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Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia

TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: DP-PT-34

NOMBRE:

DESARROLLO DE LA POLITICA EXTERIOR / GESTIONAR

Y PROGRAMAR LOS PAGOS A LOS ORGANISMOS INTERNACIONALES

Y CONFERENCIAS MULTILATERALES EN LAS QUE PARTICIPA COLOMBIA

VERSIÓN: 6

RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN:

DIRECCIÓN DE ASUNTOS POLITICOS MULTILATERALES (DAPM) / GRUPO

INTERNO DE TRABAJO DE ASUNTOS INSTITUCIONALES ANTE ORGANISMOS

MULTILATERALES (GAIOM)

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Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.

Fecha de Vigencia: 08/06/2018

HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO

1 Adopción del procedimiento

2 Modificación de Objetivo, Alcance, Base legal, Políticas de operación, Flujograma y se ajustó al formato actual del SIG

3 Actualización base legal, definiciones, políticas de operación y desarrollo del procedimiento

4

• Se redactó nuevamente el objetivo del procedimiento para que quedara claro que éste hace referencia tanto a cuotas como a contribuciones pagadas a organizaciones internacionales de las que Colombia es Estado Miembro.

• En la base legal se incluyó la mención a la resolución ministerial vigente por medio de la cual se establecen las funciones de la Dirección de Asuntos Políticos Multilaterales. De esta manera se hace referencia a la normatividad correspondiente, sin que sea necesario emitir una nueva versión de este procedimiento en el caso que esa normatividad se actualice.

• Se redactaron nuevamente las definiciones para que estas fueran más claras para quienes no están familiarizados con el procedimiento.

• Se incluyeron nuevas políticas de operación respecto a la programación y pago de las cuotas obligatorias, y a la toma de decisiones sobre el pago de contribuciones voluntarias.

• Se actualizaron los diagramas de flujo del procedimiento para señalar con claridad el momento en el que se toman decisiones sobre la creación de los rubros para el pago de cuotas o contribuciones, y el pago de estas últimas.

• Se incluyó como registro el que se hace en el software de administración de la información de candidaturas, cuotas y contribuciones (Software C3).

• Se registró que los documentos asociados a este procedimiento son las leyes aprobatorias de los tratados internacionales por los cuales el Gobierno de Colombia se obliga a pagar una cuota a una organización internacional.

• Se actualizó la información respecto al punto de control que pretende evitar que se gire un pago de una cuota o una contribución a una cuenta diferente a la que debe ser girado.

5

• Se incluyó la definición de PAC en el numeral 4 “Definiciones”

• Se actualizaron los registros asociados al procedimiento incluyendo los siguientes: o Reporte en Excel de ejecución de pagos, manejado por la Dirección Administrativa y

Financiera. o Facturas o Cuentas de Cobro de los organismos internacionales o Recibo o Estado de Cuenta de pago de los organismos internacionales o Documento de Instrucción de Pago (DIP).



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o GF-FO-100 Necesidades de Bienes y Servicios. o Documento de priorización de pago de cuotas y contribuciones.

• Se eliminaron las siguientes políticas de operación: o “La decisión sobre la programación y pago de las cuotas obligatorias las toman el

Viceministro de Asuntos Multilaterales o el Ministro de Relaciones Exteriores con base en la prioridad política de los Organismos Internacionales, las facturas recibidas a la fecha de tomar la decisión, los recursos disponibles aprobados por el Ministerio de Hacienda para la vigencia en curso, y la situación financiera en los Organismos Internacionales”.

o “La decisión sobre la programación y pago de las contribuciones voluntarias es tomada por el Viceministro de Asuntos Multilaterales y/o por orden del Ministro de Relaciones Exteriores, una vez se hayan pagado la totalidad de las cuotas obligatorias o se evidencie la disponibilidad de recursos suficientes para pagarlas en su totalidad”.

• Se incluyó la siguiente política de operación: “La decisión sobre la programación y pago de las contribuciones voluntarias es tomada por el Viceministro de Asuntos Multilaterales y/o por orden del Ministro de Relaciones Exteriores, según se identifique su conveniencia”.

