COORDINACIÓN COMERCIALPROGRAMAS ABIERTOS

30 de junio 2013

Proceso de diseño Enero 15 – Jun 30 de 2013Centro de Consultoría y Educación continua.

Juan Pablo Rodriguez G.Diseñador Gráfico

Objetivo 2013Diseñar, implementar y ejecutar continuamente los procesos de diseño y acciones de mejora que den respuesta a las necesidades publicitarias del CCEC.

Vrs.

Indicadores de procesos

• En el aumento de procesos no cuenta los programas de enero, febrero y marzo la mayoría realizados en diciembre.• En el aumento de procesos no cuenta los programas de enero, febrero y algunos de marzo subidos a la web por Catalina.

Procesos de diseño – Enero a Junio de 2013

Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Total %Diplomado 4 6 2 0 0 0 12 2%

Seminarios - Cursos 2 1 0 0 2 0 5 1%HTML 8 4 23 33 34 19 121 22%

Ajustes Contenidos Web 0 26 18 35 40 22 141 25%Contenidos Web 3 14 32 26 30 29 134 24%

Banners Web 0 5 4 1 0 11 21 4%Cerrados (Emp.l y estatal) 2 0 0 3 4 2 11 2%

Redes Sociales 0 0 0 2 0 0 2 0%Comunicación 4 9 5 5 4 3 30 5%

Apoyo Proyectos 0 3 1 1 0 1 6 1%Diseño Institucional 0 4 2 4 3 0 13 2%

Apoyo Oficinas 4 11 4 4 18 13 54 10%Revista Cali 0 0 1 1 1 1 4 1%

Procesos por mes 27 83 92 115 136 101 554 100%

Procesos de diseño - Enero a Junio de 2012

Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Total %Diplomado 3 5 9 9 10 5 41 11%

Seminarios - Cursos 2 1 0 10 10 4 27 7%Virtuales 0 0 3 0 0 2 5 1%

JPG Masivos 5 7 9 19 23 1 64 18%HTML masivos 0 0 0 1 1 10 12 3%Avisos Prensa 1 3 3 1 3 0 11 3%

Folletos especiales 1 1 2 5 1 3 13 4%Redes Sociales 0 4 1 1 1 0 7 2%

JPG Redes Sociales 0 7 9 19 22 10 67 19%Comunicación Interna 0 3 2 0 1 1 7 2%

Apoyo cerrado 0 0 0 0 0 1 1 0%Diseño Institucional 2 1 2 1 3 1 10 3%

Corrección Contenidos 2 15 14 25 25 15 96 27%

Procesos por mes 16 47 54 91 100 53 361 100%

Diplomado; 2%

Seminarios - Cursos; 1%

HTML; 22%

Ajustes Contenidos Web; 25%

Contenidos Web; 24%

Banners Web; 4%

Cerrados (Emp.l y es-tatal); 2%

Redes Sociales; 0%

Comunicación ; 5%

Apoyo Proyectos; 1%

Diseño Institucional; 2%Apoyo Oficinas; 10%

Revista Cali; 1%Diplomado11%

Seminarios - Cursos

7%

Virtuales1%

JPG Masivos18%

HTML masivos3%

Avisos Prensa3%

Folletos especiales4%

Redes Sociales 2%

JPG Redes Sociales

19%

Comunicación Interna

2%

Apoyo cerrado0%

Diseño Insti-tucional

3%

Corrección Con-tenidos

27%

%Participación

En diseño

2013

%Participación

En diseño

2012

Participación sub procesos 2012 - 2013Enero – junio

• El proceso de corrección se coordinaba el envío y las correcciones. La corrección es realizada por un proveedor.

• Los nuevos procesos todos son ejecutados in house.

