CONTROL DE REVISIONES - sigc.cancilleria.gov.co · En caso de coincidencia en el nombre de la...

Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia

TIPO DE DOCUMENTO: GUIA CÓDIGO: IT-GS-01

NOMBRE: CONDICIONES Y USO DEL SERVICIO DE CORREO ELECTRONICO VERSIÓN: 1

RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN Y TECNOLOGÍA /

GRUPO INTERNO DE TRABAJO SERVICIOS TECNOLÓGICOS Página 1 de 33

Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.

CONTROL DE REVISIONES

ELABORÓ CARGO FECHA

NELSON DARIO GÓMEZ CASTILLO Asesor 13/09/16

MARIA GRACIELA CAJAMARCA Asesor 13/09/16

REVISÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA

JENNY ANDREA HERNÁNDEZ ALONSO Asesor 20/09/16

REVISÓ CARGO FECHA

MARTHA LUCIA JIMÉNEZ MEDINA Directora DIGIT 20/09/16

APROBÓ CARGO FECHA

LIZ ALEXY JEREZ ARAQUE Jefe Oficina Asesora de Planeación

y Desarrollo Organizacional 20/09/16

HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO

1 Adopción de la Guía de Condiciones y Uso del Servicio de Correo Electrónico

Fecha de Vigencia: 20 / 09 /16







CONTENIDO

1. OBJETIVO ............................................................................................................................................................................ 4

2. ALCANCE ............................................................................................................................................................................ 4

3. BASE LEGAL ........................................................................................................................................................................ 4

4. DEFINICIONES ..................................................................................................................................................................... 4

5. DOCUMENTOS ASOCIADOS .............................................................................................................................................. 5

6. REGISTROS ......................................................................................................................................................................... 5

7. GUÍA DE CONDICIONES Y USO DEL SERVICIO DE CORREO ELECTRÓNICO ............................................................. 5

7.1 RESPONSABLES DE LA REVISION DE ESTA GUÍA ................................................................................................... 5

7.2. DISPOSICIONES GENERALES: ................................................................................................................................... 5

7.3 CONDICIONES DEL SERVICIO ................................................................................................................................. 5

7.3.1 TIPOS DE CUENTAS DE CORREO ........................................................................................................................... 5

7.3.2. CARACTERÍSTICAS DE CUENTAS DE CORREO ................................................................................................... 7

7.4. CREACIÓN, CANCELACIÓN Y ELIMINACION DE CUENTAS DE CORREO .............................................................. 8

7.4.1 CREACIÓN DE CUENTAS DE CORREO ................................................................................................................... 8

7.4.2 CANCELACIÓN DE CUENTAS DE CORREO ............................................................................................................ 8

7.4.3 ELIMINACIÓN DE CUENTAS DE CORREO ............................................................................................................... 8

7.5 RESPONSABILIDADES DE LOS USUARIOS CON RESPECTO AL USO DEL CORREO ........................................... 8

7.5.1 RESPONSABILIDADES Y DEBERES ......................................................................................................................... 8

7.5.2 PROHIBICIONES: ....................................................................................................................................................... 9

7.5.3 RECOMENDACIONES PARA LA ELABORACIÓN DE MENSAJES ...................................................................... 10

7.5.4 CONFIGURACIÓN DE LA FIRMA INSTITUCIONAL .............................................................................................. 10

7.5.5 ENVÍOS Y TRANSFERENCIAS ................................................................................................................................ 10







7.6 PRINCIPALES FUNCIONALIDADES DEL CORREO ELECTRÓNICO: ...................................................................... 11

7.6.1 MENSAJE DE FUERA DE OFICINA ..................................................................................................................... 11

7.6.2 LECTURA DE CORREO ........................................................................................................................................... 11

7.6.3 CAMBIO DE CONTRASEÑAS .................................................................................................................................. 11

7.7 SERVICIOS COMPLEMENTARIOS: ............................................................................................................................ 12

7.7.1 DELEGACIÓN DE PERMISOS SOBRE EL CALENDARIO ...................................................................................... 12

7.7.2 ACCESO AL CORREO ELECTRÓNICO INSTITUCIONAL DESDE DISPOSITIVOS MÓVILES TANTO

INSTITUCIONALES COMO PERSONALES ...................................................................................................................... 12

7.8 COPIAS DE RESPALDO .............................................................................................................................................. 12

7.9 DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS .................................................................................................................... 12

7.10 DISPONIBILIDAD Y CONTINUIDAD .......................................................................................................................... 13

7.11 SANCIONES ............................................................................................................................................................... 13

ANEXOS ................................................................................................................................................................................. 14

ANEXO No 1 ........................................................................................................................................................................... 14

Realización de Backups o PST del correo institucional .......................................................................................................... 14

ANEXO No 2 ........................................................................................................................................................................... 17

Configuración Firma en el Correo Institucional ....................................................................................................................... 17

Formato Firma Digital .............................................................................................................................................................. 23

ANEXO No 3 ........................................................................................................................................................................... 24

