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CORPORACIÓN ARROCERA NACIONAL (CONARROZ) Carta de Gerencia 1-2013 Informe para aprobación
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CORPORACIÓN ARROCERA NACIONAL (CONARROZ)
· Carta de Gerencia 1-2013 · Informe para aprobación
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San José, 15 de enero del 2014.
Señores Junta Directiva Corporación Arrocera Nacional
Estimados señores:
Según nuestro contrato de servicios, efectuamos la visita de auditoría externa correspondiente al
período 2013, a la empresa Corporación Arrocera Nacional (en adelante CONARROZ), y con
base en el examen efectuado notamos ciertos aspectos referentes al sistema de control interno y
procedimientos de contabilidad, los cuales sometemos a consideración de ustedes en este informe.
Considerando el carácter de pruebas selectivas en que se basa nuestro examen, ustedes pueden
apreciar que se debe confiar en métodos adecuados de comprobación y de control interno, como
principal protección contra posibles irregularidades que un examen basado en pruebas selectivas
puede no revelar, si es que existiesen. Las observaciones no van dirigidas a funcionarios o
colaboradores en particular, sino únicamente tienden a fortalecer el sistema de control interno y los
procedimientos de contabilidad.
Agradecemos una vez más la colaboración recibida de los funcionarios y colaboradores de
CONARROZ y estamos en la mejor disposición de ampliar y/o aclarar el informe que se adjunta
en una sesión conjunta de trabajo cuando nos convoquen.
DESPACHO CARVAJAL & COLEGIADOS CONTADORES PÚBLICOS AUTORIZADOS
Lic. Ricardo Montenegro Guillén
Contador Público Autorizado No.5607
Póliza de Fidelidad No. 0116 FIG 7
Vence el 30 de setiembre del 2014.
“Timbre de Ley número 6663 por ¢25 del Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica,
adherido y cancelado en el original de este documento.”
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TRABAJO REALIZADO
En nuestra evaluación de control interno y pruebas sustantivas de las partidas mostradas en los
estados financieros, correspondientes a la visita de auditoría externa del periodo 2013,
revisamos al menos las siguientes áreas:
ü Procedimientos generales
· Dimos lectura a las actas de Junta Directiva correspondientes al periodo 2013.
· Dimos lectura a los informes presentados por la auditoría interna para el periodo 2013.
· Durante la revisión de los riesgos de auditoría en las cuentas que más adelante se detallan,
se evaluó la posibilidad de que los procedimientos de control interno contable y
administrativo existentes en cada área no fuesen adecuados para evitar o detectar
irregularidades.
Resultado de la revisión:
Como resultado de nuestra revisión de los documentos antes descritos determinamos que
existen actas que se encuentran sin las firmas de las personas correspondientes, por lo que esta
situación se ampliará en el apartado de hallazgos y recomendaciones de esta carta de gerencia.
ü Pruebas de control y sustantivas
a) Disponibilidades
· Revisamos los procedimientos de control interno sobre las cuentas de efectivo y
equivalentes de efectivo.
· Calculamos la siguiente razón para el año en curso y las comparamos con el coeficiente del
año anterior.
Ø Razón de liquidez.
· Revisamos las conciliaciones bancarias, al 30 de setiembre de 2013, de las cuentas
corrientes mantenidas a la fecha por la Corporación Arrocera Nacional, verificando los
saldos en la conciliación bancaria con base en el respectivo saldo de la cuenta mayor y con
el estado del banco a la misma fecha, además de revisar la antigüedad de las partidas
conciliatorias.
· Solicitamos los últimos arqueos de caja chica realizados por la administración y
verificamos que los mismos obtuvieran un resultado razonable.
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· Realizamos arqueo de cheques en blanco y cheques en cartera mantenidos a la fecha de la
revisión.
· Realizamos una prueba de consecutivos de cheques para determinar la razonabilidad del
periodo 2013.
· Seleccionamos una muestra de cheques y realizamos una prueba de egresos.
· Seleccionamos documentación de créditos recibidos por concepto de ingresos y
verificamos el procedimiento de control, así como su adecuado y oportuno registro.
