Control de Almacen

MANUALCONTROL DE INVENTARIOS

REV 1.0000123 de Agosto de 2013

I. OBJETIVO

Explicar el funcionamiento del sistema de control de almacn.

II. DESCRIPCIN GENERAL

El equipo MX8 de LXE a travs de WIFI dentro de una red LAN, realizara la captura de entradas, salidas e inventarios del almacn de NUVAGRO. Controlar la entrada y salida de productos de un Almacn, as como es monitorear los movimientos de entrada y salida de las sucursales en caso de que se tengan.Efectuar los inventarios, entradas y salidas de productos, de manera rpida y precisa, por medio de equipo de captura mvil con lector de cdigo de barras. Teniendo la ventaja de comparar resultados mientras se est efectuando los procesos.

El sistema se divide en dos procesos: Sistema en PC, donde se encuentran los catlogos de carga, as como consultas de los movimientos realizados. Tambin cuenta con mdulos de registro de pedidos y registro de entradas y salidas para los almacenes que no cuenten con equipo mvil.Cuenta con un mdulo de conexin con un WEB SERVICES del ERP que actualmente manejan, el cual actualiza los productos, los clientes, los pedidos y los inventarios del ERP con las tablas del sistema de CONTROL DE ALMACEN.La impresin de reportes se efecta en todos los mdulos del sistema para PC, de movimientos y consultas.

El sistema en terminales porttiles. Son los mdulos de captura de entradas y surtido de productos. As como sus inventarios.En mdulo de entradas se capturan los productos que entran por tres tipos de movimientos: Entrada por compra, entrada por devolucin de cliente y entrada por devolucin de bodega.Al generar la entrada esta nos permite generar una etiqueta donde nos muestra los datos de ingreso del movimiento generado.En el mdulo de salidas de productos es donde se puede imprimir de manera directa el reporte de la salida, tambin puede imprimir una etiqueta donde se da la descripcin general del movimiento de salida. Tambin como el mdulo de entradas cuentas con tres tipos de salida: Salida por venta, por traspaso y por devolucin.Los inventarios de un almacn se pueden realizar a travs del equipo mvil de captura, se realizan los inventarios del almacn de productos, tomando descripciones, existencias y realizando movimientos de inventario en tiempo real.Tambin tiene la facilidad de realizarse inventarios por medio de 2 o ms equipos.

III. PANTALLAS

.PANTALLAS EN PCLOGIN

PANTALLA 1Funcionalidad de Pantallas

NOMBREINGRESE USUARIO

DESCRIPCIONSE PIDE EL NOMBRE DEL USUARIO Y EL PASSWORD PARA PODER

PROCESOIngrese el nmero de usuario presionar ENTER o cambiar al campo de password, ingresar contrasea que corresponde al usuario antes ingresado, presionar ENTER o el botn de ACEPTAR.*El Usuario que utilizo tendr los permisos efectivos que fueron pre-configurados a su perfil.En caso de no querer ingresar presionar el botn CANCELAR para salir.

MENU DE CATALOGOS

PANTALLA 2

Funcionalidad de Pantallas

NOMBREMENU CATALOGOS

DESCRIPCIONPANTALLA PRINCIPAL DE CONSULTAS Y CARGA DE CATALOGOS

PROCESOSelecciona el catalogo que se desea actualizar. Los catlogos de clientes, productos. Se actualizan con el mdulo de Operacin - WebServices

CATALOGO DE USUARIOS PANTALLA 3Funcionalidad de Pantallas

NOMBRE:CATALOGO DE USUARIOS

DESCRIPCION:CREA Y CONSULTAS DE REGISTRO DE USUARIOS

PROCESO:Se agrega cdigo, nombre, password, confirma password, y categora para crear o actualizar un nuevo usuario. Una vez agregado se selecciona el mismo para confirmar su(s) almacn(es) al cual pertenece, del lado izquierdo aparecen todos los almacenes que existen en el catlogo de almacenes. Y del lado derecho aparecen los almacenes asignados al usuario que se est procesando. Con la flecha que indica hacia la derecha se agregan almacenes al usuario en cuestin. Y con la flecha izquierda se eliminan almacenes al usuario en cuestin. Para salir presionar el botn de salir.

