CONTROL DE CAMBIOS DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL · actualizados los Instrumentos...
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CONTROL DE CAMBIOS DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
FECHA VERSIÓN RAZÓN DEL CAMBIO
26 junio 2003 1 Versión original
9 abril de 2007 2 Cambio en la estructura orgánico funcional
19 marzo de 2015 3 Cambio en la estructura orgánico funcional
San José de Cúcuta, Marzo de 2015
TABLA DE CONTENIDO
JUSTIFICACIÓN
INVESTIGACIÓN PRELIMINAR SOBRE LA INSTITUCIÓN
Naturaleza Jurídica y Domicilio de la Institución
Aspectos Históricos
Estructura organizacional de la Cámara de Comercio de Cúcuta
INVESTIGACIÓN PRELIMINAR SOBRE LAS FUENTES DOCUMENTALES
Encuesta Estudio Unidad Documental
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN
Conformación de Series y Subseries Documentales
Codificación
Codificación unidades administrativas
Codificación de series y subseries
VALORACIÓN DOCUMENTAL
Organización de los Archivos de Gestión Central e Histórico.
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
Normas básicas para la Transferencia de Documentos del
Archivo de Gestión al Archivo Central
DISPOSICIÓN FINAL
RETENCIÓN DOCUMENTAL
APLICACIÓN DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LA TABLA
DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL
LISTA DE ANEXOS
JUSTIFICACIÓN
La expedición por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio de la
Resolución 8934 de 2014, donde se establecen las directrices en materia de gestión
documental y organización de archivos que deben cumplir los vigilados por esta
Superintendencia, previstas en la Ley 594 de 2000, los decretos 2578 y 2609 de 2012,
estableció la necesidad que las administraciones públicas y las privadas que cumplen
funciones públicas, de emprender acciones encaminadas a elaborar y mantener
actualizados los Instrumentos archivísticos dentro de los cuales están las Tablas de
Retención Documental.
La organización de los archivos de gestión se constituye en una de las prioridades
que la Cámara de Comercio de Cúcuta busca para facilitar el acceso y disposición al
público de la información, en los términos referidos en la Ley de Transparencia y del
Derecho del Acceso a la información Pública Nacional, (Ley 1712 de 2014).En razón
de ello y, ante la urgente necesidad de actualizar los procesos de producción,
transferencia, selección y conservación de sus documentos tanto en los archivos de
gestión como en el archivo central, se solicitaron los servicios de asesoría de
Tecnodocumental S.A.S. empresa especializada en servicios de gestión documental y
con el apoyo de Tatiana Yaneth Pineda García, Técnico en asistencia y organización
de archivos y la Coordinación de Nancy Talero Ramírez, Profesional en Ciencias de
Información, con énfasis en Documentación, Bibliotecología y Archivística, se realizó
el trabajo de consolidación de la Tabla de Retención Documental, lo que permitirá
que la Cámara de Comercio de Cúcuta cuente con una infraestructura y unas
herramientas metodológicas adecuadas para la administración de su gestión
documental.
INVESTIGACIÓN PRELIMINAR SOBRE LA INSTITUCIÓN
Naturaleza Jurídica y Domicilio de la Institución
Actualmente la sede de la Cámara de Comercio de Cúcuta está ubicada en la calle 10
4-38 de la ciudad de San José de Cúcuta.
Es una entidad autónoma, sin ánimo de lucro, integrada por las personas que ejercen
el comercio (Industriales, Comerciantes, Agricultores, Ganaderos, etc.), cuyo objetivo
primordial es ser depositaria de la confianza pública, correspondiéndole llevar el
Registro Mercantil que es la más valiosa fuente de información para la vida de
negocios en forma que resulte factor eficaz y positivo de organización de la actividad
mercantil.
La Cámara de Comercio es una organización de servicio: al Estado, en sus distintos
niveles; a la comunidad y a sus miembros, en particular.
Al Estado, mediante la presentación de programas, estudios, conceptos y su
participación en todo aquello que propenda por el desarrollo económico regional y
nacional.
A la comunidad, mediante campañas y actuaciones tendientes al mejoramiento de
todas las actividades que incidan sobre el progreso socio-económico.
Al empresario, mediante servicios directos tales como asesorías, información y ayuda
permanente en su labor en los campos administrativo, económico y jurídico.
Además, de las anteriores funciones de servicio, la Cámara de Comercio de Cúcuta
promueve e impulsa el desarrollo económico de las regiones en donde actúa. La mejor
definición de Cámara de Comercio es: Empresarios que trabajan unidos para hacer
de su comunidad un lugar mejor para vivir.
Aspectos Históricos
Las Cámaras de Comercio han sido durante cuatro siglos, instituciones de progreso y
desarrollo para muchos países en las cuales el sector privado se ha organizado en
estas entidades que figuran en la historia como una de las primeras agrupaciones
empresariales importantes en la vida socioeconómica de la humanidad.