Delegación de Permisos sobre el calendario en Outlook y Mensaje Fuera de la Oficina ....................................................... 24

Configuración Delegación de Permisos a Otros Usuarios en el Calendario – Outlook....................................................... 24

Mensaje Fuera de la Oficina ............................................................................................................................................... 28

ANEXO No 4 ........................................................................................................................................................................... 30

Autogestión de Contraseñas ................................................................................................................................................... 30







1. OBJETIVO

Establecer una guía para el fortalecimiento institucional de las condiciones de uso del servicio de correo electrónico institucional para los funcionarios y contratistas, como herramienta de apoyo a su gestión con el fin de garantizar el uso correcto, efectivo y responsable dentro del marco de legalidad, responsabilizando a los usuarios en el uso de las cuentas de correo electrónico que proporciona la institución implicando la aceptación de estas condiciones.

2. ALCANCE

En este documento se definen disposiciones generales, condiciones, uso, responsabilidades y prohibiciones, respecto al servicio de Correo Electrónico Institucional.

3. BASE LEGAL

Ley 527 de 1999, Define y reglamenta el acceso y uso de mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y se establecen las entidades de certificación.

Decreto 1078 de 2015, Expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, Titulo 9 -Capitulo 1 Estrategia de Gobierno en Línea

Decreto 869 de 2016, Articulo 12, Establece las funciones de la Dirección de Gestión de Información y Tecnología del Ministerio de Relaciones Exteriores.

Resolución por la cual se crean Grupos Internos de Trabajo del Ministerio de Relaciones Exteriores.

4. DEFINICIONES

Malware: es software malicioso creado con la intención de introducirse de forma oculta y silenciosa en los computadores y causar daño a su usuario.

OWA (Outlook Web Access): Es una herramienta que permite a los usuarios consultar sus mensajes de Outlook en una interfaz Web a través de un explorador de Internet, con el fin de brindar seguridad en la transmisión de las credenciales de acceso y de los mensajes de correo. PST (Archivo de datos de Outlook): Elementos de Outlook (correos, calendario, tareas) que se guardan en el equipo y conservan un archivo de datos de Outlook (.pst y .ost).

Spam: Aquellos mensajes masivos, no relacionados con las funciones específicas a los procesos de trabajo y en la mayoría de ocasiones de tipo comercial, que atenten con el buen funcionamiento de los servicios en Internet.

Virus Informáticos: es un malware que tiene por objeto alterar el normal funcionamiento del ordenador, sin el permiso o el conocimiento del usuario. Los virus, habitualmente, reemplazan archivos ejecutables por otros infectados con el código de este. Los virus pueden destruir, de manera intencionada, los datos almacenados en una computadora, aunque también existen otros más inofensivos, que solo se caracterizan por ser molestos.

http://es.wikipedia.org/wiki/Malware

http://es.wikipedia.org/wiki/Ordenador

http://es.wikipedia.org/wiki/Archivo_ejecutable

http://es.wikipedia.org/wiki/C%C3%B3digo_objeto

http://es.wikipedia.org/wiki/Datos

http://es.wikipedia.org/wiki/Computadora







5. DOCUMENTOS ASOCIADOS

IT-MA-01 Manual de Seguridad de la Información. – Numeral 9.2.2 Buen Uso del Correo Electrónico

6. REGISTROS

Base de datos Exchange.

7. GUÍA DE CONDICIONES Y USO DEL SERVICIO DE CORREO ELECTRÓNICO

7.1 RESPONSABLES DE LA REVISION DE ESTA GUÍA

Este documento será actualizado por la Dirección de Gestión de Información y Tecnología y los usuarios serán informados oportunamente de las actualizaciones realizadas. 7.2. DISPOSICIONES GENERALES:

El correo electrónico es una herramienta de comunicación e intercambio de información para el desarrollo de las actividades que estén relacionadas con los propósitos y funciones institucionales. Es decir, es de uso controlado y limitado.

Los presentes lineamientos tienen por objeto regular la utilización del servicio de correo electrónico en el Ministerio de Relaciones Exteriores.

La Coordinación del Grupo Interno de Trabajo de Servicios Tecnológicos será la responsable de administrar y garantizar la integridad y confidencialidad de la información contenida en el servidor de correo electrónico.

7.3 CONDICIONES DEL SERVICIO

Los criterios y reglas generales para la definición de cuentas de correo, asignación de alias de usuario y demás características del servicio, se realizarán manteniendo una estandarización del servicio y racionalidad en el uso de recursos.

7.3.1 TIPOS DE CUENTAS DE CORREO

Todas las cuentas de correo, bajo el dominio: cancillería.gov.co son propiedad del Ministerio de Relaciones Exteriores y se clasifican en cinco (5) tipos, así:

7.3.1.1 Cuentas personales: Cuentas de correo asignadas a funcionarios de planta interna y externa del Ministerio, que en razón de sus funciones requieran dicho servicio. Dicha cuenta debe ser solicitada por los coordinadores del grupo interno de trabajo o niveles superiores, a través de la herramienta de gestión de la mesa de ayuda.







