CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO · 3 Taller Mecánico EICA S.A. 4. Taller mecánico Vallejo Araujo...
44
CONT2AL0RIA tinte CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO DIRECCIÓN DE AUDITORÍAS INTERNAS DAI-AI-0209-2016 PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA INFORME GENERAL EXAMEN ESPECIAL A LA ADMINISTRACIÓN DEL PARQUE AUTOMOTOR DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA TIPO DE EXAMEN • EE PERIODO DESDE: 2009/01/01 HASTA: 2012/03/31
Transcript of CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO · 3 Taller Mecánico EICA S.A. 4. Taller mecánico Vallejo Araujo...
CONT2AL0RIA
tinte
CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO
DIRECCIÓN DE AUDITORÍAS INTERNAS
DAI-AI-0209-2016
PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA
INFORME GENERAL
EXAMEN ESPECIAL A LA ADMINISTRACIÓN DEL PARQUE AUTOMOTOR DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA
TIPO DE EXAMEN • EE PERIODO DESDE: 2009/01/01 HASTA: 2012/03/31
N° C.C.:
N° NIS : 11385
PERIODO : 2016
N° INGRESO DPECC :
CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO
DIRECCIÓN DE AUDITORÍAS INTERNAS
DAI-AI-0209-2016
PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA
INFORME GENERAL
EXAMEN ESPECIAL A LA ADMINISTRACIÓN DEL PARQUE AUTOMOTOR DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA
TIPO DE EXAMEN: EE PERIODO DESDE : 2009/01/01 HASTA: 2012/03/31
Orden de Trabajo
Fecha OfT
006-AIPR-2012
16/04/2012
PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA
Examen especial a la Administración del Parque Automotor de la Presidencia
de la República, por el período comprendido entre el 1 de enero de 2009 y el 31 de marzo de 2012.
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA
Quito — Ecuador
PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA DEL ECUADOR
Siglas y Abreviaturas Utilizadas
CAE: Corporación Aduanera Ecuatoriana
SENAE: Servicio Nacional de Aduana del Ecuador
CONSEP: Consejo Nacional de Control de Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas
EICA: Sociedad Industrial y Comercial
UGSI: Unidad de Gestión de Seguridad Interna
USD: Dólares de los Estados Unidos de Norteamérica
002
003
ÍNDICE
CONTENIDO
PÁGINAS
Carta de presentación 1
Capítulo I
Información Introductoria 2
Motivo del examen 2
Objetivos del examen 2
- Alcance del examen 2
- Base legal 2
Estructura orgánica 3
- Objetivos de la entidad 4
Monto de recursos examinados 4
Servidores relacionados 4
Capítulo II
Resultados del Examen 5
Seguimiento de recomendaciones 5
- Ausencia de políticas internas y procedimientos escritos, no permiten una 5 adecuada y eficiente administración del parque automotor
Vehículo en comodato permaneció en un taller mecánico por más de 21 meses 9
Trámites pendientes de pago con Sociedad Industrial y Comercial —EICA S.A. sin 14 concluirse, por falta de liquidaciones, documentación sustentatoria y facturación
Pago a empresas privadas por servicio de mantenimiento preventivo y correctivo de 18 automotores no se realiza, por cuanto la documentación de sustento es incompleta
Valores pendientes de pago a talleres mecánicos en Guayaquil 29
ANEXOS
004
1 Servidores relacionados
2. Vehículos inoperables
3 Taller Mecánico EICA S.A.
4. Taller mecánico Vallejo Araujo S.A.
5. Taller mecánico Auto Pitz
6. Taller mecánico Memo Motos
7. Taller mecánico AUTOSTOP
8. Taller mecánico QUITO MOTORS S.A.
9. Taller mecánico ORGU
10 Taller mecánico Rendón
11 Lavadora y Lubricadora Luchet's
12 Lubricadora Moncada
-
tK
PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA DEL ECUADO
005
st-,,,, RDiNtEA pro C.G.E. Dad,
AUDITORIA 4a--
7...7:0.1. ...
Quito DM,
Señor SECRETARIO NACIONAL PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA Presente.-
APROBADO POR.
De mi consideración:
La Dirección de Auditoría Interna de la Presidencia de la República, en uso de usos de sus atribuciones constitucionales y legales, efectuó el examen especial a la Administración del Parque Automotor de la Presidencia de la República, por el período comprendido entre el 1 de enero de 2009 y el 31 de marzo de 2012.
Nuestra acción de control se efectuó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental emitidas por la Contraloría General del Estado. Estas normas requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza razonable de que la información y la documentación examinada no contienen exposiciones erróneas de carácter significativo, igualmente que las operaciones a las cuales corresponden, se hayan ejecutado de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, políticas y demás normas aplicables.
Debido a la naturaleza de la acción de control efectuada, los resultados se encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el presente informe.
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata y con el carácter de obligatorio.
Atentamente, Dios, Patria y Libertad,
E'on.3rspi osa Navarrete /15IRECTOR rAUDITORÍA IN RNA
Secretario con rango de Ministro de Estado.
CAPÍTULO I
INFORMACIÓN INTRODUCTORIA
Motivo del examen
El examen especial a la Administración del Parque Automotor de la Presidencia de la
República, se realizó con cargo al Plan Operativo de Control 2012, de la Dirección de
Auditoría Interna, como una acción imprevista autorizada en oficio 7407 DAI, de 5 de
abril de 2012 y en cumplimiento a la orden de trabajo 006-AIPR-2012, de 16 de abril de 2012
Objetivos del examen
Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y normativas aplicables en la ejecución de las operaciones.
Medir el grado de eficiencia y cumplimiento de las disposiciones legales,
reglamentarias en el uso, mantenimiento y administración de los vehículos de la Presidencia de la República, con el propósito de adoptar oportunamente las
medidas correctivas necesarias.
Alcance del examen
El examen especial se realizó a la administración del parque automotor de la Presidencia de la República, por el período comprendido entre el 1 de enero de 2009 y el 31 de marzo de 2012.
Base legal
Con Decreto Ejecutivo 1148 publicado en el Registro Oficial 251 de 14 de enero de
006
004, se creó la Secretaría General de la Presidencia de la República, a cargo de un
2 ('05)
Mediante Decreto Ejecutivo 19 publicado en el Registro Oficial 12 de 31 de enero de
2007, en reemplazo de la Secretaría General de la Presidencia de la República, se
creó la Administración General de la Presidencia de la República.
Con Decreto Ejecutivo 686, promulgado en el Registro Oficial 202 de 31 de octubre de
2007, se instituye por segunda ocasión la Secretaría General de la Presidencia de la
República, a cargo de un Secretario General de libre nombramiento y remoción por
parte del Presidente de la República, pasando la Administración General de la
Presidencia de la República a ser la Subsecretaría General de la Presidencia de la República.
Estructura orgánica
Mediante Acuerdo 350 de 8 de junio de 2010, publicado en el Suplemento al Registro
Oficial 241 de 22 de julio del 2010, se creó el Estatuto de Gestión Organizacional por
Procesos, con la finalidad de que la Presidencia de la República cuente con una
estructura organizacional que contemple la naturaleza y especialización de la misión,
para alcanzar la visión consagrada en su base constitutiva y sus productos
institucionales, a fin de dar operatividad y productividad a su gestión.
Con Acuerdo 586 de 12 de abril de 2011, publicado en el Registro Oficial 437 de 29 de
abril del 2011, se reforma el Estatuto de Gestión Organizacional por Procesos de la Presidencia de la República.
Mediante Decreto Ejecutivo Nro. 3, de 30 de mayo de 2013, el Presidente Constitucional de la República, expidió reformas a la estructura de la Presidencia de
la República, la misma que en sus artículo 3 y 4 dispone la creación de la Secretaría Nacional de la Presidencia, como dependencia de la Presidencia de la República, además de que, se fusione por absorción la Secretaria Nacional de la Presidencia, la
Secretaría Particular, la Secretaría General de la Presidencia de la República y la
Subsecretaría General del Despacho Presidencial. Los organismos antes señalados mantendrán su estructura anterior bajo la dependencia de la Secretaria Nacional de la Presidencia, hasta su reorganización.
3 (7,2e.5)
007
- 008
Objetivos de la entidad
La Presidencia de la República, dispone de un Plan Estratégico Institucional,
elaborado para los años 2011-2013, dentro de objetivos estratégicos institucionales, son:
Alcanzar y mantener un alto nivel de gestión operativa y financiera, para apoyar
eficiente y efectivamente las actividades y proyectos de la Presidencia de la
República.
Mejorar la calidad de la gestión pública a través del desarrollo y provisión de
instrumentos técnicos que optimicen la coordinación y capacidad de respuesta de las entidades del sector público.
Mantener informada a la ciudadanía respecto a la gestión de gobierno y de los
proyectos de interés nacional priorizados o impulsados por el Presidente de la
República, con el propósito de fomentar su participación contributiva y receptiva
alrededor de los Objetivos Nacionales.
Monto de recursos examinados
El monto de recursos examinados, ascendió a 2 146 198,15 USD. La fuente de
financiamiento es el Presupuesto General del Estado, recursos fiscales.
Servidores relacionados
Anexo 1
4 ( nig rno)
Cantidad Figura empleada
Procedencia Código institucional
Entidad Unidades 1$ Donación Varias entidades públicas 16 Varios
94 Comodato
_Ministerio de Transportes y Obras Públicas 3 5-0, 64-C, 43-C Ministerio de Inclusión Económica y Social 4 13-C, 18-0, 30-C, 33-C, 62-0 Subsecretaria de Tierras y Reforma Agraria 1 17-C Petroecuador 3 48-C, 71-0, 73-C Instituto Nacional de Estadisticas y Censos 1 88-0 Consejo Nacional de Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas -CONSEP 11 50-0, 110-C, 164,0, 176-C, 39-MC, 40-MC, 42-
MC, 43-MC, 44-MC 62-MC, 63-MC Dirección de Aviación Civil 1 81-0 Agencia Nacional de Transito 1 102-0 Ministerio de Recursos Naturales no Renovables 1 131-C Eléctrica Guayaquil 1 136-C Banco del Estado 1 137-C Ministerio de Gobierno, Policia y Cultos 1 159-C Dirección General de Logística de la Policía Nacional 3 64-MC, 65-MC, 66-MC
Servicio Nacional de Aduana del Ecuador 18 07-VA, 19-VA 20-VA, 31-VA, 22-VA, 25-VA, 26-VA, 28-VA, 29-VA, 30-VA, 31-VA, 32-VA, 33-VA, 34-VA, 35-VA, 36-VA, 39-VA, 41-VA
Otras entidades públicas 44 Varios
5 Depositario Judicial Servido Nacional de Aduana del Ecuador 5 01-VA, 05-VA, 11-VA, 17-VA, 18VA
TOTAL DONACIÓN, COMODATO Y DEPOSITO JUDICIAL 114
CAPÍTULO II
RESULTADOS DEL EXAMEN
Seguimiento de recomendaciones
La Dirección de Auditoría Interna de la Presidencia de la República, realizó el informe
AIPR-0001-2009 del examen especial a la administración de los vehículos de la
entidad, por el período comprendido entre el 1 de mayo de 2005 y el 31 de diciembre
de 2008, el mismo que fue aprobado por la Contraloría General del Estado, el 30 de
junio de 2010. De la evaluación al cumplimiento de las recomendaciones, se determinó
que todas fueron cumplidas.
