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Facultad de Administración de Empresas y Administración de Empresas Turísticas

PROYECTO DE INVESTIGACIÓN

CONTROL DE INVENTARIOS EN LA MICROEMPRESA

CASO: COMERCIAL “ORGANICA”

QUE PARA ACREDITAR LA EXPERIENCIA

RECEPCIONAL DEL PROGRAMA EDUCATIVO

DE: LICENCIADO EN ADMINISTRACIÓN

PRESENTA:

MARÍA DEL CARMEN NORBERTO CANO

ASESOR:

M. A. MARTHA CECILIA LÓPEZ PEREDO

H. Veracruz, Ver. 2008

Índice Introducción

Capítulo 1

Metodología de la investigación

1.1 . Planteamiento del problema ………………………………………………………… 1

1.2 . Justificación …………………………………………………………………………… 7

1.3 . Objetivo general y específicos ………………………………………………………. 8

1.4 . Alcances y limitaciones ………………………………………………………………. 8

1.5 . Metodología …………………………………………………………………………… 9

Capítulo 2

Marco teórico

2.1 Micro y pequeña empresa

2.1.1 Origen de la microempresa……………………………………………………….. 13

2.1.2 Concepto de micro y pequeña empresa…………………………………………. 15

2.1.3 Importancia de la micro y pequeña empresa……………………………………. 16

2.1.4 Características de la micro y pequeña empresa………………………………... 17

2.1.5 Análisis del medio ambiente interno de la micro, pequeña y mediana

empresa (MIPYME) ………………………………………………………………………. 20

2.1.6 Análisis del medio ambiente externo de la micro, pequeña y mediana empresa

(MIPYME)…………………………………………………………………………………... 23

2.1.7 Ventajas y desventajas de la microempresa……………………………………. 26

2.1.8 Estructura formal de la pequeña empresa ………………………………………. 27

2.2 Inventario

2.2.1 Concepto de almacén………………………………………………………………. 29

2.2.2 Importancia del almacén…………………………………………………………... 29

2.2.3 Antecedentes históricos de los inventarios……………………………………… 31

2.2.4 Concepto de inventarios…………………………………………………………… 31

2.2.5 Importancia de los inventarios…………………………………………………….. 32

2.2.6 Clasificación de los inventarios…………………………………………………… 33

a) Inventarios de materia prima ………………………………………………. 33

b) Inventarios de productos en proceso …………………………………….. 34

c) Inventarios de productos terminados……………………………………... 34

d) Inventarios de materiales y suministros………………………………….. 34

2.2.7 Costos del inventario………………………………………………………………. 35

2.2.8 Políticas de los inventarios………………………………………………………… 37

2.3 Control de inventarios

2.3.1 Concepto de control de inventarios………………………………………………. 38

2.3.2 Objetivos del control de inventarios……………………………………………… 38

2.3.3 Beneficios del control de inventarios…………………………………………….. 39

2.3.4 Tipos de control de inventarios…………………………………………………… 40

a) Control operativo

b) Control contable

2.3.5 Control interno en los inventarios………………………………………………… 42

2.3.6 Acomodo de la mercancía por el método PEPS ………………………………... 43

2.3.7 Falta de registros, un problema frecuente en el control de inventarios………. 44

2.4 La base de datos como un sistema para el control de los inventarios

2.4.1 Concepto de sistema………………………………………………………………. 46

2.4.2 Concepto de base de datos ……………………………………………………….. 48

2.4.3 Características de una base de datos …………………………………………… 48

2.4.4 Ventajas en el uso de la base de datos ………………………………………….. 51

2.4.5 ¿Qué es Microsoft Access? ……………………………………………………….. 52

2.4.6 Estructura básica de una base de datos en Access …………………………… 53

Capitulo 3

Orgánica

3.1 Antecedentes………………………………………………………………………….. 54

3.2 Misión………………………………………………………………………………….. 56

3.3 Visión…………………………………………………………………………………... 56

3.4 Objetivos………………………………………………………………………………. 56

3.5 Valores…………………………………………………………………………………. 56

3.6 ¿Qué son los productos orgánicos? ……………………………………………….. 57

3.7 Organigrama………………………………………………………………………...... 59

3.8 Planeación fiscal………………………………………………………………………. 60

3.9 Problemática actual…………………………………………………………………... 62

Capitulo 4

Desarrollo de la propuesta

4.1 El sistema actual para el control de inventarios …………………………………... 64

4.2 Planeación para el sistema propuesto ……………………………………………... 68

4.3 El sistema propuesto para el control de inventarios ……………………………… 70

Conclusiones

Recomendaciones

Bibliografía

Introducción

El trabajo que a continuación se presenta nos muestra la importancia que

representa el control de inventarios para cualquier tipo de organización, pero en este

caso se hace mayor énfasis a la microempresa, ya que la propuesta está dirigida a

Orgánica una microempresa comercial que fue fundada hace ocho años con el

objetivo de ofrecerle a sus clientes un nuevo concepto de productos alimenticios y

de uso personal. El siguiente trabajo se desarrolla mediante cuatro capítulos que se

resumen en los siguientes párrafos.

El capitulo uno se encuentra integrado por la metodología de la investigación

la cual consiste en el planteamiento del problema, justificación, la delimitación de los

objetivos, los alcances y las limitaciones, así como las técnicas de investigación que

fueron utilizadas para el desarrollo del presente trabajo.

En el capitulo dos se encuentra primero que nada, la información pertinente al

concepto y problemática que vive la microempresa actualmente, debido a que este

trabajo está enfocado particularmente en una de estas. Por medio de este capítulo

podremos hallar la información necesaria para ubicar al control de inventarios como

uno de los más necesarios dentro de la empresa. Además, dentro de este también

se desarrolla el sustento teórico necesario para realizar el sistema de base de datos

con el cual se pretende mejorar el control de inventarios en la microempresa en

estudio.

El tercer capitulo está formado por una propuesta de planeación estratégica

para la microempresa Orgánica, en la cual se exponen sus antecedentes, misión,

visión y objetivos. En este capítulo también se analiza la problemática actual que

vive la organización.

En el capitulo cuatro podremos localizar el desarrollo de la propuesta misma

que está integrada por tres puntos básicos que son el análisis del sistema actual, la

planeación de la propuesta y el sistema propuesto.

Finalmente se presentan las conclusiones y recomendaciones analizadas con

el objetivo de fundamentar toda la información presentada.

CAPÍTULO 1

METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN

1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

LA EMPRESA

La empresa es el ente donde se crea riqueza. Esta permite poner en

operación recursos organizacionales (humanos, materiales, financieros, técnicos)

para transformar insumos en bienes o servicios terminados, de acuerdo con los

objetivos fijados por la administración interviniendo en diferentes grados, los motivos

de ganancia, de utilidad social y de servicio.

Se considera a las empresas (micro, pequeña y mediana) como factores

fundamentales para el desarrollo económico. Por tanto, no cabe duda alguna, de

que la empresa desempeña, o puede desempeñar, diversas funciones en nuestra

sociedad, tales como:

a) Responder a las demandas concretas de los consumidores

b) Crear nuevos productos o servicios

c) Generar empleos

d) Contribuir al crecimiento económico

e) Reforzar la productividad

Rodríguez (2000) menciona que para lograr estas funciones no es necesario

que la empresa sea grande; también lo desempeña bien la micro, pequeña y

mediana empresa.

Las MICROEMPRESAS “son empresas industriales, comerciales o de

servicios que emplean entre 1 y 15 asalariados”

Una microempresa es una organización:

a) Con propietarios y administración independiente

b) Que no domina el sector de la actividad en que opera

c) Con una estructura organizacional muy sencilla

d) Que no ocupa más de 15 empleados

CARACTERÍSTICAS DE LA MICRO EMPRESA:

Mejía (2003) menciona que las características de la microempresa son:

a) Administración independiente. (usualmente dirigida y operada por el propio

dueño)

b) El número de empleados no sobrepasan de quince y sus ventas anuales

son menores de novecientos mil pesos

c) Incidencia no significativa en el mercado. El área de operaciones es

relativamente pequeña y principalmente local.

d) Escasa especialización en el trabajo: tanto en el aspecto productivo como

en el administrativo; en este último el empresario atiende todos los

campos: ventanas, producción, finanzas, compras, personal, etc.

e) Limitados recursos financieros (El capital de la empresa es suministrado

por el propio dueño).

f) Se les considera “causantes menores o pequeños contribuyentes”

g) Tecnología: existen dos opiniones con relación a este punto:

1. Aquellos que consideran que la pequeña Empresa utiliza tecnología en la

relación al mercado que abastece, esto es, resaltar la capacidad creativa y

adopción de tecnología de acuerdo al medio.

2. Aquellos que resaltan la escasa información tecnológica que caracterizan

algunas actividades de pequeña escala.

CLASIFICACIÓN DE LAS EMPRESAS

Las empresas se clasifican tradicionalmente en dos grandes ramas: por su

actividad o giro y por el origen de su capital. (Müch y García, 2001)

ACTIVIDAD O GIRO

• De servicios: son aquellas que, con el esfuerzo del hombre, producen un

servicio para la mayor parte de una colectividad en determinada región sin

que el producto objeto del servicio tenga naturaleza corpórea”

• Comerciales: Son las empresas que se dedican a adquirir cierta clase de

bienes o productos, con el objeto de venderlos posteriormente en el mismo

estado físico en que fueron adquiridos, aumentando el precio de costo o

adquisición, un porcentaje denominado “margen de utilidad”. Pueden

clasificarse en:

a) Mayoristas. Cuando efectúan ventas a gran escala a otras empresas

(minoristas), que a su vez distribuyen el producto directamente al

consumidor.

b) Minoristas o detallista. Son aquellas que venden productos al

“menudeo”, o en pequeñas cantidades, al consumidor.

c) Comisionistas. Se dedican a vender mercancía que los productores les

dan a consignación, percibiendo por esta función una ganancia o

comisión.

• Industriales: La actividad primordial de este tipo de empresas es la

producción de bienes mediante la transformación y/ o extracción de materias

primas. Las industrias, a su vez, son susceptibles de clasificarse en:

a) Extractivas: son aquellas que se dedican a la explotación de recursos

naturales, ya sean renovables o no renovables entendiéndose por

recursos naturales todas las cosas de la naturaleza que son

indispensables para la subsistencia del hombre. Ejemplo de este tipo de

empresas son las pesqueras, madereras, mineras, petroleras etc.

b) Manufactureras: son empresas que transforman la materia prima en

productos terminados, y pueden ser de dos tipos.

1.- Empresas que producen bienes de consumo final. Producen bienes

que satisfacen directamente la necesidad del consumidor; estos pueden

ser duraderos o no duraderos, suntuarios o de primera necesidad. Ejemplo

de este tipo de empresas, aquellas que producen prendas de vestir,

productos alimenticios, aparatos y accesorios eléctricos etc.

2.- Empresas que producen bienes de producción. Estas empresas

satisfacen preferentemente la demanda de las industrias de bienes de

consumo final. Algunos ejemplos de este tipo de empresas son las

productoras de papel, materiales de construcción, maquinaria pesada,

productos químicos etc.

ORIGEN DEL CAPITAL

Dependiendo del origen de las aportaciones de su capital y del carácter a

quienes dirijan sus actividades, las empresas pueden clasificarse en:

• Públicas: En este tipo de empresas el capital pertenece al estado y,

generalmente, su finalidad es satisfacer necesidades de carácter social.

• Privadas: Lo son cuando el capital es propiedad de inversionistas privados y

la finalidad es eminentemente lucrativa.

PROBLEMAS DE LAS MICRO Y PEQUEÑAS EMPRESAS

Cuando pensamos en empresas de reducida magnitud, es frecuente

considerar que esta característica viene de su incapacidad para desarrollarse y que

además, las sitúa en una posición de desventaja con relación a las medianas y

grandes empresas.

La cuestión verdaderamente importante de los fracasos empresariales radica

en saber qué es lo que los causa. Un gran paso hacia el logro del éxito de la micro y

pequeña empresa es conocer y comprender los motivos que originaron el fracaso

para poder evitarlos, ya que actualmente estas enfrentan a una problemática

formada por diversos elementos.

A continuación se enlistan los problemas más comunes que enfrentan las

micro y pequeñas empresas: (Rodríguez, 2000)

a) Negligencia: El dinámico mundo de los negocios de la actualidad obliga a los

administradores de las pequeñas empresas a estar alerta a las rápidas

transformaciones que continuamente se presentan ya sea en la moda, los hábitos

alimenticios, tecnología, etc., que deben ser advertidos con oportunidad y asimilarlas

provechosamente.

b) Fraude: El fraude es una de las causas de quiebra en la pequeña empresa; esto

debido a la falta de controles administrativos y financieros adecuados a las

necesidades de la empresa.

c) Falta de experiencia en el ramo: Con frecuencia el gerente carece de

experiencia en el ramo en que incursiona por primera vez. Puede tenerla en otros

campos, pero lógicamente suele ignorar los problemas específicos de la nueva rama

a la que ingresa.

d) Falta de experiencia administrativa: La total falta de experiencia del gerente es

otra de las causas del fracaso empresarial. Ya que no hay punto de relación entre

poseer una habilidad especial para cierto trabajo y ser capaz de administrar un

pequeño establecimiento. Sin la capacitación adecuada del que maneja la empresa,

nada puede garantizar el éxito de la misma.

e) Experiencia desbalanceada: El gerente de la misma debe no solamente poseer

habilidades técnicas determinadas, sino debe ser capaz también de ver a su

empresa globalmente; debe ser capaz de descubrir sus necesidades, advertir sus

relaciones con ciertos factores y determinar su verdadera capacidad, así como

conocer las distintas áreas en que se desenvuelve la empresa y sus interrelaciones

reciprocas. Si quien administra dedica mayor atención a un área determinada, de

acuerdo con su interés y especialidad descuida las otras, esto redundara

negativamente su desarrollo.

f) Incompetencia del gerente: Ni el mismo dueño puede fungir como gerente de su

propio establecimiento si carece de los conocimientos necesarios o, más aun, de la

capacidad de liderazgo requerida.

h) Desastre: Hay hechos imprevistos que cortan de tajo la existencia de una

empresa pequeña (incendios, robos, desastres naturales, problemas laborales, etc.)

