1

Contenido Ingreso al sistema ........................................................................................................................................................ 2

Olvido de Contraseña .......................................................................................................................................... 2

Gestión de establecimientos ........................................................................................................................................ 6

Ingreso de nuevo establecimiento ........................................................................................................................... 6

PASO 1 – Información del establecimiento ......................................................................................................... 6

PASO 2 – Creación de administrador ................................................................................................................. 7

PASO 3 – Políticas del establecimiento............................................................................................................... 8

Editar un establecimiento ........................................................................................................................................ 9

PASO 1 – Información del Establecimiento ...................................................................................................... 10

PASO 2 – Creación de administrador ............................................................................................................... 11

PASO 3 – Políticas del Establecimiento ............................................................................................................ 12

Ver pagos pendientes del Establecimiento ............................................................................................................ 12

Factura - Más información ................................................................................................................................. 13

Factura - Anular ................................................................................................................................................. 14

Gestión de conciliador ............................................................................................................................................... 17

Gestión de vendedores ............................................................................................................................................... 17

Ingreso de nuevo vendedor .................................................................................................................................... 18

PASO 1 – Información del vendedor ................................................................................................................. 18

Editar un vendedor ................................................................................................................................................ 22

PASO 1 – Información del Vendedor ................................................................................................................ 23

Ver pagos pendientes por vendedor ....................................................................................................................... 24

Factura - Más información ................................................................................................................................. 25

Factura - Anular ................................................................................................................................................. 26

Creación de facturas .................................................................................................................................................. 28

Reenvío bajo demanda de correos recordatorios ....................................................................................................... 31

Correos del sistema .................................................................................................................................................... 32

Email de Factura Generada por el Establecimiento ............................................................................................... 32

Email generado para los contactos del Establecimiento ........................................................................................ 33

Email generado para el socio del Establecimiento de un pago de una factura ....................................................... 34

Email generado para los contactos del Establecimiento de un pago de una factura ............................................... 35

Email generado cuando se crean usuarios para la plataforma ................................................................................ 36

Email generado cuando se anula una factura ......................................................................................................... 37

Tips ........................................................................................................................................................................... 38

Como imprimir su factura en formato PDF para enviarlo como archivo adjunto ................................................. 38

Soporte de navegadores ............................................................................................................................................. 40

2

Manual de PayClub

Ingreso al sistema En la pantalla inicial del aplicativo WebPos nos muestra la siguiente pantalla de login:

En esta pantalla se debe ingresar el usuario y la contraseña, al finalizar hacer clic en el botón de

“Ingresar”.

Olvido de Contraseña

En la pantalla inicial del aplicativo WebPos nos muestra la siguiente pantalla de login:

En esta pantalla haga clic en el vínculo: “¿Olvidó su contraseña?”. Se mostrará la siguiente pantalla:

3

Ingrese su: nombre de usuario:

Se mostrará la siguiente pantalla:

A continuación se enviará un email con la información necesaria para recuperar su contraseña:

4

5

Ingrese al vínculo que se envió en el email. Se mostrará la siguiente pantalla:

1

2

3

1. Nombre de usuario que realizó la petición de cambio de contraseña.

2. Contraseña nueva para el usuario.

3. Confirmar la nueva contraseña para el usuario.

Una vez que haga cambiado su contraseña se mostrará la siguiente pantalla.

6

Gestión de establecimientos Al ingresar al sistema la siguiente pantalla es desplegada:

1 2 3

4

5 6

7

1. Al hacer clic en este botón se listan los establecimientos que se encuentran registrados.

2. Al hacer clic en este botón se listan los vendedores que se encuentran registrados.

3. Con el vínculo de “Salir”, puede salir de manera segura del sistema.

4. En este recuadro se presenta la información de su comercio.

5. Al hacer clic en este botón se agrega un nuevo establecimiento.

6. Al hacer clic en este botón se descarga el manual que muestra el funcionamiento del

aplicativo.

