Universidad del PacíficoDepartamento Académico de ContabilidadContabilidad Financiera IIISemestre 2009-IProfesor: Miguel Bravo

Manuel ArribasEsther LeivaSilvana Gomez

NOTA 20

Control de Lectura

1. Suponga que usted tiene que elaborar un plan de cuentas en una empresa nueva. El detalle es que esta empresa quiere llegar a un nivel de detalle siguiente:

a. La empresa desarrolla varias unidades de negocio, por lo que cada unidad funciona como una “mini empresa”.

b. Cada unidad puede desarrollar diferentes “proyectos” y cada uno requiere un presupuesto individual.

c. La empresa tiene gastos que son generales y comunes a todas las unidades de negocio.

d. La empresa desea poder elaborar un punto de equilibrio por unidad y por proyecto.

Se le solicita ayudar a la gerencia para determinar los criterios que aconsejaría seguir para poder elaborar un plan de cuentas adecuado. (15 puntos).

Desarrollo:

Como principios contables para la elaboración de este caso utilizaremos la Norma internacional de información financiera (NIIF 8), la cual entró en vigencia en el Perú a partir del 1 de enero del 2009 y la derogada Norma internacional de contabilidad (NIC 14).

En este sentido, desde el punto de vista contable lo que se debe realizar es desarrollar el nuevo plan de cuentas alineado con dicha normas, básicamente para permitir estructurar la contabilidad de acuerdo a la normativa vigente. Adicionalmente enfocar dicho plan de que también pueda servir como herramienta de gestión a la Compañía.

En ese sentido, los criterios que resomendamos a la Compañía identificar sus unidades de negocio sobre la base de lo siguiente:

1. Que pueda identificar claramente las actividades de negocios de las que puede obtener ingresos e incurrir en gastos (incluidos los ingresos y los gastos por transacciones con otros componentes de la misma entidad),Ej -1:

Unidad de venta de telefonía post – pago Unidad de venta de telefonía pre pago.

En ambos casos se puede identificar claramente los ingresos generados por cada actividad, también se puede identificar los gastos por cada unidad y finalmente hay costos / gastos comunes; como la depreciación.

Ej -2:

Unidad de ventas de moto - Taller en ventanilla Unidad de ventas de vehículos – Taller en magdalena

En este caso es más sencillo, ya que no hay costos operativos en comunes, lo que podríamos tener en común son los gastos administrativos y de ventas.

2. Cuyos resultados de operación son revisados de forma regular por la máxima autoridad en la toma de decisiones de operación de la entidad,para decidir sobre los recursos que deben asignarse al segmento y evaluarsu rendimiento.

En este punto es clave poder separar y ordenar la información de acuerdo a lo que se necesita por los tomadores de decisiones; no podemos perder el sentido de la contabilidad. El objetivo de este punto es permitir la asignación de recursos a los segmentos de operación de una entidad y la evaluación de su rendimiento.

Sobre la base de estos dos puntos se recomienda a la Compañía identificar asuntos específicos como:

(a) la naturaleza de los productos y servicios, es decir que tipo de productos se vente, cómo se venden, a dónde se venden, etc.(b) la naturaleza de los procesos de producción y el sistema de costeo y asignación de drivers;(c) el tipo o categoría de clientes a los que se destina sus productos yServicios , el proceso de ventas ;(d) los métodos usados para distribuir sus productos o prestar los servicios; (e) si fuera aplicable, la naturaleza del marco normativo, por ejemplo, bancario, de seguros, o de servicios públicos.

Una vez que la Compañía ha identificado y tiene claro los criterios antes mencionados se recomienda:

Distribución de gastos comunes:Elaboración de drivers / asignadores de costos los cuales permita de la manera más objetiva, la asignación de los recursos comunes a cada segmento.

Típicos ejemplos son la asignación del personal administrativo y de ventas, en este caso la pregunta sería, ¿Cuánto tiempo incurre los funcionarios en la gestión de cada segmento?, ese podría ser un driver para la asignación de los gastos. Esto reflejado al plan de cuentas se podría distribuir o “parametrizar” los asientos de gastos por naturaleza, de manera que permita, de manera automática, realizar esta distribución. EJ:

El otro caso sería presentar la distribución a nivel de balance de comprobación y elaborar un plan de cuentas más desagregado, por ejemplo:

62 Gastos de personal

40,000.00

621 Remuneraciones 6211 Sueldos y salarios

62111 Sueldos y salarios - Segmento 1 20,000.00 62112 Sueldos y salarios - Segmento 1 20,000.00

41 Remuneraciones y part. x pagar 40,000.00 411 Remuneraciones por pagar

4111 Sueldos y salarios por pagar

41111Sueldos y salarios por pagar - Segmento 1 20,000.00

41112Sueldos y salarios por pagar - Segmento 2 20,000.00

Este sistema sería un poco más complicado, ya que cada módulo contable en común debe distribuir sus costos comunes dentro del proceso o flujo menor de operaciones, es decir es más específico al momento de calcular lo que corresponde a cada sector.

