Contraloria Municipal de Tunja - NIT. 800107701-8...

CONTRALORIA MUNICIPAL DE TUNJA NIT. 800107701-8

Control Fiscal un Compromiso Social

INFORME FINAL DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL, MODALIDAD

REGULAR, A LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA “GONZALO SUAREZ

RENDÓN”, VIGENCIA 2012.

Elaboró: José Antonio Daza Figueredo, Esneider Edgardo Soler Galindo Revisó: Hernando Farfán R. Página 1 de 46

Web: www.contraloriatunja.gov.co E-MAIL: [email protected] Carrera 10 N°15 –76. Telefax: 7441843


REGULAR, A LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA “GONZALO SUÁREZ

RENDÓN” DE TUNJA, VIGENCIA 2012.

Tunja, Julio de 2013








Dr. JOSE ARMANDO PUIN

Contralor Municipal de Tunja

HERNANDO FARFÁN RUBIANO

Auditor Fiscal (C.)

Comisión de Auditoría

JOSÉ ANTONIO DAZA FIGUEREDO

Profesional Especializado

ESNEIDER EDGARDO SOLER GALINDO

Contador








TABLA DE CONTENIDO

TABLA DE CONTENIDO ................................................................................................... 3

INTRODUCCIÓN ................................................................................................................ 5

1. DICTAMEN INTEGRAL ............................................................................................... 6

1.1. Alcance de la auditoría ............................................................................................... 7

1.1.1. Revisión de la Cuenta .......................................................................................... 7

1.1.2. Evaluación Financiera ......................................................................................... 7

1.1.3. Presupuesto .......................................................................................................... 7

1.1.4. Contratación ........................................................................................................ 8

1.1.5. Austeridad y Eficiencia en el Gasto Público. ...................................................... 8

1.1.6. Sistema de Control Interno .................................................................................. 8

1.1.7. Seguimiento al Plan de Mejoramiento................................................................. 8

1.2. Dictamen integral ....................................................................................................... 8

1.2.1. Opinión sobre los Estados Contables .................................................................. 8

1.2.2. Concepto sobre la Gestión y Resultados ........................................................... 10

2. ASPECTOS RELEVANTES DE LA ENTIDAD ........................................................ 12

2.1. RESEÑA HISTÓRICA ............................................................................................ 12

2.1.1 MISIÓN .............................................................................................................. 12

2.1.2 VISIÓN ............................................................................................................... 12

2.1.3 OBJETIVO INSTITUCIONAL .......................................................................... 12

3. RESULTADOS DE LA AUDITORIA ......................................................................... 13

3.1. Revisión de la Cuenta ............................................................................................... 13

3.2. Análisis de la Información Financiera ...................................................................... 13

3.2.1. Comparación Balance General vigencias 2012 y 2011 ..................................... 13

3.2.2. Estado de la Actividad Económica, Financiera, Social y Ambiental................ 19

3.3. Evaluación de la Gestión .......................................................................................... 20

3.3.1. Presupuesto vigencia 2012 ............................................................................... 20

3.3.2. Almacén ............................................................................................................. 21

3.3.3. Contratación Administrativa. ............................................................................. 26

4. EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ................................... 34

4.1. Generalidades ........................................................................................................... 34

4.2 Austeridad y Eficiencia en el Gasto Público. ............................................................ 35








4.3 Control Interno Contable ............................................................................................ 36

4.3.1 Etapa de Reconocimiento ................................................................................... 36

4.3.2 Etapa de Revelación ............................................................................................ 36

5. SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO ................................................. 38

6. CONSOLIDACIÓN DE HALLAZGOS ....................................................................... 43








INTRODUCCIÓN

La Contraloría Municipal de Tunja en desarrollo de su función constitucional y legal, y en cumplimiento de su Plan General de Auditoria Territorial para el año 2013, practicó Auditoria Gubernamental, Modalidad Regular a la Institución Educativa “Gonzalo Suárez Rendón” de la ciudad Tunja, encaminada a realizar una evaluación de los resultados de la gestión administrativa y misional durante las vigencia 2012; en el ejercicio de la auditoria se utilizaron las técnicas y normas de auditoría establecidas en la Guía de Auditoría Territorial, metodología adoptada por la Contraloría Municipal de Tunja mediante resolución No. 024 del 11 de febrero de 2013. La selección de las áreas a analizar se efectuó con base en los informes enviados por la Institución Educativa “Gonzalo Suárez Rendón” de la ciudad Tunja, como cuenta anual consolidada de la vigencia 2012, rendida por intermedio del Sistema de Rendición Electrónica de Cuentas de la Contraloría Municipal de Tunja –SIRECT, en cumplimiento de lo prescrito en la Resolución No. 020 de 2011, además del análisis de esta información se determinaron aspectos a evaluar como: Ingresos, Gastos Generales y de Inversión (Contratación), Evaluación de la Gestión, Sistema de Control Interno y seguimiento al Plan de Mejoramiento producto de la auditoría de la vigencia 2011. Evaluadas las actividades y operaciones ejecutadas en las distintas áreas de la Institución y culminado el proceso de auditoría, se elaboró el presente informe que contiene los resultados de la misma, expresados en la opinión sobre la razonabilidad de los estados financieros de la vigencia 2012, el concepto sobre la gestión en los diferentes procesos, teniendo en cuenta los principios de economía, eficiencia, eficacia y calidad, para finalmente producir un pronunciamiento sobre la cuenta. Los estudios y análisis están debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en los archivos de la Contraloría Municipal de Tunja.








1. DICTAMEN INTEGRAL

Licenciado FLORIBERTO SÁNCHEZ SALAZAR Rector Institución Educativa “Gonzalo Suárez Rendón” Tunja La Contraloría Municipal de Tunja, con fundamento en las facultades otorgadas por los artículos 267, 268 y 272 de la Constitución Política, practicó Auditoría Gubernamental, Modalidad Regular, a la Institución Educativa “Gonzalo Suárez Rendón”, a través de la evaluación de los principios de economía, eficiencia, eficacia y equidad con que administró los recursos puestos a su disposición, mediante el examen del Balance General consolidado a 31 de diciembre de la vigencia 2012, el Estado de Actividad Financiera, Económica y Social consolidado para el mismo período, los resultados de su gestión, el Sistema de Control Interno y el seguimiento al Plan de Mejoramiento. La Contraloría Municipal de Tunja, revisó las áreas administrativas y las actividades económicas para determinar si se realizaron conforme a las normas legales y de procedimientos aplicables. La Institución Educativa “Gonzalo Suárez Rendón” es responsable de la información proveída y examinada por la Contraloría Municipal de Tunja. El compromiso de la Contraloría consiste en generar un informe integral que revele el pronunciamiento sobre el fenecimiento de la cuenta, el dictamen sobre los estados financieros y el concepto sobre la gestión de la administración de la Institución. El representante legal de la Institución Educativa “Gonzalo Suárez Rendón” rindió la cuenta anual consolidada de la vigencia fiscal 2012, dentro de los plazos previstos en la resolución No. 020 del 31 de enero del año 2011, emitida por la Contraloría Municipal de Tunja. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría gubernamental colombianas y con políticas y procedimientos prescritos en la Guía de Auditoría Territorial, consecuentes con las de general aceptación; por lo tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar los conceptos y la opinión expresada en el informe. La auditoría incluyó el examen con base en pruebas selectivas, de las evidencias y documentos que soportan la gestión de la Institución, las cifras y presentación de los Estados Contables consolidados y el cumplimiento de las disposiciones








legales, así como la adecuada implementación y funcionamiento del Sistema de Control Interno y el cumplimiento del Plan de Mejoramiento, los cuales se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo que reposan en el fondo documental de la Contraloría Municipal de Tunja. 1.1. Alcance de la auditoría En la Auditoría realizada a la Institución Educativa “Gonzalo Suárez Rendón”, podemos dar los siguientes conceptos de las mejoras y alcances: 1.1.1. Revisión de la Cuenta En cumplimiento de lo establecido en la Resolución No. 020 de 2011, emanada de la Contraloría Municipal de Tunja, la Institución Educativa “Gonzalo Suárez Rendón”, rindió dentro del término la cuenta correspondiente a la vigencia 2012, la cual contiene todos los ítems establecidos por el ente de control que fueron examinados dentro de la etapa de planeación, la cual se desglosa información que se encuentra en el informe. 1.1.2. Evaluación Financiera Como herramienta para la recolección de datos y obtención de evidencias, se utilizaron técnicas de auditoria como: análisis, inspección, observación y evaluación de la documentación enviada por el Institución. De la misma manera se realizó el estudio de documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones para establecer si los procedimientos utilizados y las medidas de control interno están de acuerdo con las normas que son aplicadas a éstos y si están maniobrando de manera efectiva y son adecuados para el logro de los objetivos de la entidad. De acuerdo a la auditoría Financiera, para su análisis se consiguió la siguiente documentación: Ordenes de pago, Comprobantes de Egresos, Libros de contabilidad, Ejecución del presupuesto, conciliaciones bancarias, extractos bancarios, Resoluciones, Estados Financieros.

1.1.3. Presupuesto Para la vigencia fiscal 2012 el presupuesto de la Institución Educativa “Gonzalo Suárez Rendón” fue de $485´011.360. Se realizó un análisis comparativo de las vigencias 2012 y 2011 para establecer las diferencias más relevantes, para su posterior estudio, de igual forma se identificaron las diferentes modificaciones que presentó el presupuesto con sus respectivos actos administrativos, con el fin de verificar su correcta aprobación.








1.1.4. Contratación La Institución Educativa celebró en la vigencia objeto de estudio un total de ocho (8) contratos de los cuales se analizó el 100% de los mismos, por un valor total de $92´468.000. 1.1.5. Austeridad y Eficiencia en el Gasto Público. La Institución Educativa “Gonzalo Suárez Rendón” en la vigencia 2012, rindió el consolidado de los cuadros sobre Austeridad y Eficiencia del Gasto Público, sobre Servicios Personales Indirectos; Impresos, publicidad y publicaciones; Asignación y uso de teléfono Fijo; Servicios públicos (Agua y Luz) y Adquisición de inmuebles, mejoras y mantenimiento, pero, sin ningún análisis como lo prescribe el Decreto No. 984 de 2012 del Departamento Administrativo de la Función Pública.

1.1.6. Sistema de Control Interno La Institución Educativa “Gonzalo Suárez Rendón”, en materia de control Interno realizó actividades de control en diferentes áreas de la Institución, detectando algunas debilidades que son justificadas por la falta de presupuesto y de personal.