Como acabamos de ver las micro y pequeñas empresas enfrentan una serie

de problemas que afectan de cierta manera a su óptimo desarrollo, debido a que la

mayoría de estas son de tipo familiar administradas de manera empírica por uno o

varios miembros de la familia (propietarios del negocio).

De acuerdo con los problemas en las micro y pequeñas empresas

presentados anteriormente, se logra detectar que el fraude es una de las principales

causas de quiebra en este tipo de empresas, ya que la mayoría de estas carecen de

una sólida estructura administrativa en las áreas funcionales básicas de:

Mercadotecnia, finanzas, producción y recursos humanos, mismas que se diseñan

de acuerdo a las necesidades de la empresa y mediante las cuales se pueden

establecer controles administrativos que impidan la realización de posibles actos

deshonestos por parte de los miembros de la empresa.

Es por ello que uno de los controles administrativos que en todos los giros y

áreas funcionales de la empresa resulta de vital importancia llevar a cabo es el

control de los inventarios, ya que permite a las diferentes áreas funcionales así como

a la empresa en general a proveerse de información confiable y exacta relacionada

con la entrada, salida, existencia y nivel de rotación de cada material o producto que

se encuentra en almacén, información que a su vez le será de gran ayuda a los

administradores del negocio para tomar decisiones sobre uno de los activos más

importantes en la micro y pequeña empresa, como son los inventarios.

La importancia del problema se localiza en que el control de inventarios es

una de las áreas muy pocas veces atendidas por las micro y pequeñas empresas, y

la carente implantación de este se presta no solo al robo hormiga, sino también a

mermas y desperdicios, pudiendo causar un fuerte impacto sobre las utilidades,

debido a que no se tienen registros, un responsable, políticas o sistemas que le

ayuden a esta fácil pero tediosa tarea.

En el municipio de Boca de Río, Veracruz existe una microempresa comercial

llamada Orgánica, la cual está ubicada en la calle navegantes no. 109

fraccionamiento Virginia, la cual está dedicada a la compra-venta de productos

orgánicos auténticos, ecológicos y biodegradables.

Lo cierto es que hoy en día, al igual que la mayoría de las microempresas

Orgánica se enfrenta a una deficiente estructura administrativa, que trae como

resultado la carencia de control en los inventarios, ya que cuenta con un almacén en

el cual no se llevan a cabo ningún tipo de registro que le permita conocer

información relacionada con los inventarios de la empresa.

Esto hace tomar conciencia de lo necesario e importante que es el emplear el

control de inventarios por medio de las herramientas que la tecnología nos ofrece

en la actualidad.

1.2 JUSTIFICACIÓN

Dado que Orgánica es una microempresa comercial que al igual que la

mayoría de las micro y pequeñas empresas presentan ciertos problemas que

impiden el crecimiento de las mismas y que en variadas ocasiones llevan a la

quiebra del negocio. Anteriormente se pudo ver que el fraude es uno de los

problemas a los cuales se exponen día con día las micro y pequeñas empresas,

debido a que la mayoría de estas no le dan la suficiente importancia a la

implantación y mantenimiento de controles administrativos.

La microempresa Orgánica cuenta con un sistema que tiene como una de

sus funciones llevar el control de los inventarios, pero lo cierto es que el sistema

actual utilizado carece de datos sumamente necesarios para un buen control de

inventarios, lo cual no permite conocer información confiable sobre el tema. Lo

anterior ha generado cierta incertidumbre por parte de los propietarios del negocio

sobre el desvió de mercancías, ya que estos plantean que el control de inventarios

es un tema del que no han tomado mucha importancia, y por el cual nunca se han

preocupado mejorar dentro de la microempresa.

Es por ello que se ha considerado trascendente estudiar dicha problemática

con el propósito de analizar la importancia que representa el control de inventarios

en la microempresa, y a su vez ayudar a la microempresa en estudio a desarrollar

un sistema fácil de utilizar que le permita conocer información fidedigna de temas

como: el desvío, abastecimiento y desabastecimientos de mercancías, mismos que

son de interés para los administradores (propietarios) o empleados del negocio

1.3 OBJETIVO GENERAL

Diseñar un sistema que permita controlar los inventarios en la microempresa

comercial: Orgánica

OBJETIVOS ESPECIFICOS

• Conocer la importancia que representa del control de inventarios en la

microempresa.

• Mejorar el control de la mercancía por medio del sistema propuesto con la

finalidad de evitar posibles desvíos, desabasto o sobre pedidos.

• Minimizar las dificultades que conlleva realizar el control de inventarios en la

microempresa.

• Proporcionar al propietario y empleados de la empresa una herramienta

administrativa que ayude al manejo de los inventarios.

1.4 ALCANCES Y LIMITACIONES

ALCANCES

En la presente investigación sólo se tomará en cuenta el estudio y análisis de

la información pertinente al problema del control de inventarios en la microempresa,

tomando en consideración aquellas teorías que aporten elementos con las cuales se

puedan realizar juicios del papel que desempeña el control de inventarios en las

microempresas.

Por medio de esta investigación también se busca realizar una propuesta que

mejore considerablemente el control operativo de los inventarios en una

microempresa real, proponiendo un sistema que contenga los elementos necesarios

para optimizar esta función.

LIMITACIONES

La principal limitante para realizar la propuesta planteada en este trabajo de

investigación, es la débil administración que posee la mayoría de las

microempresas, ya que no cuentan con una sólida estructura administrativa. No

obstante este tipo de empresas desconoce la importancia que tiene el control de

inventarios para su óptimo crecimiento.

1.5 METODOLOGIA

La investigación a utilizar en el siguiente trabajo será de tipo cualitativa, por lo

cual resulta importante definirla:

La investigación cualitativa es un método de investigación usado

principalmente en las ciencias sociales que utiliza abordajes metodológicos basados

en principios teóricos tales como la fenomenología, hermenéutica, la interacción

social empleando métodos de recolección de datos que son no cuantitativos, con el

propósito de explorar las relaciones sociales y describir la realidad tal como la

experimentan los respondientes. (Ortiz, 2008)

Las técnicas de investigación cualitativa básicas y que se utilizarán en este

trabajo son:

• Observación: Es la acción de mirar detenidamente una cosa para asimilar en

detalle la naturaleza investigada, un conjunto de datos, hechos, y fenómenos.

En las ciencias sociales el objeto de estudio es la observación de las

conductas del ser humano en sociedad. (Eyssautier, 2002)

La observación se llevará a cabo dentro de las instalaciones de la empresa

y se prestará atención en la función que realiza la sra. Mónica Jiménez una de las

propietarias así como los empleados, dentro del negocio.

• Entrevista: Es un intercambio conversacional entre dos o más personas con

la finalidad de obtener información, datos o hechos sobre el problema. La

entrevista puede ser informal, estructurada o no estructurada.

a) La entrevista estructurada o dirigida: Es aquella que requiere de una

serie de preguntas preparadas de antemano por el entrevistador; la entrevista

deja la iniciativa total al entrevistado, permitiéndole que se manifieste en

forma espontánea. Esta técnica tiene la finalidad de obtener información de

primera mano sobre el problema a investigar.

b) La entrevista informal: Es aquella que busca obtener información general

de personas conocedoras de su rama; son utilizadas para las investigaciones

preliminares y descriptivas. En la mayoría de los casos no se emplean

cuestionarios previamente elaborados. (Eyssautier, 2002)

Ambas entrevistas se aplican a una muestra pequeña de personas que

puedan aportar información útil para la investigación. Una vez que la información ya

no aporte mayores datos para esclarecer el problema, se dan por terminadas.

Se realizarán varias entrevistas de tipo informal a la sra. Mónica Jiménez

dentro de las instalaciones de Orgánica, con el propósito de obtener la información

necesaria para el correcto desarrollo de la propuesta, así como conocer sobre los

antecedentes de la empresa, formas de llevar a cabo el control de inventarios,

medios que utilizan para llevar a cabo el mismo, etc. (Ver anexo 1, Guía de

entrevista)

• Investigación documental: Es aquella que se realiza a través de la consulta

de documentos (libros, revistas, periódicos, memorias, anuarios, registros,

constituciones etc.), mismas que permitirán al investigador obtener la

información con la que construirá el marco teórico de su objeto de estudio.

(Zorrilla, 2000)

La investigación documental se llevará a cabo por medio de la consulta de

libros, monografías y revistas que reúnan como característica principal el tratar de

temas relacionados con la micro y pequeña empresa así como los inventarios, y el

control de inventarios.

CAPITULO 2

MARCO TEÓRICO

2.1 MICRO Y PEQUEÑA EMPRESA

2.1.1 ORIGEN DE LA MICROEMPRESA

El origen de las microempresas nos puede llevar a demostrar que, más que

tener un origen por un espíritu emprendedor, son el resultado de la profunda crisis

económica y política que ha abrumado a nuestro país, y al resto del mundo, en las

últimas dos décadas.

Habría que recordar que en los países como Estados Unidos, Italia, Japón, y

Francia entre otros; el desarrollo industrial se dio precisamente a través de la

instrumentación de programas de fomento a las pequeñas empresas. Ello llevó a

muchas empresas no desarrolladas a consolidarse como líderes en la producción en

los mercados internos y de exportación. Tales proyectos, que datan de 25 años

atrás, provocaron en estos países el surgimiento de nuevas micro y pequeñas

empresas que hoy son grandes emporios.

Las microempresas son auténticos eslabones de la producción, ya que

exportan y generan la mayor cantidad de empleos. En los países en proceso de

desarrollo, la microempresa es la organización más popular.

Las microempresas tienen orígenes muy remotos, muchas de ellas pueden

considerarse que empezaron como talleres artesanales y otros como maquiladoras

de pequeñas y medianas empresas; la proliferación de estas entidades disminuyó,

en cierta medida, la crisis económica por la que atraviesa la nación.

Consolidadas, las microempresas deben integrarse a un ciclo dinámico

productivo, cuya característica será el crecimiento y la paulatina transformación para

que formen parte de un mercado competitivo nacional e internacional.

La mayor parte de las microempresas se dedican a las actividades

comerciales con ventas al menudeo o detalle, aún cuando la microempresa es uno

de los sectores más competitivos y proporcionan pequeños márgenes de utilidad, su

administración resulta muy sencilla. Los microempresarios industriales, en su

mayoría se dedican a la fabricación de sus productos, que ellos mismos

comercializan, estableciéndose una relación directa entre el fabricante y el

consumidor.

Es sorprendente, que el 80% de las microempresas se dedican a las

actividades de comercio y a la prestación de servicios; el 20% restante, se dedican a

las actividades de industrialización. En las microempresas, generalmente el dueño

es el administrador general, su interés se centra en la compra y venta de artículos,

sin importarle otras áreas fundamentales de la administración.

La dificultad para conseguir recursos técnicos y financieros, para su

desarrollo, además de no contar con empleados competentes, hace que el

microempresario adquiera una habilidad especial para manejar su empresa.

Normalmente el microempresario trabaja en desventaja ante las grandes empresas,

a pesar de que su interés se centra en actividades especificas, no cuenta con la

planeación adecuada que le permita controlar su crecimiento por falta de

procedimientos y normas para asegurar su permanencia en el mercado.

La mayoría de los dueños de microempresas, fueron empleados asalariados,

pero por diversas causas se vieron obligados a iniciar sus propios negocios,

generalmente dentro de la actividad que habían realizado en sus empleos

anteriores, o bien, por inclinación a un área especifica del sector económico.

Los micronegocios se crearon por motivos económicos, algunas veces; por

bajos ingresos percibidos como asalariados, por falta de empleos donde aplicar, por

despido al ajustar personal, por tradición familiar, por condiciones de horarios

flexibles o por autorrealización como persona.

Una vez mencionado, como fue que se originaron las microempresas,

procedemos a analizar su concepto.

2.1.2 CONCEPTO DE MICRO Y PEQUEÑA EMPRESA

Algunas organizaciones definen a la micro y pequeña empresa de la

siguiente manera:

La Comisión económica para América latina y el Caribe CEPAL, define a la

microempresa como “unidad productora con menos de diez personas ocupadas

incluyendo al propietario, sus familiares y a sus trabajadores tanto permanentes

como eventuales”

La administración de pequeños negocios o The Small Business administration

por sus siglas en inglés (SBA, USA) define a la pequeña empresa como “aquella que

esta poseída y operada independientemente (es decir, el propietario es autónomo en

su manejo) y no es dominante en su campo de operación, teniendo en cuenta el

número de empleados y el volumen de ventas”

Por otra parte (Méndez, 2000), menciona que la microempresa “es un

micronegocio o unidad económica involucrada en la producción de bienes, el

comercio, los servicios, la construcción, los transportes, ya sea que las tareas se

realicen en la vivienda o fuera de ella, con o sin local, y que cuente hasta con seis

personas ocupadas en las cuales se incluyen al dueño y los trabajadores

remunerados”.

Tomando en consideración los conceptos citados anteriormente la definición

que se aporta para el presente trabajo de investigación es la siguiente:

“La microempresa es aquella unidad de negocio que posee una escasa

estructura organizacional en la cual no participan más de diez empleados y que se

encuentra administrada directamente por el dueño (s) del negocio”

2.1.3 IMPORTANCIA DE LA MICRO Y PEQUEÑA EMPRESA

En los albores de la humanidad la vida era mucho más sencilla que en la

actualidad, cada familia vivía en su propio mundo y tenía que obtener sus alimentos,

hacer su ropa y calzado, elaborar sus instrumentos de trabajo y construir su casa, en

una palabra, ser autosuficiente en la satisfacción de sus necesidades. Para ello tenia

que trabajar una larga jornada.

Ante esta difícil situación, cada individuo se fue dedicando a una actividad

diferente según sus habilidades y así había quienes se dedicaban a la cacería, otros

a la pesca, algunos a recolectar frutos o al cultivo de la tierra, había quienes

fabricaban diversos objetos, etc. Ofreciendo de esta forma lo que les sobraba para

adquirir aquellas carencias de otros satisfactores.

