CONTRATACIÓN 2016 · bienes, obras y servicios, con el fin de propender por los fines esenciales...

MANUAL DE CONTRATACIÓN

V02

31 de octubre de

2016

Este manual contiene la información que en cumplimiento de su misión, requiere hacer la Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico – CRA para adelantar procesos de selección objetiva que le permitan adquirir bienes, obras y servicios, con el fin de propender por los fines esenciales del Estado, con plena observancia de los principios que rigen la Contratación Estatal.

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Revisado y aprobado en Comité SIGC N°10 de 2016

PRESENTACIÓN

La Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico (CRA) es una entidad del orden nacional, adscrita al Ministerio Vivienda, Ciudad y Territorio, con autonomía administrativa, técnica y patrimonial, creada por la Ley 142 de 1994 con el fin de regular los monopolios en la prestación de los servicios públicos domiciliarios de acueducto, alcantarillado y aseo en Colombia, cuando la competencia no sea, de hecho, posible; y, en los demás casos, la de promover la competencia entre quienes presten servicios públicos, para que las operaciones de los monopolistas o de los competidores sean económicamente eficientes, no impliquen abuso de la posición dominante, y produzcan servicios de calidad.

Es así, como en cumplimiento de su misión, requiere adelantar procesos de selección objetiva que le permitan adquirir bienes, obras y servicios, con el fin de propender por los fines esenciales del Estado, con plena observancia de los principios que rigen la Contratación Estatal.

El proceso de contratación debe ser el mecanismo por medio del cual se materializa las necesidades de la entidad, se satisface de forma eficiente las funciones y competencias atribuidas a la entidad y se concreta el ejercicio estatal, el cual visualiza con un proceso transparente y objetivo en la selección de los contratitas.

De conformidad con lo ordenado en el Decreto 1082 de 2015, la Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico - CRA, debe expedir o actualizar su Manual de Contratación, teniendo en cuenta los lineamientos señalados por Colombia Compra Eficiente mediante el documento LGEMC-01, “Lineamiento Generales para la expedición de Manuales de Contratación y de los procedimientos establecidos por el Sistema Integrado de Gestión.

El Manual de Contratación de la Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico - CRA –, es un documento de consulta permanente para todos los actores que participan en la contratación de la entidad, dado que su dinamismo nos permite evolucionar de acuerdo a los principios de mejoramiento continuo que plantea nuestro Sistema Integrado de Gestión, por lo que será revisado y actualizado de acuerdo con la normativa vigente en materia contractual.

El presente documento es de imperativa aplicación para los funcionarios públicos y particulares que ejercen funciones públicas de la CRA, pues recopila la normatividad que rige en el orden jurídico colombiano en materia de contratación pública y normas anticorrupción, adicionalmente se complementa con los procedimientos establecidos para las distintas modalidades de selección y celebración de convenios de asociación, que ilustran los pasos a seguir en todo el proceso de contratación, desde la fase de planeación hasta el cierre del expediente contractual.

El Proceso de Gestión Jurídica, cuenta con los siguientes procedimientos los cuales hacen parte integral del presente Manual de Contratación:

Licitación Pública;

Selección Abreviada

- Subasta inversa

- Menor Cuantía

- Acuerdo Marco de Precios;

Concurso de Méritos;

Mínima Cuantía;

Contratación Directa;

Convenios de Asociación;

Supervisión e Interventoría.

Liquidación.

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INTRODUCCIÓN

La contratación estatal tiene como fin el cumplimiento de los fines estatales, y la prevalecía de la función pública y del

interés general, procurando el logro de los objetivos y metas institucionales a través de la provisión de bienes, obras y

servicios necesarios, de conformidad con el artículo 2 de la Constitución Política;

Con el presente Manual de Contratación la Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico - CRA, actualiza

e integra junto al manual, los procedimientos y los documentos soporte que permiten la estandarización de los procesos

de selección de contratistas, en el marco normativo de la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 2011, el

Decreto 1082 de 2015, Decreto 2412 de 2015 y las demás normas vigentes que versan sobre la materia. Adicionalmente

contiene los aspectos legales y procedimentales a tener en cuenta en desarrollo de la ejecución de los contratos que

suscriba la entidad.

La Agencia Nacional de Contratación Pública —Colombia Compra Eficiente—, se creó por el Gobierno Nacional a través

del Decreto-Ley 4170 de 2011, para desarrollar e impulsar políticas públicas y herramientas orientadas a asegurar que el

sistema de compras y contratación pública obtenga resultados óptimos en términos de la valoración del dinero público a

través de un proceso transparente, fortaleciendo de esa manera la aplicación de los principios del Buen Gobierno que

permite materializar las políticas públicas.

En el presente Manual de Contratación, se acogen las disposiciones del Decreto 1082 de 2015, el cual regula las prácticas

en la planeación de la contratación y las compras públicas, hace ajustes en el registro único de proponentes, en los

procesos de selección de los contratitas, en la aplicación de acuerdos comerciales y en el régimen de garantías, entre

otros.

El Manual de Contratación la Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico – CRA, se dirige a efectuar la

selección de los contratistas y la celebración de contratos y convenios como resultado de un correcto proceso de

planeación, estudios, proyecciones y análisis necesarios para tal efecto, enmarcado en los principios constitucionales de la

función administrativa y de los principios que componen la actividad contractual del Estado.

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INDICE TEMÁTICO

TITULO

CAPITULO I. REGIMEN LEGAL, AMBITO DE APLICACIÓN Y ALCANCE DEL MANUAL

1. RÉGIMEN LEGAL DE LA CONTRATACIÓN DE LA CRA 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN 3. ALCANCE

CAPITULO II. - COMPETENCIA Y PRINCIPIOS QUE RIGEN LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL LA CONTRATACIÓN PÚBLICA DE LA CRA.

4. COMPETENCIA PARA DIRIGIR EL PROCESO DE CONTRATACIÓN Y PARA CONTRATAR. 5. PRINCIPIOS APLICABLES A LA CONTRATACIÓN. CAPITULO III GENERALIDADES 6. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES. 7. PROHIBICIONES. 8. CONFLICTO DE INTERESES. 9. GLOSARIO. 10. TIPOLOGÍA DE LOS CONTRATOS.

TITULO II DE LA CONTRATACIÓN

CAPITULO I. RÉGIMEN APLICABLE A LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL DE LA CRA

11. NORMATIVIDAD APLICABLE A LA GESTION CONTRACTUAL DE LA CRA.

CAPITULO II. – COMITÉ ASESOR Y EVALUADOR

12. CONFORMACION DEL COMITÉ ASESOR Y EVALUADOR. 13. FUNCIONES DEL COMITÉ ASESOR Y EVALUADOR. 14. COMITÉ ASESOR Y EVALUADOR EN EL CONCURSO DE MÉRITOS.

TITULO III. ETAPA DE PLANEACIÓN DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL

CAPITULO I. – PLAN ANUALDE ADQUSICIONES

15. OBJETIVO. 16. ALCANCE. 17. ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DE AQUISICIONES.

CAPÍTULO DE LA PLANEACIÓN O PLANIFICACIÓN

18. ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS. 19. ESTUDIOS PREVIOS EN LOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN DIRECTA.

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20. ESTUDIOS PREVIOS EN EL PROCESO DE CONCURSO DE MERITOS. 21. ESTUDIOS PREVIOS EN LOS PROCESOS DE SELECCIÓN ABREVIADA.

21.1 POR SUBASTA INVERSA. 21.2 BOLSAS DE PRODUCTOS. 21.3 MINIMA CUANTIA. 22. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL. 23. ELABORACIÓN DEL PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES. 24. DISTRIBUCION DE RIESGOS. 25. MODIFICACIÓN DE LOS ESTUDIOS PREVIOS.

TITULO IV CAPITULO I. – ETAPA PRECONTRACTUAL

26. AVISO DE CONVOCATORIA. 26.1.1 PROYECTO DE PLIEGOS DE CONDICIONES. 26.1.1.2 OBSERVACIONES AL PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES. 26.1.3 ACTO ADMINISTRATIVO DE APERTURA 26.1.4 PLIEGOS DE CONDICIONES DEFINITIVOS 26.1.5 ADENDAS 26.1.6 ACLARACIONES DURANTE EL PERIODO DE PUBLICACION DE LOS PLIEGOS DE CONDICIONES DEFINITIVOS 26.1.7 ACTA DE CIERRE 26.1.8 EVALUACION DE LAS OFERTAS PRESENTADAS 26.1.9 TRASLADO DEL INFORME DE EVALUACION 26.1.10 TRASLADO DEL INFORME DE EVALUACION 26.1.11 RESPUESTAS A LAS OBSERVACIONES PRESENTADAS AL INFORME DE EVALUACION 26.1.12 ACTO DE ADJUDICACION. 26.1.13. NOTIFICACION DEL ACTO ADMINISTRATIVO DE LA DECLARATORIA DE DESIERTO DE UN PROCESO DE SELECCIÓN 26.1.14. REVOCATORIA DE LA ADJUDICACIÓN

CAPITULO II. – LICITACIÓN PÚBLICA – SELECCIÓN ABREVIADA

27. LICITACIÓN PÚBLICA. 28. PROCEDIMIENTO DE LA LICITACIÓN PÚBLICA. 29. SELECCIÓN ABREVIADA. 30. ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES Y DE COMUN UTILIZACIÓN. 30.2. PROCEDIMIENTO DE LA SELECCIÓN ABREVIADA PARA BIENES DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES. 31. SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA. 31.2. PROCEDIMIENTO DE LA SELECCIÓN ABREVIADA POR DECLARATORIA DE DESIERTA DE LA LICITACIÓN.

CAPÍTULO III. – CONCURSO DE MÉRITOS

32. CONCURSO DE MÉRITOS. 33. PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN.

CAPÍTULO IV. - CONTRATACIÓN DIRECTA.

34. CAUSALES DE CONTRATACIÓN DIRECTA.

CAPÍTULO V. - CONTRATACIÓN CON ORGANISMOS INTERNACIONALES

CAPITULO VI. - MINIMA CUANTIA.

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43. PROCEDIMIENTO DE LA MENOR CUANTÍA

TITULO V. ETAPA CONTRACTUAL

CAPÍTULO I. –REQUISITOS DE PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCIÓN

44. REQUISITOS DE PERFECCIONAMIENTO DE LOS CONTRATOS. 45. REQUISITOS DE EJECUCIÓN DE LOS CONTRATOS. 46. PUBLICACIÓN DE LOS CONTRATOS. 47. PUBLICIDAD DE LOS PROCEDIMIENTOS Y ACTOS RELACIONADOS CON LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL.

CAPITULO II. –GARANTÍAS EN LA CONTRACTACIÓN

48. GARANTÍAS CONTRACTUALES. 49. CLASES DE GARANTÍAS. 51. RIESGOS A AMPARAR DERIVADOS DEL INCUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES. 51.2.1. RIESGOS DERIVADOS DEL INCUMPLIMIENTO DEL OFRECIMIENTO. 51.3. RIESGOS DERIVADOS DEL INCUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES CONTRACTUALES. 52. CUBRIMIENTO DE OTROS RIESGOS. 54. CLÁUSULA DE INDEMNIDAD. 55. SUFICIENCIA DE LA GARANTÍA. 56. EXCEPCIONES AL OTORGAMIENTO DEL MECANISMO DE COBERTURA DEL RIESGO. 57. RESTABLECIMIENTO O AMPLIACIÓN DE LA GARANTÍA. 58. INCUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA RELATIVAS A MANTENER LA SUFICIENCIA DE LA GARANTÍA.

CAPÍTULO III. CLAUSULAS EXCEPCIONALES

CAPÍTULO IV. MODIFICACIONES, PRORRÓGAS, ADICIONES Y SUSPENSIÓN DEL CONTRATO

59. PROCEDENCIA 60. CESIÓN. 61. SUSTITUCIÓN DE MIEMBROS DEL EQUIPO DE TRABAJO.

TITULO VI ETAPA POSCONTRACTUAL

CAPÍTULO I. –LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS

62. OCURRENCIA Y CONTENIDO DE LA LIQUIDACIÓN. 63. DE LA LIQUIDACIÓN UNILATERAL.

TITULO VI CONTROL DE LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL O SUPERVISIÓN DE LOS CONTRATOS

68. OBLIGACIONES DEL SUPERVISOR O INTERVENTOR DURANTE LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL Y POST CONTRACTUAL. 69. PROHIBICIONES DEL SUPERVISOR E INTERVENTOR. 70. CONTENIDO DE LOS INFORMES. 70.3. ENVÍO DE DOCUMENTOS.

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70.4 PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO A CONTRATISTAS.

TITULO VII MANEJO DE LA INFORMACIÓN CONTRACTUAL

71. ARCHIVO Y CUSTODIA DE LOS EXPEDIENTES DE LOS CONTRATOS: 74. NUMERACION DE LOS CONTRATOS

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TITULO I FUNDAMENTOS

CAPITULO I

RÉGIMEN LEGAL, ÁMBITO DE APLICACIÓN Y ALCANCE DEL MANUAL

1. RÉGIMEN LEGAL DE LA CONTRATACIÓN DE LA CRA:

1.1. De conformidad con el artículo 82 de la Ley 489 de 1998 y los artículos 1 y 2 de la Ley 80 de 1993, los contratos que celebre la Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico, Unidad Administrativa Especial, sin personería jurídica, adscrita al Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial, con autonomía administrativa, técnica y patrimonial, se rigen por lo dispuesto en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y las demás disposiciones que lo reglamenten, complementen, adicionen o modifiquen.