Ausencia de políticas internas y procedimientos escritos, no permiten una
adecuada y eficiente administración del parque automotor
La Presidencia de la República, para el desarrollo de sus actividades, dispuso de 114
vehículos entregados, bajo los siguientes figuras jurídicas: donación 15; comodato de
otras entidades 94; y, en depósito judicial 5, de la ex CAE, actual Servicio Nacional de
Aduana del Ecuador, SENAE; como se describe a continuación:
009
Fuente: Jefatura de Transportes, Listado de vehículos.
5 (einte)
- 010
Para la administración de estos vehículos, la Directora de Servicios Institucionales,
denominación empleada hasta septiembre de 2011, posteriormente Directora
Administrativa; y, el Jefe de Transportes, en todo el período de análisis, no han
delineado e implementado, procedimientos que pueden constar en un instructivo, u
otro documento administrativo, de manera que permitan planificar, organizar, prever
posibles deficiencias y controlar física y contablemente de manera adecuada y
oportuna el parque automotor de la Presidencia de la República.
En este contexto, se observa que los servidores antes mencionados, no solicitaron el
mantenimiento preventivo y correctivo para 28 automotores, los que permanecieron
fuera de uso entre uno a tres años como inservibles y en deterioro, según Anexo 2. De
los 94 vehículos que se encuentran en comodato, tampoco gestionaron la devolución
en condiciones similares a las recibidas, o las transferencias de dominio definitivo a la
Presidencia, incrementando significativamente el costo de reparación por el tiempo
transcurrido, hasta enero de 2012, en que inició el proceso de devolución a la entidad comodante.
La falta de diligencia en la administración de estos bienes, incumple el artículo 40
"Responsabilidad por acción u omisión", de la Ley Orgánica de la Contraloría General
del Estado; los artículos 2, 3, 4 y 15 del Reglamento sustitutivo de utilización,
mantenimiento, movilización, control y determinación de responsabilidades sobre el uso de los vehículos asignados a la Presidencia de la República; la Norma de Control
Interno 406-13 "Mantenimiento de bienes de larga duración"; y, se inobserva el Estatuto de Gestión Organizacional por procesos de la Presidencia de la República,
publicado en el Suplemento del Registro Oficial Nro. 241 del 22 de julio del 2010, en el número 5.2.2.2, letras b.2), b.4), c.2), que establece:
"...Responsable: Directoria Administrativo;...b.2) coordinar el empleo de bienes y servicios en las actividades administrativas de la Presidencia de la República, bajo el estricto cumplimiento del marco legal que regula al sector público; b.4) supervisar la correcta utilización y registro de los bienes institucionales... c), Transportes... Productos.- c.2) Plan de mantenimiento preventivo y correctivo del parque automotor..."
Tampoco se aplicó lo dispuesto en los artículos: "2.- De la administración; a- De su
Presidencia de la República.
cumplimiento; y, 4.- Aplicación", del Reglamento de Uso de Vehículos de la
6 Cien)
Mediante oficios 067, 068, 069 y 70-AIPR-EAPA-2012 de 17 de julio de 2012, se
comunicó a los Jefes de Transportes, Directora Administrativa y Subsecretario General
las observaciones con relación a los vehículos inoperables.
El Jefe de Transportes en funciones hasta abril de 2011, mediante comunicación
recibida el 21 de agosto de 2012, entre otros, expresó:
"...con fecha 17 de marzo de 2009 según Memo S/N se envía ya un informe a la Secretaria General del Avalúo de vehículos inoperables para Remate; por otro lado durante mi gestión y como investigación propia se procede a encontrar varios vehículos en mal estado en diferentes talleres como consta en mi Acta de Entrega recepción en el ANEXO "H" página 193 y 194; de esto se realizó un informe general y se presentó a la Secretaría General aproximadamente con fecha 16 de marzo de 2010..."
La Directora Administrativa, con relación a esta observación comentada, en
comunicación de 14 de agosto de 2012, indicó:
"...De los vehículos que no fueron devueltos en las mismas condiciones del comodato, debo indicar que cuando ingrese a la institución estos vehículos estaban en talleres.- y al momento que ingreso el señor (...) a ocupar el puesto de Jefe de transporte, le indique verbalmente que haga los revise (sic) los revise y los retire de ser el caso, por lo que el señor procedió a llevarlos a Chillogallo..."
Lo expresado por los servidores, no cambia lo comentado por auditoría, en
razón de que no solicitaron el mantenimiento preventivo y correctivo de los automotores y no realizaron las suficientes gestiones administrativas para legalizar la transferencia o dominio definitivo de los automotores a nombre de la
Presidencia.
Deficiencias que se producen por la falta de un plan de mantenimiento adecuado y a la ausencia de políticas internas que permitan contar con un instrumento jurídico que
determine los direccionamientos específicos y el tratamiento que se debió realizar a los vehículos que fueron entregados por otras instituciones del estado en calidad de
comodato, depósito judicial o préstamo temporal, lo que dio lugar a que los vehículos
permanezcan por tiempo considerable en calidad de inoperables y no cumplan el
objetivo para el cual fue entregado a la entidad.
7 (5i4-r0
011
- 012
Conclusión
La falta de un plan de mantenimiento y la ausencia de un instructivo para el manejo de
estos bienes, que debieron realizar la Directora Administrativa y el Jefe de Transportes,
no permitió efectuar una administración adecuada de los vehículos que fueron
entregados por otras instituciones del Estado en comodato, depósito judicial o préstamo
temporal a la Presidencia de la República, ocasionando que no se dé su mantenimiento
preventivo y correctivo, exista deterioro y desuso; y, además, tampoco gestionaron la
devolución al comodante, o su transferencia de dominio definitivo a la entidad.
Acciones tomadas por la entidad
Con respecto a estos vehículos inoperables, en fecha posterior al corte del examen, se
tomaron varias acciones administrativas que permitieron donar los mismos al
Ministerio de Educación, y otros fueron devueltos a las respectivas instituciones,
dueñas de estos automotores, para lo cual, se emitieron las correspondiente
Resoluciones de la Secretaria General de la Presidencia de la República, y se
elaboraron las correspondientes Actas de Entrega Recepción, así:
Número de Resolución Fecha Vehículos
entregados 2012-184 19 de junio de 2012 7 2012-463 31 de octubre de 2012 2 2013-115 5 de abril de 2013 1
Entidad pública Fecha del acta
Total Vehículos
Constan en Anexo 2
CONSEP 12 de diciembre de 2012 1 1 SENAE 27 de febrero de 2013 4 2 SENAE 13 de marzo de 2013 17 14
En total de los 28 vehículos del, (Anexo 2), el vehículo 88 C, recibido del Instituto Nacional de Estadística y Censos, continúa inoperable y en trámite de entrega.
Recomendaciones
Al Secretario Nacional de la Presidencia de la República
Dispondrá al Director Administrativo, Financiero y Asesor Jurídico, de la Secretaria Nacional de la Presidencia de la República, preparen para su
8(0010
' 013
conocimiento y aprobación, las políticas y procedimientos para la administración
de vehículos recibidos en comodato o préstamo temporal, que incluyan entre
otros controles: los de recepción, registro contable, mantenimiento, uso, custodia
y devolución.
A la Directora Administrativa
2. Dispondrá al Jefe de Transportes realizar periódicamente el mantenimiento de
los vehículos que pertenecen a la Presidencia así como a los automotores que
se encuentran en comodato a fin de que a la terminación de los mismos se pueda entregar los vehículos a sus propietarios en el estado en el que fueron
recibidos.
Vehículo en comodato permaneció en un taller mecánico por más de 21 meses
En el inventario de vehículos de la Presidencia de la República, se registró el Jeep
Toyota Land Cruiser, color verde arrecife metalizado, año 1998, motor Nro. 1FZ0368943, chasis Nro. FZJ737002354, con código institucional 50-C, recibido
mediante acta provisional del CONSEP, el 28 de enero de 2003, en la que no consta el
valor del bien.
En el acta 016, de entrega recepción de vehículos, accesorios y herramientas, de la
Jefatura de Transportes de 21 de septiembre de 2005, consta el citado vehículo con
avalúo de 15 000,00 USD.
El 20 de marzo de 2007, se suscribió con el CONSEP un contrato de comodato en
depósito judicial por un año; y, el 9 de agosto de 2010, se suscribe la renovación del
préstamo de uso gratuito, por un año.
La Representante de la mecánica Auto Stop, en comunicación de 9 de septiembre de
2008, informó al Jefe de Transportes de la Presidencia, que el vehículo 50-C, ha
permanecido en su taller desde el 30 de mayo de 2008; el mismo que ingresó con
orden de trabajo 350 de 12 de mayo de 2008, para efectuar el trabajo de:
".. Arreglar sincronizados de 3ra y cuarta velocidad de caja de cambios. Cambiar crucetas del cardan (árbol propulsor)'
9 (Hileire)
El 10 de marzo de 2010, el Jefe de Transportes de la Presidencia, legalizó el acta de
entrega recepción del vehículo recibido por parte del referido taller, con la observación
de: "...embrague, roto disco ruliman y horquilla caja cambios, piñones, selectores de -„
cambios, transfer, simbra, patines, pernos de corona...; situación que se suscitó toda
vez que el automotor permaneció en el taller particular 21 meses, sin que sea retirado
para la devolución a la entidad comodataria o en su defecto para dar movilidad a los
funcionarios de la Presidencia.
El Perito mecánico contratado para la evaluación técnica de los vehículos de la
entidad, presentó su informe el 9 de julio 2012, quien respecto al vehículo 50-C,
señaló:
"... Estado General del vehículo: Existen partes y piezas en estado regular y malas...- costo aproximado de reparación: 8 000,00 USD.- Valor Comercial del Vehículo: 9 000,00 uso.- Valor de Salvamento: 3 000,00 USD.- Recomendación: Por el alto costo de reparación y por la dificultad de conseguir las partes y piezas faltantes se recomienda no reparar este vehículo y que se proceda a darlo de baja..."
Debido al alto costo de su reparación fue llevado a la Escuela Superior Militar en
Parcayacu, para que permanezca con otros vehículos inoperables, lo cual aumentó su deterioro e impidió se emita la resolución de entrega al CONSEP, incumpliendo el
artículo 112 de la Ley de Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas, promulgado en el Suplemento al Registro Oficial 490 de 27 de diciembre de 2004, dispone:
"... Las instituciones a las que se hubiere entregado bienes los devolverán en el estado en que se encontraban al momento de la recepción, salvo el normal deterioro por el uso legítimo. Si hubiere daños, deberán repararlos o cubrir la indemnización que fije el Juez, salvo caso fortuito o fuerza mayor..."