Es aquí donde se inicia la división del trabajo, el comercio, el dinero y poco

después surgen las primeras empresas en su forma más rudimentaria.

Cuando surge la revolución industrial a inicios del siglo XIX, el mundo cambió

por completo, ya que aparecieron inventos de todo tipo, hasta llegar a la producción

y consumo en masa y las grandes empresas industriales, comerciales y de servicios

se caracterizan al mundo moderno.

En cada momento los administradores, economistas y en general todas las

personas que buscan obtener mejores resultados en la operación de las empresas,

se preocupan por idear nuevas técnicas administrativas que conduzcan a la

obtención de mayores rendimientos, eficacia, calidad, y por supuesto, mayores

utilidades, por lo general estas técnicas se dirigen hacia empresas medianas y

grandes, lo cual origina que no se preste la debida atención a las pequeñas

empresas.

Todo esto ocurre porque no se considera el hecho de que toda empresa

alguna vez fue pequeña y también por subestimar o desconocer la ayuda que la

pequeña empresa proporciona a la sociedad.

Desgraciadamente, cada instante inician en todo el país cientos de pequeños

negocios que luchan en la difícil prueba de su iniciación y subsistencia; muchos de

ellos sucumben debido a la multitud de problemas con que se encuentran, así como

la falta de capacitación técnica y administrativa para resolverlos.

La pequeña empresa constituye, en la actualidad, el centro del sistema

económico de nuestro país. El enorme crecimiento de la influencia actual de estas

empresas se debe a la masificación de la sociedad, a la necesidad de concretar

grandes capitales y enormes recursos técnicos para el adecuado funcionamiento de

la producción y de los servicios, así como el alto nivel de perfección logrado ya por

muchas normas de dirección. Las grandes empresas todo lo investigan, lo planean

y someten a procedimientos y métodos exhaustivos y científicos.

Por tanto las tareas directivas son cada vez más complejas y al mismo tiempo

de gran trascendencia social, porque sus efectos se transmiten y multiplican en

cadena en cualquier actividad que desarrollen las pequeñas empresas.

Desde el punto de vista individual, un pequeño negocio puede parecer

insignificante, pero en su tamaño de conjunto es realmente grande, no sólo en cifras

sino por su contribución a la economía.

2.1.4 CARACTERÍSTICAS DE LA MICRO Y PEQUEÑA EMPRESA

Anzola (2002) señala que uno de los factores que impiden el crecimiento de la

micro y pequeña empresa es la manera conservadora y empírica que muestra el

pequeño empresario para el manejo de sus operaciones normales, esto quiere decir,

que no implementa sistemas nuevos y modernos que permitan un mejor y continuo

desarrollo, ya sea porque no sabe cómo, cree que es muy costoso o simplemente

porque piensa que no funcionan.

El dueño quien es el fundador, es “el hombre orquesta” (debido a las múltiples

actividades que desempeña), tiene todo el poder y la responsabilidad, y quienes

ocupan los principales puestos son los miembros de la familia.

El hombre orquesta es, por lo general una persona madura en la vida con

edad avanzada, el cual sólo aplica sus conocimientos empíricos y se guía por sus

corazonadas; además, esta tan ocupado con su propio mundo, que por lo general no

tiene tiempo para darse cuenta de lo que está pasando con factores controlables e

incontrolables tanto dentro como fuera de la empresa.

En resumen, se considero que las características principales de la micro y

pequeña empresa son las siguientes:

• El número de empleados no pasa de 45 y predomina el personal no calificado

• Las funciones fundamentales son desempeñadas principalmente por los

familiares del dueño o por el propio dueño.

• La mayoría de estas empresas tienden a no cambiar su lugar de operaciones,

su mercado es típicamente local.

• Existe un fuerte control y posesión de la empresa por parte del dueño

fundador; no es sujeto de crédito por las instituciones públicas ni privadas,

carece de una administración profesional ( su administración es empírica)

También se debe tomar en cuenta como otros elementos de caracterización

de las micro y pequeñas empresas el número de empleados y las ventas anuales.

Otras características

Bolaños (2008) considera que las micro y pequeñas empresas, también

poseen una serie de características comunes como:

• Componente familiar. Puede ser que un porcentaje muy cercano al cien por

ciento de las micro y pequeñas empresas sean familiares. La empresa

familiar es aquella en la que las decisiones están en manos de una familia,

nuclear o extensa. La propiedad está en manos de la familia también. Puede

ser que no sea un dueño absoluto, puede haber varios primos, o incluso

accionistas que no sean de la familia, sin embargo, la mayoría accionaría

está en manos de la familia. Estas empresas, a diferencia de las no

familiares presentan características especiales. Las decisiones se toman por

amistad, o compadrazgo. Algunas veces hay pugnas entre los diferentes

miembros de la familia.

Para protegerse de este tipo de problemas se debe de conocer quien toma

la decisión realmente. Lo cual se puede investigar haciéndose amigo de los

participantes familiares. Es muy importante que no se tome partido hacia

alguno de ellos, ya que nunca se sabe para dónde se va a "mover el barco".

Ya que la persona que decide hoy, probablemente mañana ya no lo haga.

• Falta de formalidad. La mayoría de las micro y pequeñas empresas carecen

de formalidad. La formalidad como la organización y planeación, más que el

cumplimiento de compromisos. Dentro de las empresas no tienen escritos

procedimientos, políticas, ni programas. Por lo cual no resultaría extraño

que una persona pida una computadora que ya le compraron a otro

proveedor, o que alguien le autorice una reparación y el otro diga que está

demasiado cara.

• Falta de liquidez. La mayoría de las micro y pequeñas empresas sufren

problemas de liquidez. La mayoría de las personas piensan que en estos

momentos todos tenemos problemas de liquidez, y si tienen razón, pero en

la pequeña empresa este es su modo de vivir.

• Problemas de solvencia. Si el problema de liquidez es grave, el de solvencia

es peor aún. Falta de liquidez es tener con que pagar, pero no en efectivo.

Tener cuentas por cobrar, inventarios, etcétera. Falta de solvencia es no

tener. Las micro y pequeñas empresas debido a su falta de planeación y su

natural optimismo, tienden a hacer planes para "salvar" su empresa. Estos

planes, puesto que están mal fundamentados, la mayoría de las veces no

funcionan.

2.1.5 ANÁLISIS DEL MEDIO AMBIENTE INTERNO DE LA MICRO PEQUEÑA Y

MEDIANA EMPRESA (MIPYME).

De acuerdo con el diagnóstico organizacional realizado por Sérvulo Anzola,

se obtuvieron los siguientes resultados de la situación que viven las principales

áreas funcionales de las MIPYMES.

a) Administración y finanzas

Actualmente las MIPYMES cuentan con muy poca o nula planeación en esta

área, ya que es común planear tan solo a corto plazo. Como ya comentamos, el

dueño de la empresa es quien realiza la mayoría de la funciones, sin contar con

tiempo suficiente para realizar o implementar el proceso administrativo que le ayude

a planear, organizar, dirigir y controlar más eficientemente su gestión. Ya que más

del 90% del fracaso de las pequeñas empresas es debido a su mala administración,

dentro de la cual las finanzas ocupa un lugar especial.

Tanto la operación financiera como su administración son factores eficaces

muy importantes para el trabajo diario de la toma de decisiones del micro y pequeño

empresario, que garantizan que una empresa tenga éxito en una economía de

crecimiento y desarrollo continua. Sin embargo, la mayoría de las empresas

pequeñas tienen dificultad constante en la contratación de apoyos y sobre todo de

especialista en operación y administración financiera debido a su pequeñez y a los

fondos limitados que posee para os costos que esto implica.

La importancia del aspecto financiero dentro de la pequeña empresa también

corresponde a que está ligado al capital disponible con que el empresario cuenta por

lo menos para su operación normal y con el cual la empresa comenzará a

desarrollarse.

Financiamiento

Es importante recalcar que innumerables de los pequeños empresarios en un

tiempo fueron empleados asalariados y su necesidad de independencia los hizo

pensar en una opción más para generar sus propios recursos.

A partir de esto, muchos empleados destinaron parte de su ingreso al ahorro

personal para, en el futuro, convertirlo en el capital de su nueva empresa. Otros

optan por el camino del préstamo bancario, aun siendo éste importante y difícil, y

que el nuevo empresario, como empresa en sí, no es sujeto de crédito ni tiene

historial crediticio que lo avale, por lo que muchos préstamos le son negados a los

nuevos emprendedores.

En algunos casos se deciden por lo créditos comerciales, los cuales se

utilizan para lograr fondos a corto plazo por que el crédito es de corta duración. Por

último, se presentan los casos de aquellos futuros empresarios que prefieren los

fondos procedentes de amigos, parientes, o inversionistas, que no siempre resultan

ser los mejores, ya que pueden representar una fuente de conflictos para la empresa

al mezclarse emociones o sentimientos que obstaculizan su labor.

Es una triste realidad que el financiamiento en estos días marque un punto

trascendental que impida muchas veces a las empresas su entrada al mundo

competitivo. Aunque es conveniente remarcar que existen organizaciones que se

dedican ayudar con apoyos tanto técnicos como financieros a este sector, aunque

pocas veces son tomadas en cuenta por muchos de los pequeños micro y pequeños

empresarios.

b) Producción

Para el pequeño empresario, el proceso de producción es una de sus

constantes preocupaciones, pues considera que esta área es la base para la

generación del rendimiento de su negocio lo cual requiere de todo su tiempo para

monitorear todas las actividades que involucra: personal, materia prima, maquinaria,

equipo, mantenimiento, herramientas, calidad, almacén, etc., de manera que su

papel de sabelotodo adsorbe todo su tiempo y esfuerzo. A lo anterior se suman los

sistemas de planeación de la producción donde la tarea se hace sobre la marcha y

las modificaciones y ajustes carecen de formalidad.

El cuidado de aspectos como la fuerza laboral, la tecnología los procesos

productivos, los insumos de producción, la productividad de la mano de obra, entre

otros, es poco conocido, por lo que presenta deficiencias y falta de atención que

impiden la implementación de cambios significativos.

c) Mercadotecnia

La mercadotecnia representa la segunda área más importante de la MIPYME.

Básicamente, las actividades de producción y mercadotecnia son las que encierran

el trabajo de posesión y control de casi toda la empresa; sin embargo, este carácter

controlador a la vez que da ventajas a aquellas empresas exitosas, producto de la

tenacidad y empuje del dueño, también le confiere desventajas a aquellas (la

mayoría) donde el dueño sin ninguna estructura formal toma las decisiones

operativas y directivas de manera empírica.

La organización interna de la MIPYME como empresa familiar, y la ya

mencionada centralización, hacen que no se sigan los procedimientos necesarios

(aunque existan) para el buen funcionamiento de la mercadotecnia. No se hacen

investigaciones de mercado, la publicidad es familiar, esto quiere decir, que los

productos o servicios que se ofrecen se diseñan con base en lo que “el dueño le

parece que es adecuado y necesario” para el mercado, de manera que las

decisiones se pierden en el ámbito personal e informal de la pequeña empresa, lo

cual impide que se pueda entrar sanamente a un proceso objetivo y profesional de lo

que se busca y se requiere para el cliente.

d) Recursos Humanos

Esta función se ha llevado a cabo empíricamente dentro de la MIPYME; ya

que cuando se llega a detectar la necesidad de personal, los candidatos son

buscados donde sea, y al encontrarse, se les pone a trabajar de inmediato, de

manera que reciben el entrenamiento sobre la marcha y bajo la supervisión del

dueño o la persona que éste asigne.

Muchos dueños de pequeñas empresas no tienen el suficiente entrenamiento

formal acerca de la administración moderna, lo que frecuentemente causa pérdidas

en mano de obra, materiales, calidad y rotación muy grande de personal. Estos

problemas de operación y administración dan como resultado bloqueos a la

expansión y crecimiento de la empresa, toda vez que provocan fallas en las

operaciones a causa de la incapacidad para hacer las cosas y la poca visión de los

empleados para aprovechar las oportunidades.

2.1.6 ANÁLISIS DEL MEDIO AMBIENTE EXTERNO DE LA MICRO PEQUEÑA Y

MEDIANA EMPRESA (MIPYME).

a) Aspectos económicos

• Recursos financieros

Es común que las pequeñas empresas empiecen sus operaciones sin capital

suficiente que pueda asegurar su éxito futuro, pues siempre, al inicio de sus

actividades o ya en marcha el empresario necesitará más dinero, sin embargo, es ya

conocido que, en su inicio, el pequeño empresario pocas veces es sujeto de crédito.

A lo anterior se suma el hecho de que el pequeño empresario al momento de iniciar

un negocio no prevee los posibles gastos adicionales que tendrá, no toma en cuenta

los periodos de recuperación de la inversión, ni los problemas de falta de liquidez

futuros.

• Inflación

La inflación es un comentario constante en todas las actividades, pues es un

mal generalizado en la economía. Cuando hay inflación, todo el sistema económico

se enferma. Los consumidores pierden poder adquisitivo y compran menos. Las

empresas tienen que aumentar sus precios y los proveedores incrementan

sustancialmente sus costos.

Los empresarios y la población en general no pueden evitar la inflación, pero

sí prepararse para ella. Lo más adecuado es que cada pequeño empresario tenga

un plan de acción en caso de un incremento inflacionario imprevisto y esté alerta de

los indicadores del mercado de manera que pueda anticiparse.

• Ingreso personal

Este será siempre uno de los elementos de mayor importancia en el mercado,

y el pequeño empresario deberá preocuparse por contemplar dentro de sus

actividades de planeación y control la realización periódica de estudios

concernientes a las características de los ingresos de las personas. El conocer el

promedio de ingreso personal puede decirle a la pequeña empresa si los productos

que ofrece al mercado son factibles.

• Globalización económica

La globalización tiene repercusiones en todas las esferas de la actividad

empresarial y afecta a unos en mayor proporción que a otros, con la salvedad de

que aquel empresario que mejor preparado se encuentre en cuanto a las

expectativas futuras de la empresa, mejor podrá afrontar los cambios.

