Control Inventario y Efectos en Bancos

CONTROL INTERNO DEL CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO Y BANCOSEFECTIVO Y BANCOS

Equipo no. 5Equipo no. 5

CONTABILIDAD Y CONTROL DEL EFECTIVO (ACTIVO CIRCULANTE)CONTABILIDAD Y CONTROL DEL EFECTIVO (ACTIVO CIRCULANTE)

Es efectivo todo lo que pueda comprender dinero o documentos Es efectivo todo lo que pueda comprender dinero o documentos transformables en dinero.transformables en dinero.

Esta transformación va ha estar dada con la inmediatez y liquidez de Esta transformación va ha estar dada con la inmediatez y liquidez de estos. estos.

Estamos hablando de un activo circulante, o sea el activo mEstamos hablando de un activo circulante, o sea el activo máás ls líquidoíquido con con que cuenta una empresa , porque cuenta una empresa , por tanto esta debe habilitar para su custodia y tanto esta debe habilitar para su custodia y manejo una serie de procedimientos y principios de control interno.manejo una serie de procedimientos y principios de control interno.

Un buen control interno del efectivo implica tener separado totalmente Un buen control interno del efectivo implica tener separado totalmente el registro de los ingresos y egresos de dinero .el registro de los ingresos y egresos de dinero .

Dividiendo las funciones del registro entre varias personas de tal forma Dividiendo las funciones del registro entre varias personas de tal forma que el trabajo de una quede verificado con las anotaciones de otra,que el trabajo de una quede verificado con las anotaciones de otra, por por cuanto la subdivisión o segregación de funciones desalienta la comisión de cuanto la subdivisión o segregación de funciones desalienta la comisión de fraudes o delitos .fraudes o delitos .


Medidas de control interno para desembolso de efectivo.Medidas de control interno para desembolso de efectivo.1.1. Un buen sistema de control interno exige que el 100% de los Un buen sistema de control interno exige que el 100% de los

ingresos de caja sean depositados a la brevedad.ingresos de caja sean depositados a la brevedad.2.2. Todo desembolso se debe efectuar con cheque.Todo desembolso se debe efectuar con cheque.3.3. Todo cheque dañado o inutilizado debe marcarse como anulado y Todo cheque dañado o inutilizado debe marcarse como anulado y

archivarse a lo menos el número de serie.archivarse a lo menos el número de serie.4.4. Las personas autorizadas para girar no deben aprobar las facturas Las personas autorizadas para girar no deben aprobar las facturas

para su pago ni tampoco formular asientos en los registros. para su pago ni tampoco formular asientos en los registros. 5.5. Los cheques presentados a la firma de las personas encargadas Los cheques presentados a la firma de las personas encargadas

deben estar respaldados con toda la documentación de la deben estar respaldados con toda la documentación de la operación, por ejemplo factura debidamente autorizada, orden de operación, por ejemplo factura debidamente autorizada, orden de pago, etc.pago, etc.

6.6. Se debe autorizar el pago de los cheques con la firma de dos Se debe autorizar el pago de los cheques con la firma de dos personas diferentes con distinto nivel jerárquico.personas diferentes con distinto nivel jerárquico.

7.7. Se debe consignar en la factura mediante un timbre o una anotación Se debe consignar en la factura mediante un timbre o una anotación que fue pagada, anotando en el número de cheque, fecha, etc.que fue pagada, anotando en el número de cheque, fecha, etc.

8.8. Se deben emitir los cheques nominativos y especialmente cruzados Se deben emitir los cheques nominativos y especialmente cruzados a nombre de las empresas o personas naturales.a nombre de las empresas o personas naturales.


Medidas de control interno para ingresos de efectivo.Medidas de control interno para ingresos de efectivo.

1.1. Toda operación de ingreso de dinero debe contar con el Toda operación de ingreso de dinero debe contar con el correspondiente comprobante de ingreso.correspondiente comprobante de ingreso.

2.2. El depósito que se realice de los fondos ingresados debe quedar El depósito que se realice de los fondos ingresados debe quedar registrado en una planilla de control que será validado al registrado en una planilla de control que será validado al confeccionar la conciliación bancaria.confeccionar la conciliación bancaria.

