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[email protected] VII Convivio Nacional de Archivistas de Costa Rica San José de Costa Rica 7 de abril de 2014 El papel de los profesionales de gestión de documentos y archivos ante la serie de normas ISO 30300
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VII Convivio Nacional de Archivistas de Costa Rica
San José de Costa Rica7 de abril de 2014
El papel de los profesionales de gestión de documentos y archivos ante la serie
de normas ISO 30300
Índice
1. Un poco de contexto2. El papel de los profesionales de gestión de
documentos y archivos3. Actitudes….un cambio?
Índice
1. Un poco de contexto‐ La normalización ISO‐ La normalización en gestión de documentos‐ Las ISO 30300
2. El papel de los profesionales de gestión de documentos y archivos
3. Actitudes….un cambio?
La normalización ISO• ISO‐ Organización Internacional de Normalización. Es probablemente el organismo
normalizador internacional más importante pero no el único.• Su fuerza se basa en unos estrictos procedimientos de aprobación de normas y el
reconocimiento internacional de las mismas
Normalización ISO en gestión de documentos
BP GESTIÓN DE
DOCUMENTOS15489
Procesos y controles. Documentos electrónicos
METADATOS 23081
DIGITALIZACIÓN 13028
CONVERSIÓN Y MIGRACIÓN
13008
REPOSITORIOS DIGITALES
17068
Metodología de análisis
ANALISIS DE LOS PROCESOS D E
TRABAJO26122
TIC SISTEMAS
FUNCIONALIDADES ERM
16175
HARDWARE
normas micrografía, escáner y
discos ópticos
FORMATOS
normas PDF3200019005
ESPECIFICACIONES 14641
VERACIDAD FIABILIDAD15801
SISTEMA DE GESTIÓN
Serie 30300
PRESERVACIÓN
BP 18492
OAIS14721
APRECIACIÓN DEL RIESGO
18128
Las normas de sistemas de gestión: El éxito de ISO
Gestión de las organizaciones
Mejora continua
ISO 9000CALIDAD
Éxito 1994
Primera edición 1987
Certificable
Actual 2008
ISO 14001‐ gestión medioambientalISO 27001‐ gestión de la seguridad de la informaciónISO 50001‐ gestión de la energía
Prevista nueva edición 2015
Creación
Registro
Clasificación
Metadatos
Acceso
Disposición
Aplicación de
la gestió
n de
do
cumentos
ISO 30300: gestión documental en sistemas de gestión
Incluye los documentos, las evidencias y la información
corporativa en un aspecto más de los sistemas de gestión
Proporciona una herramienta y una metodología de gestión conocida y que permite
comprobar el cumplimiento
Serie UNE ISO 30300‐ Sistemas de gestión para los documentos
ISO 30300: gestión documental en sistemas de gestión
• ISO Publication– 30300. Published Stage: 60.60 (2011‐11‐09) TC/SC:ISO/TC 46/SC 11 Number of Pages: 17
– 30301.Published Stage: 60.60 (2011‐11‐09) TC/SC:ISO/TC 46/SC 11 Number of Pages: 22
• News– 10 January 2012 Management systems for records– 16 November 2011 New ISO management system standards for records facilitate transparency in corporate governance
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ISO 30300: gestión documental en sistemas de gestión
Una propuesta de profesionales
AUTOR: ISO TC46/SC11. Archives/records management (27 países miembros/12 observadores)
JUSTIFICACIÓN: A pesar de éxito relativo de la ISO 15489 entre los profesionales, el mensaje de la importancia estratégica de la gestión de los documentos no acababa de llegar a la alta dirección
EL CAMINO ESCOGIDO: Alinearse con la metodología de gestión y mejora continua más exitosa dentro de ISO: Los Management System Standards
LAS BASES: •Seguir las pautas para la redacción de este tipo de normas• Integrar los procesos y controles documentales definidos en la ISO 15489, en la parte operativa del sistema de gestión.
