C.P. ADOLFO LEÓN SALGUERO MEDIOS DE PRUEBA Estatuto Tributario arts. 747 a 785 La confesión El...

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C.P. ADOLFO LEÓN SALGUERO

MEDIOS DE PRUEBAEstatuto Tributario arts. 747 a 785

• La confesión• El testimonio• Los indicios• Las presunciones• Los documentos• La prueba pericial• La inspección contable• La inspección tributaria

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LA CONTABILIDAD COMO PRUEBA PARA EFECTOS

TRIBUTARIOS

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TABLA DE CONTENIDO

• DISPOSICIONES GENERALES• FORMA DE LLEVAR LOS LIBROS• ¿CUÁLES LIBROS LLEVAR?• EXHIBICIÓN DE LOS LIBROS DE

CONTABILIDAD• DILIGENCIA DE INSPECCIÓN CONTABLE• LA PRUEBA CONTABLE EN EL ESTATUTO

TRIBUTARIO

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DISPOSICIONES GENERALES

Es obligación de todo comerciante:1. Inscribirse en el registro mercantil;2. Inscribir en el registro mercantil todos

los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exija esa formalidad;

3. Llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales.(Código de Comercio artículo 19)

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Todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones de este código y demás normas sobre la materia.

(Código de Comercio, artículo 48)

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Estatuto Tributario, artículo 364: “Las entidades sin ánimo de lucro están obligadas a llevar libros de contabilidad, en la forma que indique el Gobierno Nacional”

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Decreto 4400 de 2004, artículo 15: “Todos los contribuyentes sujetos al régimen tributario especial están obligados a llevar libros de contabilidad debidamente registrados de conformidad con las normas legales vigentes, ante la Cámara de Comercio o la Administración de Impuestos con competencia en el domicilio principal de la entidad, o ante cualquier organismo público que tenga facultad para reconocer su personería jurídica

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Decreto 2649 / 93, artículo 2ºAMBITO DE APLICACIÓN

El presente decreto debe ser aplicado por todas las personas que de acuerdo con la ley estén obligadas a llevar contabilidad.

Su aplicación es necesaria para quienes sin estar obligados a llevar contabilidad, pretendan hacerla valer como prueba.

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REQUISITOS DE LA CONTABILIDAD

La contabilidad solamente podrá llevarse en idioma castellano, por el sistema de partida doble, en libros registrados, de manera que suministre una historia clara, completa y fidedigna de los negocios del comerciante, con sujeción a las reglamentaciones que expida el gobierno.

(Código de Comercio, artículo 50)(Decreto 2649 / 93 artículo 56)

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INTEGRACIÓN

Harán parte integrante de la contabilidad todos los comprobantes que sirvan de respaldo a las partidas asentadas en los libros, así como la correspondencia directamente relacionada con los negocios.


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LOS COMPROBANTES DE CONTABILIDAD

“Las partidas asentadas en los libros de resumen y en aquel donde se asienten en orden cronológico las operaciones, deben estar respaldadas en comprobantes de contabilidad elaborados previamente.

Dichos comprobantes deben prepararse con fundamento en los soportes, por cualquier medio y en idioma castellano.”

(Decreto 2649 / 93 artículo 124)(Código de Comercio, artículo 55)

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LOS SOPORTES

“Los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externo, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren.

Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en éstos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronológico

(Decreto 2649 / 93, artículo 123)

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“Corresponde al Gobierno Nacional expedir la reglamentación sobre:

2. Los libros, comprobantes y soportes que deberán elaborarse para servir de fundamento de los estados financieros, así como los requisitos mínimos que deberán cumplir unos y otros.

3. Los libros que deberán registrarse, los requisitos de tal registro y la entidad ante quien se deba cumplir la diligencia correspondiente”

(Ley 222 / 95 artículo 44)

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FORMA DE LLEVAR LOS LIBROS

“Los libros podrán ser de hojas removibles o formarse por series continuas de tarjetas, siempre que unas y otras estén numeradas, puedan conservarse archivadas en orden y aparezcan autenticadas conforme a la reglamentación del gobierno.”


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FORMA DE LLEVAR LOS LIBROS

“Se aceptan como procedimientos de reconocido valor técnico contable, además de los medios manuales, aquellos que sirvan para registrar las operaciones en forma mecanizada o electrónica, para los cuales se utilicen máquinas tabuladoras, registradoras, contabilizadoras, computadores o similares.

