CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS INFORME DE AUDITORIA …contraloria.gob.gt/imagenes/i_docs/informes...

GUATEMALA, ABRIL DE 2016

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

INFORME DE AUDITORIAA ORGANIZACIONES NO GUBERNAMENTALES Y OTRAS

INSTITUCIONES CIVILESASOCIACIÓN DE DESARROLLO COMUNITARIO INTEGRAL,HERMANA TIERRA DE TACANA, MUNICIPIO DE TACANA,

DEPARTAMENTO DE SAN MARCOSDEL 12 DE JUNIO DE 2014 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2015

Guatemala, 27 de abril de 2016

SeñoritaMidamps Ercilia Gutiérrez PérezPresidenta y Representante LegalAsociación de Desarrollo Comunitario Integral, Hermana Tierra de Tacana,municipio de Tacana, Departamento de San Marcos2da. Calle 4-08, zona 1, Tacana, San MarcosSu despacho Señorita Midamps Ercilia Gutiérrez Pérez: En mi calidad de Contralor General de Cuentas y en cumplimiento de lo reguladoen la literal k) del artículo 13 de la Ley Orgánica de la Contraloría General deCuentas y sus reformas contenidas en el Decreto 13-2013, hago de suconocimiento de manera oficial el informe de auditoría practicado por los auditoresgubernamentales que fueron nombrados para el efecto y quienes de conformidadcon el artículo 29 de la precitada Ley Orgánica son responsables del contenido yefectos legales del mismo. Sin otro particular, atentamente,

Guatemala, 27 de abril de 2016 SeñoritaMidamps Ercilia Gutiérrez PérezPresidenta y Representante LegalAsociación de Desarrollo Comunitario Integral, Hermana Tierra de Tacana,municipio de Tacana, Departamento de San Marcos2da. Calle 4-08, zona 1, Tacana, San MarcosSu despacho Señorita Midamps Ercilia Gutiérrez Pérez:

En mi calidad de Subcontralor de Probidad y en cumplimiento de lo regulado en laliteral k) del artículo 13 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas ysus reformas contenidas en el Decreto 13-2013, hago de su conocimiento demanera oficial el informe de auditoría practicado por los auditoresgubernamentales que oportunamente fueron nombrados para el efecto y quienesde conformidad con el artículo 29 de la precitada Ley Orgánica son responsablesdel contenido y efectos legales del mismo. Sin otro particular, atentamente,

Guatemala, 27 de abril de 2016 SeñoritaMidamps Ercilia Gutiérrez PérezPresidenta y Representante LegalAsociación de Desarrollo Comunitario Integral, Hermana Tierra de Tacana,municipio de Tacana, Departamento de San Marcos2da. Calle 4-08, zona 1, Tacana, San MarcosSu despacho Señorita Midamps Ercilia Gutiérrez Pérez: En mi calidad de Subcontralor de Calidad de Gasto Público y en cumplimiento delo regulado en la literal k) del artículo 13 de la Ley Orgánica de la ContraloríaGeneral de Cuentas, Decreto No. 31-2002 y sus reformas contenidas en elDecreto No. 13-2013 conforme la delegación que oportunamente me fueraotorgada, hago de su conocimiento de manera oficial el informe de auditoríapracticado por los auditores gubernamentales que fueron nombrados para elefecto y quienes de conformidad con el artículo 29 de la precitada Ley Orgánicason responsables del contenido y efectos legales del mismo.

Sin otro particular, atentamente,

GUATEMALA, ABRIL DE 2016

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

INFORME DE AUDITORIAA ORGANIZACIONES NO GUBERNAMENTALES Y OTRAS

INSTITUCIONES CIVILESASOCIACIÓN DE DESARROLLO COMUNITARIO INTEGRAL,HERMANA TIERRA DE TACANA, MUNICIPIO DE TACANA,

DEPARTAMENTO DE SAN MARCOSDEL 12 DE JUNIO DE 2014 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2015

