CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO · Examen especial a los procesos de determinación, emisión,...

CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO

AUDITORIA EXTERNA DP COTOPAXI

DR9-DPC-AE-0014-2017

EMPRESA ELECTRICA PROVINCIAL COTOPAXI S.A. ELEPCOSA.

INFORME GENERAL

Examen especial a los procesos de determinación, emisión, control y recaudación de las planillas por consumo de servicio eléctrico; a la contratación de servicios de vigilancia, protección, seguridad privada, custodia de bienes y

materiales; y, al control y uso del parque automotor de la Empresa Eléctrica Provincial de Cotopaxi S.A. ELEPCOSA, por el período comprendido entre el 1 de

mayo de 2014 y el 31 de diciembre de 2016.

TIPO DE EXAMEN : EE PERIODO D E S D E : 2014-05-01 HASTA: 2016-12-31

EMPRESA ELÉCTRICA PROVINCIAL DE COTOPAXI S.A ELEPCOSA

Examen especial a los procesos de determinación, emisión, control y recaudación de las planillas por consumo de servicio eléctrico; a la contratación de servicios de vigilancia, protección, seguridad privada, custodia de bienes y materiales; y, al control y uso del parque automotor de la Empresa Eléctrica Provincial de Cotopaxi, S.A ELEPCOSA, por el período comprendido entre el 1 de mayo de 2014 y el 31 de diciembre de 2016.

DELEGACIÓN PROVINCIAL DE COTOPAXILatacunga - Ecuador

ELEPCOSA Empresa Eléctrica Provincial de Cotopaxi SociedadAnónima

INECEL Instituto Ecuatoriano de Electricidad

IVA Impuesto al Valor Agregado

LOSNCP Ley Orgánica del Sistema Nacional de ContrataciónPública

PAC Plan Anual de Contratación

S.A. Sociedad Anónima

SIE Subasta inversa electrónica

USD Dólares de los Estados Unidos de Norteamérica

Relación de siglas y abreviaturas utilizadas

índice

Contenido Página

Carta de presentación 1

Capítulo I

Información Introductoria

Motivo del examen 2Objetivos del examen 2Alcance del examen 2Base legal 2Estructura orgánica 4Objetivos de la entidad 4Monto de recursos examinados 5Servidores relacionados 5

Capítulo II

Resultados del examen

Recomendaciones emitidas por la Contraloría General del Estado, fueron cumplidas en su totalidad

Incumplim iento de cláusulas contractuales en la toma de lecturas de medidores de consumo eléctrico

Multas en lecturas no tomadas, no fueron descontadas en su totalidad 20

Inconsistencias en los procesos de contratación por la prestación servicios de vigilancia, protección, seguridad privada, custodia de bienes y materiales 32

Proceso de contratación para el servicio de vigilancia y seguridad privada, fue declarado desierto sin motivación 44

Inconsistencias en la etapa precontractual del proceso de contratación SIE- ELEPCO-079-2016

Ausencia de control del parque automotor

Incidentes ocurridos con el vehículo de placas XCA-0805

Anexo 1

Servidores relacionados

Latacunga, 2 8 JUL 2017

SeñorPresidente EjecutivoEmpresa Eléctrica Provincial de Cotopaxi S.A ELEPCOSAPresente. -

De mi consideración:

La Contraloría General del Estado, en uso de sus atribuciones constitucionales y legales, efectuó el examen especial a los procesos de determinación, emisión, control y recaudación de las planillas por consumo de servicio eléctrico; a la contratación de servicios de vigilancia, protección, seguridad privada, custodia de bienes y materiales; y, al control y uso del parque automotor de la Empresa Eléctrica Provincial de Cotopaxi S.A ELEPCOSA, por el período comprendido entre el 1 de mayo de 2014 y el 31 de diciembre de 2016.

La acción de control se efectuó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental emitidas por la Contraloría General del Estado. Estas normas requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza razonable de que la información y la documentación examinadas no contienen exposiciones erróneas de carácter significativo, igualmente que las operaciones a las cuales corresponden, se hayan ejecutado de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, políticas y demás normas aplicables.

Debido a la naturaleza de la acción de control efectuada, los resultados se encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el presente informe.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata y con el carácter de obligatorio.

CAPÍTULO I

INFORMACIÓN INTRODUCTORIA

M otivo del exam en

El examen especial en la Empresa Eléctrica Provincial Cotopaxi S.A. ELEPCOSA, se

realizó en cumplimiento a la orden de trabajo 0007-DR9-DPC-AE-2017 y memorando

007 DR9-DPC-AE de 9 y 16 de enero de 2017, respectivamente, con cargo al plan

operativo de control del año 2017, de la Auditoría Externa de la Delegación Provincial

de Cotopaxi de la Contraloría General del Estado.

O b je tivo s del exam en

Verificar los procesos de determinación, emisión, control y recaudación de las

planillas por consumo de servicio eléctrico a los usuarios.

Verificar el cumplim iento de las disposiciones legales, reglamentarias y demás

normas aplicadas en la contratación de servicios de vigilancia, protección,

seguridad privada, custodia de bienes y materiales.

Verificar el cumplim iento de las disposiciones legales, reglamentarias y demás

normas aplicadas para el control y uso del parque automotor.

A lcan ce del exam en

Se analizó los procesos de determinación, emisión, control y recaudación de las

planillas por consumo de servicio eléctrico, la contratación de servicios de vigilancia,

protección, seguridad privada, custodia de bienes y materiales; y, el control y uso del

parque automotor, por el período comprendido entre el 1 de mayo de 2014 y el 31 de

diciembre de 2016.

B ase legal

Mediante Escritura Pública de 25 de noviembre de 1983, ante el Notario Público

Segundo del cantón Latacunga, se constituyó la Empresa Eléctrica Provincial Cotopaxi

2

Sociedad Anónima ELEPCOSA, la misma que se regirá por la Ley de Compañías, Ley

Básica de Electrificación, Código Civil y sus Estatutos Sociales.

Con Resolución ADM 84-008 de 16 de enero de 1984, el Superintendente de

Compañías, aprobó la Constitución de la Empresa Eléctrica Provincial de Cotopaxi

Sociedad Anónima ELEPCOSA, en la cual además dispone que el Registrador de la

Propiedad del cantón Latacunga inscríba las transferencias de dominio que realizaron

la Ilustre Municipalidad de Latacunga y el Instituto Ecuatoriano de Electrificación

(INECEL) en favor de Empresa Eléctrica Provincial Cotopaxi Sociedad Anónima

ELEPCOSA de los inmuebles, constantes en la escritura pública.

Según Escritura Pública de 17 de febrero de 1989, ante el Notario Primero del cantón

Latacunga, se reformó los estatutos de la Empresa Eléctrica Provincial Cotopaxi

Sociedad Anónima ELEPCOSA.

Con Resolución 89.1.1.1.00536 de 22 de abril de 1989 el Superintendente de

Compañías, aprobó la primera reforma a los estatutos de la Empresa Eléctrica

Provincial de Cotopaxi S.A. ELEPCOSA

Mediante escritura pública de 7 de julio de 1995 celebrada ante el Notario Tercero del

cantón Latacunga y resolución 95.1.1.1.2604 de 15 de agosto del mismo año, del

Intendente de Compañías de Quito, se aprobó la reforma a los estatutos y aumento de

capital.

Con escritura pública de 18 de diciembre de 1997 celebrada ante el Notario Tercero

del cantón Latacunga y resolución 98.1.1.1.0573 de 12 marzo de 1998, el Intendente

de Compañías de Quito, aprobó el aumento de capital y reforma a los estatutos.

Según escritura pública de 16 de febrero de 2001 celebrada ante el Notario Primero

del cantón Latacunga y resolución 01.Q.IJ. 2220 de 4 de mayo de 2001, el Intendente

de Compañías de Quito, aprobó el aumento de capital y reforma a los estatutos.

Con escritura pública de 15 de enero de 2003 celebrada ante el Notario Primero del

cantón Latacunga y resolución 03.Q.IJ.0345 de 24 de enero de 2003, el Intendente de

Compañías de Quito, encargado, aprobó la prórroga del plazo de duración, aumento

de capital, reforma y codificación de estatutos de la compañía.

3

Mediante escritura pública de 19 de mayo de 2009 celebrada ante el Notario Primero

del cantón Latacunga y resolución 09.A.DIC.120 de 22 de mayo de 2009, la Intendenta

de Compañías de Ambato, aprobó el aumento de capital y reforma del estatuto de la

compañía Empresa Eléctrica Provincial Cotopaxi S. A. ELEPCOSA.

E stru ctu ra o rg án ica

De conformidad al Manual de Clasificación y Valoración de Puestos, aprobado por el

Directorio de la Empresa, el 30 de diciembre de 1997, se mantiene la siguiente

estructura organizacíonal:

Nivel DirectivoJunta General de Accionistas Directorio

Nivel EjecutivoPresidente EjecutivoComité de Coordinación Administrativa

Nivel de ControlComisarios

- Auditoría Interna

Nivel de Asesoría y Coordinación- Asesoría Jurídica

Dirección de Planificación Secretaría General

Nivel AdministrativoDirección de Relaciones Industriales Dirección de Finanzas

Nivel OperativoDirección Comercial Dirección Técnica Dirección de Generación

Objetivos de la entidad

La Empresa Eléctrica Provincial de Cotopaxi, en el Plan Estratégico 2014 - 2017,

aprobado en julio de 2014, por la Junta de Accionistas, identifica los objetivos a los

que deberá alinearse, a fin de alcanzar una plena contribución a las metas del Estado

Ecuatoriano, definiéndolos de la siguiente manera:_ V G O A T f c o

4

Incrementar el nivel de satisfacción de los clientesIncrementar la cobertura de la población con servicio eléctricoIncrementar el uso eficiente de su presupuesto destinando eficientemente losrecursos.Incrementar la eficiencia energética.Incrementar el uso de fuentes de energía alternativas.Reducir los impactos socio- ambientales e incrementar la vinculación con la comunidad.Incrementar la eficiencia y eficacia institucional.Incrementar el desarrollo tecnológico que garantice una adecuada gestión. Incrementar el desarrollo del talento humano.

Monto de recursos examinados

- Respecto al control y uso del parque automotor, no se indica montos de recursos

examinados, por la naturaleza y alcance de la acción de control.

- En relación a los procesos de determinación, emisión, control y recaudación de las

planillas por consumo de servicio eléctrico, se analizó 7 231 301,06 USD, así:

(En dólares de los Estados Unidos de NAños Valor

2014 2 106 937,00

2015 2 405 866,88

2016 2 718497,18

Total 7 231 301,06

orteamérica)

Fuente: Estados financieros.

- Para la contratación de servicios de vigilancia, protección, seguridad privada,

custodia de bienes y materiales, se examinó 1 864 369,90 USD, como se detalla:

(En dólares de los Estados Unidos de Norteamérica)Fecha Código Concepto Valor

2014-08-14 SIE-ELEPCO-067-2014 Contrato principal 086/2014 960 120,86

2016-01-14 SIE-ELEPCO-067-2014 Contratos complementario 1 54 877,79



SIE-ELEPCO-079-2016 Contratación de servicios de vigilancia 2016 574 982,28

Total 1 864 369,90

Fuente: Expedientes del proceso de contratación departamento de contabilidad.

S erv id o res re lac io n ad o s

CAPÍTULO II

RESULTADOS DEL EXAMEN

Recomendaciones emitidas por la Contraloría General del Estado, fueron

cumplidas en su totalidad

En el examen especial a los procedimientos de contratación, adquisición, recepción y

entrega de bienes; y, a la contratación de servicios y seguimiento a su cumplimiento

en la Empresa Eléctrica Provincial Cotopaxi S.A ELEPCOSA, por el período

comprendido entre el 1 de enero de 2011 y el 30 de abril de 2015, informe DR9-DPC-

AE-0030-2015, aprobado el 2 de diciembre de 2015, por el Director Regional 9 (e) y

remitido a la máxima autoridad, con oficio 00964 de 8 de diciembre de 2015, donde se

emitieron veinte recomendaciones, de las cuales catorce tienen relación con el alcance

de la presente acción de control; mismas que fueron cumplidas en su totalidad.

Incumplimiento de cláusulas contractuales en la toma de lecturas de medidores

de consumo eléctrico

Antecedentes

El 8 de agosto de 2013, el Presidente Ejecutivo, suscribió el contrato 089/2013 para la

prestación de servicios técnicos especializados en la toma de lecturas de medidores,

para la impresión y entrega de facturas en línea y en sitio (lectofacturación) a los

clientes de ELEPCOSA, por un plazo de 365 días, contados a partir de la firma del

contrato, es decir hasta el 8 de agosto de 2014, por 768 834,08 USD incluido el IVA,

con la forma de pago del 20% de anticipo por 137 291, 80 USD sin IVA y el restante

80% en pagos mensuales debidamente aprobados por el Adm inistrador del Contrato,

previo informe de Fiscalización y contra presentación de la factura.

Análisis del período

El Asesor Jurídico, con memorando ELEPCOSA-PE-2014-10696 de 8 de julio de

2014, solicitó la ampliación del plazo del contrato 089/2013 por el período

comprendido entre septiembre a diciembre de 2014, mismo que fue autorizado y

suscrito por el Presidente Ejecutivo, el 4 de septiembre de 2014, mediante un contrato

complementario 100/2014, por 263 769,29 USD incluido el IVA, con un anticipo del

20% por 47 101,66 USD sin IVA y el 80% en forma mensual.

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El 2 de septiembre de 2015, se suscribió con el mismo Contratista, el contrato

063/2015, por el plazo de 730 días contados a partir de la firma del contrato, por

753 991,82 USD más IVA, con un anticipo del 20% por 134 641,39 USD sin IVA y el

80% en forma mensual, aprobado por el Adm inistrador del Contrato, previo informe del

Fiscalizador.

En los contratos suscritos en el año 2014 y 2015 por 1 786 595,19 USD, se determinó

el incumplim iento de tres cláusulas contractuales, así:

a) No se efectuó el proceso de lectofacturación

La cláusula cuarta. - Objeto del contrato, señaló:

“ ...La contratista brindará los servicios técnicos especializados para toma de lecturas de medidores de consumo de energía eléctrica, impresión y distribución de planillas y/o toma de lecturas de medidores, impresión y entrega de facturas en línea y en sitio, (Lectofacturación) a los clientes de ELEPCO S.A sobre la base de las especificaciones técnicas establecidas en los pliegos, de la oferta adjudicada mismas que forman parte del presente contrato y del siguiente deta lle . . .”

Las etapas relacionadas al proceso de lectofacturación constantes en el contrato

fueron:

“...PRIMERA: Registro de lecturas en equipos portátiles de datos, para el prim er trimestre. - SEGUNDA: Registro de lecturas en equipos portátiles de datos y entrega de facturas en domicilio a cada cliente, para el segundo trimestre. - TERCERA: Registro de lecturas en equipos portátiles de datos, entrega de lecturas en domicilio a cada cliente y proceso en línea (lectofacturación). - Los costos que se incluyen so n ...”.

(En dólares de los Estados Unidos de Norteamérica)Item Descripción del servicio Valor unitario

1 Toma de lecturas (Handheld) en línea 0,3282 Impresión de planillas (con data variable) 0,0683 Distribución de planilla 0,264

Total lectofacturación (en línea) 0,648 (sic)

“ ...Dependiendo del total de clientes podría variar en función a la incorporación de nuevos usuarios, suspensión y liquidación de cuentas, as i como aspectos técnicos que incidieran en el desarrollo del trabajo, previo el análisis del Fiscalizador y visto bueno del Adm inistrador del Contrato. - Se incluyeron en el contrato cláusulas relacionadas a lectofacturación, como: la duodécima. - Otras obligaciones de la contratista que indica. - La contratista a más de la toma de la lectura de los medidores, impresión y entrega de la factura de manera

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instantánea en el domicilio del cliente utilizando un equipo portá til...en el lugar, tales como: conexiones directas, medidores dañados, estacionados, mal instalados, virados, retirados o cualquier otros que ayuden a ELEPCO, a tomar acciones correctivas puntuales o inmediatas. Estos reportes serán transmitidos electrónicamente en forma codificada, dicha codificación la proporcionará la ELEPCO S .A ...”.- Número 9.- La contratista está obligada a entregar la información en forma diaria, del proceso de captura e impresión de facturas, así como de novedades registradas en la jornada, y fotografía, en el proceso de cierre del día, vía transmisión electrónica y/o correo electrónico, en el formato en el que la contratista detalle.- Número 10.- La contratista deberá presentar al adm inistrador del contrato un reporte estadístico del trabajo efectuado, el mismo que una vez aprobado servirá de base para la factura correspondiente.- Número 11.- La contratista se obliga a realizar la toma de lecturas y facturación utilizando un equipo portátil (HAND HELD, PDA, etc.) más una impresora portátil y entregar la factura de manera inmediata en el domicilio del cliente.- Número 15.- El contratista al final del ciclo de lectura - facturación presentará un informe detallado del trabajo ejecutado.- Número 16.- El contratista debe efectuar la lectura - facturación, en línea con un rendim iento no m enor al 92% del total de clientes de zona rural, y no m enor al 95% del total de clientes de zona urbana, a partir del sexto mes de trabajo previsto en la programación entregada po r ELEPCO.- Número 26 - La contratista tiene la obligación de realizar la toma de lecturas de medidores en una aplicación informática con dispositivos móviles (Handhelp), im prim ir y entregar las facturas simultánea e instantáneam ente- Los datos generados deben ser transmitidos electrónicamente al servidor en donde se encuentre el sistema comercial de la ELEPCO. S.A.- Número 29.- Las lecturas po r el personal de campo, asi como los demás datos de la factura incluyendo el numero secuencia! de la factura, serán transmitidos electrónicamente y en línea al Sistema Comercial de la ELEPCOS.A. Para lo cual se dispondrá de un enlace dedicado entre la contrastista y la ELEPCO S.A.- Número 30.- En caso de que po r alguna razón falle el enlace de comunicaciones entre el Centro de Cómputo de la contratista y el centro de cómputo de la ELEPCO S.A.., el dispositivo m óvil procederá a em itir la factura del cliente en base a los parám etros previam ente cargados y aprobados po r el departamento de comercialización de ELEPCO S.A.- Número 31.- La contratista deberá contar con los medios tecnológicos necesarios para asegurar la calidad de la toma de lectura de medidores, impresión y entrega de la factura de manera instantánea en el domicilio del cliente/ es decir que el sistema de captura electrónica de tener un sistema de validación en sitio que perm itirá corregir errores en el momento m ismo de la toma de lecturas antes de la impresión y entrega de la factura en el domicilio del cliente.- Número 33.- En cada lectura capturada y novedades encontradas se registrarán las coordenadas georreferencíadas en UTM datum WGS 8 4 - 1 7 S; así como sus fotografías, con respecto a la lectura el nombre de archivo será el código de suministro del cliente y la fecha, en formato JPG.- Número 38 - Las impresoras portátiles deben garantizar la impresión sobre los formatos de facturas pre im presos...”.

El Jefe de Clientes, con memorando ELEPCOSA-DC-2014-9454-M de 17 de junio de

2014, quién actuó como Adm inistrador del Contrato, indicó al Presidente Ejecutivo

que, en el mes de febrero de 2014, debió iniciar el proceso de lectofacturación, donde

era necesario implementar cambios al sistema informático, para que el Contratistar>.

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8

pudiera acceder a la información de los usuarios, la que fue coordinada con el Director

Comercial y Jefe del Departamento del Centro de Cómputo.

También, con memorando ELEPCOSA-JC-2014-4442-M de 21 de marzo de 2014,

comunicó al Presidente Ejecutivo:

"... debido a que este trabajo es de responsabilidad del ELEPCO S.A. no se encuentra ejecutado, se continuará con el registro de lecturas y entrega de facturas en domicilios. - Con lo indicado anteriormente, se recomienda que el departamento de informática readecúe el sistema para cum plir con la lectofacturación motivo del contrato antes indicado, manifiesta que no es posible realizar dicha actividad po r cuanto no se pueden conectar a la base de datos de la E m presa...

El Auditor Interno de la Empresa Eléctrica Provincial de Cotopaxi, con memorando

ELEPCOSA-AI-2014-10070-M de 27 de junio de 2014, informó a la máxima autoridad

sobre la ejecución del contrato 89/2013 por los servicios técnicos especializados para

la toma de lecturas; lo siguiente:

“ ...Se pudo observar que la contratista no está cumpliendo con el proceso de lectofacturación, (Registro de lecturas en equipos portátiles de datos, entrega de facturas en domicilio a cada cliente y proceso en línea) el mismo que debió entrar en marcha en febrero del presente año; en lugar de esto se realiza la toma de lecturas, data (sic) que es remitida a la contratista para que realice la impresión y distribución de planillas de consumo a cada cliente catastrado, de lo observado se muestra que las actividades de toma de lecturas, impresión de planillas y distribución de las m ismas se están cancelando a la contratista con los precios unitarios registrados en el contrato como rubros de lectofacturación

Respecto a las observaciones realizadas, no se evidenció ninguna resolución tomada

por el Presidente Ejecutivo, a fin de subsanar los inconvenientes.

El Contador General, con memorando ELEPCOSA-CG-2014-16617-M de 23 de

octubre de 2014, remitió al Director Financiero, las observaciones a los pagos por la

prestación de servicio por toma de lecturas, donde indicó:

“ ...En el informe de los fiscalizadores señalan aspectos de obligaciones que no se cumplen y que persisten en relación a pagos anteriores de las que me perm ito resaltar la no entrega de facturas y relacionadas con el proceso de lectofacturación, para lo cual era indispensable readecuar el sistema informático de tal manera que el contratista acceda a nuestra información, que fue de conocim iento del D irector Comercial y Jefe de Inform ática ...”.

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El Auditor Interno, con memorando ELEPCOSA-AI-2015-9811-M de 4 de junio de

2015, dirigido a la máxima autoridad, señaló:

“...lo manifestado po r el Jefe de Clientes como fundam ento para la realización de un contrato com plem entario...en la cláusula prim era antecedentes del contrato complementario en memorando ELEPCOSA-JC-2014-4442-M de 21 de marzo de 2014 en relación a que el cumplim iento del contrato en lo que respecta a lectofacturación no puede ser ejecutado en el cronograma previsto p or cuanto no se encuentra incorporado al sistema informático, po r lo que no siendo de responsabilidad del contratista se continuará con el registro de lecturas y entrega de facturas a dom icilio.-De lo expuesto po r el Jefe de Clientes se entiende que los términos de referencia (estudios) no estuvieron realizados adecuadamente, po r cuanto el sistema informático de la empresa, no estuvo preparado para realizar la lectofacturación, siendo responsabilidad de quien elaboró los estudios, conforme lo dispone el articulo 23 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública .- A l no poderse cum plir con el objeto del contrato, esto es lectofacturación, y al haber decidido continuar con la toma de lecturas y entrega de facturas, debió haberse revisado el precio unitario, situación que no se produjo, así lo evidencia la factura 623 del 2 de marzo de 2015, emitida po r...po r lo que es necesario que la Dirección Comercial aclare los precios unitarios que se están cancelando - No se determina en el contrato principal las cantidades estimadas de lecturas a efectuarse mensualmente, situación que se repite en el contrato complem entario... ”.

Por lo expuesto, se determinó que no se cumplió con la lectofacturación en línea

utilizando un equipo Hand Held para la impresión de la planilla y factura en el sitio y

entrega a los usuarios, tampoco se revisaron los costos unitarios.

b) Porcentajes de cobertura de rendimiento no se cumplió

En el contrato 089/2013, suscrito el 8 de agosto de 2013 y el contrato complementario

100/2014 de 4 de septiembre de 2014, respectivamente, en las cláusulas cuarta.-

Objeto del contrato y alcance, se mencionó que las lecturas registradas de los

contadores de energía eléctrica y la entrega mensual de facturas a los clientes de

ELEPCO S.A, se efectuaría conforme al cronograma establecido por las partes, al

inicio de la ejecución del mismo, el que podía ser modificado de común acuerdo y

tendrá las siguientes coberturas de rendimiento.

“ ...a) En los dos prim eros meses un mínimo de 70% del total de lecturas asignadas. - b) Entre el tercer y quinto mes un mínimo de 85% del total de lecturas asignadas. - c) partir del sexto mes cubrirá un mínimo de 95% del total de lecturas asignadas . . .”

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El plazo de ejecución contractual, según la cláusula octava del contrato principal fue

de 365 días a partir de la firma del contrato.

Las coberturas de rendimiento desde mayo a diciembre de 2014, según los informes

presentados al Presidente Ejecutivo, por el Jefe de Clientes, como Administrador del

Contrato, no se cumplió en ningún mes, así:

MesRendimiento No

cumplidoEsperado AlcanzadoMayo 2014 95% 91% 4%Junio 2014 95% 86% 9%Julio 2014 95% 90% 5%Agosto 2014 95% 87% 8%Septiembre 2014 95% 90% 5%Octubre 2014 95% 90% 5%Noviembre 2014 95% 86% 9%Diciembre 2014 95% 78% 17%

De la misma forma en el contrato 063/2015 de 2 de septiembre de 2015, en su

undécima cláusula. - Obligaciones de la contratista, Metodología del trabajo, número 1,

señaló que las lecturas registradas de los contadores de energía eléctrica, se

efectuará conforme al cronograma establecido por las partes al inicio de la ejecución

del contrato y tendrá la siguiente cobertura de rendimiento:

“ ...a) En los dos primeros meses un mínimo del 80% del total de lectura asignada. - b) Entre el tercer al quinto mes un mínimo del 90% del total de lecturas asignadas. - c) A partir del sexto mes cubrirá un mínimo del 97% del total de lecturas asignadas...”.