7. Aquí se presentan los establecimientos registrados.

Ingreso de nuevo establecimiento Hacer clic en el botón de: “Agregar Establecimiento”.

PASO 1 – Información del establecimiento

Se despliega la siguiente pantalla:

7

En este formulario se deberá llenar la información correspondiente al establecimiento nuevo que esté agregando.

Los campos que tienen un asterisco (*) son obligatorios.

Una vez que haya terminado de ingresar los datos pertinentes, debe hacer clic en el botón: “Paso

Siguiente”

PASO 2 – Creación de administrador

En este formulario se ingresan los datos para crear el usuario de tipo administrador para el establecimiento.

8

Aquí debe llenar los datos del usuario tipo adm inistrado r para el establecimiento . No olvide que los campos marcados con asterisco (*) son mandatorios.

Al finalizar de llenar los datos, haga clic en el botón de “Guardar”.

PASO 3 – Políticas del establecimiento

En este formulario se ingresan las políticas que tendrá su establecimiento.

9

1. Información de las políticas para el establecimiento.

Al terminar debe hacer clic en el botón de “Finalizar”.

Editar un establecimiento En la pantalla principal de gestión de establecimientos puede ver el listado de los establecimientos

registrados.

Ubique el establecimiento que desee editar y bajo la columna de “Información del

Establecimiento” haga clic en el vínculo de “Editar”.

10

PASO 1 – Información del Establecimiento

Se despliega la siguiente pantalla:

Aquí puede editar la información del establecimiento.

Los campos que tienen un asterisco (*) son obligatorios.

Una vez que haya terminado de editar los datos, debe hacer clic en el botón de “Paso Siguiente”

para guardar los cambios realizados:

11

PASO 2 – Creación de administrador

En este formulario se ingresan los datos para crear el usuario de tipo administrador para el establecimiento.

En este paso se puede eliminar el usuario administrador que fue establecido en el proceso de creación del establecimiento. Aquí debe llenar los datos del usuario tipo adm inistrado r para el establecimiento. No olvide que los campos marcados con asterisco (*) son mandatorios.

Al finalizar de llenar los datos, haga clic en el botón de “Guardar”.

12

PASO 3 – Políticas del Establecimiento

En este formulario se pueden editar los parámetros de las políticas que tendrá su establecimiento.

Al terminar debe hacer clic en el botón de “Finalizar”.

Ver pagos pendientes del Establecimiento En la pantalla principal de gestión de establecimientos puede ver el listado de los establecimientos

registrados.

Ubique el establecimiento que desee ver los pagos pendientes, y bajo la columna de “Pagos

Pendientes” haga clic en el vínculo de “Ver Todos”.

A continuación se visualiza la siguiente pantalla:

13

1

2 3

1. Combo que permite filtrar las facturas por su estado. Los estados son los siguientes:

a. Todas

b. Pendientes de Pago

c. Pagada

d. Anulada

e. Expirada

2. Vínculo que permite ver más información sobre la factura.

3. Vínculo que permite anular una factura.

Factura - Más información

En la pantalla pagos de gestión de establecimientos puede ver el listado de las facturas.

Ubique la factura que desee ver más información, y bajo la columna de “Detalle” haga clic en el

vínculo de “Más información”.

14

1

2

4

5

3

1. En este recuadro se presenta la información de su comercio.

2. En esta sección se presenta la información detallada del cliente.

3. En esta sección se presenta la información detallada de la factura.

4. Botón que permite anular la factura.

5. Botón que permite volver al listado de todas las facturas.

Factura - Anular

En la pantalla pagos de gestión de establecimientos puede ver el listado de las facturas.

Ubique la factura que desee anular, y bajo la columna de “Detalle” haga clic en el vínculo de

“Anular”.

15

Se desplegará la siguiente pantalla:

Se ingresa el motivo por el cual se va a realizar la anulación.