EL OBJETIVO: Poner en la hoja de ruta de las organizaciones que se modernizan la importancia estratégica de la buena gestión de sus documentos y evidencias
El escenario de utilización
• La implantación de estos sistemas tienen fuertes requisitos. Las normas pueden ser utilizadas para:– Implantar un SGD 30301 formalizado– Como inspiración y filosofía
inspiración
formalización
comprobación por un tercero
Indice
1. Un poco de contexto2. El papel de los profesionales de gestión de
documentos y archivos– Antes de la implantación– Durante la implantación– Después de la implantación
3. Actitudes….un cambio?
Los profesionales antes de la implantación
• Proponer, explicar y convencer a la alta dirección
• Marketing• Búsqueda de nuevos aliados entre los encargados de los otros sistemas de gestión• Oportunidad de pasar del plano operativo al plano estratégico
¿Qué se necesita?
ENTENDIMIENTO DE LA NORMA:‐Qué es un sistema de gestión‐ Que beneficios se pueden obtener de su implantación
ENTENDIMIENTO DEL CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN:‐Quienes son los aliados‐ Que es lo que habría que hacer en la organización para implantarla
GANAS
Los profesionales durante la implantación
• Planificar, diseñar procesos documentales, redactar política y procedimientos
•En dos niveles:• Estratégico• Operativo
INTERNO‐ Equipo de implementación
EXTERNO‐ Consultoría de implementación
Implantación de los procesos documentales en las aplicaciones de gestión documental
Política Objetivos Riesgos Procesos Controles
Diseño de un proceso de gestión de documentos en un entorno ISO 30300
Las buenas prácticas de la ISO 15489 convertidas en
requerimientos
Sistemas de informacion (TIC) que gestionan los documentos tanto electrónicos como en
papel
Planificación operativa
¿ Qué se necesita?
Conocimientos en profundidad:‐Sistemas de gestión‐Procesos documentales‐Entorno de la organización
Nueva forma de pensar en términos de objetivos estratégicos y planes para llevarlos a cabo. Sin dar nada por sabido o establecido
Nueva dimensión de la gestión de riesgosNueva visión de la integración con otros sistemasProcedimientos y documentación de los procesos
Los profesionales en un SGD implantado
• Ejecutar procedimientos, asumir las funciones de los roles establecidos
Alta dirección
Representante dela dirección
Representante operativo
Papeles asignados
•Liderazgo•Revisión por la dirección
•Responsable•Rinde cuentas
•Implementa•Informa
•Operan
¿Qué se necesita?
• Conocimientos técnicos necesarios para cada proceso asignado
• Capacitación y concienciación
NO MUY DISTINTOS A LOS CONOCIMIENTOS TÉCNICOS DE CUALQUIER PROFESIONAL DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL O DE ARCHIVOS EN
EJERCICIO
Los profesionales en un SGD implantado
• Supervisar, auditar, evaluar, proponer cambios
‐Supervisar el funcionamiento‐ Auditar ( o ayudar a auditar) siempre que no haya sido parte implicada en la implantación
INTERNO‐ Equipo de Auditoría interna
EXTERNO‐ Consultoría de auditoria internaO auditoría de certificación
¿ Que se necesita?
• Conocimientos de las técnicas de supervisión, análisis y evaluación. Poco énfasis en los programas de formación actual de profesionales
• Y en caso de auditar: conocimientos propios de auditoría nueva dimensión
• Entendimiento del ciclo de mejora continua, detección de no conformidades y acciones correctivas.
Indice
1. Un poco de contexto2. El papel de los profesionales de gestión de
documentos y archivos3. Actitudes….un cambio?
– Lo que yo aprendí– El entorno digital lo cambia todo
Lección número 1
Escucha a los demás: de todo se aprende
Tú de archivos no tienes ni idea
Lección número 2
Sé todo lo flexible que puedas
Yo soy archivero, no sé nada de objetivos estratégicos
Lección número 3
No dejes nunca de aprender
En la universidad me enseñaron todo lo que necesito
Lección número 4
Desaprende cuando haga falta
Esta propuesta atenta contra los principios básicos de la archivística
Lección número 5
Busca alianzas cuando las necesites
Soy perfectamente capaz de implantar el sistema de gestión de documentos
electrónicos
El entorno digital afecta a la gestión de documentos
DEL….. AL…
RECORDSMANAGEMENTS
INFORMATION GOVERNANCE
PLANO OPERATIVO PLANO ESTRATÉGICO
DOER (to do) SAYER (to say)
ARCHIVO NUBE
