Control de Facturas - Deloitte

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GUIA RAPIDA & CASOS DE USO Finanzas – Control de Factura Hospital Quillota PeopleSoft Finanzas 9.2

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GUIA RAPIDA & CASOS DE USO

Finanzas – Control de Factura

Hospital Quillota

PeopleSoft Finanzas 9.2

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INDICE

INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................... 3

1 DESCRIPCION DE LOS CASO DE USO ............................................................................... 4

1.1 ALTA DE PROVEEDOR .............................................................................................................. 4

1.2 FONDO FIJO ................................................................................................................................. 8

1.3 DEVENGO DE FACTURAS Y PAGOS ..................................................................................... 17

1.4 PROCESO PARIDAD – CONTROL FACTURA/OC/RECEPCION ......................................... 21

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INTRODUCCIÓN

El siguiente documento contiene guías de ayuda para llevar adelante los procesos de ingreso de facturas de proveedores, pago

y devengo.

El módulo de Cuentas a Pagar ofrece la integración y flexibilidad necesarias para optimizar el proceso de las cuentas

pendientes de pago.

El sistema permite realizar estas tareas:

• Creación de comprobantes y pagos mediante procesos manuales y automáticos.

• Establecimiento de impuestos y requisitos de retenciones específicos de cada país.

• Paridad de comprobantes con pedidos y notas de recepción.

• Contabilización de comprobantes y pagos.

• Mantenimiento de comprobantes a lo largo de su ciclo

En este contexto, los Casos de Uso describen diferentes escenarios de una actividad o tarea, mediante una secuencia de

acciones vinculadas a su ejecución.

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1 DESCRIPCION DE LOS CASO DE USO

1.1 ALTA DE PROVEEDOR

Los proveedores son esenciales en las actividades comerciales del Hospital, ya que son aquellos que abastece las necesidades

de la actividad.

La solución planteada, incluye que, mediante el uso de formularios electrónicos, se gestione el pedido de Alta de un nuevo

Proveedor en el sistema.

Si la documentación solicitada es correcta se procederá a Ingresar al futuro Proveedor en el Sistema

Una vez validada la documentación se procede con la carga del proveedor en el sistema

El ID utilizado para definir el Proveedor será su número de RUT, esto evitará la duplicidad, ya que el RUT es único.

Luego hay que definir su “Clasificación”

Externo: Para los proveedores que emitan Ordenes de Compra

Empleado: Este atributo será para aquellos empleados los cuales deben de ingresarse en el sistema para poder

ingresar comprobantes de Honorarios/Viáticos/ Fondo Fijo, según corresponda

Este caso de uso, corresponde al alta de un proveedor de tipo “Empleado”

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CASOS DE USO & GUIAS

Proceso Finanzas – Control de Factura

Descripción Caso Alta Proveedor - Tipo Empleado

Módulo ERP Cuentas a Pagar (AP).

Descripción Caso: Alta de Proveedor – Tipo “Empleado”

Paso Detalle Set Datos

1 – Ingrese Usuario 2 - Contraseña 3 - Pulse Conectar

ID Usuario: CONTROL_FACTURA Contraseña: CONTROL_FACTURA

4 - Seleccione “Mis Proveedores” 5 – Seleccione “Añadir/Ver Proveedores” 6 – Pulse la pestaña “Añadir un Valor” 7- Seleccione un ID Set 8 – Ingrese el ID Proveedor 9 – Seleccione la Frecuencia 10 – Pulse el botón “Añadir”

Accederá a las opciones de menú correspondientes al usuario. Ingrese al Cuadro “Cuentas a Pagar”

ID Set: SSVQ ID Proveedor : Ingrese su RUT como ID Frecuencia: Habitual

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11 – Ingrese Nombre Proveedor 12 – Ingrese Nombre Corto Proveedor 13 – Seleccione una Clasificación 14 – Seleccione la Frecuencia 15 – Seleccione el Estado Proveedor 16 – Pulse la pestaña “Dirección”

Visualizará la pantalla para cargar la Información de Identificación del Proveedor

Frecuencia: Habitual Estado Proveedor: Aprobado (*Se podran definir diferentes roles de usuarios para el ingreso y aprobacion de proveedores)

17 – Ingrese una Descripción 18 – Ingrese los Detalles de la Dirección del Proveedor 19 – Ingrese el Correo Electrónico 20 – Ingrese la Información Telefónica

Descripción: CENTRAL País: CHL Información Teléfono: desde los botones “+” o “-“ puede agregar o quitar información.