Diariamente se deberá enfrentar el hecho de que fuera del país surgen

constantemente nuevos proyectos de antiguas o nuevas empresas, ya sean

pequeñas, medianas o grandes, que en cualquier momento pueden llegar a hacer

estragos en los mercados internos con una serie de ventajas que nadie puede

adivinar.

b) Aspectos Sociales

• Educación

Uno de los problemas relevantes que enfrentan las pequeñas empresas hoy

en día es la poca preparación de sus empleados, debido a esto se generan grandes

problemas económicos, ya que muchos niños y jóvenes (hombres y mujeres) se han

visto en la necesidad de entrar al mercado de trabajo a muy temprana edad, sin la

oportunidad de poder dedicar tiempo a sus estudios.

Las MIPYMES no suelen contratar personal calificado, pues su capacidad

como negocio no se lo permite, principalmente a causa de falta de capital para ello.

Ya hemos mencionado que la pequeña empresa cuenta con poco capital y cuando

requiere de él, su problemática se acrecienta al tratar de conseguirlo. De este modo,

la práctica común para contratar personal es optar por la alternativa más fácil:

contratar a alguien que tenga pocos estudios para pagarle un sueldo bajo.

• Empleos

Las pequeñas empresas contribuyen socialmente de manera sustancial en el

desarrollo regional y en la masificación del bienestar de la población con la

generación de por lo menos el 80% de los nuevos empleos, ya que cada empresa

micro y pequeña genera por lo menos 5 empleos.

La población económicamente activa tiende a crecer cada día más, y las

MIPYMES tienen que acompañar este crecimiento dando oportunidades de empleo

a más personas, con la tendencia de favorecer más a la sociedad.

c) Aspectos tecnológicos

Para que las pequeñas empresas se “computaricen” en estos tiempos de falta

de liquidez, es necesario el financiamiento, pero las condiciones de austeridad

económica y de altas tasa de interés hacen que el avance tecnológico se vea

obstaculizado.

El mejoramiento técnico, la innovación y la asimilación de tecnología son

vitales en esta época para el éxito de cualquier empresa, ya que sin tecnología

nueva, difícilmente puede haber productos o servicios nuevos, y sin éstos,

difícilmente puede haber mercados nuevos. Si no se buscan mejoras en el estilo, la

calidad, etc., del producto o servicio, no solo resulta difícil expandirse hacia un

mercado nuevo, sino que se corre el riesgo de perder también el mercado original.

El pequeño empresario debe entender de manera consciente el gran esfuerzo

que deberá hacer por asimilar y utilizar la tecnología existente en la actualidad, ya

que es la única manera de volverse competitivo en el mercado actual y futuro, ya

que de no hacerlo se encaminará a la obsolescencia.

2.1.7 VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LAS MICROEMPRESAS

Fattel (2008) dice que las microempresas cuentan con una serie de pros y

contras que de cierta manera afectan ya sea positiva o negativamente a su

desarrollo. En seguida se mencionan las principales ventajas de desventajas que

estas poseen:

Ventajas:

• Motiva a los empleados de corporaciones a formar empresas propias, debido

a los bajo salarios y sueldos por la agravación que sufre la economía.

• Generación de empleos; se le atribuye a las pequeñas empresas el mayor

porcentaje de generación de empleos del país. Es por esto que son

consideradas como una importante red de seguridad de la sociedad.

• Fomentan continuamente a la innovación por medio del desarrollo de nuevos

productos.

• Satisfacción de las necesidades de las grandes compañías: ya que surgen

como distribuidoras de las empresas de mayor tamaño, agentes de servicios

y proveedores.

• Ofrecimiento de bienes y servicios especializados; pues las pequeñas

empresas resuelven las necesidades especiales de los consumidores.

• Constituye una importante herramienta de la economía de servicios, la cual

ha ido a través de los años desplazando la economía de escala de las

grandes empresas.

• Consta de una técnica de manufactura asistida por computadora, la cual le

permite ser tan eficientes como las grandes empresas.

• Poseen organización y estructura simples, lo que le facilita el despacho de

mercancía rápido y ofrecer servicios a la medida del cliente.

Desventajas:

• Ganancias bajas por lo reducido de su inversión.

• Pagan compensaciones en efectivo y prestaciones laborales relativamente

bajas.

• El 25% de los empleos generados por las microempresas son de medio

tiempo.

• Sus empleados no cumplen con las reglas de modelo corporativo, por tener

un bajo nivel de educación.

• Enfrentan problemas de diversa índole como son los de financiamiento, de

recursos humanos y de transporte.

2.1.8 ESTRUCTURA FORMAL DE LA PEQUEÑA EMPRESA

De acuerdo con Anzola (2002) la pequeña empresa carece de una estructura

formal en todas sus áreas. El trabajo que realiza el dueño de la pequeña empresa se

asemeja al de un “hombre orquesta” y se atribuye él mismo su especialidad interna.

Generalmente se recurre a la asesoría financiera externa, lo cual deja el manejo

contable y financiero en manos de un contador externo o consultor por horas, que se

encarga principalmente de los aspectos legales de personal, finanzas y tributarios.

Las áreas de ventas y producción son las más fuertes. La pequeña empresa

encuentra una forma satisfactoria de competir en su mercado, y debido a la

necesidad de satisfacer nuevas exigencias del mismo y a la premura para tomar

decisiones sobre la marcha, el dueño hace que las acciones estratégicas se realicen

de forma fácil, dando lugar a la adaptación del producto al mercado rápidamente.

También es importante el contacto frecuente del propietario con su clientela, lo cual

le brinda un conocimiento más detallado de su mercado y del producto que vende.

La gran atención que el dueño de la pequeña empresa dedica a la misma

hace de la administración general un punto relevante dentro de su actividad,

caracterizándolo como un administrador independiente donde él mismo opera y

dirige todas las acciones. Esto hace necesario que adquiera una habilidad especial

para el manejo de la empresa, ya que le es muy difícil contar con empleados

componentes o recursos técnicos financieros que apoyen su desarrollo. Se puede

suponer que, entre pequeñas empresas, todas son fuertes en su campo de

operación, pero siempre trabajarán en desventaja ante las empresas grandes.

La función de control es casi desconocida por el dueño de la empresa, no

existen procedimientos ni normas que le ayuden a asegurar el éxito de forma rápida.

El tiempo que dedica a las actividades de control es mínimo (en la mayoría de los

casos se debe a falta de conocimiento de ellas).

Con lo citado anteriormente, podemos ultimar que el microempresario

desconoce las funciones que se deben llevar a cabo dentro del área de control de

cualquier organización con la finalidad de optimizar sus recursos. Debido a que el

tema central del presente trabajo de investigación es el control de inventarios,

resulta sumamente importante desarrollar el tema de inventarios el cual se presenta

a continuación.

2.2 INVENTARIOS

La empresa en la cual se pretende desarrollar la propuesta de este proyecto

cuenta con un almacén de productos terminados ya que ésta es de tipo comercial,

es por ello que a continuación se procede a definir el concepto de almacén y su

importancia.

2.2.1 CONCEPTO DE ALMACÉN

A continuación se presenta el punto de vista de algunos autores de acuerdo a

su definición de almacén:

Fernández Arena define al almacén como “El área encargada de la recepción

y conservación de materias primas y artículos obtenidos por medio de una compra”

García Cantú dice que “Es una unidad de servicio en la estructura orgánica y

funcional de una empresa comercial o industrial con objetivos bien definidos de

resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos”

Basándose en los conceptos anteriores se puede concluir que el almacén es:

“El espacio físico en el cual se guardan los diferentes tipos de mercancía

manejados por la empresa y el cual tiene como finalidad asegurar el

aprovechamiento óptimo y la conservación de los recursos materiales de la

empresa”

2.2.2 IMPORTANCIA DEL ALMACÉN

Fernández (1992) señala que la razón de ser del almacén es que resulta

física y económicamente impráctico el hecho de que cada artículo sea entregado por

el proveedor en forma directa al departamento solicitante cuando sea necesario un

material o articulo terminado. El objetivo principal del almacén es servir como medio

de control en los recursos materiales de la empresa por lo cual tendrá que realizar

actividades tales como el control de inventarios, inspección de materiales o artículos

terminados, el embarque y la recepción de pedidos así como el transporte interno.

El almacén no solo se encarga de la conservación de materiales sino que va

desde la coordinación de las actividades administradas para expandir las órdenes de

compra, la recepción de la mercancía y el proceso de entrega al departamento

solicitante. Además es el responsable de vigilar que los volúmenes que se

conservan de cada inventario no aumente los limites determinados ya que un

acrecentado inventario genera que el dinero se mantenga detenido sin recibir ningún

beneficio, pero por otra parte se debe considerar que la falta del mismo puede

provocar un retraso en las operaciones de la siguiente etapa en un proceso y en la

entrega de un producto o servicio así como la perdida de tiempo y dinero invertidos.

Después de haber revisado algunas bibliografías se encontró que, de manera

general, las funciones principales que realiza el personal dentro de un almacén son:

• Recibir todos los materiales o productos con el mayor cuidado y protegerlos

de cualquier deterioro.

• Registrar las entradas y salidas de los materiales o productos en el almacén.

• Almacenar los materiales o productos

• Distribuir los productos solicitados por medio de una requisición autorizada

por la persona encargada del almacén y la persona o departamento

solicitante.

• Conservar el almacén aseado y ordenado así como cada cosa en el lugar que

le corresponde.

• Cuidar todo lo que tenga bajo su responsabilidad de robos y extravíos

• Llevar a cabo el recibo, compras, almacenamiento y distribución con el menor

tiempo y costo posible.

Las funciones principales del almacén se pueden englobar en tres conceptos:

inventarios, compras y almacenamiento. Dado que en el desarrollo de este trabajo

los inventarios forman parte importante, ya que se diseñara un sistema que le

permita controlar esta importante área de la empresa se considera necesario

desarrollar el tema de inventarios a continuación.

2.2.3 ANTECEDENTES HISTÓRICOS DE LOS INVENTARIOS

Desde tiempos inmemorables, los egipcios y demás pueblos de la antigüedad,

acostumbraban almacenar grandes cantidades de alimentos para ser utilizados en

los tiempos de sequía o de calamidades. Es así como surge o nace el problema de

los inventarios, como una forma de hacer frente a los periodos de escasez. Que le

aseguraran la subsistencia de la vida y el desarrollo de sus actividades normales.

Esta forma de almacenamiento de todos los bienes y alimentos necesarios para

sobrevivir motivó la existencia de los inventarios.

Como es de saber; la base de toda empresa comercial es la compra y ventas

de bienes y servicios; de aquí viene la importancia del manejo de inventario por

parte de la misma. El manejo contable y operativo permitirá a la empresa mantener

el control adecuado, así como también servirá para conocer información relacionada

con los inventarios, la cual será de gran ayuda en la toma de decisiones sobre los

recursos materiales de la empresa.

Los inventarios tiene como propósito fundamental proveer a la empresa de los

materiales necesarios, para su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, el

inventario tiene un papel vital para funcionamiento acorde y coherente dentro del

proceso de producción y de esta forma afrontar la demanda.

2.2.4 CONCEPTO DE INVENTARIOS

Después de haber consultado algunas bibliografías se encontró en algunos

textos las siguientes definiciones de inventario:

“Relación clara, ordenada y valorada de los bienes corpóreos comprendidos

en el activo circulante de una empresa, destinados a la venta, ya sea de forma

original o después de haber sido elaborados o transformados parcial o totalmente”

(Morales, 1993)

“Son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del

negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su

posterior comercialización” (Boock y Hostein, 2000)

Tomando como base las definiciones anteriores se puede concluir que los

inventarios son un:

“Conjunto de bienes tangibles que se encuentran bajo el control de una

empresa y los cuales son guardados durante algún tiempo para satisfacer por medio

de las ventas, futuras demandas”

Una vez analizado los diferentes conceptos de inventarios se desprenderá la

importancia que representan estos en cualquier tipo de empresa.

2.2.5 IMPORTANCIA DE LOS INVENTARIOS

La importancia de los inventarios se encuentra en que para la mayoría de las

empresas la cifra de éstos es representativamente la mayor de los activos

circulantes, esto quiere decir, que significa un costo para las empresas; desde el

costo de oportunidad de tener materia prima, en proceso o producto terminado

invertido en la empresa, hasta la disminución de la utilidad neta.

Los problemas en los inventarios pueden contribuir, y de hecho lo hacen, a

que los negocios lleguen a su quiebra. Cuando una firma falla en que

involuntariamente se queda sin inventario, los resultados no son agradables. Si la

empresa es una tienda de menudeo, el comerciante pierde la utilidad bruta de este

artículo. Si la firma es un fabricante, la falta de inventario (incapacidad de abastecer

un artículo del inventario) podría en casos extremos, hacer que se detenga la

producción. Por el contrario si una firma mantiene inventarios excesivos, el costo de

mantenimiento adicional puede representar la diferencia entre utilidades y pérdidas.

En conclusión la importancia del inventario radica en que su habilidosa

administración, puede hacer una contribución importante a las utilidades de la

empresa. (Jiménez, 2008)

Al haber conocido la importancia que representan los inventarios,

posteriormente se analizará su clasificación en el siguiente tema.

2.2.6 CLASIFICACIÓN DE LOS INVENTARIOS

Los inventarios son importantes para todas las empresas en general, estos

varían ampliamente entre los distintos grupos como son las industriales, comerciales

o de servicios. La composición de esta parte del activo es una gran variedad de

artículos. (Müch y García, 2001) señalan que los inventarios se pueden clasificar de

acuerdo a su utilización en los siguientes tipos:

• Inventarios de materia prima

• Inventarios de producción en proceso

• Inventarios de productos terminados

• Inventarios de materiales y suministros

a) Inventarios de materia prima:

Comprende los elementos básicos o principales que entran en la elaboración

del producto. En toda actividad industrial concurren una variedad de artículos

(materia prima) y materiales, los que serán sometidos a un proceso para obtener al

final un articulo terminado o acabado. A los materiales que intervienen en mayor

grado en la producción se les considera "Materia Prima", ya que su uso se hace en

cantidades los suficientemente importantes del producto acabado. La materia prima,

es aquel o aquellos artículos sometidos a un proceso de fabricación que al final se

convertirá en un producto terminado.

b) Inventarios de Productos en Proceso:

El inventario de productos en proceso consiste en todos los artículos o

elementos que se utilizan en el actual proceso de producción. Es decir, son

productos parcialmente terminados que se encuentran en un grado intermedio de

producción y a los cuales se les aplico la labor directa y gastos indirectos inherentes

al proceso de producción en un momento dado.