CATALOGO DE ALMACENES

PANTALLA 4Funcionalidad de Pantallas

NOMBRECATALOGO DE ALMACENES

DESCRIPCIONCREA Y CONSULTAS DE REGISTROS DE ALMACENES

PROCESOIngresar Cdigo de almacn (Se requiere el nmero de almacn que se utiliza en el ERP ya que al actualizar los registros de inventarios debe de coincidir con estos nmeros, el almacn cero es exclusivo para uso del sistema de control de almacn). Ingresar el nombre del almacn, ubicacin y la zona. Tambin agregar la capacidad del almacn.Para salir de esta pantalla presionar el botn de salir.

CATALOGO DE PROVEEDORES

PANTALLA 5Funcionalidad de Pantallas

NOMBRECATALOGO DE PROVEEDORES

DESCRIPCIONCREA Y CONSULTAS DE REGISTROS DE PROVEEDORES

PROCESOIngresar Clave, Nombre, Direccin, Abreviatura (Para que aparezca en reportes y descripciones cortas), contacto y telfono. Presionar y esta accin guardar o actualizara registros que ya existan.Para salir presionar botn de salir.

CATALOGO DE FAMILIAS PANTALLA 6

Funcionalidad de Pantallas

NOMBREPRODUCTOS-FAMILIAS

DESCRIPCIONCREAR GRUPOS DE FAMILIAS

PROCESOCapturar Clave, Descripcin y Abreviatura. Para guardar o actualizar presionar botn de guardar. Para salir presionar botn de Salir.

CATALOGO DE UNIDAD DE MEDIDA PANTALLA 7Funcionalidad de Pantallas

NOMBREPRODUCTOS-UNIDAD DE MEDIDAS

DESCRIPCIONUNIDAD DE MEDIDA DE LOS PRODUCTOS

PROCESOCapturar Clave, descripcin y abreviatura. Presionar GUARDAR para agregar o actualizar. Para salir presionar botn de SALIR.

CATALOGO DE CATEGORIAS

PANTALLA 8Funcionalidad de Pantallas

NOMBREUSUARIOS-CATEGORIAS

DESCRIPCIONCATEGORIAS DE USUARIOS

PROCESONUEVA CATEGORIA. Capturar el nombre de la categora. Y seleccionar los mdulos que se le permitir utilizar. Y presionar botn de GUARDARACTUALIZAR CATEGORIA. Seleccionar del combobox el nombre de la categora traer los mdulos que tiene asignados. Seleccionar o deseleccionar los mdulos que deseen y presionar GUARDAR.Para salir presionar botn de SALIR.*Estas categoras sern asignadas a los usuarios en los catlogos de Usuarios.

MENU OPERACION

PANTALLA 9

Funcionalidad de Pantallas

NOMBREMENU OPERACIN

DESCRIPCIONMenu donde seleccionas operaciones del actualizacin de WEB SERVICES y el ALMACEN VIRTUAL

MODULO WEBSERVICES

PANTALLA 10Funcionalidad de Pantallas

NOMBREWEB SERVICES (SINCRONIZACION)

DESCRIPCIONACTUALIZA REGISTRO DEL ERP, CLIENTES, PEDIDOS.

PROCESOAl abrir este mdulo automticamente busca el web Service configurado en las tablas del sistema. En el campo de status de conexin obtiene los errores que encontr en el proceso de conexin.PEDIDOS PENDIENTES.Aparecen todos los pedidos pendientes por surtir. No sern vistos en el sistema de control de almacn hasta que se seleccione y se presione el botn de SURTIR. En caso de que el pedido no tenga la informacin correcta, se requiere presionar el botn de BORRAR; tambin requiere revisar el ERP y una vez validad volver a entrar a este mismo modulo para que vuelva a cargarse como pedido no procesado.DETALLE. Al seleccionar un pedido nos muestra el detalle del mismo.PEDIDOS SIN SURTIR.Al momento que se seleccion un pedido en PEDIDOS PENDIENTES y se presion el botn de surtir aqu aparecern todos los pedidos que fueron autorizados para surtir. Una vez surtidos desaparecern de esta tabla. Se puede dejar de surtir al seleccionar el pedido y presionar no surtido aparecer nuevamente en la tabla de PEDIDOS PENDIENTES. Y el botn de borrar eliminara el registro como en PEDIDOS PENDIENTES.Para salir presionar el botn de salir.

MODULO ALMACEN VIRTUAL

PANTALLA 11Funcionalidad de Pantallas

NOMBREALMACEN VIRTUAL

DESCRIPCIONCARGAR INVENTARIOS DEL ERP EN UN ALMACEN VIRTUAL PARA AJUSTAR A VALORES INICIALES. GENERA REPORTES DE DIFERENCIAS ENTRE UN ALMACEN REAL Y EL ERP.