La estructura de las cuentas de correo es la siguiente: Primer Nombre.Primer [email protected]. Ejemplo: [email protected] En caso de que ya exista una cuenta con ese mismo formato, se modificaran ambas cuentas incorporando algún elemento que asegure la identificación única y se comunicará a los usuarios.

7.3.1.2 Casos excepcionales: aquellas cuentas que requieran un formato diferente al establecido deben ser justificados y aprobados por el Jefe inmediato y solicitadas a la coordinación de Servicios tecnológicos a través de la herramienta de gestión de la mesa de ayuda. 7.3.1.3 Cuentas Misiones: Las misiones diplomáticas y oficinas consulares en el exterior, tendrán un buzón de correo electrónico para el manejo de comunicaciones oficiales electrónicas. El manejo de dichas cuentas será responsabilidad del Jefe de Misión.

El nombre de dichas cuentas de correo se conformará con los siguientes formatos: Embajadas: e nombre del [email protected]. Ejemplo: Embajada en Finlandia [email protected] Embajadas Ad_Honorem: eh nombre del [email protected] Ejemplo: Embajada en Manila-Encargado Negocios [email protected] Consulados: c nombre de la [email protected]. Ejemplo: Consulado en Bilbao [email protected] Consulado Ad_Honorem: ch nombre de la [email protected] Ejemplo: Consulado Ad-honorem en Hamburgo [email protected] En caso de coincidencia en el nombre de la ciudad, el formato incluirá el nombre del país, Ejemplo: [email protected] Delegaciones: d nombre de [email protected]. Ejemplo: Delegación de la ONU en Nueva York [email protected] 7.3.1.4 Cuentas Institucionales: Estas cuentas son creadas para atender necesidades particulares de comunicación y deben ser solicitadas por el Jefe de Gabinete, Titular de cada Viceministerio, Secretaria General, Jefes de Oficina o Directores, con la respectiva justificación y responsable de su manejo. Ejemplo: [email protected]

mailto:Nombre.Primer%[email protected]

mailto:[email protected]



mailto:eh%20nombre%20del%[email protected]


mailto:c%20nombre%20de%20la%[email protected]


mailto:ch%20nombre%20de%20la%[email protected]


mailto:d%20nombre%20de%[email protected]









7.3.1.5 Cuentas temporales: Estas cuentas son creadas a contratistas que de acuerdo a su objeto contractual lo requieran, durante la vigencia del contrato. Igualmente se crearán cuentas temporales, para cubrir eventos, programas o proyectos que tienen una duración definida. Estas cuentas tendrán una fecha de caducidad y se desactivarán automáticamente a su término, a menos que se solicite su renovación. Se gestionarán previa solicitud del Jefe de Gabinete, Titular de cada Viceministerio, Secretaria General, Jefes de Oficina, Directores o Coordinadores con la respectiva justificación, responsable y fecha de apertura y cierre de la cuenta. Ejemplo: [email protected] No se otorgará cuentas de correo electrónico personales ni institucionales a estudiantes que estén realizando pasantías o judicantes.

No se crearán cuentas de correo a entidades de carácter privado.

7.3.2. CARACTERÍSTICAS DE CUENTAS DE CORREO

Las características básicas de cada cuenta de correo se enuncian a continuación:

La capacidad de los buzones será de 50 GB

Cuando el usuario alcance su espacio máximo asignado, no podrá enviar ni recibir mensajes, para lo cual el usuario debe liberar espacio en los buzones, eliminando o trasladando los correos que requiera conservar a una carpeta local de su computador de acuerdo al Anexo No. 1 “Realización de Backups o PST del correo institucional”, o moviendo al archivado en línea los elementos que requiera conservar en el que tendrá un espacio de 50 GB con opción de crecer de acuerdo a la necesidad del usuario. El tamaño máximo que puede tener un archivo adjunto tanto para enviar como para recibir es de 50 MB, se recomienda usar los formatos .zip, .rar para comprimir los archivos, en caso de requerir soporte para esta actividad, pueden hacerlo a través de la herramienta de gestión de la mesa de ayuda.

El límite de destinatarios para él envió de correo se establece en la Tabla No. 1:

Tipo de cuenta

Destinatarios

Ministra, Viceministros y Secretario General y Directores, Cuentas Institucionales y Cuentas Misionales

500

Jefe de Oficina Y Embajadores y Asesores de despacho

50

Prensa 80

Coordinadores de grupo y Cónsules y Vice Cónsules.

30

Funcionarios en general y cuentas temporales 15








Tabla No. 1

Si el Jefe de Gabinete, Secretario General, titular de cada Viceministerio, Jefes de Misión y oficinas consulares, Jefes de Oficina o Directores requieren que un usuario a su cargo le sea ampliado el número de copias a destinatarios, debe solicitar aprobación con la respectiva justificación a la Coordinación de Servicios Tecnológicos a través de la herramienta de gestión de la mesa de ayuda.