En el siglo XI durante el Feudalismo, se organizaron las primeras agrupaciones
gremiales mercantiles que tenían como finalidad proteger los intereses comerciales
de todos sus miembros.
Fue en el año de 1599, en la ciudad de Marsella, Francia, en donde se fundó la primera
organización conocida como Cámara de Comercio. A través de esta institución se
defendieron los intereses del gremio mercantil y se unificaron las costumbres
mercantiles de la época. Posteriormente, en Europa y en todos los continentes se
fueron creando nuevas Cámaras de Comercio.
En Colombia, la Ley 111 de 1890, autorizó al Gobierno Nacional para crear Cámaras
de Comercio en el país. La primera en fundarse fue la Cámara de Comercio de Bogotá
que inició actividades en 1878 y se constituyó formalmente en 1891.
En Cúcuta, don Luis Febres Cordero, durante su primera gobernación, puso todo su
empeño y entusiasmo para urgir la creación de una Cámara de Comercio en la región.
Viajó a Bogotá y se dirigió al General Benjamín Herrera, quien ocupaba el cargo de
Ministro de Agricultura en el gobierno del doctor José Vicente Concha, para
presentarle todas las pruebas requeridas conforme a la ley y los decretos que
dispusieron la existencia de las Cámaras de Comercio en Colombia.
El General Herrera siempre estuvo interesado en las aspiraciones de Cúcuta y el
Departamento, pues su esposa, doña Josefina Villamizar Peralta, era oriunda de
Pamplona. De tal modo, atendió la solicitud del Gobernador Febres Cordero y se
expidió el Decreto No. 1807 de 1915 que creó oficialmente la Cámara de Comercio de
Cúcuta.
Estructura Organizacional de la Cámara de Comercio de Cúcuta
Mediante Acta de Junta Directiva Nº 155 de 20 de diciembre de 2011, se aprobó la
reestructuración de la Cámara de Comercio de Cúcuta propuesta por la Consultoría
de Transformación Estratégica y el Plan de Trabajo a Desarrollar.
INVESTIGACIÓN PRELIMINAR SOBRE LAS FUENTES
DOCUMENTALES
Encuesta Estudio Unidad Documental
Previo conocimiento de la Institución e inventario natural de los documentos en los
archivos de gestión, se procedió a identificar las unidades documentales y sus
correspondientes tipos documentales, dentro de cada área administrativa. En este
punto se trabajó la encuesta que aparece en el Anexo 14 , que se aplicó siguiendo los
pasos descritos en el instructivo para el estudio de tipos documentales (Anexo 12), de
tal manera que en la primera etapa se investigó sobre el área productora del
documento y en la segunda se recogieron los datos más relevantes de cada unidad
documental sobre su generación, trámite, distribución, consulta, conservación y
disposición final de los documentos, con la finalidad de obtener la máxima
información que permitiera realizar una adecuada y acertada valoración documental
en este proyecto.
La encuesta fue realizada por Tatiana Pineda, Técnico en Asistencia de Organización
de Archivos, con experiencia en gestión documental; entrevistando de forma personal
a cada jefe de área administrativa para el diligenciamiento de la primera parte de la
encuesta (Estudio de Oficina Productora) y para la segunda parte (Estudio de la
Unidad Documental) se encuestó al productor directo de cada unidad documental.
Las encuestas se realizaron en su totalidad para todas las áreas del organigrama de la
Cámara de Comercio de Cúcuta.
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN
El análisis e interpretación de la información lo realizó Nancy Talero Ramírez,
Profesional en Ciencias de la Información y la Documentación, Bibliotecología y
Archivística, con la Asesoría de Tecnodocumental S.A.S. Éste consistió en identificar
la información básica sobre la estructura y procedimientos de la Cámara de Comercio
de Cúcuta a través de sus fuentes documentales, de tal manera que se retomaron los
manuales, actos administrativos, el organigrama vigente y las encuestas realizadas,
para la elaboración de la TRD, que se constituye en un instrumento archivístico que
se genera a partir del análisis e interpretación de esta investigación.
En esta etapa se contemplaron varios aspectos a saber
Conformación de Series Y Sub series Documentales
Para la agrupación de las series y subseries documentales, se trabajó la relación entre
series, funciones y actividades de las áreas productoras de la documentación,
teniendo en cuenta sus responsabilidades en el trámite, custodia, conservación y
disposición final de los documentos de archivo, lo que permitió establecer cuáles son
los documentos de archivo a registrar en la TRD y cuáles son los documentos de
apoyo que no se tuvieron en cuenta para la misma.