Evidenciándose que tampoco se cumplió con la cobertura de rendimiento de

septiembre a diciembre de 2015 y de enero a diciembre de 2016, así:

Mes Rendimiento NocumplidoEsperado Alcanzado

Sept-15 80% 75% 5%Oct-15 80% 79% 1%Nov-15 90% 86% 4%Dic-15 90% 87% 3%Ene-16 90% 89% 1%Feb-16 97% 92% 5%Mar-16 97% 93% 4%Abr-16 97% 94% 3%May-16 97% 94% 3%Jun-16 97% 94% 3%Jul-16 97% 95% 2%

Ago-16 97% 95% 2%Sept-16 97% 94% 3%Oct-16 97% 94% 3%Nov-16 97% 93% 4%Dic-16 97% 94% 3%

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c) Multas superiores a la garantía de fiel cumplim iento del contrato

En la ejecución del contrato, el Fiscalizador, remitió en forma mensual por correo

electrónico, al Contratista, los archivos TXT con el listado de clientes para la toma de

lecturas del servicio de consumo eléctrico, que constituyó la base para que se realice

la toma de lecturas, considerándose los valores a descontarse al mismo en los pagos

mensuales entre ellos: lecturas no tomadas, mal tomadas, no impresión y entrega de

planillas, por cada una de ellas, con el número de lecturas; quien en respuesta por la

misma vía, entregó los informes correspondientes al Fiscalizador, determinando lo

siguiente:

En el contrato 089/2013 suscrito el 8 de agosto de 2013, en la cláusula novena.-

Multas y sanciones, letra g) señaló que las multas son acumulables y de superar el

valor de la garantía de fiel cumplim iento del contrato, queda facultada ELEPCO

S.A para dar por terminado de manera unilateral; así mismo la cláusula séptima

garantías, letra a) manifestó que la Contratista entregó a ELEPCOSA una garantía

bancaría o póliza de seguros con el carácter de irrevocable, incondicional y de

cobro inmediato equivalente al 5% del valor adjudicado por 34 322,95 USD,

evidenciándose que el Adm inistrador y Fiscalizador del Contrato, no informaron a

la máxima autoridad que las multas al 31 de diciembre de 2014, ascendieron a

120 556,25 USD, valor que superó la garantía de fiel cumplim iento presentada,

para las acciones correctivas del caso, así:

(En dólares de los Estados Unidos de Norteamérica)

MesMultas

Lecturas no tomadas

Lecturas mal tomadas

Planillas no entregadas Total

*Aqo-13 5 859,72 2 163,34 - 8 023,06*Sept-13 608,11 1 521,30 - 2 129,41*Oct-13 - 2 371,85 - 2 371,85*Nov-13 7 521,70 851,80 670,49 9 043,99*Dic-13 9 883,30 414,87 739,36 11 037,53*Ene-14 9 407,04 788,17 691,15 10 886,36*Feb-14 7 606,32 549,86 316,29 8 472,47*Mar-14 7 365,24 802,73 602,99 8 770,96*Abr-14 5 704,25 1 041,58 751,65 7 497,48May-14 2 891,98 655,15 798,11 4 345,24Jun-14 5 399,21 783,81 702,45 6 885,47Jul-14 3 227,52 650,13 635,43 4 513,08Ago-14 5 337,22 781,69 664,29 6 783,20Sept-14 3 413,50 717,30 616,11 4 746,91Oct-14 3 080,90 1 045,34 689,54 4 815,78Nov-14 5 517,29 1 107,30 1 343,27 7 967,86Dic-14 9 816,38 853,90 1 595,34 12 265,62Totales 92 639,66 17 100,12 10 816,47 120 556,25

'Período fuera del alcance que se considera como dato informativo.

12

Es importante indicar que, en el período de enero a agosto de 2015, no se contrató

servicios para la toma de lecturas, efectuándose los mismos de forma manual.

En el contrato 063/2015 suscrito el 2 de septiembre de 2015, en la cláusula octava

- Garantías de fiel cumplimiento, señaló que la contratista entrega a ELEPCO una

garantía bancaria o póliza de seguros con el carácter de irrevocable, incondicional

y de cobro inmediato equivalente al 5% por 33 660,35 USD, así como la cláusula

décima. - Multas y sanciones, letra g) manifestó que la generación de multas podrá

llevar al incumplim iento del contrato, es decir en más del 5% del monto total.

Evidenciándose que al 31 de diciembre de 2016 corte del examen especial, las

multas generadas y descontadas al Contratista fue por 34 512,70 USD, como se

detalla, valor superior al 5% de la garantía de fiel cumplim iento del contrato que fue

33 660,35 USD considerando que este contrato tiene vigencia hasta septiembre de

2017 posterior a la fecha de corte del examen especial, en donde el Administrador,

si informó a la máxima autoridad para los correctivos necesarios; sin embargo, no

se tomó ninguna resolución para dar por terminado el contrato.

(En dólares de los Estados Unidos de Norteamérica)

MesMultas

Lecturas no tomadas

Lecturas mal tomadas Total Multas

Sept-15 3 358,00 1 119,46 4 477,46Oct-15 913,00 1 068,58 1 981,58Nov-15 2 777,00 1 197,16 3 974,16Dic-15 1 362,00 1 315,81 2 677,81

Ene-16 402,00 910,44 1 312,44Feb-16 1 725,00 1 206,29 2 931,29Mar-16 1 370,00 995,94 2 365,94Abr-16 1 068,00 903,54 1 971,54

May-16 1 230,00 804,25 2 034,25Jun-16 1 289,00 741,41 2 030,41Jul-16 982,00 789,09 1 771,09

Ago-16 698,00 576,24 1 274,24Sept-16 1 010,00 661,90 1 671,90

Oct-16 637,00 595,25 1 232,25Nov-16 1 177,00 469,72 1 646,72Dic-16 848,00 311,62 1 159,62

Total 20 846,00 13 666,70 34 512,70

La falta de lectofacturación, el incumplim iento de los porcentajes de cobertura de

rendimiento y las multas superiores a las garantías de fiel cumplim iento del contrato

para la prestación de servicios técnicos especializados en la toma de lecturas de

medidores, para la impresión y entrega de facturas en línea y en sitio a los clientes de

ELEPCOSA, se originó por cuanto, los Presidentes Ejecutivos, no vigilaron que los

13

Administradores y Fiscalizadores de los contratos, efectúen el seguimiento al

cumplim iento de lectofacturación, rendim ientos esperados y multas acumuladas, así

como no tomaron las acciones correctivas respecto de los informes de novedades

puestas en su conocimiento oportunamente; los Adm inistradores y Fiscalizadores, no

velaron por el cumplim iento de las cláusulas contractuales en cuanto a la

lectofacturación y su incidencia en los costos unitarios del proceso, disponiendo se

ejecute la toma de lecturas manuales y posterior entrega de planillas, mismo que en

todas sus fases debió ser on line a partir del sexto mes; los Jefes de Clientes y

Directores Comerciales, no coordinaron y controlaron las actividades de

lectofacturación, rendim ientos y cobertura de lecturas; y, multas acumuladas de

conformidad a lo estipulado contractualmente; el Jefe del Departamento del Centro de

Cómputo, no realizó las gestiones necesarias para contar con la interface que

permitiera comunicar el software de la empresa al Contratista para cumplir con el

proceso de lectofacturación, lo que originó que no se informe oportunamente al

usuario el consumo de energía eléctrica y el valor de la planilla; así como, no se cubra

con la toma de lecturas a toda la población, causando que se realicen lecturas de

consumo cero y promedíales y no se facture sobre el consumo real, por lo que

incumplieron los artículos 70 Administración del contrato de la Ley Orgánica del

Sistema Nacional de Contratación Pública y 80 Responsable de la administración del

contrato; 121 Adm inistrador del contrato de su Reglamento; 44 Deberes y atribuciones

del Presidente Ejecutivo, números 7 Dirigir y coordinar las actividades de la compañía,

10 Aprobar los procedimientos de trabajo requeridos para la eficiente gestión

administrativa, 14 realizar actos, contratos y autorizar gastos y 17 Cumplir y hacer

cumplir las disposiciones legales del Estatuto de la Compañía Concesionaria de

Distribución y Comercialización “Empresa Eléctrica Provincial Cotopaxi Sociedad

Anónima ELEPCOSA” de 22 de mayo de 2009; cláusulas cuarta - Objeto del contrato,

alcance, sexta.- Forma de pago, séptima.- Garantías, novena.- Multas y sanciones,

duodécima.- Otras obligaciones de la contratista, décima tercera.- Obligaciones de la

contratante y décima quinta de la Adm inistración del contrato 089/2013 de 8 de agosto

de 2013 y contrato complementario 100/2014 de 4 de septiembre de 2014; cláusulas

séptima - Forma de pago, octava.- Garantías, décima.- Multas y sanciones, undécima.-

Obligaciones de la contratista, metodología del trabajo, duodécima.- Otras

obligaciones de la contratista, décima tercera.- Obligaciones de la contratante, décima

quinta.- De la Administración del contrato 063/2015 de 2 de septiembre de 2015; los

códigos 3.05.15 Funciones del Jefe de Clientes, 3.30.05 Funciones del Director de

14

Comercialización, 1.60.15 Funciones del Jefe del Departamento del Centro de

Cómputo, establecidas en el Manual de Clasificación y Valoración de Puestos,

aprobado por el Directorio de la Empresa el 30 de diciembre de 1997; e, inobservaron

las Normas de Control Interno 100-03 Responsables del control interno, 401-02

Autorización y aprobación de transacciones y operaciones, 401-03 Supervisión, 405-

04 Documentación de respaldo y su archivo y 406-03 Contratación.

Con oficios del 075 al 085; del 093 al 096 y del 098 al 0101-EE-ELEPCO-2016 de 31

de marzo de 2017, se comunicaron los resultados provisionales a los Presidentes

Ejecutivos, Contratista, Administradores y Fiscalizadores del Contrato, Jefes de

Clientes y Directores Comerciales.

La Gerente General de la empresa proveedora, en oficio ELECTRICPOW ER-COT-

2017-021 de 19 de abril de 2017, manifestó:

“ ...En los pliegos literal 4.9 Obligaciones de la contratante, literal 6, textualmente dice: ”La contratante dará facilidades de información al adjudicatario sea este el sistema de aplicación comercial o georeferencial.- ELECTRICPOW ER no pudo realizar la actividad de impresión de factura en sitio dado que: ELEPCO S.A no dispuso de un servidor de comunicación, equipo que se encarga de recib ir la petición, validar y reenviar los datos a ser impresos en la factura.- ELEPCO S.A no disponía de un software de facturación individual, sistema que sea capaz de realizar el proceso de facturación solo para un cliente y devolver datos para impresión para su envío hacia el dispositivo m óvil e impresión.- Falta de datos de los abonados requeridos para la factura.- Sin estos requerim ientos principales hace imposible realizar la ¡mplementación de un módulo de lectofacturación en ELEPCO S.A.- En relación a que debió haberse revisado los precios unitarios indicados en el contrato, están desagregados de acuerdo a la clasificación de las actividades a realizarse y la sumatoria de estos valores da como resultado el costo de la lectofacturación. po r lo que ELECTRICPOW ER ha venido cobrando los valores por las actividades realizadas las m ismas que son las indicadas en el siguiente cuadro que especifica el contrato.- La implementación de la lectofacturación que es la incorporación de todas estas actividades en sitio como son: Toma de lecturas, transmisión y cálculo comercial individual en linea, impresión de factura en sitio y entrega de facturas en domicilio, las m ismas que no se implementaron po r la falta de recursos informáticos, de transmisión, de software po r parte de ELEPCO S.A.- Como es de su conocimiento los costos de las actividades realizadas en forma individual resultan mayores a las realizadas en sitio de forma conjunta, dado que se usa más personal, más transporte, más tiempo de operación y logística, hecho que ELECTRICPOW ER ha enfrentado durante toda la ejecución del contrato y contrato complementario Nro. 100/2014.- ELECTRICPOW ER ejecutó cada actividad descrita.- De lo que se desprende que ELECTRICPOW ER no es el responsable de la ausencia del proceso de lectofacturación establecido en el contrato, y el cobro de las

J lanillas se realiza en función de la aplicación de los precios unitariosQm\ íjcíH

15

establecidos en la cláusula cuarta objeto del contrato.- 2 - Porcentaje de rendim ientos alcanzados a) En los pliegos del contrato 089/2013 en el punto 3 alcance textualmente indica que mediante este proceso de contratación, se desea cubrir el 100% de lecturas registradas en los contadores de energía eléctrica, así como también la entrega m ensual de facturas a nuestros clientes.- Otro de los aspectos que contempla dentro de los pliegos y procedim ientos de trabajo para m ejorar las actividades es la detección de novedades como el levantam iento de datos adicionales que perm itan una corrección paúl atina.- ELECTRICPOW ER ha cumplido con los trabajos realizados, de igual forma ha sido evaluado de acuerdo a los criterios de pliegos y contratos lo que deriva en la aplicación de precios unitarios y multas de acuerdo a los informes mensuales de trabajos realizados, rem itidos a la administración y fisca lización...”.

Lo mencionado por el representante de la empresa proveedora, ratifica el comentario

del equipo de auditoría, por cuanto indicó que no contó oportunamente con las bases

informáticas por parte de ELEPCOSA para la ejecución del contrato.

El Profesional que actuó como Adm inistrador del Contrato 063/2015 suscrito el 2 de

septiembre de 2015, en oficio ELEPCOSA-AD/LEC-2017-0672-OF de 7 de abril de

2017, señaló:

“ ...A l respecto de multas acumuladas del segundo contrato debo manifestar que con fecha 13 de enero del año 2017 mediante memorando ELEPCOSA- AD/LEC-2017-784-M y haciendo referencia al memorando ELEPCOSA-CP- 2017-772-M enviado po r el Fiscalizador, informé a Presidencia Ejecutiva que se ha alcanzado el 5,03% en multas del contrato No. 063/2015 (p) . . .”

Lo manifestado por el servidor rectifica parcialmente lo comentado por el equipo de

auditoría, por cuanto en el segundo contrato, no hubo proceso de lectofacturación y las

multas acumuladas a diciembre de 2016, si fueron comunicadas en su momento; sin

embargo, se mantiene lo relacionado al incumplim iento de coberturas de rendimientos

esperados, de conformidad al contrato 063/2015 de 2 de septiembre de 2015.

El Jefe de Clientes, en funciones entre el 8 de diciembre de 1990 y el 17 de agosto de

2014 y del 25 de agosto de 2015 al 31 de diciembre de 2016, fecha de corte del

examen especial y como Director Comercial entre el 18 de agosto de 2014 al 10 de

agosto de 2015, así como Adm inistrador del Contrato 089/2013 de 8 de agosto de

3Stó:

16

“ ...Com o Adm inistrador se realizó las gestiones correspondientes para contar con la lectofacturación, sin embargo como usted entenderá el interfaz entre el sistema comercial y la empresa ... debió ser realizado po r el departamento de informática de ELEPCO S.A , sin embargo ... se encontraba con los recursos necesarios para cum plir con la lectofacturación.- Los porcentajes de rendim iento fueron informados mensualmente a Presidencia Ejecutiva en función a los valores establecidos en el contrato antes señalado ...”

Lo expuesto por el servidor, ratifica lo comentado por el equipo de auditoría, debido a

que, como Jefe de Clientes, Director Comercial y Adm inistrador del Contrato, no

incluyó en sus informes, el análisis relacionado a los costos unitarios y su afectación;

y, las multas acumuladas.

El Jefe del Departamento del Centro de Cómputo, en el período de gestión entre el 16

de diciembre de 1991 y el 31 de diciembre de 2016, fecha de corte del examen

especial, con oficio ELEPCOSA-2017-0755-0 de 18 de abril de 2017, indicó:

“ ...Indico lo siguiente: a) la contratista en ningún momento solicitó una reunión con el departamento de cómputo para establecer los requerim ientos de interface de comunicación entre los equipos portátiles y el servidor de aplicaciones de ELEPCO, po r lo que no existe ningún documento al respecto,b) el contratista no solicitó las tablas que afectarían al sistema informático de ELEPCO cuando se establece la facturación individual que está inmersa en nuestro sistema legado comercial y que sería para el caso lectofacturación ya que además debía afectar los archivos que establecen interface con el Servicio de Rentas Internas para la información tributaria de la empresa; c) el contratista no especificó las características técnicas de la impresora portátil para la entrega de facturas a los clientes de ELEPCO tampoco el software para lectofacturación, ni se realizó prueba alguna de la emisión de la factura que debería ajustarse tanto a los requerim ientos del ARCONEL como del Servicio de Rentas Internas a través de la respectiva autorización de puntos de venta y de usuarios autorizados po r cada equipo portátil e impresora para la respectiva auto impresión.- E l Jefe de Clientes en calidad de Adm inistrador del contrato con memorando ELEPCOSA-JC-2014-4442-M remitido al Presidente Ejecutivo el 21 de marzo de 2014 recomienda que el departamento de informática readecúe el sistema para cum plir con la lectofacturación, sin que se adjunte requerim iento técnico alguno tanto de hardware y sobre todo de software para realizar el estudio de factibilidad de comunicación que debía haber indicado el contratista y tampoco se solicita una reunión de trabajo que permita establecer los requisitos de interface (web servíces o procedim ientos almacenados) para la interface necesaria.- Por lo expuesto, considero que la empresa contratista no estaba preparada para realizar el proceso de lectofacturación, ya que el centro de cómputo de ELEPCO S.A no se le proporcionó los requerim ientos técnicos de hardware y software que afecten tablas del proceso de facturación e jn te rface al SRI...’’.

DiCa-yierTE.

17

Lo señalado por el servidor, ratifica lo comentado por el equipo de auditoría, por

cuanto al ser miembro de la Comisión Técnica para el proceso de toma de lecturas,

debió gestionar e insistir a las autoridades de ELEPCO la instalación de la interface

para el cumplim iento del proceso de lectofacturación, con lo que se beneficiaría a los

usuarios.

El Director Comercial del período de gestión entre el 11 de agosto de 2015 al 24 de

octubre de 2016, en oficio ELEPCOSA-JGC-2017-0793-OF de 21 de abril de 2017,

indicó:

“...1.- Se han realizado reuniones de trabajo con los diferentes entes involucrados con relación a la toma de lecturas de lo cual se tiene compromisos asumidos po r la contratante, contratista, adm inistrador y fiscalizador del contrato, dentro de tiempos establecidos y responsabilidades a cum plir com o- Se solicitó a ELECTRICPOW ER que las lecturas que se toman sean correctas, así como la fotografía se la realice al m edidor con lectura y no al tablero.- por intermedio del centro de informática de ELEPCO y en coordinación con la empresa ELECTRICPOW ER obtuvieron el listado de los clientes contrastados que han sido cruzados con la información comercial para la verificación de la ubicación.- Mediante memorando ELEPCOSA 2015-16825-MC de la Dirección Comercial enviado al ln g ....y ... Jefe de Clientes y Jefe de Cartera y Agencias Encargada, respectivamente y, de acuerdo a sumilla de la Presidencia Ejecutiva, autoriza a que el personal operativo de cada una de las agencias de recaudación colabore en la fiscalización de lecturas en coordinación con el seño r.. F iscalizador del contrato N° 063/2015.- 2 - En relación a la coordinación y toma de acciones para una adecuada toma de lecturas debo indicar que.- de acuerdo a acta de reunión de trabajo, la empresa ELECTRICPOW ER tenía que realizar una actualización de información contrastada, así como la presentación de lecturas de los sectores rural marginal.- La Dirección Comercial dispuso que un grupo de trabajo del PEC realice la limpieza de los cristales y verificación de datos de los contadores de energía.- La Jefatura de Control de Energía, en primera instancia y en coordinación con la empresa ELECTRICPOW ER debía realizar la reubicación de los contadores de energía que no se podían tom ar lecturas.- En virtud de que no se están tomando lecturas en todos los sectores del área de concesión de ELEPCO, se solicita al adm inistrador del contrato verifique de acuerdo al contrato el número de trabajadores con los cuales ELECTRICPOW ER realiza la toma de lecturas, de ser necesario contrate más personal para que pueda cum plir con el objeto del contrato...”.

Lo indicado por el servidor, ratifica lo comentado por el equipo de auditoría, por cuanto

adjuntó únicamente dos actas de reuniones celebradas en septiembre de 2016, en las

cuales se trataron diferentes problemas en la toma de lecturas, sin referirse a

inconvenientes presentados en la falta de lectofacturación, incumplim iento de

rendim ientos esperados y multas acumuladas.c | Ü l t c - K i C r t C l

18

El Director Comercial en el período de gestión entre el 1 de noviembre y el 31 de

diciembre de 2016, fecha de corte del examen especial, en comunicación de 19 de

abril de 2017, señaló:

. .Actué como Director C o m e rc ia l... desde el 1 de noviembre de 2016 hasta el 3 de marzo de 2017; en tal sentido se digne considerar sus comentarios excluyendo m i nombre de las observaciones encontradas puesto que los hechos que aquí se describen han ocurrido en los años 2014 y 2 015 ...”.

El servidor no adjuntó ningún documento que evidencie la gestión realizada en los

meses de noviembre y diciembre de 2016, respecto al análisis en los porcentajes de

rendim ientos esperados en la toma de lecturas.

Conclusión

La falta de lectofacturación, el incumplimiento de los porcentajes de cobertura de

rendimiento y las multas superiores a las garantías de fiel cumplim iento del contrato,

se originó por cuanto, los Presidentes Ejecutivos, no vigilaron que los Administradores

y Fiscalizadores, efectúen el seguimiento al cumplim iento de los contratos, así como

no tomaron las acciones correctivas respecto a los informes de novedades puestas en

su conocimiento oportunamente; los Administradores y Fiscalizadores, no velaron por

el cumplim iento de las cláusulas contractuales; los Jefes de Clientes y Directores

Comerciales, no coordinaron y controlaron las actividades de lectofacturación,

rendim ientos y cobertura de lecturas; y, multas acumuladas de conformidad a lo

estipulado contractualmente; el Jefe del Departamento del Centro de Cómputo, no

realizó las gestiones necesarias para contar con la interface para cumplir con el

proceso de lectofacturación, lo que originó que no se informe oportunamente al

usuario, el consumo de energía eléctrica y el valor de la planilla; así como, no se cubra

con la toma de lecturas a toda la población, causando que se generen lecturas de

consumo cero y promedíales y no se facture sobre el consumo real.

Recomendaciones

Al P res id en te E jecu tivo

1. Dispondrá a los Administradores y Fiscalizadores de Contrato de prestación de

servicios, velen por el cumplim iento cabal de las cláusulas contractuales, como la

presentación de informes mensuales de avance de ejecución y/o novedades' - f O l t i V - U t v l S

19

encontradas, con la finalidad de que se tomen decisiones oportunas y se

precautelen los intereses institucionales.

2. Dispondrá al Jefe de Clientes, mantenga actualizado el catastro de los

beneficiarios del servicio de consumo eléctrico, a fin de contar con información

confiable para el incremento de cobertura y brindar el servicio de entrega de

planillas.

Al Director Comercial y Jefe de Clientes

3. Supervisarán permanentemente la toma de lecturas, emisión de la factura al

usuario, rendim ientos esperados y multas acumuladas, con la finalidad de que se

precautelen los recursos de la entidad y se alcancen los objetivos institucionales.

Multas en lecturas no tomadas, no fueron descontadas en su totalidad

En el contrato de servicios técnicos especializados 089/2013 de 8 de agosto de 2013,

para la toma de lecturas de medidores de consumo de energía eléctrica, impresión y

distribución de planillas, y/o toma de lecturas de medidores, impresión y entrega de

facturas en línea y en sitio (lectofacturación) a los clientes de ELEPCO S.A, en la

cláusula décima quinta.- De la administración del contrato, se designó al Jefe de

Clientes como Adm inistrador del Contrato y al Auxiliar Administrativo 2 e Inspector de

Comercialización como Fiscalizadores, quienes debían velar por el cabal y oportuno

cumplim iento de cada una de las obligaciones derivadas del contrato, adoptando las

acciones necesarias para evitar retrasos injustificados, como la imposición de multas a

que hubiere lugar de conformidad a la cláusula novena.- Multas y sanciones, letra b),

que señaló:

“ ...La no entrega de lecturas conlleva multa en el triple del costo de la actividad no realizada po r lectura, salvo fuerza m ayor o caso fortuito debidamente justificado dentro de las 24 horas y aceptado p o r la A dm in istrac ión ...”.

