Control y EvaluaciónEstratégica.

José Ventura Ph.D.Profesor Invitado

Universidad Peruana Los Andes UPLA

Monitoreo (Seguimiento)

Observación continua mediante la recogidasistemática de datos pertinentes y selectivos.

El objetivo es proporcionar a la gerenciaEl objetivo es proporcionar a la gerenciaindicadores sobre el grado de avance y de logrode los objetivos, así como sobre el proceso deimpacto.

Control

Función clave en el seno de una Organizaciónque consiste en seleccionar los datospertinentes con respecto al pilotaje y al reflejode su desempeño.de su desempeño.

Luego, análisis e interpretación de esos datos,con el fin de proporcionar una base sólida paralas decisiones gerenciales.

Evaluación

Apreciación de una Organización, su diseño,implementación (procesos) y efectos.

El objetivo es determinar la pertinencia yEl objetivo es determinar la pertinencia yrealización de los objetivos, la eficiencia, laefectividad, el impacto y la sostenibilidad.

Tipos de Evaluación

• por momento:

ex ante – intermedia – ex post

• por tipo:

explorativa – descriptiva

cualitativa– cuantitativa

• por focalización:

pertinencia

efectividad

eficiencia

procesos cualitativa– cuantitativa

• por función:

cognición (genera conocimientos)

legitimación (estratégica, política)

controlling (monitoreo de logros)

• por actor:

interna

externa

1ra columna: Jerarquía de objetivos

Cambios estructurales a largo plazo a losque contribuye la organización .

Efectos directos/inmediatos en losbeneficiarios y el entorno

VISION

PLA

NIF

ICA

CIO

NES

TRA

TEG

ICA

MISION

Todo tipo de acción mediante el cual laOrganización producirá los productos oservicios previstos

Productos o servicios producidos oproporcionados (resultados = productosa entregar)

beneficiarios y el entorno

Productos(resultados, productos a entregar)

Actividades(componentes )

1ra columna: Jerarquía de objetivos

INDICADORES DE IMPACTO

INDICADORES DE DESEMPEÑO

VISION

PLA

NIF

ICA

CIO

NES

TRA

TEG

ICA

MISION

INDICADORES DE EFICIENCIA

INDICADORES DE PRODUCTOProductos

(resultados, productos a entregar)

Actividades(componentes )

¿QUE ES UN INDICADOR?

Los Indicadores

“Que indica o sirve para indicar”

Latín = “Indicare” = Mostrar o significar algo, con

Indicador

Latín = “Indicare” = Mostrar o significar algo, conindicios y señales

Desempeño: capacidad de una institución paragestionar adecuadamente sus recursos y darcumplimiento a los objetivos y metas establecidos

Es una herramienta que entrega informacióncuantitativa respecto del logro o resultado de losobjetivos de la institución, cubriendo aspectoscuantitativos o cualitativos

Indicadores de Desempeño

cuantitativos o cualitativos

¿Para qué sirve esta información?

TOMAR DECISIONES

UN INDICADOR ES UNA SEÑAL, UN AVISO, QUE NOS

ENTREGA INFORMACIÓN

SE RELACIONA DIRECTAMENTE Y SIEMPRE CON UN OBJETIVO

Aumentar nivelde ingresos por

estudiante

Años promedio deEstudio por estudiante

Es necesario definir indicadores para:

• Eficacia• Calidad• Eficiencia

INSUMOS PROCESO PRODUCTOS RESULTADOS

• Eficacia• Calidad• Eficiencia• Economía

• Eficacia• Calidad• Eficiencia

• Eficacia

• (Eficiencia)

PROYECTOS

PROGRAMAS

Bienes

SERVICIOS

Por eso es importante comprender elconcepto y sentido de los indicadores

• Son herramientas de gestión que proveen un valor de referencia a partirdel cual se puede establecer una comparación entre las metas planeadas yel desempeño logrado

Un indicador de desempeño es una herramienta que entrega información• Un indicador de desempeño es una herramienta que entrega informacióncuantitativa respecto del logro o resultado de los objetivos de lainstitución

• Los indicadores de desempeño son medidas que describen cuán bien seestán desarrollando los objetivos de una institución, a qué costo y con quénivel de calidad.

¿QUE TIPO DE INDICADORES HAY?

