^JTTA INSTITUTO DE TRÁNSITO Y TRANSPORTE DE ACACÍAS

MANUAL DE ARCHIVO REGISTRO NACIONALAUTOMOTOR

MN-GDO-01-V1

Vigencia:27/08/2015

CONTENIDO

1- Objetivo

2- Alcance

3- Responsables

4- Definiciones

5- Generalidades y marco normativo

6- Procedimiento

7- Registros

8- Control de revisión y cambios

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Revisado Aprobado

Sonia Mercedes Romero R.Jefe Of. Gestión Adm. y

financiera

QawaldWates Méndezíirector

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MANUAL DE ARCHIVO REGISTRO NACIONALAUTOMOTOR

MN-GDO-01-V1

Vigencia:27/08/2015

1- Objetivo

Definir los pasos, responsabilidades y roles en la gestión de los registros que soportan lostrámites realizados sobre vehículos, en la jurisdicción del municipio de Acacias.

2- Alcance

Comprende desde la planificación de la metodología, los recursos y las responsabilidadesen el manejo de los registros, hasta la disposición final de los mismos.

3- Responsables

El funcionario responsable de iniciar el trámite de registro de un vehículo en el organismode tránsito de Acacias, tiene la responsabilidad de recibir los documentos pertinentessegún la lista de chequeo respectiva, junto con la carpeta libre de ácido.

El funcionario responsable de archivo del Registro Nacional Automotor debe recibir lacarpeta con el respectivo expediente, verificar el contenido e ingresarla al archivo.

Los auxiliares de archivo del Registro Nacional Automotor tienen la responsabilidad decustodiar las carpetas y dar cumplimiento a lo dispuesto en este manual, la normaarchivística y la reglamentación aplicable.

Todos los funcionarios del Instituto de Tránsito y Transporte de Acacias tienen laobligación de respetar lo dispuesto en este manual.

4- Definiciones

Licencia de tránsito: Es el documento público que identifica un vehículo automotor,acredita su propiedad e identifica a su propietario y autoriza a dicho vehículo para circularpor las vías públicas y por las privadas abiertas al público.

Matrícula: Procedimiento destinado a registro inicial de un vehículo automotor ante unorganismo de tránsito en ella se consignan las características, tanto internas comoexternas del vehículo, así como los datos e identificación del propietario.

Placa: Documento público con validez en todo el territorio nacional, el cual identificaexterna y privativamente un vehículo.

Registro nacional automotor: Es el conjunto de datos necesarios para determinar lapropiedad, características y situación jurídica de los vehículos automotores terrestres. Enél se inscribirá todo acto, o contrato providencia judicial, administrativa o arbitral,adjudicación, modificación, limitación, gravamen, medida cautelar, traslación o extincióndel dominio u otro derecho real, principal o accesorio sobre vehículos automotoresterrestres para que surtan efectos ante las autoridades y ante terceros.

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Vigencia:27/08/2015

Sustrato: elemento plástico debidamente autorizado por el Ministerio de Transporte, en elcual se imprime el resultado de un trámite previamente autorizado por el ministerio{licencia de tránsito / licencia de conducción) con una numeración exclusiva e individual.

5- Generalidades y marco normativo

Las normas que rigen este manual son, en términos generales:Ley 594 de 2002 o ley general de archivo,Ley 769 de 2002 Código Nacional de TránsitoManual de Trámites del Ministerio de Transporte, Resolución 12379 de 2012Decreto 1079 de 2015, que compila la normatividad del transporte.

Cuando un vehículo se matricula, inicia su "vida" documental ante el organismo detránsito, y e! siguiente es el orden que debe tener los documentos de la misma. Losdocumentos se reciben en carpeta libre de ácido tamaño oficio:

1- Lista de chequeo para trámites (FR-GDO-04-V2)2- Formulario Único de Trámites debidamente diligenciado, con firmas e improntas

(Formato externo)3- Factura de compra del vehículo (Original)4- Certificado de empadronamiento expedido por el concesionario (Formato externo)5- Fotocopia de cédula del propietario a 150% del tamaño6- Prenda de tenencia, cuando aplica.7- Poder para realización de trámites, cuando aplique8- Fotocopia de SOAT9- Comprobante de pago de derechos de tránsito o recibo SINTRAT en ORIGINAL10-Certificado de que el propietario está libre de comparendo expedido por SIMIT en