Determinándose que, en los informes de fiscalización, avalados por el Adm inistrador

del Contrato y Contratista, se encontraron novedades respecto al cálculo del

porcentaje y valor de lecturas penalizadas, que no correspondieron por cuanto se

generan lecturas catastradas adicionalmente a las asignadas, que son canceladas al

20

proveedor, pero que no son incluidas para establecim iento de multas a descontarse,

las mismas que según auditoría, asciende a una multa no cobrada por

22 289,66 USD, así:

Orden de pago

Messervici

Lecturas

fiscalizació

contratista

tomadas

contratisl catastrada

tomadas por contratista

administrado ry

fiscalizador

Valor

Totalefectivamen

tedescontado

USD

Lecturasasignadas

catastrada Rendimient o esperado

Rendimient

alcanzado

%penalizad

Total

cumplida

cumplida

porcentaj

penalizad

Valorlecturas

cumplida

Diferencia

descontad

contratista2014-06-

25 Ene-14 119741 91172 4477 9560 0,984 9407,04 124218 95% 77% 18% 72575 13063 12 853.83 3.446,792014-06-

25 Feb-14 120266 93719 5906 7730 0,984 7.606.32 126172 95% 79% 16% 74529 11955 11.763.42 4.157,10

2014-07-16 Mar-14 125312 103268 2863 7485 0.984 7.365,24 128175 95% 83% 12% 76532 9336 9 186,28 1.821,04

2014-07-16 Abr-14 125577 104658 3056 5797 0,984 5.704.25 128633 95% 84% 11% 67120 7559 7 438.47 1.734.22

2014-09-11 May-14 125552 111034 3246 2939 0,984 2.891.98 128798 95% 89% 6% 67285 4220 4.152.54 1.260.56

2014-09-10 Jun-14 125553 106084 2438 5487 0,984 5 399.21 127991 95% 85% 10% 66508 6791 6 682.62 1.283,41

2014-10-27 Jul-14 125491 110131 2662 3280 0.984 3227.52 128153 95% 88% 7% 66763 4664 4 589.22 1.361.70

2014-12-12 125360 106191 2271 5424 0,984 5337.22 127631 95% 85% 10% 66241 6637 6 530.55 1.193,33

2014-12-12

Sept-14 125937 110418 2419 3469 0,984 3 413.50 128356 95% 88% 7% 66633 4725 4 649.08 1.235,58

2014-12-12 Oct-14 126000 111346 2281 3131 0,984 3080.90 128361 95% 89% 6% 66638 4317 4.248.11 1.167,21

2015-04-30 Nov-14 126203 106957 1921 5607 0,984 5.517.29 128124 95% 85% 10% 66158 6630 6523.87 1.006,58

2015-07-14 Dic-14 127132 97400 1609 9976 0,984 9816,38 128741 95% 77% 18% 69860 12641 12 438.52 2.622,13

1498204 1252378 35149 69885 68.766,84 91 056,50 22.289,66

De igual manera en el contrato 063/2015 suscrito el 2 de septiembre de 2015, en la

cláusula décima quinta. - De la Administración del contrato, se designó a un

Profesional como Adm inistrador del Contrato y al Inspector de Comercialización, como

Fiscalizador, determinándose que no se recaudó la totalidad de multas, por cuanto no

se consideraron las lecturas catastradas como adicionales a las asignadas en el

cálculo de las multas, que ascendieron a 24 777,91 USD no descontadas, así:

Mesasignadas

por fiscalizaci

ón al contratist

istaclientes

especialescatastrada

Lecturas no tomadas por contratista

según administrador y fiscalizador

Valor unitario para cálculo de multa por

tomada

Total efectivame

nte descontad

o USD

asignadas

catastradas

Rendimiento

esperado

Rendimiento

alcanzado%

penalizado

Total lecturas no cumplidas

cumplidaspor

porcentajepenalizado

Valor

cumplidas

Diferencia

descontad

contratista

Sept-15 134495 94308 3859 6840 3358 1.00 3358.00 141335.00 80% 74% 6% 76881.00 4384.89 4384.89 1 026.89

Oct-15 133790 82537 4170 22674 913 1.00 913.00 156464,00 80% 70% 10% 89789,00 9061,42 9.061,42 8 148,42

Nov-15 124292 89791 4408 16660 2777 1.00 2.777.00 140952.00 90% 79% 11% 79919.00 9070,66 9070.66 6 293,66

Dlc-15 124293 100275 4408 7359 1362 1.00 1.362,00 131652,00 90% 85% 5% 47418,00 2321.27 2.321,27 959,27

Ene-16 124293 101045 4408 9419 402 1.00 402,00 133712,00 90% 86% 4% 63318,00 2589.70 2 589.70 2.187.70

Feb-16 124293 106430 4408 8138 1725 1,00 1.725,00 132431,00 97% 90% 7% 43907,00 3143.74 3.143,74 1 418,74

Mar-16 124293 107994 3824 7811 1370 1.00 1.370.00 132104,00 97% 91% 6% 43579,00 2807.93 2.807.93 1 437.93

Abr-16 124293 110755 3824 6009 1068 1,00 1 068,00 130302,00 97% 93% 4% 40950,00 1824,32 1.824,32 756,32

May-16 124293 112045 3849 5010 1230 1,00 1.230,00 129303.00 97% 94% 3% 48584.00 1698,30 1.698.30 468,30

Jun-16 131066 117863 3849 4961 1289 1,00 1.289.00 136027,00 97% 93% 4% 44216,00 1712.44 1 712.44 423.44

Jul-16 131066 119274 3831 5368 982 1,00 982.00 136434.00 97% 94% 3% 53178.00 1507.63 1.507,63 525.63

Ago-16 131066 119522 3707 5190 698 1,00 698,00 136256.00 97% 94% 3% 46794.00 1287,62 1.287,62 589,62

Sept-16 130929 118925 3712 4595 1010 1.00 1 010.00 135524.00 97% 94% 3% 42590,00 1328.16 1 328,16 318.16

Oct-16 133103 121467 3717 4043 637 1.00 637,00 137146.00 97% 94% 3% 27591,00 765.41 765,41 128.41

Nov-16 133083 120470 3690 3782 1177 1,00 1.177,00 136865.00 97% 93% 4% 36153,00 1272,43 1.272.43 95.43

1928648162270

6 59664 117859 19998 19.998,00 44.775.91 24.777.91

21

Lo expuesto se produjo por cuanto los Presidentes Ejecutivos, autorizaron los pagos,

sin que se apliquen las multas respectivas; la Contratista, por beneficiarse de los

valores no descontados; los Adm inistradores y Fiscalizadores de los Contratos, no

efectuaron los cálculos reales de las multas; los Directores Comerciales y Jefes de

Clientes, por no coordinar ni adoptar las acciones pertinentes en la verificación del

cálculo de las multas en la ejecución del contrato; los Directores de Finanzas,

Contador General y Tesorero, por no efectuar el control en la autorización,

contabilización y pago, relacionadas al cobro de las multas producidas por las lecturas

no tomadas, lo que originó multas no descontadas al contratista por 47 067,57 USD;

por lo que incumplieron los artículos 70 Administración del contrato y 80 Responsable

de la administración del contrato de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de

Contratación Pública y 121 Adm inistrador del contrato de su Reglamento; 44 Deberes

y atribuciones del Presidente Ejecutivo, en lo concerniente a los temas observados, los

números 14 que menciona el realizar actos, contratos y autorizar gastos y 17 Cumplir y

hacer cumplir las disposiciones legales del Estatuto de la Compañía Concesionaria de


Anónima ELEPCOSA” de 22 de mayo de 2009; cláusulas Novena Multas y sanciones,

Décima quinta Del Administrador, del contrato 089/2013 de 8 de agosto de 2013 y

contrato complementario 100/2014 de 4 de septiembre de 2014; Décima Multas y

sanciones, Décima quinta Administrador, del contrato 063/2015 de 2 de septiembre de

2015; los códigos 3.05.15 Funciones del Jefe de Clientes, 3.30.05 Director de

Comercialización, 2.15.10 Funciones del Tesorero, 2.25.15 Funciones del Contador

General, 2.30.05 Funciones del Director de Finanzas; establecidas en el Manual de

Clasificación y Valoración de Puestos, aprobado por el Directorio de la Empresa, el 30

de diciembre de 1997; e, inobservaron las Normas de Control Interno 100-03

Responsables del control interno, 401-02 Autorización y aprobación de transacciones y

operaciones, 401-03 Supervisión, 402-02 Control previo al compromiso, 402-03

Control previo al devengado, 403-08 Control previo al pago, 405-04 Documentación de

respaldo y su archivo y 406-03 Contratación.

Con oficios del 075 al 085; del 093 al 096 y del 098 al 0101-EE-ELEPCO-2016 de 31


Ejecutivos, Contratista, Administradores y Fiscalizadores, Jefes de Clientes, Directores

Comerciales, Directores de Finanzas, Contador General y Tesorero.

22

El Profesional, quien actuó como Adm inistrador del Contrato 063/2015 de 2 de

septiembre de 2015, en oficio ELEPCOSA-AD/LEC-2017-0672-OF de 7 de abril de

2017 y el Inspector de Comercialización, como Fiscalizador de los contratos 089/2013

de 8 de agosto de 2013 y 063/2015 de 2 de septiembre de 2015, manifestaron en

términos similares:

“ ...Las multas se calculan considerando los siguientes puntos establecidos en el contrato, tal como lo indica en: Cláusula décima multas y sanciones como parte del literal g) consta en el contrato que textualmente indica. - La base para el cálculo de los parám etros de rendimiento, se fijará en función de la coincidencia del sistema GIS de ELEPCO S.A con el sistema comercial vigente, que periódicamente en forma mensual, será reportada po r la Dirección Técnica.- En los dos prim eros meses un mínimo del 80%, entre el tercer y quinto mes un mínimo del 90% y a partir del sexto mes cubrirá un mínimo del 97% del total de lecturas asignadas, puntuaiizaciones no consideradas en el cálculo de auditoría, po r tal motivo no refleja la realidad del contrato, ya que dando cumplim iento a lo señalado anteriormente las multas son cobradas de acuerdo a los rendim ientos alcanzados po r la compañía en relación a los rendim ientos descritos en la metodología del trabajo . . . ”

El Jefe de Clientes en funciones entre el 8 de diciembre de 1990 y el 17 de agosto de

2014 y del 25 de agosto de 2015 al 31 de diciembre de 2016, fecha de corte del

examen especial; y, como Director Comercial entre el 18 de agosto de 2014 y el 10 de

agosto de 2015, así como Adm inistrador del Contrato 089/2013 de 8 de agosto de

2013, en comunicación de 7 de abril de 2017, señaló:

“...E l cálculo correspondiente a las multas po r lecturas no tomadas, se realizaron en función a los rendim ientos señalados en el contrato ...”

Lo expresado por los servidores ratifica lo comentado por el equipo de auditoría, por

cuanto a pesar de considerar en el cálculo de las multas descontadas los porcentajes

de rendimiento esperados, existen valores no descontados al contratista, relacionadas

por no considerar en el cálculo de las multas lecturas catastradas.

El Director de Finanzas, en el período de actuación entre el 1 de enero de 1991 y el 30

de noviembre de 2015, en comunicaciones de 10 y 18 de abril de 2017, indicó:

.. Una vez que la documentación de trámites de pago llegan al área financiera esta es sujeta de control y revisión lo que corrobora en las diferentes sumillas que constan en varios memorandos emitidos po r los solicitantes, para el caso que nos ocupa se puede com probar en los memorandos ELEPCOSA-DC-2014- 9697-M de 20 de jun io de 2014, ELEPCOSA-DC-2014-9748-M de 22 de jun io de 2014, ELEPCOSA-CG-2014-15585-M de 30 de septiembre de 2014,

-4 vi e> uTev t. ets

23

ELEPCOSA-CG-2014-16617-M de 24 de octubre de 2014, ELEPCOSA-CG- 2014-19551-M de 15 de diciembre de 2014, hay que aclarar que el pago efectuado según orden de pago 0235-04 de 30 de abril de 2015 y que se refiere al pago de la planilla de octubre de 2014 y liquidación del contrato complementario fue realizado po r el lng ...en calidad de D irector Financiero encargado, también se incluyen las correspondientes justificaciones presentadas po r el área comercial así como las autorizaciones de Presidencia Ejecutiva disponiendo se proceda con el pago, recalcando que las disposiciones dadas po r la Dirección Financiera que se deja de exclusiva responsabilidad del área comercial lo actuado.- Asesoría Jurídica remite al área financiera según memorando ELEPCOSA-AJ-2015-16447-M de 8 de septiembre de 2015, el contrato 063/2015 con el objeto de que cancele el anticipo, trámite es devuelto con memorando ELEPCOSA-DF-2015-16037-M de 11 de septiembre de 2015 en razón de varios incumplim ientos se solicita ratificación al pago, lo cual es ratificado, disponiendo Presidencia Ejecutiva que se continúe con el proceso de pago.- po r otro lado adjunto la resolución administrativa 005-2015 de 23 de jun io de 2015 a través del cual Presidencia Ejecutiva, dispone a la Dirección Financiera ejecutar la misma hasta la emisión y transferencia de pago, como es de su conocim iento una resolución administrativa es de cumplim iento obligatorio.- Con memorando ELEPCOSA- DF-2015-16037-M de 11 de septiembre de 2015, p o r medio del cual se solícita a Asesoría Jurídica la ratificación de dicha adjudicación, particular que es ratificada disponiendo Presidencia Ejecutiva que se continúe con el pago respectivo.- el cálculo de multas a cobrar le corresponde al Adm inistrador y Fiscalizador.- el área financiera si procedió a efectuar el control en los procesos, de autorización, contabilización y pago de todos los trámites efectuados, solicitando en forma permanente y continua revisión, ampliación o ratificación de las disposiciones dadas...”.

El Tesorero, en el período de actuación entre el 18 de febrero de 1998 y el 31 de


abril de 2017, manifestó:

“ ...La documentación que llega a la Dirección Financiera es sujeta (sic) de control con memorandos y sumillas y justificados po r el área comercial, así como las autorizaciones de Presidencia Ejecutiva, disponiendo se proceda con el pago y D irector Financiera ratificándose con el pago, para lo cual adjunto memorandos ELEPCOSA-JC-2014-4442-M de 21 de marzo de 2014; ELEPCOSA-DC-9697-M de 20 de jun io de 2014; ELEPCOSA-CG-2014-15585- M de 30 de septiembre de 2014; ELEPCOSA-CG-2014-15619-M; ELEPCOSA- CG-2014-19551-M de 15 de diciembre de 2014; ELEPCOSA-DC-(e)-2014- 19653 de 14 de diciembre de 2014; ELEPCOSA-DF-2015-8565-M; ELEPCOSA-DC-(E)-2015-7331-M; ELEPCOSA-2016-01109-M, trámite de documentos 423; ELEPCOSA-CG-216-16872-M; ELEPCOSA-DF-2016-16991- M; ELEPCOSA-AD/LEC-2016-17065-M, ELEPCOSA-CG-2016-19952-M, ELEPCOSA-CG-2017-01693 -M - Adjunto se encuentra la resolución 005-2015 de 23 de jun io de 2015 a través de la cual Presidencia Ejecutiva dispone a la Dirección Financiera tram itar el pago y este a su vez al Tesorero.- Igualmente se encuentra el memorando ELEPCOSA-DF-2015-16037-M de 11 de septiembre de 2015, mediante el cual solicita a Asesoría Jurídica ratificar la adjudicación, la cual es ratificada por Presidencia Ejecutiva y el Director

24

Financiero disponiendo se continúe con el pago.- Le corresponde al Adm inistrador del contrato establecer el cálculo de multas a cobrar.- Como se puede observar Tesorería si procedió a efectuar el control en los procesos, ya que se encuentran las sumillas tanto de los Directores Financieros, en sus períodos, así como de Presidencia Ejecutiva en los cuales se están ratificando los pagos... ”.

Los servidores presentaron las objeciones a los pagos, que no se efectuaron de

conformidad a las cláusulas del contrato, por lo que rectifica parcialmente lo

comentado por el equipo de auditoría.

El Jefe de Clientes en funciones entre el 8 de diciembre de 1990 y el 17 de agosto de

2014 y del 25 de agosto de 2015 hasta el 31 de diciembre de 2016 fecha de corte del

examen especial; y como Director Comercial entre el 18 de agosto de 2014 y 10 de

agosto de 2015, así como Adm inistrador del contrato 089/2013 de 8 de agosto de

2013, con ELECTRICPOWER S.A, el Profesional, como Adm inistrador del Contrato

063/2015 de 2 de septiembre de 2015, en oficio ELEPCOSA-AD/LEC-2017-0672-OF

de 7 de abril de 2017; el Inspector de Comercialización, como Fiscalizador de los

contratos 089/2013 y 063/2015; el Director de Finanzas, en el período de actuación

entre el 1 de enero de 1991 hasta el 30 de noviembre de 2015; el Auxiliar

Administrativo 2 Agencia La Maná; y, el Tesorero, en el período de actuación entre el

18 de febrero de 1998 y el 31 de diciembre de 2016, fecha de corte del examen

especial, en comunicaciones de 20 y 21 de abril de 2017, respectivamente, expresaron

de manera conjunta:

"...E l examen en el campo, la participación de resultados, la convocatoria a la conferencia final, el borrador del informe generado y más actuaciones, no solo son ilegales sino incluso inconstitucionales como pasam os a dem ostrar - Con todo el relato de información legal lo que lastimosamente ha ocurrido en la diligencia generada po r Usted es lo siguiente.- E l período examinado es del 1 de mayo de 2014 al 31 de diciembre de 2016, pero la misma Contraloría General del Estado realiza un examen donde está comprendido este capítulo según el índice hasta el 30 de abril de 2015, con lo cual hay la primera duplicación e inconstitucionalidad de la diligencia - Pero es más, estos movim ientos financieros se ven reflejados en los Estados Financieros y los Estados Financieros son auditados por una empresa de consultoría privada contratada por la Contraloría General del Estado, con lo que cual hay la segunda duplicación y segunda inconstitucionalidad.- El artículo 84 de la Ley de Contraloría, establece que para contestar la participación de resultados provisionales existen diez días, y Usted notifica los resultados provisionales con fecha 31 de marzo de 2017, pero el 5 de abril ya convoca a la lectura de borrador final, con lo cual según la nota escrita que debe haber puesto, ya se ha cumplido la comunicación de resultados. De ello se desprende que no existe

25

la norma escrita del artículo 90 de la Ley o que es una nota falsa.- Con esta participación de resultados se hace alusión indebidamente a actuaciones del auditor interno de la Empresa, a cuyo efecto habría que averiguar si quien ostenta esta función ha sido o no nombrado legalmente po r el señor Contralor del Estado, y Usted se refiere en la hoja 4 de la participación de resultados a que esta este (sic) Auditor Interno, haciendo un control concurrente, actividad prohibida po r la ley, toda vez que según el artículo 17 de la Ley de Contraloría, lo único que puede hacer esta unidad es Control de Gestión, que fue suprimido mediante las enmiendas a la Constitución de la República, publicadas en el registro Oficial 653 de 21 de diciembre de 2015.- En la parte de borrador de informe que ha interpolado y se ha dignado entregarnos, existen también hechos reñidos con toda disposición legal, puesto que para el prim er contrato se deja de lado el acta de Entrega - Recepción que es un instrumento público, el cual primero había que invalidarlo para poder realizar cualquier comentarlo; y en cuanto al segundo contrato está procediendo más inconstitucionalmente, puesto que la actividad de contraloría se reduce al control posterior y Usted está haciendo cálculos sobre un espacio de tiempo no comprendido en la orden de trabajo y que aún no se cumple.- Deja de lado que la potestad de terminación unilateral del contrato no es obligatoria, pues la Ley Orgánica al Sistema de Contratación Pública utiliza el térm ino “podrá” sin que la Contraloría pueda intervenir en un acto adm inistrativo no realizado.- Tanto la participación de resultados como el Borrador entregado son contradictorios, pues de un lado indican que no se les participó las multas a los Presidentes Ejecutivos y de otro la conclusión, critican que ellos hayan autorizado los pagos, sin haber tenido conocim iento de las dificultades si aplicamos uno y otro párrafo.- Contraloría no está autorizada a nivel conclusión, a establecer montos de multas, con la cual viola el principio de Derecho Público del artículo 226 constitucional, y el efecto es la nulidad total de lo actuado...’’.

Al respecto, el alcance de la presente acción de control correspondió a la

determinación, emisión y control de las planillas del servicio eléctrico, rubro que no fue

analizado en las acciones de control practicados por la Contraloría General del Estado

a la Empresa Eléctrica Provincial de Cotopaxi. De la misma forma señalamos que los

resultados provisionales fueron entregados el 31 de marzo de 2017 y la convocatoria

para lectura se realizó el 5 de abril, misma que se efectuó el 10 y 11 de abril de 2017,

por lo que tuvieron 16 días posteriores a la comunicación de resultados para los

descargos correspondientes; por consiguiente, el comentario se ratifica.

El Director Comercial del período de actuación del 11 de agosto de 2015 al 24 de

octubre de 2016, en oficio ELEPCOSA-JGC-2017-0793-OF de 21 de abril de 2017,

indicó:

“ ...3.- Respecto al descuento en multas generadas debo m anifestar que se realizó la verificación en función de las cláusulas del contrato como.- Entre varios de sus literales de esta cláusula, el párrafo 5 del literal g) textualmente dice: que la base para el cálculo de los parám etros de rendimiento, se fijará en función de la coincidencia del sistema GIS de Elepco, S.A con el sistema

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26

comercial vigente, que periódicamente en forma mensual, será reportada por la Dirección Técnica, mismo que tendrá la siguiente cobertura de rendim iento a) en los dos prim eros meses un mínimo de 80%, b) entre el tercer al quinto mes un mínimo del 90% y c) a partir del sexto mes cubrirá un mínimo del 97% ...”.

Lo manifestado por el servidor ratifica lo comentado por el equipo de auditoría, por

cuanto a pesar de efectuar el cálculo de las multas a descontarse al Contratista,

considerando los rendim ientos esperados, existieron diferencias no descontadas.

La Gerente General de ELECTRICPOW ER S.A, en oficio ELECTRICPOW ER-COT-

2017-021 de 19 de abril de 2017, manifestó:

“ ...trabajó en base a lo estipulado en pliegos y contrato, reportando mensualmente lecturas y novedades acompañado del informe cuantitativo y cualitativo de las lecturas tomadas, este informe detallado que mensualmente fue entregado al adm inistrador y fiscalizador del contrato para que se proceda con.- Valoración de los trabajos realizados, aplicación del procedim iento de cálculo de rendimientos, cálculo de multas, valoración de producción de trabajo, aplicación de descuentos (anticipos, multas, otros).- para el contrato 063/2015 que actualmente se encuentran en vigencia de igual forma se entregan informes mensuales para que el adm inistrador y fiscalizador ejecuten acciones de control, fiscalización, evaluación y valoración como se indica en el párrafo anterior, con variación en los porcentajes de cobertura detallados en la metodología de trabajo que son mayores debido a la mejora de datos del catastro comercial. - lo indicado anteriormente es realizado po r el adm inistrador y fiscalizador de contrato para generar la factura de pago, conforme a lo trabajado po r ELECTRICPOW ER considerando lo indicado en las obligaciones del contratista que dice: que la actividad se cumpla en un 70% (los dos prim eros meses), 85% (los siguientes 3 meses) y 95% (a partir del 6 meses).- Además cuando las multas superaron el 5% del contrato, el adm inistrador no notificó ninguna resolución al respecto.- de acuerdo a lo indicado debe quedar en claro que no es responsabilidad de ELECTRICPOW ER la estimación del valor de multas y sanciones. A ELECTRICPOW ER le han sido descontadas multas valoradas de acuerdo a lo indicado en pliegos y contrato, po r lo que ELECTRICPOW ER no se ha beneficiado de ningún valor que no ha sido descontado...”.

Lo mencionado por la Contratista ratifica lo comentado por el equipo de auditoría, por

cuanto las multas fueron calculadas en base de los rendim ientos esperados, además

la empresa fue beneficiaría de estos desembolsos.

El Director de Finanzas en el período de actuación entre el 1 de mayo y el 31 de

diciembre de 2016, fecha de corte del examen especial, en oficio ELEPCOSA-DF-

2017-0006 de 19 de abril de 2017, señaló:

“...En el tema de las multas ELEPCO ha tenido falencias en la información referente a los abonados, como un catastro desactualizado, medidores

•$oc.vJie y s \e 7 is

27

inaccesibles, etc. E l determ inar una multa sobre un servicio que po r falencias del contratante impiden sean realizados, no me parece procedente...".

Lo manifestado por el servidor, ratifica lo comentado por el equipo de auditoría, debido

a que, por inconvenientes presentados dentro de la entidad, no se logró una mayor

cobertura de servicio, además las novedades presentadas mensualmente como los

casos citados fueron incluidos por el Contratista en el cálculo de lecturas tomadas.

El Director Comercial en el período de actuación entre el 1 de noviembre y el 31 de



“ ...De las multas que no se calcularon adecuadamente entre agosto de 2015 y diciembre 2016 por el contrato de registro de facturas de consumos de energía eléctrica, me perm ito indicar que en este periodo m i actuación corresponde a los dos últimos meses del año 2016, por lo que solicito se tome en cuenta que la obligación de la correcta ejecución del contrato es del F iscalizador y Adm inistrador del mismo, en tal sentido no era de m i competencia la correcta ejecución del contrato, y peor aún sí m i periodo de actuación como Director Comercial fue de apenas dos m eses...”.

Lo indicado por el servidor, ratifica lo comentado por el equipo de auditoría, por cuanto

no respaldó documentadamente la gestión respecto al análisis en la forma del cálculo

de multas utilizada por el Adm inistrador y Fiscalizador del Contrato de los meses de

noviembre y diciembre de 2016.

El Presidente Ejecutivo en el período de gestión entre el 18 de septiembre de 2006 y el

8 de septiembre de 2015, expresó:

".. .Los pagos po r la prestación de servicios técnicos especializados en la toma de lecturas de medidores, fueron debidamente aprobados p o r el Adm inistrador del contrato, previo informe del F iscalizador y contra presentación de factura, como usted ha comprobado.- Conforme establece el artículo 70 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, se designó al Adm inistrador del Contrato, para que vele p o r el cabal y oportuno cumplim iento de todas y cada una de las obligaciones derivadas del contrato, adopte las acciones inmediatas para evitar retrasos injustificados e imponga multas y sanciones a que hubiere lugar; po r lo tanto, es de responsabilidad del adm inistrador vigilar el cumplim iento del contratista sobre sus obligaciones contractua les...”

O c '.w rtT v O fcUo

28

Como máxima autoridad, no tomó las acciones oportunas para el cumplim iento de

cláusulas contractuales por parte del Contratista, es por ello que se ratifica lo

observado por el equipo de auditoría.