1.1.7. Seguimiento al Plan de Mejoramiento Sobre el documento de concertación del Plan de Mejoramiento se realizó el seguimiento verificando los cumplimientos entregados en los dos avances del referido plan, determinándose que se han realizado actividades y acciones de mejoramiento y que de acuerdo a los términos en tiempo contemplados estas acciones de mejora continúan. 1.2. Dictamen integral

Después de haber realizado las tareas descritas en los párrafos del alcance y basados en la tabla de consolidación de calificación se diagnostica: 1.2.1. Opinión sobre los Estados Contables

MATRIZ DE EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN FISCAL

INSTITUCIÓN EDUCATIVA GONZALO SUÁREZ RENDÓN

VIGENCIA 2012

Componente Calificación Parcial Ponderación Calificación Total

1. Control de Gestión

81.0 0.5 40.5








2. Control de Resultados

80.0 0.3 24.0

3. Control Financiero

99.2 0.2 19.8

Calificación total 1.00 84.3

Fenecimiento FENECE

Concepto de la Gestión Fiscal FAVORABLE

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL FENECIMIENTO

Rango Concepto

80 o más puntos FENECE

Menos de 80 puntos NO FENECE

RANGO DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE LA GESTIÓN FISCAL

Rango Concepto

80 o más puntos FAVORABLE

Menos de 80 puntos DESFAVORABLE

La Contraloría Municipal de Tunja, revisó el Balance General, el Estado de Actividad Financiera, Económica y Social, el Estado de Cambios en el Patrimonio, Notas y Anexos a los Estados Contables de la Institución Educativa “Gonzalo Suárez Rendón”, con corte a 31 de diciembre de 2012, los cuales fueron preparados bajo la responsabilidad del Rector y el Contador de la Institución. Se ejecutó la Auditoria por medio de un control de acuerdo a las normas de Auditoria Generalmente Aceptadas en Colombia, utilizando los procedimientos señalados en la Guía de Auditoria Territorial, metodología adoptada por la Contraloría Municipal de Tunja mediante resolución No. 024 del 11 de febrero de 2013, incluyó un análisis sobre una base selectiva que respalda las cifras y las Notas Informativas a los Estados Contables, así como la evaluación de la aplicación de las normas y manuales consagrados en el Plan General de la Contabilidad Pública establecido por la Contaduría General de la Nación. Los Estados Contables para la vigencia 2012 son copia fidedigna de los libros oficiales y auxiliares con las observaciones que se hacen en las notas explicativas. En ésta auditoria se expresa CONCEPTO FAVORABLE, sobre la razonabilidad de los Estados Contables consolidados a 31 de diciembre del año 2012, de la Institución Educativa “Gonzalo Suárez Rendón”.








1.2.2. Concepto sobre la Gestión y Resultados

EVALUACIÓN FACTORES

TABLA 1

CONTROL DE GESTIÓN

INSTITUCIÓN EDUCATIVA GONZALO SUÁREZ RENDÓN

VIGENCIA 2012

Factores Calificación

Parcial Ponderación

Calificación Total

1. Gestión Contractual 84.4 0.65 54.8

2. Rendición y Revisión de la Cuenta 90.6 0.10 9.1

3. Legalidad 90.9 0.05 4.5

4. Gestión Ambiental 0.0 0.00 0.0

5. Tecnologías de la comunica. y la inform. (TICS) 0.0 0.00 0.0

6. Plan de Mejoramiento 60.0 0.10 6.0

7. Control Fiscal Interno 65.0 0.10 6.5

Calificación total 1.00 81.0

Concepto de Gestión a emitir Favorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE GESTIÓN

Rango Concepto

80 o más puntos Favorable

Menos de 80 puntos Desfavorable

Para dar un concepto sobre la gestión y resultados se fundamenta en lo dispuesto en la Guía de Auditoría Territorial, tramitando los cuadros o formatos allí contenidos con la información proveniente del trabajo de auditoria ejecutada a cada una de las áreas y actividades del alcance de auditoría y lo ordenado por la Contraloría Municipal de Tunja en el memorando de asignación con el siguiente resultado: Como resultado de la auditoría adelantada al Instituto Técnico “Gonzalo Suárez Rendón” en la vigencia fiscal 2012, podemos considerar que la gestión en las áreas y procesos auditados es FAVORABLE, con un puntaje de 81.00 de 100, encontrándose dentro del rango “Mayor de 80”, como se observa en las tablas anteriores.








Los fundamentos del anterior pronunciamiento se presentan a continuación: Eexaminadas las calificaciones proporcionadas a cada aspecto de la tabla podemos realizar, el puntaje conforme a los factores de ponderación, logrando una calificación final de la gestión de 81.00 Se dio prioridad para obtener la calificación final en su orden a: la Gestión Contractual con una calificación parcial de 84.4%; Rendición y revisión de la cuenta 90.6%, Legalidad 90.9% , Evaluación al Sistema de Control interno con el 65% y Seguimiento al Plan de Mejoramiento 60%. Dentro de esta Auditoría no se ponderó ni calificó a la Gestión Ambiental ni las TIC. Por no tener los recursos suficientes para invertir en estos campos, aunque la parte tecnológica está siendo apoyada por el Ministerio de comunicaciones pero en la vigencia 2013. Por todo lo anterior, la comisión de auditoría fundamentada en los resultados de la evaluación a la Gestión y el dictamen a los estados financieros, los cuales superan el tope del 80%, el concepto sobre los mismos es de Fenecimiento de la cuenta de la Institución Educativa Gonzalo Suárez Rendón, vigencia 2012. Tunja, 17 de julio de 2013.

HERNANDO FARFÁN RUBIANO Auditor Fiscal (C.)








2. ASPECTOS RELEVANTES DE LA ENTIDAD 2.1. RESEÑA HISTÓRICA En el marco de la normatividad establecida por el acto legislativo No. 01 de 2001 y su ley reglamentaria No. 715 de 2001, el Instituto Técnico adquirió su actual razón social a través de la resolución Nº 03621 del 2 de diciembre del 2002, emanada de la Secretaría de Educación de Boyacá y autorizado por la resolución Nº 00303 noviembre de 2003 y 0120 de 2004 y la resolución Nº 511 del 27 de octubre de 2007 para otorgar certificados de bachiller básico y título de bachiller técnico. La vida Institucional del ITGSR está regulada por la resolución Nº 02420 del 30 de Septiembre del 2002, la Secretaría de Educación de Boyacá, por medio de la cual se fusionaron seis (6) Establecimientos educativos: Instituto Técnico Educativo Tunja, Colegio Nacionalizado José Joaquín Castro Martínez, La concentración Escolar El Carmen, San Ignacio, Centenario y Juan XXIII bajo la razón social INSTITUTO TECNICO “GONZÁLO SUAREZ RENDÓN”. 2.1.1 MISIÓN La Institución Educativa “Gonzalo Suárez Rendón” de Tunja, brinda una Educación de calidad a sus estudiantes, para sacar bachilleres competentes, con proyección a la Educación Superior y al Campo Laboral; buscando con esto la solución a los problemas personales, familiares y comunitarios, para que sea un agente del desarrollo, comprometido en la construcción de una sociedad justa, fraterna y social, basada en la verdad, el respeto la paz y el amor. 2.1.2 VISIÓN En el año 2012, nuestra Institución estará posesionada como la mejor de Tunja, por su calidad educativa y su proyección de sus egresados a la educación superior, mediante el uso de nuevas tecnologías, nuevos métodos de acuerdo a los adelantos científicos, como respuesta a las necesidades del país. Seguirá educando y formando a sus estudiantes con una educación con “PROYECCION PERSONAL”, basada en modelos pedagógicos actuales y de calidad, tomando como base fundamental la familia constructora de personas integras, con alternativas educativas que propendan por un buen desarrollo humano, de convivencia, y por la defensa de los derechos humanos y los valores y principios Cristianos. 2.1.3 OBJETIVO INSTITUCIONAL Brindar una educación de calidad, basada en principios y valores para cumplir con la filosofía Institucional, Los Fines Educativos, Competencias Laborales Generales y encaminar a los Estudiantes a la Educación Superior y al Campo Laboral.








3. RESULTADOS DE LA AUDITORIA 3.1. Revisión de la Cuenta De acuerdo a lo reglamentado en el articulo 6º de la resolución No. 020 de 2011, la rendición de la cuenta “Es el deber legal que tiene todo funcionario o persona de informar o responder por la administración, manejo y rendimiento de los fondos, bienes o recursos públicos acompañada de los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente la gestión fiscal realizada”, es por esto que la Contraloría Municipal de Tunja debe velar por que sus sujetos de control quienes deben diligenciar y colgar hasta la fecha de cierre la cuenta lo hagan debidamente y en los tiempos establecidos. La Institución Educativa “Gonzalo Suárez Rendón” para la vigencia fiscal 2012, rindió la cuenta el día 28 de febrero de 2013 a las 10:31 de la mañana. Se pudo evidenciar que la información rendida en el Sistema de Rendición Electrónica de Cuentas de la Contraloría Municipal de Tunja - SIRECT, cumplió con los diferentes criterios señalados en la resolución No. 020 mostrando coherencia, entre la rendida en los anexos y la recibida en forma física por parte de la Institución. 3.2. Análisis de la Información Financiera Al realizar la auditoría, se revisaron: Balance General, Estados Contables, Estado de la Actividad Financiera, Económica y Social, Estados de Cambios en el Patrimonio y Notas a los Estados Contables; mostrando una variación para la vigencia 2012 con relación a la vigencia 2011.

3.2.1. Comparación Balance General vigencias 2012 y 2011

CONCEPTO 2012 2011 VARIACION ABSOLUTA

VARIACION PORCENTUAL

Activos 405.706.661 476.366.920 -70.660.259 -14,83%

Pasivos 920.379 7.653.223 -6.732.844 -87,97%

Patrimonio 404.786.282 468.713.697 -63.927.415 -13,64%








Cifras en Pesos

3.2.1.1. Activos Bienes tangibles o intangibles que posee una empresa o persona natural. Es un sistema construido con bienes y servicios, con capacidades funcionales y operativas que se mantienen durante el desarrollo de cada actividad socioeconómica específica. En sí, es lo que una empresa posee. El Activo total a diciembre 31 de 2012 tiene un valor de $405.706.661 presentando una disminución del -14,83% con relación al año 2011, representado principalmente en la Cuenta Deudores, la cual paso de $17.384.930 en 2011, a 3.833.050 para la vigencia del 2012 mostrando una efectividad en el cobro de cartera. Clasificación del Activo: ACTIVO CORRIENTE: Es aquel activo líquido a la fecha de cierre del ejercicio, o convertible en dinero dentro de los doce meses. Además, se consideran corrientes a aquellos activos aplicados para la cancelación de un pasivo corriente, o que evitan erogaciones durante el ejercicio. Bancos: se realizó una comparación entre la información presentada en los

libros contables, los extractos de las dos cuentas bancarias que tiene la Institución en el Banco de Popular y las respectivas conciliaciones mensuales realizadas durante la vigencia 2012, lo cual se evidencia en el siguiente cuadro:

http://es.wikipedia.org/wiki/Empresa

http://es.wikipedia.org/wiki/Activo_(contabilidad)