1.2. De igual forma, según lo establece el artículo 13 de la Ley 80 de 1993, a los contratos que celebren las entidades estatales le son aplicables las disposiciones comerciales y civiles pertinentes en aquellas materias no reguladas por la misma.

2. ÁMBITO DE APLICACIÓN:

2.1. El presente manual dispone las políticas dentro del proceso de apoyo de la contratación de la CRA, en cumplimiento de la Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007, 1474 de 2011 y sus Decretos reglamentarios en especial el Art.

2.2.1.2.5.3 del Decreto 1082 de 2015 y Decreto 2412 de 2015.

3. ALCANCE:

3.1. Las disposiciones del presente Manual se aplicarán a las modalidades de selección de Licitación Pública, Selección Abreviada, Concurso de Méritos, Contratación Directa y mínima cuantía, que adelante LA COMISIÓN DE REGULACIÓN DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO BÁSICO – CRA, en sus etapas precontractual, contractual y post- contractual.

CAPITULO II COMPETENCIA Y PRINCIPIOS QUE RIGEN LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL LA CONTRATACIÓN PÚBLICA DE LA CRA

4. COMPETENCIA PARA DIRIGIR EL PROCESO DE CONTRATACIÓN Y PARA CONTRATAR:

4.1 La competencia para la celebración de los contratos y dirigir todos los procesos relacionados con la actividad contractual esta radica en el Director Ejecutivo de la Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico- CRA previa autorización del Comité de Expertos Comisionados, de conformidad con lo establecido en el artículo 2º del Decreto 2412 de 2015, modificatorio del artículo 3º del Decreto 2483 de 2007.

4.2 En virtud de la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Ley 489 de 1998 y el Decreto 2150 de 1995, el Director Ejecutivo puede delegar total o parcialmente la competencia para celebrar contratos, en los servidores públicos que desempeñen

cargos de nivel directivo y ejecutivo.

4.3 De conformidad con el artículo 12 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 21 de la Ley 1150 de 2007, “En ningún caso, los jefes y representantes legales de las entidades estatales quedarán exonerados por virtud de la delegación de sus deberes de control y vigilancia de las actividades precontractual y contractual.”

5. PRINCIPIOS APLICABLES A LA CONTRATACIÓN:

5.1. En los procesos de contratación que adelante la Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico, se

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atenderán los principios consagrados en la Constitución Política, el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, el Código Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y especialmente los siguientes:

5.1.1. Anualidad: En virtud de este principio, el proceso de contratación de la CRA, entendido desde el momento del inicio de la etapa de planeación, estará regido bajo el principio presupuestal Constitucional de anualidad, de conformidad con el artículo 346 de la Constitución Política, el artículo 14 del Decreto 111 de 1996 y el Decreto 1957 de 2007; así las cosas no podrán asumirse compromisos contractuales con cargo a las apropiaciones del año fiscal que se cierra a 31 de diciembre de la respectiva vigencia fiscal, salvo que las obligaciones se asuman con cargo a presupuestos de vigencias futuras previamente aprobados.

5.1.2. Buena fe: Las actuaciones contractuales deberán ceñirse a los postulados de la buena fe, la cual se presumirá en todas las gestiones que adelanten los servidores públicos de la CRA, y de quienes contraten con esta Entidad.

5.1.3. Calidad: Es deber de los servidores públicos y de quienes intervengan en las etapas del proceso contractual, controlar y asegurar la calidad de todos los procesos que la componen, exigiendo los mejores estándares de calidad a los bienes y servicios ofrecidos por los contratistas, desarrollando acciones para satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes internos y externos de la CRA.

5.1.4. Celeridad: Las normas establecidas en este manual, serán empleadas por los servidores públicos de la entidad como un mecanismo para agilizar las decisiones y para que los trámites de la contratación se cumplan con eficiencia y eficacia.

5.1.4.1. Los servidores públicos y colaboradores de la CRA, impulsarán los procesos de contratación encaminados a lograr que una vez iniciados, éstos puedan adjudicarse, celebrarse y ejecutarse a la mayor brevedad.

5.1.5. Debido Proceso: Se garantizará que las actuaciones y procesos contractuales se realicen con observancia formal y material de las normas que determinen la ritualidad de los procesos, en los términos de Ley y del presente Manual.

5.1.6. Economía: Los recursos destinados para la contratación de la CRA, deben ser administrados con austeridad en medios, tiempo y gastos.

5.1.6.1. Para la escogencia de contratistas de acuerdo con la modalidad de selección de que se trate, se cumplirán y establecerán los procedimientos y etapas estrictamente necesarios para asegurar la selección objetiva de la propuesta más favorable a los intereses de la CRA, señalando en todo caso términos preclusivos y perentorios para las etapas de selección, además la entidad deberá dar impulso oficioso a las actuaciones.

5.1.6.2. Con el fin de dar correcta aplicación al principio de economía se atenderá lo establecido en el artículo 25 de la Ley 80 de 1993.

5.1.7. Igualdad: En los procesos de selección se respetará el principio de que todos los proponentes se hallan en pie de igualdad, en este sentido desde un principio del procedimiento de selección hasta la adjudicación del contrato y su formalización, todos los proponentes estarán en la misma situación, tendrán idénticas condiciones, gozarán de las mismas oportunidades y contarán con las mismas facilidades en el desarrollo de su participación.

5.1.7.1. De igual forma, se deberán adoptar las medidas necesarias para mantener, durante el desarrollo del contrato, las condiciones técnicas económicas y financieras existentes en el momento de su celebración.

5.1.7.2. Cuando la igualdad o equivalencia entre los derechos y obligaciones existentes al momento de celebrar un contrato se rompa por causas no imputables a quien resulte afectado, las partes adoptarán en el menor tiempo posible las medidas para su restablecimiento.

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5.1.7.3. Para efectos de dar cumplimiento al principio de igualdad se dará aplicación a lo establecido en los artículos 20, 21, 27 y 28 de la Ley 80 de 1993.

5.1.8. Planeación: Todo trámite contractual deberá corresponder a una cuidadosa planeación, para contribuir en forma eficiente al logro de los objetivos institucionales en aplicación a los artículos 209, 339 y 341 constitucionales; y numerales 6, 7 y 11 a 14 del artículo 25, numeral 3 del artículo 26, y numerales 1 y 2 del artículo 30, de la Ley 80 de 1993.

5.1.9. Publicidad: L a CRA publicará las actuaciones contractuales previstas en las disposiciones legales y administrativas y las demás que se requieran en especial las señaladas en el artículo 2.2.1.1.1.7.1. del Decreto 1082 de 2015.

5.1.10 Responsabilidad: Los funcionarios que intervengan en las etapas, pre-contractual, contractual y post- contractual, están obligados a buscar el cumplimiento de los fines de la contratación, vigilar la correcta ejecución del objeto contratado y proteger los derechos de la CRA, del contratista y de terceras personas que puedan verse afectadas con el mismo.

5.1.10.1 Además, los servidores públicos de la entidad responderán subsidiariamente por sus actuaciones y omisiones antijurídicas dolosas o gravemente culposas e indemnizar los perjuicios que se causen por razón de ellas.

5.1.10.2 Los contratistas garantizarán la calidad de los trabajos, bienes o servicios contratados, y responderán cuando:

5.1.10.2.1 Formulen propuestas en las que se fijen condiciones económicas y de contratación artificialmente bajas con el propósito de obtener la adjudicación del contrato.

5.1.10.2.2 Suministren información falsa, oculten información al contratar como inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones.

5.1.10.2.3. En general, para el cumplimiento del principio de responsabilidad se dará aplicación a lo dispuesto en el artículo 26 de la Ley 80 de 1993.

5.1.11. Selección Objetiva: Para dar aplicación a este principio, los servidores de la CRA, escogerán el ofrecimiento más favorable para la entidad y los fines que ella busca, sin consideración a factores de afectos, intereses o cualquier motivación subjetiva.

5.1.11.1. Para efectos de dar cumplimiento al principio de selección objetiva, se dará aplicación al artículo 5 de la Ley 1150 de 2007.

5.1.12. Transparencia: En los procesos contractuales los interesados tendrán oportunidad de conocer y controvertir los informes, conceptos y decisiones que se rindan o adopten, para ello, la entidad establecerá las etapas que permitan el conocimiento de dichas actuaciones y otorguen la posibilidad de presentar observaciones.

5.1.12.1. En los procesos de contratación se seguirán los lineamientos establecidos para cada modalidad de selección y los pliegos de condiciones indicarán los requisitos objetivos necesarios para participar en los procesos de selección, definiendo reglas objetivas, justas, claras y completas que permitan la confección de ofrecimientos de la misma índole y aseguren la escogencia objetiva del contratista.

5.1.12.2. Las actuaciones contractuales serán públicas y los expedientes estarán abiertos al público, igualmente, se expedirán copia de las actuaciones y propuestas recibidas a las personas que demuestren interés legítimo, respetando la reserva de que gocen legalmente las patentes, procedimientos y privilegios.

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CAPITULO III GENERALIDADES

6. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES:

6.1 No podrán participar en procedimientos de selección, ni celebrar contratos con la Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico, las personas naturales o jurídicas que se hallen incursas en alguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidades señaladas en la Constitución Política, la Ley, los reglamentos de la Entidad, y especialmente, las contempladas en los artículos 8 adicionado por el artículo 18 de la Ley 1150 de 2007, y 9 de la Ley 80 de 1993, Ley 1474 de 2011 Capítulo I y Art. 90.

7. PROHIBICIONES:

7.1 Los servidores públicos y quienes presten servicios a la CRA, en relación con el cumplimiento de sus funciones u obligaciones dentro del proceso de contratación, deberán abstenerse de realizar las conductas expresamente prohibidas en la Constitución, la ley y en especial las consagradas en la Leyes 734 de 2002 y 1474 de 2011.

8. CONFLICTO DE INTERESES:

8.1. En general todo servidor público de la CRA y quienes presten sus servicios a la misma, deberán abstener de participar por sí o por interpuesta persona, en interés personal o de terceros, en actividades de contratación que puedan constituir un posible conflicto de interés.

8.2. Se entiende por conflicto de interés toda situación de contraste o incompatibilidad que pueda darse entre los

intereses de la CRA y el de los servidores públicos de ésta o de quienes le presten servicios. Se considera que también existe conflicto de interés cuando el asunto afecte o se relacione con su cónyuge, compañero o compañera permanente, o algunos de sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, o su socio o socios de hecho o de derecho.

9. GLOSARIO:

9.1. Los términos utilizados en el texto del presente Manual de Contratación se deben entender en el lenguaje técnico correspondiente, o en su defecto, en su sentido natural y obvio según el uso general de los mismos, a menos que se indique de otra forma en el presente Manual.

9.2. Los términos que denoten el singular también incluyen el plural y viceversa, siempre y cuando el contexto así lo requiera.

9.3. Para efectos de éste Manual de Contratación en particular, los términos que a continuación se relacionan tendrán el significado que seguidamente se les asigna, salvo que expresamente se designe otra cosa.

9.4. Acta de entrega o recibo a satisfacción: Es el documento en el cual el supervisor del contrato deja constancia del recibo a satisfacción de los bienes y/o servicios objeto del contrato en las cantidades y especificaciones establecidas en el mismo.

9.5. Acta de Inicio: En los casos que se considere pertinente, de acuerdo con el objeto del contrato y cuando lo exijan las normas, se suscribirá un Acta de Inicio. Es el documento en el cual se deja constancia del inicio de la ejecución del contrato, previo cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución, que permiten la iniciación formal de actividades, suscrito entre el contratista y el interventor o supervisor del contrato, según sea el caso.

9.6. Acta de liquidación: Es el documento suscrito por la CRA y el contratista, con el visto bueno del supervisor o

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interventor, en el que se refleja el balance de la ejecución financiera del contrato o corte de cuentas entre las partes, dejando constancia del valor del contrato, su vencimiento, valores ejecutados, pagos efectuados por la CRA, anticipos, ajustes, reconocimientos, revisiones, multas aplicadas, descuentos realizados, los acuerdos, conciliaciones, transacciones a que llegaren las partes, saldo a favor o en contra del contratista y las declaraciones de las partes acerca del cumplimiento de sus obligaciones y en general, la demás información requerida para que las partes se declaren a paz y salvo.

9.7. Acta de Suspensión: Es el documento expedido por quienes suscribieron el contrato, mediante el cual se acuerda la interrupción temporal del mismo, cuando se presenta una circunstancia especial y ajena a las partes que lo amerite, previo visto bueno del interventor o supervisor del contrato, según sea el caso. En la misma deberán incluirse las razones que sustentan la suspensión del contrato así como la fecha exacta de la reanudación del mismo. 9.8. Adenda: Es el documento mediante el cual se aclara o modifican las condiciones de la contratación en el pliego de condiciones y forma parte de los mismos.

9.9. Adición de contrato: Es el acuerdo de voluntades por medio del cual se adiciona el valor del contrato principal, lo cual puede ocurrir por cualquier circunstancia diferente del ajuste de precios o del restablecimiento de la ecuación contractual.

9.9.1. El valor de la adición no puede superar el 50% del valor inicial del contrato que se adiciona expresado en salarios mínimos.

9.10. Análisis o estudio de Mercado: Es el trámite que consiste en el sondeo no vinculante para la CRA, del valor del objeto que se pretende contratar y/o de las condiciones de la contratación en el mercado (características técnicas del negocio, precisiones sobre el alcance, forma de pago, etc.).

9.11. Anticipo: Son los dineros que entrega la CRA al contratista para que sean administrados e invertidos por éste y d e s t i n a d o s al cubrimiento de los costos iníciales en que debe incurrir el contratista para la iniciación de la ejecución del contrato.