7.4. CREACIÓN, CANCELACIÓN Y ELIMINACION DE CUENTAS DE CORREO

7.4.1 CREACIÓN DE CUENTAS DE CORREO

Las personas autorizadas deberán solicitar a través de la herramienta de gestión de la mesa de ayuda la creación de una cuenta de correo, proporcionando la información requerida en el formato IT-FO-09 Acceso a Servicios TI.

7.4.2 CANCELACIÓN DE CUENTAS DE CORREO

Para cancelación de cuentas de correo el Jefe de Gabinete, Secretario General, titular de cada Viceministerio, Jefes de Misión, Jefes de Oficina, Directores y Coordinadores, deben realizar la solicitud de cancelación a través de herramienta de gestión de la mesa de ayuda, mediante formato IT-FO-09 Acceso a Servicios TI. Si la cuenta no presenta actividad durante 3 meses se procede a la desactivación de la misma.

7.4.3 ELIMINACIÓN DE CUENTAS DE CORREO

Las cuentas de correo serán eliminadas cuando estas no presenten actividad durante 4 meses.

7.5 RESPONSABILIDADES DE LOS USUARIOS CON RESPECTO AL USO DEL CORREO

7.5.1 RESPONSABILIDADES Y DEBERES

Los usuarios son responsables de todas las actividades realizadas con las cuentas de correo proporcionada por la Entidad. Dicha cuenta de correo es personal e intransferible y sus claves son confidenciales.

La cuenta de usuario de correo electrónico debe ser usada como herramienta de apoyo a la gestión en cumplimiento de las funciones asignadas dentro del Ministerio de Relaciones Exteriores, su manejo debe basarse en criterios éticos, razonables, responsables, sin afectar la productividad y no se debe usar para realizar actividades ilícitas o mal intencionadas que atenten contra terceros y la seguridad de la información. Toda información o contenido que sea transmitido por las cuentas de correo electrónico de la Entidad, son responsabilidad únicamente del dueño de la cuenta, por lo que dichos contenidos no reflejan las preferencias o posiciones de la Entidad. El envío de información corporativa debe ser realizado exclusivamente desde cuentas de correo institucional. Por ningún concepto se puede entrar a revisar la información dirigida a otra persona.







Una vez creada la cuenta, al ingresar por primera vez, el usuario deberá cambiar la contraseña. Por razones de seguridad, la contraseña debe ser cambiada seña cada 45 días Para la creación de una contraseña segura, se debe tener en cuenta las siguientes recomendaciones: mínimo 8 caracteres alfanuméricos e incluir un carácter especial (por ejemplo: #$%&/?=) y combinar mayúsculas y minúsculas En caso de 3 intentos fallidos al ingresar la contraseña, la cuenta se bloqueará automáticamente. Para su reactivación se habilitará un portal de autogestión, que le permitirá dicha re activación. Es responsabilidad de los usuarios leer y responder oportunamente los correos electrónicos, dado que son Mecanismos Oficiales de Comunicación.

Los correos electrónicos bajo el dominio cancillería, pueden ser monitoreados sin notificación previa, a solicitud de Control Interno Disciplinario o entidades de control. Todos los usuarios son responsables de reportar a través de la herramienta de gestión de la mesa de ayuda, cualquier notificación que genere el antivirus en su equipo de cómputo y que pueda poner en riesgo la seguridad de la información de la entidad. Es responsabilidad del usuario dar aviso a través de la herramienta de gestión de la mesa de ayuda, de cualquier eventualidad en el servicio de correo electrónico que comprometa la integridad y confidencialidad de la información del buzón como: uso no autorizado, suplantación, abuso, pérdida de la contraseña, entre otras. Toda información enviada por correo debe llevar al final del cuerpo del mensaje la firma Institucional del propietario de la cuenta de correo electrónico institucional. El uso inapropiado del servicio de correo electrónico puede ocasionar la desactivación de la cuenta o sanciones disciplinarias

7.5.2 PROHIBICIONES:

Están prohibidas las siguientes acciones:

Utilizar el correo electrónico para propósitos comerciales ajenos a la entidad.

Participar en la propagación de correos que incluyan “cartas” ó “cadenas”, ni en esquemas piramidales dentro y fuera de la entidad.

Enviar o reenviar mensajes con contenido difamatorio, ofensivo, racista u obsceno.

Usar seudónimos y enviar mensajes anónimos, así como aquellos que consignen títulos, cargos o funciones no oficiales.

Utilizar mecanismos y sistemas que intenten ocultar o suplantar la identidad del emisor de correo.

Enviar correos SPAM de cualquier índole.







Intentar o modificar los sistemas y parámetros de seguridad de los sistemas de la red institucional.

Utilizar la cuenta de correo electrónico corporativa como contacto en redes sociales

El envío y recepción de información institucional a través de correos como Gmail, Hotmail, Yahoo, entre otros, pone en riesgo la confidencialidad de la misma, por lo que es responsabilidad del usuario cualquier incidente en este sentido.

7.5.3 RECOMENDACIONES PARA LA ELABORACIÓN DE MENSAJES

Evitar la utilización de diseños de fondo en los correos.