http://es.wikipedia.org/wiki/Liquidez

http://es.wikipedia.org/wiki/Pasivo_corriente








Mes N° de Cuenta Entidad Bancaria

Tipo de Cuenta

Saldo s/g Estracto

Cheque pendientes

*Cobrar

Saldos s/g Libros CMT

Saldos Libros

Auxiliares I.E Diferencia

Enero 110-250-02135-9

Banco Popular

Corriente 87.681.793

87.681.793 87.681.793 0

110-250-02129-2

Banco Popular Corriente 15.339.771 6.875.626

8.464.145 8.464.145 0

Febrero 110-250-02135-9

Banco Popular Corriente 23.722.511

23.722.511 23.722.511 0

110-250-02129-2


67.745.448 67.745.448 0

Marzo 110-250-02135-9


19.856.150 19.856.150 0

110-250-02129-2


188.113.615 188.113.615 0

Abril 110-250-02135-9


16.753.454 16.753.454 0

110-250-02129-2


180.063.526 165.776.801 -14.286.725

Mayo 110-250-02135-9


26.548.257 26.548.257 0

110-250-02129-2


158.687.665 155.086.217 -3.601.448

Junio 110-250-02135-9


26.543.447 26.543.447 0

110-250-02129-2


152.810.115 152.810.115 0

Julio 110-250-02135-9


20.045.669 20.045.689 20

110-250-02129-2


113.095.731 113.095.731 0

Agosto 110-250-02135-9


16.577.621 16.577.641 20

110-250-02129-2


105.602.723 105.602.723 0

Septiembre 110-250-02135-9


40.796.346 40.796.346 0

110-250-02129-2


103.822.515 103.822.515 0

Octubre 110-250-02135-9


37.183.281 37.183.281 0

110-250-02129-2


96.137.535 96.137.535 0

Noviembre 110-250-02135-9


37.183.281 34.024.122 -3.159.159

110-250-02129-2


17.938.938 17.938.938 0

Diciembre 110-250-02135-9


34.011.486 34.011.486 0

110-250-02129-2


12.461.009 12.461.009 0








Para los meses de Abril, Mayo y Noviembre se encuentra una diferencia en bancos esto se debe a que los pagos se hicieron el último día del mes y por consiguiente fueron cobrados en el primer día hábil del siguiente mes.

Mes N° de Cuenta Entidad Bancaria

Tipo de Cuenta

Saldo s/g Extracto

Cheque pendientes

*Cobrar

Saldos s/g Libros

CMT

Saldos Libros

Auxiliares I.E

Diferencia

Abril 110-250-02135-9


16.753.454 16.753.454 0

110-250-02129-2


180.063.526 165.776.801 -14.286.725

Mayo 110-250-02135-9


26.548.257 26.548.257 0

110-250-02129-2


158.687.665 155.086.217 -3.601.448

Noviembre 110-250-02135-9


37.183.281 34.024.122 -3.159.159

110-250-02129-2


17.938.938 17.938.938 0

Al comprobar el diligenciamiento de las conciliaciones se pudo probar que se realizaron en forma correcta, pues como se puede ver en el cuadro anterior no hubo diferencia alguna entre los saldos al final del periodo fiscal. ACTIVO NO CORRIENTE: Corresponden a bienes y derechos que no son convertidos en efectivo por una empresa en el año, y permanecen en ella durante más de un ejercicio. Son aquellos que no varían durante el ciclo de explotación de la empresa o el año fiscal. Depreciación: Disminución del valor o precio de algo, con relación al que antes tenía, ya comparándolo con otras cosas de su clase. Es la pérdida o disminución en el valor material o funcional del activo fijo tangible, la cual se debe fundamentalmente al desgaste de la propiedad porque no se ha cubierto con las reparaciones o con los remplazos adecuados. La Institución Educativa “Gonzalo Suarez Rendón” presentó la siguiente depreciación anual:

ACTIVOS VALOR

UNITARIO VIDA UTIL

DEPREDIACION MENSUAL

ITGSR

DEPRECIACION MENSUAL CMT

DEPRECIACION ANUAL CMT

AÑO 2012

EDIFICACIONES 154.014.080 50 256.690 256.690 3.080.282

EQUIPO DE MUSICA

32.416.624 15 180.092 180.092 2.161.108

EQUIPO DE RECRECIÓN Y DEPORTE

10.287.255 15 57.151 57.151 685.817








EQUIPO AGRICOLA

220.000 15 1.222 1.222 14.667

EQUIPO DE ENSEÑANZA

53.251.814 15 295.843 295.843 3.550.121

HERRAMIENTAS Y ACCESORIOS

2.087.367 10 17.395 17.395 208.737

EQUIPO AYUDA AUDIOVISUAL

67.741.097 15 376.339 376.339 4.516.073

EQUIPO DE ASEO

774.760 15 4.304 4.304 51.651

EQUIPO MEDICO Y CIENTIFICO

2.337.880 10 19.482 19.482 233.788

MUEBLES Y ENSERES / EQUIPOS DE OFICINA

141.882.752 10 1.182.356 977.213 14.188.275

EQUIPO DE COMPUTACION

157.210.480 5 2.620.175 3.175.069 31.442.096

EQUIPO DE COMEDOR Y COCINA

9.144.593 10 76.205 75.955 914.459

TOTALES 631.368.702 5.087.256 5.436.757 61.047.073

Al confrontar los valores de las depreciaciones efectuadas por parte de la Institución para la vigencia 2012, fueron realizadas de forma correcta y mensualmente. 3.2.1.2. Pasivos La parte correspondiente al Pasivo, es donde se agrupa las cuentas de deudas o compromisos adquiridos por la Institución. El pasivo para la vigencia 2012 presenta una disminución del 87.97%, correspondiente a $6.732.844 con relación a la vigencia 2011; pasando de $7.653.223 en 2011 a $920.379 en 2012, lo que demuestra que la Institución se preocupa por disminuir sus obligaciones administrando bien sus recursos.

CONCEPTO 2012 2011 VARIACION ABSOLUTA


%

ACREEDORES 839.918 -839.918 -100%

RETENCION EN LA FUENTE

220.379 944.305 -723.926 -77%

OTROS PASIVOS

5.869.000 -5.869.000 -100%

ADQUISICION BIENES Y SERVICIOS

700.000 700.000 100%

TOTALES 920.379 7.653.223 -6.732.844 -87.97%








El rubro Adquisición de Bienes es el más representativo dentro del total del pasivo para la vigencia de 2012 con una participación del 76%, equivalente a $700.000.

Se puede evidenciar que para la vigencia 2012 no existe la cuenta de acreedores, reducción significativa de este rubro en 2012 respecto a 2011.

Podemos observar que se generó una nueva cuenta de Adquisición de Bienes con una participación del total del pasivo con el 76% equivalente a $700.000

3.2.1.3. Patrimonio Son de los bienes y derechos pertenecientes a una persona, física o jurídica. El conjunto de bienes, derechos y obligaciones, pertenecientes a una empresa como persona jurídica y que constituyen los medios económicos y financieros a través de los cuales ésta puede cumplir sus objetivos.

DESCRIPCION 2012 2011 VARIACION ABSOLUTA


%

CAPITAL FISCAL

409.140.495 487.667.439 -78.526.944 -16,10%

EXCEDENTE DEL EJERCICIO -4.354.213

40.133.147 -44.487.360 -110,85%

DEPRECIACION

-59.086.887 59.086.887 -100,00%

TOTALES 404.786.282 468.713.697 -63.927.415 -13.64%

http://es.wikipedia.org/wiki/Persona

http://es.wikipedia.org/wiki/Bien_jur%C3%ADdico

http://es.wikipedia.org/wiki/Derecho_de_cosas

http://es.wikipedia.org/wiki/Obligaci%C3%B3n_jur%C3%ADdica








404,786,282

4,354,213

468,713,697

40,133,14763,927,415

CAPITAL FISCAL EXCEDENTE DEL EJERCICIO DEPRECIACION

Comportamento del Patrimonio 2012-2011.

2012

2011

Para la vigencia 2012 el Patrimonio de la Institución fue de $404.786.282 y para el 2011 fue de $468.713.697 mostrando una disminución de $63.927.415, lo que muestra que el patrimonio ha presentado una baja bastante representativa 3.2.2. Estado de la Actividad Económica, Financiera, Social y

Ambiental El Estado de la Actividad Económica, Financiera, Social y Ambiental reporta los ingresos y gastos reflejando el resultado de la gestión en cumplimiento del objeto de la institución. A continuación se muestra un comparativo de las vigencias 2012 y 2011, mostrando el comportamiento del Estado de la Actividad Económica, Financiera, Social y Ambiental.

DESCRIPCION 2012 2011 VARIACION ABSOLUTA


%

INGRESOS 195.101.758 262.697.441 -67.595.683 -25.73%

COSTO Y GASTOS

199.455.971 222.564.294 -23.108.323 -10.38%

EXCEDENTE O PERDIDA

-4.354.213 40.133.147 -44.487.360 -110.85%








3.3. Evaluación de la Gestión 3.3.1. Presupuesto vigencia 2012 La Institución Educativa “Gonzalo Suárez Rendón” para la vigencia 2012 tuvo un presupuesto inicial de $386.180.087 con una adición de $98´831.273 para un presupuesto definitivo de $485´011.360. Se observó que durante la vigencia 2012, solo hubo una modificación al presupuesto y fue la adición a la que se hizo referencia anteriormente.

3.3.1.1. Ejecución presupuestal de Ingresos vigencia 2012.

COD CONCEPTO PRESUPUESTO

DEFINITIVO TOTAL

RECAUDADO POR

RECAUDAR %

EJECUTADO

1 INGRESOS

$485´011.360

$317´866.640

$167´144.720

65.54

El presupuesto definitivo de ingresos para el año 2012 fue de $485´011.360 de los cuales se recaudaron $317´866.640, para un porcentaje de recaudo del 65.54%; el saldo por recaudar fue de $167´144.720 equivalente al 34.46%, cifras que demuestran un presupuesto de ingresos muy alejado de la realidad, situación que debe ser ajustada con más elementos de planeación que sirvan de estimación real al momento de proyectar el presupuesto.








3.3.1.2. Ejecución presupuestal de egresos vigencia 2012.

COD CONCEPTO PRESUPUESTO

DEFINITIVO TOTAL

EJECUTADO POR

EJECUTAR %

EJECUTADO

2 GASTOS

$485´011.360

$254´990.666

$230´020.694

52.58%

Para la vigencia 2012 el presupuesto definitivo de gastos fue de $485.011.360 de los cuales se ejecutaron $254´990.666, para un 52,58% de ejecución; con un saldo por ejecutar de $230.020.694 equivalente al 47.42%, cifras que demuestran un presupuesto de gastos más alejado de la realidad que los ingresos, situación que debe ser ajustada con más elementos de planeación que sirvan de estimación real al momento de proyectar el presupuesto. En resumen: El presupuesto tanto de Ingresos como de Gastos se proyectan de manera sobrestimada y deben ser ajustados a la realidad. Pero también es cierto que si tenemos en cuenta los Ingresos que reportan como recaudados frente a los gastos realmente ejecutados se encuentra que se dejaron de gastar $62´875.974 que equivalen a un 19.78% del recaudo de la Institución.

RESPUESTA DE LA ENTIDAD: Si bien es cierto que el presupuesto de la vigencia 2012 se realizo de una manera sobrestimada, también es cierto que se identificó que tal situación se presentaba a causa de la proyección del presupuesto que elaboró la contadora de entonces, quien no tenía en cuenta factores primordiales como ver los ingresos reales del año anterior para proyectar el nuevo. Por esa misma razón se tomó la decisión de cambiar la contadora, y es así como hoy vemos mejores resultados y un presupuesto ajustado a la realidad como el de esta vigencia por $185.000.000 contrario del año anterior donde teníamos $386.180.087 más los recursos del balance.

