Correo electrónico Amarilis Díaz Torres, MLSBibliotecaria

Correo electrónico o E-mail El correo electrónico es el programa

conectado a la red de Internet más utilizado, por la facilidad que representa la comunicación rápida con otros usuarios a bajo costo y con la facilidad de llegar a cualquier parte del mundo.

Todos los sistemas Windows cuentan con un sistema de correo electrónico que funciona de forma muy parecida.

El correo electrónico ofrece la posibilidad de incluir attachments o apéndices que pueden ser archivos, bases de datos, audio, etc.

Correo elecrónico o E-mail El correo electrónico es un sistema de

intercambio de información, a través de una línea telefónica, cuyo servicio emula al del correo postal.

Los mensajes enviados por un remitente ser almacenan en un buzón hasta que el destinatario se conecta a la red, recoge su correspondencia y lee su correo.

Los mensajes no van directamente a la computadora del usuario sino a una central en donde se depositan en la casilla designada por el administrador, por eso podemos recibir mensajes aunque nuestra computadora esté apagada.

Características comunes del correo electrónico

Acuse de recibo automático- Se puede comprobar si el receptor ha recuperado el mensaje.

Distribución múltiple- Podemos dirigir un mensaje a varios destinatarios sin necesidad de repetirlo.

Respuesta automática- se puede dar respuesta al emisor sin repetir la dirección del destino en la cabecera.

Redireccionamiento- Trasmitir el mensaje a otra dirección simplemente introduciendo el destinatario

Privacidad- Restricción al acceso a los contenidos de los mensajes.

Caducidad- Automatización del borrado del mensaje por fecha de caducidad del mismo.

Archivo- El mensaje puede ser tratado como cualquier archivo y por lo tanto, puede ser almacenado, copiado, eliminado y clasificado.

E-mail

¿Qué se necesita?

Para hacer uso del correo electrónico, necesitamos abrir una cuenta de e-mail, para ello necesitamos:

Tener un servidor que establezca la comunicación entre usuarios, igual que una oficina de correos tradicional.

Un nombre de usuario o username que es la clave de acceso que te identifica y que consta de tres partes,

“username”- en -dominio. Mi username por ejemplo es “adiaz”.

Arroba: Es el signo “@” el cual significa en.

Dominio: dirección de la computadora central, que puede tener a su vez varios subdominios separados por un punto: Ej. br.inter.edu

Dirección

Usuario@dominio

Ej. adiaz@br.inter.edu

1 2 3

en

¿Qué se necesita?

Mi dirección de correo electrónico es: adiaz@br.inter.edu, que quiere decir

que el buzón adiaz está en el servidor br.inter.edu.

Hay compañías que pueden proveer el servicio de correo electrónico de forma gratuita, ej. hotmail.com, terra.com, msn.com, yahoo.com, prtc.net, caribe.net

Para abrir estas cuentas debe seguir las instrucciones particulares de cada una.

Dominio

Existen varios dominios,

pero fue a partir del verano del 2000 cuando la organización que se encarga de la asignación de estos nombres (ICANN) decidió que era necesario aumentarlos.

Dominio

Significado Ejemplo

com Comercial sanchez@aol.com

edu Institución educativa

br.inter.edu

govGobierno

president@whitehouse.gov

org Organización

publicrelations@redcros.org

net Reservado para proveedores de servicio

ateneopr@prtc.net

int Organización internacional

executivecom@unesco.int

Estos son varios ejemplos de dominios

Para recibir un e-mail Para poder ver mis mensajes y que no

sean vistos por usuarios no autorizados, necesito que el servidor me provea una llave de acceso o password, la cual protege mi privacidad.

Para leer un mensaje solo debe hacer click sobre el mensaje recibido, seleccionándolo de la lista de mensajes.

Si no reconocemos quien nos envía un mensaje es conveniente no abrirlo porque se puede tratar de un virus.

Para enviar un e-mail Para enviar un correo electrónico debe

conocer la dirección o direcciones a las que se van a enviar, ya que contamos con opción de enviar el mismo mensaje a varios recipientes.

Debo ser cuidadoso con la información que envía, ya que existe la posibilidad de que otra persona la pueda leer (seguro social, dirección física, etc.).

Debe tenerse mucho cuidado con los errores ortográficos ya que una vez se oprima el botón de Enviar o Send, ya no hay forma de recuperar el mensaje.

Información que acompaña un correo electrónico

El correo electrónico, además del mensaje, me dice a qué hora y en qué día se envió, a cuántas personas fue enviado y el tamaño del mensaje.

Puede ir acompañado de cartas, fotos y de documentos que deben ser compatibles con los programas de la computadora para que se puedan abrir: Ej. Tener instalado Power Point

Para enviar un mensaje Pulse New o Nuevo en la barra de

herramientas. En el recuadro Para (To) escriba la dirección

del destinatario. Cc es para enviar copia de mi mensaje a

otros usuarios. Debo separar por el signo de punto y coma (;) cada dirección electrónica.

Bcc significa que se enviará una copia de mi mensaje a otra persona pero de forma confidencial.

