UNIDAD1

OPERACIÓNDE SISTEMAS

ADMINISTARTIVOSDE LA OFICINA

LA OFICINA

La oficina es un elemento de la empresa que proporciona servicios a sus otras dependencias es el sitio que operan sus mecanismos de control. La oficina es un medio la empresa es lo primordial y la oficina debe facilitarse el cumplimiento de sus fines, y no a la inversa. Por otra parte es en la oficina donde se planea y coinciden las operaciones de la empresa y en donde se preparan y desarrollan los medios de comprobación y control necesarios para que la empresa siga el camino más adecuado a sus propósitos.

La oficina realiza una función directiva y supervisora y una productora de servicios y documentos.

Cada empresa requiere de un tipo distinto de oficina.

Las oficinas comerciales son básicamente un intermedio entre productores, las oficinas pues deben adaptarse a esa finalidad de intermediación teniendo, siempre un carácter lucrativo, lo que implica la necesidad de que la propia oficina facilite la operación para obtener utilidades y no pérdidas.

Las oficinas de tipo comercial tiene 3 aspectos básicos:

a) Facilitando la comunicación entre las empresa y sus clientes y proveedores

d) Produciendo los documentos necesarios y conservando y protegiendo los datos relativos a la operación de la empresa.

c) Elaborando la información necesaria para el control de las actividades de la empresa.

Actividades básicas de la empresa

1- Actividades relativas a la operación de la empresa.

(Compras, ventas, distribución, transporte, personal, etc.)

2- Actividades financieras (crédito, cobranza, seguros, presupuestos, etc.)

3-Registro de operaciones por medio de la contabilidad

Cada uno de estos grupos de Actividades básicas de la empresa requiere su propio método de control y supervisión.

Actividades propias de la empresa

La oficina proporciona una ayuda eficaz a las actividades básicas de la empresa, realizando las siguientes clases de actividades:

A) PRIMARIAS: Compras, ventas, distribución, personal, créditos, etc. Estas actividades son en términos generales de la empresa y la oficina interviene en ellas fundamentalmente como, centro productor de información sobre las mismas, elaborando los documentos requeridos y operando los controles necesarios.

B) SECUNDARIAS: Mecanógrafo, calculo, impresiones, archivo, etc. Que ayudan a realizar sus labores primarios.

OFICINA

MOBILARIO Y EQUIPO

DOCUMENTACION ______ -ARCHIVO-UTILIZA-ELAVORAR

TECNICAS AMBIENTERECURSOS HUMANOS

OBLIGACIONES

DEPARTAMENTO

1- Funciones que relacionan a la empresa con los proveedores:

A) Información y atención al público

B) Correspondencia

C) ventas

D) Compras

E) Créditos: cobranzas y pagos

F) comunicaciones internas y externas

G) Distribución

H) Publicidad y promoción de negocios

2- FUNCIONES PRODUCTORAS DE DOCUMENTOS Y CONSERVACION DE DATOS

A) Mecanógrafo – copias

Captura

Transcribe

B) Impresiones y reproducciones

C) Archivo

D) Ficheros, índicos, catálogos

3- FUMCIONES DE CONTROL Y FACILITACION DE SERVICIOS

A) Planeación de servicios y métodos de trabajo diseño de formulario impresas

B) Supervisión

C) Informes y gráficos y análisis

D) Costos y presupuestos

E) Auditoría interna

F) Contabilidad

G) administración de personal

H) Administración de materias y equipo

Departamentalización

Normalmente el crecimiento de la empresa hace que las actividades primarias que hemos mencionado y que en un principio desempeñado por el dueño y unos cuantos auxiliares sean confiadas a un grupo más o menos número de personas bajo la dirección de un jefe o un supervisor. Aparece entonces el departamento que se ocupa de una sola actividad primaria, como una dependencia más o menos autónoma dentro de la empresa.

Los departamentos que generalmente existen en toda empresa comercial son los siguientes:

Departamento de ventas

Departamento de compras

Departamento de contabilidad

Departamento de crédito y cobranza

Departamento de publicidad

Departamento de personal

Departamento de métodos de trabajo y de producción, contraloría, tesorería, o departamento de finanzas.

Organización y clasificación de labores de la oficina

Considerada la importancia de la oficina y las necesidades que ella tienen todos los departamentos podemos deducir que esta puede trabajar en dos formas:

Centralizada descentralizada

Centralizada: Cuando constituye una unidad de servicios general, organizado funcionalmente. Esta unidad centralizada realiza todos los servicios de oficina que reclama la empresa, permite el ahorro de recursos y hace posible que el jefe de la oficina organice mejor su trabajo y asuma su responsabilidad.