9.11.1. Inversión del Anticipo: Estos recursos serán siempre de la CRA y serán garantizados por el contratista, además éste deberá presentar un plan para su utilización y amortización con los pagos posteriores que se facturen durante la ejecución del contrato. Todo lo anterior, de conformidad con las condiciones que se establezcan en los estudios previos, pliego de condiciones o en el contrato.

9.11.2. Dichos dineros sólo se irán convirtiendo en parte de pago y, por tanto, ingresarán al patrimonio del contratista, e n la medida en que se vayan amortizando.

9.12. Certificado de disponibilidad Presupuestal o CDP: Es el documento expedido por el Jefe de presupuesto de la entidad o quien haga sus veces con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos durante la vigencia fiscal correspondiente.

9.13. Cláusulas Excepcionales: Son las cláusulas excepcionales al derecho común de terminación, modificación e interpretación unilaterales, de sometimiento a las Leyes nacionales, de caducidad y reversión.

9.14. Comité Asesor y Evaluador: Es un grupo conformado por funcionarios y/o contratistas, encargado de asesorar y evaluar las propuestas presentadas, y validar el contenido de los requerimientos , jurídicos, financieros, técnicos y de precio contenidos en el pliego de condiciones, dentro de los procesos de selección de licitación pública, concurso de méritos, selección abreviada, mínima cuantía y en general los procesos instaurados por ley, así como recomendar al Director Ejecutivo o su delegado, el sentido de la decisión a adoptar de conformidad con la evaluación realizada.

9.15. Concurso de méritos: Es la modalidad de selección prevista para la adquisición de servicios de consultoría y

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proyectos mediante convocatoria pública, sin que se tenga en cuenta la cuantía o el precio de la propuesta como factor de escogencia del consultor.

9.16. Contratación directa: Es la modalidad de selección mediante la cual se escoge al contratista directamente, de acuerdo con las causales previamente establecidas en la Ley.

9.17. Contratista: Persona natural o jurídica, privada o pública, nacional o extranjera, que individualmente o en conjunto con otra (s) se obliga (n) a cumplir una determinada prestación, según las especificaciones del objeto del contrato, a cambio de una contraprestación.

9.18. Contrato de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión. Corresponde a aquellos contratos cuyo objeto obedece a la prestación del servicio diferente a los de consultoría que se deriven del cumplimiento de las funciones de la entidad.

9.19. Dependencia solicitante: Es aquella área de la CRA, que solicita al Director Ejecutivo o su delegado la adquisición de un bien, obra o servicio, constituyéndose como el cliente interno que da inicio a la etapa de planeación dentro del proceso contractual.

9.20. Estudios previos: Son todos aquellos documentos que sustentan la futura contratación y que comprenden la justificación, estudios de factibilidad, pre factibilidad, estudios técnicos, económicos y jurídicos, elaborados durante la etapa de planeación de la contratación y que soportan la necesidad, oportunidad y valor, previo cumplimiento de los principios de programación y/o planeación y las políticas institucionales de la entidad.

9.21. Licitación Pública: Es la modalidad de selección, mediante la cual se escoge al contratista a través de una invitación pública para que, en igual de oportunidades, los interesados presenten sus ofertas y la entidad seleccione entre ellas la más favorable. Lo anterior, previo cumplimiento del procedimiento establecido en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, ley 1474 de 2011 y sus Decretos reglamentarios.

9.22. Otro sí: Es la modificación al Contrato suscrita por las partes, previo concepto del interventor o del supervisor, cuando es necesario realizar cambios o variaciones en el contrato que no impliquen adición en tiempo o en valor.

9.23. Mecanismos de cobertura del riesgo: Es e l instrumento otorgado por los oferentes o por el contratista de la entidad, en favor de ésta o en favor de terceros, con el objeto de garantizar, los riesgos que pueda sufrir la entidad en las diferentes etapas de la contratación.

9.24. Modalidad de selección: Es el procedimiento contractual mediante el cual la CRA procederá a escoger a los contratistas (Licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos, contratación directa y mínima cuantía). La CRA determinará la modalidad de selección aplicable a cada caso, de acuerdo con los parámetros que establezcan las normas que regulan la contratación estatal.

9.25. Ordenador del Gasto: Es el servidor público de la CRA que por disposición legal o por delegación, está facultado para celebrar contratos contratar en representación de la CRA, y en consecuencia, para proferir todos los actos que demanden la selección del contratista en las etapas precontractual, contractual y post contractual. El ordenador del gasto responderá por la dirección y manejo de la actividad contractual y si obra en virtud de delegación no podrá subdelegar ni trasladar esa responsabilidad a otros funcionarios.

9.26. Pago Anticipado: E s una suma entregada al contratista con el fin de impulsar la ejecución del objeto contractual , siendo estos dineros de titularidad de la CRA. Se exige que el mismo sea amparado con una garantía correspondiente al 100% de su valor, como también que se amortice durante la ejecución del contrato, y no podrá exceder el 50% del valor total del contrato.

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9.26.1. Pago Parcial: Dichos dineros constituyen pagos por el avance en la ejecución del contratado, de acuerdo al cronograma y condiciones previstas y son propiedad del contratista, razón por la cual éste dispone totalmente de la administración y manejo de los mismos.

9.27. Perfeccionamiento: Los contratos se perfeccionan cuando se logre acuerdo sobre el objeto y la contraprestación y éste se eleve a escrito. Sin embargo, se tendrán en cuenta las reglas establecidas por la Ley y el presente manual para los contratos de mínima cuantía.

9.28. Plazo de ejecución: Es el período o término que se fija para el cumplimiento de las obligaciones a cargo de las partes.

9.29. Pliego de Condiciones: Es el documento que contiene el conjunto de requerimientos jurídicos, técnicos y económicos, así como las condiciones, plazos y procedimientos, que permitan la selección objetiva y el ofrecimiento más favorable para la entidad en los procesos de selección de Licitación Pública, Selección Abreviada y Concurso de Méritos.

9.30. Precalificación: Consiste en la preselección de los proponentes u oferentes qu e participarán en procedimientos de selección en las modalidades de Licitación Pública, selección abreviada y concurso de méritos.

9.31. Proponente: Es la persona natural o jurídica, consorcio o unión temporal, que presenta un ofrecimiento para participar en un determinado proceso de selección.

9.32. Propuesta: Se entiende por tal aquella oferta con carácter irrevocable, presentado conforme a los requisitos establecidos en el pliego de condiciones, debidamente suscrita por quien goza de la representación legal del proponente.

9.33. Prórroga del contrato: Es el acuerdo de voluntades o la manifestación de voluntad de las partes por medio del cual se adiciona más tiempo para que se desarrolle el mismo objeto contractual, es decir, el plazo por el cual se continua o prolonga en el tiempo el contrato.

9.34. Registro Presupuestal: Es la operación mediante la cual se perfecciona el compromiso y se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que ésta no será desviada a ningún otro fin. En esta operación se debe indicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones a que haya lugar.

9.35. Selección abreviada: Es la modalidad de selección mediante la cual se selecciona objetivamente al contratista, en aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse en un proceso simplificado que garantice la eficiencia de la gestión contractual. 9.36. Subasta Inversa: Se entenderá por esta, la puja dinámica efectuada electrónicamente o de manera presencial, mediante la cual los oferentes, durante un tiempo determinado, reducen sucesivamente el precio de su oferta inicial, de

conformidad con las reglas previstas en el pliego de condiciones y en los artículos del Decreto 1082 de 2015.

9.37. Supervisor: Es el servidor público de la CRA, que representa a la entidad ante el contratista y que está encargado de vigilar la correcta ejecución del contrato. Lo anterior, sin perjuicio de que la entidad pueda celebrar contratos de prestación de servicios profesionales para apoyar la labor de supervisión de los contratos, siempre que las actividades no puedan realizarse con personal de planta o requieran de conocimientos especializados.

10. TIPOLOGÍA DE LOS CONTRATOS:

10.1. Contratos Estatales: Para efectos del presente Manual, los contratos estatales se definirán como todos los

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actos jurídicos generadores de obligaciones que celebre la CRA, previstos en el derecho privado o en disposiciones especiales, o derivados del ejercicio de la autonomía de la voluntad, a s í como los que, a título enunciativo, se definen a continuación:

10.2. Contratos Interadministrativos: Aquellos suscritos por la CRA con otras entidades públicas o estatales, definidas por la constitución o por la ley, siempre que las obligaciones derivadas de los convenios tengan relación directa con el objeto de la entidad ejecutora señalado en la Ley o en sus reglamentos.

10.2.1. Se exceptúan los contratos de obra, suministro, encargo fiduciario y fiducia pública cuando las instituciones de educación superior públicas sean las ejecutoras. Estos contratos podrán ser ejecutados siempre que participen en procesos de licitación pública o de selección abreviada.

10.2.2. En aquellos eventos en que el régimen de la ejecutora no sea el c o m ú n de contratación estatal, la ejecución de dichos contratos estará en todo caso sometida a los principios de la función administrativa, al deber de selección objetiva y al régimen de inhabilidades e incompatibilidades salvo que se trate de Instituciones de Educación Superior Públicas, caso en el cual la celebración y ejecución podrán realizarse de acuerdo con las normas específicas de contratación de tales entidades, en concordancia con el respeto por la autonomía universitaria consagrada en el artículo 69 de la Constitución Política.

10.2.3. En aquellos casos en que la entidad estatal ejecutora deba subcontratar algunas de las actividades derivadas del contrato principal, no podrá ni ella ni el subcontratista, contratar o vincular a las personas naturales o jurídicas que hayan participado en la elaboración de los estudios, diseños y proyectos que tengan relación directa con el objeto del contrato principal.

10.3. Convenios de Cooperación, Asistencia o Ayuda Internacionales: Son aquellos contratos o convenios celebrados con organismos de cooperación, asistencia o ayuda internacionales soportados en instrumentos de cooperación internacional de los cuales haga parte la Nación.

10.4. Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que sólo pueden encomendarse a determinadas personas naturales: Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión la CRA podrá contratar directamente con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate, sin que sea necesario que haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el Director Ejecutivo o su delegado deberá dejar constancia escrita.

10.4.1. Los servicios profesionales corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la entidad.

10.5. Contrato de consultoría: Son aquellos que celebre la CRA referidos a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, pre factibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión. Son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos.

10.6. Contrato de suministro: El contrato de suministro es un negocio jurídico bilateral, conmutativo y oneroso, mediante el cual el contratista se obliga para con la administración a darle, en forma sucesiva, una determinada cantidad de bienes muebles que requiere para el desarrollo de sus funciones legales, a cambio de lo cual la administración se obliga a pagar el precio resultante de multiplicar la cantidad de unidades transferidas por el precio unitario convenido, el cual bien puede estar sometido a reajustes.

10.6.1. Cuando la prestación que es objeto del suministro esté regulada por el Gobierno, el precio y las condiciones del

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contrato se sujetarán a los respectivos reglamentos.

10.7. Contrato de compraventa: La compraventa es un contrato de ejecución instantánea en que una de las partes se obliga a transferir la propiedad de una cosa y la otra a pagarla en dinero. El dinero que el comprador da por la cosa vendida se llama precio.

10.8. Contrato de obra: Son contratos de obra los que celebre la CRA para la construcción, mantenimiento, instalación y, en general, para la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecución y pago.

10.8.1. En los contratos de obra que hayan sido celebrados como resultado de un proceso de licitación, la interventoría deberá ser contratada con una persona independiente de la CRA y del contratista, quien responderá por los hechos y omisiones que le fueren imputables en los términos previstos en la Ley 80 de 1993.

TITULO II

DE LA CONTRATACIÓN

CAPITULO I RÉGIMEN APLICABLE A LA ACTVIDAD CONTRACTUAL CONTRATACIÓN DE LA CRA

11. NORMATIVIDAD APLICABLE A LA GESTION CONTRACTUAL DE LA CRA:

11.1. En los procesos contractuales adelantados por la CRA, se seguirán los trámites y procedimientos establecidos en el presente manual de acuerdo con lo previsto en las normas vigentes de contratación estatal.

11.2. Se entenderá que los trámites, procedimientos, requisitos y demás aspectos no contemplados expresamente en este manual, serán adelantados de acuerdo con las normas que regulan la contratación, en especial la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 2011, sus decreto reglamentarios y demás normas que las modifiquen, adicionen o complementen, en igual sentido, serán aplicables las disposiciones comerciales y civiles pertinentes en aquellas materias no reguladas. .

CAPITULO II

COMITÉ ASESOR Y EVALUADOR

12. CONFORMACION DEL COMITÉ ASESOR Y EVALUADOR:

12.1. En los procedimientos de selección de contratistas bajo las modalidades de Licitación Pública, Selección Abreviada y Concurso de Méritos, y mínima cuantía, el Director Ejecutivo o su delegado designará un Comité Asesor y Evaluador, el cual estará integrado por:

12.1.1. Un delegado de la dependencia solicitante, encargado entre otras funciones, de la verificación de los requisitos

mínimos desde el punto de vista técnico y de la calificación técnica y económica.

12.1.2. Un profesional especializado con título de abogado, encargado entre otras funciones, de la verificación de los documentos jurídicos habilitantes.

12.1.3. Un profesional especializado con título de Contador Público, Economista o Administrador de Empresas, encargado entre otras funciones, de la verificación de los requisitos habilitantes desde el punto de vista financiero y de la evaluación económica.

12.2. Si se trata de concurso de méritos se tendrá en cuenta lo dispuesto por el numeral 3 del artículo 2º del decreto

2883 de 2007, modificado por el artículo 1º Decreto 2412 de 2015.