Clasificación de los indicadores

• Según qué miden

(dimensiones deldesempeño):

• Según etapa del procesoproductivo:

– Insumos

– Eficacia

– Calidad

– Eficiencia

– Economía

– Insumos

– Procesos

– Productos

(bienes y servicios)

– Resultados (intermedios yfinales)

Indicador de EFICACIA

• Mide el grado de cumplimiento de unobjetivo.

• No considera los recursos asignados paraelloello

• Ejemplo:

– Porcentaje de becas entregadas en relación alas programadas

– Número de alumnos por carrera

CONCEPTOS

EFICACIA

• RESULTADO (% RESULTADO LOGRADO EXITOSAMENTE RESPECTOREALIZADO-SOLICITADO)

• FOCALIZACION (LOGRADO RESPECTO DEL UNIVERSO)

• COBERTURA ( LOGRADO RESPECTO DE LA DEMANDA POSIBLE)

• IMPACTO (LOGRADO RESPECTO DEL PROBLEMA QUE SE QUIEREATACAR)

Indicador de EFICIENCIA

• Mide la relación entre los productos y servicios generadoscon respecto a los insumos o recursos utilizados.

• Aproximaciones a este concepto:– Costos de producción (costos medios, costos unitarios gastos

administrativos en relación al gasto total)

– Productividad media de los distintos factores de producción

• Ejemplos:

– Costo promedio anual por alumno atendido

EFICIENCIA

• Indicador de eficiencia: costo por unidad de servicioo bienes provistos; o productividad de un input,

• son útiles en evaluar los costos relativos yproductividad que diferente métodos de servicioentregan o la producción de bienes.entregan o la producción de bienes.

• Los indicadores de eficiencia pueden expresarsecomo “costo por producto”, o “unidades porinsumo”, o “costo por resultado”.

Indicador de CALIDAD

• Mide atributos, capacidades o características quedeben tener los bienes o servicios para satisfaceradecuadamente los objetivos del programa.

• Calidad es una dimensión de la eficacia, pero porsu importancia se la distingue con nombre propio

• Ejemplos:

– Grado de satisfacción de los usuarios

Calidad

Capacidad de la institución por responder en forma

consistente, rápida y directa a las necesidades de

los usuarios

A) Mediciones Indirectas.

Mejorar los atributos yMejorar los atributos ycaracterísticas de los productos.

B) Mediciones Directas.

Grado de satisfacción de losusuarios.

Indicador de ECONOMÍA

• Mide la capacidad del programa para generar omovilizar adecuadamente los recursos financieros.

• Economía es una dimensión de la eficiencia.

• Ejemplos:

– Ingresos propios generados

– Presupuesto ejercido

¿COMO CONSTRUIMOS UN INDICADOR?¿COMO CONSTRUIMOS UN INDICADOR?

10 pasos básicos para construir indicadores

1. Establecer las definicionesestratégicas como referentepara la medición

2. Establecer las áreas dedesempeño relevantes a medir

6. Establecer las metas o el valordeseado del indicador y laperiodicidad de la medición

7. Señalar la fuente de los datos omedios de verificación

3. Formular el indicador ydescribir la fórmula de cálculo

4. Validar los indicadoresaplicando criterios técnicos

5 Recopilar los datos

8. Establecer supuestos(observaciones)

8. Evaluar: establecer referentescomparativos y establecerjuicios

10. Comunicar e Informar eldesempeño logrado

1. Establecer las definiciones estratégicas comoreferente para la medición del desempeño

• MISION

• VISION

• OBJETIVOS ESTRATEGICOS• OBJETIVOS ESTRATEGICOS

• PRODUCTOS FINALES o ESTRATEGICOS

De las Definiciones estratégicas extraer los Factores Relevantes que debenser medidos.

•¿Cuáles son los principales aspectos o variables claves que deben sermedidos en cada uno de los Objetivos (Misión, Objetivos Estratégicos,

2. Establecer los factores relevantes, ámbitos ydimensiones de desempeño a medir…….

medidos en cada uno de los Objetivos (Misión, Objetivos Estratégicos,productos..) ?

•¿Qué ámbitos deben ser medidos?

•¿Qué dimensiones deben ser medidos?

•¿Quién utilizará la información?