PRONUNCIAMIENTO CONTRALORÍA: La respuesta deja ver un reconocimiento de la inconsistencia presupuestal al punto de optar por el cambio de la contadora y en la actualidad estar proyectando el presupuesto de manera más ajustada a la realidad, sin embargo hasta que la Contraloría verifique las acciones al respecto, se hace necesario que se incluya la observación en el plan de mejoramiento.

3.3.2. Talento Humano:

La Institución Educativa Gonzalo Suárez Rendón cuenta con personal para su funcionamiento de: 76 Docentes, 5 Directivos Docentes, 13 Administrativos y 3 de Apoyo a la Gestión.

3.3.3. Almacén








Un compromiso concertado en el plan de Mejoramiento de la Auditoría anterior fue el plaqueteo de los bienes del colegio y su respectivo registro de identificación, ubicación y estado, además de la organización y levantamiento de inventarios. Sobre el particular la Comisión de auditoría realizó visita al área de almacén de la Institución Educativa con el ánimo de realizar la respectiva verificación y el resultado fue el siguiente: 1.- El plaqueteo de los bienes: se encuentra apenas en su inicio, pues se colocaron algunos rótulos adhesivos en sendos elementos pero estos no se encuentran registrados en los inventarios con ese número de identificación, solo algunos apuntes a lápiz de los mismos.

RESPUESTA DE LA ENTIDAD: Se está avanzando en este proceso, los borradores observados por la comisión auditora como su nombre lo dicen son borradores y están siendo pasados a limpio con el número actualizado de inventario de cada bien. Adjuntamos copia de algunos inventarios actualizados con su respectivo número de plaqueta.

PRONUNCIAMIENTO CONTRALORÍA: Con la respuesta y algunos soportes se manifiesta la intención de iniciar la acción, pero la comisión de auditoría decidió mantener la observación hasta tanto se pueda verificar, es decir que se debe incluir en el plan de mejoramiento.

2.- Ingresos y Salidas de elementos: No existe un procedimiento para el ingreso de bienes al almacén, ni las salidas de éste, la entrega de bienes para el uso de los mismos se relaciona en un libro, al momento de su reintegro al almacén, no se hace registro, solo se marca con un resaltador sobre el registro de salida, de modo que en los tiempos que los bienes no están en el almacén se pierde la custodia y control del uso de los bienes junto con la responsabilidad sobre el bien.

RESPUESTA DE LA ENTIDAD: Al respecto tenemos que decir que estamos implementando un proceso de control de ingreso y salidas de bienes con una planilla única en Excel en la que se registra el bien, estado, fecha de salida, datos de quien recibe y firma, tiempo de entrega, fecha de entrega, estado de entrega, recibido almacenista, debido a que la institución no cuenta con un software de control de inventarios.

PRONUNCIAMIENTO CONTRALORÍA: La debilidad manifiesta de no tener un software de manejo de inventarios no quiere decir que no se puedan realizar acciones de control sobre los bienes, de hecho las herramientas (Planillas en Excel), son de gran utilidad y prácticas para estas labores de control en la entrega y recibo de bienes y sus responsables. La observación se mantiene para ser incluida en el plan de mejoramiento hasta su verificación.

3.- Bienes en poder de Funcionarios: No se supo sobre la totalidad de los bienes en uso ni la forma como se controla la responsabilidad sobre estos por








parte de cada funcionario, mas exactamente con los bienes donados (Tabletas del Ministerio de Comunicaciones TIC)

RESPUESTA DE LA ENTIDAD: Las Tabletas donadas por el Ministerio de Comunicaciones TIC, fueron entregadas en febrero de este año, hasta el momento se han facilitado ocasionalmente a docentes de grado sexto para las capacitaciones que se les han impartido en su manejo, de modo que la devolución de las mismas al almacén es inmediata luego de las capacitaciones que no pasan de dos horas. En cuanto al uso que le han dado los alumnos, tenemos que decir que ha sido muy limitado en vista de que hasta el momento no se contaba con el servicio de Red Internet en los salones, o WI-FI para su uso. Por tal razón la enseñanza que se ha impartido a los alumnos ha sido en un pequeño espacio frente a la oficina de Almacén, en donde hay señal WI-FI limitada. Estas clases se han hecho en algunas horas, y la devolución de las mismas, ha sido inmediata. En consecuencia de lo anterior, la Alcaldía Mayor de Tunja ha destinado y girado recursos para la adquisición de un servicio de internet suficiente, amplio y adecuado con lo que se podrá brindar un mejor cubrimiento. Esto acarreará que las tabletas salgan realmente de Almacén, y se deba hacer un control estricto de sus entradas y salidas, o bien asignando responsables de su tenencia como son los docentes o la persona encargada por el Ordenador de Gasto. El número total de tabletas es de 210.

PRONUNCIAMIENTO CONTRALORÍA: Como en la observación anterior las ayudas de la hoja de calculo Excel es pertinente, pues estos elementos son de un valor significativo y de gran utilidad para la comunidad estudiantil, de manera que se requiere de un sistema apropiado para el control de entradas, salidas y responsables de los bienes para su uso, por ser estos elementos muy apetecidos por personas amigas de lo ajeno o con intenciones de hacerle daño a la entidad. De manera que la observación se mantiene para ser incluida en el plan de mejoramiento.

4.- Bienes Donados: En la Institución Educativa se recibe gran número de bienes donados, pero estos no figuran en los Inventarios porque no hay procedimiento para valorarlos y darlos de alta, por la misma razón están por fuera de la Contabilidad, es así que la cuenta contable de Inventarios se encuentra subestimada. Se requiere de la realización de este procedimiento para cuantificar el valor de los bienes y facilitar su recuperación en caso de perdida. Entre los bienes que se encuentran en esta condición están lo libros donados por el Ministerio de Educación y la tabletas donadas por el Ministerio de comunicaciones (TIC), entre otros.

RESPUESTA DE LA ENTIDAD: En cuanto a los textos donados por el Ministerio de Educación Nacional tenemos que decir que los mismos no tienen como destino final la Institución Educativa, sino los niños de 1º a 5º, y en sus aulas de clase. El kit está conformado por un cuaderno de trabajo y la guía para el








docente, dichos elementos son de consumo final. La auditora del Ministerio de Educación Licenciada MARTHA GARCIA, sugirió que tanto las cartillas como los libros sean entregados a los niños este mismo año luego de la entrada de vacaciones, manifiesta que en próximos meses se harán nuevas entregas de los mismos; sugiere que los docentes les hagan un control al cuidado de los mismos y que se les permita llevarlos a la casa para la elaboración de sus tareas. Estos textos son para mejorar el desempeño en las pruebas saber y este es el motivo para no incluirlos en los inventarios. Más sin embargo se solicitará al Ministerio de Educación las facturas de las donaciones para su control. En cuanto a las tabletas las cuales ingresaron en el mes de marzo del presente año, se solicitará al Ministerio de Comunicaciones copias de las facturas correspondientes para el ingreso con valores en el inventario y su respectivo registro en contabilidad.

PRONUNCIAMIENTO CONTRALORÍA: Independientemente de la calidad del bien (Consumo o devolutivo), el ingreso y la salida debe cumplir con un protocolo de responsabilidad, pues en la Entidad debe quedar un registro de que los bienes entregados cumplieron con su propósito y la constancia de como se recibió, a quienes se les entregó y la calidad de la entrega. La observación se debe incluir en el plan de mejoramiento.

5.- Inventarios: Estos se encuentran a manera de relación, unos con valor otro no, no hay registro del estado, ubicación ni del responsable del mismo en determinado momento, no hay correspondencia entre estos y los registros contables.

RESPUESTA DE LA ENTIDAD: Como referimos en el punto 2, sí se tiene este control de inventarios y se está actualizando con número de plaqueta, que era una falencia en el procedimiento, y se puede constatar en las copias adjuntas como soporte de respuesta del punto mencionado (2).

PRONUNCIAMIENTO CONTRALORÍA: En la respuesta alegan y soportan algunas actividades de control de inventarios, pero reconocen de algunas falencias, la observación apunta a que la totalidad del inventario no esta debidamente relacionado en almacén y mucho menos en contabilidad, de manera que esto se presta para establecer subestimaciones contables del patrimonio y el riesgo de pérdida de los elementos por no conocer exactamente lo que se tiene. Así las cosas se mantiene la observación que debe ser incluida en el Plan de Mejoramiento.

6.- Uso del Computador: A pesar de tener un buen equipo de cómputo en la dependencia, éste está subutilizado pues en materia de inventarios y control de los mismos no se conoció herramienta alguna utilizada, los archivos son trabajados en memoria externa y no se tienen Back Ups en el disco duro que garanticen la permanencia hábil de los inventarios, corriendo el riesgo de la perdida de la información y por consiguiente el trabajo hasta ahora realizado en esta materia.








RESPUESTA DE LA ENTIDAD: No es cierto que los inventarios no se encuentren en el disco duro, allí podemos encontrarlos desde el año 2005 hasta el 2012 como prueba de ello es el CD que se entrego a la Contraloría Municipal de los Inventarios actualizados a 31 de Diciembre de 2011, pero si es cierto que no se tienen Back Ups en disco por motivo de que no sirve el quemador. La información está a disposición para ser revisada cuando guste la comisión auditora. Se proyecta adquirir discos externos de seguridad para todas las dependencias con el fin de guardar toda la información como Back Ups.

PRONUNCIAMIENTO CONTRALORÍA: La existencia de los inventarios en el disco duro y el CD enviado a la Contraloría con los inventarios actualizados es un decir, pues a lo largo de la auditoría y esta parte del informe, por parte de la entidad se han reconocido falencias que apuntan a la falta de actualización de los inventarios, por ejemplo existen muchos bienes por fuera, otros sin valorar, inservibles sin dar de baja, eso no es actualización. Se mantiene la observación para plan de mejormaiento.

7.- Organización: En una bodega se encuentran bienes devolutivos nuevos, viejos buenos e inservibles, elementos de consumo, todo revuelto y sin registros de entradas salidas y saldos.

RESPUESTA DE LA ENTIDAD Es cierto que están revueltos algunos elementos como lo manifiesta el informe y se procederá muy próximamente a separar lo viejo e inservible de los bienes devolutivos y de consumo, destinando una bodega adicional especial para tal fin.

PRONUNCIAMIENTO CONTRALORÍA: La observación fue aceptada en su totalidad, por lo tanto se mantiene para plan de mejoramiento.

8.- Kardex de bienes de Consumo: No se conoció sobre controles y procedimiento de entrega de los bienes de consumo (Kardex) que refleje existencias ni periodicidad de las entregas.

RESPUESTA DE LA ENTIDAD El control de entrega de bienes de consumo se lleva en un libro en el que la persona que recibe firma, se está implementando un control con kardex en hoja electrónica para subsanar esta falencia, y llevar un control adecuado de las salidas de elementos de consumo. Adjuntamos copia.