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13. FUNCIONES DEL COMITÉ ASESOR Y EVALUADOR:

13.1. El Comité cumplirá entre otras, las siguientes funciones:

13.1.1. Asesorar a la entidad durante el proceso de selección y validar el contenido de los requerimientos técnicos.

13.1.2. Evaluar y calificar las propuestas presentadas dentro del proceso de selección, de manera objetiva, ciñéndose exclusivamente a las reglas contenidas en el pliego de condiciones.

13.1.3. Verificar el cumplimiento de los requisitos habilitantes desde el punto de vista jurídico, técnico, y de organización, así como las condiciones de experiencia.

13.1.4. Definir conflictos de interpretación de las normas de contratación, respetando en todo caso los principios que rigen la actividad contractual

13.1.5. Presentar los respectivos informes de evaluación y calificación.

13.1.6. Recomendar al Director Ejecutivo o su delegado el sentido de la decisión a adoptar de conformidad con la evaluación efectuada

13.1.7. Proyectar la respuesta a las observaciones que se susciten durante todo el proceso de selección.

13.1.8. Analizar de manera objetiva si el valor de la oferta resulta artificialmente bajo, haciendo uso de la comparación de los precios consignados en el ANÁLISIS DE PRECIOS o precios del mercado, según sea la naturaleza del asunto a contratar; a fin de requerir al oferente para que explique las razones en las ofertado. Todo lo anterior, en cumplimiento de los artículos 2.2.1.1.2.2.3. y 2.2.1.1.2.2.4. Del Decreto 1082 de 2015.

13.1.9. Deberá tomar la decisión objetiva de las circunstancias que rodean la exp l ica c ión y el valor de la propuesta presentada por el observado.

13.1.10. Analizar de manera especial que las garantías de seriedad de la propuesta cumplan las condiciones solicitadas en el pliego de condiciones y revisar el cumplimiento de tales exigencias.

13.1.11. De conformidad con lo previsto en artículo 2.2.1.1.2.2.3. del Decreto 1082 de 2015, los miembros del Comité

están sujetos a las inhabilidades e incompatibilidades y conflicto de intereses legales y el carácter de asesor no los exime de la responsabilidad del ejercicio de la labor encomendada.

14. COMITÉ ASESOR Y EVALUADOR EN EL CONCURSO DE MÉRITOS:

14.1. Tratándose de procesos de selección que se rijan bajo la modalidad de Concurso de Méritos, se tendrá en cuenta de manera especial, lo establecido en los artículos 2.2.1.2.1.3.1. a 2.2.1.2.1.3.7. del Decreto 1082 de 2015. Además de lo establecido en el artículo 2 numeral 3 del Decreto 2883 de 2007, modificado por el artículo 1º del Decreto 2412 de 2015, el cual establece que para la contratación de consultorías respecto a estudios, proyectos e investigaciones que se requieran para el cumplimiento de la institución, el Comité de Expertos de la CRA, Fijará los lineamientos de las mismas y designará el respectivo Comité Evaluador.

TITULO III

ETAPA DE PLANEACIÓN DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL

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CAPÍTULO I PLAN ANUAL DE AQUISICIONES

15. OBJETIVO:

15.1. Proyectar las necesidades de contratación de la CRA, que se deben satisfacer para lograr la misión institucional en términos de eficiencia y eficacia, en cumplimiento de los fines del Estado, así como, la elaboración de estudios previos para dar inicio y soportar las contrataciones a realizar.

15.2. Los servidores públicos de la CRA y quienes presten sus servicios al mismo, tendrán en cuenta que con el proceso de selección de contratistas, con la celebración y ejecución de los contratos, se busca el cumplimiento de los fines del Estado en forma continua y eficiente, enmarcados dentro de la visión y misión de la CRA.

16. ALCANCE:

16.1. Esta etapa comienza con la definición de las necesidades en el plan de contratación de la CRA y terminará con la solicitud de contratación, por parte de la dependencia solicitante a través de los estudios y documentos previos que soporten el requerimiento.

17. ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DE AQUISICIONES:

17.1. La CRA anualmente deberá contar con un plan anual de adquisiciones, el cual deberá guardar correspondencia con el plan de Acción de la CRA, en donde se definirán las necesidades y la modalidad de selección por medio de la cual se llevará a cabo la escogencia del contratista Lo anterior, de acuerdo con el presupuesto asignado en la vigencia fiscal correspondiente, independientemente de la línea y rubro presupuestal que se afecte, ya sea de funcionamiento o de inversión. El contenido del plan y sus sus modificaciones, deberá ser autorizado en Comité de Expertos de conformidad con lo previsto en la Resolución UAE- CRA 844 de 2016.

17.2. Para la elaboración del plan anual de adquisiciones, las Subdirecciones y Oficinas Asesoras, remitirán a la Oficina Asesora de Planeación a través de correo electrónico, las proyecciones de contratación.

17.3. La Oficina Asesora de Planeación analizará conjuntamente con la Subdirección Administrativa y Financiera las necesidades remitidas por las dependencias y se emitirán las observaciones del caso, para su posterior consolidación y aprobación.

17.4. En este Plan no se registrará lo relativo a Caja Menor, Nómina y Servicios Públicos.

17.5. Para el caso de los tipos de contratación previstos en los literales a, b, c del Artículo 2° de la Resolución UAE- CRA 844 de 2016. Toda solicitud de contratación deberá realizarse con la debida antelación y presentarse al Comité de Expertos Comisionados, para su autorización respectiva, según corresponda a la modalidad de selección aplicable, a fin de cumplir con el cronograma del Plan de Contratación y satisfacer la necesidad requerida por la CRA sin contratiempos.

17.6. La Oficina Asesora de Planeación, orientará la consolidación de la información de la planeación anual de la

contratación, para cumplir con la misión institucional; para ello requerirá a las diferentes dependencias, para que le remitan los documentos necesarios a fin de que el Grupo Contratos inicie los procesos de contratación y de esta forma se cumpla con el cronograma de procesos.

17.7. El Plan de Contratación establecerá la fecha límite o máxima en que las dependencias solicitantes remitirán al Grupo Contratos los estudios previos necesarios para iniciar cualquier proceso de selección, lo anterior de acuerdo con los términos establecidos para cada modalidad de selección.

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17.8. Por regla general, para que se lleve a cabo cualquier proceso de contratación, el proyecto de estudio previo deberá ser presentado para concepto técnico al Comité de Contratación, el cual estará conformado por el Director Ejecutivo o su delegado; el Subdirector Administrativo y Financiero; el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación; el Jefe de la Oficina Jurídica, el Subdirector o jefe del área que solicita la contratación y un delegado del área de contratos. Además, la necesidad deberá estar incluida en el Plan de Adquisiciones. 17.9. El Plan de Adquisiciones de que trata este numeral deberá estar aprobado a más tardar el 31 de enero de cada vigencia fiscal por el Comité de Sistema Integrado de Gestión y Control. Este plan o sus modificaciones, deberá ser autorizado en Comité de Expertos de conformidad con lo previsto en la Resolución UAE- CRA 844 de 2016.

17.10. Las áreas en las que surge la necesidad realizarán el seguimiento al cumplimiento de los cronogramas pactados dentro del plan de contratación.

CAPÍTULO II DE LA PLANEACIÓN O PLANIFICACIÓN

18. ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS:

18.1. Todo proceso contractual debe estar precedido de un estudio en el cual se describa la necesidad del bien o servicio a contratar.

18.2. La elaboración de los estudios previos, estará a cargo de la dependencia solicitante y éstas serán responsables de presentar todos los estudios y documentos previos necesarios para adelantar la contratación.

18.3. De acuerdo con la modalidad de selección aplicable, las dependencias solicitantes remitirán al Grupo Contratos, a través de comunicación interna, todos los estudios y documentos previos necesarios para la elaboración del pliego de condiciones y solicitudes de las disponibilidades presupuestales a fin de iniciar el proceso de selección ó elaborar el contrato. Sin la totalidad de los estudios previos no se podrá iniciar el proceso de selección.

18.4. Los estudios y documentos previos deberán contener, como mínimo, los siguientes elementos:

18.4.1. La descripción de la necesidad que la entidad pretenda satisfacer con la contratación. En este paso se identifica la necesidad (bien, servicio u obra) y se justifica el porqué de su adquisición o contratación. Para ello se podrá tener en cuenta:

18.4.1.1. Las características y especificaciones técnicas del bien, servicio u obra a contratar.

18.4.1.2. Identificación de los planes (Ejemplo: plan de contratación, plan de compras, plan de inversión, presupuesto de la entidad), programas, proyectos o políticas institucionales dentro de los cuales se enmarque la necesidad.

18.4.2. La descripción del objeto a contratar, con sus especificaciones esenciales, la identificación del contrato a celebrar y demás condiciones del contrato como plazo, forma de pago, forma de entrega, lugar de ejecución, obligaciones del contratista, supervisor, entre otros.

18.4.3. Los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección.

18.4.4. El análisis técnico y económico que soporta el valor estimado del contrato, indicando con precisión las variables consideradas para calcular el presupuesto de la respectiva contratación, así como su monto y el de los costos para la entidad asociados a la realización del proceso de selección y a la ejecución del contrato.

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18.4.4.1. En el evento en que la contratación sea a precios unitarios, se soportarán sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos.

18.4.4.2. El análisis necesario para conocer el sector relativo al objeto del Proceso de Contratación desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica, y de análisis de riesgos. 18.4.4.2.1. Identificación de cada una de las especificaciones técnicas del bien, cantidades, unidad de medida, características, calidades.

18.4.4.2.2. Condiciones de la prestación del servicio.

18.4.5. Estimación del valor del contrato:

Las dependencias solicitantes, estimarán el valor de la contratación, teniendo en consideración los precios del mercado, de igual forma deberán elaborar un análisis del sector económico y de los oferentes, Cuando la CRA adquiera bienes en establecimientos que correspondan a la definición de “Grandes Superficies” señalada por el Decreto 1082 de 2015, se presumirá que ha adquirido a precios de mercado.

La CRA tendrá en cuenta los valores de fletes, seguros y demás gastos en que deba incurrir el proveedor para la entrega de los bienes o servicios, así como las condiciones de pago, volúmenes y en general, todos aquellos factores que afecten el precio del bien o del servicio.

18.4.6. La justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable.

18.4.7. El soporte que permita la estimación, tipificación y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato.

18.4.8. El análisis que sustenta la exigencia de los mecanismos de cobertura que garantizan las obligaciones surgidas con ocasión del proceso de selección y del contrato a celebrar, así como los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual que se puedan ocasionar a la entidad o a terceros y que se deriven del incumplimiento del ofrecimiento o del contrato, según sea el caso.

18.4.9. Los demás aspectos derivados de la complejidad del objeto contractual y que soporten los requerimientos que se incluyen en el proyecto de pliego de condiciones.

18.4.10. Se realizará un análisis sobre la conveniencia o inconveniencia de la contratación.

18.5. A los estudios previos deberá anexarse la solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal debidamente firmada por la dependencia solicitante, la cual se tramitará ante el Grupo de Finanzas y Presupuesto de la Subdirección Administrativa y Financiera.

18.6. Los elementos mínimos de los estudios previos relacionados en el numeral 18, se complementarán con los exigidos de manera puntual en las diversas modalidades de selección.

18.7. En la elaboración de los estudios previos, las dependencias solicitantes velarán porque no se suscribirá ningún contrato con una misma persona y objeto, de manera simultánea.

18.8. Derechos de autor sobre programas de computador: Con el objeto de dar cumplimiento a la normatividad sobre derechos de autor y a la circular No. 05 del 9 de octubre de 2001 de la Unidad Administrativa Especial, Dirección Nacional de Derecho de Autor; para las contrataciones que impliquen adquisición de programas o licencias, se señalará en los estudios previos y en el pliego de condiciones la condición de que el proponente manifieste bajo la gravedad de

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juramento, que posee los derechos de autor sobre el programa o licencia ofrecido, o el permiso o autorización para la comercialización del mismo. 19. ESTUDIOS PREVIOS EN LOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN DIRECTA:

19.1. Además de lo establecido en el numeral 18 del presente Manual se tendrá en cuenta lo siguiente:

19.1.1. En la contratación de proveedor exclusivo se anexarán a los estudios previos, el certificado expedido por la Cámara de Comercio en el que exista constancia de tal circunstancia o demás documentos que acrediten que sólo existe una persona que pueda proveer el bien o el servicio por ser titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o por ser, de acuerdo con la Ley, su proveedor exclusivo.

19.1.2. Para la contratación de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, los estudios previos contendrán un análisis serio y detallado que determine el objeto del contrato y el perfil del futuro contratista (experiencia específica en años, formación académica y experiencia profesional) y se dejará constancia de que cuenta con la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate, sin necesidad de que la entidad haya tenido que obtener previamente varias ofertas. 19.1.3. Convenios interadministrativos, se realizarán con entidades estatales para aunar esfuerzos que permiten cumplir con la misión u objetivos que son encomendados por la Ley y la Constitución y los estudios previos deberán contener los documentos que justifiquen la naturaleza jurídica de la entidad como su objeto.

19.1.4. En los casos de contratación directa bajo la causal de urgencia manifiesta, no se requerirán de estudios previos.

20. ESTUDIOS PREVIOS EN EL PROCESO DE CONCURSO DE MERITOS:

20.1. Si se trata de Concurso de Méritos, además de lo establecido en el numeral 18 del presente Manual, los estudios previos deberán contener el anexo que contenga los “Requerimientos Técnicos” de los servicios de consultoría que se van a contratar, indicando por lo menos la siguiente Información:

20.1.1. Los objetivos, metas y alcance de los servicios que se encomendarán al consultor, para lo cual podrá hacer mención de los antecedentes de la contratación.

