Contratación Directa - docs.supersalud.gov.co · Web viewLa contratación de bienes y servicios...

PROCESO PRE CONTRACTUAL CÓDIGO PPPD07

PROCEDIMIENTO CONTRATACION DIRECTA VERSIÓN 4

ELABORÓ: Profesional Grupo de Contratación de Bienes y ServiciosProfesional Oficina Asesora de Planeación

REVISÓ: Subdirector AdministrativoCoordinador Grupo de Contratación de Bienes y ServiciosJefe Oficina Asesora de Planeación

APROBÓ: Secretario General

FECHA: FECHA: FECHA:

OBJETIVO Expedir el contrato o convenio de manera directa sin necesidad de convocatoria pública, de conformidad con las causales taxativas establecidas en la normatividad vigente.

ALCANCEInicia con la recepción de la solicitud de contratación de la dependencia que requiere suplir la necesidad, continua con la revisión, análisis de estudios y documentos previos, publicación en la plataforma del SECOP II de los términos del contrato, aprobación de las partes, perfeccionamiento y cumplimiento de los requisitos de ejecución del contrato, y termina con la constancia de cierre del expediente, si no hay lugar a liquidación.

AMBITO DE APLICACIÓN Aplica para todos los procesos del Sistema Integrado de Gestión.

DEFINICIONES

Actividades Científicas y Tecnológicas: Debe entenderse por Actividades Científicas y Tecnológicas, en el marco del Decreto 591 de 1991, las siguientes: (a) Investigación científica y desarrollo tecnológico, desarrollo de nuevos productos y procesos, creación y apoyo a centros científicos y tecnológicos y conformación de redes de investigación e información; (b) Difusión científica y tecnológica, esto es, información, publicación, divulgación y asesoría en ciencia y tecnología; (c) Servicios científicos y tecnológicos que se refieren a la realización de planes, estudios, estadísticas y censos de ciencia y tecnología; a la homologación, normalización, metodología, certificación y control de calidad; a la prospección de recursos, inventario de recursos terrestres y ordenamiento territorial; a la promoción científica y tecnológica; a la realización de seminarios, congresos y talleres de ciencia y tecnología, así como a la promoción y gestión de sistemas de calidad total y de evaluación tecnológica; (d) Proyectos de innovación que incorporen tecnología, creación, generación, apropiación y adaptación de la misma, así como la creación y el apoyo a incubadoras de empresas, a parques tecnológicos y a empresas de base tecnológica; € Transferencia tecnológica que comprende la negociación, apropiación, desagregación, asimilación, adaptación y aplicación de nuevas tecnologías nacionales o extranjeras; y (f) Cooperación científica y tecnológica nacional e internacional.

Causal: Son causales de Contratación Directa las que a continuación se relacionan:

Urgencia Manifiesta

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Contratación de empréstitos; Celebración de Convenios o Contratos Interadministrativos La contratación de bienes y servicios en el sector Defensa y en el Departamento Administrativo de Seguridad, DAS*, que necesiten reserva para su adquisición Celebración de contratos para el desarrollo científico y tecnológico Los contratos de encargo fiduciario Cuando no exista pluralidad de oferentes Celebración de contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que sólo puedan encomendarse a

determinadas personas naturales El arrendamiento o adquisición de inmuebles La contratación de bienes y servicios de la Dirección Nacional de Inteligencia (DNI) Celebración de Convenios de Asociación con fundamento en el artículo 355 de la C.P. (Decreto 092 de 2017) Celebración de Convenios con fundamento en los artículos 95 y 96 de la ley 489 de 1998.

Colombia Compra Eficiente: Entidad creada por el Gobierno Nacional, por medio del Decreto Ley 4170 de noviembre 3 de 2011, mediante el cual se reconoce la necesidad de: (a) crear políticas unificadas que sirvan de guía a los administradores de compras y que permitan monitorear y evaluar el desempeño del Sistema y generar mayor transparencia en las compras; y (b) tener una Entidad rectora que provea un soporte adecuado para ejecutar el Plan de Desarrollo.

Contrato: Acto jurídico generador de obligaciones con regulación de intereses opuestos particulares.