Utilizar siempre el campo "asunto" a fin de resumir el tema del mensaje.

Evitar el uso generalizado de letras mayúsculas.

No es recomendable utilizar tabuladores, ya que existe software administrador de correo que no reconocen este tipo de caracteres, lo que puede introducir caracteres no válidos en el mensaje a recibir.

7.5.4 CONFIGURACIÓN DE LA FIRMA INSTITUCIONAL

La firma del correo debe ser la establecida por la entidad, es responsabilidad de cada usuario su configuración para lo cual puede hacer uso del Anexo No. 2 “Configuración Firma en el Correo Institucional”. Para mantener el estándar organizacional solo se debe enviar el mensaje institucional aprobado y no se debe incorporar texto adicional. La adición de mensajes debe ser autorizado por la oficina de Prensa y Comunicaciones

7.5.5 ENVÍOS Y TRANSFERENCIAS

No responder correos de remitentes desconocidos y con asuntos sospechosos teniendo en cuenta que pueden ser Spam, que podría poner en riesgo la seguridad de la información de la entidad.

No usar las opciones de confirmación de entrega y lectura, a menos que sea un mensaje muy importante, ya que esto genera demasiado tráfico en la red.

Enviar copia del correo solo a los destinatarios que realmente necesitan tener conocimiento del mensaje, esto para garantizar la confidencialidad de la información.

Antes de enviar el mensaje revisar el texto que lo compone y los destinatarios, con el fin de corregir posibles errores de ortografía, forma y fondo.

Verificar, antes de cualquier envío, que los archivos anexos no contengan virus informáticos.

Por motivos de seguridad, no se permite el envío de archivos adjuntos con extensiones ejecutables .exe, .pif, .scr, .vbs, .cmd, .com, .bat, .hta. Para enviar estos archivos debe hacerlo a través de un archivo comprimido tipo .zip o .rar.

Para el envío de correos masivos y/o publicitarios corporativos deberá realizarse a través de las cuentas institucionales creadas para tal fin.

Las cuentas autorizadas para enviar correos masivos a todos los funcionarios son:

[email protected]

[email protected]









[email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected]

Para el reenvío de un mensaje, no se debe modificar el mensaje original, esto con el objeto de que el destinatario conozca el contexto en que se está dando el mensaje que recibe.

7.6 PRINCIPALES FUNCIONALIDADES DEL CORREO ELECTRÓNICO:

7.6.1 MENSAJE DE FUERA DE OFICINA

Cuando un usuario este en comisión, vacaciones, o fuera de la oficina debe configurar en su correo electrónico un mensaje de fuera de oficina para informar quien es la persona encargada de sus funciones, en su ausencia, como se indica en el Anexo No 3 “Delegación de Permisos sobre el calendario en Outlook y Mensaje Fuera de la Oficina”.

7.6.2 LECTURA DE CORREO

Al recibir un mensaje que se considere ofensivo, se debe reenviar el mensaje recibido a la oficina de Control Interno Disciplinario, con el fin de dar seguimiento a este acto y se puedan tomar las acciones respectivas.

Compruebe la dirección electrónica del remitente para asegurarse de conocer a la persona o la organización que envió el mensaje.

Compruebe la línea de asunto del mensaje en busca de lenguaje sospechoso, como texto incomprensible, o direcciones para abrir un adjunto o hacer clic en un vínculo

Ignore los correos electrónicos que le piden información personal incluyendo números de cuentas, contraseñas u otra información personal.

No haga clic en cualquier enlace sospechoso contenido en estos correos electrónicos.

Reporte actividades sospechosas inmediatamente a través de la mesa de ayuda.

7.6.3 CAMBIO DE CONTRASEÑAS

Cuando la contraseña de acceso al buzón de correo expira o se requiere el cambio de la misma por bloqueo, esta podrá ser cambiada directamente por el usuario a través del portal dispuesto, de acuerdo a lo establecido en el Anexo No. 4 “Autogestión de Contraseñas”
















7.7 SERVICIOS COMPLEMENTARIOS:

7.7.1 DELEGACIÓN DE PERMISOS SOBRE EL CALENDARIO

En el calendario de cada buzón existe la opción de delegar permisos a otros usuarios. Para lo cual puede hacer uso del Anexo No 3 “Delegación de Permisos sobre el calendario en Outlook y Mensaje Fuera de la Oficina”.

7.7.2 ACCESO AL CORREO ELECTRÓNICO INSTITUCIONAL DESDE DISPOSITIVOS MÓVILES TANTO INSTITUCIONALES COMO PERSONALES

Para solicitar acceso al correo electrónico institucional a través de dispositivos móviles personales, deberá realizarse a través de la herramienta de gestión de la mesa de ayuda. El acceso al correo institucional en el dispositivo móvil, se realizará a través de la configuración de un espacio de trabajo, el cual contará con un usuario y contraseña del Ministerio. Los usuarios de este servicio son responsables del buen uso del espacio de trabajo configurado y de la contraseña la cual es personal e intransferible. En caso de pérdida del dispositivo es obligación del usuario reportar inmediatamente a través de la herramienta de gestión de la mesa de ayuda para realizar el borrado del espacio de trabajo y no poner en riesgo la seguridad de la información de la entidad.