20.1.2. La descripción detallada de los servicios requeridos y los resultados o productos esperados, los cuales podrán consistir en informes, diagnósticos, diseños, datos, procesos, entre otros, según el objeto de la consultoría.

20.1.3. El cronograma de la ejecución de los servicios de consultoría y de sus resultados.

21. ESTUDIOS PREVIOS 21.1.DE SELECCIÓN ABREVIADA:

21.1.1 POR SUBASTA INVERSA: Además de lo establecido en el numeral 18 del presente Manual, en los estudios previos para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes por medio de subasta inversa, se anexará una FICHA TECNICA que incluirá las características y especificaciones, en términos de desempeño y calidad, la cual deberá contener como mínimo lo siguiente:

21.1.1.1 Denominación del bien o servicio

21.1.1.2. Denominación técnica del bien o servicio

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21.1.1.3. Unidad de medida

21.1.1.4. Descripción general

21.1.2. BOLSAS DE PRODUCTOS: Para el caso de adquisición a través de bolsas de productos se deberá indicar el precio máximo de la comisión y precio máximo de la compra, de acuerdo con el ANÁLISIS DE PRECIOS. En el CDP se tendrán en cuenta ambos valores. 21.1.3 Acuerdo Marco de Precios: Se deberá verificar que el bien o la necesidad se encuentre en el Acuerdo Marco de Precios y el estudio previo debe contener la justificación de la necesidad de la contratación y las condiciones técnicas establecidas por la entidad.

21.2. MINIMA CUANTIA: Para los procesos de mínima cuantía los estudios previos contendrán lo ordenado en el Art. 2.2.1.2.1.5.1 del Decreto 1082 de 2015 y además.

21.2.1. L a información señalada en los numerales 18.4.1, 18.4.2 y 18.4.3 del presente manual.

21.2.2. De acuerdo con la naturaleza del contrato a celebrar y la forma de pago, la dependencia solicitante determinará

en los estudios previos, la necesidad de exigir garantías a través de los mecanismos de cobertura del riesgo.

22. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL:

22.1. Con base e n la solicitud de disponibilidad presupuestal suscrita por la dependencia solicitante, el Grupo de

Finanzas y presupuesto de la CRA, emitirá el certificado de disponibilidad presupuestal de acuerdo con el valor solicitado

en los estudios previos, respetando la normatividad presupuestal vigente.

22.2. En el evento de que un contrato sea adicionado en valor, se expedirá un nuevo certificado de disponibilidad presupuestal.

22.3. No se realizarán adiciones a un certificado de disponibilidad presupuestal previamente expedido.

23. ELABORACIÓN DEL PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES:

23.1. En la elaboración del proyecto de pliego de condiciones y a efectos de establecer los requisitos habilitantes que sirvan para determinar la capacidad jurídica y las condiciones de experiencia, capacidad financiera y de organización de los proponentes, participarán funcionarios con los conocimientos en cada una de estas áreas.

23.2 En todo caso en la elaboración del pliego de condiciones se tendrá en cuenta los criterios, metodología y factores de evaluación previstos en el Decreto 1082 de 2015; y los que rigen para cada modalidad de selección.

24. DISTRIBUCION DE RIESGOS:

24.1. Con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 4 de la Ley 1150 de 2007, el artículo 2.2.1.12.1.1 del Decreto 1082 de 2015, en la elaboración de los estudios previos las dependencias solicitantes incluirán la estimación, tipificación y asignación de los riesgos previsibles involucrados en la contratación y que puedan afectar el equilibrio económico del contrato. Lo anterior, con el fin de analizar las contingencias que e puedan traer consigo efectos negativos y contrarios a los esperados durante la ejecución del contrato.

24.2. Riesgos: Son todas aquellas c i r c u n s t a n c i a s que de presentarse durante el desarrollo y ejecución del contrato, pueden alterar el equilibrio financiero del mismo.

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24.2.1. El riesgo es previsible en la medida en que éste sea identificable y c u a n t i f i c a b l e por un profesional de la actividad en condiciones normales.

24.3. Estimación: Es la actividad por medio de la cual se determina el valor de los riesgos.

24.4. Tipificación: Es la actividad por medio de l a cual se define el tipo de riesgo.

24.5. Asignación de riesgos: Es la actividad por medio de la cual se determina el sujeto contractual que soportará las consecuencias de la ocurrencia de ciertos hechos que hayan sido definidos como riesgos.

25. MODIFICACIÓN DE LOS ESTUDIOS PREVIOS: 25.1 Los estudios previos podrán ajustarse o modificarse por la dependencia solicitante con posterioridad a la apertura del proceso de selección siempre que se trate de simples ajustes en los montos que no alteren las variables de su estimación o de cambios en elementos no esenciales del contrato a celebrar. De ser necesario efectuar ajustes o modificaciones que afecten los elementos sustanciales del proceso, la entidad deberá revocar el acto de apertura.

TITULO IV

CAPITULO I

ETAPA PRE-CONTRACTUAL

26. AVISO DE CONVOCATORIA

El aviso de convocatoria de los procesos de contratación (Licitación Pública, Selección Abreviada, Subasta Inversa,

Concurso de Méritos) debe cumplir con los requisitos señalados en el artículo 2.2..1.1.2.1.2 del Decreto 1082 de 2015.

26.1.1. PROYECTO DE PLIEGOS DE CONDICIONES.

Con la información contenida en los estudios previos y documentos anexos, se elaborará el proyecto de pliego de

condiciones estos deberán contener por lo menos las indicaciones establecidas en el Artículo 2.2.1.1.2.1.3. Del decreto

1082 de 2015. La publicación del proyecto de pliegos no genera obligación a la Comisión de Regulación de Agua Potable y

Saneamiento Básico - CRA para ordenar la apertura del proceso, de conformidad con el artículo 8 de la Ley 1150 de 2007.

26.1.1.2. OBSERVACIONES AL PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES.

Una vez recibidas las observaciones al proyecto de pliego de condiciones dentro de los términos establecidos en el artículo

2.2.1.1.2.1.4. D e l Decreto 1082 de 2015, el Procedimiento de Contratación o el Proceso en el cual surgió la necesidad,

emitirá la respuesta de conformidad con el área de su conocimiento, es decir; si la pregunta es técnica, la respuesta la

proyectará quien haya elaborado el correspondiente estudio previo, si la pregunta es jurídica, la respuesta la proyectará

el área de contratación a través de un abogado, y si la pregunta es financiera la respuesta la proyectará el área financiara.

Las observaciones y las respuestas a las mismas serán publicadas en el SECOP, en el término para ello establecido en el

cronograma correspondiente.

26.1.3. ACTO ADMINISTRATIVO DE APERTURA

La apertura del proceso se hará mediante resolución motivada y debe contener como mínimo lo señalado en el artículo

2.2.1.1.2.1.5. del Decreto 1082 de 2015.

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26.1.4. PLIEGOS DE CONDICIONES DEFINITIVOS

Los pliegos de condiciones definitivos serán publicados en el SECOP junto con el acto administrativo que ordenó la

apertura del proceso.

En el cronograma establecido para adelantar el proceso respectivo se debe señalar los requisitos de perfeccionamiento,

ejecución y plazo de conformidad con el artículo 2.2.1.1.2.3.1. del Decreto 1082 de 2015.

26.1.5. ADENDAS

Los pliegos de condiciones definitivos se podrán modificar a través de adendas, así como el cronograma dando

cumplimiento al Artículo 2.2.1.1.2.2.1. del Decreto 1082 de 2015. En el caso que como consecuencia del contenido de la

adenda, haya una modificación sustancial al proceso contractual, se deberá hacer el ajuste correspondiente al estudio

previo y por lo tanto se deberá publicar.

26.1.6. ACLARACIONES DURANTE EL PERIODO DE PUBLICACION DE LOS PLIEGOS DE CONDICIONES DEFINITIVOS

En el evento que los posibles oferentes soliciten aclaraciones o modificaciones al Pliego de Condiciones, el Comité

Evaluador deberá proyectar las respuestas a que hayan lugar y se deberán publicar.

26.1.7. ACTA DE CIERRE

En la fecha y hora fijada para llevar a cabo la diligencia de cierre del respectivo proceso se indicará en qué oficina se

realizará esta audiencia la cual es pública y se hará un acta por escrito en la que harán presencia los integrantes del

Comité Evaluador y un funcionario de la Oficina de Control interno, quien hará las veces de veedor.

26.1.8. EVALUACION DE LAS OFERTAS PRESENTADAS

El Comité Evaluador designado para tal fin procederá a emitir el informe de evaluación dentro del término establecido en

el cronograma; en el caso que se requiera adicionar el tiempo para la evaluación, dicha modificación al cronograma se

hará únicamente mediante adenda la cual será publicada en el SECOP.

26.1.9. TRASLADO DEL INFORME DE EVALUACION

Se correrá traslado del informe de evaluación por el término establecido en el cronograma para que los oferentes

manifiesten por escrito las observaciones que consideren pertinentes.

26.1.10. RESPUESTAS A LAS OBSERVACIONES PRESENTADAS AL INFORME DE EVALUACION

Según sea el caso para la respuesta a las observaciones realizadas por los oferentes al Informe de Evaluación, el Comité

Evaluador procederá a emitir respuestas a las observaciones y de considerarlo necesario realizará un informe definitivo, el

cual se informará a los interesados de la siguiente manera:

a. Licitación Pública: Durante la audiencia de adjudicación. b. Selección Abreviada: En la fecha prevista en el cronograma o en el acto administrativo de adjudicación. c. Subasta Inversa: En la fecha prevista en el cronograma o en la Audiencia Pública de Subasta Inversa y

Adjudicación. d. Concurso de Méritos Abierto: En la audiencia de apertura de sobre económico y adjudicación.

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e. Concurso de Méritos con precalificación: En la audiencia de conformación de lista de interesados precalificados. f. Mínima Cuantía: En la fecha prevista en el cronograma

26.1.11. ACTO DE ADJUDICACION.

Independiente del proceso de selección adelantado por la Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico- CRA-, el acto administrativo de adjudicación se notificara en audiencia pública para el proceso de subasta inversa, el cual será informado al Comité de Expertos comisionados. En los demás procesos se informará el resultado de la evaluación al Comité de Expertos para que autoricen la aceptación de oferta o adjudicación y la respectiva la suscripción del contrato, cuando es del caso.

El acto administrativo de adjudicación una vez notificado en la audiencia o publicado en el SECOP, es de carácter

irrevocable y obligatorio tanto para la Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico - CRA como para el

adjudicatario, sin perjuicio de la revocatoria a que se hace referencia en el artículo 9 de la ley 1150 de 2007 y de la

aplicación del inciso final del numeral 12 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993.

Contra el acto de adjudicación no proceden recursos por vía administrativa.

Cuando existan causas que impidan la escogencia objetiva del contratista, podrá dentro del mismo término de

adjudicación, declarar desierto el proceso mediante resolución motivada, en la que se señalarán en forma expresa y

detallada las razones que llevaron a tomar esta decisión.

El acto administrativo de la declaratoria de desierto será susceptible de recurso de reposición, el cual deberá interponerse

y ser resuelto en los términos establecidos en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso

Administrativo, y la respuesta al recurso se notificará teniendo en cuenta lo dispuesto igualmente en el Código de

Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

El recurso será resuelto por el ordenador del gasto mediante acto administrativo contra el cual no procede recurso alguno.

Nota: Cuando el Ordenador del Gasto, se aparte de las recomendaciones del Comité Evaluador lo hará mediante acto

administrativo motivado.

26.1.12. NOTIFICACION DEL ACTO ADMINISTRATIVO DE LA DECLARATORIA DE DESIERTO DE UN PROCESO DE SELECCIÓN

El acto administrativo de declaratoria desierto del proceso deberá notificarse:

a. Por medio electrónico. Con la publicación realizada en el SECOP b. En estrados. Toda las decisiones adoptadas en audiencia pública se entenderán notificadas en estrados,

debiéndose dejar constancia de la notificación en estrados. c. Notificación por aviso: Si no pudiere hacerse la notificación por alguno de los medios anteriores, se realizará de

forma personal al cabo de los cinco (5) días del envío de la citación, esta se hará por medio de aviso q ue se remitirá a la dirección, al número de fax o al correo electrónico que figuren en el expediente de la propuesta, acompañado de copia del acto administrativo.

26.1.13. REVOCATORIA DE LA ADJUDICACIÓN

Si dentro del lapso comprendido entre la adjudicación y la firma del contrato, sobreviniera una inhabilidad o

incompatibilidad, o si se demuestra que la adjudicación se obtuvo por medios ilegales, el acto de adjudicación podrá

revocarse. En este caso la garantía de seriedad de la propuesta quedará a favor la Comisión de Regulación de Agua Potable

y Saneamiento Básico - CRA, sin perjuicio de las acciones que estime procedentes.

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a. La Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico - CRA, mediante acto administrativo motivado, podrá

adjudicar el contrato, al proponente calificado en segundo lugar, dentro de los 15 días calendario siguientes, siempre y

cuando su propuesta satisfaga las exigencias de la entidad.

b. El mismo procedimiento será aplicable cuando sin justa causa, el proponente favorecido no suscriba el contrato dentro

del término señalado en el pliego de condiciones.