3.3. La persona encargada de la recepción de los fondos debe La persona encargada de la recepción de los fondos debe confeccionar al término del día un resumen con todos los ingresos confeccionar al término del día un resumen con todos los ingresos recibidos detallando la fuente de estos y confeccionar el recibidos detallando la fuente de estos y confeccionar el comprobante de depósito.comprobante de depósito.

4.4. Una persona de distinto nivel jerárquico debe autorizar o dar VºBº Una persona de distinto nivel jerárquico debe autorizar o dar VºBº para el depósito propiamente tal validando el monto del depósito con para el depósito propiamente tal validando el monto del depósito con todos los ingresos registrados en los distintos comprobantes de todos los ingresos registrados en los distintos comprobantes de ingresos.ingresos.

5.5. Los comprobantes de ingresos deben estar foliados y ser emitidos Los comprobantes de ingresos deben estar foliados y ser emitidos consecutivamente, dejando el original con todas sus copias en caso consecutivamente, dejando el original con todas sus copias en caso de anularse alguno de ellos.de anularse alguno de ellos.


Medidas de control interno para saldos de efectivosMedidas de control interno para saldos de efectivos

1.1. En el caso de cajas o fondos fijos el arqueo, es decir, el En el caso de cajas o fondos fijos el arqueo, es decir, el recuento de todo el dinero, moneda, papel y recuento de todo el dinero, moneda, papel y comprobantes de gastos realizados.comprobantes de gastos realizados.

2.2. En el caso de cuentas corrientes bancarias la En el caso de cuentas corrientes bancarias la conciliación bancaria.conciliación bancaria.


CONTROL INTERNO PARA INGRESOS Y EGRESOS DE EFECTIVOCONTROL INTERNO PARA INGRESOS Y EGRESOS DE EFECTIVO

Es importante hacer notar que al interior de nuestro sistema de información contable, Es importante hacer notar que al interior de nuestro sistema de información contable, todo el control y fiscalización de los movimientos de fondostodo el control y fiscalización de los movimientos de fondos, s, se llevar cabo con la e llevar cabo con la utilización de los COMPROBANTES DE INGRESOS O ENTRADASutilización de los COMPROBANTES DE INGRESOS O ENTRADAS y y con con COMPROBANTES DE EGRESOS O SALIDAS.COMPROBANTES DE EGRESOS O SALIDAS.

Las operaciones que dan origen a movimientos de fondos son muy diversas y los Las operaciones que dan origen a movimientos de fondos son muy diversas y los formularios que acompañan a dichos formularios a su vez son muy variados.formularios que acompañan a dichos formularios a su vez son muy variados.

Formulario en caja Formulario en caja Otras secciones Otras secciones Facturas de venta Facturas de venta Facturas de CompraFacturas de Compra BoletasBoletas Comprobante Entrega de DineroComprobante Entrega de Dinero Comprobante Recibo de DineroComprobante Recibo de Dinero

Sobre la base de lo anteriorSobre la base de lo anterior,, es que se hace imprescindible un control efectivo sobre es que se hace imprescindible un control efectivo sobre los comprobantes de ingreso y egreso, los cuales deberán contener a lo menos:los comprobantes de ingreso y egreso, los cuales deberán contener a lo menos:

La fechaLa fechaNombre del cliente o proveedorNombre del cliente o proveedorNº de la factura que se cancelaNº de la factura que se cancelaLa forma de pagoLa forma de pagoNumero de cheque, nombre del banco Numero de cheque, nombre del banco El monto recibido o entregadoEl monto recibido o entregadoFirma y timbre del funcionario responsable o de la persona designada por el proveedorFirma y timbre del funcionario responsable o de la persona designada por el proveedor


FONDO FIJOFONDO FIJO

Como medida de mejor administración de las necesidades Como medida de mejor administración de las necesidades inmediatas de dinero que pueden presentarse en las empresas, se inmediatas de dinero que pueden presentarse en las empresas, se crean los fondos fijos. crean los fondos fijos.