Descripción referencia por proceso

Diplomados• 10 folletos• 1 afiche• 1 plegable

Seminario• 3 folletos• 1 afiche• 1 postal

Html• 92 e-mailing• 21 ajustes e-mailing• 4 revistas Calaméo• 4 Landing page (ajustes)

Contenidos WEB• 134 contenidos

montados cali y oficinas

• 141 ajustes contenidos montados cali y oficinas

Banners• 4 Portal Puj• 5 Pag.WEB CCEC• 12 otros medios

Estatal y empresarial

• 5 e-mailing• 1 campaña fondos• 4 apoyo material pingüinos • 1 sello

Enero – junio

Comunicación

Avisos prensa• 10 Barranquilla• 3 Bucaramanga• 7 Cali Pautas revistas• 1 Revista Semana• 2 Revista Universitas• 1 Revista Ingesocio • 1 Pasto (Elite Nariño)Otros• 2 Junta médica• 3 Material eventos)

Revista Cali• 4 revistas Ref.

• Abril• Mayo• Junio• Julio

Apoyo oficinasPasto• 23 e-mailing• 3 revista Program.• 1 mueble stand

Bucaramanga• 12 e-mailing• 1 revista Program.• 1 mueble stand

Barranquilla• 11 e-mailing• 1 Pendon Institucional• 1 presentación Diap.

Diseño inst.• 13 material inst.

Apoyo Proyectos• 2 ref. museo caña• 3 ref. web Carvajal• 1 Demo Corporativo

Logros• Nuevas plantillas de diseño.• Nuevas piezas publicitarias de interacción y promoción. Revista Interactiva

(calaméo) http://www.calameo.com/read/002204494dce850235884• Aplicación Green Marketing (pie de imprenta certificado). Autorizado por impresor• Imágenes de alta calidad y creación banco de imágenes (suscripción 123RF).• Diseño de landing Page, HTML 5 – Navegación Móviles. Optimización de tiemposhttp://campuscarvajal.javerianacali.edu.co http://portales.puj.edu.co/crmeducon/2013/Prog_segundo_trimestre/Segundo_Trimestre/• Estandarización de tiempos de los procesos ejecutados.• Centralización de los procesos publicitarios (B/quilla, B/manga y Pasto).

• Centroempresa: Señalética e imágenes institucional.(Pte. Visita proveedor)• Fondos institucionales de pantalla para equipos auditorios.(Pte. Autorización CSI)

Lo que falta:

Proceso de comunicación Enero 15 – Junio 30 de 2013Centro de Consultoría y Educación continua.