Para el tema presupuestal, la Compañía debe asignar el presupuesto por segmento, lo recomendable es “armar” un estado de resultados y balance general, a nivel de balance de comprobación por segmento, en dopnde asigna sus recursos de manera diferenciada. Esto aplicado sobre la base de información financiera por segmento del año anterior. En los ejemplos anteriores, al final del año, los tomadores de decisiones, saben cuanto de su mano de obra es destinada a cada unidad de negocio – segmento, por lo que estaría en la capacidad de ver que unidad podría requerir personal adicional

92 Gastos administrativos 2,000.00

921 Gastos administrativos - Segmento 1 1,000.00

922 Gastos administrativos - Segmento 2 1,000.00

93 Gastos de ventas 2,000.00

931 Gastos de ventas - Segmento 1 1,000.00

932 Gastos de ventas - Segmento 2 1,000.00

79 CICCG 4,000.00

791 CICCG 4,000.00

que trabaje sólo en ese segmento o por el contrario dónde se pude ver un exceso de mano de obra. El presuesto del año siguiente apuntaría a corregir estas desviaciones.

Es importante recalcar a la gerencia que mida los efectos de cambios en los drivers al momento de realizar el presupuesto del año siguiente.

Distribución de inversiones comunes:En este caso es importante poder medir la asignación, por ejemplo, de activo fijo. Es más sencillo si se puede identificar claramente las unidades generadoras o de negocio. Por ejemplo, una compañía que produce chocolate y galletas mediante maquinaria diferente. En este sentido es simple, ya que sólo sería necesario una distribución de la siguiente manera (al momento de compras de AF):

33 IME 220,000.00 333 Maquinaria y equipo

3331 Maquinaria y equipo de producción 33311 Costo

333111 Costo - Segmento 1 20,000.00 333112 Costo - Segmento 2 200,000.00

40 Trib. y Ap. al Sist. Pens. y de Sal. x pagar

41,800.00

401 Gobierno central 4011 IGV

40111 IGV - cuenta propia 41,800.00 46 Cuentas x pagar diversas - terceros 261,800.00

465 Pasivos x compra de activo inmovilizado

4651Pasivos x compra de activo inmovilizado Segmento 1 23,800.00

4652Pasivos x compra de activo inmovilizado Segmento 2 238,000.00

Para el caso de la depreciación se asignaría de la misma manera.

En caso de que sea un activo fijo en común podría manejarse drivers de acuerdo a los ingresos producidos.

Asimismo, también se hace hincapié en el tipo de actividad empresarial que lleva la empresa, es decir, si se trata de una empresa industrial o una empresa comercial. Además, el Plan de Cuentas General Empresarial debe guardar estrecha relación con el giro del negocio. Por tanto, la empresa adopta a sus Estados Financieros las cuentas y subcuentas del PCGE que más se adapten a su situación. (Por ejemplo: en el caso de una empresa avícola se utilizará la cuenta 274 con más regularidad que en una empresa dedicada a la venta de instrumentos musicales). Por otro lado, uno de los criterios adicionales podría ser el de Unidad o base de medición en el que tenemos distintas bases de medición en términos monetarios: Costo histórico, Costo corriente, Valor realizable, Valor presente, Valor razonable.

Finalmente y como conclusión, el plan de cuentas, debe ir de la mano con los segmentos identificados por la Gerencia, así como los métodos de costeo utilizados. La Contabilidad debe ser el reflejo, con lo cual se empezaría armar el plan de cuentas creando cuentas 60 – compras por sector, cuentas 9 de naturaleza por sector, cuentas 70 de ingresos por sector, cuentas 61 por sector, etc. De esta manera la Compañía empezaría operar y tendria la herramientas necesaria para gestionar sus unidades de negocio.

2. ¿Por qué una empresa comercial tiene como asiento de destino la 61 y una comercial la 71? ¿Qué diferencias aparecerían en el proceso de cierre contable? (05 puntos)

Porque para una empresa industrial la cuenta 71 será una cuenta que refleja todas las variaciones de inventarios: productos terminados, subproductos desechas, producción en proceso, envases y embalajes. Es decir, que son inventarios propios de una empresa que manufactura productos. En cambio el asiento de destino de una empresa comercial es la cuenta 61 ya que reflejará solamente el stock de existencias sin incluir el proceso productivo que una empresa industrial involucra.

Para el cierre contable en una empresa comercial la cuenta 61 se cierra con la cuenta 69: Costo de Ventas. La 611 puede tener un saldo deudor o acreedor y el Margen Comercial lo recibe a la inversa. Es decir, si la 611 tiene saldo deudor entonces se carga a la cuenta 80 porque esta cuenta tiene relación con la cuenta Mercaderías. Por otro lado, en una empresa industrial la cuenta 71 se cierra con la cuenta 81: Producción del Ejercicio.