Estos fondos corresponden a montos que se dejan en efectivo en la Estos fondos corresponden a montos que se dejan en efectivo en la empresa bajo la custodia y responsabilidad de un funcionario empresa bajo la custodia y responsabilidad de un funcionario pertinente, previamente designado por la administración.pertinente, previamente designado por la administración.

La cual también fijará el monto y los conceptos por los cuales se La cual también fijará el monto y los conceptos por los cuales se pueden realizar egresos por parte del funcionario respectivo.pueden realizar egresos por parte del funcionario respectivo.

Normalmente estos fondos son designados para cubrir gastos Normalmente estos fondos son designados para cubrir gastos menores al interior de la organización y están dados por la premura menores al interior de la organización y están dados por la premura con la cual se necesitan ejecutar.con la cual se necesitan ejecutar.


USO DE LAS CUENTAS CORRIENTES BANCARIAS USO DE LAS CUENTAS CORRIENTES BANCARIAS

La cuenta corriente es un contrato en virtud del cual una La cuenta corriente es un contrato en virtud del cual una institución financiera (Bancos) se obliga a cumplir las institución financiera (Bancos) se obliga a cumplir las ordenes de pago dadordenes de pago dadaa por la persona por la persona, , mandante o mandante o librador, hasta la concurrencia de las cantidades de dinero librador, hasta la concurrencia de las cantidades de dinero que este tuviese en dicha cuenta corriente o del crédito que este tuviese en dicha cuenta corriente o del crédito que se hubiese estipulado.que se hubiese estipulado.

El ClienteEl Cliente,, se obliga con el banco a cumplir las normas se obliga con el banco a cumplir las normas especificadas en dicho contrato en cuespecificadas en dicho contrato en cuantoanto al manejo de la al manejo de la cuenta corriente y de los recursos en ella depositadas, cuenta corriente y de los recursos en ella depositadas, como también la normativa legal como también la normativa legal que que de ella emane.de ella emane.


EL CHEQUEEL CHEQUE

Es una orden escrita girada por el Es una orden escrita girada por el libradorlibrador (dueño del (dueño del cheque o cuenta corriente) contra el cheque o cuenta corriente) contra el banco libradobanco librado (aquel (aquel en que éste tiene su cuenta corriente bancaria) para que en que éste tiene su cuenta corriente bancaria) para que éste pague a su presentación éste pague a su presentación eel todo o parte de los fondos l todo o parte de los fondos que aquél posea. que aquél posea.

El cheque es siempre pagadero a la vista; cualquier El cheque es siempre pagadero a la vista; cualquier mención en contrario se debe tener por no escrita. mención en contrario se debe tener por no escrita.

El cheque puede ser “a la orden”; “al portador”; o El cheque puede ser “a la orden”; “al portador”; o nominativo.nominativo.


Cheque a la ordenCheque a la orden: : En que se ha borrado las palabras “o al portador”, pero sin tachar la En que se ha borrado las palabras “o al portador”, pero sin tachar la frase “la orden de”. frase “la orden de”. Debe llevar el nombre de la persona que lo presente en cobro, por lo Debe llevar el nombre de la persona que lo presente en cobro, por lo que el banco exigirá, previo al pago, la presentación de la cédula de que el banco exigirá, previo al pago, la presentación de la cédula de identidad. identidad. Por medio de endoso, mediante una firma, puede ser transferido a otra Por medio de endoso, mediante una firma, puede ser transferido a otra persona.persona.

SERIE AZF 5455227 0 - 000555 - 20 - 2 HUERFANOS 600 SANTIAGO COMERCIAL CATEDRAL S.A. $ 354.000

STGO 08 DE ABRIL DE 2002 PAGUESE A LA ORDEN DE MUNICIPALIDAD DE SANTIAGO

O AL PORTADOR LA SUMA DE TRESCIENTOS CINCUENTA Y CUATRO MIL ---------------------------------------------------------

PESOS M/L

BANCO AZUL


Cheque al Portador:Cheque al Portador: En que no se ha borrado las expresiones “o al portador” ni “la orden En que no se ha borrado las expresiones “o al portador” ni “la orden de”. de”. Es transferible sin necesidad de endoso, pudiendo ser cobrado o Es transferible sin necesidad de endoso, pudiendo ser cobrado o depositado en la cuenta corriente bancaria de cualquier persona.depositado en la cuenta corriente bancaria de cualquier persona.