Una de las características del inventarios de producto en proceso es que va

aumentando el valor a medida que se es transformado de materia prima en le

producto terminado como consecuencia del proceso de producción.

c) Inventarios de Productos Terminados:

Estos comprenden, los artículos transferidos por el departamento de

producción al almacén de productos terminados por haber estos; alcanzado su

grado de terminación total y que a la hora de la toma física de inventarios se

encuentren aun en los almacenes, es decir, los que todavía no han sido vendidos. El

nivel de inventarios de productos terminados va a depender directamente de las

ventas, es decir su nivel esta dado por la demanda.

d) Inventarios de Materiales y Suministros:

En el inventario de materiales y suministros se incluye:

• Materias primas secundarias, sus especificaciones varían según el tipo de

industria, un ejemplo; para la industria cervecera es: sales para el tratamiento

de agua.

• Artículos de consumo destinados para ser usados en la operación de la

industria, dentro de estos artículos de consumo los mas importantes son los

destinados a las operaciones, y están formados por los combustibles y

lubricantes, estos en las industria tiene gran relevancia.

• Los artículos y materiales de reparación y mantenimiento de las maquinarias y

aparatos operativos, los artículos de reparación por su gran volumen

necesitan ser controladores adecuadamente, la existencia de estos varían en

relación a sus necesidades.

2.2.7 COSTOS DEL INVENTARIO

El costo del inventario es la inversión que se hace por la adquisición de

insumos o productos que van a ser utilizados para la comercialización, fabricación

de un artículo o generación de un servicio. De acuerdo con Everett E. Adam Jr. Y

Ronald J. Ebert existen seis principales tipos de costos del inventario los cuales son:

• El Costo del producto es el valor que se paga al proveedor a cambio del

producto recibido así como los gastos de manufactura en caso de ser

necesario. Es decir, es el precio de adquisición de un producto. También

influyen los costos de transporte, recepción e inspección en caso de que el

costo de la unidad se modifique conforme a la cantidad solicitada se pueden

aprovechar reducciones en el precio obteniendo descuentos por cantidad.

• El Costo de adquisición es aquél que se genera al comprobar los niveles de

inventario, al realizar llamadas telefónicas a los proveedores, al solicitar un

pedido al proveedor, los costos de mano de obra y contabilidad, los costos

que se generan en la recepción del pedido y el valor económico que se

invierte en el mantenimiento de registro de inventario para la realización de la

orden de compra.

• El Costo de llevar los inventarios es el que se genera por tenerlos

disponibles y están formados por: los costos de las instalaciones de

almacenamiento como la inversión de las instalaciones, la calefacción, la luz,

los impuestos a la propiedad; los costos de trasladar los artículos al almacén

tomando en cuenta los gastos provocados por daños y el equipo necesario;

los salarios pagados a los empleados por el control de los inventarios; la

depreciación generada por el deterioro, mutilación y robo o extravío que no

cubra el seguro; los costos provocados por la obsolescencia debido a la

introducción de nuevos productos; los costos del seguro en caso de que los

artículos estén protegidos contra incendios o cualquier forma de daño. Los

costos varían de acuerdo al incremento o decremento de los inventarios.

• El Costo por falta de existencias se produce de acuerdo a la demanda en el

momento en que las existencias terminan, es decir que es el costo de ventas

pérdidas o pedido no surtidos que generan producción pérdida, disminución

en la confianza y satisfacción de los clientes la cual es muy importante por la

imagen y credibilidad de la empresa. También incluye las medidas de

emergencia que se adopten para acelerar la entrega de un producto o

prestación de un servicio urgente por tener un pedido atrasado.

• El Costo del procesamiento de la información es aquel que se incurre para

tener al corriente los registros de acuerdo a las modificaciones de los niveles

de existencia. Cuando no se lleva un registro diario, se incurre en este caso a

realizar un recuento físico exacto de los artículos en existencia.

• El costo del capital se crea debido a que la cantidad de artículos que se

tiene en el inventario pertenece al capital que no está disponiendo para otros

fines que pueden producir una recuperación de la inversión. Aunque este

costo ocupa un lugar en el capital no se debe tomar como un gasto sino que

se debe considerar los beneficios de la inversión que se hace en el inventario

sin dejar de buscar un mayor beneficio a un menor costo posible.

2.2.8 POLÍTICAS DE LOS INVENTARIOS

Son cursos de acción que evitan la escasez de las materias primas o

productos terminados y el exceso de inventarios, es decir que permiten lograr un

equilibrio con la finalidad de asegurar la continuidad de las actividades normales de

la empresa y los costos que se inviertan en ellos.

Estas políticas se deben adoptar de acuerdo a las necesidades de cada

empresa y se pueden modificar de un periodo a otro y de un producto o servicio a

otro. Su éxito se basa en el respeto de los siguientes puntos:

• Definir la relación exacta entre las posibles necesidades y el suministro de

diferentes productos.

• Establecer categorías para el inventario y clasificar cada uno de ellos de

acuerdo a la categoría que le corresponda.

• Conservar los costos de los inventarios al nivel más bajo posible.

• Mantener el equilibrio en cuanto a las existencias del inventario

• Diseñar medidas de control de los inventarios y establecer los periodos en

que se aplicarán.

• Impedir las pérdidas debidas al desperdicio o robo de los inventarios

Cualquier empresa, independientemente de sus actividades, tiene la

necesidad de adquirir determinados inventarios para lograr un punto de equilibrio en

sus existencias y no desatender la demanda de los clientes, es por ello que al

control de inventarios se le debe de dar la importancia adecuada, pero para conocer

un poco más sobre los beneficios que este nos ofrece se desarrolla el siguiente tema

a continuación.

2.3 CONTROL DE INVENTARIOS

2.3.1. CONCEPTO DEL CONTROL DE INVENTARIOS

Después de haber consultado algunos textos se hallaron las siguientes

definiciones para conocer que es el control de inventarios:

“Es un proceso que permite conservar el nivel de existencias de materias

primas, productos en proceso, y productos terminados de acuerdo con los

estándares deseados, en el cual el responsable debe llevar a cabo registros de los

materiales solicitados” (Méndez, 2001)

“Es el que se encarga de regular en forma óptima las existencias en los

almacenes, tanto refacciones, herramientas y materias primas, como productos

terminados. Este busca proteger a la empresa de costos innecesarios por la

acumulación o falta de existencias en el almacén” (Múch y García, 2001)

Según mí criterio, el control de inventarios lo defino como:

“La actividad que se encarga de llevar a cabo los registros de entradas y

salidas de mercancía, así como controlar el nivel de existencia de cada producto en

el almacén con la finalidad de reducir costos y evitar perdidas por desperdicios o

robos”

2.3.2 OBJETIVOS DEL CONTROL DE INVENTARIOS

Anzola (2002) menciona que la finalidad principal que se busca al tener un

buen sistema de control de inventarios es tener los artículos adecuados, en las

cantidades adecuadas y el momento y lugar adecuados.

Otros de los objetivos que persigue el control de inventarios son:

• Disminuir la inversión en inventario; esto significa que se debe tener

solamente el dinero que sea necesario, invertido en el inventario; o sea, ni

tener demasiado inventario ni tener poco, ya que tener demasiado

ocasionaría perdidas, debido a que es dinero inmovilizado y tener poco

también ocasionaría perdidas, debido a que no se podría satisfacer la

demanda de los clientes por lo tanto, se dejaría de vender y se perderían

clientes.

• Disminuir los costos de almacenamiento. si se tienen productos de más, va a

costar más almacenarlos, ya que hay que tomar en cuenta que cada espacio

utilizado en la bodega lleva implícito un costo.

2.3.3 BENEFICIOS DEL CONTROL DE INVENTARIOS

El manejo eficiente y eficaz del inventario trae amplios beneficios inherentes:

venta de productos en condiciones óptimas, control de los costos, etc. todo en aras

de tener mayores utilidades. (Aguilar, 2008)

También en la operación propia de la empresa, los beneficios son tangibles:

a) Planeación de compras de la empresa.

Al controlar el inventario vamos creando información precisa, que nos será útil

para aprovisionarnos de producto sin excesos y sin faltantes, ya que conoceremos a

ciencia cierta las fluctuaciones de las existencias dependiendo de la época del año

en que estemos.

De acuerdo con el historial de ventas de la empresa podremos determinar la

cantidad necesaria para la compra semanal, mensual etc. para generar esta

información se puede realizar una base de datos o una hoja de calculo, que una vez

alimentada con información generada diariamente, nos sugerirá de manera

aproximada qué tanto debemos comprar de cada producto del inventario, una vez

analizada la rotación de cada producto durante un periodo de al menos 3 meses.

b) Planeación del flujo de efectivo.

Como fue citado en el apartado anterior, conoceremos el monto de la compra

ya sea semanalmente, mensualmente etc. lo que nos permitirá saber cuánto

habremos de invertir en pesos. Así eliminaremos o postergaremos gastos no

propios a la operación de la empresa, para no afectar su liquidez.

Otros beneficios

De acuerdo a Karl E. Ettinger, este control proporcionará otros beneficios

como:

• Ajustar el abastecimiento debido a la apreciación de las necesidades con

base a la experiencia registrada.

• Evitar volver hacer pedidos para alcanzar el nivel de inventarios necesarios

ya que se aprovecharán las existencias al dirigirlas al lugar en donde sean

requeridas.

• Tener una cantidad mínima de pérdidas provocadas por descuidos o por falta

de honradez

• Tener una cantidad mínima de pedidos urgentes provocados por

desconocimiento de las existencias reales o por falta de previsión

• Contar con información confiable en la que se pueden basar para la toma de

decisiones.

2.3.4 TIPOS DE CONTROL DE INVENTARIOS

Conforme a Morales Felgueres, existen básicamente dos tipos de control de

inventarios los cuales son:

• El Control operativo comprende el movimiento físico del inventario y la

conservación de los artículos en existencia de acuerdo a los estándares

establecidos.

• El Control Contable consiste en el registro adecuado y el reporte de

movimientos y existencias en unidades de medida y en valor, desde la

realización de la adquisición hasta la entrega al departamento

correspondiente o al cliente.

Dentro del control contable, la empresa deberá elegir cual método de

valuación de inventarios va a utilizar de acuerdo a las necesidades y objetivos de la

misma, considerando entre los más importantes a los siguientes: (Guajardo, 1995)

a) Método PEPS

El método PEPS parte del supuesto de que las primeras unidades de

productos que se compraron fueron las que primero se vendieron. En una economía

inflacionaria esto quiere decir que el costo de las mercancías o productos vendidos

se determina con base en los precios más antiguos y, en consecuencia, las

utilidades presentadas van a ser artificialmente más altas, aunque los inventarios no

vendidos queden registrados, en el balance, a los precios más próximos o actuales.

Por supuesto, éste método de valoración de inventarios se emplea para

efectos contables más no para propósitos tributarios, pues a mayor utilidad también

es mayor impuesto a pagar.

b) Método UEPS

El método UEPS es el inverso del método PEPS debido a que parte de la

suposición de que las últimas unidades en entrar son las que primero se venden y,

en consecuencia, el costo de ventas quedará registrado por los precios de costo

más altos, disminuyendo así la utilidad y el impuesto a pagar, pero subvaluando el

monto monetario de los inventarios, que aparecerá valorizado a los precios más

antiguos.

El método UEPS fue creado con el claro propósito de cargar mayores valores

al costo de la mercancía vendida y disminuir así la base para el cálculo del impuesto

sobre la renta. Por éste motivo, muchas empresas empleaban PEPS o promedio

ponderado para sus informes contables y UEPS para la declaración de renta,

generando una diferencia entre lo fiscal y lo contable, que se subsanaba mediante la

creación de una partida denominada "provisión UEPS"

c) Método Promedio Ponderado

Este método pondera el costo por unidad como el precio unitario promedio

durante un periodo, esto es, si el costo de la unidad baja o sube durante el periodo,

se utiliza el promedio de estos dos precios. El costo promedio se determina de la

siguiente manera: divida el costo de las mercancías disponibles para la venta

(inventario inicial + compras) entre el número de unidades disponibles.

2.3.5 CONTROL INTERNO EN LOS INVENTARIOS

El hablar de control interno en los inventarios, se refiere al conjunto de

procedimientos de verificación de los datos reportados por los diferentes

departamentos o el encargado de esta área.

Un inventario mal administrado produce pérdidas, por obvias razones, uno

bien dirigido nos puede dar información muy valiosa y ayudarnos en procesos que

nos permitan tener el adecuado control del negocio, lo que a la larga beneficiará en

mucho nuestro tiempo y toma de decisiones. El control interno sobre los inventarios

es importante, ya que éstos son el “aparato circulatorio” de una empresa de

comercialización. (Buffa, 2000)

Los elementos de un buen control interno incluyen:

1. Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no

importando cual sistema se utilice.

2. Mantenimiento eficiente de compras y recepción.

3. Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño o

descomposición.

4. Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a

los registros contables.

5. Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto

costo unitario.

6. Comprar el inventario en cantidades económicas.

7. Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit,

el cual conduce a pérdidas en ventas.

8. No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso

el gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios.

El control de la mercancía nos permitirá saber exactamente cuándo y cuánto

tendré que comprar de producto sin tener exceso de mercancía en el almacén,

aprovechar bien el dinero y ahorrar ante un incremento de precios, ya que el stock

quedará satisfecho y estos incidentes no perjudicaran los intereses de la empresa.

Un inventario también permite conocer si los empleados con los cuales

contamos son honestos. Debido a que si lleva a cabo un adecuado control de la

mercancía que se vende por día, se evitará que alguien nos sorprenda con reportes

falsos o inadecuados. En el caso de las pequeñas empresas se pueden utilizar

múltiplos de 10 en cada producto por anaquel y así se podrá conocer

inmediatamente cuantos artículos se vendieron durante el día o semana.

