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Contenido 4
La Creación de una Cultura de Cumplimiento
7Revisitando el Gobierno Corporativo
10Estructura Organizativa
11Identificación y Comprensión del Riesgo
13Entrenamiento
14Conclusión
La Creación de una Cultura de Cumplimiento
En los últimos años hemos estado
leyendo más y más sobre “la creación
de una cultura de cumplimiento” y
“haciendo lo correcto”. Al mismo
tiempo, la regulación del antilavado
de dinero (ALD) se está |
Así que, ¿cómo puede hacérsele frente
a todos los cambios? ¿Cómo pueden
los profesionales de ALD demostrarles
a los reguladores que un “programa de
defensa de las medidas razonables”
está ubicado y que se tomaron todas
las medidas necesarias para proteger
a la organización contra el lavado de
dinero (LD) y el financiamiento del
terrorismo (FT) y para prevenir una
infracción reglamentaria?
En primer lugar, es necesario tener
en cuenta que nunca se puede ser
perfecto. De hecho, nadie lo es. No
hay un “fallo cero”, pero hay una serie
de medidas razonables que uno puede
tomar para protegerse a sí mismo
y para asegurar que su parte de la
empresa y, en efecto, su organización,
se controla de manera eficaz y cumple
con los requisitos reglamentarios
pertinentes. Se espera que uno asuma
la responsabilidad y tome decisiones
calculadas de sentido común al cumplir
con su trabajo.
No existe una fórmula establecida por
seguir, pero todo depende de cada
organización y de su alta dirección
No hay un “fallo cero”, pero hay una serie de medidas razonables que uno puede tomar para protegerse
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para tomar pasos hechos a medida
para esa industria en particular, su
organización y responsabilidades
específicas. Los reguladores tratarán
de determinar si los altos directivos, el
consejo de administración y, en efecto,
los empleados de la organización, se
comportan con honradez, comprenden
sus áreas de negocio y los riesgos
pertinentes y cumplen con la ley.
Es impor tante demostrar un compromiso institucional
C U M P L I M I E N T O
La Creación de una Cultura de Cumplimiento
Políticas
Tran
spar
enci
a
Ley
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acams.org
El primer paso sería revisar y
mejorar el gobierno corporativo
de la organización, es decir, los
mecanismos, las relaciones, las
normas y los procesos mediante los
cuales se controla una organización.
Un gobierno corporativo adecuado
y activo es lo que proporciona
liderazgo a las organizaciones y
define su dirección y establece los
procedimientos para la toma de
decisiones y la responsabilidad.
En ese marco, la visión global y la
estrategia de una organización deben
ser claramente definidas. Debe haber
un enfoque claro sobre por qué
existe la organización, quiénes son
sus clientes, qué negocio se lleva a
cabo, y dónde y cómo se lleva a cabo.
El cumplimiento debe convertirse
en el núcleo y debe estar en la
mente de todos los involucrados en
la organización en todo momento.
Estos estándares de conducta y
comportamiento general deseados
deben determinarse con claridad y
deben reflejarse en un Código de
Conducta y una serie de otras políticas
pertinentes. Un Código de Conducta
bien redactado y actualizado puede
establecer las expectativas con
respecto a la conducta apropiada y
por lo tanto puede proporcionar una
hoja de ruta para los empleados y la
gestión de una organización.
Las políticas proporcionan un marco
para las operaciones de una institución
y determinan los límites de todas las
decisiones y acciones mayores. Las
políticas de cumplimiento robustas,
incluyendo una Política de Aceptación
del Cliente claramente definida, son
muy importantes para documentar el
compromiso que tiene una institución
Revisitando el Gobierno CorporativoGobierno Corporativo
La Creación de una Cultura de Cumplimiento
para “hacer lo correcto”. Es de vital
importancia incluir una política de
denuncia de irregularidades que
tiene como objetivo animar a los
empleados en toda la empresa para
que hablen de e identifiquen conducta
inaceptable. Para que funcione la
denuncia de irregularidades, los altos
directivos deben alentar líneas de
comunicación de puertas abiertas
para la comunicación y demostrar su
disposición de escuchar lo que sus
empleados tienen que decir.
Si existe una definición clara de lo
que es “lo que hay que hacer” en
la cima de una institución y la alta
dirección demuestra pleno apoyo
del cumplimiento, a continuación el
resto del personal de la institución
hará lo mismo. Después de todo, la
comunicación en sí comienza en la
cima.