Contratos o Convenios Interadministrativos (Entre entidades Públicas): Son aquellos que celebran las Entidades estatales, con el fin de cooperar en el cumplimiento de su misión, objetivos o funciones o prestar conjuntamente servicios que se hallen a su cargo, siempre y cuando las obligaciones derivadas de los mismos, tengan relación directa con el objeto de la Entidad ejecutora señalado en el o en sus reglamentos, salvo las excepciones previstas en el numeral 4 de la Ley 1150 de 2007.

Convenio: Acuerdo que tiene por objeto cumplir con una obligación de orden constitucional o legal y/o para el cumplimiento de fines comunes.

Convenios de Asociación: Son aquellos que celebran las Entidades Públicas con una persona jurídica particular sin ánimo de lucro o la creación de personas jurídicas para el desarrollo conjunto de actividades en relación con los cometidos y funciones que les asigna a aquellas la Ley. Los convenios de asociación a que se refiere el presente artículo se celebrarán de conformidad con lo dispuesto en el artículo 355 de la Constitución Política.

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Convenios de Cooperación con entidades u organismos internacionales: Son aquellos celebrados entre Entidades Públicas o Privadas con Organismos Internacionales financiados en su totalidad o en sumas iguales, superiores o inferiores al cincuenta por ciento (50%) con fondos de los organismos de cooperación, asistencia o ayudas internacionales para impulsar la cooperación en determinada área (cultural, científica y técnica, militar, entre otras) y a establecer parámetros generales conforme a los cuales se deberá proponer, acordar y ejecutar los proyectos o programas de cooperación específicos.

Convenios especiales de Cooperación, en desarrollo de lo dispuesto en el artículo 6º del Decreto 393 de 1991: Son aquellos celebrados por la Entidades Estatales y los particulares para adelantar actividades científicas y tecnológicas, proyectos de investigación y creación de tecnologías, la Nación y sus entidades descentralizadas, en el cual las personas que los celebren aportan recursos de distinto tipo para facilitar, fomentar, desarrollar y alcanzar en común algunos de los propósitos contemplados en el artículo 2 del Decreto 393 de 1991.

Expediente Contractual: Se trata de la carpeta contentiva de los documentos soporte de la contratación desde su etapa precontractual hasta la poscontractual.

Inexistencia de Pluralidad de Oferentes: Cuando existe solamente una persona que puede proveer el bien o el servicio por ser titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o por ser proveedor exclusivo en el territorio nacional.

Servicios profesionales y de apoyo a la gestión: Corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la Entidad Estatal; así como los relacionados con actividades operativas, logísticas, o asistenciales.

SECOP: Es el Sistema Electrónico para la Contratación Pública al que hace referencia el artículo 3 de la Ley 1150 de 2007.

Urgencia Manifiesta: Cuando la continuidad del servicio exige el servicio de bienes, o la prestación de servicios, o la ejecución de obras en el inmediato futuro, cuando se presenten situaciones relacionadas con los estados de excepción, cuando se trate de conjurar situaciones excepcionales.

NORMASREQUISITO LEGAL DIRECTRIZ DE CUMPLIMIENTO

Ley 80 de 1993 “Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública”

Aplica la generalidad de la norma y lo referente a la modalidad de contratación.

Puntualmente inciso 4 artículo 13 Ley 80 de 1993 Los contratos financiados con fondos de los

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organismos multilaterales de crédito o celebrados con personas extranjeras de derecho público u organismos de cooperación, asistencia o ayuda internacionales.

Ley 1150 de 2007 “Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos”


Puntualmente el numeral 4º del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007 y artículo 10 de la Ley 1150 de 2007 relativo a contratos con asociaciones o cooperativas.

Ley 1474 de 2011 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.”

Aplica la generalidad de la norma

Decreto 019 de 2012 “Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública”

Aplica la generalidad de la norma

Decreto 1082 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional”


Puntualmente el Articulo. 2.2.1.2.1.4.1 al 2.2.1.2.1.4.11 del Decreto 1082 de 2015 relacionado con la Contratación Directa; el artículo 2.2.1.2.4.4.1 del Régimen Aplicable a los contratos o convenios de cooperación internacional,

Ley 489 de 1998 “por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones.”

Aplican los artículos 95 y 96 de la Ley 489 de 1998 relacionados con la asociación entre Entidades Públicas (Convenios Interadministrativos y de Asociación)

Decreto 393 de 1991 “Por el cual se dictan normas sobre asociación para actividades científicas y tecnológicas, proyectos de investigación y creación de tecnologías.”

