Convocatoria para la licitación de Cooperativa Escolar para el Colegio Sn. Ángel.

Dirección de Finanzas

Abril-2014

Contenido 1. Aspectos Generales. .................................................................................................................... 2

1.1. Objetivo. .................................................................................................................................. 2

1.2. Glosario de términos. ............................................................... ¡Error! Marcador no definido.

2. Plazo, Condiciones y Lugar para la prestación de los Servicios. .................................................. 2

3. Objetivo y Alcance. ...................................................................................................................... 2

3.1. Servicios solicitados. ..................................................................................................................... 3

3.2. Normas de Calidad y Calidez. ....................................................................................................... 3

3.3. Cesión de derechos y obligaciones. ............................................................................................. 4

3.4. Responsabilidades e Inversión. .................................................................................................... 4

3.5. Responsabilidad Laboral.............................................................................................................. 5

3.6. Propuesta económica. .................................................................................................................. 5

3.7. Relación de los materiales, espacios y equipo otorgado por el Solicitante. ............................... 6

3.8. Subcontratación. ......................................................................................................................... 6

3.9. Tipo de Convenio. ......................................................................... ¡Error! Marcador no definido.

4. Información específica del procedimiento de licitación. ............................................................ 6

4.1. La Convocatoria. ...................................................................................................................... 6

4.2. Negociación. ............................................................................................................................ 6

4.3. Modificaciones a la Convocatoria. .......................................................................................... 7

4.4. Idioma y Moneda. ................................................................................................................... 7

4.5. Restricciones de participación. ............................................................................................... 7

4.6. Criterios Específicos de evaluación de proposiciones y adjudicación de convenio. ............... 7

5. Documentos que deben presentar los licitantes. ........................ ¡Error! Marcador no definido.

6. Instrucciones para la elaboración y presentación de las propuestas. ........................................ 8

7. Respuesta a dudas y aclaraciones. .............................................................................................. 9

1. Aspectos Generales.

1.1. Objetivo.

La presente convocatoria tiene por objeto regular los conceptos, requisitos y

procedimientos administrativos que deberán ser observados tanto por los

“Licitantes” como por el “Convocante”, en el “Procedimiento de entrega de

concesión” para la cooperativa escolar del Colegio Sn. Ángel.

2. Plazo y Condiciones para presentar las propuestas.

Acción Fecha inicio Fecha fin Observaciones

Lanzamiento de convocatoria

9:00 hrs. del Lunes 07 de abril.

12:00 hrs. del Jueves 10 de abril.

La convocatoria estará en la pág. Web institucional.

Envío/Entrega de Propuesta

00:00 hrs. Martes 08 de abril.

19:00 hrs. del Jueves 10 de abril.

La presentación debe atender a las indicaciones establecidas.

Evaluación de propuestas y anuncio del ganador

00:00 hrs del Viernes 11 de abril

19:00 hrs. del Viernes 18 de abril.

Se les notificará a todos los participantes.

3. Objetivo y Alcance. La Cooperativa tiene el objetivo fundamental de atender las necesidades de alimentación de los miembros de la comunidad escolar del Colegio Sn. Ángel. La oferta de alimentos de la Cooperativa debe ser congruente con las necesidades nutricionales de los estudiantes y cumplir con los estándares adecuados de higiene, calidad, variedad y balance nutricional. Del mismo modo, los lineamientos con los que se rige son en base a las normas dictadas por el Consorcio Educativo de Oriente, la Secretaría de Salud y la Secretaría de Educación Pública.