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ÍNDICE Página

1. INFORMACIÓN GENERAL

Base legal

Función

2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA

Fundamento legal

Otros aspectos legales

3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA

Generales

Específicos

4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA

Área financiera

Área técnica

5. COMENTARIOS Y CONCLUSIONES

Comentarios

Conclusiones

6. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

7. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD, DURANTE EL PERÍODOAUDITADO

8. COMISIÓN DE AUDITORÍA

ANEXOS

Del área financieraNombramientoForma única de estadísticaFormulario SR1

Guatemala, 27 de abril de 2016

SeñoritaMidamps Ercilia Gutiérrez PérezPresidenta y Representante LegalAsociación de Desarrollo Comunitario Integral, Hermana Tierra de Tacana,municipio de Tacana, Departamento de San Marcos2da. Calle 4-08, zona 1, Tacana, San MarcosSu despacho Señorita Midamps Ercilia Gutiérrez Pérez: La comisión de auditoría fue designada de conformidad con el (los) nombramiento(s) DAEE-0201-2015 de fecha 23 de diciembre de 2015, para practicar auditoríaque incluyó la evaluación de aspectos financieros y de cumplimiento, a la entidadAsociación de Desarrollo Comunitario Integral, Hermana Tierra de Tacana,municipio de Tacana, Departamento de San Marcos identificada con laCuentadancia DCGC-A5-01-12-7-2014, con el objetivo de evaluar laadministración de los fondos públicos provenientes del Estado. El examen comprende el período del 12 de junio de 2014 al 31 de diciembre de2015 y se concluye que en lo relativo a la información financiera y los registroscontables auxiliares de fondos públicos administrados por la entidad, para laejecución de proyectos de beneficio social, derivado del convenio suscrito con elMinisterio de Agricultura Ganadería y Alimentación -MAGA-, en cifras presentanrazonablemente la situación financiera. Sin embargo, fueron detectados ciertosaspectos relacionados con los procedimientos contables y administrativos que nose incluyeron en el informe, pero que pueden afectar la capacidad de la entidadpara generar información oportuna y contable. Estas deficiencias de controlinterno fueron trasladados a los responsables mediante Carta a la Gerencia enOficio OF-05-DAEE-201-AEDM-2015 de fecha 5 de abril de 2016.

La comisión de auditoría nombrada se integra de la siguiente manera: Lic. AlfredEnrique Detlefsen Monterroso supervisado por: Lic. Evilton Eduardo ChigüilRobles

Los comentarios y recomendaciones que se determinaron se encuentranen detalle en el informe de auditoría adjunto. Atentamente, ÁREA FINANCIERA

Lic. ALFRED ENRIQUE DETLEFSEN MONTERROSO

Coordinador Gubernamental

Lic. EVILTON EDUARDO CHIGÜIL ROBLES

Supervisor Gubernamental

Contraloría General de Cuentas 1 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG)

Asociación de Desarrollo Comunitario Integral, Hermana Tierra de Tacana, municipio deTacana, Departamento de San Marcos

Auditoría gubernamental de aspectos financieros y de cumplimientoPeríodo del 12 de junio de 2014 al 31 de diciembre de 2015

1. INFORMACIÓN GENERAL Base legal La Asociación de Desarrollo Comunitario Integral, Hermana Tierra de Tacana,San Marcos, fue constituida según escritura pública número 77, de fecha 10 defebrero de 2014, inscrita en el Registro Civil de la Municipalidad de Tacana,Departamento de San Marcos, partida 01-2014, folio número 5, 6, 7 y 8 del libro 1de Personas Jurídicas. La Asociación se encuentra registrada en la Contraloría General de Cuentas,con cuentadancia número DCGC-A5-01-12-7-2014 y en la Superintendencia deAdministración Tributaria con NIT 8586394-7, con domicilio fiscal en 2da. Calle4-08, zona 1, Tacana, San Marcos. La Asociación de Desarrollo Comunitario Integral, Hermana Tierra de Tacana,municipio de Tacana, Departamento de San Marcos, en lo sucesivo sedenominará la Entidad. Función La asociación se constituye para contribuir a fortalecer y apoyar los acuerdos depaz y promover el desarrollo social, productivo y económico del país, elmejoramiento de la calidad de vida de todos los guatemaltecos, dentro de susfines principales se encuentran: a) Apoyar toda iniciativa que busque el beneficioy desarrollo de la sociedad de las comunidades del país; b) Servir de enlace entrelos Comités de Desarrollo Comunitario de aldeas y barrios, ante las entidadesgubernamentales y no gubernamentales para la elaboración y ejecución deproyectos comunitarios de infraestructura; c) Colaborar con asociaciones quetengan fines comunes con el propósito de promover la eficacia y eficiencia de laadministración pública; d) Gestionar apoyo financiero para obras de tipohumanitario, ante organizaciones gubernamentales y no gubernamentales. 2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA Fundamento legal La Constitución Política de la República de Guatemala, según lo establecido en elartículo 232. El Decreto Número 31-2002 Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, artículos: 2 Ámbito de competencia y 4 Atribuciones.