Aplica la generalidad de la norma.

Decreto 092 de 2017 “Por el cual se reglamenta la contratación con entidades privadas sin ánimo de lucro a la que hace referencia el inciso segundo del artículo 355 de la Constitución Política.”


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http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=25678#0



Constitución Nacional Artículo 355 que hace referencia a la celebración de convenios de asociación.Decreto 1072 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo.”

Aplica la generalidad de la norma, en materia de contratación de prestación de servicios.

Decreto 1273 de 2018 “Por el cual se modifica el artículo 2.2.1.1.1.7., se adiciona el Título 7 a la Parte 2 del Libro 3 del Decreto 780 de 2016, único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social, en relación con el pago y retención de aportes al Sistema de Seguridad Integral y Parafiscales de los trabajadores independientes y modifica los artículos 2.2.4.2.2.13. y 2.2.4.2.2.15 del Decreto 1072 de 2015, Único Reglamentario del Sector Trabajo.”


POLÍTICAS DE OPERACIÓN1. Para el desarrollo de cada una de las actividades del proceso precontractual se debe tener en cuenta el Manual de Contratación código PPMN01.2. La necesidad de contratación debe estar incluida en el PAA de la correspondiente vigencia.3. El objeto del contrato deberá ser el mismo en todos los documentos contractuales, como el certificado de disponibilidad presupuestal – CDP, en la línea del Plan Anual de

Adquisiciones – PAA, en el estudio previo y demás soportes.4. El Grupo de Contratación de Bienes y Servicios creará una única vez una carpeta por dependencia donde la misma debe cargar toda la documentación solicitada en el

GDFT09 - Contratación Directa PS y compartiéndola a través de los canales dispuestos por la entidad al correo [email protected] . 5. Una vez radicada la solicitud el Grupo de Contratación de Bienes y Servicios tiene un término de cinco (5) días hábiles para enviar observaciones. Así mismo, la

dependencia contará con el mismo término una recibida la solicitud de ajustes por parte del Grupo de Contratación de Bienes y Servicios, de no recibirse pronunciamiento se hará la devolución del trámite.

6. Cuando una dependencia radique la solicitud de contratación mediante el Sistema de Gestión documental de la Entidad deberá indicar en el asunto el código que fue asignado previamente.

7. Ningún profesional del Grupo de Contratación de Bienes y Servicios podrá recibir documentos a la mano, todo documento documental deberá ingresar por la secretaría de la Coordinación.

8. Todos los contratistas sin excepción deberán estar inscritos en el SECOP II como proveedores, para lo anterior ver Guía de Registro de Proveedores9. En la contratación directa y especialmente en los Contratos o Convenios Interadministrativos la exigencia de las garantías no es obligatoria.10. La Entidad debe señalar en un acto administrativo, la justificación para contratar bajo la modalidad de contratación directa, salvo cuando el contrato a celebrar sea de

prestación de servicios y de apoyo a la gestión, empréstitos y los contratos interadministrativos que celebre el Ministerio de Hacienda y Crédito Público con el Banco de la República.

11. En los convenios y contratos interadministrativos, se prescindirá de la utilización de las cláusulas o estipulaciones excepcionales. Pág. 5 de 20

mailto:[email protected]



12. Este procedimiento tendrá una transición por el mes de diciembre de la presente vigencia en lo relacionado a la plataforma SECOP II, la cual se utilizará a partir del 02 de enero de 2019.

13. En caso de que el Supervisor no se encuentre vinculado a la entidad para el cierre del expediente, quien deberá suscribir el acta es el líder de la dependencia solicitante del proceso contractual.

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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTOACTIVIDAD / TAREA

¿QUÉ?DESCRIPCIÓN

¿CÓMO?ÁREA

RESPONSABLE CARGO ÁREA PARTICIPANTE REGISTRO

1 Recibir la solicitud de contratación y asignar código de radicación o

devolver si es el caso

Se recibe la solicitud de contratación al correo electrónico [email protected] con todos los documentos completos y organizados en una carpeta electrónica la cual debe ser creada dentro de la carpeta que será compartida por el Grupo de Contratación de Bienes y Servicios la cual tendrá el nombre de la dependencia. La carpeta creada por la dependencia debe ser etiquetada con el primer nombre, el primer apellido y el número de cédula del contratista (ejemplo: PEDRO_PEREZ_CC_123456789); los documentos a remitir se encuentran relacionados en el formato Hoja de Control de Expediente Código GDFT09 en la pestaña del archivo denominada “Contratación Directa PS”; los documentos 2, 3 y 4 deben remitirse en formato Word, los restantes en formato digital.