Así como los artículos 40 Responsabilidad por acción u omisión de la Ley de la
Contraloría General del Estado y 12 Mantenimiento preventivo y correctivo del
Reglamento de utilización, mantenimiento, movilización, control y determinación de responsabilidades de los vehículos del sector público y de las entidades de derecho
privado que disponen de recursos públicos, la Norma de Control Interno 406-13 —„
"Mantenimiento de bienes de larga duración"
• Mediante oficios 067, 068, 069 y 070-AIPR-EAPA-2012, de 17 de julio de 2012, se
comunicó a los Jefes de Transportes, Directora Administrativa y Subsecretario General
014
015
de la Presidencia de la República, la condición inoperable del vehículo 50-C, y la falta
de devolución a la entidad comodataria.
El Subsecretario General de la Presidencia de la República, en comunicación de 20 de
septiembre de 2012, entre otros aspectos, expresó:
"... En algunos casos las entidades requerían que se entregue los vehículos en las mismas condiciones en las cuales se los había recibido, lo que por el paso de los años implicaba que sea necesario incurrir en un alto gasto por parte de la Institución. En este sentido, el equipo de asesoría de la Secretaría General recomendó el solicitar que se entreguen los vehículos mediante la figura de adjudicación gratuita, esto con el fin de posteriormente darlos de baja de acuerdo con las disposiciones contenidas en la normativa aplicable a bienes del sector público. Como consecuencia de esto, la Secretaria General de la Presidencia de
-•• la República posteriormente emitió resoluciones en las cuales se dispone la transferencia gratuita de vehículos en estado inservible a favor de instituciones técnicas dedicadas a la formación de estudiantes en materia automotriz..."
La Secretaria General de la Presidencia de la República, mediante memorando PR-
SEGRL-2012-00483-M, de 19 de octubre de 2012 al respecto manifestó:
"... con relación al vehículo signado con el No. 50-C, otorgado en comodato por el Consejo Nacional de Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas — CONSEP, a favor de la Presidencia de la República, esta Secretaria General dispuso a las dependencias administrativas correspondientes efectuar la devolución o /a restitución del bien de conformidad con lo dispuesto en el ordenamiento jurídico
41" vigente, según corresponda, lo cual será notificado oportunamente..."
Los criterios manifestados por los funcionarios no modifican lo comentado por cuanto
el vehículo permaneció por veintiún meses en un taller mecánico particular, sin que se haya efectuado las gestiones pertinentes para su devolución, aseveración realizada
toda vez que no se ubicó la Resolución de la Presidencia para la entrega al CONSEP, entidad que entregó a la Presidencia el automotor en comodato y depositario Judicial a la Presidencia.
Cabe indicar que mediante oficio 18294 DJ, de 25 de julio de 2012, el Director Jurídico
de la Contraloría General del Estado, dio respuesta al oficio PR-DAISG-2012-000043-O de 18 de julio de 2012, suscrito por el Director de Auditoría Interna; indicando:
•••
"... es obligación de la entidad Comodataria, en este caso de la Presidencia de la República restituir el bien en las mismas condiciones en que fue recibido y en caso de pérdida restituirlo con otro de iguales o mejores características. Por lo tanto, no procede la legalización de la propiedad del vehículo por parte de la
11 Cena)
Presidencia de la República para su posterior baja, por encontrarse tan solo en depósito judicial en el CONSEP...''
El Director de Auditoría Interna con oficio PR-DAISG-2012-000044-0 de 18 de julio de
2012, solicitó al Director Nacional de Administración de Bienes en Depósito del
Consejo Nacional de Control de Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas,
información si existe o no sentencia ejecutoriada del automotor signado con el código
50-C, o el bien constituye patrimonio del CONSEP; quien con oficio CONSEP-DNABD-
2012-0455-0 de 24 de agosto de 2012, en la parte pertinente informó lo siguiente:
"...Al respecto y luego de realizar la consulta al respectivo juzgado, adjunto se dignará encontrar copia de la notificación realizada por la... Presidente de la Corte Provincial de Justicia de lmbabura, Primer Tribunal de Garantías Penales, quien señaló que la causa a la que pertenece el automotor se encuentra suspensa al habérsele declarado prófugo de la justicia al sindicato.....- En consecuencia no existe sentencia ejecutoriada respecto al automotor..."
Situación Actual
La Secretaria General de la Presidencia de la República, mediante oficio PR-SEGRL- , 2013-00007-0 de 19 de marzo de 2013, dirigido al Secretario Ejecutivo del CONSEP,
respecto del comodato del Jeep Toyota Land Cruiser al que se le asigno el código
institucional 50 C, manifestó:
"...me dirijo a usted con el fin de solicitar se considere la posibilidad que la Presidencia de la República cancele el valor correspondiente al salvamento del vehículo, cuyo monto es de tres mil dólares de los Estados Unidos de América, 00/100 ($ 3 000,00), lo que permitirá proceder con la devolución del automotor detallado..."
El Secretario Ejecutivo del CONSEP, con oficio CONSEP-SE-2013-0244-0, de 12 de abril de 2013, en respuesta del valor del vehículo entregado en comodato y depositario judicial, manifestó:
"...1.- En el contrato de comodato, clausula novena: REPARACIÓN Y/0 REPOSICIÓN DE DAÑOS se estipula que: "En caso de que los vehículos que se conceden en comodato se perdieren o sufrieren algún deterioro o sus componentes desaparecieren la Comodataria, se obliga para con el CONSEP a repararlos o reponerlos.- 2.- En la póliza vigente hasta el 2 de noviembre del 2012, el valor del vehículo es de (USD $ 9.500,00, por lo que este monto es el que deberá ser devuelto al CONSEP, más no el propuesto de ( $ 3 000,00)..."
016
12 (20a9
Según resolución CONSEP-DNAJ-2013-15, de 30 de mayo de 2013, la Secretaria
Ejecutiva del Consejo Nacional de Control de Sustancias Estupefacientes y
Psicotrópicas, CONSEP resolvió:
"...Art. 1.- Dar por terminado por mutuo acuerdo de las partes, de forma parcial, el contrato de comodato sin numero y su renovación Nro. CONSEP-DNAJ-SE-VVRS-2010-001, suscritos el 20 de marzo del 2007 y 9 de agosto del 2010, respectivamente, entre el Consejo Nacional de Control de Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas — CONSEP y la Presidencia de la República, en su calidad de comodante y comodataria, en su orden, en cuanto se refiere al vehículo Jeep Toyota Land Cruiser, color verde arrecife metalizado, año 1998. s/p. motor 1FZ0368943, chasis FZJ737002354, en virtud de que ha sufrido un siniestro y no está siendo usado..."
"...Art3.- Restituir al CONSEP, el vehículo Jeep 4x4 marca Toyota Land Cruiser, color verde, año 1998, s/p, motor 1FZ0368943, chasis FZJ737002354, en el estado y condiciones en que se encuentre dicho automotor, en el plazo de quince días, contados a partir de la fecha de notificación de esta resolución"
Conclusión
El CONSEP mediante acta provisional de 28 de enero de 2003 entregó a la
Presidencia de la República en comodato y depósito judicial el Jeep Toyota Land
Cruiser, institución que ingresó en su inventario al automotor con el código 50-C. Los
Directores Administrativos y Jefes de Transportes de la Presidencia, permitieron que este vehículo permanezca en un taller mecánico particular por veintiún meses, del 30
de mayo de 2008 al 10 de marzo de 2010, donde fue desarmado el motor ocasionando su inoperatividad, deterioro y falta de reparación debido a su alto costo, obstaculizando
su devolución a la entidad comodante.
Recomendación
Al Secretario Nacional de la Presidencia de la República.
3. Dispondrá a la Asesoría Jurídica de la Secretaría General de la Presidencia de la
República, estudien e instrumenten la restitución del bien con el Consejo
Nacional de Control de Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas — CONSEP, la entrega del vehículo que permanece bajo custodia y responsabilidad de la
11/7 entidad, tomando en cuenta la resolución emitida por la máxima autoridad de la
entidad que entregó el automotor en calidad de comodato.
13 (r2g(E)
017
Trámites pendientes de pago con Sociedad Industrial y Comercial- EICA S.A sin
concluirse, por falta de liquidaciones, documentación sustentatoria y facturación
El 15 de enero de 2010, la Presidencia de la República, acató la disposición del
Secretario General de la Administración Pública en oficio SGA-0-09-4162 de 16 de
septiembre de 2009 y suscribió con la empresa Estatal EICA S.A., el Convenio de
Cooperación Interinstitucional 2015-10, para el mantenimiento preventivo y correctivo
de vehículos de la entidad, su vigencia fue de un año, de lo cual se encuentran
pendientes de pago los tramites que se detallan a continuación.
Ord . Taller Mecánico
Detalle
Documentación de respaldo y valor Subtotal
USD Total USD Completos
USD Parciales
USD
No Dispone
USD
Suman USD
1 Sociedad Industrial y Comercial EICA S.A.
Corresponde a 26 trámites 35 813,34 35 813,34
89 732,89
Corresponde a 19 trámites 26 243.51 26 243,51
Corresponde a 5 trámites -
- 5091,27 5091,27 67 148.12
Corresponde a 81 trámites no facturados
-
22 584,77 22 584,77 22 584,77
Como se puede observar en el cuadro anotado, 19 trámites no disponen de toda la
documentación de respaldo, como la falta de informe preliminar de daños, formulario
de requerimiento de mantenimiento y órdenes de trabajo, por 26 243,51 USD; de 5 no
se evidenció en los archivos la existencia de documentación de respaldo, por 5 091,27
USD; y, 81 no fueron facturados, por 22 584,77 USD. (Anexo 3).
Mediante oficio DCCUI0-001-2012, de 3 de febrero de 2012 EICA S.A. a través del representante del departamento de cobranzas, detalló la información de: facturación
con los valores pendientes de pago, por 67 148,09 USD; y, trabajos realizados, que no
fueron facturados, por 22 584,77 USD., e indicó:
"...existe un valor de 22 584,77 USD que se encuentra pendiente de facturación por cuanto los soportes correspondientes a los trabajos realizados no pudieron ser ubicados, en algunos casos no fueron entregados en nuestras oficinas ya que el requerimiento de trabajo se lo hacía a través de vía telefónica principalmente y otros fueron traspapelados tanto dentro de la Presidencia como EICA, valga aclarar en este punto que nuestro afán era siempre atender los requerimientos de su Institución. Sumados estos dos valores al momento el monto que tenemos por cobrar a la PRESIDENCIA es de US$ 89.732.86 (sic)..."
018
14 (CD rcaCt7
La Secretaria General de la Presidencia de la República y los representantes de la
empresa EICA S.A. el 24 de marzo de 2011, suscribieron el acta de reunión de trabajo,
indicando que:
"... En referencia a la carta de fecha 24 de marzo de 2011, mediante la cual solicita cancelar los valores pendientes de pago por trabajo de mantenimiento de vehículos pertenecientes a las unidades de la Presidencia de la República por un valor de USD 89.554.87 que corresponde a 236 facturas.- 1. La mayor parte de las facturas pendientes de pago que constan en los trámites no tiene las actas de entrega recepción de los repuestos utilizados en el vehículo que son necesarias para el pago.- 2. En otros casos se ha solicitado el cambio de facturas en razón de que están mal elaboradas, separando lo que es repuestos y mano de obra, o por caducidad de la misma.- Finalmente la Presidencia de la República y la empresa EICA S.A., se comprometen a corregir procedimientos internos y mantener reuniones periódicas, con la finalidad de cancelar los valores pendientes..."