El Contador General, en el período de gestión entre el 3 de mayo de 1999 y el 31 de

diciembre de 2016, fecha de corte del examen especial, en comunicaciones de 11 y 19

de abril de 2017, manifestó:

“ ...Adjunto documentación que contienen observaciones en sumillas o memorandos, efectuados por el suscrito en el control respectivo de los pagos efectuados a la firm a...M em orando ELEPCOSA-CG-2014-15585-M de 30 de septiembre de 2014, comunico que, en los informes de fiscalización, se señalan obligaciones del contratista que no se cumplen y resalto observaciones respecto a la no entrega de facturas y que no se ha iniciado el proceso de lectofacturación.- Orden de pago 193 para el pago po r toma de lecturas de ju lio2014, en hoja de trámite 5207 Presidencia Ejecutiva dispone a la Dirección Financiera "proceder”.- Mediante memorando ELEPCOSA-CG-2014-16617-M (23 de octubre de 2014), el suscrito reitera las observaciones, pues se señalan obligaciones del contratista que no se cumple.- Memorando ELEPCOSA-CG- 2014-15619-M de 6 de octubre de 2014 informo que el contrato principal 89/2013 a esa fecha todavía no se encontraba liquidado.- Órdenes de pago 074, 075 y 076 en hojas de trámite 6142, 6143 y 6144 para pagos de lecturas, Presidencia Ejecutiva dispone a la Dirección Financiera "proceder” mediante memorando ELEPCOSA-CG-2014-19551-M de 15 de diciembre de 2014 informo varias observaciones respecto a la normativa laboral, multas por facturas no entregadas, incumplim iento de la normativa tributaria respecto a la obligación de la entrega de comprobantes de venta, no cumplim iento de las metas establecidas en el contrato, no habilitación de los sistemas para la implementación del proceso de facturación electrónica, entre otras.- Para el pago de liquidación económica del mes de diciembre de 2014, se presentan observaciones en relación a la normativa que señala la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, no obstante en la documentación adjunta al trámite se encuentra el criterio emitido po r asesoría juríd ica que considera el pago, la resolución administrativa 005-2015 mediante la cual Presidencia Ejecutiva autoriza el pago, disposiciones de la Dirección Financiera contenidas en el memorando ELEPCOSA-DF-2015 -11905-M y sumilla en el memorando ELEPCOSA-DF-2015-12104-M que refieren al cumplim iento de la resolución administrativa mediante memorando ELEPCOSA-CG-2015-11945-M de 8 de ju lio de 2015 (Orden de pago 069) observo que: no se encuentra documentación que justifique haber efectuado el proceso a través del portal de compras públicas, de acuerdo al Sistema Nacional de Contratación de Compras Públicas y a las disposiciones de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, inconsistencias de los valores a cancelar, se desconoce en base a qué criterios fueron aplicadas las multas del pago, incumplim iento del contratista de varios aspectos de acuerdo a los informes de los fiscalizadores, porcentajes de lecturas alcanzadas menores a los esperados, para este pago incluso reitero: los señores fiscalizadores y adm inistrador informaron aspectos de incumplim iento po r parte del contratista desconociendo si se ha procedido conforme la ley, la terminación unilateral por incumplim iento del contratista,

U t iU 7 e v KJ J C m E

29

entre las observaciones informadas en pagos anteriores a su dirección, constan: la no entrega de facturas con la normativa tributaria, utilización de equipos, porcentajes de rendim iento de lecturas m enores a los establecidos por la Dirección Comercial lecturas registradas con coordenadas georreferenciadas, utilización de impresoras portátiles, entre otros, también recuerdo el no cumplim iento al proceso de lectofacturación.- Orden de pago 17 para este pago, Presidencia Ejecutiva dispone a la Dirección Financiera, mediante sumilla inserta en la hoja de trámite 423 “proceder con el pago” la Dirección Financiera emite la autorización de pago 039/2016. El suscrito comunica observaciones en el sentido de que: persiste la observación respecto a los porcentajes de toma de lecturas, según el Fiscalizador el rendim iento esperado es del 80% pero cumplido es del 78,64% no informan la totalidad de las multas a descontar.- Orden de pago 70 el suscrito informa que se desconoce si la hoja correspondiente al método de cálculo para multas, pero no se encuentra legalizado.- orden de pago 143 memorando ELEPCOSA-CG-2016-16872-M de 21 de octubre de 2016 el suscrito informa observaciones respecto a porcentajes de lecturas cumplidos m enores a los rendim ientos esperados.- el señor Adm inistrador en memorando ELEPCOSA-AD/LEC-2016- 17065-M señala: se solicita el pago pese a que no cumple con el rendim iento esperado debido a que es sujeto de penalizaciones, las multas no superan el 5% por lo que sugiero se continúe con el trámite de pago, el D irector Financiero en actuales funciones sumilla a Tesorería “continuar con pago”.- Para el pago de servicio del mes de septiembre 2016, resultado del control del suscrito emito el memorando ELEPCOSA-CG-2016-19952-M en el que informo observaciones respecto a las lecturas, de rendim ientos obtenidos menores frente a los esperados y señalo que estas observaciones son reiterativas, po r lo que solicito la ratificación al pago. La Dirección Financiera mediante sumilla inserta dispone “contabilidad continuar con el pago ya se han cobrado multas po r el incumplim iento de meses anteriores.- Para el pago de noviembre de 2016 emito el memorando ELEPCOSA-CG-2017-01693-M reiterando las observaciones de lecturas, la dirección financiera en sumilla inserta señala “Tesorería pagar”.- Para el pago de diciembre de 2016 encuentra el memorando ELEPCOSA-AD-LEC-2017-2786-M el adm inistrador del contrato 063/2015 menciona “Informe a Presidencia ejecutiva que la compañía ELECTRICPOW ER ha alcanzado el 5% en multas, en reunión dentro de los puntos tratados se consultó al Asesor Jurídico sobre los pagos pendientes a ELECTRICPOW ER señalando que se debe realizar p o r lo que se procedió con el trámite correspondiente previa autorización del D irector Comercial, el Presidente Ejecutivo en sumilla en la hoja de trámite 770 dispone a la Dirección Financiera “P roceder pago”, así como en memorando ELEPCOSA-AD-LEC-2017-4035-M la dirección Financiera dispone a Tesorería “Continuar con el pago.- Se destaca en la comunicación de resultados provisionales que el contador general en memorando ELEPCOSA-CG-2014-16617-M de 23 de octubre de 2014 remite a la Dirección Financiera observaciones a los pagos, lo cual no hace más que reconocer y corroborar el adecuado trabajo del suscrito en sus actividades de control...".

Lo expresado por el servidor rectifica parcialmente lo comentado por el equipo de

auditoría, por cuanto se evidenció con la documentación suficiente y pertinente, que

efectuó las observaciones previo a su contabilizacíón.m 't c js k w ta

30

Conclusión

No se calculó y descontó las multas correctamente por las lecturas no tomadas de los

medidores, por cuanto los Presidentes Ejecutivos, autorizaron los pagos respectivos,

sin que se apliquen las multas reales; la Contratista, por beneficiarse de los valores no

descontados; los Administradores y Fiscalizadores, no efectuaron los cálculos reales

de las multas; los Directores Comerciales y Jefes de Clientes, por no coordinar ni

adoptar las acciones pertinentes en la verificación del cálculo de las multas en la

ejecución del contrato; el Director de Finanzas, por no efectuar el control en la

autorización y pago relacionadas al cobro de las multas producidas por las lecturas no

tomadas, lo que originó multas por 47 067,57 USD que no fueron descontadas al

contratista.

Recomendaciones

Al Presidente Ejecutivo

4. Dispondrá a los Administradores y Fiscalizadores de los Contratos, presenten

mensualmente al Jefe de Clientes y Director Comercial, informes específicos de

lecturas tomadas y las novedades encontradas, donde además se demuestren

detalladamente el cálculo de las multas descontadas al Contratista, de conformidad

a las cláusulas contractuales.

Al Director Comercial y Jefe de Clientes

5. Supervisarán en forma permanente, el proceso de la toma de las lecturas,

verificando que las mismas se cumplan en los plazos y términos contractuales; en

caso de inconvenientes comunicarán a la máxima autoridad para los correctivos

necesarios.

Al Director de Finanzas, Tesorero y Contador

6. Realizarán el control previo a la autorización, contabilización y pago, verificando

que se cuente con toda la documentación de respaldo, a fin de que se cumplan

cláusulas contractuales.

31

Inconsistencias en los procesos de contratación por la prestación servicios de

vigilancia, protección, seguridad privada, custodia de bienes y materiales

El Presidente Ejecutivo, con Resolución Administrativa 056-2014 de 14 de agosto de

2014, adjudicó el proceso SIE-ELEPCO-067-2014 a COMSECOTOPAX CÍA. LTDA,

para la prestación del servicio de vigilancia, protección, seguridad privada, custodia de

bienes y materiales en las instalaciones de ELEPCO S.A., de conformidad a la forma

de pago, plazos, especificaciones técnicas, requerim ientos establecidos en los pliegos,

oferta técnica, económica y la carta de presentación y compromiso entregada por el

oferente, suscribiéndose el contrato 086/2014 el 14 de agosto de 2014, por

960 120,86 USD incluido el IVA, el que fue cancelado en forma mensual por

56 477,70 USD con IVA, con un plazo de 518 días, es decir hasta el 13 de enero de

2016, designándole como Adm inistradores del Contrato al Asistente Provincial 1, con

memorando ELEPCOSA-PE-2014-12606-M de 13 de agosto de 2014 y posteriormente

al Director de Relaciones Industriales, con memorando ELEPCOSA-PE-2016-0428-M

de 11 de enero de 2016.

En la ejecución del contrato, se determinó las siguientes novedades:

1) A partir de enero 2015, se realizaron varios movimientos de cierre, apertura y

modificación de horarios de diferentes puestos de trabajo, como en las Agencias

Las Fuentes Latacunga, Zumbahua y Lasso; reubicación del puesto de presidencia

ejecutiva; creación del puesto en subestación móvil de Santa Ana Mulliquindil y

Agencia Sur; edificio central y Agencia de San Sebastián, sin que al respecto se

efectuaran informes de los cambios por parte del Adm inistrador del Contrato, a fin

de realizar las modificaciones respectivas al contrato principal.

2) Con orden de pago 72-01 y factura 9427 de 20 de enero de 2016, se canceló al

Proveedor 12 354,64 USD, por la prestación de servicio de seguridad por concepto

de once reajustes de los salarios unificados correspondientes al período entre

enero a noviembre de 2015, considerando la cláusula sexta. - Precio del contrato y

forma de pago, inciso 2, que señaló:

“.. .En el valor no se incluyen los incrementos que el Gobierno y las Comisiones Sectoriales que se decretaren dentro del período de vigencia de este contrato, las que de producirse serán incorporadas a pedido del contratista y el visto bueno de e lepco ...”.

TíZe-.-iA '"' CC.O

32

El Representante Legal de la Compañía de Seguridad, con oficio C.S.C-2016-

2337-R-OP-C)8-SOL de 12 de julio de 2016, requirió al Adm inistrador del Contrato

el reajuste de precios por incremento de beneficios correspondiente al período

comprendido entre el 1 de enero al 11 de julio de 2016, procediéndose con orden

de pago 323/08 de 6 de septiembre de 2016 y facturas 10065 y 10066 por

8 660,44 USD; al respecto el Adm inistrador del Contrato, con memorando

ELEPCOSA-VC-2016-13080-M de 16 de agosto de 2016, solicitó al Presidente

Ejecutivo, autorice al Director de Finanzas, la certificación presupuestaria y los

cálculos para la liquidación del contrato, incluidos los valores del incremento,

emitiéndose la disponibilidad presupuestaria 261.CP de 24 de agosto de 2016, por

parte de la Jefa de Presupuesto y Director de Finanzas.

El Asesor Jurídíco encargado, con memorando ELEPCOSA-AJ-2016-20031-M,

solicitó al Director de Finanzas y Director de Relaciones Industriales, el

establecim iento del valor correspondiente al incremento salarial establecido en el

contrato por los 4 meses como retroactivo del 12 de julio al 11 de noviembre de

2016.

En consecuencia, se pagó 21 015,08 USD por reajustes de salarios sectoriales,

por el período de enero de 2015 a noviembre de 2016, sin que los mismos hayan

sido contemplados en los pliegos y proyecto del contrato.

3) Respecto a los contratos complementarios, se verificó lo siguiente:

a) El Adm inistrador del Contrato, con memorando ELEPCOSA-DRI-2016-0600-M

de 12 de enero de 2016, presentó al Presidente Ejecutivo el informe favorable

para la suscripción del primer contrato complementario 006/2016 del contrato

principal 086/2014, suscribiéndose el mismo el 14 de enero de 2016, con un

plazo de 30 días es decir hasta el 12 de febrero de 2016 por 54 877,79 USD

incluido el IVA, por cuanto se encontraba en ejecución el nuevo proceso de

contratación del servicio de vigilancia de subasta inversa SIE-ELEPCO-103-

2016.

Los costos unitarios de enero y febrero de 2016 que se reflejaron en el período

del contrato complementario, fueron diferentes a los establecidos en el contrato

principal por 1 645,12 USD, por cuanto no consideraron la cláusula sexta. -

33

Ratificación dei contrato complementario, que señaló que, las partes se

ratifican en el total contenido del contrato principal que serán de cumplimiento

obligatorio para las partes, así:

(En Dólares de los Estados Unidos de Slorteamérica)

Ordende

pago

Autorización de pago Factura

Messervicio

Detalle de Puestos

Cantidad

V alorunitariocontratoprincipal086/2014

V alo r a ser cancelado al Contratista

según auditoria

Contrato com plem entarioV alor unitario contrato 006/2016 (2016-01-14 a 2016-02-13)

Totalcanceladocontratista

Diferencia

216/03 334/2016 9542 Ene-16 8 horas 8 890,19 7 121,52 919,86 7 358,88 237,36

216/03 334/2016 9542 Ene-16 12 horas 2 1 242,12 2 484,24 1 283,52 2 567,04 82,80

216/03 334/2016 9542 Ene-16 24 horas 16 2 484,20 39 747,20 2 567,01 41 072,16 1 324,96

49 352,96 50 998,08 1 645,12

b) El Adm inistrador del Contrato, con memorando ELEPCOSA-DRI-2016-2218-M

de 10 de febrero de 2016, presentó al Presidente Ejecutivo el informe para el

segundo contrato complementario 018/2016 del contrato principal, mismo que

fue suscrito el 12 de febrero de 2016 por 109 755,59 USD, por el plazo de 60

días, es decir del 13 de febrero al 12 de abril de 2016, por cuanto el proceso de

contratación SIE-ELEPCO-103-2016, para el servicio de vigilancia, fue

declarado desierto el 26 de enero de 2016.

Evidenciándose que los pagos por el segundo contrato complementario, en el

período de marzo 2016, variaron los costos unitarios del detalle de la factura,

con los constantes en el contrato principal por 1 603,72 USD, así:

(En Dólares de los Estados Unidos de Norteamérica)

ordende

pago

Autorización de pago Factura

Messervicio Puestos Cantidad

valorunitariocontratoprincipal086/2014

V alor que debía

haberse cancelado a contratista USD según

auditoría

Contrato com plem entario

V alor unitario contrato 018/2016

(13/02 /2016 a 13/04/2016)


Diferencia

259/04 477/2016 9818 Mar-16 8 horas 8 890,19 7 121,52 919,86 7 358,88 237,36

259/04 477/2016 9818 Mar-16 12 horas 1 1 242,12 1 242,12 1 283,52 1 283,52 41,40

259/04 477/2016 9818 Mar-16 24 horas 16 2 484,20 39 747,20 2 567,01 41 072,16 1 324,9648 110,84 49 714,56 1 603,72

c) El Adm inistrador del Contrato, con memorando ELEPCOSA-DRI-2016-5843-M

de 8 de abril de 2016, emitió al Presidente Ejecutivo, el informe para el tercer

contrato complementario 036/2016, mismo que fue suscrito el 20 de abril de

2016, por 164 633,38 USD, con un plazo de 90 días más, es decir del 13 de

abril al 11 de julio de 2016, por tal motivo en el período de mayo de 2016,

variaron los costos unitarios del detalle de la factura con los establecidos en el" 4 -JA V i- j (117,3

34

contrato principal, que no fue modificado mediante este contrato

complementario por 1 603,72 USD, así:

(En dólares de los Estados Unidos c

ordende

pago

Autorización de pago

Factura

Messerv id

oPuestos Cantidad

va lor unitario contrato principal 086/2014

Valor que debía

haberse cancelado a contratista

USD

Contrato com plem entarioValor unita rio contrato 036/2016 (14/04/2016 a 13/07/2016)


Diferencia

309/06809/2016Suarez 9952 May-16 8 horas 8 890,19 7 121,52 919,86 7 358,88 237,36

309/06809/2016Suarez 9952 May-16 12 horas 1 1 242,12 1 242,12 1 283,52 1 283,52 41,40

309/06809/2016Suarez 9952 May-16 24 horas 16 2 484,20 39 747,20 2 567,01 41 072,16 1 324,96

48 110,84 49 714,56 1 603,72

e Norteamérica)

4) Mediante convenio de pago 030/2016 de 23 de diciembre de 2016, se pactó el

servicio de seguridad privada con COMSECOTOPAX, por el período comprendido

entre el 12 de julio al 11 de noviembre de 2016, sin previo proceso de contratación.

Por lo expuesto, se canceló a la compañía se segundad por reajustes de salarios

sectoriales y diferencias de costos unitarios, valores en más por 25 867,68 US, que no

se justifican, como se detalla:

(En Dólares de los Estados Unidos de Norteamérica)Reajuste enero a noviembre 2015 12 354,64Reajuste enero a julio 2016 8 660,44Diferencia costo unitario: complementario (1) del 1 enero a febrero 2016 1 645,16complementario (2) del 2 febrero a abril 2016 1 603,72complementario (3) del 3 abril a julio 2016 1 603,72

Total 25 867,68

Lo expuesto se produjo por cuanto los Presidentes Ejecutivos, no dispusieron la

elaboración de contratos complementarios, legalizaron los contratos y convenio de

pago con valores adicionales a los estipulados en los pliegos; los Administradores de

los Contratos, no incluyeron en los informes para la modificación de los contratos, las

novedades respecto al objeto del contrato y por decidir que el sistema de pago sea

diario diferente al contrato principal; el Asesor Jurídico, por elaborar los contratos

incluyendo cláusulas adicionales como obligatorios para la empresa los que no constó

en los pliegos; los Directores de Finanzas, Contador General y Tesorero, por no

efectuar el control previo a la autorización, registro y pago de los reajustes y precios

unitarios, ocasionando desembolsos injustificados por 25 867,68 USD.

Por lo que incumplieron los artículos 70 Adm inistrador del contrato, 80 Responsable de

la administración del contrato, 85 Obras y servicios complementarios, 86 Creación de

rubros nuevos y 112 Normas para la aplicación de los contratos complementarios de la

35

Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública; 121 Administración del

contrato y 126 Sistema de reajuste, de su Reglamento; 44 Deberes y atribuciones del

Presidente Ejecutivo, en lo concerniente a los temas observados, los números 7 Dirigir

y coordinar las actividades de la compañía, 10 Aprobar los procedim ientos de trabajo

requeridos para la eficiente gestión administrativa, 14 que menciona el realizar actos,

contratos y autorizar gastos y 17 Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales del

Estatuto de la Compañía Concesionaria de Distribución y Comercialización “Empresa

Eléctrica Provincial Cotopaxi Sociedad Anónima ELEPCOSA” de 22 de mayo de 2009;

la cláusula décima cuarta, del contrato 086/2014 de14 de agosto de 2014; cuarta del

proyecto del contrato, precio del contrato, artículo 4.2 expresa: Que los precios

acordados, constituirán la única compensación al contratista por todos sus costos,

inclusive cualquier impuesto, derecho o tasa que tuviere que pagar, excepto el

Impuesto al valor agregado que será añadido al precio, conforme se menciona en el

numeral 4.1, cláusula novena reajuste de precios, que manifiesta y se hace referencia

a los artículos 126 Sistema de reajuste del Reglamento a la Ley Orgánica del Sistema

Nacional de Contratación Pública; y quinta otras obligaciones del contratista, en su

artículo 5.1 el contratista se comprometió a ejecutarlo, derivado del procedimiento de

contratación tramitado, sobre la base de las especificaciones técnicas o los términos

de referencia elaborados por la entidad contratante y que fueron conocidos en la etapa

precontractual; sección III, condiciones del procedimiento, 3.3 precio de la oferta,

inciso 3, constó que el precio de la oferta deberá cubrir todas las actividades y costos

necesarios para que el oferente preste los servicios objeto de la contratación, en

cumplim iento de los términos de referencia correspondientes y a plena satisfacción de

elepco; sección III fase contractual, 3.1.5 obligaciones del contratista, en su último

inciso señaló que el contratista en general, deberá cumplir con todas las obligaciones

que naturalmente se desprendan o emanen del contrato suscrito de los pliegos; los

códigos 1.05.20 Funciones del Supervisor de Servicios Generales, 1.45.10 funciones

del Asesor Jurídico, 1.70.05 funciones del Director de Relaciones Industriales, 2.15.10

Funciones del Tesorero, 2.25.15 Funciones del Contador General, 2.30.05 Funciones

del Director de Finanzas; establecidas en el Manual de Clasificación y Valoración de

Puestos, aprobado por el Directorio de la Empresa, el 30 de diciembre de 1997; e

inobservaron las Normas de Control Interno 100-03 Responsables del control interno,

401-02 Autorización y aprobación de transacciones y operaciones, 401-03

Supervisión, 402-02 Control previo al compromiso, 402-03 Control previo al

'$7 €£',■*A V 5 i C ( ^

36

devengado, 403-08 Control previo al pago, 405-04 Documentación de respaldo y su

archivo y 406-03 Contratación.

Con oficios 075, 076; del 082 al 086; del 091 al 094; 098, 0100 y O IO I-EE-ELEPC O -

2016 de 31 de marzo de 2017, se comunicaron los resultados provisionales a los

Presidentes Ejecutivos, Contratista, Administradores y Fiscalizadores, Asesores

Jurídicos, Directores de Finanzas, Contador General y Tesorero.

La Directora de Finanzas, del período de actuación entre el 2 de febrero al 30 de abril

de 2016, en comunicación de 10 de abril de 2017, manifestó:

“...En relación al primer contrato complementario.- durante el periodo de gestión de la suscrita entre el 2 de febrero al 30 de abril de 2016 actuó en función de la documentación presentada para proceder con pagos, a los cuales se efectuaron las observaciones necesarias - Con memorando ELEPCOSA DF- 2016-05302-M en el documento citado la suscrita presenta un informe con observaciones específicas al memorando ELEPCOSA-VC-2016-04698-M referentes a: liquidación mensual, novedades con reajustes de precios, no aceptación a la recomendación de que la Dirección Financiera y el área contable deban efectuar la liquidación económica, con fecha 29 de marzo de 2016 la Presidencia Ejecutiva mediante sumilla en el memorando ELEPCOSA- DF-2016-05302 dispone proceder con el pago, el 30 y 31 de marzo de 2016 mediante memorando ELEPCOSA-DRI-2016-05444-M el Director de Relaciones Industriales-Administrador del contrato, remite la liquidación económica por el mes de enero de 2016, dejando de su exclusiva responsabilidad los montos por él establecidos.- en el segundo contrato complementario como conclusión se señala y se ratifica en el hecho de que los aspectos económicos anteriores a la fecha de mi designación como administrador, tales como cálculos pormenorizados no me responsabilizo por no ser de mi competencia y autoría, como usted puede evidenciar el señor administrador se ratifica en su liquidación económica ...”

Lo mencionado por la servidora rectifica parcialmente lo comentado por el equipo de

auditoría, por cuanto efectuó las observaciones a los pagos; sin embargo, el

Presidente Ejecutivo dispuso el desembolso.

El Director de Relaciones Industriales del período del 1 de enero al 5 de junio de 2016

y como Asesor Jurídíco del período de actuación entre el 6 de junio y el 31 de


abril de 2017, indicó:

“...Los contratos 089/2013 y 063/2015 a que hace referencia no fueron elaborados durante mi gestión como Asesor Jurídico, sin embargo de aquello el cumplimiento de las cláusulas contractuales y sus incidencias, corresponden

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37

por mandato de ley a las atribuciones y responsabilidades propias tanto del administrador como del Fiscalizador del contrato - Se desprende que de los tres contratos complementarios fueron establecidos en días liquidaciones diarias y no por meses estandarizados, conforme se lo venía cancelando, lo que ha dado lugar que así como se paga enero, marzo y mayo por 31 días asi también se cancele el mes de febrero por 28 días, aspectos sobre los cuales los controles preventivo, concurrente y posterior tanto de Presupuesto, Contabilidad y Tesorería no hayan objetado los pagos con relación a la particularidad manifestada.- Con relación a reajustes de precios en calidad de Administrador del contrato fundamentado en que el contrato es ley para las partes y preponderantemente porque auditoría interna no observó nada al respecto, pronunciándose en el sentido de que se cancele estos valores sentándose jurisprudencia ...”

La observación se dirigió al sistema de cálculo ejecutado por cuanto difirió del contrato

principal, así como los valores por reajustes e incrementos sectoriales, no se

encontraron determinados en los pliegos y proyecto de contrato, por lo que lo

comentado por el equipo de auditoría se ratifica.