Una vez recibida la solicitud, el técnico o asistencial del Grupo de contratación de Bienes y Servicios contará con dos (2) días hábiles siguientes a la misma para revisar los documentos, registrar la solicitud en la base denominada “Código de Radicación” PPDS01 y una vez verificado que los documentos se encuentran completos y organizados se asignará un código numérico, este código es enviado mediante

Grupo de Contratación de

Bienes y Servicios

Dependencia Solicitante

Técnico o asistencial

Dependencia Solicitante Documentación

en Carpeta Compartida

Correo electrónico

Base de Datos Código de Radicación

PPDS01

Memorando ASFL01

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¿QUÉ?DESCRIPCIÓN

¿CÓMO?ÁREA


correo electrónico a la dependencia solicitante para que inmediatamente radique la solicitud por el Sistema de Gestión Documental de la Entidad adjuntando los documentos previamente revisados.

En caso de que la documentación no esté completa y organizada como se describió anteriormente, se devolverá el trámite, mediante correo electrónico a la dependencia solicitante con las observaciones para que inicie nuevamente el proceso.

Nota: El documento No. 1 es el único que no debe ser cargado en la carpeta, puesto que la dependencia que requiere la contratación debe solicitarlo mediante memorando, al Grupo de Talento Humano, una vez sean aprobados los Estudios Previos por parte del Grupo de Contratación de Bienes y Servicios.

2 Asignar el trámite

El Coordinador del Grupo de Contratación de Bienes y Servicios, asigna la solicitud de contratación al Profesional correspondiente y ello deberá registrarse por el Técnico o asistencial del Grupo en la base de datos denominada “Seguimiento de Reparto” - PPDS02.


Bienes y Servicios

Coordinador


Base de Datos Seguimiento de

RepartoPPDS02

3 Revisar los estudios y documentos previos y realizar observaciones

cuando aplique

El profesional asignado realizará una revisión integral de todos los soportes e incorporará las observaciones que considere pertinentes en el archivo Word, en


Bienes y Servicios

Profesional Grupo de

Contratación de

Dependencia solicitante

Correo electrónico

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¿QUÉ?DESCRIPCIÓN

¿CÓMO?ÁREA


formato control de cambios cuando haya lugar; y a través de un correo electrónico dirigido al enlace del área técnica, remitirá las observaciones.

El profesional asignado contará con cinco (5) días hábiles siguientes a la radicación para realizar las observaciones pertinentes por correo electrónico.

En caso de requerirse ajustes la dependencia solicitante contará con cinco (5) días hábiles para atender las observaciones, vencido este plazo sin que la dependencia se pronuncie respecto a las observaciones el trámite se devolverá.

Nota 1: La hoja de vida del SIGEP, deberá ser suscrita por el contratista una vez se haya realizado la verificación y aprobación por parte del Grupo de Contratación de Bienes y Servicios, para lo cual el profesional encargado del trámite coordinará este acto.

Nota 2: Para efectos de llevar a cabo el trámite contractual, el Profesional asignado del Grupo de Contratación de Bienes y Servicios deberá consultar los antecedentes del contratista a través de las páginas web de la Procuraduría, Contraloría, Policía

Coordinador de Contratación

Bienes y Servicios

Profesional dependencia

solicitante

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¿QUÉ?DESCRIPCIÓN

¿CÓMO?ÁREA


Nacional, Sistema de Registro Nacional de Medidas Correctivas RNMC, y verificará la existencia de posibles inhabilidades.

Deberá consultar la situación militar del contratista cuando corresponda. (hombres menores de 50 años)

4 Aprobar los estudios previos y soportes documentales

Aprobados los estudios previos y demás soportes por el profesional asignado, este deberá enviar los mismos por correo electrónico al Coordinador del Grupo de Contratación de Bienes y Servicios para revisión y aprobación. Posteriormente el Coordinador remitirá los estudios previos y demás soportes por correo electrónico al Subdirector Administrativo para su revisión y aprobación final.