Cheque Nominativo:Cheque Nominativo: En que se ha borrado, mediante rayas las palabras “o al portador” y En que se ha borrado, mediante rayas las palabras “o al portador” y

“la orden de”. “la orden de”. Puede ser cobrado sólo por la persona en cuyo favor se ha girado. Puede ser cobrado sólo por la persona en cuyo favor se ha girado. Puede ser endosado exclusivamente a un banco, en comisión de Puede ser endosado exclusivamente a un banco, en comisión de

cobranza, colocando las palabras “valor en cobro” o “para ser cobranza, colocando las palabras “valor en cobro” o “para ser depositado en mi cuenta corriente”.depositado en mi cuenta corriente”.


Cheque Cruzado:Cheque Cruzado: En cuyo anverso se han trazado dos líneas transversales.En cuyo anverso se han trazado dos líneas transversales. Puede ser cobrado sólo a través de su depósito en un banco. Puede ser cobrado sólo a través de su depósito en un banco. Tanto los cheques a la orden, nominativos, como los cheques al Tanto los cheques a la orden, nominativos, como los cheques al

portador pueden ser cruzados.portador pueden ser cruzados.


ENDOSO DE DOCUMENTOSENDOSO DE DOCUMENTOS

El endoso se encuentra definido en el artículo 655 del Código de El endoso se encuentra definido en el artículo 655 del Código de Comercio, “ El endoso es el escrito puesto al dorso de la letra de Comercio, “ El endoso es el escrito puesto al dorso de la letra de cambio y demás documentos a la orden, por el cual el tenedor cambio y demás documentos a la orden, por el cual el tenedor transfiere el dominio de la letra, la entrega en cobro o la constituye transfiere el dominio de la letra, la entrega en cobro o la constituye en prenda “ en prenda “

De lo anterior se desprende que el endoso puede ser de distintas De lo anterior se desprende que el endoso puede ser de distintas

clases:clases:

Endoso translaticio de dominio: Sirve para transferir la propiedad o Endoso translaticio de dominio: Sirve para transferir la propiedad o dominio del crédito representado por el documentodominio del crédito representado por el documento

Endoso en comisión de cobranza Endoso en comisión de cobranza

Endoso en Garantía: Este endoso faculta a un Acreedor del endosante Endoso en Garantía: Este endoso faculta a un Acreedor del endosante para cobrar el documento a su vencimiento y, además, para aplicar el para cobrar el documento a su vencimiento y, además, para aplicar el producto del pago a su deuda, con cargo de restituir el saldo si lo hubiere. producto del pago a su deuda, con cargo de restituir el saldo si lo hubiere.


CONCILIACION BANCARIACONCILIACION BANCARIA

El objetivo principal de la conciliación bancaria es el de El objetivo principal de la conciliación bancaria es el de identificar los valores que representan diferencias entre el Saldo que identificar los valores que representan diferencias entre el Saldo que muestra el banco, y lo que aparece anotado o registrado en la muestra el banco, y lo que aparece anotado o registrado en la contabilidad de la empresa, en la cuenta de mayor del banco o en el contabilidad de la empresa, en la cuenta de mayor del banco o en el Libro Auxiliar de banco a una fecha determinada.Libro Auxiliar de banco a una fecha determinada.

Las diferencias más comunes que vamos a encontrar en las Las diferencias más comunes que vamos a encontrar en las cartolas del banco y el registro contable son:cartolas del banco y el registro contable son:

Cheques girados y no cobrados, es decirCheques girados y no cobrados, es decir,, a la fecha de la conciliación no a la fecha de la conciliación no han sido presentados para su pago .han sido presentados para su pago .