3.1. Servicios solicitados. Los servicios consisten en proporcionar a los miembros de la comunidad Sn. Ángel alimentos preparados y comida rápida de calidad, así como un espacio de recreación, esparcimiento y relajación. Es necesario observar lo siguiente: a) Tener la capacidad de atención a los cuatro niveles educativos

(Preescolar, Primaria, Secundaria y Bachillerato) tanto alumnos como docentes.

b) Variedad de alimentos de acuerdo a las edades de los usuarios (alumnos de 3 a 20 años)

c) Apegarse totalmente a las políticas de calidad, cuidado del medio ambiente y campañas de alimentación saludable que dicta el Consorcio Educativo de Oriente.

d) Apegarse a los lineamientos establecidos por la Secretaría de Salud y la Secretaría de Educación Pública con respecto a las cooperativas escolares.

e) Queda prohibida la venta de comida chatarra en cualquiera de sus presentaciones.

f) Brindar servicio de desayunos escolares. (Paquetes que contengan un desayuno completo para los estudiantes del Colegio) con facilidades de pago semanales, mensuales o anuales.

g) Proporcionar lo necesario para crear en el espacio establecido, un ambiente de recreación y entretenimiento.

h) La realización de actividades o acciones de integración y fortalecimiento de la identidad institucional.

i) Total apego a la agenda y proyectos institucionales del Colegio. j) Total apego al reglamento y políticas de convivencia del Colegio. k) Total apego a las normativas de protección civil y seguridad.

3.2. Normas de Calidad y Calidez.

“El Prestador de Servicios” debe comprometerse a cumplir con los

siguientes aspectos.

a) Las personas que atienden y las que cobran, al ser las personas de

mayor contacto a los clientes, debe mostrar una actitud amable (saludo,

sonrisa, despedida, etc.) al inicio y cierre de la venta.

b) Escuchar atentamente siempre la necesidad de los estudiantes y demás

usuarios. El “Prestador de servicios” debe exigir al personal a su cargo,

buscar siempre lo que le requieran, dando una respuesta amable

cuando debe ofrecer una alternativa de solución en caso de no contar

con el producto o servicio solicitado.

c) Evitar dar fiado los productos; pues los estudiantes están en etapa

formativa y esta conducta es inaceptable.

d) Autoevaluar el servicio que brindan en todos los aspectos, a través de

encuestas a los usuarios de forma semestral. Esto les permitirá detectar

nuevas necesidades y mejorar el servicio existente.

e) Realizar las mejoras que se le soliciten como resultado de la evaluación

anual que el Consorcio Educativo de Oriente aplica.

f) Solicitar a la Secretaría de Salubridad, una visita y análisis de las

instalaciones en donde presta los servicios de alimentación. Colocando

de forma visible el dictamen que se elabore por parte de las autoridades.

Esto se realizará de forma anual, o en la temporalidad que lo requiera.

g) Todo el personal contratado por el “Prestador de Servicios” deberá usar

uniforme limpio y maya en la cabeza.

h) Debe existir una persona exclusiva para el cobro.

i) Apegarse a los lineamientos de atención y servicio de las Cafeterías del

Consorcio Educativo de Oriente (Anexo 1)

3.3. Cesión de derechos y obligaciones.

El “Licitante” ganador será el único responsable de la prestación de los

servicios y no podrá ceder parcial o totalmente los derechos y obligaciones

que se deriven del “Convenio”, sin la previa autorización por escrito del

“Convocante”

3.4. Responsabilidades

* El “Prestador de servicios” asume la responsabilidad de amueblar las

instalaciones de comedor y cocina.

* El “Prestador de servicios está obligado a cubrir en tiempo y forma con la

renta mensual establecida en el “convenio”

* El “Prestador de servicios” es responsable del suministro de gas, así como

de la instalación necesaria para ello.

* El “Prestador de servicios” debe invertir en equipamiento que favorezca el

ambiente e integración. (pantallas, mesas de ping pong, futbolitos, etc.)

* EL “Prestador de servicios” debe colocar los extintores, señalética, etc.

requeridos por los lineamientos que dicta Protección Civil.