Con esta aprobación, la dependencia que requiere la contratación deberá solicitar mediante memorando al Grupo de Talento Humano, la certificación de insuficiencia o inexistencia de personal en planta, donde debe especificar el objeto del contrato, el perfil a contratar, las obligaciones específicas y los entregables en caso de que aplique.


Bienes y Servicios

Subdirección Administrativa

Profesional

Coordinador

Subdirector Administrativo

Secretaría General -Grupo de Talento

Humano

Correo electrónico

Memorando ASFL01

5 Radicar los documentos finales Dando alcance al memorando inicial de solicitud, se Dependencia Profesional Memorando Pág. 10 de 20




¿QUÉ?DESCRIPCIÓN

¿CÓMO?ÁREA


radican los siguientes documentos:

Formato Hoja de Ruta GDFT09 Contratación directa PS debidamente diligenciada.

Estudios previos suscritos por el líder del área solicitante – PPFT16

Certificación de idoneidad y experiencia. (suscrita únicamente por el líder del área) – PPFT23.

Certificación de insuficiencia o inexistencia de personal en planta. (Expedida por el Grupo de Talento Humano)

Declaración de bienes y rentas. Declaración de transparencia y conflicto de

intereses - PPFT24 Certificado de Disponibilidad Presupuestal –

CDP.

Simultáneamente estos documentos deberán allegarse al Grupo de Contratación de Bienes y Servicios en original debidamente suscritos y organizados en carpeta.

Nota 2: Tratándose de persona jurídica adjuntar el formato de hoja de vida de función pública, suscrita por el representante legal de la empresa.

Solicitante dependencia solicitante

ASFL01

Hoja de Ruta GDFT09

Estudios previos

contratación directa

prestación de servicios

profesionales y de apoyo a la gestión o para la ejecución de

trabajos artísticos PPFT16

Certificación de Idoneidad y Experiencia

PPFT23

Declaración de transparencia y

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¿QUÉ?DESCRIPCIÓN

¿CÓMO?ÁREA


conflicto de interesesPPFT24

6

Crear el proceso contractual en SECOP II y realizar las aprobaciones del caso

El Profesional asignado creará el proceso contractual en la plataforma del SECOP II siguiendo las indicaciones de los manuales y guías expedidos por Colombia Compra Eficiente.

Para ello deberá tener en cuenta:

1. Proyectar el Acto Administrativo que justifica la contratación directa, si aplica de acuerdo con la tipología de contrato.

2. Diligenciará los cuestionarios establecidos en la plataforma de SECOP II, para la suscripción del respectivo contrato.

3. Enviará para su revisión y aprobación a través de la plataforma del SECOP II el proceso creado a la Coordinación del Grupo de Contratación de Bienes y Servicios, posteriormente el Coordinador lo remitirá al Subdirector Administrativo para su aprobación.

4. Una vez aprobado por el Subdirector Administrativo, lo devuelve al Profesional responsable del Grupo de Contratación de Bienes y Servicios, para que lo envíe a aprobación y


Bienes y Servicios

Subdirección Administrativa

Secretaría General

Profesional

Coordinador

Subdirector Administrativo

Secretario General

Plataforma SECOP II

Contrato electrónico

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¿QUÉ?DESCRIPCIÓN

¿CÓMO?ÁREA


suscripción del contratista.5. Suscrito por el contratista, el Profesional

responsable del Grupo de Contratación de Bienes y Servicios, lo remite al Ordenador del Gasto para la suscripción del acuerdo contractual.

Nota: Si el proveedor no acepta el contrato y lo rechaza, se dará aplicación al flujo de revisión del numeral 3° de la presente actividad.

7 Perfeccionamiento y cumplimiento de requisitos de ejecución del

contrato

Una vez aprobado el contrato por las partes, el profesional asignado imprimirá el contrato correspondiente para que el técnico o asistencial del Grupo de Contratación de Bienes y Servicios proceda a numerar de conformidad con la base denominada “Registro Contratos 20XX” – PPDS03 y registrar la información del contrato en la misma; el contrato impreso se entregará al Grupo de Presupuesto para efectos del Registro Presupuestal – RP, el cual deberá reposar en el expediente contractual físico.

El profesional asignado enviará por correo electrónico al enlace de la dependencia solicitante y al contratista, el contrato numerado, para efectos del trámite de la garantía requerida por la entidad.