Finalmente haga clic en el botón: “Anular” para proceder con la anulación de la factura. Y se

puede verificar que el Estado de la factura cambia a: ANULADO.

Nota: También se puede realizar la anulación de la factura ingresando al detalle a través del

vínculo: “Más Información”.

20

Gestión de conciliador Seleccionar la opción: Conciliadores en el menú del sistema:

Se mostrará la siguiente pantalla:

Se realiza clic en el botón: Agregar Conciliador, y se muestra la siguiente pantalla:

Finalmente se ingresan los datos para el usuario conciliador y se presiona el botón guardar.

Gestión de vendedores Al ingresar al vínculo de Gestión de Vendedores se despliega la siguiente pantalla:

1. Al hacer clic en este botón se agrega un nuevo vendedor.

2. Al hacer clic en este botón se descarga el manual que muestra el funcionamiento del

aplicativo.

3. Aquí se presentan los vendedores registrados.

Ingreso de nuevo vendedor Hacer clic en el botón de: “Agregar Vendedores”.

PASO 1 – Información del vendedor

Se despliega la siguiente pantalla:

21

22

En este formulario se deberá llenar la información correspondiente al vendedor nuevo que se esté

agregando.

Los campos que tienen un asterisco (*) son obligatorios.

Una vez que haya terminado de ingresar los datos pertinentes, debe hacer clic en el botón:

“Guardar”.

Luego de crear el usuario de tipo vendedor éste recibirá en el correo electrónico registrado, su usuario y contraseña para su posterior ingreso al aplicativo.

Editar un vendedor En la pantalla principal de gestión de vendedores puede ver el listado de los vendedores

registrados.

Ubique el vendedor que desee editar y bajo la columna de “Información General” haga clic en el

vínculo de “Editar”.

23

PASO 1 – Información del Vendedor

Se despliega la siguiente pantalla:

Aquí puede editar la información del vendedor.

Los campos que tienen un asterisco (*) son obligatorios.

Una vez que haya terminado de editar los datos, debe hacer clic en el botón de “Guardar” para

salvar los cambios realizados:

24

Ver pagos pendientes por vendedor En la pantalla principal de gestión de vendedores puede ver el listado de los vendedores

registrados.

Ubique el vendedor que desee ver los pagos pendientes, y bajo la columna de “Pagos Pendientes”

haga clic en el vínculo de “Ver Todos”.

A continuación se visualiza la siguiente pantalla:

25

1. Combo que permite filtrar las facturas por su estado. Los estados son los siguientes:

a. Todas

b. Pendientes de Pago

c. Pagada

d. Anulada

e. Expirada

2. Filtro que permite mostrar facturas que estén dentro de un rango de fechas.

3. Vínculo que permite ver más información sobre la factura.

Factura - Más información

En la pantalla pagos de gestión de vendedores puede ver el listado de las facturas.

Ubique la factura que desee ver más información, y bajo la columna de “Detalle” haga clic en el

vínculo de “Más información”.

1. En este recuadro se presenta la información de su comercio.

2. En esta sección se presenta la información detallada del cliente.

3. En esta sección se presenta la información detallada de la factura.

4. Botón que permite anular la factura.

5. Botón que permite volver al listado de todas las facturas.

26

Factura - Anular

En la pantalla más información de la factura, haga clic en el botón “Anular”.

Se desplegará la siguiente pantalla:

Se ingresa el motivo por el cual se va a realizar la anulación.

27

Finalmente haga clic en el botón: “Anular” para proceder con la anulación de la factura. Y se

puede verificar que el Estado de la factura cambia a: ANULADO.