• Se hicieron los siguientes cambios en el diagrama 8.3: o Se eliminó la actividad “Recibir solicitud de contribución voluntaria”. o Se cambió la actividad “Consultar al Viceministro acerca de la solicitud de contribución

voluntaria” por “Presentar al Viceministro las alternativas de contribución voluntaria”. o Se ajustó la numeración de las actividades. o Se eliminó la siguiente frase de la observación de la actividad 1: “Sólo es posible

considerar la posibilidad de hacer contribuciones si existen recursos disponibles para este fin tras haber presupuestado la totalidad de los pagos de las cuotas obligatorias de la vigencia respectiva”.

• Se incluyó un nuevo diagrama titulado “Programar los pagos a los organismos internacionales y conferencias multilaterales en las que participa Colombia”. Este nuevo diagrama es identificado con el número 8.4.

• El diagrama 8.4 de la versión 4 se identificó con el número 8.5.

• Se hicieron los siguientes cambios al diagrama 8.5 (diagrama 8.4 en la versión 4): o Se cambió el título de “Gestionar y Programar los pagos a los organismos

internacionales y conferencias multilaterales en las que participa Colombia” por “Programar los pagos a los organismos internacionales y conferencias multilaterales en las que participa Colombia”.

o Se incluyó la siguiente observación a la actividad 5: “La solicitud de asignación de recursos se realiza mediante un memorando pidiendo el PAC de los pagos a realizar.

• Se hicieron los siguientes cambios en numeral 9 “Puntos de Control”: o Se precisó que el punto de control identificado pertenece al diagrama 8.5 “Gestionar

los pagos a los organismos internacionales y conferencias multilaterales en las que participa Colombia”.

o Se indicó que el número de la actividad dónde se hace el control es la número 5.



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o Se señaló que la actividad vulnerable es “Solicitar el pago ante la Dirección Administrativa y Financiera”.

6

• En el Alcance se modificó la acción con la cual termina el procedimiento

• Se actualizaron las definiciones de contribución y de DIP en la sección de Definiciones

• En la base legal se actualiza el Decreto por el cual se modifica la estructura del Ministerio de Relaciones Exteriores y se dictan otras disposiciones;

• En la sección de Documentos Asociados, se incluyó la Orden de pago presupuestal de gastos – comprobante SIIF Nación y se incluyó el GF-FO-100 Necesidades de Bienes y Servicios;

• En la sección de Registros, se cambió el área encargada del manejo del reporte de Excel de ejecución de pagos;

• Se incluyeron las herramientas tecnológicas que usa el procedimiento en la sección de Sistemas de información y otros medios electrónicos;

• En la sección de Políticas de operación, se realizó un cambio en la fecha en la que debe ser enviado el anteproyecto presupuestal;

• El flujograma del procedimiento se actualizó y se adaptó a la tabla del desarrollo de procedimiento.

• Se indicó que el número de la actividad dónde se hace el control es el número 6