Descentralizada: Cuando cada departamento y aun cada sección tiene su oficina para desarrollar su trabajo especializado o rutinario.

Cuando se sigue el procedimiento de que cada departamento cuenta con empleados de oficina para ejecutar su trabajo de rutina:

Atención al público, registro y tramitación de asuntos, taquimecanógrafo, redacción, calculo, comunicación y archivo, la empresa tomo un todo requerida además, del trabajo del servicio general que la oficina le deben de presentar y para ello deberá establecer otra unidad independiente que será la conocida con diferentes nombres y tendrá su cargo centralizar todas las funciones de servicios generales tales como:

+Intercomunicación

+Mensajería

+Mesa de información de acepción

+Archivo centralizado

+Suministros de artículos de escritorio

+Servicios de reproducciones, circulares

+Servicios de recepción, distribución y despacho de correspondencia

+Mantenimiento de oficina

Cuando la empresa requiera de poco personal o se considere se considere la conveniencia de que la labor de oficina se desarrolle en forma descentralizada creando al efecto una serie de pequeñas oficinas estas se organizan en forma lineal y cada empleado deberá desempeñar una diversidad de actividades.

Cuando la empresa requiera para la labor de oficina un considerable número de empleados convendrá centralizar la oficina en forma funcional bajo la responsabilidad de un jefe o gerente de oficina. Cada labor de las encomendadas a esta unidad corresponderá a una sección atendida por empleados especialistas bajo la autoridad de un inspector o supervisor que será responsable de que el trabajo se ejecute con oportunidad precisa y económica.

Para organizar la oficina debe tomarse en cuenta los principios de organización:

+Del objetivo

+Especialización

+Jerarquía

+Paridad de autoridad y responsabilidad

+Unidad de mando

+Difusión

+Amplitud o tramo de control

+De la coordinación

+Continuidad

La oficina

La administración realiza los objetivos determinadas por la dirección

+Coordinando las diversas actividades

+Toda persona que tenga función de mando desde los principio hasta los últimos nivele de la empresa realiza labor además, cada uno el ámbito de su función.

El trabajo de administración requiere de una oficina

+Para el proceso de administrarse requiere constantemente de captar información útil para registrar, clasificarla e interpretarla y ello reclama la labor de oficina.

Toda empresa necesita del trabajo de oficina

+Cualquier unidad de la empresa que requiere registro escrito de cálculo de clasificación de guarda y comunicación requiere de la oficina

+Labor de servicios general y especializada

Oficina en forma lineal

Esta oficina establece cuando la empresa requiere de poco personal de oficina

Cuando se considere conveniente que el trabajo de oficina realice en forma descentralizada creando una serie de pequeñas oficinas

En ambos casos cada empleado deberá desempeñarse una diversidad de actividades.

Oficina en forma funcional

Cuando la empresa requiere un considerable numero de empleados de oficina, convendrá crear una unidad organizada funcionalmente, bajo la responsabilidad de un jefe o gerente de oficina.

Cada función encomendara a eta unidad se delegara a una sección de empleados especializados, bajo la ordenes de un inspector o supervisor que se hace responsable de que el trabajo se ejecute con oportunidad, precisión y económica.

Organización de oficinas

Funciones alas que sirve la organización

Esencialmente son 3 funciones a las que debe tener una empresa:

Dirigir, administrar y controlar

Sistemas de información de la oficina

Un sistema de la información es un conjunto de elementos que interactúan entre si con el fin de apoyar las actividades de una empresa.

El recurso humano que interactúa con el sistema de información el cual está formado por las personas que utilizan el sistema.

Un sistema de información realizar las siguientes actividades básicas:

+Entrada

+Almacenamiento

+Procesamiento

+Salida de información

ENTARADA DE INFORMACION: Es el proceso mediante el cual el sistema de la información como los datos que requiere para procesar la información.

Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomadas de otros sistemas o módulos.

Actividades que realiza un si

Entadas:

+Datos generales del cliente: nombre, dirección, tipo e información, etc.

+Políticas de crédito: límite de crédito, plazo de pago, etc.

+Factura

+Pagos, etc.

Proceso:

+Calculo de antigüedad de saldos

+Calculo de intereses moratorios

`Calculo de saldo de un cliente

Almacenamiento:

+Movimiento del mes (pagos de apuraciones)

+Cátalo de cliente

+Facturas

Salidas:

+Reporte de pagos

+Estados de cuenta

+Políticas contables

+Consulta de saldos

Los sistema de información que logra la utilización de procesos operativos dentro de una organización son llamados frecuentemente sistemas transaccionales, ya que su función primordial consiste en procesar transacciones tales como pago, cobros, pólizas, entadas, salidas, etc. Por otra parte los SI que apoyan el proceso de toma de secciones son los sistemas de soporte de la toma de decisiones. Sistemas expertos de soporte a la toma de decisiones de sistemas de información para ejecutivos. El tercer tipo de sistemas desacuerdo con su uso u objetivos que cumple es el de los sistemas estratégicos los cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas a través del uso de la tecnología de información.

