CONTROL EXTERNOCONTROL EXTERNO

Víctor Rivera OlguínVíctor Rivera Olguín

Jefe Auditoría e InspecciónJefe Auditoría e Inspección

Contraloría Regional de MagallanesContraloría Regional de Magallanes

Función de AuditoríaFunción de Auditoría

• Cumplimiento ordenamiento jurídicoCumplimiento ordenamiento jurídico

• Protección y debido uso patrimonio Protección y debido uso patrimonio públicopúblico

• Probidad de funcionariosProbidad de funcionarios

• Fidelidad y transparencia Fidelidad y transparencia informacióninformación

Procesos de Control Procesos de Control

• Auditoría de Estados FinancierosAuditoría de Estados Financieros

• Examen de cuentas de Ingresos y Examen de cuentas de Ingresos y GastosGastos

• Evaluación de Control InternoEvaluación de Control Interno

• Auditoría de obra públicaAuditoría de obra pública

• Revisión contable-financieraRevisión contable-financiera

• Controles administrativos de Controles administrativos de personalpersonal

Otras materias de controlOtras materias de control

• Investigaciones especialesInvestigaciones especiales

• Sumarios administrativosSumarios administrativos

• Investigaciones sumarias por uso Investigaciones sumarias por uso indebido de vehículo fiscal.indebido de vehículo fiscal.

Cobertura FiscalizaciónCobertura Fiscalización

• Municipalidades y corporaciones (12)Municipalidades y corporaciones (12)

• Servicios Nacionales (66)Servicios Nacionales (66)

• Servicios Regionales (10)Servicios Regionales (10)

• Tribunales y Juzgados (13)Tribunales y Juzgados (13)

Principales observacionesPrincipales observaciones• Deficiencias Control InternoDeficiencias Control Interno• Relacionadas con Ingresos y gastosRelacionadas con Ingresos y gastos• Incumplimiento Normas legales y reglam.Incumplimiento Normas legales y reglam.• Falta respaldo documentalFalta respaldo documental• Incumplimiento de contratosIncumplimiento de contratos• Error cálculos e imputaciónError cálculos e imputación• Incumplimiento normativa contableIncumplimiento normativa contable• Incumplimiento trámite Toma de RazónIncumplimiento trámite Toma de Razón• Incumplimiento bases de LicitaciónIncumplimiento bases de Licitación

Observaciones Control Observaciones Control InternoInterno• Falta unidad de auditoría interna.Falta unidad de auditoría interna.

• Unidad auditoría interna no realiza Unidad auditoría interna no realiza controles deliberados, sin plan de controles deliberados, sin plan de trabajo.trabajo.

• Falta segregación de funcionesFalta segregación de funciones

• No se hacen conciliaciones bancariasNo se hacen conciliaciones bancarias

• Falta de Manuales de funciones y Falta de Manuales de funciones y procedimientos.procedimientos.

• Sistemas información a través de excel.Sistemas información a través de excel.

• Falta de InventariosFalta de Inventarios

• Carencia de garantíasCarencia de garantías

• Incumplimiento ley 19.886.Incumplimiento ley 19.886.

• Comprobantes sin visación.Comprobantes sin visación.

• Adquisiciones sin contar con tres Adquisiciones sin contar con tres cotizaciones.cotizaciones.

Observaciones Examen Observaciones Examen cuentascuentas• Déficit financieroDéficit financiero• Adquisición de sistemas no compatiblesAdquisición de sistemas no compatibles• Fondos usados para fines distintosFondos usados para fines distintos• Atraso en pagos de imposicionesAtraso en pagos de imposiciones• Combustible en vehículos particularesCombustible en vehículos particulares• Falta de pólizas de fianzaFalta de pólizas de fianza• Obras sin plan de prevención de riesgosObras sin plan de prevención de riesgos• Pago de obras no ejecutadasPago de obras no ejecutadas

• Planos de obras distintos a los aprobadosPlanos de obras distintos a los aprobados

• Exceso del límite de personal a contrata.Exceso del límite de personal a contrata.