El Representante de EICA S.A., con oficio 049-GF-2011 de 3 de junio de 2011, solicitó
a la Secretaria General de la Presidencia de la República, se tramite el pago e
indicó:
"...Respecto del primer punto, que hace referencia a falta de actas de entrega recepción de los repuestos utilizados, ...dicha exigencia no consta en el convenio suscrito el 15 de enero de 2010, ..., razón por la cual no se procedió a la emisión y correspondiente entrega de los indicados documentos..., no obstante de haber tenido conocimiento de la necesidad de entrega de dichas actas seguramente hubiesen sido entregadas en el tiempo oportuno.- En cuanto al segundo punto se realizó los cambios pertinentes ajustándonos a su requerimiento, separando repuestos y mano de obra en la facturación.- Por los antecedentes antes señalados, solicitamos favor se trámite el pago..."
El Presidente de EICA S.A., remitió el oficio 272-PE-2011, de 14 de octubre de 2011, a
la Secretaria General de la Presidencia, indicando que:
"... Como es de su conocimiento, la contratación y coordinación del mantenimiento y reparación de los vehículos de la Presidencia de la República, fue efectuada durante la anterior administración, quienes por la falta de capacitación al personal técnico, sobre los procesos que se debían aplicar con las diferentes Instituciones Públicas, ocasionó que en el caso de la Presidencia de la República no se haya realizado la entrega física de los repuestos reemplazados en las diferentes unidades..."
La Directora Administrativa de la Presidencia, con oficio JTPR-0-11-145 de 12 de abril
de 2011, devolvió al Gerente de Servicio de EICA S.A, anexando la documentación y
facturas originales del mantenimiento de los vehículos, por cuanto no se han recibido los repuestos reemplazados; el Jefe de Transportes de la Presidencia, según
s (Oomc)
o1
- 020
memorando JTPR-M-11-965 de 15 de junio de 2011, informó a la Directora
Administrativa, los trámites pendientes de pago a EICA S.A., en el que consta un
detalle de los mismos con observaciones de "...Falta recibir repuestos; mano de obra;
y, el conductor no firma facturas por el costo elevado..."
Mediante memorando DA-M-11-209 de 17 de junio de 2011, la Directora
Administrativa de la Presidencia, presentó a la Secretaria General, un detalle de los
trámites pendientes de pago por 63 862,01 USD, identificando la ausencia de varios
documentos, como: orden de trabajo; entrega de repuestos usados; facturas sin firma
del conductor por costo elevado; facturas sin desglosar el valor de la mano de obra y
repuestos; e, inconformidad del trabajo. Adicionalmente informó que:
"...los valores pendientes de pago a favor de la empresa EICA S.A., por un valor de 63862,01 (sic) USD...para lo cual detallo los motivos- Como se pude deducir los valores pendientes de pago no son por responsabilidad de la Presidencia, sino por la Empresa mencionada... "
Mediante memorando JTPR-M-11-1624, de 10 de noviembre de 2011, el Jefe de
Transportes, informó a la Secretaria General de la Presidencia de la República, entre
otros aspectos:
"...Se procedió a revisar las copias de las facturas de EICA, que se encuentran pendiente de cancelación, por falta de entrega de los repuestos que se han cambiado durante las reparaciones, por un valor de USD. 30.936,16 que corresponde a sesenta facturas que tienen órdenes de Trabajo.- Además existen 45 facturas,... por el valor total USD. (sic) 30.432,06, que no tienen documentos completos.- Cabe señalar que el 1 de abril de 2011, se ha procedidp a la devolución de 38 trámites originales, y que ha recibido la señora (...), Jefe de Crédito y Cobranzas de EICA S.A. mediante Oficio No. JTPR-0-11-134, de 31 de marzo de 2011, por falta de recepción de repuestos... "
El Jefe de Cobranzas y el Coordinador de Facturación de EICA S.A., remitieron el oficio
00363-DCC-2011, de 12 de diciembre de 2011, a la Secretaria General de la Presidencia
de la República, solicitando la cancelación de valores adeudados, adjuntando los términos
de la reunión de 6 de octubre de 2011, referente a las cartas notariadas de que los
repuestos fueron cambiados, señalando entre otros aspectos lo siguiente:
"...En octubre del presente año, se mantuvo una reunión de trabajo entre el personal de Crédito y Cobranzas de EICA Matriz con los funcionarios de la Presidencia de la República.- detalle de los repuestos utilizados y no entregados, el mismo que debe estar notariado.- Carta del Presidente de la compañía pronunciándose que no es responsabilidad de la actual administración.- Copias de
160.Iéez5b7)
las facturas para la revisión.- Término máximo de la solución hasta noviembre 15 del 2011...".
La falta de control, supervisión y difusión de las obligaciones y responsabilidades
contenidas en las Leyes y normas vigentes fueron comunicadas con oficios 067, 068, 069 -AIPR-EAPA-2012 de 17 de julio de 2012 a los Jefes de Transportes, Jefes de
Servicios Institucionales, Administrativos, Subsecretarios Generales de la Presidencia
de la República, de los períodos en que se presentaron estas novedades para que
presenten sus puntos de vista respecto de estos valores que se encuentran
pendientes de solución.
Luego de la lectura de comunicación de resultados, la Directora Administrativa,
funciones hasta septiembre de 2011, mediante comunicación de 6 de febrero de 2013,
expresó:
"... De los valores pendientes de pago, la mayoría son de las administraciones anteriores, cabe indicar que se trató de recabar la documentación, en algunos casos se logró reunir todo y se pudo cancelar pero en otros fue imposible, lamentablemente los trabajos fueron realizados en forma verbal según lo que manifestaron los referidos talleres, aunque ellos también aducen que en el contrato o convenio, o simplemente porque desconocían los métodos o los documentos requeridos para proceder al pago, ellos no procedían adjuntarlos como la entrega de los repuestos cambiados, de ser ese el motivo nunca se le hubiera cancelado ningún haber, como es el caso de EICA por ejemplo, quienes por tercerizar los trabajos, a lo mejor no tenían los requisitos completos de todos los trabajos..."
Lo expresado por la Directora Administrativa, ratifica lo comentado, pues afirma el
desconocimiento de la metodología que debía aplicarse y toda la documentación
habilitante para el pago.
Situaciones que se produjeron por cuanto no se hizo constar claramente en el
convenio de cooperación institucional, cláusulas que obliguen al cumplimiento de obligaciones que constituyen documentos habilitantes para efectuar los pagos, así como el desconocimiento de los procedimientos exigidos en el sector público por parte
de la empresa previo a reconocer y abalizar sus servicios, inobservando los artículos
12, literal b) Control Continuo, 40 Responsabilidad por acción u omisión de la Ley
Orgánica de la Contraloría General del Estado, y la Norma de Control Interno 401-03
ll Supervisión que disponen la obligación de determinar oportunamente que las acciones i efectuadas sean las apropiados.
17 (916(iiie re)
Conclusión
La Presidencia de la República firmó un convenio de cooperación interinstitucional en
enero de 2010 con la empresa estatal EICA S.A, para la prestación del servicio de
mantenimiento preventivo correctivo de los vehículos de la entidad, con una vigencia
de un año, de lo cual se mantienen valores pendientes de ser liquidados, por falta de
documentos habilitantes para efectuar los pagos, novedades que se produjeron por
cuanto no se hizo constar claramente en el convenio, cláusulas que obliguen al
cumplimiento de obligaciones entre las partes y no haber designado un administrador que se encargue del cumplimiento y seguimiento de los tramites, dando lugar a que se
mantengan valores pendientes de pago que no fueron solucionados en el ejercicio
económico correspondiente cuando se recibió el servicio.
Recomendación
Al Secretario Nacional de la Presidencia de la República
4. Dispondrá a la Directora Administrativa que en coordinación con el Jefe de
Transportes, se realice un informe detallado de los valores que tienen sustento
de los servicios recibidos y se proceda al trámite de pago. Referente a las facturas que no disponen de evidencia que respalde el servicio recibido, para los
casos que se pueda aplicar, dispondrá al personal técnico relacionado con los
automotores, emitan un informe donde se manifieste que por las reparaciones o
servicios prestados, los vehículos se encuentran operables. Para los demás casos solicitarán el criterio jurídico a la Secretaría Nacional Jurídica para obtener la viabilidad legal de sustentar los servicios recibidos y proceder a su pago de
ser el caso.
Pago a empresas privadas por servicio de mantenimiento preventivo y correctivo de automotores no se realiza, por cuanto la documentación de
sustento es incompleta.
La Directora Administrativa, mediante memorandos PR-DADSG-2012-000654-M y
655, de 30 de abril y 2 de mayo de 2012, respectivamente, señaló que existen trámites , pendientes de liquidación con empresas y talleres mecánicos particulares domiciliados
¶8 0 11--catio)
022
en la ciudad de Quito, que proporcionaron el mantenimiento preventivo y correctivo al
parque automotor de la Presidencia, como se detalla:
Ord. Taller Mecánico
Detalle
Documentación de respaldo y valor
Completos USD
Parciales USD
No Dispone
USD
Suman USD
Subtotal USD
Total USD
2 Vallejo Araujo
Corresponde a 11 trámites 11 517,15 11 517,15
20 239,43 Corresponde a 16 trámites 8 722,28 8722,28 20 239,43
3 Autopitz Corresponde a 34 trámites - 13 336,19 13 336,19 13 336,19 13 336,19
4 Memo Motos
Corresponde a 'trabajosrealizados en 5 motocicletas - 5147,00 5147,00 5147,00 5147,00
5 Autostop Corresponde a 20 trámites 3694,05 - 3694,05
4828,95 Corresponde a 1 trámite 1134,90 - 1134,90 4828,95
6 Quito Motors S.A.
Corresponde a 11 trámites 3 386,64 3 386,64 3 386,64 3 386,64
SUMAN USD 12652,05 25863,88 8722,28 46938,21 46938,21 46938,21 o,. a_ nkril „ , ria 'num, rIcs 9n12
Fuente: memorandos - - - ,
De los documentos pendientes de liquidación, se determinó:
Vallejo Araujo S.A.
De 16 trámites de mantenimiento, que suman 8 722,28 USD no dispusieron de documentación de respaldo debido a inconformidades en su facturación, los mismos
que se encuentran pendientes de pago. (Anexo 4).
Mediante oficio 084-AIPR-EAPA-2012, de 9 de octubre de 2012, se solicitó a la Gerente Administrativa del concesionario Vallejo Araujo, realice la conciliación efectiva
de los valores pendientes de pago; requerimiento que no fue atendido.
De este particular se comunicó mediante oficios 067, 068 y 069-AIPR-EAPA-2012, de 17 de julio de 2012, a los Jefes de Transportes y Directora Administrativa de la
/ Presidencia, para que informen sobre los trámites pendientes con el concesionario
Vallejo Araujo.