21 – Ingrese una Descripción 22 – Ingrese los Detalles del Contacto 23 – Pulse la pestaña “Ubicación”

Ir a la pestaña “Contactos”

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23 – Ingrese la Ubicación y Descripción 24 – Información relacionada con Cuentas a Pagar 25 – Información relacionada con Compras 26 – Información relacionada a Impuesto de Ventas/Uso 27 – Pulse el botón “Guardar”

Ubicación: CENTRAL Descripción: CENTRAL

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1.2 FONDO FIJO

Al inicio de cada año, cada tenedor de Fondo Fijo deberá gestionar la resolución exenta que autoriza el Fondo Fijo en operación

para el año que comienza.

El sector de presupuesto informará al tenedor de Fondo Fijo si su pedido fue otorgado o no. Todo pedido de creación de Fondo

Fijo debe llevar una Resolución emitida como respaldo. En dicha resolución se deberá dejar constancia: Procedimiento para

operar el Fondo Fijo. Gastos en los que puede ser utilizado.

El sector de presupuesto informará al tenedor de Fondo Fijo si su pedido fue otorgado o no. Todo pedido de creación de Fondo

Fijo debe llevar una Resolución emitida como respaldo.

En este caso de uso, simularemos la creación de un comprobante de tipo “Anticipo”

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Descripción Caso: Fondo Fijo – Ingreso Anticipo

Paso Detalle Set Datos

1 – Ingrese Usuario 2 - Contraseña 3 - Pulse Conectar

ID Usuario: CONTROL_FACTURA Contraseña: CONTROL_FACTURA

4 - Ingrese a Control_Facturas 5 – Seleccione Introd Comprobantes Estándar 6 – Pulse la pestaña “Añadir un Valor” 7 – Seleccione un Tipo Comprobante 8 – Seleccione el Nombre Proveedor 9 – Ingrese el N° de Factura 10 – Ingrese el Importe Bruto Factura 11 – Pulse el botón “Añadir”

Accederá a las opciones de menú correspondientes al usuario.

Unidad Negocio: HGPF1 ID Comprobante: NEXT Tipo Comprobante: Pagado p/Anticipado

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12 – Seleccione una fecha en Factura Recibida 13 – Seleccione el Envío 14 – Ingrese una Descripción 15 – Seleccione el Centro Costo e Ítem Presupuestario 16 – Pulse el botón “Guardar” 17 – Verá generado el nuevo ID Comprobante 18 – Seleccione Acción y pulse el botón “Ejecutar”

Podrá visualizar la pestaña Información sobre Factura

Factura Recibida: Fecha Actual Envío: CENTRAL Centro Costo: 01 Item Presupuestario: 01 (IMPUESTOS) Acción: Cprb Previa Ppto

19 – Pulse el botón “Sí”

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20- Seleccione Acción “Contabilización Comprobante” 21 – Pulse el botón “Ejecutar”- Una vez que el proceso finalizo podrá registrar el pago 22- Seleccione Acción: “Registro Pago” 23-Seleccionar “Cuentas a Pagar” 24-Ingresar un número de Cheque (menor a 5 dígitos) 25 – Pulse el botón “Guardar”

Seleccione la pestaña “Pagos”

Acción: Contabilización Comprobante Acción: Registro Pago

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Descripción Caso: Fondo Fijo – Ingreso Comprobante luego de Utilización de FF

Paso Detalle Set Datos

1 – Ingrese Usuario 2 - Contraseña 3 - Pulse Conectar

ID Usuario: CONTROL_FACTURA Contraseña: CONTROL_FACTURA

4 - Seleccione Control de Factura 5 – Seleccione Introd Comprobantes Estándar 6 – Seleccione la Unidad de Negocio 7 – Seleccione el Tipo Comprobante

8 – Seleccione el Nombre del Proveedor 9 – Seleccione el Nombre Corto Proveedor 10 – Ingrese el Número Factura 11 – Ingrese la Fecha de la Factura

Accederá a las opciones de menú correspondientes al usuario.

Ingresar un Comprobante del Tipo Estándar y por un importe igual o menor, para el mismo Proveedor que el Anticipo.

Unidad Negocio: HGFP1 Tipo Comprobante: Estándar Nombre Proveedor: Ingrese su nombre N° Factura: Ingrese un número que ud. Elija Fecha Factura: Fecha Actual

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Descripción Caso: Fondo Fijo – Ingreso Comprobante luego de Utilización de FF

13 – Ingrese el Importe Bruto Factura

14 – Seleccione una Cuenta 15 – Seleccione un Centro Costo 16 – Seleccione un Ítem Presupuestario 17 – Pulse el botón “Guardar”

18 – Verá generado el nuevo número de ID Comprobante 19 – Seleccione una Acción 20 – Pulse el botón “Ejecutar”

Pestaña Información sobre Factura

Pulse “Sí”

El Presupuesto del comprobante quedo en estado”Válido”

Cuenta: Centro Costo: 01 Item Presupuestario: 01 Acción: Control Presupuestos

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Descripción Caso: Fondo Fijo – Ingreso Comprobante luego de Utilización de FF