7.8 COPIAS DE RESPALDO

La Coordinación de Servicios Tecnológicos, mantendrá copias de respaldo de los buzones de correo de los últimos cuatro años a partir de la creación del mismo. Esta política aplicara desde el año 2016. Para períodos anteriores, este respaldo se dará por dos años para los siguientes tipos de cuentas.

Cuentas personales: Ministra, Viceministros, Jefe de Gabinete, Secretario General, Jefes de Misión, Jefes de Oficina Consular, Jefe de Oficina, Directores y Coordinadores.

Cuentas Institucionales

Cuentas Misiones

7.9 DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS

En cumplimiento del IT-MA-01 Manual de Seguridad de la Información se establecen las siguientes disposiciones:

Los correos electrónicos que adjunten documentos que no son propios del remitente, deberán citar siempre la fuente de origen y / o los autores, a fin de respetar los derechos de propiedad intelectual.

Si se recibe algo cuestionable o ilegal, se deberá comunicar de inmediato a través de la herramienta de gestión de la mesa de ayuda para que se cree un caso con categoría de incidente de Seguridad de la Información, el cual será escalado al Oficial de Seguridad para que se tomen las acciones del caso.







Los correos electrónicos bajo el dominio cancillería, pueden ser monitoreados sin notificación previa, por Control Interno Disciplinario o entidades de control

La Dirección de Talento Humano deberá comunicar a la Dirección de Gestión de Información y Tecnología, la relación del personal que haya ingresado a laborar y quienes se hayan retirado, para la activación o desactivación de las cuentas de correo respectivas.

7.10 DISPONIBILIDAD Y CONTINUIDAD

La Dirección de Gestión de Información y Tecnología garantizará la disponibilidad y continuidad del servicio de correo electrónico y el acuerdo de nivel se servicios establecido en el catálogo de servicios.

7.11 SANCIONES

El uso inapropiado o el abuso en el servicio de correo electrónico pueden ocasionar la desactivación temporal o permanente de las cuentas. Si existe evidencia de que el usuario está haciendo mal uso del servicio, incumpliendo los lineamientos establecidos en esta guía o está incurriendo en actividades ilícitas mediante el servicio de correo electrónico, la Entidad se reservará el derecho de tomar acciones disciplinarias, incluyendo las medidas pertinentes, de acuerdo a la normativa y legislación vigente.







ANEXOS

ANEXO No 1

Realización de Backups o PST del correo institucional

Por la opción del menú “Archivo” en la parte izquierda, dar clic en la opción “Información” y en la parte derecha seleccionar la opción de “Configuración de cuenta” (ver imagen No. 1).

Imagen No. 1

En la opción de “Configuración de la cuenta”, dar clic y se despliegan varias opciones, escoger la primera opción de “Configuración de la cuenta” (ver imagen No. 2).

Imagen No. 2







A través de la Opción “Archivo de datos”, dar clic en la opción “Agregar” (ver imagen No. 3)

Imagen No. 3

Crear una carpeta en la ruta que se desea guardar el archivo a crearse correspondiente al backup (.pst) de correo, dar clic en la opción “aceptar” (ver imagen No. 4)

Imagen No. 4







Después dar clic en la opción “cerrar”: al seleccionar esta opción, devuelve a la ventana anterior de “Configuración de los archivos de datos”, es aquí donde se valida el archivo generado (ver imagen No. 5)

Imagen No. 5

La carpeta creada, quedara visible en el “Panel de Exploración” de su buzón de correo (ver imagen No. 6)

Imagen No. 6







ANEXO No 2

Configuración Firma en el Correo Institucional

De acuerdo a los lineamientos enviados desde Presidencia, y con el fin de generar una imagen institucional consolidada, se ha establecido un estándar para el manejo de las firmas de correo de todos los funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores y sus Misiones en el exterior.

A continuación, se relaciona cada uno de los pasos que debe seguir para construir la firma con el estándar y vincularla a todos sus correos:

1. Junto con esta guía, el usuario recibirá un documento de Word que contiene cada uno de los elementos

gráficos que debe ser vinculado a su firma (Formato Firma Email). 2. Abrir el archivo en Word.

3. Sobrescribir cada uno de los datos del texto de la firma, con su nombre, cargo (incluya el área Ej. Asesor Direcciones o Coordinación), área (Despacho, Vice Ministerios, Direcciones o Coordinaciones) email, ubicación (dirección + ciudad + país), teléfono, extensión y fax (incluyendo indicativos).