Depósitos realizados por la empresa que no aparecen registrados en el Depósitos realizados por la empresa que no aparecen registrados en el banco, por diversas causas entre la más común, fechas de corte.banco, por diversas causas entre la más común, fechas de corte.

Gastos cargados en la cuenta corriente que la empresa desconoce.Gastos cargados en la cuenta corriente que la empresa desconoce.


En términos sencillosEn términos sencillos,, la conciliación consiste en cuadrar la conciliación consiste en cuadrar,, a una fecha a una fecha determinada, la información que entrega el banco con los saldos según determinada, la información que entrega el banco con los saldos según la la contabilidad.contabilidad.

Por tanto, lPor tanto, la conciliación podemos llevar a cabo por dos métodos :a conciliación podemos llevar a cabo por dos métodos :

EsquemáticaEsquemática:: Es aquella modalidad en la cual se parte de uno de los dos Es aquella modalidad en la cual se parte de uno de los dos saldos, a objeto de cuadrar con el otro saldo en base a las diferencias que se saldos, a objeto de cuadrar con el otro saldo en base a las diferencias que se presenten.presenten.

SALDO SEGÚN CARTOLA O BANCO $ ___________SALDO SEGÚN CARTOLA O BANCO $ ___________

Mas : - Ingresos registrados por empresa, no contabilizados por bancoMas : - Ingresos registrados por empresa, no contabilizados por banco

- Disminuciones registrados por banco, no contabilizados por - Disminuciones registrados por banco, no contabilizados por empresaempresa

Menos : - Disminuciones registrados por Empresa y no contabilizados por bancoMenos : - Disminuciones registrados por Empresa y no contabilizados por banco

- Ingresos registrados por Banco y no contabilizados por Empresa- Ingresos registrados por Banco y no contabilizados por Empresa

SALDO SEGUN CONTABILIDAD SALDO SEGUN CONTABILIDAD $ ___________ $ ___________


Columnas :Columnas : SeSe toman todos los antecedentes que implican un toman todos los antecedentes que implican un

movimiento normal de operaciones tanto para el banco, movimiento normal de operaciones tanto para el banco, como para la empresa.como para la empresa.

EMPRESA

BANCO

DETALLE DEBE HABER DEBE HABER

SUMA

DIFERENCIA


SALDO SEGÚN CARTOLA BANCARIA $

(+) CARGOS SOLO EN LIBRO MAYOR

(-) ABONOS SOLO EN LIBRO MAYOR

(+) CARGOS SOLO EN CARTOLA BANCARIA

(-) ABONOS SOLO EN CARTOLA BANCARIA

SALDO IGUAL A LIBRO MAYOR CUENTA BANCO $

Cálculo de la Conciliación Bancaria a partir del Saldo de la Cartola Cálculo de la Conciliación Bancaria a partir del Saldo de la Cartola Bancaria .Bancaria .


SALDO SEGÚN LIBRO MAYOR DE BANCO $

(-) CARGOS SOLO EN LIBRO MAYOR

(+) ABONOS SOLO EN LIBRO MAYOR

(-) CARGOS SOLO EN CARTOLA BANCARIA

(+) ABONOS SOLO EN CARTOLA BANCARIA

SALDO IGUAL A CARTOLA BANCARIA $

Cálculo de la Conciliación Bancaria a partir del Saldo del Libro Mayor Cálculo de la Conciliación Bancaria a partir del Saldo del Libro Mayor de Banco .de Banco .

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Los elementos de un buen control interno sobre Los elementos de un buen control interno sobre los inventarioslos inventarios

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1.Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al 1.Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual sistema se utilice.año, no importando cual sistema se utilice.

2.Hacer conteos periódicos o permanentes para verificar las 2.Hacer conteos periódicos o permanentes para verificar las pérdidas de material.pérdidas de material.