PRONUNCIAMIENTO CONTRALORÍA: Aquí están aceptando lo observado y manifiestan algunos mecanismos de control como son los registros de elementos en hojas de calculo a manera de kardex que permita el referido control de entradas y salidas con saldos en determinado momento de bienes tanto de consumo como de devolutivos. Así que se debe incluir en el plan de mejoramiento la observación.

9.- Bajas: Existen muchos elementos en desuso que solo requieren su baja de los inventarios pero no hay procedimiento para esta acción, de manera que los








referidos elementos de alguna manera están engrosando los inventarios y en contabilidad una sobreestimación de la misma cuenta.

RESPUESTA DE LA ENTIDAD: Con el plaqueteo y actualización de inventarios se está aprovechando para revisar el estado de los mismos y hacer el procedimiento para darlos de baja. Realizado este procedimiento se procederá a notificar a la contadora para hacer también la baja de estos valores en la contabilidad.

PRONUNCIAMIENTO CONTRALORÍA: En la respuesta se manifiesta que con ocasión del plaqueteo se hará una estimación del estado de los bienes, identificando los inservibles para ser dados de baja, también de la ejecución del procedimiento y su aplicación para esta labor y el ajuste en contabilidad, así las cosas y en estos términos debe ser incluido en el plan de mejoramiento.

Es así que se determinó un incumplimiento en las acciones de mejoramiento del Plan concertado con ocasión de la Auditoría anterior en esta materia, por lo tanto las anteriores observaciones deben ser incluidas una a una en el nuevo plan de mejoramiento con unas acciones y términos precisos que subsanen las deficiencias para no incurrir en procesos sancionatorios por la reincidencia en estos incumplimientos. 3.3.3. Contratación Administrativa.

La contratación de la Institución Educativa Gonzalo Suárez Rendón alcanzó una cifra de $92´468.000 con la celebración de 7 contratos por la modalidad de contratación directa y una convocatoria de subasta inversa, los cuales fueron analizados en su totalidad por la comisión de auditoría con el siguiente por menor:

3.3.3.1 Contratos: CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES No. 001

FECHA: 15/03/12

CONTRATISTA: MARIA DENIS CALDERON OLMOS VALOR: $ 7.700.000

NIT: 820.001.460-4 INGRESO ALMACEN: N.A. PAGO: Mes de abril $2.100.000 y el saldo a 8 pagos iguales de $700.000

DIRECCIÓN: Calle 25 N° 11-49 PLAZO: 9 meses y 16 días

TELÉFONO: 7439131

OBJETO: Prestar servicios profesionales como contadora publica para rendir informes sobre la parte contable a las entidades: contaduría municipal en forma trimestral, contraloría municipal en forma anual.

OBSERVACIONES: No se anexan a la carpeta los soportes de las actividades mensuales realizadas que justifiquen el cumplimiento del Objeto contractual para sus respectivos pagos ni el recibido a satisfacción de los servicios por parte del supervisor del contrato. En el contrato no se incluye quien se encarga de realizar las actividades de supervisión y tampoco existe acto administrativo que lo designe.








CONTRATO DE SUMINISTROS DE SERVIDOR E INSTALACIONES DEL MODULO WEB PARA EL SOFTWARE DE RESGISTRO Y CONTROL ACADEMICO No.002

FECHA: 23/03/12

CONTRATISTA: COMPUCENTRO LTDA VALOR: $8.630.000

NIT: 800.087.401-6 INGRESO ALMACEN: No Hay

PAGO: 100% una vez entregado satisfactoriamente DIRECCIÓN: CALLE 29 N° 10-88 PLAZO: 21 días

hábiles TELÉFONO: 3108578502

OBJETO. pago por suministro de servidor marca HP , ref.: SERVER ML 150 G6 HOT-PLUG, incluye instalaciones y configuración de Windows SERVEL e internet monitor LED de 18.5”,ups de 1200 VA, 4 salidas ,autonomía 15”instalación del modulo WEB para el software de registro y control académico COMPUCOL de la institución

OBSERVACIONES: El valor de los estudios previos, del certificado de disponibilidad presupuestal y de la propuesta aceptada en idéntico $8´630.000 No se anexan a la carpeta los soportes del cumplimiento del Objeto contractual para su respectivo pago ni el recibido a satisfacción de los bienes adquiridos por parte del supervisor del contrato. En el contrato no se incluye quien se encarga de realizar las actividades de supervisión y tampoco existe acto administrativo que lo designe. No hay ingreso al Almacén

CONTRATO DE COMPRAVENTA No.003 FECHA: 15/06/12

CONTRATISTA: GONZALO BECERRA MALAVER VALOR: 32.835.000

NIT: 6.750.033-2 INGRESO ALMACEN: No hay PAGO: 5 días hábiles del ingreso de los bienes

DIRECCIÓN: CRA 12 N°19-09 PLAZO: 15 días

TELÉFONO: 7422855 7444871

OBJETO: Compra de 16 computadores portátiles, 5 video proyectores y un plotter para estudiantes de diferentes tecnologías de la Institución

OBSERVACIONES: Esta contratación se realizó por medio del procedimiento de Selección Abreviada de Subasta Inversa Presencial – Convocatoria Pública 001-2012, la cual cumplió con el cronograma previsto, sus audiencias y demás. Se presentaron como participantes de la convocatoria: Gonzalo Becerra Malaver como representante de MAKROCOMPUTO, PUBLIGRÁFICAS YILBBER Y ZULMA YANETH MEDINA RUIZ. Mediante acta de revisión de requisitos habilitantes se concluyó que ZULMA YANETH MEDIAN RUIZ Y GILBERTO HERNÁNDEZ MERCHÁN, no fueron habilitados por no cumplir en sus propuestas, con la especificaciones técnicas requeridas de los bienes objeto de la convocatoria. De manera que solo un proponente (MAKROCOMPUTO) quedó habilitado para participar en la Subasta Inversa CON UNA PROPUESTA ECONÓMICA DE $33´000.000, quien realizó un solo lance en la audiencia de adjudicación con una oferta de $32´835.000 como lo ordena para estos casos el decreto 734 de 2012, valor por el cual se celebró en contrato. No hay en la carpeta evidencia de: Ingreso de los bienes al Almacén, recibido en conformidad de los elementos por parte del supervisor como cumplimiento del objeto del








contrato ni el informe del mismo.

CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES No.004

FECHA: 01/11/12

CONTRATISTA: JOTA- ASESORIAS Y CONSULTORIA / JORGE IVAN OTALORA ACEVEDO

VALOR: $6.000.000

NIT: 0900532403-2 INGRESO ALMACEN: PAGO: Será cancelado al finalizar la elaboración del manual previa acta de liquidación

DIRECCIÓN: KM VIA TUNJA-VILLA DE LEIVA PLAZO: (30) DIAS TELÉFONO: 3105613789

OBJETO: Prestación de servicios profesionales de apoyo y acompañamiento en la elaboración del manual de contratación de la institución educativa.

OBSERVACIONES: No se anexan a la carpeta los soportes del cumplimiento del Objeto contractual ni el recibido a satisfacción del Manual de contratación por parte del supervisor del contrato ni de funcionario competente de la Institución Educativa.

CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS PARA EL MANTENINMIENTO Y REPARACION DE PUPITRES No.005

FECHA: 07/11/12

CONTRATISTA: FYG CENTRO DE SOLUCIONES –MAURO HERNAN FONSECA CASTRO

VALOR: $ 10.359.000

NIT: 900342107-1 INGRESO ALMACEN: PAGO: Será cancelado al momento de la terminación de la obra

DIRECCIÓN: AV NORTE 64-51 PLAZO: (23) DIAS

TELÉFONO: 3124346833

OBJETO: Prestación de servicios para la reparación de pupitres de la institución que incluye reconstrucción de estructura, remplazo de tableros y espaldares dañados, soldadura, lijado. Enmasillado y pintura

OBSERVACIONES: El valor de los estudios previos, del certificado de disponibilidad presupuestal y de la propuesta aceptada en idéntico $10´359.000 No se anexan a la carpeta los soportes del cumplimiento del Objeto contractual para su respectivo pago ni el recibido a satisfacción de los bienes reparados por parte del supervisor del contrato. En el contrato no se incluye quien se encarga de realizar las actividades de supervisión y tampoco existe acto administrativo que lo designe.

CONTRATO DE PARA LA ADQUICISION DE IMPLEMENTOS DEPORTIVOS No.006

FECHA: 16/11/12

CONTRATISTA: Mario Leonardo Suarez Rendón VALOR: $ $9.154.000

NIT: 7188516-1 INGRESO ALMACEN: No Hay PAGO: cancelación del 100% una vez entregados

DIRECCIÓN: carrera 14B N°15-23 PLAZO: (15) días TELÉFONO: 7403074 3118513622

3174410040








OBJETO: : suministro de elementos deportivos

OBSERVACIONES: Los estudios previos se realizan basados en la propuesta aprobada. No se anexan a la carpeta los soportes del cumplimiento del Objeto contractual para su respectivo pago ni el recibido a satisfacción de los bienes reparados por parte del supervisor del contrato. En el contrato no se incluye quien se encarga de realizar las actividades de supervisión y tampoco existe acto administrativo que lo designe. No hay ingreso al almacén.

CONTRATO PARA LA ADQUISICION DEL SISTEMA DE SEGURIDAD Y MONITOREO EN LAS INSTALACIONES No.007

FECHA: 16/11/12

CONTRATISTA: FERNANDO VILLAMIL PULIDO VALOR: $8.550.000

NIT: 19264722-1 INGRESO ALMACEN: No hay PAGO: Cancelación del 100% una vez instalados y puestos en funcionamiento

DIRECCIÓN: carrera 9 N° 20-32

PLAZO: (15) DIAS TELÉFONO: 3115030346

OBJETO: Adquisición de un sistema de seguridad y monitoreo en tiempo real de las instalaciones con cámaras robóticas y fijas: computador servidor, tres cámaras fijas a la intemperie con conectividad a internet, dos camas robóticas con conectividad a internet, una (1) ups para soporte del servidor con una autonomía de 10 minutos.

OBSERVACIONES: No hay ingreso al almacén. Los estudios previos se realizan basados en la propuesta aprobada. No se anexan a la carpeta los soportes del cumplimiento del Objeto contractual para su respectivo pago ni el recibido a satisfacción de los bienes reparados por parte del supervisor del contrato. En el contrato no se incluye quien se encarga de realizar las actividades de supervisión y tampoco existe acto administrativo que lo designe.

CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS PARA PINTURAS DE LAS INSTALACIONES CENTRALES No.008

FECHA: 21/11/12

CONTRATISTA: Gerardo Uriel Sánchez Vargas VALOR: $9.240.000

NIT: 6775765-3 INGRESO ALMACEN: N.A. PAGO: Será cancelado en su totalidad al recibo de la totalidad de la obra

DIRECCIÓN: CRA 2 # 4°-42 PLAZO: (10) días contados a partir del 21/11/12 TELÉFONO: 7400899

OBJETO: Pintura exterior de las instalaciones del aula múltiple, biblioteca y salones adyacentes, restaurante escolar, sala de profesores ,salón de eventos, áreas administrativas y tres aulas contiguas en una extensión de 1.320 metros cuadrados

OBSERVACIONES: Los estudios previos se realizan basados en la propuesta aprobada. No se anexan a la carpeta los soportes del cumplimiento del Objeto contractual para su respectivo pago ni el recibido a satisfacción de los bienes reparados por parte del supervisor del contrato.