2.3.6 ACOMODO DE MERCANCÍA POR EL MÉTODO PEPS

Trascendió desarrollar el tema de acomodo de mercancías por el método

PEPS (Primeras Entradas Primeras Salidas) debido a que la empresa a la cual está

enfocado este trabajo de investigación es una pequeña empresa comercial de

artículos perecederos.

El método PEPS es el más empleado para acomodar la mercancía en las

empresas comerciales que manejan artículos perecederos, ya que estos tienen una

fecha límite de caducidad, misma que debe ser revisada desde el momento que se

recibe la mercancía. (Aguilar, 2008)

Otra de las ventajas que ofrece el método PEPS es que facilita el control,

disminuye los costos al minimizar mermas, colabora a mantener la calidad y permite

mejorar el control de inventarios, facilitando el conteo y localización inmediata de las

mercancías.

Acomodo sugerido por el método PEPS:

El acomodo PEPS (Primeras Entradas Primeras Salidas) es bastante simple,

aquellos productos que entran en primero en el almacén, serán también los primeros

en salir del mismo, recorriéndose los productos más viejos hacia el frente del

anaquel y los más nuevos se quedarán en la parte posterior. Con esto aseguramos

aún más la frescura de los productos que vendemos.

2.3.7 FALTA DE REGISTROS, UN PROBLEMA FRECUENTE EN EL CONTROL DE INVENTARIOS

Aguilar (2008) señala que el pequeño empresario, también conocido como

"hombre orquesta", difícilmente encuentra tiempo para llevar a cabo todas las

funciones que en él han sido encomendadas: las compras, las ventas, la producción,

el manejo de personal, manejo del efectivo etc., el pequeño empresario ocupa mayor

parte de su tiempo en cuestiones operativas o tácticas que en labores de orden

estratégico.

Es por ello que el pequeño empresario no realiza registros que le permitan

llevar a cabo el control en algunas de las áreas de la empresa (no sólo en los

inventarios, sino de cualquier tipo de operación). Los pequeños empresarios

plantean comentarios como:

• Los registros son complicados y "sólo los contadores los entienden".

• Se necesita un programa de cómputo "carísimo" y complicado de entender.

• "Necesito un encargado de almacén para llevar los registros bien y al día"

• "No tengo tiempo suficiente para contar mi inventario"

Efectivamente, muchos de estos comentarios son ciertos en su momento, es

por eso que mediante esta investigación se busca disminuir estos inconvenientes.

El objetivo de contar con registros de inventario es contar con información

suficiente y útil para: minimizar costos de producción, aumentar la liquidez,

mantener un nivel de inventario óptimo y comenzar a utilizar la tecnología con la

consecuente disminución de gastos operativos.

Los programas de cómputo son excelentes, sin embargo, el que estén bien

estructurados no nos garantiza que vayan a cubrir las necesidades de información

que se requieren, todo depende de alimentarlos con información real y constante.

Otro inconveniente que presentan es su alto costo y, en múltiples ocasiones existe

falta de soporte técnico.

Es por ello que se recomienda ampliamente la utilización de una de las

herramientas más sencillas pero igualmente poderosas que la tecnología actual nos

ha brindado a través de programas de computo en los cuales se puede desarrollar

una hoja de cálculo o bien una base de datos

El uso de la hoja de cálculo o la base de datos, para los registros de la

empresa tiene los siguientes beneficios:

• Podemos hacer el formato que necesitemos con la información que

necesitemos a un costo mínimo.

• La mayoría de las computadoras nuevas cuentan ya con el programa de hoja

de cálculo más popular en el mundo (Excel de Microsoft) o la base de datos

de (Access de Microsoft)

• La operación de estas herramientas se vuelve repetitiva, por lo que es fácil de

aprender y fácil de enseñar.

• El uso de estas herramientas elimina tiempos muertos de personal de caja y

administrativo, mismo del que nos podemos apoyar para el control del

inventario.

Una vez analizado algunos de los beneficios que nos ofrece la tecnología

actualmente por medio de sus programas de cómputo, se deriva la importancia de

desarrollar el tema posterior.

2.4 LA BASE DE DATOS COMO UN SISTEMA PARA EL CONTROL

DE INVENTARIOS

Debido a que la propuesta a desarrollar en este trabajo de investigación es

diseñar un sistema para el control de inventarios se ha considerado necesario abrir

un apartado en el cual se mencione la definición de sistema y base de datos, ya que

el sistema que se diseñará para el control de inventarios en una pequeña empresa,

se realizará por medio de una base de datos, es por ello que resulta importante

definir los siguientes términos.

2.4.1 CONCEPTO DE SISTEMA

A continuación se presenta la definición detallada del vocablo sistema que le

da en una segunda acepción el Diccionario de la Real Academia Española (DRAE).

“Conjunto de cosas que ordenadamente relacionadas entre sí contribuyen a

determinado objeto”

La definición de sistemas realizada por el DRAE será válida, con las

siguientes precisiones:

• El término “cosa”, a diferencia de la acepción restrictiva contrapuesta a algo

viviente como persona y animal que ha llegado a imponerse en el lenguaje

común, es también, en la primera acepción del DRAE, todo lo que tiene

entidad, ya sea corporal o espiritual, natural o artificial, real o abstracta. Por

tanto, el sistema puede estar constituido por objetos físicos, actividades,

formas de energía, seres vivientes, conceptos, ideas, símbolos matemáticos

etc., sin que se exija que todos pertenezcan a una misma clase. Es por ellos

que se le llaman elementos a las cosas que integran el sistema.

• Los elementos tienen que estar relacionados entre sí con un orden,

determinado por unas reglas que gocen de cierta estabilidad. Esta idea de

relación ajustada a una normativa es fundamental.

• El sistema típico es finalista; es decir, los elementos están relacionados para

contribuir a un determinado objetivo. Así, los sistemas debidos a los hombres,

como los sistemas de información son creados para el cumplimiento de unos

fines; razón por la que algunos autores se refieren al dinamismo de los

sistemas, considerando que éstos se mueven, en sentido real figurado, hacia

la consecución de un objetivo global.

• La noción de sistema es relativa, ya que, a excepción del universo, en la

parte más superior de la jerarquía, cualquier sistema es un subsistema de otro

sistema más amplio que engloba. Pero al mismo tiempo funcionan como casi

autónomos. Así, por ejemplo, la base de datos se puede considerar como un

subsistema del sistema de información y éste a su vez, es un subsistema de

la empresa.

• El enfoque sistemático, el todo, es decir, el sistema, es más que la simple

suma o agregación de las partes componentes; porque, en general, su

objetivo es distinto.

Dentro de este concepto de sistema, el sistema de información, como su

nombre lo indica, será un sistema, y asimismo la base de datos es también un

sistema.

2.4.2 CONCEPTO DE BASE DE DATOS

A continuación se citan algunas definiciones de base de datos encontradas en

algunas bibliografías:

“Es una colección de datos interrelacionados almacenados en conjunto sin

redundancias perjudiciales o innecesarias; su finalidad es servir a una aplicación o

más, de la mejor manera posible; los datos se almacenan de modo que resulten

independientes de los programas que los usan” (Piattini y Castaño, 1999)

“Conjunto de información relacionada que se encuentra agrupada ó

estructurada. Desde el punto de vista de la informática, la base de datos es un

sistema formado por un conjunto de datos almacenados en discos que permiten el

acceso directo a ellos y un conjunto de programas que manipulen ese conjunto de

datos” (Stallings, 2001)

“Es una colección de archivos relacionados que almacenan tanto una

representación abstracta del dominio de un problema del mundo real cuyo manejo

resulta de interés para una organización, como los datos correspondientes a la

información acerca del mismo” (Luque y Gómez, 2002)

Por medio de las definiciones anteriores puedo concluir que la base de datos

“Es un sistema que permite almacenar y mantener actualizada gran cantidad

de información de manera ordenada con la finalidad, de tener acceso directo a ésta”

2.4.3 CARACTERÍSTICAS DE LAS BASE DE DATOS

Luque y Gómez (2002) mencionan que la información que forma parte de una

base de datos puede organizarse de múltiples formas pero con independencia de la

arquitectura de la base de datos, ésta debe cumplir con una serie de características

para ser considerada como tal, algunas de las cuales se describirán a continuación:

• Versatilidad para presentar la información: si bien la información que forma

parte del dominio de un problema es única y caracteriza a ese problema o

sistema, pueden existir diferentes visiones de esa información ya sea parcial

o totalmente.

• Desempeño: las bases de datos deben asegurar un tiempo de respuesta

adecuado en la comunicación hombre-máquina, permitiendo el acceso

simultáneo al mismo o distinto conjunto de datos por el mismo o distinto

procedimiento.

• Mínima redundancia: una de las principales razones por las que surgió la

tecnología de la base de datos fue para evitar la alta redundancia que se

presentaba en todos los sistemas de procesamiento de la información debido

al uso de archivos con estructuras planas.

• Capacidad de acceso: los usuarios de la base de datos reclaman a ésta

continuamente información sobre los datos almacenados.

Una base de datos debe ser capaz de responder, en un tiempo aceptable, a

cualquier consulta sobre la información que mantiene, sin restricciones graves

en cuanto a los datos solicitados en la misma, y respondiendo al usuario

rápidamente.

• Simplicidad: la base de datos representa el dominio de un problema que se

necesita tratar computacionalmente. La naturaleza de este problema puede

ser muy variada y, por tanto, existir en el mismo un número de objetos

variable que se relacionan de múltiples formas.

La base de datos debe estar basada en representaciones lógicas simples que

permitan la verificación en la representación del problema que representa y

más aún la modificación de requisitos en el mismo, de tal modo que la

modificación de nuevos datos y relaciones no ocasionen una complejidad

excesiva.

• Integridad: la integridad de una base de datos hace referencia a la veracidad

de los datos almacenados con respecto a la información existente en el

dominio del problema que trata la misma. Como los datos de la base de datos

son manejados por muchos usuarios haciendo uso de muchos

procedimientos que tratan los mismos datos de muchas formas, es necesario

garantizar que estos datos no sean destruidos ni modificados de forma

anómala.

• Seguridad y Privacidad: la seguridad de una base de datos hace referencia a

la capacidad de ésta para proteger los datos contra su pérdida total o parcial

por fallos del sistema o por accesos accidentales o intencionados a los

mismos.

Mientras que la privacidad de una base de datos hace referencia a la reserva

de la información de la misma a personas no autorizadas.

La información de la base de datos es de vital importancia y valor para la

empresa responsable de la misma. A medida que esta información es más

importante, tanto más valioso se hace para la empresa el mantener su

seguridad y privacidad.

• Afinación: la afinación hace referencia a la organización física de la

información de la base de datos, la cual determina directamente el tiempo de

respuesta de los procedimientos que operan sobre la misma.

Si una de las características que debe tener una base de datos es un buen

desempeño, la organización física de los datos debe ser tal que esta pueda

ser alcanzada. Pero la base de datos evoluciona con el tiempo, ya que el

volumen de información va haciéndose cada vez más importante. Esto implica

que una buena organización física de los datos en un momento dado, puede

no ser tan buena en otro. Es por ello la base de datos debe ser flexible a la

modificación, sin que por ello se vean afectados los procedimientos u otras

representaciones de los datos pero, sin embargo, se consiga un desempeño

más alto.

Después de haber detallado las características que posee una base de datos,

se procede a conocer las ventajas que esta ofrece con su utilización.

2.4.4 VENTAJAS EN EL USO DE LA BASE DE DATOS

La utilización de bases de datos como plataforma para el desarrollo de

sistemas de aplicación en las organizaciones se ha incrementado notablemente en

los últimos años, esto se debe a las ventajas que ofrece su utilización, algunas de

las cuales se comentarán a continuación:

• Globalización de la información: permite a los diferentes usuarios considerar

la información como un recurso corporativo que carece de dueños

específicos.

• Eliminación de información inconsistente: si existen dos o más archivos con la

misma información, los cambios que se hagan a éstos deberán hacerse a

todas las copias del archivo.

• Permite compartir información.

• Permite mantener la integridad en la información: la integridad de la

información es una de sus cualidades altamente deseable y tiene por objetivo

que sólo se almacena la información correcta.

• Independencia de datos: el concepto de independencia de datos es quizás el

que más ha ayudado a la rápida proliferación del desarrollo de Sistemas de

Bases de Datos.

La base de datos que se pretende desarrollar como propuesta para el control

de inventarios será realizada por medio del programa Microsoft Access es por ello

que se deriva la importancia de conocer este programa a continuación.

2.4.5 ¿QUÉ ES MICROSOFT ACCESS?

Microsoft Access es un programa Sistema de gestión de base de datos

relacional creado y modificado por Microsoft. Este software ha sido de gran difusión

para uso personal de pequeñas y medianas empresas (Pymes), ya que en este tipo

de empresas las bases de datos no requieren de excesiva potencia, se integra

perfectamente con el resto de aplicaciones de Microsoft y permite crear pequeñas

aplicaciones con pocos conocimientos del Programa.

Por medio de Microsoft Access, se puede administrar toda la información

desde un único archivo de base de datos. Dentro de este mismo archivo, se puede

utilizar:

• Tablas para almacenar los datos.

• Consultas para buscar y recuperar únicamente los datos que necesita.

• Formularios para ver, agregar y actualizar los datos de las tablas.

• Informes para analizar o imprimir los datos con un diseño específico.

• Páginas de acceso a datos para ver, actualizar o analizar los datos de la base

de datos desde Internet o desde una intranet.

• Almacenar los datos una vez en una tabla y verlos desde varios lugares.

• Cuando se actualizan los datos, se actualizan en todos los lugares donde

aparecen.

• Mostrar los datos en una consulta

• Mostrar los datos en un formulario

• Mostrar los datos en un informe

• Mostrar los datos en una página de acceso a datos

2.4.6 ESTRUCTURA BÁSICA DE UNA BASE DE DATOS EN ACCESS

La estructura fundamental de una Base de Datos es una ``tabla'', la cual

organiza la información en filas y columnas relacionándose entre sí para que su

acceso sea más fácil.