3.Procure que el control de inventarios se realice por medio 3.Procure que el control de inventarios se realice por medio de sistemas computarizados, especialmente si se mueven de sistemas computarizados, especialmente si se mueven una gran variedad de artículos. El sistema debe proveer una gran variedad de artículos. El sistema debe proveer control permanente de inventarios, de manera de tener control permanente de inventarios, de manera de tener actualizadas las existencias, tanto en cantidad como en actualizadas las existencias, tanto en cantidad como en precios. Esto no es difícil de obtener, pues hoy en día, el . Esto no es difícil de obtener, pues hoy en día, el costo de una de una computadora personal ya esta al alcance de ya esta al alcance de cualquier pequeña empresa.cualquier pequeña empresa.

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4.Deben efectuarse conteos físicos, periódicos y 4.Deben efectuarse conteos físicos, periódicos y sistemáticos del 10% de los sistemáticos del 10% de los productos almacenados y almacenados y cotejar los resultados.cotejar los resultados.

5.Establezca un 5.Establezca un control claro y preciso de las entradas de claro y preciso de las entradas de mercancías al mercancías al almacén, , informes de recepción para las de recepción para las mercancías compradas e informes de mercancías compradas e informes de producción para las para las fabricadas por la fabricadas por la empresa. Las mercancías saldrán del . Las mercancías saldrán del almacén únicamente si están respaldadas por notas de almacén únicamente si están respaldadas por notas de despacho o requisiciones las cuales han de estar despacho o requisiciones las cuales han de estar debidamente autorizadas para garantizar que tendrán el debidamente autorizadas para garantizar que tendrán el destino deseado.destino deseado.

6. Los 6. Los inventarios deben encontrarse en instalaciones que deben encontrarse en instalaciones que los protejan de deterioros físicos o de robos y procurar que los protejan de deterioros físicos o de robos y procurar que solo tengan acceso a las mismas el solo tengan acceso a las mismas el personal de almacén de almacén debidamente autorizado.debidamente autorizado.

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7. Trate de responsabilizar al Jefe de Almacén de informar 7. Trate de responsabilizar al Jefe de Almacén de informar sobre la existencia de mercancías deterioradas. También sobre la existencia de mercancías deterioradas. También deberá responsabilizarle de no mezclar los inventarios de deberá responsabilizarle de no mezclar los inventarios de nuestra nuestra propiedad con las mercancías recibidas en con las mercancías recibidas en consignación o en depósito.consignación o en depósito.

8. 8. Mantenimiento eficiente de eficiente de compras, recepción y , recepción y procedimientos de embarque. de embarque.

9. 9. Almacenamiento del del inventario para protegerlo contra el para protegerlo contra el robo, robo, daño ó descomposición. ó descomposición.

10. Permitir el acceso al inventario solamente al personal 10. Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los que no tiene acceso a los registros contables. contables.

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11. Mantener registros de inventarios perpetuos 11. Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto para las mercancías de alto costo unitario. unitario.

12. Comprar el inventario en cantidades 12. Comprar el inventario en cantidades económicas.económicas.

13. Mantener suficiente inventario disponible para 13. Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo cual conduce a prevenir situaciones de déficit, lo cual conduce a pérdidas en pérdidas en ventas..

14. No mantener un inventario almacenado 14. No mantener un inventario almacenado demasiado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de , evitando con eso el gasto de tener tener dinero restringido en artículos innecesarios. restringido en artículos innecesarios.

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15. Involucrar al personal en el control de los 15. Involucrar al personal en el control de los materiales: concientizarlo con charlas y concursos : concientizarlo con charlas y concursos sobre el problema; aceptar sugerencias; sobre el problema; aceptar sugerencias; informarles sobre los resultados de los inventarios, informarles sobre los resultados de los inventarios, en lo que a perdidas se refiere y sobre todo, en lo que a perdidas se refiere y sobre todo, hacerle sentirse parte importante de lahacerle sentirse parte importante de laorganización..

16. Conformar los inventarios físicos con los 16. Conformar los inventarios físicos con los registros contables.registros contables.

17. Proteger los inventarios en un almacén 17. Proteger los inventarios en un almacén techado y con puertas de manera que se eviten techado y con puertas de manera que se eviten los robos.los robos.