3.3.3.2. Órdenes de Pago Se tomó como muestra para la revisión de las órdenes de pago del año 2012, los meses de junio y noviembre, evidenciándose lo siguiente:

ORDEN DE PAGO

N° CONCEPTO VALOR FECHA BENEFICIARIO

NO ANEXA

FACTURA

NO ANEXA AFILIACION

A SALUD

NO ANEXA CONSTANCIA

DE CUMPLIMIENTO

046

Suministro de elemento para el aula de informática.

3.495.968 05/06/2012 Compucentro

047 Pago Expedición de póliza seguro manejo

481.400 07/06/2012 Aseguradora Solidaria de Colombia

049

Pago de Mantenimiento y Arreglos Locativos.

1.540.000 15/06/2012 Ricardo Eliecer Ortegon

050

Pago por renovación Hosting/ Suscripción Plataforma Dinamic.

160.000 15/06/2012 Evoluart Tecnology

051

Pago Trasporte primaria para cumplir jornada escolar Confaboy.

400.000 15/06/2012 Carlina Velandia

052 Pago apoyo logístico reunión padres de familia

534.900 15/06/2012 Idelfonso Acevedo Mozo

089

Pago suministro de mouse ópticos, teclados y mantenimiento de equipos.

5.300.000 13/11/2012 Compufer

090

Pago de suministro de papelería y útiles de oficina.

2.168.100 13/11/2012 Makro Computo Presenta del

mes de Octubre.

091

Pago de Suministro de materiales eléctricos.

2.168.100 13/11/2012 Soelco Presenta del

mes de Octubre.

092 Pago elementos de aseo.

4.684.171 13/11/2012 Fabriaseo Ltda Presenta del

mes de Octubre.

093

Pago por suministro de elementos deportivos.

9.154.000 29/11/2012 Mario Leonardo Suarez Valbuena

Presenta del

mes de Octubre.

097

Pago suministros e instalación de elementos de seguridad (Chapas)

585.400 29/11/2012 Almacen Ferretecnico.








098

Pago suministro diplomas y actas de grado para bachilleres.

2.440.988 29/11/2012 Diplomas y pergaminos.

099 Pago suministros tarjetas de grado.

997.774 29/11/2012 Buhos Editores Ltda.

100

Pago suministro de refrigerios, arreglos florales, teatro y logística para graduación.

2.600.000 30/11/2012

Jota Asesorías y Consultorías S.A.S Jorge Iván Otálora.

Presenta del

mes de Octubre.

101

Prestación de Servicios Profesionales, elaboración manual de contratación.

6.000.000 30/11/2012

Jota Asesorías y Consultorías S.A.S Jorge Iván Otálora.

Presenta del

mes de Octubre.

102

Pago suministro e Instalación de sistema de seguridad

8.550.000 30/11/2012 Fernando Villamil Pulido

Presenta del

mes de Octubre.

103

Suministro 4 pancartas promocionando matriculas.

720.000 30/11/2012

Guillermo Segundo Monroy Corredor.

104 Pago de pintura y reparación de pupitres

10.358.173 30/11/2012 F & G Centro de Soluciones

Presenta del

mes de Octubre.

105

Elaboración y suministro de reja de cerramiento para el Jardín.

6.000.000 30/11/2012 Andrés Alcides Tocarruncho Vega.

Presenta del

mes de Octubre.

106

Suministro de 5.000 plaquetas adhesivas para inventarios.

400.000 30/11/2012 Imprenta Muisca

108

Recarga y suministro de extintores y señalización sede central.

3.444.500 30/11/2012 Adolfo Martínez Becerra

109

Suministro libros didácticos para el área de Matemáticas.

2.291.000 30/11/2012 Didáctica y Matemáticas Ltda.

110

Mantenimiento de las 3 sedes, demolición placas, excavación e instalación de tuberías de aguas negras, demolición Mesanine.

7.000.000 30/11/2012 Miguel Orlando Noy Martínez

111

Pintura exterior con suministro de materiales de la instalación del Aula Múltiple, biblioteca, salones adyacentes.

9.240.000 30/11/2012 Gerardo Uriel Sánchez Vargas








Según la tabla anterior se puede decir:

OBSERVACION N° ORDEN DE PAGO

No se anexa afiliación a salud del mes de Noviembre.

090, 091, 092,093, 100, 101, 102, 104, 105.

OBSERVACIÓN GENERAL DE CONTRATACIÓN: 1.- En la totalidad de la contratación de la Institución Educativa “Gonzalo Suárez Rendón” se determinó que existen debilidades en la supervisión de los contratos como la no realización de los informes, en ocasiones ni siquiera se nombra supervisor.

RESPUESTA DE LA ENTIDAD: En cuanto a los contratos ordenes que no llevan clausulas, en su totalidad se nombro supervisión, pero como en su mayoría son de breve ejecución como en las compras, el supervisor designado si bien es el rector adjunta el cumplido, y si es el almacenista se adjunta la entrada de almacén o recibido a satisfacción. Es de anotar que dichos cumplidos están adjuntos en las órdenes de pago tanto en contratos con clausulas como contratos orden.

PRONUNCIAMIENTO CONTRALORÍA: Para la respuesta no se tuvieron en cuenta las observaciones realizadas a cada contrato en particular del estudio de los contratos de los cuadros anteriores, solo se hace referencia a las ordenes de servicios y de trabajo de manera que la respuesta quedó corta y debe ser incluida en su totalidad en el plan de mejoramiento.

2.- Los estudios previos y las disponibilidades presupuestales se realizan con base en las propuestas aprobadas, pues en ocasiones los valores son idénticos.

RESPUESTA DE LA ENTIDAD: Tendremos en cuenta su sugerencia y a partir de la fecha el estudio previo y la disponibilidad presupuestal se elaboraran teniendo como base los precios del mercado.

PRONUNCIAMIENTO CONTRALORÍA: Sobre todo para los estudios previos no solo se deben tener en cuenta los precios del mercado sino también los protocolos que determinan las normas actuales sobre contratación, de modo que así se debe incluir en el plan de mejoramiento.

3.- Cuando se trata de compras de bienes en las carpetas de los contratos no se anexan los ingresos al Almacén.

RESPUESTA DE LA ENTIDAD: Es cierto que en las carpetas de los contratos no se encuentran los ingresos de almacén, esto por causa de que en el proceso contractual, dichas entradas se están adjuntando es a las Órdenes de Pago, para








constancia de lo afirmado anexamos copias de dichos documentos, tendremos en cuenta anexar una nueva copia de las mismas en las carpetas de los contratos aunque según el decreto 019 de 2012 en una entidad no deben reposar más de una copia de un mismo documento.

PRONUNCIAMIENTO CONTRALORÍA: La observación hacia referencia a que en las carpetas de los contratos no se encontró ninguna evidencia de que los bienes se han recibido a satisfacción, aun cuando la almacenista era la supervisora de los contratos, no es que se deban hacer varias copias de los ingresos al almacén pero sí que se certifique del recibo en conformidad de los bienes adquiridos. Así debe ser incluido en el plan de mejorameinto.

Las anteriores observaciones con alcance administrativo deben ser incluidas en el plan de mejoramiento.








4. EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 4.1. Generalidades Con la cuenta anual consolidada como anexo del formato F49_CMT de Control Interno, rinden un Informe en el que se menciona lo importante del Autocontrol dentro de las organizaciones, la escases de personal para adelantar las actividades de Control Interno, sin embargo se ha desarrollado con el ejercicio de funciones del comité, se manifiesta también, sobre la debilidad en la implementación y operacionalización del Modelo Estándar de Control Interno, por la falta de acompañamiento por parte de la Secretaría de Educación Municipal. Como anexo a este formato rinden los cuadros de austeridad en el gasto sin ningún análisis como lo prescribe la norma citada en la parte anterior del Informe sobre Austeridad en el Gasto. La Institución Educativa por su cuenta se propone objetivos encaminados a la elaboración de un manual de contratación, estandarizar procedimientos, creación del comité de compras, de contratación y el mismo plan de compras, con gestores y responsables que facilitará el ejercicio del control interno con la pretensión de ser modelo de gestión dentro de las Instituciones Educativas del Municipio.

Dentro del mismo Informe se relaciona una serie de acciones de control sobre las diferentes áreas de la Institución como son tesorería, contratación y almacén, las que fueron objeto de verificación por parte de la comisión de auditoría, de manera que se evidenció en el área de almacén que no se cumple lo que se mencionó en el Informe de Control Interno que dice textualmente: “ALMACEN: Se han plaqueteado todos los bienes muebles de la institución, con adhesivos numerados, de esta manera los inventarios quedan actualizados y disponibles para cualquier actividad o requerimiento.

Se han adoptado formatos estándar para la realización de actividades como entrada y salida de elementos de almacén, inventarios y recibidos a satisfacción.”

La verificación en el área de almacén consistió en: tomar muestras de elementos o bienes muebles para revisar la plaqueta correspondiente y su registro que ayude a su identificación, ubicación y responsable del uso o custodia si se encuentra en desuso, determinando que el plaqueteo de estos bienes apenas está comenzando y de manera irregular, pues no hay un registro que visualice los aspectos mencionados anteriormente.

Por otra parte se encontró que no hay procedimientos de altas de bienes en los inventarios, ya que la Institución Educativa ha recibido un significativo número de bienes en donación que se encuentran por fuera, sin ingreso a los inventarios y por consiguiente a la Contabilidad por falta de su valoración con el riesgo de la pérdida de los mismos al no determinarse el valor de recuperación.








Además se están subutilizando las herramientas electrónicas o de informática que se tienen para el manejo general del almacén, pues los archivos existentes no contienen la información completa de los bienes que los identifiquen, los ubiquen y muestren el estado, responsables de uso o custodia de los mismos como se mencionó anteriormente, igualmente de estos archivos no existen copias de seguridad que como su nombre lo dice aseguren la información.

De manera que por lo anterior, siendo una debilidad el deficiente manejo, custodia y control de los bienes de la Institución Educativa “Gonzalo Suárez Rendón”, la comisión de auditoría determina para el control Interno asignarle una calificación de 65 puntos de 100 posibles en materia de Control Interno.