Subject Cada mensaje debe acompañarse de un “Asunto”, (Subject) el cual es el título que le damos a nuestro mensaje.

En el recuadro en blanco escriba el mensaje, que debe escribirse como la carta tradicional.

Haga click en el botón de enviar.

EnviarDestinatario

CopiaTema

Cuerpo de la carta

EnviarDestinatario

CopiaTema

adiaz@br.inter.edumlopez@br.inter.eduDestrezas de Información

31 de julio de 2005

Sra. Maribel LópezDirectora CAI

Estimada señora López:

Como parte de la información disponible para los estudiantes de la Universidad Interamericana, Recinto de Barranquitas, hemos creado un Power Point sobre la utilización del correo electrónico. Este estará disponible a través de la página del CAI, http://www.br.inter.edu/caiweb/.

Cordialmente,

Amarilis DíazBibliotecaria

Importancia del E-mail Estas herramientas le ayudan a clarificar al

remitente sobre la importancia del

mensaje:Mensaje muy importante

Mensaje con poca importancia

Cómo añadir información “Attachment” El botón que asemeja a una

presilla te permite añadir otra información a tu mensaje.

#1 escribimos el nombre del archivo que queremos añadir

#2 damos click sobre el botón de Browse

#3 le damos click al botón de Attach

#4 Vemos cuál documento se añadió #5 Cerramos la ventana

Responder a un mensaje del buzón-Inbox

Si quiere responder al mensaje, haga click en el botón Responder o Replay.

Aparecerá de nuevo el mismo texto recibido con la opción de escribir en la parte de arriba la respuesta.

Por último, pulse el botón de Enviar o Send. Si el mensaje fue enviado a varias personas

y usted quiere que todos lean su respuesta, entonces debe pulsar el botón de Replay to All.

Contestar

Desventajas del E-mail No todo el mundo tiene correo

electrónico. Los mensajes pueden retrasarse

por problemas técnicos. No hay garantía de lectura. No hay recibo de entrega. Existe la posibilidad de

interpretar erróneamente el tono redaccional debido a la ausencia de los modificadores de la expresión.

Libreta de direcciones Para comunicarse con amigos o con

colaboradores, puede encontrar que necesita enviar información al mismo grupo con regularidad. Para ello, se puede crear una Lista de distribución, la cual es denominada “Equipo” que contiene los nombres del personal.

Haga click en Libreta de direcciones o Address Book

Libreta de direcciones

New Entry o nueva entrada

ContactsLuego haga click en ok

Haga click en New Entry

Libreta de direcciones

Se escribe la información que identifica al nuevo contacto o se puede añadir uno nuevo.

Añadir lista en libreta de direcciones

Luego de entrar los nombres en la lista de distribución se abre la pantalla de Select Members (Selecciona los integrantes) y con la tecla apretada de [Ctrl] puede añadir los nombres de su lista en un solo grupo. Cuando suelte la tecla de [Ctrl] le da un click a Aceptar.

Luego de entrar todos los contactos nuevos se le da click al botón de Save and Close (Guardar y cerrar).

Luego al dar un click al botón de Address Book aparecerá la lista de las personas incluidas en el grupo con un icono que los identifica.

Lista de cotejo final Antes de enviar el mensaje resultará muy

efectivo revisarlo con la lista siguiente: Objetivo- ¿logré lo que pretendía? Estilo- ¿utilicé el tono y vocabulario apropiado? Acción- ¿se adjunta lo que se indica en el

mensaje? Estructura- ¿sigue una exposición lógica? Contenido- ¿está completo? Privacidad- ¿escribí algo que es conveniente

comunicar por otro medio? Legibilidad- ¿utilicé adecuadamente los signos

de puntuación y modos de citar, facilité la lectura?

Dirección- ¿estoy escribiendo la dirección correcta?

Tiempo- debo tomar mi tiempo para revisar el mensaje y asegurarme que es claro y preciso.

Lista de cotejo final El correo electrónico cuenta con otras

opciones para facilitar el trabajo. Diariamente debemos eliminar los

mensajes que no son importantes con la opción de Deleted Items. Esto evita que la computadora llene la memoria.

También hay que borrar los mensajes enviados de la lista de Sent Items.

La práctica nos hace diestros en los programas que trae la computadora y son para facilitarnos la vida.

Referencias

Besskeen, D. W., Duffy, J.A. & Fiedrichsen, L. (2004). Microsoft Office XP. Mexico: Thomson. Domínguez-Alconchel, J. (1999). Microsoft Office

2000. España: McGraw-Hill.Grauer, R. & Barber, M. (2003). Exploring Microsoft Office XP. New Jersey : Prentice Hall.Huidobro, J.M. (2001). Fundamentos de telecomunicaciones. Madrid, España: Parainfo: Thomson Learning.Sarramía, T. (2000). El e-mail @ su alcance. Hato Rey, P. R. : Publicaciones Puertorriqueñas.Torres-Batista, N. (2003). Aplicaciones Office XP. Carolina, P. R. : Editorial John Louis Von Neumann, Inc.

FIN