LOGOLOGO

Sistemas de InformaciónControl InternoControl Interno

Mg. Alicia Inés Zanfrillo

Universidad Nacional de Mar del PlataFacultad de Ciencias Económicas y Sociales

Sistemas de información: red general de contenidos

Tendencias actuales y datos de interés

Control Interno: esquema de contenidos

Definición y evolución

Esquema, alcances y componentes

Comparación enfoque tradicional - Informe COSO

Síntesis

Relación: Relación: Sistema de

información, Sistema contable y Control Interno

Sistemas de Información. Sistema Contable.

Seguridad Informática. Análisis organizacional. Herramientas

Control Interno

¿QUÉ ES EL CONTROL INTERNO?

PALABRAS ASOCIADAS

ConfiabilidadNormas

Reglas

Coordinar

AsegurarGarantizar Seguridad

Procedimientos

EficienciaGarantizar

Eficacia

Objetivos

EstructuraPlanificar Proteger

Prevenir

Cumplimiento

Leyes

Sistema

Evolución del control interno: enfoque tradicional vs. enfoque procesual

Informe Cadbury (1995)Informe Cadbury (1995)

Informe COSO (1992)Informe COSO (1992)

Informe COCO (1995)Informe COCO (1995)

Reino Unido: Cadbury Committe

Estados Unidos: American Accounting Association, Institute of Internal Auditors, American Institute of Certified Public Accountants, Financial Executive Institute, Institute of Management Accountants. (COSO: Committee of Sponsoring organizations of the Treadway commission).

Canadá: Instituto Canadiense de Contadores Matriculados

Mantenimiento de cuentas por personas diferentes (a.C y s. VI y VII)

Mantenimiento de cuentas por personas diferentes (a.C y s. VI y VII)

Separación de cuentas: especialización y autonomía (s. XVII)

Separación de cuentas: especialización y autonomía (s. XVII)

Antiguos imperios

Tiempos posteriores a la Revolución Francesa

Complejidad del entorno y de las organizaciones

Descentralización de las

operaciones

Delegación de tareas y autoridad

Complejidad del entorno y de las organizaciones

Descentralización de las

operaciones

Delegación de tareas y autoridad

Control interno: algunas definiciones como sistema

“Conjunto de reglas, principios o medidas enlazadas entre sí, desarrollados dentro de una organización, con procedimientos que garanticen su estructura, un esquema humano adecuado a las labores asignadas y al cumplimiento de los planes de acción, con el objeto de lograr: razonable protección del patrimonio, cumplimiento de políticas prescriptas por la organización, información confiable y eficiente y, eficiencia operativa” (IAIA, 1975)

“Conjunto de normas, controles, consideraciones y aspectos a tener en cuenta por el propio ente que los ha de adoptar, cuyo objetivo es evitar la comisión de errores y fraudes; ganar seguridad y confiabilidad en la operatoria de la organización, sin que ello signifique pérdida de eficiencia administrativa “ (Pungitore, 1994)

Control interno: algunas definiciones

“Es un proceso efecutado por el Consejo de Administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos dentro de las siguientes categorías:– Eficacia y eficiencia de las operaciones– Fiabilidad de la información– Cumplimiento de las leyes y normas aplicables” (Informe COSO, 1992)

“El proceso de ejercitar una influencia directiva o restrictiva sobre las actividades de un objeto, organismo o sistema” (Cushing, B., Accounting Information Systems and Business Organizations; 1990)

Esquema de Control Interno

Sistema Contable. Tiene por objeto registrar las variaciones cuantitativas y cualitativas y el efecto económico y financiero de las diversas operaciones y transacciones que realiza la empresa

Sistema de Información. Conjunto de elementos interrelacionados que interactúan entre sí, entre sus atributos y con su ambiente, con un fin determinado y teniendo una actuación conjunta superior a la suma de las actuaciones individuales de sus elementos.

Sistema Administrativo. Funcíón que posibilita la obtención de los objetivos de la organización por medio de un conjunto integrado de procedimientos que prescriben tareas y que incluyen información y decisión.

Sistema de Control Interno. Reglas y procedimientos coordinados como marco de referencia a las decisiones atendiendo a los objetivos y valores de la organización, para la eficiencia en las operaciones, la confiabilidad de la información y la protección del patrimonio

Control interno: normas generales

Formación de un ambiente de control internoEvitar ´zonas disputadas´ o ´tierras de nadie´ Formalización de operaciones por escritoAutorización de operaciones – Niveles de operaciónSeparación de funciones / control cruzado por oposición de interesesPrenumeración (de imprenta) de los formularios utilizadosControl numérico de formularios en las distintas áreas receptoras (control de integridad)Control de correlatividad numérica – cronológicaExistencia de determinadas funciones: operativas, de control y de asesoramientoAnálisis de riesgos/cobertura de seguro/análisis de convenienciaDependencia entre sectores/el sector que ejerce el control no debe depender del sector

controladoRevalorización de la función de archivoCustodia de formularios sin utilizarRotación interna del personal afectado a áreas sensiblesEvitar rotación interna acelerada de personalRegistraciones claras, adecuadas y al díaMecanismos o canales para reclamos de los clientes