Es así como las series y subseries documentales de cada área productora de
documentos reflejan las funciones y actividades que en virtud del desarrollo de los
trámites y procedimientos administrativos se desarrollan para el cumplimiento de los
objetivos que les han sido asignados.
La conformación de series y subseries documentales bajo la orientación del
CINDOCC y la responsabilidad de las áreas administrativas, permite administrar
unidades documentales completas, regulando toda su gestión documental acorde a
las necesidades de la Cámara de Comercio de Cúcuta y siguiendo los principios de la
archivística sobre procedencia y orden original de los documentos.
Lo anterior se presenta en el cuadro de Clasificación Documental General para la
entidad, debidamente codificado, el cual refleja la jerarquización y categoría
establecida para la documentación de la Cámara de Comercio de Cúcuta. Así mismo
y para mayor claridad, se elaboró un cuadro consolidado, donde se registran las series
y subseries manejadas por cada área administrativa.
Codificación
Conforme a la estructura jerárquica y después de analizar los sistemas de codificación
que maneja la entidad y la conveniencia de implementar o cambiar los mismos se
concluyó:
Codificación de Unidades y Áreas Administrativas
El código para las unidades y áreas administrativas de la Cámara de Comercio de
Cúcuta, comprende un número de tres dígitos así:
El primer dígito corresponde a la unidad administrativa, el segundo al área, y el
tercero a la dependencia.
La codificación para unidades y áreas administrativas es la siguiente:
CÓD UNIDAD AMINISTRATIVA CÓD AREA / DEPENDENCIA
100
PRESIDENCIA EJECUTIVA
110 COMUNICACIONES
120 CIECCC
130 SECRETARIA GENERAL
140 INVEST IN CUCUTA
200 GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
210 RELACIONES INDUSTRIALES
220 PRESUPUESTO
230 COMPRAS
240 CONTABILIDAD
250 TESORERIA
260 SISTEMAS
270 CINDOCCC
300 GERENCIA DE DESARROLLO ESTRATEGICO
310 CALIDAD
320 CONTROL INTERNO
400 GERENCIA DE COMPETITIVIDAD REGIONAL
410 EMPRENDIMIENTO
420 CONSOLIDACION EMPRESARIAL
430 INTERNACIONALIZACION
440 COMISION REGIONAL DE COMPETITIVIDAD
500 GERENCIA OBSERVATORIO E INFOMEDIACION
600 GERENCIA DE ESTRUCTURACION Y GESTION DE PROYECTOS
700 GERENCIA DE FORMALIZACION
800 GERENCIA DE SERVICIOS EMPRESARIALES
810 AFILIADOS
820 CENTRO DE FORMACION EMPRESARIAL
830 CENTRO DE ARBITRAJE CONCILIACION Y AMIGABLE COMPOSICIÓN
840 LOGISTICA
Codificación de series y subseries
El código para la serie documental, es un número de tres dígitos, para realizar este
proceso se listaron las series documentales y se numeraron, dejando entre serie y serie
dos rangos de números para posteriores inclusiones y/o actualizaciones.
Ejemplo:
El código para una subserie corresponde a un número de dos dígitos, los cuales se
asignan teniendo en cuenta un consecutivo numérico ascendente, de acuerdo al orden
alfabético dentro de su serie correspondiente; conservando un rango de números
entre código y código para posteriores inclusiones y/o actualizaciones.
Ejemplo:
CODIGO SUBSERIE
01 ACTAS DE COMITÉ DE AFILIACIÓN
02 ACTAS DE COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL
03 ACTAS DE COMITÉ DE ÉTICA Y BUEN GOBIERNO
CÓDIGO SERIES DOCUMENTALES
001 ACTAS
002 ACUERDOS
En resumen, la codificación de las series y las subseries documentales constan de
CINCO dígitos, así: Los TRES primeros corresponden a la serie y los DOS siguientes
a la subserie.
Ejemplo:
SERIE SUBSERIE CÓDIGO
ACTAS ACTAS DE COMITÉ DE AFILIACIÓN
001.01
ACTAS DE COMITÉ DE
CONVIVENCIA
LABORAL
001.02
ACTAS DE COMITÉ DE
ÉTICA Y BUEN
GOBIERNO
001.03
VALORACIÓN DOCUMENTAL
La valoración es el proceso por el cual se establecen los tiempos de retención y la
disposición final para los documentos de archivo registrados en la TRD. Para entrar
a proponer los tiempos de retención a cada subserie documental, se realizó el proceso
de valoración documental teniendo en cuenta los valores primarios, tales como el
valor administrativo, legal, fiscal, contable, y para establecer los valores secundarios,
se estudió el valor histórico de los documentos teniendo en cuenta su utilidad para la
ciencia, la cultura y la investigación. Adicionalmente, en este proceso se tuvieron
presentes los conceptos de valor mediato predecible y valor mediato no predecible,
en todos los casos se estudiaron y establecieron los plazos de vigencia y plazo
precaucional para los documentos, atendiendo a la normatividad jurídica existente, y
para aquellos casos en los que la norma no regula se entró a establecer dichos plazos
con la aprobación inicial de los responsables del archivo, los jefes de cada unidad
productora y posteriormente del Comité de Gestión Documental de la Cámara. Es
decir que para todos los casos se consultó las disposiciones legales vigentes, tanto
externas como internas.