•¿Qué decisiones tomará?

LISTA DE FACTORES RELEVANTES AMEDIR

Definicionesestratégicas

Factores Relevantes

Visión

MisiónMisión

Objetivos estratégicos

Productos finales

3. Formular el nombre del indicador y la fórmula de cálculo.

El nombre del indicador debe ser lomás ilustrativo posible de lo que sequiere medir, y la fórmula debepermitir informar sobre lospermitir informar sobre losparámetros o variables que se estánmidiendo

Nombre del indicador

• Debe ser claro, preciso y autoexplicativo

• Que cualquier persona entienda qué se mide con eseindicador

• Si se usan siglas o aspectos técnicos, deben definirse en unanota explicativanota explicativa

• “Porcentaje de aeropuertos que cuentan con sistema ILS”

• Nota: ILS (Instrument Landing System) es un sistema deaterrizaje instrumental con que cuentan los aviones paraaterrizar en condiciones de baja visibilidad.

Fórmula de cálculo

• La relación matemática de las variables debenentregar como resultado lo que se definió enel nombre

Nombre del indicador

Variables que intervienen

Construcción de Fórmulas

Variables que intervienen

Fórmula del indicador

Tipos de fórmulas más usadas

Porcentaje (proporciones)

Tasa de variación

Fórmula de cálculo

Tasa de variación

Razón o promedio

Índices

4. Validar los indicadores

5. Recopilar los datos para construir los indicadores

• Información contable-presupuestaria

TIPOS DE INFORMACION

• Estadísticas de producción física, cargas detrabajo del personal

• Encuestas, estudios especiales

• Benchmarking,etc

Para cada indicador, ¿está disponible la información en miprograma?

SÍ No

¿está en otra Entidad?

Fuentes de Información

¿está en otra Entidad?

Sí No

¿el beneficio > costo de obtenerla?

Sí No

Se mide

Se buscauna proxy

6. Establecer las metas o el valor deseado delindicador y la frecuencia de la medición

• DESEMPEÑO HISTORICO

• LINEA BASE

• OBJETIVOS DEFINIDOS

• DESEMPEÑO LOGRADO EN INSTITUCIONESSIMILARES, PROCESOS O PROGRAMAS.

7. Señalar las fuentes de datos omedios de verificación

• Registros de la institución (posibles de auditar)

• Estadísticas oficiales

• Encuestas (realizadas por entes externos)

8. Establecer Supuestos(observaciones)

Aspectos no controlables por la institución:

Deben ser muy concretos y no generales

• Variaciones del tipo de cambio, o de determinados precios pueden afectarniveles de ingresos esperados, tarifas, etc

• Aprobaciones de procesos por entes externos en la que hay probadaposibilidad (norma o procedimiento externa) que puede alterar laprogramación)

• Flujo de recursos internacionales, etc.

DEFINICION

• Es una herramienta que permite traducir la Visión de laOrganización, expresada a través de su estrategia, en términosyobjetivos específicos para su difusión a todos los niveles,estableciendo unsistema de medición del logro de dichos objetivos. (Kaplan ysistema de medición del logro de dichos objetivos. (Kaplan yNorton )

• Cuadro de Mando Integral

• Sistema Balanceado de Medidas

• “No se puede gestionar lo que no se puede medir”

Cuadro Dimensiones: Perspectivas

FUNDAMENTOS

• Combina indicadores financieros y nofinancieros “creación de valor”. (100 años)

• Definición de la estrategia de la empresa. (40años)años)

• Utilizar indicadores que realicen elseguimiento de la estrategia de una empresa.(40 años)

LO NUEVO Y DIFERENTE

• Busca el balance entre indicadores financierosy no financieros, el corto plazo y el largo plazo,los indicadores de resultados y los de procesoy un balance entre el entorno y el interior dey un balance entre el entorno y el interior dela firma.

¿Por qué es Equilibrado?

Plan Estratégico

Largo Plazo

Gestión

Corto Plazo

Medidas de largo plazo

Medidas de Resultado

del

ultimo período

Medidas de corto Plazo

Medición del Potencial

futuro

PERSPECTIVA FINANCIERA

• Determina el rendimiento del capital invertido.

• Los objetivos financieros representan el objetivo alargo y corto plazo de la organización.