Configuración de la firma en Outlook:

1. Ingresar a Outlook.

2. Seleccionar la opción “inicio”.

3. La vista queda en bandeja de entrada del correo.

4. Seleccionar la opción “crear nuevo mensaje o correo” (ver imagen No. 17).

5. Del menú que aparece en la parte superior de la pantalla seleccionar la opción “insertar” (ver imagen No. 18).

6. De la barra de herramientas que se despliega seleccionar la opción “firmas” (ver imagen No. 18).

Imagen No. 17







Imagen No. 18

7. Después aparece una nueva ventana, dar clic en la opción “nueva” (ver imagen No. 19):

Imagen No. 19







8. En la ventana emergente que aparece, indicar el nombre que se desea para esta firma, por ejemplo, Prueba

(el nombre es el que desee ponerle cada funcionario). Luego de indicar el nombre, dar clic en la opción

“aceptar” (ver imagen No. 20)

Imagen No. 20

9. En la parte superior aparece el nombre de la firma (el que el usuario asigno) y en la parte de inferior se debe

indicar el texto y forma de la firma (cuerpo de la firma) (ver imagen No. 21):

Imagen No. 21







10. Regresar al archivo en Word.

11. Seleccionar todo el texto del documento, incluidas las imágenes, dar clic con el botón derecho del mouse y seleccionar la opción “copiar”.

12. Regresar a Outlook

13. En la pantalla que aparece en la sección “Editar” firma, dar clic con el botón derecho del mouse y seleccionar la opción “pegar” (ver imagen No. 22).

Imagen No. 22

14. En el cuerpo del mensaje, aparece la firma configurada con los datos correspondientes a cada usuario.

15. Se debe verificar que todo el contenido del archivo de Word con la firma, haya quedado incluido en el recuadro. Puede ser que las imágenes en la pre visualización no aparezcan. Si toda la información está completa seleccione Guardar (ver imagen No. 23 y No. 24).







Imagen No. 23

Imagen No. 24







16. Si se desea que la firma aparezca cuando se crea un nuevo correo, en reenviar o dar respuesta, en la parte superior derecha, seleccionar el nombre que se indicó para la firma y se valida que en las opciones haya quedado el nombre correcto y dar clic en la opción “aceptar” (ver imagen No. 24).

Imagen No. 24

17. Seleccionar el botón Aceptar en la parte inferior derecha de la ventana.

18. Para verificar que la firma haya quedado bien, el usuario debe crear un mensaje nuevo y revisar el contenido de su correspondiente firma.

19. En caso de que presentar algún inconveniente, el usuario se puede comunicar a través de la extensión 7070 Mesa de Ayuda.

Recomendaciones:

Tenga en cuenta las siguientes recomendaciones considerando que es un estándar (ver imagen No. 25 y No. 26):

El formato, tamaño y color de los objetos y los textos no deben ser modificados.

Nombres y apellidos en mayúsculas en primera letra.

Es potestad del usuario utilizar uno o dos apellidos.

No se podrán incluir por ningún motivo frases, logos, etc.







Formato Firma Digital

Nombre de la Usuario (a)

Cargo

Dependencia o Área

Ministerio de Relaciones Exteriores

correo institucional

:57(1) 381 4000, Ext: IP usuario (a), Fax: 57(1)

561 1796

Calle 10 No. 5 – 51 Palacio de San Carlos ·

Bogotá. Colombia

www.cancilleria.gov.co

Imagen No. 25

Imagen No. 26


http://www.cancilleria.gov.co/







ANEXO No 3

Delegación de Permisos sobre el calendario en Outlook y Mensaje Fuera de la Oficina

Configuración Delegación de Permisos a Otros Usuarios en el Calendario – Outlook

Ingresar al correo al cual se darán los permisos, con el fin de que otras personas puedan verlo o realizar actividades sobre el mismo.

Ingresar a la opción de “Calendario”, el cual se encuentra en la parte inferior izquierda dar clic y muestra las opciones del Calendario.

En las opciones de la barra superior, dar clic en la opción de “Permisos de Calendario” (ver imagen No. 27)

Imagen No. 27







Dar clic en la opción de permisos de calendario, seguidamente se despliega una nueva ventana, dar clic en la opción “agregar” (ver imagen No. 28)

Imagen No. 28

Una vez en la opción “agregar”, se abre otra nueva ventana, escoger la opción “buscar” y digitar el nombre de la persona o personas a las que se le darán los permisos sobre el calendario.

Buscar y dar doble clic o seleccionar y escoger la opción “agregar”, luego debe aparecer adicionado en la parte inferior izquierda el usuario al cual se le darán permisos de acceso sobre el calendario, posteriormente dar clic en la opción “aceptar” (ver imagen No. 29)

Imagen No. 29







Una vez se escoge aceptar, el usuario o los usuarios deben aparecer adicionados o en su defecto los usuarios que se requieran adicionar (ver imagen No. 30)

Imagen No. 30

Después de que el usuario o los usuarios aparecen, asignar el nivel de permiso sobre la agenda, los niveles de permisos son: editor, revisor, editor de publicación, autor, etc. (ver imagen No. 31)

Imagen No. 31







Una vez es escogido el nivel de acceso, por defecto se habilita y se deshabilita los campos de lectura, escritura, eliminación de elementos y otros, después de tener la opción seleccionada dar clic en aceptar (ver imagen No. 32).