CONTROL DE REVISIONES

ELABORÓ CARGO FECHA

DIANA MARCELA PRADO SANDOVAL Tercer Secretario de la Dirección de Asuntos

Políticos Multilaterales 30/05/2018

FRANCISCO ALEJANDRO TORRES MUÑOZ Tercer Secretario de la Dirección de Asuntos

Políticos Multilaterales 30/05/2018

REVISÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA

MARÍA PEÑA SARMIENTO Asesora de la Oficina Asesora de Planeación y

Desarrollo Organizacional 01/06/2018

REVISÓ CARGO FECHA

MIGUEL CAMILO RUÍZ BLANCO Embajador

Director de Asuntos Políticos Multilaterales 08/06/2018

APROBÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA

LIZ ALEXY JEREZ ARAQUE Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y

Desarrollo Organizacional 08/06/2018



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1. OBJETIVO Establecer la secuencia de actividades requeridas para realizar los pagos de las cuotas obligatorias y de las contribuciones voluntarias que el Ministerio de Relaciones Exteriores hace a los organismos internacionales de los que Colombia es Parte. 2. ALCANCE El procedimiento inicia con el estudio del comportamiento del pago de cuotas obligatorias de los dos últimos años para la elaboración del anteproyecto de presupuesto, y termina con la notificación del pago realizado y la solicitud del comprobante de pago al organismo internacional. 3. BASE LEGAL Leyes aprobatorias de los tratados internacionales por los cuales el Gobierno de Colombia se obliga a pagar una cuota a una organización internacional. Decreto por medio del cual se modifica la estructura del Ministerio de Relaciones Exteriores y se dictan otras disposiciones. Resolución ministerial vigente por medio de la cual se establecen las funciones de la Dirección de Asuntos Políticos Multilaterales 4. DEFINICIONES CONTRIBUCIÓN: Aporte netamente voluntario que realiza el Gobierno de Colombia a una organización internacional, por instrucción directa del Viceministro de Asuntos Multilaterales o del Ministro de Relaciones Exteriores. CUOTA: Obligación financiera de Colombia con los organismos internacionales de los cuales hace Parte, que surge de una escala de cuotas aprobada por la Asamblea General de dicho organismo y un presupuesto aprobado, por lo que su naturaleza es de obligatorio cumplimiento. DAPM: Dirección de Asuntos Políticos Multilaterales. DIAF: Dirección Administrativa y Financiera DIP: Documento de Instrucción de Pago, mediante el cual se solicitan los pagos que se deben realizar con los recursos aprobados por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. GAIOM: Grupo (Interno de Trabajo) de Asuntos Institucionales ante Organismos Multilaterales.



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PAC: Programa Anual Mensualizado de Caja. 5. DOCUMENTOS ASOCIADOS Reglamentos financieros de cada uno de los organismos internacionales a los cuales Colombia paga una cuota obligatoria o contribución voluntaria. GF-PT-50 Pagaduría Tesorería del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio. GF-FO-100 Necesidades de Bienes y Servicios Orden de pago presupuestal de gastos – comprobante SIIF Nación 6. REGISTROS

Sistema de Gestión de Candidaturas, Cuotas y Contribuciones (Software C3). Reporte en Excel de ejecución de pagos, manejado por el escritorio de cuotas. Facturas o Cuentas de Cobro de los organismos internacionales. Recibo o Estado de Cuenta de pago de los organismos internacionales. Oficios y memorandos (que tratan temas de pagos de cuotas y/o contribuciones a organizaciones internacionales). Documento de Instrucción de Pago (DIP). GF-FO-100 Necesidades de Bienes y Servicios. Documento de priorización de pago de cuotas y contribuciones.

7. SISTEMAS DE INFORMACION Y OTROS MEDIOS ELECTRONICOS Sistemas Misionales: C3: Candidaturas, Cuotas y Contribuciones Servicios digitales: Office 365



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Intranet Sistemas estratégicos: Sistema Integrado de Gestión / Sistema Maestro Sistemas de apoyo: Sistema de correspondencia oficial SICOF 8. POLÍTICAS DE OPERACIÓN

• La obligación de los pagos a los organismos internacionales se origina con la ratificación de los tratados y convenios internacionales, la aprobación de los mismos por una Ley Nacional, el concepto de exequibilidad por la Corte Constitucional y la ratificación del Presidente. Además, el monto de las cuotas obligatorias surge de una escala de cuotas aprobada en la Asamblea General de cada organismo para determinado periodo, junto con el presupuesto general aprobado para ese mismo periodo de tiempo.

• El anteproyecto presupuestal que se hace cada año debe enviarse durante el mes de marzo de cada año a la Dirección Administrativa y Financiera del Ministerio de Relaciones Exteriores, generalmente, antes del día 15 de dicho mes del año anterior a la vigencia que se está presupuestando, con el aval del Viceministro de Asuntos Multilaterales y el Director de Asuntos Políticos Multilaterales.

• En el anteproyecto de presupuesto deben preverse los posibles aumentos en las cuotas obligatorias

generados por incrementos de los presupuestos o cambios en las escalas de cuotas, y deben incluirse los pagos de cuotas de la presente vigencia que no podrían ser pagadas con el presupuesto efectivamente asignado.