PROCESOSeleccionar ALMACEN para cualquier proceso.AGREGAR INVENTARIOS WEBSERVICES. Este proceso agregara al almacn virtual los inventarios existentes en el ERP del almacn seleccionado previamente. Creando existencias en cada producto que existe en el ERP. En caso de existir errores de conexin o de datos aparecern en el campo de color negro.IMPRIMIR ETIQUETAS. Una vez generado el almacn virtual. Podemos seleccionar la cantidad de etiquetas que deseamos imprimir de cada uno de los productos. Primero se seleccin el producto y nos aparece en los campos de cdigo, descripcin y etiquetas. Si queremos menos etiquetas cambiamos en nmero de etiquetas y presionamos imprimir. Estas se enviaran en cola de impresin del mdulo de impresin de etiquetas. Seleccionar producto por producto para realizar el proceso completo.(Una vez generadas las etiquetas se pueden realizar traspasos del almacn virtual al almacn real. Contabilizando solo los productos que realmente estn en almacn.)DIFERENCIAS DE ALMACEN CONTRA ERP (WEBSERVICES). Selecciona el almacn que se desea comparar. Al presionar este botn se genera un reporte de las diferencias que existen entre el sistema de control de Almacn y el inventario del ERP.BORRAR INVENTARIO WEBSERVICES.Este proceso elimina todo el inventario virtual previamente generado, eliminando todas las etiquetas pendientes por imprimir y las existencias generadas automticamente del ERP.Todos los errores de datos o conexin aparecern en el campo de texto negro.Para salir presionar el botn de SALIR.

MENU DE REPORTES Y CONSULTAS

PANTALLA 12Funcionalidad de Pantallas

NOMBREMENU DE REPORTES Y CONSULTAS

DESCRIPCIONSELECCIONA LOS MODULOS DE CONSULTA

CONSULTA DE INVENTARIOS PANTALLA 13Funcionalidad de Pantallas

NOMBRECONSULTA- INVENTARIO

DESCRIPCIONCONSULTA DE INVENTARIOS

PROCESOBUSCAR. Seleccionar el almacn y la fecha que se realiz el inventario. Presionar el botn de buscar y nos trae el inventario del almacn seleccionado.DIFERENCIAS. Seleccionar el almacn y la fecha del inventario presionar el botn de diferencias y abre el reporte de diferencias del inventario contra las existencias que hay en el sistema de control de Almacn.IMPRIMIR TOTAL DE EXISTENCIAS. Seleccionar el almacn y presionar el botn de IMP TOTAL EXISTENCIAS. Nos trae un reporte con el total de existencias en el almacn seleccionado.IMPRIMIR LOTES EXISTENTES. Selecciona el almacn y presionar el botn de IMP LOTES EXIST. Nos trae un reporte detallado de lotes que existen en el almacn seleccionado.ACTUALIZAR EXISTENCIAS. Seleccionar almacn y fecha del inventario realizado. Esto nos actualizara el inventario y sustituir las existencias, con los valores encontrados en el inventario fsico realizado.

MODIFICAR. Cuando se ha realizado una consulta de inventario los valores del mismo aparecen el grid. Si un valor est equivocado. Al seleccionarlo y poner la cantidad nueva se sustituir por la anterior.BORRAR. Seleccionas el producto y se presiona el botn de borrar, eliminara el registro capturado previamente.PRINT. Seleccionar el almacn y la fecha del inventario realizado. Nos traer un reporte detallado del inventario realizado.

REPORTE DE MOVIMIENTOS

PANTALLA 14Funcionalidad de Pantallas

NOMBRECONSULTAS-MOVIMIENTOS

DESCRIPCIONCONSULTAR MOVIMIENTOS, MULTIFILTROS PARA MEJORAR LA BUSQUEDA

PROCESOBUSCA. Seleccionar el almacn, el tipo de movimiento y la fecha que se desea buscar. Se pude aplicar filtros de usuario, familias, productos, notas o facturas, proveedor, cliente. Y nos traer los registros en pantalla.IMPRIMIR. Seleccionar el almacn, el tipo de movimiento y la fecha que se desea buscar. Se pude aplicar filtros de usuario, familias, productos, notas o facturas, proveedor, cliente. Y nos traer los registros en un reporte detallado.Para salir presionar el botn de SALIR.