En proceso de selecciónAsistente de Comunicaciones

Indicadores de procesos

CONEXIÓ

N

RADIO

WEB

CCEC

WEB

PUJ

FREE

PRESS

PRENSA

REVIST

AS

DIGITAL

REDES

SOCIALES

ENTR

EVIST

A/MEN

CIONES

0

5

10

15

20

25

12 11 10 10

14

10

1

6

14

6 7

2522

2 14 4 3

22

5

1 11 2

17

3

9

17 17 17

4 4 4

Programas publicados en medios 1er Semestre 2013

ene feb mar abr may jun

Indicadores de resultados

Sin In

formaci

ón

No Iden

tificado

E-mail

Pag W

eb Ed

ucon

Referid

os

Pag W

eb PUJ

Oficin

a Educo

n

Busqued

a Web

Folle

to

Prensa

Llamad

a

Charla

Conexión

Llamad

a IVR

Publicidad

Inter

net

Radio

Redes

Socia

les

Revist

as SM

S0

20406080

100120140160180

Efectividad de medio en informaciónPrimer semestre 2013

ene feb mar abr may jun

10%

31%

9%

18%

Indicadores de resultados

Sin In

formaci

ón

No Iden

tificado

E-mail

Pag W

eb Ed

ucon

Referid

os

Pag W

eb PUJ

Oficin

a Educo

n

Busqued

a Web

Folle

to

Prensa

Llamad

a

Charla

Conexión

Llamad

a IVR

Publicidad

Inter

net

Radio

Redes

Socia

les

Revist

as SM

S0

20406080

100120140160180

Efectividad de medio en inscripcionesPrimer semestre 2013

ene feb mar abr may jun

10%

35%

12%

16%

Medios

E-mail; 14,800,231

Pag Web Educon; 255,208

Pag Web PUJ; 255,208

Folleto; 34,541,033

Prensa; 19,450,258

Radio; 5,226,510

Revistas; 4,616,219 SMS; 291,500 Evento empresa; 90,000 Afiches; 2,396,428

Inversión en Medios

E-mail

Pag W

eb Ed

ucon

Pag W

eb PUJ

Folle

to

Prensa

Radio

Revist

as SM

S

Even

to empres

a

Afiches

0

5000000

10000000

15000000

20000000

25000000

30000000

35000000

Inversión en medios por mes

junmayabrmarfebene

Proceso comercialEnero 15 – Junio 30 de 2013Centro de Consultoría y Educación continua.

Carmen EscobarAuxiliar Comercial

Adriana CaquimboAuxiliar Comercial

Fabio GarcíaAuxiliar Comercial

Constanza GonzalezCoordinadora Comercial

Indicadores de procesos

TOTAL PROGRAMACION PROGRAMADOS EMERGENTES NO CONCEBIDOS LANZADOS

95 85

10 16

79 79

61

18 10

60

110

91

19 22

88

Comparativo anual programación2011

2012

2013

Indicadores de procesos

CANCELADOS EMERGENTES PROGRAMADOS

26

NA

6

12

-

12

39

5

34

Comparativo Anual Cancelados2011

2012

2013

Indicadores de procesos

REALIZADOS EMERGENTES PROGRAMADOS

53

7

46 41

9

29

49

12

37

Comparativo Anual Realizados

2011

2012

2013

Indicadores de procesosComparativo anual Realizados

DIPLOMADOS SEMINARIOS -

5

10

15

20

25

30 24

29

25

16

30

19

Comparativo Anual por Tipo de Eventos

2011 2012 2013

SUR NORTE VIRTUAL - 5

10 15 20 25 30 35 40

38

14

-

29

12

-

35

14

-

Comparativo Anual por Sede

2011 2012 2013

Indicadores de procesosComparativo anual Realizados

HORAS DOCENCIA 3,400 3,600 3,800 4,000 4,200 4,400 3,979

3,761

4,359

Comparativo Anual por Horas de Docencia

2011 2012 2013

# PARTICIPANTES 830

840

850

860

870

845

862 866

Comparativo Anual por Participantes

2011 2012 2013

Indicador de ResultadosComparativo anual Realizados

INGRESOS ESTIMADOS (menos devoluciones) -

200,000,000

400,000,000

600,000,000

800,000,000

1,000,000,000

1,200,000,000

1,400,000,000 877,481,717

1,237,657,500 1,358,094,311

Comparativo Anual por Ventas

2011

2012

2013

Indicadores de Resultados

Efectividad 2011 2012

Programación 83% 76%

Realizados 67% 68%

Efectividad Comercial Programación

REAL-IZADOS;

49

LANZADOS; 88

PROGRAMADOS TOTALES = 110

Indicador Efectivdad Co-mercial

Programación 80%Realizados 56%

CALI Planeación Anual Planeación Semestral Ejecutado

Programación Total

122 diplomados y 60 seminarios.