ORIGINAL11-Comprobante de pago del RUNT en ORIGINAL12- Fotocopia de Comprobante de pago de impuestos, cuando aplica13-Fotocopia de Licencia de Tránsito

Las carpetas con expedientes de vehículos contienen los trámites que se realizan sobreellos, lo cual incluye:

Traspaso- Duplicado de licencia de tránsito

Duplicado de placa- Transformación- Cambio de color- Cambio de servicio- Cambio de motor

Regrabado de motor- Levantes e inscripciones de prenda- Certificado de tradición y libertad- Cancelación de matrícula- Traspaso a persona indeterminada- Traslado de cuenta- Radicado de cuenta

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Vigencia:27/08/2015

Las características relevantes en el manejo de los archivos son:Seguridad de la información, evitando deterioro, adulteración, sustracción deregistros de las carpetasDisponibilidad o accesibilidad, para consulta y anexar documentos, cuando serequiera

- Confiabilidad- Veracidad

6- Procedimiento

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ACTIVIDADInicia con la entrada de la carpeta con el expediente dematrícula inicial al archivo del Registro NacionalAutomotor, momento en el cual se debe verificar que elcontenido esté completo (FR-GDO-04 Lista dechequeo de trámites) y las improntas sean legibles. Sila revisión es conforme, se coloca el sello de archivoen la lista de chequeo y se firma como prueba deverificación. Igualmente, se da recibido en el formatoque trae quien entrega la carpeta (FR-GDO-07 Controlde Recepción de trámites).Cuando los soportes están incompletos o ilegibles, lacarpeta se devuelve al responsable del trámite para sucorrección.Una vez verificada la conformidad del contenido de lacarpeta, se entrega al responsable del trámite(propietario, autorizado o gestor) el resultado deltrámite (sustrato terminado y placa), de lo cual se dejaregistro en el Libro de Control de entrega de TrámitesFR-DGO-06La carpeta es trasladada al archivo det RegistroNacional Automotor, donde se da el recibido paraingreso al archivo (FR-GDO-05 Control entrada ysalida de documentos al archivo RNA)Las carpetas se archivan en estantes, aplicando elorden de las series asignadas (INS-GDO-06 Instructivopara archivo de historial del vehículo)Cuando se realice algún trámite sobre un vehículo queya tiene carpeta, se deben recibir y revisar losrespectivos soportes dejando el correspondienteregistro (FR-GDO-07 Control de Recepción detrámites) al momento de entregar al interesado elresultado de su trámite y se debe dejar registro delnúmero del sustrato utilizado, cuando aplique.Los soportes de trámites son entregados al auxiliar dearchivo RNA mediante relación y registro en FR-GDO-05 Control entrada y salida de documentos al archivoRNA

RESPONSABLEResponsable de ArchivoRegistro NacionalAutomotor

Responsable de ArchivoRegistro NacionalAutomotorResponsable de ArchivoRegistro NacionalAutomotor

Auxiliar de Archivo RNA

Auxiliar de Archivo RNA

Responsable de ArchivoRegistro NacionalAutomotor

Responsable de ArchivoRegistro NacionalAutomotor

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Los documentos nuevos se deben anexar a ta carpetarespectiva, adelantando la perforación, organización yfoliación de acuerdo con las disposiciones archivistasvigentesCuando se requiera una carpeta para algún trámite detipo legal, consulta oficial, o cualquier otra consultaautorizada, se debe solicitar al archivo, quien la extraey registra en el formato FR-GDO-05 Control entrada ysalida de documentos al archivo RNA los datos dequien solicita, fecha, identificación de la carpeta,número de folios, alguna observación especial y lafecha en que se debe devolver al archivoAl regresar la carpeta que salió del archivo, se deberealizar la revisión de la misma, verificar que seencuentre en el estado en que se prestó, la fecha deregreso, persona que entrega, número de folios yalguna observación especial.Finaliza

Auxiliar de Archivo RNA

Auxiliar de Archivo RNA

Auxiliar de Archivo RNA

7- Registros

Código

FR-GDO-04

FR-GDO-05

FR-DGO-06

FR-GDO-07

NOMBRE DELREGISTRO

Lista dechequeo detrámitesControl entraday salida dedocumentos alarchivo RNAControl deentrega detrámitesControl deRecepción detrámites