El mensaje tiene que ser específico,
claro, consistente y repetido con
frecuencia. A su vez esto ayudará
a que los mandos medios adopten
actitudes similares a las de la alta
dirección y ayuden a animar a
tener el ambiente adecuado en el
medio. A veces los mandos medios
se dejan llevar con indicadores
de rendimiento tradicionales y no
traducen el tono en la parte superior
en los procedimientos y prácticas
que impulsan el comportamiento de
todos los días. Esto con eficacia mina
Las políticas de cumplimiento robustas del Cliente claramente definida, son muy importantes para documentar el compromiso que tiene una institución para “hacer lo correcto”
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acams.org
Compromiso
CompartidoCompartido
la importancia del cumplimiento
y “hacer lo correcto”. Los altos
directivos deben asegurarse de que
el cumplimiento se convierte en una
prioridad permanente para todos los
miembros de la organización, como
un estado de ánimo sano en el medio
es necesario asegurarse de un “eco”
correcto en la parte inferior. Esto se
logra sólo cuando los individuos en la
organización saben exactamente lo
que se espera de ellos. Los empleados
miran a sus supervisores para
orientación sobre cómo comportarse
u operar y es responsabilidad de los
altos directivos mismos demostrar
su compromiso con la visión de
una cultura de cumplimiento de la
institución, por lo que todos los
demás en la organización pueden
sentirse cómodos para seguir su
ejemplo y tener el cumplimiento en
mente a la hora de realizar sus tareas
diarias.
La Creación de una Cultura de Cumplimiento
Una estructura organizativa sólida
y transparente no sólo asegurará la
rendición de cuentas, sino también
ayudará a la alta dirección en la
transferencia de los mensajes
adecuados a todos los empleados con
el fin de garantizar el compromiso con
los valores y principios fundamentales.
La estructura debe ser lo más simple
posible para proporcionar claramente
las funciones y responsabilidades,
las líneas de rendición de cuentas y
la alineación de interés a través de
la institución. Debe ser transparente
y debe garantizar procesos de
seguimiento fáciles. También
debe especificar la distribución de
responsabilidades entre los diferentes
participantes en la organización,
definir líneas de información claras y
establecer las normas para la toma de
decisiones.
En consecuencia, las descripciones
de cargos se hacen importantes. Las
descripciones de cargos son por lo
general documentos generales de
muy alto nivel. Es importante que las
descripciones de cargos—no sólo a
nivel de la alta dirección, sino en toda la
organización—sean lo suficientemente
detallados, pero no excesivamente
detalladas, para que documenten
exactamente lo que un papel cubre
y cómo se mide el rendimiento en
lo que respecta a las obligaciones.
Las descripciones deberían incluir
el cumplimiento con reglamentos,
políticas y procedimientos como un
indicador de rendimiento y deberían
estar vivas. En otras palabras, deben
continuamente poder adaptarse
a las circunstancias cambiantes
asegurando que no hay duplicación o
responsabilidad mixta, a menos que
se requiera expresamente, con el fin
de garantizar la transparencia en la
rendición de cuentas. De tal manera,
las descripciones de cargos son útiles
cuando alguien es nuevo al trabajo, y
también seguirá siendo una referencia
útil para todos los de la organización
durante todo el período de su empleo.
E N L A S I N S T I T U C I O N E S
Estructura OrganizativaEstructura Organizativa
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acams.org
En el cumplimiento y cuando se
sigue un enfoque basado en el
riesgo, hay que tomar medidas para
identificar los riesgos, evaluar el
riesgo y concentrarse en las áreas
de riesgo mayor en la aplicación de
medidas para mitigar esos riesgos. Las
zonas de menor riesgo también son
importantes, pero ocupan un segundo
lugar de prioridad.
Si usted no identifica y entiende los
riesgos, es imposible asegurarse
de que se toman las medidas
adecuadas para hacerles frente a
los riesgos con eficiencia y eficacia.
Cuando se identifican los riesgos,
las organizaciones deben evaluar la
probabilidad y la gravedad de violar
las leyes y reglamentos, priorizar esos
riesgos y diseñar las herramientas y
metodologías adecuadas. Además, las
organizaciones deben identificar a las
personas adecuadas en una institución
para hacerles frente a esos riesgos.
En el ALD se ha hecho evidente
que la mejor manera de hacerles
frente a los riesgos, es un programa
de ALD claramente definido y bien
documentado que representa los
esfuerzos de la organización para
hacerles frente a los riesgos de
ALD identificados y demuestra su
compromiso de “hacer lo correcto”.
En pocas palabras, un programa de
ALD es un conjunto de políticas,
procedimientos y acciones, y también,
quizás más importante, la actitud
pertinente necesaria para protegerse
de alguien que usa una empresa para
facilitar el LD o TF. Como resultado, es
la base o cimiento para la creación de
una cultura de cumplimiento en una
institución para apoyar sus esfuerzos
de ALD y debe estar hecho a medida
para la organización específica (por
ejemplo, sus productos, servicios, sus
clientes, su ubicación geográfica y
tradiciones).
Todo se reduce a elegir el oficial de
ALD (u oficial de cumplimiento de
lavado de dinero) adecuado que será
D E L R I E S G O
Identificación y Comprensión
`
La Creación de una Cultura de Cumplimiento
responsable de diseñar e implementar
el programa de ALD mismo,
haciendo los cambios necesarios y
proporcionando información sobre el
progreso del programa a los miembros
clave del personal y al consejo de
administración.