Imagen No. 32

Al estar la configuración, escoger los calendarios de los usuarios a los cuales se les dio acceso y configurar la agenda del correo solicitado.







Mensaje Fuera de la Oficina

Ingresar al Outlook, por la opción “Información”, se da clic en la opción de “Respuestas Automáticas” (ver

imagen No. 33):

Imagen No. 33

Por defecto aparece la opción deshabilitada, para activarla dar doble clic en la opción “Enviar respuestas automáticas” y así quedan activas las opciones (ver imagen No. 34):

Imagen No. 34







Se debe configurar la fecha y hora inicial del periodo fuera de la oficina y la fecha final que es cuando ya el usuario está de regreso o disponible, adicionalmente en el cuerpo del mensaje se puede indicar los accesos necesarios para que los demás usuarios o personas externas conozcan (ver imagen No. 35):

Imagen No. 35







ANEXO No 4

Autogestión de Contraseñas

Como política establecida en la Guía de Condiciones y Uso del Servicio de Correo Electrónico se debe cambiar la

contraseña cada 45 días o en caso de olvido de la contraseña.

La Auto Gestión de contraseña es el proceso que le permitirá al usuario cambiar o recuperar la contraseña para el acceso a

los recursos tecnológicos de la Cancillería, sin tener que contactar a la Mesa de Ayuda para realizar este procedimiento.

El siguiente manual describe los pasos para realizar el cambio de contraseña a través del portal de autogestión de

contraseñas implementados con la plataforma Microsoft Office 365. Se deben seguir los siguientes pasos:

1. Acceso al sistema

Ingresar nuevamente al sitio http://portal.office.com para realizar el cambio de contraseña. Debe elegir la opción ¿No

puede acceder a su cuenta? y seleccionar cuenta profesional o educativa. (ver Imagen No. 36)

Imagen No. 36

2. En la página Verificación de usuario, escriba su cuenta corporativa nombrada de la siguiente manera usuario de

[email protected] , los caracteres que aparecen para comprobar que no es un robot y, a continuación,

seleccione Siguiente. (ver imagen No. 37)

http://portal.office.com/

mailto:usuario%20de%[email protected]

mailto:usuario%20de%[email protected]







Imagen No. 37

3. En la pantalla que aparece a continuación debe seleccionar la opción Olvidé mi contraseña para proceder con el

cambio de la misma y, para continuar con el proceso, debe dar clic en el botón Siguiente. (ver imagen No. 38)

Imagen No. 37







4. Seleccione el método de contacto que desea usar para la verificación. (ver imagen No. 38)

Imagen No. 38

5. Lleve a cabo los pasos que se indican para el método de contacto seleccionado, tal como se muestra en la tabla siguiente.

Método de contacto Pasos

Enviar mensaje de correo electrónico a mi dirección de correo alternativa

a. Seleccione Enviar por correo electrónico.

b. Mantenga abierta la ventana del explorador Office 365 mientras accede a su cuenta de correo alternativa para obtener el código de comprobación.

c. Vuelva a la ventana del explorador Office 365, introduzca el código que ha recibido en el mensaje de correo electrónico y seleccione Siguiente.

Enviar un mensaje de texto a mi teléfono móvil

a. Especifique el número de teléfono móvil que ha proporcionado para su cuenta y seleccione Enviar mensaje de texto.

b. Introduzca el código de verificación que ha recibido en el mensaje de texto y seleccione Siguiente.

Llamar a mi teléfono móvil

a. Introduzca el número de teléfono móvil que haya proporcionado para su cuenta y seleccione Llamar.

b. Responda a la llamada y siga las instrucciones proporcionadas.

c. Vuelva a la ventana del explorador Office 365.







IMPORTANTE Debe responder al mensaje de texto o al mensaje de correo electrónico en un plazo de 60 minutos.

Complete el proceso de restablecimiento en el mismo computador y en la misma sesión del explorador. Si cierra la ventana

del explorador o tarda más de 60 minutos en responder, deberá volver a comenzar el proceso.

Como el Ministerio de Relaciones Exteriores dispone de un dominio personalizado nombrado @cancilleria.gov.co, puede

seleccionar el segundo método de contacto para la verificación y, a continuación, siga los pasos que se indican para este

contacto en el paso 6.

6. Una vez se ha validado la identidad del usuario se despliega la ventana donde el usuario debe digitar la nueva contraseña

de la cuenta y confirmarla. (ver imagen No. 39)

Imagen No. 39

Una vez se han diligenciado los campos, se debe dar clic en el botón Finalizar para terminar el proceso.

7. Al recibir confirmación de que la contraseña se ha restablecido, seleccione el enlace en la página de confirmación y, a

continuación, inicie sesión Office 365 con la contraseña nueva. (ver imagen No. 40)

Imagen No. 40

CONTROL DE REVISIONES - sigc.cancilleria.gov.co · En caso de coincidencia en el nombre de la...

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