4.2 Austeridad y Eficiencia en el Gasto Público. En la vigencia 2012 objeto de estudio por parte de la Contraloría se detectó que las Instituciones Educativas se ven abocadas a unas reducciones significativas en la transferencia de recursos por parte del Municipio como también se reducen sus ingresos propios por la figura de gratuidad en la prestación del servicio educativo, pues se hace referencia a que el Municipio no transfiere a las Instituciones Educativas el total de los recursos que le llegan de la nación por concepto de gratuidad comparándolo con el número de estudiantes bajo esta modalidad atendidos por la Institución. De modo que los gastos de la Institución se deben hacer bajo criterios amplios de austeridad, dejando de satisfacer necesidades urgentes por falta de presupuesto. En cuanto a la rendición de la información sobre el tema de austeridad en la cuenta anual consolidada por intermedio del Control Interno, en cumplimiento del Decreto 0984 del 14 de mayo de 2012 del Departamento Administrativo de la Función Pública, que modifica el artículo 22 del decreto 1737 de 1998, el informe de control Interno sobre restricción de gasto debe presentarse en forma trimestral y no mensual a partir de esa fecha como fue decretado en su artículo primero. En cumplimiento de esta norma la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces debe hacer un análisis trimestral de los gastos realizados y que tienen restricciones de Austeridad en el Gasto, elaborar un informe sobre su comportamiento y hacer las respectivas recomendaciones o sugerencias, este informe como dice la norma debe ser entregado al representante legal de la entidad y a las entidades de control, pero, en la cuenta rendida se limitaron a colgar en el sistema solo los formatos de los gastos por esos conceptos sin ningún análisis.

RESPUESTA DE LA ENTIDAD: A partir de la fecha con la entrega del próximo informe de austeridad en el gasto se rendirá un análisis de la ejecución de los gastos con respecto a cada trimestre.








PRONUNCIAMIENTO CONTRALORÍA: La respuesta deja ver el reconocimiento de lo observado y la intención de corregir en próximos informes, de manera que se debe incluir en el plan de mejoramiento.

La observación anterior requiere de justificación y soporte para levantar el alcance a administrativo o de lo contrario que sea incluido en el plan de mejoramiento. 4.3 Control Interno Contable Dentro de la información rendida por el Instituto al Sistema Integral de Auditorias también se encontró la evaluación al Control Interno Contable, donde se reconocieron las diferentes debilidades que se tienen en cada una de las etapas que lo conforman así: 4.3.1 Etapa de Reconocimiento Identificación

No hay manual de procesos y procedimientos financieros y contables

No se cuenta con oficina para el área contable por lo tanto no se puede archivar los documentos fuente para dar cumplimiento al tiempo mínimo de conservación de éstos.

Clasificación

No se encuentran identificados los riesgos del proceso de clasificación de la información y registros contables.

Registro y ajustes

Falta implementar tablas de retención documental.

No se cuenta con un aplicativo que permita el procesamiento de la información contable.

No se cuenta con un área de sistemas para el apoyo del proceso contable.

4.3.2 Etapa de Revelación

Elaboración y presentación de estados, informes y reportes contables

No se cuenta con un aplicativo que permita el procesamiento de la información contable.

Análisis, interpretación y comunicación de la información








Debido a la limitación en conocimientos y experiencia de los funcionaros de las áreas de tesorería, presupuesto y al almacén, hace que la información generada tenga falencias de tipo presupuestal, contable y tributario, ocasionando traumatismos en el proceso contable.

Los resultados finales de esta evaluación le dieron al control interno contable un puntaje de 4.2 el cual es adecuado; la etapa de revelación presento un puntaje de 4.6, seguida de la etapa de reconocimiento con 4.2 lo que las ubica dentro del criterio de adecuado. Por lo tanto la comisión de auditoria considera que este puntaje se logro debido a la buena gestión, idoneidad y experiencia del contador Publico encargado.








5. SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO

Dentro del resultado de la Auditoría anterior a la Institución Educativa “Gonzalo Suárez Rendón” se establecieron 17 hallazgos administrativos con los cuales se debió conformar y concertar el Plan de Mejoramiento de la Institución, plan que contemplaría unas acciones de mejora a cada una de las observaciones y sobre las cuales se presentarían unos avances cada cuatro meses con fechas de corte Abril, Agosto y Diciembre, revisados los avances presentados encontramos que solo uno corresponde a las observaciones de la Auditoría y otros a auditorias anteriores, sin embargo la comisión de auditoría decidió realizar su trabajo con este avance obteniendo el siguiente resultado:

N°

CLASE DE

OBSERVACIÓN

DESCRIPCION AVANCE OBSERVACIONES DE LA

CONTRALORÍA.

CALIFICACIÓN

DE CUMPLIMIENTO

1 HALLAZGO ADMINISTR

ATIVO

Seis artículos relacionados con el cuadro de inventarios realizado en la visita hecha al Instituto, aunque se encuentran en buen estado no están en uso, lo que en un futuro se puede configurar en detrimento patrimonial, debido a que con el tiempo por falta de uso y mantenimiento se pueden deteriorar. Además es importante que tengan presente estudiar específicamente las necesidades relacionadas, con las adquisiciones realizadas, ya que se está incurriendo en costos que pueden ser invertidos en elementos prioritarios que suplan necesidades reales.

Se está efectuando la actualización de inventarios y plaqueteado. Se emitió circular solicitando informar elementos sub o sin utilizar.

En la visita realizada al Almacén se detectó que la acción de plaqueteo está apenas en su comienzo, no hay procedimiento de altas en los inventarios para elementos donados, para esta fecha los inventarios no se han actualizado, existe desorganización en el manejo de los bienes en cuanto a su manejo y ubicación por su estado dentro de las instalaciones

30%


ATIVO

El computador portátil TOSHIBA serial 3A024076R a cargo del Coordinador Académico no se encontró, debido a que fue hurtado fuera de las instalaciones del Instituto, como el mismo lo explicó, sin embargo no se ha realizado la gestión ante la aseguradora

Se realizo solicitud escrita a la Aseguradora de reposición del Portátil, se espera respuesta.

No se encontró soporte de denuncia a la policía o la aseguradora que evidencie la posibilidad real de recuperación del equipo por lo tanto se mantiene la observación hasta que sea soportada la acción de mejora y la recuperación del equipo.

0%









ATIVO

Ninguno de los artículos relacionados, excepto los escritorios tipo profesor, no se encuentran plaqueteados, lo cual dificulta la asignación y responsabilidad que deben tener los funcionarios de las instituciones sobre los activos que tienen a su cargo

Se está realizando la plaqueteada con un avance de aproximadamente el 30%

Se estableció en gran parte de muebles e insumos que no se han plaqueteado, y así hay dificultad de conseguir cada elemento en los inventarios

20%


ATIVO

Existen pagos equivalentes a $200.000.oo por diferentes conceptos que no se encuentran debidamente soportados, lo cual es una de las prohibiciones que estipula el Art. 09 de la resolución 01 de 2011, por la cual se reglamenta la constitución y seguimiento de las cajas menores.

Se soportaron debidamente los pagos y en el año 2012 no se legalizo caja menor, ni en lo corrido de 2013.

Se mantiene la observación hasta ver los soportes a que se refiere la acción de mejora.

100%


ATIVO

Las órdenes de pago No 029, 031, 033, 034, 035, 110, 152 no anexan afiliación a salud.

Se efectuó requerimiento telefónico a los beneficiarios para que aporten los documentos

La Contraloría necesita que sean soportados los pagos de la seguridad social de la observación.

20%


ATIVO

Las órdenes de pago No.107, 154, 156, 161, 162, 163, 168, 169, 174, 177 no anexan constancia de cumplimiento.

Se adjuntaron las respectivas certificaciones de cumplimiento

se requiere la documentación de dichas constancias de cumplimiento para corroborar y verificar los anexos mencionados

50%


ATIVO

La orden de pago No 107 no anexa factura de venta

No se pronunciaron 0%


ATIVO

La Orden de Pago No.022 anexa la Constancia de Cumplimiento sin firma del almacenista.

La señora almacenista firmo la constancia de cumplimiento

se verificara y se evaluara las constancias de cumplimiento para tener veracidad de estos

100%


ATIVO

La orden de pago N° 107 por concepto de inscripción de alumnos a los juegos intercolegiados por valor de $1.316.000, solo se le tenia anexadas facturas de transporte por $284.000, alojamiento por $640.000 quedando por soportar $72.000 de alojamiento, $120.000 de refrigerios y $200.000 de uniformes, según cotización diligenciada por el docente delegado para esta función. Por lo tanto no esta soportada la suma de $392.000

No se pronunciaron 0%









ATIVO

Una vez revisada la información enviada por parte del Instituto a la Contraloría Municipal y la reportada en el Sistema integrado de Auditoría SIA, se evidencio que no se encontró en la información en medio físico el Acuerdo No.008 de 2011 por medio del cual se realiza una adición al presupuesto de Ingresos y Egresos por concepto de Donación Gobernación de Boyacá.

Se busco y no se encuentra evidencia de que el acuerdo en mención se haya elaborado

Con la adición sin soporte administrativo se corre el riesgo de que el presupuesto afectado supere los techos presupuestales, incurriendo en falta gravísima en esta materia.

0%

11 HALLAZGO ADMINISTRATIVO

El presupuesto de egresos definitivo para la vigencia 2011 fue de $397.214.747, de estos se ejecutaron $240.892.779, equivalente al 60.65%, lo que indica que el Instituto tuvo una baja gestión en ejecución de sus recursos.

Se reviso y encontró que el presupuesto para esa vigencia se proyectó muy alto por la contadora de ese entonces y debido a esa causa se ve baja ejecución de recursos, pero por el contrario hubo un buen nivel de ejecución teniendo en cuenta lo mencionado. Para el año 2013 se elaboró un presupuesto acorde con la realidad de los ingresos.

Ya se conoce que las Institución Educativa viene proyectando su presupuesto con cifras infladas que no obedecen a la realidad de los ingresos y por eso se presenta un desfase entre programado y ejecutado, la observación debió hacerse en proyectar el presupuesto lo más ajustado a la realidad de sus ingresos.

100%


ATIVO

Es indispensable que el instituto cree el Comité de Control Interno mediante acto administrativo donde se especifique claramente sus integrantes, objetivos, funciones, periodicidad de las reuniones, entre otros.

Se ejerce un Control Interno Incipiente debido a que quien se debe encargar del mismo es la secretaría de Educación de acuerdo a la Ley 715 por competencia. Sin embargo se creará el comité.

La ley 87 del 93 no discrimina entre entidades pequeñas y grandes, pero todas deben ejercer el control Interno partiendo del autocontrol que es personal, La Secretaria de Educación debe ejercer el control mediante el Modelo Estándar de Control Interno MECI, sin embargo se supo de la creación del comité.

100%


ATIVO

Aunque se llevaron a cabo actividades de Control Interno, no se encontró los soportes que permitan verificar su veracidad, además algunas de estas acciones no se llevaron a cabo, lo cual no permite un control efectivo de las diferentes áreas del ente. En lo relacionado con la acción de mejora no se evidencia un seguimiento a estas con el fin de verificar si realmente se implementaron.

En la actualidad se diseñan procedimientos para hacer seguimiento a las acciones, conservando evidencias como son actas y listas de chaqueo.

Se necesitan los soportes o documentos correspondientes de cada acta y seguimientos para as itener claridad sobre lo dicho

80%


ATIVO

La falta de documentación mínima exigida por la contratación, certificado de antecedentes disciplinarios, certificado de antecedentes fiscales. Contratos 002,003,007, 008

Se está exigiendo estrictamente la documentación mínima, aunque el decreto 019/12 permite que certificaciones como las de Contraloría y procuraduría se pueden verificar

Se verificó que en la vigencia se están exigiendo estos certificados a pesar de la posibilidad de consultarlos por parte del Ente de control.