INFORMACION EN LA OFICINA

Consiste en estímulos que en forma de signos desencadenan el comportamiento un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre si con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio.

Los SI cumple 4 objetivos:

1-entrada de información

2- almacenamiento

3-procesamiento de información

4- salida de información

Los SI cumple 3 objetivos:

1-automatizacion del proceso operativo

2-proporciona información

3-logra ventajas competitivas

Los sistemas transaccionales son los procesos operativos dentro de una organización por ejemplo: pagos, cobros, pólizas, etc. Su ventajas son: Ahorro de mano de obra, sus cálculos son más exactos y nos ayuda a recolectar información de una forma más exacta.

INFORMACION:

Es un término generalmente que abarca hechos y representaciones es el elemento adquirido por causa de procesamiento de datos es la colección organizada de hechos que no hay sido procesado en información.

apoya a las

deciciones

nivel jerargico sistema

transacionales

nivel generalnivel operstivocoopetencias

clientes

clientes

Para que la formación sea útil necesita las siguientes características:

-Exactitud -Integridad

-Oportunidad -Alcance

-Pertenencia -Origen

El intercambio de la información se presenta en tres niveles:

*Estratégicas

*Semántico

*Pragmático

El intercambio de información pragmático trata de influir en la conducta del receptor, el intercambio de información semántica la transmisión de símbolos donde el receptor sabe codificar.

ALMACENAMIENTO

La información subjetiva es la que presenta una medida de incertidumbre.

La información objetiva es aquella que presenta hechos reales y comprobables.

EXPRESION ORAL Y ESCRITA

Desde que el habla y la escritura están presentes en la vida del hombre le ha sido sido útil en las diversas actividades que desarrollan. En algunas circunstancias se echa mano de la lengua hablada pero hay otras en que el empleo del lenguaje es en forma escrita.

En toda comunicación está presente la necesidad el ser humano de compartir con otros lo que piensa, lo que siente, y lo que desea. El habla y la escritura son 2 importantes formas de transmisión de mensajes en el uso de palabras.

El habla se ubica como una de las primeras formas de transmisión de mensajes es el instrumento comunicativo natural del hombre.

Los primeros mensajes hablados fueron en realidad sonidos que con el paso del tiempo se transformaron en las lenguas que ahora conocemos.

RECOMENDACIONES PARA LA PRÁCTICA DE LA LENGUA ORAL.

La mayor pate del envió de mensaje que hacemos a diario se relaciona con el uso de la lengua en el saludo la coordinación de actividades con otra persona la interrelación en el trabajo en la escuela eta presente el habla. Mediante esta resolvemos un sinfín de situaciones con los demás en una razón de pasos para prestar atención a lo que decimos y como lo decimos.

Algunos aspectos relacionados con la correcta expresión oral son la entonación, el volumen, la dicción y el uso de un vocabulario adecuado.

OCUPACIONES EN LA OFICINA

RECEPCIONISTA.

Desarrollo general del puesto:

Recibir, registrar, clasificar y distribuir la correspondencia interna y externa, asi como el centro de recursos y atender el conmutador.

Descripción de tareas o funciones:

1- Contestar y efectuar llamadas telefónicas

2-Recibir y clasificar la correspondencia externa e interna y distribuida

3- Elaborar un reporte de entradas y salidas de correspondencias

4- mantener actualizado la base de datos de las instituciones relacionadas con: nombre de la persona, dirección, teléfono, fax, correo electrónico, etc.

5-apoyar a las diferentes unidades en labores secretariales

6-colaborar en la atención de los miembros del consejo directivo

7-atender al público en general

8- otras inherentes a su cargo y que le sea asignado

Perfil de contratación:

Educación formal necesaria:

Secretaria ejecutiva:

Manejo de paquetes utilitarios: Windows y Microsoft office: Word, Axel, power poit y ases, cursos técnicos de archivo, redacción comercial, etc.

Secretaria.

Descripción general del puesto:

Asistir a la dirección ejecutiva, asesores y diferentes gerencias en los labores secretariales, así como también apoya y atiende las reuniones de consejo directivo.