· Realizamos una revisión de cheques girados posteriormente al cierre de nuestra auditoría,
para determinar si estos están registrados correctamente en el periodo que les corresponde.
· Solicitamos confirmaciones a los bancos para comprobar los saldos, la existencia y
propiedad de las cuentas, las personas autorizadas y cualquier otra relación con las
entidades bancarias.
Resultado de la revisión:
Como resultado de nuestra revisión de los documentos antes descritos determinamos a la fecha
que existen unas diferencias en las conciliaciones bancarias, en la cuenta corriente 216630-4
por un saldo de 152.992 colones.
Adicionalmente al realizar la prueba de egresos se logra evidenciar que en el 54% de la muestra
se da la ausencia de firmas de “hecho por”, “revisado por” y “autorizado por”. Los detalles se
presentan en el apartado de hallazgos y recomendaciones de esta carta de gerencia.
b) Cuentas por Cobrar
· Revisamos los procedimientos de control interno sobre las cuenta por cobrar.
· Comparamos los saldos de cuenta del año en curso con los saldos de cuenta del año
anterior.
· Cotejamos el registro auxiliar contra los saldos del mayor general, al 30 de setiembre de
2013.
· Verificamos la cuenta que tiene la corporación con Coopebagatzi y la disminución de esta
cuenta durante el periodo auditado al 30 de setiembre del 2013.
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· Verificamos una muestra de movimientos de cobros posteriores, al 30 de setiembre del
2013.
Resultado de la revisión: Mediante las pruebas aplicadas a las cuentas por cobrar determinamos que los saldos se
presentan de forma razonable al 30 de setiembre del 2013, sin embargo, observamos que la
cuenta por cobrar a Coopebagatzi mantiene días de antigüedad considerables y a la fecha esta
no ha sido cancelada.
c) Inversiones
· Cotejamos el registro auxiliar contra los saldos del mayor general, al 30 de setiembre de
2013.
· Cotejamos los saldos de las inversiones contra los estados de cuenta bancarios de los
puestos de bolsa.
· Verificamos la concentración de los títulos por naturaleza y emisor del mismo.
· Realizamos la verificación de las adiciones y retiros de inversiones que se han generado en
el periodo, para determinar la razonabilidad de estos movimientos.
· Solicitamos confirmaciones a las instituciones financieras, con corte al 30 de setiembre del
2013.
· Realizamos un re-cálculo de los intereses acumulados y los intereses ganados, que se
generaron al 30 de setiembre del 2013.
Resultado de la revisión:
Determinamos que cada una de las partidas de inversiones se presenta de forma razonable,
además de que los saldos de las cuentas se encuentran justificados y respaldados.
d) Gastos pagados por adelantado
· Verificamos la partida correspondiente a cheques pendientes de pago por sobregiros
bancarios, determinando la razonabilidad del saldo que se presenta al 30 de setiembre del
2013.
· Verificamos la razonabilidad de los saldos de la cuenta de COOPEBAGATZI y su
variación durante el periodo auditado.
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Resultado de la revisión:
Luego de verificadas las partidas mencionadas anteriormente determinamos que su clasificación
se realizó en forma correcta al cierre del 30 de setiembre del 2013, sin embargo, observamos
una Nota de Crédito cargada a la cuenta de Coopebagatzi que no presenta las firmas de
autorización. Ver más detalles en el apartado de hallazgos y recomendaciones.
e) Propiedad, planta y equipo
· Comparamos los saldos de cuenta del año en curso con los saldos de cuenta del año
anterior.
· Cotejamos el registro auxiliar contra los saldos del mayor general, al 30 de setiembre de
2013.
· Realizamos un re-cálculo global del gasto por depreciación, así como de la depreciación
acumulada de los activos.
· Realizamos una toma física de una muestra del registro auxiliar al 30 de setiembre del
2013.
· Revisamos las adiciones y retiros realizados durante el período 2013, se seleccionó una
muestra de retiros y estos fueron verificados con el registro contable y la documentación
respaldo.