Decreto Número 13-2013 Reformas a los Decretos Números 101-97 del Congresode la República, Ley Orgánica del Presupuesto; 31-2002 del Congreso de laRepública, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas; y 1-98 delCongreso de la República, Ley Orgánica de la Superintendencia de AdministraciónTributaria. Normas Internacionales de Auditoría -NIAS-, Normas de Auditoría del SectorGubernamental y las Normas Generales de Control Interno, emitidas por laContraloría General de Cuentas. Otros aspectos legales Decreto Número 02-2003, Ley de Organizaciones No Gubernamentales para elDesarrollo. Acuerdo Gubernativo Número 318-2003, Reglamento de la Ley Orgánica de

General de Cuentas, artículos 44 al 47 y demás artículos aplicablesla Contraloría y Reglamento 192-2014.

Leyes y disposiciones vigentes aplicables a la entidad auditada. Convenio Número 18-2014 de fecha 18 de agosto de 2014 celebrado con elMinisterio de Agricultura Ganadería y Alimentación –MAGA-. Addendum Número 38-2014 de fecha 17 de diciembre de 2014, al Convenio18-2014. Nombramiento de Auditoría Número DAEE-0201-2015, de fecha 23 de diciembrede 2015 emitido por la Dirección de Auditoría de Entidades Especiales de laContraloría General de Cuentas. 3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA Generales Practicar Auditoría Gubernamental, que incluya la evaluación de aspectosfinancieros y de cumplimiento, determinando las áreas críticas y proveer lasrecomendaciones a implementar, para el correcto funcionamiento del controlinterno de la Entidad.




Específicos Evaluar los registros contables, transacciones financieras, así como documentosde soporte que amparen las operaciones realizadas. Determinar la veracidad en el manejo de los fondos públicos, por los responsablesde la Entidad. Evaluar el sistema de control interno, para establecer si los procedimientos de lasactividades contables, financieras y administrativas, son confiables y proporcionanseguridad razonable para lograr los objetivos de la Entidad. 4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA Área financiera La auditoría incluye un examen con base a la evidencia que sustenta los montos ylas revelaciones de las operaciones financieras registradas en la caja fiscal, asícomo la revisión de la documentación que respaldan los registros en formasoficiales . 200-A-3 Serie C, autorizadas por la General deFORM ContraloríaCuentas, presentadas por los responsables de la Entidad, por el períodocomprendido del 12 de junio de 2014 al 31 de diciembre de 2015, con énfasis en:Caja, bancos, ingresos, egresos y convenios, para el efecto se consideró el 100%de los ingresos y egresos administrados por la Entidad. Caja Fiscal

Todas las operaciones de ingresos y egresos fueron registradas oportunamentecomo corresponde, determinando para el efecto un saldo al 31 de diciembre de2015 de Q691,356.05, en forma oficial FORM. 200-A-3 Serie C No. 172387. (VerAnexo 1) Bancos