CAPÍTULO II

LICITACIÓN PÚBLICA - SELECCIÓN ABREVIADA

27. LICITACIÓN PÚBLICA: Este procedimiento se constituye como la regla general para seleccionar a los contratistas.

28. PROCEDIMIENTO DE LA LICITACIÓN PÚBLICA.

28.1. Sin perjuicio de lo ordenado por la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007 y sus Decretos reglamentarios, las Licitaciones Públicas, se surtirán con base en lo previsto en las Disposiciones Especiales de los Artículos 2.2.1.2.1.1.1. y 2.2.1.2.1.1.2.del Decreto 1082 de 2015.

29. SELECCIÓN ABREVIADA:

29.1. De acuerdo con la Ley 1150 de 2007, la selección abreviada corresponde a la modalidad de selección objetiva prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual.

29.2. La CRA, adelantará procesos de contratación bajo la modalidad de selección abreviada en los siguientes casos:

CAUSALES DESCRIPCIÓN

La adquisición o suministro de bienes servicios de características técnicas uniforme y de común Utilización por parte de las entidades.

Corresponden a aquellos q ue poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas, y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos.

Para la adquisición de estos bienes y servicios la CRA deberá, hacer uso de procedimientos como: 1. Subasta inversa 2. Instrumentos de compra por catálogo derivados de la celebración de acuerdos marco de precios.

La contratación de menor cuantía. De acuerdo con el presupuesto de la vigencia fiscal correspondiente y de conformidad con lo normado en el literal b) del numeral 2 del artículo 2 d la Ley 1150 de 2007.

La contratación cuyo proceso de licitación pública haya sido declarado desierto.

En cuyo caso la CRA deberá iniciar la selección abreviada dentro de los cuatro meses siguientes a la declaración de desierta del proceso inicial.

30. ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES Y DE COMUN UTILIZACIÓN:

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30.1. Para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas, uniformes y de común utilización, la CRA deberá hacer uso de procedimientos de subasta inversa o de instrumentos de compra por catálogo derivados de la celebración de acuerdos marco de precios o de procedimientos de adquisición en bolsas de productos.

30.2. PROCEDIMIENTO DE LA SELECCIÓN ABREVIADA PARA BIENES DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES:

30.3. El procedimiento d e SUBASTA I N V E R S A m e d i a n t e e l cual se adelantará la selección abreviada para la contratación d e bienes y servicios d e características técnicas uniformes y de común utilización, se surtirá de acuerdo a lo previsto en el Art. 2.2.1.2.2.1.2 del Decreto 1082 de 2015. 30. 4. Para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes por Acuerdo Marco de Precios, se deberá dar aplicación a lo previsto en el Art. 2° literal b de la Resolución UAE – CRA 884 de 2016, y el procedimiento se regirá por lo establecido por Colombia Compra Eficiente.

31. SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA:

31.1. El procedimiento mediante el cual se adelantará la selección abreviada en razón a la menor cuantía, se surtirá en el orden que se describe en el Art 2.2.1.2.1.2.2.0 de del Decreto 1082 de 2015. 31.2. PROCEDIMIENTO DE LA SELECCIÓN ABREVIADA POR DECLARATORIA DE DESIERTA DE LA LICITACIÓN:

31.2.1. En los casos de declaratoria de desierta de la licitación, si persiste la necesidad de contratar y la CRA no decide adelantar un nuevo proceso de licitación, podrá iniciar dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la declaratoria de desierta un proceso de selección abreviada, aplicando las reglas señaladas para la selección abreviada de menor cuantía.

31.2.2. La CRA podrá modificar los elementos de la futura contratación que a su criterio hayan sido determinantes en la declaratoria de desierta, a fin de subsanar las condiciones que no permitieron la terminación exitosa del proceso fallido. En ningún caso podrá modificarse el objeto esencial de la contratación.

CAPÍTULO III

CONCURSO DE MERITOS

32. CONCURSO DE MÉRITOS:

32.1. De conformidad con el Decreto 2883 de 2007 el Comité de Expertos fijará los lineamientos generales y el alcance técnico para la contratación de consultorías respecto a estudios, proyectos e investigaciones que se requieran para el cumplimiento de la misión de la entidad, así como designar el respectivo Comité Evaluador. De igual forma se deberá dar aplicación a lo previsto en el Art. 2° literal a) de la Resolución UAE – CRA 884 de 2016

32.2. Mediante esta modalidad de selección se contratarán los servicios de consultoría de que trata el numeral 2 del artículo 32 de la Ley 80 de 1993 y los proyectos de arquitectura.

33. PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN:

33.1. El procedimiento de selección, se regirá por lo señalado en el Art. Del decreto 2.2.1.2.1.3.1. del Decreto

1082 de 2015 y el procedimiento para la selección de proyectos de arquitectura es el establecido en el Decreto número

2326 de 1995, o la norma que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan.

CAPÍTULO IV CONTRATACIÓN DIRECTA.

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=5876&amp%3B0

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34. CAUSALES DE CONTRATACIÓN DIRECTA:

34.1. La CRA hará uso de la modalidad de contratación directa en los siguientes casos:

34.1.1. Urgencia manifiesta.

34.1.2. Contratación de empréstitos.

34.1.3. Contratos interadministrativos, siempre que las obligaciones derivadas de los mismos tengan relación directa con el objeto de la entidad ejecutora señalado en la Ley o en sus reglamentos. Se exceptúan los contratos de obra, suministro, encargo fiduciario y fiducia pública cuando las instituciones de educación superior públicas sean las ejecutoras. Estos contratos podrán ser ejecutados por las mismas, siempre que participen en procesos de licitación pública o de selección abreviada. 34.1.4. Los contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas.

34.1.5. Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado.

34.1.6. Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que sólo puedan encomendarse a determinadas personas naturales.

34.1.7. El arrendamiento o adquisición de inmuebles

CAPÍTULO V

CONTRATACIÓN CON ORGANISMOS INTERNACIONALES

35. Los contratos o convenios financiados en su totalidad o sumas iguales o superiores al cincuenta por ciento (50%) con fondos de los organismos de cooperación, asistencia o ayudas internacionales, podrán someterse a los reglamentos de tales entidades. En caso contrario, los contratos o convenios que se celebren con recursos públicos de origen nacional se someterán a los procedimientos establecidos en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, sus Decretos reglamentarios y en el presente manual.

36. En el evento en que el monto del aporte de fuente nacional o internacional se modifique o cuando la ejecución efectiva de los aportes no se realice en los términos inicialmente pactados, la CRA deberá modificar el contrato o convenio, de tal manera que se dé cumplimiento a lo establecido en el inciso anterior. 37. Los convenios a que hace referencia el Art. 2.2.1.2.4.4.1. del Decreto 1082 de 2015, deberán tener relación directa con el objeto del organismo de cooperación, asistencia o ayuda internacional que se contemple en su reglamento o norma de creación. 38. En todo caso, para esta contratación se tendrá en cuenta lo establecido en el artículo 2.2.1.2.4.4.1. del Decreto 1082 de 2015 y demás normas que lo modifiquen, adicionen o complementen.

39. En todo caso la CRA no podrá celebrar contratos o convenios para la administración o gerencia de sus recursos propios o de aquellos que les asignen los presupuestos públicos, con organismos de cooperación, asistencia o ayuda internacional.

40. Los contratos o acuerdos celebrados con personas extranjeras de derecho público, podrán someterse a las reglas de tales organismos. Para el efecto, la dependencia solicitante deberá enviar el acto de creación, funciones y reglas de contratación del organismo de que se trate.

41. En este tipo de contratos se reportará la información relativa a la ejecución de los contratos a los organismos de

control y al SECOP.

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42. L a s dependencias solicitantes velarán porque e l proyecto de cooperación que involucre recursos de la CRA se cuantifique en moneda nacional, los aportes en especie de la entidad, organización o persona cooperante, así como los de la CRA.

CAPÍTULO VI

MINIMA CUANTIA.

43. Procedimiento De La Menor Cuantía : La contratación cuyo valor no excede del 10 por ciento de la menor cuantía del presupuesto de la CRA; independientemente de su objeto, se efectuará de conformidad con lo previsto en el Art. 94 de la Ley 1474 de 2011 y el Art. 2.2.1.2.12.2.0 del Decreto 1082 de 2015.

TITULO V

ETAPA CONTRACTUAL. CAPÍTULO l

REQUISITOS DE PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCIÓN DE LOS CONTRATOS:

44. REQUISITOS DE PERFECCIONAMIENTO DE LOS CONTRATOS: 44.1 Los contratos que celebre la CRA se perfeccionarán cuando se logre acuerdo sobre el objeto y la contraprestación y éste se eleve a escrito. Lo anterior, sin perjuicio de lo dispuesto en el presente manual para los contratos de mínima cuantía.

45. REQUISITOS DE EJECUCIÓN DE LOS CONTRATOS:

45.1 Para la ejecución de los contratos se requiere:

45.1.1. Expedición del Registro Presupuestal, salvo que se trate de la contratación con recursos de vigencias fiscales futuras de conformidad con lo previsto en la Ley orgánica del presupuesto de acuerdo con la normatividad que rige la materia.

45.1.2. Se prescindirá de este requisito cuando el contrato o convenio no genere erogación alguna al presupuesto de LA CRA, sin embargo, si se genera erogación al presupuesto de otra entidad pública se requerirá para su ejecución, la expedición del registro presupuestal por parte de la última.

45.2. Aprobación de la garantía a través de los mecanismos de cobertura del riesgo por parte del Grupo Contratos, salvo en los contratos de mínima cuantía cuando así lo determinen los estudios previos.

45.3. El proponente y el contratista deberán acreditar que se encuentran al día en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios del Sena, ICBF y Cajas de Compensación Familiar, cuando corresponda, firmado por el representante legal o el revisor fiscal, cuando exista. Sin estos requisitos no podrá iniciarse ejecución contractual alguna.

46. PUBLICACIÓN DE LOS CONTRATOS:

46.1. De conformidad con el Artículo 223 del Decreto 19 de 2012; todos los contratos que celebre la CRA; se publicaran en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública –SECOP.

47. PUBLICIDAD DE LOS PROCEDIMIENTOS Y ACTOS RELACIONADOS CON LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL

47.1. La CRA a través del Grupo Contratos dará cumplimiento al principio de publicidad de acuerdo con lo señalado en

el Artículo 3º de la ley 1150 de 2007; 223 del Decreto 019 de 2012; y la Circular Externa No. 01 de junio de 2013 emitida

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por la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente, en consecuencia, se publicará en el SECOP todos los actos relacionados en dicha normatividad.

47.2. En la etapa contractual deberá publicarse en el SECOP la siguiente información:

47.2.1. El acto administrativo de justificación de contratación directa 47.2.2. El contrato 47.2.3. Adiciones 47.2.4. Modificaciones

47.2.5. Suspensiones 47.2.6. Sanciones ejecutoriadas que se profieran en el curso de la ejecución del contrato o con posterioridad. 47.2.7. Acta de liquidación de mutuo acuerdo o acta de liquidación unilateral.

CAPÍTULO ll

GARANTÍAS EN LA CONTRATACIÓN.

48. GARANTÍAS CONTRACTUALES:

48.1. Las dependencias solicitantes al momento de realizar los estudios previos, efectuarán el análisis que sustenta la exigencia de los mecanismos de cobertura que garanticen las obligaciones surgidas con ocasión del proceso de selección y del contrato a celebrar, todo lo anterior, atendiendo las previsiones del Decreto 1082 de 2015.

48.2. A través de cualquiera de los mecanismos de cobertura del riesgo señalados en el artículo 111 del Decreto 2.2.1.2.3.1.2. del decreto 1082 de 2015 (1. Contrato de seguro contenido en una póliza. 2. Patrimonio autónomo. 3. Garantía Bancaria.), el Contratista, se obligará a garantizar el cumplimiento de las obligaciones surgidas en favor de LA CRA, con ocasión de la ejecución de la celebración de la presentación de los ofrecimientos, los contratos y de su liquidación; así como los riesgos a los que se encuentra expuesta la entidad derivados de la responsabilidad extracontractual y que pueda surgir para LA CRA, por las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas y subcontratistas.

49. CLASES DE GARANTÍAS:

50. En los procesos de contratación de LA CRA los oferentes o contratistas podrán otorgar, como mecanismos de cobertura del riesgo, cualquiera de las siguientes garantías:

50.1. Contrato de seguro contenido en una póliza 50.2. Patrimonio autónomo. 50.3. Garantía Bancaria.

51. La responsabilidad extracontractual de la entidad derivada de las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas o subcontratistas sólo puede ser amparada mediante contrato de seguro.

52. El monto, vigencia y amparos o coberturas de las garantías se determinarán teniendo en cuenta el objeto, la

naturaleza y las características de cada contrato, los riesgos que se deban cubrir y las reglas del Decreto 1082 de 2015.

51. RIESGOS A AMPARAR DERIVADOS DEL INCUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES:

51.2. La garantía deberá amparar los perjuicios que se deriven del incumplimiento del ofrecimiento o del incumplimiento del contrato, según sea el caso, y que, de manera enunciativa se señalan en el presente numeral:

51.2.1 RIESGOS DERIVADOS DEL INCUMPLIMIENTO DEL OFRECIMIENTO: La garantía de seriedad de la oferta cubrirá los perjuicios derivados del incumplimiento del ofrecimiento, en los siguientes eventos:

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51.2.2. La no suscripción del contrato sin justa causa por parte del proponente seleccionado.

51.2.3. La no ampliación de la vigencia de la garantía de seriedad de la oferta cuando el término previsto en los pliegos para la adjudicación del contrato se prorrogue o cuando el término previsto para la suscripción del contrato se prorrogue, siempre y cuando esas prórrogas no excedan un término de tres meses.

51.2.4. La falta de otorgamiento por parte del proponente seleccionado, de la garantía de cumplimiento exigida por la entidad para amparar el incumplimiento de las obligaciones del contrato.