El oficial de ALD debe ser un
miembro del personal superior de
una empresa, debe ser competente,
inspirado, confiable y eficiente.
Además, el oficial del ALD siempre
debe asegurarse de mantenerse
actualizado en las novedades jurídicas
y reglamentarias del campo. Sin
embargo, el conocimiento no debe ser
meramente teórico. El oficial del ALD
debe tener un buen conocimiento de
la empresa que cuida. Esto es esencial
porque a fin de poder iniciar medidas
para proteger su negocio, primero
tiene que entender el negocio, así
como los riesgos que lleva consigo.
Es importante que el oficial del ALD
sea calificado, establezca redes de
contacto, intercambie experiencias y
reflexiones sobre los retos del día a
día, pero también debe estar abierto
para recibir y proporcionar consejos
sobre cómo manejar casos complejos
y sofisticados. La alta dirección y
el consejo de administración de la
organización deben asegurarse de que
el oficial del ALD sea independiente y
tenga suficientes recursos disponibles
en todo momento.
El oficial de ALD es responsable de la
elaboración y aplicación de políticas
y procedimientos internos, los cuales
deben ser simples y fáciles de seguir.
Deben ser lo más específico posible,
proporcionando a los empleados
orientación sobre cómo actuar en
determinadas circunstancias. Al mismo
tiempo, deben fomentar y atender
a la necesaria utilización de criterios
comerciales.
Tener los controles internos
adecuados, los procesos de revisión
independientes y las pruebas
frecuentes de los procedimientos y
sistemas también es importante. Una
vez más, es vital que los que revisan y
prueban procesos y procedimientos se
comprometan a aprender el negocio
que están supervisando y protegiendo
de manera eficaz.
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acams.org
Un plan de entrenamiento sólido
para el personal de la organización, la
gestión y el oficial del ALD es esencial
para el éxito del programa de ALD y
para crear la cultura de cumplimiento
adecuada. El personal de una
empresa tiene que entender sus
obligaciones de cumplimiento y por
qué se le pide que hagan lo correcto.
El personal tiene que entender lo que
se tiene que hacer si se encuentra con
potencial de LD o funcionamiento
inadecuado y debería apreciar que
no deben ser rígidos o mecánicos
en su de toma de decisiones de día
a día y de decisiones finales, pero
deben ejercer juicio y documentar
sus decisiones. El entrenamiento no
tiene por qué limitarse a sesiones
formales, en el aula y puede incluir el
aprendizaje en línea, seminarios por
internet y cualquier otra forma de
comunicación que sirve para educar e
informar a los empleados, tales como
correos electrónicos, memorandos
internos o boletines informativos
y reuniones de personal, incluso
frecuentes y regulares.
Entrenamiento
La Creación de una Cultura de Cumplimiento
En pocas palabras, la creación de una
cultura de cumplimiento para apoyar
sus esfuerzos de ALD no es fácil.
Se necesita tiempo, pero realmente
puede hacer una diferencia en la
protección de su institución y la
demostración de sus esfuerzos.
Usted debe hacer el tiempo para
conocer bien el negocio, buscar
y asegurarse de obtener una
formación adecuada y estar al tanto
de las políticas y procedimientos de
cumplimiento en su organización.
Independientemente de si usted
es un gerente, el oficial de
cumplimiento principal, el oficial del
ALD, o un miembro del comité de
cumplimiento de la junta directiva
de su organización, usted debe ser
capaz de demostrar que tiene los
programas, sistemas y procesos
adecuados en su lugar para hacerles
frente a los riesgos regulatorios
pertinentes y cumplir con las leyes y
reglamentos locales. Debe asegurar
aún más las políticas pertinentes y
metodologías de riesgo y programas
de cumplimiento de la organización
y sus decisiones están correcta
y debidamente documentados.
Después de todo, si no lo documenta,
nunca sucedió.
Por otra parte, es igualmente
importante que los reguladores
cooperen con las instituciones
financieras y apoyen y las animan a
hacer lo correcto. Esto no sucede con
un conjunto de reglas y más casillas
que marcar, sino más bien con el
estímulo, la formación, la orientación
y la cooperación. El regulador debe
acercarse a las organizaciones bajo
su supervisión y conocer los retos
que enfrentan y los riesgos que le
salen al paso. Cuando se detectan
errores en una institución regulada,
el regulador o supervisor debe
aplicar acciones que sean apropiadas
y proporcionadas, así como
orientación sobre cómo mejorar con
el fin de proteger el sistema contra
un uso fraudulento. De lo contrario,
parecería que la única manera de
hacerles frente a los riesgos, la cada
vez más difícil de seguir normativa y el
miedo constante de ser sancionado,
es cerrar su organización y volver a
casa.
Conclusión
Gregory Dellas, CAMS, gerente de gestión del riesgo de cumplimiento, International Banking and Wealth Management,
Bank of Cyprus Ltd., Nicosia, Chipre, [email protected]
Contenido publicado originalmente en ACAMSToday www.acamstoday.org/creacion-cultura-de-cumplimiento
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