El Contador General, en el período de gestión entre el 3 de mayo de 1999 y el 31 de

diciembre de 2016, fecha de corte del examen especial, en comunicaciones de 11 y 19

de abril de 2017, expresó:

“.. .Mediante memorando ELEPCOSA-AP2-2015-021144-M el...Administrador del contrato solicita la reliquidación (reajuste) de valores de acuerdo a la cláusula sexta del contrato, 086/2014, suscrito con ...; El Director de Relaciones Industriales solicita a Presidencia Ejecutiva disponga el pago. El ...Asesor Jurídico encargado, mediante memorando 21238, emite el pronunciamiento del incremento en el sentido de que considera procedente el pedido desde el punto de vista jurídico. Auditoría Interna en la parte relacionada con conclusiones señala: el pedido del contratista de que se reconozca el incremento del salario básico unificado para los trabajadores en general de 354,00 USD a 358,43 USD tienen sustentación en el inciso tercero de la cláusula sexta del contrato. Presidencia Ejecutiva mediante memorando 21662, señala proceder con el pago. El...Jefe de Personal solicita la cancelación del valor de 13 619,29 USD. La Dirección Financiera emite la autorización de pago No. 91-2016 quien suscribe emite observaciones relacionadas determinadas con los valores determinados y la no pertinencia como reajuste al no encontrarse plenamente justificado, solicitándose la ratificación al pago.- Mediante memorando ELEPCOSA-CG-2016-06640 de 22 de abril de 2016 por parte del suscrito se emiten observaciones relacionadas con los pagos a..., me adhiero a los criterios emitidos por la Dirección Financiera contenido en los memorandos ELEPCOSA-DF-2016-05302-M y ELEPCOSA-DF-2016-05305-M relacionadas con observaciones respecto a reajustes de precios, multas a descontar que le corresponde al Administrador del contrato y pedido de que se efectúe un examen especial Auditoría Interna.- Orden de pago 323 reajuste mediante memorando ELEPCOSA-CG-2016- 13989-M de 31 de agosto de 2016 en relación al pago de reajuste de salarios a ... el suscrito comunica observaciones a la Dirección Financiera, al no

"¿ T A V

38

encontrarse los detalles completos de los puestos de servicios, para el análisis de los valores a cancelar por incremento consideran los puestos obviando la referencia a cada trabajador, por las razones expuestas en el memorando 13989 del suscrito y de acuerdo a lo señalado en el artículo 41 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado solicité a la Dirección Financiera la ratificación al pago, misma que no ha puesto atención a las mismas pues ninguna ha sido solventada, la misma mediante memorando ELEPCOSA-DF- 2016-14049-M de 1 de septiembre de 2016 emite la ratificación de disposición de pago, cabe indicar que la misma ha actuado como delegado en la suscripción del acta de entrega recepción única y definitiva en al que señala que debería ser la Dirección de Finanzas en el proceso de pago realizado hasta la fecha no ha determinado valores a favor o en contra de la empresa a menos que de la revisión a esta acta establezca algún valor.- Orden de pago 59 convenio de pago mediante memorando ELEPCOSA-CG-JT-2017-00508-M quien suscribe conjuntamente con el señor Tesorero comunicamos a la Dirección Financiera varias observaciones a propósito de la revisión del trámite de pago por el servicio y retroactivo del 1 de julio al 13 de agosto de 2014 y servicio retroactivo del 12 de julio al 11 de noviembre de 2016, pues a esa fecha se encontraba suscrita el acta de entrega recepción única y definitiva de liquidación del contrato 086/2014 y complementarios 006/2016, 018/2016/ y 036/2016 se indicó que no se encuentra documentación que se evidencie que se haya efectuado a través del portal de compras públicas, no adjuntaron documentos físicos de los procesos anteriores que han sido declarados desiertos, diferencias en roles frente a los aportados al IESS, se solicitó la ratificación al pago en referencia al art. 41 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, la misma fue emitida a la Dirección Financiera a través del memorando ELEPCOSA-DF-2017-00634 - En atención a la disposición se procedió con el pago, sin embargo, frente a los señalamientos de la Dirección Financiera y atención parcial de las observaciones mediante memorando ELEPCOSA-CG-JT-2017-02474 puntualmente que es necesario advertir las omisiones, inconsistencias, o falencias para que en el futuro y ante organismo internos o externos de control no existan novedades, donde seguramente ya no existirá el espíritu de cuerpo, sino solamente responsabilidades individuales...”. “...Respecto al justificativo del Asesor Jurídico y Director de Relaciones Industriales en el sentido de que Contabilidad y Tesorería no ha objetado los pagos con relación a reajuste de precios y preponderantemente..., pronunciándose en el sentido de que cancele estos valores sentándose jurisprudencia, se estima pertinente indicar que: El funcionario relaciona los contratos 089/2013 y 063/2015 con argumentos referidos a los servicios de seguridad; lo cual no es así, pues estos contratos corresponden a los suscritos por ELEPCO, para la prestación del servicio de toma de lectura, quisiera pensar que por desconocimiento, más que por actitudes que desdigan de la buena fe de las personas, de manera incorrecta el Asesor Jurídico incluye a Contabilidad, conjuntamente con presupuesto y tesorería (área financiera) dentro de las áreas que a su criterio no han objetado los pagos, exonera de su observación a la Dirección Financiera, que como se ha demostrado documentadamente a pesar de las observaciones de contabilidad, ésta dirección ha dispuesto pagos obviando el control previo a la autorización de estos. Y respecto a la cancelación de reajustes de precios, con el argumento de que auditoría interna no ha observado al respecto, se estima pertinente recordar la facultad de Asesoría Jurídica de presentar también su pronunciamiento jurídico de no corresponder los pagos, bien pudo haberlo señalado y con mayores conocimientos de la ley. Mediante memorando

c j j 1 * 4 : , ►¡1A-' KJ U t i V l C

39

ELEPCOSA-VC-2016-06378-M de 19 de abril de 2016, el Asesor Jurídico en la liquidación económica señala que no cabe ningún descuento y en la conclusión señala “me ratifico en el hecho de que los aspectos económicos anteriores a la fecha de mi designación como administrador tales como cálculos no pormenorizados no me responsabilizo por no ser de mi competencia y autoría" se entiende entonces la responsabilidad del Asesor Jurídico como Administrador, en los siguientes pagos - De igual manera las objeciones puestas en memorando ELEPCOSA-CG-JT-2017-00508-M de 10 de enero de 2017, el suscrito y el Tesorero comunicaron al Director de Finanzas la objeción al pago...”.

Lo manifestado por el servidor rectifica parcialmente las novedades expuestas por el

equipo de auditoría, puesto que emitió las observaciones de manera documentada, en

relación a los incrementos y reajustes sectoriales; sin embargo, se mantiene lo

comentado debido a que no existió respaldo ni observaciones a la diferencia en los

costos unitarios pagados en los contratos complementarios calculados en forma diaria,

situación que difirió del contrato principal.

El Tesorero del período de actuación entre el 18 de febrero de 1998 y el 31 de


abril de 2017, señaló:

“...Respecto a este particular existen los pedidos de pago por parte del administrador del contrato al Director de Relaciones Industriales, y este a su vez a la Dirección Financiera, quien autoriza el pago, para lo cual adjunto los memorandos Nro. ELEPCOSA-DRI(e)2015-04806-M, ELEPCOSA-API-2015- 04805-M, ELEPCOSA-AP2-2015-17646-M, ELEPCOSA-AP1-2015-019033-M, ELEPCOSA-VC-2016-10641-M, HOJA DE RUTA NO. 3186, ELEPCOSA-VC- 2016-9928-M, HOJA DE RUTA NRO. 3057, ELEPCOSA-VC-2016-9645-M, ELEPCOSA-CG-2016-06640-M, HOJA DE RUTA NO. 1531, ELEPCOSA-VC- 2016-4698-M, HOJA DE RUTA NRO. 2041, ELEPCOSA-VC-6378-M.- El suscrito conjuntamente con el señor contador hemos hecho observaciones a algunos pagos, según se desprende de los memorandos Nros. ELEPCOSA- CG-JT-2017-00508-M, ELEPCOSA-CG-2017-00602-M, a propósito de la revisión del trámite de pago por el servicio y retroactivo del 1 de ju lio al 13 de agosto de 2014, y retroactivo del 12 de ju lio al 11 de noviembre de 2016, liquidación del contrato principal 86/2014 y complementarios, 006/2016, 018/2016 y 036/2016; por lo que se manifestó la inquietud de cancelar valores del año 2014, por lo que solicitamos la ratificación, pedido que es atendido según memorando Nro. ELEPCOSA-DF-2017-00634...”.

Lo mencionado por el servidor rectifica parcialmente lo comentado por el equipo de

auditoría, debido a que emitió las observaciones de manera formal, en relación a los

pagos efectuados por reajustes o incrementos sectoriales; sin embargo, no se

evidenció objeción en cuanto a la diferencia de precios unitarios cancelados en los

contratos complementarios a diario diferente al contrato principal.

40

El Asesor Jurídico del período de actuación entre el 1 de noviembre de 1995 y el 31 de

octubre de 2015, en comunicación de 19 de abril de 2017, manifestó:

“...El proceso es ley para las partes y los términos expuestos constan como aportes de los funcionarios del área requirente es de indicar que mi acción no perjudicó los intereses de la institución. No me corresponde de conformidad al manual de clasificación y valoración de puestos, como asesor jurídico cumpliendo con la constitución, leyes y reglamentos, procedí a determinar las cláusulas que correspondían para esta clase de contratos, por lo que el hecho convalidó todas las apreciaciones técnicas que en ese momento requirió la unidad correspondiente y siendo el contrato ley para las partes, en ELEPCO se dio a conocer a los actores principales esto es: administrador del contrato, fiscalización, área requirente, área financiera y Presidencia Ejecutiva...”.

Lo indicado por el servidor ratifica lo comentado por el equipo de auditoría, por cuanto

fue quien elaboró el contrato incluyendo obligaciones para la empresa, mismas que no

se encontraban establecidas en los pliegos del proceso de contratación.

El Asesor Jurídico, en el período de gestión entre el 23 de noviembre de 2015 al 31 de

mayo de 2016, en oficio ELEPCOSA-PE-2017-0767-C>F de 19 de abril de 2017, indicó:

“...El artículo 1561 del Código Civil Ecuatoriano dispone que todo contrato legalmente celebrado es ley para las partes, de manera que sus normas priman por encima de los términos de referencia o cualquier otra situación precontractual.- En tal sentido el contrato principal 056/2014 fue elaborado el14 de agosto de 2014, por el Asesor Jurídico que actuó en ese período, quien estableció el derecho para que el contratista sea beneficiario de los incrementos que establezca el Consejo Nacional de Salarios CONADES, a través del ministerio de Trabajo para el sector de vigilancia.- de manera que el Asesor Jurídico actuante en el período de elaboración del contrato, creó un derecho para el contratista y una obligación para ELEPCO S.A, que de conformidad con el articulo 1561 del Código Civil corresponde a la empresa hacer cumplir con el mismo, y así lo hice en calidad de Asesor Jurídico encargado, en tal sentido solicito se deje sin efecto el comentario de Asesores Jurídicos y se establezca claramente cuál fue el Asesor Jurídico que estableció el derecho para la compañía de seguridad.- Con relación a los contratos complementarios los costos unitarios en relación al primer contrato complementario al que nos referimos con los dos subsiguientes que estuvieron a mi cargo, no se cambió el precio unitario de los mismos con relación al contrato principal... ”.

Lo manifestado por el servidor rectifica parcialmente lo comentado por el equipo de

auditoría, debido a que no participó en la elaboración del contrato; así como, en la

redacción de los contratos complementarios, los costos son similares al contrato

principal, existiendo la variación ya en los pagos.A£X<riA Y vjr-JO

41

El Asistente Administrativo 2, en calidad de adm inistrador del contrato, en el período

de gestión entre el 1 de mayo 2014 al 31 de diciembre de 2015, en comunicación de

18 de abril de 2017, indicó:

“...debo aclarar que con motivo de un acuerdo verbal mantenido entre el Presidente Ejecutivo y el Representante de la compañía de guardias...,se acordó reubicar el puesto de la Agencia Sur al edificio central.- de este particular tenia pleno conocimiento tanto el Presidente Ejecutivo, como también el Director Financiero de quienes constan las sumillas de aprobación en el acta firmada con fecha 5 de enero de 2015.- Debo manifestar que a partir de los meses de agosto del 2015 hasta diciembre de 2015 en los respectivos informes para el pago se hace aclaración de los diferentes cierres y reubicaciones que se van suscitando a lo largo de los mencionados meses donde se evidencia la disminución en los pagos al contratista y por tanto ahorro para la institución.- los cambios, cierres y reubicaciones se originaron entre otras causas por el proceso eruptivo del volcán Cotopaxi, donde algunas agencias tuvieron que dejar de atender de manera temporal reubicándolas en la estación móvil Santa Ana de Mulliquindil, en razón de este pedido de TRANSELECTRIC yo como administrador del contrato mediante memorando ELEPCOSA-AP1-2015- 015512-M emitido al Presidente Ejecutivo el 4 de septiembre de 2015 solicité autorice la elaboración de un contrato complementario al contrato 086/2014 en el que se encuentran algunas sumillas entre ellas la del Director Financiero donde se dirige a la Dirección de Relaciones industríales expresando que se puede redistribuir el personal de seguridad (Anexo 3).- Yo como administrador del contrato tenía que cumplir y hacer cumplir lo estipulado en el contrato, entre lo que se encontraba la cláusula SEXTA y su inciso 2, del contrato 086/2014 mediante oficio 2015-2169-r-op-08-SOL con 23 de noviembre de 2015 Comsecotopax solicita el pago del reajuste por el incremento del salario mínimo sectorial de 358,43 USD motivo por el cual apegado al contrato procedo a solicitar autorizaciones respectivas para la cancelación del pago a través del memorando ELEPCOSA-AP2-2015-021144-M de 24 de noviembre de 2015, Presidencia Ejecutiva mediante hoja de trámite 6832 sumilla a Asesoría Jurídica y Auditoría Interna para que emitan sus respectivos pronunciamientos para lo cual el Asesor Jurídico encargado mediante memorando ELEPCOSA- AJ-2015-21238-M de 25 de noviembre de 2015 en su inciso 6 dice: Por tanto con todos los elementos legales enunciados se considera procedente el pedido desde el punto de visto jurídico, corresponde a la Dirección de Relaciones Industríales y Administración del contrato la justificación técnica del incremento lo que incluye el porcentaje en coordinación con el departamento financiero, con este pronunciamiento jurídico se procede al pago del reajuste salarial Anexo 4 ...”.

Lo mencionado por el servidor rectifica parcialmente lo comentado por el equipo de

auditoría, por cuanto presentó documentación en la que informa los movimientos de

puestos y la solicitud de que se elaboren contratos complementarios.

El Presidente Ejecutivo en el período de gestión entre el 18 de septiembre de 2006 y el

8 de septiembre de 2015, manifestó:

“ ...Es importante referirme a lo indicado por usted, en el sentido que lo expuesto se produjo por cuanto, los Administradores de los Contratos en sus respectivos periodos de actuación, no incluyeron en los informes presentados a la máxima autoridad para la elaboración de los contratos modificatorios las novedades en los rubros objeto del contrato, tampoco verificaron la diferencia de precios de los puestos de 8, 12 y 24 horas recibido por el contratista en los reportes detallados en las facturas de los contratos complementarios y convenio de pago, así como emitir la procedencia de los pagos correspondientes a los reajustes de precios, debido a incrementos de salarios sectoriales, mismo que no se encontraban establecidos en los pliegos del proceso, los asesores por incluir y generar valores adicionales como obligatorios para la entidad contratante que no se estipularon en los pliegos - El análisis realizado por usted es contundente al afirmar la responsabilidad de los administradores y los asesores jurídicos, por lo que me sumo para que en el caso de un posible perjuicio a los recursos de la empresa, sean los responsables conjuntamente con la empresa beneficiaría de restituirlos inmediatamente...”

Como máxima autoridad, no tomó las acciones pertinentes sobre modificación de

puestos, Incrementos sectoriales y diferencia de precios unitarios, por tanto, el

comentario se ratifica.

Conclusión

Existieron incrementos y modificación de rubros en los contratos de seguridad privada,

sin elaborar los contratos complementarios, también variación de precios unitarios en

los pagos de estos contratos y convenio de pago y la inclusión de valores por

Incrementos en salarios sectoriales, que no se encontraban establecidos en los

pliegos, por cuanto los Presidentes Ejecutivos, no consideraron modificación de

puestos, legalizaron los pagos por contratos complementarios y convenio de pago e

incrementos sectoriales con valores adicionales a los estipulados en los pliegos; el

Adm inistrador del Contrato por considerar el sistema de costos unitarios diario; así

como; el Asesor Jurídico, por elaborar los contratos incluyendo cláusulas adicionales

como obligatorios para la empresa los que no constó en los pliegos; los Directores de

Finanzas, Contador General y Tesorero por no efectuar el control previo a la

autorización, registro y pago de los precios unitarios, ocasionando un pago en más de

25 867,68 USD a favor del Contratista, que no se justifican.Aív j i a v

43

Recomendaciones


7. Dispondrá al Asesor Jurídico, que previo a la elaboración de contratos por

adquisición de bienes y/o prestación de servicios, se considere los términos

precontractuales establecidos en los pliegos del proceso de contratación,

procurando salvaguardar los intereses institucionales.

A los Adm inistradores del Contrato

8. Verificarán en el caso de existir contratos complementarios, que en los informes

que presenten los contratistas, se liquiden con los mismos costos unitarios que se

establecieron en el contrato principal.

Al Director de Finanzas, Tesorero y Contador General

9. Realizarán el control previo a la autorización, registro y pago, verificando que se

adjunte toda la documentación de soporte y se cumpla las cláusulas contractuales,

caso contrario presentarán las objeciones debidamente motivadas.

Proceso de contratación para el servicio de vigilancia y seguridad privada, fue

declarado desierto sin motivación

En la empresa se efectuaron en los años 2015 y 2016, dos procesos de contratación

por subasta inversa electrónica, para el servicio de vigilancia y seguridad privada,

declarándolos desiertos, sin que uno de ellos se encuentre motivado, así:

El Jefe de Servicios Generales, con memorando ELEPCOSA-SSG-2015-22887-M de

15 de diciembre de 2015, remitió al Jefe de Personal, los parámetros mínimos y

términos de referencia para la contratación de los servicios de vigilancia y seguridad

privada para la entidad, mismo que fue revisado y enviado a la máxima autoridad para

su aprobación.

El Presidente Ejecutivo, en memorando ELEPCOSA-JP-2015-22902-M de 15 de

diciembre de 2015, autorizó el Inicio del proceso de contratación, el que constó en el

Plan Anual de Contratación para el año 2015, en la partida 2250001096069

contratación de servicios de vigilancia, por un costo referencial de 665 630,00 USD.jP ^ íVíx «j a v i o

44

El Presidente Ejecutivo, con memorandos ELEPCOSA-PE-2015-23714-M, 23712 y

23711 de 30 de diciembre de 2015, designó al Director de Finanzas, como Presidente

de la Comisión Técnica, Jefe de Servicios Generales y Jefe de Personal, en calidad de

miembros de la comisión.

El Presidente Ejecutivo, con Resolución Administrativa IN-103-2015 de 30 de

diciembre de 2015, aprobó los pliegos y autorizó el inicio del proceso SIE-ELEPCO-

103-2015 y publicación en el portal de compras públicas.

La Comisión Técnica, con memorando ELEPCOSA-DF-2016-157-M de 6 de enero de

2016, remitió a la Jefe de Adquisiciones, acta de reunión debidamente legalizadas, en

el que constó una aclaración a los oferentes, de conformidad al artículo 31 de la Ley

Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y 22 de su Reglamento que

señala que la máxima autoridad podrá modificar los pliegos siempre que no alteren el

objeto del contrato y el presupuesto referencial, resolviendo no considerarse como

parámetro de evaluación de las ofertas.

La Jefa de Adquisiciones, con memorando ELEPCOSA-JA-2016-378-M de 11 de

enero de 2016, remitió al Presidente de la Comisión Técnica, siete ofertas presentadas

con la documentación respectiva, solicitando la convalidación de errores de ser el

caso, la misma que no se efectuó.

La Comisión Técnica, con memorando ELEPCOSA-DF-855-2016-M de 15 de enero de

2016, presentaron al Presidente Ejecutivo, el acta de resultados de la calificación de

ofertas presentadas, en el que señalaron que únicamente un oferente cumplió con los

pliegos y términos de referencia; sugiriendo la continuación del proceso de

contratación, la misma que fue sumillada a la Jefe de Adquisiciones, quien en

memorando ELEPCOSA-JA-2016-01164-M de 21 de enero de 2016, comunicó al

Presidente de la Comisión Técnica, la publicación del acta de calificación en el portal

de compras públicas para que se considere en la negociación algunos parámetros de

cumplim iento de la normativa y pliegos y que la misma debe formalizarse.

La Comisión Técnica, con memorando ELEPCOSA-CT-2016-1306-M de 22 de enero

de 2016, presentó al Presidente Ejecutivo, el acta de negociación, donde concluyeron

que lo solicitado en el ítem 5 respecto a la autorización de apertura de sucursal,

cuando el oferente esté domiciliado en otra provincia, deberá presentarse la

45

autorización de apertura emitido por el Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas, lo

que puede ser considerado como restrictivo y/o discrim inatorio, estimándose como una

infracción, conforme al a lo establecido en su artículo 4 Principios, que menciona que

para la aplicación de esta ley y de los contratos que de ella se deriven, se observarán

los principios de legalidad, trato justo, igualdad, calidad, vigencia, tecnología,

oportunidad, concurrencia, transparencia, publicidad y participación nacional de la Ley

Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, por lo que, con apego a las

normas legales, y por contravenir a los intereses institucionales, determinaron no

proceder con la negociación convocada en el cronograma del proceso; recomendando

salvo mejor criterio se declare desierto el proceso, fundam entándose en el artículo 33

letra c) que estipula que por considerarse inconvenientes para los Intereses nacionales

o institucionales todas las ofertas o la única presentada, la declaratoria de

inconveniencia deberá estar sustentada en razones económicas, técnicas o jurídicas,

mismo que fue sumillado al Auxiliar Administrativo 2 el 26 de enero de 2016, para que

se elabore la resolución administrativa de desierto.

El Presidente Ejecutivo, con Resolución Administrativa DD-003-2016 de 26 de enero

de 2016, resolvió declarar desierto el proceso SIE-ELEPCO-103-2015, disponiendo su

publicación en el portal de compras públicas, la que fue comunicada al Presidente de

la Comisión Técnica por la Jefe de Adquisiciones, con memorando ELEPCOSA-JA-

2016-01486-M de 27 de enero de 2016.

El proceso de contratación SIE-ELEPCO-103-2015 para el servicio de vigilancia y

seguridad privada, se declaró desierto, sin el fundamento técnico, legal y económico

debidamente motivado, por las siguientes consideraciones:

Los pliegos para el proceso de contratación, fueron elaborados por el Asistente de

Adquisiciones, revisados y aprobados por la Comisión Técnica, donde debieron

considerarse y/o efectuar la aclaración a los oferentes, como se hizo con la

presentación del certificado ISO de Calidad para la participación de más oferentes;

en ese sentido, el motivo por el cual se declaró desierto como al señalar que los

oferentes tengan sucursal en Latacunga, también pudo ser considerado mediante

aclaración.

De los siete oferentes presentados, seis no cumplieron con el requisito de contar

con una sucursal en Latacunga, así como no cumplieron con más requerimientos,‘ »\J '-o A c e > n q ■/ 5

46

por los cuales no calificaron, razón por la que, si se incluía esta obligación de la

misma forma los seis oferentes no eran calificados.

La Comisión Técnica, emitió el acta de calificación, declarando a un solo oferente

como calificada.

Por los antecedentes expuestos se determinó que el requisito de flexibilizar y permitir

participación a los oferentes que no tengan sucursal en la ciudad de Latacunga, no es

determinante ni restrictivo para que el proceso tenga mayor participación; por tanto, no

constituyó un motivo elemental para la declaratoria de desierto.

Lo manifestado se produjo, por cuanto el Presidente Ejecutivo, declaró desierto el

proceso signados SIE-ELEPCO-103-2015 sin la motivación sustentada en razones

económicas, técnicas o jurídicas; los miembros de la Comisión Técnica, revisaron y

aprobaron sin modificaciones los pliegos, sugiriendo la declaratoria de desierto, sin

demostrar la inconveniencia para la entidad, existiendo un proveedor calificado, lo que

ocasionó que no se cumpla con la planificación institucional y que no se cuente

oportunamente con el servicio de seguridad y guardianía.

Por lo que Incumplieron los artículos 33 Declaratoria de procedimiento desierto y 42

Comisión Técnica, de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública;

44 Deberes y atribuciones del Presidente Ejecutivo, en lo concerniente a los temas

observados, los números 7 Dirigir y coordinar las actividades de la compañía, 10

Aprobar los procedimientos de trabajo requeridos para la eficiente gestión

administrativa, 14 que menciona el realizar actos, contratos y autorizar gastos y 17

Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales del Estatuto de la Compañía

Concesionaria de Distribución y Comercialización “Empresa Eléctrica Provincial

Cotopaxi Sociedad Anónima ELEPCOSA” de 22 de mayo de 2009; los códigos 1.05.20

Funciones del Supervisor de Servicios Generales del Manual de Clasificación y

Valoración de Puestos, aprobado por el Directorio de la Empresa, el 30 de diciembre

de 1997; e, inobservaron las Normas de Control Interno 100-01 Control Interno, 100-03

Responsables del control interno y 406-03 Contratación.

Con oficios 075, 076, 087, 089 y 0101-EE-ELEPCO-2016 de 31 de marzo de 2017, se

comunicaron los resultados provisionales al Presidente Ejecutivo y miembros de la

Comisión Técnica.

47

El Jefe de Personal como miembro de la Comisión Técnica, en comunicación de 10 de


. A fin de cumplirse con el procedimiento dinámico de la subasta inversa, que es la puja hacia la baja del precio ofertado, y con ello la empresa se beneficie en un ahorro, y evitar algún perjuicio económico, la comisión técnica recomendó al presidente Ejecutivo, declare desierto e inicie un nuevo procedimiento de subasta inversa electrónica ...”