• No presentación de cuenta públicaNo presentación de cuenta pública

• No entrega de información al ConcejoNo entrega de información al Concejo

• Declaración de Int. Y Patrimonio no Declaración de Int. Y Patrimonio no presentadaspresentadas

• Viáticos pagados en excesoViáticos pagados en exceso

• Uso indebido de vehículo fiscalUso indebido de vehículo fiscal

• Prórroga de contratos fuera Ley 19.886.Prórroga de contratos fuera Ley 19.886.

• Falta Rendición de CuentasFalta Rendición de Cuentas

• Pagos improcedentes por gastos de Pagos improcedentes por gastos de representaciónrepresentación

Uso indebido del vehículo fiscalUso indebido del vehículo fiscal• Utilizar el vehículo para fines que no sean Utilizar el vehículo para fines que no sean

propios del ente público. (compras propios del ente público. (compras personales, ir a la playa, mandar dejar personales, ir a la playa, mandar dejar alguien a su casa, niños al colegio, irse de alguien a su casa, niños al colegio, irse de vacaciones.)vacaciones.)

• Desviarse del trayecto directoDesviarse del trayecto directo

• Circular sin distintivo (salvo excepciones)Circular sin distintivo (salvo excepciones)

• Guardar el vehículo en lugar distinto al Guardar el vehículo en lugar distinto al indicado por la autoridad.indicado por la autoridad.

• Circular sin rendir caución.Circular sin rendir caución.

Gastos de RepresentaciónGastos de Representación

• Clasificación presupuestaria Clasificación presupuestaria 22.12.00322.12.003

• Corresponde a gastos por Corresponde a gastos por inauguraciones, aniversarios, inauguraciones, aniversarios, presentes, atención de autoridades, presentes, atención de autoridades, delegaciones, huéspedes ilustres y delegaciones, huéspedes ilustres y otros análogos en otros análogos en representación representación del Organismo.del Organismo.

• Los gastos sólo podrán realizarse con Los gastos sólo podrán realizarse con motivo de celebraciones que motivo de celebraciones que guarden guarden relación con las funciones relación con las funciones del Organismodel Organismo respectivo y a los respectivo y a los cuales cuales asistan autoridades asistan autoridades superiores del Gobiernosuperiores del Gobierno o del o del Ministerio correspondiente.Ministerio correspondiente.

Gastos/Normativa/JurisprudenciaGastos/Normativa/Jurisprudencia

• Dictamen 37857, del 29 Dictamen 37857, del 29 septiembre de 2000. septiembre de 2000.

• Se consideran como gastos Se consideran como gastos de representación si son de representación si son realizados con motivo de realizados con motivo de celebraciones relacionadas celebraciones relacionadas con funciones del Organismo con funciones del Organismo respectivo y a las cuales respectivo y a las cuales asistan autoridades asistan autoridades superiores del Gobierno o superiores del Gobierno o Ministerio corespondiente.Ministerio corespondiente.

• Servicios de café, Servicios de café, almuerzos y almuerzos y comidas.comidas.

Gastos/Normativa/JurisprudenciaGastos/Normativa/Jurisprudencia

• Dictámenes 26.345 y 32.296 Dictámenes 26.345 y 32.296 de 1994.de 1994.

• El pago de propinas El pago de propinas constituye una constituye una erogación erogación voluntariavoluntaria de la persona que de la persona que la otorga, distinta del Estado, la otorga, distinta del Estado, por lo que no puede ser por lo que no puede ser considerada como gasto por considerada como gasto por no ajustarse a la Normativa.no ajustarse a la Normativa.

• PropinasPropinas

Gastos/Normativa/JurisprudenciaGastos/Normativa/Jurisprudencia

• Dictámenes 16.561/14 de junio Dictámenes 16.561/14 de junio 19841984

• Dictamen 8129/ 27 marzo Dictamen 8129/ 27 marzo 19841984

• Dictamen 11.315/ 16 mayo Dictamen 11.315/ 16 mayo 1985.1985.