• En el anteproyecto los montos de las contribuciones voluntarias son decisión neta del Viceministro de

Asuntos Multilaterales.

• Los recursos aprobados en la Ley de Presupuesto Nacional para el pago de las obligaciones de Colombia ante organismos internacionales deben ejecutarse en la vigencia para la cual fueron solicitados, priorizando el pago de las cuotas obligatorias, antes de realizar contribuciones voluntarias de cualquier índole.

• En caso que exista algún saldo a favor de Colombia, debe solicitarse al Organismo Internacional que ese saldo se abone a la vigencia del año siguiente.



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• En el caso que, los recursos disponibles aprobados por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público para la vigencia en curso no sean suficientes para cubrir el pago de la totalidad de las cuotas, el Viceministro de Asuntos Multilaterales o el Ministro de Relaciones Exteriores tomarán las decisiones sobre la priorización de las cuotas a pagar y la definición de aquellas que se pagarían en vigencias futuras.

• Los datos bancarios de las Organizaciones Internacionales a las que se les gira dinero, se actualizan cuando se recibe una cuenta de cobro que muestre datos actualizados o cuando se reciba una comunicación que informe que estos cambiado.

• La decisión sobre la programación y pago de las contribuciones voluntarias es tomada por el Viceministro de Asuntos Multilaterales y/o por orden del Ministro de Relaciones Exteriores, según se identifique su conveniencia.



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9. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

9.1 ELABORACIÓN DEL ANTEPROYECTO DEL PRESUPUESTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE

TOMA DE DECISIONES

REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS

1 Iniciar proceso

2 Revisar el comportamiento de las cuotas

obligatorias de los dos últimos años Escritorio de cuotas

3

Incluir en el anteproyecto del presupuesto los resultados proyectados

de las cuotas pagadas en años anteriores

Escritorio de cuotas

3.1

¿Colombia tiene compromiso de pagar

nuevas cuotas obligatorias o el monto de

las cuotas pagadas actualmente variarán para

la siguiente vigencia?

SÍ Continuar a la actividad

4

NO Continuar a la actividad

5

4

Incluir los resultados esperados en el anteproyecto de presupuesto para las

cuotas obligatorias Escritorio de cuotas

5 Incluir el valor de las cuotas obligatorias

de la vigencia presente Escritorio de cuotas



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TOMA DE DECISIONES


6

Incluir adicionalmente en el anteproyecto para el siguiente año las

cuotas que la Cancillería no pueda pagar en el año en curso


Para estimar el valor de las cuotas que no se podrían pagar en la

vigencia en curso, se debe contemplar el valor

de los recursos efectivamente

asignados para ese fin, variaciones de las tasas

de cambio y el valor definitivo de las cuotas a

pagar.

El Viceministro de Asuntos Multilaterales o

el Ministro de Relaciones Exteriores toman las decisiones correspondientes en

caso de que los recursos efectivamente

asignados no sean suficientes y sea



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TOMA DE DECISIONES


necesario postergar los pagos de algunas

cuotas para vigencias futuras.

7

Consultar e incluir en el anteproyecto de presupuesto el valor de las

contribuciones voluntarias para los organismos


La decisión sobre los montos a solicitar para

las contribuciones voluntarias la toma el

Viceministro (a) de Asuntos Multilaterales

con base a las contribuciones giradas los dos años anteriores y la relevancia política de los organismos en

cuestión. Para tal fin, se debe

construir una matriz con

una propuesta de

contribuciones

voluntarias. La versión

definitiva de esta matriz



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TOMA DE DECISIONES


que tiene las

contribuciones

aprobadas debe ser

firmada por el

Viceministro (a) de

Asuntos Multilaterales y

debe guardarse una

copia escaneada como

evidencia de dicha

aprobación.