El Director de Relaciones Industriales, en el período de actuación comprendido entre

el 18 de agosto al 30 de noviembre de 2015; y como Director de Finanzas en el

período de gestión entre el 1 de diciembre de 2015 y el 1 de febrero de 2016 y

miembro de la Comisión Técnica, en comunicación sin fecha, recibido el 19 de abril de

2017, señaló:

“...Solicito se sirva incluir en los relatos de los actos administrativos, el texto íntegro del mismo, en el cual comunico se absuelven las observaciones por su departamento planteadas para el inicio del proceso de contratación, así también la sumilla inserta en este documento dirigida a la Jefa de Adquisiciones, que menciona que: se comprueba lo solicitado en el control previo suscrito por el Ab...Auxiliar Administrativo II, del Departamento de Adquisiciones, es decir que mi actuación sobre los términos de referencia fue el de comprobar que se cumplan las disposiciones emanadas en la legislación ecuatoriana y de cumplimiento de las observaciones planteadas por la unidad de adquisiciones, como lo demuestra la sumilla que solicito sea considerada, solicito también incluir mi siguiente punto de vísta sobre la declaración de procedimiento desierto, sustentado en el artículo 47 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública: a fin de cumplirse con el procedimiento dinámico que es la subasta inversa que es pujar hacia la baja el precio ofertado y con ello que la empresa se beneficie en un ahorro, y evitar algún perjuicio económico, la comisión técnica recomendó al Presidente Ejecutivo declare desierto e inicíe un nuevo procedimiento de contratación...’’.

El Supervisor de Servicios Generales, en calidad de miembro de la comisión técnica,

en el período de actuación comprendido entre el 31 de agosto de 2009 al 22 de

febrero 2016, en comunicación de 19 de abril de 2017, indicó:

"...Se consideró en uno de los ítems constantes como requisito para la elaboración de los pliegos, el solicitar la autorización de apertura de sucursal, ya que la cantidad de armas a utilizarse para la ejecución de este servicio supera las 10 armas, tema sobre el cual se mantuvo una reunión de trabajo en la Presidencia Ejecutiva el mismo día que estaba planificada la sesión de negociación con el oferente calificado para el efecto, reunión en la cual el Presidente Ejecutivo exhortaba la no conveniencia de continuar con el proceso y que debería declarar desierto el mismo, ya que consideraba que este ítem a su criterio era discriminatorio.- la comisión técnica con el asesoramiento de la jefe de adquisiciones, el Auxiliar Administrativo 2, el Director de Relaciones

48

Industriales, y sobre la base expuesta por la Presidencia Ejecutiva en reunión de trabajo, procede a elaborar el acta con la cual se recomienda la declaratoria de desierto del proceso, en calidad de comisión técnica con apego a las normas legales vigentes y por contravenir los intereses institucionales recomendamos salvo su mejor criterio se declare desierto el proceso SIE- ELEPCO-103-2015.- Debo indicar además que la resolución es elaborada por un abogado perteneciente al departamento de adquisiciones, bajo supervisión del jefe de ese departamento, por lo que de existir alguna ilegalidad en el acto administrativo simplemente debió dejarlo sin efecto y recomendar se continúe con el proceso y al contrario lo avala al generar la resolución N°DD-003-2016, el Presidente Ejecutivo de no considerarlo también pudo haberlo dejado sin efecto a la final es quien toma las decisiones - Cabe recalcar que en esta declaratoria de desierto, no se ha perjudicado al Estado, ni a la institución, ya que se continuó recibiendo el servicio con la firma de un contrato complementario en base a los mismos términos del original, es de responsabilidad de los funcionarios que quedaron a cargo de las distintas áreas haber llamado a un nuevo proceso...”.

Lo manifestado por los servidores, miembros de la Comisión Técnica, ratifica lo

comentado por el equipo de trabajo, por cuanto sugirieron se declare desierto sin la

motivación del caso y por no considerar que, dentro de la normativa de contratación

pública, es viable el proceder con una negociación de llegar un solo oferente

calificado.

Conclusión

Un proceso de contratación para el servicio de vigilancia y seguridad privada fue

declarado desierto sin la motivación respectiva, por cuanto el Presidente Ejecutivo, sin

el sustento ni las razones económicas, técnicas o jurídicas resolvió declarar desierto;

y, los miembros de la Comisión Técnica, por revisar y aprobar sin modificaciones los

pliegos, sugiriendo la declaratoria de desierto sin demostrar la inconveniencia para la

entidad a pesar de existir un proveedor calificado, lo que ocasionó que no se cumpla

con la planificación institucional y que no se cuente oportunamente con el servicio de

seguridad y guardianía.

Recomendaciones


10. Dispondrá al servidor designado para la revisión de los pliegos para la contratación

de un servicio, que previo a su aprobación e inicio del mismo, se considere el

49

objeto, naturaleza y condiciones del mercado, con la finalidad que se cumplan con

las necesidades institucionales.

11. Previo a la emisión de resoluciones para declarar procesos de contratación como

desiertos y/o cancelado, verificará que los mismos se encuentren debidamente

motivados y enmarcados en la normativa de contratación pública.

A los miembros de la Comisión Técnica

12. Dentro de sus responsabilidades, previo a sugerir a la máxima autoridad la

declaración de desierto de un proceso de contratación, justificarán y motivarán en

razones técnicas, económicas o jurídicas, con la finalidad de precautelar los

intereses institucionales.

Inconsistencias en la etapa precontractual del proceso de contratación SIE-

ELEPCO-079-2016

El Asistente de Servicios Generales, con memorando ELEPCOSA-DRI-2016-15363-M

de 27 de septiembre de 2016, remitió al Director de Relaciones Industriales, los

términos de referencia para la contratación del servicio de vigilancia, protección,

seguridad privada, custodia de bienes y materiales, de conformidad a las solicitudes

de necesidad recibidas por las agencias de ELEPCO, donde se aclaró la necesidad de

10 puestos para 8 horas y 15 puestos para 24 horas, adicionalmente 2 puestos para

supervisión y administración, la presentación de un informe mensual previo al pago

avalizada por el Adm inistrador del Contrato; en relación, al armamento que el oferente

deberá presentar un listado y los permisos individuales de las armas legalmente

autorizadas para su uso otorgado por el Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas,

con un presupuesto referencial de 574 982,28 USD sin IVA.

La Jefe de Adquisiciones, en comunicación de 12 de octubre de 2016, certificó que no

se encuentra en el catálogo electrónico este servicio y dispuso mediante sumilla

inserta al Auxiliar de Ingeniería Informática elaborar los pliegos; quien, con

memorando ELEPCOSA-JA-2016-16279-M de 12 de octubre de 2016, remitió al

Director de Relaciones Industriales.

El Presidente Ejecutivo, con memorando ELEPCOSA-PE-2016-16361-M de 13 de

octubre de 2016, señaló al Analista de Servicios Generales, que debido a que la

50

unidad de adquisiciones se encuentra saturada de actividades, le dispone realizar los

pliegos.

El Director de Relaciones Industriales, en memorando ELEPCOSA-DRI-2016-16365-M

de 13 de octubre de 2016, solicitó al Presidente Ejecutivo, la aprobación de los pliegos

y autorización de la resolución de inicio y publicación en el portal de compras públicas;

el mismo que fue sumillado para su revisión legal y resolución de inicio.

El 17 de octubre de 2016, con Resolución Administrativa IN-079-2016, el Presidente

Ejecutivo, aprobó los pliegos y autorizó el Inicio del proceso, donde encargó la

administración del portal de compras públicas, sin especificar el servidor, así como

designó a los miembros de la Comisión Técnica, conformada por el Director de

Finanzas como Presidente, Director de Relaciones Industriales, como delegado de

Presidencia y al Analista de Talento Humano, en calidad de profesional afín al objeto

de la contratación, quienes designaron con memorando SIE-ELEPCO-079-2016-CT-

001 de 19 de octubre de 2016, al Analista de Servicios Generales, como Secretario, en

calidad de.apoyo a la comisión sin voto y sin voz.

En Acta 1 de 19 de octubre de 2016, la Comisión Técnica, realizó aclaraciones a las

preguntas y respuestas; la misma fecha, el Auxiliar de Ingeniería Informática, en

memorando ELEPCOSA-AII-2016-16711-M, informó a la Jefe de Adquisiciones, que

las observaciones planteadas en la elaboración de los pliegos, no fueron considerados

por parte del Director de Relaciones Industriales.

La Secretaría General, en comunicación sin fecha, informó a la Comisión Técnica que

se recibió diez ofertas para el proceso de contratación de servicios de vigilancia,

entregándose las mismas el 24 de octubre de 2016, además se resolvió el 25 de

octubre de 2016, no realizar la convalidación de errores.

La Comisión Técnica, con memorando SIE-ELEPCO-079-2016-CT-003 de 28 de

octubre de 2016, remitió al Presidente Ejecutivo el acta 4 de calificación de ofertas,

con la modalidad de cumple y no cumple, considerando la presentación de formularios

y requisitos mínimos previstos en los pliegos, habilitando a dos oferentes.

Verificándose que en el formulario resumen de puja del portal de compras públicas

efectuada el 28 de octubre de 2016, difiriendo con el establecido en el control de

fechas del proceso de contratación para el 31 de octubre del mismo año desde la

10hOO a 10h45, considerando el presupuesto referencial de 574 982,28 USD, la

compañía Águilas ofertó por 574 982,00 USD a las 17:38 y SETRACOM por

574 981,26 USD a las 17:40, con una disminución de 28 centavos y 1 dólar con 2

centavos, en su orden; es decir, que las ofertas se bajaron en un 0,0001%, tampoco

se respetó la fecha establecida en el cronograma y duración de la misma de

conformidad al artículo 46 del Reglamento de la Ley Orgánica Nacional del Sistema de

Contratación pública que señala:

“ ...En el día y hora señalados en la Convocatoria, se realizará la puja hacia la baja a través del portal www.compraspublicas.gov.ee.- La duración de la puja será establecida en los pliegos y no podrá ser menor a quince (15) minutos ni mayor a sesenta (60) minutos, contados a partir de la hora establecida en la convocatoria. . . ”

La Comisión Técnica, con memorando SIE-ELEPCO-079-2016-CT-004 de 31 de

octubre de 2016, adjuntó el acta 5 de la misma fecha, donde notificó el resultado de la

puja al Presidente Ejecutivo, recomendando su adjudicación a SETRACOM.

El Presiente Ejecutivo, con Resolución Administrativa AD-054-2016 de 8 de noviembre

de 2016, adjudicó el contrato a SETRACOM por 574 981,26 USD y autorizó la

publicación en el portal de compras públicas, designando como Adm inistrador del

Contrato, al Analista de Servicios Generales, así como dispuso al Asesor Jurídico, la

elaboración del contrato, quien con oficio ELEPCOSA-AJ-2016-2378-OF de 9 de

noviembre de 2016, remitió al Representante Legal de la Compañía de Seguridad, la

notificación para la legalización del mismo, además presentó un informe donde

concluyó señalando que se ha cumplido el debido proceso precontractual, de

conformidad a la Ley y Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional

de Contratación Pública.

El 10 de noviembre de 2016, se suscribió el contrato 082/2016, entre el Presidente

Ejecutivo y el Representante Legal de la Compañía de Seguridad, por

574 981,26 USD más IVA, con un plazo de 365 días, designando como Adm inistrador

del Contrato, al Analista de Servicios Generales, la misma fecha se presentaron las

pólizas por fiel cumplim iento del contrato 167438 emitida por Seguros Confianza, con

vigencia del 10 de noviembre de 2016 al 10 de noviembre de 2017 y por accidentes

personales 51368 en Metropolitana Compañía de Seguros y Reaseguros, desde el 1

de septiembre de 2016 al 1 de septiembre de 2017.

52

El Asesor Jurídico, en memorando ELEPCOSA-AJ-2016-18417-M de 21 de noviembre

de 2016, remitió al Director de Finanzas, el contrato 082/2016, quien con memorando

ELEPCOSA-DF-2016-18440-M de 22 de noviembre de 2016, dispuso al Contador

General, proceda con el control previo al registro y al Tesorero remitió la póliza de

seguros CC. 167438 por 28 749,06 USD emitida por Seguros Confianza para su

custodia; al respecto, con memorando ELEPCOSA-CG-2017-00602-M de 11 de enero

de 2017, previo al pago los servidores mencionados presentaron las observaciones al

contrato manifestando:

“...El presupuesto referenciaI ha sido elaborado en base al promedio resultante de 3 cotizaciones y los valores del contrato actual, cabe indicar que los valores d e l....- Son inferiores a los de la compañía ... del contrato actual y como tal del valor promedio obtenido y utilizado para el proceso, en un monto de 574 982,28 USD - Tomando en consideración el valor contratado en el monto de 574981,26 USD resulta una disminución en relación al presupuesto referencia! de1,02 USD que porcentualmente representa 0,0001774%, de acuerdo a los términos de referencia en el numeral 19 variación de la puja consta el 1%, asi también en la sección V Puja de los pliegos consta el porcentaje de variación mínimo durante la puja será del 1%.- Mediante memorando 16361 de 13 de octubre de 2016, Presidencia ejecutiva señala y dispone...Analista de Servicios Generales... efectuar la elaboración de pliegos y su respectiva publicación, en la resolución IN-079-2016 de 17 de octubre de 2016 de aprobación de pliegos, autorización de inicio del proceso art. 1 y 2 el art. 3 señala encargar al administrador del portal su publicación en la página institucional del SERCOP de conformidad al art. 13 del reglamento general de la LOSNCP se consulta si esta publicación ha sido efectuada por el administrador del portal, como señala la resolución, o por el señor Analista de Servicios Generales, de acuerdo a disposición del memorando 16361.- En memorando 16365 de 13 de octubre de 2016 la Dirección de Relaciones Industriales señala una vez revisados y aprobados los pliegos por el área pertinente solicito a quien corresponda la elaboración de la resolución, sin especificar a qué área pertinente se refiere.- mediante memorando 001 de 19 de octubre de 2016, la comisión técnica designa...Analista de Servicios Generales como Secretario.- Se consulta si correspondía la legalización o no de los memorandos 002, 003 y 004 por parte del Secretario designado, asi como el resultado en la calificación de ofertas.- Se consulta si cabe la verificación de habilitación en el SERCOP al momento de la calificación.- En la resolución elaborada por el abogado... No. AD-054- 2016 art. 2 no se específica a quien se encarga la publicación de la resolución en la página institucional del SERCOP, se desconoce si esta acción fue efectuada por el señor Analista de Servicios Generales.- Asi también en la resolución referida, es designado...Analista de Servicios Generales, como administrador del contrato.- Se desconoce si la Jefatura de adquisiciones ha realizado observaciones a este proceso, sin encontrarse adjunta documentación alguna...”.

Determinándose las siguientes novedades en la etapa precontractual:s.<i A 'ji

53

No se publicaron los estudios, diseños o proyectos de mercado para la definición

del presupuesto referencial para el proceso de contratación, considerándose como

base el promedio de valores constantes en las proformas, mismas que con ese

antecedente existían otros proveedores de menor costo.

Los pliegos definitivos no fueron elaborados por el área de adquisiciones, sino por

un servidor de la unidad de Servicios Generales, quien no consideró las

observaciones efectuados por esta área.

Lo dispuesto por el Presidente Ejecutivo, con memorando ELEPCOSA-PE-2016-

16361-M de 13 de octubre de 2016, donde se remitió al Analista de Servicios

Generales, la elaboración de los pliegos, debido a que la unidad de adquisiciones

se encuentra saturada de actividades, contradice al contenido del memorando

16279 de 12 de octubre de 2016 y recibido por la Dirección de Relaciones

Industriales, el 13 de octubre de 2016, mediante el cual la Jefatura de

Adquisiciones puso a consideración los pliegos de este proceso.

La Comisión Técnica, en la calificación del oferente ganador, no verificó la

existencia de la documentación que sustenta el equipo mínímo, según los

lineamientos de los pliegos.

El Analista de Servicios Generales, en este proceso fue designado como:

Adm inistrador del portal de compras públicas, Secretario de la Comisión Técnica y

Adm inistrador del Contrato.

La publicación del proceso en el portal de compras públicas, se realizó el 17 de

octubre de 2016 por el Analista de Servicios Generales, servidor de la Dirección de

Relaciones Industriales, funciones que le correspondía al Departamento de

Adquisiciones.

Durante la fase de puja efectuada el 28 de octubre de 2016, fecha anticipada a la

del control de fechas del proceso que era el 31 de octubre de 2016, con una

duración menor a los 15 minutos, establecidos por el artículo 56 del Reglamento

General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Publica,

participando 2 oferentes habilitados, quienes no pujaron hacia la baja del

presupuesto referencial, ganando el oferente que presentó su propuesta por 574

981,26 USD que le representó a la entidad un ahorro en 1,02 USD.

54

La fecha estimada de adjudicación según el cronograma del procedimiento, estuvo

prevista para el 31 de octubre de 2016; sin embargo, el proceso se adjudicó el 8 de

noviembre de 2016 al proveedor SETRACOM por 574 981,26 USD sin IVA.

No se publicó en el portal de compras públicas, el memorando SIE-ELEPCO-079-

2016-CT-004 de 31 de octubre de 2016, con el que la Comisión Técnica,

recomendó al Presidente Ejecutivo la adjudicación del contrato del proveedor.

Las inconsistencias generadas en el proceso precontractual, se originó por cuanto, el

Presidente Ejecutivo, encargó el trámite y administración de proceso de subasta

inversa signado con código SIE-ELEPCO-079-2016 al Analista de Servicios

Generales, servidor de la Dirección de Relaciones Industriales, sin considerar la

existencia del departamento de adquisiciones, así como por legalizar los documentos y

resoluciones del proceso con deficiencias en su etapa precontractual; el Director de

Relaciones Industriales, no efectuó las modificaciones realizadas a los pliegos por los

servidores del departamento de adquisiciones; el Asesor Jurídico, entregó el aval al

debido proceso de contratación, sin considerar la inconsistencias presentadas en el

proceso precontractual; el Analista de Servicios Generales, ejecutó el proceso de

contratación, sin pertenecer al área encargada de contratación pública, actuó como

responsable de la herramienta informática del SERCOP y como Adm inistrador del

Contrato, lo que conllevó a no cumplir con la normativa de contratación pública

relacionada en el proceso precontractual; y los miembros de la Comisión Técnica,

emitieron el acta de calificación de ofertas, sin que el oferente ganador haya cumplido

con la totalidad de los requisitos, por sugerir la adjudicación a un oferente sin seguir el

debido proceso, mismo que no se cumplió en el porcentaje indicado en los pliegos y

por validar el proceso de puja sin cumplir con la normativa de contratación pública,

dando lugar a que no se precautele los intereses institucionales en relación al mejor

costo.

Por lo que incumplieron los artículos 23 Estudios, 31 Divulgación, inscripción,

aclaraciones y modificaciones de los pliegos, 32 Adjudicación, 42 Comisión técnica, 47

Subasta inversa de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública; 18

Comisión Técnica, Pliegos; 24 Adjudicación; 44 Procedencia; 46 Puja; 48 Adjudicación

de su Reglamento; 44 Deberes y atribuciones del Presidente Ejecutivo, en lo

concerniente a los temas observados, los números 7 Dirigir y coordinar las actividades

de la compañía, 10 Aprobar los procedimientos de trabajo requeridos para la eficiente

55

gestión administrativa, 14 realizar actos, contratos y autorizar gastos y 17 Cumplir y

hacer cumplir las disposiciones legales del Estatuto de la Compañía Concesionaria de


Anónima ELEPCOSA” de 22 de mayo de 2009; los códigos 1.05.20 Funciones del

Supervisor de Servicios Generales, 1.45.10 funciones del Asesor Jurídico, 1.20.20

Auxiliar Administrativo 2, 1.70.05 funciones del Director de Relaciones Industriales,

establecidas en el Manual de Clasificación y Valoración de Puestos, aprobado por el

Directorio de la Empresa, el 30 de diciembre de 1997; e, inobservaron las Normas de

Control Interno 100-03 Responsables del control interno, 401-03 Supervisión y 406-03

Contratación.

Con oficios 075, 082, 085, 086, 088 y 090-EE-ELEPCO -2016 de 31 de marzo de

2017, se comunicaron los resultados provisionales al Presidente Ejecutivo, Analista de

Servicios Generales, miembros de la Comisión Técnica, Director de Relaciones

Industriales, Asesor Jurídico y Jefe de Servicios Generales.

El Director de Relaciones Industriales del período de actuación comprendido entre el 3

de diciembre de 2012 y el 18 diciembre 2014 y del 18 de agosto al 31 diciembre 2016,

fecha de corte del examen especial y como miembro de la Comisión Técnica, en

comunicación de 19 de abril de 2017, manifestó:

. se dio cumplimiento como según lo indica el art. 45 del Reglamento de la LOSNCP y que el tema de sustentación de los vehículos la comisión técnica verifica los documentos presentados por las ofertas dando valides a la presentada según como se solicita en los pliegos, 9.3 Recursos: El oferente deberá justificar la disponibilidad de los recursos solicitados mediante la presentación de matrículas, sea que los recursos sean de su propiedad se ofrezca bajo arrendamiento o compromiso de arrendamiento, compromiso de compra venta o en general cualquier forma de disponibilidad de los recursos, de acuerdo al siguiente detalle.- El proceso de puja realizado en el proceso de contratación SIE-ELEPCO-079-2016, no tiene determinación contra la comisión conformada ya que la misma fue realizada por el SERCOP y es quien determina el proveedor adjudicado se presenta el descargo respectivo...”.

El Director de Finanzas del período de actuación comprendido entre el 1 de mayo al

31 de diciembre de 2016 y el Director de Relaciones Industriales del período de

actuación comprendido entre el 6 de junio al 17 de agosto de 2016, como miembros de

la Comisión Técnica, en oficio ELEPCOSA-DF-2017-0006 de 19 de abril de 2017 y

comunicación de 19 de abril de 2017 respectivamente, señalaron:v > e f - j

56

“...la comisión técnica en la calificación del oferente ganador si verificó que en la documentación presentada exista el sustento de que la empresa proveedora del servicio cuente con dos vehículos, ya que en los pliegos se menciona que deberá adjuntar una carta compromiso de compra de los mismos y en la oferta presentada por el oferente ganador se hace constar la mencionada carta cuya copia adjunto.- En el proceso de puja la comisión no tiene ninguna injerencia ya que el sistema del SERCOP determina el proveedor adjudicado, conforme lo demuestro en el documento de resumen de puja que adjunto...”.

Lo mencionado por los servidores, como miembros de la Comisión Técnica, ratifica lo

comentado por el equipo de auditoría, por cuanto en la calificación de ofertas, no se

evidenció el cumplim iento del equipo mínimo, así como en el proceso de puja, existió

una disminución del 0,0001%, diferente a la constante en los pliegos, sin cumplirse de

esta manera con la normativa de contratación pública

El Analista de Servicios Generales del período de actuación comprendido entre el 21

de septiembre al 31 de diciembre de 2016, fecha de corte del examen especial, en

comunicación de 19 de abril de 2017 manifestó:

“ ...1.- En el numeral 12 de los términos de referencia se encuentra desglosado los costos que se detallan en las cotizaciones con las que se procedió a realizar el cálculo del presupuesto referencial para el proceso SIE-ELEPCO- 079-2016, cabe indicar que las cotizaciones fueron recibidas una vez que se puso en conocimiento la autorización emitida por el Ministerio del Interior (Levantamiento de puestos), con toda esta información se procedió a realizar el cálculo promedio con las cotizaciones ya mencionadas, toda esta documentación se encuentra dentro del expediente original del proceso.- 2.- Los pliegos fueron elaborados con la información que se encontraba plasmada en los términos de referencia del proceso, acorde a lo que se estipula en la normativa, cabe indicar que se actuó en base a la Disposición Administrativa expresa en el memorando ELEPCOSA-PE-2016-16361-M - 3.- Recibí la disposición administrativa y según esto procedí a realizar los siguientes actos en el proceso - 4.- En ningún documento se ha realizado la designación expresa como administrador del portal, la designación como Secretario sustentado en la normativa se la realizó con el memorando SIE-ELEPCO-079- 2016-CT-001 para que realice funciones de apoyo a la comisión técnica, sin voz y sin voto solo para apoyo a los miembros de la misma.- 5.- la publicación que se realizó se sustenta en la Disposición Administrativa expresa en el memorando ELEPCOSA-PE-2016-16361-M de fecha 13 de octubre de 2016.- 6 - Lo ocurrido en la puja el día 31 de octubre de 2016, es responsabilidad directa de los oferentes y de parte del órgano rector de la Contratación Pública SERCOP, además sustentados en el inciso 5 del artículo 45 del RGLOSNCP que indica que las ofertas económicas inicíales presentadas a través del portal ...obligan al oferente a cumplir las condiciones técnicas y económicas ofertadas en el caso de resultar adjudicado, aun (sic) cuando no participare en el acto de la puja - 7.- La fecha estimada de adjudicación según el cronograma era 31 de octubre de 2016, se generó el memorando SIE-ELEPCO-079-2016- CT-004, mismo que fue entregado en secretaria de presidencia el 01 de

57

noviembre de 2016 inmediatamente se le dio trámite, posterior a esto coincide con el feriado nacional de los días 2, 3, 4 de noviembre por lo que se genera la resolución de adjudicación y se publica la misma el 8 de noviembre de 2016, cabe indicar que la fecha de adjudicación era estimada más no una fecha que se tenía que cumplir para su publicación, ya que como ocurrió en este proceso existieron factores externos por lo que no se publicó en la fecha estimada.- 8 - El memorando SIE-ELEPCO-079-2016-CT-004 no se publicó al haberse obtenido gran parte del contenido de este documento del reporte de puja que se genera automáticamente en el portal de compras públicas, con el objetivo de poder tomar en cuenta la observación planteada, se ha publicado todas las actas memorando del proceso, en el portal de compras públicas como documentación relevante del proceso.- En los pliegos en el numeral 4.1.2 Equipo mínimo, en el numeral interno 12 “VEHÍCULOS” se solicita “vehículos tipo camioneta doble cabina 4x4, mínimo 2600 CC, mínimo año 2014" en el numeral “9.2 EQUIPO”; de los términos de referencia publicados indica: “El oferente deberá justificar la disponibilidad del equipo solicitando mediante la presentación de matrículas sea que el equipo sea de su propiedad, se ofrezca bajo arrendamiento o compromiso de arrendamiento, compromiso de compra venta con Automotores Continental en el caso de ser adjudicado el proceso SIE-ELEPCO-079-2016, por lo que se dictaminó que existía la propiedad, tomando en cuenta lo que se encontraba en los términos de referencia del proceso...”.

