Aplicación para la gestión y control de calidad en despachos de auditoría

¿Qué es el control de calidad?

• Es el sistema de procedimientos documentados sobre el que se basa una firma de auditoría para la realización de encargos de auditoría.

• El sistema debe contemplar y satisfacer los requerimientos contenidos en la norma internacional de control de calidad NICC1 (ISQC1 en inglés)

Tipos de firmas de auditoría

Certificadas

Lo mantienen y hacen seguimiento anual

No lo mantienen, sin seguimiento

Trabajando en ello

audiQ ¿Que hace exactamente?

Organiza y administra el Sistema de Gestión de Control de Calidad o SGCC

Pensada para usuarios de:

• Gesia• Otras aplicaciones

de auditoría

¿Qué hace una aplicación para el control de calidad?

• Soporta la documentación de calidad• Controla las versiones de los documentos• Registra la autoría de los documentos• Agrupa toda la documentación de calidad en

un solo lugar• Proporciona un modelo de sistema de gestión

y control de calidad adaptable a cualquier firma de auditoría de reducida dimensión.

SGCC con

audiQ

Estructura

Usuarios

ManejoPublicación

Organización ficheros

Estructura

Documentos del sistema

Procedimientos• Generales• Específicos• Instrucciones técnicas

Tipos de Procedimientos

• Procedimiento general– E)01 Ejecución del encargo: Política general de

cómo se ejecutan los encargos en la Firma.• Procedimiento específico

– E)01/01 Planificación: Describe con detalle el proceso de planificación.

• Instrucción técnica– E)01/01.IT03 Determinación de la Importancia

Relativa y Error Tolerable

Estructura de los Procedimientos

• Flujograma (opcional)• Objetivo (Contenido de la sección)• Política• Alcance• Responsabilidades.• Indicadores (opcional)• Desarrollo (detalle de los procedimientos)• Documentación• Formularios y modelos

Documentos del sistema

Plantillas • Manual de procedimientos• Máster de Auditoría: Formularios y

cuestionarios de la aplicación de auditoría

El Sistema de Calidad contiene 35 plantillas en word y Excel

El Master de auditoría contiene + de 150 formularios

Control de plantillas y formularios

Quién es responsable y Cómo se archiva

Versión en vigor

Usuarios de audiQUSUARIO PERMISOS / RESPONSABILIDAD

Socio Director Responsable último del SGCC

Responsable de calidad Organiza, gestiona el SGCCPuede publicar nuevas versiones del Manual de calidad

Responsable de procedimiento(Gerente, jefe de equipo, responsable de administración,..)

Elabora o ayuda a elaborar el procedimiento y es responsable de que se cumpla y de que esté actualizado.Es quien mejor conoce el proceso

General Consultar procedimientosBuscar y abrir plantillas

Auditor Interno Realiza el seguimiento del sistema, debe ser objetivo

Ejemplos de uso de audiQ

Cómo consultar un procedimientoEjemplo: Mi compañera está de baja, hay que preparar una carta propuesta para un cliente y

no estoy seguro de qué modelo utilizar.

• Procedimiento: – C)1 Aceptación y continuidad de clientes

• Plantilla/modelo: – C)AQ/04 Carta propuesta EJEMPLO

Ejemplos de uso de audiQAdaptación de un procedimiento

El socio ha sugerido cambios en un procedimiento, ¿cómo hacerlo?

1. Abrir el procedimiento2. Realizar las modificaciones3. Cambiar la fecha de elaboración4. Presentar para su aprobación/verificación5. Anotar en el control de cambios

Ejemplos de uso de audiQ Adaptación de una plantilla/formulario

El socio ha sugerido cambios en el modelo de contrato de auditoría, ¿cómo hacerlo?

1. Abrir la lista de plantillas2. Sustituir / modificar la plantilla3. Cambiar la fecha de versión de la plantilla4. Cambiar la fecha de elaboración de la lista5. Presentar para su aprobación/verificación6. Anotar en el control de cambios

Control de cambios

Ejemplos de Registros de Calidad

• Plan de formación año 2015• Informe de seguimiento del SGCC 2015• Hoja de gastos viaje a Sevilla• Informe de auditoría Gotham 2015• Carta propuesta Gotham, S.A.

Sistema de archivos: Versión pública

• Acceso a todo el mundo

• Manual de solo lectura (.qal)

Políticas y procedimientosMáster de auditoría

y plantillas en word, Excel, etc.

Carpeta de red pública

Sistema de archivos: Versión trabajo

• Acceso a ciertos usuarios

• Manual de lectura y escritura (.qat)

Políticas y procedimientos pendientes de publicación

Carpeta de red de acceso restringido

Registros del sistema de calidad

¿Y el Máster de auditoría?

¡Aquí!

Mantenimiento y actualizaciones periódicas

• Nuevas versiones del programa• Novedades normativas en materia de

calidad• Modelo de SGCC actualizado• Máster de auditoría actualizado

Impresión del SGCC

El Editor de Textos

Buscar y Reemplazar

Publicación

• El Responsable de Calidad con una licencia especial (clave de publicador) publica el Manual y crea un archivo de solo lectura: MC.qal

• No se podrá cambiar nada de ese fichero y será consultado por toda la Organización

¿Cuándo? Cuando existan cambios importantes en

procedimientos o plantillas

Publicación

1. Fecha de publicación2. Quién publica3. Versión (2, B, 2.3, etc.)4. Registro de cambios

• Nueva plantilla• Nuevo procedimiento implantado• Cambios en procedimientos / plantillas

• Archivo en lugar o además del texto

PROCESO DE MODIFICACION MANUAL

1. Identificación y relación de cambios a realizar2. Guardar una copia de seguridad del SGCC a modificar3. Modificar textos, eliminar o añadir procedimientos específicos o

instrucciones internas.4. Fechar los nuevos procedimientos o formularios con la fecha del

cambio (versión).5. Cumplimentar los cambios de realizados y verificado con las nuevas

fechas.6. Eliminar modelos obsoletos, tanto de la relación como del

subdirectorio conteniendo el fichero.7. Modificar los modelos, manteniendo su formato de plantilla.8. Anotar cada modificación en el fichero de historial de cambios.9. Publicar la nueva versión del SGCC (Manual)10. Comunicar al resto de la Organización (mail)

COMUNICACIÓN