CONTROL

DEFINICIÓN El control se define como cualquier proceso que dirige

las actividades de los individuos hacia el cumplimiento de las metas de la organización. Se trata de cómo los administradores efectivos se aseguran de que las actividades se desarrollen conforme a lo planeado.

El control ha sido llamado uno de los gemelos siameses de la administración. El otro es la planeación. Algunos medios de control son necesarios, porque una vez que los administradores hacen planes y estrategias, deben garantizar que se lleven a cabo.

Síntomas de una empresa fuera de control:

PROCESO DE CONTROL ADMINISTRATIVO

Un sistema de control típico tiene cuatro grandes etapas:1. Establecer estándares de desempeño

2. Medir el desempeño

3. Comparar el desempeño contra los estándares y determinar las desviaciones

4. Tomar medidas para corregir los problemas y reforzar los éxitos

PROCESO DE CONTROL

1. ESTABLECIMIENTO ESTÁNDARES DE DESEMPEÑO

Toda organización se fija metas relacionadas con rendimiento, innovación, satisfacción de grupos interesados y otras. Un estándar es el nivel de desempeño esperado con respecto a una meta determinada.

Los estándares son objetivos de desempeño que establecen los niveles deseados de éste, que lo motivan y que funcionan como parámetros de comparación contra los cuales puede evaluarse la actuación real.

Es posible establecer estándares para cualquier actividad: financiera, operativa y otras.

2. MEDICIÓN EL DESEMPEÑO

Los administradores pueden contar las unidades producidas, los días de ausencia, los documentos que se archivaron, las muestras que se distribuyeron y el dinero que se ganó.

Por lo común, los datos relativos al desempeño provienen de tres fuentes distintas:

• Informes escritos• Informes orales • Observación personal

3. COMPARACIÓN DEL DESEMPEÑO CON EL ESTÁNDAR

Consiste en comparar el desempeño con los estándares o parámetros establecidos al momento de fijar los objetivos corporativos o estrategias para lograrlos.

En muchos procesos de manufactura, una desviación significativa en cualquier dirección (por ejemplo, hacer un agujero, ya sea muy pequeño o muy grande) resulta inaceptable.

4. TOMAR MEDIDAS PARA CORREGIR LOS PROBLEMAS Y REFORZAR LOS ÉXITOS

Garantiza que las operaciones se ajusten para alcanzar los resultados planeados, o para seguir excediendo el plan si el administrador determina que esto es posible. En los casos donde se descubren variaciones significativas, el administrador normalmente toma medidas inmediatas y vigorosas.

ENFOQUES DEL CONTROL

CONTROL

PRELIMINAR

•Proceso de control que se utiliza antes de que las operaciones se inicien•Las políticas, los procedimientos y las reglas que se han diseñado para garantizar que las actividades planeadas se lleven a cabo en la forma adecuada.

Es usual que las organizaciones diseñen e implementen indicadores de control para antes, durante o después de que un proceso o evento ocurra.Estos tipos de control se denominan: Control preliminar, control de concurrencia y control de retroalimentación

CONTROL

CONCURRENTE

•Éste tiene lugar mientras los planes se ejecutan y es el núcleo de cualquier sistema de control. • El control concurrente también opera cuando los supervisores observan a los empleados para garantizar que trabajen con eficiencia y que no cometan errores.

CASO Para Jim Donald, CEO de Starbucks, las visitas a las tiendas

son una parte fundamental del control concurrente. Donald pasa la mayor parte del día observando a los administradores, al personal corporativo y a los empleados de la tienda, y habla con todos ellos. Visita cerca de 10 tiendas diariamente cuando está de viaje, e incluso cuando está en las oficinas centrales lo hace en casi 20 tiendas a la semana. Durante una visita, se une a los empleados en el trabajo detrás del mostrador, y obtiene información sobre calidad, metiéndose en áreas tan diversas como los baños o el exhibidor de bocadillos. Donald dice que ha aprendido del fundador de Wal-Mart, Sam Walton: “Si quieres saber lo que está mal en tu negocio, pregunta en la ‘primera fila’.”

CONTROL DE RETROALIMENTA

CCIÓN

•Control que se centra en el uso de información acerca de resultados anteriores para corregir desviaciones del estándar aceptable.•El tiempo es un aspecto importante del control de retroalimentación.

CULTURA DEL AUTOCONTROL EN LAS ORGANIZACIONES

En el nuevo ambiente de las organizaciones se esta creando una nueva cultura del autocontrol basada en la participación de los trabajadores en la fijación de metas, estrategias e indicadores de desempeño, todo ello fundamentado en una cultura de la confianza , la socialización de la información de la actividad empresarial y el autocontrol apoyado por una nueva forma de liderazgo de los directivos.