PANTALLA 15

Funcionalidad de Pantallas

NOMBRECONSULTAS-MOVIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

DESCRIPCIONCONSULTAR MOVIMIENTOS, GLOBALES Y BUSQUEDAS FILTRADAS

PROCESOPENDIENTE

MENU UTILERIAS

PANTALLA 16Funcionalidad de Pantallas

NOMBREMENU DE UTILERIAS

DESCRIPCIONSELECCIONA LOS MODULOS DE UTILERIAS

UTILERIA BORRAR FOLIOS

PANTALLA 17Funcionalidad de Pantallas

NOMBREBORRADO DE FOLIOS

DESCRIPCIONBORRADO DE MOVIMIENTOS O PRODUCTOS EN ESPECIFICO

PROCESOSeleccionar almacn, ingresar el nmero de folio y presionar ENTER, nos traer el detalle del movimiento (este puede ser consultado en el reporte detallado de movimientos). Seleccionar el motivo de borrado y presionar borrar folio.Para imprimir folio seleccionar el folio que se desea reimprimir presionar ENTER, (debe ser una salida) nos traer el detalle de la misma y presionar imprimir folio y se mandara a cola de impresin.Para salir presionar el botn de SALIR.

UTILERIA CONTADOR

PANTALLA 18Funcionalidad de Pantallas

NOMBREPUERTO DE IMPRESIN

DESCRIPCIONIMPRIME REPORTES ETIQUETAS SALIDAS EN COLA DE IMPRESION (REQUIERE CONFIGURARSE A CADA PC)

PROCESOETIQUETAS. Activar Habilita impresin si no hay una etiqueta seleccionada imprimir el tamao 4X4.BARCODE. Reimprime etiquetas antes generadas solo captura el nmero de la etiqueta que se desea reimprimir y presionar el botn (debe estar activada la casilla de habilita impresin.REPORTES DE SALIDA. Activar habilita reportes de salida, si se quiere copia activar Doble impresin de salidas.PRINT FOLIO. Capturar el nmero de folio que se desea imprimir (debe ser una salida) y presionar el botn de Print Folio. Se pondr en cola nuevamente una impresin antes realizada.

PANTALLA 18bFuncionalidad de Pantallas

NOMBREUBICACIONES

DESCRIPCIONCREA LAS UBICACIONES DE CADA ALMACEN

PROCESOALMACEN. Seleccionar almacn y trae todas las ubicaciones creadas para el mismo.Ingresar ubicacin nombre, zona, rea, altura y offset para dar de alta una nueva ubicacin y presionar el botn de Guardar y Nuevo.Si se desea modificar seleccionar la ubicacin y no se puede el id de la ubicacin solo sus dems datos.ESTATUS. Seleccionar el checkbox de estatus y nos trae los datos de las ubicaciones guardadas en este momento.IMPRIME UBICACIONES. Nos imprime el reporte de ubicaciones del almacn seleccionado.

PANTALLAS PARA TERMINAL PORTATILLOGIN

PANTALLA 19Funcionalidad de Pantallas

NOMBREVALIDACION DE USUARIO Y ALMACEN

DESCRIPCIONESTA PANTALLA TE PERMITE ACCESAR A LOS MODULOS DE TERMINAL

PROCESOIngresar nmero de usuario y password. Si es vlido aparecern el(los) almacn(es) al cual est asignado el usuario logueado. Seleccionar el almacn y nos abre la pantalla de men principal.

MENU PRINCIPAL

PANTALLA 20

Funcionalidad de Pantallas

NOMBREMENU TERMINAL PORTATIL

DESCRIPCIONES EL MENU PARA ACCESAR A LOS DIFERENTES MODULOS DE LA TERMINAL PORTATIL.

PROCESOSeleccionar el modulo al cual se desea accesar.Si desea cerrar la aplicacin presionar el botn de SALIR

MODULO SALIDAS

PANTALLA 21

PANTALLA 22

Funcionalidad de Pantallas

NOMBRESURTIR ORDENES SALIDAS POR PEDIDO

DESCRIPCIONMODULO PARA SALIDA DE PRODUCTOS DE ALMACEN GENERAL

PROCESOPantalla 21. Esta pantalla es el encabezado del proceso de embarque. Nos pide capturar todos los datos de nuestro embarque, el cliente el cual lo toma de la tabla de clientes del ERP. Folio, Hectreas, Zona y Cultivo.Tambin la parte del transporte. Tipo Chofer placas y numero de caja.Presionar GUARDAR para terminar el encabezado, si desea cancelar la operacin de salida presionar CANCELAR.*Si existe algn error en la captura, antes de iniciar la captura en la pantalla 22, presionar el botn de SALIR y volver a entrar a SALIDAS.