Las filas dentro de una tabla son conocidas como ``registros'', los cuales son

unidades de almacenamiento dentro de una tabla. Las columnas son llamadas

``campos'', que es cualquier elemento indivisible contenido en un registro.

Existe la posibilidad de que la información de los registros se repita, por lo que

es necesario asignar o adicionar una clave conocida como campo clave, dicha clave

identificará a cada registro como único. (Castellanos y Ferreira, 2001)

CAPITULO 3 ORGÁNICA

3.1 ANTECEDENTES Orgánica fue fundada en el año 2000, gracias a la inquietud que tuvieron las

señoras Mónica Jiménez y Claudia Gutiérrez, de proveer a los habitantes de

Veracruz, productos sanos y de la mejor calidad. Ambas son socias fundadoras y

actuales propietarias de Orgánica mismas que a su vez tienen un fuerte compromiso

con la conservación de la salud y el medio ambiente como un estilo de vida más

favorable para todas las personas que lo quieran adoptar. Lo cierto es que en aquel

entonces ambas empezaron en comercializar el yogurt natural que elaboraba la sra.

Mónica, así como el tofu y la leche de soya que adquiría la sra. Claudia, al ver que

estos productos eran aceptados por los clientes y que al mismo tiempo estos

demandaban otras variedades de productos alimenticios naturales.

Las señoras Jiménez y Gutiérrez decidieron asociarse para formar Orgánica

y por medio de capitales conjuntos poder incrementar el número de productos

orgánicos, ecológicos y biodegradables ofrecidos a los clientes en el negocio.

Orgánica inicio operaciones con ubicación en la calle Magallanes no. 440 esq.

Paseo jacarandas, recientemente esta acaba de cambiar su ubicación en la calle

navegantes no. 109 fraccionamiento virginia de la ciudad de Boca del Río, Veracruz,

siendo hoy en día la única tienda en el estado de Veracruz especializada en

productos cien por ciento orgánicos, biodegradables y ecológicos.

Actualmente Orgánica posee una amplia variedad de productos comestibles

orgánicos y productos de uso personal biodegradables y ecológicos, pero para tener

una idea más precisa sobre los productos que se comercializan en ella, a

continuación se presenta una tabla en la cual se enlistan algunos de los principales

productos que esta maneja:

COMESTI BLES DE USO PERSONAL

• Harinas

• Panes y galletas

• Salsas, aderezos y chiles

• Cereales, semillas y nueces

• Lácteos

• Especies, hierbas y condimentos

• Bebidas

• Soya y gluten

• Pastas

• Conservas y dulces

• Frutas y verduras

• Productos animales como: huevo

• Papel higiénico

• Servilletas

• Pañales

• Suplementos alimenticios

• Jabones

• Blanqueador de ropa

• Aromatizante ambiental

• Repelente de insectos

• Gel para el cabello

• Pasta de dientes

• Cremas exfoliantes

• Barro para mascarilla

Fuente: aportación propia

Mediante el desarrollo del presente trabajo, logré percibir que Orgánica es

una microempresa que no cuenta una planeación estratégica que permita conocer

cual es su misión dentro del mercado, así como otros puntos importantes entre ellos

sus objetivos, visión, valores, etc. Es por ello que me di a la tarea de sugerirles la

siguiente planeación estratégica con la finalidad de que esta sirva como apoyo a la

organización.

3.2 MISIÓN

Promover la vitalidad y el bienestar de todas las personas ofreciéndoles

alimentos de la mejor calidad, menos procesados, con más sabor y conservación

natural. Así como también promover la conservación del medio ambiente

brindándole artículos ecológicos y biodegradables.

3.3 VISIÓN

Convertirnos en la mejor y más surtida tienda comercial minorista de

productos comestibles y de uso personal, orgánicos, ecológicos y biodegradables

originales del estado de Veracruz.

3.4 OBJETIVO

Debido a que los alimentos son más nutritivos en su estado más puro no

adulterados por aditivos artificiales, edulcolorantes y conservadores artificiales. El

principal objetivo de Orgánica es ofrecerle a la comunidad una variedad de

productos que no cuenten con ningún tipo de químico o agroquímico durante su

proceso de elaboración. Con la finalidad de promover el gran beneficio que tiene

este tipo de productos para nuestra salud y para la conservación del medio

ambiente.

3.5 VALORES

La siguiente lista de valores refleja lo que es realmente importante para

Orgánica ecotienda como una organización:

• Vender productos naturales y orgánicos de la más alta calidad

• Satisfacer y deleitar a sus clientes por medio de una atención personalizada.

• Preservar la conservación de el medio ambiente

• Promover el cuidado de la salud por medio del consumo de productos

orgánicos

• Representar para sus empleados un ambiente agradable en el cual estos

puedan desarrollar su trabajo.

De acuerdo con lo anterior, podemos observar, que la misión, visión y

objetivos de Orgánica se centran en ofrecer productos orgánicos, es por ello que

resulta importante definir en el siguiente apartado que son los productos orgánicos y

que características tienen este tipo de productos.

3.6 ¿QUÉ SON LOS PRODUCTOS ORGÁNICOS?

Los productos orgánicos son resultado de procesos agrícolas y ganaderos

comprometidos con la salud de los consumidores, la calidad de vida de los

productores y la conservación del medio ambiente. En el caso de la agricultura, no

se utilizan insecticidas, herbicidas ni fertilizantes químicos; tampoco está permitido el

uso de organismos genéticamente modificados (OGM) vegetales o animales, el riego

con aguas negras ni el utilizar radiaciones (para eliminar gérmenes potencialmente

dañinos). En cuanto a la producción de carne, está prohibido alimentar a los

animales con productos sintéticos y aplicarles hormonas de crecimiento.

En estricto sentido, se trata de un regreso a lo natural; sin embargo, el

concepto “orgánico” pretende ir más allá, pues promueve el comercio justo (trato

equitativo entre productores, intermediarios y consumidores) y un manejo racional de

los recursos. (Amador, 2008)

En términos generales, las características más comunes de estos productos

son:

• Están libres de aditivos y conservadores sintéticos que pueden poner en

riesgo la salud. En este caso están recomendados para personas con

enfermedades como cáncer, leucemia y diabetes, que requieren de dietas

estrictas.

• En el aspecto nutricional son equivalentes a los productos convencionales.

Sin embargo, estudios realizados en Estados Unidos señalan que poseen un

mayor porcentaje de antioxidantes (30% más), sustancias que protegen

contra el cáncer y enfermedades cardiovasculares. Por otro lado, se

encontraron en algunas frutas y verduras con valores hasta tres veces más

altos de ciertas vitaminas, como la C.

• En cuanto a propiedades organolépticas (sabor, textura, olor), los

consumidores habituales los encuentran más agradables que los productos

no orgánicos, afirmación que sólo podría validar el nuevo consumidor al

probarlos.

• La carne orgánica tiene menos grasa intramuscular y bajos niveles de

colesterol. Sin embargo, una de las desventajas de los alimentos orgánicos es

que su vida útil es menor, pues se echan a perder más rápido.

• Los productos orgánicos son de 20 a 50% más caros que los convencionales

debido al riguroso control de su producción.

3.7 ORGANIGRAMA

Fuente: aportación propia

El organigrama anterior nos muestra de forma sencilla pero ordenada los

niveles jerárquicos o líneas de autoridad que posee la micro empresa orgánica,

como podemos ver el mayor nivel de autoridad lo tienen los socios mismos que a su

vez son propietarios del negocio, los cuales delegan órdenes a los encargados de

tienda de ambos turnos. Teniendo estos a su cargo la tienda en el turno que les

corresponde.

También los socios encomiendan órdenes a la persona encargada de la

limpieza en las instalaciones del local. A continuación se describen las funciones que

debe realizar cada uno de los puestos que se tienen en Orgánica:

Socios propietarios

Mónica Jiménez Claudia Gutiérrez

Encargado de tienda Turno matutino

Elena Morales

Encargado de tienda Turno vespertino

Jorge Tapia

Encargado de Limpieza

Aurora González

• Socios: Son las personas propietarias del negocio sus principales funciones

son realizar el corte diario en caja en ambos turnos, así como supervisar las

operaciones realizadas por los encargados de tienda.

• Encargado de tienda: Esta persona tiene a su cargo realizar las funciones

despacho de mercancía directo con los clientes, así como registrar las ventas

en el sistema con el cual cuenta la empresa. También tiene a su cargo recibir

la mercancía que llegue en su turno por los diferentes proveedores, acomodar

y mantener en orden toda la mercancía en sus correspondientes anaqueles y

exhibidores.

• Encargado de limpieza: La función principal de esta persona es mantener en

óptimas condiciones la limpieza del local en el cual se encuentra instalado el

negocio.

3.8 PLANEACIÓN FISCAL

Orgánica es una tienda comercial cuyos ingresos no ascienden a los

$ 2, 000,000 anuales.

Por lo tanto de acuerdo con la Ley de Impuesto Sobre la Renta esta se

encuentra clasificada en el:

• Titulo IV de las personas físicas,

• Capítulo II De los ingresos por actividades empresariales y profesionales,

• Sección III Del régimen de pequeños contribuyentes (REPECO).

Haciendo énfasis en el régimen de pequeños contribuyentes que es con el

cual tributa la microempresa Orgánica y de acuerdo Artículo 139 de la LISR las

Obligaciones de los REPECOS son: (Fisco agenda, 2008)

1.- Inscribirse en el RFC

2.- Presentar aviso de inscripción a la SHCP

3.- Conservar los comprobantes de las adquisiciones realizadas por bienes de activo

fijo superiores a $2,000

4.- Llevar un registro de sus ingresos diarios

5.- Entregar a sus clientes copias de notas de venta cuando se trate de operaciones

mayores de $54 pesos y conservar las originales de las mismas.

6.- Presentar declaraciones mensuales

7.- Tratándose de erogaciones por sueldos y salarios el patrón deberá efectuar la

retención correspondiente de ISR a cada uno de sus trabajadores.

8.- No realizar actividades a través de fideicomiso

Orgánica está inscrita en el RFC desde su inicio y al ser pequeño

contribuyente paga sus impuestos de ISR, IVA, e IETU por medio de una cuota

estimada integrada categoría B la cual se aplica cuando las actividades exentas y/o

tasa 0% representan más del 40% del valor total de sus ingresos. Dicha cuota se

paga de manera bimestral antes del día 17 de cada bimestre después de la

causación del impuesto y actualmente se encuentra en $270 por concepto de los

tres impuestos.

3.9 PROBLEMÁTICA ACTUAL

• Funcionamiento y clientes

Orgánica es una microempresa que se clasifica como tal, a causa de que

cuenta con menos de 15 empleados y la administración se realiza de manera

empírica por medio de los propietarios del negocio.

Esta funciona como una microempresa comercial minorista debido a que se

dedica a la compra-venta de productos comestibles y de uso personal orgánicos,

ecológicos y biodegradables al público en general. Por medio de la observación

logré percibir que las personas que frecuentan la tienda son jóvenes, niños, padres

de familia, pero sus principales clientes son amas de casa y adultos mayores que

tienen un fuerte sentido sobre el consumo de este tipo de productos como una

fuente de salud y bienestar, además las personas que frecuentan la compra de los

productos que se hallan en Orgánica tienen un amplio compromiso con la

preservación del medio ambiente, lo cual nos permite ver desde un panorama más

amplio quienes son los clientes de Orgánica.

Por otro lado también se debe considerar que los productos orgánicos son un

poco más caros que los encontrados en cualquier tienda de abarrotes, ya que estos

deben cumplir con una serie de normas para hacerse llamar “orgánicos”. Lo anterior

hace que este tipo de productos no estén al alcance de los bolsillos de muchas

personas, dejando con esto un número más reducido de clientes.

• Problemática

Como pudimos ver con anterioridad Orgánica al igual que la mayoría de las

microempresas vive una serie de problemas que la afectan considerablemente.

Los problemas que fueron identificados con relación a los principalmente

citados en el marco teórico son:

1.- Falta de estructura administrativa, en la cual se pueda encontrar un

organigrama que permita identificar las líneas de autoridad dentro de la

empresa.

2.- Carencia de controles administrativos ó mantenimiento a los que ya se

tienen, con la finalidad de impedir posibles fraudes o el llamado “robo hormiga”

en alguna de las áreas de la microempresa.

3.- Bajos niveles de venta, debido a que es una microempresa comercial la cual

no le ha prestado suficiente atención a los términos de publicidad ya que hay

muchas personas que no saben de la existencia de esta.

4.- Carencia de herramientas tecnológicas, en este caso un sitio web mediante el

cual pueda dar a conocer los productos que ofrece y así poder incrementar

posiblemente sus niveles de venta.

Dentro de los problemas detectados anteriormente se desarrollará el

problema de la carencia de controles administrativos, en este caso los inventarios el

cual es el tema central del presente trabajo, este problema fue detectado por medio

de las interrogantes que se planteaban los socios del negocio, sobre el posible

desvió de mercancía por parte del personal con el que cuenta la empresa, ya que los

empleados son quienes están encargados de la tienda durante todo el día y tiene

acceso al almacén, mientras que los propietarios no se han dado a la tarea de

implantar una herramienta que los ayude a conocer datos exactos sobre los

inventarios dentro de la empresa o mejorar el sistema que tiene el negocio.

Actualmente Orgánica cuenta con una base de datos en la cual se registran

las ventas diarias, compras y esta misma tiene un apartado de inventarios, que tiene

como finalidad llevar a cabo el control de la mercancía, lo cierto es que la sección de

inventarios en esta base de datos no es utilizada por los empleados o dueños del

negocio ya que estos plantean que no cumple con sus expectativas, debido a que

carece de ciertos datos que se consideran importantes para el control del inventario

Por lo tanto en el siguiente capítulo se propone el desarrollo de un nuevo

sistema para el control de la mercancía, considerando que este debe ser de fácil

manejo tanto para los empleados como para los propietarios del negocio con la

finalidad de hacer más fácil esta función dentro de la empresa, así como

proporcionar una herramienta eficiente en el manejo de la información pertinente a

los inventarios.