Se determinó que la Entidad posee la cuenta número 3295030755 de depósitosmonetarios activa, aperturada en Banco de Desarrollo Rural, S.A., que al 31 dediciembre de 2015, el saldo fue de Q691,356.05, el cual se encuentracomprometido para la compra de caprinos hembras preñadas y machosreproductores. Al comparar el saldo de bancos con el saldo de la caja fiscal, seestableció que no existen diferencias y por consiguiente se considera razonable.(Ver Anexo 2)




Para el control de fondos públicos, la Entidad registró las operaciones de ingresosy egresos bancarios, en libros auxiliares de bancos y de conciliaciones bancarias,autorizadas por la Contraloría General de Cuentas. Ingresos

Los ingresos que percibió la Entidad durante el período del 12 de junio de 2014 al31 de diciembre de 2015, ascienden a Q1,566,774.65, recursos provenientes delFondo Nacional para la Reactivación y Modernización de la ActividadAgropecuaria -FONAGRO -, con cargo al presupuesto del Ministerio de Agricultura

(Ver Anexos 1 y 2)Ganadería y Alimentación –MAGA-. Se examinaron los ingresos registrados en la caja fiscal, los cuales fueronconfrontados con los duplicados de los recibos de ingresos varios, Serie“AC” FORM. 63-A2 autorizados por la Contraloría General de Cuentas, libros debancos y estados de cuenta bancarios, que sumaron Q1,566,774.65. Egresos Los egresos del período sujeto a fiscalización, ascendieron a Q875,418.60 ycorresponden a los pagos realizados por la Entidad para la ejecución de losproyectos de beneficio social, relacionados con la crianza y producción deanimales de especies menores. Estos pagos se realizaron con fondosprovenientes del Fondo Nacional para la Reactivación y Modernización de laActividad Agropecuaria -FONAGRO -, con cargo al presupuesto del Ministerio deAgricultura Ganadería y Alimentación –MAGA-. (Ver Anexos 1 y 2) Se verificó el cumplimiento de los requisitos legales aplicables a los documentosde respaldo, así como el correspondiente registro fiscal, cumpliéndose con losaspectos contables y legales. Otras Áreas

Sistema de adquisiciones y contrataciones del Estado Se verificó que la Entidad efectuó compras que ameritaron la publicación deeventos en el sistema denominado GUATECOMPRAS tales como: NOG 4128281,adquisición de Aves de Postura; NOG 4070623, adquisición de caprinos hembraspreñadas y machos reproductores; NOG 3623947, compra de materiales para la




construcción de gallineros en ocho comunidades de Tacana, San Marcos y enárea demostrativa Centro de Formación y NOG 3662381, compra de materialespara la construcción de apriscos de caprinos y ovejas.

Convenios Durante el período auditado la Entidad suscribió el convenio número 18-2014 defecha 18 de agosto de 2014 con el Ministerio de Agricultura Ganadería yAlimentación –MAGA-, para la ejecución del Proyecto "Producción familiar deespecies menores, Tacana San Marcos" por un monto de Q1,818,774.65,provenientes del fideicomiso Fondo Nacional para la Reactivación y Modernizaciónde la Actividad Agropecuaria -FONAGRO-, el cual consiste en la adquisición decaprinos hembras preñadas y machos reproductores, adquisición de ovinos,adquisición de aves de postura, construcción de apriscos, compra de comederos ybebederos para aves, construcción de gallineros, compra de alimento y materialvegetativo, adquisición plan profiláctico, equipo y material de ordeño. Al analizar las cláusulas del convenio, no se detectó incumplimiento por parte de laEntidad. Corte y Depuración de formas oficiales

Se revisaron los envíos fiscales y las formas oficiales autorizadas por laContraloría General de Cuentas, como los recibos de ingresos varios, Serie“AC” FORM. 63-A2 y cajas fiscales FORM. 200-A-3 Serie “C”, utilizados durante elperíodo de auditoría. Se realizó el conteo físico de las existencias de formas, nose reportan deficiencias. Rendición de Cuentas

Durante el proceso de la auditoría se determinó que la rendición de cuentas serealizó de manera oportuna durante el período auditado, ante el ente fiscalizador. Área técnica De conformidad con la Norma Internacional de Auditoría 620 que regula el uso deltrabajo de un experto, por medio del oficio OF-06-DAEE-201-AEDM-2015 de fecha13 de abril de 2016, se solicitó la intervención de la Dirección de InfraestructuraPública, para evaluar de forma técnica las obras de beneficio social realizadas conlos fondos trasladados a la Entidad, informe que deberá ser rendido por separado.