LUGAR DEARCHIVO

Historial decada vehículo

Archivo RNA

Archivo RNACoordinación

Archivo RNACoordinación

RESPONSABLEDE SU ARCHIVO

Auxiliar de ArchivoRNA

Auxiliar de ArchivoRNA

ResponsableArchivo RNA

ResponsableArchivo RNA

TIEMPO DERETENCIÓNPermanente

Permanente

Permanente

Permanente

DISPOSICIÓNFINAL

Permanente

Permanente

Permanente

Permanente

8- Control de revisión y cambios

FECHA

30/07/2015

Versión

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CAMBIOS EFECTUADOS Y SU JUSTIFICACIÓN

Creación del documento como herramienta de controlarchivística en el marco de la actualización del MECÍ,se define el uso de formatos para registro y trazabilidadde los documentos.

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Sí

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1 K51I i.o «

¡2E

FOTOCOPIA REVISIÓN TECNICOMÍCANICA

PAZ V SALVO DE LA EMPRESA

(AFILIACIÓN SERVICIO PÚBLICO]

-C- "• >

CARTA ACEPTACIÓN DE EMPRESA DE

SERVICIO PÚBLICO

CARTA DE DESVINCULACIÓN

(CAMBIO DE SERVICIO)

DENUNCIA DE PÉRDIDA

CERTIFICACIÓN DE LA NO APARICIÓN DEL

VEHÍCULOS

DECLARACIÓN JURAMENTADA

FOTOCOPIA CÁMAR DE COMERCIO

MANIFIESTO DE ADUANAS o CERT. DE

EMPADRONAMIENTO

FACTURAS ORIGINALES

PAZ Y SALVO IMPUESTOS

CERR1FICADO DE IMPORTACIÓN (OÍAN)

OFICIO SOLICITANDO EL CERTIFICADO

CARTA DE INSCRIPCIÓ PRENDA

COPIA TARJETA DE OPERACIÓN

CARTA LEVANTE DE PRENDA

REVISIÓN SUIN (REGRABACIÓN DE CHASIS O

MOTOR)

FACTURA DE MOTOR

FACTURA CARROCERÍA

FACTURA CAMBIO DE COLOR

FICHA TÉCNICA HOMOLOGACIÓN

(CARROCERÍA O CHASIS)

OTROS

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CONTROL DE ENTRADA Y SALIDA DE DOCUMENTOS AARCHIVO RNA

FR-GDO-05-V1

Vigencia:30/07/2015

ESTE FORMATO SE LLEVARÁ EN LA MODALIDAD DE LIBRO DE TRES COLUMNAS, Y SIEMPRE QUE SE

INICIE UN LIBRO SE COLOCARÁ ESTA HOJA AL INICIO PARA GUÍAR LA ESTRUCTURA DE CADA HOJA

FECHA YHORA

DOCUMENTO/CARPETA

PROCEDENTEDE

ENTREGADOPOR

CON

DESTINO AENTREGADO

AOBSERVACIONES (No de

folios, estado, etc.)

FECHA DE APERTURA DEL LIBRO;

RESPONSABLECargo

Página Ide 1

• >AV^^ J&

^fc |l B • • !INSTITUTO DE TRÁNSITO Y TRANSPORTE DE ACACÍAS

CONTROL DE ENTREGA DE TRAMITES EN RNA

FR-GDO-06-V1

08/10/2015

ESTE FORMATO SE LLEVARÁ EN LA MODALIDAD DE LIBRO DE TRES COLUMNAS, V SIEMPRE QUE SE

INICIE UN LIBRO SE COLOCARÁ ESTA HOJA AL INICIO PARAGUÍAR LA ESTRUCTURA DE CADA HOJA

FECHA NOMBRE DE QUIEN

RECIBE

PLACA SUSTRATO

NÚMERO

TIPO DE

TRÁMITE

FIRMA

FECHA DE APERTURA DEL LIBRO:

RESPONSABLE

Cargo

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CONTROL DE RECEPCIÓN DE TRÁMITES

FR-GDO-07-V1

Vigencia:08/10/2015

FECHA PLACA SUSTRATO PRENDA TRAMITADOR RECIBE

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