• Los gastos asociados a Fiestas Los gastos asociados a Fiestas de Navidad o Fiestas Patrias, de Navidad o Fiestas Patrias, no deben considerarse como no deben considerarse como gastos de representación ya gastos de representación ya que tales celebraciones que tales celebraciones no no correspondencorresponden a funciones a funciones netamente institucionales.netamente institucionales.

• Gastos de Gastos de celebración Fiestas celebración Fiestas Patrias, Navidad. Patrias, Navidad. (traslados del personal, (traslados del personal, regalos, almuerzos, regalos, almuerzos, cóctel, etc)cóctel, etc)

Gastos/Normativa/JurisprudenciaGastos/Normativa/Jurisprudencia

• Dictamen 11.315, de Dictamen 11.315, de 16 de mayo 1985.16 de mayo 1985.

• Los gastos Los gastos inherentes a estas inherentes a estas celebraciones no celebraciones no constituyen gastos constituyen gastos de representación, de representación, ya que son ya que son reuniones que reuniones que no no corresponden a corresponden a causas netamente causas netamente institucionalesinstitucionales, aún , aún cuando concurran cuando concurran autoridades.autoridades.

• Gastos relacionados con el Gastos relacionados con el Día del Niño, Día de la Día del Niño, Día de la Secretaria, Día Internacional Secretaria, Día Internacional de la Mujer de la Mujer (Regalos, (Regalos, alimentación, arriendos, etc.)alimentación, arriendos, etc.)

Gastos/Normativa/JurisprudenciaGastos/Normativa/Jurisprudencia

• Clasificador Clasificador PresupuestarioPresupuestario

• En general estos gastos En general estos gastos deben deben estar asociados estar asociados al ítem presupuestarioal ítem presupuestario correspondiente, no correspondiente, no obstante, podrán obstante, podrán considerarse como considerarse como gastos de gastos de representación, si se representación, si se realizan en realizan en representación del representación del Organismo.Organismo.

• Atención autoridades Sector Atención autoridades Sector Privado (gastos de pasajes, Privado (gastos de pasajes, alimentación)alimentación)

Gastos/Normativa/JurisprudenciaGastos/Normativa/Jurisprudencia

• Dictámenes 16561/8129 de Dictámenes 16561/8129 de 1984.1984.

• Los obsequios a funcionarios Los obsequios a funcionarios no deben considerarse como no deben considerarse como gastos de representacióngastos de representación toda vez que no constituyen toda vez que no constituyen una función propia del una función propia del servicio.servicio.

• Obsequios o presentes Obsequios o presentes institucionales por institucionales por reconocimiento reconocimiento funcionariofuncionario

Gastos/Normativa/JurisprudenciaGastos/Normativa/Jurisprudencia

• Dictamen 16561/14 de junio Dictamen 16561/14 de junio 19841984

• Dictamen 8129/ 27 de marzo Dictamen 8129/ 27 de marzo 19841984

• Los gastos por concepto de Los gastos por concepto de regalos a funcionarios regalos a funcionarios constituyen una constituyen una erogación no erogación no atribuibleatribuible a las funciones a las funciones propias de la institución, por lo propias de la institución, por lo tanto, no corresponde tanto, no corresponde clasificarla como gasto de clasificarla como gasto de representación.representación.

• Tarjetas de regalo de Tarjetas de regalo de supermercado, fin de supermercado, fin de año o canasta familiar.año o canasta familiar.

Gastos/Normativa/JurisprudenciaGastos/Normativa/Jurisprudencia

• Clasificador presupuestarioClasificador presupuestario

• Los presentes a autoridades Los presentes a autoridades pueden ser catalogados pueden ser catalogados como gastos de como gastos de representaciónrepresentación, siempre que , siempre que se realicen en se realicen en representación del representación del Organismo. No obstante, se Organismo. No obstante, se requiere identificar las requiere identificar las personas beneficiadas a personas beneficiadas a objeto de acreditar el gasto.objeto de acreditar el gasto.