3.5. Responsabilidad Laboral.

El “Prestador de Servicios” como patrón del personal que ocupe con motivo

de los servicios materia de la presente convocatoria, será el único

responsable de las obligaciones derivadas de las relaciones obrero-

patronales, en términos de las disposiciones legales aplicables, en especial

en materia de trabajo y de seguridad social. El “Prestador de Servicios”

conviene por lo mismo, en responder de todas las reclamaciones que sus

trabajadores presentaren en su contra o en contra, en relación con los

servicios brindados o por cualquier otra causa, obligándose a sacar a la

Institución a salvo y en paz de cualquier acción, reclamación o denuncia

que se llegase a intentar o ejercer, en la inteligencia de que si por dicho

motivo éste llegase a erogar alguna cantidad, el “Prestador de Servicios”

será el único responsable de cubrirla, de no ser así se podrá considerar

como un incumplimiento a las obligaciones del convenio.

En ningún caso se considera a la Institución o Directivos como patrón

solidario o sustituto de los trabajadores que el “Prestador de servicios”

contrata para la ejecución de los servicios solicitados.

Asimismo, el “Prestador de Servicios” responderá ante cualquier autoridad

administrativa, judicial o del trabajo, por procedimientos relacionados con

sus trabajadores.

Por lo anterior, el “Prestador de Servicios” aportará a su exclusivo cargo, el

personal competente y debidamente calificado que se requiera para la

ejecución de los servicios, con el cual haya celebrado los convenios de

trabajo.

3.6. Propuesta económica.

Es necesario que el “Licitante” presente la relación de productos y servicios

con los costos que se pondrán a la venta.

Cuidar la competitividad de los costos de acuerdo a la competencia y

mercado de la zona.

Tener siempre a la vista en las instalaciones la tabla de costos.

El “Prestador” de servicios deberá depositar sus 12 mensualidades en

tiempo y forma los primeros 5 días hábiles de cada mes, de acuerdo con lo

estipulado en el convenio.

3.7. Relación de los materiales, espacios y equipo otorgado por

el Solicitante.

EL “Prestador de Servicios” se hace responsable del mantenimiento y

limpieza de los espacios otorgados para los fines establecidos en el

presente documento.

3.8. Subcontratación.

No se permitirá la subcontratación parcial o total de los servicios objeto del

“Convenio”

4. Información específica del procedimiento de licitación.

4.1. La Convocatoria.

La Presente “Convocatoria” se hará llegar a los “Licitantes” por medio de

correo electrónico en un lapso de dos días después de su solicitud.

La solicitud de la convocatoria deberá por medio de correo electrónico a la

Dirección Ejecutiva de Finanzas, o bien por medio de la página web

www.puebla.uo.edu.mx/finanzas en la sección de contacto.

4.2. Negociación.

Ninguna de las condiciones contenidas en la “Convocatoria” podrán ser

negociables.

4.3. Modificaciones a la Convocatoria.

La “Convocatoria” podrá modificarse por iniciativa del “Convocante” o en

atención a las aclaraciones formuladas por los “Licitantes”, siempre que ello

no signifique una variación sustancial de los servicios o adicione otros

distintos.

Cualquier modificación a la “Convocatoria” en términos del párrafo anterior,

será notificada por el “Convocante” a los “Licitantes”.

4.4. Idioma y Moneda.

Todas las propuestas deberán presentarse en idioma español y en moneda

nacional, los precios serán fijos y permanecerán actuales hasta el término

de vigencia del convenio, debiendo presentar desglosado el “IVA” en la

propuesta económica que se presente.

4.5. Restricciones de participación.

Queda prohibida la participación en el “Procedimiento de Contratación”, a

las siguientes personas:

a) A aquellas personas que tengan relación directa con los servicios

educativos que presta la Institución (Padres de Familia, Docentes,

Administrativos, Personal de apoyo o Alumnos)

4.6. Criterios Específicos de evaluación de proposiciones y

adjudicación de convenio.

La evaluación legal, financiera y técnico-económica estará a cargo del

“Convocante” el cual llevará a cabo la revisión de las propuestas, la

resolución podrá llevarse hasta un lapso de un mes después de la

presentación de propuestas.

