CREACIÓN DE FORMULARIOS E INFORMES EN ACCESS

Rolando Molina

Un formulario es una forma de presentación en la que se puede definir la posición o disposición de los datos visualizados en pantalla, además de introducir o editar la información de una manera más cómoda y sencilla.

ASPECTOS QUE SE DEBEN TOMAR EN CUENTA

La tabla o consulta implicada.

El tipo de asistente deseado, si no comenzamos desde un formulario o informe en blanco.

Los campos que intervienen.

El estilo del formulario o informe.

El título que aparecerá en el encabezamiento.

ASISTENTE PARA FORMULARIO

1.- La forma más rápida de crear un formulario es desde la

ventana Base de datos con el objeto Formularios seleccionado, haciendo doble clic en la opción Crear un formulario utilizando el asistente.

2.- Luego nos aparece una Ventana denominada ASISTENTE, en

esta ventana nos pide que ingresemos los campos que vamos incluir en el formulario

3.- Después de pulsar siguiente nos aparece otra ventana, en la

cual podemos elegir la distribución de los datos dentro del formulario.

4.- En la siguiente pantalla podemos seleccionar el estilo

que le queremos dar al Formulario, podemos seleccionar los que ya están definidos en Access

5.- Ya en la ultima ventana que aparece, debemos ponerle un

titulo a nuestro formulario, y este se convertirá en el nombre de nuestro formulario también

OBTENER INFORMACIÓN SOBRE LOS CONTROLES

Los controles pueden ser controles dependientes, independientes y calculados.

Control dependiente Los controles cuyo origen de datos son campos de una tabla o una consulta se denominan controles dependientes. Los controles dependientes se usan para mostrar valores procedentes de los campos de las bases de datos. Los valores pueden ser texto, fechas, números, valores Sí/No, imágenes o gráficos.

Control independiente Los controles que no tienen orígenes de datos (como un campo o una expresión) son controles independientes. Los controles independientes se usan para mostrar información, líneas, rectángulos e imágenes.

Control calculado Un control cuyo origen de datos es una expresión en vez de un campo se denomina control calculado. Para especificar el valor que se va a usar como origen de los datos del control, se define unaexpresión. Una expresión puede ser una combinación de operadores (por ejemplo, = y +)

CREACIÓN DE INFORMES

¿QUÉ SON INFORMES?

Presentan los datos de una tabla o consulta.

Un informe de Access es una especie de reporte que nos ayuda a presentar los datos de manera adecuada para su lectura. Antes de crear el informe debemos decidir adecuadamente la fuente de datos que utilizaremos.

HERRAMIENTAS DEL INFORME

Diseño de informe abre un informe en blanco en la vista diseño y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en él.

Asistente para informes utiliza un asistente que nos guía paso por paso en la creación del informe.

Informe crea automáticamente un nuevo informe con todos los datos de la tabla o consulta.

Informe en blanco abre un informe en blanco en vista Presentación.

COMO SE CREA UN INFORME

Crear una tabla en Access.

En la pestaña crear, podemos utilizar la sección Informe.

ASISTENTE PARA INFORMES

1. Seleccionar la tabla de origen de los datos.

2. Agregar los campos que requerimos.

Escoger los niveles de agrupamiento.

En la opción “Opciones de agrupamiento” podemos seleccionar los campos de grupo y los intervalos de agrupamiento.

DISEÑO DE INFORME

La barra diseño de informe presenta las siguientes herramientas:

El botón Ver del grupo Vistas nos permite pasar de una vista a otra

Si lo desplegamos podemos elegir :

Vista Diseño

La Vista Presentación y Diseño

La Vista Informes

TIPOS DE VISTAS

En el grupo Herramientas encontramos el botón Agregar campos existentes que hace aparecer y desaparecer el cuadro Lista de campos.

En el aparecen todos los campos del origen de datos para que sea más cómodo añadirlos en el área de diseño como veremos más adelante.