El contratista deberá publicar en la plataforma de


Bienes y Servicios

Profesional


Subdirección Financiera – Grupo

de Presupuesto

Dependencia Solicitante

Plataforma SECOP II

Contrato Electrónico

Base de datos Registro

Contratos 20XXPPDS03

Registro Presupuestal –

RP

Correo Electrónico

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¿QUÉ?DESCRIPCIÓN

¿CÓMO?ÁREA


SECOP II la garantía para aprobación de la Entidad.

8 Aprobación de la póliza

El profesional asignado del Grupo de Contratación de Bienes y Servicios revisará la garantía electrónicamente y una vez validada, la enviará al Coordinador del Grupo de Contratación de Bienes y Servicios a través de la plataforma SECOP II para su aprobación.

La aprobación de la póliza se realiza de manera electrónica a través de la plataforma SECOP II, por tanto, no obrará documento en físico en el expediente contractual para evitar duplicidad de información.


Bienes y ServiciosProfesional

Plataforma SECOP II

Garantía

9 Designación de la supervisión El profesional asignado del Grupo de Contratación de Bienes y Servicios elaborará el memorando de designación de la supervisión y lo radicará a través del Sistema de Gestión Documental de la Entidad para aprobación del Coordinador de Contratos.

Una vez aprobado el memorando por el Coordinador de Contratos, este lo remitirá al supervisor designado, quien deberá elaborar el acta de inicio en el formato PCFT04, una vez suscrita por las partes, el contratista


Bienes y Servicios


Profesional

Coordinador

Contratista

Memorando ASFL01

Plataforma SECOP II

Acta de InicioPCFT04

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¿QUÉ?DESCRIPCIÓN

¿CÓMO?ÁREA


deberá publicarla dentro de los tres (3) días siguientes en la plataforma SECOP II, en el numeral Ejecución del Contrato.

10 Terminación del contrato En caso de que el contrato sea objeto de liquidación, el Supervisor debe diligenciar el formato Acta de Liquidación por Mutuo Acuerdo - PSFT03, en caso de que el contrato termine de manera anticipada el Supervisor debe diligenciar el formato Acta de terminación anticipada y liquidación por mutuo acuerdo – PSFT01, en cualquiera de los casos se debe radicar mediante el Sistema de Gestión Documental, con los soportes correspondientes al Grupo de Contratación de Bienes y Servicios para efectos del control de legalidad , y el control financiero y presupuestal por parte de la Subdirección Financiera, previo a la firma del Ordenador del Gasto.

Una vez liquidado el contrato, o terminado y liquidado anticipadamente, el acta correspondiente deberá adjuntarse a la plataforma SECOP II por parte del Supervisor del contrato.

Una vez vencidas las garantías exigidas, para todo tipo de contrato, el Supervisor debe diligenciar el



Bienes y Servicios

ProfesionalGrupo de

Contratación de Bienes y Servicios

Acta de Liquidación por Mutuo Acuerdo

- PSFT03

Acta de terminación anticipada y

liquidación por mutuo acuerdo

– SPFT01(si aplica)

Acta de Cierre de Expediente Contractual -

PSFT02.

Memorando

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¿QUÉ?DESCRIPCIÓN

¿CÓMO?ÁREA


formato Acta de Cierre de Expediente Contractual - PSFT02.

Las actas anteriormente mencionadas deberán radicarse mediante memorando y allegarse físicamente al Grupo de Contratación de Bienes y Servicios mediante el Sistema de Gestión Documental de la Entidad para que reposen en el expediente contractual.

Nota: en caso de que el Supervisor no se encuentre vinculado a la entidad para el cierre del expediente, quien deberá suscribir el acta es el líder de la dependencia solicitante del proceso contractual. Ver Política de Operación No. 13

ASFL01

PUNTOS DE CONTROLID NOMBRE DE LA ACTIVIDAD

/ TAREA MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO

1 Recibir la solicitud de contratación y asignar código de radicación o devolución de esta

Se recibe la solicitud de contratación al correo electrónico [email protected] con todos los documentos completos y organizados en una carpeta electrónica la cual debe ser creada dentro de la carpeta que será compartida por el Grupo de Contratación de Bienes y Servicios la cual tendrá

Cada vez que se solicite una contratación

Técnico o asistencial del Grupo de Contratación de

Bienes y Servicios

Base de Datos Código de Radicación

PPDS01

Correo electrónico

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¿QUÉ?DESCRIPCIÓN

¿CÓMO?ÁREA


el nombre de la dependencia. La carpeta creada por la dependencia debe ser etiquetada con el primer nombre, el primer apellido y el número de cédula del contratista (ejemplo: PEDRO_PEREZ_CC_123456789); los documentos a remitir se encuentran relacionados en el formato Hoja de Control de Expediente Código GDFT09 en la pestaña del archivo denominada “Contratación Directa PS”; los documentos 2, 3 y 4 deben remitirse en formato Word, los restantes en formato digital.