023
19GoVehrettit.0
El Jefe de Transportes en funciones hasta abril de 2011, mediante comunicación de 17
de septiembre de 2012, dio a conocer que el 19 de mayo de 2011, remitió a la
Secretaría General, el acta de entrega recepción; expresando lo siguiente:
"...En el anexo "I" página 200 del Acta de Entrega Recepción consta el listado de Documentación de Archivo y Oficina; en el que se detalla y transcribo.- Archivo 3 PAGO MECÁNICAS...VALLEJO ARAUJO....- En conclusión todos los pagos y facturas emitidas en mi período, e incluso en períodos anteriores fueron tramitadas de mi parte, durante el proceso de pago hubieron muchas trabas y muchos de ellos quedaron inconclusos..."
La Directora Administrativa del período noviembre 2009, hasta septiembre 2011 luego
de la lectura de comunicación de resultados, al respecto señalo:
"...de los valores pendientes de pago, la mayoría son de administraciones anteriores, cabe indicar que se trató de recabar la documentación, en algunos casos se logró reunir todo y se pudo cancelar, pero en otros fue imposible, lamentablemente los trabajos fueron realizados en forma verbal según lo manifestaron los referidos talleres..."
La Secretaria General de la Presidencia en funciones hasta septiembre de 2009,
luego de la lectura de comunicación de resultados, explicó:
"...en mi administración ... no se recibió solicitud de pago atrasadas (sic) de las mecánicas y en el supuesto no consentido de así haber sido, debo con toda seguridad haber solicitado se proceda como corresponde al tramite conforme dispone la ley....- solicitando información o buscando tengan los documentos de soporte para su correspondiente pago..."
Lo expuesto por los auditados confirma las desviaciones que se presentan de manera
repetitiva, revelando falta de control; por lo que, nos ratificamos en las observaciones
realizadas
Taller mecánico Auto Pitz
De los 34 trámites de mantenimiento por 13 336,19 USD según consta en (Anexo 5); todos dispusieron de documentación parcial de respaldo para el pago, debido a
inconformidad en la facturación del mantenimiento preventivo y correctivo del 2009 y
2010; debido a que no se emitieron las órdenes de trabajo, como indicó el Jefe de
/Transportes de la Presidencia, en certificación de 15 de diciembre de 2010, además
/ indicó:
024
20 (infir9
"...me permito certificar que los trabajos de mantenimiento y reparaciones realizados a los vehículos de la presidencia de la República, en talleres Autopiz, fueron realizados a satisfacción y recibidos conforme, según las actas de entrega recepción de los conductores.- además debo informar que los vehículos, fueron ingresados a talleres Autopitz, en forma emergente, sin Orden de Trabajo, en vista que no existía la disponibilidad de vehículos para ser remplazados, y por las actividades que debe cumplir las Autoridades y especialmente los vehículos que conforman la Caravana de seguridad Presidencial son de máxima prioridad.- cabe señalar que existió cambio administrativo, por lo que se recibió la disposición de que todos los vehículos sean trasladados a sociedad Industrial y Comercial EICA S.A., por lo que no se procedió a elaborar las Ordenes de Trabajo, de los vehículos que ya fueron reparados en AUTO PITZ."
Al respecto el Jefe de Transportes de la Presidencia, con memorando JTPR-M-10-1435, de 15 de noviembre de 2010, remitió al Subsecretario General de la Presidencia,
las actas de entrega recepción y un detalle de las proformas emitidas por ese taller por
7 994,71 USD, observándose que en el documento consta la sumilla inserta de
revisado por parte de la Directora Administrativa.
En comunicación de 8 de diciembre de 2011, el Gerente Propietario del taller
automotriz Auto-Pitz, anexó el informe de actas de entrega recepción, orden de trabajo
de taller, proforma y acta de repuestos; además indicó a la Secretaria General de la
Presidencia:
"... con autorización del... ex Jefe de Transportes, solicitando sea verbal mediante vía telefónica o con órdenes de trabajo para que se realicen los trabajos con órdenes y sin ordenes y que se enviarían después, trabajos que fueron realizados con el carácter de URGENTE, porque necesitaban los autos para cubrir las caravanas del Señor Presidente de la República y los diferentes funcionarios.-Además debo hacerle conocer que desde el año 2009 hasta el 2010 que tenemos trámites pendientes, los mismos que ascienden al valor de 13.767,19 dólares americanos.- Por nuestra parte ha existido total colaboración y predisposición de servicio, proporcionando los trabajos sin órdenes escritas.."
Con la finalidad de que presenten sus puntos de vista, con oficios 067, 068, 079-AIPR-EAPA-2012, de 17 de julio de 2012 y 14 de septiembre de 2012, respectivamente, se
comunicó de este hecho a los Jefes de Transportes de la Presidencia; sin obtener sus
respuestas.
Con oficio 069-AIPR-EAAPA-2012, de 17 de julio de 2012, se comunicó a la Directora
Administrativa en funciones hasta septiembre de 2011, sobre las gestiones efectuadas
422'respecto de esta observación; quien mediante comunicación de 14 de agosto de 2012,
025
216lebíres 0"9
oss,
es,
remitió un cuadro de observaciones de este taller mecánico, registrando un valor de
7 994,71 USD e indicó en el casillero de observación que:
"... con Memo JTPR-M-10-1435 suscrito por el Sr (...) se envía actas entrega recepción, documentación que se estaba receptando, por cuanto los jefes anteriores no la dejaron completa antes de salir...".
Memo Motos.
El CONSEP entregó en calidad de comodato en septiembre de 2008, cinco
motocicletas a la Presidencia de la República, mismas que fueron asignadas a la
Unidad de Gestión Interna de la Presidencia de la República; para su mantenimiento y
reparación, vehículos que ingresaron al taller Memo Motos, sin que se haya suscrito
un contrato para este servicio, el valor por pagar ascendió a 5 147,00 USD., además no
se cuenta con toda la documentación completa de respaldo. (Anexo 6).
El propietario del taller Memo Motos, indicó que las motocicletas ingresaron al taller en
noviembre de 2008, y en comunicación de 15 de marzo de 2010, informó al Jefe de
Trasportes de la Presidencia, que cuatro motocicletas fueron entregadas funcionando en perfectas condiciones y con todos sus accesorios completos; y, que la motocicleta signada con el código 40—MC (BMW TRAY, color amarilla 1.200 cc3), permaneció en
el citado taller por el tiempo de 42 meses, en calidad de garantía.
Referente a este bien en comunicación enviada a la Presidencia de la República el 13
de diciembre de 2010, el propietario del taller, señaló:
"...Me permito informar que me comprometo a entregar la Motocicleta BMW Tray color amarillo, código 40-MC, de la Presidencia de la República, en el momento que se cancelen las facturas adeudadas. La motocicleta se encuentra reparada..."
Con oficio 059 y 060-AIPR-EAPA-2012 de 21 de mayo de 2012, se solicitó los Jefes
de Transportes en funciones informar los procedimientos adoptados para salvaguardar los recursos, previo al ingreso de las motocicletas al taller Memo Motos y a que
dependencia fueron asignadas después de haber recibido mantenimiento.
:Jefe de Transportes en funciones hasta enero de 2009 según comunicación de 2 de
) agosto de 2012, informó:
226ffitine 9D9
2
"...debo indicar que no se realizó órdenes de trabajo, por motivo de que las motos ingresaron para realizar un chequeo ya que el señor mecánico de la Jefatura de Transportes no tiene el conocimiento en motocicletas sino solamente vehículos, de tal manera que el señor (...) propietario del taller Memo Motos iba a dar un diagnóstico mecánico sobre el estado de las motocicletas para posterior realizar la orden de trabajo, de lo cual no se recibió ningún informe por parte del taller mecánico.-... debo manifestar que el señor mecánico de la entidad no tenía conocimiento alguno en cuanto se refiere a motocicletas ya que solamente es mecánico automotriz....-...debo manifestar que dichas actas deben constar en los archivos correspondientes de la Jefatura de Transportes....-...debo indicar que las personas que retiraron son de la UGSI, por lo que ellos solicitaron al CONSEP para la utilización de estas motocicletas en el ámbito inherente a su trabajo.- debo indicar que fueron exclusiva y directamente a la UGSI, porque esta unidad realizó los trámites pertinentes para obtener del CONSEP estas motocicletas, para la utilización en su trabajo.- ...debo manifestar que no se realizó los trámites de pago ya que el señor (...) no entregó ningún informe sobre el diagnóstico de las motocicletas para poder realizar la orden de trabajo y mantenimiento de las mismas, además que se necesita de ciertos requisitos para la realización de la orden de trabajo, como proforma y factura correspondiente...- la motocicleta BMW
Tray 40-MC,.. .debo indicar que la motocicleta fue ingresada al taller Memo Motos para que se realice el diagnóstico del estado de la misma, para lo que el señor (...) manifestó que no existían los repuestos correspondientes en el mercado nacional, para lo cual tenía que comunicarse con otros países para ver la disponibilidad de lo requerido y así poder realizar la importación de estos repuestos. Cabe indicar que el señor (...) tenía conocimiento que antes de proceder a la reparación o sustitución de repuestos debía entregar la proforma del costo de la reparación..."
Jefe de Transportes en funciones hasta febrero de 2010 al respecto mediante oficio
003PSZA, de 29 de junio de 2012:
"... No se realizaron órdenes de trabajo, en vista que las motos ingresaron para hacerse un chequeo y que el señor dueño del taller Memo motos daría el diagnóstico, una vez evaluado el daño iba a informar para hacer la respectiva orden de trabajo; pero hasta la fecha del informe, el señor jamás informó....- No se puede tener e/ aval del señor mecánico de la institución, ya que no tiene conocimientos de motos, y las motos retiradas directamente del CONSEP y enviadas al taller para el diagnóstico.- Las actas de entrega recepción, deben constar en los archivos correspondientes de la Jefatura de Trasporte.- Las personas que retiraron las motos deben ser los de la UGSI, por cuanto eran los que las solicitaron al CONSEP para su utilización.- Las motos fueron directamente a la UGSI, debido a que ellos realizaron /a gestión correspondiente para sacarlas del CONSEP para la utilización en...- No se pueden efectuar los pagos, por cuanto el señor jamás hizo ni entregó el informe hasta la fecha en que estuve en el departamento de Transportes, por lo que no se pudo hacer la orden de trabajo respectiva, con esto no quiero decir que no se ha efectuado el trabajo; pero para
,7,íproceder a cancelar el mismo, se necesitan estos requisitos para así proceder con
`../ la emisión de la proforma y factura correspondiente..."
027
23(‘Strey mis)
Argumentos que a criterio de Auditoría Interna, ratifican lo comentado, ya que reconocen la inobservancia de disposiciones legales expresas de las obligaciones
financieras originadas en el 2009.
La Directora Administrativa, mediante comunicación de 14 de agosto de 2012,
respecto a Memo Motos, señaló:
"... Una vez realizada la verificación de los trabajos se hizo una resolución para pagar este valor...»