La valoración documental permitió establecer la propuesta de retención para cada
subserie documental en cada una de las etapas de su ciclo vital, es decir el tiempo de
conservación y disposición final en el archivo de gestión, archivo central y archivo
histórico o permanente.
Organización de los archivos de gestión central e histórico o permanente.
Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos la Cámara de Comercio de Cúcuta
conformará y organizará sus Archivos de Gestión Central e Histórico o Permanente,
aplicando la Tabla de Retención Documental y teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original de los documentos.
Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua
utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la
soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos
iniciados.
La organización de los archivos de gestión se constituye en prioridad porque es allí
donde se inician los procesos archivísticos y desde ésta perspectiva y con fundamento
en la aplicación de las Tablas de Retención Documental se elaborará una guía que
tendrá como fin disponer de una herramienta que permita desarrollar los procesos
archivísticos propios de la primera fase de formación del archivo, de una manera
precisa, secuencial y uniforme en atención a las políticas, normas, métodos y
procedimientos archivísticos implantados en la entidad, relacionados con la
producción, recibo, radicación, distribución, trámite, retención, almacenamiento,
recuperación, protección y transferencia documental.
Dicha guía se convierte en elemento de obligatorio conocimiento y cumplimiento por
parte de quienes tienen la responsabilidad de producir, recibir y administrar los
archivos de oficina de la entidad. Para la organización de los archivos de gestión se
realizarán los procesos de clasificación atendiendo a las agrupaciones documentales
presentadas el CCD y la TRD de cada oficina productora de documentos.
Y en cuanto a ordenación documental se considerará que el sistema de ordenación
para los expedientes de una serie o subserie, facilité la localización y recuperación de
la información. Los sistemas de ordenación que se implementarán según las
necesidades, podrán atender a la siguiente clasificación: Onomástico, Alfabético,
Numérico, y/o Cronológico.
Es de aclarar que en los archivos de gestión solo se destruirán documentos de apoyo
y documentos producto de una selección natural, ya que solo el Archivo Central con
previa autorización del Comité de Archivo de la Cámara de Comercio de Cúcuta está
facultado para realizar eliminaciones documentales.
Una vez organizado el archivo de gestión de cada Oficina Productora a partir de la
implementación de la Tabla de Retención Documental, aparecerán algunos
documentos que no es posible ubicar dentro de las series. Dichos documentos se
constituyen en los llamados DOCUMENTOS DE APOYO.
Archivo Central: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos
archivos de gestión de la entidad, donde cumplirán su vigencia y cuya consulta será
administrada por el CINDOCC.
Archivo Histórico o Permanente: Es aquel al que se transfieren desde el Archivo
Central los documentos de archivo de conservación permanente. En este archivo no
se realiza selección.
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
Una vez agotados los términos de permanencia en cada archivo según la Tabla de
Retención Documental, se realizarán las transferencias documentales conforme al
proceso establecido, el cual aplicará tanto para las transferencias primarias como para
las secundarias.
Normas básicas para la Transferencia de Documentos del Archivo de
Gestión al Archivo Central
Todas las dependencias de la entidad remitirán al Archivo Central los
documentos ya tramitados y cumplido su tiempo, de conformidad a lo
estipulado en la Tabla de Retención Documental.
Retire las copias y fotocopias de documentos, siempre y cuando exista
original, realice selección natural.
Normalice la denominación de tipos documentales como lo plantea la
Tabla de Retención Documental, para construir las series documentales.
Los documentos se enviarán al Archivo Central ordenados y clasificados
por series documentales, al igual que los expedientes con sus respectivos
tipos documentales al interior.
Diligencie el Formato de Inventario Único Documental, el cual será
firmado por el Jefe de la oficina productora de los documentos y el Jefe del
Archivo quien recibe, revisa y confronta la transferencia.
No se aceptaran unidades de conservación identificadas con documentos varios,
misceláneos, correspondencia recibida, correspondencia despachada, memorandos
internos recibidos, memorandos internos despachos o con nombre de empresas;
todos los datos registrados en la transferencia documental deben corresponder a la
información definida en la TRD.
Las transferencias se harán de acuerdo a un cronograma establecido por el Archivo
Central y aplicando la Tabla de Retención Documental en su totalidad.