51.2.5. El retiro de la oferta después de vencido el término fijado para la presentación de las propuestas.

51.2.6. La falta de pago de los derechos de publicación en el Diario Único de Contratación previstos como requisitos de legalización del contrato.

51.3. RIESGOS DERIVADOS DEL INCUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES CONTRACTUALES: La garantía de cumplimiento de las obligaciones cubrirá los perjuicios derivados del incumplimiento de las obligaciones legales o contractuales a cargo del contratista, así:

51.3.1. Buen manejo y correcta inversión del anticipo. El amparo de buen manejo y correcta inversión del anticipo cubre a la entidad, de los perjuicios sufridos con ocasión de:

La no inversión El uso indebido y La apropiación indebida que el contratista garantizado haga de los dineros o bienes que se le

hayan entregado en calidad de anticipo para la ejecución del contrato.

Cuando se trate de bienes entregados como anticipo, éstos deberán tasarse en dinero en el contrato.

51.3.2. Devolución del pago anticipado. El amparo de devolución de pago anticipado cubre a la entidad de los perjuicios sufridos por la no devolución total o parcial, por parte del contratista, de los dineros que le fueron entregados a título de pago anticipado, cuando a ello hubiere lugar.

51.3.3. Cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato estatal incluyendo en ellas el pago de multas y cláusula penal pecuniaria, cuando se hayan pactado en el contrato. El amparo de cumplimiento del contrato cubrirá a la entidad de los perjuicios directos derivados del incumplimiento total o parcial de las obligaciones nacidas del contrato, así como de su cumplimiento tardío o de su cumplimiento defectuoso, cuando ellos son imputables al contratista garantizado. Además de esos riesgos, este amparo comprenderá siempre el pago del valor de las multas y de la cláusula penal pecuniaria que se hayan pactado en el contrato garantizado.

51.3.4. Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales. El amparo de pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales cubrirá a la entidad de los perjuicios que se le ocasionen como consecuencia del incumplimiento de las obligaciones laborales a que esté obligado el contratista garantizado, derivadas de la contratación del personal utilizado para la ejecución del contrato amparado.

51.3.5. Estabilidad y calidad de la obra. El amparo de estabilidad y calidad de la obra cubrirá a la entidad de los perjuicios que se le ocasionen como consecuencia de cualquier tipo de daño o deterioro, independientemente de su causa, sufridos por la obra entregada, imputables al contratista.

51.4. Calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos suministrados. El amparo de calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos suministrados cubrirá a la entidad de los perjuicios imputables al contratista garantizado derivados:

De la mala calidad o deficiencias técnicas de los bienes o equipos por él suministrados, de acuerdo con las

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especificaciones técnicas establecidas en el contrato.

Por el incumplimiento de los parámetros o normas técnicas establecidas para el respectivo bien o equipo.

51.5. Calidad del servicio. El amparo de calidad del servicio cubre a la entidad de los perjuicios imputables al contratista garantizado que surjan con posterioridad a la terminación del contrato y que se deriven de:

La mala calidad o insuficiencia de los productos entregados con ocasión de un contrato de consultoría La mala calidad del servicio prestado, teniendo en cuenta las condiciones pactadas en el contrato.

51.6. Los demás incumplimientos de obligaciones que la entidad contratante considere deben ser amparados.

51.7. En virtud de lo señalado por el artículo 44 de la Ley 610 de 2000, la garantía de cumplimiento cubrirá los perjuicios causados a la entidad como consecuencia de la conducta dolosa o culposa, o de la responsabilidad imputable a los particulares, derivados de un proceso de responsabilidad fiscal, siempre y cuando esos perjuicios deriven del incumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato amparado por la garantía.

52. CUBRIMIENTO DE OTROS RIESGOS:

52.1. En adición a las coberturas de los eventos mencionados en el numeral anterior, la entidad exigirá en los contratos de obra y en aquellos en que por su objeto o naturaleza lo considere necesario, el otorgamiento de pólizas de seguros que la protejan de las eventuales reclamaciones de terceros derivadas de la responsabilidad extracontractual que pueda surgir de las actuaciones, hechos u omisiones de su contratista.

52.2. Cuando en los contratos se autorice previamente la subcontratación, se exigirá al contratista que en la póliza de responsabilidad extracontractual se cubran igualmente los perjuicios derivados de los daños que sus subcontratistas puedan causar a terceros con ocasión de la ejecución de los contratos, o en su defecto, que acredite que el subcontratista cuenta con un seguro de responsabilidad civil extracontractual propio para el mismo objeto.

53.3. Lo anterior sin perjuicio de que la entidad contratante deba evaluar los demás riesgos a que puede estar expuesta, en cuyo caso exigirá al contratista las demás garantías que la mantengan indemne frente a esos eventuales daños.

54. CLÁUSULA DE INDEMNIDAD:

54.1. En todos los contratos que deban ser garantizados mediante los mecanismos de cobertura del riesgo, se incluirá una cláusula de indemnidad conforme a la cual, será obligación del contratista mantener a la CRA indemne de cualquier reclamación proveniente de terceros que tenga como causa las actuaciones del contratista.

55. SUFICIENCIA DE LA GARANTÍA:

55.1. Para determinar la suficiencia de la garantía en el valor y plazo que se deben otorgar; se aplicará lo previsto en los artículos 2.2.1.2.3.1.9 a 2.2.1.2.3.5.1 del Decreto 1082 de 2015.

56. EXCEPCIONES AL OTORGAMIENTO DEL MECANISMO DE COBERTURA DEL RIESGO:

Las garantías no serán obligatorias en los contratos taxativamente señalados en la ley; o en casos excepcional en los que hechos los análisis; no represente un riesgo para la entidad; de lo cual se dejara constancia en los estudios previos.

57. RESTABLECIMIENTO O AMPLIACIÓN DE LA GARANTÍA:

57.1 El oferente o contratista deberá restablecer el valor de la garantía cuando éste se haya visto reducido por razón de las reclamaciones efectuadas por la entidad contratante.

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57.2 De igual manera, en cualquier evento en que se aumente o adicione el valor del contrato o se prorrogue su término, el contratista deberá ampliar el valor de la garantía otorgada o ampliar su vigencia, según el caso.

58. INCUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA RELATIVAS A MANTENER LA SUFICIENCIA DE LA GARANTÍA:

58.1 Una vez iniciada la ejecución del contrato, en caso de incumplimiento del contratista de la obligación de obtener la ampliación de la garantía o de la obligación de obtener su renovación o de la obligación de restablecer su valor o de aquella de otorgar una nueva garantía que ampare el cumplimiento de las obligaciones que surjan por razón de la celebración, ejecución y liquidación del contrato, la entidad podrá declarar la caducidad del mismo.

CAPÍTULO III

CLAUSULAS EXCEPCIONALES

58.1. DEFINICIÓN: Las cláusulas excepcionales de interpretación unilateral, modificación unilateral, terminación unilateral, caducidad y reversión, procederán y se aplicaran de conformidad con las causales establecidas en la ley.

58.2. PROCEDENCIA: Las cláusulas excepcionales son potestades o poderes que la Ley confiere a las entidades públicas en determinados contratos y con el único fin de evitar la paralización o la afectación grave de los servicios públicos a su cargo y asegurar la inmediata, continua y adecuada prestación, en este sentido, la ausencia de una estipulación expresa que las recoja en el contrato no niega su existencia, ni su efectividad en los casos que la Ley consagra que éstas son obligatorias, su imposición será obligatoria:

En aquellos contratos que tengan por objeto el ejercicio de una actividad que constituye monopolio estatal;

Contratos que tengan por objeto la prestación de servicios públicos;

La explotación y concesión de bienes del Estado;

Contratos de obra;

Contratos de suministro;

Contratos de prestación de servicios:

En los Contratos de explotación y concesión de bienes del Estado se incluirá la cláusula de reversión.

Se podrá prescindir de la utilización de estipulaciones excepcionales en los contratos que se celebren con personas públicas internacionales o de cooperación, ayuda o asistencia y en los contratos interadministrativos, de empréstito, de donación, de arrendamiento y de aquellos que tengan por objeto actividades comerciales, industriales, científicas o tecnológicas, así como en los contratos de seguro tomados por las entidades estatales.

CAPÍTULO IV

MODIFICACIONES, PRÓRROGAS, ADICIÓNES Y SUSPENSIÓN DEL CONTRATO:

59. PROCEDENCIA: Con el fin de evitar la paralización o la afectación grave del servicio público, la CRA podrá durante la vigencia del plazo de ejecución del contrato, introducir modificaciones, prórrogas, adiciones o suspender su ejecución, mediante documento suscrito por las partes.

59.1. Para el caso en el cual no se llegue a un acuerdo entre las partes, la CRA podrá hacer la correspondiente modificación mediante acto administrativo debidamente motivado.

59.2. La modificación podrá consistir en la supresión o adición de trabajos, suministros, servicios u obras.

59.3. Las modificaciones no podrán alterar el valor del contrato en más de un cincuenta por ciento (50%) del valor inicial. En este caso, el contratista podrá renunciar a la continuación de la ejecución y se ordenará la l i q u i d a c i ó n del contrato. La CRA deberá adoptar de manera inmediata las medidas que fueren necesarias para garantizar la terminación

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del objeto contractual.

59.4. Las modificaciones, prórrogas, adiciones o suspensiones podrán ser solicitadas por cualquiera de las partes, por escrito debidamente justificado y solicitado por el supervisor y podrán referirse a la prórroga, modificaciones especiales o adiciones en valor.

59.5. La modificación de cualquier cláusula de un contrato al que se le aplique lo previsto en el parágrafo 3° del artículo 41 de la Ley 80 de 1993, dará lugar a su publicación y requiere comunicarse a la aseguradora. 59.6. De conformidad con lo normado por el parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993, los contratos no podrán adicionarse en más del cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial, expresado éste en salarios mínimos legales mensuales.

60. CESIÓN:

60.1 Los contratos estatales son intuito persona y, en consecuencia, una vez celebrados no podrán cederse sin previa autorización escrita de la CRA.

61. SUSTITUCIÓN DE MIEMBROS DEL EQUIPO DE TRABAJO:

61.1 Posterior a la adjudicación del contrato del consultor (concurso de méritos), éste podrá sustituir algún miembro del equipo de trabajo, previa autorización de la CRA, siempre que el nuevo miembro propuesto cuente con calidades iguales o superiores a las exigidas en los pliegos de condiciones respecto del miembro del equipo a quien reemplaza.

TITULO VI

ETAPA POSCONTRACTUAL CAPÍTULO I

LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS

62. OCURRENCIA Y CONTENIDO DE LA LIQUIDACIÓN:

62.1. C u a n d o P r o c e d a , la liquidación de los contratos se hará dentro del término fijado en la norma citar las normas , el pliego de condiciones o sus equivalentes, o dentro del término que acuerden las partes para el efecto..

62.2. Los contratistas tendrán derecho a efectuar salvedades a la liquidación p o r mutuo acuerdo, y en este evento la liquidación unilateral s o lo procederá en relación con los aspectos que no hayan sido objeto de acuerdo.

62.3. En esta etapa la CRA y el contratista acordarán los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar. En el acta de liquidación constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo.

62.4. Para la liquidación, el Grupo Contratos exigirá al contratista la extensión o ampliación, si es del caso, de las garantías.

62.5. En la liquidación se detallarán cada uno de los informes presentados por el contratista, si las partes quedan a paz y salvo por todo concepto o quedan obligaciones pendientes de cumplimiento.

63. DE LA LIQUIDACIÓN UNILATERAL:

63.1. En aquellos casos en que el contratista no se presente a la liquidación, o las partes no lleguen a un acuerdo sobre su contenido, la CRA, tendrá la facultad de liquidar en forma unilateral el contrato dentro de los dos (2) meses siguientes; tal

decisión se adoptará en acto administrativo motivado susceptible del recurso de reposición.

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63.2. El supervisor se encargará de emitir comunicación escrita o vía e-mail al contratista para que comparezca a la suscripción del acta de liquidación.

63.3. Dicho acto administrativo será proyectado por el Grupo Contratos para la firma del funcionario competente.

3.4. Si vencido el plazo anteriormente establecido no se ha realizado la liquidación, la misma podrá ser realizada en

cualquier tiempo dentro de los dos años siguientes al vencimiento del término anteriormente señalado, de mutuo

acuerdo o unilateralmente.

TITULO VII CONTROL DE LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL O SUPERVISION DE LOS CONTRATOS

64. La supervisión o interventoría es el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico que realiza la CRA, de observar, vigilar, evaluar y controlar la ejecución y cumplimiento de las obligaciones objeto del contrato, con sujeción a las normas legales, pliegos de condiciones, diseños y en general los demás documentos base de la contratación.

65. Para efectos de la designación del supervisor del contrato, en los estudios previos se establecerá el funcionario que

tendrá a cargo tal labor, respetando en todo caso las directrices o instrucciones que sobre el particular imparta el Director Ejecutivo.

66. La idoneidad del se establecerá de acuerdo con el objeto del contrato, por lo tanto y para el desarrollo de esta función se designará expresamente un funcionario idóneo que por su formación, especialidad, experiencia o funciones tenga la plena capacidad técnica o profesional para verificar el cumplimiento de las obligaciones del contrato.

67. Si no existe en la entidad personal de planta o de servicios que puedan llevar a cabo esta función, la CRA, podrá contratar a través del proceso de selección previsto en la norma una persona externa para que actúe como interventor de un contrato.

68. OBLIGACIONES DEL SUPERVISOR O INTERVENTOR DURANTE LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL Y POST CONTRACTUAL.

