CONTROL DE GESTIÓN OPERATIVA

CONTROL DE GESTIÓN OPERATIVA

UNIDAD DE OPERACIONES CENSO NOVIEMBRE 2017

¿POR QUÉ UN SISTEMA DE GESTIÓN?

El control de gestión para las fases de un censo permite evaluar el grado de cumplimiento respecto

de la planificación de las distintas tareas o actividades. Es necesario para:

• Detectar desviaciones respecto de la planificación. • Oportunidad en la toma de decisiones, como por ejemplo asignación de recursos. • Amenazas al operativo. • Retroalimentación a los equipos.

Adicionalmente, entrega información de carácter estratégico y comunicacional para la toma de

decisiones de los directivos.

ELEMENTOS RELEVANTES DEL SISTEMA DE GESTIÓN CENSO

Para lograr la funcionalidad requerida, el Sistema de Gestión Censo (SGC) debió incorporar todas las fases del proceso y sus respectivas actividades estructurantes, de esta forma se obtuvo coherencia tanto en el seguimiento como en el acompañamiento de la planificación.

Es decir, el SGC contempla, en su arquitectura, espacios especialmente diseñados para monitorear

tareas y procesos asociados a:

Logística Reclutamiento y Capacitación Además de una batería de herramientas orientadas a asegurar la operatividad, control y

acompañamiento del propio Evento Censal.

VISTA PANEL PRINCIPAL

LA IMPORTANCIA DE LOS PERFILES

Conocer los perfiles de los usuarios es clave para el diseño del sistema, el cual debe ser accesible,

simple, y orientado a las necesidades de información en cada nivel.

ETAPAS DEL MONITOREO Y CONTROL PERSPECTIVA OPERACIONES NACIONAL

Previo al Censo

• Unidad operaciones Censo • Logística

Día Censo • Equipo monitoreo macrozonas

Post Censo

• Unidad operaciones Censo • Equipo monitoreo macrozonas • Logística

Presenter

Presentation Notes


Previo



Post Censo


Presenter

Presentation Notes

ESTRUCTURA DEL EQUIPO DE MONITOREO

Seguimiento gabinete y

terreno

Reportería

Manuales e Instructivos

Jefa de Operaciones

Encargados de contenidos por

perfil

Analistas de gestión

Encargado logística

Equipo logística

Encargado de Indicadores

QUE FUE MONITOREADO

Unidad Operaciones

Censo Nacional

Creación de locales

Asignación de RR.HH

Check-list local

Logística

Envío de insumos

Materiales difusión

Materiales de capacitación

Monitoreo a través del Sistema de Gestión Censo (SGC)

Correos electrónicos y llamados telefónicos

Monitoreo a través del sistema web del Operador de transporte

Presenter

Presentation Notes

Materiales Necesarios para el censo: Planos ZC / DC Portafolios Material de Contingencia Material a granel Credenciales Computadores Internet Telefonía Mobiliario Porcentaje de reconocimiento de supervisores del área de trabajo

QUE FUE MONITOREADO

Nota: cifras son de carácter referencial

CREACIÓN DE LOCALES OPERATIVOS

Tarapacá, Atacama y Arica y Parinacota fueron las primeras en crear el 100% de sus locales al 27 de marzo.

Figura 1: Distribución porcentual de la creación de locales Censales

0,0% 10,0% 20,0% 30,0% 40,0% 50,0% 60,0% 70,0% 80,0% 90,0%

100,0%

2/7/

2017

2/

9/20

17

2/10

/201

7 2/

11/2

017

2/13

/201

7 2/

14/2

017

2/15

/201

7 2/

20/2

017

2/21

/201

7 2/

22/2

017

2/23

/201

7 2/

24/2

017

2/25

/201

7 2/

26/2

017

2/27

/201

7 2/

28/2

017

3/1/

2017

3/

2/20

17

3/3/

2017

3/

5/20

17

3/6/

2017

3/

7/20

17

3/8/

2017

3/

9/20

17

3/10

/201

7 3/

13/2

017

3/14

/201

7 3/

15/2

017

3/16

/201

7 3/

17/2

017

3/18

/201

7 3/

19/2

017

3/20

/201

7 3/

21/2

017

3/22

/201

7 3/

23/2

017

3/24

/201

7 3/

25/2

017

3/26

/201

7 3/

27/2

017

3/28

/201

7 3/

29/2

017

3/30

/201

7 4/

3/20

17

4/11

/201

7 4/

12/2

017

4/13

/201

7 4/

15/2

017

4/17

/201

7 4/

19/2

017

Porc

enta

je (%

)

Días


Previo



Post Censo


Presenter

Presentation Notes

CONFORMACIÓN DE EQUIPO DE MONITOREO POR MACROZONA

Durante el proyecto Censo 2017 se identificaron diversos escenarios posibles de contingencias o incidentes, como por ejemplo:

• Falta de material

• Falta de censistas

• Falla de sistemas

• Accidentes personales

Muchas de estas contingencias serían resueltas, por los Jefes de Local, Jefes Comunales o Directores Regionales. Sin embargo, existe la posibilidad de que ocurran incidentes que no puedan ser resueltos a nivel regional y requieran apoyo central.