Control interno: alcances

ESTÁ …ESTÁ …

LO QUE LO QUE ES …ES …

LO QUE LO QUE NO ES …NO ES …

PreventivoContinuo

EsporádicoExterno

• Eficacia en los procedimientos y controles• Eficiencia operativa• Seguridad en materia de información

• Eficacia en los procedimientos y controles• Eficiencia operativa• Seguridad en materia de información

• Unido a los sistemas administrativos y contables de la organización• Incorporado:

• al diseño de la estructura, • de los procedimientos administrativos y • de los sistemas de información

IMPLICA …IMPLICA …

Límites: Límites: relación costo-relación costo-

beneficiobeneficio

CONTROL INTERNOComponentes

Control interno: componentes

Ambiente de control

Evaluación de riesgos

Actividades de control

Información y comunicación

Supervisión

Misión, objetivos y políticas, estructura (org.) Puntos clave,

riesgos, estimación y cambios

Políticas y procedimientos para cumplir las directrices Contenido, flujo

y calidad de información.

Responsable: auditoría interna y externa

Componentes del Control Interno (enfoque Informe COSO)

Componentes del Control Interno

(enfoque tradicional):

objetivos y medidas

Control interno: componentes

• Ambiente de control

El núcleo de una empresa es su personal (sus atributos individuales,incluyendo la integridad, los valores éticos y la profesionalidad) y el entornoen el que trabaja. Los empleados son el motor que impulsa la entidad y loscimientos sobre los que descansa todo.

¿Los objetivos son acordes con la misión?¿Los objetivos se basan en información precisa?¿Los objetivos son acordes con las regulaciones vigentes?¿Los objetivos cubren los requerimientos del medio socio-productivo?

Control interno: componentes

Objetivos

Protección de los

activos

Objetivos

Relacionados con las

operaciones

Los objetivos de Protección de activos y Eficiencia operativa del enfoque tradicional coinciden con el objetivo relacionados con las operaciones del Informe COSO

Cumplimiento de políticas

Eficiencia operativa

Enfoque tradicional

Enfoque tradicional

Informe COSO - SIGEN

Informe COSO - SIGEN

Información confiable y

eficiente

Relacionados con la

información financiera

De cumplimiento

Ambiente de control: objetivos

Control interno: componentes

• Evaluación de riesgos

La empresa debe conocer y abordar los riesgos con los que se enfrenta. Debe fijar objetivos integrados en todas las actividades necesarias para que la organización funcione en forma coordinada, estableciendo mecanismos para identificar, analizar y tratar los riesgos correspondientes.

¿Se identificaron áreas estratégicas o de vacancia?¿Se identificaron los procesos críticos en la comunicación con el entorno?¿Se identificaron los riesgos relevantes de fuente externa (AMENAZAS)?¿Se identificaron los riesgos relevantes de fuente interna (DEBILIDADES)?¿Se estimaron los riesgos?¿Se identificaron cambios en el ambiente que pueden repercutir en la organización?

Control interno: componentes

• Actividades (medidas)

Deben establecerse y ejecutarse políticas y procedimientos que ayuden a conseguir una seguridad razonable de que se llevan a cabo de forma eficaz las acciones consideradas necesarias para afrontar los riesgos queexisten respecto a la consecución de los objetivos de la organización.

¿Las políticas y procedimientos se encuentran documentadas?¿Las políticas establecidas son claras?¿Existen niveles de autorización para realizar las transacciones?¿Las actividades incompatibles están debidamente segmentadas?¿Qué tipo de métrica se utiliza para la medición del desempeño?¿La información clave es confiable y se encuentra debidamente protegida?

Actividades de control (medidas): protección del patrimonio

Protección de los bienesProtección de los bienes

Prevención de fraudesPrevención de fraudes

Prevención de fraudesPrevención de fraudes

Procesamiento electrónico de datos

Procesamiento electrónico de datos

Servicio de vigilancia, de protección contra incendios y de seguridad fabrilPolíticas de aseguramientoMantenimiento preventivo

Específicas manejo de fondosDepósito total de las recaudaciones diariasCheques con más de una firmaEspecíficas manejo de stocksSistema de inventario permanenteIdentificación y baja de mercadería dañada/obsoleta

Generales:Prenumeración de formularios

Control numérico de correlatividadGuarda de formularios en blancoClaves de acceso a la información