Lo indicado por el servidor ratifica lo comentado por el equipo de auditoría, por cuanto

se efectuó un análisis promedio, sin considerar los intereses institucionales respecto a

costos referenciales, así como por porcentaje mínimo se debía bajar el 5% según la

normativa; sin embargo, para esta adquisición, se incumplió con los pliegos y la

normativa de contratación pública, adjudicando el proceso con menos del 0,0001% de

rebaja que realizó el proveedor.

Conclusión

El proceso precontractual de prestación de servicio de vigilancia y seguridad privada,

se realizó al margen de la normativa legal de contratación pública, por cuanto el

Presidente Ejecutivo, encargó el trámite y administración de proceso de subasta

inversa, al Analista de Servicios Generales, servidor de la Dirección de Relaciones

Industriales, existiendo el departamento de adquisiciones y por legalizar los

documentos y resoluciones del proceso con errores; el Director de Relaciones

Industriales no efectuó las modificaciones realizadas a los pliegos por los servidores

del departamento de adquisiciones; el Asesor Jurídico, por entregar el aval al debido

proceso de contratación sin las observaciones respectivas; el Analista de Servicios

Generales, ejecutó el proceso de contratación sin cumplir con la normativa de

contratación pública relacionada en el proceso precontractual; y, los miembros de la

58

Comisión Técnica, emitieron el acta de calificación de ofertas, sin que el oferente

ganador haya cumplido con la totalidad de los requisitos y por sugerir la adjudicación a

un oferente sin seguir el debido proceso, mismo que no se cumplió en el porcentaje

indicado en los pliegos y por validar el proceso de puja sin cumplir con la normativa de

contratación pública, dando lugar a que no se precautele los intereses institucionales

en relación al mejor costo.

Recomendaciones


13. Previo a adjudicar un proceso de contratación de prestación de servicios,

dispondrá a la Jefe de Adquisiciones, verifique el cumplimiento de los pliegos,

contrato y demás normativa de contratación pública.

Al Director de Relaciones Industriales y Jefe de Servicios Generales

14. En base a un estudio, diseño o proyecto de mercado, definirán el presupuesto

referencial para los procesos de contratación, con la finalidad de seleccionar al

oferente que convenga a los intereses institucionales.

Al Asesor Jurídico

15. Brindará asesoría legal en forma permanente a la máxima autoridad, Directores y

Jefes Departamentales, sobre aspectos relacionados a contratación pública, con la

finalidad de cumplir con el debido proceso, así como en la elaboración de los

contratos.

A los miembros de la Comisión Técnica

16. Verificarán previamente a la calificación y ejecución del contrato, que las ofertas

presentadas cumplan con los parámetros establecidos en los pliegos y

disposiciones legales en materia de contratación pública, con el fin de seleccionar

la mejor oferta en calidad y precio que beneficien a la empresa.~r̂ C A \X C -U ^ l-J ~ A v N o Ó J t .

59

Ausencia de control del parque automotor

Al 31 de diciembre de 2016, la empresa mantuvo un parque automotor compuesto por

78 vehículos livianos, 15 pesados y 21 motocicletas, para el cumplim iento de las

actividades administrativas y operativas, donde no se definieron los lineamíentos y

procedimientos para el control, en cuanto a su utilización, mantenim iento y provisión

de combustibles y lubricantes, así:

No contaron con un inventario completo y actualizado del parque automotor, donde

consten las características del vehículo, servidor responsable, placas, estado,

ubicación, dependencia, entre otros, que permitiera ejercer un control a los

mismos.

En el año 2016 del total de 93 vehículos livianos y pesados, 55 de ellos no fueron

designados por parte del Jefe del Departamento de Servicios Generales, a los

custodios mediante acta de entrega recepción.

Los requerim ientos para la utilización de los automotores, presentados por las

diferentes unidades administrativas y operativas de la empresa, al Jefe de

Servicios Generales, se evidenció que, en la emisión de las órdenes de

movilización, señalaron información como: fecha, motivo, destino y chofer

asignado; constaron datos de otros conductores, distintos a los mencionados en

los memorandos de solicitud.

La empresa contó con una póliza de seguros para el parque automotor, con la

Compañía de Seguros Sucre, con vigencia del 16 de marzo de 2016 al 16 de

marzo de 2017, determinándose que, del inventario proporcionado, con oficio

ELEPCOSA-SSGG-2017-O149-OF de 24 de enero de 2017, por parte del

Coordinador de Servicios Generales, no se incluyeron en la misma los siguientes

15 automotores:

Número Tipo de automotor Placa

1 Camioneta Chevrolet XEA-02442 Camioneta Chevrolet XEA-02113 Camioneta Mazda XEA-02614 Camioneta Chevrolet XEA-02825 Camioneta Toyota XEA-02806 Camioneta Toyota XEA-02817 Motocicleta Yamaha EA621A8 Motocicleta Yamaha EA622A9 Motocicleta Yamaha EA619A

60

10 Motocicleta Yamaha EA616A11 Motocicleta Yamaha EA904G12 Motocicleta Suzuki EA613A13 Motocicleta Suzuki EA583A14 Motocicleta Suzuki EA615A15 Motocicleta Suzuki EA556A

Así como vehículos que constó en la póliza de seguros y no en el inventario del

parque automotor entregado por la entidad así:

Automotores PlacaFord Wincha XEA-0231Chevrolet Grúa XEA-0334Chevrolet Grúa XEA-0370Ford cajón - c XEA-0685Hiño canasta XEA-0693Internacional grúa XEA-0847Internacional grúa XEA-0883

De la muestra de 17 casos de siniestros ocurridos en el parque automotor, se

constató que 11 vehículos fueron conducidos por choferes diferentes al custodio

de los mismos, así como en la documentación del reclamo, no constaron firmas del

asegurado, como en los recibos de indemnización, reportes de accidentes y

reclamos.

Del inventario del parque automotor, nos proporcionaron únicamente matriculas de

67 automotores, sin incluirse 27 vehículos y 21 motocicletas de conformidad al

oficio ELEPCOSA-DRI-2CI17-5494-M de 14 de febrero de 2017, por parte del

Director de Relaciones Industriales, donde se incluyó del vehículo Camioneta

Mazda placas XEA-0261, el que no estuvo dentro del inventario.

En la capital y cantones de la provincia, para la utilización de los automotores en

actividades operativas y administrativas, no contaron con el formulario “Hojas de

ruta” , donde establece: actividades a realizarse, fecha, motivo, nombre, firma del

servidor responsable, unidad, kilometraje, entre otros.

Respecto a la emisión de las órdenes de movilización por parte de los cantones se

evidenció:

En los años 2014 y 2015, se emitieron las órdenes de movilización directamente,

sin la existencia del requerim iento ni autorización en el cantón La Maná, en los

cantones Sigchos, Pujilí, Salcedo, Saquisilí, Pangua y la parroquia de Zumbahua,

no existieron orden de movilización ni requerimiento, así como las bitácoras,

registro y control de vehículos de estas dependencias, se entregaron únicamenten

^ jT L iC A y OfxJ 3

61

de los meses de noviembre y diciembre de 2016, donde presentaron las siguientes

novedades:

En Saquisilí, Pangua, Sigchos y la parroquia de Zumbahua, solamente se

registraron las novedades de la agencia, sin considerar el control de la

salida y entrada de los vehículos.

En Pujilí y La Maná, mantuvieron un registro incompleto de las bitácoras

respecto al kilometraje del vehículo, tampoco se legalizó por el responsable

del registro de la compañía de seguridad ni del Supervisor.

En los partes de labores (bitácoras) elaboradas por los guardias de turno, se

evidenció en su registro información incompleta, respecto a la salida y retorno de

los vehículos oficiales como: kilometraje de entrada y salida, placas, servidores,

firma de conductores, como no fueron legalizados por los guardias ni validado por

los supervisores, respectivamente.

Para la emisión de las órdenes de movilización, la Dirección Técnica, solicitó su

generación al área de Servicios Generales, donde se evidenció que no se

verificaron que actividades iban a desarrollar por parte de las unidades requirentes.

Se determinó que, en algunos casos, las solicitudes de movilización presentados

para las comisiones de servicio para el cumplim iento de las actividades fuera de la

provincia, no fueron legalizados y/o sumillados su autorización por parte de los

directores departamentales requirentes; sin embargo, los Jefes de Servicios

Generales y Responsables del parque automotor, emitieron las órdenes de

movilización, mediante el aplicativo cge Movilización de la Contraloría General del

Estado.

No se evidenció la emisión de las órdenes de movilización en algunos pedidos de

la unidades administrativas y operativas, en otras existieron únicamente los

pedidos, como no se describió la actividad específica a cumplirse.

De la inspección a los automotores de la empresa efectuada los días 9 y 10 de

marzo de 2017 por parte del equipo de auditoria, en forma conjunta con el

Asistente de Servicios Generales, se evidenció que algunos vehículos se

encontraron deteriorados, con carrocerías hundidas, faros rotos, sin logotipo

62

institucional, ni placas y otros lo llevaron en la parte trasera o delantera, los cuales

son:

VehículoToyota Doble cabina XEA-300Ford Wincha XEA-231Chevrolet PICK-UP XEA-245Camioneta Chevrolet XEA-788Internacional grúa XEA-847Camioneta Chevrolet XEA-621Chevrolet GEEP XEA-538Chevrolet doble cabina XEA-475Suzuki GEEP XEI-1017Camioneta Chevrolet XEA-787Toyota Pick - up XEA-377Mitsubishi doble cabina XEA-236Ford cajón - c PQV-685Toyota Doble cabina XEA-444Chevrolet Pick - up XEA-174Toyota Doble cabina XEA-327Toyota Doble cabina XEA-328

Así mismo no contaron con información suficiente, que permitieran determinar la

ubicación de cada uno de los vehículos en forma inmediata en cada patio y/o

garaje de la empresa, determinándose:

El vehículo XEA-790 tuvo solo orden de movilización sin requerimiento; así

como el automotor con placas XEA-795, XEA-373 tuvo autorización, pero

no las órdenes de movilización para el sábado 11 de marzo de 2017.

El vehículo XEA-214 no justificó las salidas con las órdenes de

movilización.

No se evidenció la elaboración de planes de mantenimiento para el parque

automotor por parte de los Jefes de Servicios Generales, mismo que debía pasar a

revisión del Director de Relaciones Industriales y aprobación del Presidente

Ejecutivo, únicamente se presentó una matriz donde se reflejó el historial del

mantenimiento efectuado a cada vehículo.

No se realizó ningún control respecto al consumo de combustible por km y por

galón de cada automotor, tampoco se identificó los tiempos entre los cambios de

aceite, líquidos de freno y filtros, únicamente entrega de combustible medíante el

formulario respectivo.

63

Lo expuesto se produjo por cuanto los Presidentes Ejecutivos, no implementaron

políticas internas de control para la utilización, mantenim iento y provisión de

combustibles y lubricante del parque automotor; los Directores de Relaciones

Industriales, Jefes de Servicios Generales y servidores responsables del parque

automotor, no elaboraron el plan de mantenim iento para conocim iento y posterior

aprobación por parte de la máxima autoridad, tampoco efectuaron el control en el

pedido y despacho de la provisión de combustible y lubricantes por vehículo, no

coordinaron ni solicitaron procedimientos y lineamientos de control como: inventario

actualizado, seguros de vehículos, matrículas; tampoco se elaboraron actas de

entrega recepción de los automotores con los servidores custodios, no requirieron a

los guardias el registro de información completa en la salida y retorno de automotores,

no verificaron que los requerim ientos y autorizaciones, se encuentren con la

documentación completa y legalizados; lo que ocasionó que no se precautele,

salvaguarde y controle el uso de los vehículos institucionales, con la finalidad de

optim izar los mismos.

Los servidores incumplieron los artículos 3 Movilización de los vehículos oficiales y

excepciones, 4 Funcionarios responsables, 5 Logotipo, placas oficiales y conducción

de los vehículos, 6 Orden de movilización, 12 Mantenimiento preventivo y correctivo y

13 Abastecim iento de combustible y lubricantes del Reglamento de Utilización,

Mantenimiento, Movilización, Control y Determinación de Responsabilidades de los

Vehículos del Sector Público y de las Entidades de Derecho Privado que disponen de

Recursos Públicos, publicado en el Registro Oficial 60, de 11 de abril de 2003, vigente

hasta el 5 de febrero de 2014; 2 Asignación de los vehículos, 3 Servidores y/o

trabajadores responsables; 4 Conducción de los vehículos, 5 Movilización de los

vehículos oficiales y excepciones, 6 Solicitud de orden de movilización, 7 Registros y

estadísticas, 8 Custodia del vehículo, 9 Mantenimiento preventivo y correctivo, y 10

Abastecim iento de combustibles y lubricantes, 12 Seguro de los vehículos y 13

Notificación de percances y patrocinio y 14 Identificación de los vehículos, del

Reglamento para el Control de los Vehículos del Sector Público y de las Entidades de

Derecho Privado que disponen de Recursos Públicos, publicado en el Registro Oficial

178 de 6 de febrero de 2014; 44 Deberes y atribuciones del Presidente Ejecutivo, en lo

concerniente a los temas observados, los números 7 Dirigir y coordinar las actividades

de la compañía, 10 Aprobar los procedimientos de trabajo requeridos para la eficiente

gestión administrativa y 17 Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales del

64

Estatuto de la Compañía Concesionaria de Distribución y Comercialización “Empresa

Eléctrica Provincial Cotopaxi Sociedad Anónima ELEPCOSA” de 22 de mayo de 2009;

12.2 que menciona que el departamento de Servicios Generales mantendrá

actualizada la lista de empleados y funcionarios autorizados para conducir vehículos,

para lo cual entregará autorización escrita, 12.4 para establecer el control de cada

vehículo se responsabiliza a una sola persona de su manejo y control, quedando

prohibido a su vez que éste entregue la llave o volante a otra persona no autorizada

expresamente, 12.8 que manifiesta que la entrega recepción de los vehículos de una

persona a otra se hará mediante la suscripción de una acta en la cual se indicará el

estado y los accesorios, el kilometraje con que se entrega y más detalles, 12.10 El

conductor de un vehículo además de cumplir con las leyes de tránsito cumplirá con las

normas de seguridad, responsabilizándose de cualquier daño que se produjere por

negligencia, mal manejo y 12.12 El departamento de Servicios Generales preparará

para cada vehículo el programa de mantenimiento el cual deberá ser ejecutado con la

colaboración de la persona responsable del uso del vehículo del Reglamento Interno

de la Empresa Eléctrica Provincial Cotopaxi S.A vigente desde el 10 de septiembre de

1986; y los códigos 1.05.20 Funciones del Supervisor de Servicios Generales, 1.70.05

funciones del Director de Relaciones Industriales, 1.10.15 Auxiliar de Transportes,

1.20.15 Auxiliar Adm inistrativo 1, 1.20.20 Auxiliar Administrativo 2, 4.20.05 Operador

de Subestaciones establecidas en el Manual de Clasificación y Valoración de Puestos,

aprobado por el Directorio de la Empresa, el 30 de diciembre de 1997; e, inobservaron

las Normas de Control Interno 100-03 Responsables del control interno y 406-09

Control de vehículos oficiales.

Con oficios del 040 al 069, 075, 076, 086, 088, 089 y 0101-EE-ELEPCO -2016 de 31


Ejecutivos, Directores de Relaciones Industriales, Jefes de Servicios Generales y

servidores responsables de la emisión de las órdenes de movilización y

salvoconductos en los cantones y la parroquia de Zumbahua.

Al respecto, el Director de Relaciones Industriales del período de actuación

comprendido entre el 1 de enero al 5 de junio de 2016, en comunicación de 10 de abril

de 2017, indicó:

“...Motivadamente cito y anexo varios memorandos con el cual podráevidenciar que conforme a mis atribuciones en ese entonces de Director deRelaciones Industriales se dispuso al personal bajo mi mando se encarguen de

- ^ s e s s - . - jT A y o ,>í o

65

instrumentar y cumplir con lo constante en el acuerdo 005-CG-2014 que contiene el reglamento para el control de vehículos del sector público y de las entidades de derecho privado que disponen de recursos públicos.- Desde el inicio de mi gestión se detectó situaciones en la que las actas de custodia de los vehículos que mantenía el departamento de inventarios con relación a los que tenían servicios generales no guardaban armonía, lo cual no creo que hasta la fecha los entes de control internos y externos no hayan recomendado y evidenciado toma de decisiones...”.

Lo manifestado por el servidor ratifica lo comentado por el equipo de auditoría, debido

a que los encargados de hacer cumplir las funciones de sus subalternos en lo

relacionado al manejo y control del parque automotor, es el departamento de Servicios

Generales, que se encuentra dentro de la estructura organizacional bajo la Dirección

de Relaciones Industriales, que es la indicada a efectuar el control, supervisión y

evaluación de que sus disposiciones se estén cumpliendo a cabalídad.

La Directora de Relaciones Industriales en el período de actuación entre el 19 de

diciembre de 2014 y el 13 de julio de 2015, indicó:

“...debo manifestar a usted que, durante mi período de permanencia en esta dirección, se mantuvo el inventario del parque automotor y en base a éste se gestionó su uso, control y mantenimiento, en coordinación con el área de Servicios Generales, encargada del parque automotor de la empresa, como evidencia las copias de los documentos adjuntos...”.

Lo indicado por la servidora rectifica parcialmente lo comentado por el equipo de

auditoría, por cuanto adjuntó la documentación acorde a las observaciones realizadas.

El Director de Relaciones Industriales en el período de actuación entre el 13 de

diciembre de 2012 y el 18 diciembre 2014 y del 18 de agosto al 31 diciembre 2016,

fecha de corte del examen especial, en comunicación de 19 de abril de 2017,

manifestó:

“...Es importante aclarar y evidenciar que las funciones del control del uso del parque automotor y del mantenimiento y provisión de combustible le corresponde cumplir al Supervisor de Servicios Generales, como el Manual de Clasificación y Valoración de Puestos.- Como se podrá observarlas actividades y competencias atribuidas al Director de Relaciones Industriales, no tienen relación con el control del uso del parque automotor y del mantenimiento y provisión de combustibles, como se le indica, corresponde al Supervisor de Servicios Generales.- Con lo que se ha demostrado que mi actuación como Director de Relaciones Industriales, se ajustó a las atribuciones otorgadas en el Manual...”.

- s ^ 5 > C i O w 7 A V S C Í 5

66

Lo señalado por el servidor ratifica lo comentado por el equipo de auditoría, por cuanto

al no ser el responsable directo del control del parque automotor, tiene bajo su

dirección al departamento de servicios generales a quien controla y supervisa sus

actividades.

El Director de Relaciones Industriales del período de actuación entre el 18 de agosto

2015 al 30 de noviembre de 2015 y como Director de Finanzas del período de

actuación comprendido entre el 1 de diciembre de 2015 y el 1 de febrero de 2016, en

comunicación sin fecha, recibido el 19 de abril de 2017, expresó:

“...Referente al control de vehículos dispuse como consta en el manual de funciones, que el control del parque automotor esté a cargo de la Jefatura de Servicios Generales, bajo mi supervisión obviamente y que se acate la normativa emitida por la Contraloría General Estado como son el Reglamento de vehículos del sector público, dispuse la utilización del aplicativo CGE de movilización emitido por esta institución de control - En definitiva lo que estuvo a mi alcance lo pudo disponer en dos meses y medio, tiempo que es insuficiente si tomamos en cuenta que 10 años pasó abandonado el puesto.

El Director de Relaciones Industriales del período de actuación comprendido entre el 6

de junio al 17 de agosto de 2016, en comunicación de 19 de abril de 2017, manifestó:

“...M iperiodo (sic) de actuación de aproximadamente dos meses es demasiado corto para poder implementar lo determinado en las leyes respectivas sobre la administración del parque automotor, sin embargo, se continuó con los procesos iniciados por mi antecesor, como el de dar por terminada la asignación personal de vehículos a algunos servidores de la empresa, y la implementación del formato de orden de movilización...- En calidad de administrador del contrato de combustible se remitió el procedimiento para la provisión del combustible para el parque automotor, mejorándose el control del mismo obteniendo un ahorro significativo que se puede evidenciar en los pagos realizados...”.

Lo mencionado por los servidores rectifica parcialmente lo comentado por el equipo de

auditoría, por cuanto, se evidenció en forma documentada, el procedimiento ejecutado

para el control y utilización del parque automotor.

El Supervisor de Servicios Generales del período de actuación comprendido entre el

31 de agosto de 2009 y el 22 de febrero de 2016, en comunicación de 19 de abril de

2017, indicó:

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67

“...En relación al INVENTARIO DE VEHÍCULOS es de responsabilidad de la actual administración de esa dependencia mantener actualizada la información, en coordinación con el departamento de inventarios, se mantenía un archivo de las copias de las licencias de conducir de todo el personal, era responsabilidad del departamento ir actualizando...la MOVILIZACIÓN DE VEHÍCULOS se realizó en base a disposiciones de trabajo, documentos internos que se manejaba para un control de actividades y de los vehículos asignados a los departamentos, los cuales son emitidas por los jefes - Las bitácoras de los guardias eran recibidas por el Administrador del Contrato, quien debía realizar el control de entradas, salidas, de vehículos y novedades que se presentaren, sin que el departamento a mi cargo es decir Servicios Generales conozca las novedades del parque automotor.-en las bitácoras de los cantones Zumbahua si se emitían órdenes de movilización.- Saquisilí si se emitían órdenes de movilización.- El Corazón los horarios de los grupos de mantenimiento no necesariamente son los mismos de la agencia, ya que realizan trabajos de campo con tareas asignadas por el área comercial y técnica - Sigchos el vehículo es movilizado de acuerdo a los trabajos planificados por cada una de las áreas de la empresa, manteniéndose continua coordinación y reporte en estas áreas.- Las bitácoras de los guardias con sus registros deben haber sido entregados a los administradores del contrato de seguridad - CUSTODIO DE VEHÍCULOS.- Solicité de acuerdo a la necesidad el cambio de custodio de los vehículos al departamento de inventarios ya que es el responsable de la legalización de las actas de entrega recepción por cualquier cambio, anexo 3 - PÓLIZA DE SEGUROS - Con memorando ELEPCOSA-SSGG-2016-0858-M de 15 de enero de 2016 se da a conocer el detalle de los vehículos que deben ser tomados en cuenta para la contratación de la póliza de seguros, desconozco si fue utilizada para esta contratación, ya que tuve el cambio administrativo, anexo 4 - SINIESTROS - Las copias proporcionadas sobre los siniestros son solo copias simples, ya que la información con todas las firmas de respaldo constan en el departamento de contabilidad, ya que de cada siniestro deben cancelar el deducible, por lo tanto previo al pago todos los documentos deben estar debidamente legalizados, con memorando SSGG-2015-9792 se pone en consideración el instructivo para actuar en caso de siniestros, anexo 5.- MATRÍCULAS -No estoy a cargo del departamento desde febrero 2016 lo que implica que para la matriculación vehicular 2016 los encargados del departamento debieron presentar las matrículas de cada uno de los vehículos para la ejecución de este proceso.- SALVOCONDUCTOS DIRECCIÓN TÉCNICA -La Dirección Técnica solicita semanalmente la emisión de salvoconductos, posteriormente emite informes pormenorizados de las actividades realizadas- SELLOS O LOGOTIPOS- Con memorandos ELEPCOSA-SSG-2013-13611-M, ELEPCOSA-SSG-2014-1656-M Y ELEPCOSA-SSG-2014-3070-M de fechas 15/08/2013-03/02/2014 y 25/02/2014 se solicitó al Director de Relaciones Industriales, la colocación de sellos o logotipos en todos los vehículos, sin embargo como se demuestra hay un desembolso para colocación de logotipos desconociéndose por qué no tienen sellos algunos (anexo 7).- ESTADO DE VEHÍCULOS Y SUPERVISIÓN - Debo indicar que en mi período no tengo ningún informe de los responsables de los vehículos o del administrador del contrato de guardianía en el cual conste este tipo de desperfectos y los que hubieron fueron notificados a la aseguradora para el arreglo respectivo.- Con memorando ELEPCOSA-INV-2014-13805-M, la jefatura de inventarios da a conocer a los vehículos que ya han cumplido su vida útil, por lo que se elabora un estudio para la reposición de 23 vehículos, debiendo ser repuestos en los años 2015, 2016 y 2017, sin embargo, no se lo

68

ha realizado, se considera de mucha importancia ya que un buen número de vehículos han superado su vida útil.- Con memorando ELEPCOSA-SSG-2015- 10217-M, se solicitó un control para los vehículos administrativos, pero nunca se tuvo el apoyo de los jefes inmediatos con la finalidad de controlar y corregir el buen uso.- Desde el año 2014 se ha solicitado la contratación de un sistema de rastreo sateiital para mantener un control de los vehículos, sin embargo no se ha realizado adquisición alguna.- SALVOCONDUCTOS- Los salvoconductos u órdenes de movilización se emitían en base a solicitud autorizada por el Presidente Ejecutivo, Directores o su delegado, si bien es cierto al empresa no cuenta con una hoja de ruta manejada por el conductor si tiene un control con los formularios denominados disposiciones de trabajo, orden de trabajo, rutas, u Órdenes de inspección documentos que se emiten para el trabajo diario y de acuerdo a lo programado por las distintas áreas, para los trabajos en horas extras lo realizaban los jefes departamentales, En La Maná se lleva un control independiente y el corazón igual.- Se ha emitido una serie de memorandos en los cuales se da a conocer la obligatoriedad de solicitar los respectivos salvoconductos para la movilidad de los vehículos.- En los casos de que se trasladen fuera de la provincia y corresponden a pago de viáticos en la liquidación se da a conocer la utilización del vehículo y sus novedades - Si bien es cierto bajo mi responsabilidad estaba la emisión de las órdenes de movilización por los cambios del personal en las áreas requirentes, de pronto hubieron errores de buena fe, como emitirlos a nombres distintos de los solicitados en los memos obviamente esto en base a pedidos verbales autorizadas en forma verbal por la ausencia temporal de los jefes en pocas ocasiones...”.


cuanto dentro de su responsabilidad del control del parque automotor de la matriz y

cantones, no solicitó las observaciones y novedades detectadas por la Compañía de

Seguridad, con el objetivo de controlar el buen uso de los mismos, cambio de

custodios de vehículos sin formalizar con actas de entrega recepción, falta de

logotipos y placas, así como no verificó el estado de los automotores y no se llevó

hojas de ruta.