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18. Realizar entrega de mercancías únicamente 18. Realizar entrega de mercancías únicamente con requisiciones autorizadas.con requisiciones autorizadas.

19. Proteger los inventarios con una póliza de 19. Proteger los inventarios con una póliza de seguro..

20. Hacer verificaciones al azar para comparar 20. Hacer verificaciones al azar para comparar con los con los libros contables. contables.

21. Cuando el 21. Cuando el sistema de de registro y control de los y control de los inventarios, no este integrado inventarios, no este integrado computacionalmente con el contable, debe computacionalmente con el contable, debe efectuarse diariamente, el cuadre en efectuarse diariamente, el cuadre en valores, , entre los entre los datos de los movimientos reportados por de los movimientos reportados por el almacén y los registrados por el almacén y los registrados por contabilidad..

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22. Los custodios de las existencias almacenadas 22. Los custodios de las existencias almacenadas deben firmar actas de deben firmar actas de responsabilidad material, material, que garanticen su control y recuperación antes que garanticen su control y recuperación antes faltante o deterioros por negligencia.faltante o deterioros por negligencia.

23. El almacén debe contar con la relación de 23. El almacén debe contar con la relación de cargos y nombres de las personas autorizadas a cargos y nombres de las personas autorizadas a entrar en el mismo y de los nombres y firmas de entrar en el mismo y de los nombres y firmas de los funcionarios autorizados a solicitar productos u los funcionarios autorizados a solicitar productos u ordenar ventas y despachos a terceros.ordenar ventas y despachos a terceros.

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24. Todo documento elaborado por movimientos 24. Todo documento elaborado por movimientos de existencias, debe estar firmado por la de existencias, debe estar firmado por la persona que entrega y por la que recibe. que entrega y por la que recibe.

25. Los registros de inventario no pueden 25. Los registros de inventario no pueden operarse por personal del almacén, ni estos, tener operarse por personal del almacén, ni estos, tener acceso a los mismos.acceso a los mismos.

26. Cantidad Mínima26. Cantidad Mínima: Es importante determinar la : Es importante determinar la cantidad mínima de existencia de u artículo para cantidad mínima de existencia de u artículo para poder servir con regularidad los pedidos que servir con regularidad los pedidos que realicen los realicen los clientes..

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27. Cantidad Máxima27. Cantidad Máxima: La cantidad máxima, será : La cantidad máxima, será la que, sin interferir en el espacio del almacén, sin la que, sin interferir en el espacio del almacén, sin perjudicar con su perjudicar con su inversión la composición del la composición del capital de de trabajo, pueda soportar la buena , pueda soportar la buena marcha de marcha de la empresa. No obstante, pueden . No obstante, pueden concurrir ciertas circunstancias para que, en un concurrir ciertas circunstancias para que, en un época determinada, se aumente la cantidad época determinada, se aumente la cantidad máxima.máxima.

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28. Solicitud de Compras28. Solicitud de Compras: La persona encargada : La persona encargada de llevar los registros que controlan los de llevar los registros que controlan los inventarios, al observar que algún artículo esta inventarios, al observar que algún artículo esta llegando al límite mínimo de existencias, cubrirá llegando al límite mínimo de existencias, cubrirá una solicitud de compras y se le enviara al Jefe de una solicitud de compras y se le enviara al Jefe de Almacén. Este le devolverá una copia Almacén. Este le devolverá una copia debidamente firmada para su correspondiente debidamente firmada para su correspondiente archivo y comprobara la cantidad y comprobara la cantidad física de de existencia real, la cual anotara en la solicitud de existencia real, la cual anotara en la solicitud de compras. De esta forma chequearemos si los compras. De esta forma chequearemos si los registros contables cuadran con la existencia real.registros contables cuadran con la existencia real.