El ente económico debe conservar los medios necesarios para consultar y reproducir los asientos contables.”

(Decreto 2649 / 93, artículo 128)

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Ultimo inciso del artículo 12: “Los libros y papeles del comerciante podrán ser conservados en cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta” (Ley 527 / 99 – Comercio electrónico).

Cuando la contabilidad se lleve en computador, adicionalmente, se deben conservar los medios magnéticos que contengan la información, así como los programas respectivos (Est. Tributario, artículo 632)

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CONTABILIDAD EN MEDIOS ELECTRÓNICOS

El hecho de que el Consejo de Estado para efectos de poder establecer si la contabilidad se encuentra al día, acepte que la misma se lleve actualizada en el software del comerciante, no significa que este último se exonere de la obligación autónoma e independiente de imprimir la contabilidad en los libros registrados, lo cual descarta la posibilidad de que se asienten las operaciones del ente económico únicamente en soportes electrónicos. (Supersociedades. Concepto 220 – 022017 febrero 21 de 2008)

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Ley 603 de 2000 “Por la cual se modifica el artículo 47 de la Ley 222 / 95”

El informe de gestión deberá incluir igualmente indicaciones sobre:

4. El estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor por parte de la sociedad (artículo 1º).

Artículo 2º. “Las autoridades tributarias colombianas podrán verificar el estado de cumplimiento de las normas sobre derechos de autor por parte de las sociedades para impedir que a través de su violación también se evadan tributos”

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DE LOS ACTOS SUJETOS A REGISTRO

“Deberán inscribirse en el registro mercantil:

7. Los libros de contabilidad, los de registro de accionistas, los de actas de asambleas y juntas de socios, así como los de juntas directivas de sociedades mercantiles.”


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PROHIBICIONES EN LOS LIBROS DE COMERCIO

“En los libros de comercio se prohíbe:1. Alterar en los asientos el orden o la fecha

de las operaciones a que éstos se refieren.2. Dejar espacios que faciliten intercalaciones

o adiciones en el texto de los asientos o a continuación de los mismos.

3. Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos. Cualquier error u omisión se salvará con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere.

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PROHIBICIONES EN LOS LIBROS DE COMERCIO

“En los libros de comercio se prohíbe:4. Borrar o tachar en todo o en parte los

asientos, y5. Arrancar hojas, alterar el orden de las

mismas o mutilar los libros.”(Decreto 2649 / 93, artículo 128)(Código de Comercio, artículo 57)

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Decreto 2649 / 93, artículo 128

“Parágrafo. Sin perjuicio de los demás requisitos legales, los libros, incluidos los auxiliares, tendrán valor probatorio cuando en los mismos no se hayan cometido los actos prohibidos por este artículo.”

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Código de Procedimiento Civil, artículo 252

(modificado mediante artículo 26 Ley 794 / 03)

Documento auténtico. Es auténtico un documento cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado, manuscrito o firmado.

Se presumen auténticos los libros de comercio debidamente registrados y llevados en legal forma…

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Los libros deben conformarse y diligenciarse en forma tal que se garantice su autenticidad e integridad. Cada libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debe llevar una numeración sucesiva y continua. Las hojas y tarjetas deben ser codificadas por clase de libro.

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Atendiendo las normas legales, la naturaleza del ente económico y a la de sus operaciones, se deben llevar los libros necesarios para:

1. Asentar en orden cronológico todas las operaciones, bien en forma individual o por resúmenes globales no superiores a un mes.

2. Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones, por cada cuenta, sus movimientos débito y crédito, combinando el movimiento de los diferentes establecimientos.

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3. Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las restricciones que pesen sobre ellos.

4. Permitir el completo entendimiento de los anteriores. (Obligación de llevar libros auxiliares)

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INVENTARIO Y BALANCE GENERAL

Código de Comercio, artículo 52: “Al iniciar sus actividades y, por lo menos una vez al año, todo comerciante elaborará un inventario y un balance general que permitan conocer de manera clara y completa la situación de su patrimonio.”