Resultado de la revisión: De acuerdo a las pruebas realizadas a la cuenta de propiedad, planta y equipo, determinamos
diferencias en los re-cálculos realizados a la depreciación acumulada y al gasto por
depreciación.
Diferencia entre el saldo del registro auxiliar y el saldo contable, con corte al 30 de setiembre
del 2013.
Adicionalmente al realizar la toma física de activos en las oficinas centrales se evidencia
debilidades del control interno sobre los activos, además de que falta realizar una actualización
de los custodios de los activos.
Todos los puntos mencionados anteriormente se detallan en el apartado de hallazgos y
recomendaciones de esta carta de gerencia.
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f) Provisiones
· Verificamos el saldo de las provisiones contra el re-cálculo realizado con las planillas
presentadas a la CCSS e INS.
· Realizamos una prueba de pago posterior al cierre de la auditoria, correspondiente a los
aportes patronales del mes de setiembre.
· Solicitamos el listado de los días acumulados de vacaciones que presentan los funcionarios
de la corporación, para determinar si estos han sido disfrutados correctamente en el periodo
que corresponde.
Resultado de la revisión:
Luego de realizadas las pruebas consideramos que existe una antigüedad de días acumulados de
vacaciones, los cuales presentan días acumulados desde hace 3 años atrás. Esta situación se
mencionará en forma detallada en el apartado de hallazgos y recomendaciones de esta carta de
gerencia.
g) Patrimonio
· Comparamos los saldos de cuenta del año en curso con los saldos de cuenta del año
anterior.
· Verificamos el saldo del superávit acumulado y de las reservas con el saldo presentado en
las inversiones, las cuales sustentan el saldo patrimonial.
· Determinamos la naturaleza de las cuentas y el método utilizado por la corporación para
hacer los debidos registros contables a cada una de las partidas patrimoniales.
Resultado de la revisión: Una vez de realizada cada una de las pruebas determinamos que no existen deficiencias de
control que se deban de mencionar en la auditoria con corte al 30 de setiembre del 2013.
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h) Ingresos
· Comparamos los saldos de cuenta del año en curso con los saldos de cuenta del año
anterior.
· Realizamos un análisis del comportamiento de las cuentas de ingresos para el período
terminado el 30 de setiembre del 2013 e identificar variaciones inusuales.
· Verificamos los movimientos más significativos que se presentaron en el periodo,
correspondiente a las cuentas de contribuciones obligatorias nacionales y de importaciones.
· Verificamos la razonabilidad de los saldos de la cuenta de traslados del 25% a la reserva
de investigación, mediante los ingresos que tuvo CONARROZ durante todo el periodo
terminado al 30 de setiembre del 2013.
Resultado de la revisión: Luego de verificados los procedimientos mencionados anteriormente determinamos que no
existen situaciones particulares que debamos de mencionar en la auditoría, por lo que se
considera que el resultado de esta prueba es razonable.
i) Gastos
· Realizamos una prueba global de planillas y cotejamos los saldos de las cuentas contables
relacionadas con el fin de verificar la razonabilidad de las mismas.
· Verificamos la razonabilidad de los saldos de pasivos correspondientes a las provisiones
relacionadas con la planilla.
· Realizamos la revisión del gasto por depreciación desde la prueba aplicada sobre la cuenta
de propiedad, planta y equipo.
· Revisamos movimientos relevantes del periodo 2013, sobre otras cuentas de gastos que
tienen una importancia relativa.
· Realizamos una prueba global de cheques girados en los primeros días del mes de octubre
del 2013, para determinar que estos verdaderamente corresponden a ese periodo.
· Solicitamos una muestra de las contrataciones administrativas que se han generado en el
periodo auditado, para determinar el cumplimiento de estas con el reglamento de
contratación administrativa de CONARROZ.
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Resultado de la revisión: Una vez de verificados los procedimientos mencionados anteriormente determinamos
deficiencias de control interno respecto a la muestra seleccionada de contrataciones, por lo que
estas se mencionan en el apartado de hallazgos y recomendaciones de esta carta de gerencia.
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