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TABLA DE CONTENIDO

Descripción del Proceso ....................................................................................... 4 1.

Factores importantes en la construcción del Proceso ............................ 5 2.

Modelo de Datos ........................................................................................................................................ 5

Entidades Paramétricas ............................................................................................................................ 7

Items .......................................................................................................................................................... 7

Sub ítems ................................................................................................................................................. 7

Compañías .............................................................................................................................................. 7

Adicionar valores a Tablas Paramétricas desde la aplicación Web. ...................................... 7

Reglas Importantes .................................................................................................................................... 8

Actualización de Estados ................................................................................................................... 8

Construcción de tablas maestras ................................................................................................... 9

Solicitud correcciones ...................................................................................................................... 10

Validaciones ................................................................................................................................................ 11

Formas .......................................................................................................................................................... 12

Reglas de Visibilidad ......................................................................................................................... 12

Eventos ......................................................................................................................................................... 12

Señales ................................................................................................................................................... 12

Configuración de Sub-procesos ................................................................................................... 14

Personalización de columnas de los Sub-procesos ............................................................. 15

Formas de Consulta .......................................................................................................................... 16

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Su compañía se enfrenta a decisiones estratégicas y la oportunidad de ingresar en el mercado de

valores es una realidad. Para ello su organización debe cumplir con una serie de regulaciones que

representan un gran desafío pero que no pueden convertirse en una barrera que obstaculice

el cumplimiento de sus proyecciones de crecimiento.

Los escándalos financieros que han dejado en bancarrota a muchos han creado una necesidad de

protección al inversionista y ha intensificado los controles y requerimientos a los emisores privados

que cotizan acciones de capital, sobre todo en la bolsa de Nueva York. Allí el Acta de Sarbanes-

Oxley de 2002 estableció una serie de mecanismos que pretenden eliminar errores contables y

prácticas fraudulentas relacionadas al verdadero estado financiero de las compañías.

La SEC (Securities and Exchange Commission) como organismo ejecutor del Acta de Sarbanes

Oxley estandarizó la presentación de los resultados financieros de las empresas en un informe que

debe ser presentado anualmente y que es conocido con el nombre de forma 20-F. Dicho informe

permite a los inversionistas evaluar sus decisiones de una manera más segura al garantizar la

transparencia de la información, sin embargo, la preparación de éste es un proceso que involucra a

una gran parte de la organización y que demanda la utilización de tecnología que permita una

rápida disponibilidad de la información y seguridad en la consulta de datos.

En respuesta a esto, la plantilla de proceso de construcción de la forma 20-F de Bizagi le ofrecerá la

posibilidad de gestionar la elaboración del informe, a través de la definición de tareas y

responsabilidades así como la visibilidad y trazabilidad de las mismas con el fin de brindarle a usted

y a sus auditores las disponibilidad oportuna de la información de manera que se garantice su

transparencia. Cumpla de manera eficaz y eficiente con todos los requisitos en el tiempo exigido y

concentre su tiempo y recursos en su estrategia organizacional y no en la preparación del informe.

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Este proceso se lleva a cabo una vez al año. El analista de la Forma 20-F planea los requerimientos

de información necesarios para preparar el documento. Una vez se completa, el plan es revisado

por el Gerente Financiero quien lo aprueba o rechaza. El analista debe corregir el plan tantas veces

como el Gerente lo considere necesario. Cuando el plan es aprobado, se registran las reuniones

necesarias para el inicio de la preparación de la Forma 20-F.

Después de la aprobación final del plan, es necesario asignar una persona responsable en cada

compañía participante por cada ítem. Luego, este responsable debe asignar cada sub ítem a alguien

más quien será el directo responsable de la preparación de la información.

Cuando todos los sub ítems han sido completados, el analista compila la información y elabora el

documento de la Forma 20-F, el cual es revisado por los abogados externos. Una vez aprobado, el

documento es enviado al Gerente Financiero quien lo revisa y solicita las certificaciones de

información correspondientes a cada compañía participante. Una vez todas las compañías emiten

sus certificaciones, el auditor revisa toda la información y emite su concepto. Si el concepto no es

favorable, se revisa el documento y se realizan las correcciones correspondientes, de lo contrario el

Vice-presidente y el presidente de la compañía principal firman sus certificaciones. Finalmente el

documento de la Forma 20-F se actualiza y es enviado.

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2.

Para el proceso utilizamos la entidad Informe, ésta contiene todos los atributos y relaciones

necesarias para almacenar la información del desarrollo del documento de la Forma 20F.

Existen varias tablas paramétricas que permiten la selección de los distintos valores de éstas para

ser utilizados como información del caso. Para la elaboración de la Forma 20F, las entidades

paramétricas principales son Item y Subitem, en ellas se almacena la descripción de cada uno de los

temas que deben ser incluidos en el informe.

Para el desarrollo de cada uno de los ítems y sub ítems contamos con distintas tablas maestras. Las

tablas ItemInform y Subitem permiten cargar la información almacenada en las tablas paramétricas

Item y Subitem para poder manipularla de acuerdo a las condiciones requeridas durante el proceso.