Con memorando DA-M-11-262 de 16 de agosto de 2011 la Directora Administrativa,
remitió a la Secretaria General de la Presidencia de la República, un informe para el
pago de Memo Motos, en el que señaló:
"...La actual administración al encontrarse con obligaciones de períodos anteriores 2008, y en cumplimiento de lo que estipula el Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas en su artículo 117, aunque haya habido o no compromiso previo y se haya recibido de terceros obras, bienes o servicios; es obligación de la autoridad competente honrar el compromiso, verificando la recepción del servicio o bien y soportándolo con los documentos adjuntos.- Por lo expuesto se ha procedido a la actualización de facturas y solicito a usted, disponer
a la asesoría legal se efectúe el convenio de pago, para cumplir con la obligación y honrar la cancelación..."
El 17 de mayo de 2010, la Secretaria General de la Presidencia de la República, emitió
la Resolución 2010-43, mediante la cual resolvió:
"...Artículo 1.- Convalidar, con cargo al actual ejercicio fiscal el pago de $ 4.889,65 (más IVA) a favor de Talleres ( ...), "MEMO MOTOS" correspondiente a los trabajos realizados en las motocicletas... Articulo 2.- Disponer el pago inmediato de las obligaciones pendientes, contra entrega de las respectivas facturas..."
La Directora Administrativa, con memorando DA-M-11-262, de 16 de agosto de 2011,
remitió a la máxima autoridad, el informe de pago a la mecánica Memo Motos, y
señaló:
"... por lo expuesto se ha procedido a la actualización de facturas y solicito a usted, disponer a la asesoría legal se efectúe el convenio de pago, para cumplir con la obligación y honrar la cancelación..."
La Directora Administrativa encargada, mediante Memorando PR-DADSG-2012-000541-M, de 16 de abril de 2012, indicó a la Secretaria General de la Presidencia,
/que el Director Financiero, no canceló lo dispuesto en el artículo 2) de la Resolución
028
24 Cirgtil-e ,ra997720
2010-43, por existir problemas en la documentación y que del particular conocían la
Directora Administrativa y el Jefe de Transportes.
Acciones adoptadas por la entidad
Las motocicletas del comentario, fueron devueltas al Consejo Nacional de Sustancias
Estupefacientes y Psicotrópicas CONSEP, mediante actas de entrega recepción, en
los años 2010, 2011 y 2012, conforme al siguiente detalle:
Código Descripción Color Placas Año De Motor y/o
No. Chasis
Acta entrega- recepción Devolución
No. Fecha
39-MC Motocicleta
Honda NXR125 Blanco U-005170 2005 J432N1
C0NSEP-DTABD-CBP-2011-VJP-00024767- 0001-0003
2011-04-21
40-MC Motocicleta BMW TRAY
Amarill o S/P N/P 00047490AG-M941
CONSEP-DTABD-CBP-2012-CESM-00022230- 0020-0001
2012-04-24
41-MC Motocicleta Honda CBR
750 F3 Negro GZJ-442 1992
JH2RC3608NM2002 35 CONSEP-DNABD-BCPK-VJP-2010-0072
2010-04-19
42-MC Motocicleta
Honda Lila S/P N/P JC30E84502510 CONSEP-DTABD-CBP-2012-VJP-00026481- 0001-0003
2012-08-02
43-MC Motocicleta
Honda Blanco y Negro S/P 2005 M028E95207705
CONSEP-DTABD-CBP-9012-CESM-00013358- 0003-004
2012-04-27
Fuente: Documentación proporcionada por
N/P = No proporcionada po la fuente
Autostop
Con esta empresa, existen 20 trámites que cuentan con documentación de respaldo parcial, ya que no se emitió un informe preliminar de daños, orden de trabajo, acta de entrega recepción del trabajo realizado (Anexo 7), lo que generó inconformidad en la
facturación por el valor de 4 828,95 USO.
El Jefe de Transportes, con memorando JTPR-M-11-508, de 25 de marzo de 2011,
remitió a la Secretaria General de la Presidencia, el detalle de proformas que ascienden a 4 845,63 USO y las actas de entrega recepción de cada vehículo,
indicando que se realizaron los trabajos en Autostop, documento que además
describe el código del vehículo, número de proforma, mano de obra y repuestos
utilizados.
029
25 6f:95,7e.1 boda))
La Gerente General de Autostop, mediante comunicación de 7 de mayo de 2012, al
respecto de los valores pendientes de pago por servicio de mantenimiento preventivo y
correctivo; al que adjuntó un detalle de facturas pendientes de pago, por 5 014,44
USD., e indicó:
"... El proceso venía dado de esta forma, me enviaban una orden de reparación para cada vehículo, la misma que se adjuntaba al término del trabajo, pero muchas veces solo me daban ordenes vía telefónica, porque el funcionario que tenía que firmar no estaba, o por la urgencia del trabajo requerido y no podían esperar, porque tal vehículo se quedo dañado y había que remolcado o necesitaban de urgencia para las caravanas de nuestro Presidente.- Trabajamos sin horario cuantas veces lo necesitaron. Los señores Jefes de Transportes me decían que luego mandarían las ordenes por los trabajos, pero siempre había algún motivo y no lo hacían..."
Se comunicó de la novedad los Jefes de Transportes, con oficios 067, 068, 077 y 078-AIPR-EAPA-2012 de 17 de julio y 14 de septiembre de 2012, para que presenten sus
puntos de vista; y, con oficio 069-AIPR-EAAPA-2012, de 17 de julio de 2012, se
comunicó del particular a la ex Directora Administrativa.
Con comunicación de 9 de octubre de 2012, el Jefe de Transportes en funciones hasta
enero de 2009, manifestó:
"...En ocasiones existieron problemas de las factura para adjuntar a la orden de trabajo para su respectiva autorización como factura caducadas, factura registrada correctamente (datos), facturas entregadas a destiempo, daños que se hallaban y que no constaban dentro de la orden de trabajo y que por la urgencia del caso lo arreglaban hasta corregir la orden de trabajo o realizar el alcance respectivo, entre otros.- Como en anteriores ocasiones he manifestado que habrían ingresado vehículos a los talleres a realizar una inspección técnica mecánica, con el fin de verificar primeramente precios, tiempo de reparación, repuestos antes de su reparación, e incluso permanecieron ciertos vehículos en los talleres hasta que exista los repuestos o autorizaciones respectivas para su mantenimiento por motivo a veces de costo y entrega del mismo.- Por cuestión de tiempo y déficit de vehículos para las diferentes autoridades o comisiones que salían los vehículos cada semana, se daba solución inmediata a estos problemas, con el fin de cumplir las actividades dispuestas en la Presidencia de la República..."
El Jefe de Transportes en funciones hasta abril de 2011, mediante comunicación de 17
de septiembre de 2012, expresó:
"...En el anexo "I" página 195 del acta de entrega recepción consta como novedades de lo que encontré al inicio de mi gestión y transcribo.- Varias Facturas vencidas de diferentes proveedores como:... AUTO STOP..."
030
26 (ortvre 3 57g*-9
La Directora Administrativa de la Presidencia en funciones hasta septiembre' de 2011
mediante comunicación de 14 de agosto de 2012, remitió fotocopia del correo
electrónico del Jefe de Transportes, mediante el cual informó a la Secretaria General y
a la citada Directora, la situación de varios talleres, entre ellos Autostop, y señaló:
"... Como no existen órdenes de trabajo, se adjunta documentación escrita del Sr (...) ex Jefe de Transportes, que autoriza los pagos, por esto se pide que se tome en cuenta este documento para proceder a la autorización definitiva de pago.-SOLO ESTAMOS A LA ESPERA QUE SE ENTREGUE LAS NUEVAS FACTURAS PARA REALIZAR LA SOLICITUD DEL PAGO..."
Lo expuesto por los funcionarios, no modifican lo comentado, pues ratifican que no se
completó la documentación de respaldo para la cancelación de las facturas de
Autostop, y se adjunta fotocopia de correo electrónico que no es documento habilitante
para el pago, por carecer de firma de responsabilidad.
Quito Motors S.A.
De la revisión a 11 trámites pendientes de pago mismos que corresponden a trabajos
de mantenimiento preventivo y correctivo realizados a vehículos de la entidad en el período 2007 al 2010 por un valor de 3386,64 USD, se determinó que el 64% es decir
7 trámites no disponen de documentación de respaldo; mientras que el 27% restante que corresponde a 3 trámites no se presenta de forma íntegra y exacta (falta acta de
entrega recepción, requerimiento de mantenimiento, informe preliminar de daños), lo
cual demuestra la falta de procedimientos de control que aseguren la existencia de la
documentación suficiente y pertinente. (Anexo 8)
De la documentación proporcionada por la empresa, se desprende que mediante
comunicación de 16 de noviembre de 2010, remitió al Jefe de Transportes, un estado de cuenta de la oficina matriz por 3 427,05 USD; copias certificadas de facturas
pendientes de pago con soportes, con la finalidad de obtener el cobro de estos valores impagos; el 21 de diciembre de 2010, solicitó a la Secretaria General de la
Presidencia, la cancelación de los valores pendientes.
Mediante oficios 067, 068 y 69-AIPR-EAPA-2012 de 17 de julio de2012, dirigidos a los
;Jefes de Transportes y Directora Administrativa, en funciones hasta abril de 2011, enero
/ de 2012 y septiembre de 2011, respectivamente, para que presenten sus puntos de
2761Mr..987-6)
nIt
vista y/o documentación referente a sus gestiones, requerimiento que no recibió
respuesta alguna.
Se inobservó las letras a) y b) del artículo 12.- Tiempos de control, de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, y el artículo 40 Responsabilidad por acción u
omisión del mismo cuerpo legal ; además de las Normas de Control Interno 401-03
Supervisión, 405-04.- Documentación de respaldo y su archivo; el número 2 del
artículo 117.- Obligaciones, del Código Orgánico de Planificación y Finanzas
Públicas.
Deficiencias que se presentaron por la falta de gestión de los Directores Administrativos y Jefes de Transportes de la Presidencia, al no suscribir contratos de
prestación de servicios de mantenimiento preventivo y correctivo, así como la falta de
oportunidad para corregir procedimientos internos, aclarar convenios y mantener reuniones periódicas, con la finalidad de conciliar, verificar y cancelar los valores
exigidos por los talleres, ocasionó que transcurridos tres años luego de recibido el
servicio no se pueda legalizar los pagos y por tanto se generen valores pendientes de
pago por 46938,21 USD, a los talleres mecánicos en Quito que no fueron solucionados
oportunamente.
Conclusión
La falta de gestión de los Directores Administrativos y Jefes de Transportes, al no
implementar procedimientos de control para el servicio de mantenimiento preventivo y
correctivo de los automotores, por parte de empresas privadas, ha dado lugar para
que no exista la suficiente y pertinente documentación de respaldo de los servicios
prestados, lo que no ha permitido efectuar los pagos correspondientes.
032
Recomendaciones
Al Secretario Nacional de la Presidencia de la República.
5. Dispondrá al Coordinador General Administrativo Financiero y al Director de
Asesoría Jurídica de la Presidencia, recopilar toda la documentación que
sustenten las solicitudes de pago, que evidencien que el servicio fue recibido y,
28(ibtire oe")
se analice el procedimiento jurídico, de acuerdo a sus competencias, para
proceder a cancelar los valores pendientes de pago.