• Presentes a autoridadesPresentes a autoridades

Gastos/Normativa/JurisprudenciaGastos/Normativa/Jurisprudencia

• Clasificar presupuestarioClasificar presupuestario

• En general, este tipo de gastos En general, este tipo de gastos deben clasificarsedeben clasificarse en el en el subt.22, ítem 07, Publicidad y subt.22, ítem 07, Publicidad y difusión, del Clasificar difusión, del Clasificar Presupuestario, no obstante, si Presupuestario, no obstante, si éstos están asociados a un éstos están asociados a un aniversario o manifestación de aniversario o manifestación de exteriorización del servicio y se exteriorización del servicio y se cumple con los requisitos que cumple con los requisitos que contempla el clasificar contempla el clasificar presupuestario para gastos de presupuestario para gastos de representación, pueden ser representación, pueden ser considerados como tales.considerados como tales.

• Gastos de impresión Gastos de impresión de folletos, dípticos, de folletos, dípticos, trípticos, pendones.trípticos, pendones.

Gastos/Normativa/JurisprudenciaGastos/Normativa/Jurisprudencia

• Clasificador presupuestarioClasificador presupuestario

• Estos desembolsos Estos desembolsos no no correspondencorresponden a gastos de a gastos de representación por no representación por no cumplir con los requisitos de cumplir con los requisitos de exteriorización del servicio y exteriorización del servicio y que asistan autoridades que asistan autoridades superiores del Gobierno o del superiores del Gobierno o del Ministerio correspondiente.Ministerio correspondiente.

• Gastos relativos a Gastos relativos a reuniones del jefe del reuniones del jefe del servicio con subalternos.servicio con subalternos.

Gastos/Normativa/JurisprudenciaGastos/Normativa/Jurisprudencia

• Clasificador presupuestarioClasificador presupuestario

• En general, estos gastos En general, estos gastos no no correspondencorresponden a gastos de a gastos de representación por no contar representación por no contar con la participación de con la participación de integrantes de otros poderes del integrantes de otros poderes del Estado y/o con expertos y Estado y/o con expertos y autoridades, según lo señala el autoridades, según lo señala el Clasificador presupuestario.Clasificador presupuestario.

• Ágapes y coffe break Ágapes y coffe break en cursos internos en cursos internos del servicio.del servicio.

Gastos/Normativa/JurisprudenciaGastos/Normativa/Jurisprudencia

• Clasificador presupuestarioClasificador presupuestario

• No correspondeNo corresponde a gastos de a gastos de representación por lo que representación por lo que debe ser registrado según el debe ser registrado según el clasificador presupuestario.clasificador presupuestario.

• Arriendo de salas Arriendo de salas y alimentación por y alimentación por capacitación capacitación interna y externa.interna y externa.

Gastos/Normativa/JurisprudenciaGastos/Normativa/Jurisprudencia

• Dictamen 11315, 16 mayo Dictamen 11315, 16 mayo 1985.1985.

• No correspondeNo corresponde ser clasificados ser clasificados como gastos de representación como gastos de representación toda vez que no son atribuibles toda vez que no son atribuibles a causas netamente a causas netamente institucionales, aún cuando institucionales, aún cuando concurran autoridades.concurran autoridades.

• Gastos por actuaciones Gastos por actuaciones musicales en el día de musicales en el día de la secretaria.la secretaria.

Gastos/Normativa/JurisprudenciaGastos/Normativa/Jurisprudencia

• Dictamen 37857/29 septiembre Dictamen 37857/29 septiembre 20002000

• Aún cuando el evento Aún cuando el evento corresponda a causas corresponda a causas institucionales, los gastos institucionales, los gastos relacionados relacionados no se aceptanno se aceptan como de representación, toda como de representación, toda vez que no se cumple con el vez que no se cumple con el requisito de asistencia de requisito de asistencia de autoridades superiores del autoridades superiores del Gobierno o Ministerio. Gobierno o Ministerio.