Descripción de tareas o funciones:

1- tomar y transcribir dictado de documentos

2-organizar, actualizar y mantener un adecuado control de los documentos de archivo

3-atender y corresponder llamadas telefónicas

4-atender visitar a reuniones programadas por el director ejecutivo

5- organizar y llevar autorizada las agencias del ejecutivo

6-llevar control de existencias de papelería y útiles de la unidad respectivas

7-otras relacionadas con su puesto y que les sean asignadas

Perfil de contratación:

Educación formal necesaria: secretaria ejecutiva

Manejo de paquetes utilitarios: Windows Microsoft office

Experiensa laborales previa

Conocimiento necesario: manejo de archivo redacción, taquígrafo, manejo de internet

Habilidades y destrezas

Uso de fax utilizar la computadora dominar el idioma de ingles, trato de atención al cliente, saber redactar un oficio, saber archivar

Taquígrafo

Es aquella persona que ese encarga de utilizar un sistema de escritura rápido y conciso que permite transcribir un discurso a la misma velocidad a la que se hable. Para ello se suele emplear trazos breves

Cuestionario

1- que es una oficina

Es un elemento de la empresa que proporciona servicios a sus otras dependencias es el sitio en el que opera sus mecanismos de control

2- tipos de oficinas

-centralizada

-Descentralizada

-mixta

3-oficina centralizada

Cuando constituye una unidad de servicios generales organizada funcionalmente realiza todas los servicios de oficina reclama la empresa permite el ahorro de recursos

4- oficina descentralizada

Cuando cada departamento y a un cada sección tiene su oficina pera desarrollar su trabajo especializado o rutinario

5-ocupaciones de la oficina

Secretaria, recepcionista, supervisor, asistente, archivista, jefe, subjefe

6-ejemplo de equipo de oficina

Fax teléfono computadora escritorio sumadora

7-funciones de la oficina

Ordenador, administración clasificar, almacenar, archivar

8-organización

Es la estructura de las relaciones que deben de existir entre las funciones niveles y actividades

9-principios de organizaciones

Del objetivo

Especialización

Jerarquía paridad de autoridad y responsabilidad

Unidad de mando

Disfunción amplitud o tramo de control

De la coordinación continuidad

10-coordinacion

Es la sincronización de los recursos y de los esfuerzos de un grupo social

11-sistemas de la oficina

Entrada

Almacenamiento

Procesamiento

Salida de información

12-actividades básicas de la oficina

Proporciona una ayuda eficaz a las actividades básicas realizando siguientes actividades primarias y secundarias

13-actividades primarias

Compras ventas distribución son términos generales de la empresa

14-actividades secundarias de la empresa

Mecanografía, calculo, impresiones, archivo, es el que ayuda a realizar sus labores primarias

15-funciones que realiza la empresa con ventas, proveedores, compras

-informes y atención al publico

-correspondencia

-ventas

-compras

-Créditos: cobranza y pagos

-comunicaciones internas y externas

-distribución

-publicidad y promoción de negocios

16-cuale son las funciones productoras de la oficina

-mecanógrafo

-impresiones y reproducciones

-ficheros, índicos y catálogos

17-caracteristicas de la oficina

-proporciona servicios a sus otras dependencias

-en la oficina donde se planea y conciben las operaciones de la empresa

18-que es la información

(Es un escrito o documento que se llena dentro de la empresa) es un término generalmente que abarca hechos y representaciones

19-sistemas de información

Es un conjunto de elementos que interactúan entre si con el fin de apoyar las actividades de una empresa

20-los SI cumple 4 objetivos cuales son:

-entrada de información

-almacenamiento

-procesamiento de información

-salida de información

21-que son los sistemas transaccionales

Son los procesos operativos dentro de una organización ejemplo: pagos, cobros, pólizas

22- que es la documentación

Es un informe o un escrito

23- información oral

Es la que lleva dentro del habla en las empresas o comunicación que se lleva dentro y es por medio de mensaje del habla

24-informacion escrita

Es la que se lleva dentro de documentos de información

25-caracteristicas del oficio, carta y memorándum

Es un documento que se llena con datos de tu nombre, fecha, información de algo sucedido o hecho

26-pueto de secretaria

Asistir a la dirección ejecutiva, asesores y diferentes gerencias en las labores secretariales, a si como también apoyar y atender los reuniones del consejo directivo

27-pueto de recepcionista

Recibir, registrar, clasificar y distribuir la correspondencia interna y externa, así como controlar el centro de recursos y atender el conmutador

28-puesto del taquígrafo

Es a aquella persona que se encarga de utilizar un sistema de escritura rápido y conciso que permite transcribir un discurso a la misma velocidad a la que se hable

29- auxiliar de oficina

El que ayuda a las actividades de la oficina .Sacar copias