A la Directora Administrativa
6. Dispondrá al Jefe de Transportes, que previo al ingreso de los vehículos a las
mecánicas particulares para realizar el mantenimiento preventivo y correctivo,
se deberá llenar el formulario de mantenimiento en el sistema de transporte de la entidad (SITRANS), legalizar la entrega recepción mediante la
correspondiente Acta y, procederá a sustentar de manera oportuna, el servicio con toda la documentación de respaldo que servirá para el pago
correspondiente.
7. Supervisará directamente la gestión del Jefe de Transportes, con la finalidad
de constatar la oportunidad, calidad y cantidad de servicios que se recibieren, los términos contractuales y las autorizaciones respectivas para tomar
decisiones oportunas sobre la falta de documentación para los pagos que se realizarán por mantenimiento preventivo y correctivo del parque automotor de la Presidencia de la República. Los problemas encontrados serán
resueltos o superados dentro de un tiempo razonable, para impedir la
prescripción o incobrabilidad de los valores.
Valores pendientes de pago a talleres mecánicos en Guayaquil
En la oficina de Coordinación de la Presidencia de la República en la ciudad de Guayaquil, existen vehículos asignados a los cuales varios talleres mecánicos, les prestaron el servicio de mantenimiento y reparación; sin embargo, de que los mismos
se recibieron en 2009,2010 y 2011, existen servicios que se encuentran pendientes
de pago por cuanto no mantienen toda la documentación y, en otros casos, no se
dispone de la misma.
De acuerdo con la información proporcionada por la Directora Administrativa de la
Presidencia de la República, encargada, en memorandos PR-DADSG-2O12-000654-M y 655, de 30 de abril y 2 de mayo de 2012, los trámites pendientes de pago de detallan
en el siguiente cuadro:
29P-Wrre ifellue)
033
No. Mecánico Año Taller Documentación
Detalle de respaldo
Completa Parcial No Dispone Valor USD
1
Orgu
Taller mecánico Comercial
2010, 2011
Rubro correspondiente a 3 trámites
21 474,49 21 474,49
2 Taller Mecánico Rendón S.A
2011
Rubro correspondiente a 6 trámites
3 196,19 7 034,43
Rubro correspondiente a 1 trámites
3 838,24
3 Lavadora Luchets
2009, 2010
Rubro correspondiente a 67 trámites
3276,25 3 358,85
Rubro correspondiente a 1 trámite
82,60
4 Lubricadora Moncada
009 2, 2010, 2011
Rubro correspondiente a 10 trámites
339,41 458,70
Rubro correspondiente a 2 trámites
119,29
Total General USD: 6811,85 3 838,24 21 676,38 32 326,47
Fuente: Documentación proporcionada por la Jefatura e ranspo es y
Taller Mecánico Comercial Orgu
Los automotores con código institucional 64-A, 119-C y 164-C, fueron ingresados al taller mecánico Orgu durante el 2010 y 2011 para mantenimiento correctivo, sin contar
con un contrato formalizado entre ambas partes, según se evidencia en las órdenes de
trabajo 3033 de 4 de agosto de 2010, 6812 y 8242 de 6 de enero y 10 de marzo de
2011, respectivamente, que emitió el citado taller, de las cuales se mantiene pendiente
de pago 21 474,49 USD. (Anexo 9).
Los trabajos de reparación efectuados no fueron avalados con la suficiente documentación comprobatoria, como son: formulario de requerimiento de
mantenimiento, informe preliminar de daños suscrito por el mecánico de la entidad, orden de trabajo y actas de entrega recepción, información que no fue elaborada por el Jefe de Transportes en funciones hasta abril de 2011 y el Coordinador en la oficina de
Guayaquil; lo que ocasionó que hayan transcurrido entre 1 y 2 años hasta el 31 de
marzo de 2012, sin haber pagado el valor antes citado.
El Jefe de Transportes de la Presidencia de la República, mediante oficio JTPR-0-10-
243 de 14 de julio de 2010, autorizó el mantenimiento y reparación del vehículo 64-A,
de acuerdo a las proformas 128 y 1351 emitidas por talleres Orgu en junio de 2010 por
4951,18 USD; determinándose en el primer caso, que el valor de la mano de obra es
superior en un 90 % a los repuestos, además existe una diferencia de 1 937,38 USD
entre la proforma y la factura, como se demuestra a continuación:
"N
-^‘
034
035
Valores Proformados Valores Facturados
Dife
renc
ia
Fecha Detalle Mano
de Obra
Repu estos
Sub total
Total a pagar con IVA
Fecha Detalle Mano
de Obra
Repue stos
Sub total Total a pagar
con IVA
2010-06
Proforma 1351 1 850,00 0,00 1 850,00 2072,00 2011 01
Factura 6338 1849,92 151,32 2001.24 2241.39
1 937,38 Factura
6339 1814,60 2334.5 4149,26 4647,17 Proforma 128 * 2570,70 0,00 2570,70 2679,18
SUMAN: 4951,18 SUMAN: 6888,56 n:—......:s... AA.,..iniefrofiva u rnmarrial Orem
Fuente: Documentación prop *Proforma no dividió lo correspondiente a repuestos.
El 24 de febrero de 2011, se ingreso el vehículo Ford Explorer Sport Trac 4x4 código
164-C para lo cual el taller emitió el presupuesto OTTIt 2634-9174 en el que se describe el servicio de la mano de obra por 2 123,88 USD y los repuestos a cambiar
por 6633,38 USD, ascendiendo a un valor a pagar por 9808,13 USD; incluido el IVA.
El Asesor de Servicio Técnico de Orgu, mediante comunicación de 19 de enero de 2012, informó a la Coordinadora Administrativa de Guayaquil, entre otros aspectos,
que el automotor permaneció en el taller mecánico desde el 22 de septiembre de
2009, hasta el 2 de julio de 2010 y manifestó además que:
"... La batería, sensores de oxigeno, las mordazas de freno y el aceite de motor fue necesario reemplazarlo por su deterioro durante los meses de permanencia en el taller.- Luego de la revisión de control de calidad para la entrega del vehículo se determinó necesario cambiar las partes en mención incluidos los gemelos de la suspensión que no estaban inicialmente cotizados...".
La camioneta Ford Explorer código 119-C ingreso al taller el 6 de enero de 2011,
según se evidencia en la orden de trabajo 6812 y no cuenta con la documentación relacionada con la devolución de repuestos cambiados y el acta de entrega recepción
del vehículo cuando fue retirado.
El propietario del taller emitió la factura 7703, de 25 de marzo de 2011 por 6 925,11 USD, correspondiente a repuestos y mano de obra del mantenimiento realizado, pero
no se adjuntó las ordenes de reparación, informe de daños, recepción a satisfacción
del automotor y los repuestos cambiados.
El Taller Mecánico Comercial Orgu, remitió 2 comunicaciones a la Presidencia de la 'República, en las cuales solicito solucionar los valores pendientes de pagos, entre
otros aspectos, expresó:
31 (rattorrh) y 0,9
El Jefe de Servicio del taller mecánico el 12 de marzo de 2012:
"... los valores que tienen pendiente con nosotros que es de $ 20.350,24, el cual nos ha informado que para cancelar las facturas necesitan todos los soportes, hemos buscado pero lamentablemente se nos a traspapelado ya que son facturas desde el 2009, las mismas que han sido anuladas ya que el Sr... no nos explicó la forma correcta de proceder desde un principio con la facturación de las mismas, si se hubiera dado la información oportuna no estuviéramos con este inconveniente. Les manifiesto que cuando nos han traído los vehículos hemos hablado directamente con el Sr... antiguo Coordinador de Logística y vía telefónica se nos autorizaba la reparación de los mismos de igual manera se coordinaba con él para la entrega del vehículo, debido a la confianza y seriedad
de esta persona..."
La Asistente de Servicios del citado taller, en comunicación dirigida a la Presidencia de
la República el 23 de abril de 2012, manifestó:
"... La presente es para solicitarles nos ayuden con el pago de las facturas pendientes, y al mismo tiempo les informamos que no contamos con todos los soportes requeridos por ustedes, la primera es porque los trabajos se los coordinaba verbalmente con el Sr... y segundo es porque se ha anulado las facturas en diversas ocasiones las mismas que nos han ocasionado que se nos extravíen ya que son documentos desde el 2009...".
La Asistente de Servicio Técnico del taller mecánico, mediante comunicación de 31 de mayo de 2012, informó que no se suscribió contrato de prestación de servicios y que el
valor pendiente de pago por los trabajos efectuados en los vehículos de la entidad,
asciende a 20 350,24 USD.
Posterior a la lectura de comunicación de resultados, el Gerente General de Orgu, mediante informe del 7 de febrero de 2013, al respecto de los valores impago, expresó:
"...Debo manifestar que el Coordinador Logístico (...) de vehículos de la Presidencia de la República,(...) jamás supo indicarnos todos aquellos requisitos que hoy pretenden exigirse para el pago de los valores..."
Criterio que ratifica el hallazgo comentado, debido a la falta de coordinación entre el
Jefe de Transportes y el Coordinador Logístico en Guayaquil.
Acciones adoptadas por la entidad
El Jefe de Transportes de la Presidencia de la República y un Servidor de la Dirección Nacional de Administración de Bienes en Deposito del Consejo Nacional de Control de
32 (77161/11» Y pos)
036
Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas- CONSEP suscribieron el 10 de mayo de
2012 el acta de entrega recepción CONSEP-DTABD-CBP-2012-MDEI-00001664-
0001-0007, mediante la cual la Presidencia de la República entregó al CONSEP la
camioneta Ford Explorer, placa ICB-537, motor 8XDZU77E338A17487, signada con el
código 119-C.
Taller mecánico Rendón S.A.
Con esta mecánica se encuentran pendientes 7 trámites por mantenimiento preventivo
y correctivo realizados en el 2011, por el valor de 7 034,43 USD; como se detalla en
el (Anexo 10).
EL automóvil BMW Sedán, código 48-C, fue asignado a la Coordinación de la
Presidencia en la ciudad de Guayaquil, ingreso al taller el 22 de octubre de 2010 según consta en el oficio 2010-2266-SPP-4 enviado por el Jefe del Servicio de
Protección Presidencial, a la Secretaria General de la Presidencia de la República,
para que disponga el arreglo del automotor en mención.
Para reparar el automotor,e1 propietario del taller mecánico Rendón, con oficio INFO-TEC_TR035/2011 de 17 junio de 2011, informó a la Presidencia de la República, el
estado en que recibió el automotor, determinando las novedades mecánicas.
El ingreso del automotor al taller se efectuó sin que se haya elaborado la orden de trabajo, debido a que los encargados de elaborar la documentación que genera el área
de transportes y el coordinador logístico de Guayaquil, no implantaron procedimientos de control para confirmar si los trabajos efectuados en el vehículo fueron los acordados en el acta de entrega e informes preliminares de daños, lo que origino que el vehículo
permanezca retenido en la mecánica en calidad de garantía hasta que se solucionen los valores adeudados. Verificándose que el automotor se encuentra reparado y en buen
estado de funcionamiento, según lo certificó el propietario del taller con oficio INFO-TEC_TR_057/2011 de 26 de octubre de 2011, dirigido a la Directora Administrativa.