El “Convocante”, evaluará mediante un criterio de evaluación binaria; la

capacidad legal, financiera, técnica y económica del “Licitante” para cumplir

con su proposición, con base en la información que él mismo suministre,

reservándose el derecho de comprobar, por los medios que estime

convenientes, la veracidad de dicha información, incluyendo el

requerimiento de información y/o documentación adicional, sin que esto

constituya una obligación o compromiso con el “Licitante”

El “Convocante”, para realizar la evaluación de la documentación legal y

financiera de las propuestas, considerará:

a) Que al revisar la documentación, ésta contenga toda la información

solicitada y que sea legible, ya que su presentación incompleta o ilegible

será motivo suficiente para desecharla.

b) Que los documentos revistan las formalidades que, para el caso concreto,

establezca la legislación aplicable.

c) Que haya asumido todos los compromisos y realizado todas las

manifestaciones solicitadas en los términos de la “Convocatoria”

d) Que el “Licitante” cuente con la capacidad financiera para el pago de sus

obligaciones y no presente problemas de endeudamiento.

e) Que el “Licitante” compruebe la capacidad para la prestación de los

servicios.

f) Que el personal del “Licitante” este capacitado técnica y profesionalmente

para la prestación de los servicios.

g) Que los precios contenidos dentro de su propuesta económica sea el más

conveniente para la Institución y sus usuarios.

Causales para el desechamiento de las propuestas.

En general, el “Convocante” considerará como causa de desechamiento, el

incumplimiento de los requisitos legales, financieros, técnicos o económicos

establecidos en la “Convocatoria”

5. Instrucciones para la elaboración y presentación de las

propuestas.

a) Los “Licitantes” deberán elaborar sus propuestas apegándose a lo

dispuesto en el contenido de la presente “Convocatoria”

b) Las propuestas deberán presentarse en hojas membretadas del

“Licitante”, con sus respectivos anexos incluyendo la totalidad de los

datos que le sean solicitados, en forma impresa y electrónica sin

correcciones ni enmendaduras, consignando los precios ofertados en

moneda nacional (Propuesta económica).

c) Las propuestas deberán presentarse en un sobre completamente

cerrado, señalando claramente en su cubierta el nombre del “Licitante”.

Del mismo modo deben ser enviadas por correo electrónico a la

Dirección Ejecutiva de Finanzas.

d) La propuesta debe incluir: Menú diario, Menú de paquetes escolares,

Golosinas y Bebidas (Apegado a lineamientos), Costos de todos los

productos y propuesta de actividades o acciones de integración y

fortalecimiento de la identidad.

e) El “Licitante” deberá presentar la totalidad de los documentos solicitados

en el presente documento.

Documentos que deberá contener el sobre de la propuesta y ser

enviados a Dirección Ejecutiva de Finanzas.

- Documento 1. Escrito en el que su firmante manifieste, bajo protesta de

decir verdad, que cuenta con las facultades suficientes para

comprometerse por sí o por su representada, a cumplir con lo

establecido en la presente “Convocatoria”

- Documento 2. Manifestación bajo protesta de decir verdad, en la que se

establezca que no ha incurrido como responsable en intoxicación,

durante los últimos dos años, en la prestación del servicio de alimentos.

- Documento 3. Propuestas en hojas membretadas.

- Copia de identificación oficial (preferentemente IFE)

6. Respuesta a dudas y aclaraciones.

Las preguntas y dudas, serán contestadas por la “Convocante” en forma

clara y precisa; por medio de la Dirección de Finanzas.

Dependiendo de las características de las preguntas de los “Licitantes”, el

“Convocante” podrá demorarse hasta 2 días hábiles para dar respuesta.

En caso de reuniones presenciales, se realizarán en las Instalaciones del

Colegio, nunca por ningún motivo en instalaciones del “Licitante” o cualquier

lugar fuera de ellas.

7. Anexos.

ANEXO 1 lineamientos de atención y servicio de las Cafeterías del Consorcio

Educativo de Oriente.

Las 10 reglas principales de la atención al cliente.