Rotación de personal afectado a áreas

Controles de accesoControl de entrada: consistencia y validación

Control de razonabilidad en el procesamiento

Controles en los datos fijos y en las salidas

Protección del patrimonio

Actividades de control (medidas): eficiencia operativa

Estructura humana adecuadaEstructura humana adecuada

Actualización de los medios tecnológicosActualización de los

medios tecnológicos

Correcta selección del personal Capacitación permanente Previo entrenamiento a la asignación de una tarea Conocimiento por el personal de los objetivos de la organización y lograr su identificación con los mismos

Decisiones que afectan al personal justas, criteriosas y equitativas

Política de remuneraciones adecuada Garantizar que el personal reciba

información adecuada sobre el desarrollo de su carreraEficiencia

operativa

Estructura humana adecuadaEstructura humana adecuada

Manuales de funciones, de procedimientosManuales de funciones, de procedimientosNormas, sistemas y procedimientos instrucciones y rutinas deben estar contenidos dentro de los manuales de trabajoLas normas deben ser claras, precisas, concretas y las modificaciones deben ser incorporadas de inmediato y difundidas.

La organización debe ser lo suficientemente permeable para

incorporar los cambios del contexto – avances científicos y tecnológicos – sin

perder su eficiencia operativa

Actividades de control (medidas): información confiable y eficiente

Información confiable y eficiente Información confiable y eficienteContar con un Plan de CuentasCumplimentar el Plan de Cuentas con un Manual de CuentasPoseer registros contables actualizadosGenerar instrucciones para que la totalidad de la información se presente con un criterio de uniformidad a efectos de la comparabilidadde registros analíticos

Cotejo habitual de información que es emitida por la contabilidad y en forma estadística por los sectores operativosCotejar información de distintos períodos, a efectos de observar desviacionesGenerar información constante, fluida y regularComparación de la información real con la presupuestada o con estándar

Atributos de la información

Atributos de la información

Estratégico

Táctico

Operativo

I.

S.I.

T.I.

Uniformidad

Relevancia

Selectividad

Claridad

Accesibilidad

Confiabilidad

Oportunidad

Calidad

De políticas

Manuales

Actividades de control (medidas): cumplimiento de las políticas establecidas por la dirección para toda la organización

Del empleadoDe normas y

procedimientosDe

organizaciónPara

especialistas

Principios para la toma de decisiones

Funciones y objetivos para cada puesto

Operaciones que integran los procedimientos

Normas específicas para

determinadas actividades

Horarios, equipos de seguridad,

planes de incentivo, etc.

Control interno: componentes

• Información y comunicación

Información y responsabilidad: corriente fluida de información referida a los sucesos internos y externos, a cuestiones financieras y operacionales.

La información debe ser clara y con un grado de detalle ajustado al nivel decisional. El flujo debe circular en todos los sentidos y debe cumplir con las características de: disponibilidad, contenido apropiado, oportunidad, actualización, exactitud y accesibilidad.

El sistema de información debe diseñarse atendiendo a la estrategia y al programa de operaciones de la entidad, deberá servir para la toma de decisiones, evaluar el desempeño de la organización y rendir cuentas de la gestión.

Control interno: componentes

• Supervisión

El sistema de control interno se debe evaluar periódicamente según su eficacia, en relación con las operaciones, la información financiera y el cumplimiento de leyes y normativas.

La responsable de la evaluación del sistema de control interno es la auditoría – interna y externa –, las que elevarán recomendaciones para su fortalecimiento

En el orden nacional, las auditorías son practicadas por las Unidades de Auditoría Interna, la SIGEN y la Auditoría General de la Nación. En el orden provincial y municipal por el Tribunal de Cuentas.

Control interno: síntesis

Principio rector 1: “el que ejerce control no debe depender delcontrolado”

Está pensado para facilitar el logro de objetivos en una de las diferentes categorías

El control interno puede aportar un grado de seguridad razonable y sus acciones se establecen por la Dirección

El control interno lo realizan las personas en todos los nivelesde la organización, no se trata sólo de documentos impresos

El control es un proceso, es un medio, no un fin en sí mismo. No es un acontecimiento aislado ni es esporádico

Puntos Puntos focalesfocales

Principio rector 2: “separación de funciones, de modo que ninguna persona tenga a su cargo todas las fases de una operación”

Ningún sistema de control elimina la posibilidad de error

Control interno: tendencias

LOGOLOGO

Material y enlaces de interés:

Pungitore, José Luis (2006). Sistemas Administrativos y Control Interno. Buenos Aires: Osmar D. Buyatti.

Instituto de Auditores Internos de Argentina (2003). Boletín de la Comisión de Normas y Asuntos Profesionales – Normaria. Nº 5, mayo.

Documentación y publicaciones de la Sindicatura General de la Nación – SIGEN –. Disponible en: http://www.sigen.gov.ar

Universidad Nacional de Mar del PlataFacultad de Ciencias Económicas y Sociales

Mg. Alicia Inés Zanfrillo