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INVENTARIOS DE EXISTENCIASDecreto 187 / 75, artículo 31

Los inventarios de existencias deberán asentarse al terminar cada ejercicio, de acuerdo con las siguientes reglas:

a) En el libro de inventarios se hará una relación detallada de las existencias con indicación del número de unidades, el costo unitario y el costo total, y

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INVENTARIOS DE EXISTENCIASDecreto 187 / 75, artículo 31

b) Cuando la cantidad y diversidad de artículos dificulte su registro detallado en el libro de inventarios, podrá asentarse en este un resumen por grupos o clases de artículos, con indicación de los números de las tarjetas, formas continuas u otros comprobantes tales como hojas sueltas debidamente numeradas o selladas por la administración de impuestos nacionales, donde aparezca la relación pormenorizada de las existencias.

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Decreto 1878 de 2008, artículo 2º (adicionó dos parágrafos al artículo 125 del

Decreto 2649 / 93)

“Parágrafo 1°. Las empresas comerciales que se encuentren en las condiciones previstas en el numeral 3 del artículo 2° de la Ley 590 de 2000, modificado por el artículo 2° de la Ley 905 de 2004 o la norma que lo sustituya, así como las entidades de naturaleza no comercial que estén obligadas u opten por llevar contabilidad en los términos del artículo 1° del presente decreto y que se ajusten a las condiciones previstas en este artículo, deben llevar los libros necesarios para:

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• 1. Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, sus movimientos débito y crédito, y sus saldos.

• 2. Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las restricciones que pesen sobre ellos.

• 3. Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los órganos colegiados de dirección, administración y control del ente económico.

• 4. Conocer las transacciones individuales, cuando estas se registren en los libros de resumen en forma global.

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• 5. Conocer los códigos o símbolos utilizados para describir las transacciones, con indicación de las adiciones, modificaciones, sustituciones o cancelaciones que se hagan de unas y otras.

• 6. Los libros auxiliares necesarios para entender los principales.

• 7. Cumplir las exigencias de otras normas legales.

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Parágrafo 2°. El libro de registro auxiliar de transacciones individuales deberá ser objeto de reconocimiento y autenticación por parte del contador público, bajo cuya responsabilidad se elaboran los asientos y los estados financieros, y por el revisor fiscal cuando exista la obligación de proveer el cargo.

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EXHIBICIÓN DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD

Constitución Nacional, artículo 15:“Para efectos tributarios o judiciales y

para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado, podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley”

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Código de Comercio, artículo 63:“Los funcionarios de las ramas jurisdiccional

y ejecutiva del poder público, solamente podrán ordenar de oficio la presentación y examen de los libros y papeles del comerciante en los casos siguientes:

1. Para la tasación de impuestos a fin de verificar la exactitud de las declaraciones.”

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LUGAR DE PRESENTACIÓN

Los libros deben exhibirse en el domicilio principal del ente económico (Decreto 2649 / 93, artículo 127).

Salvo lo dispuesto en otras normas, el examen de los libros se debe practicar en las oficinas o establecimientos del domicilio principal del ente económico, en presencia de su propietario o de la persona que éste hubiere designado expresamente para el efecto (Decreto 2649 /93 artículo 133 inciso primero).

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LUGAR DE PRESENTACIÓN

Código de comercio, artículo 66: “El examen de los libros se practicará en las oficinas o establecimientos del comerciante y en presencia de éste o de la persona que lo represente”.

Estatuto Tributario, artículo 780: “La obligación de presentar libros de contabilidad deberá cumplirse en las oficinas o establecimientos del contribuyente obligado a llevarlos”

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PROCEDIMIENTO

Estatuto Tributario, artículo 782: “La administración podrá ordenar la práctica de la inspección contable al contribuyente como a terceros legalmente obligados a llevar contabilidad, para verificar la exactitud de las declaraciones, para establecer la existencia de hechos gravados o no, y para verificar el cumplimiento de obligaciones formales”

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TÉRMINOS (Decreto 1354 / 87 artículo 2º)

“Cuando la administración tributaria ordene la exhibición de los libros de contabilidad a quienes estén obligados a llevarlos, éstos podrán disponer de cinco (5) días hábiles para exhibirlos, contados a partir de la fecha en la cual se solicite por escrito la presentación de los mismos.

Cuando la solicitud se realice por correo, el plazo de que trata este artículo será de ocho (8) días hábiles contados a partir de la fecha de introducción al correo de la respectiva solicitud.”