INDICADORES:INDICADORES:

• Ingresos versus Egresos (Corto Plazo)

• El indicador financiero Retorno sobre elPatrimonio se obtiene a través de la división de lautilidad por el patrimonio neto (Largo Plazo)

• Representa el objetivo de corto plazo (numero declientes ahora), pero tiene efectos en el largo plazo(fidelidad de los clientes).

• La Clave es tener el mayor numero de clientes

Perspectiva de los Clientes

La Clave es tener el mayor numero de clientesposible.

INDICADORES

• Satisfacción del cliente

• Compras repetitivas de los clientes

Perspectiva de los Procesos Internos

• Representa objetivos de corto plazo.• Determina los procesos internos críticos que la empresa debe

cuidar y someter a una mejora continua para la satisfaccióndel cliente.

• Este análisis incluye frecuentemente la identificación derecursos y capacidades que la propia empresa necesitamejorar.

INDICADORES:INDICADORES:• Costes de desarrollo / Beneficios operativos --> generado por

un nuevo producto en un período de tiempo• Número de veces en que se modifica un nuevo diseño de

producto• Posible pérdida en ventas por tiempo dedicado a generación

de nuevos productos• % de desechos• % de material en almacen.

Perspectiva de Formación y Crecimiento

• Esta perspectiva desarrolla objetivos e indicadores paraimpulsar el aprendizaje y el crecimiento de laorganización. Los objetivos de crecimiento yaprendizaje.

• Se considera como la perspectiva clave por excelencia,ya que tiene en cuenta el talento humano con unya que tiene en cuenta el talento humano con unelemento de importancia en la gestión; además trata lacultura organizacional, pues desde allí se procede aestablecer cambios en la organización.

• INDICADORES– Satisfacción del personal– Retención del personal clave.– Productividad del personal.

Indicadores de Resultados delFormación y Crecimiento

Ejemplo: Mapa Estratégico Básico

INDICADORESRentabilidad (Causa y efecto)

• Implantación de la estrategia

• Satisfacción y servicio de los clientes

• Control, productividad, calidad e innovaciónde los procesos.de los procesos.

• Formación y actitud del personal

INDICADORES

• Indicadores de cumplimiento

• Indicadores de evaluación

• Indicadores de eficiencia

• Indicadores de eficacia• Indicadores de eficacia

PERSPECTIVAS DE UN CMI

• - 4 perspectivas más comunes

Perspectiva financiera

• Responde la pregunta:

– ¿Qué indicadores tienen que ir bien para que losesfuerzos de la empresa se transformenesfuerzos de la empresa se transformenrealmente en valor ?

Perspectiva del cliente

• Responde la pregunta:

– ¿Qué indicadores tienen que ir bien para reflejar elposicionamiento de la empresa en el mercado o en lossegmentos de mercado donde se quiere competir?

- Ejemplo:* Cuota de mercado* Índice de comparación de precios

con los de la competencia

Perspectiva interna

• Recoge indicadores de procesos internos queson críticos para el posicionamiento en elmercado y para llevar la estrategia a un buendesarrollo.desarrollo.

Perspectiva de aprendizaje y crecimiento

• Responde la pregunta de que tanto se hainvertido en la mejora y el desarrollo de losrecursos humanos.

- Se refleja en la situación futura y actual de laempresa.

Otras perspectivas …

• Perspectiva proveedores.

• Perspectivas del comportamiento de laspersonas y de las acciones hacia lacomunidad.comunidad.

ESQUEMA DE PERSPECTIVAS EINDICADORES

MODELO GENERAL

• Indicadores del cliente

indicadores avanzados.

PASOS A SEGUIR EN DISEÑO E IMPLANTACIÓNDE UN CMI

3.Areas de intervencion

Línea de Base

MarcoLógico

Definición dela estrategia

4.Areas de intervencion

Efectos/Impactos

Sistema deMonitoreo

Rendir Cuentas,Aprender,Ajustar

COMO? PARA QUE?QUE?

Realidades: Fortalezas/Problemas/Necesidades

Árbol deproblemas

Posibles Soluciones/IntervencionesÁrbol deobjetivos

Priorizaciónde intervencio-nes

Identificaciónde intervencio-nes

Análisis desituación

Justificacióndel proyecto

1.

2.