5. COMENTARIOS Y CONCLUSIONES Comentarios La comisión de auditoría evaluó el Convenio No. 18-2014 de fecha 18 de agostode 2014, así como Addendum No. 38-2014 de fecha 17 de diciembre de 2014,con el Ministerio de Agricultura Ganadería y Alimentación –MAGA-, que contemplala ejecución del proyecto “Producción familiar de especies Menores, Tacana, SanMarcos”, con recursos provenientes del fideicomiso del Fondo Nacional para laReactivación y Modernización de la Actividad Agropecuaria –FONAGRO-. Se determinó que la Entidad, recibió tres de los cuatro desembolsos contempladosen Addendum No. 38-2014, razón por la cual en oficio OF-04-DAEE-0201-2015 defecha 29 de marzo de 2016, se solicitó a las autoridades de FONAGRO, lasrazones por las cuales aún no se ha concluido con el traslado de la totalidad de losfondos. Por lo que en oficio FON-0149-2016 FGAE anny / / de fecha 29 de marzo

Felix de 2016, el Ingeniero Arroyo, Gerente General informa a la comisión queAddendum esta pendiente que el Consejo Directivo conozca y apruebe un nuevo ,

donde se contempla la compra de las ovejas, compra del plan profiláctico ybalanceado alimento para las mismas.

Se evaluó el expediente del proyecto, comprobando que los registrosadministrativos y contables se realizaron en formularios y libros autorizados por Contraloría General de Cuentas. En compañia del supervisor de la comisión, se realizaron visitas a varios de losbeneficiarios del proyecto en ejecución denominado "Producción familiar de

, para determinar la existencia yespecies menores, Tacana San Marcos"funcionabilidad del proyecto citado. Conclusiones Se concluye que los registros contables y financieros se presentan de formarazonable y reflejan la realidad financiera de la Entidad. Se detectaron deficiencias de Control Interno, las cuales fueron trasladadas a losresponsables mediante Carta a la Gerencia, según OficioOF-05-DAEE-201-AEDM-2015 de fecha 5 de abril de 2016. Por esta razón, sesuscribió Acta DAEE No. 034-2016 de fecha 7 de abril de 2016, donde consta ladiscusión de las deficiencias encontradas.




6. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

Durante el proceso de auditoría no se detectaron deficiencias que ameritenrevelarse como hallazgos en el presente informe. 7. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD, DURANTE EL PERÍODO AUDITADO No. NOMBRE CARGO PERÍODO1 MIDAMPS ERCILIA GUTIERREZ

PEREZPRESIDENTA DE LA JUNTA DIRECTIVA Y REPRESENTANTELEGAL

12/06/2014 - 31/12/2015

2 VIRGINIA DINORA LOPEZ VASQUEZ VICEPRESIDENTA 12/06/2014 - 31/12/20153 ANGELO (S.O.N) ESPOSITO (S.O.A) TESORERO 12/06/2014 - 31/12/20154 TEODORO (S.O.N) GOMEZ DE LEON SECRETARIO 12/06/2014 - 31/12/2015




8. COMISIÓN DE AUDITORÍAÁREA FINANCIERA

Lic. ALFRED ENRIQUE DETLEFSEN MONTERROSO

Auditor Gubernamental

Coordinador

Lic. EVILTON EDUARDO CHIGÜIL ROBLES

Supervisor Gubernamental

INFORME CONOCIDO POR: RAZÓN:De conformidad con lo establecido en el articulo 29 de la Ley Orgánica de laContraloría General de Cuentas y sus reformas los auditores gubernamentalesnombrados son responsables del contenido y efectos legales del presente informe,el director y subdirector únicamente firman en constancia de haber conocido elcontenido del mismo.