20 – Seleccione Acción 21 – Pulse el botón “Ejecutar” 22 – Seleccione Acción 23 – Seleccione Sec Doc 24 – Referencia del Pago 25 – Pulse el botón “Guardar”

Acceder a la solapa “Pagos”

Acción: Contabilización Sec Doc: brindara información adicional sobre los documentos generados

Descripción Caso: Fondo Fijo – Aplicación Anticipo

Paso Detalle Set Datos

1 – Ingrese Usuario 2 - Contraseña 3 - Pulse Conectar

ID Usuario: CONTROL_FACTURA Contraseña: CONTROL_FACTURA

4 - Acceda a Control de Facturas

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Descripción Caso: Fondo Fijo – Aplicación Anticipo

4 –Seleccione Aplic Cprbte a Pagos p/Antpdo en el menu 5 – Seleccionar la Unidad de Negocio 6 – Pulse el botón “Buscar 7 – Seleccione el ID Comprobante

El sistema le desplegara las opciones

Buscar la Factura para aplicar el Anticipo

8 – Seleccione el ID Comprobante 9 – Pulse el botón “Buscar” 10 – Pulse el botón “Copia Comprobante” 11 – Marque el Comprobante

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Descripción Caso: Fondo Fijo – Aplicación Anticipo

12 – Ingrese el Importe Aplicado 13 – Pulse el botón “Aplicar

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1.3 DEVENGO DE FACTURAS Y PAGOS

CASOS DE USO & GUIAS

Proceso Finanzas- Control de Factura

Descripción Caso Devengo de Facturas y Pagos

Módulo ERP Cuentas a Pagar (AP)

Descripción Caso: Devengo Facturas y Pagos

Paso Detalle

Set Datos

1 – Ingrese Usuario 2 - Contraseña 3 - Pulse Conectar

ID Usuario: CONTROL_FACTURA Contraseña: CONTROL_FACTURA

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1 - Ingresar a Control de Factura 2 – Seleccione Visor de Consultas 3 – Ingrese el nombre de la Consulta 4 – Seleccione HTML 5 – Ingrese la Unidad de Negocio 6 – Ingrese el Comprobante 7 – Pulse el botón “Ver Resultado”

Accederá a las opciones de menú correspondientes al usuario

Podrá visualizar la consulta FACTURAS_PENDIENTES_DEVENGO

Pantalla de la Consulta FACTURAS_DEVENGADAS

Consulta: FACTURAS_PENDIENTES_DEVENGO Unidad Negocio: HGFP1 Comprobante: Puede elegir un comprobante específico o ingresar “%” para que muestre todos los resultados

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5 – Seleccione Mis Comprobantes y Contabilización Comprobantes 6 – Pulse la pestaña “Añadir un Valor” 7 – Ingrese un ID Control Ejecución 8 – Pulse el botón “Añadir”

ID Control Ejecución: DEVENGO

9 – Ingrese un ID Petición 10 – Ingrese una Descripción 11 – Seleccione la Frecuencia Proceso 12 – Seleccione Contabilización Comprobante 13 – Seleccione el Método Aplicación Pago Anticipado 14 – Seleccione la Unidad de Negocio 15 – Pulse el botón “Ejecutar”

ID Comprobante: Seleccionar 1 solo comprobante

Pulsar “Aceptar”

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16 – Seleccionar Mis Informes y Análisis 17 – Seleccionar Entradas Contables Comprobantes 18 – Elegir Unidad de Negocio 19 – Elegir ID Comprobante 20 – Pulse el botón “Buscar” 21 – Información Contable generada

Visualizar las Entradas Contables

Unidad de Negocio : HGFP1 ID Comprobante: 000000000038

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1.4 PROCESO PARIDAD – CONTROL FACTURA/OC/RECEPCION

Descripción Caso : Proceso Paridad

Paso Detalle Set Datos

1-Ingrese Usuario 2-Contraseña 3-Pulse Conectar

ID Usuario: CONTROL_FACTURA Contraseña: CONTROL_FACTURA

4 – Seleccione Cuentas a Pagar 5 – Seleccione Mis Comprobantes 6 – Seleccione Taller Análisis de Paridad 7 – Seleccione Unidad Negocio 8 – Seleccione el Estado Paridad 9 – Pulse el botón “Buscar” 10 –Marque el Comprobante 11 – Seleccione Acción y Pulse el

Accederá a las opciones de menú correspondientes al usuario

Unidad Negocio: HGPF1 Estado Paridad: Listo p/Parear Acción: Parear

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Descripción Caso : Proceso Paridad

botón “Ejecutar” Pulse “Aceptar” El sistema le desplga los resultados del proceso de Paridad Una vez que pulso el ID del Comprobante, el sistema le detalla todas las reglas de paridad que verifico , y cuales quedaron con “Error-Excepcion”

Resultados del proceso de Paridad

Detalle

Seleccione el ID de Comprobante