DISPOSICIÓN FINAL
En la disposición final se plantea para algunas subseries documentales, la frecuencia
de consulta y el resultado del proceso de valoración documental.
La TRD se realiza selección para algunas series documentales, no solo para conservar
en otros soportes, sino también para eliminar y conservar parcial o totalmente, según
cada caso.
Igualmente se digitalizan todas las series documentales de la TRD, conforme a los
procedimientos que se adelantan en el trámite de la información en la actualidad.
Para normalizar estos procesos se plantea:
Eliminación Documental: Se realiza para los documentos que han perdido su valor
primario y que no reúnen las características como documentos con valor secundario.
Para realizar dicho proceso, se implementará el formato de eliminación de
documentos definido por la Entidad. Es de anotar que ninguna serie documental se
destruirá si no está reflejada y autorizada en la Tabla de Retención Documental, las
eliminaciones documentales corresponderán entonces a la aplicación misma de la
TRD.
RETENCIÓN DOCUMENTAL
Los periodos de retención y las modalidades de selección fueron tenidos en cuenta
según lo establecido por ley, reglamentación o propuestas de los gestores de la
documentación.
La retención documental se fijó en años, tanto para el Archivo de Gestión como para
el Archivo Central, teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos. Los plazos
empezaran a contar desde el momento en que la serie o subserie ha cumplido su
trámite en la oficina productora para el archivo de gestión, y a partir de la fecha en
que ha perdido su vigencia para el archivo central.
APLICACIÓN DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
La Tabla de Retención Documental fue adoptada por la entidad mediante Resolución
No. 013 del 19 de marzo de 2015, y será de obligatorio cumplimiento. Esta se
constituirá como el instrumento archivístico base para la organización de los archivos;
la TRD deberá aplicarse a los documentos producidos desde el año 2003.
PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACIÓN Y SEGUIMIENTO DE
LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
El Asistente Junior de Gestión Documental, realizará seguimiento para la verificación
de la aplicación de la Tabla de Retención Documental en las dependencias y elaborará
según las necesidades un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las
modificaciones suscitadas por cambios de según el Acuerdo 004 de 2013 del Archivo
General de la Nación en su artículo 14 y demás normas concordantes.
Las modificaciones a la Tabla de Retención Documental que surjan del seguimiento o
de la solicitud de las oficinas productoras de los documentos, deberán ser evaluadas
por el Comité de Gestión Documental de la Cámara de Comercio de Cúcuta para su
estudio y aprobación.
Es importante tener en cuenta que la TRD requiere revisión y actualización periódica,
por lo tanto para solicitar una actualización se deberá registrar en el formato y
dirigirlo al Comité de Gestión Documental.
ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LAS
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Se presentan los cuadros de Tablas de Retención Documental, para cada una de las
Unidades Administrativas descritas en la estructura organizacional vigente; teniendo
en cuenta el análisis e interpretación realizada en las etapas anteriores.
LISTA DE ANEXOS
Anexo 1. Acta No 035 de Comité de Gestión Documental de la Cámara de Comercio
de Cúcuta. Aprobación Tablas de Retención Documental
Anexo 2. Acta N° 155 de Junta Directiva por medio de la cual reestructuran de la
Cámara de Comercio de Cúcuta.
Anexo 3. Organigrama
Anexo 4. Mapa de Procesos
Anexo 5. Descripción de cargos, funciones y responsabilidades de la Cámara de
Comercio de Cúcuta.
Anexo 6. Manual de Calidad, ISO 9000, por medio del cual se establecen los procesos
de la Cámara de Comercio de Cúcuta.
Anexo 7. Normatividad sobre producción documental
Anexo 8. Estatutos de la Cámara de Comercio de Cúcuta
Anexo 9. Resolución N° 012 por medio de la cual se modifica la estructura interna y
funciones del Comité de Gestión Documental de la Cámara de Comercio de Cúcuta
Anexo 10. Resolución N° 013 por medio de la cual se Por medio de la cual se
actualizan las Tablas de Retención Documental y se aprueba su aplicación en la
Cámara de Comercio de Cúcuta.
Anexo 11. Manual de procesos “A.AF.C.02.P Organización Documental”
Anexo 12. A.AF.C.02.G Guía Para La Organización De Documentos
Anexo 13. Manual de procesos “A.AF.C.04.P Disposición Final de Documentos”
Anexo 14. Encuesta Documental
Anexo 15. Cuadro de Clasificación Documental
Anexo 16. Listado de Series y Sub Series
Anexo 17. Tabla de Retención Documental.