ANEXOS




ANEXO 1

ASOCIACIÓN DE DESARROLLO COMUNITARIO INTEGRAL, HERMANATIERRA DE TACANA

RESUMEN DE INGRESOS Y EGRESOSDEL 12 DE JUNIO DE 2014 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2015

(CIFRAS EXPRESADAS EN QUETZALES)

PERÍODO INGRESOS EGRESOS SALDOCONTABLE

Saldo Inicial 0.00 0.00 0.00Del 12 de junio al 31 de diciembre de2014

552,663.00 0.00 552,663.00

Del 1 de enero al 31 de diciembre de2015

1,014,111.65 875,418.60 691,356.05

TOTAL 1,566,774.65 875,418.60 691,356.05 Fuente: Formas oficiales de ingresos varios 63-A2 y Cajas Fiscales 200-A-3

COMENTARIO Los aportes percibidos por la Entidad durante el período auditado, fueronsoportados con recibos autorizados por la Contraloría General de Cuentas yoperados de manera oportuna. Para el efecto, se suscribió el convenio con laentidad de gobierno que avala las transferencias recibidas.




ANEXO 2


COMPROBACIÓN DEL SALDO DE CAJA FISCAL CON BANCOSDEL 12 DE JUNIO DE 2014 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2015


DESCRIPCION VALOR TOTAL SALDOSSaldo inicial 0.00Ingresos percibidos durante el período auditado 1,566,774.65 1,566,774.65

(-) Egresos ejecutados durante el períodoauditado

875,418.60 691,356.05

Saldo de caja fiscal al 31 de diciembre de 2015 691,356.05

(-) Saldo de Bancos 691,356.05Diferencia 0.00 Fuente: Registro Caja Fiscal e integración de saldos conciliados COMENTARIO El saldo de Bancos como Caja Fiscal al 31 de diciembre de 2015, no presentadiferencia, razón por la cual se considera razonable.




ANEXO 3


INTEGRACIÓN DE OBRA DEL CONVENIODEL 12 DE JUNIO DE 2014 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2015


NOMBRE DELPROYECTO

ENTIDADPROVEEDORA

DERECURSOS

NUMERODE

CONVENIO

MONTO DESEMBOLSO PENDIENTEDE

TRANSFERIR

Producción Familiarde Especies Menores

MAGA /FONAGRO

18-2014 1,818,774.65 1,566,774.65 252,000.00

1,818,774.65 1,566,774.65 252,000.00Fuente: Reportes Ministerio de Agricultura Ganadería y Alimentación -MAGA-, Registros contables de la Entidad.

COMENTARIO El proyecto descrito en el cuadro, corresponde a obra desarrollada con los fondosprovenientes del convenio con MAGA / FONAGRO. El saldo, pendiente de sertransferido, está a la espera que el Consejo Directivo conozca y apruebe un nuevoAddendum, donde se contempla la compra de las ovejas, compra del planprofiláctico y alimento balanceado para las mismas. Fueron evaluados loscontratos, publicaciones en GUATECOMPRAS, Fianzas y Actas entre otrosdocumentos.




ANEXO 4


DEPURACIÓN DE FORMAS OFICIALESDEL 12 DE JUNIO DE 2014 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2015

TIPODE

FORMA

FECHA ENVIOFISCAL

AUTORIZADAS UTILIZADAS DISPONIBLESDEL AL TOTAL DEL AL TOTAL DEL AL TOTAL

200-A-3 23/06/2014 44383 172351 172400 50 172351 172388 38 172389 172400 12

63-A2 23/06/2014 44383 526751 526800 50 526751 526755 5 526756 526800 45

Fuente: Registros y controles de la entidad y los envíos fiscales.

COMENTARIO Se verificó la correlatividad de los formularios oficiales utilizados, las formasanuladas se encuentran con sus copias respectivas, no se detectaron formasextraviadas y se verificó que las existencias se encuentran bajo resguardo de losresponsables.




Nombramiento




Forma única de estadística




Formulario SR1

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