6Crear el proceso contractual en SECOP II y realizar las aprobaciones del caso

Crear el proceso contractual en la plataforma del SECOP II siguiendo las indicaciones de los manuales y guías expedidos por Colombia Compra Eficiente y adelantar el flujo de aprobaciones en el SECOP II.

Cada vez que se requiera una contratación

Profesional Grupo de Contratación de Bienes y

Servicios

Plataforma SECOP II

7Perfeccionamiento y cumplimiento de requisitos de ejecución del contrato

Se adelanta a través de la plataforma SECOP II, de conformidad con los flujos establecidos para ello.

Una vez publicado por la Entidad un

proceso de contratación directa en el

SECOP II

Contrato electrónico

Contrato físico numerado

ANÁLISIS DE TIEMPO

La solicitud de contratación debe ser enviada al Grupo de Contratación de Bienes y Servicios por parte de la Dependencia de acuerdo con la política de operación No. 4, con una Pág. 17 de 20



antelación de 15 días hábiles a la fecha prevista para la iniciación del contrato.

El técnico o asistencial del Grupo de contratación de Bienes y Servicios contará con dos (2) días hábiles siguientes a la solicitud de contratación para revisar que los documentos estén completos y ordenados de acuerdo con el listado relacionado en el pestaña Contratación Directa PS que se encuentra el formato GDFT09 y asignar el código de radicación.

El profesional asignado contará con cinco (5) días hábiles siguientes a la radicación para realizar las observaciones pertinentes por correo electrónico.

En caso de requerirse ajustes la dependencia solicitante contará con cinco (5) días hábiles para atender las observaciones, vencido este plazo sin que la dependencia se pronuncie respecto a las observaciones el trámite se devolverá.

Una vez suscrita por las partes el acta de inicio - PCFT04, el contratista deberá publicarla dentro de los tres (3) días siguientes en la plataforma SECOP II, en el numeral Ejecución del Contrato.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Manual de contratación de la Superintendencia Nacional de Salud – PPMN01

Los Manuales, Guías y Circulares expedidos por Colombia Compra Eficiente y los que esta Entidad continúe expidiendo en virtud de sus funciones.

CONTROL DE CAMBIOSASPECTOS QUE CAMBIARON

EN EL DOCUMENTODETALLES DE LOS CAMBIOS

EFECTUADOSRESPONSABLE DE LA SOLICITUD DEL

CAMBIOFECHA DEL CAMBIO

DD/MM/AAAA VERSIÓN

Adopción del documento

Mediante Resolución 4086 de 2014 se derogó Resolución 1413 de 2014 y se adoptó el Manual de Procesos y Procedimientos de la Entidad.

Secretario General 19/12/2014 1

Ajuste del documento Se ajusta redacción de actividades, Secretario General 31/08/2015 2

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políticas de operación, documentos de referencia y registros ante Requerimiento NURC: 3-2015-017202 de 2015.

Ajustes del Documento

Se ajustó la redacción de las actividades y la descripción de éstas, se actualizó el área responsable y el área participante, se actualizaron las actividades de acuerdo con el manual de contratación, se actualizaron los documentos de referencia y se incluyó la publicación del estudio previo en el SECOP ante requerimiento NURC 3-2015-025564.

Secretario General 22/12/2015 y 22/01/2016

3

Ajustes del Documento

Mediante memorando 3-2018-21377 y 3-2018- 21391 se solicita la modificación del alcance, el objetivo, ajuste e inclusión de políticas de operación, se ajustan las actividades, los puntos de control y se definen los tiempos, teniendo en cuenta los lineamientos de Colombia Compra Eficiente con la plataforma SECOP II.

Se aprueba solicitud mediante memorando 3-2018-21460.

Secretario General 19/12/2018 4

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