CAPITULO 4 LA BASE DE DATOS COMO UN SISTEMA PARA EL CONTROL DE

INVENTARIOS

4.1 EL SISTEMA ACTUAL PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS Actualmente en Orgánica se cuenta con un sistema de base de datos

desarrollado en Microsoft Access. La base de datos se encuentra compuesta por un

menú principal que cumple con las funciones de registro de ventas y compras diarias

y mensuales e inventario como se muestra a continuación.

Figura 1.1

Como podemos observar en la figura 1.1 dentro del menú principal se

encuentra el icono inventario, en esta sección de la base de datos se pretende llevar

a cabo el control del inventario, una de las socias del negocio hace énfasis en que la

base de datos actual solo es utilizada para el registro de las ventas y compras.

Mientras tanto la sección de inventarios no ha sido tomada con mucha

importancia dentro de la empresa, lo cual ocasiona que esta parte de la base de

datos no este actualizada, a su vez esta carece de información que resulta

importante para el buen manejo de los inventarios. Al dar clic en

se despliega el siguiente formulario.

Figura 1.2

En la figura 1.2 se observan los datos con los cuales cuenta la actual base de

datos de Orgánica para informarse acerca de los inventarios, como podemos ver en

la columna de existencia se encuentran los datos del nivel de existencia de cada

articulo el resultado de esta columna se deriva del la relación que se tiene entre

menos las

A continuación se muestra en la figura 1.3 la tabla: compras por mes, esta se

muestra con la finalidad de comparar los resultados de las tablas compras por mes

menos ventas mensuales debe de dar como resultado la existencia actual de cada

articulo, pero es ahí donde se encuentra la anomalía y dificultad para conocer la

información pertinente al nivel de existencias de cada artículo.

Veamos y comparemos lo que pasa con el artículo avena de las siguientes

tablas:

e

Figura 1.3

La figura 1.3 muestra la tabla de compras por mes, en la primera fila

encontramos que en el mes de septiembre se recibieron 16 paquetes de medio kilo

de avena cada uno.

Figura 1.4

En la figura 1.4 se puede observar la tabla: ventas por mes en esta se puede

encontrar que para septiembre se vendieron 12 paquetes de medio kilo de avena

cada uno. Lo cual daría como resultado 16 artículos recibidos menos 12 vendidos

sería igual a un inventario de 4 artículos en existencia.

Figura 1.5

La figura 1.5 comprueba que el sistema para controlar los inventarios en la

microempresa Orgánica actualmente carece de información así como de un

adecuado mantenimiento en sus datos ya que estos no han sido actualizados.

Los socios del negocio hicieron énfasis en que ellos utilizan esta base de

datos solo para el registro diario de las ventas y que los datos proporcionados para

controlar los inventarios no cumplen con sus perspectivas, debido a que en la actual

base de datos que se maneja no se puede llevar a cabo un control operativo en el

cual se realicen registros donde se determine la fecha de entrada y salida de

mercancía, así como su correspondiente número de factura con la cual entra y su

nota de venta con la cual se le da salida a los productos, entre otros datos que

resultan importantes para esta tarea.

4.2 PLANEACIÓN PARA EL SISTEMA PROPUESTO

Primero que nada, se determinó por medio de un análisis realizado al sistema

actual que se utiliza para el control de inventarios que datos eran los que no se

consideraban en dicho sistema y se determino que este carecía de datos tales

como:

• Numero de artículos en entrada

• Número de artículos en salida

• Fecha de entrada de productos

• Fecha de salida de productos

• Número de factura con el cual entran los productos así como

• Número del vale del almacén o nota de venta con el cual se vendió la

mercancía

• Nivel exacto de existencias por artículo

• Precio de compra y precio de venta de cada artículo

Todos estos datos se consideran importantes para conocer la información

precisa relacionada con el control de inventarios, además también se encontró la

necesidad de crear un vale que controle las salidas de mercancía del almacén ya

que no existe ningún formato que responda por los artículos que fueron extraídos de

almacén.

FECHA CONCEPTO CANTIDAD _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

VALE DE SALIDAS DE ALMACÉN FOLIO: ____________

__________________________

RECIBIDO POR (Nombre y firma)

Al no contar con los datos mencionados anteriormente el actual sistema para

el control de inventario utilizado en Orgánica, impide a los miembros de la empresa

proveerse de información rápida y precisa sobre el nivel de existencia de cada

artículo.

A continuación presento el desarrollo del sistema propuesto para el control de

los inventarios en la microempresa Orgánica.

4.3 EL SISTEMA PROPUESTO PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS

Para manejar la información relacionada con el control de inventarios se

propone la utilización de una base de datos exclusiva para ello en la microempresa

comercial Orgánica. El sistema funcionará como se describe a continuación:

Para poder acceder al sistema se debe introducir el CD y dar doble clic en el

archivo ORGÁNICA que se encuentra en Microsoft Office Access formato de archivo

2000.

A continuación aparecerá la siguiente ventana en la cual se mostraran las

tablas con las cuales cuenta la base de datos, una para productos y la otra para

proveedores.

Figura 1.6

Al hacer clic en la tabla: productos se accederá a una ventana en la cual se

encuentra el concentrado de información relacionada con las entradas y salida de

cada producto como se muestra a continuación

Figura 1.7

LA TABLA PRODUCTOS

Está tabla contiene información referente a la entrada y salida de los

productos (Ver figura 1.7)

En Access cada tabla esta compuesta por una serie de datos a los

cuales se les llama campos, estos se describen a continuación para la

siguiente tabla:

Nombre del

campo Tipo Descripción

Id producto Autonumerico Número de registro de cada operación de entrada o salida de productos.

Nombre Texto Nombre del producto Categoría Texto Clasificación Proveedor Texto Nombre del proveedor Unidad Texto Unidad de medida del producto Costo Moneda Costo del producto Venta Moneda Precio de venta del producto Entrada Número Número de productos que entraron al almacén Fecha/ entrada Fecha/hora Fecha en la que entraron los artículos Factura/entrada Número Número de factura con la cual se recibió la

mercancía Salida Número Número de productos que salieron por

concepto de ventas o por salida del almacén. Fecha/salida Fecha/hora Fecha en la cual salieron los artículos

Nota o vale/salida Número Número de la nota de venta o vale de salida del almacén

Al igual que en la tabla de productos si se da clic en el icono de

proveedores como lo muestra la figura 1.6 se accederá a una tabla en la cual

se encuentra el concentrado de información relacionada con los proveedores

como se muestra a continuación:

Figura 1.8

LA TABLA PROVEEDORES

En está tabla podremos encontrar el concentrado de información

referente a los datos de los proveedores, los cuales serán de gran ayuda

para la microempresa en dado caso que esta requiera contactar a alguno de

sus proveedores para realizar algún pedido o alguna situación en particular

(Ver figura 1.8)

Los datos contenidos en la tabla de proveedores se muestran a

continuación:

Nombre del

campo Tipo Descripción

Id proveedor Autonumerico Identificador único para cada proveedor Empresa Texto Nombre de la empresa Contacto Texto Nombre del contacto Dirección Texto Dirección del contacto Ciudad Texto Ciudad en la cual reside el contacto Código postal Número Código postal del lugar donde reside el contacto Estado Texto Estado en el cual reside el contacto Teléfono Número Número telefónico del contacto o empresa Fax Número Numero de fax de la empresa E-mail Texto Correo electrónico del contacto

Una vez analizadas ambas tablas podemos concluir que estas nos van

a servir para almacenar y visualizar los datos relacionados tanto con los

productos como con los proveedores de forma rápida y sencilla.

La base de datos propuesta, también cuenta con formularios en los

cuales se puede agregar datos a las tablas anteriormente vistas, ahora

veremos la función que tiene el formulario de productos en la siguiente base

de datos.

Al hacer clic en formularios productos aparecerá el siguiente

formulario en el cual se puede agregar información a la tabla productos

Figura 2.0

Figura 1.9

Como podemos observar en la figura 2.0 los datos contenidos en el

formulario productos son los mismos que los presentados en la tabla

productos figura 1.7, lo que nos ofrece este formulario es una forma más

fácil y sencilla de registrar los movimientos de entradas y salidas de

mercancía. Considerando que si solo se ocasionaron movimientos de salida,

en los registros de entradas no se depositará ningún dato y viceversa como

lo muestra la figura 2.0.

Una vez registrados los datos en el formulario estos se actualizarán de

manera automática en la tabla de productos como se muestra en la siguiente

figura:

Figura 2.1 Como podemos ver en la figura 1.9 la base de datos también cuenta

con un formulario de existencias el cual se muestra a continuación:

Figura 2.2

Mediante el formulario presentado en la figura 2.2 se podrá conocer

rápidamente la existencia de cada producto con solo teclear su nombre en el

registro producto.

Otra de las funciones que nos ofrece Access para administrar la

información es uso de consultas las cuales de cierta manera cumplen la

misma función que los formularios ya que ambas ayudan a conocer

información rápidamente.

Para el desarrollo del sistema propuesto esta función es de gran

ayuda ya que por medio de una consulta se pueden conocer los niveles de

existencia que tiene cada producto además de indicar cuando las existencias

de un artículo en particular se encuentran en cero.

Al dar clic a consultas: existencia como lo muestra la figura 2.3 se accederá a

la siguiente ventana:

Figura 2.4

Figura 2.3

En la figura 2.4 se muestra la ventana consulta: existencia por medio

de esta se podrá conocer con exactitud cuanto es la existencia de cada

artículo. Además esta consulta también dará a conocer si existe mercancía

faltante por la cual sea necesario realizar un pedido. Los registros que

aparezcan con el signo de (-) y en blanco como es el caso del genjibre y el

germen tostado mostrados en la figura 2.3 significa que no hay existencia de

dichos productos.

La base de datos propuesta queda accesible a posibles

modificaciones ya que los propietarios deberán determinar un nivel de stock

dentro de la consulta existencias en máximos y mínimos, de cada producto

de acuerdo a la apreciación de las necesidades con base a la experiencia

registrada de las ventas de cada producto, es decir, cuanto se vende

regularmente de cada producto para realizar los pedidos en base a las

ventas y así evitar costos de almacenamiento.

Como se puede observar en la figura 2.2 presentada anteriormente la

base de datos, también cuenta con la consulta proveedor-producto esta fue

diseñada con el objetivo de dar a conocer ¿Quienes son los proveedores? y

¿Qué productos abastecen? La figura 2.5 muestra la ventana de la consulta

proveedor-producto.

Figura 2.5

Para finalizar la tarea de la utilización de la base de datos y no perder

la información solo se deben cerrar todas las ventanas en utilización y

considerar que si aparece la ventana

Se debe dar clic en el botón

Para finalizar la recomendación de utilizar una base de datos en

Access como un sistema para controlar los inventarios. Se deriva de que

esta herramienta permite llevar un control sencillo de los movimientos que

producen las mercancías, además de que es un programa de fácil utilidad y

con el cual ya se encuentran familiarizados los empleados y propietarios de

Orgánica ya que lo utilizan para el registro de las ventas.

Conclusiones

En conclusión se puede decir que la importancia del control de

inventarios radica en que los inventarios significan un costo para la empresa,

desde el costo de oportunidad de tener los productos a comercializar, hasta

la disminución de la utilidad, es por ello que el control de inventarios resulta

ser una herramienta fundamental para cualquier tipo de empresa sin importar

su giro o magnitud, ya que como se menciona este permite reducir costos y

evitar perdidas por desperdicios y robos.

A lo largo del al análisis realizado sobre el control de inventarios de la

microempresa comercial Orgánica, objeto de estudio de la presente

investigación.

Se ha podido detectar que Orgánica al igual que la mayoría de las

microempresas no le ha prestado la suficiente atención al tema de control de

inventarios, ya que actualmente esta cuenta con un sistema mediante el cual

pretende llevar el control de inventarios, pero a su vez este presenta

problemas con la generación de la información, debido a que carece de

datos esenciales para el adecuado control de los inventarios.

También se detecto que existe incertidumbre por parte sus socios, ya

que tal como se menciona al principio de este documento, dentro de la

metodología, el fraude es uno de los principales problemas que viven con

mayor continuidad las microempresas y este se da a causa de no contar con

herramientas eficientes que permitan llevar a cabo el control de inventarios.

Es por ello que la conclusión final seria, que de no implantar un

sistema eficiente y fácil de utilizar en la microempresa Orgánica se podrían

incrementar los problemas relacionados con el control de inventarios, así

como seguiría en constante aumento la incertidumbre por parte de los

socios, debido al posible desvío de mercancías.

En la actualidad el avance tecnológico brinda una serie de

herramientas eficientes y fáciles de utilizar que permiten al microempresario

controlar ciertas áreas del negocio, es por ello que mediante el desarrollo de

la propuesta planteada se busca obtener los siguientes beneficios:

• Llevar a cabo registros más minuciosos sobre la entrada y salida de

productos del almacén.

• Mantener actualizados datos relativos al control operativo de los

inventarios. (al hablar de control operativo se hace referencia a las

entradas, salidas y nivel de existencias de cada producto)

• Conocer de forma rápida y precisa, niveles de existencia, datos del

producto o proveedor.

• Evitar el posible desabasto de mercancía o los sobrepedidos.

Recomendaciones

Basándome en la observación de las actividades que se realizan y la

problemática que vive la microempresa Orgánica se recomienda lo siguiente:

• Implementar un nuevo sistema con el cual se optimice el control de

los inventarios.

• El hecho de que sea una microempresa no debe impedir dar a

conocer a sus empleados su planeación estratégica, es decir, misión,

visión, objetivos y valores.

• Realizar una campaña publicitaria para darse a conocer más en el

mercado.

• Diseñar una pagina web, en la cual se permita comprar los productos

de la empresa por este medio.

• Otra recomendación en general para el tipo de empresas analizadas

en este trabajo de investigación sería que todos los

microempresarios se informen, conozcan y se capaciten para estar

alerta en el mundo de los negocios, en decir, se profesionalicen día

con día para llevar la optima administración de su empresa.

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