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FECHA 19/03/2015
VERSIÓN 4
Página 1 de 1
CD S SBCODIGO
FORMATOSOPORTE ARCHIVO GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E D S
g ACCIONES CONSTITUCIONALES
130 001 01 c ACCIONES DE CUMPLIMIENTO 1 9 X X Evento de Cierre del Expediente: Fallo
i Demanda Físico
i Requerimiento Físico
i Notificación Físico
i Sentencia Físico
i Recurso Físico
i Fallo Físico
130 001 02 c ACCIONES DE TUTELA 1 9 X X Evento de Cierre del Expediente: Fallo
i Demanda Físico
i Notificación Físico
i Respuesta Físico
i Sentencia Físico
i Recurso Físico
i Escrito de impugnación Físico
i Fallo Físico
130 001 03 c ACCIONES POPULARES 1 9 X X Evento de Cierre del Expediente: Fallo
i Demanda Físico
i Notificación Físico
i Citación Físico
i Traslado Físico
i Contestación Físico
i Acta de audiencia Físico
i Medida cautelar Físico
i Audiencia Físico
i Prueba Físico
i Declaración Físico
i Sentencia Físico
i Recurso Físico
i Fallo Físico
g ACCIONES PUBLICAS
130 002 01 c ACCIONES ADMINISTRATIVAS 1 9 X X Evento de Cierre del Expediente: Cierre año fiscal
CODIGO RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se eliminará el
soporte papel de acuerdo con las políticas ambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se eliminará el
soporte papel de acuerdo con las políticas ambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se eliminará el
soporte papel de acuerdo con las políticas ambientales.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALMANUAL DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
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VERSIÓN 4
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CD S SBCODIGO
FORMATOSOPORTE ARCHIVO GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E D S
CODIGO RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALMANUAL DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
i Acción administrativa Físico Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se eliminará el
soporte papel de acuerdo con las políticas ambientales.
130 002 02 c ACCIONES JUDICIALES 1 9 X X Evento de Cierre del Expediente: Cierre año fiscal
i Acción judicial Físico Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se eliminará el
soporte papel de acuerdo con las políticas ambientales.
g ACTAS
270 003 11 c ACTAS DE ELIMINACION DOCUMENTAL 5 15 X X Evento de Cierre del Expediente: Cierre año fiscal
i Acta Físico Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo transferir al
archivo histórico como parte de la memoria institucional de la CAMARA DE
COMERCIO, se garantiza su reproducción exacta y su conservación por
cualquier medio técnico adecuado por consulta.
100 003 13 c ACTAS DE LA COMISION DE LA MESA 5 15 X X Evento de Cierre del Expediente: Cierre año fiscal
i Acta Físico Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo transferir al
archivo histórico como parte de la memoria institucional de la CAMARA DE
COMERCIO, se garantiza su reproducción exacta y su conservación por
cualquier medio técnico adecuado por consulta.
100 003 14 c ACTAS DE LA JUNTA DIRECTIVA 5 15 X X Evento de Cierre del Expediente: Cierre año fiscal
i Acta Físico Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo transferir al
archivo histórico como parte de la memoria institucional de la CAMARA DE
COMERCIO, se garantiza su reproducción exacta y su conservación por
cualquier medio técnico adecuado por consulta.
810 003 15 c ACTAS DEL COMITÉ DE AFILIADOS 5 15 X X Evento de Cierre del Expediente: Cierre año fiscal
i Acta de comité Físico Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo transferir al
archivo histórico como parte de la memoria institucional de la CAMARA DE
COMERCIO, se garantiza su reproducción exacta y su conservación por
cualquier medio técnico adecuado por consulta.
270 003 16 c ACTAS DEL COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO 5 15 X X Evento de Cierre del Expediente: Cierre año fiscal
i Acta de comité Físico Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo transferir al
archivo histórico como parte de la memoria institucional de la CAMARA DE
COMERCIO, se garantiza su reproducción exacta y su conservación por
cualquier medio técnico adecuado por consulta.
g AFILIADOS
810 007 01 c HISTORIAL DE AFILIADOS 1 4 X X Evento de Cierre del Expediente: Desafiliación
i Solicitud de afiliación Físico
i Certificación Físico
i Acta Físico
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se eliminará el
soporte papel de acuerdo con las políticas ambientales.
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CD S SBCODIGO
FORMATOSOPORTE ARCHIVO GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E D S
CODIGO RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALMANUAL DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
i Comunicación Físico
i Constancia de pago Físico
i Solicitud de desafiliación Físico
i Declaración de desafiliación Físico
g BOLETINES
110 010 01 c BOLETINES NOTICIA MERCANTIL 5 15 X X Evento de Cierre del Expediente: Cierre año fiscal
i Boletín Electrónico Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo transferir al
archivo histórico como parte de la memoria institucional de la CAMARA DE
COMERCIO, se garantiza su reproducción exacta y su conservación por
cualquier medio técnico adecuado por consulta.
g CERTIFICADOS
700 011 01 c CERTIFICADOS ELECTRONICOS DE REGISTROS PUBLICOS 1 0 X X Evento de Cierre del Expediente: Cierre año fiscal
i Certificado Electrónico Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se borrará el
soporte electrónico de acuerdo con las políticas ambientales.