100%








internamente sin exigirlas

HALLAZGO ADMINISTR

ATIVO

Por el incumplimiento de la clausula DECIMO CUARTA del contrato por el 20% del valor del mismo, por el término del mismo y dos meses más. Donde se exigía póliza de cumplimiento. Contrato 002

Se está teniendo mucho cuidado con este tipo de situaciones y de su cumplimiento

Se verificara su seguimiento mas adelante en revisión a la contratación 2012.

100%

HALLAZGO ADMINISTR

ATIVO

Por el incumplimiento del contrato donde se deben aportar los pagos de seguridad social los cuales no fueron aportados el pago de parafiscales. Los cuales no fueron aportados. Contrato 001-002-006

Se presume que fueron exigidos pero no aparecen, es posible que se hayan extraviado y se está teniendo mucho cuidado respecto a este punto

Se verificara su seguimiento mas adelante en revisión a la contratación 2012.

100%

HALLAZGO ADMINISTR

ATIVO

No existe supervisión por parte del funcionario designado Art. 04 de la ley 80 de 1993- 001-002-003-004-006-007-008-009

En la actualidad para el pago se exige certificaciones de cumplimiento o actas de supervisión, teniendo en cuenta la observación hecha por la Contraloría.

En la verificación realizada a la contratación 2012 se siguen presentado estas inconsistencias por parte de la supervisión de los contratos.

0%


ATIVO

El valor del presunto daño fiscal en sobre costos del samovar, mesas cuadradas, licuadora oster de 3 velocidades, cocteleras por un total del daño $1.303.000

Se hizo requerimiento a almacenista y Pagadora saliente, quienes a su vez requirieron al contratista, que consigno el $1.303.000 quedando subsanado el hallazgo fiscal

Se verificó la acción de mejora y efectivamente se realizó el respectivo pago.

100%


ATIVO

Posible daño patrimonial por violación de los decretos de austeridad en el gasto público. Artículo 6 del decreto 2209 de 1998, el cual reza “Esta prohibido la recepción, fiestas, agasajos, o conmemoraciones de las entidades con cargo a los recursos del tesoro público” por un valor de $2.387.870

Se justifico la inversión de dichos recursos constatando que no hubo daño patrimonial, de este modo se levanto el hallazgo.

Se levantó el hallazgo fiscal per debe dejarse la observación para que no se vuelvan a realizar estos gastos en contravía de las normas de austeridad.

100%


ATIVO

Presunto daño fiscal por la inexistencia planteada desde los estudios previos frente al suministro de 20.000 fotocopias y empastes y el cual se tiene una fotocopiadora al servicio de la institución configurando un hallazgo fiscal por valor de $1.117.650

Se justifico que la fotocopiadora no estaba en uso por no tener operador debido al escaso personal administrativo con que se contaba, por ese motivo se vio la necesidad de contratar el servicio. En el momento las fotocopiadoras están en uso y la fotocopiadora Toshiba presenta fallas.

En visita al almacén se verificó el uso de las fotocopiadoras y el control que se lleva del fotocopiado, dejando algunas recomendaciones sobre ese control.

100%

De manera que sumados todos los porcentajes de cumplimiento y realizado el promedio nos resulta una calificación total del cumplimiento al plan de mejoramiento de 60 puntos sobre 100 posibles.

60%








Es así como el cuadro de seguimiento muestra que hay cuatro (4) observaciones con cero (0) ejecución de acciones de mejora, incluso, de estas 4, hay 2; la observación 7 y la 9 que no fueron incluidas en el plan de mejoramiento, de manera que no tienen acciones de mejora y por lo tanto su calificación es Cero (0). De acuerdo a su cumplimiento a cada observación se le asignó una calificación entre cero (0) y cien (100), para luego promediarlas, de manera que para este Plan la Calificación total alcanza un 60% de cumplimiento, calificación que va a alimentar el consolidado de la evaluación de Gestión de la Institución Educativa. Para esta Auditoría, el cuidado en la elaboración del Plan de Mejoramiento, la concordancia, claridad y objetividad de las acciones de mejora, junto con la presentación de los respectivos avances hacen parte de las observaciones con alcance administrativo que deben quedar en el nuevo Plan de Mejoramiento para su posterior seguimiento, pues la reincidencia en estas faltas conllevan a adelantar procesos sancionatorios.

RESPUESTA DE LA ENTIDAD: A partir de la vigencia 2012 se ha hecho todo lo posible por el mejoramiento continúo en la gestión, es así como se subió en el nivel de calificación del 75.25 al 84.3 siendo este un avance significativo. Con el fin de mejorar el informe de avance de los planes de mejoramiento tendremos más cuidado en su elaboración y presentación, para bien de la institución y claridad con los organismos de control. De esta manera quedan contestadas las observaciones del informe de auditoría esperando sean de su entera satisfacción, de no ser así la Institución queda comprometida a subsanar las fallas que fuere necesario de acuerdo al Plan de Mejoramiento que hubiere que firmar.

PRONUNCIAMIENTO CONTRALORÍA: La calificación de la que se debería hablar no es la de gestión sino la del cumplimiento al Plan de Mejoramiento que fue del 60%, presentando en este observaciones a las que no se les realizó ninguna acción de mejora, situación que da mérito para iniciar procesos disciplinarios, quedando claro que si se presenta reincidencia, la entidad no dudará en iniciarlas, pues es un asunto obligatorio, de manera que lo aquí observado se debe integrar en el plan de mejoramiento en todo su contexto.








6. CONSOLIDACIÓN DE HALLAZGOS

No OBSERVACIÓN ALCANCE

A D F S

PRESUPUESTO

1.

El presupuesto tanto de Ingresos como de gastos se proyecta de manera sobreestimada y deben ser ajustados a la realidad. Al comparar los Ingresos recaudados frente a los gastos ejecutados, se observa que se dejaron de gastar $62´875.974 que equivalen a un 19.78% del recaudo de la Institución.

X

ALMACÉN

2.

Plaqueteo de bienes: proceso en inicio, pues se colocaron algunos rótulos adhesivos en elementos, pero éstos no se encuentran registrados en los inventarios con ese número de identificación, solo algunos apuntes a lápiz de los mismos.

X

3.

Ingresos y salidas de elementos: No existe un procedimiento para el ingreso y salidas de bienes al almacén, la entrega de bienes para el uso de los mismos se relaciona en un libro, al momento de su reintegro al almacén no se hace registro, solo se marca con un resaltador sobre el registro de salida, de modo que en los tiempos que los bienes no están en el almacén se pierde la custodia y control del uso de los bienes junto con la responsabilidad sobre el bien.

X

4.

Bienes en poder de funcionarios: No se pudo establecer la totalidad de los bienes en uso, ni la forma de tenencia de estos bienes por parte de cada funcionario, mas exactamente con los bienes donados (Tabletas del Ministerio de Comunicaciones TIC).

X

5.

Bienes donados: En la Institución Educativa se recibe gran número de bienes donados, pero estos no figuran en los inventarios porque no hay procedimiento para valorarlos y darlos de alta, por la misma razón están por fuera de la Contabilidad, es así que la cuenta contable de Inventarios se encuentra subestimada. Se requiere de la realización de este procedimiento para cuantificar el valor de los bienes y facilitar su recuperación en caso de perdida. Entre lo bienes que se

X








encuentran en esta condición están los libros donados por el Ministerio de Educación y la tabletas donadas por el Ministerio de comunicaciones (TIC), entre otros.

6.

Inventarios: Estos se encuentran a manera de relación, unos con valor otro no, no hay registro del estado, ubicación ni del responsable del mismo en determinado momento, no hay correspondencia entre estos y los registros contables.

X

7.

Uso del Computador: A pesar de tener un buen equipo de cómputo, éste está subutilizado pues en materia de inventarios y control de los mismos no se conoció herramienta alguna utilizada, los archivos son trabajados en memoria externa y no se tienen Back Ups en el disco duro que garanticen la permanencia hábil de los inventarios, corriendo el riesgo de la pérdida de la información y por consiguiente el trabajo hasta ahora realizado en esta materia.

X

8.

Organización: En una bodega se encuentran bienes devolutivos nuevos, viejos buenos e inservibles, elementos de consumo, todo revuelto y sin registros de entradas salidas y saldos.

X

9.

Kárdex de bienes de Consumo: No se conoció sobre controles y procedimiento de entrega de los bienes de consumo (Kardex) que refleje existencias ni periodicidad de las entregas.

X

10.

Bajas: Existen muchos elementos en desuso que solo requieren su baja de los inventarios pero no hay procedimiento para esta acción, de manera que los referidos elementos de alguna manera están engrosando los inventarios y en contabilidad una sobreestimación de la misma cuenta.

X

CONTRATACIÓN

11.

1. En la totalidad de la contratación se determinó que existen debilidades en la supervisión de los contratos como la no realización de los informes, en ocasiones ni siquiera se nombra supervisor. 2. Los estudios previos y las disponibilidades presupuestales se realizan con base en las propuestas aprobadas, pues en ocasiones los valores son idénticos.

X








3. Cuando se trata de compras de bienes en las carpetas de los contratos no se anexan los ingresos al Almacén.

CONTROL INTERNO

12.

En cumplimiento del Decreto 0984 del 14 de mayo

de 2012 del Departamento Administrativo de la

Función Pública, que modifica el artículo 22 del

decreto 1737 de 1998, el informe de control Interno

sobre restricción del gasto público se debe

presentar en forma trimestral y no mensual a partir

de esa fecha como fue decretado en su artículo

primero. En cumplimiento de esta norma la Oficina

de Control Interno o quien haga sus veces debe

hacer un análisis trimestral de los gastos

realizados, establecer quién tiene restricción en el

gasto, elaborar un informe sobre su

comportamiento y hacer las respectivas

recomendaciones o sugerencias, este informe

como dice la norma debe ser entregado al

representante legal de la entidad y a las entidades

de control, pero en la cuenta rendida se limitaron a

colgar en el sistema solo los formatos de los gastos

por esos conceptos sin ningún análisis.

X

PLANDE MEJORAMIENTO

13.

Para esta Auditoría, el cuidado en la elaboración del Plan de Mejoramiento, la concordancia, claridad y objetividad de las acciones de mejora, junto con la presentación de los respectivos avances hacen parte de las observaciones con alcance administrativo que deben quedar en el nuevo Plan de Mejoramiento para su posterior seguimiento, pues la reincidencia en estas faltas conllevan a adelantar procesos sancionatorios.

X

A: Observación Administrativa D: Observación Disciplinaria F: Observación Fiscal S: Observación Sancionatoria








Cordialmente;

Equipo Auditor:

JOSÉ ANTONIO DAZA FIGUERDO Profesional Especializado

ESNEIDER EDGARDO SOLER GALINDO Contador Público

Revisó:

HERNANDO FARFAN RUBIANO Auditor Fiscal (C.)

Contraloria Municipal de Tunja - NIT. 800107701-8...

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Transcript of Contraloria Municipal de Tunja - NIT. 800107701-8...