Existen otras tablas maestras secundarias que se crean y modifican durante el proceso. Estas sirven

como base para el lanzamiento de cada uno de los sub-procesos necesarios y la presentación de los

datos relevantes de cada uno de ellos en el proceso padre.

Una breve descripción de cada una de las tablas maestras secundarias se presenta a continuación:

ItemSubitem: Almacena las relaciones existentes entre ítems y cada uno de los sub ítems que lo

componen.

SubitemCompany: Almacena las relaciones existentes entre sub ítems y cada una de las compañías

que deben desarrollarlos.

CompanySubitem: Almacena las información del desarrollo de cada sub ítem en cada una de las

compañías que deben desarrollarlo.

ItemCompany: Almacena las relaciones existentes entre ítems y cada una de las compañías que

deben desarrollarlos.

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La SEC (Security and Exchanges Commision) establece la información que debe ser incluida en la

Forma 20F. Dicha información no varía en gran medida de año a año, por lo que incluirla

manualmente en la tabla maestra ItemInform una vez por año es un proceso tedioso que puede ser

omitido si la almacenamos en una tabla paramétrica, de esta manera, cada año se cargara la misma

información. Si se emite alguna modificación a las exigencias de la SEC solamente se deben realizar

los cambios necesarios en los registros de la tabla paramétrica. Para el almacenamiento de la

información relacionada a los Items utilizamos la tabla paramétrica Item.

Por la misma razón que se utiliza una tabla paramétrica para los Items se hace para los sub ítems. La

tabla que contiene la información relacionada a cada sub ítem se denomina Subitempar

IMPORTANTE: Usted debe ingresar los sub-ítems en ésta tabla paramétrica para que el

proceso pueda llevarse a cabo.

Los sub ítems pueden ser preparados por una o más compañías filiales o asociadas a la compañía

emisora, por esta razón se cuenta con una entidad paramétrica denominada Compañías, en ella se

ingresan los nombres de las compañías así como el coordinador responsable de cada una de ellas.

Es importante ingresar todos los coordinadores, de los sub ítems que debe desarrollar cada

compañía no podrán ser asignados. Toda compañía ingresada en la parametrización deberá

preparar al menos un sub ítem, de lo contrario el proceso no podrá desarrollarse.

IMPORTANTE: Usted debe ingresar al menos una compañía en ésta tabla paramétrica para

que el proceso pueda llevarse a cabo.

Los procesos con Bizagi deben tener un administrador encargado de la parametrización, para

asegurar que los datos manejados por el proceso con correctos. En ambiente de desarrollo estas

tablas pueden administrarse desde Bizagi Studio, sin embargo cuando los proyectos en están en

producción deben ser administrados desde el Portal de Trabajo.

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Para adicionar valores a las tablas paramétricas desde el Portal de Trabajo vaya a la opción Admin,

Entidades. Allí usted verá un listado completo de todas las entidades involucradas en el proceso,

seleccione la tabla a la cuál desea agregar valores

Una vez seleccionada la tabla usted podrá ingresar o editar los valores que desee.

Para poder monitorear fácilmente cada ítem y sub ítem, se presenta en las actividades

“Administrar información” y “Revisar Forma 20F” el estado del progreso de cada ítem y sub ítem.

Para esto, cada vez que se finaliza la preparación de un sub ítem en una compañía en el subproceso

“Preparar Sub ítem” se evalúa si todos las compañías que preparan éste sub ítem ya lo han enviado,

en caso de que si, se actualiza el estado del sub ítem a “Completo,” de lo contrario permanece “En

progreso”. Se realiza el mismo procedimiento para los ítems evaluando el estado de todos los sub

ítems. Estas reglas se encuentran en la actividad de “Notificar envío de Sub ítem”

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Para poder habilitar los sub-procesos necesarios durante el desarrollo del proceso, se debe contar

con las tablas que contendrán la información adecuada. Por esta razón se deben construir las tablas

necesarias a través de expresiones. Dichas expresiones se utilizan en la primera fase del proceso, la

fase de planeación y aprobación en algunas de las actividades que la componen

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Es posible que sub ítems que se hayan enviado necesiten cambios por algún motivo. El Analista de

la Forma 20F o el Gerente Financiero podrán solicitarlos si lo consideran necesario. Para hacerlo se

deben seleccionar los sub ítems que requieren correcciones e ingresar las observaciones del caso en

la actividad “Solicitar correcciones”. Una vez se da clic en siguiente se activa una expresión que

identifica el número de caso asociado al subproceso de preparación de los sub ítems seleccionados

y utiliza el comando set event para reactivar dichos sub-procesos (a través del evento

“Correcciones”), de esta manera, los encargados de la preparación de éstos sub ítems podrán

realizar los cambios solicitados.

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Es necesario que la información requerida (como las fechas límite) de cada uno de los ítems y sub

ítems sea ingresada. Se utilizan reglas a la salida de las actividades de la fase de Planeación y

Aprobación para validar esta condición

También es necesario controlar algunas condiciones del proceso en la etapa de Revisión Interna y

externa. En la actividad de “Revisar Forma 20F”, se debe validar que el Gerente no solicite

certificaciones a las compañías si no se han finalizado todos los ítems. También se valida que no se

pueda registrar el concepto del auditor si tanto ítems como certificaciones no han sido finalizados

en su totalidad. Para esto se utilizan expresiones a la salida de esta actividad.