EQUIPO DE MONITOREO POR MACROZONAS

Macro Zona 1

Arica y Parinacota

Tarapacá

Antofagasta

Atacama

Coquimbo

Macro Zona 2

Valparaíso

O´Higgins

Macro Zona 3

Metropolitana

Macro Zona 4

Maule

Biobío

Macro Zona 5

Araucanía

Los Ríos

Los Lagos

Aysén

Magallanes

Periodo desde 01/04 al 30/04.

Los encargados fueron jefes de unidades.

Compuesto por equipos multidisciplinarios.

ESTRUCTURA DEL EQUIPO DE MONITOREO

Jefe

(a) d

e M

acro

zona

n

Monitor de operaciones

Monitor de Comunicaciones

Monitor TI

Monitor Administrativo

Directora Nacional

Jefa Censo

Jefa de Operaciones

Presenter

Presentation Notes

Jefe de Zona: su función es supervisar, monitorear y asistir el normal funcionamiento de la jornada Censal respecto de los parámetros proyectados en aspectos Operativos, Técnicos, Informáticos y Administrativos para las regiones asignadas a su zona. Monitor Operaciones: su función es monitorear el funcionamiento de Locales Operativos y Censistas en su Zona y el cumplimiento de los principales hitos durante el día, como por ejemplo verificar la completitud del equipo de cada Local Operativo durante la apertura. Deberá informar en caso de producirse incidentes relacionados con el desempeño Operativo, como problemas con el local operativo, falta de censistas, falta de material, necesidad de transportes, colaciones u otros en su zona. Encargado Comunicaciones: su función es monitorear durante la jornada Censal las noticias relacionadas con el funcionamiento del Censo en su zona en medios de comunicación y redes sociales, y apoyar en la emisión de comunicados. Además debe alertar de cualquier incidente en el operativo que pueda tener una repercusión comunicacional y generar una bitácora con todos los incidentes detectados. Encargado TI: su función es monitorear el desempeño del Sistema, verificar la habilitación de las posiciones de los digitadores y brindar soporte telefónico a los digitadores de su zona. Además deberá informar al Coordinador TI en caso de producirse incidentes relacionados con la plataforma TI. Encargado Administrativo: su función es monitorear que se esté llevando a cabo de acuerdo al protocolo la derivación y atención en caso de producirse accidentes personales que requieran activar la cobertura del seguro.

LOCALES OPERATIVOS HABILITADOS EN SGC

7.675 locales

operativos

Figura 5 Distribución porcentual sobre la habilitación de locales censales.

100% de locales habilitados, siendo el 95,9% reportado el 19 de abril en el sistema de gestión Censo

80,2%

92,0% 96,4% 100,0%

0,0%

10,0%

20,0%

30,0%

40,0%

50,0%

60,0%

70,0%

80,0%

90,0%

100,0%

<10:00 10:00 - 12:59 13:00 - 15:59 > 16: 00

PORC

ENTA

JE

RANGO HORARIO


Previo



Post Censo


Presenter

Presentation Notes

QUE FUE MONITOREADO

Posterior al día 19 de abril, los esfuerzos se abocaron a entregar información actualizada de:

• Cobertura de portafolios prioritarios

• Asignación de portafolios (portafolios faltantes y operativos especiales)

• Avance de digitación

• Limpieza de portafolios

• Cierre de local

• Logística de reversa

PROCESO DE RECUPERACIÓN

El proceso de recuperación de cobertura posterior al día del censo, fue

abordado en dos dimensiones:

Recolección en terreno, la cual se extendió hasta fines de abril.

Atención de citaciones en los locales censales.

Sistema de atención de citaciones, plataforma web.

PROCESO DE RECUPERACIÓN – PLATAFORMA ONLINE

CONTROL DE GESTIÓN OPERATIVA

UNIDAD DE OPERACIONES CENSO NOVIEMBRE 2017

CONTROL DE GESTIÓN OPERATIVA

Documents

Transcript of CONTROL DE GESTIÓN OPERATIVA