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Si el ente económico no presenta los libros y papeles cuya exhibición se decreta, se tendrán como probados en su contra los hechos que la otra parte se proponga demostrar, si para los mismos es admisible la confesión, salvo que aparezca probada y justificada su pérdida, extravío o destrucción involuntaria. (Decreto 2649 / 93 artículo 133)

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Estatuto Tributario. Artículo 781

El contribuyente que no presente sus libros, comprobantes y demás documentos de contabilidad cuando la administración lo exija, no podrá invocarlos posteriormente como prueba en su favor y tal hecho se tendrá como indicio en su contra. En tales casos se desconocerán los correspondientes costos, deducciones, descuentos y pasivos, salvo que el contribuyente los acredite plenamente.

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Si al momento de practicarse la inspección los libros no estuvieren en las oficinas o establecimientos del ente económico, éste puede demostrar la causa que justifique tal circunstancia dentro de los tres días siguientes a la fecha señalada para la exhibición. En tal caso debe presentar los libros en la oportunidad que el funcionario señale. (Decreto 2649 / 93 artículo 133)

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“Únicamente se aceptará como causa justificativa de la no presentación, la comprobación plena de hechos constitutivos de fuerza mayor o caso fortuito.

La existencia de la contabilidad se presume en todos los casos en que la ley impone la obligación de llevarla.” (Estatuto Tributario, artículo 781)

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“Se llama fuerza mayor o caso fortuito el imprevisto a que no es posible resistir, como un naufragio, un terremoto, el apresamiento de enemigos, los autos (sic) de autoridad ejercidos por un funcionario público, etc.”

(Ley 95 de 1890 artículo 1º)

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La sola denuncia sobre la pérdida de los libros de contabilidad no demuestra, por sí sola, la fuerza mayor o el caso fortuito, como eximente de las consecuencias de carácter probatorio, derivadas de la no presentación de los libros en la oportunidad señalada por la ley, esto es, “cuando la administración lo exija”

(Consejo de Edo. Sentencia de noviembre 17 / 95. Expediente 7321)

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DILIGENCIA DE INSPECCIÓN CONTABLEEstatuto Tributario, artículo 782

De la diligencia de inspección contable, se extenderá un acta de la cual deberá entregarse copia una vez cerrada y suscrita por los funcionarios visitadores y las partes intervinientes.

Cuando alguna de las partes intervinientes, se niegue a firmarla, su omisión no afectará el valor probatorio de la diligencia. En todo caso se dejará constancia en el acta.

(Estatuto Tributario, artículo 782)

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DILIGENCIA DE INSPECCIÓN CONTABLEEstatuto Tributario, artículo 782

Se considera que los datos consignados en el acta de inspección, están fielmente tomados de los libros, salvo que el contribuyente o responsable demuestre su inconformidad.

Cuando de la práctica de la inspección contable, se derive una actuación administrativa en contra del contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante, o de un tercero, el acta respectiva deberá formar parte de dicha actuación.

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DILIGENCIA DE INSPECCIÓN CONTABLE

Ley 223 / 95, artículo 271:

“Las inspecciones contables de que trata el artículo 138 (entiéndase 782 del Estatuto Tributario) deberán ser realizadas bajo la responsabilidad de un contador público. Es nula la diligencia sin el lleno de este requisito.

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Estatuto Tributario. Artículo 772LA CONTABILIDAD COMO MEDIO DE

PRUEBA

Los libros de contabilidad del contribuyente constituyen prueba a su favor, siempre que se lleven en debida forma.

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Estatuto Tributario. Artículo 773FORMA Y REQUISITOS PARA LLEVAR LA

CONTABILIDAD

Para efectos fiscales, la contabilidad de los comerciantes deberá sujetarse al título IV del Libro I del Código de Comercio, y :

1. Mostrar fielmente el movimiento diario de ventas y compras. Las operaciones correspondientes podrán expresarse globalmente, siempre que se especifiquen de modo preciso los comprobantes externos que respalden los valores anotados.

2. Cumplir los requisitos señalados por el gobierno mediante reglamentos, en forma que, sin tener que emplear libros incompatibles con las características del negocio, haga posible, sin embargo, ejercer un control efectivo y reflejar en uno o más libros, la situación económica y financiera de la empresa.