68.1. La función de interventoría o supervisión es de fundamental importancia, como quiera que su cabal cumplimiento y oportuno ejercicio, garantiza la transparencia y el éxito en la etapa de ejecución del contrato o convenio y en su posterior terminación y liquidación. Igualmente, permite la adopción de medidas oportunas y la toma de decisiones, en el evento de que se presenten circunstancias que puedan generar inconvenientes durante la ejecución contractual o en la etapa de su liquidación.

68.2. Para los efectos del ejercicio de las labores de interventoría o supervisión, es necesario establecer un marco de funciones las cuales se encuentran determinadas tanto para la labor técnica como la administrativa, la financiera y presupuestal y la legal, para conseguir un control y seguimiento eficiente y eficaz a los contratos y convenios suscritos por la CRA.

68.3. Quien ejerza la función de interventoría o supervisión de un contrato o convenio, deberá cumplir con las funciones que se describen a continuación:

68.3.1. Tener conocimiento de las obligaciones derivadas del contrato; para ello en caso de no haber sido remitido, deberá solicitar copia del contrato debidamente legalizado acompañado de los documentos pertinentes (garantías debidamente aprobadas, y registro presupuestal), esto como finalidad hacer el seguimiento de las condiciones técnicas, económicas, jurídicas, financieras y contables del contrato.

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68.3.2. E l supervisor deberá de inmediato ponerse en contacto con el contratista, a fin de informarle la fecha en que se cumplieron los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato, para que de esta forma se determine que comienza el plazo de ejecución. En los casos que se considere pertinente, de acuerdo con el objeto del contrato se suscribirá un Acta de Inicio.

68.3.3. Tener conocimiento completo y detallado del contrato, cronograma de ejecución y de cualquier otro documento que haga parte del mismo.

68.3.4. Revisar y recomendar sobre el plan de ejecución, estrategias, indicadores de gestión e impacto, metas, acciones y el cronograma de actividades que debe presentar el contratista, según el caso.

68.3.5. Cuando se trate de contratos de tracto sucesivo verificar el estricto cumplimiento al cronograma aprobado con la propuesta presentada por el contratista, si no ha sido previamente aprobado deberá elaborarlo conjuntamente, el cual debe contener las actividades que se realizarán durante la ejecución del contrato.

68.3.6. Presentar los informes periódicos detallados del seguimiento y verificación realizados, donde se dé cuenta de las novedades, avances y recomendaciones dadas, a fin de realizar el pago al proveedor o contratista.

68.3.6.1 En los contratos que no requieran informes mensuales existirá un informe final y en los contratos que requieren informes mensuales o periódicos, el último informe hará las veces del informe final.

68.3.7. Verificar que los recursos entregados en calidad de anticipo (incluido los intereses), o pago anticipado se giren oportunamente y se inviertan en su totalidad en la ejecución del objeto del contrato, según el caso.

68.3.8. Efectuar visitas de inspección con el fin de verificar sus condiciones, en caso a que dé lugar la naturaleza del contrato.

68.3.9. Adelantar revisiones periódicas de las obras ejecutadas, servicios prestados o bienes suministrados para verificar que ellos cumplan con las condiciones de calidad ofrecidas por los contratistas.

68.3.10. Verificar que los bienes y servicios que reciba la CRA, se sujeten a las condiciones estipuladas en el contrato; para lo cual deberá comprobar que los bienes se entreguen con las especificaciones establecidas en el contrato de acuerdo con lo señalado en los pliegos de condiciones y en la propuesta presentada por el contratista.

68.3.11. Impartir las orientaciones, recomendaciones necesarias al contratista para la correcta ejecución del contrato y logro del objeto contractual, así como prestar oportuna y eficiente asesoría a los contratistas para lograr el buen desarrollo y la cabal ejecución de los contratos o convenios.

68.3.12. Cumplir y hacer que se cumplan las normas, pliegos de condiciones y demás documentos propios del contrato.

68.3.13. Abstenerse de recibir los bienes o servicios que no se ajusten a las condiciones pactadas, ordenando si es el c aso su respectivo cambio e informando de esta anomalía al Director Ejecutivo o su delegada a fin de adoptar en forma inmediata los correctivos del caso.

68.3.14. Analizar los informes entregados por el contratista y objetar su presentación cuando así lo estime pertinente y enviarlos al Grupo contratos para su archivo, con la periodicidad establecida en el contrato, de tal forma que se pueda verificar la correcta ejecución del mismo o en su defecto sugerir al Grupo contratos la adopción de correctivos a fin de evitar su paralización, o de decretar la caducidad o el incumplimiento si a ello hubiere lugar.

68.3.15. Emitir concepto sobre la viabilidad de las cesiones, sustitución de miembros de equipos, modificaciones, prórrogas, o adiciones a los términos o condiciones del contrato, que se requieran para los mismos de acuerdo con las normas legales y solicitar al Director Ejecutivo o su delegado, con mínimo quince (15) días calendario al vencimiento del

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contrato la prórroga o adición e informar al Grupo Contratos de tal circunstancia. Toda solicitud de modificación, deberá estar acompañada del informe de ejecución emitido por el supervisor, la correspondiente justificación técnica o económica y los ajustes al cronograma de actividades por desarrollar.

68.3.16. Sustentar la viabilidad de la prórroga o adición en valor solicitada durante la ejecución del contrato, cuando sea procedente.

68.3.17. Analizar y concertar sobre la viabilidad de la suspensión de la ejecución del contrato, cuando a su juicio se presenten circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, que impidan el normal desarrollo del mismo.

68.3.18. Sustentar por escrito las razones técnicas o jurídicas de incumplimiento total o parcial del contratista.

68.3.19. Solicitar asesoría al Grupo Contratos cuando las circunstancias, naturaleza o magnitud del asunto así lo requieran.

68.3.20. Informar a la dependencia solicitante y al Director Ejecutivo o su delegado, inmediatamente se presenten hechos que puedan considerarse ocurrencia del riesgo asegurado; de tal manera que pueda obtener la efectividad de la póliza.

63.3.21. Efectuar los trámites y expedir los certificados de cumplimiento que permitan a l ordenador del gasto autorizar el pago respectivo, dentro de los términos legales establecidos en el contrato verificando que se entreguen los documentos necesarios para tal efecto.

68.3.22. Informar con antelación al recibo de los bienes la fecha y hora de entrega de los mismos, al Almacenista, para que este funcionario realice el ingreso y salida del almacén de los bienes muebles o inmuebles adquiridos, Con posterioridad remitir copia del ingreso al Almacén al Grupo Contratos, con la finalidad de que repose en el expediente del contrato.

68.3.23. Estudiar y resolver las sugerencias, reclamaciones y consultas del contratista, dentro de los quince (15) días calendario de su recibo o con anticipación, si la urgencia de las observaciones así lo ameritan.

68.3.24. Verificar que la celebración de contratos derivados, en ejecución del convenio, sean muy claros en cuanto a su objeto, obligaciones, duración (que no podrá exceder la vigencia del convenio), requisitos para el pago y demás condiciones.

68.3.25. Verificar el envío de los informes financieros con los respectivos soportes por parte del organismo, y conciliar mensualmente los extractos o informes financieros y de ejecución con las autorizaciones expedidas por el al Director Ejecutivo o su delegado, dar la conformidad o solicitar los ajustes necesarios y actualizar la información interna del estado de ejecución de los convenios.

68.3.26. Solicitar al contratista la devolución a la CRA de los dineros sobrantes, una vez consolidada la información financiera, mediante la consignación de los mismos en la cuenta bancaria que indique la Tesorería de la CRA.

68.3.27. En el evento en que haya ausencias o cambio temporales o definitivos de los interventores o supervisores,

será el Ordenador del Gasto correspondiente, el responsable de realizar el cambio a través de comunicación por el

medio más expedito y por el cual se pueda dejar constancia.

68.3.28. Solicitar al contratista la acreditación de que se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios del Sena, ICBF y Cajas de Compensación Familiar, cuando corresponda.

68.3.29. Las demás relacionadas con el contrato y que se requieran en la ejecución del contrato.

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68.3.30. Verificar que cada pago a realizar al contratista, este soportado con el informe de actividades y certificado de cumplimiento, así como el pago a los aportes relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios del Sena, ICBF y Cajas de Compensación Familiar, cuando corresponda.

68.3.31. Brindar la información necesaria sobre la ejecución del contrato y que se requiera para la liquidación del contrato o convenio, así como suscribir el acta de liquidación.

68.3.32. Organizar todos los soportes relacionados con la ejecución del contrato, incluyendo los certificados de cumplimiento, informes de actividades, documentos que acrediten el pago a los Sistemas de Seguridad Social en salud y pensiones así como los aportes parafiscales, si a ello hubiere lugar, el Informe final de Gestión. Todos estos documentos se deberán remitir al Grupo Contratos con el fin de que reposen en el expediente contractual.

69. PROHIBICIONES DEL SUPERVISOR E INTERVENTOR.

69.1. A los supervisores les está prohibido:

69.1.1. Autorizar cambios o especificaciones en el contrato que impliquen mayores o menores cantidades de dinero o de obra, con los cuales se modifique el valor o plazo del contrato, por ser de competencia del Director Ejecutivo o de su delegado.

69.1.2. Transar o conciliar diferencias sustanciales que se presenten durante la ejecución del contrato.

69.1.3. Suspender el contrato, sin previa autorización por parte del Director Ejecutivo o de su delegado.

69.1.4. Permitir el inicio del contrato sin el pleno cumplimiento de los requisitos legales.

69.1.5. A b s t e n e r s e de dar órdenes verbales que modifiquen alteren o interpreten las condiciones iníciales del contrato.

69.1.6. Recibir sobornos o presiones por parte del contratista.

69.1.7. Las demás que estipule la Ley.

70. CONTENIDO DE LOS INFORMES:

70.1. Los informes para los contratos de prestación de servicios Profesionales, los suscribirán conjuntamente el contratista y el supervisor y éste último emitirá en el mismo documento la declaración sobre el cumplimiento de las actividades desarrolladas en el período respectivo.

70.2 Los informes de los contratos de consultoría o aquellos que por su naturaleza y valor lo requieran, deberán contener la siguiente información, cuando a ello hubiere lugar:

70.2.1. Estado actual del desarrollo del contrato.

70.2.2. Descripción de las actividades desarrolladas en el periodo supervisado o descripción de las obras ejecutadas físicamente.

70.2.3. Atrasos presentados en la ejecución del contrato.

70.2.4. Compromisos o soluciones planteadas.

70.2.5. Asuntos pendientes por resolver.

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70.2.6. Recomendaciones para la efectiva ejecución del contrato.

70.2.7. Relación de las actas o reuniones llevadas a cabo.

70.2.8. Las demás que considere necesario informar al Director Ejecutivo o su delegado.

70.3. ENVÍO DE DOCUMENTOS.

70.3.1. El supervisor debe enviar al Grupo Contratos el original de todos los documentos que se generen durante la ejecución del contrato. En caso de que sean documentos dirigidos al contratista deberá enviarlo con copia a la misma dependencia.

70.4. PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO A CONTRATISTAS.

70.4.1. Para el pago que deba efectuarse a los contratistas se observará el siguiente procedimiento:

70.4.2 El contratista elaborará el informe de actividades (en original y copia), anexando la factura o cuenta de cobro, el pago del respectivo período de los aportes al Sistema de Seguridad Social en Salud y Pensiones, así como los parafiscales si a ello hubiere lugar.

70.4.3. El supervisor del contrato previa revisión del informe de actividades y del pago del respectivo período de los aportes al Sistema de Seguridad Social en Salud y Pensiones, parafiscales si a ello hubiere lugar, y demás soportes del caso, emitirá el certificado de cumplimiento de conformidad con las obligaciones y/o productos pactados en el contrato.

70.4.4. El contratista radicara en correspondencia los documentos señalados en el punto anterior, estos serán remitidos al responsable del área de contabilidad de la entidad para iniciar los trámites de registros contables y SIIF y así continuar el trámite del pago ante el tesorero de la entidad.

TITULO VIII

MANEJO DE LA INFORMACION CONTRACTUAL.

71. ARCHIVO Y CUSTODIA DE LOS EXPEDIENTES DE LOS CONTRATOS: La custodia, organización y foliación de los

expedientes de los contratos que se celebren y se encuentren en ejecución, serán responsabilidad del Grupo contratos, en este sentido, de los préstamos de los expedientes se dejará constancia por escrito de la fecha de préstamo, fecha de recibo y firma de la persona a la que se le entrega.

72. Para el caso de los contratos liquidados, una vez firmada la liquidación del contrato; la carpeta del contrato original con todos sus antecedentes se remitirá, por parte del Grupo contratos al Grupo de Trabajo de Servicios Administrativos, (Archivo) de la CRA para su custodia.

73. Los documentos que formen parte del expediente contractual se organizarán y foliarán en orden consecutivo de acuerdo con las normas generales de archivo.

74. NUMERACION DE LOS CONTRATOS: La forma mediante la cual se enumerarán los contratos será en orden consecutivo, ascendente, igualmente los procesos de selección se enumerarán de manera ascendente y consecutivo dependiendo del procedimiento de selección, iniciando en cada vigencia desde el número 1, hasta el último que corresponda al 31 de diciembre de dicha vigencia

75. ADOPCIÓN DE FORMATOS CONTRACTUALES: En cumplimiento de las normas de contratación administrativa y de lo

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normado en el presente manual, el Grupo Contratos podrá elaborar los formatos necesarios para la organización de los expedientes contractuales, previa aprobación y asesoría del Sistema de Gestión y Calidad de la entidad. Los cuales se entienden incorporados al presente Manual.

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