8

Enviar el anteproyecto a la Dirección Administrativa y Financiera con las

cuotas y las contribuciones Escritorio de cuotas

Debe enviarse el anteproyecto a la

Dirección Administrativa y Financiera durante el mes de marzo de cada

año (generalmente antes del día 15 de

dicho mes). El anteproyecto se envía

diligenciado en el formato GF-FO-100



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TOMA DE DECISIONES


Necesidades de Bienes y Servicios

9 Recibir el presupuesto aprobado por el

Congreso Escritorio de cuotas

10 Finalizar el proceso



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9.2 SOLICITUD DE CREACIÓN DE RUBRO PARA EL PAGO DE CUOTAS O CONTRIBUCIONES


TOMA DE DECISIONES


1 Iniciar proceso

2

Solicitar a la Secretaría General que tramite la creación del rubro ante el

Ministerio de Hacienda

Coordinador de GAIOM / Director de DAPM

Esta solicitud se hace mediante un memorando, anexando los antecedentes pertinentes como la ley aprobatoria del tratado internacional, los datos de la organización internacional, las escalas de las cuotas, las facturas de cobro de las cuotas, entre otros.

3 Solicitar a DIAF que tramite la creación del rubro ante el Ministerio de Hacienda

Secretario General

4 Solicitar la creación del rubro al

Ministerio de Hacienda Funcionario encargado DIAF

5

Recibir y estudiar la solicitud de creación del rubro

Funcionario encargado en el Ministerio de Hacienda y Crédito Público



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TOMA DE DECISIONES


5.1

¿El Ministerio de Hacienda aprueba la creación del rubro?


9


6

6

Solicitar información adicional sobre la solicitud


7 Transmitir la solicitud de información

adicional a la DAPM Funcionario encargado DIAF

8

Ampliar la información que justifica la creación del rubro


Debe enviarse el anteproyecto a la

Dirección Administrativa y Financiera durante el mes de marzo de cada

año (generalmente antes del día 15 de

dicho mes).

9

Crear el nuevo rubro e informar al respecto a la Cancillería




NOMBRE:




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TOMA DE DECISIONES


10 Recibir la información de creación del

rubro e informar a la DAPM Funcionario encargado DIAF

11 Recibir y archivar la comunicación sobre

el rubro creado Escritorio de cuotas

12 Finalizar el proceso



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9.3 ESTUDIO PARA EL PAGO DE UNA CONTRIBUCIÓN VOLUNTARIA A UN ORGANISMO INTERNACIONAL


TOMA DE DECISIONES


1 Iniciar proceso

2

Presentar al Viceministro de Asuntos Multilaterales las alternativas de

contribución voluntaria


La Dirección de Asuntos Políticos Multilaterales presenta propuestas de realización de contribuciones al Viceministro de Asuntos Multilaterales, quien toma la decisión final sobre la realización y el monto de cada una de estas.

2.1

¿Aprueba el Viceministro de Asuntos Multilaterales

la solicitud de contribución?


4


3

3

Comunicar a la Embajada o Misión correspondiente sobre la decisión


Continuar a la actividad 7



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9.3 ESTUDIO PARA EL PAGO DE UNA CONTRIBUCIÓN VOLUNTARIA A UN ORGANISMO INTERNACIONAL


TOMA DE DECISIONES


4

Solicitar a la Dirección Administrativa y Financiera el pago de la contribución, siguiendo las directrices de monto y fechas dadas por el Viceministro de

Asuntos Multilaterales


5

Comunicar a través de memorando la contribución del Organismo


Este memorando se remite a la Embajada o Misión correspondiente para que le informe al

organismo en cuestión

6

Recibir la confirmación de la recepción de la contribución de parte del

Organismo Escritorio de cuotas

7 Finalizar proceso



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9.4 PROGRAMAR LOS PAGOS A LOS ORGANISMOS INTERNACIONALES Y CONFERENCIAS MULTILATERALES EN LAS QUE PARTICIPA COLOMBIA


TOMA DE DECISIONES


1 Iniciar proceso

2 Consultar el Decreto con el presupuesto

asignado para el pago de cuotas Escritorio de cuotas

3

Verificar que los recursos asignados son suficientes para pagar todas las cuotas

que Colombia debe pagar en la presente vigencia


3.1

¿Los recursos disponibles

son suficientes?


7


4

4

Elaborar propuestas de priorización de pagos con los recursos disponibles.