28

Creación de facturas

Cuando un vendedor ingresa al sistema accede a la siguiente pantalla:

En está pantalla podemos acceder a la funcionalidad de creación de facturas presionando el

botón 'CREAR FACTURA'. Este botón nos lleva a la pantalla de creación de factura donde ya

podemos ingresar los datos requeridos en una factura. Los campos necesarios para llenar la

factura son muy explicativos y se dividen en dos secciones: los datos del cliente y los datos del

valor de la factura. Todos los datos de la factura deben ser ingresados, menos el total de la

factura que es un campo calculado por el sistema.

La funcionalidad de crear una factura solo está disponible para los usuarios vendedores, el

administrador de un comercio no puede generar facturas.

Además de los datos, el sistema nos permite agregar uno o más anexos que estará(n) atado(s) a la

factura como por ejemplo, una imagen en digital de la factura. Para realizar este proceso se debe

hacer clic sobre el botón 'Agregar archivos..', el cual abre una ventana de explorador donde se

puede buscar el o los archivos en su computador para adjuntar a la factura. Todos los anexos a la

factura serán enviados como adjunto al mail del cliente y de los contactos de cada

establecimiento.

29

NOTA: Las prefacturas poseen un tiempo de expiración de 48 horas.

La pantalla de creación de prefacturas se ve de la siguiente forma:

30

31

Reenvío bajo demanda de correos recordatorios Se podrán enviar hasta 3 correos de recordatorio para la misma prefactura. Al enviar el correo se extiende del período máximo de pago incrementándole 5 días adicionales. En la pantalla principal de Pagos puede ver el listado de los pagos registrados. Ubique el pago que desee ver el detalle, y bajo la columna de “Detalle” haga clic en el vínculo de “Mas Información”.

La siguiente pantalla que se muestra es el detalle del pago:

Se realiza clic sobre el botón reenviar (1) para enviar el correo de recordatorio de la prefactura.

32

Correos del sistema El Portal WebPos envía automáticamente varios correos tanto a los establecimientos como a los

socios que lo usan.

Todos los correos del sistema son enviados a todos los contactos registrados en el PASO 2 de la

gestión de establecimientos.

Email de Factura Generada por el Establecimiento Cuando un vendedor crea una nueva factura el sistema envía una notificación al

establecimiento y al socio.

El correo para el establecimiento se ve de la siguiente manera:

33

Email generado para los contactos del Establecimiento Cuando un vendedor crea una nueva factura el sistema envía una notificación al

establecimiento y al socio.

El correo para el socio se ve de la siguiente manera:

34

Email generado para el socio del Establecimiento de un pago de una factura Cuando un socio ha efectuado un pago el sistema envía una notificación al establecimiento y al

socio.

El correo para el socio se ve de la siguiente manera:

35

Email generado para los contactos del Establecimiento de un pago de una factura

Cuando un socio ha efectuado un pago el sistema envía una notificación al establecimiento y al

socio.

El correo para el contacto y administrador del establecimiento se ve de la siguiente manera:

36

Email generado cuando se crean usuarios para la plataforma Cuando se crea un usuario del tipo vendedor, o a su vez administrador del establecimiento, la

plataforma envía en email de confirmación con los datos de creación del usuario.

El correo para el contacto y administrador del establecimiento se ve de la siguiente manera:

37

Email generado cuando se anula una factura Cuando un usuario ha anulado una factura el email que se envía se ve de la siguiente manera:

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Tips

Como imprimir su factura en formato PDF para enviarlo como archivo adjunto

Si posee una factura en papel la cual desea enviarla como archivo adjunto en formato PDF, lo que

primero debe realizar es escanear este documento, ya sea por medio de un escáner o tomando una

fotografía de este documento.

Cuando ya se posea el documento digital para poder enviarlo como archivo pdf, podemos

agregarlo como imagen a un nuevo documento de Word y guardarlo como archivo pdf.

Paso 1 – Agregar la imagen escaneada

Paso 2 – Guardar el documento con formato PDF

39

40

Soporte de navegadores El portal WebPos soporta los siguientes navegadores:

Internet Explorer: 7+

Google Chrome

Mozilla Firefox Safari