130 016 g CONTRATOS Y/O CONVENIOS 1 9 X X Evento de Cierre del Expediente: Cancelación Convenio
i Solicitud Electrónico
iSelección de proveedor y/o contratista
Papel-
Electrónico
i Asignación Coordinador Papel
i Contrato y/o Convenio Papel
iCuadro comparativo de cotización
Papel-
Electrónico
i Póliza Papel
i Acta modificatoria Papel
i Acta de inicio Papel
i Acta de recibo Papel
i Acta de terminación Papel
i Acta de liquidación Papel
iFactura y/o Cuenta de Cobro
Papel-
Electrónico
i Informe de Actividades y/o Informe de Efectividad Papel
iComunicados
Papel -
Electrónico
i Lista de chequeo Papel
g COSTUMBRES MERCANTILES
700 018 01 c CERTIFICADOS DE LA COSTUMBRE MERCANTIL 5 15 X X Evento de Cierre del Expediente: Cierre año fiscal
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se eliminará el
soporte papel de acuerdo con las políticas ambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se eliminará el
soporte papel y/o electrónico de acuerdo con las políticas ambientales.
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FECHA 19/03/2015
VERSIÓN 4
Página 1 de 1
CD S SBCODIGO
FORMATOSOPORTE ARCHIVO GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E D S
CODIGO RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALMANUAL DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
i Certificado Físico
i Estudio Físico
i Solicitud Físico
700 018 02 c ESTUDIOS DE COSTUMBRES MERCANTILES 5 15 X X Evento de Cierre del Expediente: Cierre año fiscal
i Estudio Físico
i Solicitud Físico
g DERECHOS DE PETICION
700 021 01 c DERECHOS DE PETICION 1 4 X X Evento de Cierre del Expediente: Cierre año fiscal
i Derecho de peticiónFísico
i RespuestaElectrónico
700 021 02 c DESISTIMIENTOS TACITOS POR TRAMITES 1 0 X X Evento de Cierre del Expediente: Cierre año fiscal
i Desistimientos tacitos por tramitesFísico
i RespuestaElectrónico
g ELECCIONES Y DESIGNACIONES
700 022 01 c DESIGNACIONES DE MIEMBROS DE LA JUNTA DIRECTIVA 1 7 X X Evento de Cierre del Expediente: Cierre elecciones
i Comunicación Físico Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se eliminará el
soporte papel de acuerdo con las políticas ambientales.
100 022 02 c ELECCIONES DE LA JUNTA DIRECTIVA 1 7 X X Evento de Cierre del Expediente: Cierre elecciones
i Aviso Físico
i Inscripción Físico
i Listado de candidatos Físico
i Listado de candidatos seleccionados Físico
i Censo electoral Físico
i Comunicación Físico
100 022 03 c ELECCIONES DEL REVISOR FISCAL 1 7 X X Evento de Cierre del Expediente: Cierre elecciones
i Aviso Físico
i Inscripción Físico
i Listado de candidatos Físico
i Listado de candidatos seleccionados Físico
i Censo electoral Físico
Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo transferir al
archivo histórico como parte de la memoria institucional de la CAMARA DE
COMERCIO, se garantiza su reproducción exacta y su conservación por
cualquier medio técnico adecuado por consulta.
Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo transferir al
archivo histórico como parte de la memoria institucional de la CAMARA DE
COMERCIO, se garantiza su reproducción exacta y su conservación por
cualquier medio técnico adecuado por consulta.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se eliminará el
soporte papel y/o electrónico de acuerdo con las políticas ambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se eliminará el
soporte papel y/o electrónico de acuerdo con las políticas ambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se eliminará el
soporte papel de acuerdo con las políticas ambientales.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se eliminará el
soporte papel de acuerdo con las políticas ambientales
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A.AF.C.02.4.F
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CENTRALCT E D S
CODIGO RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALMANUAL DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
i Comunicación Físico
g INFORMES
700 027 01 c INFORMES A ORGANISMOS DE CONTROL 1 19 X X Evento de Cierre del Expediente: Cierre año fiscal
i Informe Electrónico Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se eliminará el
soporte electrónico de acuerdo con las políticas ambientales.