El Jefe de Servicios Generales del período de actuación comprendido entre el 23 de

noviembre y el 31 de diciembre de 2016, fecha de corte del examen especial, en

comunicación de 6 de abril de 2017, manifestó:

"...De un total de 94 automotores en el año 2015, 55 de ellos no se han entregado con actas de entrega recepción, sobre esto ejecuta y lleva el control el departamento de control de inventarios y los servidores custodios.- De acuerdo a memorando ELEPCOSA-AJ-2017-1968-M de 31 de enero de 2017 el Asesor Jurídico de ELEPCO es responsable la ... desde el año 2014, pero se ausentó y llevo servicios generales desde el 19 de septiembre de 2016 hasta el 31 de enero de 2017 con memorando ELEPCOSA-SSG-2017-02346- M de 3 de febrero de 2017.- Mientras los vehículos consten como propiedad de ELEPCO se debe proceder con la matricuiación correspondiente puesto que el

69

SRI no tiene distinción de operatividad o inoperatividad y por tal hecho la empresa puede incurrir en multas y sanciones.- Las observaciones correspondientes al resto de cantones es conveniente realizarlas a los responsables de las agencias, Servicios Generales realizará lo propio, al respecto mi periodo es únicamente del 23 de noviembre de 2016 sin haber recibido ningún tipo de información por la administración anterior.- Las novedades del servicio de guardiania me permito informarle que el administrador según información verbal es el funcionario ... en tal sentido agradeceré direccionar las observaciones al señor. - El director Técnico remite a Servicios Generales el uso de los vehículos durante el fin de semana, mismos que están bajo el control del Auxiliar Administrativo de Servicios Generales, quien confecciona los salvoconductos autorizado por el Presidente y Directores quienes llevan el control de las actividades.- Los Directores por sus múltiples funciones en ocasiones no se encuentra disponible para la sumilla respectiva, en tal sentido las actividades del personal no se pueden detener por situaciones documentales que posteriormente su suplen con la firma o sumilla en virtud de los cual se hará un barrido para suplir tal hecho. - El mantenimiento de los vehículos de la ELEPCO cumple el procedimiento descrito en el reglamento de mantenimiento del parque automotor de ELEPCO remitido a la Dirección de Relaciones Industriales el 15 de marzo de 2017 con memorando ELEPCOSA-SSGG-2017-05041 -M - Se adjunta orden de movilización 3258 de la CGE por el vehículo XEA0790 con el respectivo memorando de requerimiento ELEPCOSA-DRI-2017-4747-M y los vehículos XEA-795 Y XEA- 373 de acuerdo a la información de guardiania no salieron del Calvario.- De los vehículos que no están operativos favor remitir información a control de inventarios.- El vehículo XEA-214 no salió del Calvario.- Servicios Generales se pega a lo establecido en el Acuerdo 005-CG-2014 emitido por la Contraloría General del Estado y a las disposiciones directas emitidas por la Dirección de Relaciones Industriales...”.


cuanto al ser el encargado el departamento de inventarios y de las actas de entrega

recepción, debió disponer de esta información, debido a que, según la estructura

organizacional, le corresponde el manejo, uso y control del parque automotor.

La Asistente Profesional 2 como encargada del Departamento de Servicios Generales

del período de actuación comprendido entre el 18 de julio al 16 de septiembre de

2016, en comunicación de 6 de abril de 2017, indicó:

“...E l manejo del parque automotor lo realizó el señor... desde el mes de abril de 2016 hasta le facha que presentó su renuncia, ocupándome exclusivamente de la parte administrativa más no operativa.- Todos los vehículos mientras estén en la institución deben constar dentro de la póliza vehicular según el artículo 12 del reglamento de bienes del sector público.- En el registro emitido por la unidad de servicios generales si consta al igual que en la póliza de equipo y maquinaria.- Los conductores no siempre conducen los automotores que están a su cargo pero autoriza la Dirección de Relaciones Industriales...”.

4 sEret'i»A

70

La Asistente Profesional 2 del período de actuación entre el 23 de febrero al 8 de julio

de 2016, encargada de Servicios Generales, en comunicación de 18 de abril de 2017,

Indicó:

“...Las claves para la emisión de la orden de movilización las tuve desde el 5 de febrero al 19 de marzo de 2016 en virtud de que se asignó al...para emitir las órdenes de movilización como se puede apreciar en oficio de 19 de marzo de 2016.- Mediante memorando ELEPCOSA-APSG-2016-03355-M de 25 de febrero de 2016 remitido al Dr...DRI solicité autorice a... continuar con el trámite de seguros.-Desde la administración... Supervisor de Servicios Generales, el inventario de vehículos con el que cuenta la unidad de servicios generales se ha ido elaborando en coordinación con la unidad de inventarios.- Las actas de entrega recepción de custodios desde la administración del ... lo realiza la jefatura de inventarios en coordinación con los conductores responsables.- El personal asignado de servicios generales inicial mente si el conductor indicado en memorandos se encuentra habilitado para conducir vehículos, sino se procedía a coordinar con el área requirente al conductor a quien se autorizará el salvoconducto, esto evidencia el control.- Los justificativos de pólizas y matrículas deben ser presentados por el Coordinador de Servicios Generales.- No existía documentación que permita conocer la existencia de la implementacíón de políticas internas de control para el uso y manejo del parque automotor.

La Asistente Profesional del período de actuación entre el 3 de agosto al 31 de

diciembre de 2016, fecha de corte del examen especial, encargada de Servicios

Generales, en memorando ELEPCOSA-LQ-2017-6529-M de 7 de abril de 2017,

manifestó:

“...Los servidores solicitan salvoconductos bajo memorando autorizado por el Director el cual lleva el control de las actividades realizadas.- Siempre se encontraban firmas de autorización sino no se procedía con la orden de movilización.- El vehículo 103 tiene requerimiento bajo memorando ELEPCOSA-DRI-2017-4747-M de 10 de marzo de 2017 generado para los días 10 y 11.- Los vehículos XEA-795, XEA-373 y XEA-214 no tienen autorización para la emisión de las órdenes en cuanto los dos primeros no circularon el sábado 11 de marzo de 2017, se encontraban en el parqueadero de redes subterráneas y el tercero estaba en el Calvario...’’.

Lo expuesto por las servidoras rectifica parcialmente lo comentado por el equipo de

auditoría, debido a que, en sus períodos de gestión, adjuntaron documentación que

evidenció el cumplim iento de disposiciones enfocados a cumplir con la normativa de

vehículos.

El Adm inistrador del Sistema Eléctrico La Maná, del período de actuación

comprendido entre el 3 de septiembre de 2012 y el 31 de diciembre de 2016, fecha de-A1 S en c~n<\'/ o sjo

71

corte del examen especial, en memorando ELEPCO-S.AZLAMANÁ-2017-159-M de 7

de abril de 2017, señaló:

“.. Lamentablemente en el CPU en el que se encontraba toda la información se dañó, y se perdió toda esa información, pero presentó captura de pantalla que la contraloría general del estado me notifica que el salvoconducto esta con éxito ...”


cuanto no se pudo evidenciar documentadamente el control en el uso y manejo del

parque automotor.

Conclusión

La ausencia de lineamientos de control para la utilización, mantenim iento y provisión

de combustible y lubricantes para el parque automotor de ELEPCO S.A, se debió a

que los Presidentes Ejecutivos, no implementaron políticas internas de control; los

Directores de Relaciones Industriales, Jefes de Servicios Generales y servidores

responsables del parque automotor, no elaboraron el plan de mantenimiento para

conocim iento y posterior aprobación por parte de la máxima autoridad, tampoco

efectuaron el control en el pedido y despacho de la provisión de combustible y

lubricantes por vehículo, no coordinaron ni solicitaron procedimientos y lineamientos

de control como: inventario actualizado, seguros, matrículas; tampoco se elaboraron

actas de entrega recepción de los automotores, con los servidores custodios, no

requirieron a los guardias el registro de información completa en la salida y retorno de

automotores, no verificaron que los requerim ientos y autorizaciones se encuentren con

la documentación completa y legalizados; lo que ocasionó que no se precautele,

salvaguarde y controle el uso de los vehículos institucionales, con la finalidad de

optim izar los mismos.

Recomendaciones


17. Dispondrá a los responsables del control y uso del parque automotor, que apliquen

la normativa general para entidades del sector público y de derecho privado, de ser

necesario solicitará se elabore la normativa interna, con la finalidad que

contribuyan a un efectivo manejo y control de los vehículos de la entidad.

72

Al Director de Relaciones Industriales

18. Dispondrá al Jefe de Servicios Generales, elabore un plan de mantenimiento para

la utilización y provisión de combustible y lubricantes para el parque automotor de

la entidad, disponiendo previamente del historial de cada automotor, con la

finalidad de proteger y salvaguardar la vida útil de los vehículos.

Al Jefe de Servicios Generales

19. Implantará un control en la provisión del combustible y lubricantes del parque

automotor respecto al pedido, despacho y liquidación.

Al Director de Relaciones Industriales, Jefe de Servicios Generales y servidores

responsables de la emisión de órdenes de movilización

20. Coordinarán con el área de inventarios para actualizar el listado de vehículos,

determinando el estado actual de cada uno de ellos, con la finalidad de presentar

un informe a la máxima autoridad y tomar las decisiones de baja, venta, donación o

chatarrización de aquellos que no presten utilidad a la entidad.

21. Para la asignación, cambio o encargo de un vehículo de la entidad, se procederá a

entregar con actas de entrega recepción a sus conductores, con el propósito de

salvaguardarlos.

22. Para el control de los automotores, elaborarán hojas de ruta que permitirán, a parte

de reportar actividades de los servidores, mantener un control en el manejo y uso

del parque automotor.

Incidentes ocurridos con el vehículo de placas XCA-0805

La Supervisora de Recaudación, con memorando ELEPCOSA-SR-18283-M de 18 de

noviembre de 2016, solicitó al Director Comercial, la autorización para la movilización

de un vehículo para que una servidora del área, efectúe la recaudación en la parroquia

de Zumbahua, el sábado 19 de noviembre de 2016, quien mediante sumilla autorizó al

Jefe de Servicios Generales, atender el pedido.

El Auxiliar Administrativo 2 quien, a partir del 11 de abril de 2016, fue responsable de

la administración del parque automotor, por disposición del Director de Relaciones

73

Industriales, según constó en el memorando ELECOPSA-SSGG-2016-05932-M de 11

de abril de 2016, emitió en el sistema de la Contraloría General del Estado, la orden de

movilización con viáticos y/o subsistencias; fines de semana y/o feriados N°. 890 de 18

noviembre de 2016, con vigencia desde el 19 de noviembre de 2016 desde las 06:00

hasta las 14:00 del mismo día, asignándose como chofer del vehículo Grand Vitara SZ

con placas XCA 0805.

El 19 de noviembre de 2016, el Jefe de patrulla y conductor de la Policía Nacional de

Cotopaxi, reportaron el parte policial SURCP13035278, con el cual notificaron el

siguiente incidente:

“ ...Hora aproximada del hecho: 030:10:00...se procedió a solicitar los documentos de conducir al señor conductor (...) quien conducía el vehículo SZ de placas XCA-0805, verificando que el mencionado vehículo es de Estado y pertenece a la Empresa Eléctrica Cotopaxi (...) se evidenció que el conductor se encontraba con aliento a licor... razón por la cual se procedió a su detención...Así mismo el vehículo fue trasladado por las grúas Cotopaxi hasta los PRV - Latacunga en donde queda ingresado en calidad de retenido haciendo constar que es de Estado y pertenece a la Empresa Eléctrica Cotopaxi...”.

Al respeto, se determinó lo siguiente:

El 18 de noviembre de 2016 según el registro de la bitácora del guardia de los

patios ubicado en redes subterráneas de El Calvario, a las 22h 10, Ingresó el

responsable de la administración del parque automotor de la empresa y retiró el

vehículo Grand Vitara SZ de placas XCA 0805, sin la respectiva orden de

movilización para el 18 de noviembre de 2016, por cuanto la autorización fue para

el 19 del mismos mes y año desde las 06:00 am.

El vehículo Grand Vitara SZ de placas XCA 0805, estuvo bajo la custodia de un

chofer profesional de ELEPCO, según acta de entrega recepción de vehículos N°.

40 de 1 de septiembre de 2015, suscrita por el Director Financiero de entrega

conforme y aprobado por el Jefe de Inventarios; es decir que el vehículo fue

asignado al responsable del parque automotor y no al custodio del vehículo.

Según el parte policial del 19 de noviembre de 2016, el conductor del vehículo de

placas XCA 0805 que fue detenido, fue una persona particular según los nombres,

apellidos y número de cédula de ciudadanía constantes en el parte; es decir que,

74

fue una persona que no laboraba en la entidad, así como tampoco fue quien retiró

el vehículo de los patios.

Mediante control de trámite de documentos 5955 de 21 de noviembre de 2016 y

comunicación de la misma fecha, el Auxiliar Adm inistrativo 2 de la Dirección de

Relaciones Industriales - Servicios Generales y como responsable del parque

automotor, quien además se asignó como chofer para la comisión de 19 de

noviembre de 2016, presentó al Presidente Ejecutivo, la renuncia al cargo de

Asistente Administrativo, quien, mediante sumilla inserta en el control de trámite de

documentos de 22 de noviembre de 2016, aceptó el trámite.

El Presidente Ejecutivo y el Abogado de ELEPCO, mediante petición escrita sin

fecha, solicitaron a la Jueza de la Unidad Penal con sede en el cantón Latacunga,

la libertad del automotor de placas XCA-0805, quien con expediente policial 05283-

2016-04921G de 22 de noviembre de 2016, ordenó la devolución del vehículo

Grand Vitara de placas XCA 0805.

El 22 de noviembre de 2016, el Jefe de Personal de ELEPCO S.A, con memorando

ELEPCOSA-GP-2016-18489-M comunicó al Director de Relaciones Industriales,

subrogante, sobre la detención del vehículo Grand Vitara de placas XCA 0805 en

el que concluyó:

"...Conforme al análisis realizado se colige que el señor..., servidor de la Empresa no ha dado cumplimiento a las obligaciones contempladas en el Reglamento Interno de la Empresa. - Además a (sic) incurrido en una causal que implica la destitución del cargo, por cuanto permitió la conducción de un vehículo de propiedad de la Empresa a una persona ajena a la misma. - recomienda se proceda a realizar el debido proceso para destituir al señor..., por haber cometido un acto disciplinario...”.

Al respecto, con memorando ELEPCOSA-DRI-2016-18547 de 22 del mismo mes y

año, solicitó al Presidente Ejecutivo para que autorice continuar con el trámite

pertinente, que no continuó, por cuanto aceptó la renuncia voluntaria del Asistente

Administrativo.

Por los antecedentes expuestos, el Auxiliar Administrativo 2 de la Dirección de

Relaciones Industriales - Servicios Generales y como responsable del parque

automotor de ELEPCO S.A., quien además se asignó como chofer para la conducción

del vehículo Grand Vitara de placas XCA 0805, incurrió en varias infracciones

*4 strc* iTv/o .xo

75

dispuestas en el Reglamento para el Control de los Vehículos del Sector Público y de

las Entidades de Derecho Privado que disponen de Recursos Públicos, emitido con

Acuerdo 005 CG 2014 de 20 de enero de 2014, publicado en el Registro Oficial 178 de

6 de febrero de 2014, vigente hasta el 29 de diciembre de 2016, que en sus artículos

2, 5, 7 y 8 señalaron:

“. . .2- Asignación de los vehículos.- Los vehículos pertenecientes al sector público y a las entidades de derecho privado que administran recursos públicos, se destinarán al cumplimiento de labores estrictamente oficiales.- 5 - Movilízación de los vehículos oficiales y excepciones.- Ningún vehículo oficial podrá circular sin la respectiva orden de movilización y con justificación expresa de la necesidad institucional.- 7 letra k.- Registros y estadísticas, Actas de entrega recepción de vehículos.- 8 - Custodia del vehículo.- El conductor asignado es responsable de la custodia del vehículo durante el tiempo que dure la comisión. Las llaves del automotor permanecerán en su poder. Cuando los vehículos se destinen a comisiones fuera de las horas de la jornada ordinaria de trabajo, dias feriados y/o fines de semana, o cuando implique el pago de viáticos y/o subsistencias, la responsabilidad por el cuidado, protección y mantenimiento básico del mismo, corresponderá al conductor. Si las labores a cumplirse sobrepasan el plazo de treinta días, con los justificativos correspondientes, se asignará el vehículo mediante acta de entrega recepción, suscrita por el encargado de la unidad de transportes de la entidad y el conductor autorizado. . .”

Es decir, el vehículo Grand Vitara de placas XCA 0805, en el momento de su

detención el 18 de noviembre de 2016, no portó la orden de movilización, no se

encontró en cumplim iento de labores estrictamente oficíales, no se legalizó mediante

un acta de entrega recepción la custodia del vehículo, tampoco se responsabilizó por

el cuidado y protección del vehículo, por cuanto fue conducido por una persona ajena

a la entidad, hechos que se originaron por cuanto el Auxiliar Administrativo 2, como

Responsable del parque automotor y chofer de la comisión, no cumplió a cabalidad

con las funciones y actividades respecto a la organización y control del parque

automotor institucional, ocasionando que el vehículo de la entidad sea utilizado en

actividades distintas a los fines de la institución y se ponga en riesgo su cuidado y

conservación, por lo que el servidor incumplió los artículos 2 Asignación de los

vehículos, 4 Conducción de los vehículos, 5 Movilización de vehículos oficiales y

excepciones, 7 letra k) Registros y estadísticas y 8 Custodia del vehículo del

Reglamento para el Control de los Vehículos del Sector Público y de las Entidades de

Derecho Privado que disponen de Recursos Públicos; artículos 12.4 y 12.5 del

Reglamento Interno de la Empresa Eléctrica Provincial Cotopaxi S.A vigente desde el

10 de septiembre de 1986, que mencionan que queda prohibido entregar la llave otC í\J7 ,A y

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volante a otra persona no autorizada expresamente y que los vehículos no podrán ser

utilizados por ningún motivo para asuntos particulares; Además el código 1.20.20

Auxiliar Administrativo 2 establecidas en el Manual de Clasificación y Valoración de

Puestos, aprobado por el Directorio de la Empresa, el 30 de diciembre de 1997 e

inobservó las Normas de Control Interno 100-01 Control interno, 100-03 Responsables

del control interno y 406-09 Control de vehículos oficiales.

Con oficios 040, 045 y 069-EE-ELEPCO - 2016 de 31 de marzo de 2017, se

comunicaron los resultados provisionales al Auxiliar Administrativo 2.

El Responsable del parque automotor del período de actuación comprendido entre el 1

de diciembre de 2015 y el 22 de noviembre de 2016, en comunicación de 20 de abril

de 2017, indicó:

“...El vehículo al que hace referencia de PLACAS XCA0805 de ELEPCO, el 19 de noviembre de 2016, estaba siendo conducido por otra persona que fue detenida y juzgada por su irresponsabilidad, sin que quien comparezca haya sido sujeto de sanción alguna, por dos elementos fundamentales primero el vehículo en mención no estaba bajo mi responsabilidad, segundo tampoco estaba conduciendo, tampoco parezco (sic) en ningún proceso judicial o tránsito.- Entonces la pregunta sería bajo que parámetros legales administrativos podría establecerse algún tipo de responsabilidad administrativa, sino me vincula documentación alguna, peor para que usted de forma subjetiva indique que fui responsable del automotor, chofer y que haya prestado el vehículo, cuando ninguna de estas dos condiciones se justifica administrativamente ergo en documentos, y por tal razón sin estar nada pendiente se me acepta la renuncia que sin tener que explicar los motivos los señaló, obedeció más a la presión que era víctima de decir que había tenido responsabilidad en el hecho, situación que empañó el desempeño laboral y decidí renunciar, porque como usted ha podido verificar el manejo administrativo de la ELEPCO por decirlo menos fue desastroso, en violación a toda norma legal existente en el país, y que usted debe sancionar con severidad a sus responsables, incluso con responsabilidad de carácter penal. - Ruego revisar minuciosa el procedimiento interno de desvinculación de mis actividades como servidor público, que de similar manera desvincula responsabilidades en mi contra...”.

Al respecto, si bien el servidor, al momento del incidente no fue quien conducía, fue

quien retiró el vehículo de placas XCA-0805 del patio de la entidad, ubicado en redes

subterráneas de El Calvario, según reporte de la bitácora del guardia, por

consiguiente, fue la persona responsable del cuidado y custodia del bien, en tal

sentido, el comentarlo de auditoría se ratifica.v i i e r e

77

El Presidente Ejecutivo del período de actuación comprendido entre el 9 de septiembre

de 2015 y el 31 de diciembre de 2016 en comunicación de 11 de abril de 2017

manifestó:

“...El período examinado es del 1 de mayo de 2014 al 31 de diciembre de 2016, por lo cual los movimientos financieros, correspondientes a los años 2014 y 2015, ya están comprendidos en los Estados Financieros con corte al 2015, asunto que por contrato elaborado por la Contraloría General del Estado, lo está analizando la empresa consultora beneficiaría de dicha contratación.- En consecuencia existe doble análisis de los mismo, con lo que se viola de manera expresa lo señalado por el literal i) del numeral 7 del artículo 76 constitucional, el cual dispone que no puede juzgarse más de una vez al mismo hecho.- En segundo lugar dentro de este proceso de examen, me entregan el oficio 075-EE-ELEPCO-2016 a cuyo efecto dejo constancia de que la participación de resultados provisionales se me entregado fuera de las horas de trabajo el día 5 de abril de este año, a las 17:30 pm de la tarde y recibiéndose la convocatoria a la conferencia final mediante oficio, 135-EE- ELEPCO-2017- el 10 de abril de 2017, con lo cual se me ha impedido el derecho a la defensa , toda vez que el cuarto párrafo del artículo 88 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado dispone que se actuará hasta con 10 días para la contestación, situación que al momento de la lectura no está vencida, toda vez que la convocatoria debía habérseme comunicado con 48 horas de anticipación, ello lo dice el artículo 23 del Reglamento a la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.- Con ello se está vulnerando el texto del artículo 76 de la Constitución de la República del Ecuador, que en su numeral 7 literal a) dice: “Nadie podrá ser privado del Derecho a la Defensa en una etapa o grado del procedimiento", a su vez el literal b) dice: “Contar con el tiempo y los medios adecuados para la preparación de la re s p u e s ta y el literal c) manifiesta: “ Ser escuchado en el momento oportuno y en igualdad de condiciones”...”.

De igual manera en comunicación de 21 de abril de 2017 manifestó:

“...En el oficio que respondo existe falsedad ideológica, pues no soy Presidente Ejecutivo de ELEPCOSA, y se me convoca en tal calidad.- En segundo lugar, sobre esta misma situación existe otra diligencia de control efectuada por Contraloría, con corte al 2015, por lo cual se estaría duplicando la acción, situación prohibida por el literal i) del numeral 7 del artículo 76 constitucional.- De otro lado entiendo que estos movimientos económicos están reflejados en los estados financieros, que ya han sido auditados por las empresas contratadas por Contraloría, con lo cual se estaría triplicando el análisis...’’.


cuanto se comunicó resultados provisionales el 5 de abril de 2017 y se convocó el 20

de abril para la conferencia final el 24 de abril de 2017. Las diligencias de control

efectuadas por este organismo de control y que se relacionan con el período de estey OCVQ

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examen especial, no son similares cuyo análisis actual está enfocado a la

determinación, emisión, control y recaudación de planilla de servicio eléctrico.

Conclusión

El 18 de noviembre de 2016, el vehículo Grand Vitara de placas XCA 0805, fue objeto

de un incidente en horas no laborables, no portó con la orden de movilización

respectiva, no se encontró en cumplimiento de labores estrictamente oficiales, no se

formalizó la custodia del vehículo y además fue conducido por una persona ajena a la

entidad, situación ocurrida, por cuanto el Auxiliar Adm inistrativo 2, como Responsable

del parque automotor y chofer de la comisión, no cumplió a cabalidad con las

funciones y actividades respecto a la organización y control del parque automotor

institucional, ocasionando que el vehículo sea utilizado en actividades distintas a los

fines de la institución y se ponga en riesgo su cuidado y conservación.

Recomendaciones

Al Director de Relaciones Industriales

23. Implementará políticas de control para la movilización de los vehículos de la

entidad, con el fin de precautelar la utilización de los mismos.

Al Jefe de Servicios Generales

24. Dispondrá al encargado del parque automotor, efectúe los controles necesarios

para que los guardias, verifiquen y registren toda la información importante, así

como en los días y horas no laborables, registren la hora de entrada y salida de los

vehículos, con la firma de los conductores y no permitan la salida de los

automotores sin la correspondiente orden de movilización, misma que será

verificada periódicamente para tomar las medidas correctivas encaminadas a

m an tene run control permanente.cVsO E g B w w o E jE

Tñg. 'Martin Subía R icaurte' Delegado Provincial de Cotopaxi

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CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO · Examen especial a los procesos de determinación, emisión,...

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