5

Consultar con el Ministro de Relaciones Exteriores o el Viceministro de Asuntos

Multilaterales las opciones de priorización de pago de cuotas




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9.4 PROGRAMAR LOS PAGOS A LOS ORGANISMOS INTERNACIONALES Y CONFERENCIAS MULTILATERALES EN LAS QUE PARTICIPA COLOMBIA


TOMA DE DECISIONES


6

Definir la priorización de pagos de cuotas conforme a los recursos

disponibles

Ministro de Relaciones Exteriores / Viceministro de Asuntos Multilaterales

El Ministro de Relaciones Exteriores o

el Viceministro de Asuntos Multilaterales toma la decisión final

sobre la priorización de pago de cuotas, dejando

registro de esto en el documento de

priorización de pago de cuotas y contribuciones.

7

Proceder con la gestión de los pagos a los organismos internacionales y

conferencias multilaterales en las que participa Colombia.

8 Finalizar proceso



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9.5 GESTIONAR LOS PAGOS A LOS ORGANISMOS INTERNACIONALES Y CONFERENCIAS MULTILATERALES EN LAS QUE PARTICIPA COLOMBIA


TOMA DE DECISIONES


1 Iniciar proceso

2 Recibir cuentas de cobro


3

Comparar cuentas de cobro con los estados de cuenta del área de cuotas


Se debe revisar la contabilidad si existen

saldos por pagar o saldos a favor de años anteriores. Estos datos

deben estar incluidos en las cuentas de cobro

que emiten los organismos.

3.1

¿Está de acuerdo con la

comparación?


5


4

4

Solicitar una explicación al organismo por medio de la Embajada o Misión

correspondiente




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TOMA DE DECISIONES


4.1

¿Es satisfactoria la

explicación y se aclara el tema?


5

NO

Regresar a la actividad

4

5

Incluir las cuentas de cobro en el registro contable


Estas se pueden incluir en el anteproyecto de

presupuesto si son futuras, o en el plan de pagos mensual si son obligaciones exigibles para el año en curso.

6

Solicitar el pago ante la Dirección Administrativa y Financiera


De manera mensual se debe solicitar por medio de un correo electrónico a DIAF y a Tesorería el

PAC para atender compromisos

programados para el mes. Esta solicitud debe ir acompañada de una justificación (necesidad de los recursos). Para



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TOMA DE DECISIONES


calcular el PAC se hace una priorización

preliminar (no es formal, ni firmada por el

Viceministro (a) de Asuntos Multilaterales), la cual es revisada por el Director de Asuntos Políticos Multilaterales.

7

Enviar la comunicación sobre el pago a la Misión o Embajada correspondiente


Para proceder con la confirmación de los pagos, primero debe

solicitarse a Tesorería la Orden de pago

presupuestal de gastos comprobante. Este es

un registro del SIIF que permite constatar la

fecha, monto, organismo, etc., al cual

se hizo el giro sin inconvenientes.



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TOMA DE DECISIONES


8 Recibir comprobante de pago por parte

del Organismo Escritorio de cuotas

9 Finalizar proceso



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10. PUNTOS DE CONTROL: GESTIONAR LOS PAGOS A LOS ORGANISMOS INTERNACIONALES Y CONFERENCIAS MULTILATERALES EN LAS QUE PARTICIPA COLOMBIA

PUNTOS DE CONTROL

No. ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

CRITICA O VULNERABLE

DESCRIPCIÓN DEL CONTROL

FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO

6

Solicitar el pago ante la Dirección Administrativa y Financiera

· Actualizar la carpeta compartida de datos bancarios de las Organizaciones Internacionales que reciben el pago de cuotas y contribuciones.

· Cada vez que una organización Internacional reporta o actualiza los datos bancarios a los que se deben girar los pagos de cuotas o contribuciones.

Escritorio de cuotas y contribuciones

· Carpeta compartida de datos bancarios de las Organizaciones Internacionales

· Cuentas de cobro de las Organizaciones Internacionales.

· Software C3.

· Consultar la carpeta compartida de datos bancarios de las Organizaciones Internacionales antes de realizar un pago.

· Cada vez que se va a realizar un pago

11. Anexos

No Aplica

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