Pantalla 22. Se genera un folio automtico. Se selecciona el tipo de salida..Si es venta o demo sin valor nos pide un nmero de pedido. Este fue previamente validado en mdulos de la PC. Al selecciona r el pedido nos traer detallado del pedido que hemos seleccionado. Para surtir el pedido existen 2 formas.

SIN CANTIDAD (default). Si capturas el cdigo del producto solo se agregara 1 solo producto despus te pedir el nmero del lote (cdigo de etiqueta de entrada).

Para descontar el producto de este lote.Si se lee primero el lote (cdigo de etiqueta de entrada). Descontara el total de existencia de ese lote directamente sin preguntar cantidad.CON CANTIDAD. Si capturas el cdigo de producto te va a pedir cantidad, despus de ingresar la cantidad y presionar un ENTER. Pedir el nmero del lote (cdigo de etiqueta de entrada). Y descontara la cantidad del lote seleccionado, si no completa solo descontara la completada.Si se captura primero el lote (cdigo de etiqueta de entrada). Como siguiente pedir una cantidad. Te permitir solo ingresar una cantidad menos al lote que estas descontando.

Una vez terminado el pedido se eliminara todos los datos de detalle ya que fueron descontados una vez que se capturaron. Al presionar el botn de GUARDAR. Se guardara el movimiento. No sin antes. Preguntar si desea imprimir la salida. Una vez dado la respuesta se genera el movimiento y se pone en cola de impresin el reporte de salida.

MODULO ENTRADA

PANTALLA 23Funcionalidad de Pantallas

NOMBREENTRADAS

DESCRIPCIONPEDIDOS QUE SE DA ENTRADA AL ALMACEN

PROCESOSe selecciona la fecha. Se selecciona el tipos de entrada

Si es compra aparecen los proveedores. Si es devolucin aparece el listado de clientes.Se selecciona el proveedor o clienteSi es venta te pide orden de compra y nota o factura. Si es devolucin te pide nmero de orden o folio de salida.Se ingresa todos los productos y se van agregando en el listado. Al terminar de realizar la captura. Se presiona GUARDAR pide que confirmes que se desea guardar. Pide el nmero de etiquetas que se van a generar. Se pone en cola de impresin la(s) etiquetas(s) y se guarda el movimiento de entrada.BORRAR. Se selecciona un producto que se capturo mal y se borra al presionar este botn.SALIR. Si no ha guardado nada se sale y borra el progreso de la captura.

MODULO INVENTARIO

PANTALLA 24

PANTALLA 25

Funcionalidad de Pantallas

NOMBREINVENTARIOS

DESCRIPCIONREALIZA LOS INVENTARIOS DEL ALMACEN

PROCESOSe ingresa la ubicacin. Si no existe marca advertencia (esta debe estar creada en el mdulo de ubicaciones).Se ingresa cdigo del LOTE y se valida que exista. Si no existe pide que ingreses el cdigo ms el nmero de producto.Una vez ingresado el nmero de producto te pide la caducidad del LOTE. Al seleccionar la fecha te pide la cantidad de producto que tiene el LOTE.Si existe el cdigo solo te pude que confirmes la cantidad y se ingresa en el inventario nuevamente inicia el ciclo.CAPTURA. Muestra la captura que se lleva en el da de la captura del inventario.SALIR. Sale de la pantalla.

PANTALLA 27Funcionalidad de Pantallas

NOMBREINVENTARIOS CAPTURADOS

DESCRIPCIONAL PRESIONAR CAPTURA EN LA PANTALLA DE INVENTARIOS SE MUESTRA ESTA PANTALLA.

PROCESOAl seleccionar el producto en el GRID se puede eliminar de la captura en caso de error.REGRESA. Sale de esta pantalla.

PANTALLA 28Funcionalidad de Pantallas

NOMBREUBICACIONES Y REUBICACIONES

DESCRIPCIONUBICA Y REUBICA MATERIAL EN EL ALMACEN

PROCESOAl ingresar el cdigo te trae la ubicacin anterior si existe, si no existe enva una alerta.Ingresas la nueva ubicacin (valida que exista la nueva ubicacin) y presionas GUARDAR para efectuar el movimiento.CANCELAR. Sale de esta pantalla, sin guardar movimiento que no ha sido guardado.

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