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Estatuto Tributario. Artículo 774REQUISITOS PARA QUE LA CONTABILIDAD

CONSTITUYA PRUEBA

Tanto para los obligados legalmente a llevar libros de contabilidad como para quienes no estando legalmente obligados lleven libros de contabilidad, éstos serán prueba suficiente, siempre que reúnan los siguientes requisitos:

1. Estar registrados en la Cámara de Comercio o en la administración de impuestos nacionales, según el caso.

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Consejo de Estado. Sentencia de junio 1º / 06

Para que los libros de contabilidad tengan valor probatorio ante la Administración, deben cumplir las estipulaciones legales y una de ellas es que los asientos contables se hagan sobre los libros previamente registrados.

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Estatuto Tributario. Artículo 774REQUISITOS PARA QUE LA CONTABILIDAD

CONSTITUYA PRUEBA

2. Estar debidamente respaldados por comprobantes internos y externos.

3. Reflejar completamente la situación de la entidad o persona natural.

4. No haber sido desvirtuada por medios probatorios directos o indirectos que no estén prohibidos por la ley.

5. No encontrarse en las circunstancias del artículo 74 del Código de Comercio.

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Código de Comercio. Artículo 74DOBLE CONTABILIDAD

Si un comerciante lleva doble contabilidad o incurre en cualquier otro fraude de tal naturaleza, sus libros y papeles sólo tendrán valor en su contra.

Habrá doble contabilidad cuando un comerciante lleva dos o más libros iguales en los que registre en forma diferente las mismas operaciones, o cuando tenga distintos comprobantes sobre los mismos actos.

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Estatuto Tributario. Artículo 775PREVALENCIA DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD

FRENTE A LA DECLARACIÓN

Cuando haya desacuerdo entre la declaración de renta y patrimonio y los asientos de contabilidad de un mismo contribuyente prevalecen éstos.

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Estatuto Tributario. Artículo 776PREVALENCIA DE LOS COMPROBANTES SOBRE

LOS ASIENTOS DE CONTABILIDAD

Si las cifras registradas en los asientos contables referentes a costos, deducciones, exenciones especiales y pasivos exceden del valor de los comprobantes externos, los conceptos correspondientes se entenderán comprobados hasta concurrencia del valor de dichos comprobantes.

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Estatuto Tributario. Artículo 777LA CERTIFICACIÓN DE CONTADOR PÚBLICO Y

REVISOR FISCAL ES PRUEBA CONTABLE

Cuando se trate de presentar en las oficinas de la administración pruebas contables, serán suficientes las certificaciones de los contadores o revisores fiscales de conformidad con las normas legales vigentes, si perjuicio de la facultad que tiene la administración de hacer las comprobaciones pertinentes.

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Ley 43 de 1990, artículo 10DE LA FE PÚBLICA

PARAGRAFO. Los Contadores Públicos, cuando otorguen Fe Pública en materia contable se asimilarán a funcionarios públicos para efectos de las sanciones penales por los delitos que cometieren en el ejercicio de las actividades propias de su profesión, sin perjuicio de las responsabilidades de orden civil a que hubiere lugar conforme a las leyes.

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Consejo de Estado. Sentencia noviembre 25 / 04. Expediente 14155

La certificación del revisor fiscal o contador público expedida conforme al artículo 777 del Estatuto Tributario debe contener algún grado de detalle en cuanto a los libros, cuentas o asientos correspondientes a los hechos que pretenden demostrarse, para que la misma pueda tener eficacia y suficiencia probatoria.

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Estatuto Tributario, artículo 654HECHOS IRREGULARES EN LA

CONTABILIDAD

Habrá lugar a aplicar sanción por libros de contabilidad, en los siguientes casos:

a) No llevar libros de contabilidad si hubiere obligación de llevarlos;

b) No tener registrados los libros principales de contabilidad, si hubiere obligación de registrarlos;

c) No exhibir los libros de contabilidad cuando las autoridades tributarias lo exigieren;

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Estatuto Tributario, artículo 654HECHOS IRREGULARES EN LA

CONTABILIDAD

d) Llevar doble contabilidade) No llevar los libros de contabilidad en

forma que permitan verificar o determinar los factores necesarios para establecer las bases de liquidación de los impuestos o retenciones, y

f) Cuando entre la fecha de las últimas operaciones registradas en los libros, y el último día del mes anterior a aquel en el cual se solicita su exhibición existan más de cuatro meses de atraso.

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