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29. Entrada de mercancías29. Entrada de mercancías: El Jefe de almacén deberá : El Jefe de almacén deberá saber la fecha aproximada en que llegaran los pedidos con saber la fecha aproximada en que llegaran los pedidos con el objeto de tener disponibilidad de espacio para su el objeto de tener disponibilidad de espacio para su almacenamiento. Al llegar las mercancías las pasara, almacenamiento. Al llegar las mercancías las pasara, contará o medirá, según los casos, y pasara al contará o medirá, según los casos, y pasara al departamento de compras el informe de recepción de departamento de compras el informe de recepción de mercancías. Este departamento comprobara si los datos mercancías. Este departamento comprobara si los datos suministrados en el informe están de acuerdo con suministrados en el informe están de acuerdo con la factura enviada por el proveedor; si hay conformidad la factura enviada por el proveedor; si hay conformidad entre ambos dará su aprobación a la factura y la pasara al entre ambos dará su aprobación a la factura y la pasara al departamento de contabilidad el cual añadirá al importe de departamento de contabilidad el cual añadirá al importe de la factura, todos los gastos de compras cargables a la la factura, todos los gastos de compras cargables a la misma y hallara el costo unitario por artículo.misma y hallara el costo unitario por artículo.

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30. Cantidades reservadas30. Cantidades reservadas: En algunas : En algunas oportunidades, se realizan ciertas clases de oportunidades, se realizan ciertas clases de ventas que, por razones de contratos, ventas que, por razones de contratos, temporadas, etc., no son servidas de inmediato o temporadas, etc., no son servidas de inmediato o bien quedan a disposición del cliente el cual bien quedan a disposición del cliente el cual indicara la fecha en que debemos enviárselas. En indicara la fecha en que debemos enviárselas. En estos casos, aunque la mercancía no haya salido estos casos, aunque la mercancía no haya salido del almacén, se dará de baja en nuestras del almacén, se dará de baja en nuestras disponibilidades. Es decir estarán en existencias disponibilidades. Es decir estarán en existencias pero no disponibles. pero no disponibles.

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El Departamento de ventas pasara información al El Departamento de ventas pasara información al encargado del registro de control de inventarios encargado del registro de control de inventarios para que la operación sea anotada en la columna para que la operación sea anotada en la columna de cantidades reservadas y se modifique el saldo de cantidades reservadas y se modifique el saldo disponible. Al enviar las mercancías al cliente se disponible. Al enviar las mercancías al cliente se registraran en la columna de salidas, pero aunque registraran en la columna de salidas, pero aunque salen mercancías, no se modificara el saldo salen mercancías, no se modificara el saldo disponible, pues este ya fue regularizado al disponible, pues este ya fue regularizado al registrarse las cantidades reservadas.registrarse las cantidades reservadas.

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31. Salida de mercancías del almacén31. Salida de mercancías del almacén: El : El control de salida de inventarios del almacén debe control de salida de inventarios del almacén debe ser sumamente estricto. Las mercancías podrán ser sumamente estricto. Las mercancías podrán salir del almacén únicamente si están respaldadas salir del almacén únicamente si están respaldadas por las correspondientes notas de despacho o por las correspondientes notas de despacho o requisiciones, las cuales han de estar requisiciones, las cuales han de estar debidamente autorizadas para garantizar que debidamente autorizadas para garantizar que tendrán el destino deseado. tendrán el destino deseado.

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El problema de la salida de mercancías del El problema de la salida de mercancías del almacén no radica solamente en el control de las almacén no radica solamente en el control de las mismas sino en como determinar su valor. El mismas sino en como determinar su valor. El lógico suponer que si un artículo fue dado entrada lógico suponer que si un artículo fue dado entrada al almacén a un costo de Bs. 10 por unidad, al almacén a un costo de Bs. 10 por unidad, deberemos valorar su salida a ese deberemos valorar su salida a ese mismo precio de costo de Bs. 10, pero en la mismo precio de costo de Bs. 10, pero en la práctica es normal que un mismo artículo haya práctica es normal que un mismo artículo haya sido dado entrada a diferentes precios de costo sido dado entrada a diferentes precios de costo pues al adquirirlos en distintas fechas o a pues al adquirirlos en distintas fechas o a diversos proveedores, los costos de un artículo diversos proveedores, los costos de un artículo pueden ser variables.pueden ser variables.

Control Inventario y Efectos en Bancos

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