2009 1. Esfuérzate en conocer al cliente y sus necesidades, se capaz de ponerte en

su lugar. 2. Considera tu imagen personal como parte del servicio. 3. Muestra disponibilidad por atender y ayudar a los clientes. 4. Ten una actitud positiva y muéstrate cortés. 5. No digas NO, busca una solución. 6. Escucha con atención y exprésate con claridad. 7. Convierte las quejas en oportunidades para mejorar. 8. Respeta a tus compañeros y trabaja en equipo. 9. Interésate en aprender y mejorar habilidades y conocimientos. 10. Conoce bien el Colegio, entre mayor información tengas de él, podrás

fortalecer el sentido de identidad de los estudiantes para con la cooperativa.

Normas para el personal

Se tiene un trato amable con los clientes. La amabilidad la refleja: - La predisposición a atender de manera inmediata al cliente. - El tono de voz y el ritmo de transmisión (relajado y con un ritmo suficiente que no refleje ni prisas ni ansiedad). - La capacidad para escuchar (se trata que el cliente pueda expresar todo aquellos que desea y que se realice un esfuerzo de comprensión). - La capacidad para realizar preguntas que faciliten lo que el cliente quiere comunicar. - La capacidad de controlar la agresividad. - La capacidad de sonreír. - La capacidad de utilizar el idioma del cliente.

Imagen personal cuidada. El personal acude a su puesto de trabajo aseado y viste un uniforme (si está estipulado) en perfecto estado, trasladando una imagen de profesionalidad, orden y pulcritud en el servicio. Adoptan unos códigos estéticos determinados: los hombres bien afeitados y peinados y las mujeres sin excesos de joyas, perfume o maquillaje.

• El personal es accesible para el cliente lo que quiere decir que: - Se encuentra siempre a la vista del cliente. - Se intentará, en la medida de lo posible, no dar la espalda al cliente. - Se mantiene una observación constante de su área de actuación y de los clientes que en ella se encuentran. - Cuando un cliente se dirige a cualquier empleado, independientemente de que no se trate de su área de actuación, este le atenderá con amabilidad verificando que el cliente satisface su demanda, o lo atiende una persona competente cuando no se trata de su área de actuación. • Se deberá primar la rapidez en la atención al cliente presencial. El personal dejará los trabajos que pudiera estar realizando, siempre que esto sea posible, cuando un cliente se dirige a él. En el caso que no fuera posible se pedirán disculpas y se intentará atenderlo con la mayor celeridad.

Gestión de quejas y sugerencias

• Las quejas de los clientes se recogerán por escrito, y se realizará a la vista de este. Ante una queja se ha de prestar total atención a lo que el cliente comunica, escuchando los detalles para extraer la máxima información y posteriormente analizar cómo evitar que vuelva a ocurrir. • Se ha dejar hablar al cliente hasta que haya terminado de exponer su problema, sin interrumpirle en ningún caso. Aunque el cliente no tenga razón, no se le discute, se argumenta que ha habido un problema de comunicación, un malentendido, una disfunción en el servicio,... Se le presenta una disculpa y se le comunica que se tomarán las medidas oportunas. Se le recuerda al cliente que existen formularios donde reflejar su queja por escrito. Limpieza

• El responsable asigna tareas de limpieza en los momentos en que causa menores prejuicios a los clientes. • El personal saluda a los clientes con los que se cruza. • Las zonas interiores se limpian o al menos repasan dos veces al día. • Las áreas de acceso al cliente y comedores se limpian después de cada servicio (receso) intentando acabarlas en un máximo de 10 minutos. • En esta limpieza se asegura que las zonas comunes han sido convenientemente ventiladas y se percibe un olor agradable. • Los contenedores y botes de basura se encuentran limpios y vacíos y no existe restos de suciedad en suelos, paredes, mobiliario y cristales.

• Regularmente, y al menos una vez al mes, se realiza una limpieza profunda en la que se repasan lámparas, mesas, bancos, mosaicos, vidrios, se limpian a fondo todos los refrigeradores, repisas y bodega. • El personal se asegurará que los elementos de limpieza (carros, cubos, etc.) no suponen un riesgo para los clientes y se encuentran en el lugar adecuado.