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Una de las principales facilidades que ofrece esta plantilla es la visibilidad del estado de la entrega

en tiempo real de cada uno de los sub ítems en cada compañía para poder controlar los tiempos

establecidos, esto es posible gracias a una expresión incluida en las formas principales de las

actividades “Administrar información” y “Revisar Forma 20F”. Esta regla permite hacer una

comparación de la fecha límite de entrega con la fecha de entrega de cada sub ítem para establecer

si fue entregado o no a tiempo. En caso de que aún no se haya entregado, se hace una

comparación de la fecha actual con la fecha límite de entrega, de esta forma se determina, cada vez

que se consulte, sí el sub ítem en cada compañía se encuentra dentro de los términos normales de

desarrollo, está próximo a vencer o se encuentra fuera del plazo de entrega.

Las señales se utilizan para establecer una comunicación dentro y a lo largo de niveles de proceso y

entre diagramas de procesos de negocio. Una señal de BPMN es similar a una bengala disparada al

cielo que cualquier persona interesada puede ver y reaccionar de acuerdo a ella. Para el caso de

esta plantilla de proceso, las señales se utilizan para dar por finalizados de manera definitiva los

sub-procesos de “Preparar Sub ítem” y “Emitir Certificaciones”.

Note en el documento de descripción del proceso ,que a lo largo de la construcción de la Forma

20F, una vez que se lanzan los sub-procesos mencionados, un evento permanece habilitado en cada

uno de ellos para permitir la solicitud de correcciones (en el caso de los sub-procesos de “Preparar

Sub ítems”) y solicitud de certificaciones no emitidas (en el caso de los sub-procesos de “Emitir

Certificaciones”) .También permanecen habilitados los eventos de señal de finalización (eventos de

recepción de señal) tal como se muestra en los siguientes diagramas.

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Para cerrar por completo los sub-procesos creados, es decir, para deshabilitar definitivamente los

eventos de solicitar correcciones y solicitar certificaciones no emitidas se debe activar la señal de

finalización desde algún punto del proceso. En este caso, esto se hace utilizando el lanzamiento de

las señales (a través de eventos de lanzamiento de señal) cuando se determina que la Forma 20F

está completa, ya que a partir de este momento no será necesario solicitar correcciones o

certificaciones. En el proceso principal lo vemos de la siguiente manera.

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Así, al llegar a este punto del proceso se activan los eventos de lanzamiento de señal (triangulo de

color), los eventos de recepción de señal (triángulos vacíos) la reciben y dan paso a la tarea

siguiente en el flujo de los sub-procesos, que para “Preparar Subitem” y “Emitir certificaciones” son

eventos de finalización terminal que los deshabilitan por completo

Si usted desea más información sobre como configurar eventos de señal diríjase a

http:/wiki.bizagi.com/en/index.php?title=Signal_Example

Debido a que el número de sub-procesos que deben ser desarrollados depende del número de

compañías filiales o asociadas que participen en la preparación de información éste puede ser muy

grande. Los sub-procesos, por defecto, son lanzados de forma simultánea lo cual puede no ser

conveniente si son demasiados, por lo que es necesario configurarlos para que sean creados por el

Scheduler y de esta manera no sobre cargar la aplicación.

Para poder configurar el lanzamiento de los sub-procesos a través de Scheduler ingrese en el

módulo de Modelamiento, de clic derecho sobre el sub-proceso que desea configurar y a

continuación de clic en propiedades. Busque la opción “ Es asíncrona” y selecciónela tal como se

muestra a continuación:

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De esta manera la configuración quedará actualizada.

La vista de la pantalla de los sub-procesos puede ser personalizada añadiendo columnas a la vista

por defecto. Dichas columnas representan atributos del modelo de datos permitiendo una mayor

claridad sobre la información relacionada a cada sub-proceso.

En esta plantilla de proceso, la personalización de las columnas de la vista de los subprocesos es

importante porque permite identificar a que compañía, ítem y sub ítem corresponde cada uno. A

continuación se muestra la vista personalizada para los subprocesos de “Asignar preparación de

Items” y “Coordinar preparación de sub ítems”

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Esta personalización no se presenta en la plantilla por lo que se recomienda configurarla según su

preferencia. Si usted desea más información acerca de la configuración de las vistas de procesos y

sub-procesos pendientes puede consultar los siguientes enlaces:

http://wiki.bizagi.com/en/index.php?title=Pending_Cases#How_to_Customize_the_Columns

http://wiki.bizagi.com/es/index.php?title=Casos_Pendientes#.C2.BFC.C3.B3mo_Personalizar_las_Colu

mnas.3F

Dado que este proceso se realiza una vez por año no es necesario configurar formas de consulta ya

que la información sobre el desarrollo del proceso se encuentra en la forma resumen, allí usted

podrá consultar el estado general del informe así como el de cada uno de los ítems y sub ítems que

lo componen.