado formatos condicionales en nuestra planilla de Excel. Veamos un
ejemplo:
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En esta tabla hemos presentado un detalle de las percepciones salariales de
cada uno de los trabajadores de una empresa durante un mes y queremos hacer un
estudio en el que debemos tener en cuenta la antigüedad del trabajador y la cantidad
anticipada de su nómina que se le ha concedido así como también estudiar si su salario
base está por encima o por debajo del convenio.
Hemos creado de antemano una serie de formatos condicionales: En la columna D
(antigüedad) hemos establecido un criterio para que se sombreen las fechas
posteriores al día uno de enero de 2013, en la columna E (devengado) hemos
establecido una serie de iconos en forma de bandera de tal manera que si el
trabajador posee un salario por debajo de lo que se establece en convenio aparezca
una bandera roja mientras que si excede en un 15% el mínimo fijado se coloca una
bandera verde, mientras que para los salarios que se sitúen en valores considerados
normales, aparecerá una bandera amarilla. Por último hemos creado otros iconos de
alerta en la columna M (anticipos) para que aparezca un icono rojo en los casos en que
se solicite un anticipo superior a 500 euros, un icono amarillo si el anticipo concedido
fue menor de esta cantidad y un icono verde si el trabajador no solicitó ningún
anticipo.
De este modo podemos ordenar las columnas por los formatos de cada una de las
celdas atendiendo a los criterios de la regla condicional que hemos creado:
Los criterios de ordenación han sido en primer lugar los trabajadores con alta
posterior a enero de 2013, luego aquellos cuyo devengado se exceda a lo fijado en
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convenio y que tenga un incentivo superior a 500 euros. Como último criterio se
establece la cantidad líquida percibida por el trabajador.
Comprobamos que en este sistema de ordenación por categorías (por formato de
celda o icono), todos los trabajadores cuya fecha de antigüedad está sombreada en
azul tienen la misma ponderación, independientemente de cual sea esta fecha. El
criterio para establecer que unos vayan antes que otros en la ordenación es que
además su devengado esté dentro del conjunto de los que tienen el banderín verde. En
caso de que distintos trabajadores pertenezcan al mismo colectivo de antigüedad y
devengado, se aplicará el tercer criterio de discriminación por el icono que aparezca en
anticipo. Solo en el caso de que aun así varios trabajadores se encuentren en el mismo
grupo, se aplicará el cuarto criterio de ordenación por líquido percibido.
¿Qué es lo que hubiera pasado si hubiéramos establecido una ordenación por
valores absolutos en vez de por categorías?
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En este caso, al ordenar los valores se ordenan atendiendo la fecha en que el
trabajador se dio de alta y en caso de que la fecha coincida para más de un trabajador,
se aplicará el segundo y subsiguientes criterios de ordenación para averiguar cuál de
ellos va primero que otro. Lo que es lo mismo, si no se produce el caso de que se
hubieran contratado varios trabajadores el mismo día no se aplicará el segundo
criterio de ordenación y mucho menos el tercer y cuarto criterio.
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~ CREACIÓN DE AUTOFILTROS ~
Mediante el uso de filtros pueden mostrarse únicamente las filas de una lista que
cumplan las condiciones de búsqueda que se especifiquen. Puede filtrarse una lista
para ver las filas que coinciden con los criterios específicos mediante el comando
Autofiltro o Filtro Avanzado.
Tomemos como ejemplo una tabla como la de la imagen en la que tenemos la
producción de dos tipos de producto en las cuatro provincias gallegas durante cada
uno de los días de diciembre de 2013:
Sólo se pueden aplicar filtros a una lista de una hoja de cálculo a la vez. Para ello
debemos tener en cuenta los siguientes pasos:
Hacer clic en una celda de la lista que deseamos filtrar.
En el menú “Datos”, seleccionamos “Filtro” y hacemos clic en
“Autofiltro”. Aparece una flechita junto a cada título de columna. Esas flechitas
son los autofiltros.
Para presentar sólo las filas que contienen un valor específico, hacemos
clic en la flecha de la columna que contiene los datos que deseamos presentar,
por ejemplo, Provincia.
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Desmarcamos todas las opciones a excepción de Lugo que será que
queremos que nos muestre.
Ahora se nos muestra toda la producción diaria en la provincia de Lugo. Podemos
mantener este filtro y establecer otro adicional para que solo se nos muestre la
producción de Producto B en Lugo. Para ello desplegaremos el filtro de la columna
Modelo y dejaremos marcada solo el producto B.
Otra ventaja que nos ofrecen los filtros es que nos permiten visualizar la
información conforme a un criterio o más. De este modo, en el último ejemplo hemos
hecho que se muestre la producción de uno de los productos en una provincia
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seleccionada, pero también podríamos haber establecido el filtro para que se
visualizasen la cantidad de producto B de dos o más provincias (por ejemplo de Lugo y
Pontevedra).
Cuando aplicamos un filtro, los registros que no cumplen con el criterio no se
pierden, sólo quedan ocultos, y más tarde podemos recuperarlos.
‐ Descolgamos las opciones del Autofiltro que hayamos aplicado.
‐ Hacemos un clic en “Todas”.
~ AUTOFILTROS PERSONALIZADOS ~
Ahora bien, supongamos que nos interese pedir otro criterio de búsqueda. Por
ejemplo, queremos ver las filas en las que la producción es mayor de 100 unidades
independientemente del producto. Para lograr esta búsqueda tenemos que aplicar un
Autofiltro personalizado.
Pasos:
Desplegamos las opciones del “Autofiltro” Unidades.
Hacemos clic en “filtros de números” y a continuación a “Filtro
Personalizado”
Aparecerá un cuadro similar al de la siguiente figura:
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En la primera opción indicamos “es mayor que”.
En el segundo recuadro escribimos 100.
Por último presionamos sobre el botón Aceptar.
~ LOS MEJORES Y PEORES RESULTADOS ~
Veamos ahora un método rápido para visualizar los mejores datos dentro de
nuestra pequeña base de datos de producción.
Con todos los filtros desactivados.
Desplegamos las opciones del autofiltro de Unidades.
Elegimos la opción “Diez mejores…”
En la nueva ventana seleccionamos mostrar los cinco valores superiores.