• Gastos relacionados Gastos relacionados con eventos internos con eventos internos del servicio, que no del servicio, que no asisten autoridades asisten autoridades superiores.superiores.

Gastos/Normativa/JurisprudenciaGastos/Normativa/Jurisprudencia

• Dictamen 37.857/ 29 Dictamen 37.857/ 29 sept.2000sept.2000

• Estos gastos Estos gastos son procedentesson procedentes , dado que los jefes , dado que los jefes regionales deben ejercer regionales deben ejercer debidamente sus funciones y debidamente sus funciones y contar con recursos contar con recursos financieros para las financieros para las actividades específicas que actividades específicas que conlleva asumir la conlleva asumir la representación del representación del organismo.organismo.

• Gastos de Gastos de representación de representación de Directores RegionalesDirectores Regionales

Gastos/Normativa/JurisprudenciaGastos/Normativa/Jurisprudencia

• Dictamen 22.909/ 24 junio 1999.Dictamen 22.909/ 24 junio 1999.

• Dictamen 28.852/ 13 diciembre Dictamen 28.852/ 13 diciembre 1985.1985.

• La cuenta pública de un La cuenta pública de un organismo a la que asisten organismo a la que asisten autoridades parlamentarias, autoridades parlamentarias, cumple con los requisitoscumple con los requisitos para ser para ser considerado gastos de considerado gastos de representación, por estar representación, por estar relacionados con actividades relacionados con actividades institucionales y participación de institucionales y participación de autoridades superiores y autoridades superiores y parlamentarias.parlamentarias.

• Gastos originados Gastos originados por la Cuenta por la Cuenta Pública con Pública con presencia del Jefe presencia del Jefe de Servicio y de Servicio y Senadores.Senadores.

RENDICIÓN DE CUENTASRENDICIÓN DE CUENTAS

CONCEPTO: CONCEPTO: Ley 10.336, Art.85Ley 10.336, Art.85

Todo funcionario, como asimismo toda persona o entidad que reciba, custodie, administre o pague fondos públicos, rendirá a la Contraloría las cuentas comprobadas de su manejo en la forma y plazos que determina la ley.

CaracterísticasCaracterísticasÍntegra:

Contener la totalidad de la información requerida para respaldar los montos utilizados.

Fidedigna:Se ajuste a los principios de juridicidad

Oportuna:Presentada de acuerdo al marco que la regula, que sea reciente.

Coherente:Los fondos rendidos tengan relación con el objetivo por el cual se entregaron.

Marco regulatorioMarco regulatorioLey 10.336, Art. 85 y siguientes.

D.L. 1.263/75, Art. 51, 52 y 54.

Resoluc. 759/2003, CGR, Fija normas sobre rendición de cuentas.

Normas Especiales, contratos, convenios, acuerdos, etc.

GeneralidadesGeneralidadesEncargado de rendir cuenta: Unidades operativas, departamentos de Finanzas.

Alcance: Totalidad de operaciones

Contenido:Comprob. De ingresos, egresos, traspasos, respaldos.

Almacenamiento:En la sede de las unidades operativas.

Plazo Rendición de CuentasPlazo Rendición de CuentasDentro de los 5 días hábiles siguientes al mes que corresponda.

El plazo que disponga el acuerdo, convenio, contrato o documento que formalice la transferencia.

Soporte de la documentación Soporte de la documentación auténticaauténticaSoporte Papel

Documento original, Ley 10.336, art.95, Ley 1.263/75, art.55.

Documentos digitalizados, se consideran copias.

Soporte de la documentación Soporte de la documentación auténticaauténticaSoporte electrónico (Resolución 759/2003

Requiere asegurar el acceso a sus sistemas automatizados de tratamiento de información, previa autorización de la CGR.

Los documentos con formato digital deben contar con niveles de resguardo y seguridad para garantizar la autenticidad, integridad y disponibilidad de la información.

GRACIAS