58 diplomados y 33 seminarios

67 diplomados y 43 seminarios

Lanzamiento 93 Diplomados y 46 seminarios

44 diplomados y 25 seminarios

51 diplomados y 37 seminarios

Apertura 60 Diplomados: $2.400.000 -

18 participantes30 Seminarios: $500.000 – 16

participantes

30 diplomados: $2.400.000 – 18 participantes y 16

seminarios: $500.000 – 16 participantes

30 diplomados: $2.466.000 – 17 participantes y 19

seminarios: $443.750 – 16 participantes

Ventas Esperadas $2.700.000.000 $1.410.000.000 $1.358.094.311 (96%)

Indicador de Resultados

MATRIZ DE INDICADORES POR PROCESO

Periodo evaluado: Enero a Junio 2013

Fecha de medición: Junio 30 2013

PROCESO: Gestión Comercial de programas abiertos Cálculo y desempeño

# Nombre del indicador Tipo de indicador Formula Unidades Meta del

períodoResultado

del período Ponderac. DesempeñoDesempeño ponderado

1Cumplimiento de la programación abierta EFICACIA

(# de contenidos definidos en el período / total de contenidos programados)*100

% 75% 80% 107% 0%

2Eficacia en la oferta de programas abietos EFICACIA

(# de programas abiertos vendidos / total de programas abiertos ofertados)*100

% 64% 56% 87% 0%

6Cumplimiento del presupuesto de ventas EFICACIA (Ingresos por ventas /

Ventas esperadas)*100 % 100% 96% 96% 0%

Efectividad de los medios EFECTIVIDAD

(# de personas inscritas / total de personas informadas a través de los medios)*100

% 43% #¡DIV/0! #¡DIV/0!

8% Destinación de los ingresos por venta destinado a medios.

EFICIENCIA(Inversión mensual en medios / ingresos por venta de los eventos promovidos)*100

% 10% 6% 60% 0%

9Inversión promedio en medios por persona inscrita

EFICIENCIAInversión mensual en medios / # personas inscritas

$ / personas

104.000,00

$ 77.358,45 74% 0%

10Inversión promedio en medios por persona informada

EFICIENCIAInversión mensual en medios / # personas informada

$ / personas $

33.274,82 #¡DIV/0! #¡DIV/0!

Logros• Mejoramos tiempos en definición de aperturas.

• Mejoramos resultados en ventas.

• Se continua la capacitación a los involucrados en el proceso de atención

comercial de primera línea (secretarias, personal nuevo, call center Serlefin),

a las Coordinadoras de las oficinas. Call Center está reportando todas las

llamadas directamente en el CRM.

• Se incorporó agente de chat a línea de atención por la página web y se

capacitó sobre la información del Centro.

• Se realizaron ajustes al grupo de primera línea que atiende la 8787 y se

incorporaron dos personas en atención de soporte durante los días pico.

Adicionalmente el call center también incoporó un agente de back up a su

primera línea de atención durante las mismas horas pico.

• CRM funciona bajo valiosa normalidad para gestión comercial de abiertos y

cerrados.

Lo que sigue…

• Clasificación de las áreas de interés para el CRM

• Ejecutar estrategia de actualización de base de datos.

• Realizar investigación de mercados en Oficinas.

• Contratar Auxiliar de Comunicaciones

• Seguimientos y mejoras al CRM – Implementación modulo SC

• Ejecución de la estrategia para la publicidad digital

• Ejecución de estrategia para vender diplomados en zonas

alternas (Pereira, Tulua, Popayan)

• Diseñar estrategia para vender seminarios permanentemente

No conformidades

ene feb mar abr may junTotal general

Contenidos con menos de 60 no solicitados por comercial 2 1 1 4

Incumplimiento con tareas asignadas 5 3 8

Incumplimiento Programación 2 1 3

No suministro a tiempo de información comercial 3 1 2 6

Reproceso por cambios en contenidos 1 1 1 1 4

Reproceso por errores en contenidos 6 6 4 2 3 3 24

Retrasos proyectos 3 1 4

Participantes sin pago 1 1

Quejas y reclamos: clientes 3 3 4 8 5 1 24

Falta claridad en proceso 1 1 1 1 4

Solicitudes aplazamiento/recuperación 1 2 7 8 2 1 21

Faltan recursos 1 1

Total general 21 19 24 23 13 6 106