El 23 de noviembre de 2011, se suscribió el convenio de pago, entre la Presidencia de
;la República y el Taller Rendón S.A., con el objeto de liquidar las obligaciones de pago .
derivadas de los trabajos mecánicos y las reparaciones de los vehículos de la entidad,
037
33(rfiefon9 y rtirsi)
sin embargo, en razón de que se estableció que existen valores pagados por 2.773,65 USO, se solicitó por parte del Asesor de la Secretaría General de la Presidencia una
verificación del convenio de pago.
El propietario del taller con oficio INFO-TEC_TR_060-2011 de 23 de diciembre de 2011, notificó a la Coordinadora Administrativa de Guayaquil en funciones, que el
vehículo 48-C, se encuentra en estado operativo después de haber realizado los
trabajos relacionados con la reparación de sistema electrónico e inyección del motor,
reparación del sistema de luces, A.B.C., enderezada y pintura general del automotor.
Según se observa en el oficio INFO-TEC_TR_011/2012 de 31 de julio de 2012 suscrito
por el propietario del taller, el automotor ingresó al taller el 17 de junio de 2011, es
decir han transcurrido 9 meses hasta el 31 de marzo de 2012, sin que se hayan
tomado las acciones correspondientes para liquidar el valor de 3 838,24 USO, por
concepto de repuestos y mano de obra.
El Jefe de Transportes en funciones hasta abril de 2011, remitió el 10 de enero de 2013,
una comunicación en la que respecto al Taller Rendón, manifestó que la responsabilidad
del manejo de la documentación de los talleres y proveedores de servicios mecánicos de la ciudad de Guayaquil estaba a cargo del Coordinador Logístico de la citada ciudad
y que no se le notificó respecto de los trabajos realizados.
Luego de la lectura de comunicación de resultados, el Coordinador Logístico en
Guayaquil, en funciones hasta noviembre de 2011, mediante correo electrónico de 17
de febrero de 2013, manifestó:
"... sobre las facturas pendientes de talleres Rendón. En el 2011 en varias ocasiones y con distintos funcionarios visitamos los distintos (sic) talleres de la ciudad de Guayaquil para verificar las diferentes documentaciones y los estados actuales de los vehículos, después de la salida del tecnólogo (...) vino a Guayaquil la licenciada (...) y se comprometió a revisar en qué estado se encontraba todos los trámites de dicho taller para lo cual procedimos a revisar las órdenes de trabajo y las actas de entrega y recepción de todos los trámites pendientes y la misma licenciada (...) se llevó esa documentación. A los días se envió desde Quito un convenio de pago para que sea revisado y firmado por el gerente de talleres Rendón para el mes de diciembre de 2011 recibí la llamada del gerente de talleres Rendón el cual me solicitaba que revise en qué estado se encontraba los trámites de pago pendientes, le pregunté al señor
y (...) en ese entonces Jefe de Transportes el cual me supo decir (deja ver que se hace ya que dentro del convenio existen facturas que ya se han cancelado...)".
038
340Vemen9 3 Cag79
Lo expuesto por el ex servidor, ratifica las observaciones presentadas, por cuanto no se demostró documentadamente las acciones realizadas para solucionar el problema.
Lavadora y Lubricadora Luchet's
El Coordinador del Despacho Presidencial, en la ciudad de Guayaquil, en el 2010 y
2011 solicitó el servicio de lavado, cambio de aceite y filtros de los vehículos
asignados a esa dependencia, en la Lavadora y Lubricadora Luchet's, se emitieron
109 órdenes de trabajo, de las cuales 67 fueron facturados por 3 358,85 USD, y no han
sido canceladas, mientras que 42 órdenes de trabajo por el mismo servicio, no fueron
facturados según consta en (Anexo 11).
El proveedor de estos servicios, facturó en forma conjunta los valores de mano de
obra y repuestos, hecho que ocasionó que se regresen estos documentos por parte de
la oficina de coordinación en Guayaquil, según se evidenció en el memorando JTPR-
M-11-1762 de 9 de diciembre de 2011, suscrito por el Jefe de Transportes,
posteriormente, se emitieron facturas por cada uno de los referidos servicios, de lo
cual no se ha completado con el trámite de pago, debido a que se cuenta con
documentación parcial para certificar el servicio recibido.
039
El Jefe de Transportes de la Presidencia de la República en funciones hasta abril de 2011, remitió el 10 de enero de 2013, una comunicación en la que respecto a la
Lavadora Luchet's manifestó que el proceso era generado tanto en Quito como en Guayaquil, y que el referido proveedor no emitía inmediatamente las facturas de los
trabajos realizados, siendo esta razón para la demora en los pagos, además señaló que se indicó a los proveedores que sin orden de trabajo no se podía facturar un
servicio y tampoco se podía viabilizar el pago
El Jefe de Transportes de la Presidencia de la República en funciones a enero de 2012, informó a la Secretaria General de la Presidencia, las inconsistencias
presentadas en las facturas enviadas por los administradores de la Lavadora Luchet's
y solicitó a la Coordinadora en Guayaquil, disponer a quien corresponda, se realice el trámite de requerimiento de las facturas actualizadas y que se remita con la
documentación, a fin de proceder al trámite de pago.
3567261ern9 3 etvco)
El Gerente Propietario de la lavadora mediante comunicación de 31 de julio de 2012,
señaló:
"... Cabe recalcar que estos valores se fueron acumulando año a año dando en la actualidad un valor de casi 4000 dólares en haberes pendientes de pago esto paso por facturas que eran constantemente devueltas por las oficinas de Quito y en algunas veces causo confusión por cambiarse el método de facturación y otras veces fue por falta de los códigos de los carros para poder elaborar las órdenes de trabajo y así se atrasaba aun más /a facturación..."
El Coordinador Logístico en Guayaquil, en funciones hasta noviembre de 2011,
mediante correo electrónico de 17 de febrero de 2013, manifestó:
"...la Presidencia tenía pagos pendientes desde el 2009 es decir antes de mi administración para lo cual yo (...) y la señora (...) Secretaria de las Oficinas de Coordinación Guayaquil, llamábamos a la dueña de la lavadora para que se ponga al día con su documentación ya que tenia inconvenientes con sus talonarios de facturas. La licenciada (...) visitó dicha lavadora y la señora dueña le informó que le iba hacer llegar todas las facturas pendientes, después visitó las oficinas de coordinación Guayaquil el señor (...) y se llevó todas las facturas ya llenas y firmadas para darle trámite urgente...".
Punto de vista que ratifica lo comentado, por cuanto se corrobora la demora en la emisión de las facturas y la falta de identificación de los automotores que recibían el
servicio en mencionado lavadora.
Lubricadora Moncada S.A.
Existen 12 trámites de requerimiento de pago por cambio de aceite, refrigerante y lavado realizado a los vehículos que estuvieron asignados a la Coordinación del Despacho Presidencial en la ciudad d Guayaquil, servicios que fueron solicitados por
el Coordinador del mismo en el año 2010 y 2011, y no han sido solucionados, según
consta en el. (Anexo 12)
La representante legal de la Lubricadora Moncada, en comunicación de 9 de mayo de 2012, remitió un detalle de las transacciones referentes a los trabajos de mantenimiento preventivo que realizaron a vehículos propiedad de la Presidencia de la
República en el 2009, 2010 y 2011, estableciéndose que existen valores facturados por servicios prestados que no constan en el reporte de valores pendientes de pago,
/que mantiene la entidad por 1 415,30 USD.
360'00'J%) s SE/9
040
Con oficios 085, 086, 087 y 088-AIPR-EAPA-2012 de 15 de octubre de 2012, se
comunicó los resultados provisionales al Coordinadores Logísticos de los vehículos en
Guayaquil a los Jefes de Transportes, en funciones hasta enero de 2012 y abril de
2011 y a la Directora Administrativa en funciones hasta septiembre de 2011.
Posterior a la lectura de comunicación de resultados la Directora Administrativa en funciones hasta septiembre de 2011, mediante oficio de 6 de febrero de 2013,
manifestó:
"... aproximadamente en el mes de junio después de un recorrido en la ciudad de Guayaquil y el encontrar muchos trabajos impagos y sin documentos de respaldo, el 09 de junio se envía correo a la señora Secretaria, para tomar los correctivos inmediatos (también se envió informe físico de la comisión realizada) como enviar vía mail las órdenes de trabajo para que el taller tenga respaldo de los trabajos requeridos..."
Las novedades suscitadas en las mecánicas y lubricadoras en Guayaquil, se
produjeron debido a que los servidores encargados de la administración de los
vehículos, no realizaron procedimientos oportunos para generar información confiable
y la falta de acuciosidad por parte del Coordinador Logístico de Guayaquil en la
elaboración y reporte de las órdenes de trabajo; así como la entrega oportuna de los documentos por parte de los propietarios de los talleres, lo que ocasionó que la
entidad no reconozca estos requerimientos por la ausencia de suficiente documentación de sustento, como indica la Directora Administrativa en la
comunicación antes citada.
Incumpliendo lo señalado en la letra b) del artículo 12 "Control Continuo" y 40 "Responsabilidad por acción u omisión", de la Ley Orgánica de la Contraloría General
del Estado y numeral 2 del artículo 117 del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas y las Normas de Control Interno 401-03 "Supervisión", 405-04
"Documentación de respaldo y su archivo".
Conclusión
A . El Coordinador del Despacho Presidencial en Guayaquil, solicitó el servicio de reparación o lavado y cambio de aceite de vehículos de la entidad, a varios talleres y
;lubricadoras de Guayaquil, sin contar con la adecuada documentación habilitante de aprobación del servicio, lo que no permite cumplir con las obligaciones de pago
37(p2Emr9 y 5/670
- - ... gílb I ica ,
(2).-
E on. Jaime, birector de A Presiden&
sa Navarrete• daría-Int-á:n.1
e la República o • ........ . • •
.9,
adquiridas a pesar de haber transcurrido entre doce y treinta y seis meses como pendiente de liquidación y que se mantengan bienes de propiedad del Estado como
garantía de pago.
Recomendaciones
Al Secretario Nacional de la Presidencia de la República
8. Dispondrá a la Asesoría Jurídica de la Secretaría General de la entidad, se analice el convenio de pago realizado con el propietario de los talleres Rendón, además se realice un peritaje técnico mecánico de los trabajos de mantenimiento en el vehículo BMW, con lo cual se procederá a reconocer los valores adeudados, para que se retire el vehículo que se lo mantiene en calidad de
garantía.
9. Dispondrá al Director Administrativo, que conjuntamente con el Coordinador Logístico de Guayaquil, procedan a emitir las órdenes de trabajo y recabar toda la documentación que respalde los trabajos por mantenimiento, preventivo,
correctivo y recuperativo y cumplir con las formalidades requeridas previas al
reconocimiento de los bienes y servicios recibidos.
10. Dispondrá al Director Admeinistrativo, realizar el proceso precontractual previo a
efectuar un contrato con una empresa local, que provea los servicios mecánicos, tomando en consideración la marca y modelo de los vehículos asignados a esta dependencia, observando el plan anual de contrataciones PAC vigente para el
2014 y las disposiciones emitidas por el INCOP para el efecto.
092
38