g REGISTROS PUBLICOS
700 051 01 cREGISTROS MERCANTILES Y VENDEDORES DE JUEGOS DE
SUERTE Y AZAR1 9 X X Evento de Cierre del expediente: Cancelación del registro
i Formulario de inscripción matricula y/o renovación Físico
i Acta Físico
i Acto administrativo Físico
i Certificación Físico
i Certificado de la Registraduría - Evidencias SIPREF Físico
i Comunicación Físico
i Constancia de inscripción Físico
i Contrato Físico
i Documento privado Físico
i Impuesto de registro Físico
i Escritura pública Físico
i Estados financieros Físico
i Oficio de medida cautelar Físico
i Peticiones, quejas y reclamos Físico
i Pre-Rut Físico
i Providencia judicial Físico
i Recibo de caja Físico
i Recursos administrativos Físico
i Rut Físico
700 051 02 c REGISTROS UNICOS DE PROPONENTES 1 9 X X Evento de Cierre del expediente: Cancelación del registro
i Formulario de inscripción matricula y/o renovación Físico
i Certificación Físico
i Contratos Físico
i Certificación de homologación de cuentas por utilizar un plan de
cuentas diferente al establecido en el decreto 2649Físico
i Certificación en la que consta que el proponente forma parte de
situación de control o grupo empresarialFísico
i Certificación en la que consta que el proponente no forma parte
de ninguna situación de control ni grupo empresarial. Físico
i Constancia Físico
i Declaración Físico
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se eliminará el
soporte papel de acuerdo con las políticas ambientales
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se eliminará el
soporte papel de acuerdo con las políticas ambientales, siempre y cuando se
garantice su reproducción exacta y su conservación por cualquier medio
técnico adecuado.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se eliminará el
soporte papel de acuerdo con las políticas ambientales, siempre y cuando se
garantice su reproducción exacta y su conservación por cualquier medio
técnico adecuado.
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CODIGO RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALMANUAL DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
i Acto administrativo Físico
i Providencia Físico
i Recibo de caja Físico
i Rut Físico
700 051 03 c REGISTROS NACIONALES DE TURISMO 1 9 X X Evento de Cierre del expediente: Cancelación del registro
i Certificación Electrónico
i Rut Electrónico
i Recibo de caja Electrónico
i Recibo Pago de multa Electrónico
i Comunicación Electrónico
i Sanciones Electrónico
i Acto administrativo Electrónico
i Estados financieros Electrónico
700 051 04 cREGISTROS DE ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO
NACIONALES Y EXTRANJERAS ENTIDADES SOLIDARIAS Y
VEEDURIAS CIUDADANAS
1 9 X X Evento de Cierre del expediente: Cancelación del registro
i Formulario de inscripción matricula y/o renovación Físico
i Acta Físico
i Acto administrativo Físico
i Certificación Físico
i Certificación de vigencia de cédula Físico
i Comunicación Físico
i Constancia de inscripción Físico
i Documento privado Físico
i Escritura pública Físico
i Impuesto de registro Físico
i Oficio de medida cautelar Físico
i Peticiones, quejas y reclamos Físico
i Pre-Rut Físico
i Providencia judicial Físico
i Recibo de caja Físico
i Recursos administrativos Físico
i Rut Físico
700 051 05 cREGISTROS ÚNICOS NACIONALES DE ENTIDADES
OPERADORAS DE LIBRANZA1 9 X X Evento de Cierre del expediente: Cancelación del registro
i Formulario único virtual Electrónico
i Contrato Físico
i Certificación Físico
g REQUERIMIENTOS
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se eliminará el
soporte papel de acuerdo con las políticas ambientales, siempre y cuando se
garantice su reproducción exacta y su conservación por cualquier medio
técnico adecuado.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se conservará
en medio electrónico, siempre y cuando se garantice su reproducción exacta y
su conservación por cualquier medio técnico adecuado.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se eliminará el
soporte papel de acuerdo con las políticas ambientales, siempre y cuando se
garantice su reproducción exacta y su conservación por cualquier medio
técnico adecuado.
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A.AF.C.02.4.F
FECHA 19/03/2015
VERSIÓN 4
Página 1 de 1
CD S SBCODIGO
FORMATOSOPORTE ARCHIVO GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E D S
CODIGO RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - CINDOCCC
ORGANIZACIÓN DOCUMENTALMANUAL DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
700 053 01 cREQUERIMIENTOS DESPACHOS ADMINISTRATIVOS Y
JUDICIALES2 0 X X
Evento de Cierre del Expediente: Cierre año fiscal
Solicitud de Información Físico
Respuesta Electrónico
CONVENCIONES
CD: Código de Dependencia
S: Código de Serie documental CT: Conservación Total
SB: Subserie documental E : Eliminación
g Serie documental D: Digitalización
c Subserie documental S: Selección
i Tipo documental
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se eliminará el
soporte papel de acuerdo con las políticas ambientales.
ELABORÓ:
Nancy Talero Ramírez
ASISTENTE JUNIOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL
APROBÓ
Esperanza Rangel Mariño
PRESIDENTE DEL COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Acta 035 del 19 de marzo de 2015
Resolución 013 de 20 marzo de 2015
